PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA

www.bursamalaysia.com

PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

PENAFIAN

MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA

Walaupun perhatian telah diberi dalam menerbitkan Panduan ini, tidak ada jaminan tersurat atau tersirat tentang ketepatan atau lengkapnya bahan yang terkandung di sini. Tidak ada keadaan di mana Bursa Malaysia bertanggungjawab ke atas sebarang tuntutan, yang timbul dalam apa cara pun, daripada atau berhubung dengan Panduan ini. Bursa Malaysia tidak akan dalam apa keadaan pun bertanggungjawab ke atas sebarang jenis ganti rugi (termasuk tetapi tidak terhad kepada ganti rugi langsung, tidak langsung, khas, diakibatkan, sampingan atau punitif sama sekali atau sebarang kehilangan keuntungan atau peluang). Semua undang-undang, kawalan selia dan peraturan semasa Bursa Malaysia Berhad yang diguna pakai hendaklah dirujuk bersama Panduan ini.

CORPORATE GOVERNANCE PRACTICAL GUIDE n


PUT INTO PRACTICE

BURSA MALAYSIA BHD 15th Floor Exchange Square Bukit Kewangan 50200 Kuala Lumpur Malaysia Tel : +(603) 2034 7000 Fax : +(603) 2732 6122/1123 E-mail : www.bursamalaysia.com

PENAFIAN Panduan Tadbir Urus Korporat ini (“Panduan”) diterbitkan oleh Bursa Malaysia Berhad untuk membantu lembaga mengguna pakai prinsip dan amalan terbaik tadbir urus korporat. Panduan ini tidak menyeluruh dalam liputannya. Lembaga harus menggunakan kearifan dan ketekunan dalam penggunaan Panduan ini. Lembaga dan pegawai syarikat harus mendapat nasihat profesional tentang sebarang set fakta atau isu khusus. Walaupun setiap usaha munasabah telah diambil untuk mengemukakan maklumat semasa dan berkaitan, Bursa Malaysia Berhad tidak membuat sebarang representasi atau jaminan, sama ada tersurat atau tersirat, atau memikul liabiliti undang-undang (sama ada dalam kecuaian atau sebaliknya) atau tanggungjawab ke atas ketepatan, lengkapnya atau kebolehpercayaan kandungan Panduan ini. Semua hak terpelihara. Bursa Malaysia Berhad dan logo Bursa Malaysia Berhad adalah tanda dagang berdaftar.

Etika perniagaan teguh, dasar dan prosedur baik dan sistem pengawasan berkesan dan efisien dengan sekatan dan imbangan yang betul merupakan unsur tadbir urus yang baik

PENDAHULUAN BURSA MALAYSIA

PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT: MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA YANG AMAT BERBAHAGIA TUN MOHAMED DZAIDDIN HJ ABDULLAH CHAIRMAN, BURSA MALAYSIA BERHAD

Tadbir urus korporat yang baik diterima secara global sebagai dasar penting kepada daya bersaing, perkembangan dan ketahanan mana-mana organisasi. Banyak perhatian dan beban ke atas lembaga pengarah untuk melaksanakan tugas dengan nilai etika tinggi dan kebertanggungjawaban dalam komitmen mereka kepada amalan tadbir urus yang baik. Oleh itu, tadbir urus baik patut diamalkan dengan meluas untuk memaparkan mutu dan integriti tertinggi pemimpin dalam organisasi tersebut. Penghasilan Panduan Tadbir Urus Korporat ini ditujukan untuk lembaga pengarah syarikat awam tersenarai (PLC) mendapat haluan arah yang jelas dan konstruktif tentang amalan terbaik tadbir urus korporat. Panduan ini berfokus kepada menjelaskan peranan dan keperluan PLC untuk mempertingkatkan amalan tadbir urus korporat di kalangan lembaga dan jawatankuasa, yang akan dapat menyumbang kepada pencapaian matlamat dan nilai strategik dalam perniagaan mereka. Dalam Panduan ini, kami menekankan cara penting lembaga pengarah dan jawatankuasa teras boleh menjalankan kuasa mereka dan melaksanakan tanggungjawab pengawasan mereka dengan berkesan, atas kebertanggungjawaban mereka kepada syarikat dan pemegang saham. Saya berharap sebagai pengusaha utama dalam pasaran modal Malaysia, anda mendapati Panduan ini berguna dalam memahami peranan anda dalam membina perkembangan perniagaan berterusan yang didasari oleh tadbir urus korporat yang mantap. Dalam persekitaran korporat yang semakin global, pelabur mengharapkan kita menjadi lebih tulus dan bertindak melebihi amalan terbaik yang disyorkan supaya dapat menarik mereka kepada kita. Marilah kita sama-sama berusaha membina pasaran dengan pemimpin berkualiti, pasaran dengan pelabur berpengetahuan dan pasaran berintegriti.


1

KANDUNGAN

2

Penghargaan

5

Tentang Panduan Ini

6

1. Struktur, Tanggungjawab dan Keberkesanan Lembaga 1.1 Menubuhkan Lembaga 1.2 Tanggungjawab Utama Lembaga 1.3 Tanggungjawab Teras Pengarah 1.4 Kepimpinan dan Keterampilan Lembaga 1.5 Saiz Lembaga 1.6 Terma-terma Rujukan 1.7 Pengendalian Mesyuarat Lembaga 1.8 Akses kepada Maklumat dan Nasihat Bebas 1.9 Perlantikan Ahli Lembaga Baru 1.10 Pendidikan Lanjutan 1.11 Peranan Pengarah dalam Penyemakan dan Penggunaan Pelan Strategik 1.12 Kualiti Maklumat 1.13 Peranan Setiausaha Syarikat 1.14 Jawatankuasa Lembaga 1.15 Etika Perniagaan 1.16 Tanggungjawab Sosial Korporat 1.17 Risiko Perbuatan Menipu dan Tukang Adu

9 11 12 12 19 19 24 31 34 34 35 36 38 40 41 43 45 48

2. Jawatankuasa Audit dan Cabarannya 2.1 Menubuhkan Jawatankuasa Audit 2.2 Tanggungjawab Utama 2.3 Komposisi 2.4 Terma-terma Rujukan 2.5 Peranan Pengerusi Jawatankuasa Audit 2.6 Mesyuarat dan Agenda 2.7 Akses kepada Maklumat dan Nasihat Bebas 2.8 Hak Akses kepada Pekerja 2.9 Perlantikan Ahli Baru 2.10 Pendidikan Lanjutan 2.11 Setiausaha Jawatankuasa

51 52 52 55 57 57 58 59 60 60 61 61


2.12 Hubungan dan Komunikasi Jawatankuasa Audit 2.13 Penilaian Prestasi 2.14 Laporan Jawatankuasa Audit 2.15 Ciri-ciri Jawatankuasa Audit Berkesan

62 63 65 66

3. 3.1 3.2 3.3 3.4

67 68 69 71 73

Menilai Risiko dan Persekitaran Kawalan Peranan Lembaga dalam Pengurusan Risiko dan Kawalan Risiko Utama Kawalan Dalaman Menanam Rangka Pengurusan Risiko dan Kawalan

4. Pengawasan Berkesan ke atas Pelaporan Kewangan 4.1 Integriti Pelaporan Kewangan 4.2 Jawatankuasa Audit dan Pelaporan Kewangan

75 76 77

5. Audit Dalaman dan Luaran: “Mata dan Telinga” Jawatankuasa Audit 5.1 Audit Dalaman 5.2 Audit Luaran

83 84 89

6. 6.1 6.2 6.3 6.4

Percanggahan Kepentingan dan Transaksi Pihak Berkaitan Percanggahan Kepentingan Pihak Berkaitan dan Pendedahan Kepentingan Tanggungjawab Pengawasan Jawatankuasa Audit Dalam Menyemak Situasi Percanggahan Kepentingan dan Transaksi Pihak Berkaitan Penilaian Harga dan Terma dan Syarat Lain Transaksi

97 99 100

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8

Jawatankuasa Penamaan Terma-terma Rujukan Perlantikan Pengarah Komposisi dan Saiz Mesyuarat Penilaian Prestasi Penilaian Gabungan Kemahiran, Pengalaman dan Sifat Lembaga Perlantikan Semula Pengarah Perancangan Pewarisan

105 106 107 108 109 109 111 111 112

100 104


3

8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8

Jawatankuasa Imbuhan Terma-terma Rujukan Komposisi dan Saiz Mesyuarat Jawatankuasa Menetapkan Imbuhan Pengarah, CEO dan Pihak Pengurusan Atasan Imbuhan Pengarah Eksekutif Imbuhan Pengarah Bukan Eksekutif Imbuhan CEO dan Pihak Pengurusan Atasan Pendedahan Imbuhan setiap Pengarah

9. Hubungan Pemegang Saham 9.1 Dialog bersama Pemegang Saham 9.2 Dasar Komunikasi Pemegang Saham

Eksibit 1 Eksibit 1 Eksibit 2 Eksibit 3 Eksibit 4 Eksibit 5 Eksibit 6 Eksibit 7 Eksibit 8 Eksibit 9 Eksibit 10 Eksibit 11

4


113 115 115 116 116 117 118 119 120 121 123 123

125 Dasar Pengaduan Tukang Adu 126 Borang Pertanyaan Kecelikan Kewangan 128 Penilaian Sendiri Jawatankuasa Audit 129 Kawalan dan Kawalan Selia – Borang Pertanyaan yang ditujukan kepada Pengurusan Atasan 134 Isyarat Amaran 137 Pelaporan Kewangan – Borang Pertanyaan untuk ditujukan kepada Pihak Pengurusan Atasan 139 Sesi Peribadi dengan Juruaudit Luaran 144 Perkara untuk Dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit tentang Transaksi Pihak Berkaitan 146 Penyata Penilaian Prestasi – Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga 147 Penyata Penilaian Prestasi – Penilaian Sendiri/ Rakan Sejawat Pengarah Individu 152 Contoh Kenyataan tentang Fungsi Audit Dalaman 154

PENGHARGAAN

Bursa Malaysia ingin merakamkan penghargaan bagi sumbangan tidak ternilai dan kepakaran yang disumbangkan terhadap penghasilan Panduan ini, khususnya kepada En. Lee Min On dan Cik Kasturi Paramanathan dari KPMG Business Advisory Sdn Bhd, serta En. Philip Koh dari Mah-Kamariyah & Philip Koh (Peguambela & Peguamcara). Kami juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih khas kepada Suruhanjaya Sekuriti Malaysia, Institut Akauntan Malaysia (MIA), Kumpulan Pemantau Pemegang Saham Minoriti (MSWG), Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia (MAICSA), Institut Juruaudit Dalaman Malaysia (IIAM), Institut Tadbir Urus Korporat Malaysia (MICG) dan pengarah-pengarah syarikat awam tersenarai di atas sumbangan mereka dalam penyusunan Panduan ini.


5

TENTANG PANDUAN INI

Panduan Tadbir Urus Korporat (“Panduan”) ini dirangka untuk membantu pengarah memahami peranan dan tanggungjawab mereka terhadap syarikat dan pemegang hak. Objektif utamanya adalah untuk meningkatkan sikap profesionalisme dalam lembaga dan jawatankuasa mereka dengan memberi: •

Cadangan bagaimana hendak memenuhi kewajipan tadbir urus syarikat yang disenaraikan di Bursa Malaysia Securities Berhad (“Bursa”); dan

•

Contoh praktik bagaimana prinsip dan amalan terbaik tadbir urus korporat boleh diimplementasikan.

Panduan ini telah merujuk kepada Prinsip dan Amalan Terbaik Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia (Semakan) 2007 (“Kod CG”), dan Syarat-syarat Penyenaraian Bursa Malaysia Securities Berhad (“Syarat Penyenaraian”) dan peruntukan utama perundangan dan kawalan selia. Walaupun Prinsip dan Amalan Terbaik Kod CG dinyatakan pada garisan tepi seluruh Panduan ini, syarikat-syarikat patut merujuk kepada dokumen sumber berkenaan untuk butiran lanjut. Panduan ini mengandungi contoh, senarai semakan dan borang soal selidik. Mereka bertujuan memberi panduan sahaja, tidak bertujuan menyeluruh dan tidak patut diterima sebulat-bulatnya oleh syarikat tanpa mengambil kira undang-undang dan keadaan. Syarikat dinasihatkan supaya mengubahsuai bahan yang terkandung dalam Panduan ini agar bersesuaian dengan keadaan industri, syarikat dan perniagaan masing-masing. Ini selaras dengan pendekatan yang disyorkan oleh Kod CG bahawa – “ Syarikat digalakkan supaya menumpukan perhatian khusus kepada keperluan tadbir urus mereka. Dalam hal ini, syarikat harus mengelak pematuhan bentuk atau “menanda kotak” dan sebaliknya, menumpukan usaha mereka kepada menjalankan penilaian ke atas amalan tadbir urus korporat yang paling sesuai bagi syarikat mereka.” Panduan ini bertujuan meningkatkan paras tadbir urus korporat melalui penstrukturan dan mengimplementasikan amalan baik dan proses yang membawa kepada lembaga yang berkesan. Ia berusaha memberi pengertian praktikal tentang amalan terbaik, termasuk bagaimana amalan sedemikian boleh dipatuhi dari segi isi dan bukan sahaja pada zahirnya, supaya membantu lembaga mencapai objektif strategik mereka dan membina nilai boleh diteruskan dalam perniagaan mereka. Syarikat patut mewujudkan persekitaran beretika yang menggalak pihak pengurusan melakukan yang betul dan memahami bahawasanya ini adalah sangat penting kepada prestasi kewangan syarikat boleh diteruskan. Analisis data2 menunjukkan bahawa perbadanan yang mempunyai lembaga yang aktif dan bebas menjana keuntungan ekonomik yang lebih tinggi. Ini menyokong tanggapan munasabah bahawa tadbir urus korporat penting kepada prestasi korporat. 2

6


Ira M. Millstein dan Paul MacAvoy, “Lembaga Pengarah Aktif dan Prestasi Perbadanan Besar yang Didagang Secara Awam” Columbia Law Review 98.

Panduan ini dirangka dan distrukturkan menjadi sembilan bab di mana setiap bab menumpukan perhatian kepada unsur tadbir urus berkesan sementara mengkaji tunjangan Kod CG. Bab 1 menerangkan mekanisme lembaga yang berjaga-jaga dan berkesan. Bab ini menumpukan perhatian kepada “nada dari atas” yang menetapkan etos keseluruhan usaha perniagaan tersebut. Lembaga yang berkesan pada asasnya terdiri daripada pengarah yang melibatkan diri, komited dan berpengetahuan dan yang mempunyai kemahiran berlainan dan pengalaman yang relevan kepada perniagaan. Lembaga patut membina keseimbangan betul antara peranan menasihat dengan melibatkan diri dalam keputusan strategik syarikat dan memberi pihak pengurusan kebebasan yang mencukupi untuk mengendali operasi syarikat. Lembaga memenuhi peranan fidusiarinya dengan meneliti prestasi pihak pengurusan dan kualiti, kebolehpercayaan dan ketelusan kedua-dua maklumat kewangan dan bukan kewangan yang dibekalkan oleh pihak pengurusan. Bab 2 meneliti asas jawatankuasa audit yang bebas, objektif dan berkesan. Bab ini berfokus kepada empat tanggungjawab penting yang harus ditanggung oleh jawatankuasa audit: • menilai proses berhubung dengan risiko syarikat dan persekitaran kawalan (kecuali diamanahkan kepada jawatankuasa lain oleh lembaga); • mengawasi pelaporan kewangan; • menilai proses audit dalaman dan luaran; dan • menyemak kepentingan.

transaksi

pihak

berkaitan

dan

keadaan

percanggahan

Bab 3 menumpukan perhatian kepada penilaian lembaga tentang proses berhubung dengan risiko syarikat dan persekitaran kawalan. Proses pengurusan risiko teguh yang sistematik mengenal pasti, menilai dan meringankan spektrum risiko yang menghadapi sebuah syarikat boleh membantu lembaga mengenal pasti dan mengurus risiko utama dengan berkesan. Bab ini juga membincangkan perlunya jawatankuasa audit mendapat pemahaman jelas tentang persekitaran dan rangka kawalan supaya dapat mencabar dan menguji persekitaran kawalan yang dibentuk oleh pihak pengurusan dengan berkesan demi membolehkan jawatankuasa audit mendapat jaminan munasabah tentang integriti proses pelaporan kewangan,. Bab 4 mengkaji peranan jawatankuasa audit sebagai pemantau proses pelaporan kewangan syarikat. Lembaga dengan sendirinya tidak boleh mengawasi transaksi kewangan dan menyedia rekod perakaunan. Disebabkan peranan utamanya dalam, dan kebertanggungjawabannya terhadap prestasi kewangan usaha perniagaan tersebut, lembaga boleh secara munasabah bergantung kepada peranan pengawasan, pemantauan dan pelaporan jawatankuasa audit. Proses pengauditan syarikat dilaksanakan oleh juruaudit dalaman dan luaran. Bab 5 meneliti tanggungjawab jawatankuasa audit untuk memastikan usaha mengaudit diselaraskan dan terdapat komunikasi berkesan antara kedua-dua juruaudit. Bab ini juga membincangkan pemilihan, peranan dan bidang kerja juruaudit dalaman dan luaran. Audit dalaman berada dalam kedudukan yang baik untuk memberi jawatankuasa audit pengertian kepada operasi dan hasil program pengurusan risiko yang tegap. Juruaudit luaran dan jawatankuasa audit mesti mempunyai hubungan erat dan berterus-terang. Perlu dijelaskan bahawa juruaudit luaran bekerja dengan pihak pengurusan tetapi untuk jawatankuasa audit dan melapor kepada pemegang saham. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

7

Bab 6 membincangkan kepentingan tanggungjawab jawatankuasa audit memantau transaksi pihak berkaitan dan keadaan percanggahan kepentingan. Bab ini berfokus kepada keperluan jawatankuasa audit untuk memastikan rangka yang betul dan menyeluruh supaya dapat mengenal pasti, memantau, menilai, melulus dan melapor transaksi sedemikian terbentuk. Bab 7 meneliti peranan tadbir urus jawatankuasa penamaan. Jawatankuasa ini selalunya ditugaskan untuk mengenal pasti individu berkelayakan untuk berkhidmat sebagai ahli lembaga dan mengesyorkan calon tersebut untuk dilantik ke lembaga dan jawatankuasa lembaga. Jawatankuasa penamaan juga menjalankan penilaian berkala untuk mentaksir keberkesanan lembaga pada keseluruhannya, jawatankuasa lembaga dan sumbangan pengarah individu. Bab 8 berfokus kepada bagaimana jawatankuasa imbuhan patut mengurus dan mengesyorkan rangka imbuhan untuk menarik dan mengekalkan pengarah, ketua pegawai eksekutif dan pihak pengurusan atasan yang diperlukan untuk mengendali syarikat dengan jayanya untuk kelulusan lembaga. Aktivisme pemegang saham yang meningkat dan tekanan seiringan untuk pendedahan imbuhan pengarah telah meletak dasar dan proses imbuhan di bawah penelitian. Pakej imbuhan pengarah eksekutif patut distrukturkan untuk mengaitkan ganjaran kepada prestasi korporat dan individu. Dalam kes pengarah bukan eksekutif, tahap imbuhan patut mencerminkan pengalaman dan peringkat tanggungjawab yang terlibat. Akhir sekali, Bab 9 meneliti aspek berlainan perhubungan pemegang saham. Sifat responsif pihak pengurusan atasan dan lembaga terhadap pelabur adalah komponen penting syarikat yang merangkumi kebertanggungjawaban berterusan. Rujukan Kod CG, keperluan kawalan selia dan panduan berwibawa lain yang dirujuk dalam Panduan ini boleh diakses melalui laman web yang berikut: •

Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia Semakan 2007; Laman web Suruhanjaya Sekuriti Malaysia: www.sc.com.my

•

Bab berkenaan Syarat Penyenaraian http://www.bursamalaysia.com/website/bm/rules_and_regulations/listing_ requirements/

•

Nota Amalan yang dikeluarkan oleh Bursa Malaysia http://www.bursamalaysia.com/website/bm/rules_and_regulations/listing_ requirements/practice-notes.html

•

Penyata Bursa Malaysia tentang Kawalan Dalaman – Panduan untuk Pengarah Syarikat Awam Tersenarai http://www.bursamalaysia.com/website/bm/rules_and_regulations/listing_ requirements/guidelines_best_practices_practices_.html

8


•

Rangka Tanggungjawab Sosial Korporat Bursa Malaysia http://www.bursamalaysia.com/website/bm/about_us/the_organisation/ csr/resources.html

•

Perhubungan Pelabur Bursa Malaysia – Manual Pelaksanaan Amalan http://www.bursamalaysia.com.my/website/bm/about_us/downloads/IR_ Manual.html

ChaPTER 1 STRUKTUR, TANGGUNGJAWAB DAN KEBERKESANAN LEMBAGA

STRUKTUR, TANGGUNGJAWAB DAN KEBERKESANAN LEMBAGA

Akta Syarikat, 1965 (“CA”) menyatakan bahawa “perniagaan dan urusan syarikat harus diurus oleh, atau di bawah arahan, lembaga pengarah.2” Lembaga mempunyai kewajipan memainkan peranan aktif dalam mengarah pihak pengurusan. Walaupun ini tidak bermakna mereka patut terlibat dalam perkara operasi, ia sudah tentu mencadangkan lembaga tidak boleh menyokong keputusan pihak pengurusan secara pasif. CA juga menyatakan bahawa “lembaga pengarah mempunyai semua kuasa yang perlu untuk mengurus dan mengarah dan menyelia pengurusan perniagaan dan urusan syarikat [...].3 ” Rangka tadbir urus syarikat patut dibentuk untuk: •

membolehkan lembaga memberi panduan strategik dan pengawasan berkesan pihak pengurusan;

•

menjelaskan peranan dan tanggungjawab ahli lembaga dan pihak pengurusan untuk memudahkan kebertanggungjawaban lembaga dan pihak pengurusan kepada syarikat dan pemegang saham; dan

•

memastikan keseimbangan kuasa supaya tiada seorang individu yang mempunyai kuasa tidak terhad.

Fungsi tadbir urus bukanlah dengan sendirinya merupakan kesudahan, tetapi pematuhan adalah kesudahan, dalam hubungan dinamik dengan kepimpinan berprestasi: “ Peranan lembaga ialah untuk memberi kepimpinan pengusahaan syarikat dalam rangka kawalan wajar dan berkesan yang membolehkan risiko dinilai dan diurus. Lembaga patut menetapkan matlamat strategik syarikat, memastikan sumber kewangan dan manusia yang perlu sedia ada bagi syarikat mencapai objektif dan menyemak prestasi pihak pengurusan. Lembaga patut menetapkan nilai dan piawaian syarikat dan memastikan obligasinya kepada pemegang saham dan yang lain difahami dan dipenuhi4. ” Pengarah juga diharapkan mempunyai kawalan ketat ke atas proses kawalan dalaman syarikat dan meningkatkan sifat berhati-hati mereka dalam mengenal pasti, menumpukan perhatian kepada dan mengurus risiko yang mungkin mempunyai kesan material ke atas penyata kewangan dan operasi syarikat. Lembaga patut distrukturkan supaya melindungi kepentingan pemegang saham dan pemegang hak berkaitan sementara membolehkan syarikat bersaing dalam persekitaran pasaran yang mencabar. 2 3 4

10


Seksyen 131B(1) CA Seksyen 131B(2) CA Tadbir Urus Korporat – Panduan Praktik, London Stock Exchange plc & RSM Robson Rhodes LLP, Julai 2004

1.1

MENUBUHKAN LEMBAGA Kejayaan lembaga dalam memenuhi tanggungjawab pengawasannya bergantung kepada saiz, komposisi dan sifat kepimpinan. Lembaga yang berjaga-jaga, sementara menyokong pihak pengurusan, harus;

Prinsip AI – Setiap syarikat yang disenaraikan patut diketuai oleh lembaga berkesan yang akan memimpin dan mengawal syarikat tersebut.

•

melibatkan diri secara proaktif dalam membuat keputusan strategik;

•

mencabar pihak pengurusan dengan soalan berdasarkan pengetahuan termaklum;

•

mengawas rancangan, keputusan dan tindakan pihak pengurusan;

•

memantau tindakan beretika, pelaporan kewangan dan pematuhan kawalan selia; dan

•

dapat mencapai tadbir urus cemerlang yang berkesan dan memelihara kepentingan pemegang hak.

Dalam menubuhkan lembaga yang berkesan, syarikat boleh mengambil langkah penting seperti mana digambarkan dalam Rajah 1.

Langkah 5

Penilaian tahunan berhubung dengan keberkesanan dan sumbangan lembaga, jawatankuasanya dan pengarah individu

Langkah 4 Membangunkan petunjuk prestasi utama untuk pengarah

Langkah 3 Mendirikan proses teratur untuk memilih dan melantik ahli lembaga dan jawatankuasa lembaga

Langkah 2

Membangunkan peranan dan tanggungjawab dan mengenal pasti kecekapan teras dan gabungan kemahiran yang diperlukan untuk lembaga dan jawatankuasanya

Langkah 1 Menentukan kuasa lembaga, akses kepada maklumat tepat pada masa, nasihat bebas dan pengurusan syarikat, saiz lembaga dan jawatankuasa selaras dengan tujuan, objektif dan strategi syarikat

Rajah 1: Lima langkah penting dalam menubuhkan lembaga berkesan


11

1.2

TANGGUNGJAWAB UTAMA LEMBAGA Amalan Terbaik AAI Kod CG menyatakan bahawa lembaga perlu menanggung enam tanggungjawab khusus yang berikut dalam melaksanakan peranan pengawasannya:

1.3

•

Menyemak dan menerima pelan strategik untuk syarikat – lembaga patut menyemak dan mengambil pakai pelan strategik dan perniagaan yang sejajar untuk memastikan kewajipan kepada pemegang saham dan pemegang hak dipenuhi;

•

Mengawasi pengendalian perniagaan syarikat untuk menilai sama ada perniagaan diurus dengan betul – oleh itu lembaga patut memberi kepimpinan pengusahaan;

•

Mengenal pasti risiko utama dan memastikan sistem sesuai dilaksanakan untuk mengurus risiko tersebut – lembaga patut menilai risiko utama syarikat dan mengawasi supaya pengurusan risiko dan prosedur kawalan dalaman yang sesuai disediakan;

•

Perancangan pewarisan, termasuk melantik, melatih, menetapkan imbuhan untuk, dan di mana sesuai, mengganti pihak pengurusan atasan – lembaga patut mengawasi proses pembangunan modal insan, pemantauan dan pampasan terhadap kriteria penilaian yang ditetapkan terlebih dahulu;

•

Membangun dan melaksanakan program perhubungan pelabur atau dasar komunikasi pemegang saham untuk syarikat; dan

•

Menyemak kelengkapan dan integriti sistem kawalan dalaman dan sistem pengurusan maklumat syarikat, termasuk sistem untuk pematuhan undangundang, kawalan selia, peraturan, arahan dan garis panduan terpakai lembaga patut menentukan bahawa prosedur yang sedia ada telah dibentuk untuk memastikan aset syarikat dilindungi daripada kerugian akibat penggunaan/pelupusan tanpa izin dan semua transaksi syarikat diluluskan dengan wajar dan direkodkan sebagaimana perlu untuk membolehkan penyediaan penyata kewangan yang benar dan saksama dan pendedahan berkaitan seperti mana diperlukan daripada syarikat.

TANGGUNGJAWAB TERAS PENGARAH Pengarah harus sedar tentang parameter undang-undang yang mentaksirkan tanggungjawabnya dari segi undang-undang. Seorang pengarah menanggung tanggungjawab fidusiari seakan sama dalam beberapa segi seperti seorang pemegang amanah. Undang-undang mengakui bahawa pengarah harus dibenarkan membuat penilaian perniagaan dan keputusan perniagaan dengan semangat perusahaan5. Ada dua aspek utama tentang tanggungjawab pengarah: (i) Tanggungjawab fidusiari; dan (ii) Tanggungjawab menggunakan hemat, kecekapan dan ketekunan munasabah. 5

12


Seksyen 132(1B) CA

Tanggungjawab pengarah

Ketaatan dan bertindak secara jujur

Tanggungjawab bertindak secara bona fide demi kepentingan syarikat

Tanggungjawab bertindak secara jujur demi kepentingan terbaik syarikat dan untuk tujuan wajar

Tanggungjawab menggunakan kuasa untuk tujuan wajar

Tanggungjawab tidak menyalahgunakan maklumat, peluang atau kedudukan korporat

Hemat, ketekunan dan kecekapan

Tanggungjawab tidak mengehadkan budi bicara

Transaksi pihak berkaitan

Tanggungjawab mengelak percanggahan kepentingan sebenar dan berkemungkinan

Pendedahan dan mengundi ke atas perkara yang mempunyai kepentingan peribadi material

Pematuhan undangundang sekuriti dan Syarat-syarat Penyenaraian

Tanggungjawab menggunakan hemat dan ketekunan seorang yang munasabah tertakluk kepada peraturan penilaian perniagaan

Pandangan keseluruhan berdiagram tanggungjawab pengarah di bawah CA

(i) TANGGUNGJAWAB FIDUSIARI Walaupun lembaga bertindak secara kolektif, tanggungjawab fidusiari ditanggung secara individu oleh setiap pengarah. Terdapat empat aspek utama tanggungjawab fidusiari pengarah: •

Tanggungjawab bertindak secara jujur;

•

Tanggungjawab menjalankan kuasa untuk tujuan wajar;

•

Tanggungjawab melaksanakan budi bicara sewajarnya ; dan

•

Tanggungjawab mengelak percanggahan dan dagangan sendiri Tanggungjawab bertindak secara jujur

Ia telah ditekankan berulang kali bahawa pengarah harus bertindak dengan jujur selaras dengan apa yang mereka percaya adalah kepentingan syarikat.


13

Tanggungjawab menggunakan kuasa untuk tujuan wajar

Seorang pengarah harus pada setiap masa menggunakan kuasanya untuk tujuan wajar dan secara jujur, demi kepentingan terbaik syarikat6. Kepentingan syarikat telah ditakrifkan oleh mahkamah untuk membawa maksud kepentingan pemegang saham pada keseluruhannya, dan bukan kepentingan mana-mana pihak ketiga.

Tanggungjawab melaksanakan budi bicara sewajarnya

Seorang pengarah mempunyai kebebasan luas dalam melaksanakan kuasa yang diberi kepadanya di bawah Tataurusan Pertubuhan syarikat dan beliau harus menggunakannya dengan sewajarnya. Seorang pengarah tidak boleh mengehadkan kuasa ini dengan melepaskan kuasa melaksanakan budi bicara sedemikian dengan bebasnya dan hanya membuat apa yang dikehendaki oleh seseorang yang lain.

Tanggungjawab mengelak percanggahan dan dagangan sendiri

Penyalahgunaan harta, kedudukan, peluang korporat atau bersaing dengan syarikat oleh seorang pengarah atau pegawai syarikat adalah dilarang, kecuali dengan kebenaran atau ratifikasi melalui mesyuarat agung7.

•

Menyalahgunakan maklumat Penyalahgunaan maklumat merujuk kepada tindakan yang tidak konsisten dengan pelaksanaan tugas, kewajipan dan tanggungjawab seorang pengarah secara wajar. Contoh termasuk dagangan dalaman dan salah laku pasaran sekuriti yang ditetapkan dalam Akta Pasaran Modal dan Perkhidmatan, 2007 (“CMSA”), yang menghalang dagangan dalam sekuriti korporat di mana terdapat maklumat sensitif harga yang belum lagi terdapat di domain awam. Pengarah juga tertakluk kepada larangan terhadap dagangan palsu dan transaksi menipu pasaran, manipulasi, membuat kenyataan palsu atau mengelirukan, memujuk dengan dorongan perbuatan menipu orang yang mendagang sekuriti dan penggunaan alat yang memanipulasi dan memperdayakan8.

6 7 8

14


Seksyen 132(1) CA Seksyen 132(2) CA Seksyen 175, 176, 177, 178 dan 179 CMSA

Penggunaan Maklumat Orang Dalam Korporat dan Pemilikan dan Pengendalian Maklumat Sulit Pengarah mempunyai akses kepada pelbagai maklumat. Ini mungkin termasuk maklumat kewangan dan maklumat sensitif harga lain yang tidak atau belum terdapat untuk orang awam. Undang-undang adalah paling utama. Lembaga harus memastikan pematuhan kepada undang-undang dagangan dalaman yang termasuk, antara lain, memberitahu pihak ketiga atau mendapatkan orang lain untuk mendagang sekuriti di mana maklumat belum lagi didedahkan kepada orang awam. Tambahan lagi, pengarah harus mematuhi Syarat-syarat Penyenaraian apabila berdagang dalam sekuriti semasa dan/atau di luar tempoh tutup. Pengarah juga mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahawa maklumat yang dipunyai syarikat yang mempunyai nilai keempunyaan tidak boleh dieksploitasi. Pengarah harus memastikan bahawa terdapat sistem dan daftar harta yang lengkap yang merekodkan dan mengurus harta intelektual syarikat supaya syarikat dapat menguatkuasakan perlindungan terhadap penyalahgunaan atau penyelewengan aset sedemikian dengan berkesan. Selain daripada itu, pengarah harus memastikan terdapat prosedur wajar untuk memastikan maklumat sulit dikendalikan sewajarnya oleh pengarah, pekerja syarikat dan pihak berkaitan untuk mengelak kebocoran dan penyalahgunaan maklumat sedemikian. •

Keuntungan rahsia Seorang pengarah yang mendapat ‘keuntungan rahsia’ harus menerangkannya kepada syarikat. Tiada sesiapa dalam peranan yang mewajibkannya bertindak secara jujur boleh melibatkan diri dalam pengaturan atau mempunyai kepentingan peribadi yang bercanggah dengan kepentingan mereka yang beliau harus melindungi.

•

Kontrak dengan syarikat Pengarah dibenarkan berdagang dengan syarat pendedahan penuh dibuat kepada syarikat dan kelulusan pemegang saham diperoleh di mana wajib di bawah CA atau Syarat-syarat Penyenaraian. CA dan Syarat-syarat Penyenaraian juga memperuntukkan kriteria khusus dan ambang yang, apabila dicapai, akan memerlukan persetujuan pemegang saham di mesyuarat agung. –

Tanggungjawab membuat pendedahan Tanggungjawab seorang pengarah untuk mendedahkan kepentingan berkaitan dengan kontrak atau kontrak dicadangkan kini termasuk kepentingan pasangan dan anak (termasuk anak angkat atau anak tiri) pengarah9. Syarikat diperlukan menyimpan daftar menunjukkan butiran pegangan saham dan sebarang kepentingan lain setiap pengarah10.

9 Seksyen 131(7A) CA 10 Seksyen 134 CA


15

–

Tanggungjawab mengelak daripada mengambil bahagian dan mengundi Seorang pengarah yang secara langsung atau tidak langsung mempunyai kepentingan dalam kontrak atau kontrak dicadangkan tidak harus mengambil bahagian dalam sebarang perbincangan mempertimbangkan kontrak tersebut, atau mengundi di mesyuarat lembaga ke atas kontrak tersebut atau kontrak yang dicadangkan11. Perhatian patut diambil bahawa, walaupun pengarah yang mempunyai kepentingan dikehendaki mengelakkan diri daripada mengambil bahagian dalam perbincangan atau mengundi ke atas kontrak atau kontrak yang dicadangkan, pengarah tersebut akan dikira untuk mendapat kuorum mesyuarat lembaga12.

-

Beberapa peruntukan transaksi pihak berkaitan di bawah CA13 •

Pelupusan oleh pengarah akan aku janji atau harta syarikat Pengarah dilarang daripada menguatkuasakan sebarang pengaturan atau transaksi untuk: (a) memperoleh aku janji atau harta bernilai tinggi; atau (b) pelupusan sebahagian besar aku janji atau harta syarikat, kecuali pengaturan atau transaksi tersebut telah diluluskan oleh syarikat di mesyuarat agung14.

•

Perolehan atau pelupusan saham atau aset bukan tunai Syarikat tidak dibenarkan memasuki pengaturan atau transaksi dengan orang dilarang tertentu untuk memperoleh daripada, atau melupuskan kepada, orang dilarang tersebut ‘aset bukan tunai’ (yang termasuk saham) dengan nilai diperlukan15, tertakluk kepada kelulusan terdahulu di mesyuarat agung dan pengecualian lain16.

Tanggungjawab Memastikan Integriti Maklumat Kewangan Setiap syarikat dan pengarah mempunyai tanggungjawab undangundang untuk menyimpan rekod perakaunan dan yang lain yang dapat menerangkan dengan secukupnya transaksi dan kedudukan kewangan syarikat dan membolehkan penyata untung rugi yang benar dan saksama dan kunci kira-kira dan sebarang dokumen yang perlu dilampirkan bersama untuk disiapkan dari semasa ke semasa, dan akan menyebabkan rekod tersebut disimpan dalam cara yang membolehkan mereka diaudit dengan senang dan betul17. Tambahan lagi, di bawah Syarat-syarat Penyenaraian, syarikat diperlu mengeluarkan penyata kewangan yang tepat dalam jangka masa ditetapkan. 11 12 13 14 15 16 17

16


Seksyen 131A(1) CA Seksyen 131A(1) CA Lihat Bab 6 untuk transaksi pihak berkaitan di bawah Panduan ini Seksyen 132C(1) CA Seksyen 132E CA Seksyen 132F CA Seksyen 167 CA

Tanggungjawab Memastikan Pematuhan Syarat Penyenaraian oleh Pengarah dan Penerbit Tersenarainya Pengarah syarikat yang tersenarai pada Senarai Rasmi Bursa Malaysia Securities Berhad perlu mematuhi Syarat-syarat Penyenaraian18. Kegagalan syarikat tersenarai mematuhi Syarat-syarat Penyenaraian merupakan pelanggaran ke atas mana tindakan boleh diambil dan/atau penalti boleh dikenakan bukan sahaja terhadap syarikat tersenarai tetapi juga pengarah, pegawai dan penasihat kepada syarikat yang didapati bertanggungjawab menurut Perenggan 16.11 Syarat Penyenaraian.

(ii) TANGGUNGJAWAB MENGGUNAKAN HEMAT, KEMAHIRAN DAN KETEKUNAN MUNASABAH Seorang Pengarah perlu menggunakan ‘hemat, kemahiran dan ketekunan munasabah’ bergantung kepada pengetahuan, kemahiran dan pengalaman yang boleh diharapkan secara munasabahnya daripada pengarah yang mempunyai tanggungjawab sama, dan berdasarkan fakta, sebarang pengetahuan, kemahiran dan pengalaman tambahan yang sebenarnya dimiliki pengarah19. Oleh demikian, piawaian dalam memutuskan sama ada seorang pengarah telah menggunakan “hemat , kemahiran dan ketekunan munasabah’ adalah objektif, walaupun mahkamah akan menimbang ciri-ciri tertentu pengarah yang terlibat. CA tidak membezakan antara piawaian hemat yang diperlukan dari pengarah eksekutif dan bukan eksekutif. Untuk mengetahui tanggungjawab spesifik mana-mana pengarah, jenis perniagaan syarikat dan cara bagaimana kerja diagihkan antara pengarah dan pegawai perlu dipertimbangkan. Pengarah Penama: Undang-undang Malaysia menyatakan tanggungjawab prioriti yang harus dipatuhi pengarah penama apabila melaksanakan tanggungjawabnya20, iaitu untuk bertindak dalam kepentingan terbaik syarikat.

18 Perenggan 3.10 Syarat Penyenaraian 19 Seksyen 132(1A) CA 20 Seksyen 132(1E) CA PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

17

Keputusan Perniagaan: Tempat Selamat untuk Pengarah? Terdapat “Peraturan Keputusan Perniagaan’ yang menganggap pengarah sebagai memenuhi tanggungjawabnya untuk menggunakan hemat, kemahiran dan ketekunan dengan munasabah, jika beliau: i)

membuat keputusan perniagaan secara jujur untuk tujuan wajar;

ii) tidak mempunyai kepentingan peribadi material dalam subjek keputusan perniagaan tersebut; iii) termaklum tentang subjek keputusan perniagaan setakat mana pengarah percaya dengan munasabahnya adalah bersesuaian dalam keadaan tersebut; dan iv) percaya dengan munasabahnya bahawa keputusan perniagaan adalah dalam kepentingan terbaik syarikat21. Pembelaan Pergantungan Munasabah: Pembelaan ‘Pergantungan Munasabah’ kini dimasukkan dalam CA22. Perlindungan yang diberi oleh pembelaan ini boleh dibahagikan kepada dua bahagian: i)

Pergantungan munasabah ke atas maklumat, nasihat, pendapat, laporan atau penyata profesional atau pakar23; dan

ii) Pergantungan munasabah ke atas tindakan diamanahkan24. Garis Panduan Untuk Melaksanakan Kemahiran Dan Ketekunan

Tanggungjawab

Hemat,

Pengarah patut melaksanakan tanggungjawab hemat, kemahiran dan ketekunan dalam caraberhemat dan boleh berpandukan berikut: i)

Memastikan syarikat telah menubuhkan sistem dan proses tadbir urus yang berkesan;

ii) Mengelak daripada membuat keputusan terburu-buru. Memberi masa yang mencukupi untuk pertimbangan dan penilaian perkara berhubung dengan transaksi dan kewangan; iii) Meminta notis dan pengagihan kertas lembaga dan apendiks penjelasan yang cukup sebelum mesyuarat; iv) Mengadakan mesyuarat tambahan sebagai respons kepada permintaan maklumat tambahan sebelum keputusan muktamad; v) Membuat keputusan termaklum berdasarkan maklumat yang diberi dan analisis dan cadangan penasihat profesional bebas syarikat.

21 22 23 24

18


Seksyen 132(1B) CA Seksyen 132(1C), (1D), (1F) dan (1G) CA Seksyen 132(1C) dan (1D) CA Seksyen 132(1F) dan (1G) CA

vi) Memastikan tidak ada tekanan tidak wajar daripada personaliti dominan atau penama pemegang saham utama; vii) Memastikan pertimbangan membuat keputusan utama direkod dengan betul; viii) Meletakkan pergantungan kepada yang lain apabila terdapat sebab baik membuat demikian; dan ix) Menguji secara berkala sistem kawalan dalaman dan penilaian risiko yang dibentuk untuk integriti dan kekukuhan.

1.4

KEPIMPINAN DAN KETERAMPILAN LEMBAGA Syarikat memerlukan kepimpinan teguh daripada lembaga yang mempunyai pengetahuan pasaran dan industri.

Prinsip AII – Lembaga patut terdiri daripada gabungan seimbang pengarah eksekutif dan pengarah bukan eksekutif (termasuk bukan eksekutif bebas) supaya tiada individu atau kumpulan kecil individu dapat mendominasi proses membuat keputusan lembaga.

Gabungan dinamik set kemahiran yang cekap dan berlainan bersama nada sesuai daripada pihak atasan dalam mengamal dan menggalakkan pematuhan undang-undang beretika dan perlakuan profesional adalah unsur yang perlu untuk lembaga yang ditadbir urus dengan berkesan. FOKUS: Lembaga yang seimbang mengelak risiko didominasi oleh individu atau kumpulan kecil dalam pihak pengurusan. Set kemahiran yang lebih luas akan menggalak kecekapan berdasar luas dengan pendapat berbeza yang memudahkan keputusan yang baik dan konstruktif dibuat. Persamaan tidak patut menghasilkan penurutan membuta. Pelaksanaan kritikal proses membuat keputusan yang dipertimbangkan patut digalakkan.

1.5

SAIZ LEMBAGA Tidak ada peraturan ditetapkan untuk saiz optimum lembaga.

Amalan Terbaik AAXII – Setiap lembaga harus menyemak saiznya dengan tujuan menetapkan impak bilangan tersebut ke atas keberkesanannya.

Sementara CA menetapkan bilangan minimum pengarah, ia tidak menetapkan bilangan maksimum pengarah walaupun syarikat biasanya menetapkan bilangan maksimum dalam Tataurusan Pertubuhan mereka. Faktor yang berikut patut diambil kira apabila menetapkan bilangan tempat dalam lembaga: •

Keadaan berubah-ubah dan keperluan syarikat dari segi saiz, skop atau geografinya;

•

Keperluan untuk mencapai keseimbangan sesuai antara pengarah eksekutif dan bukan eksekutif dan unsur bebas di kalangan pengarah bukan eksekutif. Lembaga dengan komposisi seimbang akan menentukan tiada individu atau kumpulan kecil individu akan mendominasi proses membuat keputusan;

•

Penubuhan jawatankuasa lembaga menjadi tidak praktik dengan lembaga yang kecil; dan PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

19

• Keperluan kuorum untuk mesyuarat lembaga. Kod CG menonjolkan keperluan lembaga untuk menentukan saiz sesuai yang diperlukan untuk melaksanakan peranan dan tanggungjawabnya dengan berkesan untuk manfaat syarikat dan perniagaannya. Dalam menubuhkan saiz dan struktur lembaga, soalan yang berikut patut ditanya dan dipertimbangkan: • Adakah mana-mana pengarah mewakili kepentingan pemegang saham atau kumpulan pemegang saham tertentu? (contoh. agensi negeri, dana persaraan, pekerja dan pembiaya)? • Adakah mana-mana pengarah mempunyai pengetahuan teknikal atau pengalaman dalam industri/sektor berkenaan? • Adakah lembaga mencerminkan kepelbagaian pengalaman profesional, bangsa dan jantina?

1.5.1 Perlantikan Pengarah Syarikat semakin menerima pendekatan lebih proaktif dan sistematik terhadap perlantikan lembaga mereka. Prinsip AIV - Prosedur formal dan telus untuk perlantikan pengarah baru ke lembaga sepatutnya diwujudkan. .

Jawatankuasa Penamaan ditubuhkan dengan tanggungjawab untuk mengenal pasti calon sesuai, dilakukan sebelum kekosongan yang dijangkakan di lembaga. Amalan ini konsisten dengan Kod CG yang mengesyorkan penubuhan prosedur formal dan telus untuk perlantikan pengarah baru. Ini dibincang dengan lebih lanjut dalam Bab 7: Jawatankuasa Penamaan.

Amalan Terbaik AAIV – Dalam keadaan di mana syarikat mempunyai pemegang saham utama, selain daripada keperluan bahawa satu pertiga lembaga harus terdiri daripada pengarah bukan eksekutif bebas, lembaga patut memastikan terdapat bilangan pengarah yang secara adilnya mencerminkan pelaburan dalam syarikat oleh pemegang saham selain daripada pemegang saham utama.

20


1.5.2 Kecekapan Teras

Amalan Terbaik AAV – Dalam keadaan di mana pemegang saham memegang kurang daripada majoriti tetapi masih menjadi pemegang saham terbesar, lembaga harus melakukan penilaian dalam menentukan bilangan pengarah yang sesuai yang akan mencerminkan dengan adil kepentingan pemegang saham yang lain.

Lembaga yang komited dan berpengetahuan menjadi asas kepada sistem tadbir urus korporat yang berkesan. Lembaga sedemikian biasanya terdiri daripada pengarah yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang perlu untuk mencapai matlamat syarikat. Rajah 2 di bawah menunjukkan sifat dan kecekapan peribadi yang disyorkan yang diperlukan daripada pengarah. Sifat Peribadi

Kecekapan

• Kepimpinan – Pengarah yang faham dan berupaya mendorong bakat yang berprestasi tinggi.

• Pengetahuan industri – Pengarah berbekalkan pengetahuan dan pengalaman khusus kepada industri yang sesuai dan berkaitan.

• Strategik – Pengarah yang memberi pandangan dan arahan strategik dengan menggalakkan inovasi, membentuk haluan utama, menilai keputusan strategik, dan sentiasa mencabar organisasi untuk mengasah visinya. • Etika kerja – Pengarah yang bertindak dengan bebas dan proaktif dalam menyumbang kepada lembaga. • Profesionalisme – Pengarah yang mempunyai pendekatan profesional terhadap tanggungjawab.

• Keputusan perniagaan – Pengarah yang membuat keputusan yang difikirkan sepenuhnya sewaktu krisis. • Kepakaran – Pengarah dengan kepakaran profesional dan yang sentiasa mengikuti perubahan pesat persekitaran perniagaan. • Kemahiran khas – Pengarah yang mempunyai kepakaran dalam perakaunan kewangan dan kewangan korporat, pengurusan risiko dan kawalan dalaman dan pengurusan strategik.

Rajah 2: Ciri pengarah yang disyorkan

1.5.3 Pengarah Bebas Lembaga dipertingkatkan dengan ketara oleh kumpulan pengarah bukan eksekutif yang tidak mempunyai kaitan dengan syarikat. Para pengarah bukan eksekutif membawa objektiviti tanpa emosi yang tidak dapat diberi oleh pengarah yang mempunyai hubungan dengan syarikat. Pengarah bebas adalah penting bagi melindungi kepentingan pemegang saham minoriti dan boleh memberi sumbangan penting kepada proses membuat keputusan syarikat dengan membawa nilai adil dan saksama. Oleh kerana pengarah bebas tidak mempunyai percanggahan kepentingan dalam melaksanakan tanggungjawabnya, beliau patut menangani sebarang kelulusan yang diminta di peringkat lembaga untuk transaksi atau sebarang perkara dengan berwaspada dan dengan sifat yang ingin tahu. Pengarah bebas ternyata penting dalam hal di mana kepentingan pihak pengurusan, syarikat dan pemegang saham bercanggah, seperti prestasi dan imbuhan eksekutif, transaksi pihak berkaitan dan audit. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

21

Amalan Terbaik AAVI – Lembaga patut mendedahkan secara tahunan sama ada satu pertiga ahli lembaga adalah bebas, dan dalam keadaan di mana syarikat mempunyai pemegang saham besar, sama ada ia memenuhi keperluan untuk mencerminkan dengan adil, melalui wakil dalam lembaga, pelaburan pemegang saham minoriti dalam syarikat. Lembaga patut mendedahkan analisisnya ke atas penggunaan pakai amalan terbaik yang dinyatakan di atas kepada keadaan lembaga.

“ Pengarah bukan-eksekutif perlu arif dalam penilaian dan mempunyai sifat yang ingin tahu Mereka patut menyoal dengan bijak, berdebat secara konstruktif, mencabar dengan gigih dan membuat keputusan tanpa dipengaruhi perasaan. Dan mereka patut mendengar secara sensitif pendapat orang lain, di dalam dan di luar lembaga25” Syarikat tersenarai harus memastikan sekurang-kurangnya dua pengarah atau satu pertiga ahli lembaga (yang mana lebih tinggi) adalah pengarah bebas26. Perenggan 15.02(3) Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan bahawa jika kekosongan dalam lembaga mengakibatkan ketidakpatuhan komposisi diperlukan, kekosongan tersebut harus diisi dalam masa 3 bulan. Kod CG mewajibkan lembaga mendedahkan secara tahunan sama ada satu pertiga ahli lembaga adalah bebas.. Perenggan 1.01 Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan bahawa seorang pengarah bebas adalah orang yang bebas daripada pihak pengurusan dan bebas daripada sebarang perniagaan atau hubungan lain yang mungkin mengganggu pelaksanaan penilaian bebas atau kebolehan bertindak dalam kepentingan terbaik syarikat tersenarai. Penilaian patut dibuat dengan mengambil kira kriteria yang berikut, untuk memastikan bahawa pengarah tersebut: •

Bukan pengarah eksekutif syarikat tersenarai atau mana-mana perbadanan berkaitan dengan syarikat tersenarai (selepas ini, setiap perbadanan akan dirujuk sebagai “Perbadanan tersebut”);

•

Bukan pegawai sejak dua tahun yang lepas sehingga kini (kecuali sebagai pengarah bukan eksekutif) Perbadanan tersebut;

•

Bukan pemegang saham utama Perbadanan tersebut;

•

Bukan saudara mara mana-mana pengarah eksekutif, pegawai atau pemegang saham utama Perbadanan tersebut;

25 Laporan Higgs, Januari 2003 26 Perenggan 15.02 Syarat Penyenaraian

22


•

Tidak bertindak sebagai penama atau wakil mana-mana pemegang saham utama Perbadanan tersebut;

•

Tidak dilantik sebagai penasihat profesional oleh Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa atau buat masa ini bukan rakan kongsi, pengarah (kecuali sebagai pengarah bebas) atau pemegang saham utama, yang mana berkenaan, firma atau perbadanan yang memberi khidmat nasihat profesional kepada Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa; atau

•

Tidak terlibat dalam sebarang transaksi dengan Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa atau buat masa ini bukan rakan kongsi, pengarah atau pemegang saham utama, yang mana berkenaan, firma atau perbadanan (selain daripada anak syarikat syarikat tersenarai) yang terlibat dalam sebarang transaksi dengan Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa.

Perlu diingatkan bahawa Syarat-syarat Penyenaraian menekankan bahawa walaupun seseorang itu tidak termasuk dalam golongan yang tidak layak, kedua-dua pengarah terlibat dan lembaga harus mematuhi niat, maksud dan tujuan taksiran tersebut. Keputusan nyata harus dibuat untuk menguji sama ada pengarah tersebut dapat menjalankan penilaian bebas dan bertindak demi kepentingan terbaik syarikat. Syarikat dapat memenuhi semua penanda atau kriteria kawalan selia bagi jawatan pengarah bebas secara zahir tetapi masih gagal dari segi kandungan dan proses yang berlangsung apabila lembaga bersidang untuk pertimbangan dan keputusan. Ciri bersama tetapi bebas dalam proses membuat keputusan yang harus diberi kepada pengarah bebas akan ditentukan sebahagiannya oleh perwatakan individu tersebut dan etos keseluruhan lembaga. . FOKUS: Sebahagian besar pengarah bukan-eksekutif patut mempunyai ciri utama iaitu kebebasan, dan diketahui bertindak dengan bebas. Pengarah sedemikian patut memastikan kepentingan bersaing berlainan semua pemegang hak dihormati tanpa mengorbankan prestasi kewangan dan kebertanggungjawaban.

1.5.4 Pengarah Bukan-Eksekutif Bebas Kanan Kod CG mengesyorkan lembaga mengenal pasti seorang pengarah bukan eksekutif bebas untuk menjadi pengarah bebas kanan kepada siapa kekhuatiran boleh ditujukan, dan untuk mendedahkan perkara ini dalam laporan tahunan.


23

Walaupun Kod CG tidak menyebut tanggungjawab spesifik pengarah bukan eksekutif bebas kanan, tanggungjawab ini biasanya termasuk yang berikut:

1.6

•

Memastikan semua pengarah bebas mempunyai peluang memberi sumbangan terhadap agenda, dan menasihati pengerusi tentang kualiti, kuantiti dan ketepatan masa maklumat yang dikemukakan oleh pihak pengurusan yang perlu atau sesuai bagi pengarah bebas melaksanakan tugas dengan berkesan;

•

Merujuk kepada pengerusi tentang jadual mesyuarat lembaga untuk memastikan pengarah bebas dapat melaksanakan tugas dengan bertanggungjawab dan dengan masa yang mencukupi untuk perbincangan semua item agenda;

•

Berkhidmat sebagai konduit utama antara pengarah bebas dan pengerusi berkenaan isu sensitif, contohnya, isu yang timbul daripada “pengaduan tukang adu”; dan

•

Berkhidmat sebagai titik perhubungan terpilih bagi rundingan dan komunikasi terus dengan pemegang saham berkenaan perkara yang tidak dapat diselesaikan melalui saluran perhubungan biasa dengan pengerusi atau CEO.

TERMA-TERMA RUJUKAN

1.6.1 Cadangan Profil Analitikal Lembaga yang Berkesan

Amalan Terbaik AAXV – Lembaga patut mempunyai jadual formal perkara yang khususnya diuntukkan untuk keputusannya dan untuk memastikan arah tuju dan kawalan syarikat terletak dengan teguh dalam tangannya.

Jadual formal perkara patut diuntukkan untuk pertimbangan lembaga dan pelaksanaan proses membuat keputusan untuk memastikan arah tuju dan kawalan syarikat terletak dengan teguh dalam lembaga. Jadual formal perkara patut mentaksir dengan jelas, inter-alia, yang berikut: •

Jenis dan sifat isu;

•

Transaksi dan ambang had;

•

Proses untuk pertimbangan; dan

•

Semua maklumat berkaitan yang telah diedarkan kepada ahli lembaga sedia ada dan baru dilantik.

Jadual formal perkara biasanya termasuk, antara lain, yang berikut: Penugasan kuasa kepada pihak pengurusan Perbezaan harus dikekalkan antara fungsi operasi harian eksekutif dan tanggungjawab keseluruhan lembaga. Lembaga boleh menugaskan kuasa kepada mana-mana jawatankuasa, pengarah atau pegawai, pekerja, pakar atau orang lain. Walau bagaimanapun, pengarah masih menanggung tanggungjawab “untuk pelaksanaan kuasa oleh penerima amanah seolah-olahnya kuasa tersebut telah dilaksanakan oleh pengarah sendiri27”. Tanggungjawab ini tidak boleh dibatalkan, dan hanya terhad oleh syarat bahawa lembaga tidak akan bertanggungjawab jika:

27 Seksyen 132(1F) CA

24


i)

lembaga percaya atas dasar munasabah bahawa penerima tugas akan melaksanakan kuasa yang ditugaskan selaras dengan CA dan Memorandum dan Tataurusan Pertubuhan; dan

ii) lembaga percaya atas dasar munasabah, secara jujur dan setelah membuat siasatan sesuai bahawa penerima tugas (di mana perlu) boleh dipercayai dan cekap berhubung dengan kuasa yang ditugaskan28. Menetapkan had pihak pengurusan Lembaga patut menetapkan parameter dalam mana keputusan pihak pengurusan akan dibuat. Lembaga patut memastikan sempadan undang-undang beretika yang dinyatakan dengan jelas. Perlakuan pekerja juga patut sejajar dengan pertimbangan tersebut. Penetapan, Pelaksanaan dan Kawal Seliaan Strategi Lembaga patut menyemak arah tuju strategik kumpulan (terdiri daripada syarikat dan anak syarikat, termasuk sekutu di mana berkaitan), termasuk meluluskan usaha korporat atau pelan penyusunan semula. Mesyuarat Lembaga dan Menetapkan Agenda Kertas lembaga dan jawatankuasa dengan nota dan penjelasan disertakan untuk item agenda, patut diterima sekurang-kurangnya 7 hari sebelum mesyuarat. Kekerapan mesyuarat harus ditentukan oleh keperluan syarikat. Syarikat tersenarai biasanya mengadakan minimum 6 hingga 8 mesyuarat lembaga (iaitu mesyuarat untuk meluluskan penyata kewangan suku tahun untuk diumumkan kepada Bursa dan untuk meluluskan penyata kewangan tahunan syarikat, dll) setahun. Dalam keadaan tertentu (contohnya transaksi utama atau bida mengambil alih) dan untuk industri dikawal selia, contohnya perbankan, insurans, dll, lembaga perlu bersidang lebih kerap. Resolusi lembaga yang diluluskan secara resolusi pekeliling patut diamalkan jarang sekali, dan ahli individu lembaga harus cermat apabila bersetuju kepada resolusi pekeliling yang melibatkan aset syarikat. Lembaga patut memastikan minit mesyuarat lembaga disediakan tepat pada masa dan menyemak minit untuk memastikan ia lengkap dan tepat. Proses Lembaga dalam Mesyuarat Item tindakan utama yang belum diselesaikan dari mesyuarat terdahulu patut disemak dengan bermakna. Perbincangan terus-terang tentang isu semasa, yang mungkin membawa kesan besar kepada perniagaan syarikat, patut digalakkan. Isu-isu tersebut termasuk: • Perkara pengurusan risiko; • Haluan ekonomi dan industri utama; 28 Seksyen 132(1G) CA PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

25

•

Tindakan pesaing;

•

Publisiti/khabar angin buruk mengenai syarikat dan/atau anak syarikatnya;

•

Perubahan dalam keperluan kawalan selia dalam industri/perniagaan di mana syarikat beroperasi;

•

Turun naik harga bahan mentah utama dan bekalannya; dan

•

Pemantauan prestasi pihak pengurusan

Lembaga patut menjalankan semakan terhadap prestasi syarikat, iaitu keputusan kewangan dan operasi suku tahun semasa, tahun hingga kini dan ramalan, termasuk pelaporan variasi bajet. Pemantauan Prestasi Kewangan Patut diadakan perbincangan dan kelulusan perbelanjaan modal dan/atau pelupusan item modal yang diluluskan melebihi tahap yang ditugaskan iaitu di mana amaun yang terlibat melebihi ambang yang ditetapkan terdahulu yang diberi kepada pihak pengurusan. Lembaga patut menjalankan semakan ke atas keperluan pembiayaan syarikat secara berterusan, termasuk perkara perbendaharaan penting, kelulusan pengaturan pembiayaan, cek dan penandatangan lain. Lembaga patut memastikan prosedur baik disediakan dan penyata kewangan (termasuk pengumuman suku tahun/hujung tahun) kumpulan (terdiri daripada syarikat dan anak syarikatnya) disemak untuk integriti dan diluluskan untuk dihantar tepat pada masa dengan, dan/atau disebarkan kepada pihak berkuasa berlainan dan pasaran. Pengurusan Risiko Lembaga hendaklah secara aktif mengenal pasti, menilai dan memantau risiko perniagaan utama untuk memelihara pelaburan pemegang saham dan aset syarikat, termasuk tindakan berkaitan yang diambil oleh pihak pengurusan untuk menangani risiko tersebut. Lembaga harus faham risiko utama semua aspek perniagaan yang syarikat terlibat dan sedar bahawa keputusan perniagaan memerlukan tanggungan risiko. Lembaga pengarah harus memastikan tersedianya sistem yang memantau dan mengurus risiko tersebut dengan berkesan dengan tujuan memelihara daya bertahan jangka panjang syarikat. Semakan tahunan proses pengurusan risiko, termasuk prosedurnya, patut dijalankan.. Keberkesanan Memantau Sistem Kawalan Dalaman Lembaga harus mempunyai komitmen yang jelas dan dapat dilihat untuk menyuarakan, melaksana dan menyemak sistem kawalan dalaman syarikat.

26


Sumber yang sesuai patut disediakan untuk membentuk dan mengurus sistem maklumat untuk memastikan kedua-duanya lembaga dan pihak pengurusan menerima maklumat berkaitan dan boleh dipercayai tepat pada masa dan bahawa syarikat tidak didedahkan kepada risiko kewangan dan operasi yang tidak terurus. Pengujian dari semasa ke semasa akan integriti prosedur dan proses kawalan dalaman harus dijalankan untuk memastikan sistem yang dibentuk boleh bertahan dan cukup teguh untuk membantu pihak pengurusan merealisasikan objektif syarikat. Perancangan Pewarisan, Penilaian Sendiri dan Perlantikan Lembaga harus menyemak dan memastikan perlantikan, penarikan diri/ penamatan pengarah, setiausaha syarikat, juruaudit dan pegawai syarikat utama ditandatangani dan didokumentasikan. Patut terdapat permintaan untuk, dan pertimbangan baik tentang, laporan daripada jawatankuasa penamaan ke atas prestasi lembaga, jawatankuasa lembaga dan pengarah individu. Semakan Imbuhan Lembaga patut menyemak untuk kelulusan pengesyoran daripada jawatankuasa imbuhan berkenaan pakej imbuhan pengarah eksekutif dan mengesyorkan yuran untuk kelulusan pemegang saham di Mesyuarat Agung Tahunan syarikat. FOKUS: Lembaga mempunyai kebertanggungjawaban dan tanggungjawab keseluruhan untuk pengawasan dan kawalan prestasi syarikat dan kebolehan mematuh.

1.6.2 Position Description

Amalan Terbaik AAXVI – Lembaga bersama-sama CEO, patut menyediakan deskripsi jawatan untuk lembaga dan untuk CEO, melibatkan taksiran had kepada tanggungjawab pihak pengurusan. Tambahan lagi, lembaga patut meluluskan atau membangunkan, bersamasama CEO, objektif korporat di mana CEO bertanggungjawab memenuhinya

Deskripsi jawatan patut disediakan untuk lembaga dan CEO, termasuk taksiran had kepada tanggungjawab pihak pengurusan. Makluman demikian boleh dimasukkan ke dalam piagam lembaga (lihat Seksyen 1.6.3 Panduan ini). Lembaga dan CEO patut bersama-sama membangunkan objektif korporat terhadap mana CEO akan bertanggungjawab. Peranan Pengerusi Setiap lembaga patut diketuai seorang pengerusi yang dapat melaksanakan tanggungjawabnya dengan berkesan.


27

Pengerusi patut memikul, antara lain, tanggungjawab yang berikut: •

Memantau cara kerja lembaga, terutamanya pengendalian mesyuarat lembaga;

•

Memastikan semua isu berkaitan untuk pengendalian berkesan perniagaan syarikat ada dalam agenda;

•

Memastikan maklumat berkualiti untuk memudahkan proses membuat keputusan dihantar kepada ahli lembaga tepat pada masanya;

•

Menggalak semua pengarah memainkan peranan aktif dalam aktiviti lembaga;

•

Mempengerusikan mesyuarat agung pemegang saham; dan

•

Berhubung dengan CEO dan setiausaha syarikat tentang agenda untuk mesyuarat lembaga .

Pengerusi yang merupakan pengarah bukan eksekutif bebas akan mengimbangkan pengaruh CEO. Peranan CEO

Amalan Terbaik AAII – Patut terdapat pembahagian tanggungjawab yang jelas diterima di bahagian atas syarikat yang akan memastikan keseimbangan kuasa dan autoriti, supaya tidak ada seorang individu yang mempunyai kuasa tidak terhad dalam proses membuat keputusan. Di mana peranan disatukan, patut terdapat unsur bebas yang teguh dalam lembaga. Keputusan untuk menyatukan peranan pengerusi dan CEO patut diterangkan secara awam.

Kod CG menyatakan bahawa “sepatutnya ada pembahagian tanggungjawab yang jelas diterima di bahagian atas syarikat yang akan memastikan keseimbangan kuasa dan autoriti, supaya tidak ada seorang individu yang mempunyai kuasa tidak terhad untuk membuat keputusan”. Dalam keadaan di mana peranan ini disatukan, Kod CG mengesyorkan bahawa “sepatutnya terdapat unsur bebas yang kuat dalam lembaga” untuk memperjuangkan proses membuat keputusan yang bebas. Keputusan untuk menyatukan peranan pengerusi dan CEO patut diterangkan secara awam dalam laporan tahunan. Peranan CEO dianggap sebagai penting kepada prestasi syarikat. Seorang CEO diharapkan memberi: •

Kepimpinan;

•

Visi strategik;

•

Penilaian perniagaan tahap tinggi dan kebijaksanaan; dan

•

kebolehan memenuhi sasaran prestasi semasa tanpa mengabaikan peluang perkembangan jangka panjang syarikat.

Jelas sekali, tanggungjawab CEO menjangkau pengendalian harian perniagaan dan melaksanakan arahan lembaga. Keputusan utama kerap dibuat oleh lembaga mengikuti pertimbangan idea, visi dan/atau cadangan CEO. Adalah penting seorang yang berkaliber dan berwawasan memenuhi peranan ini. 28


FOKUS: Amalan Terbaik AAIII – Pengarah bukan eksekutif sepatutnya orang yang berkaliber dan berkredibiliti dan mempunyai kecekapan dan pengalaman yang perlu untuk memberi penilaian bebas ke atas isu strategi, prestasi dan sumber, termasuk perlantikan utama dan piawaian perlakuan.

Lembaga harus: • Memberi CEOnya ruang untuk bertindak, tetapi bersedia mencampur tangan apabila perlu; • Dengan jelasnya mentaksirkan fungsi dan tanggungjawab lembaga dan CEO masing-masing; • Membangunkan piawaian dan proses untuk menilai prestasi CEO;

Untuk berkesan, pengarah bukan eksekutif bebas sepatutnya merangkumi sekurang-kurangnya satu pertiga keahlian lembaga.

• Merundingkan pampasan yang bersesuaian untuk CEO, dengan sumbangan dan pengesyoran daripada jawatankuasa imbuhan (jika ada); dan • Menyemak dan menilai prestasi CEO. Peranan Pengarah Eksekutif dan Bukan Eksekutif Pengarah eksekutif adalah, sebagai pekerja, terlibat dalam pengurusan harian syarikat. Pengarah bukan eksekutif (NED) boleh diklasifikasikan dengan lanjut sebagai: •

Mereka yang tidak mempunyai kepentingan kewangan secara langsung atau tidak langsung dalam syarikat selain daripada emolumen pengarah dan pegangan saham yang “dibenarkan” dalam syarikat;

•

Mereka yang bukan pekerja syarikat atau mempunyai hubungan dengannya dalam cara lain dan tidak terlibat dalam pengendalian harian perniagaan tetapi mungkin mempunyai kepentingan kewangan dalam syarikat, sama ada secara langsung atau tidak langsung; atau

•

Mereka yang bukan pekerja syarikat tetapi bertindak sebagai penama untuk pemegang saham besar.

CA tidak membezakan antara pengarah eksekutif dan bukan eksekutif dari segi tanggungjawab undang-undang yang dikenakan ke atas pengarah. Pengarah bukan eksekutif boleh bertindak sebagai talian antara pihak pengurusan dan pemegang hak, khususnya pemegang saham. Mereka boleh memberi pemeriksaan dan keseimbangan berkaitan, berfokuskan kepentingan pemegang saham dan pemegang hak lain dan memastikan piawaian tinggi tadbir urus korporat diguna pakai.


29

Berhubung dengan pemilihan dan perlantikan NED, syarikat patut menerima dasar telus berdasarkan kewujudan masa, kualiti dan sumbangan yang NED tersebut boleh membawa ke lembaga. Bukti objektif patut dikemukakan untuk menunjukkan bahawa kriteria ini telah dipenuhi apabila seorang NED dilantik. Kunci kepada tadbir urus berkesan adalah untuk lembaga mewujudkan persekitaran yang membenarkan penyuaraan tidak persetujuan apabila membincangkan isu strategik. Ini membantu mengelak situasi di mana pengerusi atau CEO dominan yang mewakili pemegang saham besar mengemukakan fait accompli di mana NED bebas juga akan mengelak menyuarakan tidak persetujuan mereka kecuali prinsip utama terjejas.

30


1.6.3 Piagam Lembaga Setiap lembaga digalak mempunyai piagam lembaga yang menggariskan peranan dan tanggungjawab pengarah. Yang berikut adalah beberapa perkara yang patut dipertimbangkan apabila menyediakan piagam lembaga: •

Gambaran am tentang tujuan lembaga;

•

Gambaran keseluruhan peranan pemantauan lembaga;

•

Struktur dan keahlian, termasuk keperluan bahawa satu pertiga ahli atau 2 pengarah, yang mana lebih tinggi, adalah pengarah bukan eksekutif bebas;

•

Jadual formal perkara yang disimpan untuk lembaga (lihat Seksyen 1.6.1 Panduan ini), termasuk tahap autoriti;

•

Deskripsi jawatan tentang peranan pengerusi, CEO dan pengarah eksekutif serta NED;

•

Perlantikan jawatankuasa lembaga;

•

Program orientasi dan pendidikan Pengarah; dan

•

Prosedur dipersetujui tentang mengambil nasihat profesional bebas dibayar oleh syarikat dalam usaha melaksanakan tanggungjawab pengarah (sama ada sebagai lembaga atau dalam kedudukan individu).

Piagam ini patut disemak dan dikemas kini dari semasa ke semasa menurut keperluan syarikat dan sebarang peraturan baru yang mungkin mempunyai impak ke atas pelaksanaan tanggungjawab lembaga.

1.7

PENGENDALIAN MESYUARAT LEMBAGA

Amalan Terbaik AAXIV – Lembaga patut sering berjumpa, dengan notis isu yang akan dibincangkan. Lembaga patut merekodkan perbincangannya, dari segi isu yang dibincang, dan kesimpulannya dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab. Lembaga juga patut mendedahkan bilangan mesyuarat lembaga yang telah diadakan dalam setahun dan butiranentang kehadiran setiap pengarah individu berhubung dengan mesyuarat yang diadakan.

Mesyuarat lembaga patut dilakukan secara teratur seperti perniagaan di mana semua pengarah merasakan dirinya digalak berkongsi pendapat dan mengambil bahagian dalam perbincangan. Penilaian adil patut diberi apabila pendapat, lebihlebih lagi yang melawan, disuarakan. Tiada seorang yang patut mendominasi perbincangan. Pengerusi patut memainkan peranan pengantara untuk mengekalkan aturan prosiding dalam cara konstruktif, produktif dan berkesan. Penelitian mendalam tentang isu utama dan penyelesaiannya hendaklah dicapai dengan sokongan kedua-dua lembaga dan pihak pengurusan. Berhubung dengan ini, Kod CG menyatakan dengan jelas bahawa lembaga patut merekodkan perbincangan dan resolusi yang diluluskan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. Pengerusi, dibantu oleh setiausaha syarikat, patut memantau perkara teknikal yang termasuk: (a) Pengedaran tepat pada masa notis mesyuarat bersama agenda yang betul; PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

31

(b) Ketepatan masa pengarah untuk mesyuarat lembaga; (c) Adanya kuorum; (d) Ketepatan kandungan agenda; (e) Masa yang munasabah untuk pengarah mempertimbangkan kertas lembaga sebelum mesyuarat lembaga; (f) Pematuhan Memorandum dan Tataurusan Pertubuhan syarikat; dan (g) Peruntukan CA yang diguna pakai, Syarat Penyenaraian dan keperluan kawalan selia lain.. Menyimpan rekod baik ditetapkan oleh undang-undang29. Minit mesyuarat pengarah akan dimasukkan ke dalam buku yang disimpan untuk tujuan demikian dalam masa empat belas hari dari tarikh mesyuarat berkaitan. Penyimpanan baik rekod adalah bukti syarikat diurus dengan baik.

1.7.1 Kekerapan Mesyuarat Lembaga biasa mengadakan minimum 6 hingga 8 mesyuarat lembaga setahun. Lembaga tertentu mungkin bersidang lebih kerap bergantung kepada jenis operasi syarikat, contohnya, institusi kewangan dan institusi lain yang dikawal selia oleh badan berkanun. Kod CG mewajibkan pendedahan bilangan mesyuarat lembaga yang diadakan setahun dan butiran kehadiran setiap pengarah di mesyuarat tersebut dalam laporan tahunan syarikat. Pendedahan bilangan mesyuarat lembaga yang diadakan dan kehadiran pengarah semasa tahun kewangan tersebut dimandatkan di bawah Syarat-syarat Penyenaraian30.

1.7.2 Agenda Lembaga Agenda lembaga yang disediakan dengan teliti akan meningkatkan produktiviti lembaga dan mengukuhkan peranan strategik dan pengawal selianya. Lembaga patut mengawal agenda mesyuarat mereka. Agenda patut disediakan dengan mengambil kira jadual formal perkara yang diuntukkan untuk keputusan lembaga.

29 Seksyen 156(1)(a) CA 30 Bab 9, Apendiks 9C Bahagian A (perenggan 3 & 12)

32


Amalan Terbaik AAXVIII – Pengerusi lembaga patut memikul tanggungjawab utama bagi mengatur maklumat yang perlu untuk lembaga mengendalikan agenda dan memberi maklumat ini kepada pengarah tepat pada masa. Jika pengerusi selaku ketua pegawai eksekutif, lembaga patut mengadakan prosedur untuk memastikan item agenda dimasukkan dalam agenda dan untuk memberi maklumat ini kepada pengarah.

Seperti mana ditetapkan dalam Kod CG, pengerusi patut memikul tanggungjawab utama bagi mengatur maklumat yang perlu untuk lembaga mengendalikan agenda dan untuk memberi maklumat ini kepada pengarah tepat pada masa. Perkara untuk pengetahuan atau pertimbangan lembaga patut didokumentasikan dalam kertas lembaga, di mana perbincangan berfokus pada bidang strategik tertentu yang penting atau mengkhuatirkan. FOKUS: Yang berikut adalah rangkaian perkara yang patut dimasukkan dari semasa ke semasa dalam agenda lembaga: • Perancangan perniagaan • Arah tuju dan rumusan strategi, termasuk semakan; • Isu pengurusan risiko dan penyelesaiannya; • Bajet, kelulusan dan pemantauan berbandingkan prestasi sebenar, termasuk pelaporan variasi; • Keperluan pembiayaan; • Rumusan dan pemantauan dasar utama syarikat; • Menilai prestasi pihak pengurusan; • Usaha korporat, contohnya perolehan, penggabungan, pelupusan dan pengambilalihan; • Perubahan undang-undang yang membawa impak ke atas perniagaan syarikat; • Isu perniagaan yang muncul; • Pendedahan dan pengumuman korporat ; • Hubungan pelabur dan pemegang hak; dan • Perkara litigasi terhadap syarikat.

Prinsip AIII – Lembaga patut dibekalkan tepat pada masa dengan maklumat dalam bentuk dan kualiti bersesuaian untuk membolehkannya melaksanakan tanggungjawabnya.

Kod CG menekankan bahawa maklumat yang diberi kepada lembaga haruslah lengkap, memadai dan tepat pada masa. Biasanya, pengarah sepatut menerima kertas lembaga sekurang-kurangnya 7 hari sebelum mesyuarat lembaga. Perkara penting yang dikemukakan kepada lembaga untuk proses membuat keputusan patut mengandungi ringkasan eksekutif, menonjolkan isu utama untuk diselesaikan serta latar belakang dan maklumat penjelasan. Masa patut diperuntukkan untuk pengarah menimbulkan perkara yang tidak diliputi agenda formal


33

1.8

AKSES KEPADA MAKLUMAT DAN NASIHAT BEBAS

Amalan Terbaik AAXIX – Pengarah patut mempunyai akses kepada semua maklumat dalam syarikat sama ada sebagai lembaga penuh atau dalam kedudukan individu, bagi tujuan melaksanakan tanggungjawab mereka.

Kod CG menyatakan bahawa pengarah patut mempunyai akses kepada semua maklumat dalam syarikat sama ada sebagai lembaga atau dalam kedudukan individu. Bagi pengarah, terutamanya NED, yang tidak terlibat dalam operasi harian syarikat, ia adalah penting untuk mempunyai akses kepada maklumat yang membolehkan mereka lebih memahami dan menilai prestasi syarikat. Ini termasuk respons lengkap dan tepat daripada pihak pengurusan kepada pertanyaan pengarah. Pertanyaan lanjut patut dibuat kerana bergantung kepada apa yang diberi secara sukarela oleh pihak pengurusan mungkin tidak memadai. Tambahan lagi, Kod CG menyebut bahawa setiap pengarah patut berhak mendapatkan nasihat profesional bebas yang dibayar oleh syarikat melalui prosedur dipersetujui yang formal. Piagam lembaga, jika disediakan, adalah jalan untuk menjadikan formal prosedur tersebut supaya pengarah mendapat nasihat profesional bebas seperti mana difikirkan perlu (rujuk kepada Seksyen 1.6.3 Panduan ini). Semua pengarah juga patut mempunyai akses kepada nasihat dan khidmat setiausaha syarikat.

Amalan Terbaik AAXIII – Setiap syarikat patut mengadakan program orientasi dan pendidikan untuk rekrut baru ke lembaga sebagai unsur penting dalam proses melantik pengarah baru,.

1.9

•

Akses penuh dan tidak terhad kepada sebarang maklumat tentang syarikat tersenarai tersebut;

•

Akses penuh dan tidak terhad kepada nasihat dan khidmat setiausaha syarikat; dan

•

Nasihat profesional bebas atau yang lain.

Perlantikan AHLI LEMBAGA BARU

Amalan Terbaik AA XX – Prosedur dipersetujui untuk pengarah patut disediakan, sama ada sebagai lembaga penuh atau dalam kedudukan individu, bagi tujuan melaksanakan tanggungjawab, untuk mendapat nasihat profesional bebas dibayar oleh syarikat, jika perlu.

34

Perenggan 15.04 Syarat-syarat Penyenaraian menetapkan bahawa syarikat tersenarai harus memastikan setiap pengarah mempunyai hak kepada sumber tersebut, bila perlu dan munasabah bagi pelaksanaan tanggungjawabnya, dengan kos ditanggung oleh syarikat tersenarai dan menurut prosedur yang akan ditetapkan oleh lembaga tetapi tidak terhad kepada mendapat:


Seperti mana yang dinyatakan dalam Kod CG, program orientasi dan pendidikan yang formal patut dibangunkan dan diberi kepada ahli lembaga baru untuk memastikan mereka memahami: •

peranan dan tanggungjawab mereka;

•

Harapan lembaga dari segi sumbangan pengetahuan mereka;

•

Jenis perniagaan syarikat;

•

Isu semasa yang dihadapi; dan

•

Strategi yang diambil pakai oleh syarikat.

FOKUS: Bagaimana Pfizer menjadikan pengarahnya berkesan? Apabila Robert Burt mengambil alih sebagai Pengerusi Jawatankuasa Audit Pfizer, CEO selaku Pengerusi bersara ini telah kembali ke bangku sekolah sebagai murid tunggal dalam kelasnya. Untuk 4 jam selepas setiap 3 mesyuarat lembaga Pfizer beliau selepas itu, beliau diajar oleh pengurus kanan dari bahagian, audit dalaman, hubungan pelabur, perancangan cukai, operasi perbendaharaan, bajet, komunikasi korporat, dll. Rakan kongsi utama dari KPMG LLP, juruaudit luaran Pfizer, hadir pada setiap sesi. En.Burt bukan sahaja mempelajari banyak perkara tentang peranan barunya, beliau juga membina hubungan dengan orang yang melapor kepadanya. Menjadi pengarah Pfizer sebenarya bermula apabila seseorang itu mulamula memasuki lembaga. Semua pengarah baru menjalani orientasi intensif yang terus menyambut mereka ke pangkuan pihak pengurusan atasan. Suatu kumpulan dalaman ditugas menyampaikan maklumat pengarah daripada sumber pihak ketiga. Semua pengarah digalakkan membuat lawatan kemudahan. Sumber: Bill Birchard, Pengurusan 2007

1.10 PENDIDIKAN LANJUTAN Ia adalah penting untuk pengarah mengikuti perubahan kawalan selia dan perkembangan dalam tadbir urus korporat dengan membaca dan menghadiri program latihan yang berkaitan. Pengarah juga patut mengikuti haluan luas perniagaan dengan membaca terbitan industri dan perniagaan yang berkaitan, menghadiri persidangan dan pameran perdagangan yang berkaitan, dan berjumpa dengan pihak berkuasa, pembiaya, ahli perniagaan luar negara dan yang lain yang mungkin menjadi sumber maklumat berguna. Pengarah yang berpengetahuan akan berada dalam kedudukan yang lebih baik untuk menilai cadangan yang dibuat oleh pihak pengurusan, untuk bertanya soalan yang betul kepada pihak pengurusan dan seterusnya, akan menjadi lebih berkesan sebagai pengarah. Lembaga harus menilai keperluan latihan pengarahnya dan memastikan keperluan latihan itu dipenuhi. Satu amalan baik adalah untuk lembaga kerap kali meminta setiap pengarah mengenal pasti latihan bersesuaian yang difikirkan akan meningkatkan sumbangannya kepada lembaga. Kecekapan ahli perlu diasah semula dengan mengambil bahagian dalam: •

Seminar dan bengkel yang menonjolkan teknik meningkatkan nilai pemegang saham dan kaedah menilai prestasi perniagaan dan cadangan modal;

•

Mengemas kini pembaharuan kawalan selia dan undang-undang yang membawa impak kepada kerja lembaga dan jawatankuasa;

•

Memahami penyata kewangan dan produk pelaburan yang syarikat mungkin terdedah kepadanya; PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

35

•

Persidangan industri dan pertunjukan dagang yang mengukuhkan perangkaian profesional dan membolehkan proses mendapat pengertian tentang pelanggan dan pesaing; dan

•

Lawatan lapangan ke tempat operasi syarikat untuk mendapat pengetahuan sebenar tentang pekerja, kilang, jabatan atau ladang (yang mana berkenaan).

Berhubung dengan latihan pengarah, Perenggan 15.09 Syarat-syarat Penyenaraian memerlukan pengarah mematuhi perkara yang berikut: (1) Pengarah syarikat tersenarai harus pastikan beliau menghadiri program latihan seperti mana yang mungkin ditetapkan oleh Bursa dari semasa ke semasa. (2) Bursa menganggap latihan berterusan bagi pengarah syarikat tersenarai sebagai penting untuk membolehkan pengarah melaksanakan tanggungjawab mereka dengan berkesan. Dari segi ini, lembaga syarikat tersenarai harus, secara berterusan, menilai dan menentukan keperluan latihan pengarahnya. Tajuk latihan haruslah suatu yang membantu pengarah dalam melaksanakan tanggungjawabnya sebagai pengarah. Lembaga harus mendedahkan dalam laporan tahunan syarikat tersenarai sama ada pengarahnya telah menghadiri latihan semasa tahun kewangan tersebut. Di mana mana-mana pengarah tidak menghadiri sebarang latihan semasa tahun kewangan, lembaga harus menyatakan alasan untuknya dalam laporan tahunan bagi setiap pengarah. Bab 9 Apendiks 9C (Bahagian A, Perenggan 28) memandatkan kenyataan oleh lembaga pengarah yang mengandungi deskripsi ringkas tentang jenis latihan yang dihadiri oleh pengarah semasa tahun kewangan. Di mana mana-mana pengarah tidak menghadiri sebarang latihan semasa tahun kewangan, alasan bagi setiap pengarah harus dinyatakan.

1.11 PERANAN PENGARAH DALAM PENYEMAKAN DAN PENGGUNAAN PELAN STRATEGIK Cabang 1 Amalan Terbaik AA1 Kod CG menyatakan bahawa ia adalah tanggungjawab khusus lembaga untuk menyemak dan mengguna pelan strategik untuk syarikat. Ringkasnya, ini bermakna bahawa lembaga mempunyai tanggungjawab keseluruhan berhubung dengan menjadikan formal dan melaksanakan misi, nilai dan strategi syarikat. Keberkesanan lembaga dalam membentuk arah tuju strategik syarikat dan memberi nasihat kepada pihak pengurusan dan melaksanakan fungsi ini bergantung besar kepada kecekapan kolektif ahlinya. Pengarah patut mempunyai pemahaman dan pengetahuan mencukupi tentang persekitaran saingan syarikat, isu sosial, kawalan selia dan teknologi yang mempengaruhi perniagaan dan operasi syarikat.

36


1.11.1 Dinamik Pembangunan Strategi Lembaga patut mengelak menjadi tawanan kepada agenda strategi pengurusan. FOKUS: Pembangunan Strategi – Keutamaan Lembaga Lembaga harus bertegas meminta masa yang mencukupi diberi kepada pengarah untuk menyemak dan meluluskan pelan strategik. Pihak pengurusan tidak patut menganggap bahawa lembaga akan meluluskan pelannya secara automatik, dan patut membuat persediaan untuk kemungkinan pelan ini ditolak atau ditangguh atau dibincang dengan lanjut. Lembaga patut bekerjasama dengan pihak pengurusan dalam keadaan saling menghormati dan memahami. Walau bagaimanapun, lembaga tidak boleh melepaskan tanggungjawab mereka untuk perumusan strategi perniagaan baik dan pelaksanaannya dengan berjaya.

1.11.2 Memahami Arah Tuju Strategik Suatu titik permulaan yang mungkin adalah untuk lembaga dan pihak pengurusan sama-sama merumuskan visi strategik korporat walaupun di peringkat pembentukan. Visi tidak patut begitu am sehingga ia tidak mempunyai maksud dari segi praktikal, atau begitu menentu sehingga menolak pilihan yang mungkin bernilai. . Lembaga patut fokus kepada nilai pemegang saham, dengan mengambil kira kepentingan pemegang hak berkaitan. Arah tuju strategik patut mengambil pandangan jangka sederhana hingga panjang syarikat (bergantung kepada jenis dan ketidakstabilan industri/pasaran tempat ia beroperasi) – 3 hingga 5 tahun adalah kebiasaan. Risiko boleh dipandang dari perspektif strategik atau operasi. Risiko operasi dipertimbangkan dalam Bab 3 Panduan ini. Risiko strategik melibatkan masa hadapan pasaran di mana syarikat beroperasi, dan kedudukan persaingan yang berubah-ubah di pasaran tersebut. Ia juga melibatkan kebolehan syarikat untuk melaksanakan strategi perniagaannya dengan berjaya. Pelan strategik patut memasukkan unsur risiko strategik, iaitu mengaitkan strategi perniagaan kepada risiko penting yang dihadapi syarikat termasuk, tetapi tidak terhad kepada, risiko kedaulatan, risiko berhubung dengan reputasi, etika, e-dagang, dan keselamatan, kesihatan dan alam persekitaran (bukan sahaja kewangan dan bahaya yang boleh dilindungi insurans)

1.11.3 Melakukan Semakan Strategi Lembaga harus menubuhkan strategi semakan lembaga yang kerap dan formal. Ini melibatkan menilai strategi korporat sedia ada, pemeriksaan kemajuan terhadap objektif yang ditetapkan dan penilaian prestasi semasa berdasarkan objektif ini. Ia sepatutnya menjadi semakan tahap tinggi yang dijalankan oleh lembaga dan sepatutnya berasingan daripada mana-mana semakan strategi oleh pihak pengurusan. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

37

Kriteria yang digunakan untuk mengukur kemajuan strategik patut dipilih oleh lembaga dan bukan pihak pengurusan. Ini akan berfokuskan, antara lain, prestasi kewangan dan pengukuran nilai pemegang saham. Semakan strategi lembaga patut diadakan sekurang-kurangnya secara tahunan dan dalam keadaan persekitaran dan pasaran yang pesat berubah, lebih kerap lagi. Tujuan utama penyemakan strategi lembaga adalah untuk memaksa pihak pengurusan dan lembaga untuk berundur dari kekhuatiran operasi harian dari semasa ke semasa dan mengkaji semula isu strategik dasar. Proses penilaian yang dimulakan sendiri akan membolehkan lembaga menegaskan tanggungjawab muktamadnya untuk strategi yang dilaksanakan.

1.12 KUALITI MAKLUMAT Lembaga bertanggungjawab untuk ketepatan masa dan pendedahan seimbang prestasi operasi dan kewangan syarikat. Demi memantau dan menyemak prestasi syarikat berbanding objektif strategiknya, Kod CG mengesyorkan lembaga menerima kedua-dua maklumat kewangan dan bukan kewangan yang mengambil kira prestasi dan prospek syarikat sendiri dan bagaimana syarikat ditanda-araskan berbanding pesaing dan pemimpin pasaran. Sehubungan ini, lembaga patut menetapkan amaun, jenis dan pembentangan maklumat yang diperlukan dan bekerja dengan pihak pengurusan untuk memperhalus pakej maklumat lembaga dan mengubahsuai dengan sewajarnya. Maklumat bukan kewangan boleh termasuk: •

Taburan pasaran jenama utama;

•

Kepuasan dan pengekalan pelanggan;

•

Kepuasan pekerja dan pusingan ganti

•

Penyelidikan dan pembangunan dan tindakan inovasi; dan

•

Prestasi sosial dan alam sekitar. FOKUS: Maklumat yang terlalu banyak patut dielakkan, sementara pembentangan tepat pada masa, ringkas, berfokus dan berkaitan harus dihargai. • Pembentangan grafik boleh digunakan tetapi harus berjaga-jaga supaya ia tidak terlalu banyak dari segi maklumat yang berlebihan. • Pembentangan pihak pengurusan yang lama yang meninggalkan hanya sedikit masa untuk pertimbangan yang difikir panjang dan reflektif patut dielakkan.

38


1.12.1 Mengawasi dan Memantau Prestasi Syarikat Cabang ke-2 Amalan Terbaik AA1 Kod CG memperuntukkan bahawa lembaga patut dengan jelasnya memikul tanggungjawab mengawasi pengendalian operasi syarikat untuk menilai sama ada perniagaan dikendalikan dengan betul. Biasanya, lembaga lebih mengambil berat tentang ukuran kewangan. Lembaga mengawasi prestasi berbandingkan bajet dan mengambil berat sama ada syarikat mereka dapat mencapai ramalan untuk suku, pertengahan atau hujung tahun. Ukuran kewangan tradisi adalah penting tetapi tidak selalu menggambarkan situasi semasa memandangkan batasan yang wujud secara semula jadi: •

Ukuran melambangkan kejadian masa lepas (iaitu penanda ketinggalan) ;

•

Mereka menunjukkan hanya sedikit atau tidak menunjukkan langsung faktor yang mendorong prestasi;

•

Prestasi operasi sebenar mungkin telah dipengaruhi oleh transaksi atau kejadian di luar perjalanan biasa perniagaan; dan

•

Pertimbangan strategik terlindung

Lembaga tidak boleh bergantung kepada gerak hati sahaja dalam mengawal selia pihak pengurusan dan pengurusan aset syarikat. Maklumat yang diberi kepada lembaga harus berfokus dan ringkas, dengan itu memudahkan proses membuat keputusan yang berkesan. Pengarah harus mempunyai akses kepada maklumat yang tepat, tepat pada masa dan berkaitan tentang syarikat mereka. Lembaga patut mengambil masa mempertimbangkan keperluan maklumat sebenar mereka dengan bertanya: •

Apakah yang mereka perlu tahu untuk melaksanakan tugas dengan baik?

•

Apa yang patut disediakan untuk memastikan keperluan ini dicapai secara memuaskan?

•

Bilakah mereka perlu mengetahuinya? dan

•

Dalam bentuk apa ia patut dikemukakan?

1.12.2 Mengemukakan Maklumat kepada Lembaga Amalan Terbaik AAXVII – Lembaga patut menerima maklumat yang bukan sahaja lama atau yang paling penting dan berorientasikan kewangan tetapi maklumat yang menjangkau penilaian prestasi yang boleh dikira suatu usaha, dan meneliti faktor prestasi lain seperti kepuasan pelanggan, kualiti produk dan perkhidmatan, bahagian pasaran, reaksi pasaran, prestasi alam sekitar dan sebagainya, apabila mengurus sebarang item pada agenda.

Lembaga patut mengambil berat bagaimana data prestasi dikemukakan kepada mereka. Maklumat yang terlalu terperinci atau dikemukakan dalam cara berbelitbelit dan tidak sistematik tidak akan diserap dengan baik dan tidak difahami. Laporan lembaga sepatutnya jelas, ringkas dan bermakna. Laporan biasa boleh dinyatakan di bawah tajuk berikut: •

isu yang timbul yang mungkin membawa kesan terhadap perniagaan di masa hadapan;

•

Isu strategik untuk perbincangan;

•

Berita pasaran dan pesaing;

•

Prestasi kewangan dan bukan kewangan;

•

Prestasi peneraju nilai;

•

Prestasi unit perniagaan; dan

•

Prestasi syarikat berhubung dengan inisiatif strategik. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

39

1.13 PERANAN SETIAUSAHA SYARIKAT Amalan Terbaik AAXXI - Semua pengarah patut mempunyai akses kepada nasihat dan perkhidmatan setiausaha syarikat.

Amalan Terbaik AAXI – Lembaga patut berhak kepada perkhidmatan setiausaha syarikat yang patut memastikan bahawa semua perlantikan dibuat dengan betul, bahawa semua maklumat perlu diperoleh daripada pengarah, keduaduanya untuk rekod syarikat dan bagi tujuan memenuhi keperluan statutori, serta obligasi yang timbul daripada Syarat-syarat Penyenaraian Bursa Malaysia atau keperluan kawalan selia lain.

Amalan Terbaik AAXXII Pengarah patut melantik sebagai setiausaha, seorang yang mampu menjalankan tanggungjawab yang diperlukan jawatan ini dan penyingkirannya patut dijadikan perkara untuk lembaga secara keseluruhan. Lembaga patut menyedari bahawa pengerusi berhak kepada sokongan kuat dan positif setiausaha syarikat dalam memastikan lembaga berfungsi dengan berkesan.

Kod CG menekankan kepentingan peranan setiausaha syarikat dalam memastikan lembaga berfungsi dengan berkesan. Setiausaha syarikat, sebagai penasihat kepada pengarah dan eksekutif kanan tentang keperluan pengawal selia, Syarat-syarat Penyenaraian dan undangundang, patut mengenal pasti dan menonjolkan kepada lembaga keperluan berkaitan dan memastikan pematuhannya. Memandangkan peranan penting setiausaha syarikat dalam konteks pengurusan lembaga, Kod CG menonjolkan bahawa pengarah patut mempunyai akses kepada nasihat dan perkhidmatannya. Berhubung dengan perlantikan pengarah baru, Kod CG khususnya menyatakan bahawa setiausaha syarikat harus memastikan semua perlantikan berkuat kuasa dengan betul dan semua maklumat perlu diperoleh daripada pengarah khususnya untuk kedua-dua rekod syarikat dan untuk memenuhi keperluan statutori dan pengawal selia. Kelayakan dan pengalaman orang yang memenuhi peranan setiausaha syarikat berbeza dari syarikat ke syarikat tetapi orang yang dilantik haruslah seorang yang mampu menjalankan tanggungjawab yang ada pada jawatan tersebut. Kod CG menyatakan bahawa perlantikan dan pembuangan setiausaha syarikat patut dijadikan perkara untuk pertimbangan lembaga secara keseluruhan. Walaupun setiausaha syarikat memainkan peranan utama dalam pematuhan, lembaga patut menyedari bahawa, di mana terdapat keraguan atau kerumitan, nasihat profesional berkenaan patut diminta. Kod CG juga menyatakan bahawa lembaga patut menyedari bahawa pengerusi berhak mendapat sokongan kuat dan positif setiausaha syarikat. Setiausaha syarikat patut memikul, inter-alia, fungsi yang digambarkan dalam Rajah 3 di bawah: Pelaksanaan tadbir urus korporat Menasihati lembaga dan pengerusi tentang pelaksanaan Kod CG; � Memantau pematuhan prinsip dan amalan terbaik ini dan memberitahu lembaga tentang sebarang pelanggaran; dan � Memastikan piawaian tinggi tadbir urus dengan mengikuti peningkatan terbarudalam tadbir urus korporat, perubahan dalam rangka undang-undang dan kawalan selia dan amalan terbaik antarabangsa. �

Pematuhan keperluan pemfailan dan pentadbiran �

�

�

�

Memastikan pematuhan prosedur untuk menjalankan mesyuarat dan simpanan dokumentasi korporat; Membantu lembaga mentafsir akta undang-undang dan kawalan selia berhubung dengan Kod CG, syarat penyenaraian dan peraturan dan perkembangan antarabangsa; Menasihati lembaga tentang keperluan yang harus dipatuhi untuk mendedahkan maklumat material kepada pemegang saham dan pasaran kewangan tepat pada masa; dan Memberitahu pengerusi tentang kemungkinan pelanggaran akta undangundang dan kawalan selia.

SETIAUSAHA SYARIKAT

� �

Perlantikan pengarah baru �

�

Membantu lembaga memastikan pentadbiran lancar dalam perlantikan pengarah baru; Memberi taklimat kepada pengarah baru tentang struktur organisasi syarikat dan prosedur yang mengawal selia operasi lembaga; dan Memastikan adanya maklumat yang diperlukan pengarah baru untuk melaksanakan tanggungjawab mereka.

Rajah 3: Fungsi setiausaha syarikat 40

�

�

�


Menyokong lembaga dan pengerusi

�

Memberi nasihat kepada pengerusi dan pengarah tentang tugas dan tanggungjawab mereka; Menyiapkan agenda dengan pengerusi dan CEO dan memberitahu semua pengarah tentang mesyuarat lembaga; Memastikan mesyuarat berjalan dengan berkesan; Merekodkan keputusan lembaga, memastikan keputusan disampaikan kepada pihak pengurusan untuk diambil tindakan dan diedar antara pengarah; dan Memberi akses dan perkhidmatan penuh kepada lembaga.

1.14 JAWATANKUASA LEMBAGA

Amalan Terbaik AAXXIII - Di mana lembaga melantik jawatankuasa, ia patut menyatakan kuasa jawatankuasa dan khususnya, sama ada jawatankuasa mempunyai kuasa untuk bertindak bagi pihak lembaga atau hanya memiliki kuasa mengkaji isu tertentu dan melapor balik kepada lembaga dengan pengesyoran.

Oleh kerana syarikat pengurusan dan kawalan menjadi lebih rumit dan berkeperluan, lembaga bergantung kepada jawatankuasanya untuk membantu mereka dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka. Jawatankuasa lembaga: •

Membenarkan pengarah menggunakan masa terhad mereka dengan lebih baik;

•

Membenarkan lebih fokus diberikan kepada isu-isu rumit dan mengesyorkan pelbagai tindakan; dan

•

Mengukuhkan peranan pengarah bebas dalam pemantauan aktiviti syarikat

Walau bagaimanapun, kewujudan jawatankuasa lembaga tidak mengurangkan tanggungjawab lembaga untuk urusan syarikat. Lembaga boleh mengamanahkan kuasa kepada jawatankuasa tetapi pemberian amanah demikian hendaklah tertakluk kepada yang berikut: •

Kuasa diamanahkan menurut Tataurusan Pertubuhan syarikat;

•

Terma-terma rujukan yang dibentuk dengan jelas, mentakrifkan tanggungjawab dan kuasa, yang diluluskan lembaga;

•

Lembaga harus memantau penugasan kuasanya; dan

•

Lembaga tidak patut semata-mata menerima atau bergantung kepada pengesyoran jawatankuasa tanpa penilaian sewajarnya dan menguji atau mencabarnya

Tambahan kepada jawatankuasa audit, yang diberi mandat oleh Syarat-syarat Penyenaraian, Kod CG mengesyorkan syarikat menubuhkan jawatankuasa penamaan dan imbuhan. Peranan setiap jawatankuasa patut diterangkan dengan syarat kerja bertulis yang diluluskan lembaga. Setiap tahun, lembaga, melalui jawatankuasa penamaan, patut menyemak keberkesanan jawatankuasa lembaga. Pengerusi setiap jawatankuasa lembaga patut menilai prestasi ahli jawatankuasa individu setiap tahun. Penilaian ini boleh digunakan untuk memudahkan penilaian jawatankuasa penamaan terhadap prestasi jawatankuasa lembaga FOKUS: Jawatankuasa lembaga yang berkesan bukan sahaja sedar akan tanggungjawab mereka tetapi juga mengenal apa yang perlu untuk memenuhi mereka dengan berkesan. Kemahiran dan pengalaman yang dipunyai ahli jawatankuasa merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan dalam memastikan pandangan objektif dibawa untuk pertimbangan jawatankuasa. Pengarah perlu mempunyai pemahaman menyeluruh tentang syarikat mereka, responsif kepada perubahan dalam persekitaran perniagaan dan mengetuai amalan untuk membuat penilaian termaklum dan keputusan baik. Ini merupakan faktor penting memandangkan lembaga akan meluluskan pengesyoran yang dibuat oleh jawatankuasa, jika tiada keadaan meringankan. Oleh itu, pengesyoran dan keputusan yang dibuat oleh jawatankuasa harus berhubung kait kepada arah tuju perniagaan syarikat dan meningkatkan keyakinan pemegang saham bahawa kepentingan terbaik syarikat dipelihara PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

41

1.14.1 Jawatankuasa Audit Jawatankuasa audit adalah asas kepada konsep kebertanggungjawaban korporat dan tadbir urus yang baik. Ia telah menjadi sebahagian penting rangka korporat untuk membantu memenuhi kebertanggungjawaban lembaga kepada pemegang saham dan pemegang hak kewangan. Kerja mereka adalah dinamik dan berubah-ubah, sebagaimana piawaian dan proses perakaunan dan pengauditan yang tertakluk kepada perubahan pesat. Jawatankuasa audit diperlukan dalam syarikat tersenarai di Malaysia di bawah Perenggan 15.10 Syarat Penyenaraian. Jawatankuasa audit memberi lembaga jaminan tentang mutu dan kebolehpercayaan maklumat kewangan yang digunakan oleh lembaga dan maklumat kewangan yang dikeluarkan secara awam oleh syarikat. . Lembaga secara keseluruhan bertanggungjawab ke atas ketepatan dan integriti pelaporan kewangan syarikat. Ia mungkin sukar bagi semua pengarah untuk mengikuti kesulitan pelaporan kewangan. Jawatankuasa audit memberi pengawasan tambahan dan lebih khusus tentang proses pelaporan kewangan dengan memudahkan pelaksanaan tanggungjawab lembaga dari segi persiapan dan terbitan penyata kewangan yang tepat pada masa. Biasanya, jawatankuasa audit: •

Menggariskan komitmen lembaga untuk memastikan integriti maklumat dan pelaporan kewangan;

•

Menambah penekanan ke atas risiko dan kawalan, termasuk tahap kuasa diamanahkan kepada pihak pengurusan oleh lembaga;

•

Memberi pengarah lebih pemahaman kepada sistem perakaunan dan kawalan syarikat;

•

Menambahkan pemahaman pengarah tentang proses audit luaran dan dalaman;

•

Mempertingkatkan komunikasi antara lembaga dan juruaudit luaran;

•

Membantu mempertingkatkan mutu pelaporan kewangan;

•

Mewujudkan forum untuk ketua pegawai kewangan atau pengarah kewangan untuk menimbulkan isu kekhuatiran;

•

Memberi mekanisme kepada juruaudit luaran untuk menegaskan kebebasannya jika berlaku perbalahan dengan pihak pengurusan; dan

•

Mengukuhkan fungsi audit dalaman dengan memberinya lebih kebebasan daripada pihak pengurusan.

Topik tentang jawatankuasa audit dan cabarannya diliputi secara terperinci dalam Bab 2 Panduan ini. 42


1.14.2 Jawatankuasa Penamaan Amalan Terbaik AAIX dan AAX Kod CG menekankan kepentingan menubuhkan jawatankuasa penamaan untuk menjalankan, inter-alia, fungsi yang berikut: •

Menyemak setiap tahun keperluan lembaga untuk gabungan kemahiran dan pengalaman dan sifat lain, termasuk kecekapan teras, yang NED patut membawa kepada lembaga; dan

•

Menilai setiap tahun, keberkesanan lembaga secara keseluruhan, jawatankuasa lembaga dan sumbangan setiap pengarah individu.

Amalan terbaik AAI Kod CG menyatakan bahawa lembaga perlu menanggung secara nyata tanggungjawab memastikan perancangan pewarisan disediakan termasuk melantik, melatih, menetapkan imbuhan untuk dan, di mana sesuai, menggantikan pihak pengurusan atasan. Lembaga patut bekerja bersama jawatankuasa penamaan terhadap perancangan pewarisan. Topik tentang jawatankuasa penamaan diliputi secara terperinci dalam Bab 7 Panduan ini.

1.14.3 Jawatankuasa Imbuhan Amalan Terbaik AAXXIV Kod CG mengesyorkan penubuhan jawatankuasa imbuhan, terdiri daripada hanya atau kebanyakannya NED, untuk mengesyorkan kepada lembaga imbuhan pengarah eksekutif dalam semua bentuk. Imbuhan NED patut dijadikan perkara untuk pertimbangan lembaga. Cabaran kepada jawatankuasa imbuhan adalah dalam membangunkan dasar berkenaan imbuhan pengarah eksekutif dan mencadangkan pakej seimbang kepada pengarah ini supaya menarik dan memotivasikan pengarah eksekutif untuk mengamalkan sifat yang diperlukan, sementara mengelak daripada membayar lebih daripada apa yang perlu bagi tujuan ini. Jawapannya adalah untuk memberi pakej yang: •

Mengaitkan ganjaran dengan prestasi kedua-dua syarikat dan individu; dan

•

Menjajar kepentingan pengarah dan pemegang saham dalam menggalakkan kemajuan syarikat

Topik tentang jawatankuasa imbuhan diliputi secara terperinci dalam Bab 8 Panduan ini.

1.15 ETIKA PERNIAGAAN Lembaga patut mempunyai pengetahuan tentang isu tidak beretika dan undangundang yang berpotensi membawa kesan buruk terhadap syarikat. Untuk memantau obligasi etika dan pematuhan syarikat dengan berkesan, lembaga patut mendapat akses kepada maklumat dan mempunyai pengetahuan tentang struktur dan proses perniagaan syarikat. Banyak syarikat kini menerima kod etika formal sebagai cara menyuarakan etos perniagaan syarikat. Kod etika biasanya wujud bersama kod perlakuan. Secara bersama, mereka membekalkan peraturan asas untuk perlakuan pihak pengurusan serta memberi panduan kepada lembaga akan cara ia patut bertindak apabila membuat keputusan tentang situasi tidak dijangka. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

43

Biasanya kod etika: •

Menyatakan nilai dan prinsip syarikat;

•

Mencerminkan dan membentuk budaya syarikat; dan

•

Menjadikan telus rangka nilai dalam mana syarikat mengejar objektif perniagaannya.

Kod perlakuan mentakrifkan kelakuan yang diterima atau tidak diterima di tempat kerja. Ianya tentang pematuhan, menggariskan peraturan dan ukuran melalui mana pekerja akan dipertanggungjawabkan dalam mematuhi nilai dan prinsip yang dinyatakan. Jika kod etika hendak melebihi usaha “rasa mesra”, ia mesti dibangun dan dilaksanakan dengan integriti, unsur yang merujuk kepada tahap komitmen dan sokongan kepada kod yang diberi oleh pengarah dan pengurus.

1.15.1 Kod Etika Pengarah di Malaysia Lembaga patut meluluskan kod etika syarikat. Lembaga juga patut memuaskan diri bahawa kod etika diambil serius di seluruh syarikat, dan memaklumkan bahawa mereka akan mengambil tindakan serius terhadap sebarang pelanggaran yang disedari dan berulang. Sudah nyata, jika lembaga ingin mengelak tuduhan hipokrasi, lembaga harus menunjuk bahawa kod dan piawaian yang dipersetujui juga terpakai terhadap mereka – mereka haruslah memimpin melalui teladan Di Malaysia, Suruhanjaya Syarikat Malaysia (CCM) telah memperkenalkan kod Etika untuk pengarah dalam merumuskan piawaian perlakuan korporat untuk mewujudkan alam korporat beretika. Prinsip yang bergantung kepada Kod Etika ini adalah yang berhubung dengan ketelusan, integriti, kebertanggungjawaban dan tanggungjawab sosial korporat31. Kod Etika ini telah ditulis berdasarkan undang-undang sedia ada seperti CA dan termasuk obligasi sosial yang patut dipenuhi pengarah. John Sullivan32 telah menekankan dengan betul “ Syarikat yang bermula membina rangka beretika perlu menjawab empat soalan asas namun kritikal ” •

Adakah syarikat kami sebenarnya mengamalkan pematuhan kod etika?

•

Apakah jenis kod yang patut kami menerima?

•

Proses apakah yang akan menjana penerimaan meluas untuk kod etika syarikat kami?

•

Sistem apakah yang akan membawa kepada nilai dan prinsip nyata dan sentiasa diperkukuhkan yang disyorkan oleh kod etika kami?

31 Kod Etika Pengarah Syarikat dipetik daripada laman web Suruhanjaya Syarikat Malaysia, www.ssm. com.my 32 Forum Tadbir Urus Korporat Global Fokus No 7 John Sullivan, “Kompas Moral Syarikat; Etika Perniagaan dan Tadbir Urus Korporat sebagai Alat Anti-Korupsi ( 2009 ) IFC di muka surat 38”

44


1.15.2 Audit Etika33 33

Satu cara memastikan integriti Kod Etika adalah dengan menjalankan audit etika berkala. Sekali lagi, ia merupakan kes “apa yang diukur akan dilaksanakan”. Jenis soalan yang diliputi dalam audit etika termasuk yang berikut: •

Terdapatkah peraturan jelas bagaimana pekerja syarikat patut berkelakuan antara satu sama lain dan terhadap pemegang hak luaran?

•

Wujudkah pemahaman bersama tentang jenis kelakuan yang menyokong nilai syarikat yang dinyatakan?

•

Adakah pekerja faham bagaimana keputusan diambil dalam syarikat, lebihlebih lagi keputusan yang membawa kesan terus kepada mereka?

•

Adakah prestasi syarikat berhubung dengan nilai ternyata diukur dan disemak sekurang-kurangnya setiap tahun?

•

Adakah kelakuan pengurus kanan mencerminkan nilai syarikat yang dinyatakan? (Adakah mereka “bikin serupa cakap”?)

•

Sudahkah pekerja diperkenalkan kepada nilai syarikat dan sudahkah mereka diarahkan bagaimana mendekati dilema etika yang mungkin berlaku?

•

Terdapatkah persetujuan pihak pengurusan bagaimana syarikat akan melayan pekerjanya? Adakah pematuhan diukur?

•

Apakah tahap semangat pekerja?

•

Terdapatkah proses dan sistem membenarkan pekerja menimbulkan kekhuatiran etika tanpa merisaukan kemungkinan tindakbalas? Terdapatkah prosedur aduan formal, dan adakah ini diketahui dan diguna?

•

Terdapatkah hukuman jelas dikenakan ke atas mereka yang bertindak melanggar nilai dan etika syarikat?

•

Adakah kod etika syarikat mentaksirkan dengan memadai perkara berhubung dengan percanggahan kepentingan dan obligasi pengarah terhadap maklumat sulit?

1.16 TANGGUNGJAWAB SOSIAL KORPORAT Menurut Bab 9, Apendiks 9C (Bahagian A, Perenggan 29) Syarat Penyenaraian, syarikat tersenarai harus memberi deskripsi dalam laporan tahunan akan aktiviti atau amalan tanggungjawab sosial korporat yang dijalankan oleh syarikat tersenarai tersebut dan anak syarikatnya atau jika tiada, kenyataan menyatakan demikian.

33 Material dalam sub-seksyen ini telah diambil daripada Lagan, Attracta, Mengapa Etika Penting: Etika Perniagaan untuk Kaum Perniagaan.


45

1.16.1 Isu Alam Sekitar Kesan aktiviti perniagaan ke atas alam sekitar fizikal, kesihatan dan keselamatan adalah isu yang menjadi kekhuatiran awam. Ia dijangka akan mendapat momentum dalam masa hadapan yang singkat. Pelaporan prestasi alam sekitar kepada pemegang hak telah menjadi isu begitu penting yang harus disebut dengan khususnya. Bagaimana syarikat mengurus tanggungjawab alam sekitar mereka boleh mendatangkan akibat penting ke atas prestasi perniagaan dan reputasi mereka. Oleh demikian, lebih banyak syarikat menganggap tanggungjawab alam sekitar mereka sebagai perkara serius, dan sedia dipertanggungjawabkan ke atas prestasi alam sekitar mereka. Pelaporan boleh dianggap sebagai sebahagian proses pemakluman lengkap ketepatan masa dalam pengurusan alam sekitar. Sebenarnya, banyak syarikat kini mengendalikan Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS). Pada tahun 1996, Organisasi Piawaian Antarabangsa mengambil pakai siri Piawaian 14000 untuk EMS dan audit mereka. Ini merupakan piawaian sukarela dan mengambil kira keadaan syarikat yang berlainan. Isu-isu berikut, inter-alia, patut dipertimbangkan oleh syarikat dalam menangani dan melaporkan prestasi alam sekitar:

46


•

Syarikat boleh didenda dan mendapati operasi mereka dihentikan buat sementara disebabkan kesalahan alam sekitar;

•

Syarikat yang membeli aset mungkin mendapati mereka juga membeli liabiliti alam sekitar. Ketekunan wajar alam sekitar adalah terpenting dalam keadaan demikian. Walau bagaimanapun, ia juga mungkin bagi syarikat menyimpan liabiliti alam sekitar untuk aset yang telah dijual;

•

Pencemaran adalah pengecualian spesifik dalam kebanyakan polisi insurans, termasuk polisi liabiliti pengarah dan pegawai;

•

Syarikat (dan pengarah mereka) boleh disaman di bawah undang-undang biasa kerana gagal melindungi alam sekitar, termasuk tindakan untuk kecuaian, pencerobohan dan gangguan;

•

Tuntutan terhadap produk sifat “mesra alam” mungkin membawa kepada tindakan untuk kelakuan mengelirukan dan menipu;

•

Pelabur, peminjam dan syarikat insurans menjadi lebih tegas tentang risiko alam sekitar. Bank dan peminjam lain, contohnya, mungkin “mewarisi” liabiliti alam sekitar apabila menguatkuasakan sekuriti yang dipegang ke atas aset tertentu. Sebaliknya, di mana peminjam membiayai pembelian aset demikian, mereka mewajibkan penjual menanggung liabiliti alam sekitar;

•

Jenama atau tanda dagang syarikat kian menjadi “tanda amanah”; amanah ini boleh tercemar akibat insiden atau bencana alam sekitar;

•

Ramai perniagaan sedang memberi tekanan pembekal mereka untuk menunjukkan prestasi alam sekitar yang unggul, contohnya, dengan menuntut supaya EMS pembekal diiktiraf dengan pensijilan ISO 14001;

•

Syarikat yang meningkatkan prestasi alam sekitar – contohnya dengan mengurangkan pencemaran, mengurangkan bahan buangan, dan mengurangkan penggunaan tenaga – lazimnya menerima manfaat dari segi efisiensi bertambah dan kos yang berkurangan; dan

•

Syarikat yang gagal memasukkan pertimbangan alam sekitar dalam strategi perniagaan mungkin terlepas peluang pasaran.

1.16.2 Kebertanggungjawaban Sosial Syarikat sentiasa membuat pilihan antara objektif yang betul-betul komersial dan pertimbangan beretika dan sosial yang lebih luas, seperti mana mereka membuat pilihan antara mendapat keuntungan sekarang dan janji mendapat pulangan yang lebih tinggi di masa hadapan terdekat. Syarikat tidak bertindak dalam vakum etika, moral dan sosial di mana: •

Hanya beberapa lembaga sama sekali tidak mempedulikan kebajikan pekerja mereka

•

Kebanyakan syarikat amat sedar bahawa pelanggan akan meninggalkan mereka jika mereka tidak puas terhadap harga, kualiti produk, perkhidmatan, atau aspek lain perlakuan korporat;

•

Syarikat mendapati pengabaian alam sekitar diikuti balasan - denda dan penalti lain, tindakan undang-undang, reputasi yang tercemar, protes awam, boikot pengguna;

•

Banyak syarikat kini sedar jika mereka tidak menghiraukan kekhuatiran penting pemegang hak, mereka masih terpaksa mematuhi keperluan sama melalui undang-undang kerajaan, peraturan kecil dan persetujuan antarabangsa yang mungkin dikenakan contohnya, denda, penalti dan teguran;

•

Pemegang saham akan mulai resah jika syarikat mendapat reputasi untuk “salah laku serius”; dan

•

Syarikat yang bertindak dalam cara beretika, bertanggungjawab sosial dan mesra alam akan mendapat ganjaran komersial yang berpatutan. Ini boleh diterangkan sebagai pendekatan “prestasi baik melalui tindakan baik” terhadap kekhuatiran pemegang hak.

Lembaga boleh mengambil langkah berikut untuk membantu syarikat mereka mengurus beberapa dilema tersebut dengan lebih baik: •

Lembaga boleh menyemak visi, nilai, penyata misi, dan Kod Perlakuan syarikat. Satu langkah mengatasi masalah ini adalah dengan menjalankan audit berkala tanggungjawab korporat. Audit sedemikian akan menilai prestasi keseluruhan syarikat di samping nilai teras, dasar etika, amalan operasi dalaman, sistem pengurusan dan, yang paling penting, harapan pemegang hak utama syarikat; PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

47

•

Kaji suatu konsep yang dipanggil pelaporan Triple Bottom Line (TBL). Pelaporan TBL bermaksud meluaskan rangka pelaporan tradisi untuk mengambil kira prestasi alam sekitar dan sosial sebagai tambahan kepada pelaporan prestasi kewangan; dan

• Merumuskan pendekatan kepada integriti perniagaan.

1.16.3 Laporan Daya Ketahanan dan Kepentingan Khas Daya ketahanan dan laporan kepentingan khas seperti laporan alam sekitar kebanyakannya telah wujud disebabkan tuntutan pemegang hak untuk ketelusan dan untuk syarikat bertanggungjawab terhadap impak aktiviti mereka ke atas alam sekitar fizikal, tenaga kerja dan komuniti di mana mereka beroperasi. Terdapat pelbagai jenis laporan yang diterbitkan. Kebanyakan laporan yang kini diterbitkan adalah laporan kesihatan, keselamatan dan alam sekitar. Walau bagaimanapun, terdapat fokus semakin meningkat terhadap isu sosial seperti penglibatan komuniti, peluang sama, kepelbagaian tenaga kerja, hak asasi manusia, perhubungan pembekal, pekerja kanak-kanak, kebebasan bergaul, dan perdagangan adil Semakin banyak syarikat mengeluarkan laporan daya ketahanan. Pada dasarnya, laporan daya ketahanan bertujuan memberi pemegang saham dan pemegang hak lain pemahaman kepada daya ketahanan jangka-panjang syarikat dari segi: • Tenaga Ekonomik; • Hubungan sosial dengan pemegang hak; dan • Pematuhan dan integriti alam sekitar, dengan mengukur dan melaporkan prestasi kewangan, alam sekitar dan sosial.

Rujukan patut dibuat kepada “Rangka Tanggungjawab Sosial Korporat untuk PLC Malaysia” Bursa Malaysia yang terdapat di laman web Bursa Malaysia. 1.17 RISIKO PERBUATAN MENIPU DAN TUKANG ADU Dasar dan prosedur wajar yang ditubuhkan dalam syarikat mengeluarkan isyarat jelas kepada orang awam, pemegang hak dan pengawal selia tentang sikap pihak pengurusan (iaitu “nada dari atas”) terhadap perbuatan menipu dan tindakan haram. Pekerja pada semua peringkat dalam syarikat mempunyai tanggungjawab untuk menangani risiko perbuatan menipu. Lembaga dan pihak pengurusan samasama bertanggungjawab ke atas pengelakan dan mengesan perbuatan menipu. Berdasarkan saiz dan keadaan, lembaga patut menyemak kawalan dalaman sedia ada yang ditetapkan pihak pengurusan supaya program anti-perbuatan menipu dilaksanakan secukupnya dalam syarikat.

48


Ini akan memberi jaminan munasabah bahawa rangka sudah ditempatkan untuk mengenal pasti risiko perbuatan menipu. Antara pertimbangan penting adalah seperti yang berikut: Bagaimanakah syarikat mengenal pasti risiko perbuatan menipu? • Apakah jenis program pengurusan risiko perbuatan menipu yang terdapat di syarikat? • Apakah yang sedang dibuat dalam syarikat untuk menghalang perbuatan menipu dengan lebih baik atau sekurang-kurangnya menyedarinya dengan lebih cepat? • Apakah proses yang terdapat untuk menyiasat perbuatan menipu dan mengambil tindakan pembetulan? Contoh program anti-perbuatan menipu ialah dasar tukang adu. Aduan berlaku apabila seorang pekerja menimbulkan kekhuatiran tentang aktiviti merbahaya atau haram yang beliau ketahui melalui kerjanya. Ia merupakan tanggungjawab setiap pekerja untuk menyuarakan kekhuatiran benar berhubung dengan aktiviti jenayah, pelanggaran obligasi undang-undang (termasuk kecuaian, pelanggaran kontrak, pelanggaran undang-undang), kegagalan keadilan, bahaya kepada kesihatan dan keselamatan atau kepada alam sekitar dan penutupan mana-mana antaranya di tempat kerja. Ia diambil pakai sama ada maklumat tersebut sulit ataupun tidak. Di mana seorang pegawai, dalam menjalankan tugasnya, mempunyai kepercayaan munasabah akan sebarang perkara yang mungkin atau akan menjadi pelanggaran atau ketidakpatuhan sebarang keperluan CA atau bahawa kesalahan serius melibatkan perbuatan menipu atau penipuan sedang atau berkemungkinan dilakukan beliau boleh melaporkan perkara tersebut kepada Pendaftar CCM34. Perhatian harus diberi bahawa peruntukan undang-undang yang mengenakan obligasi pengaduan tersebut menggunakan terma berbudi bicara. Juruaudit, walau bagaimanapun, mempunyai obligasi mandatori, sebab beliau “mesti” melaporkan terus perkara tersebut kepada Pendaftar35. Menurut Seksyen 320(1) CMSA, jika seorang juruaudit, dalam menjalankan tugasnya mempunyai pendapat profesional bahawa telah berlaku pelanggaran atau ketidakpatuhan sebarang keperluan atau peruntukan undang-undang sekuriti, pelanggaran sebarang Syarat Penyenaraian atau sebarang perkara yang mungkin membawa kesan buruk pada tahap material kepada kedudukan kewangan syarikat disenaraikan, juruaudit tersebut mesti dengan segera mengemukakan laporan bertulis tentang perkara tersebut: a) dalam kes pelanggaran atau ketidakpatuhan sebarang keperluan atau peruntukan undang-undang sekuriti, kepada Suruhanjaya Sekuriti; b) dalam kes pelanggaran atau ketidakpatuhan sebarang Syarat Penyenaraian, kepada Bursa dan Suruhanjaya Sekuriti; atau c) dalam sebarang kes lain yang membawa kesan buruk pada tahap material kepada kedudukan kewangan syarikat disenaraikan, kepada Bursa dan Suruhanjaya Sekuriti. 34 Seksyen 368B(1) CA 35 Seksyen 174(8A) CA


49

CA dan CMSA mewajibkan syarikat-syarikat memastikan pekerja tidak didiskriminasikan dan pekerjaan dan mata pencarian sah pekerja sedemikian tidak akan terganggu akibat pengemukaan laporan tentang ketidakpatuhan peraturan Lembaga patut memastikan dasar tukang adu disediakan di mana pekerja boleh, secara sulit, menimbulkan kekhuatiran tentang kesalahan yang mungkin Seterusnya, Perenggan 15.17 Syarat Penyenaraian memperuntukkan bahawa di mana jawatankuasa audit berpendapat perkara yang dilaporkan olehnya kepada lembaga pengarah syarikat tersenarai tidak diselesaikan dengan memuaskan, lalu menyebabkan pelanggaran Syarat Penyenaraian, jawatankuasa audit dalam keadaan sedemikian harus melaporkannya dengan segera kepada Bursa. Contoh dasar tukang adu dinyatakan dalam Eksibit 1 Panduan ini. . Dasar ini harus dikaji semula setiap tahun. Laporan tukang adu patut tertakluk kepada semakan tahunan. Laporan tukang adu patut dialamatkan kepada individu bebas yang tidak terdedah kepada pengaruh tidak sesuai atau tekanan daripada pihak pengurusan. Individu yang boleh dianggap sesuai termasuk pengerusi jawatankuasa audit; pengarah bukan eksekutif bebas yang lama berkhidmat; pihak seperti setiausaha syarikat; ketua jabatan audit dalaman; atau jabatan khusus yang mengendalikan siasatan tentang salah laku atau perkara berkaitan lain dan mempunyai talian pelaporan langsung kepada pengarah bebas. Penerima laporan aduan bertanggungjawab memastikan semua kekhuatiran yang diterima diterangkan dengan sesuai, dijaga dan dilaporkan kepada saluran betul pihak berkuasa seperti mana dianggap sesuai.

50


BAB 2 JAWATANKUASA AUDIT DAN CABARANNYA

JAWATANKUASA AUDIT DAN CABARANNYA

“KEWUJUDAN JAWATANKUASA AUDIT SAHAJA TIDAK MENCUKUPI. JAWATANKUASA AUDIT HARUS BERHATI-HATI, BERPENGETAHUAN, TEKUN DAN MENCUNGKIL DALAM MELAKSANAKAN TANGGUNGJAWAB PENGAWASANNYA” KENYATAAN SURUHANJAYA TREADWAY

2.1

MENUBUHKAN JAWATANKUASA AUDIT Jawatankuasa audit yang ditubuhkan oleh lembaga pengarah syarikat memainkan peranan penting dalam proses tadbir urus korporat, proses yang menjadi asas perlindungan pemegang saham. Lembaga boleh mengamanahkan, tetapi tidak boleh melepaskan tanggungjawabnya kepada jawatankuasa audit. Jawatankuasa audit harus sedar apa yang berlaku dalam syarikat sekarang, dan pada masa yang sama, apa yang mungkin berlaku di masa hadapan. Lima “Prinsip Panduan” 36 untuk amalan terbaik yang boleh dipakai ke atas setiap jawatankuasa audit adalah seperti berikut: •

Interaksi dengan peserta lain dalam proses audit;

• Komunikasi juruaudit dalaman; • Komunikasi juruaudit luaran; • Perbincangan terus-terang dengan pihak pengurusan, juruaudit dalaman dan juruaudit luaran; dan • Keahlian jawatankuasa audit.

2.2

TANGGUNGJAWAB UTAMA Jawatankuasa audit yang berkesan patut sedar akan tanggungjawabnya, memahami dengan penuh dan menerimanya dan menyedari apa yang perlu untuk memenuhinya . Seperti mana dilihat dalam Rajah 4, setiap jawatankuasa audit patut memikul empat tanggungjawab penting: •

Menilai risiko dan persekitaran kawalan;

• Mengawasi pelaporan kewangan; • Menilai proses audit dalaman dan luaran; dan • 36

52


Menyemak berkaitan.

situasi

percanggahan

kepentingan

dan

transaksi

pihak

Laporan dan Pengesyoran Jawatankuasa Riben Biru tentang Memperbaiki Keberkesanan Jawatankuasa Audit Korporat, Februari 1999.

JAWATANKUASA AUDIT

*Menilai persekitaran risiko dan kawalan

Mengawasi pelaporan kewangan

Menilai proses audit

Menyemak percanggahan kepentingan dan transaksi pihak berkaitan

Rajah 4: Tanggungjawab utama jawatankuasa audit * Lembaga mungkin memilih untuk mengamanahkan tanggungjawab ini kepada jawatankuasa audit atau jawatankuasa spesifik lain

2.2.1 Menilai Persekitaran Risiko dan Kawalan

Prinsip DII – Lembaga patut mempunyai sistem kawalan dalaman yang baik untuk memelihara pelaburan pemegang saham dan aset syarikat.

Apabila lembaga telah mengamanahkan jawatankuasa audit untuk mengawasi penilaian proses berhubung dengan risiko dan kawalan syarikat, jawatankuasa audit harus menentukan bahawa pihak pengurusan telah melaksanakan dasar memastikan risiko syarikat dikenal pasti dan dinilai serta kawalan yang disediakan adalah memadai dan berfungsi dengan baik untuk menangani risiko. . Rangka kawalan dalaman patut memberi perhatian kepada komponen bersangkut-paut yang berikut: •

Persekitaran kawalan: ini menetapkan nada syarikat. Ia merupakan asas semua aspek kawalan dalaman, memberi disiplin dan struktur. Ia termasuk integriti, nilai beretika, dan kecekapan pekerja.;

• Penilaian risiko: mengenal pasti dan menganalisis risiko berkaitan yang menghalang syarikat daripada mencapai objektifnya dan membentuk dasar untuk menentukan bagaimana risiko tersebut patut diurus; • Aktiviti kawalan: ini adalah dasar dan prosedur yang membantu memastikan tindakan yang perlu diambil untuk mengurus risiko yang menghalang pencapaian objektif syarikat; • Maklumat: harus dikenal pasti, dikumpul dan disampaikan dalam bentuk dan jangka masa yang membolehkan pekerja melaksanakan tanggungjawab mereka; dan • Pemantauan: menilai prestasi sistem kawalan secara berterusan.

2.2.2 Mengawasi Pelaporan Kewangan Tanggungjawab pelaporan kewangan jawatankuasa audit termasuk: Prinsip DI – Lembaga patut mempersembahkan penilaian seimbang dan yang boleh difahami tentang kedudukan dan prospek syarikat.

•

Menyemak keluaran perolehan dan laporan kewangan;

• Menilai kesesuaian pilihan dasar perakaunan oleh pihak pengurusan dan pendedahan menurut piawaian perakaunan diluluskan;


53

•

Memastikan penyerahan penyata kewangan tepat pada masa oleh pihak pengurusan;

• Menyemak transaksi penting atau luar biasa dan anggaran perakaunan, termasuk transaksi pihak berkaitan; • Menyemak dan memahami perwakilan pihak pengurusan; dan • Menilai sama ada laporan kewangan memberi gambaran benar dan adil tentang kedudukan kewangan dan prestasi syarikat serta mematuhi keperluan kawalan selia.

2.2.3 Menilai Proses Audit Dalaman dan Luaran

Prinsip DIII – Lembaga patut menubuhkan pengaturan formal dan telus untuk mengekalkan hubungan sesuai dengan juruaudit syarikat

Proses audit syarikat dilaksanakan oleh juruaudit luaran dan dalaman. Jawatankuasa audit patut memastikan bahawa juruaudit ini mengekalkan hubungan yang berkesan sesama sendiri dan usaha mereka diselaraskan. Juruaudit luaran bertanggungjawab menjalankan audit ke atas penyata kewangan sementara tanggungjawab juruaudit dalaman adalah menilai proses pengurusan risiko, kawalan dan tadbir urus. Jawatankuasa audit patut menentukan sama ada audit dalaman dijalankan menurut piawaian profesional yang diterima dan mempertimbangkan sama ada semakan luaran prestasi audit dalaman patut diadakan. Perenggan 15.13 (1) (e) Syarat Penyenaraian menetapkan bahawa jawatankuasa audit harus, antara lain, menyemak kecekapan fungsi audit dalaman. Dalam menilai juruaudit luaran, jawatankuasa patut mempertimbangkan kecekapan dan kebebasan juruaudit, skop audit dan sama ada yurannya adalah memadai untuk audit berkualiti dilaksanakan.

2.2.4 Menyemak Situasi Percanggahan Kepentingan dan Transaksi Pihak Berkaitan Amalan Terbaik BBII (vii) – Jawatankuasa Audit patut mempertimbangkan sebarang transaksi pihak berkaitan yang mungkin berlaku dalam syarikat atau kumpulan.

Transaksi pihak berkaitan boleh menjadi percanggahan kepentingan yang mungkin atau sebenar dan mewujudkan tanggapan bahawa keputusan syarikat adalah berdasarkan pertimbangan selain daripada kepentingan terbaik syarikat dan pemegang sahamnya. Jawatankuasa audit patut menentukan sama ada dan bagaimana syarikat mengendalikan situasi percanggahan kepentingan dan memantau pematuhan dasar transaksi pihak berkaitan dan/atau mandat termasuk transaksi atau situasi yang memerlukan pendedahan dalaman dan kawalan selia tepat pada masa dan semakan dan pelaporan yang sesuai.

Empat tanggungjawab penting jawatankuasa audit seperti mana dinyatakan di atas diterangkan secara terperinci dalam Bab 3, 4 ,5 dan 6 Panduan ini.

54


2.3

KOMPOSISI

Amalan Terbaik BBI – Lembaga patut menubuhkan jawatankuasa audit terdiri daripada sekurangkurangnya 3 ahli, di mana majoritinya bebas. Semua ahli jawatankuasa audit sepatutnya pengarah bukan eksekutif. Lembaga patut memberi jawatankuasa audit bidang kerja mereka secara bertulis yang meliputi dengan jelas kuasanya dan tanggungjawab. Semua ahli jawatankuasa audit patut celik kewangan dan sekurang-kurangnya seorang sepatutnya menjadi ahli persatuan atau badan perakaunan.

Saiz jawatankuasa audit akan berbeza bergantung kepada keperluan syarikat, lembaga dan lingkungan tanggungjawab yang diamanahkan. Perenggan 15.10 Syarat Penyenaraian memandatkan syarikat melantik jawatankuasa audit yang terdiri daripada tidak kurang daripada 3 ahli. Semua ahli jawatankuasa haruslah pengarah bukan eksekutif dengan majoritinya bebas. Sekurang-kurangnya seorang ahli jawatankuasa audit harus memenuhi kepakaran kewangan yang diwajibkan oleh Syarat Penyenaraian. Jawatankuasa audit patut dilantik oleh lembaga berdasarkan cadangan daripada jawatankuasa penamaan. Di mana tiada jawatankuasa penamaan, lembaga melantik ahli jawatankuasa audit daripada ahlinya sendiri. Ahli jawatankuasa harus mempunyai kecekapan yang diperlukan untuk berurusan dengan pihak pengurusan dan juruaudit serta bersedia menanyakan soalan penting dan menyelidik tentang risiko kewangan dan operasi syarikat, pematuhan terhadap piawaian perakaunan yang diluluskan dan keperluan lain. Apabila pengarah baru dilantik ke jawatankuasa audit, lembaga patut memastikan orientasi berkesan diberi kepada ahli jawatankuasa baru dan bahawa terdapat pengarah berpengalaman mencukupi dalam jawatankuasa tersebut.

2.3.1 Kebebasan Ahli Kebebasan jawatankuasa audit merupakan asas keberkesanan jawatankuasa tersebut. Jawatankuasa audit harus terdiri daripada majoriti pengarah bebas. Seperti mana diperuntukkan oleh Perenggan 15.11 Syarat Penyenaraian, pengerusi jawatankuasa audit sepatutnya pengarah bukan eksekutif bebas. Mesyuarat jawatankuasa audit patut menjadi sesi sumbangan yang berkesan. Pengarah bebas yang cekap dalam jawatankuasa audit memberi salah satu cara dalam meneguhkan kedua-dua audit dalaman dan tahunan.

2.3.2 Kelayakan ahli Keberkesanan jawatankuasa audit bergantung kepada pengalaman perniagaannya yang luas, pengetahuan dan kecekapan dalam perkara perniagaan, pelaporan kewangan, kawalan dalaman dan pengauditan. Jawatankuasa patut mempunyai calon dengan kebolehan memahami dan mencabar dakwaan pihak pengurusan dengan berkesan berhubung dengan yang berikut: •

Mengenal pasti dan menilai risiko;

• Sistem kawalan dalam; • Isu perakaunan dan pelaporan utama; • Interpretasi dan implementasi piawaian perakaunan yang diluluskan; dan • Peranan juruaudit dalaman dan luaran. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

55

2.3.3 Kecelikan Kewangan Ahli Kod CG memerlukan semua ahli celik kewangan dengan sekurang-kurangnya 1 ahli memenuhi kewajipan kepakaran kewangan di bawah Syarat Penyenaraian. Gambaran ringkas kecelikan kewangan adalah seperti berikut: •

Kebolehan membaca dan memahami penyata kewangan, termasuk kunci kira-kira, penyata pendapatan dan penyata aliran tunai;

• Kebolehan menganalisis penyata kewangan dan menanyakan soalan berkaitan tentang operasi syarikat berbanding kawalan dalaman dan faktor risiko; dan • Kebolehan memahami dan mentafsir penggunaan pakai piawaian perakaunan diluluskan. Untuk memahami dengan lebih lanjut dan menilai siapakah yang layak menjadi ahli celik kewangan, borang soal selidik diberikan dalam Eksibit 2 Panduan ini. Lembaga, melalui jawatankuasa penamaan, patut menilai kecelikan kewangan ahli jawatankuasa audit dan mempertimbangkan implikasi pemerhatian mereka.

2.3.4 Sifat Peribadi Ahli Jawatankuasa audit sepatutnya terdiri daripada individu dengan bidang kecekapan luas yang menjangkau hanya kebiasaan dengan penyata kewangan. Dalam memilih ahli jawatankuasa audit, ciri peribadi dan profesional patut dinilai untuk memastikan keberkesanan jawatankuasa audit dalam memberi pengawasan bebas, objektif dan berkesan. Lembaga boleh mempertimbangkan sifat peribadi yang berikut apabila memilih ahli jawatankuasa: •

Kebolehan bertindak dengan bebas dan proaktif dalam menasihati lembaga tentang sebarang kekhuatiran;

• Kebolehan bertanya soalan berkaitan, menilai respons dan mencungkil maklumat secara berterusan sehingga benar-benar berpuas dengan maklum balas yang diberi; • Kebolehan dan kemahuan untuk sentiasa menjalani program perkembangan diri; • Sifat sanggup menerima idea baru dan bertoleransi terhadap pandangan luar biasa; • Kebolehan menghargai budaya dan nilai syarikat dan keazaman memperjuangkan nilai syarikat tersebut berserta pendekatan berfikir terhadap isu beretika yang mungkin dihadapi; • Pendekatan profesional terhadap tanggungjawab, termasuk komitmen masa dan usaha yang bersesuaian; • Keberanian membuat dan berpegang kepada keputusan sukar; dan • Menggalakkan keikhlasan dan ketelusan yang didemonstrasikan dengan kebolehan menerima kesilapan tanpa menyalahkan sesiapa. 56


2.4

TERMA-TERMA RUJUKAN

Amalan Terbaik AAXXIII - Di mana lembaga melantik jawatankuasa, ia patut menjelaskan kuasa jawatankuasa dan, khususnya, sama ada jawatankuasa mempunyai kuasa bertindak bagi pihak lembaga atau hanya kuasa mengkaji isu tertentu dan melapor balik kepada lembaga dengan pengesyoran.

Tanggungjawab lembaga yang diamanahkan kepada jawatankuasa audit patut disampaikan dengan jelas dan ditaksirkan dengan nyata. Kedua-dua Kod CG dan Perenggan 15.12 dan 15.13 Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan perlunya terma-terma rujukan bertulis dan fungsi minimum jawatankuasa audit. Terma-terma rujukan bukan sahaja membantu ahli jawatankuasa memberi fokus kepada peranan dan tanggungjawab mereka tetapi pendedahannya juga akan membolehkan pemegang saham dimaklumkan tentang peranan dan tanggungjawab jawatankuasa audit. Terma-terma rujukan patut diubah suai mengikut keperluan dan keadaan spesifik syarikat. Setelah ditubuhkan, terma-terma rujukan patut dinilai, disemak dan dikemas kini sekurang-kurangnya setiap tahun oleh jawatankuasa atau apabila terdapat perubahan kepada Kod CG dan Syarat-syarat Penyenaraian. Jawatankuasa sepatutnya mencadangkan sebarang perubahan kepada termaterma rujukan kepada lembaga untuk kelulusannya. Penilaian terma-terma rujukan jawatankuasa sepatutnya satu proses yang ketat dikawal dengan mengambil kira keadaan syarikat dan sebarang peraturan baru yang mungkin mempunyai kesan ke atas tanggungjawab jawatankuasa audit.

2.5

PERANAN PENGERUSI JAWATANKUASA AUDIT

Amalan Terbaik BBV – Pengerusi jawatankuasa audit patut berurusan secara berterusan dengan pengurusan atasan, seperti pengerusi, ketua pegawai eksekutif, pengarah kewangan, ketua audit dalaman dan juruaudit luaran supaya sentiasa termaklum tentang perkara yang mempunyai kesan ke atas syarikat.

Pengerusi yang teguh yang memaparkan kebolehan dan kecekapan mendalam adalah unsur penting bagi jawatankuasa yang berjaya, dan oleh itu, pemilihannya patut dijalankan dengan perhatian dan pertimbangan yang sewajarnya. Pengerusi jawatankuasa audit patut memikul, antara lain, tanggungjawab yang berikut: •

Merancang dan mengendalikan mesyuarat;

• Mengawasi pelaporan kepada lembaga; • Menggalakkan perbincangan terbuka semasa mesyuarat; dan • Memulakan dan mengekalkan dialog aktif berterusan dengan pihak pengurusan atasan dan kedua-dua juruaudit dalaman dan luaran..


57

2.6

MESYUARAT DAN AGENDA

Amalan Terbaik BBVI –Lembaga patut mendedahkan dalam cara memaklumkan, butiran aktiviti jawatankuasa audit, bilangan mesyuarat diadakan dalam setahun dan butiran kehadiran setiap pengarah berhubung dengan mesyuarat, dan butiran latihan yang dihadiri setiap pengarah.

Amalan Terbaik BBII (ix) – Tanggungjawab jawatankuasa audit patut termasuk mempertimbangkan topik lain seperti mana ditaksirkan oleh lembaga.

Perenggan 15.19 Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa untuk membentuk kuorum berhubung dengan mesyuarat jawatankuasa audit, majoriti ahli yang hadir haruslah pengarah bebas. Kod CG memerlukan butiran aktiviti jawatankuasa audit, bilangan mesyuarat audit yang diadakan dalam setahun dan kehadiran setiap pengarah individu berhubung dengan mesyuarat yang akan didedahkan dalam laporan tahunan. Ini membolehkan pemegang saham menilai komitmen pengarah tertentu. Agenda menyeluruh membantu ahli jawatankuasa mengekalkan fokus kepada objektif mereka. Di mana perlu, agenda patut memasukkan input daripada CEO, pengarah kewangan, juruaudit dalaman dan/atau luaran. Pengerusi jawatankuasa audit dipertanggungjawabkan ke atas agenda dan tidak harus mengamanahkannya kepada pihak pengurusan. Memandangkan kesulitan isu yang akan dibincang, ia adalah amat penting ahli jawatankuasa diberikan agenda mesyuarat dan dokumen-dokumen yang berkenaan sekurang-kurangnya seminggu sebelum setiap mesyuarat. Ini akan membolehkan ahli jawatankuasa memberi pertimbangan penuh kepada isu dan, di mana perlu, mendapatkan fakta tambahan sebelum mesyuarat tersebut.

2.6.1 Peserta

Amalan Terbaik BBIII –Pengarah kewangan, ketua audit dalaman dan wakil juruaudit luaran biasanya patut menghadiri mesyuarat. Ahli lembaga lain boleh menghadiri mesyuarat atas jemputan jawatankuasa audit. Walau bagaimanapun, jawatankuasa patut berjumpa dengan juruaudit luaran tanpa kehadiran ahli lembaga eksekutif sekurang-kurangnya dua kali setahun.

58


Pengarah kewangan, ketua audit dalaman dan juruaudit luaran boleh dijemput hadir ke mesyuarat jawatankuasa audit. Pengerusi lembaga atau CEO, yang lazimnya mempunyai pengertian penting tentang operasi syarikat, juga boleh dijemput hadir pada dan bila diperlukan jawatankuasa audit. Pihak pengurusan atau profesional luaran juga boleh dipanggil untuk menghadiri mesyuarat apabila agenda memerlukan kepakaran mereka. Perenggan 15.14 Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan bahawa syarikat tersenarai harus memastikan yang pengarah dan pekerja lain menghadiri manamana mesyuarat jawatankuasa audit tertentu hanya atas jemputan jawatankuasa audit, khusus kepada mesyuarat yang berkaitan.

2.6.2 Kekerapan Mesyuarat

Amalan Terbaik BBV – Jawatankuasa audit patut kerap berjumpa, dengan notis sewajarnya tentang isu yang akan dibincang dan patut merekodkan keputusannya dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.

Pengerusi jawatankuasa audit, dalam perundingan dengan setiausaha jawatankuasa, patut menentukan kekerapan mesyuarat jawatankuasa. Jadual mesyuarat patut dibincang dengan semua peserta terlibat, termasuk pengarah kewangan, juruaudit dalaman dan juruaudit luaran untuk memastikan bahawa tugas utama, seperti meluluskan penyata kewangan untuk diterbitkan tepat pada masa, boleh dilayan. Perenggan 15.15 Syarat Penyenaraian menyatakan bahawa jawatankuasa audit boleh mengawal selia prosedurnya sendiri, terutamanya, tentang pemanggilan mesyuarat, notis yang akan diberi tentang mesyuarat demikian, pengundian dan prosiding mesyuarat tersebut, perekodan minit dan penyediaannya, penerbitan dan pemeriksaan minit demikian. Pada tahap minimum, jawatankuasa patut bersidang sekurang-kurangnya empat kali setahun, iaitu pada kadar suku tahun, untuk melaksanakan tugas dan memastikan pelaksanaan tanggungjawabnya yang berkesan.

2.6.3 Tempoh Mesyuarat Tempoh mesyuarat akan berbeza bergantung kepada julat dan kesulitan isu yang dipertimbangkan. Masa yang mencukupi harus diperuntukkan untuk menguruskan semua item dalam agenda dengan menyeluruh dan supaya semua pihak terlibat dapat bertanya soalan atau memberi pendapat. Ahli jawatankuasa audit patut diberi jaminan bahawa mereka telah meliputi semua item agenda tanpa merasai tekanan untuk mempercepatkan perbincangan dan membuat keputusan. Jarak waktu yang memadai seharusnya terdapat di antara mesyuarat jawatankuasa audit dan lembaga untuk membenarkan notis yang mencukupi dan pertimbangan perkara untuk tujuan perbincangan oleh lembaga.

2.7

AKSES KEPADA MAKLUMAT DAN NASIHAT BEBAS

Amalan Terbaik BBIV –Jawatankuasa audit patut mempunyai kuasa eksplisit untuk menyiasat sebarang perkara dalam terma-terma rujukannya, sumber untuk berbuat demikian dan akses penuh kepada maklumat. Jawatankuasa sepatutnya boleh mendapat nasihat profesional luaran dan menjemput orang luar dengan pengalaman yang berkaitan untuk hadir, jika perlu.

Setiap ahli jawatankuasa audit mempunyai akses penuh dan tanpa had kepada maklumat dan berhak meminta maklumat lanjut yang perlu untuk membuat keputusan termaklum. Ini dikuatkuasakan melalui Perenggan 15.18 (c) dan (d) Syarat-syarat Penyenaraian yang memberi jawatankuasa audit kuasa untuk akses penuh dan tanpa had kepada sebarang maklumat tentang syarikat tersenarai dan boleh mendapat nasihat profesional bebas atau yang lain untuk melaksanakan tanggungjawabnya. Jawatankuasa audit boleh menggunakan khidmat kepakaran luar atau penasihat seperti jurunilai, jurutera atau perunding cukai atas kos syarikat menurut prosedur ditetapkan oleh lembaga terhadap pelaksanaan tanggungjawabnya.


59

2.8

HAK AKSES KEPADA PEKERJA

Amalan Terbaik BBII(viii) – Tanggungjawab jawatankuasa audit patut termasuk mempertimbangkan pemerhatian utama siasatan dalaman dan respons pihak pengurusan.

Situasi luar biasa yang memerlukan siasatan khas dijalankan, contohnya pembuatan menipu, pelanggaran kod perlakuan atau tindakan haram mungkin didapati. Jawatankuasa audit dipertanggungjawabkan dengan tugas mempertimbangkan pemerhatian utama siasatan dalaman dan respons pihak pengurusan. Dengan ini, jawatankuasa audit patut mempunyai hak akses terus kepada sesiapa pun dalam syarikat untuk menjalankan siasatan demikian dan ini patut dinyatakan dalam terma-terma rujukan jawatankuasa audit. Perenggan 15.18 Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa syarikat tersenarai harus memberi jawatankuasa audit kuasa untuk menyiasat sebarang perkara dalam terma-terma rujukannya dan untuk jawatankuasa mempunyai sumber yang perlu untuk melaksanakan tanggungjawabnya.

2.9

Perlantikan AHLI BARU Latihan orientasi formal patut diberi kepada ahli baru jawatankuasa audit untuk memastikan mereka memahami peranan mereka, sifat perniagaan syarikat, isu operasi dan semasa, objektif proses pengauditan dan harapan lembaga terhadap prestasi ahli jawatankuasa audit. Mesyuarat patut diadakan dengan pengarah kewangan dan ahli pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas sistem kawalan kewangan dan audit dalaman. Ahli lembaga patut mempertimbangkan perkara berikut apabila baru dilantik ke jawatankuasa audit: •

Terma-terma rujukan jawatankuasa audit: tanggungjawab utama jawatankuasa dan had kuasa;

•

Jadual mesyuarat, agenda dan minit: mesyuarat-mesyuarat dirancang untuk sepanjang tahun dan minit mesyuarat jawatankuasa audit dan lembaga yang diadakan dalam masa dua tahun yang lampau;

menggariskan

• Sistem pengurusan risiko: dasar dan prosedur untuk penilaian risiko dan pengurusan kedua-dua proses pelaporan perniagaan dan kewangan; • Sistem kawalan dalaman: polisi dan prosedur berhubung dengan pelaporan kewangan, operasi dan kawalan pematuhan; • Pelaporan kewangan: jenis maklumat diberikan dan jangka masa untuk penyerahan laporan; • Laporan kewangan: keputusan kewangan suku tahun yang belum diaudit dan laporan tahunan bagi dua tahun lampau; • Juruaudit dalaman: piagam audit dalaman, pelan audit dalaman untuk sepanjang tahun, laporan audit dalaman mutakhir dan lampau dan proses pelaporan;

60


•

Juruaudit luaran: surat perlantikan, skop audit, surat pengurusan mutakhir dan lampau dan proses pelaporan; dan

•

Bidang operasi utama: butiran pemegang saham mengawal dan/atau utama, bagaimana syarikat beroperasi termasuk pelanggan utama, pembekal dan pihak kepada kontrak utama.

2.10 PENDIDIKAN LANJUTAN Amalan Terbaik BBVI – Lembaga patut mendedahkan secara makluman, butiran aktiviti jawatankuasa audit, bilangan mesyuarat audit yang diadakan dalam setahun, butiran kehadiran setiap pengarah berhubung dengan mesyuarat, dan butiran latihan berkaitan yang dihadiri oleh setiap pengarah.

Ahli jawatankuasa audit, termasuk yang berpengalaman, patut mendapatkan pendidikan profesional lanjutan untuk mengikuti perkembangan bukan sahaja dalam pelaporan kewangan tetapi dalam pematuhan kawalan selia, teknologi, risiko perniagaan dan implikasi perubahan ketara yang mungkin mempunyai kesan ke atas syarikat/industri. Kemahiran dan pengalaman ahli jawatankuasa audit patut dinilai dan diberi latihan di mana kekurangan dikenal pasti. Latihan adalah amat penting, terutamanya apabila peranan spesifik ditugaskan kepada jawatankuasa audit, contohnya, jika jawatankuasa memikul pengawasan pengurusan risiko perusahaan, pematuhan undang-undang dan kawalan selia atau pengurusan pembuatan menipu. Selain daripada itu, sesi perkembangan dan pendidikan berterusan mungkin diberikan oleh pihak pengurusan kepada ahli jawatankuasa audit semasa taklimat rutin dan melalui laporan dan pembentangan yang meliputi kedua-dua isu operasi dan kewangan yang spesifik kepada syarikat dan industri. Taklimat tentang piawaian perakaunan dan pengauditan baru oleh juruaudit dalaman dan luaran, terutamanya berkenaan yang mempunyai impak ke atas syarikat patut diberi dari semasa ke semasa supaya ahli-ahli jawatankuasa audit sedia termaklum. Tambahan pula, pihak pengurusan patut memberitahu jawatankuasa audit tentang perubahan dalam pegangan saham utama yang menyebabkan penukaran orang berkaitan dan pihak berkaitan dan cara syarikat beroperasi, termasuk perubahan dalam pelanggan utama, pembekal dan pihak yang terlibat dalam kontrak utama.

2.11 SETIAUSAHA JAWATANKUASA Lazimnya, setiausaha syarikat ialah setiausaha jawatankuasa audit. Setiausaha memainkan peranan penting dalam mengurus dan memberi bantuan pada mesyuarat jawatankuasa audit dan mempunyai tanggungjawab utama yang berikut: •

Memastikan mesyuarat diatur dan diadakan sewajarnya;

• Membantu pengerusi merancang aktiviti jawatankuasa audit; • Menyediakan agenda mesyuarat berunding dengan pengerusi jawatankuasa audit, menyediakan minit mesyuarat, dan menyediakan aktiviti yang dijadualkan bagi tahun kewangan;


61

•

Memastikan saluran jawatankuasa audit;

komunikasi

berstruktur

antara

lembaga

dan

• Memastikan prosiding mesyuarat direkod dan minit diedarkan kepada dan disahkan oleh pengerusi jawatankuasa audit sebelum disebarkan kepada lembaga; dan • Memastikan pengesyoran jawatankuasa audit yang dikemukakan kepada lembaga disokong oleh kertas, termasuk minit yang menjelaskan rasional untuk pengesyoran jawatankuasa.

2.12 HUBUNGAN DAN KOMUNIKASI JAWATANKUASA AUDIT Tanggungjawab yang semakin bertambah, kesulitan isu perakaunan, dan tuntutan pemegang saham dan pihak kawalan selia memaksa jawatankuasa audit lebih berfokus dari biasa dalam mempertingkatkan efisiensi dan keberkesanan mereka. Apa yang penting kepada pencapaian ini adalah kekuatan dan keterbukaan hubungan kerja jawatankuasa audit dengan lembaga pengarah, pihak pengurusan, juruaudit dalaman dan luaran. Kod CG menekankan urusan berterusan antara pengerusi jawatankuasa audit dan pihak pengurusan atasan (termasuk ahli eksekutif lembaga) syarikat, serta juruaudit dalaman dan luaran. Melalui urusan ini, isu berkaitan yang mempunyai kesan ke atas syarikat boleh dimaklumkan kepada jawatankuasa audit tepat pada masa.

2.12.1 Hubungan dengan Lembaga Oleh kerana lembaga akhirnya bertanggungjawab ke atas pelaporan kewangan syarikat, ia perlu secara konsisten diberitahu oleh jawatankuasa audit tentang aktiviti-aktivitinya. Ini termasuk sejauh mana tanggungjawab jawatankuasa dilaksanakan dengan berkesan terhadap isu utama berhubung dengan pelaporan kewangan dan sistem kawalan dalaman dan keputusan dan pengesyoran jawatankuasa ke atasnya secara berterusan. Sebarang kelakuan tidak teratur atau pelanggaran oleh pekerja syarikat dan penemuan penting atau perkara kekhuatiran yang ditimbulkan oleh pihak pengurusan, juruaudit dalaman atau juruaudit luaran patut disampaikan kepada lembaga dengan segera. Minit jawatankuasa audit biasanya diedarkan dengan kertas mesyuarat bagi mesyuarat lembaga akan datang dan pengerusi jawatankuasa audit akan memberi maklumat terkini kepada lembaga mengenai kandungannya. Sebarang cadangan yang memerlukan tindakan substantif oleh lembaga patut dikemukakan secepat mungkin secara bertulis supaya dapat memberi ahli lembaga masa yang cukup untuk menyemak dan mempertimbangkan cadangan tersebut. Jika cadangan yang dibuat oleh jawatankuasa audit diterima oleh lembaga, pertimbangan dan resolusi patut dinyatakan dengan jelas dalam minit mesyuarat lembaga.

62


2.12.2 Hubungan dengan pihak pengurusan Ia adalah peranan lembaga dan pihak pengurusan untuk menyediakan sistem kawalan dalaman yang baik. Peranan juruaudit dalaman dan luaran adalah untuk menilai kekuatan dan kualiti kawalan tersebut dan persekitaran kawalan secara keseluruhan. CEO perlu menggalakkan budaya bekerjasama dan kefahaman dalam pihak pengurusan untuk memudahkan pelaksanaan peranan juruaudit dalaman dan luaran. Sebagai sebahagian daripada proses berhubung dengan risiko syarikat dan persekitaran kawalan, jawatankuasa audit patut menerima daripada pihak pengurusan gambaran keseluruhan tentang risiko, dasar, prosedur dan kawalan yang meliputi integriti pelaporan kewangan. CEO patut menonjolkan dan memberi pewajaran kepada jawatankuasa audit bagi pihak pengurusan di mana terdapat percanggahan pendapat antara pihak pengurusan dan salah satu antara juruaudit dalaman atau luaran. CEO dan ketua pegawai kewangan dijemput menghadiri mesyuarat jawatankuasa audit apabila perlu. Pelaksanaan tugas dan tanggungjawab dengan berjaya memerlukan interaksi ketara dengan pihak pengurusan. Ia merupakan suatu kebiasaan bagi pihak pengurusan untuk mengetuai pembentangan kepada jawatankuasa laporan berkenaan perkara seperti semakan keputusan operasi dan penyata kewangan, anggaran penting yang sedia ada dalam penyata kewangan, analisis risiko pelaporan kewangan, kecukupan kawalan, impak perubahan dalam dasar dan piawaian perakaunan, dll.

2.12.3 Hubungan dengan Juruaudit Dalaman dan Luaran Kedua-dua juruaudit dalaman dan luaran memberi sokongan penting kepada jawatankuasa audit untuk melaksanakan tugas dan memenuhi tanggungjawabnya. Jawatankuasa audit patut mempunyai akses terus dan tanpa had kepada juruaudit dalaman dan luaran, iaitu mesyuarat dengan juruaudit tanpa kehadiran mana-mana pekerja.

2.13 PENILAIAN PRESTASI Lembaga pengarah bertanggungjawab menilai prestasi dan keberkesanan jawatankuasa audit dan memastikan perlaksanaan fungsi demikian didokumentasikan dengan betul. Lembaga, melalui jawatankuasa penamaan, patut menilai keberkesanan jawatankuasa audit dan sumbangan setiap pengarah individu secara tahunan. Jawatankuasa audit, bersama dengan lembaga, patut membangunkan proses penilaian formal dan tegas. Ini boleh termasuk temu duga dengan ahli yang dinilai, penilaian sendiri dan/atau penilaian ahli sejawat berbanding kriteria yang ditetapkan terlebih dahulu. Perenggan 15.21 Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa lembaga pengarah syarikat tersenarai harus menyemak tempoh jawatan dan prestasi jawatankuasa audit dan setiap ahlinya sekurang-kurangnya sekali setiap tiga tahun. Ini adalah untuk menilai sama ada jawatankuasa audit dan ahlinya telah melaksanakan tanggungjawab selaras dengan terma-terma rujukan.


63

Apabila menilai keberkesanan jawatankuasa audit, lembaga dengan sendiri atau melalui jawatankuasa penamaan, yang mana berkenaan, patut mempertimbangkan antara lain, yang berikut: •

Kepatuhan jawatankuasa audit dengan Syarat-syarat Penyenaraian dan ketaatan kepada Kod CG; dan

• Tahap kecelikan kewangan antara ahli jawatankuasa audit.

2.13.1 Penilaian Prestasi Jawatankuasa Penilaian sendiri tentang keberkesanan jawatankuasa audit membantu memastikan jangkaan ahli jawatankuasa dipenuhi secara berterusan. Terdapat beberapa cara untuk menilai prestasi: •

Perundingan dengan lembaga tentang kepuasannya dengan prestasi jawatankuasa dan dengan juruaudit dalaman dan luaran tentang cara untuk memperbaiki prestasi jawatankuasa audit – pendekatan berkesan untuk meningkatkan prestasi jawatankuasa;

• Membandingkan aktiviti jawatankuasa dengan pengesyoran Kod CG dan amalan terbaik antarabangsa untuk mengenal pasti sebarang kekurangan dan membuat perubahan yang perlu; dan • Membandingkan aktiviti jawatankuasa kepada terma-terma rujukan dan sebarang objektif lain yang ditetapkan lembaga untuk jawatankuasa – ini membantu memastikan jawatankuasa telah melaksanakan skop penuh tanggungjawabnya dengan berkesan. Walaupun perbandingan kepada terma-terma rujukan dan Kod CG patut dijalankan setiap tahun, perbandingan kepada amalan terbaik antarabangsa boleh dijalankan setiap dua atau tiga tahun. Adalah penting untuk mengambil kira bahawa penilaian sepatutnya bukan sahaja memberi perhatian kepada apa yang telah dilakukan oleh jawatankuasa, tetapi juga betapa berkesan jawatankuasa dalam menjalankan aktivitinya. Beberapa soalan penting yang boleh dipertimbangkan jawatankuasa audit apabila menjalani penilaian sendiri disediakan dalam Eksibit 3 Panduan ini. Lembaga patut membincangkan pemerhatian dan pengesyoran dan memastikan tindakan sewajarnya diambil untuk memastikan jawatankuasa melaksanakan tanggungjawabnya dengan berkesan.

2.13.2 Penilaian Ahli Jawatankuasa Penilaian prestasi yang formal semua ahli jawatankuasa patut dijalankan. Jawatankuasa penamaan patut menilai prestasi ahli jawatankuasa seperti mana disyorkan oleh Kod CG. Dalam ketiadaan jawatankuasa penamaan, lembaga boleh menjalankan penilaian berdasarkan kriteria yang dipersetujui. Penilaian patut mempertimbangkan beberapa aspek, termasuk: •

Kepakaran ahli;

• Sifat bertanya, objektif dan bebas; • Melaksanakan penilaian yang baik;

64


•

Kebolehan mengambil pendirian tegas dan konstruktif di mesyuarat, apabila dan di mana perlu;

• Pemahaman perniagaan syarikat; • Pemahaman dan jawatankuasa;

komitmen

kepada,

tugas

dan

tanggungjawab

• Kesanggupan memberi masa yang diperlukan untuk bersiap sedia untuk dan mengambil bahagian dalam pertimbangan jawatankuasa; • Daya respons (ketepatan masa dan kualiti); • Pendekatan terhadap konflik dan sama ada ahli tersebut membantu jawatankuasa mengurus percanggahan dengan konstruktif dan produktif; dan • Kehadiran di mesyuarat. Setelah selesainya penilaian, lembaga patut membincang keputusan untuk mengambil tindakan pembetulan sewajarnya (jika ada), contohnya latihan berkaitan untuk disyorkan kepada ahli jawatankuasa, dll, untuk melaksanakan tanggungjawab mereka dengan berkesan.

2.14 LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT Menurut Perenggan 15.16 Syarat Penyenaraian, syarikat tersenarai harus memastikan lembaga pengarahnya menyediakan laporan jawatankuasa audit di penghujung setiap tahun kewangan yang harus dinyatakan dengan jelas dalam laporan tahunan. Laporan jawatankuasa audit sepatutnya termasuk yang berikut: •

Komposisi jawatankuasa audit, termasuk nama dan jawatan pengerusi dan ahli, menunjukkan sama ada pengarah tersebut adalah bebas atau sebaliknya;

• Terma-terma rujukan jawatankuasa audit; • Bilangan mesyuarat jawatankuasa audit yang diadakan semasa tahun kewangan dan butiran kehadiran setiap ahli jawatankuasa audit; • Ringkasan aktiviti jawatankuasa audit yang dijalankan semasa melaksanakan fungsi dan tanggungjawab bagi tahun kewangan itu; dan • Ringkasan aktiviti fungsi atau aktiviti audit dalaman.


65

2.15 CIRI-CIRI JAWATANKUASA AUDIT BERKESAN Ciri jawatankuasa audit termasuk yang berikut: •

Menjalankan urusannya dengan berkesan dan bertanggungjawab dan menyemak prestasinya sendiri setiap tahun;

• Memastikan komunikasi berkesan antara mereka yang terlibat dengan jawatankuasa audit; • Memahami risiko syarikat dan sistem kawalan bertujuan menangani risiko tersebut; • Mendorong pendedahan maklumat kewangan dan bukan kewangan yang lengkap dan tepat yang lebih mencerminkan isi daripada bentuk yang boleh diterbitkan tepat pada masa; • Menjalankan mesyuarat dengan bebas dan berasingan dari semasa ke semada dengan juruaudit dalaman dan luaran; • Menukar tempoh masa diluahkan untuk mesyuarat, menurut keperluan, supaya dapat memuaskan tuntutan yang kian berubah dan bertambah; • Melibatkan diri secara aktif dalam perlantikan, penggantian atau perlantikan semula juruaudit luaran; • Menjalin hubungan erat dan berterus-terang dengan juruaudit luaran; • Menilai dan mengukur prestasi juruaudit luaran, termasuk kebebasannya; • Menentukan skop dan yuran audit luaran dan memastikan audit tersebut adalah menyeluruh; • Menentukan pelan audit dalaman dan kecukupan skop, fungsi dan sumber audit dalaman dan bahawa fungsi audit dalaman mempunyai kuasa yang perlu untuk menjalankan tugas; • Menggunakan audit dalaman untuk menyemak cara pihak pengurusan mengurus risiko perniagaan serta bagaimana risiko tersebut diurus untuk meningkatkan nilai pemegang saham; • Menilai prestasi fungsi audit dalaman, termasuk menjalankan semakan luaran dari semasa ke semasa untuk menilai kecekapan fungsi tersebut; dan • Memastikan pihak pengurusan memberi respons kepada pengesyoran dalaman dan luaran.

66


BAB 3 MENILAI RISIKO DAN PERSEKITARAN KAWALAN

MENILAI RISIKO DAN PERSEKITARAN KAWALAN

Pengurusan risiko dan rangka kawalan dalaman adalah unsur penting bagi tadbir urus korporat yang berkesan. Cabang ke-3 dan ke-6 Amalan Terbaik AA1 Kod CG memperuntukkan bahawa lembaga patut memikul tanggungjawab dengan eksplisit untuk mengenal pasti risiko utama dan memastikan pelaksanaan sistem pengurusan risiko, dan menyemak kelengkapan dan integriti sistem kawalan dalaman dan pengurusan maklumat syarikat. Untuk memenuhi tanggungjawab pengawasannya, lembaga secara keseluruhannya atau melalui penugasan kuasa kepada jawatankuasa audit atau jawatankuasa spesifik yang lain, contohnya jawatankuasa pengurusan risiko, patut menyemak kelengkapan, integriti dan implementasi sistem yang wajar untuk pengurusan risiko dan kawalan dalaman. Jika jawatankuasa lembaga digunakan untuk memenuhi peranan ini, lembaga patut memastikan bahawa tanggungjawab demikian dicerminkan dengan jelas dalam terma-terma rujukan jawatankuasa. Walau bagaimanapun, lembaga kekal bertanggungjawab ke atas semua tindakan jawatankuasa berhubung dengan pelaksanaan tanggungjawab yang diamanahkan.

3.1

PERANAN LEMBAGA DALAM PENGURUSAN RISIKO DAN KAWALAN

Amalan Terbaik AAI – Lembaga patut mengendalikan berikut yang memudahkan pelaksanaan tanggungjawab pengawasan lembaga dengan eksplisit: • Mengenal pasti risiko utama dan memastikan pelaksanaan sistem yang wajar untuk menguruskan risiko tersebut; dan • Menyemak kelengkapan dan integriti sistem kawalan dalaman dan sistem pengurusan maklumat syarikat, termasuk sistem untuk pematuhan undangundang yang berkenaan, kawalan selia, peraturan, arahan dan garis panduan.

Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk melaksanakan proses untuk mengenal pasti, menilai, memantau dan pelaporan risiko dan kawalan dalaman dan untuk memberi jaminan kepada lembaga bahawa proses tersebut telah dilaksanakan. Peranan lembaga dalam pengawasan pengurusan risiko dan semakan kelengkapan dan integriti persekitaran kawalan syarikat termasuk: (a) Mengutamakan budaya yang menekankan integriti; (b) Menanam rangka pengurusan risiko holistik dalam semua aspek aktiviti kumpulan; (c) Meluluskan “selera risiko” boleh diterima oleh lembaga iaitu setakat mana lembaga sedia menerima risiko dalam pencapaian objektif syarikat; (d) Menilai risiko utama dan memastikan risiko tersebut dikomunikasikan kepada pihak pengurusan dengan sewajarnya; (e) Menubuhkan secara am, dasar pengurusan risiko dan kawalan untuk perniagaan; (f) Mengilhamkan dan mengambil pakai skim menuga-kuasakankan tanggungjawab lembaga yang berpatutan kepada jawatankuasa;

68


(g) Memastikan penerimaan laporan yang tepat pada masa dan lazim daripada pihak pengurusan tentang risiko utama dan tindakan lanjutan sewajarnya telah dilaksanakan tepat pada masa; dan (h) Mengambil pakai pengurusan risiko sebagai sebahagian daripada budaya pembuatan keputusan lembaga sendiri.

3.2

RISIKO UTAMA37 Lembaga patut kekal fokus kepada risiko utama syarikat dan memastikan sistem yang wajar dilaksanakan untuk mengenal pasti dan mengurus risiko yang mengancam perniagaan. Sementara risiko ini mungkin bersifat strategik, lembaga patut memastikan kawalan wajar, merangkumi kawalan yang bersifat kewangan, operasi dan pematuhan, sedia ada dan berfungsi sebagai mana yang dikehendaki. Hemat patut diberi dalam pelaksanaan tindakan kawalan kerana ia tidak mewajibkan lembaga untuk memasuk campur tetapi sebaliknya lembaga patut menjadi “jurumudi”, manakala proses pelaksanaan diagihkan kepada pihak pengurusan.

3.2.1 Penanda dan Selera Risiko Setiap syarikat adalah berbeza dan kerap terdedah kepada beberapa jenis risiko yang mengancam pencapaian objektif dan matlamat syarikat. Keberatan risiko pada amnya didorong oleh beberapa faktor asas seperti: •

Persekitaran kawalan syarikat;

• Kecekapan pihak pengurusan dalam industri; • Keadaan dan permintaan pasaran; • Kestabilan operasi dan kewangan syarikat; dan • Sifat operasi, lokasi dan aset syarikat Selepas mengenal pasti senarai risiko dengan memberi arahan sewajarnya kepada pihak pengurusan, lembaga boleh menentukan selera risikonya. Lembaga perlu menyuarakan selera risiko syarikat dengan jelas, relatif kepada matlamat dan objektif perniagaan dan seterusnya memantau pematuhan secara aktif dengan polisi berkaitan yang diambil pakai.

37

Tadbir Urus Korporat – Panduan Praktikal: London Stock Exchange plc & RSM Robson Rhodes LLP, Julai 2004


69

Senarai petanda risiko yang tidak menyeluruh diberikan di bawah: Contoh Penanda Risiko: •

“nada atasan” yang tidak wajar

• Pusing ganti pihak pengurusan atasan yang tinggi • Pengurusan autokratik • Pelaporan dan respons kepada pertanyaan jawatankuasa audit yang tidak tepat pada masa • Pendedahan kepada perubahan teknologi yang pesat • “Kelembutan” atau kemerosotan industri

•

Pihak pengurusan tidak berpengalaman

• Tiada pengawasan pihak pengurusan • Pendedahan kadar faedah dan mata wang • Matlamat perkembangan yang terlalu besar • Perkembangan pesat yang luar biasa • Fokus tentang kepentingan mengekalkan aliran dan pencapaian ramalan yang tidak wajar • Hasil atau aliran luar biasa

• Pendedahan kadar faedah dan mata wang • Struktur organisasi atau transaksi yang terlalu rumit • Kejutan lewat/kekerapan tinggi pelarasan perakaunan

• Nisbah utama yang semakin merosot

• Berita buruk tidak menimbul ke atas

• Penangguhan perbelanjaan modal yang kerap

• Semangat pekerja yang merosot

• Penjelasan yang tidak memadai untuk perbezaan dalam bajet

• Tiada perancangan pewarisan


• Keputusan cemerlang yang tidak realistik memandangkan keadaan industri dan ekonomi

• Siasatan pihak kawalan selia atau lain yang masih berjalan atau lampau

• Pampasan berlebihan atau berdasarkan prestasi yang tidak wajar

70

• Ketiadaan ketelusan dalam model perniagaan dan tujuan transaksi

• Projek penting yang mempunyai objektif strategik atau profil pasaran tinggi seperti pemerolehan atau pelaksanaan sistem teknologi maklumat

3.3

KAWALAN DALAMAN Setelah mengenal pasti dan menganalisa risiko yang mengancam kebolehan syarikat untuk mencapai objektifnya, syarikat berada dalam kedudukan untuk menentukan bagaimana cara terbaik risiko tersebut patut diuruskan, dikurangkan dan dioptimumkan. Pengurusan risiko tersebut yang berkesan bermakna menggunakan kawalan dalaman sebagai suatu mekanisme yang dapat mengurangkan kemungkinan risiko menjelma atau impak risiko apabila menjelma. Kawalan dalaman adalah bahagian penting kontinum objektif, risiko dan kawalan. Jika objektif tidak dinyatakan dengan jelas, difahami dan dikomunikasi, risiko yang mungkin menghalang pencapaian objektif tersebut tidak dapat dikenal pasti, dinilai dan maka, kawalan yang sewajar kepada tahap dan saiz risiko tidak dapat ditubuhkan. Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk membentuk dan melaksanakan kawalan dalaman. Lembaga patut menilai sama ada pihak pengurusan telah melaksanakan dasar yang memastikan kawalan yang sedia ada adalah memadai dan berfungsi dengan berkesan. Eksibit 4 Panduan ini memberi contoh borang soal selidik yang lembaga boleh mengarah pihak pengurusan untuk menyiapkannya supaya memberi lembaga maklumat tentang risiko dan persekitaran kawalan. Borang soal selidik patut disediakan mengikut keadaan spesifik syarikat di mana sesuai.


71

Di mana lembaga telah mengamanahkan tanggungjawab pengawasan pengurusan risiko kepada jawatankuasa seperti jawatankuasa audit, jawatankuasa tersebut patut menentukan skop dan kekerapan laporan ke atas kawalan dalaman sepanjang tahun. Semasa proses penilaian risiko, yang berikut patut dipertimbangkan: •

Risiko utama dan proses mengenal pasti, menilai dan mengurus risiko utama;

• Keberkesanan sistem kawalan dalaman yang digunakan oleh pihak pengurusan untuk mengurus risiko tersebut; • Tindakan pembetulan yang diambil untuk membaiki kekurangan dan/atau kelemahan; • Keperluan lanjut untuk pemantauan yang terperinci; • Kebolehan syarikat menghadapi perubahan dalam risiko utama dan memberi respons kepada perubahan yang kian berlaku kepada perniagaan dan/atau persekitaran luar; • Skop dan kualiti pemantauan berterusan pihak pengurusan terhadap risiko dan tugas audit dalaman dan pembekal jaminan lain di atas ketegapan proses pengurusan risiko; • Komunikasi dan pemantauan hasil penilaian risiko kepada lembaga; dan • Impak sebenar dan potensi yang disebabkan oleh sebarang kekurangan/ kelemahan, terutamanya yang berhubung dengan prestasi/keadaan kewangan yang mempunyai kesan ke atas syarikat. Perenggan 15.13 Syarat Penyenaraian menyatakan bahawa jawatankuasa audit harus menyemak laporan juruaudit luaran mengenai penilaian sistem kawalan dalaman dan melaporkannya kepada lembaga. Seterusnya, Perenggan 15.27 (b) Syarat Penyenaraian mewajibkan lembaga syarikat tersenarai memberi kenyataan tentang keadaan kawalan dalaman sebagai kumpulan.

Rujukan patut dibuat kepada “Kenyataan Tentang Kawalan Dalaman – Panduan untuk Pengarah Syarikat Awam Tersenarai” yang diterbitkan oleh Bursa Malaysia. Dokumen ini terdapat di laman web Bursa Malaysia. Ia memberi panduan kepada pengarah dalam membuat pendedahan dalam laporan tahunan syarikat mengenai keadaan kawalan dalaman menurut Syarat-syarat Penyenaraian.

72


3.4

MENANAM RANGKA PENGURUSAN RISIKO DAN KAWALAN Lembaga harus memastikan rangka pengurusan risiko dan kawalan ditanam ke dalam budaya, proses dan struktur syarikat untuk membolehkan pengurusan peluang yang berpotensi dan kesan buruk. Ini boleh dicapai melalui yang berikut: •

Pengambilan pakai kod etika yang jelas diimplementasikan apabila keputusan sukar hendak dibuat;

• Penubuhan dan implementasi proses pengaduan; • Penggabungan proses penilaian sendiri pihak pengurusan; •

Dakwaan pihak pengurusan terhadap pengiktirafan sifat kebertanggungjawabannya dan bertanggungjawab ke atas pengurusan risiko di bawah bidang masing-masing;

• Latihan untuk semua pekerja mengenai kepentingan pengurusan risiko dan memastikan adanya struktur yang membenarkan pekerja mengambil bahagian dalam pengurusan risiko secara berterusan; • Menubuhkan budaya mempelajari secara berterusan dari kegagalan sendiri, cabaran pesaing atau kegagalan sasaran; dan • Sentiasa sedar akan kekhuatiran yang timbul. Lembaga patut berjaga-jaga tentang perangkap yang harus dielak dalam pengurusan risiko. Yang berikut adalah beberapa isu lembaga patut menimbang: •

Menanda-kotak dan bukan pendekatan penilaian risiko atas dorongan perniagaan;

• Kegagalan dan/atau ketidakbolehan memberi keutamaan risiko utama berhubung dengan tindakan mengurangkan kesan mereka; • Melihat risiko yang berhubung dengan kewangan sahaja; • Kekurangan perhatian yang diberi kepada persekitaran pasaran dalaman dan luaran yang kian berubah; • Hanya membincang isu risiko tanpa mengintegrasikan mereka ke dalam proses pembikinan keputusan lembaga sendiri; dan •

Kegagalan secara am untuk menanam pengurusan risiko dalam budaya dan proses syarikat dan pekerjanya.


73

3.4.1 Mengurus Risiko dan Peluang Beberapa soalan utama yang patut dipertimbangkan oleh lembaga dalam penilaian profil risiko syarikat dan usaha mengurus risiko pengurusan adalah seperti berikut: •

Sama ada terdapat proses tegap untuk mengenal pasti, menilai, mengurus, memantau dan melapor risiko utama yang dihadapi syarikat kepada lembaga;

• Sama ada terdapat pemantauan yang mencukupi ke atas risiko utama, dan bahawa tanggungjawab untuk risiko diberi kepada pekerja atau jabatan tertentu melalui penggunaan penanda risiko utama, penanda prestasi utama atau mekanisme lain yang serupa; • Sama ada persetujuan dicapai antara ahli lembaga dan pihak pengurusan mengenai tahap risiko yang boleh diterima (dari segi kemungkinan risiko dan impaknya); • Sama ada pihak pengurusan bertanggungjawab ke atas proses pengurusan risiko dan pematuhan dasar risiko. Lembaga patut menilai jika pihak pengurusan mempunyai kepakaran berkaitan untuk mengurus pendedahan risiko dengan berkesan; • Sama ada pihak pengurusan dan juruaudit berkomunikasi dengan memadai dalam membantu memudahkan perkongsian makluman dan menggalakkan pewujudan budaya “sedar risiko”; dan • Sama ada perubahan penting dalam strategi perniagaan atau persekitaran operasi telah berlaku dan jika pihak pengurusan telah menimbang dan menjelaskan impak perubahan tersebut pada profil risiko syarikat. Lembaga yang berpandangan ke hadapan akan dapat menguruskan risiko dengan berkesan sementara mengekalkan fleksibiliti untuk meraih keuntungan di pasaran dan menerajui perniagaan syarikat melalui persekitaran dalaman dan luaran yang kian berubah.

74


BAB 4 PENGAWASAN BERKESAN KE ATAS PELAPORAN KEWANGAN

PENGAWASAN BERKESAN KE ATAS PELAPORAN KEWANGAN

Undang-undang mewajibkan lembaga untuk memastikan penyata kewangan syarikat menggambarkan pandangan benar dan tepat keadaan urusan syarikat dan bahawa ianya disediakan menurut piawaian yang dilulus dan diterima. Untuk membantu melaksanakan tanggungjawab fidusiari lembaga, tanggungjawab pengawasan proses pelaporan kewangan sering diamanahkan kepada jawatankuasa audit. Lembaga boleh mengamanahkan tetapi tidak boleh melepaskan tanggungjawabnya kepada jawatankuasa audit. Jawatankuasa audit harus menyemak dan melapor penyata kewangan syarikat kepada lembaga untuk penilaian dan kelulusan lembaga. Lembaga dalam meluluskan penyata kewangan tidak boleh mengharapkan jaminan penuh ke atas pengesyoran jawatankuasa audit tanpa penilaian dan pertimbangan baik terhadap penyata kewangan. Lembaga harus menimbang pengesyoran jawatankuasa audit dan meluluskan penyata kewangan sebelum penyata diumumkan menurut Syaratsyarat Penyenaraian. Semakan dan penilaian penyata kewangan oleh jawatankuasa audit adalah salah satu fungsi yang paling penting, dengan kemuncak kerja jawatankuasa audit dalam mana-mana pusingan pelaporan ialah penerimaan penyata kewangan oleh lembaga.

4.1

INTEGRITI PELAPORAN KEWANGAN Perenggan 15.13 (1)(g) Syarat-syarat Penyenaraian mewajibkan jawatankuasa audit menyemak keputusan suku tahunan dan penyata kewangan penghujung tahun sebelum diluluskan oleh lembaga, memberi perhatian terutamanya kepada: •

Perubahan atau implementasi perubahan dasar perakaunan penting;

• Kejadian penting dan luar biasa; dan • Pematuhan piawaian perakaunan dan keperluan undang-undang lain. Amalan Terbaik BBII Kod CG selanjutnya mewajibkan jawatankuasa audit memberi perhatian kepada pelarasan penting yang timbul daripada audit luaran dan kesesuaian andaian usaha berterusan yang digunakan dalam menyediakan penyata kewangan. Memahami penyata kewangan syarikat adalah penting bagi ahli jawatankuasa audit. Mereka patut cermat dalam menilai kesan isu semasa dan sedang timbul dan boleh merumuskan respons berkaitan.

76


Pada amnya, jawatankuasa audit patut memberi perhatian kepada yang berikut apabila menyemak penyata kewangan syarikat: •

emantau integriti maklumat kewangan syarikat, terutamanya dengan M menyemak relevansi dan konsistensi prinsip perakaunan yang digunakan (termasuk kriteria dan prinsip yang digunakan untuk penyatuan) dan memahami kesan sebarang perubahan dalam dasar dan amalan perakaunan, sama ada akibat daripada perubahan dalam keperluan kawalan selia atau dicadangkan oleh pihak pengurusan untuk layanan perakaunan lebih baik;

• Memahami cara yang digunakan untuk menerangkan sebarang transaksi yang rumit dan luar biasa di mana layanannya mungkin terbuka kepada pendekatan berlainan dan sebarang isu dasar perakaunan penting atau pelarasan audit yang disyorkan juruaudit (yang dipersetujui pihak pengurusan dan yang diketepikan); • Memastikan sebarang isu dasar perakaunan penting atau pelarasan audit yang disyorkan juruaudit dikomunikasikan secepat mungkin untuk membolehkan tindakan sewajarnya diambil, seperti mana diperlukan; • Menilai keadaan kewangan syarikat dan menimbang soalan usaha berterusan; • Menilai proses bagaimana transaksi direkod dalam sistem untuk memastikan ketepatan, kelengkapan dan konsistensi maklumat kewangan termasuk pematuhan dengan piawaian perakaunan berkaitan dan keperluan undangundang lain; • Mempertimbangkan transaksi pihak berkaitan, kebenaran transaksi kewangan sedemikian dan sama ada transaksi telah ditandatangani menurut terma yang ditetapkan dalam mandat pemegang saham atau demi kepentingan syarikat; • Meminta juruaudit luaran mempersembahkan pemerhatian mereka tentang kelemahan kawalan dalaman yang diperhatikan semasa audit statutori mereka dan menekankan pemerhatian yang dipertikaikan oleh pihak pengurusan atau di mana pihak pengurusan tidak bersetuju mengimplementasi tindakan pemulihan untuk membaiki kelemahan yang dilaporkan. Di mana penyata kewangan kumpulan terlibat, pemahaman bersama tentang rangka kawalan dan budaya entiti dan perkongsian ketara maklumat patut dikoordinasi dan dikomunikasikan antara jawatankuasa audit induk dan anak syarikat. Pemahaman secara menyeluruh semua faktor-faktor tersebut adalah penting kepada kebolehan jawatankuasa audit memenuhi tanggungjawabnya.

4.2

JAWATANKUASA AUDIT DAN PELAPORAN KEWANGAN Komunikasi pemegang saham dan pelabur biasanya bermula dengan pendedahan statutori. Untuk syarikat tersenarai di Malaysia, pendedahan statutori berdasarkan: •

Akta Syarikat 1965;

• Akta Pelaporan Kewangan 1997; PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

77

•

Akta Pasaran Modal dan Perkhidmatan, 2007;

• P iawaian perakaunan diluluskan yang sedia ada dan keperluan pelaporan profesional mandatori; • Syarat-syarat Penyenaraian Bursa Malaysia Securities Berhad; • P elbagai garis panduan terbitan Suruhanjaya Sekuriti yang berkaitan kepada syarikat; dan • A kta Perbankan dan Institusi Kewangan, 1989 dan arahan Garisan Panduan Bank Negara Malaysia (yang sewajarnya). Perubahan dalam piawaian dan undang-undang dari semasa ke semasa sering memberi cabaran kepada jawatankuasa audit tentang peranan pengawasannya ke atas proses pelaporan kewangan syarikat. Dalam persekitaran pelaporan yang begitu dinamik, adalah penting untuk jawatankuasa audit terdiri daripada ahli yang sedia dan sanggup berdialog secara setara dengan juruaudit luaran dan dalaman dan dengan pihak pengurusan atasan mengenai perkara-perkara pelaporan kewangan.

4.2.1 AMALAN PELAPORAN Kebelakangan ini telah melihatkan perkembangan pesat dan meluas dalam skop pelaporan kewangan, dari segi dalam dan juga luasnya. Perluasan skop perlu untuk mengurus transaksi yang semakin rumit dan inovatif dalam pasaran hari ini selain daripada memberi respons kepada tuntutan maklumat yang kian bertambah daripada pengguna penyata kewangan. Tambahan lagi, perubahan dalam pelaporan kewangan telah dijadikan sebagai satu keperluan oleh pengharmonian antarabangsa dan penyatuan piawaian perakaunan akibat globalisasi untuk perbandingan pelaporan kewangan lebih baik. Perenggan 15.18 Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan hak jawatankuasa audit termasuk, antara lain, mempunyai akses penuh dan tidak terhad kepada sebarang maklumat tentang syarikat; mempunyai saluran komunikasi langsung dengan juruaudit luaran dan dalaman; dan dapat mengadakan mesyuarat dengan juruaudit luaran atau juruaudit dalaman atau kedua-duanya, mengecualikan kehadiran pengarah lain dan pekerja syarikat, apabila dianggap perlu. Hak atau kuasa sedemikian memberi kuasa sah kepada jawatankuasa audit untuk menjalankan tugasnya tanpa halangan. Adalah penting jawatankuasa audit terus mengikuti perkembangan terbaru dalam pelaporan kewangan dan perubahan kawalan selia. Jawatankuasa audit patut memahami dan menilai kerumitan keperluan pelaporan kewangan baru dalam konteks perniagaan dan transaksi perniagaan syarikat. Ahli jawatankuasa audit harus mendidik diri mereka dengan wajar melalui latihan berterusan, ditambah dengan sumbangan daripada pihak pengurusan dan juruaudit luaran mengenai perkembangan terbaru dalam pelaporan kewangan. Dibekalkan dengan pengetahuan ini, jawatankuasa audit patut mengetahui daripada pihak pengurusan bagaimana piawaian perakaunan baru mempunyai kesan ke atas pelaporan kewangan syarikat dan bagaimana transaksi penting diakaunkan dan didedahkan dalam penyata kewangan dan pengumuman syarikat.

78


Penggabungan, pemerolehan dan penyusunan semula kerap melibatkan penggabungan syarikat yang memerlukan, antara lain, perkara berikut: •

Budaya korporat yang berbeza yang mungkin memerlukan perubahan dalam proses pengurusan antara pekerja operasi dan pengurusan tempatan;

• Industri berbeza dengan cabaran dan risiko perniagaan berlainan; dan • L okasi geografi berlainan yang mungkin mempunyai kawalan selia dan undang-undang ketat untuk dipatuhi. Kebelakangan ini, ia adalah biasa untuk syarikat merentas sempadan dalam setiap aspek perniagaan mereka. Persekitaran ini memberi pihak pengurusan dan jawatankuasa audit cabaran pengawasan yang unik. Sementara amalan tadbir urus dalam persekitaran sedemikian berubah dengan perlahan, pengaruh perniagaan global perlu dipertimbangkan dengan berhatihati. Beberapa soalan mungkin perlu dijawab: •

Bagaimanakah tanggungjawab pihak pengurusan dalam pelaporan, kawalan dan pematuhan diintegrasikan?

• Terdapatkah pengawasan berkesan terhadap pihak pengurusan tempatan? • Bagaimanakah jawatankuasa menilai hasil audit domestik dan antarabangsa, kedua-dua dalaman dan bebas? • Bagaimanakah pihak pengurusan memastikan pematuhan dengan peraturan dan kawalan selia beberapa negara? Pelaporan pihak pengurusan tentang operasi harus jelas dan bertanggungjawab. Syarikat harus dapat memberi respons yang memuaskan kepada pertanyaan pihak kawalan selia terhadap pendapatan syarikat. Tekanan untuk mencapai sasaran perolehan boleh meletakkan beban yang berat ke atas pengurusan atasan dari segi jaminan kerja dan imbuhan. Ini dengan tidak sengaja boleh membawa kepada pertimbangan pelaporan kewangan agresif dan/atau tidak wajar melalui pengurusan perolehan, melibatkan, antara lain, anomali pengiktirafan hasil, penangguhan perbelanjaan yang tidak wajar, pengiktirafan keputusan entiti kawalan yang tidak konsisten dan rizab yang tidak ditonjolkan. . Jawatankuasa audit patut berjaga-jaga terhadap faktor risiko dan mengenal pasti keadaan yang mungkin mempunyai kesan ke atas integriti pelaporan kewangan, seperti: •

Waktu ekonomi yang sukar;

• Tekanan untuk berprestasi; -

Harapan pasaran/juru analisis;

- Insentif atau imbuhan pihak pengurusan diikat kepada tindakan prestasi jangka pendek; PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

79

- •

hutang atau perjanjian lain;

Perkembangan perniagaan pesat atau inovatif;

• P enggunaan instrumen kewangan rumit dan/atau transaksi kewangan berstruktur melalui jentera tujuan khas; • K erumitan piawaian pelaporan kewangan, kawalan selia, pentafsiran abstrak, menjadi lebih buruk oleh jumlah dan jenis transaksi dan kadar perubahan dalam keperluan sedemikian; • Kekangan aliran tunai; dan • P erubahan dalam sistem kawalan dalaman, terutamanya dalam bidang mengasingkan fungsi bercanggah dan mengatasi pengurusan. Beberapa contoh spesifik kejanggalan perakaunan yang mungkin membawa kesan buruk terhadap kualiti perolehan dilaporkan ialah: •

Pengiktirafan hasil – mengiktiraf perolehan sebelum penjualan dilaksana, atau pada masa apabila pelanggan masih mempunyai pilihan untuk menamat, membatal atau menangguhkan penjualan mengakibatkan herotan perolehan sebenar bagi tempoh pelaporan;

• Merekodkan aset/hasil palsu – aset/hasil palsu direkodkan untuk meningkatkan prestasi dan kunci kira-kira, contohnya dengan membesarkan pendapatan dan hutang belum terima yang sepadan; • Membuat peruntukan untuk hutang lapuk/ragu – perubahan terlampau dalam dasar membuat peruntukan dari segi jumlah dan/atau kriteria dengan tujuan mengurangkan tahap hutang ragu supaya memaksimumkan keuntungan dilaporkan dalam penyata pendapatan; • Penjejasan nilai aset – menangguhkan penurunan nilai untuk pengurangan atau rizab kurang dilaporkan ke atas pembalikan pengurangan. Dalam industri yang mempunyai barisan produk atau teknologi yang pesat berubah, penurunan nilai yang kecil atau tiada penurunan nilai dalam nilai bawaan aset mungkin merupakan “bendera merah”; • Transaksi dalam kumpulan – ini melibatkan transaksi antara syarikat dalam kumpulan di mana unsur keuntungan belum direalisasikan tidak dihapuskan apabila penggabungan berlaku; • Pengaturan jualan dan pajakan balik – pengaturan sedemikian boleh mengakibatkan pengiktirafan yang salah tentang keuntungan yang meningkatkan prestasi kewangan, terutamanya apabila penjualan aset dijalankan oleh syarikat dalam kumpulan sementara pengaturan pajakan balik untuk aset yang sama dimasuki oleh syarikat lain dalam kumpulan;

80


•

Pengklasifikasian instrumen kewangan – mengklasifikasikan semula sekuriti dengan sengaja atau memindahkan sekuriti untuk memulakan pengiktirafan keuntungan atau penangguhan kerugian. Contohnya, mengklasifikasikan semula sekuriti hutang seperti dipegang hingga matang untuk mengelak pengiktirafan kerugian dalam tempoh semasa atau memindahkan sekuriti daripada dipegang hingga matang kepada sama ada didagang atau tersedia ada untuk jualan untuk membolehkan pengiktirafan keuntungan;

• Penyalahgunaan konsep materialiti – ini melibatkan merekodkan kesilapan dengan sengaja di bawah “ambang materialiti” dan membuat kesimpulan bahawa kesan ke atas untung-rugi tidak penting;

Amalan Terbaik BBII (vii) – Tanggungjawab jawatankuasa audit termasuk menimbang sebarang transaksi pihak berkaitan yang mungkin timbul dalam syarikat atau kumpulan.

• Permodalan dan penangguhan perbelanjaan – permodalan dan penangguhan kos yang patut diakaunkan sebagai kos tempoh tersebut, contohnya, kriteria permodalan yang tidak jelas untuk hartanah, loji dan peralatan dan aset tidak ketara, tempoh pelunasan tidak munasabah atau melalui permodalan kos di mana manfaat ekonomi masa hadapan untuknya tidak terjamin dengan munasabah; • Transaksi dengan pihak berkaitan – ini melibatkan pengeliruan jawatankuasa audit dan lembaga tentang transaksi pihak berkaitan melalui gambaran yang salah dan tidak menyatakan fakta material tentang transaksi tersebut. Rujukan lanjut patut dibuat kepada Bab 6 Panduan ini tentang transaksi pihak berkaitan; dan • Transaksi melibatkan pengaturan luar kunci kira-kira – pembalikan penggabungan yang tidak wajar melalui jentera luar kunci kira-kira untuk mengurangkan menyatakan liabiliti atau terlebih menyatakan pendapatan. Eksibit 5 Panduan ini memberi senarai isyarat amaran atau “bendera merah” yang patut dipertimbangkan jawatankuasa audit sebelum perbincangan dengan pihak pengurusan atau semasa menyemak penyata kewangan. Oleh itu, ia adalah penting untuk jawatankuasa audit memahami sepenuh tentang dasar dan prosedur perakaunan syarikat yang mungkin menjejaskan kualiti dan integriti proses pelaporan kewangan. Jika terdapat sebarang keraguan atau keperluan untuk menjelaskan isu penting yang mempunyai kesan ke atas pelaporan kewangan, adalah penting untuk jawatankuasa audit berunding dengan juruaudit luaran atau pihak berkaitan lain untuk pemahaman yang diperlukan.

4.2.2 Representasi Pihak Pengurusan Adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan untuk menyediakan penyata kewangan dan pendedahan lengkap dan tepat menurut piawaian perakaunan diluluskan yang diguna pakai di Malaysia dan mematuhi peraturan dan kawalan selia berkaitan untuk kelulusan lembaga. Walau bagaimanapun, jawatankuasa audit perlu berpuas hati dengan penggunaan anggaran dan penilaian perakaunan oleh pihak pengurusan, dan pilihan dasar perakaunan mereka adalah selaras dengan piawaian perakaunan yang diluluskan dan digunakan di Malaysia. Apabila penilaian telah dijalankan oleh jawatankuasa audit, lembaga perlu memuaskan diri mereka tentang tahap munasabah dan kesesuaian laporan dan pengesyoran. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

81

Eksibit 6 Panduan ini memberi contoh borang soal selidik yang boleh diubahsuai untuk meminta representasi pihak pengurusan mengenai pelbagai perkara pelaporan kewangan. Jawatankuasa audit digalakkan untuk berunding dengan juruaudit luaran mengenai kesesuaian perkara dan pendekatan yang digunakan jika perlu. Adalah penting bahawa pihak pengurusan bersedia untuk mesyuarat jawatankuasa audit dan bersedia untuk menjawab soalan tentang isu pelaporan kewangan. Soalan demikian termasuk: • Apakah penilaian anda terhadap keseluruhan persekitaran kawalan? • Apakah proses yang disediakan untuk memastikan kesilapan material tidak akan berlaku? • Apakah tahap materialiti yang anda gunakan dalam menilai sama ada laporan kewangan menggambarkan pandangan benar dan adil? • Apakah anggaran dan penilaian yang paling penting yang telah anda buat dalam penyediaan laporan kewangan? Apakah julat nilai yang digunakan dalam anggaran tersebut? Beri alasan menjustifikasikan tanggapan dasar dan kebolehpercayaan maklumat/metodologi /alat yang digunakan. • Apakah sifat dan jumlah pelarasan hujung tahun? • Adakah sebarang transaksi tidak berulang membawa kesan material kepada keputusan kewangan? Jika demikian, apakah mereka dan apakah kesannya? • Apakah piawaian pelaporan kewangan utama dan perubahan kawalan selia yang dilaksanakan sepanjang tahun dan apakah kesan ke atas laporan kewangan syarikat? • Apakah keterangan penyata kewangan di mana perbezaan ketara wujud antara tempoh semasa dan lampau? Mengapakan perbezaan ini berlaku? • Adakah keputusan kewangan jauh berbeza daripada bajet? Jika demikian, mengapa? • Aspek daya maju dan daya tahan kewangan syarikat yang manakah anda paling tidak selesa? • Pernahkah berlaku sebarang pertikaian antara pihak pengurusan dan juruaudit dalaman atau luaran? Jika demikian, apakah mereka dan bagaimanakah mereka diselesaikan?

82


BAB 5 AUDIT DALAMAN DAN LUARAN: “MATA DAN TELINGA” JAWATANKUASA AUDIT

AUDIT DALAMAN DAN LUARAN: “MATA DAN TELINGA” JAWATANKUASA AUDIT

5.1

AUDIT DALAMAN Fungsi audit dalaman pada asasnya adalah “mata dan telinga” jawatankuasa audit, membekalkan jawatankuasa dengan jaminan yang amat diperlukan tentang pengurusan risiko, proses tadbir urus dan proses kawalan dalaman syarikat. Peranan utama audit dalaman ialah untuk menilai pematuhan pengurusan kepada dasar dan prosedur yang telah ditetapkan , piawaian dan keperluan etika dan memainkan peranan besar sebagai tempat berbincang bebas kepada jawatankuasa audit tentang kelemahan atau kekurangan dalam proses pengurusan risiko, tadbir urus dan kawalan untuk tindakan pemulihan sewajarnya yang dilakukan oleh syarikat. Ini adalah selaras dengan taksiran audit dalaman yang disebar luas oleh Institut Juruaudit Dalaman Inc (“IIA”) yang menyatakan: “ Audit dalaman adalah jaminan bebas, objektif dan aktiviti perundingan yang dibentuk untuk menambah nilai dan memperbaiki operasi organisasi. Ia membantu organisasi mencapai objektif dengan membawa pendekatan sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan meningkatkan keberkesanan proses pengurusan risiko, kawalan dan tadbir urus”. Kod CG dengan jelasnya menyatakan bahawa fungsi audit dalaman patut ditubuhkan dengan ketua audit dalaman melapor terus kepada jawatankuasa audit. Perenggan 15.28 Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa syarikat tersenarai harus menubuhkan fungsi audit dalaman yang bebas dari aktiviti yang diauditnya dan melapor terus kepada jawatankuasa audit. Bab 9 Apendiks 9C Bahagian A (Perenggan 30) Syarat-syarat Penyenaraian memandatkan pendedahan sama ada fungsi audit dalaman dilaksanakan dalam syarikat atau menggunakan khidmat luar dan kos yang dikenakan untuk fungsi audit dalaman berhubung dengan tahun kewangan. Eksibit 11 menunjukkan contoh “Penyata Fungsi Audit Dalaman” yang mungkin dipertimbangkan PLC untuk pendedahan dalam laporan tahunan.

84


5.1.1 Peranan, Skop dan Sumber Audit Dalaman Peranan Amalan Terbaik BBVIII – Fungsi audit dalaman sepatutnya bebas daripada aktiviti yang diaudit dan patut dilaksanakan dengan adil, cekap dan perhatian profesional yang wajar. Lembaga atau jawatankuasa audit patut menentukan bidang kuasa fungsi audit dalaman.

Dalam membantu jawatankuasa audit melaksanakan tanggungjawab tadbir urusnya, ketua audit dalaman biasanya terlibat dalam menjalankan: •

Semakan “nada di atas” seperti persekitaran kawalan syarikat;

• Penilaian objektif risiko dan rangka kawalan dalaman; • Analisis sistematik proses perniagaan dan kawalan berkaitan; • Penilaian bagaimana maklumat tentang fraud dan kejanggalan dilaporkan; • Semakan ad-hoc bidang lain di mana terdapat keraguan yang mempunyai kesan terhadap pelaporan kewangan atau ancaman kepada perlindungan aset syarikat; • Semakan rangka pematuhan dan isu pematuhan spesifik; • Semakan dan memberi pengesyoran untuk penggunaan sumber yang lebih berkesan dan efisien; • Lawatan susulan untuk menentukan status pengurusan pelaksanaan pelan untuk menangani pemerhatian yang dilaporkan dalam lawatan audit dalaman sebelumnya; dan • Semakan dan memberi maklum balas tentang pematuhan kod perlakuan dan/atau kod etika syarikat. Untuk menetapkan kedudukan dan menjadikan peranan juruaudit dalaman formal dalam fungsi pengawasan, mandat secara bertulis (contohnya, piagam audit dalaman atau terma-terma rujukan) menyatakan tujuan, tanggungjawab dan bidang kuasanya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, patut diwujudkan dan diluluskan oleh jawatankuasa audit. Untuk menanda aras berbanding amalan lebih baik, jawatankuasa audit patut mewujudkan tujuan fungsi, kuasa dan tanggungjawab audit dalaman dengan mempertimbangkan tafsiran audit dalaman, Kod Etika syarikat dan Piawaian Antarabangsa untuk Amalan Profesional Audit Dalaman (“Piawaian”) yang membentuk sebahagian daripada Rangka Amalan Profesional Antarabangsa IIA, iaitu piawaian yang diiktiraf secara global untuk pekerjaan audit dalaman. Lembaga atau jawatankuasa audit bagi pihak lembaga patut terlibat dalam membangun dan meluluskan mandat, matlamat dan misi. Ini kerap membantu dalam memastikan keseimbangan baik antara penilaian kawalan dalaman berhubung dengan pelaporan kewangan dan projek khas lain yang melibatkan efisiensi operasi dan pengurusan risiko.


85

Skop Amalan Terbaik BBII (vi) – Tanggungjawab jawatankuasa audit patut merangkumi yang berikut, sehubungan dengan fungsi audit dalaman: • Menyemak kelengkapan skop, fungsi dan sumber fungsi audit dalaman, dan bahawa ia mempunyai kuasa yang perlu untuk menjalankan kerjanya; • Menyemak program audit dalaman dan hasil proses audit dalaman, dan, di mana perlu, memastikan tindakan sewajar diambil ke atas pengesyoran fungsi audit dalaman;

Kod CG memerlukan jawatankuasa audit untuk menyemak skop aktiviti audit dalaman yang dirancang bagi tahun tersebut. Perenggan 15.13(1)(f) Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa jawatankuasa audit harus menyemak program audit dalaman, proses, hasil program audit dalaman, proses atau siasatan yang dijalankan dan sama ada tindakan sewajarnya telah diambil ke atas pengesyoran fungsi audit dalaman. Dari semua segi pelan, terutamanya sebarang halangan kepada skop perlu dibincang dan didebatkan sepenuhnya oleh jawatankuasa audit sebelum pelan tersebut diluluskan. Apabila pelan audit dilaksanakan, jawatankuasa audit, dalam menyemak program audit, harus memastikan liputan audit dalaman adalah responsif dan teguh untuk berubah selaras dengan tahap perubahan risiko dan keraguan yang timbul, contohnya di mana terdapat pekerja operasi yang tiba-tiba meninggalkan syarikat tertentu dalam kumpulan syarikat, perubahan dalam keperluan kawalan selia yang memerlukan pematuhan ketat oleh syarikat, dll.

• Menyemak sebarang penilaian atau penaksiran ahli fungsi audit dalaman;

Ahli jawatankuasa audit perlu memahami keperluan juruaudit dalaman untuk menjalankan semakan siasatan khas dari semasa ke semasa selain daripada pelan audit yang dipersetujui, seperti dalam bidang pembuatan menipu, percanggahan kepentingan dan transaksi pihak berkaitan.

• Meluluskan sebarang perlantikan atau penamatan ahli pekerja kanan fungsi audit dalaman; dan

Berhubung dengan semakan laporan audit dalaman, amalan semakan mungkin berbeza antara syarikat, tetapi yang penting adalah memastikan jawatankuasa audit menerima maklumat mencukupi untuk menjalankan peranannya.

• Mengambil kira pemberhentian ahli pekerja audit dalaman dan memberi ahli pekerja yang berhenti peluang mengemukakan alasannya untuk berhenti.

Oleh itu jawatankuasa audit patut memastikan juruaudit dalaman dan luaran melengkapkan antara satu sama lain, usaha audit dikoordinasikan dan terdapat komunikasi berkesan antara mereka. Ahli jawatankuasa audit perlu memahami sepenuhnya pelan audit dalaman dan implikasinya. Mereka harus memastikan apabila ia dibaca selaras dengan pelan audit luaran, tiada pendedahan penting berhubung dengan semakan pelaporan risiko kewangan dan bukan kewangan yang mungkin mempunyai implikasi pelaporan kewangan

86


Sumber dan Perlantikan Perenggan 15.13(1)(e) Syarat-syarat Penyenaraian memerlukan jawatankuasa audit menyemak kelengkapan skop, fungsi, kecekapan dan sumber fungsi audit dalaman dan ia mempunyai bidang kuasa yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya. Oleh itu, jawatankuasa audit harus memastikan fungsi audit dalaman, sama ada dalam syarikat atau khidmat luar, mempunyai sumber yang memadai, dan terdiri daripada tenaga kerja yang mahir. Walau pun IIA memberi panduan untuk menilai kecekapan fungsi audit dalaman (melalui Rangka Kecekapan Juruaudit Dalaman (CFIA), 2008), jawatankuasa audit patut pada minimumnya, menilai kebolehan dan kelengkapan sumber fungsi tersebut dari dua aspek berikut, samada dalam syarikat atau khidmat luar: •

Tenaga kerja – sama ada tenaga kerja audit dalaman berkelayakan dan mempunyai bilangan tenaga kerja yang mencukupi sehubungan dengan tahap dan kerumitan liputan audit dalaman, contohnya pentauliahan akademik atau profesional seperti ijazah dalam bidang berkaitan; pengalaman untuk membolehkan mereka menjalankan kerja audit dalaman; kemahiran perorangan untuk berbincang dengan pihak diaudit dan menulis laporan, menyatakan isu dengan jelas; kematangan tenaga kerja dalam berurusan dengan pengurusan mengenai isu perbalahan yang ditemui apabila menjalankan projek audit dalaman dan kebolehan memberi pengesyoran yang bukan sahaja praktikal untuk diimplementasi tetapi juga mengambil kira aspek “manfaat kos” cadangan tersebut; dan

• Proses– keteguhan proses audit dalaman, termasuk tahap struktur pendekatan yang digunakan pekerja audit dalaman dalam mencapai objektif audit dalaman. Program audit dalaman patut jelas dan objektif untuk membolehkan pekerja melaksanakan langkah ujian, kaedah mendapat dan menilai bukti audit untuk kebolehpercayaan dan kelengkapan berhubung dengan objektif yang dipenuhi. Keputusan untuk mendapatkan tenaga kerja audit dalaman yang sewajarnya bagi syarikat biasanya didorong oleh kemahiran yang sesuai dan kebolehan individu yang menyeluruh untuk meliputi operasi perniagaan kumpulan syarikat. Pasukan tersebut patut berupaya memberi perkhidmatan yang menyeluruh dari pematuhan asas hingga kerja perundingan. Jawatankuasa audit patut menyemak perlantikan, pemindahan, kenaikan pangkat atau pembuangan pekerja audit dalaman. Kod CG juga menekankan keperluan jawatankuasa audit mengambil perhatian terhadap pemberhentian pekerja audit dalaman dan memberi individu tersebut satu peluang untuk mengemukakan sebab untuk berhenti. Ini adalah penting untuk memastikan pihak pengurusan tidak cuba untuk mengehadkan siasatan atau penemuan audit dalaman. Penglibatan mendalam dalam isu pemberhentian pekerja audit dalaman mungkin memberi peluang kepada jawatankuasa audit kekal dimaklum tentang isu sistemik yang dihadapi pekerja yang bakal berhenti.


87

5.1.2 Jawatankuasa Audit dan Audit Dalaman

Amalan Terbaik BBVII –Lembaga patut menubuhkan fungsi audit dalaman dan mengenal pasti ketua audit dalaman yang melapor terus kepada jawatankuasa audit. Ketua audit dalaman akan bertanggungjawab ke atas semakan kerap dan/atau menilai keberkesanan proses pengurusan risiko, kawalan dalaman dan tadbir urus dalam syarikat.

Untuk memastikan fungsi audit dalaman mengekalkan kebebasan dari pihak pengurusan untuk melaksanakan fungsinya dengan adil, Kod CG memerlukan ketua audit dalaman melapor terus kepada jawatankuasa audit. Kod CG mendorong pengerusi jawatankuasa audit berhubung secara berterusan dengan ketua audit dalaman. Amalan baik untuk pendekatan tersebut adalah ia patut dijalankan tanpa kehadiran pihak pengurusan atau mana-mana pekerja, atau juruaudit luaran pada akhir mesyuarat jawatankuasa audit. Oleh kerana fokus fungsi audit dalaman bukan sekadar meneliti risiko dan kawalan kewangan, adalah menjadi kebiasaan untuk fungsi memberi sumbangan terhadap beberapa isu dan perkara. Dalam bertanya juruaudit dalaman tentang pelaporan kewangan, jawatankuasa audit patut mengemukakan, antara lain, soalan yang berikut:

•

Apakah penilaian keseluruhan?

anda

tentang

persekitaran

kawalan

secara

• Apakah penilaian anda tentang proses pelaporan dalaman dan luaran kewangan syarikat? • Sudahkah anda melaksanakan audit ke atas risiko strategik dan operasi yang dihadapi syarikat? • Apakah proses yang disediakan untuk menentukan bahawa kesilapan material dalam laporan kewangan, jika ada, dapat dikesan dengan munasabah? Adakah anda menganggap mereka sebagai teguh dan berkesan? • Adakah anda mendapat akses mencukupi kepada semua bidang syarikat dan sumber yang mencukupi untuk memudahkan semakan dan penilaian anda? • Apakah penilaian peraturan?

anda

tentang

pematuhan

syarikat

dengan

• Terdapatkah cubaan untuk mengehadkan skop kerja anda? • Terdapatkah sebarang modifikasi kepada pelan audit asal akibat kekurangan dalam rekod kawalan dalaman atau perakaunan? • Terdapatkah sebarang perselisihan antara anda dan pihak pengurusan dan/atau juruaudit luaran? Jika demikian, apakah perselisihan tersebut dan bagaimanakah ia diselesaikan? • Terdapatkah keadaan di mana anda diletak di bawah tekanan tidak wajar? • Terdapatkah sebarang kekhuatiran lain yang patut dipertimbangkan jawatankuasa audit

88


5.1.3 Penilaian Audit Dalaman Dalam menilai audit dalaman, jawatankuasa audit perlu menilai keberkesanannya berbanding kriteria prestasi yang dipersetujui seperti: •

Keseluruhan pelan audit dalaman dan hubungannya dengan objektif strategik syarikat;

• Penyampaian khidmat audit dalaman menurut pelan menepati masa; dan • Kecekapan tenaga kerja audit dalaman dan kelengkapan sumber untuk mencapai skop yang dirangkakan dalam pelan. Kod CG menuntut jawatankuasa audit menyemak sebarang penilaian atau penaksiran prestasi ahli fungsi audit dalaman. Selain itu, jawatankuasa audit boleh meminta penilaian kualiti dalaman dan luaran dari semasa ke semasa untuk meneliti sebarang kekurangan yang boleh diperbaiki dalam fungsi audit dalaman untuk memberi keyakinan kepada jawatankuasa audit tentang keberkesanan proses pengurusan risiko, tadbir urus dan kawalan syarikat.

5.2

AUDIT LUARAN Juruaudit luaran memainkan peranan penting dalam proses kebertanggungjawaban bagi pemegang saham. Peranan utama mereka adalah untuk membentuk pendapat mengenai akaun kumpulan dan syarikat, termasuk rekod perakaunan dan rekod lain yang berhubung dengan akaun tersebut dan melaporkannya kepada pemegang saham di mesyuarat agung selepas itu38. Dalam perlaksanaan kerja mereka, mereka boleh mengenal pasti dan, di mana wajar, memberi nilai kepada risiko kewangan yang mungkin mengakibatkan pelarasan akaun. Pengakuan bebas juruaudit luaran juga dilihat sebagai penyumbang kepada keberkesanan fungsi pasaran modal yang menghargai pelaporan kewangan yang konsisten dan boleh dipercayai.

38

Seksyen 174(1) dan (2) CA PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

89

5.2.1 Peranan, Skop dan Sumber Peranan dan Skop Amalan Terbaik BBII (i)-(ii), (iv) & (v) – Tanggungjawab jawatankuasa audit sepatutnya termasuk yang berikut: • Untuk mempertimbangkan perlantikan juruaudit luaran, yuran audit dan sebarang persoalan pemberhentian atau pembuangan; • Untuk berbincang dengan juruaudit luaran, sifat dan skop audit, dan memastikan ianya dikoordinasi di mana lebih daripada satu firma audit terlibat ; • Untuk berbincang masalah dan keraguan yang timbul daripada audit perantaraan dan akhir dan sebarang perkara yang juruaudit hendak berbincang (tanpa kehadiran pihak pengurusan di mana perlu); dan • Menyemak surat pengurusan juruaudit luaran dan jawapan pihak pengurusan.

Perenggan 15.13(1)(a)-(d) Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa jawatankuasa audit harus menjalankan yang berikut dan melaporkannya kepada lembaga: •

Menyemak pelan audit dengan juruaudit luaran;

• Menyemak dengan juruaudit luaran berkenaan, penilaiannya ke atas sistem kawalan dalaman; • Menyemak laporan audit dengan juruaudit luaran; dan • Menyemak bantuan yang diberi oleh pekerja syarikat tersenarai kepada juruaudit luaran. Jawatankuasa audit perlu memahami skop dan pendekatan audit luaran. Walaupun pelan audit adalah tanggungjawab juruaudit luaran, adalah penting untuk jawatankuasa audit memahami pelan audit dengan sepenuhnya. Untuk mencapai ini secara berkesan, peranan jawatankuasa audit berhubung dengan skop audit adalah seperti berikut: •

Berbincang dengan juruaudit luaran sebelum audit berkenaan dimulakan, sifat dan skop audit, termasuk terma yang dibutirkan dalam surat perlantikan juruaudit luaran. Ini akan membantu menjelaskan tanggungjawab syarikat dan juruaudit luaran dan perkara-perkara logistik lain;

• Mengkaji dan menilai pelan audit, terutamanya pendekatan yang akan digunakan oleh juruaudit luaran. Pelan audit kebiasaannya akan menyatakan yang berikut: -

Skop audit;

- Pengaturan masa audit dan pelaporan, termasuk pasukan audit; - Bidang utama risiko perniagaan dan transaksi penting untuk kumpulan, dengan sewajarnya; - Sistem perakaunan utama dan kawalan dalaman untuk disemak; - Tahap pengujian kawalan yang dirancang; - Bidang di mana perbalahan boleh berlaku; - Sifat dan tahap prosedur audit yang akan dilaksanakan; - Tahap materialiti; - Pengenalpastian atau jangkaan perubahan besar untuk laporan kewangan akibat dasar perakaunan dan/atau keperluan kawalan selia baru atau disemak;

90


-

Lokasi untuk dilawati dan prosedur audit yang perlu dijalankan bagi lokasi yang tidak dilawati;

- Berhubung dengan juruaudit anak syarikat tentang penyatuan akaun; - Koordinasi dengan audit dalaman untuk mengelak penduaan usaha dan untuk mengoptimumkan efisiensi audit; - Ketahapan skop audit yang dirancang boleh dirujuk untuk mengesan kesilapan atau kejanggalan (seperti perbuatan menipu); dan - Kekerapan mesyuarat dengan jawatankuasa audit dan sebarang laporan atau hasilan lain yang jawatankuasa audit dan pengurusan mungkin menerima.

Sumber dan Perlantikan Perenggan 15.22 Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan bahawa syarikat tersenarai harus melantik firma yang sesuai untuk bertindak sebagai juruaudit luarannya, dan mengambil kira, antara lain, kelengkapan pengalaman dan sumber firma dan orang yang dipertanggungjawabkan untuk audit. Jawatankuasa audit memainkan peranan penting dalam menyemak skop dan hasil audit luaran dan kebebasan dan objektiviti juruaudit. Jawatankuasa audit bertanggungjawab untuk mengesyorkan kepada lembaga perlantikan, perlantikan semula dan pengyingkiran juruaudit luaran syarikat, walaupun pemegang saham pada asasnya, adalah pihak yang melantik juruaudit luaran. Beberapa perkara untuk dipertimbangkan tentang perlantikan, perlantikan semula dan pengyingkiran juruaudit luaran syarikat termasuk: •

Kebebasan firma dan individu yang dikenal pasti untuk membentuk pasukan tersebut, termasuk proses yang digunakan oleh firma untuk memastikan kebebasan berterusan;

• Reputasi firma dan kelayakan profesionalnya, termasuk kelengkapan sumber, kepakaran dan pengalaman ahli pasukan; • Kebolehan menjalin rangkaian dan kecekapan menangani anak syarikat luar negara yang bukan diaudit oleh firma tersebut, iaitu kebolehan berhubung dengan juruaudit barisan kedua; • Metodologi audit yang digunakan oleh firma seperti metodologi dasar dan materialiti yang digunakan untuk menentukan sifat, tahap dan pengaturan masa pengujian diperlukan adalah unsur penting untuk audit yang berkesan; • Bagaimana firma memberi faedah selain daripada laporan audit statutori; dan • Pengaturan yuran yang dicadangkan.


91

Selepas perlantikan juruaudit luaran, jawatankuasa audit patut menyemak terma perlantikan, memastikan ia telah dikemaskinikan untuk mencerminkan perubahan dalam keadaan yang timbul dari tahun lepas (atau juruaudit dahulu). Jawatankuasa audit patut berpuas hati terhadap tahap yuran yang perlu dibayar kepada juruaudit luaran berhubung dengan skop audit luaran yang akan dilaksanakan adalah wajar dan bahawa audit yang berkesan boleh dilaksanakan untuk yuran sedemikian. Prestasi juruaudit luaran patut disemak dari semasa ke semasa oleh jawatankuasa audit. Dalam penilaiannya, jawatankuasa audit patut menilai keberkesanan audit luaran berdasarkan maklum balas daripada pihak pengurusan dan berbanding kriteria prestasi yang dipersetujui seperti: •

Keseluruhan pelan audit luaran berhubung dengan objektif perlantikan;

• Ketepatan masa dan kualiti komunikasi yang dicadangkan dalam pelan; dan • Kecekapan pekerja audit luaran (contohnya sama ada terdapat gabungan sesuai pekerja audit yang berpengalaman dan kurang berpengalaman) dan kelengkapan sumber untuk meliputi skop yang digariskan dalam pelan. Dalam keadaan di mana juruaudit luaran dibuang atau berhenti, adalah penting untuk jawatankuasa audit meneliti sebabnya, terutamanya apabila pengyingkiran atau pemberhentian yang bakal berlaku adalah akibat daripada kebuntuan dalam penyelesaian perkara diperbalahkan yang mempunyai kesan ke atas pelaporan kewangan Perenggan 15.23 Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan di mana juruaudit luaran disingkir dari jawatan atau memberi notis kepada syarikat tersenarai tentang niat untuk berhenti sebagai juruaudit luaran syarikat tersenarai, syarikat tersenarai harus menghantar kepada Bursa salinan sebarang representasi bertulis atau penjelasan bertulis tentang pemberhentian yang dibuat oleh juruaudit luaran pada masa sama salinan representasi atau penjelasan tersebut dikemukakan kepada Pendaftar Suruhanjaya Syarikat Malaysia menurut Seksyen 172A Akta Syarikat 1965.

5.2.2 Jawatankuasa Audit dan Audit Luaran Kebebasan Audit Setiap tahun, jawatankuasa audit patut memastikan kebebasan dan kesaksamaan juruaudit luaran, mengambil kira keperluan kawalan selia yang berkaitan. Jawatankuasa audit boleh menimbang dasar dan prosedur untuk mengekalkan kebebasan dan memantau pematuhan keperluan berkaitan, termasuk keperluan semasa tentang putaran rakan audit, tahap yuran yang dibayar syarikat dan keperluan kawalan selia lain yang berkaitan Berhubung dengan khidmat bukan audit yang diberi oleh juruaudit luaran, jawatankuasa audit patut menubuh dan mengesyorkan kepada lembaga dasar untuk memastikan khidmat yang diberi oleh juruaudit tidak menjejaskan, atau dilihat sebagai menjejaskan, kebebasan atau objektiviti juruaudit.

92


Sebelum peruntukan sebarang perlantikan khidmat bukan audit oleh juruaudit luaran, jawatankuasa audit patut menyemak dan meluluskan perlantikan sedemikian. Undang-undang kecil Institut Akauntan Malaysia (“MIA”) menghalang juruaudit luaran syarikat tersenarai daripada memberi khidmat audit dalaman kepada syarikat yang sama atau anak syarikatnya. Jawatankuasa audit patut menimbang yang berikut apabila menentukan dasar: •

Jika kemahiran dan pengalaman firma audit menjadikan ia pembekal khidmat yang sesuai;

• Jika terdapat kawalan pengurangan disediakan untuk mengelak ancaman terhadap objektiviti dan kebebasan; dan •

Sifat khidmat bukan audit, termasuk tahap yuran berkaitan.

Sesi Peribadi dengan Juruaudit Luaran Mekanisme formal patut ditubuhkan oleh jawatankuasa audit untuk memastikan terdapat dialog terus-terang dan ikhlas dengan juruaudit luaran. Amalan Terbaik BBIII – Jawatankuasa audit patut berjumpa dengan juruaudit luaran tanpa kehadiran ahli lembaga eksekutif sekurangkurangnya dua kali setahun

Kod CG menekankan kekerapan mesyuarat antara jawatankuasa audit dan juruaudit luaran tanpa kehadiran ahli lembaga eksekutif. Ini menggalakkan lebih pertukaran pendapat bebas dan jujur dan pandangan antara kedua pihak Perenggan 15.18 (f) Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa jawatankuasa audit dapat mengadakan mesyuarat dengan juruaudit luaran, juruaudit dalaman atau kedua-duanya, mengecualikan kehadiran pengarah dan pekerja lain syarikat tersenarai, apabila dianggap perlu. Eksibit 7 meliputi senarai soalan yang boleh ditujukan kepada juruaudit luaran semasa mesyuarat sedemikian.

Laporan Audit, Pengurusan

Surat

Representasi

Pengurusan

dan

Surat

Juruaudit luaran, dalam melaksanakan kerjanya, biasanya akan menilai sistem kawalan dalaman, terutamanya mengenai proses yang digunakan pihak pengurusan untuk memastikan semua transaksi diluluskan, dipantau dan direkod sewajarnya untuk membolehkan persiapan akaun keuntungan dan kerugian dan kunci kira-kira yang benar dan adil dan untuk memberi akaun sebenar tentang aset syarikat. Dari semakan tersebut, juruaudit luaran mungkin mendapati kelemahan atau kekurangan tertentu dalam sistem yang memerlukan pembaikan. Pemerhatian sedemikian biasanya dimasukkan ke dalam surat pengurusan menyatakan isu dan pelan tindakan yang disyorkan untuk pertimbangan pihak pengurusan dengan tujuan membaiki kekurangan yang diperhatikan. Menyusuli audit dan sebelum menandatangani penyata kewangan, juruaudit luaran biasanya akan mempersembahkan yang berikut kepada jawatankuasa audit: •

Laporan, membutirkan hasil dan pemerhatian penting daripada audit;


93

•

Draf laporan juruaudit luaran tentang pendapatnya mengenai penyata kewangan; dan

• Surat pengurusan tentang tindakan membaiki yang patut dipertimbangkan oleh pihak pengurusan berhubung dengan kelemahan atau kekurangan dalam sistem kawalan dalaman FOKUS: Tanggungjawab Ke Atas Pelaporan Kewangan Adalah penting mengetahui bahawa pengarah, dan bukan juruaudit luaran, yang pada asasnya bertanggungjawab ke atas penyediaan penyata kewangan menurut peruntukan Akta Syarikat 1965 dan harus menandatangani deklarasi pengarah sebelum laporan audit boleh ditandatangani. Jawatankuasa audit tidak boleh hanya bergantung kepada kerja juruaudit luaran untuk membolehkannya membentuk pandangan terhadap kebenaran dan keadilan penyata kewangan, termasuk pematuhan dengan undang-undang dan kawalan selia yang diguna pakai. Terdapat cara lain di mana jawatankuasa audit boleh mendapat keyakinan, contohnya fungsi audit dalaman, unit pematuhan, keteguhan sistem kawalan dalaman dan mekanisme pencetusan untuk pelanggaran kawalan seperti laporan pengecualian dikeluarkan oleh sistem, dll Apabila deklarasi pengarah telah ditandatangani, surat representasi pihak pengurusan hendaklah ditandatangani oleh wakil eksekutif pengurusan yang meliputi, inter-alia, perkara yang berikut sebelum juruaudit menerbitkan laporan audit: •

Pengesahan bahawa semua rekod perakaunan telah disediakan, semua transaksi direkodkan sewajarnya dalam rekod perakaunan, dan semua rekod lain dan maklumat berkaitan telah disediakan; dan

• Jangkaan pihak pengurusan mengenai kejadian masa hadapan yang mempunyai kesan penting ke atas penilaian perakaunan, contohnya, kebolehan mendapat balik hutang. Surat representasi pihak pengurusan termasuk ringkasan bertulis representasi yang dibuat kepada pasukan audit sepanjang tempoh audit. Ia harus diselesaikan sebelum laporan audit boleh ditandatangani.

94


Dalam membuat pertanyaan kepada juruaudit luaran berhubung dengan pelaporan kewangan, jawatankuasa audit perlu bertanya pelbagai soalan termasuk, tetapi tidak terhad kepada, yang berikut: •

Aspek manakah dalam laporan kewangan kami yang menimbulkan keraguan anda?

• Jika anda telah menyediakan penyata kewangan, apakah yang akan berbeza? • Adakah anda rasa pendekatan pihak pengurusan terhadap perakaunan adalah konservatif, sederhana atau agresif dari sudut pandangan pengiktirafan pendapatan, aset dan liabiliti? • Adakah dasar yang diguna pakai, biasa atau luar biasa bagi syarikat dalam industri kami? • Adakah sebarang perubahan dalam dasar perakaunan atau pendedahan berkemungkinan dicabar oleh pihak kawalan selia atau dipersoalkan oleh pemegang hak? • Apakah sifat dan tahap kesilapan/perbezaan yang dilaraskan dan tidak dilaraskan? Jika perbezaan tidak dilaras direkodkan, adakah mereka akan memberi kesan ke atas kedudukan syarikat berhubung dengan pematuhan perjanjian atau kawalan selia hutang, atau mempunyai kesan terhadap hak mendapat bonus yang terikat kepada prestasi atau berkemungkinan mengubah pembikinan keputusan pembaca penyata kewangan? • Bolehkah tanggapan usaha berterusan dalam penyediaan penyata kewangan disokong? • Adakah anda menerima kerjasama penuh dari pihak pengurusan? Terdapatkah sebarang perselisihan berhubung dengan pelaporan kewangan? Jika demikian, apakah mereka dan bagaimanakah mereka diselesaikan? • Apakah risiko kewangan terbesar kepada syarikat? Adakah syarikat menguruskan risiko ini dengan berkesan? Apakah prosedur audit berkaitan yang telah dilaksanakan oleh juruaudit luaran berhubung dengan risiko ini? • Bagaimanakah anda menilai fungsi audit dalaman berhubung dengan pendekatannya terhadap mengenal pasti, menilai, memantau dan melapor tentang risiko kewangan dan kawalan? • Apakah haluan kewangan, kawalan selia, industri, operasi dan teknologi yang telah anda perhatikan dalam syarikat dan industri pada tahun lepas? Apakah kesan mereka ke atas syarikat? • Bagaimanakah anda membandingkan kesan sedemikian ke atas syarikat kami dengan yang lain dalam industri?


95

Amalan Terbaik BBII (v) – Tanggungjawab jawatankuasa audit patut merangkumi menyemak surat pengurusan juruaudit luaran dan respons pihak pengurusan

“Surat Pengurusan” adalah alat pelaporan yang digunakan oleh juruaudit luaran untuk melapor kepada syarikat sebarang kelemahan material yang dikenal pasti dalam sistem perakaunan atau kawalan dalaman dan pengesyoran untuk pembaikan. Jawatankuasa audit patut meminta juruaudit luaran mempersembahkan penemuan mereka mengenai kelemahan kawalan dalaman yang diperhatikan semasa audit kewangan mereka dan menekankan penemuan yang dipertikaikan pihak pengurusan atau di mana pihak pengurusan belum bersetuju mengimplementasi tindakan pembetulan yang akan membaiki kelemahan yang dilaporkan. Oleh itu, sebagai sebahagian daripada proses pemantauan berterusan, jawatankuasa audit patut menyemak Surat Pengurusan yang dikeluarkan dan menimbang respons pihak pengurusan kepada penemuan dan pengesyoran juruaudit luaran, terutamanya ke atas kekurangan kawalan dalaman yang perlu diuruskan.

96


BAB 6 PERCANGGAHAN KEPENTINGAN DAN TRANSAKSI PIHAK BERKAITAN

PERCANGGAHAN KEPENTINGAN DAN TRANSAKSI PIHAK BERKAITAN 39

Adalah fungsi penting jawatankuasa audit berjaga mengelak situasi percanggahan kepentingan dan transaksi pihak berkaitan yang mencurigakan bagi tujuan memudahkan perlaksanaan tanggungjawab lembaga. Jawatankuasa audit patut menyemak situasi ini untuk memastikan syarikat mempunyai batasan jelas yang digariskan berhubung dengan penggunaan aset syarikat dan transaksi pihak berkaitan. Perenggan 1.01 Syarat-syarat Penyenaraian mentaksirkan pihak berkaitan sebagai pengarah, pemegang saham utama atau orang yang berkaitan dengan pengarah atau pemegang saham utama tersebut Bab 10 Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan keperluan untuk transaksi, dengan Bahagian E di dalamnya berfokus kepada transaksi pihak berkaitan Transaksi pihak berkaitan adalah transaksi ditandatangani penerbit tersenarai atau anak syarikatnya yang melibatkan kepentingan, langsung atau tidak langsung, pihak berkaitan. Transaksi yang jatuh di bawah lingkungan transaksi pihak berkaitan termasuk perolehan, pelupusan atau penyewaan aset, penubuhan usahasama, memberi bantuan kewangan, memberi atau menerima khidmat atau sebarang transaksi atau pengaturan perniagaan yang ditandatangani oleh syarikat tersenarai atau anak syarikatnya40. Tambahan lagi, CA yang memperuntukkan obligasi berhubung dengan transaksi hartanah penting melibatkan pengarah atau pemegang saham utama atau orang yang berkaitan dengan pengarah atau pemegang saham utama harus dibaca dan dipatuhi41.

39 40 41

98


Lihat Bab 1 Panduan ini untuk transaksi pihak berkaitan di bawah CA. Perenggan 10.02 Syarat-syarat Penyenaraian Seksyen 132E CA

6.1

PERCANGGAHAN KEPENTINGAN Percanggahan kepentingan mungkin timbul apabila pengarah dan/atau pemegang saham mempunyai peluang mempengaruhi perniagaan syarikat atau keputusan lain dalam cara yang mungkin membawa ke keuntungan peribadi atau sebarang kelebihan lain. Apabila syarikat melakukan transaksi dengan pengarah, pemegang saham utama atau orang berkaitan yang mempunyai pengaruh besar ke atas proses membuat keputusan, terdapat risiko bahawa kepentingan syarikat atau pemegang sahamnya mungkin dikompromi. Syarikat harus memastikan adanya dasar, garis panduan dan prosedur disediakan berhubung dengan mengenal pasti, layanan dan pelaporan situasi yang merupakan percanggahan kepentingan di dalamnya dan kumpulan syarikatnya. Ini adalah untuk memastikan bahawa: •

Akan terdapat layanan sama untuk percanggahan kepentingan;

• Semua percanggahan kepentingan diurus dan diselesaikan secepat mungkin; dan • Peranan, tanggungjawab dan kebertanggungjawaban pihak berkaitan dalam menguruskan dan menyelesaikan percanggahan kepentingan dinyatakan dengan jelas. Situasi yang mungkin menimbulkan percanggahan kepentingan termasuk yang berikut: •

Di mana pihak berkepentingan mempunyai kepentingan dalam perniagaan yang bersaing dengan atau berkemungkinan bersaing, secara langsung atau tidak langsung, dengan perniagaan syarikat atau anak syarikatnya (kesemuanya “kumpulan tersebut”);

• Di mana pihak berkepentingan menjalankan atau mempunyai kepentingan dalam transaksi melibatkan barang atau khidmat, sama ada secara langsung atau tidak langsung, dalam kumpulan tersebut; • Di mana orang berkepentingan memberi atau menerima bantuan kewangan dari kumpulan tersebut; dan • Di mana orang berkepentingan menyewa hartanah kepada atau dari kumpulan tersebut Pada amnya, situasi percanggahan kepentingan sepatutnya dikawal atau diurus untuk memastikan mereka tidak menjejaskan syarikat.


99

6.2

PIHAK BERKAITAN DAN PENDEDAHAN KEPENTINGAN Syarikat Pegangan

Pihak Berkaitan

Penerbit Tersenarai Anak Syarikat

Pengarah

Pemegang saham utama

Orang berkaitan* dengan pengarah dan pemegang saham utama * seperti mana ditaksirkan di bawah Perenggan 1.01 Syarat-syarat Penyenaraian

Pengarah CEO kini kini

Pengarah dan CEO dalam masa 6 bulan lampau

Pemegang saham utama kini (i) 10% saham pengundian Atau (ii) 5% saham pengundian (satu-satunya pemegang saham terbesar)

Pemegang saham utama dalam masa 6 bulan lampau

Rajah di atas menunjukkan beberapa orang yang termasuk di bawak taksiran pihak berkaitan di bawah Bab 10 Syarat-syarat Penyenaraian Jawatankuasa audit patut kerap menyemak pengemukaan pendedahan tentang jawatan pengarah dan pegangan saham oleh pengarah syarikat dan orang berkaitan dengan mereka supaya dapat mengenal pasti individu yang mungkin mempunyai pengaruh ke atas keputusan yang dibuat oleh syarikat. Jika dapat, pendedahan serupa dari pemegang saham mengawal yang bukan pengarah, pegawai atau pekerja syarikat patut diperoleh. Walau bagaimanapun, pemegang saham mengawal harus bersedia memberi maklumat tersebut secara sukarela. Dalam hal ini, pengarah yang juga penama atau wakil pemegang saham mengawal boleh membantu dengan berhubung dengan pemegang saham mengawal untuk memberi maklumat tersebut secara sukarela.

6.3

TANGGUNGJAWAB PENGAWASAN JAWATANKUASA AUDIT DALAM MENYEMAK SITUASI PERCANGGAHAN KEPENTINGAN DAN TRANSAKSI PIHAK BERKAITAN

Amalan Terbaik BBII (vii) – Jawatankuasa audit patut mempertimbangkan sebarang transaksi pihak berkaitan yang mungkin timbul dalam syarikat atau kumpulan

Jawatankuasa audit ditugaskan di bawah Perenggan 15.13(h) Syarat-syarat Penyenaraian untuk menyemak dan melapor kepada lembaga sebarang transaksi pihak berkaitan dan situasi percanggahan kepentingan yang mungkin timbul dalam syarikat atau kumpulan termasuk sebarang transaksi, prosedur atau perjalanan perlakuan yang menimbulkan persoalan tentang integriti pihak pengurusan. Jawatankuasa audit diamanahkan untuk menyemak transaksi pihak berkaitan dan situasi percanggahan kepentingan dan memastikan bahawa transaksi dilaksanakan di atas terma komersial biasa dan tidak menjejaskan kepentingan syarikat atau pemegang saham minoriti

100


6.3.1 Penubuhan Rangka Sesuai untuk Pelaporan Situasi Percanggahan Kepentingan dan Transaksi Pihak Berkaitan Jawatankuasa audit patut memastikan bahawa pihak pengurusan menubuhkan rangka menyeluruh bagi tujuan mengenal pasti, memantau, menilai, melapor dan meluluskan situasi dan transaksi sedemikian Rangka sedemikian sepatutnya dapat memberi jaminan mencukupi supaya transaksi pihak berkaitan dan situasi percanggahan kepentingan, termasuk transaksi pihak berkaitan yang berulang, dikenal pasti, dinilai, dipersembahkan untuk semakan dan kelulusan dan dilaporkan, di mana perlu Jawatankuasa audit boleh meminta juruaudit dalaman atau perunding luaran lain untuk menyemak keberkesanan, pematuhan kepada dan keberkaitannya rangka tersebut Tambahan lagi, kemungkinan terdapat transaksi yang tidak jatuh di bawah taksiran transaksi pihak berkaitan sepenuhnya menurut Syarat-syarat Penyenaraian tetapi masih mungkin melibatkan tahap percanggahan kepentingan tertentu disebabkan perhubungan rapat pihak kepada transaksi atau di mana pengarah atau pemegang saham utama boleh mendapat keuntungan peribadi atau kelebihan dari transaksi atau pengaturan tersebut Untuk memudahkan perlaksanaan peranan pengawasannya, jawatankuasa audit juga harus memastikan adanya rangka sesuai yang disediakan untuk membawa transaksi pihak berkaitan dan situasi percanggahan kepentingan sedemikian kepada perhatiannya dengan mengarah pihak pengurusan untuk menubuhkan kawalan sewajarnya dan melalui pelaporan kerap kepada jawatankuasa audit.

6.3.2 Skop Tanggungjawab Jawatankuasa Audit Peranan jawatankuasa audit berhubung dengan lembaga adalah seperti berikut: •

Pengawasan ke atas kawalan yang berikut: - Mengenal pasti pihak berkepentingan; dan - Mengenal pasti transaksi pihak berkaitan dan kemungkinan berlakunya situasi percanggahan kepentingan.

•

Apabila menerima laporan tentang situasi percanggahan kepentingan dan/atau laporan transaksi pihak berkaitan, jawatankuasa audit patut menyemak dan menentukan sama ada situasi percanggahan kepentingan atau transaksi pihak berkaitan adalah saksama, munasabah, pada terma komersial biasa dan demi kepentingan syarikat. Faktor-faktor yang akan diambil kira dan soalan yang boleh ditanyakan jawatankuasa audit dalam membuat penilaian ini termasuk: -

Sama ada asas untuk mengira harga transaksi adalah pada dasar setara atau terma yang saksama kepada syarikat. Ini dibincang di bawah Seksyen 6.4 Panduan ini; - Sama ada terdapat alasan perniagaan bagi syarikat memasuki transaksi dengan pihak berkaitan dan bukan pihak ketiga; - Sama ada alasan perniagaan tersebut adalah selaras dengan strategi keseluruhan dan objektif syarikat; - Apa manfaat yang akan diterima oleh pihak berkepentingan dari transaksi tersebut; PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

101

- Apakah kesan transaksi ke atas penyata kewangan; dan - Sama ada terdapat alasan ekonomi untuk memasuki transaksi tersebut. Lembaga,sebaliknya, patut menimbang dan membuat keputusan sama ada meluluskan (atau sebaliknya) transaksi dicadangkan. Lembaga harus memastikan syarikat menjalankan urusannya demi kepentingan syarikat dan pemegang saham. Jawatankuasa audit patut menyemak situasi percanggahan kepentingan atau transaksi pihak berkaitan sebelum syarikat memasuki transaksi sedemikian. Jawatankuasa audit kemudiannya akan melaporkan pandangannya kepada lembaga ke atas yang berikut: (i) sama ada transaksi adalah demi kepentingan terbaik syarikat; (ii) sama ada transaksi adalah saksama, munasabah dan pada terma komersial dan tidak menjejaskan kepentingan pemegang saham minoriti; dan (iii) asas untuk pandangannya. Pandangan jawatankuasa audit juga patut dimasukkan menjadi sebahagian dari pengumuman awam yang akan dibuat tentang transaksi tersebut. Senarai perkara untuk dibentangkan kepada jawatankuasa audit dan contoh maklumat “pembantu daya ingatan” yang dapat membantu jawatankuasa audit membentuk pandangannya supaya melaksanakan tanggungjawab pengawasan ke atas transaksi pihak berkaitan dan kemungkinan berlakunya situasi percanggahan kepentingan adalah seperti dinyatakan dalam Eksibit 8 Panduan ini Jawatankuasa audit juga patut sedar bahawa, selain dari menyemak transaksi pihak berkaitan dan percanggahan kepentingan, transaksi yang dimasuki juga mungkin perlu didedahkan dalam penyata kewangan syarikat di bawah piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai. Untuk rujukan kepada semakan transaksi pihak berkaitan berhubung dengan pelaporan kewangan, sila rujuk kepada Bab 4 Panduan ini FOKUS: Apakah yang akan terjadi jika jawatankuasa audit mendapati bahawa situasi percanggahan kepentingan atau transaksi pihak berkaitan adalah menjejaskan syarikat (bukan pada nilai berpatutan atau bukan dilakukan secara setara) dan akan mempunyai impak ke atas kedudukan kewangan syarikat? Adalah tanggungjawab jawatankuasa audit melapor transaksi sedemikian kepada lembaga bersama pengesyorannya. Lembaga patut membuat keputusan bersama sama ada transaksi tersebut adalah selaras dengan objektif syarikat dan demi kepentingannya dan menyusuli dengan tindakan sewajarnya demi kepentingan syarikat.

102


6.3.3 Situasi Percanggahan Kepentingan dan Transaksi Pihak Berkaitan yang Tidak Didedahkan Kemungkinan situasi percanggahan kepentingan atau transaksi pihak berkaitan yang tidak didedahkan dimasuki dengan objektif mengurus pendapatan adalah isu yang mungkin dihadapi jawatankuasa audit Supaya jawatankuasa audit dapat mengenal pasti situasi yang mungkin berlaku atau yang dipersoalkan atau untuk memuaskan dirinya jika transaksi tersebut mungkin transaksi pihak berkaitan, jawatankuasa audit patut meminta pengurusan memberi maklumat yang berikut: •

Maklumat latar belakang tentang rakan dagang syarikat;

• Maklumat tentang pemegang saham utama rakan dagang; • Identiti pihak yang bertransaksi; • Identiti pihak berkaitan; dan • Maklumat tentang rakan perniagaan utama, pelanggan utama, pembekal utama dan pihak kepada kontrak penting. Pertimbangan juga patut diberi untuk menilai dengan lebih lanjut pengaruh yang mungkin dipunyai oleh pihak tersebut dan yang mungkin digunakan ke atas syarikat. Dalam menentukan sama ada percanggahan kepentingan wujud dalam transaksi, jawatankuasa audit patut membuat pertanyaan lanjut tentang pengaruh yang mungkin dipunyai oleh pihak tersebut ke atas syarikat mengambil kira isi kandungan ekonomik dan komersial transaksi. Faktor-faktor yang patut diambil kira dan soalan yang jawatankuasa boleh bertanya dalam membuat penilaian ini termasuk: •

Sama ada transaksi sedemikian akan menimbulkan kemungkinan percanggahan kepentingan mengambil kira: - saiz transaksi; - kedudukan keseluruhan kewangan pihak berkepentingan; - kepentingan pihak berkepentingan dalam transaksi dan tahap kepentingan dan jenis kepentingan tersebut; - manfaat kepada syarikat dan kepada pihak berkepentingan berkaitan; dan - terma lain transaksi.

•

Sama ada pihak berkepentingan mempunyai kepentingan kewangan yang bercanggah dengan yang dipunyai syarikat;

• Sama ada hubungan antara pemegang saham utama dan syarikat boleh mengakibatkan percanggahan antara obligasi syarikat terhadap pemegang saham utama tersebut dan tanggungjawab kepada badan am pemegang saham; • Sama ada objektif penilaian profesional pihak berkepentingan untuk bertindak demi kepentingan syarikat dikompromi; dan • Sama ada pihak berkepentingan sebaliknya terlibat dalam aktiviti yang melibatkan masa dan komitmen daripada menguruskan syarikat PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

103

6.4

PENILAIAN HARGA DAN TERMA DAN SYARAT LAIN TRANSAKSI Jawatankuasa audit patut menilai dan mengurus sama ada situasi percanggahan kepentingan atau transaksi pihak berkaitan adalah munasabah untuk memastikan bahawa pihak berkepentingan tidak menyalahgunakan kuasa mereka untuk mendapat kelebihan yang tidak adil. FOKUS: Bagaimanakah jawatankuasa audit memuaskan dirinya sama ada harga transaksi pihak berkaitan adalah munasabah? Beberapa cadangan: • Pastikan lembaga tersebut;

benar-benar

mengetahui

kebaikan

transaksi

• Sedar asas dan tanggapan di sebalik penilaian dan unjuran pihak pengurusan; • Menilai dan mencabar rasional, asas dan tanggapan dalam menetapkan harga; • Menyemak laporan penilaian dan menimbang kelayakan, kebebasan dan pengalaman jurunilai; • Menimbang untuk mendapatkan pendapat kedua terhadap penilaian, jika terdapat sebab baik; • Dapatkan sebutan harga perbandingan pihak ketiga bebas; dan • Sedar tentang isu yang mempunyai impak ke atas penyata kewangan dan obligasi pencukaian syarikat . FOKUS: Bagaimanakah jawatankuasa audit memastikan terma dan syarat transaksi adalah saksama kepada syarikat? Beberapa cadangan: • meminta pihak pengurusan memberi analisis atau perbandingan terma transaksi yang dilakukan dengan pihak ketiga biasa dan dengan pihak berkaitan, termasuk terma kredit atau pembayaran balik, kadar faedah (setara dengan kadar pasaran), keselamatan (nilai pasaran dan saksama), kepercayaan kredit pihak berkaitan, dll; • Mendapat pengesahan dari pihak pengurusan bahawa terma transaksi adalah munasabah, saksama dan dilakukan secara setara; • Menyemak terma dan syarat bersama analisis kos dan manfaat transaksi kepada syarikat; dan • Di mana wajar, menimbang mendapatkan nasihat bebas sebelum membentuk pendapat. 104


BAB 7 JAWATANKUASA PENAMAAN

JAWATANKUASA PENAMAAN

Kod CG mengesyorkan lembaga menubuhkan jawatankuasa yang bertanggungjawab untuk mengenal pasti, menamakan dan menjalankan orientasi pengarah baru. Dengan mengamanahkan tanggungjawab ini kepada jawatankuasa, ia membantu memastikan perkara perekrutan tahap lembaga dibincang dengan mendalam, membolehkan lembaga sebaliknya meluangkan masa terhadap perkara strategik dan operasi Tugas utama jawatankuasa penamaan adalah memastikan syarikat merekrut dan mengekalkan pengarah eksekutif dan bukan eksekutif sedia ada yang terbaik

7.1

TERMA-TERMA RUJUKAN

Amalan Terbaik AAVIII –Lembaga setiap syarikat patut melantik jawatankuasa pengarah yang secara eksklusif terdiri dari pengarah bukan eksekutif, majoritinya yang bebas, dengan tanggungjawab mencadangkan penama baru ke lembaga dan untuk menilai pengarah secara berterusan.

Terma-terma rujukan bertulis yang menggaris kasar tugas dan tanggungjawab jawatankuasa penamaan, termasuk struktur, proses dan keperluan keahlian, patut dibangunkan. Lembaga kekal bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan pengesyoran dari jawatankuasa penamaan. Kod CG memperuntukkan bahawa jawatankuasa penamaan patut: •

- - - -

Keputusan sebenar mengenai siapa akan dinamakan sepatutnya menjadi tanggungjawab lembaga penuh setelah mempertimbangkan pengesyoran jawatankuasa sedemikian (diringkaskan dari Kod CG)

106


Mengesyorkan kepada lembaga calon untuk semua jawatan pengarah yang hendak diisi oleh pemegang saham atau lembaga, dengan mengambil kira: kemahiran, pengetahuan, kepakaran dan pengalaman; sikap profesional; integriti calon; dan dalam kes calon untuk jawatan pengarah bukan eksekutif bebas, jawatankuasa penamaan juga patut menilai kemahiran calon untuk melaksanakan tanggungjawab/fungsi sebagaimana diharapkan dari pengarah bukan eksekutif bebas.

•

mengambil kira dalam membuat pengesyoran, calon yang dicadangkan oleh CEO dan secara praktikalnya, oleh mana-mana pihak pengurusan atasan atau mana-mana pengarah atau pemegang saham;

•

Mengesyorkan kepada lembaga, calon untuk memenuhi tempat di jawatankuasa lembaga;

•

Membantu lembaga dalam semakan tahunan gabungan kemahiran dan pengalaman yang perlu dan sifat lain termasuk kecekapan teras yang pengarah bukan eksekutif patut membawa ke lembaga; dan

•

Menilai setiap tahun keberkesanan lembaga pada keseluruhannya, jawatankuasa lembaga dan sumbangan setiap pengarah individu dan CEO. Semua penaksiran dan penilaian yang dijalankan oleh jawatankuasa penamaan dalam melaksanakan semua fungsinya patut didokumentasikan dengan teliti;

Lembaga juga boleh memberi kuasa kepada jawatankuasa penamaan untuk menjalankan yang berikut: •

Menilai keseimbangan yang diingini dalam keahlian lembaga, mengambil kira struktur dan terjadinya bilangan jawatan pengarah yang berlebihan42;

•

Menilai bilangan pengarah bebas yang diingini; dan

• Menimbang kemungkinan perwakilan kumpulan berkepentingan. Jawatankuasa penamaan juga patut:

7.2

•

Mengesyorkan individu untuk dinamakan sebagai ahli lembaga dengan menilai kewajaran membaharui jawatan pengarah yang sedia ada. Pertimbangan sewajarnya patut diberi kepada sejauh mana saling bertindaknya kepakaran, kemahiran dan pengalaman pengarah didemonstrasikan dengan yang ada pada ahli lembaga lain;

•

Memudahkan penilaian keberkesanan lembaga tahunan, melalui borang penilaian sendiri lembaga dan pengarah43. Proses ini patut dikoordinasikan jawatankuasa penamaan dan oleh itu, melaporkan kepada lembaga pada hujung tahun kewangan penilaian prestasi lembaga dan bidang yang lembaga, jawatankuasa lembaga atau pengarah individu boleh memperbaiki; dan

•

Melaporkan secara berkala perancangan pewarisan untuk pengerusi lembaga dan CEO. Lembaga patut bekerjasama dengan jawatankuasa penamaan untuk menilai pengganti yang berpotensi.

PERLANTIKAN PENGARAH Perlantikan pengarah adalah proses penting kerana ia menentukan komposisi dan kualiti kapasiti dan kecekapan lembaga. Kod CG mewajibkan prosedur formal dan telus ditubuhkan untuk perlantikan pengarah baru ke lembaga. Jawatankuasa penamaan patut menubuhkan dan mengesyorkan kepada lembaga kriteria pemilihan yang jelas dan wajar untuk jawatan pengarah dan menilai kesesuaian calon yang berpotensi berbanding kriteria yang ditetapkan.

42

43

Pengarah penerbit tersenarai tidak boleh memegang lebih daripada 25 jawatan pengarah dalam syarikat, di mana: (a) bilangan jawatan pengarah dalam penerbit tersenarai tidak melebihi 10; dan (b) bilangan jawatan pengarah dalam syarikat selain dari penerbit tersenarai tidak melebihi 15. Penilaian sepatutnya berdasarkan penanda prestasi utama (“KPIs”) dan penanda prestasi lain syarikat. Jawatankuasa penamaan patut memastikan terma pekerjaan, KPI, sasaran dan pampasan sepadan (termasuk pampasan berkaitan prestasi semasa) termasuk dalam borang penilaian.


107

Pengesyoran ini sepatutnya berdasarkan semakan tahunan gabungan kemahiran dan pengalaman diperlukan lembaga, mengambil kira keperluan semasa dan masa hadapan syarikat. Semakan ini patut dipadankan dengan komposisi sedia ada pengarah untuk mengenal pasti sebarang kekurangan. . Kekuatan dan kelemahan lembaga yang sedia ada, kekurangan kemahiran dan pengalaman, julat umur semasa dan komposisi jantina, dan aspirasinya untuk masa hadapan syarikat juga patut dipertimbangkan sepanjang proses perlantikan. Jawatankuasa penamaan patut membuat penilaian menyeluruh dan bebas. Untuk menunjukkan sikap objektif dalam proses penilaian, jawatankuasa tidak patut dipengaruhi oleh pemegang saham utama atau CEO / pengarah eksekutif. FOKUS: Perlantikan pengarah Jawatankuasa penamaan yang berpandangan jauh dan efektif biasanya akan mengawasi keperluan untuk pewarisan dalam bilik lembaga, mengenal pasti calon sewajarnya untuk kelulusan lembaga untuk mengisi kekosongan luar jangka dan menamakan calon untuk pertimbangan lembaga dan dengan semua aktiviti sedemikian dijalankan tanpa terhutang kepada pengarah eksekutif atau pemegang saham utama/mengawal. Jawatankuasa penamaan dan lembaga patut memberi masa yang mencukupi untuk menyemak, membincang dan memutuskan pemilihan pengarah.

7.3

KOMPOSISI DAN SAIZ Kod CG memperuntukkan bahawa jawatankuasa penamaan, ditubuhkan oleh lembaga, sepatutnya terdiri sepenuhnya dari pengarah bukan eksekutif dan majoriti daripadanya adalah bebas. . Lembaga patut memastikan jawatankuasa penamaan terdiri daripada pengarah yang jujur dan terus terang dan bekerjasama dalam menubuhkan jawatankuasa berkesan. Kebanyakan syarikat tidak mempunyai dasar tetap untuk putaran ahli jawatankuasa manakala bergantung kepada menimbang pengalaman ahli berbanding risiko sikap puas hati. Syarikat patut menimbangkan perlantikan ahli jawatankuasa untuk tempoh tiga tahun, dengan tarikh penamatan secara berperingkat untuk memastikan kesinambungan. Dalam ketiadaan dasar putaran sedemikian, lembaga patut menilai prestasi ahli jawatankuasa penamaan untuk memastikan ia memenuhi harapan kedua-dua lembaga dan jawatankuasa Penilaian prestasi jawatankuasa penamaan patut dijalankan oleh lembaga, menanda aras aktiviti yang dijalankan berbanding terma-terma rujukan yang diluluskan lembaga. Sebaliknya, penilaian prestasi jawatankuasa penamaan boleh dijalankan oleh ahli individu jawatankuasa penamaan secara penilaian rakan sejawat, dengan keputusannya dihantar kepada lembaga untuk pertimbangan sewajarnya.

108


7.4

MESYUARAT Kod CG menyatakan bahawa di mana jawatankuasa penamaan ditubuhkan oleh lembaga, ia patut berjumpa sekurang-kurangnya sekali setahun untuk menjalankan aktiviti yang terkandung dalam terma-terma rujukannya, atau dengan lebih kerap apabila perlu. Jawatankuasa penamaan patut diberi sumber mencukupi untuk melaksanakan tanggungjawabnya. Ia patut mempunyai akses kepada khidmat setiausaha syarikat terhadap semua perkara yang melibatkan jawatankuasa penamaan termasuk, membantu pengerusi merancang kerja jawatankuasa penamaan, menetapkan agenda mesyuarat, menyimpan minit dan mengumpul dan mengagih maklumat dan memberi sebarang sokongan praktik yang diperlukan Mesyuarat jawatankuasa penamaan sepatutnya telus, dengan semua prosiding direkodkan dan tindakan didokumentasikan. Lembaga patut diberitahu tentang aktiviti jawatankuasa melalui minit jawatankuasa yang diedarkan bersama kertas mesyuarat lembaga

7.5

PENILAIAN PRESTASI

Amalan Terbaik AAX – Lembaga patut mengimplementasi proses, untuk dilaksanakan jawatankuasa penamaan setiap tahun, bagi menilai keberkesanan lembaga secara keseluruhan, jawatankuasa lembaga, dan untuk menilai sumbangan setiap pengarah individu, termasuk pengarah bukan eksekutif bebas, serta CEO . Semua penaksiran dan penilaian yang dijalankan jawatankuasa penamaan dalam melaksanakan fungsinya patut didokumentasikan dengan baik

Kod CG memperuntukkan bahawa penilaian patut dijalankan oleh jawatankuasa penamaan setiap tahun ke atas keberkesanan lembaga pada keseluruhannya, jawatankuasa lembaga dan sumbangan setiap pengarah individu. Tambahan lagi, Kod CG khususnya memperuntukkan penilaian pengarah bukan eksekutif bebas dan CEO, dan bahawa semua penaksiran dan penilaian oleh jawatankuasa penamaan sepatutnya didokumentasikan dengan baik Terdapat unsur tidak ketara atau lembut berhubung dengan prestasi lembaga yang sukar diukur, tetapi pasti mempunyai kesan ke atas kualiti dan keberkesanan tadbir urus syarikat. Jika unsur ini tidak diukur, terdapat peluang baik bahawa terdapat potensi pembaikan yang tidak akan diurus. Antara kriteria paling penting untuk menilai prestasi lembaga ialah: •

Pemahaman ahli lembaga individu tentang misi syarikat dan pelan strategik;

• Pemahaman dan pengetahuan ahli lembaga tentang perniagaan syarikat; • Kesediaan menyoal siasat pihak pengurusan atau memisit pihak pengurusan apabila perlu; dan • Pengetahuan tertentu yang dibawa oleh ahli lembaga untuk menambah nilai kepada syarikat.

7.5.1 Proses Penilaian Penilaian prestasi memberi lembaga pemahaman berharga terhadap keperluan latihan dan pembangunan lembaga dan pengarah individunya. . Proses penilaian prestasi lembaga, jawatankuasanya dan pengarah individu dengan kriteria penilaian jelas patut ditubuhkan dan diberitahu kepada semua pengarah. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

109

Yang berikut adalah cadangan langkah yang patut diambil dalam menjalankan proses penilaian. Cadangan ini hanya panduan berguna dan tidak sama sekali menyeluruh. Lembaga perlu menimbang pengubahsuaian sewajarnya untuk disesuaikan kepada keperluan dan keadaan khususnya: •

Menentukan fungsi dan tanggungjawab utama lembaga, jawatankuasa berlainan dan pengarah individu. Mengenal pasti penanda prestasi utama untuk pengarah supaya penilaian berkesan dan bermakna dapat dijalankan;

• Mempersetujui kriteria yang akan digunakan untuk menilai dan memastikan semua pengarah dimaklumkan mereka akan dinilai. Kriteria ini patut mencerminkan kedudukan semasa dan jangkaan syarikat dalam pasaran. Setiap pengarah patut dinilai ke atas gabungan betul kemahiran, pengalaman dan pengetahuan relevan kepada syarikat; • Menjalankan penilaian berdasarkan kriteria yang diberi dalam Eksibit 9 dan 10 Panduan ini. Keputusannya patut dijelaskan kepada pengarah dan CEO, supaya mereka dapat mengetahui kedudukan mereka; • Mengambil tindakan ke atas keputusan penilaian dengan mengesyorkan tindakan pemulihan berhubung dengan kawasan tadbir urus yang tidak dilakukan dengan baik oleh pengarah. Ahli lembaga juga patut dimaklumkan akibatnya prestasi buruk berterusan, seperti pengurangan manfaat ( selagi manfaat tersebut bukan bersifat kontrak), lembaga tidak mengesyorkan perlantikan semula apabila bersara melalui putaran pengarah terlibat dan, dalam situasi terburuk, pengarah tersebut mungkin dinasihat meletak jawatan; • Mengesyorkan penyusunan semula lembaga dan jawatankuasanya, termasuk fungsinya, di mana mereka telah dianggap sebagai kurang berkesan; • Mengimplementasi pelan latihan dan perkembangan untuk meningkatkan prestasi pengarah; dan • Meringkaskan proses penilaian prestasi dan melapor ke lembaga Eksibit 9 Panduan ini memberi contoh penyata penilaian prestasi untuk penilaian prestasi lembaga dan jawatankuasa lembaga Eksibit 10 Panduan ini memberi contoh penyata penilaian sendiri prestasi untuk pengarah individu

7.5.2 Proses Selepas Penilaian Semua laporan patut dikumpul dan dinilai oleh jawatankuasa penamaan untuk semakan dan kelulusan lembaga Seterusnya, pelan tindakan dengan jangka masa tetap patut ditubuhkan oleh lembaga untuk memastikan tindakan diambil ke atas kelemahan yang dikenal pasti sebagai sebahagian proses pembaikan berterusan di bilik lembaga. Kemajuan pelan tindakan patut disemak dan kerap disusuli perkembangan berbandingkan pelan yang ditubuhkan Berhubung dengan penilaian pengarah individu, beberapa faktor-faktor yang boleh ditimbangkan adalah kehadiran, sikap bersiapnya, penglibatan dan sikap berterus terang. 110


Apabila pengarah berjawat di beberapa lembaga, jawatankuasa penamaan patut menimbang sama ada pengarah tersebut dapat dan telah berkesan dalam melaksanakan tanggungjawabnya Beberapa lembaga mendapati ianya berguna melibatkan pemudah cara luaran dalam proses penilaian. Pemudah cara boleh mengurus proses pengumpulan maklumat dan bercakap dengan ahli individu lembaga untuk mengenal pasti isu utama untuk perbincangan. Sumbangan luaran boleh membantu menimbulkan isu yang mungkin tidak timbul jika ianya hanya proses dalaman. Walau bagaimanapun, lembaga lain mungkin lebih selesa mengadakan perbincangan sulit ke atas prestasi kolektif mereka .

7.6

PENILAIAN LEMBAGA

Amalan Terbaik AAIX – Lembaga, melalui jawatankuasa penamaan, patut menyemak setiap tahun gabungan kemahiran dan pengalaman yang diperlukan dan sifat lain, termasuk kecekapan teras yang patut dibawa oleh pengarah bukan eksekutif ke lembaga. Ini patut didedahkan dalam laporan tahunan

GABUNGAN

KEMAHIRAN,

PENGALAMAN

DAN

SIFAT

Lembaga patut memastikan setiap pengarah membawa gabungan betul kemahiran dan pengetahuan berkaitan kepada syarikat. Ini boleh datang dari kombinasi pengalaman komersial pengarah dalam mengurus atau mengetuai operasi atau kemahiran fungsi spesifik seperti pemasaran yang boleh mengakibatkan perbualan dan pendebatan bermakna di kalangan ahli lembaga Di mana praktik, lembaga secara kolektif patut mempunyai pengetahuan dan kemahiran memadai untuk memenuhi keperluan syarikat, mengambil kira keperluan lazim, peringkat perkembangan dan matlamat. Oleh itu, ia amat penting bahawa gabungan kemahiran, pengalaman dan sifat pengarah dinilai. Rujukan patut dibuat kepada Seksyen 7.5.1 Panduan ini tentang proses penilaian tersebut. Penilaian sedemikian membolehkan lembaga mengenal pasti bidang yang perlu diperbaiki. Mengetahui bidang yang perlu diperbaiki dalam lembaga (contohnya kekurangan kepakaran atau jenis kemahiran) akan membantu syarikat membuat carian lebih berfokus untuk calon dengan kemahiran dan pengalaman yang diperlukan. Ini juga akan membantu jawatankuasa penamaan membentuk kriteria pemilihan bagi pengarah baru atau tambahan Kod CG memperuntukkan lembaga mendedahkan dalam laporan tahunan sama ada jawatankuasa penamaan telah menjalankan penilaian untuk menilai gabungan kemahiran, pengalaman dan lembaga dan sifat lain. Pendedahan penilaian sedemikian dalam laporan tahunan memberi pengertian bagaimana lembaga telah melaksanakan tanggungjawab pengawasannya terhadap syarikat, dengan pendedahan sedemikian amat berguna untuk pemegang saham dan pemegang hak lain.

7.7

PERLANTIKAN SEMULA PENGARAH

Prinsip AV – Semua pengarah patut diperlukan menawarkan diri untuk dilantik semula pada jarak masa kerap dan sekurang-kurangnya sekali setiap tiga tahun

Kod CG dan Perenggan 7.28(2) Syarat-syarat Penyenaraian mewajibkan pengarah syarikat tersenarai menawarkan diri untuk perlantikan semula pada jarak masa tetap dan sekurang-kurangnya sekali dalam tiga tahun Keperluan tersebut membolehkan pemegang saham menilai prestasi dan sumbangan pengarah, dan, jika perlu, menggantikan mereka. Jawatankuasa penamaan sepatutnya menonjolkan kepada lembaga, melalui penilaian prestasi, pengarah yang tidak memenuhi kriteria penilaian prestasi yang ditetapkan. PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

111

7.8

PERANCANGAN PEWARISAN

Amalan Terbaik AAI – Lembaga sepatutnya dengan jelas, memikul, antara lain, tanggungjawab spesifik perancangan pewarisan, termasuk melantik, melatih, menetapkan pampasan dan di mana wajar, menggantikan pihak pengurusan atasan

Seperti mana dinyatakan dalam cabang ke4 Amalan Terbaik AA1 Kod CG, lembaga bertanggungjawab untuk menubuhkan perancangan pewarisan yang jelas, termasuk melantik, melatih, menetapkan pampasan dan di mana wajar, menggantikan pihak pengurusan atasan Lembaga patut bekerja dengan jawatankuasa penamaan dalam memastikan bahawa perancangan pewarisan jelas ditubuhkan Dalam persekitaran global bersaing, di mana mendapatkan bakat dengan kemahiran yang diperlukan adalah suatu cabaran, lembaga perlu memberi lebih perhatian kepada pembangunan dan pengurusan modal insan Pemergian secara tiba-tiba pegawai penting tanpa pengganti sesuai boleh mengganggu operasi syarikat dan menghalang perkembangan masa hadapannya jika terdapat kekurangan yang kian meluas berkaitan pengalaman pekerja yang masih ada. Oleh itu, lembaga perlu memahami prestasi semasa, kecekapan dan potensi mereka yang berada dalam kedudukan penting supaya dapat mengenal pasti dan membangunkan pelan untuk bakat penting tersebut Pengganti yang telah dikenal pasti patut didedahkan kepada tugas sebenar dan memikul fungsi kerja penjawat kini, dengan penyeliaan wajar dari yang terkemudian. Ini adalah untuk membantu mempercepatkan kebiasaan pengganti dengan keperluan jawatan tersebut dan memastikan pemindahan dan pengekalan pengetahuan antara barisan kedua yang telah dikenal pasti dalam syarikat ketika bakal persaraan, pemberhentian atau ketidakhadiran berterusan pekerja penting Ketiadaan perancangan pewarisan boleh mengakibatkan kenaikan pangkat yang terburu-buru yang mungkin tidak sesuai atau belum bersedia untuk jawatan tersebut Perancangan pewarisan yang difikirkan sepenuhnya mempertimbangkan proses yang merekrut pekerja , membangunkan kemahiran dan kemahiran mereka, dan menyediakan mereka untuk perkembangan Perancangan pewarisan melibatkan: •

Membangunkan strategi merekrut dan komunikasi iaitu arah tuju strategik syarikat;

• Mengenal pasti kekosongan jawatan penting yang dijangkakan; • Menentukan jawatan penting, mengenal pasti kecekapan semasa dan masa hadapan; • Mengenal pasti kekosongan dalam tahap kecekapan pekerja dan calon semasa yang mana meningkatkan peluang syarikat mencari calon dalaman berkaliber tinggi; • Memperkembangkan pelan perkembangan individu untuk pekerja; • Memperkembangkan dan melaksanakan program latihan dan pementoran; dan • Membantu dengan peralihan dan perkembangan kepimpinan iaitu pemimpin yang betul pada masa yang betul. 112


BAB 8 JAWATANKUASA IMBUHAN

JAWATANKUASA IMBUHAN

Amalan Terbaik AAXXIVLembaga patut melantik jawatankuasa imbuhan, di mana kesemuanya atau kebanyakannya terdiri daripada pengarah bukan eksekutif, untuk mengesyorkan kepada lembaga imbuhan, jenis imbuhan pengarah eksekutif dalam semua bentuk, mengambil nasihat luar jika perlu. Pengarah eksekutif tidak patut memainkan sebarang peranan dalam keputusan terhadap imbuhan mereka sendiri. Keahlian jawatankuasa imbuhan patut dinyatakan dalam laporan pengarah. Penentuan pakej imbuhan pengarah bukan eksekutif, termasuk pengerusi bukan eksekutif, sepatutnya menjadi perkara dibincangi oleh lembaga secara keseluruhan. Individu yang terlibat patut mengecualikan diri dari membincangkan imbuhan sendiri.

114


Jawatankuasa imbuhan yang berkesan, jika ditubuhkan dengan baik dan dikendalikan oleh pekerja sewajarnya, boleh membawa manfaat besar kepada syarikat. Tujuan utama jawatankuasa imbuhan ialah untuk mencapai keseimbangan dalam menetapkan tahap dan struktur pakej imbuhan pengarah eksekutif supaya dapat menarik dan mengekalkan yang terbaik berbandingkan kepentingannya tidak membayar imbuhan yang berlebihan. Jawatankuasa imbuhan patut memastikan bahawa semua pengarah eksekutif, CEO (di mana CEO bukan pengarah syarikat) dan pengurusan atasan diberi ganjaran yang saksama untuk sumbangan individu mereka terhadap prestasi keseluruhan syarikat. Jawatankuasa imbuhan bertanggungjawab memastikan pampasan dan manfaat lain akan menggalak pengarah eksekutif bertindak dalam cara yang meningkatkan keuntungan dan nilai jangka panjang syarikat. Ia juga patut bertanggungjawab untuk memastikan bahawa imbuhan yang ditawarkan kepada CEO (di mana CEO bukan pengarah syarikat) dan pengurusan atasan adalah bersesuaian dengan tahap tanggungjawab eksekutif dan selaras dengan prestasi syarikat.

8.1

TERMA-TERMA RUJUKAN Pada asasnya, terma-terma rujukan jawatankuasa imbuhan patut mentaksirkan skop tanggungjawabnya dan bagaimana ia patut dilaksanakan. Ahli jawatankuasa sepatutnya mengetahui terma-terma rujukan yang menjelaskan peranan jawatankuasa dan kuasa yang diamanahkan kepadanya oleh lembaga. Terma-terma rujukan, yang patut disemak oleh lembaga setiap tahun dan dikemaskinikan sewajarnya, patut menggaris kasar tugas dan tanggungjawab jawatankuasa, termasuk struktur, proses dan keperluan keahlian dengan maklumat demikian diambil kira apabila jawatankuasa menyiapkan agenda mesyuaratnya dengan jelas. Semakan tahunan terma-terma rujukan jawatankuasa sepatutnya merupakan proses yang teguh, mencerminkan perubahan kepada keadaan syarikat dan sebarang kawalan selia baru yang mungkin memberi impak kepada tanggungjawab jawatankuasa imbuhan.

8.2 komposisi dan saiz Kod CG mengesyorkan penubuhan jawatankuasa imbuhan, terdiri sepenuhnya atau kebanyakannya daripada pengarah bukan eksekutif. Kod CG mewajibkan lembaga mendedahkan keahlian jawatankuasa imbuhan dalam laporan pengarah. Jawatankuasa patut dilantik oleh lembaga dan terdiri daripada ahli lembaga yang tidak akan bermanfaat dengan sendirinya dari keputusan mereka dan yang akan memberi perhatian sewajarnya kepada kepentingan pemegang sahan dan pemegang hak lain. Saiz jawatankuasa imbuhan akan berbeza bergantung kepada keperluan dan budaya syarikat dan keluasan tanggungjawab yang diamanahkan kepada jawatankuasa oleh lembaga. Objektifnya ialah untuk membenarkan jawatankuasa bertindak dengan cekap dan bagi semua ahli mengambil bahagian dengan tahap pengalaman dan pengetahuan yang sewajarnya. Banyak syarikat tidak menetapkan dasar untuk putaran ahli jawatankuasa tetapi bergantung kepada pengalaman ahli berbanding risiko sikap puas hati. Syarikat patut mempertimbangkan perlantikan ahli jawatankuasa imbuhan untuk tempoh tiga tahun, dengan tarikh penamatan secara berperingkat untuk memastikan kesinambungan. Dalam ketiadaan dasar putaran sedemikian, lembaga patut menilai prestasi ahli jawatankuasa imbuhan untuk memastikan ia memenuhi harapan kedua-dua lembaga dan jawatankuasa. Lembaga, atau melalui pemberian amanah kepada jawatankuasa penamaan, patut menilai integriti dan objektiviti calon jawatankuasa imbuhan. Oleh itu, setiap perlantikan ahli adalah masa untuk pertimbangan teliti. Lembaga, melalui jawatankuasa penamaan, patut menilai keberkesanan jawatankuasa penamaan setiap tahun. Rujukan patut dibuat kepada Bab 7 Panduan ini.


115

8.3

MESYUARAT JAWATANKUASA Walaupun Kod CG tidak menetapkan kekerapan mesyuarat yang akan diadakan dalam setahun, adalah nyata bahawa jawatankuasa perlu bersidang sekurangkurangnya sekali setahun untuk melaksanakan tanggungjawabnya menurut terma-terma rujukan. Mesyuarat yang lebih kerap boleh diadakan apabila perlu, terutamanya apabila terdapat perubahan penting kepada pengarah eksekutif dan struktur syarikat dalam kumpulan. Kekerapan dengan mana jawatankuasa perlu bersidang akan berbeza dari syarikat ke syarikat dan boleh berubah dari masa ke semasa. Walau bagaimanapun, mesyuarat jawatankuasa patut diadakan apabila kehadiran dimaksimumkan dan kuorum untuk mesyuarat yang ditetapkan dipenuhi. Jawatankuasa imbuhan patut diberi sumber mencukupi untuk melaksanakan tanggungjawabnya. Ia sepatutnya mempunyai akses kepada khidmat setiausaha syarikat ke atas semua perkara jawatankuasa imbuhan termasuk membantu pengerusi merancang kerja jawatankuasa imbuhan, menetapkan agenda mesyuarat, menyimpan minit dan mengumpul dan mengagih maklumat dan memberi sebarang sokongan praktik yang diperlukan.

8.4

MENETAPKAN IMBUHAN PENGARAH, CEO DAN PIHAK PENGURUSAN ATASAN

8.4.1 Rangka Imbuhan

Prinsip BII –Syarikat patut menubuhkan prosedur formal dan telus untuk membangunkan dasar ke atas imbuhan eksekutif dan untuk menetapkan pakej imbuhan pengarah individu.

Sifat objektif jawatankuasa imbuhan adalah asas keberkesanannya, terutamanya apabila menentukan pampasan dan pakej manfaat sewajarnya dan atas sebarang isu di mana penilaian dan keputusan adalah signifikan Ahli jawatankuasa imbuhan patut mahir berkomunikasi dengan pengurusan dan sedia bertanya soalan mendalam tentang kedudukan dan strategi syarikat, dan dengan itu membolehkan mereka menentukan tahap yang sesuai dalam sasaran prestasi. Salah satu tugas utama jawatankuasa imbuhan adalah untuk membangun dan bersetuju dengan lembaga rangka struktur yuran dan tahap imbuhan untuk pengarah eksekutif lembaga,CEO (di mana CEO bukan pengarah syarikat) dan pihak pengurusan atasan. Lembaga patut menentukan siapakah pihak pengurusan atasannya dan mereka mungkin termasuk ketua pegawai operasi, pengarah anak syarikat dalam kumpulan, dll, yang sewajarnya, dalam pendapat lembaga. Syarikat patut memastikan rangka imbuhannya cukup teguh dan berkesan dalam bidang yang berikut:

116


•

Menarik dan mengekalkan pekerja utama berkualiti yang diperlukan yang menambah produktiviti dan keuntungan dalam jangka panjang;

•

Memotivasi dan mewujudkan insentif untuk pengarah menjalankan tugas dengan baik; dan

•

Memfokuskan perhatian kepada pencapaian matlamat dan objektif yang diingini

8.4.2 Membangunkan Rangka untuk Imbuhan Prinsip BI – Tahap imbuhan patut memadai untuk menarik dan mengekalkan pengarah yang diperlukan untuk mengurus syarikat dengan jayanya. Bahagian komponen imbuhan patut distruktur supaya mengaitkan ganjaran kepada prestasi korporat dan pengarah eksekutif secara individu. Bagi pengarah bukan eksekutif, tahap imbuhan patut mencerminkan pengalaman dan tahap tanggungjawab yang dipikul oleh pengarah tersebut.

Rangka imbuhan patut direka bentuk dalam cara yang menyokong strategi dan visi jangka panjang syarikat serta memberi insentif memotivasikan yang memadai untuk pengarah mengejar perkembangan dan kejayaan jangka panjang syarikat. Cabaran utama dihadapi oleh kebanyakan jawatankuasa imbuhan adalah proses untuk membangunkan rangka imbuhan mengambil kira amalan terbaik, pendapat pakar industri, pemegang hak dan pasaran secara am Langkah berikut boleh dipertimbangkan oleh jawatankuasa imbuhan dalam membangunkan rangka tersebut: Langkah 1 Memutuskan siapakah yang berkenaan dengan dasar ini, contohnya pengarah eksekutif dan pihak pengurusan atasan

Langkah 8

Langkah 3 Memutuskan kriteria yang perlu untuk menanda aras syarikat berbanding syarikat, industri, indeks lain, dll

Langkah 4

Perkembangan syarikat bergantung kepada keupayaan untuk menarik dan mengekalkan orang yang mempunyai kualiti yang diperlukan oleh lembaga dalam jangka panjang.

Menentukan unsur imbuhan mana yang akan diguna pakai oleh syarikat, keadaan dalam mana unsur akan dibayar dan kadar dan jenis gaji yang akan dikaitkan kepada prestasi individu dan syarikat.

Langkah 7

Langkah 6

Langkah 5

Membangunkan pakej imbuhan dengan mengambil kira pencapaian prestasi, keperluan dan harapan individu.

Menentukan jenis skim opsyen stok yang diguna pakai dan syarat yang disertakan jika mereka diguna pakai.

Memutuskan bagaimana prestasi syarikat dalam mencapai matlamatnya dikaitkan kepada unsur pampasan

Menyemak dasar setiap tahun untuk memastikan ianya masih berkenaan, relevan dan dikemaskinikan untuk mencerminkan amalan semasa dan terbaik.

8.5

Langkah 2 Memutuskan bagaimana cara terbaik untuk mengukur prestasi Syarikat contohnya pendapatan setiap saham, jumlah pulangan pemegang saham, perkembangan harga saham, dll.

IMBUHAN PENGARAH EKSEKUTIF Pakej imbuhan untuk pengarah eksekutif patut melibatkan keseimbangan antara unsur tetap dan berkaitan dengan prestasi semasa. Pertimbangan relatif imbuhan tetap dan boleh berubah bagi sasaran prestasi berbeza dengan tahap tanggungjawab, kerumitan peranan dan amalan pasaran yang biasa. . Imbuhan eksekutif patut ditetapkan pada tahap yang bersaing bagi peranan serupa dalam pasaran yang boleh dibandingkan untuk merekrut dan mengekalkan eksekutif kanan berkualiti tinggi. Tahap gaji individu patut mencerminkan prestasi pengarah, kemahiran dan pengalaman serta tanggungjawab yang dipikul.


117

Peruntukan utama dalam Kod CG tentang unsur berkaitan dengan prestasi imbuhan menunjukkan bahawa mereka patut mengaitkan ganjaran pengarah eksekutif kepada prestasi korporat dan individu. Dalam kes ini, jawatankuasa imbuhan patut mendemonstrasikan bahawa pengaturan imbuhan berdasarkan prestasi jelas sejajar dengan strategi dan objektif perniagaan, kerap disemak dan konsisten dengan amalan industri. Jawatankuasa imbuhan bertanggungjawab mengesyorkan skim insentif untuk memastikan kaitan antara gaji dan prestasi adalah kuat. Jawatankuasa patut menyemak bahawa perbandingan yang dipilih dan kriteria prestasi yang ditetapkan benar-benar mencabar dan bahawa mereka lebih sesuai dari alternatif lain. Jawatankuasa imbuhan juga patut menyemak prestasi dasar mengambil kira pelan perniagaan dan menimbang keputusan pesaing, laporan juruanalisis dan pandangan pengerusi dan jawatankuasa lembaga lain, apabila menilai keputusan.

8.6

IMBUHAN PENGARAH BUKAN EKSEKUTIF Kod CG memperuntukkan bahawa penentuan dan pakej imbuhan untuk pengarah bukan eksekutif, termasuk pengerusi bukan eksekutif, sepatutnya perkara untuk lembaga secara keseluruhan. Individu yang terlibat patut mengecualikan diri daripada membincangkan imbuhan mereka sendiri.

118


Semakan yuran untuk pengarah bukan eksekutif patut mengambil kira tahap yuran dan haluan bagi jawatan serupa di pasaran, komitmen masa yang diperlukan dari pengarah tersebut (anggaran hari dalam setahun) Semakan sedemikian patut mengambil kira sebarang tanggungjawab tambahan yang dipikul contohnya pengarah bertindak sebagai pengerusi jawatankuasa lembaga atau sebagai pengarah bukan eksekutif bebas kanan. Yuran asas patut dibayar kepada pengarah bukan eksekutif dan yuran tambahan patut ditubuhkan untuk jawatan peranan utama seperti pengerusi lembaga, pengerusi jawatankuasa lembaga atau pengarah bukan eksekutif bebas kanan. Pengarah bukan eksekutif biasanya diberi imbuhan dengan pembayaran yuran (dalam bentuk tunai) yang diluluskan pemegang saham setiap tahun. Walau bagaimanapun, pengarah bukan eksekutif tidak patut menerima opsyen saham atau bayaran bonus, mengambil bahagian dalam skim yang direka bentuk untuk imbuhan eksekutif atau diberi manfaat persaraan kerana ini boleh mengakibatkan situasi pengurangan kebebasan. Walau bagaimanapun, jika syarikat benar-benar berniat memberi opsyen saham kepada bukan eksekutifnya, ia patut meminta kelulusan pemegang saham sebelum meneruskan rancangan. Jangka masa minimum patut ditubuhkan (contohnya sekurang-kurangnya setahun) untuk sebarang opsyen diberikan kepada pengarah bukan eksekutif.

8.7

IMBUHAN CEO DAN PIHAK PENGURUSAN ATASAN Selain dari mengesyorkan pakej imbuhan pengarah eksekutif kepada lembaga, imbuhan CEO (di mana CEO bukan pengarah syarikat) dan pihak pengurusan atasan patut juga disyorkan oleh jawatankuasa imbuhan. Dalam menentukan imbuhan untuk CEO dan pihak pengurusan atasan, jawatankuasa patut memastikan ganjaran adalah selaras dengan objektif penting yang berikut: •

Tawaran adalah memadai untuk menarik dan mengekalkan calon terbaik dalam jangka pendek;

•

Insentif yang ditawarkan adalah wajar untuk memotivasikan CEO dan pihak pengurusan atasan bekerja pada kadar maksimum secara berterusan; dan

•

Imbuhan CEO dan pihak pengurusan atasan diselaraskan dengan nilai pemegang saham sementara mewujudkan “gari emas” berkesan dalam jangka panjang.


119

8.8

PENDEDAHAN IMBUHAN SETIAP PENGARAH

Prinsip BIII – Laporan tahunan syarikat patut mengandungi butiran imbuhan setiap pengarah.

120


Bab 9 Apendiks 9C, Bahagian A Syarat-syarat Penyenaraian menyatakan bahawa semua syarikat tersenarai hendaklah mendedahkan imbuhan pengarah bagi tahun kewangan dalam laporan tahunan syarikat dengan cara yang berikut: •

Agregat imbuhan pengarah dalam kategori komponen sewajarnya (contohnya yuran pengarah, gaji, peratusan, bonus, komisen, pampasan untuk kehilangan jawatan, manfaat lain berdasarkan anggaran nilai wang) membezakan antara pengarah eksekutif dan bukan eksekutif; dan

•

Bilangan pengarah dengan imbuhan yang jatuh dalam setiap jaluran berturut-turut sebanyak RM50,000 yang membezakan antara pengarah eksekutif dan bukan eksekutif

BAB 9 HUBUNGAN PEMEGANG SAHAM

HUBUNGAN PEMEGANG SAHAM

Amalan Terbaik AAI – Lembaga patut dengan jelasnya mengandaikan, antara lain, tanggungjawab spesifik untuk membangunkan dan mengimplementasikan program hubungan pemegang saham atau dasar komunikasi pemegang saham bagi syarikat.

Cabang ke-5 Amalan Terbaik AA1 Kod CG menyatakan bahawa lembaga patut dengan jelasnya memikul tanggungjawab membangun dan mengimplementasi program hubungan pemegang saham atau dasar komunikasi pemegang saham bagi syarikat. Komunikasi kepada pemegang saham patut mempunyai ciri yang berikut: •

Ketulusan

•

Objektiviti

•

Mudah

•

Segera

•

Substansi mengungguli bentuk

•

Berkaitan

•

Kebolehpercayaan

Lembaga patut bertanggungjawab menentukan nada dan budaya syarikat dan mengawasi pematuhan dasar, termasuk pengurusan keperluan pemegang saham.

122


9.1

DIALOG BERSAMA PEMEGANG SAHAM

Prinsip CI – Setiap syarikat dan pemegang saham institusi patut bersedia, sejauh mana ia adalah praktikal, untuk berdialog berdasarkan pemahaman bersama objektif.

Kod CG mengesyorkan syarikat berdialog dengan pemegang saham berdasarkan pemahaman bersama tentang objektif. Syarikat harus bersedia membincangkan isu ekonomik, sosial dan alam persekitaran dengan semua pemegang saham. Aspek penting dialog ini melibatkan mendengar dengan teliti pesanan yang disalur balik ke lembaga. Dialog yang berkualiti tinggi dan berterusan dan komunikasi bersama pemegang saham membantu membina kepercayaan dan pemahaman dalam hubungan antara syarikat dan pemegang sahamnya. Dialog bersama pemegang saham boleh dilaksanakan melalui beberapa forum, contohnya seperti melalui temu duga kumpulan fokus, berjumpa dengan wakil terpilih kumpulan, komunikasi bertulis, perbincangan terbuka di internet, dll.

9.2

DASAR KOMUNIKASI PEMEGANG SAHAM

Amalan Terbaik CCI – Lembaga patut mengekalkan dasar komunikasi berkesan yang membolehkan kedua-dua lembaga dan pihak pengurusan berkomunikasi secara berkesan dengan pemegang saham, pemegang haknya dan orang awam. Dasar ini harus mentafsir dengan berkesan operasi syarikat kepada pemegang saham dan melayan maklum balas dari pemegang saham, yang patut difaktorkan ke dalam keputusan perniagaan syarikat.

Cara praktikal mengurus hubungan pemegang saham adalah dengan menubuhkan dasar komunikasi pemegang saham yang memberi panduan kepada syarikat ke arah mengadakan dialog berterusan dengan pemegang saham dan memenuhi obligasi pemegang saham Dasar komunikasi tersebut boleh termasuk kandungan yang berikut: •

Tujuan – memberi deskripsi tujuan dasar untuk mempromosikan komunikasi berkesan dan memberi pemegang saham maklumat penuh dan tepat pada masa tentang syarikat;

•

Tanggungjawab – pihak bertanggungjawab ke atas komunikasi bersama pemegang saham;

•

Akses – pekerja yang dikenal pasti yang boleh diakses oleh pemegang saham dan di mana dasar boleh diakses;

•

Semakan – siapakah yang akan menyemak dasar dan kekerapan semakan;

•

Akses kepada maklumat – memberi deskripsi akses kepada maklumat melalui beberapa cara, contohnya, laman web Bursa Malaysia, laporan tahunan, laman web syarikat, pejabat pendaftaran saham dan butiran hubungan syarikat; dan


123

• Prinsip CII – Syarikat patut menggunakan Mesyuarat Agung Tahunan untuk berkomunikasi bersama pelabur persendirian dan menggalakkan penglibatan mereka

Kaedah berkomunikasi – komunikasi oleh pemegang saham seperti melalui telefon, surat, e-mel, laman web korporat, dengan sendirinya di pejabat syarikat atau melalui kehadiran di mesyuarat agung tahunan/mesyuarat agung luar biasa. Komunikasi bersama pemegang saham termasuk laporan suku tahun dan tahunan sama ada dipos atau diterbitkan di laman web syarikat, siaran, akhbar dan pengumuman. . Dialog berterusan bersama pemegang saham termasuk pengemaskinian oleh syarikat semasa mesyuarat agung tahunan. Dasar komunikasi di mesyuarat agung tahunan mungkin termasuk perkara yang berikut seperti tujuan, notis mesyuarat, tarikh dan tempat, pengarah meminta dilantik atau dilantik semula, menjalankan mesyuarat dan penglibatan pemegang saham, proksi dan pendedahan keputusan proksi dan minit mesyuarat agung tahunan.

Rujukan patut dibuat kepada terbitan Bursa Malaysia – “HUBUNGAN PELABUR – PERLAKSANAAN AMALAN”. Manual ini telah disediakan untuk menggalak syarikat tersenarai untuk mempunyai program hubungan pelabur yang pro-aktif dengan objektif memaklumkan pemegang saham syarikat, masyarakat kewangan dan pemegang hak lain secara konsisten tentang perkembangan syarikat.

124


EKSIBIT

EKSIBIT

Eksibit 1

Dasar Pengaduan Tukang Adu Yang berikut adalah contoh dasar pengaduan tukang adu. Oleh kerana ianya hanya contoh, ia perlu diubahsuai dengan sewajarnya disesuaikan kepada keadaan syarikat

Pengenalan Semua pekerja digalak menyuarakan keraguan sejati tentang tindakan sumbang yang mungkin berlaku dalam perkara berhubung dengan pelaporan kewangan, pematuhan dan amalan salah lain dengan secepat mungkin, dan dengan cara yang wajar. Dasar ini direka bentuk untuk: •

Menyokong nilai syarikat;

•

Memastikan pekerja boleh menyuarakan keraguan tanpa merisaukan sebarang tindakan balasan; dan

•

Membekalkan proses yang telus dan sulit untuk menguruskan keraguan

Dasar ini bukan sahaja meliputi tindakan sumbang yang mungkin berlaku dalam perkara berhubung dengan pelaporan kewangan, tetapi juga: •

Fraud;

•

Korupsi, memberi rasuah atau memeras ugut;

•

Kesalahan jenayah;

•

Kegagalan mematuhi obligasi undang-undang atau kawalan selia;

•

Kegagalan memberi kesaksamaan;

•

Membahayakan kesihatan dan keselamatan individu; dan

•

Penyembunyian mana-mana atau kombinasi yang di atas

126


Prinsip Prinsip yang menyokong dasar adalah seperti berikut: •

Semua keraguan yang disuarakan akan dilayan dengan saksama dan baik;

•

Syarikat tidak akan menunjukkan toleransi terhadap gangguan atau pemangsaan sesiapa yang menyuarakan keraguan sejati;

•

Seseorang individu yang membuat pendedahan akan kekal dalam keadaan yang tidak bernama kecuali dipersetujui sebaliknya oleh individu tersebut;

•

Syarikat akan memastikan mana-mana individu yang menimbulkan peraguan mengetahui siapa yang menguruskan perkara tersebut; dan

•

Syarikat akan memastikan individu tidak menghadapi sebarang risiko tindakan balasan akibat menyuarakan keraguan walaupun individu demikian tersilap. Walau bagaimanapun, syarikat tidak menghulurkan jaminan ini kepada seorang yang dengan niat buruk menyuarakan perkara yang diketahuinya adalah tidak benar.

Prosedur Aduan Ketidakpuasan Jika seseorang pekerja benar-benar mempercayai dengan munasabah bahawa amalan salah wujud di tempat kerja, pekerja tersebut patut melaporkan perkara ini dengan segera kepada pengurus peringkat. Walau bagaimanapun, jika untuk apa sebab pun, pekerja keberatan berbuat demikian, pekerja patut melaporkan keraguan kepada sama ada: •

Setiausaha Syarikat Kumpulan; atau

•

Pengerusi Jawatankuasa Audit

Pekerja yang khuatir bercakap dengan ahli tenaga kerja lain boleh bercakap, secara sulit, kepada pihak ketiga bebas dengan menghubungi talian whistle-blowing [nombor talian]. Pihak bebas akan memberi individu tersebut nasihat kaunseling. Keraguan anda akan dilaporkan kepada syarikat tanpa mendedahkan identiti anda. Jika saluran ini telah dipatuhi dan pekerja masih mempunyai keraguan, atau jika pekerja merasakan perkara tersebut begitu serius ia tidak dapat dibincang dengan sesiapa di atas, mereka patut menghubungi Pengarah Bukan Eksekutif Kanan Bebas di [nombor talian], di mana pengarah yang dikenal pasti dalam laporan tahunan syarikat supaya keraguan boleh disampaikan. Pekerja yang telah menyuarakan keraguan secara dalaman akan dimaklumkan tentang siapa yang menguruskan perkara tersebut, bagaimana mereka boleh menghubunginya dan jika terdapat sebarang bantuan lanjut yang diperlukan. Identiti pekerja tidak akan didedahkan tanpa persetujuan terdahulu. Di mana keraguan tidak dapat diselesaikan tanpa mendedahkan identiti pekerja yang menyuarakan keraguan tersebut (iaitu jika bukti diperlukan di mahkamah) satu dialog akan diadakan dengan pekerja terlibat sama ada perkara tersebut boleh diteruskan dan bagaimana.


127

Eksibit 2

Borang Pertanyaan Kecelikan Kewangan Kecelikan kewangan, yang menunjukkan kemahiran dan kecekapan membaca, menganalisis dan mentafsir penyata kewangan, termasuk kunci kira-kira, penyata pendapatan dan penyata aliran tunai syarikat boleh diperoleh melalui pendidikan sama ada secara formal atau panduan sendiri. Di bawah adalah contoh borang pertanyaan untuk menyukat tahap kecelikan kewangan ahli jawatankuasa audit. Jika jawapannya adalah “Tidak”, ini tidak bermakna ahli tersebut tidak dapat berkhidmat tetapi bahawa latihan dan pendidikan menjadi sangat penting. Nama calon: ______________________________________________ 1. Kemahiran membaca, menganalisis dan mentafsir kunci kira-kira, penyata pendapatan dan penyata aliran tunai syarikat.

Ya 

Tidak 

2. Pemahaman am tentang piawaian perakaunan yang diluluskan relevan kepada persekitaran perniagaan syarikat dan industri berkaitan.

Ya 

Tidak 

3. Kecekapan memahami prinsip perakaunan contohnya; pengiktirafan hasil, penilaian aset, peruntukan, akrual, dll.

Ya 

Tidak 

4. Kemahiran menilai sama ada penilaian/anggaran pihak pengurusan dalam penyata kewangan adalah konsisten dengan industri.

Ya 

Tidak 

5. Kemahiran menganalisis penyata kewangan untuk meletakkan angka kepada keadaan kewangan keseluruhan iaitu penggunaan nisbah keuntungan, nisbah kecairan, nisbah hutang, dll.

Ya 

Tidak 

6. Kemahiran mentafsir implikasi transaksi , kejadian atau pelarasan penting atau tidak berulang, yang dibuat di dalam penyata kewangan.

Ya 

Tidak 

Apakah yang difikirkan menjadi sebab utama untuk transaksi penting atau tidak berulang atau pelarasan pelaporan kewangan?

Ya 

Sila nyatakan di bawah dan rasionalnya:

_______________________________________________________________________________________

Tidak 

7. Kemahiran memahami, menganalisis dan menyoal kemungkinan berlakunya manipulasi pelaporan kewangan iaitu adakah pihak pengurusan membuat anggaran (atau menukar layanan perakaunan) untuk mencapai sasaran pendapatan.

Ya 

Tidak 

Sila berikan contoh kemungkinan manipulasi yang mungkin mempunyai kesan buruk terhadap kualiti pendapatan dilaporkan:

_______________________________________________________________________________________

8. Apakah tujuan mesyuarat peribadi antara jawatankuasa audit dan juruaudit, kedua-dua luaran dan dalaman, tanpa kehadiran mana-mana pengarah dan pekerja lain? 128

_______________________________________________________________________________________ PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

Eksibit 3

Penilaian Sendiri Jawatankuasa Audit Yang berikut adalah beberapa soalan penting yang boleh dipertimbangkan oleh jawatankuasa audit apabila menjalani penilaian sendiri

A. Jawatankuasa dan Struktur Tadbir Urus Terma-terma Rujukan Menilai kejelasan dan keseluruhan terma-terma rujukan dan tanggungjawab jawatankuasa Kuat 

Memadai 

Memerlukan pembaikan 

Sepanjang 12 bulan sebelum ini, adakah jawatankuasa menjalankan semua tanggungjawabnya, seperti mana dibutirkan dalam terma-terma rujukan? Ya 

Tidak 

Adakah anda percaya jawatankuasa mengurus bidang yang sepatutnya diurus terus oleh lembaga atau jawatankuasa lain? Ya 

Tidak 

Kemahiran dan Kecekapan Bagaimanakah anda menilai komitmen jawatankuasa terhadap kecekapan, integriti dan memupuk kepercayaan dan persekitaran “tanpa kejutan”? Kuat 

Memadai 


Adakah anda tahu tentang sebarang hubungan atau urusan yang boleh menjejaskan, atau dilihat sebagai menjejaskan, kebebasan anda atau ahli jawatankuasa lain? Ya 

Tidak 

Bagaimanakah anda menilai kebebasan jawatankuasa secara keseluruhan? Kuat 

Memadai 


Adakah gabungan kemahiran dalam jawatankuasa membenarkan jawatankuasa melaksanakan tanggungjawab yang diberi dengan berkesan? Ya 

Tidak 

Memandangkan persekitaran perniagaan dan risiko syarikat, nilaikan kemahiran dan pengalaman anda untuk menganalisis dan menilai secara kritis maklumat yang dikemukakan kepada jawatankuasa. Kuat 

Memadai 


Menilai kualiti latihan/taklimat yang anda terima (dalaman dan luaran) ke atas perkembangan dalam peraturan, audit, perakaunan, pelaporan kewangan dan industri. Kuat 

Memadai 


Bagaimana akan anda menilai kecelikan kewangan jawatankuasa secara keseluruhan? Kuat 

Memadai 


Menilai pemahaman jawatankuasa tentang risiko kewangan dan risiko pelaporan kewangan syarikat. Kuat 

Memadai 



129

Bagaimanakah akan anda menilai pemahaman jawatankuasa tentang risiko bukan kewangan syarikat yang mungkin mempunyai implikasi terhadap risiko pelaporan kewangan? Kuat 

Memadai 


Sejauh manakah jawatankuasa memahami proses pematuhan syarikat? Kuat 

Memadai 


Menilai pemahaman jawatankuasa tentang keperluan pelaporan statutori. Kuat 

Memadai 


Menilai pemahaman jawatankuasa terhadap dasar perakaunan penting, anggaran perakaunan dan amalan pelaporan kewangan syarikat. Kuat 

Memadai 


Menilai keyakinan jawatankuasa dalam mengurus perkara rumit dan sukar yang dibawa kepadanya. Kuat 

Memadai 


Adakah jawatankuasa mempunyai akses kepada sumber dalaman dan/atau luaran yang sepatutnya untuk membantu jawatankuasa dalam pemahaman dan menguruskan perkara rumit dan sukar tepat pada masa? Ya 

Tidak 

Menilai konsistensi dan kesesuaian jawatankuasa mencungkil dan mencabar apa yang dikemukakan kepadanya. Kuat 

Memadai 


Adakah pandangan bertentangan ahli jawatankuasa diurus dengan sewajarnya? Ya 

Tidak 

Pentadbiran Mesyuarat Adakah jawatankuasa mengadakan bilangan mesyuarat mencukupi untuk melaksanakan tanggungjawabnya dengan baik sepanjang tahun? Ya 

Tidak 

Adakah proses penetapan agenda membolehkan semua perkara yang perlu dimasukkan? Ya 

Tidak 

Bolehkah dan adakah pihak pengurusan, juruaudit dalaman dan luaran mempengaruhi kandungan agenda? Ya 

Tidak 

Adakah agenda distruktur untuk memberi masa yang mencukupi untuk membincangkan isu-isu paling rumit dan penting? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa menerima item agenda dan kertas sokongan dalam masa yang cukup sebelum mesyuarat? Ya 

Tidak 

Adakah agenda, kertas sokongan dan pengesyoran yang jelas dan berkualiti untuk membuat keputusan yang wajar? Ya 

130


Tidak 

Perlakuan Mesyuarat Menilai proses yang disediakan untuk memudahkan semakan oleh jawatankuasa ke atas isu penting atau transaksi utama. Kuat 

Memadai 


Adakah jawatankuasa meluangkan masa yang mencukupi untuk membincang isu penting? Ya 

Tidak 

Komunikasi Lembaga Menilai kualiti komunikasi jawatankuasa kepada lembaga tentang perbincangan jawatankuasa. Kuat 

Memadai 


Adakah lembaga dimaklumkan dengan baik dan tepat pada masa tentang perbincangan jawatankuasa? Ya 

Tidak 

Bagaimana anda menilai prestasi keseluruhan jawatankuasa? Kuat 

Memadai 


B. Fokus Pihak Pengurusan Terdapatkah jurang ketara antara apa yang dibentangkan kepada jawatankuasa dari pihak pengurusan (sifat, kejelasan, kualiti dan garismasa) dan apa yang jawatankuasa harap menerima dari pihak pengurusan dari segi: •

Mengenal pasti dan menilai risiko, termasuk proses mengenal pasti risiko syarikat yang mempunyai implikasi pelaporan kewangan?

Ya 

•

Rangka kawalan dalaman yang direka bentuk oleh pihak pengurusan untuk mengenal pasti dan mengurangkan risiko, termasuk fraud?

Ya 

•

Rangka kawalan dalaman yang direka bentuk oleh pihak pengurusan untuk memastikan pematuhan kepada peraturan dan dasar dalaman?

Ya 

Tidak 

Tidak 

Tidak 

• Pemerhatian kawalan selia penting atau notifikasi tentang ketidakpatuhan/pelanggaran kawalan selia?

Ya 

Tidak 

•

Aduan yang diterima oleh syarikat tentang pelaporan kewangan, kawalan dalaman dan audit?

Ya 

Tidak 

Bagaimanakah anda menilai kualiti dan betapa terbukanya perbincangan jawatankuasa dengan pihak pengurusan? Kuat 

Memadai 


Menilai kecukupan masa yang diluangkan oleh jawatankuasa untuk membincang isu dengan pihak pengurusan? Kuat 

Memadai 



131

Audit Dalaman Adakah jawatankuasa menilai kebebasan dan betapa objektifnya audit dalaman? Ya 

Tidak 

Menilai proses penilaian jawatankuasa terhadap kebebasan audit dalaman. Kuat 

Memadai 


Adakah jawatankuasa menilai prestasi fungsi audit dalaman? Ya 

Tidak 

Menilai proses penilaian jawatankuasa ke atas kecekapan juruaudit dalaman. Kuat 

Memadai 


Adakah jawatankuasa membuat semakan dan meluluskan pelan audit dalaman? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa menerima maklumat sewajarnya untuk menilai kemajuan audit dalaman berbandingkan pelan, mengawasi kemajuan berbandingkan isu dan pemerhatian penting dan memahami pemerhatian penting dan haluan kajian? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa mempunyai saluran komunikasi terus dengan individu (-individu) yang menjalankan fungsi atau aktiviti audit dalaman? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa dapat mengadakan mesyuarat dengan juruaudit dalaman tanpa kehadiran pengarah dan pekerja syarikat yang lain apabila dianggap perlu? Ya 

Tidak 

Bagaimanakah penilaian anda terhadap keyakinan kepada audit dalaman? Kuat 

Memadai 


Audit Luaran Adakah jawatankuasa menimbang perlantikan semula, atau pemberhentian dan pemilihan, juruaudit luaran, terutamanya apabila terdapat sebab untuk mempercayai juruaudit luaran syarikat tidak sesuai untuk dilantik semula? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa meluluskan yuran audit dan terma perjanjian tahun ini? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa menilai kebebasan juruaudit luaran? Ya 

Tidak 

Menilai proses penilaian jawatankuasa ke atas pelan audit juruaudit luaran. Kuat 

Memadai 


Adakah jawatankuasa menyemak secara menyeluruh prestasi juruaudit luaran dan mencapai pandangan konsensus terhadap prestasi? Ya 

132


Tidak 

Menilai kecukupan masa yang diluangkan oleh jawatankuasa untuk membincangkan isu dengan juruaudit luaran? Kuat 

Memadai 


Adakah jawatankuasa berjumpa dengan juruaudit luaran dalam ketidakhadiran pihak pengurusan sekurangkurangnya dua kali setahun? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa mempunyai saluran komunikasi terus kepada juruaudit luaran? Ya 

Tidak 

Adakah jawatankuasa dapat mengadakan mesyuarat dengan juruaudit luaran tanpa kehadiran pengarah dan pekerja syarikat yang lain apabila dianggap perlu? Ya 

Tidak 

Bagaimanakah anda menilai keyakinan jawatankuasa kepada juruaudit luaran? Kuat 

Memadai 



133

Eksibit 4

Kawalan dan Kawalan Selia – Borang Pertanyaan yang ditujukan kepada Pihak Pengurusan Atasan Contoh eksibit ini, yang bukan bersifat menyeluruh, menggambarkan soalan utama yang lembaga boleh memerlukan pihak pengurusan atasan melengkapkan atau membincangkannya Soalan tambahan mungkin perlu dimasukkan, bergantung kepada keadaan khusus syarikat yang terlibat

Seksyen A: Persekitaran Kawalan Keseluruhan A.1 Mengenal pasti dan Menilai Risiko Perniagaan Adakah risiko perniagaan syarikat dikenal pasti dan dinilai secara berterusan? Ya 

Tidak 

Adakah dasar perakaunan syarikat mencerminkan risiko operasi dan perniagaan? Ya 

Tidak 

Adakah pekerja dimaklumkan tentang apa yang diharapkan dari mereka untuk bertindak demi kepentingan syarikat supaya mencapai objektif strategiknya? Ya 

Tidak 

A.2 Kawalan Dalaman Adakah kuasa dan tanggungjawab yang diamanahkan kepada individu ditentukan dan dimaklumkan dengan sewajarnya? Ya 

Tidak 

Adakah kawalan dalaman direkod, diluluskan dan dimaklumkan kepada pekerja? Ya 

Tidak 

Adakah hanya seorang yang memulakan dan meluluskan transaksi penting? Jika ya, adakah ini merupakan tahap risiko yang tidak dapat diterima? Ya 

Tidak 

Terdapatkah dasar ke atas bida saing untuk semua pembelian dan kontrak penting? Ya 

Tidak 

Terdapatkah pelan respons untuk tindakan segera dan berkesan apabila fraud atau tindakan haram dikesan? Ya 

Tidak 

A.3 Sistem Maklumat Adakah komputer, program dan data dilindungi dari penyalahgunaan, kerugian atau kerosakan? Ya 

Tidak 

Sudahkah pekerja dimaklumkan tentang tanggungjawab dan kebertanggungjawaban mereka berhubung dengan penggunaan selamat dan sulit aset teknoloji maklumat, termasuk data? Ya  134


Tidak 

Sudahkah pegawai syarikat menilai impak perniagaan jika berlakunya kerosakan komputer yang mengakibatkan kehilangan kebolehan memproses yang berterusan? Ya 

Tidak 

Terdapatkah pelan pemulihan bencana/kontingensi/kesinambungan perniagaan, yang telah diuji? Ya 

Tidak 

A.4 Insurans Terdapatkah perlindungan insurans yang mencukupi ke atas aset dan potensi liabiliti, dari segi bahaya yang dilindungi dari dan jumlah dijamin? Ya 

Tidak 

Sudahkah semua insiden perlu dilapor, keadaan atau kejadian yang diketahui yang mungkin mengakibatkan tindakan diambil terhadap syarikat, dilaporkan ke pihak insurans dan peguam syarikat? Ya 

Tidak 

A.5 Komunikasi Terdapatkah dasar media ditakrif dan diluluskan yang termasuk perbincangan tentang prestasi, strategi dan kemajuan dengan juruanalisis pasaran, agensi penilaian media dan badan serupa? Ya 

Tidak 

Wujudkah prosedur untuk memastikan semua perkara relevan dilaporkan kepada Bursa Malaysia Securities Berhad, Suruhanjaya Sekuriti, Suruhanjaya Syarikat Malaysia, Bank Negara Malaysia, dll, di bawah keperluan pendedahan berterusan? Ya 

Tidak 

A.6 Kod Pelakuan Korporat Adakah syarikat mempunyai dasar tentang penubuhan dan pengekalan piawaian beretika yang sesuai? Ya 

Tidak 

Adakah kami mempunyai prosedur sesuai untuk memberitahu pekerja kami tentang piawaian beretika kami dan memantau prestasi? Ya 

Tidak 

Seksyen B: Bidang Kawalan Selia Lain B.1 Cukai & Duti Sudahkah kami mematuhi undang-undang cukai yang berkenaan? Ya 

Tidak 

Sudahkah pembayaran cukai dibayar menepati masa? Ya 

Tidak 

Sudahkan isu percukaian dipertimbangkan dalam semua prosedur ketekunan wajar bagi perolehan dan pelupusan, termasuk implikasi cukai ke atas dividen yang dibayar syarikat? Ya 

Tidak 

Sudahkah semua pekerja relevan dilatih secukupnya tentang perkara percukaian? Ya 

Tidak  PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

135

B.2 Tanggungjawab Sosial Korporat Terdapatkah dasar tanggungjawab sosial korporat (CSR) formal yang disahkan oleh pihak pengurusan atasan dan pengarah? Ya 

Tidak 

Sudahkah aspek atau impak penting CSR dikenal pasti? Ya 

Tidak 

Sudahkah undang-undang CSR dan obligasi syarikat di bawah undang-undang dikenal pasti? Ya 

Tidak 

Sudahkah pengarah dimaklumkan tentang semua keperluan pelaporan CSR di bawah undang-undang? Ya 

Tidak 

Adakah laporan tahunan mendedahkan butiran prestasi syarikat berhubung dengan aktiviti CSR? Ya 

Tidak 

Seksyen C: Kesetiausahaan Sudahkah semua dokumen yang diperlukan, termasuk penyata tahunan difailkan bersama Suruhanjaya Syarikat Malaysia? Ya 

Tidak 

Sudahkan semua syarat penyenaraian yang relevan dipatuhi? Ya 

Tidak 

Sudahkah sijil hak milik bagi semua hartanah, tanda dagang, paten, harta intelek dll yang dipunyai disahkan dan disimpan dengan baik? Ya 

Tidak 

Sudahkah semua perjanjian sewa hartanah, kontrak, persetujuan, dll, diluluskan menurut pihak berkuasa yang diamanahkan dan disemak oleh pakar undang-undang? Ya 

Tidak 

Sudahkah semua dividen diumumkan dan dibayar hanya menurut Akta Syarikat 1965 dan Tataurusan Pertubuhan syarikat? Ya 

Tidak 

Sudahkah semua terbitan saham, pembelian balik dan pembatalan diluluskan oleh lembaga/pemegang saham, dimasukkan ke dalam daftar dan pemberitahuan diberi kepada Bursa dan Suruhanjaya Syarikat Malaysia? Ya 

136


Tidak 

Eksibit 5

Isyarat Amaran Setiap syarikat berbeza dan setiap lembaga patut menubuhkan dan menyimpan senarai isyarat amaran atau bendera “merah”sendiri. Ada yang khususnya berhubung dengan keadaan individu syarikat dan persekitarannya, sementara yang lain bersifat lebih am. Yang berikut adalah antara isyarat yang pengarah patut sedari: 1. Pertimbangan Kewangan •

Harga saham syarikat telah menjunam baru-baru ini

•

Transaksi dan struktur syarikat yang terlalu rumit

•

Kemerosotan dalam pungutan hutang dan/atau kualiti penghutang

•

Tambahan dalam amaun yang berhutang kepada pemiutang

•

Siasatan pihak kawalan selia yang berterusan atau dahulu

•

Perkembangan pesat luar biasa

•

Penundaan tetap perbelanjaan modal

•

Harapan pendapatan yang tidak realis oleh masyarakat kewangan

•

Pampasan berdasarkan prestasi yang melampau atau tidak wajar

•

Ramalan penggearan atau kecairan menjadi masalah

•

Perjanjian persetujuan pinjaman tidak dipatuhi

•

Keputusan kelihatan terlalu tinggi memandangkan keadaan industri dan ekonomi

•

Nisbah utama merosot

•

Transaksi saat-saat terakhir yang mengakibatkan hasil besar

•

Kelewatan dalam terbitan laporan kewangan

2. Lembaga Pengarah dan Pihak Pengurusan •

Pengerusi dan CEO mendominasi mesyuarat dan membuat keputusan tanpa berunding dengan lembaga ke atas perkara yang disimpan untuk lembaga

•

Pihak pengurusan autokratik

•

Aliran maklumat yang tertunda, terutamanya yang melibatkan isu bermasalah

•

Pihak pengurusan yang kurang berpengalaman

•

Penyoalan dan pertanyaan yang tidak mencukupi oleh ahli lembaga

•

Kekurangan pemahaman tentang teknologi

•

CEO adalah individu dominan

•

Turutan nafsu pihak pengurusan dan lembaga

•

Kekurangan pengawasan pihak pengurusan

•

Perletakkan jawatan pihak pengurusan utama atau pengarah

•

Kegagalan mematuhi kod etika/perlakuan syarikat


137

3. Pertimbangan Audit •

Laporan juruaudit dan surat pihak pengurusan menunjukkan bilangan bertambah masalah kawalan dan perbalahan dengan pihak pengurusan

•

juruaudit luaran ditukar akibat perbalahan perakaunan atau pelaporan kewangan

•

Dasar perakaunan dan amalan syarikat adalah agresif atau berbeza dari kebiasaan industri

•

Jawatankuasa audit tidak bertemu dengan juruaudit luaran dan dalaman tanpa kehadiran pihak pengurusan

4. Isyarat Amaran lain •

138

Transaksi pihak berkaitan pada tahap yang luar biasa tingginya: -

Bilangan besar transaksi pihak berkaitan yang bukan dalam perjalanan biasa perniagaan;

-

Transaksi besar, luar biasa atau tersangat rumit, terutamanya hampir kepada hujung tahun yang menimbulkan soalan ‘isi berbanding rupa’ yang sukar;

-

Menghulurkan dana syarikat untuk transaksi yang bukan dalam perjalanan biasa perniagaan atau kepada pihak yang tidak mempunyai keupayaan untuk membayar balik dan kemudiannya dibatalkan sebagai hutang lapuk;

-

Meminjam atau meminjamkan pada kadar bebas faedah atau pada kadar faedah yang banyak melebihi atau kurang dari kadar pasaran semasa;

-

Aset yang dibeli pada harga melebihi atau kurang dari nilai pasaran saksama;

-

Penglibatan dalam perjanjian jualan atau perniagaan yang jauh kurang dari kadar pasaran kepada pihak berkaitan yang tidak perlu, yang kemudiannya menjual kepada pelanggan akhir pada harga yang lebih tinggi dan menyimpan perbezaan harganya

•

Aduan kerap dari pelanggan tentang kualiti barang atau khidmat yang diberi

•

Tahap stok yang meningkat berbanding pusingan ganti

•

Semakan yang tidak mencukupi ke atas pematuhan keperluan undang-undang

•

Media memberi komen buruk terhadap prestasi dan produk syarikat

•

Aktiviti pesanan jualan yang jatuh secara signifikan, terutamanya dengan jualan ke hadapan

•

Haluan kerugian yang kelihatan berterusan

•

Projek baru utama yang ‘tidak terkawal’ – lewat, banyak melampaui bajet dan tidak memberi manfaat

•

Hubungan kian merosot dengan bank syarikat

•

Ketiadaan atau perancangan pewarisan yang tidak memadai


Eksibit 6

Pelaporan Kewangan Borang Pertanyaan untuk ditujukan kepada Pihak Pengurusan Atasan Pengarah patut mempertimbangkan apa tindakan atau maklumat lanjut yang mereka perlukan tentang pelaporan kewangan dan menyesuaikan borang pertanyaan menurutnya. Contohnya, semua jawapan “Tidak” mungkin memerlukan penjelasan lanjut. Juga, pengarah mungkin mahu menguruskan siri persembahan terperinci dari pihak pengurusan atasan relevan ke atas isu spesifik. Borang pertanyaan tersebut, yang tidak dimaksudkan sebagai menyeluruh, meliputi isu yang luas, beberapa darinya yang mungkin tidak diguna pakai atau hanya relevan kepada jenis syarikat yang tertentu. Oleh itu, skop dan sifat soalan patut disuaikan menurut keadaan aktiviti syarikat, undang-undang relevan (termasuk keperluan pelaporan luar negara) dan isu pelaporan yang difikirkan menyebabkan perbalahan. Borang pertanyaan ini biasanya dilengkapkan oleh ketua pegawai eksekutif. 1. Keseluruhan Adakah penyata kewangan syarikat mematuhi dalam semua aspek, piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai dan keperluan pelaporan relevan yang lain? Ya 

Tidak 

2. Dasar perakaunan Terdapatkah piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai yang baru atau pengumuman memerintah dalam tempoh semasa? Ya 

Tidak 

Terdapatkah sebarang perubahan kepada dasar perakaunan syarikat pada tahun ini? Ya 

Tidak 

3. Usaha berterusan Adakah syarikat atau mana-mana dari entiti kawalannya mempunyai masalah kecairan atau solvensi? Ya 

Tidak 

Sudahkah ramalan aliran tunai disediakan untuk menentukan sama ada liabiliti syarikat boleh diselesaikan pada masa dan apabila timbul? Ya 

Tidak 

4. Tunai Adakah penyelarasan bank kerap dilaksanakan dan disemak oleh seorang yang wajar? Ya  Tidak  Terdapatkah baki tunai entiti kawalan atau yang dipegang di negara asing yang tertakluk kepada sebarang halangan? Ya 

Tidak 

5. Pelaburan Adakah syarikat berdagangkan saham? Ya 

Tidak 

Terdapatkah had kuasa yang ditetapkan yang meliputi pelaburan? Ya  Tidak 


139

6. Akaun penerimaan Adakah sebarang jenis transaksi baru yang menimbulkan pertimbangan pengiktirafan hasil yang rumit? Ya  Tidak  Adakah peruntukan untuk akaun ragu memadai? Ya  Tidak  Adakah peruntukan memadai dibuat untuk pulangan jualan? Ya  Tidak  Adakah syarikat mematuhi cut-off yang betul bagi transaksi jualannya? Ya 

Tidak 

7. Inventori Adakah hubungan antara pergerakan inventori, inventori setakat hujung tahun, penghutang perdagangan dan hasil jualan kelihatan munasabah? Ya  Tidak  Adakah pelarasan dibuat kepada inventori buku untuk mencerminkan inventori fizikal? Ya  Tidak  Adakah kaedah syarikat menilai inventori konsisten dengan kebanyakan syarikat dalam industri dan selaras dengan piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai? Ya  Tidak  Adakah peruntukan untuk inventori usang dan berlebihan memadai? Ya  Tidak  Sudahkah semua variasi dan tuntutan berhubung dengan kontrak pembinaan dan kontrak khidmat lain yang dijangkakan dipertimbangkan dalam menentukan hasil kontrak? Ya  Tidak  Sudahkah kerugian yang dijangkakan dari kontrak pembinaan dan kontrak khidmat lain diiktiraf dengan sertamerta? Ya  Tidak  Sudahkah keuntungan dari kontrak pembinaan dan kontrak khidmat lain ditentukan dengan baik menurut peringkat telah siap? Ya 

Tidak 

8. Hartanah, loji dan peralatan Sudahkah semua perolehan utama hartanah, loji dan peralatan dikenakan proses kelulusan yang diberi kuasa sewajarnya? Ya  Tidak  Sudahkah penilaian terkini tanah dan bangunan diperoleh dalam masa tiga tahun lampau dan adakah ianya didedahkan sewajarnya dalam penyata kewangan? Ya  Tidak  Adakah nyawa dan kaedah berguna yang digunakan untuk menyusut nilai loji dan peralatan munasabah? Ya 

Tidak 

Sudahkah semakan loji tidak digunakan dan premis berlebihan, termasuk aset dan premis disewa, dijalankan? Ya 

Tidak 

Adakah kos hartanah, loji dan peralatan memasukkan kos merobohkannya dan obligasi pemulihan tapak yang dikenakan semasa perolehan, pemasangan dan semasa tempoh penggunaan? Ya 

140


Tidak 

Jika kos pinjaman telah dipermodalkan dalam hartanah, loji dan peralatan, sudahkah permodalan dilaksanakan seperti mana dibenarkan oleh piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai? Ya  Tidak  Jika syarikat mempunyai komitmen modal ke atas pembelian hartanah, loji dan peralatan, sudahkah pendedahan sewajarnya yang diperlukan CA dibuat dari segi amaun yang diluluskan tetapi tidak dikontrakkan; dan amaun dikontrakkan tetapi tiada peruntukan untuknya dalam penyata kewangan? Ya  Tidak  Adakah syarikat mengambil inventori fizikal hartanah, loji dan peralatan dari semasa ke semasa? Ya  Tidak  Terdapatkah pelarasan penting kepada nilai pemegangan hartanah, loji dan peralatan? Ya  Tidak  Jika ya, berikan butiran pelarasan: ________________________________________________________________________ 9. Aset tidak ketara Adakah tempoh pelunasan bagi aset tidak ketara mencerminkan anggaran tempoh berguna aset demikian? Ya  Tidak  Adakah tempoh pelunasan didedahkan dengan mencukupi dalam penyata kewangan? Ya 

Tidak 

10. Aset bukan semasa lain Adakah semua aset bukan semasa lain memenuhi taksiran “aset” menurut piawaian perakaunan? Ya  Tidak  Adakah dasar pelunasan wajar? Ya  Tidak  Adakah syarikat mempunyai aset kontingen dan sudahkah mereka didedahkan menurut piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai? Ya 

Tidak 

11. Liabiliti Adakah peruntukan hanya dibuat apabila terdapat obligasi undang-undang, saksama atau konstruktif yang wujud akibat transaksi atau kejadian lampau? Ya 

Tidak 

Terdapatkah sebarang aset yang dicagar untuk menjamin pinjaman? Ya 

Tidak 

Jika ya, sudahkah mereka didedahkan dengan baik dalam penyata kewangan? Ya 

Tidak 

Adakah syarikat memasuki sebarang transaksi jualan dan pajakan balik penting sepanjang tahun? Ya 

Tidak 

Adakah syarikat mempunyai liabiliti kontingen yang telah didedahkan dengan mencukupi menurut piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai? Ya 

Tidak 


141

12. Ekuiti pemegang saham Terdapatkah sebarang had ke atas pengagihan pendapatan disimpan samada syarikat atau entiti dikawal? Ya 

Tidak 

Terdapatkah pembelian balik saham semasa tempoh tersebut? Ya 

Tidak 

Sudahkan amaun mana-mana simpanan penilaian semula aset berpunca dari aset yang sudah dilupuskan dipindahkan ke pendapatan tertahan atau simpanan modal, yang sewajarnya? Ya 

Tidak 

Sudahkah terbitan instrumen kewangan, selain dari saham biasa, diklasifikasikan dengan baik sebagai ekuiti atau hutang menurut piawaian perakaunan? Ya 

Tidak 

13. Hasil dan perbelanjaan Adakah kaedah mengiktiraf item pendapatan/perbelanjaan utama wajar dalam keadaan tersebut? Ya 

Tidak 

Adakah kaedah syarikat mengiktiraf pendapatan/perbelanjaan konsisten dengan kaedah yang digunakan dalam industri? Ya 

Tidak 

Sudahkah keuntungan kasar atas peratusan jualan berubah dengan besar sepanjang tahun? Ya 

Tidak 

Adakah keputusan kewangan syarikat selaras dengan harapan juruanalisis? Ya 

Tidak 

Sudahkah transaksi dalam kumpulan dihapuskan dengan wajar, termasuk keuntungan belum terealisasi? Ya 

Tidak 

14. Pencukaian Adakah liabiliti cukai semasa dalam laporan kewangan dikira selaras dengan undang-undang cukai pendapatan semasa dan piawaian perakaunan yang diluluskan, termasuk cukai tertunda? Ya 

Tidak 

Sudahkah pengiraan cukai disemak oleh seorang yang bebas dari orang yang menyiapkannya yang mempunyai pengetahuan wajar tentang keperluan cukai? Ya 

Tidak 

Terdapatkah sebarang baki cukai yang dipertikaikan? Ya 

Tidak 

Sudahkah kadar pencukaian berkesan diselaraskan dengan kadar pencukaian statutori? Ya 

Tidak 

15. Perolehan/pelupusan Sudahkah semua perolehan dan pelupusan dikenakan prosedur ketekunan wajar dan kelulusan lembaga/ pemegang saham di mana perlu? Ya 

Tidak 

Sudahkah syarikat menjalankan semakan selepas perolehan untuk menilai prestasi sebenar berbanding kes perniagaan yang dicadangkan? Ya 

142


Tidak 

Sudahkah semua operasi yang akan dihentikan dikenal pasti dengan baik dan didedahkan hanya menurut piawaian perakaunan yang diluluskan yang diguna pakai? Ya 

Tidak 

16. Pendapatan setiap saham Sudahkan sebarang perubahan dalam struktur modal atau dasar perakaunan sepanjang tahun mempunyai kesan besar ke atas pendapatan setiap saham? Ya 

Tidak 

Sudahkan pendapatan setiap saham asas dan dicairkan dikira dengan baik dan didedahkan menurut piawaian perakaunan yang diluluskan? Ya 

Tidak 

17. Am Adakah tanggapan tentang penentuan nilai pemegangan aset dan liabiliti tertakluk kepada risiko penting? Ya 

Tidak 

Sudahkah semua akaun tergantung, penjelasan atau lejer am dalam pejabat diselaraskan dan dijelaskan setakat tarikh pelaporan? Ya 

Tidak 

Adakah penyata kedudukan kewangan mematuhi piawaian perakaunan yang diluluskan dan diguna pakai? Ya 

Tidak 

Terdapatkah sebarang kejadian selepas tarikh pelaporan yang penting yang mempunyai kesan terhadap laporan kewangan? Ya 

Tidak 

18. Syarat penyenaraian Adakah laporan kewangan tahunan mengandungi pendedahan Syarat Penyenaraian yang diperlukan? Ya 

Tidak 

19. Laporan pengarah Adakah semua pendedahan yang diperlukan oleh CA diberikan dalam laporan pengarah, termasuk aktiviti utama, semakan operasi, perubahan utama dalam keadaan urusan, dll? Ya 

Tidak 


143

Eksibit 7

Sesi Peribadi dengan Juruaudit Luaran Sesi peribadi patut berfokus kepada bahagian di mana juruaudit luaran boleh memberi komen tambahan, terusterang, dan kerap sekali sulit, kepada jawatankuasa audit. Sesi peribadi ini memberi jawatankuasa audit peluang mendalami perkara sedemikian dalam forum yang terus terang dan terbuka Tambahan lagi, jawatankuasa audit mungkin mempunyai lebih pengetahuan dari juruaudit luaran tentang perkara lain, dan sesi ini memberi jawatankuasa audit peluang bercakap dengan juruaudit luaran tentang perkara tersebut. Yang berikut adalah beberapa soalan yang boleh ditujukan oleh jawatankuasa audit kepada juruaudit luaran semasa sesi peribadi. Sikap •

Apakah penilaian anda tentang “nada dari atas”?

•

Apakah penilaian anda tentang etika, nilai dan integriti pihak pengurusan?

•

Apakah yang anda percaya merupakan penyebab mengapa pihak pengurusan tidak membuat pelarasan untuk perbezaan audit yang tidak dibetulkan?

•

Adakah pihak pengurusan mempunyai pelan untuk membetulkan perbezaan “audit” ini di masa hadapan?

•

Adakah pihak pengurusan menyokong sepenuhnya perbezaan “audit” yang dibetulkan?

•

Apakah penilaian anda ke atas kualiti pelaporan kewangan, semakan perniagaan dan siaran akhbar syarikat?

•

Bagaimanakah sikap syarikat ini terhadap pelaporan kewangan berbanding syarikat lain?

•

Terdapat terlalu banyakkah tekanan ke atas pihak pengurusan atau pekerja operasi untuk mencapai sasaran kewangan, termasuk matlamat jualan atau insentif keuntungan?

•

Terdapat terlalu banyakkah tekanan untuk mencapai harapan keuntungan tidak realistik atau agresif dari juruanalisis pelaburan atau orang lain?

•

Apakah penilaian anda ke atas sikap pihak pengurusan terhadap: •

kawalan dan prosedur pendedahan; dan

•

sistem dan prosedur kawalan dalaman?

Sumber •

Adakah pekerja perakaunan dan fungsi audit dalaman mempunyai bilangan orang yang mencukupi?

•

Adakah mereka mempunyai bidang pengetahuan dan pengalaman yang cukup luas untuk mengurus jenis transaksi yang dihadapi syarikat?

•

Adakah orang ini cukup cekap untuk jawatan mereka? Adakah anda mempunyai sebarang keraguan?

•

Adakah pihak pengurusan memberi respons memadai kepada pengesyoran surat pihak pengurusan anda yang terdahulu?

•

Terdapat bahagian lainkah di mana audit dalaman patut memfokuskan aktivitinya?

144


Hubungan •

Adakah anda menerima kerjasama penuh semasa audit dan adakah anda mendapat jawapan penuh dan jujur kepada semua soalan yang ditanya?

•

Adakah sebarang maklumat yang tidak diberi kepada anda?

•

Adakah pihak pengurusan ingin membantu, terbuka dan ikhlas dalam perbincangan dengan anda?

•

Bagaimana hubungan anda dengan pekerja pihak pengurusan kewangan? Audit dalaman? CEO? Ketua Pegawai Kewangan? Ketua Pegawai Penerangan? Ketua Teknologi Maklumat? Ketua Pegawai Risiko? dll

Isu lain •

Adakah anda menerima segala yang diminta tepat pada masanya?

•

Adakah anda mempunyai cukup masa untuk melaksanakan semua prosedur audit anda?

•

Adakah yuran audit pada tahap yang wajar?

•

Di manakah masa audit paling banyak diluangkan?

•

Apakah isu paling rumit yang dihadapi semasa audit yang tidak dibincangkan di mesyuarat jawatankuasa audit?

•

Apakah dua atau tiga isu yang anda meluangkan paling banyak masa membincangkannya dengan pihak pengurusan?


145

Eksibit 8

Perkara untuk Dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit tentang Transaksi Pihak Berkaitan Yang berikut hanya senarai gambaran sahaja. Ianya bukan senarai menyeluruh tetapi bertujuan merangsang pemikiran tentang jenis perkara yang patut dibentangkan ke jawatankuasa audit.

1. Deskripsi transaksi; 2. Pihak kepada transaksi, termasuk siapakah pihak berkaitan tersebut dan jenis hubungan yang terlibat; 3. Butiran relevan transaksi, termasuk nilai dan nisbah peratusan; 4. Sifat transaksi, termasuk penjelasan tentang kepentingan pihak berkaitan dan jika ianya transaksi pihak berkaitan berulang, bagaimana transaksi memenuhi kriteria relevan untuk dianggap sebagai transaksi pihak berkaitan; 5. Sama ada penasihat akan dilantik; 6. Sama ada sebarang kelulusan lain diperlukan; 7. Rasional untuk transaksi dan kos dan manfaat kepada syarikat/kumpulan; 8. Sebut harga perbandingan, jika ada, termasuk sumber, kaedah dan prosedur melalui mana harga transaksi ditetapkan; 9. Justifikasi mengapa transaksi harus dijalankan dengan pihak berkaitan, contohnya bahawa khidmat yang diberikan oleh pihak berkaitan tidak dapat diperoleh dari tempat lain atau, jika perlu, laporan penilaian bebas yang dikepilkan bersama untuk tujuan tersebut; 10. Penjelasan bagaimana transaksi secara setaraf dikekalkan semasa rundingan dan dalam memastikan terma adalah komersial; 11. Penjelasan mengapa terma dianggap saksama dan munasabah; 12. Penjelasan mengapa transaksi dianggap dalam kepentingan terbaik syarikat/kumpulan; 13. Penjelasan mengapa terma tidak menjejaskan pemegang saham minoriti; 14. Jika transaksi telah melalui proses tender biasa, untuk menyatakannya dan pengesyoran jawatankuasa tender; dan 15. Pengesyoran pihak pengurusan.

146


Eksibit 9

Penyata Penilaian Prestasi – Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga Contoh penyata penilaian prestasi ini direka bentuk untuk membantu proses penilaian dan boleh disesuaikan bagi memenuhi keperluan lembaga dan jawatankuasa lembaga. Di mana rujukan dibuat kepada syarikat, anak syarikat juga termasuk. Penyata ini hendaklah dilengkapkan oleh jawatankuasa penamaan berdasarkan penilaian yang berikut: 1 = Lemah 2 = Memerlukan pembaikan I.

3 = Memadai 4 = Baik secara konsisten

5 = Kuat

Lembaga

A. Struktur lembaga

Penilaian

Pelan tindakan

1.

Adakah lembaga mempunyai komposisi wajar (iaitu saiz) dan jawatankuasa selaras dengan tanggungjawab pengawasan dan pembangunan strategi syarikat?

1 

2 

3 

4 

5 

2.

Adakah ia mempunyai gabungan kemahiran dan pengalaman yang sesuai untuk mengoptimumkan prestasi dan strategi?

1 

2 

3 

4 

5 

3.

Adakah peranan dan tanggungjawab lembaga dan pengarah individu ditaksir dengan jelas dalam piagam lembaga?

1 

2 

3 

4 

5 

4.

Adakah perkara yang diperuntukkan kepada lembaga ditaksir dengan jelas?

1 

2 

3 

4 

5 

5.

Adakah lembaga bekerja secara konstruktif sebagai pasukan melalui hubungan bersama dan produktif yang menjana kepercayaan dan kehormatan?

1 

2 

3 

4 

5 

6.

Adakah perbincangan lembaga meningkatkan kualiti membuat keputusan pihak pengurusan? Adakah lembaga berhubung secara konstruktif dengan pihak pengurusan untuk merangsang pemikiran dan prestasinya?

1 

2 

3 

4 

5 

7.

Adakah program orientasi syarikat berkesan dalam membekal maklumat berguna kepada pengarah baru tentang lembaga dan syarikat (iaitu taklimat dan lawatan loji)?

1 

2 

3 

4 

5 

8.

Adakah lembaga dibekalkan dengan program berterusan untuk memastikan semua pengarah mengikuti perkembangan mutakhir yang terkini dalam industri pasaran dan persekitaran kawalan selia?

1 

2 

3 

4 

5 

9.

Adakah lembaga terdiri dari gabungan baik pengarah bebas atau terdapatkah terlalu ramai pengarah yang mempunyai kaitan rapat dengan ahli lembaga eksekutif?

1 

2 

3 

4 

5 

10.

Sudahkah isu berpotensi perbalahan yang mungkin mengurangkan kebebasan pengarah bebas diselesaikan?

1 

2 

3 

4 

5  PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT

147

B. Operasi lembaga

Penilaian

Pelan tindakan

1.

Adakah mesyuarat lembaga diadakan pada kekerapan sewajarnya?

1 

2 

3 

4 

5 

2.

Adakah maklumat tentang item agenda diberikan jauh sebelum mesyuarat lembaga, dengan cukup masa untuk persiapan?

1 

2 

3 

4 

5 

3.

Adakah maklumat kewangan diberikan dengan mencukupi untuk membantu pengarah memahami isu dan haluan penting dalam perniagaan sebelum mesyuarat lembaga?

1 

2 

3 

4 

5 

4.

Adakah maklumat tentang hal bicara dibekalkan dengan lengkap dan mencukupi untuk membuat keputusan yang baik iaitu adakah maklumat dipersembahkan dalam cara ringkas, menonjolkan isu dan risiko utama dengan butiran relevan untuk analisis lanjut, membolehkan pengarah memahami dan menilai item agenda mesyuarat lembaga dan mengambil keputusan berkesan?

1 

2 

3 

4 

5 

5.

Adakah cukup masa diperuntukkan antara perbincangan lembaga dan persembahan pihak pengurusan?

1 

2 

3 

4 

5 

6.

Adakah mesyuarat lembaga dijalankan dalam persekitaran komunikasi terbuka dengan penglibatan bermakna dan penyelesaian isu yang tepat pada masa dan konstruktif?

1 

2 

3 

4 

5 

7.

Adakah pengarah mempunyai akses mencukupi kepada pihak pengurusan dan/atau pengerusi lembaga?

1 

2 

3 

4 

5 

C. Peranan dan tanggungjawab lembaga

Penilaian

Pelan tindakan

1.

Pada pendapat anda, adakah lembaga memahami peranan, kuasa dan keutamaannya?

1 

2 

3 

4 

5 

2.

Adakah lembaga memahami nilai, misi dan pelan strategik dan perniagaan syarikat dan mencerminkan pemahaman ini dalam isu utama sepanjang tahun?

1 

2 

3 

4 

5 

3.

Seberapa berkesankah lembaga dalam menetapkan dan menyemak pelan strategik syarikat?

1 

2 

3 

4 

5 

4.

Sudahkah lembaga mengenal pasti alat relevan iaitu penanda prestasi utama, untuk memantau prestasi eksekutif dan pihak pengurusan atasan?

1 

2 

3 

4 

5 

148


C. Peranan dan tanggungjawab lembaga

Penilaian

Pelan tindakan

5.

Sudahkah lembaga mengenal pasti dan mengurus risiko yang mungkin mempunyai impak besar terhadap syarikat secukupnya?

1 

2 

3 

4 

5 

6.

Sudahkah lembaga menubuhkan pelan pewarisan yang mempertimbangkan perlantikan, latihan dan penetapan imbuhan CEO dan pihak pengurusan atasan?

1 

2 

3 

4 

5 

7.

Sudahkah lembaga menimbangkan peranannya melindungi kepentingan pemegang saham?

1 

2 

3 

4 

5 

8.

Bagaimanakah akan anda menilai pertimbangan lembaga tentang program hubungan pelabur syarikat dalam proses membuat keputusan?

1 

2 

3 

4 

5 

9.

Sudahkah lembaga menyemak sistem kawalan dalaman syarikat dan mempertimbangkan kelengkapan dan integritinya?

1 

2 

3 

4 

5 

D. Peranan dan tanggungjawab pengerusi lembaga

Penilaian

Pelan tindakan

1.

Adakah pengerusi membina dinamik bilik lembaga yang sihat dan menguruskan perbezaan pendapat dengan berkesan dan bekerja secara konstruktif untuk mencapai persetujuan?

1 

2 

3 

4 

5 

2.

Adakah pengerusi mengawasi proses membuat keputusan yang berkesan dan memastikan alternatif penting dipertimbangkan?

1 

2 

3 

4 

5 

3.

Adakah pengerusi bertujuan memastikan beban kerja lembaga diurus dengan baik dan, di mana wajar, diperuntukkan kepada jawatankuasa yang diamanahkan dengan terma-terma rujukan spesifik yang diluluskan lembaga?

1 

2 

3 

4 

5 

Komen keseluruhan:


149

II. Jawatankuasa Lembaga Penilaian 1.

2.

3.

4.

150

Pelan tindakan

Adakah setiap jawatankuasa mempunyai komposisi yang betul? I) Jawatankuasa penamaan II) Jawatankuasa imbuhan III) Jawatankuasa audit IV) Jawatankuasa pengurusan risiko

1    

2    

3    

4    

5    

Adakah jawatankuasa memberi pengesyoran yang berguna dalam membantu lembaga untuk membuat keputusan lebih baik dan disebabkan itu, menjadikan mesyuarat lembaga lebih efisien dan berkesan? I) Jawatankuasa penamaan II) Jawatankuasa imbuhan III) Jawatankuasa audit IV) Jawatankuasa pengurusan risiko

1    

2    

3    

4    

5    

I) Jawatankuasa penamaan: Pengarah A _________________ Pengarah B _________________ Pengarah C _________________

1   

2   

3   

4   

5   

II) Jawatankuasa imbuhan: Pengarah A _________________ Pengarah B _________________ Pengarah C _________________

1   

2   

3   

4   

5   

III) Jawatankuasa audit: Pengarah A _________________ Pengarah B _________________ Pengarah C _________________

1   

2   

3   

4   

5   

IV) Jawatankuasa pengurusan risiko: Pengarah A _________________ Pengarah B _________________ Pengarah C _________________

1   

2   

3   

4   

5   

Adakah pengerusi jawatankuasa melaksanakan tanggungjawab mereka dengan wajar , menggunakan sumber dan kepakaran, dan memberi pelaporan dan pengesyoran sewajarnya kepada lembaga? I) Jawatankuasa penamaan II) Jawatankuasa imbuhan III) Jawatankuasa audit IV) Jawatankuasa pengurusan risiko

1    

2    

3    

4    

5    

Adakah ahli jawatankuasa mempunyai kepakaran mencukupi, terkini dan relevan untuk memenuhi tanggungjawab mereka?


Penilaian 5.

6.

7.

8.

Pelan tindakan

Adakah perlantikan pengerusi lembaga dan jawatankuasa berdasarkan kriteria yang wajar? Adakah kami menimbang dengan sebaiknya tanggungjawab jawatan tersebut, termasuk kemahiran, pengalaman dan prestasi yang diharapkan dari calon? I) Jawatankuasa penamaan II) Jawatankuasa imbuhan III) Jawatankuasa audit IV) Jawatankuasa pengurusan risiko

1    

2    

3    

4    

5    

Adakah kualiti komunikasi jawatankuasa lembaga kepada lembaga tentang perbincangan jawatankuasa kerap dinilai? I) Jawatankuasa penamaan II) Jawatankuasa imbuhan III) Jawatankuasa audit IV) Jawatankuasa pengurusan risiko

1    

2    

3    

4    

5    

Terdapatkah penilaian yang dilaksanakan oleh lembaga tentang kualiti minit mesyuarat jawatankuasa lembaga? I) Jawatankuasa penamaan II) Jawatankuasa imbuhan III) Jawatankuasa audit IV) Jawatankuasa pengurusan risiko

1    

2    

3    

4    

5    

Adakah lembaga diberi maklumat sewajarnya tepat pada masa tentang perbincangan jawatankuasa? I) Jawatankuasa penamaan II) Jawatankuasa imbuhan III) Jawatankuasa audit IV) Jawatankuasa pengurusan risiko

1    

2    

3    

4    

5    

Komen keseluruhan:


151

Eksibit 10

Penyata Penilaian Prestasi – Penilaian Sendiri/Rakan Sejawat Pengarah Individu43 Contoh penyata prestasi penilaian sendiri direka bentuk untuk membantu proses penilaian dan boleh disesuaikan bagi memenuhi keperluan setiap pengarah individu. Setelah penilaian pengarah dijalankan, jawatankuasa penamaan akan mengumpul dan menilai penilaian tersebut sebelum melapor dan membentangkannya ke lembaga. Penilaian kendiri ini hendaklah dilengkapkan oleh setiap pengarah secara sulit berdasarkan penilaian yang berikut: 1 = Lemah 2 = Memerlukan pembaikan

3 = Memadai 4 = Baik secara konsisten

5 = Kuat

Pengarah 1 Sumbangan terhadap interaksi 1.

Berkongsi maklumat atau pengertian

2.

Kehadiran kerap dan tepat pada masa mesyuarat lembaga

3.

Mengambil bahagian secara aktif dalam aktiviti lembaga, bekerja secara konstruktif dengan rakan sejawat

4.

Mengambil pendirian konstruktif teguh di mesyuarat lembaga atau jawatankuasa, di mana perlu

5.

Menggalakkan maklum balas dari lembaga

6.

Menggalakkan mesyuarat berfokus kepada agenda

7.

Menghadapi pertikaian dan mengambil bahagian dalam mencari penyelesaian

Kualiti sumbangan 8.

Memberi pendapat jujur berlogik ke atas isu yang dibentangkan

9.

Memberi pemahaman unik kepada isu yang dibentangkan – mempunyai kemahiran berharga

10.

Memberi keutamaan kepada konteks isu selaras dengan objektif

43 Sumber: Buku Hijau, Meningkatkan Keberkesanan Lembaga, April 2006

152


2

3

4

5

6

7

8

Komen

Pengarah 1 11.

Memotivasikan yang lain untuk menyiapkan tugas, berfikiran tegas dan berorientasikan tindakan

12.

Memberi nasihat realistik dan praktikal kepada pertimbangan lembaga

13.

Mengguna pakai kemahiran analisis dan konsep dalam proses membuat keputusan

14.

Berkomunikasi secara meyakinkan dengan cara jelas dan tanpa konfrontasi

2

3

4

5

6

7

8

Komen

Pemahaman peranan 15.

Menambah nilai kepada mesyuarat lembaga – menghadiri mesyuarat dalam keadaan bersiap sedia

16.

Mengambil inisiatif meminta lebih maklumat

17.

Memastikan sumbangan individu adalah relevan – berpengetahuan tentang perkembangan mutakhir

18.

Memberi fokus kepada pencapaian objektif

19.

Menilai dan mengaitkan isu tempoh singkat kepada strategi tempoh panjang

20.

Memastikan prestasi modal kewangan dan insan, mengambil kira pelan strategik apabila membuat keputusan pelaburan

Peranan pengerusi lembaga 21.

Pengerusi dapat mengetuai lembaga dengan berkesan – menggalakkan sumbangan dari semua ahli

22.

Pengerusi dan CEO mempunyai hubungan kerja yang baik

23.

Pengerusi dan CEO memahami peranan masing-masing

Sila nyatakan nama pengarah yang dinomborkan di atas: 1. _______________________________ 2. _______________________________ 3. _______________________________ 4. _______________________________ 5. _______________________________ 6. _______________________________ 7. _______________________________ 8. _______________________________


153

Eksibit 11

Contoh Kenyataan tentang Fungsi Audit Dalaman Fungsi Audit Dalaman (‘IA’) dianggap sebagai bahagian penting kerangka jaminan dan misi utamanya adalah untuk memberikan jaminan ke atas kelengkapan dan keberkesanan kerangka risiko, kawalan dan tadbir urus syarikat. Tujuan, kuasa dan tanggungjawab jabatan/fungsi audit dalaman serta ciri-ciri jaminan dan aktiviti perundingan yang disediakan oleh fungsi tersebut dinyatakan dalam piagam audit dalaman. IAD melapor terus kepada jawatankuasa audit yang menyemak dan meluluskan pelan audit tahunan, bajet kewangan dan keperluan sumber manusia untuk memastikan bahawa fungsi tersebut disalurkan dengan sumber juruaudit dalaman yang cekap dan mahir secara sepenuhnya. Sepanjang tahun, IAD menjalankan pelbagai urusan audit dalaman sejajar dengan pelan audit berdasarkan risiko yang konsisten dengan matlamat organisasi. IAD menilai kecukupan dan keberkesanan kawalan penting yang sepadan dengan risiko di dalam tadbir urus, operasi dan sistem maklumat organisasi tentang: •

Kebolehpercayaan dan integriti maklumat kewangan dan operasi;

•

Keberkesanan dan efisiensi operasi;

•

Perlindungan aset; dan

•

Pematuhan undang-undang, peraturan dan obligasi kontrak

Semua aktiviti audit dalaman dijalankan dalam syarikat kecuali bagi dua perlantikan audit teknologi maklumat (IT) yang menggunakan perkhidmatan luaran. Keseluruhan kos dikenakan dalam menguruskan IAD dalam tahun 2009 ialah RM __________. Ringkasan kos audit dalaman adalah seperti berikut: Kategori Kos Tenaga kerja Latihan Pembekal Khidmat Luar Perjalanan (termasuk penginapan)

154


RM (‘000) %

Kos Keseluruhan



PENAFIAN

MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA

Walaupun perhatian telah diberi dalam menerbitkan Panduan ini, tidak ada jaminan tersurat atau tersirat tentang ketepatan atau lengkapnya bahan yang terkandung di sini. Tidak ada keadaan di mana Bursa Malaysia bertanggungjawab ke atas sebarang tuntutan, yang timbul dalam apa cara pun, daripada atau berhubung dengan Panduan ini. Bursa Malaysia tidak akan dalam apa keadaan pun bertanggungjawab ke atas sebarang jenis ganti rugi (termasuk tetapi tidak terhad kepada ganti rugi langsung, tidak langsung, khas, diakibatkan, sampingan atau punitif sama sekali atau sebarang kehilangan keuntungan atau peluang). Semua undang-undang, kawalan selia dan peraturan semasa Bursa Malaysia Berhad yang diguna pakai hendaklah dirujuk bersama Panduan ini.

CORPORATE GOVERNANCE PRACTICAL GUIDE n


PUT INTO PRACTICE

BURSA MALAYSIA BHD 15th Floor Exchange Square Bukit Kewangan 50200 Kuala Lumpur Malaysia Tel : +(603) 2034 7000 Fax : +(603) 2732 6122/1123 E-mail : www.bursamalaysia.com

PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA

Recommend Documents