OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/BP GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERBINCANGAN 1.0
Tujuan Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan syarat-syarat, peraturan dan proses kerja yang terlibat dalam urusan penggunaan bilik-bilik perbincangan.
2.0
Kapasiti Pelanggan – Minimum 3 orang; maksimum mengikut keluasan bilik perbincangan (Rujuk Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan (OPR/PSAS/DR03/KEL)).
3.0
Tempoh Penggunaan: 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
4.0
1 jam Pelanggan perlu mengosongkan bilik dan mengembalikan kunci bilik 5 minit sebelum waktu penggunaannya tamat. Lanjutan tempoh dibenarkan sekiranya tiada penempah lain yang akan menggunakan bilik tersebut. Tempahan hanya boleh dibuat secara harian. Tempahan akan dibatalkan jika penempah tidak datang melebihi 15 minit masa tempahan.
Peraturan Penggunaan: 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9
Semua pelajar dan kakitangan UPM boleh menempah dan menggunakan bilik tersebut. Penggunaan bilik adalah secara berkumpulan. Pintu dikunci selepas menggunakan bilik perbincangan. Pengguna tidak boleh menampal sebarang kertas atau notis di dinding / pintu bilik perbincangan. Pengguna tidak dibenarkan mengubah susunan perabut di dalam bilik. Semua Peraturan-peraturan Am Perpustakaan seperti yang terkandung dalam “Peraturan-peraturan Perpustakaan” mesti dipatuhi. Pegawai-pegawai Perpustakaan berhak memeriksa bilik-bilik perbincangan dari semasa ke semasa. Sebarang kerosakan pada kelengkapan bilik perbincangan hendaklah dilaporkan kepada kakitangan Kaunter Sirkulasi (BTB) yang bertugas. Perpustakaan tidak akan bertanggungjawab di atas kehilangan buku / barang-barang yang ditinggalkan di dalam bilik perbincangan.
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
1 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/BP GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERBINCANGAN 5.0
Proses Kerja 5.1
Tempahan Bilik
Langkah
Tindakan
Tanggungjawab
5.1.1
Terima permohonan dan pastikan ada kekosongan bilik perbincangan. a) Jika tiada kekosongan, maklumkan kepada pelanggan. b) Jika terdapat kekosongan, ikut langkah 5.1.2
PP/PPKn
5.1.2
Minta pelanggan mengisi Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP).
PP/PPKn
5.1.3
Semak butiran maklumat di dalam borang tersebut.
PP/PPKn
5.1.4
Tentukan bilik perbincangan mengikut bilangan pelanggan selepas menyemak borang-borang tempahan / penggunaan yang telah diterima.
PP/PPKn
5.1.5
Maklumkan kepada pelanggan nombor bilik perbincangan yang ditempah dan waktu mengambil kunci.
PP/PPKn
5.1.6
Tuliskan nombor bilik dan copkan “Tempahan” pada borang dan simpan borang tersebut
PP/PPKn
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
2 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/BP GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERBINCANGAN
5.2
Pengambilan Kunci
Langkah
5.3
Tindakan
Tanggungjawab
5.2.1
Terima permohonan.
PP/PPKn
5.2.2
Ambil semua kad matrik / kakitangan ahli kumpulan dan semak Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) pelanggan. Pastikan nama penempah dan kad matrik / kakitangan adalah sama. Jika tidak, maklumkan kepada pelanggan.
PP/PPKn
5.2.3
Ambil kunci bilik perbincangan yang ditempah dari tempat simpanan kunci.
PP/PPKn
5.2.4
Minta pelanggan menandatangani ruang “pengesahan penerimaan kunci” pada borang.
PP/PPKn
5.2.5
Serahkan kunci bilik kepada pelanggan dan simpan kad matrik / kakitangan pelanggan.
PP/PPKn
Perlanjutan Tempoh Penggunaan
Langkah
Tindakan
Tanggungjawab
5.3.1
Terima permohonan perlanjutan tempoh penggunaan bilik.
PP/PPKn
5.3.2
Semak Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) yang telah diisi oleh pelanggan-pelanggan lain.
PP/PPKn
Sekiranya ada tempahan, maklumkan kepada NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
3 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/BP GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERBINCANGAN pelanggan dan memulangkan kunci. 5.3.3
5.4
minta
pelanggan
Sekiranya tiada tempahan oleh pelanggan lain, tambah masa tamat yang baru pada Borang Penggunaan Bilik Perbincangan pemohon.
PP/PPKn
Pemulangan Kunci
Langkah
Tindakan
Tanggungjawab
5.4.1
Terima kunci bilik yang dipulangkan.
PP/PPKn
5.4.2
Semak nombor kunci pada Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) pelanggan.
PP/PPKn
5.4.3
Tandatangan ruang “pengesahan pemulangan kunci” dan minta pelanggan mengisi catatan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan.
PP/ PPKn
5.4.4
Serahkan kad matrik / kakitangan kepada pelanggan.
PP/PPKn
5.4.5
Simpan kunci di tempat simpanan kunci.
PP/PPKn
5.4.6
Cop “Tamat Penggunaan” pada Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) berkaitan dan failkan borang tersebut di dalam Rekod Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BL03/BP).
PP/PPKn
5.4.7
Sekiranya pelanggan menghilangkan kunci, pelanggan dikenakan denda sebanyak RM10.00. Rujuk Garis Panduan Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian.
PP/PPKn/PO
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
4 drp. 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/BP GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERBINCANGAN
5.5
Pemantauan
Langkah
Tindakan
Tanggungjawab
5.5.1
Uruskan penggantian kunci yang hilang.
PP/PPKn/PO
5.5.2
Batal tempahan yang tidak dituntut oleh penempah.
PP/PPKn
NO.SEMAKAN : 01 NO.ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 01/04/2011
5 drp. 5
