Panduan Operasional Baku Pendistribusian Material Printing

Panduan Operasional Baku Pendistribusian Material Printing (Media Pelatihan dan Media Sosialisasi) A. Latar Belakang : Dalam berbagai kegiatan pelatihan dan sosialisasi baik ditingkat Konsultan, Pemda, dan masyarakat, tentunya dibutuhkan media pelatihan dan sosialisasi seperti modul, pedoman, poster, spanduk, booklet, leaflet, dll. yang dapat memudahkan pelaku (konsultan, aparat pemeritah, dan masyarakat) untuk memahami pesan-pesan substansi yang disampaikan. Proses Pengadaan media ini memiliki pengertian mulai dari 1) proses persiapan materi cetakan, 2) proses pencetakan media, dan 3) proses pendistribusian materi cetakan baik media training maupun media sosialisasi di lokasi tertentu dan 4) proses pengendalian. Sehubungan dengan begitu pentingnya pengadaan media tersebut, maka melalui POB ini memiliki harapan terjadi pengadaan media pelatihan dan sosialisasi yang lebih efektif dan efisien. B. Tujuan : 1. Supaya media dapat bermanfaat untuk pelaku dalam melaksanakan pendampingan di tingkat masyarakat, konsultan, Pemerintah Kota / Kabupaten. 2. Supaya media dapat bermanfaat dalam membangun pemahaman pelaku mengenai substansi, siklus, teknis pelaksanakaan Program. 3. Supaya media dapat menjadi salah satu bahan bacaan, petunjuk, dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, coaching, pendampingan di tingkat Pemda dan Masyarakat. C. Prorses penyediaan materi cetakan : Materi untuk media pelatihan dan sosialiasi baik yang bersifat substansi maupun teknis, dan juga rancangan desain dibuat / disediakan oleh Konsultan Manajemen Pusat, melalui diskusi dengan berbagai pihak (advisory, KMP, dan Proyek). Tahapan penyediaan media pelatihan dan sosialisasi adalah sebagai berikut : No

Langkah Penyediaan Materi

Pelaku

Output

Penanggung Jawab

1

Penyusunan Draft media pelatihan dan sosialisasi

Draft Modul, Pedoman, Booklet, Poster, Leaflet, dll

USK CB

2

Pembahasan Draft media pelatihan dan sosialisasi

Masscomm, Pelatihan, Infrastruktur, MK, KM, Monev, SIM, PPM, Mass Com, Saveguard, HRM Masscomm, Pelatihan, Infrastruktur, MK, KM, Monev, SIM, PPM, Mass Com, Saveguard, HRM dengan Advisory dan Proyek

Modul, Pedoman, Booklet, Poster, Leaflet, dll final

USK CB

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING

1

3

Media pelatihan dan sosialisasi final

KMP dan Proyek

Penyetujuan media final

D. Proses pencetakan media : Proses pencetakan media ini tentunya perlu ada jenis media pelatihan dan sosialisasi yang akan dicetak yang telah sesuai dengan kebutuhan lapangan dan sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati pada waktu tender. Jenis dan spesifikasi yang dapat dijadikan acuan atau rujukan adalah sebagai berikut : SPESIFIKASI MEDIA BANTU SOSIALISASI (MATERI CETAKAN) NO

JENIS MEDIA

SPEK

1

Poster

1

2 Ukuran : 50 x 70 cm; 4/0, Artpaper 210 gr, Vernis

2

Poster Tahapan Kegiatan

Ukuran : 80 x 100 cm; 4/0, Artpaper 210 gr, Dop

3

Stiker Kecil

Ukuran 15 cm x 8 cm (Chromo/Full Colour 4/0)

4

Stiker Besar

Ukuran 20 cm x 10 cm (Chromo/Full Colour 4/0)

5

Booklet

6

Petunjuk Teknis

Ukuran : 14 x 20 cm; Cover: 4/0, Artpaper 210 gr, Vernis, Isi: 4/4, HVS 100 gr Cover : A4, 4/0, Artpaper 210 gr UV Vernis, Isi: B/W, HVS 100 gr

7

Pedoman Teknis

Cover : A4, 4/0, Artpaper 210 gr UV Vernis, Isi : B/W, HVS 100 gr

E. Proses Pendistribusian :

1 JAKARTA OUT SOURCING

w

2

w

KORKOT / ASKOT

PEMDA KOTA 3

w

PROYEK KMP

KIRIM BAST (BERITA ACARA SERAH TERIMA)

5 TIM FASKEL FASKEL

MASYARAKAT RELAWAN

4 KELURAHAN / PJOK

Keterangan : = Distribusi = Pelaporan (Berita Acara Serah Terima (BAST)) = Koordinasi W = waktu yang disesuaikan dengan kebutuhan


2

Penjelasan tahapan Pendistribusian : NO

LANGKAH

PELAKU

PENANGGUNG JAWAB

OUTPUT

1

Proses pencetakan media pelatihan dan sosialisasi

 Proyek  KMP  Perusahan percetakan pemenang tender dan

 KMP (Substansi dan Sesuai dengan Specifikasi)  Perusahan percetakan pemenang tender dan

- Dummy (proses persetujuan dari KMP dan Proyek) - Media pelatihan dan sosialisasi sesuai dengan spesifikasi / ketentuan yang telah disepakati dalam tender

2

Proses pendistribusian media pelatihan dan sosialisasi ke tk. Kota / Kabupaten

 Perusahan percetakan pemenang tender dan  ekspedisi  Korkot

Perusahan percetakan pemenang tender

- Mendistribusikan Media pelatihan dan sosialisasi yang sudah disetujui oleh KMP dan Proyek - Apabila media pelatihan dan sosialisasi sudah sampai di tingkat korkot, maka korkot berkewajiban untuk menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) dan mengirimnya kembali copyannya via faks atau scan email ke KMP

3

Proses pendistribusian media pelatihan dan sosialisasi :

   

 Korkot  KMW

- Apabila Korkot sudah mendistribusikan media pelatihan atau sosialisasi ke tk. Pemda Kota dan Tim Faskel diharuskan memakai tanda terima tanda terima dan diarsipkan sebagai bukti - Korkot berkewajiban untuk berkoordinasi dengan KMW

 Tim Faskel

- Media pelatihan dan sosialisasi yang sudah disetujui oleh KMP dan Proyek - Apabila media pelatihan dan

Dari Korkot ke Pemda Kota dan Tim Faskel

4

Proses pendistribusian media pelatihan dan sosialisasi : Dari Tim Faskel ke Masyarakat, Kelurahan / PJOK Kecamatan

Korkot Pemda Kota Tim Faskel Masyarakat

 Tim Faskel  Masyarakat  Kelurahan / PJOK Kecamatan


3

sosialisasi sudah sampai di tingkat masyarakat , kelurahan/ PJOK maka Tim Faskel diharuskan memakai tanda terima dan diarsipkan sebagai bukti 5

Pelaporan bukti distribusi dari Tim Faskel ke tk. Korkot

 Korkot  Tim Faskel

 Tim Faskel

Rekap bukti distribusi tingkat masyarakat (kelurahan dan Kecamatan)

F. Proses Pengendalian : Proses pengendalian pembuatan material printing melibatkan seluruh pelaku yang ada di Proyek, KMP, KMW, Korkot, Tim Fasilitator dan pihak perusahaan pemenang tender dilakukan secara berjenjang dan mulai dari tahap sebelum cetak, proses cetak, distribusi, dan pelaporan. I.

TAHAP PRA-CETAK I A. Tingkat Pusat.

no

Kegiatan

1

Penyiapan Materi Material Printing (Modul, Pedoman, Booklet, Leaflet, Poster, Sticker, Spanduk, Umbul-umbul)

2

Perencanaan Design Material Printing (design graphic ; illustasi ; Lay-out & Spesifikasi Cetakan)

3

Evaluasi Materi Printing

4

7

Revisi / Penyempurnaan Materi Material Printing Approval Materi Material Printing (Final) Update data & alamat korkot (Nama Korkot, Alamat kantor korkot, No Telephone , Fax , HP & alamat e-mail korkot) Penghitungan peruntukan

8

Penjadwalan Rencana Pendistribusian

9

Sosialisasi Rencana Pendistribusian Material Printing (MediaPelatihan & Media Sosialisasi)

5 6

Pelaku Masscomm, Pelatihan, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, Pelatihan, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, RND, TL, CB, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, Pelatihan, MassCom, Commedi, TL KMP, RND, SNVT HRM, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot, Askot, Faskel, Pelatihan, Masscom, Commedi, SiM, HRM Pelatihan, Masscom, commedi, percetakan pemenang tender, ekspedisi. WeB, CB, Masscom, Commedi.

Penanggungjawab CB, Masscom

Commedi

CB, Masscom

commedi commedi HRM CB commedi commedi


4

I B. Tingkat OSP/ KMW no

Kegiatan

1

Update data & alamat korkot (Nama Korkot, Alamat kantor korkot, No Telephone , Fax , HP & alamat e-mail Korkot) Sosialisasi Rencana Pendistribusian Material Printing (MediaPelatihan & Media Sosialisasi)

2

Pelaku TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot, Faskel, BKM, KSM TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot, Faskel, BKM, KSM

Penanggungjawab TL KMW / OC

II. TAHAP PRODUKSI / CETAK II A. Tingkat Pusat. no 1

Kegiatan

3

Serah terima Raw Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) Print Out Dummy 1 (Dummy Media Pelatihan & Media Sosialisasi) Review / evaluasi Dummy 1

4

Revisi Dummy 1

5

Review / evaluasi Dummy 2

6 7

Revisi Dummy 2 Review Final Dummy

8 9 10 11 12

Approval Dummy Cetak Media Pelatihan & Media Sosialisasi Pemantauan proses pencetakan Pemantauan proses packaging Sosialisasi schedule Pendistribusian & Peruntukan Sosialisasi Pengisian & Pengembalian BaST

2

13

Pelaku

Penanggungjawab

Commedi ; Percetakan Pemenang Tender Percetakan Pemenang Tender

commedi

RND, CB, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, SNVT Commedi ; Percetakan Pemenang Tender RND, CB, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, SNVT Commedi ; percetakan RND, CB, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, SNVT TA, TL KMP, RND, SNVT Percetakan Pemenang Tender Commedi, SNVT Commedi , SNVT Commedi , Masscom , WeB

CB, Masscom

Commedi , Masscom , WeB

MASSCOMM

commedi

commedi CB, Masscom

commedi CB, Masscom

commedi commedi commedi commedi MASSCOMM


5

II B. Tingkat OSP / KMW. no

Kegiatan

1

Sosialisasi schedule Pendistribusian & Peruntukan

2

Sosialisasi Pengisian & Pengembalian BaST

Pelaku TL OC / KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot Mandiri, Faskel Infra, Faskel Ekonomi, Faskel Sosial, BKM, KSM TL OC / KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot Mandiri, Faskel Infra, Faskel Ekonomi, Faskel Sosial, BKM, KSM

Penanggungjawab TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW

III. TAHAP DISTRIBUSI III A. Tingkat Pusat. no

Kegiatan

1

Koordinasi dengan OC/KMW – Korkot tentang jadwal pasti distribusi Material Printing

2

Proses pendistribusian material printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) Pemantauan proses pendistribusian material printing ke alamat tujuan Korkot / Askot

3 4

Pemantauan jumlah peruntukan & penerimaan material printing

5

Pengendalian pengembalian BaST Material Printing

Pelaku KMP, Commedi, TL OC/KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot Percetakan Pemenang Tender & Expedisi Commedi, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot Commedi, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot Commedi, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

Penanggungjawab MASSCOMM

Percetakan Pemenang Tender MASSCOMM MASSCOMM MASSCOMM

III B. Tingkat OC / KMW. no

Kegiatan

1

Koordinasi dengan Korkot / Askot tentang jadwal pasti distribusi Material Printing

2

Pemantauan proses pendistribusian material printing ke Lokasi tujuan (Korkot)

Pelaku TL OC/KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

Penanggungjawab TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW,


6

3 4

Pemantauan jumlah peruntukan & penerimaan material printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) Pengendalian pengembalian BaST Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi)

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW,




III C. Tingkat Korkot. no 1 2 3

4 5

6

7

8

9

10

Kegiatan Proses Serah Terima pendistribusian material printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) di lokasi Korkot / Askot Pengisian Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) Pengiriman Balik copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) ke alamat email KMP : [email protected] CC: TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW atau Fax KMP :021-5794 0662 Penghitungan jumlah penerimaan Material Printing berbanding jumlah peruntukan Distribusi Material Printing dari Korkot ke Pemda berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Pemda Distribusi Material Printing dari Korkot ke BKM berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan BKM Distribusi Material Printing dari Korkot ke Fasilitator berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Fasilitator Distribusi Material Printing dari Korkot ke UPUP berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan UP-UP Distribusi Material Printing dari Korkot ke Relawan berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Relawan Distribusi Material Printing dari Korkot ke Masyarakat berikut pengisian dokumen Berita

Pelaku

Penanggungjawab

Korkot / Askot, Ekspedisi

Percetakan, Ekspedisi

Korkot / Askot

Korkot / Askot

Commedi , TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot

Korkot / Askot

Korkot / Askot

Korkot / Askot

Korkot / Askot ; Pemda

Korkot / Askot

Korkot / Askot ; BKM

Korkot / Askot

Korkot / Askot ; Fasilitator

Korkot / Askot

Korkot / Askot ; UP-UP

Korkot / Askot

Korkot / Askot ; Relawan

Korkot / Askot

Korkot / Askot ; Masyarakat

Korkot / Askot


7

Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Masyarakat

IV. Pelaporan IV A. Tingkat Pusat no 1

Kegiatan Melaporkan hasil Rekap Pengiriman Balik copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) dari seluruh Korkot kepada SNVT Menerima & menyimpan seluruh copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korot,

2

Pelaku

Penanggungjawab

MASSCOMM, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot

MASSCOMM


MASSCOMM

IV B. Tingkat OC / KMW no 1

2

Kegiatan Melaporkan hasil Rekap Pengiriman Balik copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari seluruh Korkot,( meliputi BaST dengan Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan, KSM) kepada KMP / commedi KMP Menerima & menyimpan seluruh copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korot, Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan & KSM)

Pelaku

Penanggungjawab



TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot


Kegiatan

Pelaku

Melaporkan & mengirimkan copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari percetakan & BaST dengan Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan, KSM) kepada Commedi KMP & OC/KMW Menyimpan seluruh copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST)

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot

Penanggungjawab Korkot / Askot

IV C. Tingkat Korkot no 1

2

Korkot / Askot ; Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan & KSM

Korkot / Askot


8

Material Printing dari Percetakan, Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan & KSM

IV D. Tingkat BKM no 1

2

Kegiatan Melaporkan & menyerahkan copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korkot kepada korkot / Askot Menyimpan seluruh copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari BKM, Relawan, KSM

Pelaku Korkot / Askot ; BKM, Relawan, KSM

Penanggungjawab BKM

Korkot / Askot ; BKM, Relawan, KSM

IV E. Tingkat Faskel no 1

2

Kegiatan Melaporkan & menyerahkan copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korkot, Fasilitator, UPUP kepada Korkot/ Askot Menyimpan seluruh copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari Fasilitator, UP-UP

Pelaku

Penanggungjawab

Faskel ; UP-UP

Fasilitator,

Faskel ; UP-UP

Fasilitator,


9

Panduan Operasional Baku Pendistribusian Material Printing

Recommend Documents