BUKU PANDUAN OPERASIONAL

2015

BUKU PANDUAN OPERASIONAL SISTEM e-MAIL

GEREJA PROTESTAN di INDONESIA bagian BARAT

GPIB Jemaat SAMARIA Jl. TMP TARUNA No. 32

TANGERANG – BANTEN

\am

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE

DAFTAR ISI

Halaman Daftar isi 1 Definisi dan Sejarah 2 Metode pengiriman 2 Cara membaca surat elektronik 3 Etika penggunaan surat elektronik 3 Keamanan 4 Definisi email spam dan pencegahannya 4 Apakah SPAM dapat dihindari atau di blokir dengan aplikasi perangkat lunak (software)? 4 Apakah SPAM dapat dicegah? 5 Menggunakan email GPIB jemaat SAMARIA 6 Akses menggunakan aplikasi web browser 6 Akses menggunakan aplikasi berbasis Apple iOS 11 Akses menggunakan aplikasi berbasis Android 14 Daftar alamat email GPIB jemaat SAMARIA 16

- Pembinaan & Pengembangan Sumber Daya Insani

1|P a g e


DEFINISI dan SEJARAH Email merupakan singkatan dari Electronic Mail yang dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai surat elektronik yang proses kirim-terima menggunakan jaringan elektronik berbasis Internet atau Intranet Surat elektronik sudah mulai dipakai pada tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

Metode pengiriman Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Mulai dari surat elektronik dikirim → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat elektronik dibaca si penerima.

Lima langkah dalam proses pengiriman surat-elektronik


2|P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkripsi) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya: menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain).

Cara membaca surat elektronik Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP (Internet Service Provider) untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP. Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik: 



Dengan cara menggunakan perambah web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan daring. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surel gratis. Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terusmenerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surel secara luring. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting: 

  

Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya, Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:


3|P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima, o dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan. o

 

Keamanan Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam arti semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut. Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).

DEFINISI E-MAIL SPAM & PENCEGAHANNYA SPAM adalah unsolicited email (email yang tidak diminta) yang dikirim ke banyak orang. Contoh kiriman email yang berisi spam: iklan, advertensi, tawaran untuk bergabung ke MLM, undian, informasi palsu, phishing, penipuan.

Apakah SPAM dapat dihindari atau di blokir dengan aplikasi perangkat lunak (software)? Ada beberapa perusahaan perangkat lunak yang menyediakan software anti-spam, NAMUN tidak dapat menjamin e-mail box Anda terbebas dari email spam! Tidak ada satupun software anti-spam yang sempurna di dunia. Sampai saat ini semua pihak masih berusaha memerangi dan menanggulangi e-mail spam, namun belum ditemukan satu solusi yang ampuh dan efisien. Alamat e-mail Anda adalah “privacy” Anda, Anda bertanggungjawab penuh atas alamat e-mail Anda. Dengan maraknya tindakan spam akhir-akhir ini di dunia internet, kini memberikan alamat email kepada orang lain.. resikonya hampir sama seperti Anda memberikan nomor telepon Anda ke pihak yang Anda tidak kenal. Siapapun yang memiliki alamat e-mail Anda, dapat mengirimkan email spam dari email apa/mana saja (dari “From” apapun dan ditujukan ke “To/CC” siapapun – bisa saja email Anda diletakkan di BCC, seakan-akan email tersebut bukan ditujukan ke Anda, namun email tersebut “tiba di mailbox Anda”).


4|P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE Spam hanya dapat dikendalikan oleh penggunanya (Anda), bukan oleh perangkat lunak anti spam atau apapun. Perangkat lunak (software) anti spam tidak dapat mengurangi atau memblokir email spam yang dikirimkan ke mailbox Anda.

Apakah SPAM dapat dicegah? Berikut adalah beberapa pencegahan yang dapat Anda lakukan guna mengurangi spam: Jangan pernah meletakkan alamat email Anda dalam bentuk text di website Anda, karena para spammer akan dengan mudahnya mendapatkan alamat email Anda dengan software e-mail crawler mereka. Gunakanlah script Form Mail (misalnya dengan menggunakan script PHP atau CGI) agar pengunjung website Anda menggunakan Form Mail untuk menghubungi Anda (tanpa memberikan alamat email kepada mereka). 

 







Jangan menggunakan alamat e-mail utama Anda untuk mendaftarkan nama domain Anda di WHOIS. Spammer dapat dengan mudahnya menemukan alamat e-mail Anda melalui layanan pengecekan nama domain spt Whois.Net atau DomainWhitePages.com. Gunakan e-mail gratis Anda seperti Yahoo Mail atau Google Mail. Jika Anda tetap ingin menggunakan alamat e-mail utama Anda, pastikan nama domain Anda telah memiliki layanan Proteksi WHOIS / ID-Protect (alamat email Anda akan dienkripsi ketika ditampilkan di WHOIS). Jika Anda tetap ingin menampilkan alamat email Anda di website Anda, tampilkanlah alamat email Anda dalam bentuk image atau gambar (misalnya dalam format: GIF/JPG). Berikan alamat email utama Anda hanya kepada teman/rekan yang Anda percaya. Jika kurang kenal (baik online mapun offline), berikan saja alamat email gratis Anda misalnya: Yahoo Mail atau Google Mail (termasuk sales/SPG yang menyodorkan form untuk mengisi alamat e-mail Anda). Mengingat banyaknya pemakai internet yang masih pemula yang berusaha menjual alamat email Anda ke perusahaan yang membutuhkan banyak list alamat email demi keperluan promosi. Apabila Anda mempercayakan alamat e-mail Anda kepada teman Anda, maka berpesanlah kepada teman Anda agar dia tidak memberikan alamat email Anda ke pihak yang dia kurang kenal (misalnya sales, teman baru kenal, grup diskusi dsbnya). Jangan pernah menggunakan alamat email utama Anda untuk berpartisipasi dalam grup diskusi umum, misalnya: Mailing List, Forum berbasis web, Friendster/MySpace/YouTube dan sejenisnya. Hanya berbelanja online di website yang Anda anggap ber-reputasi & aman. Jika Anda ragu dengan reputasi/keamanan toko online tersebut, urungkan niat berbelanja Anda atau gunakan saja email gratis Anda (misalnya Yahoo Mail atau Google Mail)

Tim teknis yang mencoba menggunakan metode di atas dan hasilnya: spam yang tiba di mail box drastis berkurang sekitar 70-80%. Sesudah membaca tulisan di atas, mungkin anda berpikir: “rumitnya punya akun e-mail, kenapa punya alamat e-mail malah dirahasiakan? Bukan justru dipromosikan ke teman-teman atau dibanggakan?”. Saran teknis: promosikanlah alamat website Anda, bukan alamat email Anda!


5|P a g e


Menggunakan email GPIB jemaat SAMARIA Email untuk GPIB Jemaat Samaria terhubung dengan situs resmi URL: www.gpibsamaria-banten.org dapat diakses menggunakan aplikasi web browser dan mobile mail. Akses dengan web browser Untuk saat ini, cara terbaik meng-akses akun email tersebut adalah melalui web, dengan cara sebagai berikut: 1. Setelah anda terhubung ke jaringan internet, melalui aplikasi internet browser (aplikasi Internet Explorer atau Mozilla Firefox atau Google Chrome pada Komputer berbasis Windows, dan aplikasi Safari pada Komputer berbasis MacOS) masuk ke URL (ketik pada bagian halaman situs di browser anda): https://www.gpibsamaria-banten.org:2096/cpses atau https://sh4.idcolo.com:2096/cpsess1337806456/webmail/x3/index.html?login=1&post_logi n=26910241562606 Anda bisa blok dan copy bagian address diatas dan paste di bagian internet address pada aplikasi web. 2. Setelah tekan <enter>, maka anda akan masuk ke halaman login pada web mail seperti gambar berikut:

PIC-01


6|P a g e


3. Masukkan alamat email pada field Email Address dan kata kunci pada field Password, dan muncul pesan [Authenticating] seperti gambar dibawah.

4. Jika alamat email dan kata kunci yang dimasukkan benar, maka akan muncul pesan seperti gambar dibawah ini.

5. Setelah itu, anda akan diarahkan ke aplikasi webmail yang tersedia, seperti gambar (PIC-02) dibawah ini:

PIC-02

Anda bisa memilih menggunakan aplikasi roundcube dengan klik pada [Read Mail Using Roundcube] atau SquirrelMail klik pada [Read Mail Using SquirrelMail], tergantung dari kenyamanan anda. Jika anda sudah terbiasa menggunakan jenis aplikasi web mail seperti tampilan pada gambar (PIC-02) diatas, anda bisa meng-klik pada [Enable Autoload] supaya otomatis masuk ke aplikasi pilihan anda tanpa perlu memilih lagi setiap kali anda meng-akses web mail. - Pembinaan & Pengembangan Sumber Daya Insani

7|P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE 6. Jika anda memilih menggunakan aplikasi roundcube, maka tampilan mailbox anda akan seperti gambar (PIC-03) dibawah ini:

PIC-03

7. Beberapa hal yang bersifat umum pada web yang terlihat di gambar, di bagian atas adalah: a. [About] : Keterangan tentang aplikasi roundcube b. [Logout] : adalah tombol untuk mengakhiri penggunaan aplikasi c. [Mail] : adalah untuk menampilkan email d. [Address Book] : untuk menampilkan daftar alamat email yang pernah disimpan e. [Settings] : untuk merubah tampilan email dan kata kunci (password) 8. Tombol2 pada mail box seperti tampilan gambar (PIC-03) adalah sebagai berikut: a. [Refresh] : adalah tombol perintah agar aplikasi memeriksa kemungkinan email yang baru masuk b. [Compose] : adalah untuk membuat/menulis email baru c. [Inbox] : Kotak tempat semua email yang masuk d. [Drafts] : Kotak tempat penyimpanan sementara email yang akan dikirim e. [Sent] : Kotak tempat semua email yang sudah terkirim f. [Junk] : Kotak yang disediakan untuk email yang tidak dikehendaki g. [Trash] : Kotak tempat email yang dihapus secara logic, agar jika terjadi salah menghapus, maka segera bisa di ambil kembali. Usia email terhapus yang ditampung dalam kotak ini adalah 30 hari terhitung tanggal email tersebut dihapus. h. [Reply] : Membalas email yang masuk secara individual i. [Reply All] : Membalas email kepada semua yang tercantum pada [To] & [CC]


8|P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE 9. Membuat email baru: klik [Compose], pada field To: isi alamat email yang dituju, pisahkan dengan tanda ‘koma’ jika alamat yang dituju lebih dari satu. Isi Subject: dengan topik email, lanjutkan penulisan isi surat (body email). Jika ada file lampiran, baik dokumen, gambar atau text, klik tanda bergambar paper clip, lalu pilih file yang akan dilampirkan. Bubuhkan [Signature] sebagai tanda-tangan anda atas surat elektronik tersebut (lihat gambar (PIC-04) bagian highlight kuning muda. Jika sudah selesai, klik [Send], maka email akan terkirim, dan akan muncul di folder [Sent].

PIC-04

10. Tampilan jika menggunakan SquirrelMail seperti pada gambar (PIC-05) dengan fungsi tombol sama seperti poin 8

PIC-05


9|P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE 11. Untuk membuat email baru pada SquirrelMail (PIC-06) tidak berbeda dengan fungsi yang sudah dijelaskan pada poin 9.

PIC-06

12. Perlu diingat, bahwa kapasitas Mailbox (Kotak Surat) anda hanya sebesar 50 Mega bytes, maka disarankan agar rajin untuk mengelola dengan menghapus email yang sudah tidak digunakan / tidak relevan lagi dengan kegiatan yang akan datang, baik PHMJ, Pelkat, Komisi, BPPJ maupun Koordinator Sektor Pelayanan.


10 | P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE Akses dengan mobile mail Akses menggunakan mobile device akan berbeda cara setting, tergantung sistem operasi perangkat yang digunakan. Petunjuk ini membahas setting pada perangkat Apple iOS versi 7.0 dan Android 5.0 Setting pada perangkat Apple iOS Setting pada perangkat Apple iOS adalah sebagai berikut: 1. Pada layar utama perangkat mobile anda, pilih icon [Settings] 2. Dalam menu Settings tersebut, pilih [Mail, Contacts, Calendars], lalu di layar kanan pilih [Other] 3. Kemudian pilh [Add Mail Account] seperti pada gambar dibawah ini

4. Isi semua field yang diminta seperti pada gambar berikut:


11 | P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE 5. Setelah mengisi semua field, klik [Next] dibagian kanan atas layar anda, dan masukkan setting server IMAP seperti pada gambar berikut, tetapi disesuaikan dengan akun email dan password anda.

6. Dari layar pada petunjuk poin 5, pilih [Advance] untuk mengisi setting server Incoming Mail (email masuk)


12 | P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE 7. Klik [Account] untuk kembali ke layar seperti pada poin 5, kemudian pilih [Outgoing Mail Server] dengan klik pada [SMTP], lalu masukkan setting seperti pada gambar berikut.

8. Klik [Done] jika sudah selesai, dan akun email anda pada perangkat Apple iOS sudah dapat digunakan.


13 | P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE Setting pada perangkat Android Setting pada perangkat berbasis Android adalah sebagai berikut: 1. Pada layar utama perangkat mobile anda, pilih icon [Settings], kemudian [Accounts], lalu pilih [Email] seperti pada gambar dibawah ini.

2. Setelah pilih [Email], klik tanda (+) untuk menambahkan email account pada perangkat anda, lalu pilih [Other] 3. Isilah semua field sesuai akun email dan password yang diberikan, klik di masing-masing server Incoming dan Outgoing IMAP untuk lakukan setting seperti gambar berikut.


14 | P a g e

GPIB Jemaat SAMARIA eMAIL SYSTEM – MANUAL GUIDE 4. Setting untuk Incoming Setting adalah seperti gambar dibawah ini, lalu klik [Done]

5. Setting Outgoing Setting adalah seperti terlihat pada gambar berikut, lalu klik [Done]

6. Jika sudah diisi sesuai petunjuk, maka akun email anda sudah siap digunakan pada perangkat Mobile anda.


15 | P a g e


DAFTAR ALAMAT eMAIL


16 | P a g e

BUKU PANDUAN OPERASIONAL

Recommend Documents