Panduan Operasional Tools Database Kemitraan

Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level OC

MANUAL OPERASIONALISASI TOOLS DATABASE KEMITRAAN

SETTING AWAL PEMASANGAN LOKASI TOOLS DATABASE KEMITRAAN Pada awal membuka file tools database kemitraan, maka pertama kali akan diminta setting lokasi aplikasi SI Kemitraan Versi 1.0 seperti terlihat pada gambat berikut ini:

Tekan/Klik pada tombol untuk membuka form pilihan lokasi, dan akan terbuka form Pilih Lokasi Pemasangan Aplikasi seperti di bawah ini :

Pilihlah berdasar lokasi aplikasi yang akan dijalankan sesuai level/tingkatan aplikasi. Pada tampilan ini akan menampung berbagai tingkatan/level aplikasi mulai dari NMC => OC => Provinsi => Kabupaten, sesuai dengan pilihan pemasangan lokasi aplikasi. Sebagai contoh dalam manual ini akan menentukan level/tingkatan aplikasi yang akan dijalankan di OC, maka dipilih nama lokasi OC, misal : OC 5 Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. Setelah lokasi terpilih maka akan Nampak atau terlihat form seperti di bawah ini :

1


Tekan tombol untuk masuk aplikasi dan tombol jika ingin membatalkan setting/pemasangan lokasi aplikasi. Setelah memilih tombol ini maka akan muncul pesan informasi/pertanyaan seperti gambar di bawah ini. Pilih Yes jika ingin melanjutkan, dan No Jika ingin membatalkan.

Pemilihan tombol Yes berarti akan menghapus lokasi-lokasi lain diluar cakupan lokasi terpilih, setelah menekan tombol Yes, akan muncul konfirmasi/informasi pesan bahwa proses generate lokasi sukses. Sampai pada langkah ini maka selanjutnya akan masuk pada MENU UTAMA Tools Database Kemitraan. Tekan/Klik OK untuk melanjutkan.

Langkah Langkah tersebut diatas hanya sekali dilakukan pada saat pertama kali tools database kemitraan dibuka. Pengoperasian Selanjutnya akan langsung masuk pada Menu Utama Tools Database Kemitraan.

2

Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level OC MENU UTAMA SISTEM INFORMASI KEMITRAAN

VISUALISASI MENU-MENU DAN TOMBOL PADA MENU UTAMA APLIKASI MENU BAR

TOMBOL BAWAH

3

Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level OC LANGKAH LANGKAH PENGGABUNGAN DATA Penggabungan data dilakukan pada tools system tingkat/level provinsi, sebelum penggabungan dilakukan maka yang perlu diperhatikan adalah menempatkan file email dari kabupaten yang berekstensi “.mdb”, default email dari kabupaten biasanya bernama “EmailKemitraanProv_34_D.I. YOGYAKARTA_2012_Jun_11_Versi 1.0”, sesuai dengan nama provinsi yang mengirim ditempatkan pada folder emailmasuk pada folder aplikasi (dibuat dulu foldernya jika belum ada). Setelah email-email dari kabupaten ditempatkan pada folder EmailMasuk maka langkah selanjutnya adalah dengan memilih tombol bawah ini:

, maka akan muncul form penggabungan data seperti di

Pilih pada combo pilihan daftar file yang ada di folder EmailMasuk, sehingga tombol proses menjadi hidup(nyala). Lalu tekan tombol “Proses”, seperti terlihat pada gambar berikut ini :

Selanjutnya aka nada konfirmasi penggabungan data, jika sukses maka akan muncul pesan seperti terlihat pada gambar berikuti ini:

4


Setelah proses penggabungan data selesai semua, kemudian tutup form penggabungan dan pilih menu utama lokasi maka akan terlihat hasil penggabungan pada datasheet di area dashboard informasi, seperti terlihat pada gambar berikut ini :

5

Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level OC PROSES PENGIRIMAN DATA VIA EMAIL

Setelah proses selesai input, dan perlunya pengiriman data ke tingkat yang lebih tinggi missal dari kabupaten, maka data akan dikirimkan ke provinsi, dari provinsi dikirimkan ke OC, dan dari OC dikirimkan ke NMC/KMP. Untuk melakukan pengiriman email yang hanya berisi data makan perlu dibuat emaildatabase (hanya mengirimkan transaksional data), tidak perlu mengirimkan aplikasi/toolsnya karena di masing-masing level/tingkatan sudah tersedia aplikasi/tools yang dapat mengimport data. Pilih tombol untuk membuat file yang akan dikirimkan ke NMC/KMP, terlihat form seperti gambar di bawah ini.

File yang dibuat nantinya terletak di Folder EmailKeluar dalam Paket Folder dimana aplikasi/tools tersimpan. Sebelum dikirim melalui email sebaiknya file hasil proses dari form tersebut diatas dikompress(rar) terlebih dahulu untuk mengecilkan file pengiriman ke NMC.

6

Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level OC MAINTENANCE/PEMELIHARAAN DATA BACKUP DATABASE Pemeliharaan data diperlukan setiap saat, minimal seminggu dilakukan backup data, untuk menjaga jika sewaktu-waktu terjadi error/kerusakan database atau computer. Untuk melakukan backup database ini pilih di menu bar pada menu “Pemeliharaan data”=> pilih backup database. Seperti pada gambar di bawah ini :

Setelah memilih menu backup database maka selanjutnya akan muncul Form Mainteance Data => Backup Database seperti terlihat pada gambar berikut ini :

Path dan Folder menunjukkan tempat penyimpanan file backup database yang sewaktu-waktu nanti bisa diambil/panggil kembali database backup jika diperlukan (restore). RESTORE DATABASE Restore Data bertujuan untuk mengembalikan data pada kondisi waktu data dibutuhkan yang sudah tersimpan pada backup database, misal ingin melihat data status bulan sebelumnya. Namun sebelum merestore ada baiknya membackup dulu current data saat ini. Langkah merestore data pilih pada menu bar pilih sub menu Restore Database, seperti tampak gambar berikut:

7

Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level OC Setelah memilih restore database maka muncul form restore database, pelajari informasi yang ada di form restore database. Tampilannya seperti gambar berikut ini :

Path/File => Browse => untuk mencari sumber file yang akan direstore, pada tools ini defaultnya ada di folder Backup Data. Pemilihan file yang akan direstore tergantung user menempatkan file backup dimana. Karena penempatan file backup bisa customize sesuai dengan yang diinginkan user/pemakai tools ini. COMPACTING AND REPAIRING DATABASE (PERAMPINGAN UKURAN FILE DAN PERBAIKAN KERUSAKAN SYSTEM) Perbaikan dan Perampingan ukuran file diperlukan karena dalam setiap database penambahan/edit/penghapusan data akan mempengaruhi kapasitas memori dan kinerja dari system tools ini, sehingga perbaikan dan perampingan tools ini sebaiknya dilakukan secara periodic minimal sebelum proses pembuatan file untuk dikirmkan via email. Untuk melakukan perampingan dan perbaikan (compact and repair) database dapat dilakukan pada menu Pemeliharaan data pilih sub menu Compact and Repair seperti terlihat pada gambar berikut ini:

Setelah memilih sub menu compact and repair maka akan muncul form compact and repair database seperti gambar di bawah. Lakukan proses untuk merampingkan dan melakukan perbaikan database.

8


Demikian Manual Operasioanalisasi Tools Database Kemitraan ini dibuat dan disajikan semoga membantu proses perekaman usulan-usulan potensi dan hasil-hasil dari kemitraan yang sudah dilakukan. ================SELESAI================

9

Panduan Operasional Tools Database Kemitraan

Recommend Documents