PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING DATABASE

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING DATABASE

Call Center : 0812 8899 7702 | Email : [email protected] | www.katasoftware.com


PENJELASAN ALUR & FUNGSI-FUNGSI PADA SISTEM


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING PENDAHULUAN ALUR DATA SISTEM PENCATATAN PENJUALAN Input data sales

Input data POC

Input transaksi penjualan

Laporan

ALUR DATA SISTEM PENCATATAN STOK Sub dist. > Area

Area > Sales Inventory Area

Area > sub dist.

POC > Area

Stok masuk Stok keluar

FLOW CHART MENU PADA SISTEM


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING PENG KODE AN PADA SISTEM 1. KODE REGIONAL : 3 digitdi awali dengan huruf “R” setelah itu nomor urut, contoh : “R01” untuk regional Jabodetabek. Kode terbentuk otomatis dari sistem 2. KODE AREA : 7 digit dengan format <3 digit kode regional>+”A”+<3 digit nomor urut>, contoh : “R01A001”. Kode terbentuk otomatis dari sistem R01A001 R01 3 digit kode regional R01 atau regional Jabodetabek A “A” menandakan Area 001 Nomor urut 1 3. KODE SALES : 12 digit dengan format <7 digit kode area>+”S”+<4 digit nomor urut>, contoh : “R01A001S0001” untuk Salesman di Area Jakarta 1. Kode terbentuk otomatis dari sistem R01A001S0001 R01A0001 7digit kode area S “S” menandakan sales 0001 Nomor urut 1 4. KODE POC R01A001XXXXX R01A0001 XXXXX

: 12 digit dengan format <7 digit kode area>+<5 digit nomor urut> 7digit kode area Nomor urut yang dinput user secara manual ke sistem berdasarkan sticker yang berikan ke POC

Nomor urut untuk POC di bawah areabisa di cetak sebanyak 5 digit dimulai dari nomor 1 hingga 99.999 dengan format penulisan dalam range “00000” jadi misalnya nomor urut 1 maka “0001” atau nomor urut 2 maka “0002”


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING LOGIN & MASUK KE SISTEM 1. LOG IN KE SISTEM a. Buka internet browser pada komputer Anda b. Ketik alamat https://www.sahabatmigelasadmin.com c. Masukkan username dan password pada layar login :

Klik tombol “Log In” untuk masuk ke sistem 2. LUPA PASSWORD a. Apabila Anda lupa terhadap password Anda, klik tombol “Lost your password?” b. Akan tampil layar yang minta username Anda, ketikan username Anda c. Kemudian klik tombol “Kirim”, request dari pergantian password akan dikirim ke administrator dan mohon tunggu untuk nanti perubahan password dikirimkan via email kembali ke email Anda yang terdaftar disistem LAYAR UTAMA & MENU SISTEM 1. INFORMASI USER Informasi user yang log in ke sistem, seperti gambar di bawah ini : Nama user, Level/jabatan Lokasi area

2. LOG OUT Untuk keluar dari sistem klik tombol berwarna putih di pojok kanan atas, seperti gambar di bawah ini :


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING 3. DASHBOARD Berisi informasi penjualan dengan periode (bulanan) (month to date) yaitu data dari tanggal 1 bulan berjalan hingga saat sistem di buka. 4. MENU

a. Data Master Form untuk menginput data sub distributor di area terkait b. Informasi -

c.

d. e. f. g.

Mencatat informasi yang terjadi di lapangan yang berkaitan dengan sales & operasional - Melihat informasi dari regional Registrasi Sales & POC - Melihat data sales yang ada dan mendaftarkan sales baru - Melihat data POC yang ada dan mendaftarkan POC baru Trans. Keluar Masuk Barang - Posting transaksi keluar dan masuk barang dari dan ke Area Input Penjualan Sales - Input dan melihat transaksi penjualan sales Redeem Poin - Input dan melihat transaksi redeem poin POC Laporan - Untuk melihat laporan kualitatif & kuantitatif - Untuk melihat posisi poin dan mutasi dari POC



INPUT DATA DAN INFORMASI


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING MENU DATA SUB DISTRIBUTOR

Menu untuk mendaftarkan nama sub distributor di area terkait yang akan digunakan untuk mencatat barang masuk ke area dan sebaliknya. Klik tombol “Tambah Sub Distributor”

Isikan data dan kemudian klik tombol “Simpan” MENU PAPAN INFORMASI

Menu untuk mencatat informasi yang terjadi dilapangan untuk dapat diketahui bersama oleh semua area ataupun regional dan kantor pusat. Cara Input Informasi dengan klik tombol “Tambah Informasi”



Isi informasi pada teks dan klik tombol “Simpan” MENU REGISTRASI SALES & POC

1. DATA SALES Menu untuk melihat dan input baru data sales.

Gambar daftar sales yang ada di bawah area tersebut a. Input Baru

Klik tombol “Tambah Sales” baru

untuk memulai input data



Area dan kode sales otomatis teriisi. Setelah mengisi data klik tombol “Simpan” b. Edit data

Klik tombol “Edit” untuk membuka data yang ada dan mengubahnya 2. DATA POC (POINT OF CONSUMPTION) Menu untuk melihat dan input baru data POC.

a. Input baru

Klik tombol

untuk memulai input data POC yang baru.



Pada data POC pada pilihan“Pilih Sales”data sales yang dipilih adalah sales yang memiliki account POC tersebut.

Untuk memasukkan foto klik tombol “Choose File” kemudian pilih file foto yang akan diupload. Setelah semua data dan foto di isi dan upload klik tombol “Simpan”.


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING b. Edit data

Klik tombol “Edit” untuk melihat rincian data dan men updatenya. c. Melihat foto POC Klik tombol “Edit” pada data pada salah satu data POC yang ingin dilihat fotonya,setelah terbuka akan tampil layar sebagai berikut :

Klik link bertuliskan “Klik disini untuk membuka foto”, maka akan tampil foto seperti gambar di bawah ini :



TRANSAKSI KUANTITATIF


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING MENU TRANSAKSI KELUAR MASUK BARANG

1. MASUK DARI SUB DIS.> AREA

Form untuk mencatat transaksi barang masuk dari sub distributor ke area, untuk memulai transaksi klik tombol “Tambah Barang Masuk Sub Dist > Area”

Nomor transaksi akan terisi otomatis, tanggal dan jam akan terisi otomatis dan tidak bisa di ubah. Pilih sub distributor yang ada di area yang bersangkutan. Setelah semua data dilengkapi mulai mengisi detail produk dengan klik tombol “Pilih Produk”



Klik SKU yang ingin dimasukkan dengan pilih satuannya, secara defaultbarang dari sub distributor dalam satuan karton, setelah itu ketik quantity barang yang masuk. Apabila terjadi kesalahan dari SKU maka bisa menghapus produk tersebut dengan menekan tombol “Hapus”. Setelah mengisi semua SKU untuk menyimpannya dengan menekan tombol “Simpan”. Efek kepada stok adalah stok akan bertambah setelah transaksi di simpan

Setelah transaksi tersimpan, maka akan tampil pada daftar transaksi. 2. KELUAR DARI AREA>SALES

Form untuk mencatat transaksi barang keluar dari area ke sales atau tim logistik, untuk memulai transaksi klik tombol “Tambah Barang Keluar Area > Sales”



Nomor transaksi akan terisi otomatis kemudian pilih nama sales yang melakukan order atas produk tersebut, setelah itu isi detaildari barang yang akan dikeluarkan dengan klik tombol “Pilih Produk”. Pilih produk berdasarkan satuannya setelah itu masukkan quantity produknya. Setelah semua produk yang akan dikeluarkan selesai diinput maka tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan transaksi. Efek kepada stok adalah stok akan berkurang setelah transaksi di simpan 3. RETUR DARI POC > AREA Form untuk mencatat retur barang dari POC ke area yang disebabkan barang rusak atau expired dan lain-lain. Untuk memulai transaksi klik tombol “Tambah Retur POC > Area” maka akan tampil layar sebagai berikut :

Pilih POC yang melakukan retur dan wajib mengisi catatan penyebab dari pada retur. Kemudian pilih barang yang di retur :



Efek kepada stok adalah stok akan bertambah setelah transaksi di simpan. 4. RETUR DARI AREA > SUB DIS. Form untuk mencatat transaksi retur barang-barang dari area ke sub distributor. Untuk memulai transaksi klik tombol “Tambah Retur Area > Sub dist.”.

Pilih sub distributor yang dituju kemudian pilih produk yang ingin di retur dengan klik tombol “Pilih Produk” setelah itu isi quantity. Setelah semua data terisi klik tombol “Simpan” untuk menyimpan transaksi. Efek kepada stok adalah stok akan berkurang setelah transaksi di simpan 5. KOREKSI STOK Form untuk mencatat dan merubah stok dalam rangka penyesuaian dengan fisik yang ada. Untuk memulai transaksi klik tombol “Tambah Koreksi Stok” kemudian pilih jenis dari pada koreksi yang akan dilakukan seperti gambar di bawah ini :


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING Yang akan berefek kepada stok langsung, apabila memilih (Masuk) maka stok akan bertambah dan jenis (Keluar) akan mengurangi stok pada produk-produk yang di pilih di dalam daftar.

Setelah semua terisi, klik tombol “Simpan” maka stok akan otomatis terupdate.



TRANSAKSI KUALITATIF


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING MENU INPUT PENJUALAN SALES Form ini berfungsi untuk mencatat penjualan real yang telah dilakukan oleh sales dilapangan, untuk memulai menginput transaksi klik tombol “Tambah Input Penjualan Sales” 1. INPUT PRODUK PAKET AWAL Input produk paket awal Sahabat Migelas 2. INPUT SKU PRODUK Input sku produk non paket awal

Pilih sales dan kemudian pilih POC yang menjadi account dari sales tersebut. Kemudian input data detail dari produk yang terjual dengan klik tombol “Pilih produk”, maka akan tampil layar pilih produk seperti gambar di bawah ini :

Dari sekian banyak produk yang ada, untuk mempersingkat pencarian bisa gunakan teks pencarian pada pojok kanan atas, sebagai contoh kita mencari produk rasa kari ayam, cukup ketik kari ayam maka akan tampil semua produk yang mempunyai rasa kari ayam, seperti gambar di bawah ini :



Klik satuan pada produk yang terjual untuk memilih produk, setelah itu masukkan quantity produk. Setelah semua produk terisi klik tombol “Simpan” untuk menyimpan transaksi. Update Terbaru ”Starter Pack” Untuk Input Paket Awal Untuk POC yang baru terdaftar dan baru akan melakukan transaksi penjualan sales ketika klik tombol “Pilih Produk” hanya akan dihadapkan pada produk sahabat paket A, B, C (masing-masing 4 varian) isi dari paket tersebut adalah untuk paket A = 1 karton, paket B = 5 renceng, paket C = 2 renceng, dan sahabat paket mix (dengan varian yang berbeda) hanya untuk paket B dan C saja seperti gambar dibawah :

Apabila pilih sahabat paket B mix akan tampil layar lanjutan, untuk defaultnya sudah otomatis terpilih 4 varian dan user hanya harus pilih 1 varian lagi agar genap sesuai paket B yaitu 5 renceng, sesuai gambar dibawah ini:



Sedangkan apabila pilih sahabat paket C mix maka akan tampil layar lanjutan dimana user harus memilih 2 varian yang berbeda seperti gambar dibawah:



REDEEM POIN


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING MENU REDEEM POIN Form untuk mencatat transaksi redeem poin oleh POC. Untuk memulai mengisi transaksi redeem adalah dengan klik link Input Redeem, kemudian pilih POC, ada cara cepat untuk mencari POC adalah dengan ketik inisial nama depan dari POC, maka otomatis akan langsung menuju pada nama-nama dengan inisial tersebut.

Ada keterangan : -

Poin saat ini Poin Redeem

-

Sisa poin

: posisi total poin aktual dari POC :pilihan hadiah yang bisa di redeem yang masih dalam cakupan jumlah poin POC : posisi sisa poin setelah dipotong redeem

Setelah memilih klik “Simpan” untuk memotong poin.



LAPORAN


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING MENU LAPORAN

Pada laporan terdapat fasilitas yaitu :

a. Tampilkan b. Tampilkan Grafik c. Excel d. PDF e. Cetak

: untuk menampilkan dalam bentuk list/tabular sesuai periode yang dipilih : untuk menampilkan dalam bentuk grafik (fungsi ini hanya pada beberapa laporan saja) :untuk export data ke dalam format excel, ketika diklik file akan tersimpan pada folder download yang biasa digunakan : untuk mencetak laporan dalam format PDF yang nanti akan terbukapreview laporan dan klik tombol cetak :untuk mencetak laporan secara langsung ke printer


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING 1. LAPORAN PENJUALAN AREA

Laporan ini berisi data total penjualan per tanggal di tampilkan dan bisa dipilih juga berdasarkanbatasan tanggal dengan memilih Tanggal awal dan tanggal akhir kemudian klik tombol “Tampilkan” 2. LAPORAN PENJUALAN PER SALES

Laporan ini menampilkan data penjualan per sales yang diurutkan berdasarkan volume terbesar ke terkecil, kemudian bisa dipilih berdasarkan batasan tanggal. 3. LAPORAN PENJUALAN PER PRODUK (SKU)


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING Laporan ini menampilkan data penjualan per produk non paket awal yang diurutkan berdasarkan volume terbesar ke terkecil. 4. LAPORAN PENJUALAN PER PRODUK (PAKET)

Laporan ini menampilkan data penjualan per produk paket awal yang diurutkan berdasarkan volume terbesar ke terkecil. 5. LAPORAN JUMLAH POIN PER POC Laporan ini menampilkan data jumlah poin aktual per masing-masing POC yang diurutkan berdasarkan jumlah poin terbesar ke terkecil. 6. LAPORAN MUTASI POIN Laporan ini menampilkan data mutasi poin dari POC, secara defaultketika awal dibuka akan menampilkan keseluruhan data mutasi, tapi fungsi dari laporan ini adalah menjadi tools untuk kita melihat histori dari poin salah seorang POC. Caranya pilih POC kemudian klik tombol “Tampilkan” maka akan tampil seperti gambar di bawah ini :

Pada kolom jenis transaksi ada dua jenis yaitu : Tambah poin yaitu poin masuk dari transaksi penjualan kemudian Redeemyaitu poin keluar dari transaksi redeem poin. Di posisi paling bawah ada keterangan Poin saat ini (Aktual) adalah posisi poin terakhir. Call Center : 0812 8899 7702 | Email : [email protected] | www.katasoftware.com

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING 7. LAPORAN POSISI STOK PER AREA

Laporan ini menampilkan data posisi stok secara aktual. 8. LAPORAN MUTASI STOK

Laporan ini menampilkan data mutasi poin dari Produk, secara defaultketika awal dibuka akan menampilkan keseluruhan data mutasi, tapi fungsi dari laporan ini adalah menjadi tools untuk kita melihat histori dari stok salah satu produk. Caranya pilih Produk kemudian klik tombol “Tampilkan” maka akan tampil seperti gambar di bawah ini :

Pada kolom jenis transaksi ada keterangan “In” untuk stok masuk dan “Out” untuk stok keluar setelah itu keterangan transaksinya.


PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM SALES & MONITORING DATABASE

Recommend Documents