PANDUAN MANUAL APLIKASI SIMFONI – PENGAJUAN RAYON SALES Oleh : Team IT.Departemen Guna memenuhi kebutuhan untuk menjadikan pengajuan rayon sales tiap tiap cabang MBS menjadi lebih ter-manajemen dan terstruktur hirarki pengajuan nya dan lebih jelas dimana pengajuan tersebut di ajukan mulai dari pengajuan dari cabang kemudian di sent ke Divisi di pusat, setelah itu Divisi dapat melakukan Approved atau CancelByDivisi, setelah Approve IT dapat lakukan Realease untuk men schedulkan proses rotasi, update rayon sales pada master Customer. Berikut ini ilustrasi nya mulai dari pengajuan di cabang.
Pilih sales -> Pengajuan Rayon -> Pengajuan Kemudian pilih site (default sesuai cabang masing masing, pilih pengajuan Rayon Sales ), kemudian pilih Pengajuan baru, akan muncul seperti ini :
Terlihat sudah pernah ada pengajuan data sebelum nya dengan nomor akhir 0xxxx007, dalam simulasi ini kita coba buat baru dengan mengisi : 1.Tanggal Pengajuan, 2. Divisi dari dokumen dan kemana pengajuan ini di tujukan ( ke divisi ), 3. Isi Keterangan pengajuan, 4. Kapan efektif pengajuan tersebut akan di proses (per bulan per tanggal 1, schedule akan mengeksekusi pengajuan yang sudah valid, sudah di setujui oleh divisi dan sudah di realease oleh IT, untuk di Proses otomatis) Oke, kita mulai membuat pengajuan baru dalam hal ini no : 0xxxxx008, berikut ilustrasi nya
Diajukan tgl 28-12-2011 untuk divisi 02 CPO Penganjuan khusus rayon RS-CP-02 yang akan mulai berlaku efektif 03-2012.
Kemudian kita Overview :
Terlihat status log proses masih planned, kita coba ajukan 3 outlet misal matahari untuk RS-CP-02, (hanya contoh saja), kita dapat lakukan delete per row jika salah ketika kita entry pengajuan dengan memasukan Customer Id kemudian insert,
Setelah selesai maka akan kita coba sent untuk meminta persetujuan Divisi CPO PUSAT dengan mengklik sent atau dapat juga kita Cancel, mari kita coba Sent :
Terlihat Sent sukses dan email pemberitahuan ke Divisi juga sudah di sampaikan, pada Overview terlihat status nya Sent. Berikut Email yang sudah di kirim ketika perindah Sent :
Kemudian divisi akan cek dengan melihat ke modul simfoni pengajuan Rayon : ( di sisi divisi akan terlihat dasboard semacam ini ):
Nomor pengajuan 0xxxx0008 berstatus sent artinya divisi dapat membuka overview nomor pengajuan tersebut dan melakukan Approved atau CancelBYDivisi, untuk Dashboard masing masing divisi sudah fokus dan hnaya pengajuan ke Divisi yang dapat di Overview ( dalam hal ini CPO – 02 hanya dapat melihat informasu pengajuan CPO dari cabang cabang ) Berikut step langkah selanjut nya yang dapat di lakukan oleh Divisi :
Masing masing dapat melihat Overview by PDF File dan di dokumentasikan Dan log Proses sejauh ini sudah sampai pada tanggung jawab Divisi untuk lakukan Proses Approved atau Cancel. Kita coba lakukan untuk Approved.
Setelah dilakukan Approved oleh Divisi maka Dasboard Overview Divisi sudah berubah menjadi ApprovedByDivisi dan Proses ini akan pula mengirimkan email seperti berikut ini :
Selanjut nya pengajuan rayon sales yang sudah di setujui oleh divsi akan di proses di IT, dengan melakukan proses Realese, yang bertujuan untuk membuat flag pengajuan pengajuan dari cabang yang akan di proses pada saat nya rayon tersebut efektif berlaku oleh procedure yang di buat kan oleh IT untuk update master customer. Berikut ini Dashbord di sisi Administrator atau IT.
Kita coba lakukan overview di nomor 0xxxx008,
Dengan di Realese nya Pengajuan tersebut, maka selesai proses lengkap dari pengajuan Rayon Sales mulai dari cabang, selanjut nya akan ada Schedule yang mambaca pengajuan bertipe Realese pada tabel header pengajuan untuk selanjutnya akan di proses otomatis dengan Program Procedure, ( dilakukan setiap awal bulan atau tanggal 01 tiap bulan nya jam 00 schedule berjalan untuk update Master Customer ), selajutnya pada pembuatan setelah tanggal efektif rayon berubah maka transaksi akan mengacu sesuai dengan rayon pengajuan yang di ajukan cabang dan SUDAH di setujui oleh Divisi . Demikian sekilas panduan Pengajuan Rayon Sales, semoga dapat di gunakan sebaik baik nya dan dapat bermanfaat untuk lebih memudahkan Proses Rayonisasi Sales.
Salam luar biasa, Mulyono Rafianto IT.Departemen
