PANDUAN MANAJEMEN BIRO PERJALANAN WISATA Travel Agency Management Handbook
Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA 2012 Global Travel Bussiness & Education Center Jakarta – Indonesia
2
PANDUAN MANAJEMEN BIRO PERJALANAN WISATA Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA STRUKTUR ORGANISASI BIRO PERJALANAN WISATA DEWAN KOMISARIS PRESIDEN DIREKTUR 1.
DIREKTUR PEMASARAN
2.
DIREKTUR TOUR , TRAVEL & KONVENSI
3.
DIREKTUR ADMINISTRASI & KEUANGAN 1. DIVISI PEMASARAN 1.1. MANAJER PENELITIAN & PENGEMBANGAN 1.2. MANAJER PEMASARAN 2. DIVISI TOUR, TAVEL DAN KONVENSI 2.1. MANAJER – SALES 2.2. MANAJER – RESERVATION 2.3. MANAJER – OPERATIONS 2.4. MANAJER – KANTOR CABANG 3. DIVISI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN 3.1 MANAJER – RUMAH TANGGA 3.2 MANAJER – ACCOUNTS 1.1. BAGIAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN 1.1.1. SUPERVISOR – PENELITIAN
3 1.1.2. SUPERVISOR – PENGEMBANGAN
1.2. BAGIAN PEMASARAN 1.2.1. SUPERVISOR – HUMAS 1.2.2. SUPERVISOR – PROMOSI 2.1. BAGIAN SALES 2.1.1. SUPERVISOR – TOUR 2.1.2. SUPERVISOR – TRAVEL 2.1.3. SUPERVISOR – SPECIAL PROJECTS 2.2. BAGIAN RESERVATIAON 2.2.1. SUPERVISOR – ANGKUTAN 2.2.2. SUPERVISOR – AKOMODASI 2.2.3. SUPERVISOR – DOKUMEN 2.3. BAGIAN OPERATIONS 2.3.1. SUPERVISOR – TOUR OPERATION 2.3.2. SUPERVISOR – CRUISE OPERATION 2.3.3. SUPERVISOR – CONVENTION OPERATIONS 2.4. KANTOR CABANG 2.4.1. SUPERVISOR – PLANNING 2.4.2. SUPERVISOR – OPERATIONS 2.4.3. SUPERVISOR – KEUANGAN 3.1. BAGIAN RUMAH TANGGA 3.1.1. SUPERVISOR – ADMINISTRASI UMUM & PERSONALIA 3.1.2. SUPERVISOR – SEKRETARIAT 3.1.3. SUPERVISOR – MAINTENANCE 3.2. BAGIAN ACCOUNTS 3.2.1. SUPERVISOR – GENERAL ACCOUNTS 3.2.2. SUPERVISOR – TOURIST ACCOUNTS 3.2.3. SUPERVISOR – KASIR
© Designed by Drs. Noersal Samad. MA
4
URAIAN FUNGSI DAN TUGAS PADA BIRO PERJALANAN WISATA © Designed by Drs. Noersal Samad. MA
PRESIDEN DIREKTUR Fungsi : Mempertanggung jawabkan segala kegiatan dan kebijaksanaan perusahaan kepada dewan komisaris.
Tugas : 1. Melaksanakan pimpinan harian dan koordinasi antara direktur dan bawah-annya. 2. Menanda tangani perjanjian dan kontrak usaha. 3. Menentukan kebijaksanaan perusahaan mengenai keuangan, tata usaha, dan kepegawaian serta rencana induk perusahaan. 4. Menentukan anggara belanja dan pendapatan perusahaan. 5. Mewakili perusahaan dalam keanggotaan asosiasi kepariwisataan atau usaha asosiasi lainnya. 6. Ikut aktif mempromosikan produk perusahaan dalam setiap kesempatan. 7. Melaksanakan tuga – tugas lain yang berkaitan dengan fungsinya.
DIVISI PEMASARAN Fungsi : 1. Merencanakan, melaksanakan dan menilai segala kegiatan research, development dan marketing. 2. Mengadakan kordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal.
5 3. Mempertanggung jawabkan semua kegiatan termasuk pendanaannya kepada Presiden Direktur.
Tugas Divisi : 1. Menentukan sasaran ( objektives ), tata cara ( systems & procedures ) dan strategi serta taktik, jangka panjang, yg akan diambil dalam mengadakan kegiatan research, development dan pemasaran produk usaha. 2. Menyusun research, development, and marketing manual. 3. Mengarahkan bahwasanya secara bertangga atau paripurna, dalam bentuk lisan dan tertullis, semua langkah yang harus diambil guna mencapai sasaran secara efisien dan efektip. 4. Menyusun anggaran yang diperlukan, lengkap dengan jadwal penyediaan, penggunaan dan pertanggung jawabannya. 5. Meneliti dan menyetujui semua produk, setelah melalui consumer surey, Market test dan product modification, yang dipasarkan dan di jual. 6. Meneliti dan menyetujui laporan research, product development dan modification, ricing, advertising, dan promotion, termsuk penggunaan dananya, yang telah dilaksanakan. 7. Meningkatkan pengetahuan dan penerapan “salesmanship” dan “Pro-fesionalism” bawahannya. 8. Menilai, memberi peringatan atau penghargaan atas dedikasi dan prestasi bawahannya. 9. Memantau dan memecahkan semua masalah yang ada kaitannya dengan penurunan atau peningkatan citra perusahaan ( company image) 10. Merintis memelihara dan meningkatkan hubungan dan kerjasama yang baik,dengan segala pihak guna mengangkat citra dan menambah keuntungan ( profit ) perusahaan.
6
BAGIAN PEMASARAN Fungsi : 1. Melaksanakan kegiatan penelitian, perencanaan, pengembangan dan pemasaran produk usaha. 2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada Direktur Pemasaran.
Tugas Bagian : 1. Mengumpulkan informasi, tarif dan data lengkap mengenai semua jasa/produk yang diperlukan langganan dan daerah/Negara konsumen. 2. Memilah – milah dan menyusun kumpulan informasi dan data sesuai dengan komponen – komponen yang akan dijadikan produk. 3. Merencanakan, menyusun dan mengembangkan bermacam – macam produk beserta persyaratan-persyaratan mereka untuk ditawarkan dan dijual oleh Bidang Konvensi, Tour dan Travel kepada calon langganan atau tamu. 4. Menjalin hubungan baik dan mengadakan perjanjian kerjasama (contractual agreement) dengan berbagai principal untuk penjualan produk/jasa yang disediakan/diselenggarakan oleh principal dengan syarat dan kondisi (term and conditions) yang saling menguntungkan. 5. Menentukan harga jual dan persyaratan – persyaratan setiap produk yang dijual oleh bidang konvensi,tour travel dan cruise. 6. Membuat dan mencetak tarif (confidential agent tariff) produk/jasa yang ditawarkan beserta alat – alat /bahan promosi yang diperlukan.
7. Memasarkan produk yang dihasilkan secara berencana, terarah, teruji dan teratur dengan menyebar luaskan pamplet, folder, brosur, dan alat promosi lainnya melalui mass – media (cetak atau elektronik) atau langsung kepada tamu atau konsumen.
7 8. Merekam dan melaporkan kepada Direktur Pemasaran segala keluhan (complaints) dan pujian /penghargaan sebagian bahan penelitian untuk pengembangan usaha dan peningkatan citra perusahaan (company image). 9. Menjalin dan menjaga hubungan dan kerjsama yang baik dengan principal, instansi pemerintah, mass-media dan sesama rekan/mitra usaha. 10. Menyusun rencana kegiatan, anggaran biaya tahunan, jadual penggunaan dan pertanggungjawaban penggunaan biaya pada Bagian Pemasaran secara teratur. 11. Merencanakan, membuat, memakai dan menyempurnakan semua formulir, system dan prosedur yang berlaku pada Bagian Pemasaran. 12. Mengadakan market research, market test, consumer survey, product planning dan modification secara teratur dan berencana yang disesuaikan dengan Manual Bagian Pemasaran dan Rencana Induk Perusahaan. 13. Melaporkan hasil penilaian prestasi bawahannya, termasuk usul pemberian peringatan (reprimand), penghargaan, kenaikan gaji dan promosi. 14. Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan bawahannya, baik secara langsung maupun melalui lembaga pendidikan yang ada di luar perusahaan, seperti in-house training, seminar atau kursus-kursus, sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. 15. Membuat laporan pelaksanaan rencana kegiatan secara berkala
Tugas seksi : 1. Mengumpulkan informasi dan data mengenai produk wisata dan daerah/negara pasaran wisata. 2. Merekam semua keluhan, kritik, dan pujian yang diterima dari tamu atau 3. langganan untuk bahan analisa dan penelitian dalam usaha meningkatkan mutu pelayanan, effisiensi dan efektifitas kerja. 4. Meneliti dan mengevaluasi produk wisata (mice) dan daerah/Negara tujuan wisata yang baru untuk dikembangkan. 5. Menganalisa dan mengevaluasi alat dan bahan promosi serta daerah/Negara pasaran wisata yang sudah dikembangkan untuk ditingkatkan.
8 6. Memberikan data dan usulan pengembangan dan penyempurnaan produk wisata yang ada, serta untuk perencanaan penambahan produk wisata baru. 7. Memberikan data dan usulan perluasan pasar di daerah/negara pasar wisata serta kemungkinan untuk membuka pasar di daerah/negara pasar wisata yang baru. 8. Menyusun
rencana
kegiatan
penelitian,
penciptaan,
pengembangan
dan
penyempurnaan produk wisata yang akan dipasarkan, dan anggaran biaya Seksi Pemasaran. 9. Memasarkan produk wisata melalui mass-media di dalam dan luar negeri. 10. Berpartisipasi aktif dalam peristiwa-peristiwa (events) yang dapat meningkatkan penjualan produk wisata dan citra perusahaan. 11. Memanfaatkan keanggotaan perusahaan dalam asosiasi kepariwisataan nasional dan internasional untuk memasarkan produk wisata yang dijual oleh perusahaan.
DIVISI TOUR, TRAVEL & KONVENSI Fungsi: 1. menyusun rencana kegiatan penjualan dan penyelenggaraan tour, travel dan konvensi. 2. Mengadakan kegiatan koordinasi secara vertical maupun horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan pendanaannya kepada Presiden Direktur.
Tugas Divisi : 1. Menyetujui pembelian/pengadaan buku-buku acuan (travel reference books) seperti, ABC Guide Books, Hotel Index, Air Passenger Tariffs, Tour Planners, Maps, Nautical Charts, dst. 2. Menyusun sales forecast, anggaran pendapatan dan pengeluaran divisi lengkap dengan jadualnya. 3. Menyusun Sales manual perusahaan.
9 4. Mengarahkan pelaksanaan langkah-langkah yang harus diambil bawahannya guna mencapai sales objectives/targets secara terencana, effisien dan effektif. 5. Meneliti dan menyetujui rencana penjualan dan pelaksanaan tour, travel dan konvensi. 6. Meneliti dan menyetujui laporan penjualan, pelaksanaan dan penyelesaian pembayaran tour, travel dan konvensi, termasuk laporan pembiayaan masingmasing kegiatan. 7. Meningkatkan pengetahuan bawahannya tentang produk usaha yang dijual, salesmanship dan professionalism mereka secara berkesinambungan. 8. Menyetujui usul penambahan/pengangkatan staff, menilai, memberi peringatan termask pemberhentian dan penghargaan atas dedikasi dan prestasi bawahannya serta melanjutkan persetujuan tersebut kepada Divisi Administrasi dan Keuangan untuk diproses. 9. Memantau dan memecahkan masalah yang ada kaitannya dengan penurunan hasil penjualan tour, travel dan konvensi. 10. Menjalin kerja sama yang baik dengan semua instansi, principal dan asosiasi yang terkait, yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan sales dan keuntungan perusahaan.
BAGIAN PENJUALAN Fungsi : 1. Menjual produk usaha di bidang tour, travel dan konvensi 2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan
penerimaan
dan
pengeluaran
Bagiannya
kepada
Direktur Tour, Travel dan Konvensi.
Tugas Bagian : 1.
Menjual semua produk tour di dalam negeri untuk orang asing yang datang ke Indonesia (Inbond/Incoming Tourist).
2.
Menjual bermacam-macam tour ke luar negeri dari Indonesia (Outbond/ Outgoing Tourist)
10 3.
Menjual bermacam-macam tour di dalam negeri untuk orang Indonesia atau orang asing yang berdiam di Indonesia (Domestic Tourists).
4.
Menjual tour (shore-excursion/tour-ashore) untuk kapal pesiar (cruise ship).
5.
Menjual jasa penyelenggaraan rapat, seminar, konferensi dan pameran.
6.
Menawarkan jasa pengurusan dokumen perjalanan, paspor, visa dst.
7.
Menjual tiket angkutan udara, laut, darat dan tiket lainnya.
8.
Menjual produk akomodasi, hotel, restoran dan tempat-tempat hiburan.
9.
Menjual aneka ragam paket wisata rakitan sendiri dan produk perusahaan perjalanan lainnya.
10. Membuat perkiraan penjualan produk tersebut di atas selama satu tahun. 11. Membuat laporan kegiatan penjualan harian, bulanan dan tahunan. 12. Menjalin hubungan baik dengan para principals dan langganan. 13. Menjalin hubungan baik dengan semua instansi yang terkait.
Tugas Seksi : 1.
Menyusun route perjalanan dan acara (itinerary), menghitung harga (quote the tour fare) dan menentukan persyaratannya (tour features/conditions) untuk diajukan kepada calon langganan (prospective customers).
2.
Melayani semua permintaan informasi (inquiries) mengenai pengurusan travel document, domestic tours, overseas tours, shore excursions, meeting, incentive travel, conference dan exhibition.
3.
Menjual bermacam-macam produk usaha.
4.
Mengadakan penyesuaian harga dan persyaratan-persyaratan tour, meeting, conference, exhibition sesuai dengan ketentuan-ketentuan setempat.
5.
Membuat dan memeriksa semua file pengurusan tour, meeting, conference dan exhibition serta melaporkan perkembangannya, termasuk perubahan-perubahan (revision) atau pembatalan (cancellation) kepada principals dan/atau tamu (client) atau organizing committee.
6.
Menentukan harga (fares) dan menerima biaya (payment/settlement) tour,meeting, exhibition dan travel document.
11 7.
Menyiapkan (issue) tiket, travel vouchers dan dokumen perjalanan lainnya yang sangat diperlukan oleh calon tamu/langganan untuk diserahkan kepada yang bersangkutan tepat pada waktunya.
8.
Melaksanakan administrasi seksi dengan baik dan cermat.
9.
Melayani, menanggapi dan menyelesaikan setiap keluhan dan tuntutan pengembalian uang (complaints and refund) tamu/langganan sebaik-baiknya serta melaporkan secara lengkap sejak dari kejadian sampai penyelesaiannya kepada atasannya.
10.
Memberikan informasi mengenai bermacam-macam harga tiket yang bisa dipilih, jadual, jenis pelayanan dan alat angkutan, jadwal pertunjukan, fasilitas meeting, conference dan exhibition beserta persyaratan-persyaratannya.
11.
Memberikan saran, cara terbaik dan merencanakan route perjalanan serta pengaturan meeting, conference dan exhibition kepada calon langganan atau panitia yang meminta jasa perusahaan.
12.
Membuat invoice, memungut harga, mengeluarkan tanda terima pembayaran dan membuat laporan penjualan harian, mingguan, bulanan dan / atau tahunan.
BAGIAN PEMESANAN Fungsi : 1. Melaksanakan pemesanan (booking/reservation), perubahan (revision) dan/atau pembatalan (cancellation) tempat (seat) pada angkutan udara, darat, laut, akomodasi, restoran, meeting & conference hall dan tempat pameran beserta fasilitasnya. 2. Mengadakan koordinasi yang erat baik secara vertical maupun secara horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan pendanaan Bagian Pemesanan kepada Direktur Tour, Travel dan Konfensi.
12
Tugas Bagian : 1. Menghimpun buku-buku acuan, jadwal dan tariff (reference books) yang akan dipakai sewaktu mengadakan pemesanan (service order), perubahan dan pembatalan sesuai dengan permintaan agen (Instructing Agent) atau penitia pelaksana konferensi atau/dan pameran. 2. Menyelesaikan semua formulir yang diperlukan sewaktu mengadakan pemesanan, perubahan dan/atau pembatalan pesanan. 3. Melaksanakan dan melaporkan (progress report) kepada Bagian Penjualan mengenai permintaan pemesanan, perubahan dan pembatalan yang sudah confirmed atau yang masih berstatus requested atau waitlisted atau full booked (UC). 4. Mengatur file dan administrasi Bagian secara baik, benar dan cermat. 5. Mengatur cara-cara penggunaan alat-alat telekomunikasi dan penyusunan berita (message) secara baik, hemat, effisien tetapi tetap efektif. 6. Membuat anggaran biaya dan laporan kegiatan Bagian termasuk penggunaan alatalat telekomunikasi. 7. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua mitra usaha, principals dan instansi yang terkait.
Tugas Seksi : 1. Memesan sarana wisata, konvensi dan pameran serta kebutuhan lainnya yang
diperlukan
meneruskan
oleh
konfirmasi
langganan/tamu semua
pesanan
dan/atau kepada
panitia Bagian
pelaksanan Penjualan
dan untuk
disampaikan kepada pemesan. 2. Menyampaikan konfirmasi yang tidak sesuai dengan permintaan kepada Bagian Penjualan untuk diteruskan kepada peminta (client/instructing agent/committee). 3. Mengadakan revisi pesanan dan menyampaikan konfirmasinya kepada Bagian Penjualan. 4. Mengadakan pembatalan pesanan dan menyampaikan konfirmasinya beserta pemberitahuan uang pembatalan (cancellation charge), kalau ada, kepada Bagian Penjualan
13 5. Menyampaikan
persyaratan-persyaratan
(terms
&
condition/remarks)
yang
diberikan oleh contractors/carrier kepada Bagian Penjualan agar konfirmasi uang telah didapat tidak batal. 6. Menysusun booking status dan progress report semua pesanan, perubahan dan pembatalan pesanan. 7. Menyusun, menanggapi dan membalas berita telex, fax dan telegram yang meminta booking, revision dan cancellation sesuai dengan booking status sesegera mungkin, hemat, cermat, tetapi jelas dan lengkap. Membuat statistic dan analisa permintaan tamu/langganan, termasuk komentar dan keluhan serta pujian tamu atas sarana akomodasi, angkutan, tempat bersidang dan pameran untuk dijadikan pedoman pembuatan produk, pemasaran dan penjualannya
BAGIAN OPERASI Fungsi : 1. Menyusun rencana dan mengatur pelaksanaan/penyelenggaraan bermcam-macam kegiatan
tour,
konferensi
dan
pameran
serta
menguruskan
semua
dokumen/perizinan yang diperlukan. 2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan pembia-yaannya secara teratur kepada Direktur Tour, Travel & Konvensi.
Tugas Bagian : 1. Menyusun
rencana,
jadual,
pengadaan
dan
penggunaan
dana
beserta
perlengkapan/logistic yang diperlukan oleh Bagian Operasi. 2. Menyelenggarakan bermacam-macam tour di dalam negeri untuk wisatawan nusantara dan manca negara. 3. Menyelenggarakan bermacam-macam tour ke luar negeri. 4. Menyelenggarakan tour untuk penumpang kapal pesiar (cruise ship). 5. Menyelenggarakan pengurusan peserta konvensi dan pameran.
14 6. Menguruskan semua dokumen perjalanan, perizinan konvensi dan pameran yang dibutuhkan oleh langganan. 7. Membuat laporan semua kegiatan dan masalah operasi termasuk keluhan-keluhan, tuntutan (claim) dan pujian para tamu/panitia atau peserta serta biaya operasi secara teratur sesuai dengan jadual dan operations Manual. 8. Membuat statistic dan analisa laporan karyawan pelaksanan operasi dalam rangka efisiensi, peningkatan mutu produk dan pelayanan, keuntungan dan citra perusahaan. 9. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua instansi dan perusahaan yang terkait.
Tugas Seksi : 1. Menyusun kalender kegiatan operasi (clients’ movement calendar) harian, mingguan dan bulanan. 2. Menerbitkan (issue) voucher dan mengirimkan tindasannya (carbon copies) kepada penyedia jasa (contractors) tepat pada waktunya. 3. Membuat daftar nama peserta (name list, passenger manifest dan rooming list) serta meneruskan kepada pihak yang bersangkutan. 4. Mengumpulkan original voucher dari client untuk penagihan. 5. Membantu memberikan invoice kepada tamu yang mau membayar sewaktu tiba atau sewaktu akan meninggalkan (upon arrival or upon departure) Indonesia. 6. Mambantu mendapatkan travel document (passport, exit permit, visa, health certificate, etc) atau memperpanjang masa berlakunya sesuai dengan keperluan tamu/langganan. 7. Menajukan
permintaan
dana
operasi
dan
membuat
pertanggungjawaban
penggunaannya. 8. Menugaskan pelaksana operasi (operating staff/guide) dan menyediakan uang muka (advance fund) operasi tepat pada waktunya. 9. Mengecek dan menyediakan semua fasilitas dan perlengkapan dan angkutan operasi sesuai dengan jadual penggunaannya. 10. Melaksanakan administrasi seksi operasi dengan baik dan cermat (Efficient, accurate dan effective).
15 11. Membuat laporan pelaksanaan termasuk kendala-kendala (constraints) /hambatanhambatan atau masalah operasi yang perlu mendapat perhatian, perbaikan atau penyempurnaan pada masa yang akan datang. 12. Menyampaikan keluhan-keluhan dan tuntutan-tuntutan tamu sesegera mungkin agar bisa diselesaikan tepat pada waktu yang diharapkan tamu, tanpa merusak mutu pelayanan dan citra perusahaan. 13. Membuat analisa biaya (cost analysis) untuk mengetahui untung ruginya suatu transaksi yang dilaksanakan perusahaan, berdasarkan penerimaan Bagian Sales dan pertanggungjawaban pengeluaran biaya bagian operasi.
DIVISI ADMINISTRASI & KEUANGAN © Designed by Drs. Noersal Samad. MA
Fungsi : 1. Menyusun rencana, mengatur, melaksanakan, mengevaluasi dan menyempurnakan tata kerja dan peraturan kepegawaian, tata administrasi, pengelolaan modal dan akunting perusahaan. 2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatannya, termasuk pelaksanaan rencana pendanaan kegiatannya kepada Presiden Direktur.
Tugas Divisi : 1.
Bersama-sama dengan divisi lalin, menganalisa neraca tahun yang akan datang dan menyusun anggaran pendapatan dan pengeluaran tahunan perusahaan yang akan datang.
2.
Menghimpun semua rencana tahunan divisi untuk dibicarakan dan disetujui dalam rapat Dewan Direksi menjadi sebuah Rencana Induk Tahunan Perusahaan.
3.
Meneliti dan menyetujui permintaan pembelian barang sesuai dengan anggaran masing-masing divisi.
16 4.
Meneliti dan melakukan perintah pencetakan sesuai dengan rencana kebutuhan masing-masing divisi.
5.
Menerima lamaran dan memenuhi permintaan penambahan dan/atau pengganti karyawan sesuai dengan Rencana Induk Perusahaan.
6.
Meneliti, memperbaiki, dan menyetujui permintaan penambahan formulir-formulir yang diperlukan oleh Divisi.
7.
Menghimpun dan menyusun semua manual yang diperlukan seperti Sales Manual, Marketing Manual, Accounting Manual, Office Manual dst.
8.
Merencanakan, mengatur dan melaksanakan latihan kerja dan pendidikan yang diperlukan untuk peningkatan pengetahuan dan ketrampilan karyawan perusahaan.
9.
Menghimpun, mempelajari dan melaporkan hasil kajian semua peraturanperaturan dan undang-undang yang ada kaitannya dengan pengelolaan perusahaan.
10. Menjalin hubungan baik dengan instansi Pemerintah, bank, principal dan 11. sesama rekan usaha. 12. Membuat laporan kegiatan harian, mingguan, bulanan, kwartalan dan tahunan 13. secara teratur.
BAGIAN PERSONALIA DAN RUMAH TANGGA © Designed by Drs. Noersal Samad. MA
Fungsi : 1. Melaksanakan pengaturan tata kerja dan administrasi kepegawaian dan harta benda milik perusahaan. 2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan kegiatan beserta pendanaan Bagian Personalia dan Rumah Tangga.
17
Tugas Bagian : 1. Menghimpun semua formulir, cara pengisiannya, system dan prosedur pada Divisinya sehingga menjadi sebuah Office Manual. 2. Menerima lamaran pekerjaan, menguji dan menempatkan calon pegawai baru. 3. Menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi tata kerja dan peraturan kepegawaian perusahaan. 4. Menyediakan, menyimpan, memelihara dan mengatur penggunaan semua alat, perlengkapan dan inventaris perusahaan. 5. Menyusun rencana kerja dan anggaran pembiayaan kegiatan bagian. 6. Menjalin hubungan baik dengan instansi Pemerintah sesuai denga kebutuhan bidangnya.
Tugas Seksi : 1. Menyelesaikan pembayaran gaji, upah dan pajak. 2. Menyelenggarakan administrasi umum perusahaan. 3. Mengelola urusan kepegawaian perusahaan sesuai dengan peraturan perburuhan. 4. Mengadakan pembinaan dan peningkatan kesejahteraan perusahaan. 5. Mengadakan dan memelihara alat, perlengkapan kerja, alat-alat tulis dan kantor serta kendaraaan perusahaan. 6. Mengadakan dan memelihara alat komunikasi perusahaan. 7. Mengadakan dan memelihara kondisi gedung, ruang/tempat kerja dan tempat penuimpanan alat, perlengkapan kantor dan kendaraan perusahaan. 8. Mengurus dan membayar sewa, tagihan alat-alat kantor dan pajak kendaraan perusahaan. 9. Melakukan pemesanan, pencetakan formulir-formulir, kartu-kartu, amplop dan kertas surat.
18
BAGIAN KEUANGAN © Designed by Drs. Noersal Samad. MA
Fungsi : 1. Menyusun, melaksanakan dan mengelola keuangan perusahaan. 2. Mengadakan koordinasi baik secara vertikal maupun secara horizontal. 3. Mempertanggungjawabkan
pelaksanaan
rencana
kegiatan
dan
pendanaan
Bagiannya kepada Direktur Administrasi dan Keuangan perusahaan.
Tugas Bagian : 1. Menyusun anggaran pendapatan dan biaya tahunan perusahaan. 2. Merumuskan dan menyelenggarakan tata administrasi keuangan dan akunting perusahaan sesuai dengan Manual Keuangan dan akunting. 3. Melaksanakan pengelolaan keuangan perusahaan. 4. Menganalisa neraca sekarang dan membandingkannya dengan neraca-neraca sebelumnya. 5. Membuat analisa sumber-sumber dan penggunaan dana perusahaan. 6. Mengontrol persediaan dan pengeluaran tiket dan dokumen berharga lainnya.
Tugas seksi : 1. Mengatur keluar masuk keuangan perusahaan. 2. Memeriksa penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan. 3. Mengoreksi laporan penjualan, tagihan, nota kredit dan debit. 4. Membuat dan mengontrol laporan bank. 5. Membuat jurnal, buku harian, buku kas, kas kecil, buku hutang dan piutang. 6. Menyusun dan membuat laporan neraca perusahaan. 7. Mengoreksi tagihan dan menyiapkan cek. 8. Menyusun anggaran rutin perusahaan. 9. Menyusun anggran operasi bagian-bagian tour, travel, cruise dan konvensi. 10. Meneliti dan memverifikasi penggunaan anggaran rutin dan anggaran operasi.
19 11. Membuat analisa tentang laporan pengelolaan modal kerja. 12. Membuat surat peringatan “outstanding account” agar utang yang bersangkutan bisa diselesaikan menurut semestinya (dunning letter). © Designed by Drs. Noersal Samad. MA
KANTOR CABANG © Designed by Drs. Noersal Samad. MA
Bertanggung
jawab
kepada
Direktur
Divisi
Tour,
Travel
&
Konvensi
atas
pengembangan usaha yang efisien dan menguntungkan (the overall profitability and efficiency of the Branch Office).
Tugas : 1.
Melaporkan segala rencana dan pelaksanaan kegiatan usaha, baik yang berasal dari Kantor Pusat maupun yang langsung dari langganan setempat.
2.
Menyampaikan usul pengadaan dana (floating fund) operasi lengkap dengan rencana pelaksanaan permintaan (service order) dari tamu/langganan.
3.
Menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan secara teratur, berupa laporan harian (daily report) penerimaan dan pengeluaran yang didukung oleh Summary of Petty Cash,Summary of Cash Disbursement, Summary of Cash Receipt, Summary of Receivable dan Payable, dan Bank Reconciliation Report sekali dua minggu dan sekali sebulan untuk neraca dan Bank Reconciliation Report.
4.
Mengawasi secara cermat dan cepat setiap permintaan harga (quotation) acara dan persyaratannya.
5.
Berusaha secara terus-menerus mengumpulkan informasi dan data (up to date, reliable dan complete) yang dibutuhkan oleh semua Divisi dan mengajukan usul-usul perubahan, penyempurnaan dan pengembangan produs atau dasar pantauan, penelitian dan perkembangan mutakhir yang terjadi di Bali dan sekitarnya.
20 6.
Mengawasi secara ketat agar pelaksanaan semua kegiatan usaha sesuai dengan Garis-garis Besar Usaha, Rencana Induk dan Manual yang ditentukan oleh Kantor Pusat.
7.
Melakukan tagihan (invoice) dan pembayaran utang sesuai dengan perjanjian dan kebijakan-kebijakan yang digariskan oleh Kantor Pusat.
8.
Memecahkan segala masalah, termasuk keluhan/tuntutan secara cermat, cepat dan efektif, yang ada kaitannya dengan usaha penekanan biaya, tanpa mengurangi mutu produk dan pelayanan, seta meningkatkan laba perusahaan dan citra perusahaan serta membuat laporannya sekali sebulan.
9.
Menjalin kerja sama yang erat dengan principals, semua instansi yang terkait dan asosiasi usaha.
10.
Mewakili pimpinan sesuai dengan wewenang atau surat kuasa/ perintah yang diterbitkan oleh Kantor Pusat, pada rapat-rapat atau/dan undangan yang ditujukan kepada Pimpinan Perusahaan.
11.
Mengawasi, menilai, mengajukan usul pengangkatan, peringatan (reprimand), penghargaan, pemecatan, pemberhentian dan kesejahteraan karyawan yang dibawahinya.
12.
Memenuhi permintaan Pemerintah untuk menyampaikan Laporan Kegiatan Usaha secara berkala dan teratur.
13.
Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan bawahannya sesuai dengan rencana pengembangan (career development programmes) yang telah disetujui oleh Kantor Pusat.
14.
Berusaha memelihara dan menggunakan perlengkapan kantor dan kendaraan (dinas dan usaha) secara efisien dan efektif.
Tugas Seksi di Kantor Cabang : 1.
Semua surat-menyurat (correspondence) harus melalui Manajer Cabang dan semua kontrak harus diketahui dan disetujui oleh Pimpinan.
2.
Semua pesanan, baik yang langsung atau melalui Kantor Pusat harus diproses sesegera mungkin dan konfirmasinya harus diteruskan kepada yang bersangkutan dalam waktu sependek mungkin (accurate and prompt confirmation).
21 3.
Menyusun
dan
menyampaikan
acara
(itineraries,
meeting
&
exhibition
programmes) kepada yang meminta secepat mungkin setelah diteliti oleh Kepala Seksi dan mendapat persetujuan dari Manajer Cabang. 4.
Mengisi semua formulir yang diperlukan dengan teliti dan lengkap, sesuai dengan petunjuk Kepala Seksi dan/atau Kepala Cabang dan Manual/Buku Acuan (Travel reference book/guide books).
5.
Mengatur file/arsip secermat mungkin.
6.
Menyelesaikan laporan harian, mingguan, dua mingguan, bulanan dan tahunan sesuai dengan waktu (lama penyelesaian) yang telah ditentukan (in due time without delay).
7.
Mencatat/menghimpun tarif dan persyaratannya, jadual angkutan (darat, laut, udara), hotel dan restoran beserta fasilitasnya, informasi obyek wisata dan semua data
yang
diperlukan
oleh
Kantor
Cabang
dan/atau
Kantor
Pusat
dan
meneruskannya kepada yang bersangkutan sesuai dengan petunjuk yang berlaku. 8.
Menunjuk petugas pelaksana (guide/operating staff) dan melaporkan segala kegiatan pelaksanaannya kepada Kepala Seksi dan/atau Manajer secara terperinci dan cermat.
9.
Mempertanggungjawabkan penerimaan (payment), uang muka operasi (petty cash/disbursement) sesuai dengan petunjuk/waktu pelaksanaan yang digariskan oleh Pimpinan.
10. Menjaga kerapian dan kebersihan kantor dan lingkungannya termasuk keamanan (safety and security). © Designed by Drs. Noersal Samad. MA
SEKRETARIAT: 1.
Mengetik surat, isian/formulir, kontrak dan laporan serta menyelesai-kan korespondensi yang menjadi tanggung jawabnya.
2.
Mengagendakan surat masuk dan keluar.
3.
Mengurus arsip Divisi, Bagian dan Seksi yang dipercayakan kepada Sekretariat.
4.
Mengurus pengiriman surat dan dokumen Divisi, Bagian dan Seksi.
5.
Membagi-bagikan surat dan dokumen yang ditujukan kepada Divisi, Bagian dan Seksi.
22 6.
Membuat anggaran rutin.
7.
Mempertanggungjawabkan dana yang dipergunakan oleh Sekretariat.
8.
Membuat notulen rapat.
9.
Menerima, meneruskan pesan dan/atau jawaban pesan (phone, telex, fax messages and their replies/responses, if needed) kepada yang bersangkutan.
10. Mengatur jadual harian (agenda) pimpinan. 11. Menerima/menyaring tamu pimpinan.
KASIR: 1.
Menerima dan menyimpan uang tunai, cheque dan alat pembayaran lainnya.
2.
Memasukkan uang (pembayaran) yang diterimanya secara utuh ke bank, dan menyelesaikan Buku Bank dan Buku Kas.
3.
Membukukan semua penerimaan dan pengeluaran uang tunai, cek, giro bilyet dan alat pembayaran lainnya.
4.
Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran, yang melalui kasir, secara harian, mingguan dan bulanan.
5.
Mengeluarkan tanda terima (receipt) yang diperlukan.
6.
Mengatur
administrasi
dan
arsip
penunjang/bukti-bukti
yang
aka
penerimaan
dan
pengeluaran uang melalui kasir. 7.
Meneliti
alat
pembayaran
diterimanya
agar
tidak
terjadi
penerimaan/penyimpanan uang/alat pembayaran palsu. 8.
Mengamankan
semua
alat/perlengkapan
penerimaan,
pengeluaran
dan
penyimpanan alat pembayaran yang ada di kasir.
© Designed by Drs. Noersal Samad. MA
