PANDUAN KPPN DALAM MELAKSANAKAN ROLLOUT SPAN TAHAP I

PANDUAN KPPN DALAM MELAKSANAKAN ROLLOUT SPAN TAHAP I A. PENDAHULUAN 1. Apa Itu Rollout SPAN? Rollout SPAN adalah tahapan implementasi SPAN Go Live sebagai lanjutan atas keberhasilan tahapan piloting. Rollout dilaksanakan secara bertahap hingga seluruh Kanwil dan KPPN mengimplementasikan SPAN.

2. Cakupan dan Jadwal Rollout SPAN Tahap I Setelah Piloting SPAN Tahap I dan II dilaksanakan, selanjutnya adalah Rollout SPAN Tahap I (mulai tanggal 2 Januari 2015) yang mencakup : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q.

KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Aceh KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Sumatera Barat KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Riau KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Kepulauan Riau KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Jambi KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Sumatera Selatan KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Lampung KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Bengkulu KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Bangka Belitung KPPN di wilayah Kanwil DJPB Provinsi Banten KPPN Jakarta VI dan KPPN Jakarta VII KPPN di wilayah Kanwil Provinsi Jawa Tengah KPPN di wilayah Kanwil Provinsi Bali KPPN di wilayah Kanwil Provinsi Kalimantan Barat KPPN di wilayah Kanwil Provinsi Kalimantan Tengah KPPN di wilayah Kanwil Provinsi Kalimantan Selatan KPPN di wilayah Kanwil Provinsi Sulawesi Barat

Roll-out ini akan dilaksanakan secara bertahap ke seluruh wilayah Indonesia.

B. PENDAMPINGAN (HANDS HOLDING) Implementasi proses bisnis dan sistem aplikasi baru pada masa-masa awal akan menimbulkan kebingungan pada semua user. Untuk itu, tim SPAN akan melakukan pendampingan bagi semua unit yang terlibat Rollout SPAN pada saat transaksi awal. Pada Rollout SPAN Tahap I, akan dikirim Tim Pendamping untuk menangani KPPN yang menjadi tanggung jawabnya sebagaimana jadwal yang telah ditentukan. Tugas Tim Pendamping antara lain : 1. Berkoordinasi dengan KISS di masing-masing unit dalam rangka persiapan Rollout. Panduan Rollout SPAN

1

2. Sebagai pemateri dalam kegiatan internalisasi Rollout kepada para pegawai KPPN unit Rollout 3. Mendampingi pejabat/pegawai KPPN melakukan koordinasi dan sosialisasi pelaksanaan Rollout kepada satker dan pihak perbankan mitra kerja. 4. Bersama trainer lokal memberikan pelatihan kepada user SPAN selama pelaksanaan end user training (EUT). 5. Melakukan pendampingan dalam penyiapan data awal. 6. Melakukan pendampingan selama pelaksanaan Rollout sesuai jadwal. 7. PIC modul yang berada di ibukota provinsi dimungkinkan untuk melakukan pendampingan KPPN pada kanwil yang bersangkutan apabila diperlukan. Tim pendamping sifatnya sementara dan selanjutnya bila ditemukan permasalahan selama pelaksanaan SPAN disarankan untuk menghubungi Service desk SPAN.

C. CATATAN KHUSUS SELAMA MASA PENDAMPINGAN 1. Catatan Khusus Sebelum Pelaksanaan Rollout Sebelum pelaksanaan Rollout dimulai ada beberapa kegiatan yang perlu mendapat perhatian, yaitu : a. Memastikan semua jaringan, komputer, dan printer dapat terkoneksi dan bekerja dengan baik. b. Aplikasi Konversi SPM versi terbaru (1.0.36) sudah diinstal pada Komputer Non-SPAN (dapat diunduh melalui : ftp://10.100.93.134/APLIKASI/KONVERSI ) c. Semua data-data yang dibutuhkan untuk beralih ke SPAN telah disediakan dan dikirim kepada Tim DTP di Jakarta (Data Retur dan Data Saldo Bank) d. Memastikan pihak perbankan untuk mengirimkan ADK Transaksi pada hari cut off, karena ADK GL harus dikirim KPPN Rollout SPAN Tahap I pada tanggal cut off pukul 19.00 WIB e. Lain-lain terkait data ataupun infomasi akan di upload ke ftp://10.100.93.134 dengan user : spanuat dan password : spanuat

2. Data-Data Yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Rollout a. Data Retur Data retur dikirim via email pada tanggal cutt off ke Command Center SPAN dengan alamat email : [email protected]. Format Data Retur seperti dibawah ini: Seq No SP2D KPPN Code Receipt Date GL Date Currency Amount Bank Account Number Satker Code Satker Name No SPM Tgl SPM Tgl SP2D Nama Penerima Bank Penerima No Rekening Penerima Alasan

Keterangan format : Seq

Diisi 0001, apabila terdapat retur dengan nomor SP2D yang sama maka untuk SP2D berikutnya 0002

No SP2D

Diisi No SP2D yang diretur

KPPN Code

Diisi Kode KPPN

Receipt Date

Diisi tanggal retur oleh Bank

GL Date

Diisi tanggal retur oleh Bank

Currency

Diisi mata uang

Amount Bank Account Number

Diisi jumlah uang yang diretur Diisi nomor rekening retur (rekening rr/RKUN) Panduan Rollout SPAN

2

Satker Code

Diisi Kode Satker

Satker Name

Diisi Nama Satker

No SPM

Diisi Nomor SPM

Tgl SPM

Diisi tanggal SPM

Tgl SP2D

Diisi tanggal SP2D

Nama Penerima

Diisi nama penerima SP2D yang diretur

Bank Penerima No Rekening Penerima Alasan

Diisi nama bank penerima Diisi nama rekening penerima Diisi alasan retur

Contoh pengisian:

Data retur yang di input adalah data retur masih yang berada pada rekening rr dan belum dilakukan ralat rekening/perbaikan kepada Bank Operasional. Jumlah saldo untuk data yang dikirimkan oleh KPPN harus sama dengan jumlah saldo pada rekening koran bank dan LKP halaman IV. Data retur untuk SP2D Non Gaji Induk hingga 31 Desember 2014 dan SP2D Gaji Induk tanggal 2 Januari 2015 akan disetup di SPAN oleh Direktorat Transformasi Perbendaharaan, apabila ada tambahan data retur tahun anggaran 2014 yang diterima setelah cut off SPAN termasuk SP2D tahun 2015 yang diterbitkan menggunakan aplikasi SP2D (existing) dan belum dibukukan pada aplikasi existing/bendum/penkir agar diinput secara manual oleh KPPN dengan berpedoman pada surat Direktur Transformasi Perbendaharaan nomor S-844/PB.8/2014 tanggal 8 Agustus 2014 perihal Petunjuk Teknis Manual Input Retur Untuk Bank Non Interkoneksi dengan SPAN. Data retur yang dikirim didukung dengan lampiran LKP Halaman 4 dalam bentuk softcopy (hasil scan). b. Data Saldo Bank Data saldo bank dikirim via email ke Command Center SPAN dengan alamat email : [email protected] cc : [email protected], [email protected], [email protected]. Format data saldo akan dikirimkan via email DSU melalui Command Center SPAN. Untuk memastikan validitas data saldo bank, petugas pendampingan wajib melakukan crosscheck dengan mencocokkan data saldo bank yang disampaikan KPPN dengan data saldo bank pada rekening koran dan LKP. c. Data Rekening KPPN Data Konfirmasi Rekening KPPN dikirim via email ke alamat email : [email protected] cc : [email protected], [email protected], [email protected]. Format Konfirmasi Rekening telah dikirimkan via DSU melalui Command Center SPAN. Petugas Pendamping wajib untuk melakukan pengecekan terhadap pengisian atas konfirmasi yang telah dilakukan oleh masing-masing KPPN. Apabila ada perubahan data diharapkan agar segera memberitahukan ke PIC terkait. Untuk memastikan validitas data segmen bank masing-masing KPPN perlu dilakukan cleansing data segmen bank oleh tim pendampingan. Langkah-langkah cleansing data sebagaimana lampiran II .

Panduan Rollout SPAN

3

d. Data Supplier Rollout Tahap I tidak memerlukan pengiriman data supplier. e. Data Kontrak Rollout Tahap I tidak memerlukan pengiriman data kontrak.

3. Catatan Khusus Pada Saat Tanggal Cut off Pada masa pendampingan oleh Tim SPAN akan muncul istilah-istilah baru, yang salah satu contohnya adalah tanggal cut off. Tanggal Cut off adalah tanggal dimana Aplikasi Existing terakhir digunakan. Berikut rincian tanggal cut off untuk Rollout SPAN Tahap I yaitu pada tanggal 31 Desember 2014. Kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan pada saat tanggal cut off adalah kegiatan yang sangat kritikal dan perlu mendapat perhatian yang serius, berikut detail kegiatan yang harus dilaksanakan oleh KPPN pada tanggal cut off. Kegiatan di KPPN pada saat tanggal Cut Off (31 Desember 2014) No

Waktu

Kegiatan

1.

Paling lambat tanggal 22 Desember 2014

2.

29 Desember 201409 Januari 2015

3.

02 Januari 2015

Menyiapkan saldo kas bank untuk dikirim ke DTP

4.

2 Januari 2015 Pukul 19.00 WIB

Pengiriman terakhir GL KPPN

5.

3-4 Januari 2015

Membandingkan Saldo Akhir 2014 Pastikan saldo akhir sama pada aplikasi eksisting dengan dengan saldo awal Saldo Awal 2015 pada SPAN

Menyiapkan daftar rekening persepsi untuk dikirim ke DTP

Keterangan Segera

Menyiapkan data retur untuk dikirim ke DTP. Dikirim pada akhir hari

4. Catatan Khusus Pada Seksi Bank Selama pendampingan Rollout, Petugas pendampingan seksi Bank melakukan hal-hal berikut: a.

Mengecek dan memastikan: Petugas KPPN telah mengetahui username & password untuk mengakses ke FTP Persepsi masing masing KPPN. 2. Aplikasi konversi telah terinstall pada komputer FO Seksi Bank. 3. Aplikasi Konfirmasi dan Koreksi Penerimaan Negara (K2PN) telah terinstall dan tersetting pada komputer pelaksana seksi Bank. 4. Pejabat dan petugas KPPN telah mendapatkan user dan password serta mengetahui pemanfaatan aplikasi OM SPAN. 5. Validitas data retur/rekening/saldo yang disampaikan oleh KPPN dan telah dimasukkan di SPAN, dengan cara mencocokkan antara data yang ada di SPAN dengan dokumen sumber yang ada di KPPN (fisik LKP dan rekening koran). 1.

b.

Menjelaskan/menyampaikan informasi bahwa: Panduan Rollout SPAN

4

1.

2.

3.

4.

5.

c. 1. 2. 3. 4. 5.

Bank persepsi mitra kerja KPPN dalam penyampaian LHP-nya harus mengikuti ketentuan: 1 file ADK untuk 1 Rekening, dilengkapi completion advice, memisahkan pelimpahan penerimaan persepsi dan devisa. (Sesuai surat Direktur PKN S-124/ PB.3/2014 Tanggal 7 Januari 2014) KPPN KBI harus menyampaikan pdf rekening SUBRKUN KPPN (501XXXXXXXXX) yang didownload dari BIG-eB kepada KPPN Non KBI mitra kerjanya, melalui melalui ftp/email masing-masing KPPN untuk digunakan sebagai salah satu data sumber dalam perekaman pelimpahan penerimaan persepsi (nomor sakti dan jumlah pelimpahan). Nomor sakti dan jumlah pelimpahan yang direkam oleh KPPN Non KBI harus sama dengan yang apa yang ada dalam rekening SUBRKUN KPPN KBI. Dalam rangka penatausahaan penerimaan dan pengeluaran negara, secara rutin Seksi Bank KPPN mencetak (dalam bentuk file PDF) laporan-laporan: Daftar retur SP2D, laporan transaksi belum direkonsiliasi, laporan hasil rekonsiliasi rekening koran, buku putih, LKP, dan rekonsiliasi CM-GL untuk memastikan: a. nilai saldo rekening pada buku putih wajar/dapat dijelaskan dan sesuai dengan apa yang ada pada rekening koran; b. tidak terdapat transaksi yang dengan status “unreconciled/belum rekon” pada laporan transaksi belum direkonsiliasi dan laporan hasil rekonsiliasi rekening koran; c. tidak terdapat selisih antara saldo GL dan CM pada laporan rekonsiliasi GL dan CM. KPPN Menjalankan rekonsiliasi otomatis (pencatatan pelimpahan) dengan menggunakan “BS Generator for BP Transfer Out” atas rekening persepsi/devisa persepsi/persepsi BO III. Sementara, untuk rekening BO III masih menggunakan proses rekonsiliasi manual melalui penambahan baris pelimpahan. Nomor transaksi yang digunakan untuk pelimpahan dari rekening persepsi PBB ke rekening BO III adalah nomor nota debet transaksi pelimpahan berkenaan. Sedangkan Nomor transaksi yang digunakan untuk pelimpahan dari rekening BO III ke SubRKUN KPPN adalah nomor sakti yang ada di completion advice atau pdf rekening koran 501XXXXXXXXX. Menyiapkan bahan-bahan simulasi untuk latihan aplikasi, seperti: LHP dan ADK persepsi ADK konfirmasi ADK koreksi Data retur SP2D SPM dari satker

d. Khusus pada tanggal cut off, membuat: 1.

2.

Seluruh data LHP dengan tanggal buku 2 Januari 2015 TIDAK DIINPUT/DI UPLOAD PADA APLIKASI BENDUM 2015. Input LHP tanggal buku 2 Januari 2015 akan dilakukan pada pelaksanaan piloting dipandu oleh pendamping pada masing-masing KPPN. Setting saldo awal (apabila diperlukan) dengan mencatat saldo akhir 31 Desember 2014 sebagai saldo awal tahun 2014 dan menjalankan rekonsiliasi atas data DTC pada tanggal cut off (2 Januari 2015). Untuk proses rekonsiliasi atas data DTC harus berkoordinasi dengan seksi Vera dengan langkah-langkah sebagai berikut :


5

a) Seksi Bank Mencetak Laporan Rekonsiliasi CM-GL untuk seluruh rekening KPPN pada periode sebelum cut-off (mundur 1 bulan) dan periode cut-off b) Mengidentifikasi data saldo CM-GL yang terdapat perbedaan. Untuk saldo awal, seksi bank berkoordinasi dengan seksi vera untuk memastikan nilai saldo awal per rekening yang akan diinput. Apabila terdapat perbedaan dijelaskan poin berikutnya c) Seksi Vera mencetak analisis perkiraan atas data saldo dan transaksi per rekening yang berbeda saldo CM-GL nya dan Mengidentifikasi setiap transaksi pada analisis perkiraan untuk rekening tersebut d) Atas analisis perkiraan tersebut, apabila terdapat transaksi yang salah termapping (contoh transaksi rekening A ter-mapping ke rekening B) agar segera menghubungi PIC masing-masing modul. e) Atas analisis perkiraan tersebut, apabila terdapat transaksi existing yang tidak sesuai dengan transaksi yang telah dikirimkan melalui DTC agar segera melakukan pengecekan kembali terhadap LAK / LKP dan segera menghubungi PIC masing-masing modul. Berita acara mutasi data existing ke SPAN (lampiran V) pada tanggal cut off, dengan langkah-langkah sebagai berikut: - Petugas KPPN mengisi dan memasukkan data-data terkait retur/rekening/saldo berdasarkan kondisi terakhir di tanggal cut off - 31 Desember 2014 (disertai dengan bukti cetakan rekening koran dan LKP) pada form yang telah disiapkan. - Bersama kepala seksi Bank, petugas pendamping memeriksa data yang dibuat dan disampaikan dengan mencocokkan:  data rekening yang telah disajikan pada buku putih SPAN dengan data tipe/nama/nomor rekening yang ada pada LKP existing.  saldo rekening yang telah disajikan pada buku putih/LKP/Daftar SP2D Retur SPAN dengan data LKP existing dan fisik rekening koran - Setelah cocok, Kepala Seksi Bank dan petugas pendamping membuat dan menandatangani berita acara mutasi data existing ke SPAN dan meneruskannya kepada Kepala Kantor untuk ditandatangani. (file berita acara rekonsiliasi data rekening_saldo_retur.xls) dapat diunduh di ftp://172.16.2.143/Rollout 2015 ) - Hasil scan Berita Acara yang telah ditandatangani berikut file excelnya dikirimkan melalui email : [email protected] dengan nama file xxxba_cm.pdf dan xxxba_cm.xls (xxx : kode kppn)

3.

5. Catatan Khusus Pada Modul Payment a. Pada Saat Cut off 1. Pembuatan Template Penamaan Template Pembayaran : No.

Jenis Rekening

Kelompok Bayar

Contoh

1

RPKBUNP

per BO Pusat

123_RPKBUNP_SPAN_BRI_IDR

2

Rekening Retur

per BO Pusat

123_RR_BRI_SPAN_IDR

3

RPKBUNP Gaji

per BO Pusat

123_RPKBUNP_GAJI_BRI_IDR

4

Rekening BO II

per BO II KPPN

123_BOII_BRI_IDR

5

Rekening Transito UP Nihil

per KPPN

123_TRANSITO Panduan Rollout SPAN

6

6

Rekening Satker BLU

per Satker

7

Rekening Transito Non UP Nihil KPPN

per KPPN

8

Rekening Transito Satker Penerima Hibah Kas Langsung

per Satker per Register

9

Rekening Transito Hibah B/J/S

per KPPN

2. Penyiapan (setup dan register) dan pengetesan Printer, terutama untuk mencetak SP2D dan daftar SP2D. b. Saat Pendampingan Pada saat pendampingan, Modul Pembayaran perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Perlu diperhatikan pengisian NRS, NRK dan Kelompok Bayar. 2. Email Satker 3. ADK dipisahkan antara Gaji induk dan lainnya 4. Rekon GPP tetap dilakukan (untuk SPM Gaji Induk, Susulan, Kekurangan Gaji dan Uang Makan) 5. SPM KP, tagihan diproses setelah konfirmasi 6. SPM yang boleh diajukan pada bulan sebelumnya hanya SPM Gaji Induk. SPM yang lain (termasuk SPM gaji Susulan/Terusan) diajukan pada bulan berkenaan. 7. Jumlah Nomor rekening penerima tidak boleh lebih dari 30 digit 8. Tanggal jatuh tempo dan Tanggal SP2D pada saat Pembayaran (PPR) 9. Tanggal jatuh tempo saat rekam manual. 10. Untuk SP2D yang SPM-nya disetujui oleh Kasi PD setelah pukul 13.30 WIB diberi tanggal besok. 11. Cetak Ulang SP2D 12. SPM Retur a) Jenis Dokumen 621, Akun 827111, kelompok bayar “BO1/2/3 RR” atau “RR RPKBUN P SPAN” dan memerlukan referensi GR untuk retur yang ada pada rekening retur. b) Jenis Dokumen 622, Akun 827113, kelompok bayar “RPKBUN P” dan tidak memerlukan referensi GR untuk retur yang sudah disetorkan ke RKUN.

6.

Catatan Khusus Pendampingan Seksi Vera

a. Persiapan saldo awal 2015 terkait Saldo akhir Kas KPPN 2014 : 1. Pastikan KPPN sudah melaksanakan rekonsiliasi Internal untuk tanggal 31 Desember 2014 2. Pastikan saldo akhir rekening per 31 Desember 2014 SAMA DENGAN saldo akhir rekening koran antara lain :  Kas di KPPN (persepsi, BO dll)  Kas di Bendahara Pengeluaran  Kas BLU  Kas KL dari Hibah  Kas Lainnya 3. Cek saldo akhir kas KPPN per tangggal 31 Desember 2014 antara LAK Existing dengan LAK SPAN Panduan Rollout SPAN

7

4.

Pastikan KPPN sudah mengirimkan GL harian untuk tanggal cutoff sesuai dengan panduan rollout 5. Cek saldo akhir KPPN per tanggal cutoff, antara LAK eksisting dengan LAK SPAN b. Penyiapan saldo Awal terkait transaksi : 1. Pagu Melakukan pengecekan satker dan pagu sudah terposting di SPAN 2. Belanja Memastikan transaksi belanja saat cutoff sudah masuk ke SPAN sebelum dimulai rollout dengan mencetak laporan di tanggal cutoff (LAK eksisting dan LAK SPAN, LRA eksisting dan LRA SPAN). Langkah ini dilaksanakan ketika data di SPAN telah siap. (akan diinformasikan lebih lanjut)

7.

Catatan Khusus terkait Infrastruktur a. Penggunaan komputer desktop SPAN pada Kanwil / KPPN harus menggunakan login domain SPAN. Penggunaan dari login domain SPAN akan selalu dimonitor oleh ITSU SPAN; (lihat lampiran III Petunjuk Penggunaan Login Domain SPAN) b. Komputer desktop SPAN hanya digunakan untuk kepentingan kedinasan. Dilarang untuk mengintalasi aplikasi atau menyimpan data yang tidak berhubungan dengan kedinasan. Hal ini akan dimonitoring oleh ITSU SPAN; c. Service desk SPAN, pada saat ini hanya melayani internal Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran. Satker akan dilayani oleh CSO yang ada di KPPN / Kanwil; d. Semua user dapat melaporkan insiden / gangguan yang terjadi ke service desk SPAN, tidak terbatas melalui supervisor / DSU. Dalam pelaporan ke service desk SPAN, mohon dilengkapi dengan data-data sebagai berikut:  Nama user;  Peran user;  No tlp yang dapat dihubungi kembali;  Jenis insiden / gangguan;  Detail rinci insiden / gangguan (pesan error, hasil ping/tracert) e. Karena infrastruktur SPAN masih terjamin warranty-nya, bila terdapat gangguan pada infrastruktur tersebut (komputer & printer), dilarang untuk membuka segel atau mencoba memperbaiki sendiri. Segera laporkan ke service desk. f. Pada saat awal pendampingan dilakukan settup printer dot matrix yang terpasang di komputer SPAN pada Kepala Seksi Bank. Kemudian dilakukan pengetesan terhadap printer tersebut sesuai petunjuk yang dapat diunduh di ftp://172.16.2.143/Setup_Printer

8.

Daftar Kegiatan pada Refreshment EUT a. Seksi Pencairan Dana 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Modul Komitmen Konversi ADK SPM dan ADK Kontrak Download data ke FTP Upload Supplier & Kontrak Review Supplier & Kontrak Persetujuan Supplier & Kontrak Pembatalan PO Pembatalan Supplier Laporan-laporan terkait Panduan Rollout SPAN

8

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Modul Pembayaran

Konversi ADK SPM, ADK Koreksi SPM Download data ke FTP Upload Data Tagihan Review Tagihan Persetujuan Tagihan Pembatalan & penolakan tagihan pada FO Upload Koreksi SPM Persetujuan Koreksi SPM Laporan-laporan terkait

b. Seksi Bank 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Modul Penerimaan Upload data ke FTP Download data dari FTP Upload Data Bank Persepsi Ke SPAN, pengecekan dan interface Pencarian Data Penerimaan Reverse Penerimaan Konfirmasi Setoran Pembuatan ADK koreksi dan koreksi setoran Pembukuan Retur (Khusus Retur BO 2 Non Interkoneksi dan BO 3) Laporan-laporan terkait

- Modul Manajemen Kas 1. Setup saldo awal 2. Upload Bank Statement (xml) dari BI dan sharing Bank Statement (pdf) ke KPPN Non KBI. (khusus KPPN KBI Induk) 3. Bank Statement Generator untuk rekening persepsi/devisa/persepsi BO III 4. Create Bank Persepsi receipt 5. Rekonsiliasi Manual untuk BO III PBB 6. Penambahan Baris Pelimpahan BO III PBB ke SUBRKUN KPPN (501XXXXXXXX). 7. Pembatalan dan perubahan BAT yang sudah settle 8. Pencetakan laporan dan pengecekan saldo 9. Pengecekan rekening tujuan pelimpahan pada form BS Generator for

Transfer Out. -

Modul Pembayaran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Pembuatan Template Pembayaran Payment Proses Request Persetujuan Pembayaran Pengesahan Negatif Rekam Manual (Retur,PBB,SPM PP) Koreksi SPM (Sebagai Satker) Cetak ulang SP2D dan Daftar Sp2D Laporan-laporan terkait


9

c. Seksi Verifikasi dan Akuntansi 1. Pengenalan Menu dan Kewenangan User Menjelaskan apa saja kewenangan yang dimiliki user di Seksi Vera serta apa saja menu yang terdapat dan bagaimana mengoperasikannya

2. Rekonsiliasi eksternal Sesuai dengan Juknis yang terdapat di S-455, mulai dari unggah ADK sampai pembuatan BAR dan bagaimana menganalisa hasil rekon apabila ditemukan perbedaan

3. Rekonsiliasi Internal Mengenalkan bagaimana cara menghasilkan laporan rekonsiliasi Internal (AP vs GL, AR vs GL serta CM vs GL) dan bagaimana cara membaca atau menganalisa hasil dari laporan internal.

4. Mencetak laporan dan membuat Analisis Laporan Keuangan sebagai berikut : a) Laporan Realisasi Anggaran b) Laporan Arus Kas (H-1 dan H) c) Neraca (Akrual dan Kas) d) Laporan Operasional e) Laporan Perubahan Ekuitas f) Laporan Perubahan Saldo Berdasarkan laporan yang dihasilkan kemudian dilakukan analisa atas hubungan antar laporan. Contoh analisa laporan keuangan dapat di unduh di ftp://10.100.93.134 folder BAHAN 2B/ seksi vera

5. Membuat laporan kinerja (overview) Mengenalkan bagaimana caranya membuat template ADK Kinerja, cara pengisian, cara mengungggah ADK Kinerja serta bagaimana cara menghasilkan Laporan Kinerja dari ADK yang sudah di unggah.

6. Membuat Jurnal Manual (via manual SPAN vs via Web Adi) (overview) Menjelaskan bagaimana tatacara membuat jurnal manual, baik langsung di SPAN atau melalui webADI. Sebagai contoh bagaimana melakukan jurnal penyesuaian sisa pagu.

7. Membuat SKTB dan SKP4 Menjelaskan bagaimana cara membuat SKTB dan SKP4, dengan mencari transaksi tersebut di SPAN baik melalui buku besar maupun jurnal

d. Kepala Kantor 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Modul Komitmen Perubahan & inactive informasi lokasi & rekening Perubahan struktur data kontrak Penghapusan & Penutupan data kontrak Pembuatan Supplier SPM PP Pencarian Rekening Supplier untuk kebutuhan update informasi rekening supplier Monitoring laporan

- Modul Pembayaran 1. Persetujuan Tagihan 2. Monitoring laporan - Modul Penerimaan, Manajemen Kas dan Modul Pelaporan 1. Monitoring Laporan Panduan Rollout SPAN

10

D. HAL-HAL LAIN YANG PERLU DILAKUKAN OLEH KANWIL/KPPN 1. KPPN harus berkoordinasi dengan satuan kerja K/L dan perbankan. Sebaiknya satker K/L dan perbankan dapat diundang. 2. Kanwil Ditjen Perbendaharaan c.q. Bidang SKKI, KPPN c.q. Seksi MSKI / Seksi Vera dan KI serta Customer Service Officer harus melakukan monitoring penyelesaian pekerjaan secara harian melalui aplikasi Online Monitoring SPAN (OMSPAN); 3. KPPN harus memastikan bahwa semua satuan kerja sudah menginstal aplikasi GPP dan aplikasi SPM terbaru, serta melakukan sosialisasi dan pelatihan kepada mitra kerjanya khususnya terkait pengisian elemen data yang dibutuhkan pada aplikasi SPAN; 4. KPPN memastikan bahwa data LHP harian sudah terkirim melalui SPAN dan berwarna hijau (completed); 5. KPPN agar memastikan bahwa seluruh SP2D berstatus sukses; 6. KPPN agar terus melakukan komunikasi dengan satker mitra kerjanya termasuk melakukan uji petik untuk memastikan bahwa email notifikasi dari system SPAN diterima tepat waktu, dan dana diterima pada rekening yang berhak tepat waktu; 7. Dalam masa awal implementasi SPAN, akan banyak ditemui permasalahan yang disebabkan oleh belum familiarnya user SPAN dengan aplikasi baru. Pada satuan kerja, masalah yang paling sering muncul adalah kesalahan dalam modul BC dan modul PM. Permasalahan yang paling sering muncul terutama pada pengisian elemen data kontrak dan data supplier. Resiko dari kesalahan pengisian data tersebut akan mengakibatkan pengajuan SPM oleh satuan kerja akan ditolak oleh sistem SPAN. 8. Jarak tempuh antara lokasi satuan kerja dengan KPPN yang cukup jauh dan kondisi kualitas SDM yang kurang memadai akan beresiko terjadinya kesalahan dalam pengajuan SPM yang berulang-ulang sehingga pada akhirnya akan dapat mempengaruhi persepsi kualitas pelayanan KPPN. 9. Untuk mencegah dan mengatasi hal tersebut, maka dimohon pada setiap KPPN terutama Komite Implementasi SPAN dan SAKTI agar mengefektifkan proses edukasi dan komunikasi dengan satuan kerja mitra kerjanya melalui segala sarana yang mungkin, utamanya sarana yang mudah, murah dan terjangkau oleh satuan kerja, seperti telepon, email dan sarana lain. Perlu juga disampaikan beberapa kesalahan yang paling sering muncul dan bagaimana cara mencegah kesalahan terjadi (sebagaimana Lampiran IV). 10. Untuk mendukung hal tersebut, dimohon agar seluruh KPPN memiliki akun email khusus yang dapat diakses oleh seluruh pimpinan KPPN. Akun email tersebut akan digunakan untuk menampung segala pertanyaan dari Satker mitra kerja KPPN. 11. Segala permasalahan yang terjadi selama Rollout SPAN disampaikan kepada service desk dan command center ; Terkait Transaksi pada KPPN : 1. KPPN diharapkan memantau secara khusus atas SPM yang memiliki rekening penerima banyak, SPM untuk kontrak yang bersifat kompleks, dan penyelesaian proses retur SP2D; 2. Mengingat masih terdapat transaksi pada KPPN yang menggunakan aplikasi eksisting, diminta agar KPPN memastikan bahwa pengiriman Data GL harian dari aplikasi eksisting telah dilaksanakan secara tepat waktu, berstatus lengkap dan tervalidasi dengan baik oleh Direktorat SP. Kanwil Ditjen Perbendaharaan dimohon untuk mengawasi penyelesaian pengiriman data GL harian


11

E. IT SECURITY AWARENESS 1. Keamanan Perangkat Komputer Demi menjaga kondisi komputer yang Anda gunakan dalam melaksanakan SPAN, maka Anda perlu memastikan bahwa perangkat lunak komputer Anda tetap aman dan bekerja sebagaimana mestinya (baik secara fisik maupun perangkat lunak di dalamnya). Untuk mencapai hal ini, beberapa tips yang dapat Anda terapkan adalah: a. Pastikan perangkat elektronik berada di tempat aman dan tidak mudah jatuh. b. Pastikan adanya peralatan penanggulangan bencana di sekitar lokasi, misalnya tabung pemadam kebakaran dan detektor api. c. Jika banjir masuk ke lingkungan kantor, segera matikan komputer dan aliran listrik, kemudian pindahkan perangkat elektronik ke tempat yang lebih tinggi. d. Lakukan backup data secara berkala. Sedangkan hal-hal yang harus Anda hindari adalah: a. Membiarkan komputer tetap hidup ketika pulang; b. Membiarkan benda cair atau lainnya yang dapat mengakibatkan kerusakan elektronik di dekat komputer; c. Memutus aliran listrik pada saat komputer dalam keadaan hidup; d. Bertukar data (copy-paste) dari sumber yang tidak tepercaya; e. Mengakses attachment file dari e-mail dengan pengirim yang tidak dikenal atau e-mail spam; f. Melakukan koneksi internet tanpa pengaman tambahan (antivirus, antispam, antimalware, anti- spyware, dan firewall).

2. Keamanan E-Mail Dalam pelaksanaan SPAN, e-mail merupakan hal yang sangat krusial karena akan digunakan dalam berbagai elemen. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk menjaga keamanan akun e-mail tersebut. Beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk menjaga keamanan akun e-mail Anda adalah: a. Pergunakan e-mail Kemenkeu hanya untuk tujuan kedinasan dan tupoksi; b. Menggunakan e-mail sesuai norma hukum dan etika yang berlaku serta berprinsip hemat dan bijak; c. Sebelum mengirim e-mail, pastikan siapa penerima e-mail dan gaya penulisan isi e-mail disesuaikan dengan penerima; dan d. Menuliskan nama, unit kerja, dan lokasi kantor dengan jelas; jangan menggunakan nama samparan; e. Menggunakan fasilitas internet hanya untuk mengakses situs yang terkait dengan kedinasan/pekerjaan. Sedangkan hal-hal yang harus Anda hindari adalah: a. b. c. d.

Memberitahukan password ke orang lain; Menggunakan e-mail personal (misal: gmail atau yahoo) untuk keperluan kedinasan; Mengirim e-mail berisi ancaman, penghinaan, atau pencemaran nama baik; Menyebarkan e-mail dengan tujuan menjadi surat berantai; Panduan Rollout SPAN

12

e. Mendaftarkan alamat e-mail kedinasan pada suatu forum/mailing list di luar kedinasan sesuai ketentuan TIK Eselon I; f. Membuka dokumen yang terlampir (attachment) dalam e-mail dari pihak yang tidak dikenal; g. Memodifikasi/mematikan perangkat pengendalian/ pembatasan akses internet; h. Mengakses, mengunggah, dan mengunduh dari situs-situs yang tidak menunjang kedinasan; i. Menggunakan aplikasi (software) berlisensi Kemenkeu untuk keperluan non kedinasan; j. Mengunduh dan menginstal aplikasi (software) yang tidak berlisensi Kemenkeu atau aplikasi yang tidak berhubungan dengan kedinasan; k. Memberikan pendapat pribadi ke pihak lain di internet dengan mengatasnamakan Kemenkeu; l. Mengungkap/menyebarkan informasi milik Kemenkeu yang termasuk klasifikasi terbatas, rahasia dan sangat rahasia; m. Menggunakan hak atas kekayaan intelektual pihak lain tanpa persetujuan, melalui internet Kemenkeu; n. Memberitahukan IP Address, IP Address Server dan informasi penting jaringan kepada pihak di luar Kemenkeu.

3. Keamanan Akun dan Kata Sandi (Password) Sudahkah Anda mendapatkan username dan password untuk domain dan aplikasi SPAN? Anda diharuskan untuk segera mengganti password tersebut dengan ketentuan sebagai berikut: a. Paling sedikit 6 karakter; b. Terdiri dari campuran antara huruf dan angka. c. Tidak menuliskan password di meja, post-it, atau benda lain yang terlihat oleh orang lain. Password harus diingat, tidak dituliskan d. Tidak memberikan atau meminjamkan password kepada orang lain, kepada atasan sekalipun Beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk menjaga keamanan password Anda adalah: a. b. c. d. e.

Ganti kata sandi (password) secara berkala setiap 3 bulan; Pastikan password terjaga kerahasiaannya; Gunakan kata sandi yang unik, bukan data pribadi atau kata-kata yang umum; Pastikan password tidak terlihat ketika sedang dibuat; Jagalah kerahasiaan username, password dan identitas lainnya.

Sedangkan hal-hal yang harus Anda hindari adalah: a. Memberitahukan password ke orang lain; b. Menulis password di meja, buku, Post-it, telepon genggam; c. Menggunakan fasilitas „Ingat Kata Sandi‟ (remember password) di browser komputer Anda; d. Menyamakan password akun SPAN dengan password akun lain (misal: akun e-mail Google, Yahoo dan Facebook).


13

F. SERVICE DESK DAN TROUBLESHOOTING 1. Service desk Service desk SPAN adalah unit yang akan mengelola permintaan layanan informasi dan layanan penyelesaian gangguan dalam SPAN. Service desk SPAN saat ini memanfaatkan layanan Service desk Kementerian Keuangan yang telah berjalan di Pusintek. Tugas Service desk yaitu: a. b. c. d.

Mencatat pengaduan gangguan; Mencatat permintaan layanan TIK; Memantau dan menginformasikan status gangguan, dan permintaan layanan TIK; dan Menyediakan informasi, solusi, dan edukasi kepada pengguna layanan TIK.

Anda dapat menghubungi Service desk melalui alamat berikut: Gedung Syafrudin Prawiranegara I Lt. 1 Ruang 106 Jl. Lapangan Banteng Timur No. 2-4, Jakarta Pusat 10710 Telp. (021) 3451165, (021) 3449230 Ext: 4100, 29225900 Fax. (021) 3519655 E-Mail: [email protected]

2. Tata Cara Penyelesaian Masalah (Troubleshooting) Berikut adalah langkah-langkah penyelesaian masalah terkait penggunaan SPAN melalui Service desk: a. Hubungi Service desk untuk mendapatkan pelayanan penyelesaian troubleshooting. b. Service desk akan: 1) Mencatat dan memberikan Nomor Service Request. 2) Melakukan eskalasi permintaan layanan kepada Incident Manager (Pusintek). c. Incident Manager akan: 1) Melakukan proses perbaikan masalah. 2) Menginformasikan kepada Service desk bahwa layanan perbaikan telah selesai dilaksanakan. d. Service desk akan: 1) Menerima informasi bahwa permintaan layanan telah dipenuhi dan menyampaikannya kepada Anda. 2) Menutup tiket layanan. Sebelum menghubungi pihak service desk, user SPAN dapat mencari penyelesaian masalah pada Aplikasi Panduan SPAN.

G. LAIN-LAIN 1. Informasi lain yang belum tersampaikan pada panduan ini akan disampaikan melalui email commandcenter kepada email Duta SPAN Unit dan atau Supervisor. 2. Aplikasi Persiapan Piloting SPAN (APPS): 172.16.2.143/pps Aplikasi yang digunakan untuk memonitor pelaksanaan rolllout SPAN, input data dilakukan oleh Supervisor. 3. Online Monitoring SPAN: spanint.kemenkeu.go.id atau spanint.perbendaharaan.go.id Aplikasi yang digunakan oleh KPPN dan KANWIL dalam hal memonitoring transaksi dalam SPAN, menyajikan reporting sesuai kebutuhan. Aplikasi ini diakses melalui jaringan intranet DJPBN berbasis WEB Panduan Rollout SPAN

14

4. Aplikasi Panduan SPAN Aplikasi offline yang berisi tentang berbagai informasi yang terkait dengan SPAN (FAQ, Buku Panduan Aplikasi SPAN, SOP, dll) dapat diunduh melalui alamat : ftp://172.16.2.143 dengan user : cmc dan password : cmc 5. Alamat untuk server latihan SPAN : http://cmsvr4.span.depkeu.go.id:8055 6. Alamat server SPAN untuk transaksi riil: http://core.span.depkeu.go.id:4444 7. Alamat FTP untuk ADK hasil konversi : ADK SPM : ftp://10.100.93.134 dengan username : spanxxx password: spanxxx (xxx=kode KPPN) ADK PERSEPSI : ftp://10.242.43.41 dengan username : bpxxx password: Bank#xxx (xxx=kode KPPN) ADK REKON : ftp://10.242.43.43 dengan username : rekonxxx (xxx=kode KPPN) password : Rekon*xxx (xxx=kode KPPN+30) * User dan Password untuk login pada aplikasi-aplikasi pendukung SPAN diatas akan disampaikan melalui email. ** Segala informasi yang diperlu disampaikan kepada unit Rollout SPAN akan disampaikan secara resmi melalui email command center SPAN.


15

Lampiran I

JADWAL KEGIATAN SELAMA PENDAMPINGAN ROLLOUT SPAN TAHAP I No.

Hari/Tanggal

1

2 Januari 2015 (paling lambat tanggal 3 Januari)

Kegiatan

   

Keterangan

Tim tiba lokasi Pendampingan Koordinasi dengan KISS Pengecekan ulang infrastruktur, termasuk pengetesan printer dot matrix di Seksi Bank Pengecekan ulang kesiapan user SPAN

2

3-4 Januari 2015

Penyiapan Data Awal Membuat Berita Acara data awal untuk Rollout untuk tanggal 2 Januari 2015.

3

2 – 16 Januari 2015

Pelaksanaan end user training/ hands on akan dilaksanakan selama 2 minggu, dimana untuk transaksi riil langsung menggunakan server core SPAN, sedangkan untuk jenis transaksi riil yang tidak ada selama masa training, akan menggunakan data dummy dan server training.

4

17 Januari 2015

Tim meninggalkan lokasi pendampingan

Apabila diperlukan para pejabat dan pegawai diperintahkan untuk lembur

Apabila diperlukan para pejabat dan pegawai diperintahkan untuk lembur


16

Lampiran II

CLEANSING REKENING BANK KPPN ROLLOUT

1. Seluruh rekening pada KPPN telah terdaftar pada referensi Segmen Bank (file excel). File : “Production COA_3 Desember 2014.xlsx” (atau jika ada file yang lebih baru tanggal updatenya). 2. File dapat diundhuh di ftp://10.100.93.134/ User : spanuat Password : spanuat Folder : bahan2b Subfolder : vera 3. Setiap KPPN (Pendamping + Supervisor + Pelaksana Seksi Bank) memastikan seluruh rekening telah terdaftar dengan tepat pada file excel Segmen Bank.

4. Filter Kolom S (LAK) sesuai dengan Kode KPPN Rollout. 5. Pastikan nomor rekening di Kolom F (deskripsi rekening) dan Kolom X, telah sesuai dengan rekening-rekening pada KPPN. 6. Jika ada nomor rekening yang belum ada di referensi Segmen Bank (file excel), segera beritahukan kepada Pendamping untuk segera ditindaklanjuti mengirimkan nomor rekening + nama rekening + kode kppn kepada Tim PDR untuk segera di setup di dalam referensi Segmen Bank SPAN (email Tim PDR : [email protected]). 7. Jika ada nomor rekening yang tidak sesuai dengan nomor rekening sesungguhnya pada KPPN segera memberitahukankepada Pendamping untuk segera ditindaklanjuti memberitahukan koreksi kepada Tim PDR.


17

Lampiran III

Petunjuk Penggunaan Login Domain pada Komputer Desktop SPAN Penggunaan komputer desktop SPAN harus menggunakan login domain SPAN. Hal ini untuk meningkatkan keamanan komputer desktop SPAN. Semua user diwajibkan menggunakan login domain SPAN dan IT Support Unit SPAN akan memantau ketaatan penggunaan login Domain SPAN. Username Dibedakan menjadi berdasarkan tipe KPPN. Role

Username Large

Medium

Small

Kepala KPPN

XXX.KAKANTOR

XXX.KAKANTOR

XXX.KAKANTOR

Kasi PD

XXX.KASI.PD

XXX.KASI.PD

XXX.KASI.PD

Kasi Bank

XXX.KASI.BANK

XXX.KASI.BANK

XXX.KASI.BANK

Kasi Vera

XXX.KASI.VERA

XXX.KASI.VERA

XXX.KASI.VERA

FO PD

XXX.FO.PD1

XXX.FO.PD1

XXX.FO.PD

FO PD

XXX.FO.PD2

XXX.FO.PD2

FO PD

XXX.FO.PD3

XXX.FO.PD3

FO PD

XXX.FO.PD4

MO PD

XXX.STAFF.PD1

XXX.STAFF.PD1

MO PD

XXX.STAFF.PD2

XXX.STAFF.PD2

MO PD

XXX.STAFF.PD3

XXX.STAFF.PD3

MO PD

XXX.STAFF.PD4

BO Bank

XXX.STAFF.BANK

XXX.STAFF.BANK

XXX.STAFF.BANK

BO Vera

XXX.STAFF.VERA

XXX.STAFF.VERA

XXX.STAFF.VERA

XXX.STAFF.PD

Keterangan: XXX : Kode Kantor.

Penggunaan Langkah penggunaan: 1. Menghidupkan komputer secara normal 2. Anda diminta untuk menekan tombol Ctrl, Alt, dan Delete secara bersamaan


18

3. Pada layar pilihan logon, pilih “Other User”

4. Masukkan Username dan password (password pertama kali adalah “span123”) Format username adalah “SPAN\username”. Jika password awal “span123” tidak dapat digunakan, berarti akun tersebut sebelumnya sudah pernah digunakan dan password sudah diubah. Silahkan masukkan password baru yang telah dibuat sebelumnya. Jika anda lupa password baru tersebut, silahkan menghubungi service desk untuk meminta reset password user PC SPAN.

5. Setelah logon, Anda akan langsung diminta untuk mengganti password


19

Anda akan diminta memasukkan:



Password lama



Password baru



Konfirmasi password baru

Password baru tersebut harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: 

Paling sedikit 6 karakter, campuran antara huruf (besar dan kecil) dan angka



Tidak terkait dengan data pribadi, keluarga dan pekerjaan



Tidak merupakan hal-hal yang umum baik dalam kehidupan masyarakat Indonesia maupun di luar negeri

6. Bilamana anda akan mengganti Password lagi, cukup dengan menekan tombol Ctrl, Alt, dan delete kembali maka akan masuk ke layar berikut:

Anda akan menemui layar sebagaimana pada nomor 5 diatas, untuk mengganti password.


20

Lampiran IV

DAFTAR PERMASALAHAN TERKAIT SATKER YANG BIASANYA TERJADI PADA AWAL IMPLEMENTASI SPAN Kelompok Permasalahan

No.

Supplier

1.

Nomor rekening lebih dari 30 digit

Disosialisasikan kepada satuan kerja

2.

Nomor rekening mengandung unsur tanda baca dan/atau spasi


3.

Supplier terkait retur transaksi tahun 2013 yang belum terdaftar pada tahun 2014


4.

Informasi rekening “virtual account” banyak yang ditolak saat pendaftaran supplier (khusus untuk pembayaran tagihan telepon dan listrik)

Dikoordinasikan dengan PT. PLN dan PT. Telkom

5.

Persetujuan pendaftaran supplier belum sampai persetujuan akhir, tapi supplier yang sama didaftarkan kembali, sehingga terdapat duplikasi proses dan pada akhirnya pendaftaran data supplier ditolak (data sedang berlangsung)


6.

Pendaftaran Supplier yang ditolak sebagian atau seluruhnya, kadang tidak dicetakkan laporan penolakannya, sehingga satker beranggapan bahwa data sudah masuk. Pada saat proses pendaftaran kontrak atau proses pengajuan resume tagihan, data supplier tidak ditemukan

Dapat dilihat pada aplikasi cek supplier

7.

Pendaftaran supplier ditolak karena ADK tidak asli


8.

Nama rekening supplier di satu KPPN berbeda pada KPPN lainnya, yang terakhir didaftarkan ditolak. Kedua satker dari KPPN yang berbeda bersikukuh bahwa data mereka yang benar

Dapat dilihat pada aplikasi cek supplier

9.

Perbedaan nama referensi satker antara SPAN dan SP2D, sehingga pada saat proses resume tagihan data tidak ditemukan

Agar dicek antara aplikasi eksisting dengan aplikasi SPAN atau OMSPAN

10.

Terkait Supplier Penerima Pengembalian Pendapatan Dan / Atau Penerimaan Dari KPPN,

Disosialisasikan kepada internal KPPN dan satuan kerja, konfirmasi dengan

Permasalahan

Upaya Pencegahan


21

Kontrak

Resume Tagihan

Pagu DIPA

Pembatalan SP2D di KPPN

penambahan lokasi pada masingmasing KPPN masih ada salah input

SOP terkait

1.

Data kontrak tidak match dengan data supplier

Agar dicek pada Aplikasi Cek Supplier

2.

Kontrak ditolak karena tanggal mulai pelaksanaan kontrak lebih awal dari tanggal kontrak (kesalahan pada saat perekaman kontrak)

Agar dicek pada aplikasi SPAN dan disosialisasikan kepada satuan kerja

3.

Data kontrak menggantung ketika terjadi gangguan pada server

Berkoordinasi dengan Kantor Pusat Dit. Transformasi Perbendaharaan

4.

Pendaftaran kontrak ditolak karena Nomor Kontrak dan mata uang sama (dari Satker yang berbeda)

Agar dikoordinasikan dengan satuan kerja terkait untuk menghindari kemungkinan nomor sama, misalnya dengan menambahkan kode satuan kerja

5.

Kontrak yang berakhir tahun 2013 yang dibayarkan pada tahun 2014 tidak bisa dilakukan pembayarannya karena kontrak sudah dianggap kadaluarsa

Agar dikonsultasikan dengan Direktorat Transformasi Perbendaharaan

6.

Addendum kontrak ditolak karena tanggal addendum sesudah tanggal berakhirnya kontrak

Agar disosialisasikan bahwa untuk pencantuman tanggal addendum kontrak harus dilaksanakan sebelum kontrak berakhir

1.

Kesalahan pemilihan paygroup oleh FO pada saat unggah data Resume Tagihan

Dapat dicek pada aplikasi OMSPAN

2.

Penerbitan SP2D Backdate


1.

Pagu tidak mencukupi


2.

Dipa Tidak Ditemukan


1.

Kesalahan pemilihan Paygroup

Jika salah Paygroup / Backdate,

2.

Tanggal SP2D Backdate

• KPPN mengirimkan surat permintaan void ke Dit TP. • Dit TP melakukan konfirmasi ke Bank agar dikeluarkan dari CMS. • Dit TP melakukan pembatalan / void SP2D • KPPN membuat PPR ulang Kesalahan sistem •

Dit TP melakukan konfirmasi ke Bank. Panduan Rollout SPAN

22

•

Lain-Lain

Dit TP melakukan pembatalan / void SP2D • Dit TP menyampaikan pemeritahuan ke KPPN • KPPN membuat PPR ulang Disosialisasikan kepada satuan kerja

1.

Pembayaran Pengembalian Pajak Masih diperlukan konfirmasi sebelum masuk ke SPAN

2.

Pembayaran kepada pegawai atau gaji, diperlukan rekonsiliasi GPP dan sinkronisasi data supplier terlebih dahulu sebelum masuk ke SPAN


3.

Penyelesaian SP2D gaji induk dapat dilakukan dari mulai tanggal 1 sampai dengan tanggal 25 bulan sebelumnya


4.

ADK SPM Gaji Induk harus dipisah dengan SPM lainnya


5.

Perlu dipastikan Satker menyertakan alamat email dalam ADK SPM



23

Lampiran V

KOP SURAT BERITA ACARA REKONSILIASI DATA REKENING/SALDO/RETUR SP2D DALAM RANGKA ROLLOUT SPAN TAHAP I PADA KPPN ………………. (XXX) Nomor: BAR-

/WPB…./KP……../2015

Pada hari ini …..………… tanggal …………… bulan ……….. tahun ……………… telah diselenggarakan Rekonsiliasi Data antara data menurut aplikasi existing di KPPN ……….. (XXX) dengan data yang dikonversi dan ditampilkan dalam SPAN, yang terdiri dari data retur/rekening/saldo sampai dengan tanggal ……………... Data rekonsiliasi ini akan digunakan sebagai dasar pelaksanaan Rollout SPAN pada KPPN …………….. (XXX) mulai tanggal …………………….. Hasil rekonsiliasi dituangkan dalam Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) dengan hasil sebagai berikut: No

Uraian

(1) 1

(2) Rekening - Sub RKUN KPPN - Persepsi Pajak - Persepsi PBB - Persepsi Devisa - Rekening BO I - Rekening BO II - Rekening BO III - Rekening Retur - Transito BLU - Pengesahan Hibah Retur SP2D yang Belum Dibayarkan - SP2D - Penerima

2

Data SPAN* Jumlah Nilai/Saldo (Rp.) (3) (4)

Data Existing** Jumlah Nilai/Saldo (Rp.) (5) (6)

Perbedaan Jumlah Nilai/Saldo (Rp.) (7) (8)

Detail hasil rekonsiliasi dapat dilihat dalam daftar terlampir. Keterangan atas selisih dapat dijelaskan sebagai berikut:

1) …… 2) …… Demikian Berita Acara ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Tim Pendamping TP

Kepala Seksi Bank KPPN

Kepala KPPN

….. NIP …………………..

….. NIP …………………..

….. NIP …………………..

Keterangan: *) Data SPAN berasal dari Buku Putih dan Daftar Retur SP2D. **) Data Existing berasal dari LKP, Rekening Koran, dan Daftar Pengawasan Retur SP2D.


24

PANDUAN KPPN DALAM MELAKSANAKAN ROLLOUT SPAN TAHAP I

Recommend Documents