BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Dewasa ini, perkembangan globalisasi yang pesat menuntut setiap organisasi dalam mencapai tujuannya membutuhkan sikap profesionalisme dalam melaksanakan fungsi dan tanggung jawabnya. Organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi membutuhkan seluruh sumber daya yang dapat mendukung pencapaian tugas pokok organisasi. Sumber-sumber daya tersebut memiliki keterkaitan dan hubungan dalam setiap aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan. Pemberdayaan sumber-sumber daya akan semakin meningkatkan kualitas kerja yang hasilnya akan berdampak positif terhadap kemajuan organisasi. Salah satu sumber daya pendukung dalam organisasi adalah ketersediaan informasi. Informasi merupakan sumber daya penting bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Sebab, ketersediaan informasi akan membantu kelancaran kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan. Seluruh informasi-informasi yang dihasilkan oleh suatu organisasi akan terekam di arsip. Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dikatakan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga
pendidikan,
kemasyarakatan,
perusahaan,
organisasi
dan perseorangan dalam
politik,
organisasi
pelaksanaan kehidupan
bermasyrakat, berbangsa, dan bernegara. 1
Dalam kehidupan organisasi setiap kegiatan yang dilakukan akan menghasilkan arsip sebagai salah satu hasil produksi yang merekam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan. Menurut Zulkifli Amsyah arsip merupakan sumber data dan informasi serta pusat ingatan dari seluruh aktifitas yang dilakukan oleh suatu organisasi. Oleh karena itu keberadaan arsip merupakan bukti konkret bahwa organisasi tersebut telah melaksanakan aktivitas-aktivitasnya terutama dalam hal administrasi. Informasi yang terkandung dalam arsip akan menjadi dasar bagi organisasi dalam pengambilan keputusan maupun kebijakan. Dengan pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa arsip memiliki nilai vital dan strategis bagi organisasi. Umumnya, arsip-arsip memiliki nilai penting karena mengandung informasi yang dapat digunakan oleh organisasi pencipta arsip dalam mencapai tujuanya. Oleh karena itu, arsip harus dikelola sesuai dengan standar dan prinsip kearsipan yang dalam hal ini adalah keefesiensi dan keefektivitas. Selain itu, pengelolaan informasi yang terkandung dalam arsip harus dapat memperhatikan kebutuhan organisasi akan informasi. Artinya bahwa pengelolaan yang baik adalah tersedianya arsip dengan prinsip cepat, tepat, dan akurat.
1
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.
Salah satu langkah strategis dalam pengelolaan arsip agar tercapai efesiensi dan efektifitas adalah penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan dalam rangka pengelolaan arsip. Dalam peraturan perundang-undangan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. Pemusnahan arsip yang habis masa retensi dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.2 Penyusutan arsip akan memberikan daya dukung bagi pelaksanaan manajemen. Hal ini merupakan suatu kondisi yang mutlak yang diperlukan agar secara prosedural dan terprogram akan menjamin keselamatan informasi yang dikandung didalamnya. Jika organisasi pencipta arsip tidak melaksanakan penyusutan maka akan terjadi pemupukan arsip yang akan menyulitkan dalam pemberdayaan arsip sebagai sumber informasi manajemen. Masalah-masalah yang akan dihadapi oleh organisasi tidak hanya mencakup ruangan saja untuk menyimpan arsip-arsip yang tercipta, melainkan akan menghadapi masalah seperti peralatan, sumber daya, pemeliharaan dan perawatan, bahkan penemuan kembali akan sulit dilakukan. Setiap organisasi pada prinsipnya harus melaksanakan penyusutan arsip demi kepentingan organisasi itu sendiri. Menurut Boedi Martono, selama 2
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 49.
organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Arsip tercipta seirama dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi organisasi. 3 Sehingga setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan masalah. Pelaksanaan penyusutan arsip bagi suatu organisasi penting untuk dilaksanakan dalam menunjang pengelolaan arsip, sehingga prinsip keefesiensi dan keefektifitas dapat tercapai guna mendukung kelancaran informasi yang dapat digunakan oleh organisasi itu sendiri dalam mencapai tujuanya. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai institusi yang memiliki tugas melaksanakan pemerintah daerah di bidang pendidikan, pemuda, dan olahraga dan kewenangan dekonsentrasi serta tugas pembantuan yang diberikan oleh pemerintah dalam setiap kegiatanya. Tentunya setiap kegiatan akan menghasilkan arsip, khususnya arsip yang berkaitan dengan kependidikan. Sebagai lembaga pemerintah daerah, tentunya institusi ini memiliki tanggung jawab dalam penyelenggaraan pendidikan di seluruh wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Arsip yang dihasilkan dalam setiap periode kerja tentunya volume dalam jumlah yang besar. Hal ini didasari pada setiap organisasi yang berkaitan dengan kependidikan, kepemudaan, dan keolahragaan di wilayah DIY pasti akan berhubungan dengan institusi ini. Selain itu, kegiatan internal juga akan semakin menambah volume arsip yang akan diolah. Jika tidak dilakukan penyusutan, maka akan menimbulkan permasalahan tersendiri.
3
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan ( Jakarta: Pustka Sinar Harapan, 1997), hlm. 39.
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana mekanisme penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Provinsi DIY? Apakah Penyusutan arsip di dinas ini sesuai dengan standar dan prosedur penyusutan arsip? Apa kendala yang dihadapi dalam melaksanakan penyusutan arsip? B.
Tujuan Praktik Kerja Lapangan Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian atau PKL ini.
Pertama penulis ingin ikut serta dalam pelaksanaan penyusutan arsip, sehingga dapat mengimplementasikan teori dan praktik mekanisme penyusutan arsip di institusi ini. Kedua adalah untuk mengetahui sejauh mana standar dan prosedur penyusutan yang telah diterapkan dalam pelaksanaan penyusutan arsip. Ketiga adalah ingin mengetahui masalah dan kendala - kendala yang dihadapi pada saat dilaksanakannya penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Provinsi DIY. Sehingga dengan demikian akan menambah wawasan dan pengalaman tentang kearsipan, khususnya terkait penyusutan arsip. Penelitian ini juga bertujuan untuk memahami dan mengetahui struktur Dinas Pendidikan Yogyakarta. Struktur organisasi akan memberikan gambaran tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja, sehingga memudahkan penulis dalam menentukan arsip-arsip yang akan disusutkan di setiap unit-unit kerja. Pemahaman stuktur organisasi dan tugas pokok organisasi sangat penting untuk dilakukanya penilaian arsip baik itu yang sudah mempunyai jadwal retensi ataupun yang tidak memiliki jadwal retensi, sehingga penyusutan dapat dilakukan.
C. Tinjauan Pustaka Untuk mendukung penulisan ini terutama cara sistem pelaksanaan penyusutan arsip, perlu ditinjau beberapa bahan pustaka yang dipilih sesuai dengan topik pembahasan. Buku-buku ini dipilih secara ketat dengan menganalis isi pembahasan buku tersebut dengan kaitanya pada manajemen penyusutan arsip. Buku Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan yang diterbitkan oleh Boedi Martono pada tahun 1997 secara umum membahas tentang mekanisme pengamanan dan penyusutan arsip. Pembahasan yang paling relevan dengan penelitian ini adalah bagian pelaksanaan penyusutan arsip. Pembahasannya mencakup tujuan penyusutan arsip, jadwal retensi arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Selain itu, Boedi Martono memberikan alasan harus dilaksanakannya penyusutan arsip. Dimana dalam suatu organisasi, kelangsungan hidup arsip ditentukan dari manfaat atau nilai guna arsip bagi kelangsungan kegiatan organisasi. Adapun persentasenya adalah arsip aktif 25%, inaktif 30-35%, permananen 10%, dan arsip musnah 35%. Jika organisasi tidak melakukan penyusutan maka akan menimbulkan kerugian keuangan. Seperti hasil penelitian Kromnow yang memberikan contoh pandangan para ahli kearsipan di Denmark. Dimana disebutkan secara tegas bahwa penilaian mutlak untuk dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Alasan utamanya adalah faktor ekonomi, bahwa arsip yang tidak berguna perlu dimusnahkan. Buku Manajemen Kearsipan karangan Zulfikli Amsyah yang diterbitkan pada tahun 1993 secara umum membahas tentang ruang lingkup manajemen kearsipan. Secara garis besar, buku ini membahas tentang sistem penyimpanan
arsip yang terdapat pada bab empat sampai bab sembilan. Sedangkan bab lainnya membahas tentang ruang lingkup kearsipan, prosedur kearsipan, peralatan dan perlengkapan, pengawasan dan pemakaian, dan komputerisasi. Khusus untuk pembahasan penyusutan arsip, Zulkifli Amsyah menjelaskan tentang cara dan mekanisme pelaksanaan penyusutan arsip yaitu mulai dari penilaian arsip, jadwal retensi, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan mikrofilm. Buku A Modern Archives: Reader yang dibuat oleh Maygene F. Daniels snd Timothy waslch pada tahun 1984. Buku ini berisi kumpulan artikel-artikel yang ditulis oleh para ahli kearsipan yang dirangkum menjadi satu buku. Pembahasan secara umum adalah terkait ruang lingkup arsip statis. Khusus untuk pembahasan penyusutan arsip terdapat didalam bab tiga tentang penilaian arsip. Buku ini memberikan pedoman untuk dilaksanakannya penilaian arsip. Pedoman tersebut adalah cara dan sistem menilai arsip inaktif yang akan disusutkan didalam ruang penyimpanan arsip. Buku Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan tinggi karangan Basir Barthos yang diterbitkan pada tahun 2012 membahas tentang pendekatan secara sistematis terhadap manajemen kearsipan secara menyeluruh. Pembahasanya berupa hal-hal yang berkaitan dengan kearsipan, mulai dari pengertian kearsipan, daur hidup arsip, sampai pada tata kearsipan. Pembahasan yang mendukung penelitian ini adalah materi tentang ketentuan-ketentuan kearsipan mengenai dasar hukum dan dasar pertimbangan dilaksanakannya penyusutan arsip di suatu organisasi. Selain itu, dalam buku ini
terdapat pembahasan tentang jadwal retensi arsip, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip.
D.
Metode Pengumpulan Data Untuk mendukung penelitian ini, penulis menggunakan empat cara untuk
mengumpulkan data-data guna menunjang tulisan ini. Adapun cara-cara tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Observasi – Partisipasi Observasi partisipasi yang dilakukan adalah dengan melakukan partisipasi
dan survei di Dinas Pendidikan Yogyakarta secara langsung. Tujuanya untuk mengetahui struktur organisasi, tugas pokok organisasi, dan fungsi-fungsi unit kerja. Selain itu, untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan guna untuk mendukung penelitian ini.
2.
Wawancara Wawancara dilakukan untuk mendapatkan pemahaman tentang seputar
penerapan pelaksanaan penyusutan arsip di institusi. Penulis mengadakan wawancara terbuka kepada para penggawai dan kepala penanggung jawab pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas pendidikan Pemuda dan Olahraga Provinisi DIY.
3.
Studi Pustaka Tujuan studi pustaka adalah guna memperoleh data-data terkait
penyusutan arsip melalui penelurusan literatur-literatur kepustakaan. Selain itu, literatur yang dicari adalah terkait data tentang stuktur organisasi, tupoksi organisasi, dan fungsi unit-unit kerja. Studi pustaka ini sangat membantu penulis karena data-data yang diperoleh mendukung penelitian penyusutan arsip.
E. SISTEMATIKA PENULISAN Tugas Akhir ini terdiri dari 4 bab yang memiliki penekanan materi yang berbeda, namun saling berkaitan atau berkesinambungan membahas tentang pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Provinsi DIY. Bab I Pendahuluan membahas tentang Latar Belakang dan Permasalahan yakni membahas dasar atau alasan pentingnya bagi suatu lembaga maupun instansi melaksanakan penyusutan arsip dalam rangka meningkatkan nilai efesiensi dan efektifitas arsip guna mendukung setiap kegiatan organisasi pencipta arsip. Selain itu dibahas juga tentang tujuan Praktik Kerja Lapangan di Dikpora, Tinjauan Pustaka yang menganalisi isi suatu buku yang memiliki materi tentang tata cara pelaksanaan penyusutan arsip. Selanjutnya membahas tentang Metode Pengumpulan data terdiri dari; Observasi-Partisipasi, Wawancara dan Studi Pustaka, dan terakhir memaparkan sistematis penulisan Tugas Akhir. Bab II Profil Organisasi memiliki ruang lingkup pembahasan seputar organisasi Dikpora Provinsi DIY, yakni membahas Profil Dikpora Provinsi DIY,
Visi dan Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, dan Stuktur Organisasi. Pada Bab ini juga ditambahkan mengenai Gambaran Organisasi Kearsipan yang isinya adalah membahas tentang manajemen kearsipan, utamannya pengelolaan arsip di Dikpora. Bab III Penyusutan Arsip di Dikpora Provinsi DIY adalah bab yang membahas tentang hasil dari kegiatan praktek kerja lapangan di Dikpora. Bab ini merupakan inti dari Tugas Akhir yang terfokus untuk membahas pelaksanaan penyusutan arsip di Dikpora. Awal bab ini memaparkan tentang kegiatan rekonstruksi arsip kacau dengan volume 4 ML yang menjadi bagian dari kegiatan PKL. Adapun kegiatan rekonstruksi dimulai dari kegiatan Penyotiran, Identifikasi, Pendeskripsian,
Pembuatan
Skema,
Manuver
Kartu,
Manuver
Berkas,
Pemberkasan, Penataan dalam Box, dan Pembuatan Daftar Arsip. Selanjutnya, dilaksanakan rekonstruksi arsip maka tahapan selanjutnya adalah melakukan penilaian terhadap arsip yang telah direkonstruksi dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip Umum. Setelah itu, dibahas tentang tata cara penyusutan arsip. Pembahasan tentang penyusutan arsip dilakukan dengan cara membandingkan prosedur umum pelaksanaan penyusutan arsip dengan praktek kegiatan penyusutan arsip di Dikpora. Dalam hal ini, Dikpora hanya melaksanakan kegiatan Pemindahan Arsip dan Penyerahan Arsip, sedangkan Pemusnahan Arsip belum dilaksanakan sama sekali. Kegiatan Pemindahan Arsip dimulai dengan Pemeriksaan, Pendaftaran, Pembuatan Berita Acara, Penataan Arsip, dan Pelaksanaan Pemindahan. Kegiatan Penyusutan Arsip dilakukan dengan cara
Pemeriksaan dan Penilaian Arsip, Pembuatan Berita Acara, dan Pelaksanaan Penyerahan. Bab IV Penutup yang terdiri dari Saran dan Kesimpulan berdasarkan hasil pengamatan dan penilaian pelaksanaan penyusutan arsip di Dikpora. Kesimpulan membahas hasil akhir tentang pelaksanaan penyusutan arsip, sedangkan saran memaparkan ide-ide dan kritik terhadap masalah dalam pelaksanaan penyusutan arsip di Dikpora.
