BAB 5 Mailings dan Page Layout Pada Bab ini kita akan berkenalan dengan menu Mailings dan Page Layout. Kita awali dengan menu Mailings. Mailings digunakan untuk:
Memudahkan pencetakan dokumen dengan data yang berbeda-beda, misalnya - Undangan Rapat ke banyak orang - Mencetak Nama dan alamat ke banyak orang - Mencetak Sertifikat untuk banyak orang - Dll Sebelum membuat mailings, anda sudah harus punya data source dengan menggunakan aplikasi tertentu. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan adalah Microsoft Access 2007.
Langkah-langkah membuat Data Source 1. Klik tombol Start di pojok kiri bawah 2. Pilih All Program Æ Microsoft Office Æ Microsoft Office Access 2007 3. Muncul gambar berikut:
71
4. Klik Blank Database, muncul gambar berikut:
5. Gantilah File Name menjadi Personalia kemudian klik file, anda browse directory dan folder yang diinginkan. 6. Tekan tombol Create, akan muncul gambar berikut:
untuk lokasi penyimpanan
72
7. Double Klik Add New Field Æ Ganti dengan NIP 8. Lakukan lagi penambahan field untuk Nama Karyawan, Alamat, Bagian, Nomor Telepon 9. Hasilnya sebagai berikut:
10. Isikan datanya sebagai berikut:
11. Kalo sudah selesai, tekan tombol 12. Muncul gambar berikut
Save yang ada dipojok kiri atas.
13. Berilah Nama table dengan “Karyawan” 14. Tekan tombol OK 15. Klik office button dan pilih Close untuk keluar dari aplikasi Microsoft Office Access 2007. Selanjutnya tabel Karyawan digunakan untuk membuat mail merge, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Mailings 2. Klik Start Mail Merge, muncul gambar berikut:
73
3. Pilih Step by Step Mail Merge Wizard 4. Akan muncul window disebelah kanan dokumen yaitu:
5. 6. 7. 8.
Pilih Letters Pada bagian bawah (Step 1 of 6) klik Next Klik Next (Step 2) Klik Next: Write your letter (Step 3) akan muncul gambar berikut:
74
9. Bukalah file Personalia yang tadi sudah dibuat di Microsoft Access, akan muncul gambar berikut
10. Tekan tombol OK 11. Setelah tombol OK ditekan, maka kelompok toolbar bagian Write & Insert Field akan aktif. 12. Langkah selanjutnya adalah membuat surat undangan rapat ditambah dengan menyisipan Field. 13. Ketiklan tulisan Kepada Yth, tekan Enter Kepada Yth: 14. Klik Menu Mailings lalu Klik Insert Merge Field, muncul gambar berikut:
15. Pilihlah Nama_Karyawan menjadi: Kepada Yth <
> 16. Lanjutkan dengan Bagian dan Alamat, serta lengkapi tulisannya menjadi seperti berikut: Kepada Yth
75
<> <> <> Pelaporan Mengundang Bapak/Ibu Karyawan bagian Statistik untuk menghadiri rapat anggaran yang akan dilaksanakan pada: Hari :Selasa Tanggal :2 April 2008 Jam :13.00 Tempat :Ruang Sidang Lt.1 Mohon hadir tepat waktu. Tertanda Kepala Bagian statistik Pemkab DIKNAS Ir Hartono, M.Sc 17. Untuk mengaktifkan Recipient (Orang yang diundang rapat) maka Klik Nama Karyawan lalu klik Next (Step 4) dan Next lagi (step 5) Hasilnya sebagai berikut Kepada Yth Budi Darmawan Pelaporan Jl.A Yani 10 DIKNAS Mengundang Bapak/Ibu Karyawan bagian Statistik untuk menghadiri rapat anggaran yang akan dilaksanakan pada: Hari Tanggal Jam Tempat
:Selasa :2 April 2008 :13.00 :Ruang Sidang Lt.1
Mohon hadir tepat waktu. Tertanda Kepala Bagian statistik Pemkab DIKNAS Ir Hartono, M.Sc 18. Untuk mengganti recipient tinggal Klik 19. Klik Next Step 6 untuk menyelesaikan mail merge ini.
Page Layout Digunakan untuk pengaturan halaman sebelum kita mencetak, berikut adalah kelompok toolbar untuk page setup:
76
Sebagai Latihan, misal kita ingin mencetak surat undangan rapat di atas, ikuti langkahlangkah berikut: 1. Klik segitiga disebelah kanan tulisan Page Setup, muncul gambar berikut:
2. Rubahlah marginnya dengan data berikut: Top: 3 cm Left: 4 cm Bottom: 3 cm Right: 3cm 3. Pindah ke Tab Paper dan gantilah dengan A4 4. Dokumen surat anda sudah siap untuk dicetak. Untuk mencetak dokumen, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Buka file/dokumen yang mau dicetak 2. Klik office button, lalu pilih print lalu pilih print 3. Muncul gambar berikut:
77
4. Pilihlah nama printer 5. Tekan OK
LATIHAN Bukalah kembali file latihan pada Bab 3, tambahkan mail merge berikut, untuk Recipientsnya, isikan sesuai dengan latihan pada Bab 3. DINAS PEKERJAAN UMUM PEMERINTAH KABUPATEN DIKNAS PROPINSI JAWA TIMUR Memerintahkan kepada nama di bawah ini untuk mengikuti pelatihan pengadaan barang yang akan diselenggarakan pada: Tgl 7-4-2008 s/d 11-4-2008 di BALI Dengan dana APBD Pemerintah Kabupaten DIKNAS 2007-2008 Nama Bagian Golongan Jabatan
: : : :
<> <> <> <<Jabatan>>
Tertanda Kepala Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten DIKNAS
Sutrisno, M.Sc
NIP. 2345009
78
