Pada bab sebelumnya kita sudah berkenalan dengan menu Home, maka pada pertemuan kali ini kita akan berkenalan dengan menu Insert

Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran

BAB 4 Tabel, Diagram dan Grafik Pada bab sebelumnya kita sudah berkenalan dengan menu Home, maka pada pertemuan kali ini kita akan berkenalan dengan menu Insert. Pada menu Insert terdapat kelompok toolbar: • Pages • Tables • Illustrations • Links • Header & Footer • Text • Symbol Tables Kita mulai dengan pembuatan tabel, untuk membuat tabel, langkah-langkahnya: 1. klik Menu Insert

2. Klik Tombol 3. Insertkan tabel dengan ukuran 4x6 (4 kolom 6 Baris) dengan cara memilih 4 kotak ke kanan dan 6 kotak ke bawah atau pilih Insert Table kemudian masukkan jumlah kolom dan barisnya

4. Hasilnya

Sel

Kolo m

Baris

53


Tabel • • •

terdiri dari: Baris Kolom Sel

Isilah Tabel tersebut sebagaimana gambar berikut: Tabel No 1 2 3 4 5

1 Daftar Inventaris Barang Pemkab DIKNAS Nama Barang Jumlah Komputer 10 Printer 4 Scanner 2 Mesin Fotocopy 1 Removable disk 5

Keterangan Kondisi kurang baik Kondisi Baik Kondisi Baik Kondisi Cukup Baik Kondisi Baik

Tabel yang sudah dibuat bisa dilakukan: 1. Menyisipkan baris atau kolom 2. Menghapus baris atau kolom 3. Memecah (Split) sel 4. Menggabungkan (merge) sel Untuk menyisipkan baris caranya: 1. Letakkan kursor pada posisi baris yang akan ditambahi, misalnya mau menambah 1 baris di bawah Mesin Fotocopy, berarti letakkan kursor di no 4. 2. Klik kanan mouse, akan muncul gambar berikut:

3. Pilih Insert kemudian Insert Row below. Maka baris baru akan ditambahkan di bawah no 4. Hasilnya. No Nama Barang Jumlah 1 Komputer 10 2 Printer 4 3 Scanner 2 4 Mesin Fotocopy 1

Keterangan Kondisi kurang baik Kondisi Baik Kondisi Baik Kondisi Cukup Baik

5

Kondisi Baik

Removable disk

5

Row Above: Posisi baris yang disisipkan di atas letak kursor.

54


Untuk menyisipkan kolom caranya: Misalnya kita ingin menambah 1 kolom setelah keterangan yaitu kolom Tempat, hasilnya: 1. Letakkan kursor pada sel Jumlah 2. Klik kanan mouse 3. Pilih Insert kemudian Insert Columns to the Rights No 1

Lengkapi datanya menjadi seperti berikut: Nama Barang Jumlah Tempat Komputer 10 Ruang 120

2 3 4

Printer Scanner Mesin Fotocopy

4 2 1

Ruang 120 Ruang 121 Ruang 200

5 6

Ethernet Card Removable disk

10 5

Ruang 120 -

Untuk 1. 2. 3.

Keterangan Kondisi kurang baik Kondisi Baik Kondisi Baik Kondisi Cukup Baik Kondisi Baik Kondisi Baik

menghapus baris dan kolom caranya Blok baris atau kolom yang akan dihapus dengan mouse Klik kanan mouse Pilih Delete Rows atau Columns

Untuk memecah (Split) sel, caranya: Misalnya kita akan memecah kolom keterangan menjadi 3 kolom. 1. Letakkan kursor pada sel keterangan 2. Klik kanan mouse, pilih Split Cells akan muncul gambar berikut

No 1 2 3 4 5 6

3. Masukkan jumlah kolom dan barisnya misalnya 2 kolom 1 baris Nama Barang Jumlah Tempat Keterangan Kondisi Komputer 10 Ruang 120 Kondisi kurang baik Printer 4 Ruang 120 Kondisi Baik Scanner 2 Ruang 121 Kondisi Baik Mesin Fotocopy 1 Ruang 200 Kondisi Cukup Baik Ethernet Card 10 Ruang 120 Kondisi Baik Removable disk 5 Kondisi Baik

Untuk menggabungkan (Merge) sel, caranya 1. Blok 2 atau lebih sel yang akan digabung 2. Klik kanan mouse, pilih Merge Cells

55


Misal sel keterangan dan kondisi mau digabungkan, hasilnya sbb: No

Nama Barang

Jumlah

Tempat

1 2 3 4 5 6

Komputer Printer Scanner Mesin Fotocopy Ethernet Card Removable disk

10 4 2 1 10 5

Ruang Ruang Ruang Ruang Ruang -

120 120 121 200 120

Keterangan Kondisi Kondisi kurang baik Kondisi Baik Kondisi Baik Kondisi Cukup Baik Kondisi Baik Kondisi Baik

Mengatur posisi teks pada table, caranya: 1. Blok satu atau beberapa sel yang akan diatur letaknya, misalnya blok judul kolom pada table di atas. 2. Klik kanan mouse, pilih Cell Alignment lalu Align Center, hasilnya No 1 2 3 4 5 6

Nama Barang Komputer Printer Scanner Mesin Fotocopy Ethernet Card Removable disk

Jumlah 10 4 2 1 10 5

Tempat Ruang Ruang Ruang Ruang Ruang -

120 120 121 200 120


Menggandakan Baris dan Kolom 1. Blok baris atau kolom yang akan dicopy misal kolom Tempat 2. Klik kanan mouse, pilih copy 3. Klik paste Row atau paste Column Misalnya kita ingin menggandakan kolom Tempat, hasilnya: No 1 2 3 4 5 6

Nama Barang Komputer Printer Scanner Mesin Fotocopy Ethernet Card Removable disk

Jumlah 10 4 2 1 10 5


120 120 121 200 120


120 120 121 200 120


Menghapus suatu Tabel, langkah-langkahnya: 1. Sorot semua bagian table 2. Klik kanan mouse, pilih Cut. Pages Toolbar untuk Pages adalah:

56


Cover Page: Digunakan untuk memberikan cover pada sebuah dokumen, anda bias memilih template yang disediakan. Blank Page: Untuk menambahkan halaman kosong pada dokumen anda Page Break: Untuk berpindah ke halaman baru dari dokumen anda. Illustrations Toolbar untuk Illustration adalah:

Picture: Untuk menambahkan file gambar pada dokumen kita, misal kita mau memasukkan sebuah logo. Langkah-langkahnya: 1. Letakkan kursor dimana gambar akan ditempatkan 2. Klik Picture pada menu Insert, Muncul gambar berikut

3. Carilah lokasi dimana gambar disimpan, kemudian tekan tombol Insert. ClipArt: Mengambil gambar yang sudah disediakan oleh Ms Word Shape: Menggambar bentuk, Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Klik menu Insert, pilih Shapes, akan muncul gambar berikut:

57


2. Anda tinggal mengambil gambar yang diinginkan, sebagai latihan pilihlah gambar berikut:

3. Tambahkan teks didalam gambar tersebut dengan cara, klik kanan lalu pilih Add Text, buat perataan center, hasilnya:

Terima Kasih

SmartArt Merupakan fitur baru yang digunakan untuk membuat berbagai diagram sesuai dengan kebutuhan. Untuk membuatnya, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Insert, pilih SmartArt, akan muncul

58


2. Pilihlah kategori Hierarchy kemudian organitational Chart. 3. Ketiklah sebagaimana gambar berikut:

4. Untuk menambah bentuk lagi di bawahnya, klik kanan mouse dan pilih Add Shape Below 5. Untuk memberikan tulisan di dalamnya, klik kanan, pilih Edit Text. Tambahkan dengan tulisan “Divisi Pengumpulan Data”

59


Chart Digunakan untuk menyisipkan grafik, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Insert, Pilih Chart 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah kategori Column lalu pilih Clustered Columns 4. Muncul Gambar berikut

60


6 5 4 S eries 1

3

S eries 2 S eries 3

2 1 0 C ategory 1

C ategory 2

C ategory 3

C ategory 4

Disebelah kanannya akan muncul Sheet berikut:

5. Masukkan datanya sebagai berikut:

61


6. Hasil Grafiknya adalah: 35 30 25 20

Indus tri K ec il

15

Indus tri Menengah Indus tri B es ar

10 5 0 2004

2005

2006

2007

Untuk mengedit data, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Double Klik Grafik tersebut, maka akan tampil toolbar

2. Klik Edit Data 3. Rubahlah data untuk tahun 2007 (kurangi angkanya) 4. Hasilnya sebagai berikut:

Grafik Pertumbuhan Industri di Kabupaten DIKNAS Madura 30 25 20 Indus tri K ec il

15

Indus tri Menengah

10

Indus tri B es ar

5 0 2004

2005

2006

2007

4.2 Header & Footer

Toolbar pada kategori Header Footer adalah:

62


Terdiri dari:

Header Digunakan untuk memberikan header (ada pada bagian paling atas dokumen) pada dokumen. Untuk memberikan header, langkah-langkahnya adalah: 1. Klik menu Insert, pilih header 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah tiles , muncul gambar berikut

4. Ketiklah seperti gambar berikut

63


Footer Digunakan untuk memberikan footer (digunakan untuk memberikan tulisan di bawah dokumen) pada dokumen. Untuk membuat Footer ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Insert, pilih footer 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah Stacks, akan muncul gambar berikut:

5. Buatlah tulisan seperti gambar berikut: Hasilnya sebagai berikut:

Page Number Digunakan untuk member nomor pada halaman dokumen.

64


Untuk membuat page number langkah-langkahnya: 1. Klik menu Insert, pilih Page Number 2. Muncul gambar berikut

3. Pilihlah Bottom of Page, lalu pilih Circle Text Toolbar pada kategoti text adalah:

Terdiri • • • • • • •

dari Text Box Quick Parts WordArt DropCap Signature Line Date & Time Object

Text Box Digunakan untuk membuat kotak yang didalamnya bisa dimasukkan teks, sebagai ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Insert, lalu klik Text Box 2. Muncul gambar berikut:

•

65


3. Pilihlah Simple Text Box, muncul gambar berikut:

[Type a quote from the document or the summary of an interesting point. You can position the text box anywhere in the document. Use the Text Box Tools tab to change the formatting of the pull quote text box.]

4.

Klik text didalamnya dan Gantilah teks menjadi

ALur Disposisi surat Masuk 1. Lihat tujuan surat pada bagian apa? 2. Berikan kepada kepala 5. Jika ukuran text box kurang besar, lakukan resize secara vertical dan horizontal, rubahlah ukuran text box di atas menjadi:

ALur Disposisi surat Masuk 1. 2. 3. 4.

Lihat tujuan surat pada bagian apa? Berikan kepada kepala instansi terkait Lihat kepentingannya Berikan kepada seseorang yang terkait dengan surat tersebut 5. Selesai

66


WordArt Digunakan untuk membuat efek seni pada teks yang terpilih, sebagai latihan lakukan langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Insert, lalu klik WordArt 2. Muncul gambar berikut:

3. Pilihlah salah satu style yang diinginkan misalnya 4. Akan muncul Gambar

5. Ketikkan tulisan Pemkab DIKNAS, hasilnya

DropCap

Digunakan untuk membuat teks yang dipilih menjadi lebih besar dibandingkan teks lainnya. Sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut: 1. Ketiklah tulisan berikut:

67


DIKNAS, sebuah propinsi di Jawa Timur yang berpenduduk dua juta lebih, dengan mata pencaharian terbesar penduduknya adalah Nelayan. Luas wilayah DIKNAS adalah 200 km2, yang terbagi menjadi daratan 120 km2 dan lautan 80 m2. 2. Letakkan kursor pada teks DIKNAS 3. Klik menu Insert, lalu klik Drop Cap 4. Muncul gambar berikut:

5. Pilihlah Dropped, Hasilnya

ampang, sebuah propinsi di Jawa Timur yang berpenduduk dua juta lebih, dengan mata pencaharian terbesar penduduknya adalah Nelayan.

S

Luas wilayah DIKNAS adalah 200 km2, yang terbagi menjadi daratan 120 km2 dan lautan 80 m2.

Date & Time Digunakan untuk menyisipkan tanggal dan waktu pada dokumen anda, sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Insert lalu klik Date & Time 2. Akan muncul gambar berikut:

68


3. Pilihlah format yang diinginkan misalnya 3/30/08 lalu tekan OK 4. Hasilnya

3/30/08 Object Digunakan untuk menyisipkan obyek lain diluar yang disediakan Ms Word. Sebagai latihan ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Insert lalu klik tombol Object akan muncul gambar berikut:

2.

Pilih Object, akan muncul gambar berikut:

3. Pilih aplikasi yang akan dipakai. Symbol Berikut adalah toolbar pada symbol

69


Terdiri dari: 1. Equation Digunakan untuk menulis rumus-rumus matematika yang rumit. 2. Symbol Digunakan untuk menyisipkan karakter yang tidak disediakan oleh keyboard.

LATIHAN 1. Buatlah Tabel berikut Ini DATA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN DIKNAS MADURA Tahun 2004 2005 2006 2007

SMP 1500 1700 2000 2500

JUMLAH LULUSAN SMA 2000 2100 2200 1800

Sarjana 120 185 250 200

2. Dari data diatas dalam bentuk Grafik, buatlah dua jenis grafik: o Kolom o Pie

70

Pada bab sebelumnya kita sudah berkenalan dengan menu Home, maka pada pertemuan kali ini kita akan berkenalan dengan menu Insert

Recommend Documents