Bab 12. Menutup Proyek pada Solusi EPM Penutupan proyek tidak hanya berarti menyelesaikan sebuah proyek—namun dapat juga berarti pembatalan, penundaan, atau bisa juga penutupan sebuah fase dalam proyek. Lebih dari pada sebuah proyek yang stand‐alone, seorang project manager diharuskan mengambil langkah‐langkah yang sesuai untuk mengindikasikan penutupan pada sebuah solusi Enterprise Project Management (EPM). Orang lain dapat melakukan review terhadap proyek dan manajemen dan eksekutif tidak ingin terus melihat proyek yang terlihat 99% selesai selama berbulan‐bulan. Sebagai tambahan, jika organisasi Anda mengatur program atau portofolio, Anda akan ingin meyakinkan bahwa proyek yang ada di informasi rollup untuk mereka adalah akurat. Sangat penting bagi semua project manager untuk melakukan aktivitas penutupan ke jadwal seperti juga kepada proyek. Selanjutnya Anda juga dapat menutup sebuah program seluruhnya (dan, meski sangat jarang, sebuah portofolio) sehingga Anda akan ingin mempunyai proses penutupan untuk sebuah program. Project Professional 2007 memiliki banyak kapabilitas built‐in untuk membantu evaluasi performansi proyek pada akhir proyek. Jika proyek yang dijadwalkan pada solusi EPM dibentuk secara benar, dibaseline, dan kerja serta biaya ditrack secara benar, Anda dapat menggunakan tracking Earned Value serta fitur‐fitur lain untuk mengukur kesuksesan sebuah proyek. Field‐field data yang telah diset pada awal proyek akan memegang peranan penting karena pada awal pembuaran proyek Anda telah memiliki bayangan akhir proyek. Terlepas dari menyelesaikan secara formal semua kondisi kontrak dan deliverables proyek, menutup sebuah proyek memilki beberapa keuntungan sendiri. Anda dapat melaksanakan tahap lessons learned dimana tim proyek dapat menganalisa apa saja yang berjalan dengan baik maupun tidak. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai saran perbaikan di proyek mendatang. Untuk menyimpan lesson learned dari proyek‐proyek organisasi, Anda dapat mendisain daftar atau tempat penyimpanan lain di dalam solusi EPM. Sesi lessons learned sendiri memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk menyuarakan pendapat dari pengalaman masing‐masing serta saling membagi data final atau informasi statistik serta penutupan lain. Pada bab ini akan dibahas berbagai bentuk penutupan dan pengarsipan, pentingnya, serta metode‐ metode untuk menutup proyek di solusi EPM.
Menutup Sebuah Proyek Saat pembuatan jadwal proyek, ada baiknya Anda membuat fase penutupan, task yang harus diperhitungkan, dan aktivitas penutupan serta lessons learned. Dengan memasukkan aktivitas penutupan ke jadwal Anda, Anda akan membantu project manager Anda dapat menggunakan field custom proyek enterprise untuk menandakan penutupan proyek untuk menyamakannya dengan industri, aplikasi, atau metodologi manajemen proyek organisasi Anda. Sebagai contoh, organisasi Anda mungkin memiliki field custom proyek dengan nilai sebagai berikut: • Initiating (menandakan state aktif) • Planning (menandakan state aktif)
286
• • • •
Executing (menandakan state aktif) On hold (menandakan state inaktif atau ditutup) Cancelled (menandakan state inaktif atau ditutup) Completed (menandakan state inaktif atau ditutup)
Project manager dapat memilih nilai‐nilai diatas menggunakan daftar drop‐down Project, kotak dialog Project Information. Project manager juga dapat memilih proyek dari Project Center dan mengklik Edit Project Properties pada action bar untuk mengubah state dari proyek. Gambar 12.1 menunjukkan state dari proyek yang dibagi untuk membedakan proyek aktif dan nonaktif. Saat penutupan proyek, seorang project manager akan memilih Completed pada contoh ini.
Gambar 12.0.1 Contoh status proyek untuk menunjukkan proyek yang aktif dan tidak aktif Project manager bisa saja mengambil langkah lain untuk menutup sebuah proyek dengan menggunakan Close Tasks to Update in Project Web Access (PWA). Hal ini memastikan bahwa anggota tim tidak dapat melakukan update ke task pada proyek yang telah ditutup. Lihat bagian “Tutup Task dari Update” untuk lebih jelasnya. Pada beberapa organisasi, Program Management Office (PMO) dapat menutup state proyek dan state task dan bukan project manager.
287
Status Final Saat penutupan, Anda harus memastikan Anda memiliki update status final dari proyek. Ini berarti Anda memiliki review sistematis dari task proyek dan fase untuk meyakinkan bahwa proyek tersebut benar‐ benar telah selesai. Untuk melakukan update status final, nolkan pekerjaan atau waktu yang tersisa (jika benar‐benar telah selesai), lalu pastikan semua task (termasuk milestone dan summary task) diset sebagai 100%. Simpan dan terbitkan proyek untuk terakhir kalinya.
Tutup Task dari Update Selain menggunakan state proyek untuk menandakan penutupan dan melakukan update status final, Anda juga dapat menggunakan fungsi Close Tasks to Update untuk mencegah dilakukannya update status proyek secara sengaja maupun tidak sengaja oleh anggota tim lain. Untuk menggunakan fungsi ini, ikuti langkah‐langkah berikut: 1. Di Project Web Access, pergi ke Project Center, pilih proyek yang ingin ditutup terhadap update 2. Klik Actions pada action bar, seperti ditunjukkan oleh Gambar 12.2.
Gambar 12.0.2 Memilih proyek dan Close Tasks to Updates di daftar drop‐down Actions untuk menutup task atau seluruh proyek. 3. Pilih Close Tasks to Update, seperti pada Gambar 12.2. Setelahnya, halaman Close Tasks to Update akan muncul seperti pada Gambar 12.3.
288
Gambar 12.0.3 Halaman Close Tasks to Update memungkinkan Anda untuk memilih task atau keseluruhan proyek untuk ditutup. 4. Pada kolom isian Select a Project… pastikan kolom terisi dengan nama proyek yang benar lalu pada daftar dibawahnya tandai kotak Lock tiap task yang ingin Anda tutup. Untuk menutup seluruh proyek sekaligus, cari nama proyek pada daftar dan klik nama tersebut. Untuk menutup sebuah fase atau sebagian porsi proyek Anda juga dapat menggunakan cara ini. Gambar 12.3 menampilkan bagaimana seluruh proyek dapat ditutup dengan menandai nama proyek pada kolom Lock. 5. Setelah selesai memilih task, klik Submit untuk menyimpan perubahan tanpa menerbitkan. Submit akan menyimpan pilihan Anda ke basisdata draft namun tidak benar‐benar menutup task‐taks tersebut dari entri data oleh anggota tim. 6. Untuk menutup sebuah task sehingga anggota tim tidak dapat mengupdate waktu mereka, klik Publish. 7. Untuk membuka kembali sebuah task yang telah ditutup Anda harus melakukan proses ini dari awal, mengosongkan kotak Lock task, dan menerbitkan proyek kembali.
Final Reporting (Pembuatan Laporan Final)
289
Selama berada pada fase Penutupan Proyek (Project Close) adalah perlu untuk membuat laporan final untuk mendapatkan persetujuan formal akan proyek dan melakukan langkah lessons learned. Final Reporting menyediakan dokumentasi pengerjaan proyek secara keseluruhan beserta dokumentasi penjelasan varian apa‐apa saja yang terjadi selama proyek. Organisasi Anda mungkin akan ingin melihat statistik final dari proyek dan juga memiliki format sendiri yang digunakan untuk pelaporan closeout final. Selain itu, organisasi Anda dapat membuat tampilan penutupan bagi Project Center untuk review informasi proyek final. Project Professional 2007 menyediakan beberapa pilihan yang berbeda‐beda untuk pelaporan final. Anda dapat membandingkan hasil akhir proyek dengan rencana awal dan juga membuat pelaporan akhir pada critical path serta deliverables proyek. Anda juga dapat melakukan pelaporan status dimana Anda dapat melihat status dari proyek pada tanggal tertentu (terdefinisi pada kolom isian Status Date pada kotak dialog Project Information). Untuk membuat tampilan Enterprise Closing pada Project Professional, gunakan tampilan Tracking Gantt (pilih menu View, Tracking Gantt) sebagai basis. Untuk memodifikasi tampilan yang menampilkan nilai baseline versus nilai aktual, ikuti langkah‐langkah berikut pada Project Professional 2007: 1. 2. 3. 4.
Klik kanan header kolom pada tabel yang ingin dimasukkan informasi ini Pilih Insert Column untuk membuka kotak dialog Column Definition Pada kolom isian Name, pilih heading kolom yang ingin dimasukkan dari dro‐down list Klik Ok (atau Best Fit)
Ulangi proses diatas sampai semua kolom yang ingin Anda masukkan masuk. Kolom yang sebaiknya dimasukkan dalam tampilan ini adalah Actual Duration dan Duration Variance. Sebagai tambahan Anda dapat pula menambahkan Baseline Work, Actual Work, Baseline Start, Actual Start, Baseline Finish, Actual Finish, Baseline Cost, dan Actual Cost. Pilihan yang dapat dibuat tidak terbatas pada kolom‐kolom tadi, namun bergantung pada kebutuhan laporan penutupan. Jika Anda memakai filter Critical task pada tampilan ini, varian untuk critical path pada summary task dan subtask level akan muncul (bergantung terekspan tidaknya ouline Anda). Untuk memakai filter Critical Task pilih menu Project, Filtered For, Critical. Setelahnya hanya task pada critical path saja yang akan ditampilkan. Tampilan ini direkomendasikan karena menggambarkan bagaimana critical path diatur. Tampilan Resource Usage juga sangat membantu dalam pelaporan final. Buka tampiulan Resource Usage, masukkan data baseline dan aktual dengan klik kanan pada grid di panel kanan lalu pilih item‐ item tambahan yang ingin ditampilkan, atau tambahkan kolom yang diinginkan pada panel kiri. Dengan begitu Anda dapat melihat apakah rencana jadwal tercapai, resource mana yang berjalan sesuai rencana, resource yang konsisten, dan apakah rencana awal yang ditetapkan akurat. Pemeriksaan proses estimasi yang digunakan untuk membuat jadwal akan membantu meningkatkan proyek ke depannya.
290
Pertimbangkan Pelaporan Earned Value (Nilai yang telah Diperoleh) Terakhir adalah pembuatan laporan nilai (Earned Value Report) untuk pelaporan final dari hasil proyek. Earned Value merupakan sebuah metode yang digunakan untuk menghitung varian‐varian pada rencana biaya dan biaya aktual sepanjang siklus hidup proyek serta untuk menentukan nilai yang telah didapat saat penyelesaian proyek. Anda dapat menemukan Earned Value Report di dua tempat pada Project Professional, yaitu: • Basic Reports—pilih Report, Reports, Costs, lalu Earned Value • Visual Reports—pilih Report, Visual Reports, label Assignment Usage, lalu Earned Value Over Time Report Visual Reports lebih banyak memberikan opsi seperti tampilan hasil proyek dengan grafik. Visual Reports lebih customizable, Anda dapat membuat sebuah laporan final proyek berisi semua informasi yang dibutuhkan. Di PWA, Project Center memiliki tampilan out‐of‐the‐box bernama Earned Value. Untuk melihat laporan ini, pilih Earned Value pada kolom isian View dari drop down list. Gambar XX menunjukkan tampilan Earned Value.
Gambar 7.4 Earned Value menampilkan data earned value untuk tiap proyek yang ada dalam Project Center.
291
Tampilan ini dapat diakses kecuali administrator menghapus tampilan ini untuk organisasi Anda atau permission Anda tidak mencukupi untuk mengaksesnya. Pembuatan laporan final merupakan segue menuju tahap selanjutnya pada penutupan proyek— melaksanakan retrospektif proyek.
Melaksanakan Retrospektif Proyek Seperti halnya pencapaian‐pencapaian besar dalam hidup, akan selalu ada pelajaran (lessons learned) yang dapat diambil setelah proyek selesai. Melaksanakan tahap lessons learned—atau restrospektif— merupakan bagian penting dari tahap Project Close karena Anda dapat melakukan review terhadap aksi dan kejadian‐kejadian yang mempengaruhi proyek terutama kejadian di luar rencana. Project Server 2007 menyediakan data kuantitatif yang mendukung pelaksaan lessons learned. Tidak hanya dalam bentuk laporan seperti dijelaskan pada bagian sebelumnya, namun juga dalam berbagai tampilan, tabel, dan filter. Tentukan jenis data yang Anda inginkan dan gunakan fitur yang ada dalam Project Server 2007 untuk mencari data tersebut. Tampilan Tracking Gantt Chart akan membantu untuk membandingkan bagaimana proyek dieksekusi dan direncanakan. Selain itu, coba filter task atau fase yang memiliki banyak varian, deduksi alasan mengapa banyak muncul varian‐varian pada aspek tersebut. Organisasi Anda dapat membuat daftar custom untuk lessons learned dalam workspace proyek Windows SharePoint Services (WSS) sehingga ada format umum untuk jenis data yang akan disimpan sebagai restrospektif proyek. Hasil dari lessons learned dapat berupa perbaikan yang dilakukan pada jadwal proyek yang dapat digunakan untuk memperbaiki template jadwal enterprise. Mungkin saja ada task yang diperlukan dalam template untuk proyek sejenis atau Anda memiliki estimasi basis yang bagus untuk digunakan pada task tertentu pada template. PMO organisasi sebaiknya terus menerus mengkaji ulang template proyek agar memiliki template yang lebih akurat dan dapat digunakan berdasarkan lessons learned.
Mengarsipkan Proyek dan Artifak Proyek Banyak organisasi memiliki aturan untuk mengarsipkan proyek dan artifak proyeknya. Antar satu dan lain organisasi mungkin memiliki persepsi yang berbeda‐beda akan pengarsipan namun secara umum pengarsipan berarti menyimpan file proyek sebagai dokumen historis di lokasi yang dapat diakses oleh orang lain jika diperlukan (meski file‐file tersebut sesungguhnya dibuang). Namun ada beberapa organisasi yang menganggap istilah tersebut tidak hanya berarti menutup proyek tapi juga menyimpan dokumen proyek termasuk jadwal proyek agar dapat diakses segera pada Project Server untuk mengulas trend dan digunakan dalam pembuatan laporan enterprise.
Close Out Seluruh Komponen WSS Jika organisasi Anda menggunakan Risks, Issues, dan Status Reporting ataupun kapabilitas lain yang ditawarkan perangkat lunak ini, maka tim proyek harus memastikan bahwa semua benda‐benda tersebut juga dalam status closed (ditutup). Dokumen yang tersimpan bersama proyek harus diulas
292
untuk menentukan apakah mereka butuh pemeliharaan sebagai dokumen permanen atau diarsipkan sebagai artifak proyek.
Menentukan Aturan Pengarsipan Peraturan organisasi atau PMO dapat menentukan apa, bagaimana, dan kapan mengenai pengarsipan jadwal proyek beserta semua file proyek lainnya. Sebelum menentukan bagaimana pengarsipan proyek dilakukan sebaiknya Anda mendefinisikan arti dari pengarsipan itu sendiri—apakah organisasi Anda akan menyimpan file‐file tersebut di tempat yang mudah diakses atau akan ditempatkan di lokasi sendiri untuk review yang occasional. Atau Anda hanya butuh dokumen proyek tersedia dengan cepat tapi tidak membutuhkan jadwal proyek setelah memperlihtkan trend reporting setahun setelah proyek selesai. Bagaimanapun cara pengarsipan yang digunakan, pastikan Anda dan organisasi Anda telah menentukan kapan pengarsipan dilakukan, apa yang dilakukan terhadap arsip jadwal proyek dan dokumen proyek, serta bagaimana menyimpannya. Metode‐metode yang dipilih sebaiknya direview dengan administrator sistem Anda agar seluruh proses dan akibat dari pengaturan dan pemeliharaan arsip dimengerti.
Pelajaran yang dapat diambil Fungsi paling penting yang dapat Anda lakukan untuk Project Server adalah membuat custom field untuk menandakan status proyek sehingga dapat dikenali apakah sebuah proyek telah ditutup untuk proses pelaporan—jika tidak maka tidak ada cara untuk membedakan proyek yang tutup dan yang masih terbuka (selain persentase task atau proyek yang bernilai 100%). Anda juga harus memastikan bahwa project manager dan PMO secara konsisten menutup proyek mereka tepat waktu agar laporan solusi EPM pada proyek aktif terjamin. Selain itu meskipun kebanyakan orang fokus pada pembuatan template jadwal pada awal pembuatan solusi EPM, mereka terkadang lupa mengembangkan dan melakukan update terhadapa template tersebut. Pastikan proses penutupan Anda memfasilitasi review jadwal proyek dan komunikasi hasilnya dengan PMO mengenai template update.
Menutup Proses untuk Teknologi Proses penutupan dapat difungsikan untuk menghapus proyek dan workspace pada solusi EPM. Anda perlu mengkaji kapasitas penyimpanan dan mencatat apakah sudah mendekati batas maksimal. Jika ya, proyek dapat dihapus dari basis data aktif pada Project (Draft, Published, dan Reporting) untuk lalu dipindah ke basis data Archive. Karena workspace tidak dapat disimpan di basis data Archive, dibutuhkan mekanisme untuk memindahkan workspace ke arsip basis data konten WSS. Proses operasi dan pemeliharaan untuk Project Server 2007 sebaiknya mencakup pemonitoran basis data Project Server 2007 dan basis data konten WSS yang berisikan artefak proyek untuk pertimbangan pengarsipan.
Menutup Proses untuk Manajemen Proyek Bagian ini mencakup fungsionalitas penutupan dari sudut pandang manajemen proyek. Secara umum, hal yang sebaiknya dilakukan:
293
• Me‐nol‐kan sisa durasi pekerjaan dari task yang telah selesai. • Mengubah status proyek (atau custom field lain yang telah dibuat untuk menandakan status dari proyek). • Menutup task dan proyek menggunakan Close Tasks to Updates pada Project Center. • Menutup semua resiko, isu, dan artefak lain yang masih terbuka. • Mengkaji ulang dokumen untuk pengambilan keputusan terkait penyimpanan jangka panjang sebagai dokumen aktif atau arsip. • Melakukan tahap lessons learned dan melakukan update terhadap tempat penyimpanan lessons learned serta template proyek enterprise jika perlu.
Menutup Proses untuk Manajemen Program Jika Anda menggunakan program sebaiknya Anda melakukan penutupan program. Meskipun tidak sering dilakukan, pastikan Anda mengindikasikan bahwa sebuah proyek sudah tutup untuk program tersebut termasuk juga proyek utama yang mungkin digunakan untuk membuat program tersebut.
Menutup Proses untuk Manajemen Portofolio Meskipun penutupan portofolio tidak terlalu sering dilakukan, ada baiknya Anda memiliki metode untuk mengukur nilai bisnis dari proyek yang telah selesai di masa yang akan datang. Misalnya sebuah Proyek X ditutup 6 bulan lalu dan diharapkan adanya investasi yang kembali sebesar 1.2 di hari ini, maka akan dibutuhkan sebuah metode untuk mengukur hal tersebut sebagai bagian dari proses portofolio. Jika Anda benar‐benar menutup portofolio, buatlah proses yang akan membantu proses penutupan portofolio tersebut, programnya, dan proyek secara sistematis.
Menutup Proses untuk Manajemen Resource Tidak ada fungsi spesifik yang harus dilakukan resource manager saat sebuah proyek telah selesai (atau ditunda maupun dibatalkan). Namun berfokus pada manajemen resource akan menegaskan seberapa pentingnya bagi project manager untuk me‐nol‐kan sisa waktu dari task. Jika proyek tetap dibiarkan terbuka dan sebuah resource yang dialokasikan pada proyek tersebut terlihat (di data) masih memiliki waktu bekerja, resource manager tidak akan memilki data akurat mengenai alokasi resource. Pihak manajemen butuh tahu bahwa resource tersebut sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah proyek.
Menutup Proses untuk Manajemen Task dan Waktu Seperti telah dijelaskan sebelumnya, fungsi Close Tasks to Updates merupakan hal yang sangat penting bagi project manager (atau PMO) untuk memastikan anggota tim tidak lagi dapat melakukan update waktu pada task. Me‐nol‐kan task atau memasang bahwa mereka sudah selesai 100% tidak cukup— anggota tim masih dapat melakukan update waktu ke task kecuali task telah ditutup.
Menutup Proses untuk Kolaborasi Organisasi Anda juga harus memutuskan cara mengelola workspace proyek‐proyek Anda. Jika proyek yang ada pada workspace tidak terlalu banyak,
294
Menutup Proses untuk Pembuatan Laporan dan Analisis Tampilan penutup untuk proyek yang telah selesai akan mempermudah orang lain untuk melakukan review terhadap statistik penutupan keseluruhan seperti varian. Organisasi Anda dapat membuat sebuah kategori proyek yang telah selesai pada Project, memungkinkan Anda untuk melihat statistik keseluruhan Project Center di PWA untuk semua proyek yang telah selesai. Berbagai macam tampilan dapat Anda definisikan sendiri, seperti tampilan detil atau tampilan penutupan bagi enterprise, seperti yang dsebutkan dalam bagian “Pelaporan Final” sebelum ini.
Menutup Proses untuk Administrasi PMO, atau yang berwenang mengatur administrasi pada solusi EPM Anda, harus memastikan bahwa tiap proyek benar‐benar mencerminkan closure state yang ada (seperti On Hold, Cancelled, atau Completed).
Integrasi Jika ada sistem lain yang terintegrasi dengan solusi EPM Anda, pastikan telah ada kode atau proses yang dibutuhkan agar sistem yang mengumpulkan data dari Project Server 2007 mengetahui ada proyek yang ditutup sehingga tidak mengakses proyek‐proyek tersebut untuk update maupun pengambilan data.
295
Bab 13. Mengintegrasikan Perusahaan dengan Menggunakan Microsoft Servers Tujuan pembahasan pada bab ini adalah untuk memberikan ringkasan kepada Anda mengenai produk‐ produk Microsoft lainnya yang dapat diintegrasikan ke dalam solusi Anda. Pada pembahasan pertama, “Beberapa Tingkat Integrasi”, Anda akan merasakan banyak keuntungan dari integrasi. Pembahasan berikutnya akan lebih focus pada setiap produk. Cakupan pembahasan yang akan dilakukan tidaklah besar, tetapi lebih ditujukan untuk menyampaikan hal yang menarik dari sudut pandang aplikasi partner Microsoft Project. Dengan adanya rilis dari Microsoft di tahun 2007, mulai bermunculan fungsionalitas baru, reorganisasi produk, dan pembuatan produk‐produk baru. Walaupun judul pembahasan memiliki kata Servers di dalamnya (dan sebagian besar berasal dari servers), pembahasan juga akan mencakup sedikit aspek lain yang tidak terkait servers.
Beberapa Tingkat Integrasi Sebelum pembahasan masuk ke dalam produk tertentu, sebaiknya dilakukan pembahasan mengenai berbagai tingkatan nilai integrasi yang mungkin dalam sederetan produk yang akan dideskripsikan. Pada tingkat terendah, satu set Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, dan lain‐lain) secara default saat ini menyimpan informasi pada disk dengan menggunakan standar OpenXML . Faktanya, setelah menyimpan sebuah file pada disk, jika Anda mengubah ekstensi file menjadi .zip, Anda dapat membuka file tersebut pada program dekompresi (WinZip, dan lain‐lain) dan melihat bahwa file tersebut merupakan file XML yang dapat dibaca. Hal ini memberikan cara baru dalam membangkitkan dokumen, mengintegrasikan dokumen desktop Office dengan Content Management System, dan hal lainnya. Di dalam setiap aplikasi desktop Office terdapat antarmuka pemrograman (Integrated Development Environment atau IDE) untuk Visual Basic for Application (VBA) atau Visual Studio for Office (VSTO). VSTO secara perlahan mulai menggantikan IDE VBA dalam produk‐produk yang ada saat ini. Walaupun saat ini Project Server belum mendukung VSTO, terdapat kemungkinan bahwa di rilis selanjutnya Project Server akan mendukung VSTO. Hal ini menjadi berita yang menarik bagi para programmer karena VSTO berbasis .NET dan lebih stabil dibandingkan VBA. Tingkat integrasi ini juga mendukung add‐ins dari pihak ketiga yang ingin mengembangkan fungsionalitas Office yang sudah ada (seperti add‐in Earned Value Manager dari QuantumPM untuk Microsoft Office Project). Pada Windows SharePoint Services (WSS) 3.0, file desktop tidak lagi di email melainkan disimpan dalam daftar kolaborasi yang dapat dimanipulasi oleh workflow dan dapat mendukung proses bisnis. Daftar ini memiliki web service tersendiri dan dapat dimanipulasi oleh aplikasi pihak ketiga yang ada pada server lain atau pada server WSS. Web service ini membuka banyak peluang dalam mengintegrasikan system line‐of‐business yang ada dan/atau system integrasi cross‐company. Server WSS itu sendiri dapat memiliki fungsionalitas tambahan melalui pemrograman langsung pada WSS (dengan menggunakan web service) yang difasilitasi oleh add‐in Visual Studio. Fitur pada Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 dan beberapa server individual lainnya dapat dijadikan contoh dari fungsionalitas tambahan tersebut. Setiap fitur server individual MOSS 2007 memiliki antarmuka pemrogramannya masing‐masing.
296
Berdasarkan pada rantai penggunaan dokumen, setelah dokumen ditampung pada WSS, server lain seperti Project Server, Project Portfolio Server, Performance Point Server, dan SQL Reporting Services juga dapat menggunakan dokumen tersebut. Setiap server memiliki antarmuka pemrogramannya sendiri. Secara umum WSS memiliki model eventing dan sebagian besar server memiliki model yang merupakan perluasan dari model eventing. Project Server mendukung penjadwalan pada server dan membuka event untuk memungkinkan fitur‐fitur ini berpengaruh pada alur proses bisnis proyek pada umumnya. Integrasi server yang lebih terpisah juga mungkin untuk dilakukan. Microsoft Visual Studio Team Foundation Server lebih fokus pada pengembangan tim individual, tetapi dapat diintegrasikan ke dalam WSS dan Project Server dan server lainnya melalui connector kit yang disediakan Microsoft. MOSS 2007 memiliki konsep Business Data Connector (BDC) yang memberikan kemudahan akses ke aplikasi basis data dan web service yang ada atau berada pada line‐of‐business. Seperti yang telah dinyatakan pada pendahuluan, hal‐hal yang diutarakan hanyalah sebagian kecil dari integrasi yang sesungguhnya. Microsoft telah berusaha untuk membuka semua kemungkinan untuk memungkinkan adanya integrasi dan pengembangan oleh pihak ketiga sembari menyediakan model keamanan untuk melakukan autentikasi dan pengendalian penggunaan mekanisme ini. Dengan usaha tersebut, rentang solusi saat ini telah tersedia bagi komunitas pengguna yang terus berkembang. Karena usaha tersebut pula, solusi yang ditawarkan Microsoft telah melewati proses perluasan dan kerjasama yang parallel.
Integrasi dengan Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 (PPS 2007) menyediakan mekanisme berbasis web untuk melakukan identifikasi, prioritizing, pemilihan, pengelolaan, dan pengiriman portfolio proyek secara otomatis, khususnya untuk portfolio proyek yang merupakan prioritas strategis. Dengan kata lain, PPS menyediakan mekanisme kerjasama yang membantu organisasi mengatur proyeknya untuk mencapai tujuan strategis dan secara kontinu (melalui antarmuka dua arah dengan Project Server) mengoptimasi portfolio proyek berdasarkan biaya proyek dan status perubahan dan hasil bisnis organisasi tersebut. PPS 2007 dapat juga digunakan untuk menarik sttaus dari beberapa instalasi Project Server 2007 sebagai tampilan terintegrasi dari proyek‐proyek perusahaan. Dukungan otomatis pada proses perangkingan dan pemrioritasan (termasuk teknik visualisasi proyek dan portfolio) sangat efektif dalam membantu mencapai tujuan consensus dan mengendalikan keefektifan dukungan proyek dan portfolio untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagai garis besar, kunjungi link http://office.microsoft.com/en‐us/portfolioserver dan klik link Overview di bawah Product Information.
Integrasi dengan Microsoft Office SharePoint Server 2007
297
Seperti pendahulunya (SharePoint Portal 2003), MOSS 2007 menambahkan fungsionalitas pada instalasi WSS 3.0. Tidak seperti pendahulunya, MOSS 2007 menambahkan fungsionalitas “bak pencucian”. Sebelumnya salah satu komponen kunci yang ditambahkan adalah kemampuan untuk memungkinkan implementasi/solusi dari situs publik dan pribadi pengguna tertentu difokuskan pada role pengguna individual dan menyediakan bagian‐bagian pada web untuk melakukan personalisasi terhadap keterlibatan user pada proses bisnis. Hal ini tidak terlalu diperlukan karena situs yang berbasis role dapat dikembangkan dalam WSS 3.0. tetapi pada perusahaan yang memiliki pengguna dengan banyak role pada waktu yang berbeda, personalisasi situs dengan konsolidasi informasi beberapa role pada suatu waktu akan memberikan keuntungan yang besar. Sebagai tambahan, MOSS 2007 juga menambahkan hal‐hal berikut, yaitu: • Kemampuan index/search yang lebih luas. Anda dapat melakukan indexing untuk seluruh Internet. • Lebih banyak template workflow • Excel Reporting Services • Forms Server • Library Business Data Connector • Kemampuan audit yang penuh • Template MySite yang berbasiskan role • Bagian‐bagian web tambahan Excel Reporting Services memudahkan Anda untuk memasang dan mengelola model Excel sebagai services yang menyediakan laporan yang ter‐update secara berkala, pemodelan what‐if, dan pemodelan yang terpusat/terstandarisasi serta terbuka sebagai web services agar dapat digunakan oleh aplikasi lain. Hal ini memungkinkan Anda untuk melakukan kapitalisasi pada ahli Excel Anda dan membukanya sebagai resource perusahaan. Workflow menyediakan dukungan bagi proses bisnis untuk pemrosesan berbasis aturan sebagai tambahan pada proses terurut yang disediakan oleh WSS. Fasilitas Forms Server mendukung penggunaan form elektronik untuk mengumpulkan data, membangkitkan dokumen, dan mendukung proses. Library BDC memungkinkan Anda untuk memetakan data pada system line‐of‐business yang ada dan mempengaruhi pemetaan standar untuk mengakses data yang digunakan dalam workflow, laporan, dan aplikasi lainnya. MOSS memiliki banyak bagian‐bagian web termasuk dash‐board indikator kunci performansi yang bisa digunakan untuk kemudahan pembuatan dash‐board. MOSS dapat memperluas pelaporan dan kolaborasinya dengan Project Server 2007 untuk lebih mendukung keberagaman dan distribusi role resource, penempatan, penelusuran, dan pelaporan di dalam perusahaan. Biasanya tim proyek individual juga mencakup bagian penjualan, pemasaran, IT, dan
298
lain‐lain. Organisasi‐organisasi tersebut dapat bekerja sama dan mendukung satu sama lain. MOSS menyediakan infrastruktur yang fleksibel untuk mengintegrasikan kerjasama antara organisasi‐ organisasi tersebut. Halaman utama Microsoft mengenai MOSS 2007 berada pada http://office.microsoft.com/en‐us/sharepointserver/. Untuk template aplikasi tambahan dapat di download pada link tersebut.
Integrasi dengan Microsoft Performance Point Server Microsoft Performance Point Server 2007 merupakan solusi tambahan Business Intelligence Microsoft yang terbaru. Microsoft Performance Point Server 2007 menyediakan proses, otomatisasi, dan distribusi dashboards, scorecards, dan laporan yang berdasarkan pada indikator kunci performansi. Aplikasi ini merupakan sebuah platform yang memungkinkan Anda untuk mengumpulkan, mengintegrasi, dan melakukan agregasi terhadap metrik (dengan menggunakan proses, aturan, dan workflow) dari berbagai macam cakupan bidang pada perusahaan Anda untuk memberikan visibilitas ke dalam seluruh aspek perusahaan Anda. Microsoft Performance Point Server dapat digunakan untuk menggabungkan beragam informasi perusahaan seperti sumber daya manusia, status proyek, dan keuangan serta informasi tujuan strategis untuk menelusuri kemajuan Anda dan memberikan Anda kemampuan untuk menganalisa variansi sesuai proyeksi Anda, mengidentifikasi permasalahan, dan mencari penyebab permasalahan dengan lebih mendalam. Aplikasi ini menyediakan proses dan workflow untuk kebutuhan pemodelan, peng‐update‐an, dan pendistribusian hasil informasi dengan sistem keamanan yang diperuntukkan bagi pengguna yang lebih meluas melalui bagian‐bagian SharePoint, halaman ASP, dan integrasi Microsoft Office Excel. Pengguna dapat lebih mudah mendapatkan tampilan yang konsisten dari performansi organisasi dan dapat melihat serta menganalisa kontribusi mereka di dalam organisasi tersebut. Integrasi dengan Project Server 2007 sangat penting karena Project Server 2007 dapat dijadikan penyedia informasi dana proyek, biaya, status jadwal, dan penggunaan resource untuk kebutuhan pemodelan Microsoft Performance Point Server. Manajer proyek dan anggota timnya dapat menggunakan laporan pada Performance Point Server untuk melihat langsung bagaimana performansi mereka berpengaruh dalam bagian dan keseluruhan organisasi. Halaman utama Microsoft untuk Performance http://office.microsoft.com/en‐us/performancepoint.
Point
Server
dapat
dilihat
pada
Integrasi dengan Microsoft Office Communications Server 2007 Microsoft Office Communications Server saat ini berada pada versi public beta (karena akan dirilis pada musim gugur tahun 2007) dan seperti versi sebelumnya (Microsoft Live Communications Server 2005), aplikasi ini memperlihatkan informasi secara offline/online bagi pengguna SharePoint (dan Project Server 2007) yang namanya dimunculkan. Sebuah menu dapat digunakan unuk menampilkan semua mekanisme komunikasi yang tersedia dan dapat digunakan untuk melakukan kolaborasi dengan penggunanya (termasuk email, instant message, voice‐over‐IP, kolaborasi live meeting, dan lain‐lain). Sebagai tambahan, aplikasi ini juga dapat melakukan pencarian nomor telepon dan informasi sibuk atau
299
tidaknya seseorang melalui kalendernya. Communications Server juga dapat melakukan hal yang sama pada workspace Groove. Pada versi 2007, Microsoft Office Communications Server diintegrasikan dengan daftar distribusi Microsoft Exchange Server dan perangkat lunak berbasis voice‐over‐IP, termasuk audio/video dan konferensi web. Semua ini didukung tanpa harus memiliki koneksi jaringan pribadi virtual ke server. Produk klien Office Communicator 2007 menyediakan keterbukaan yang sama dengan klien desktop Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, dan lain‐lain). Halaman utama Microsoft untuk Communications Server dapat dilihat pada http://office.microsoft.com/en‐us/communicator.
Integrasi dengan Microsoft Office Groove Server 2007 Microsoft Office Groove Server 2007 merupakan server kerjasama tim. Keuntungan terbesar dari penggunaan aplikasi Groove terlihat karena aplikasi ini menyediakan lingkungan tim yang memberikan setiap pengguna akses local ke materi dan tools dari tim yang tersebar. Akses local berarti bahwa setiap workspace tim (dan Anda bisa memiliki banyak tim) berada pada komputer pengguna (lokal). Adanya perubahan akan disinkronisasikan ke workspace lokal anggota tim lain saat mereka online. Hal ini berarti Anda dapat mengakses materi Anda kapanpun. Anda mungkin tidak selalu memiliki akses ke dokumen baru, atau perubahan yang dilakukan anggota tim lain, atau workspace lokal yang telah tersinkronisasi dari anggota tim lain yang sedang tidak online. Bertolak belakang dengan komponen Groove Desktop, komponen Groove Server dapat mengatasi hal tersebut. Groove Server memungkinkan Anda untuk melakukan sinkronisasi terhadap komponen yang selalu online. Groove menyediakan integrasi dengan daftar SharePoint dan Microsoft Communiications Server untuk mendukung kerjasama antar anggota tim yang ada. Integrasi dengan SharePoint disediakan oleh tool file SharePoint yang mensinkronisasi dile pada workspace Groove dengan file pada list SharePoint. Kemampuan ini meningkatkan kemampuan kerja offline dan menambahkan kemampuan untuk memperluas tim virtual yang tidak memiliki aplikasi Groove ataupun untuk membuka konten tertentu kepada kelompok pengguna tertentu secara otomatis. Informasi lebih lanjut mengenai Groove Server dapat dilihat di http://office.microsoft.com/en‐us/grooveserver.
Integrasi dengan Microsoft Visual Studio Team Foundation Server Microsoft Visual Studio Team Foundation (VSYFS) merupakan aplikasi luar biasa yang mendukung tim pengembang. VSTFS lebih fokus pada pengelolaan tim pengembang yang menggunakan Visual Studio dan memiliki metrik kode pengembangan, kode pemberian pekerjaan, pencatatan permasalahan, dan penelusurannya. VSTFS mendukung semua peran siklus hidup pengembangan, termasuk pengelolaan, perancangan, pengembangan, pengujian, dan perawatan. Namun, VSTFS lebih fokus pada tim pengembang itu sendiri, bukan pengelolaan proyek atau program yang lebih besar seperti project governance, budgeting, penjadwalan, perencanaan resource cross‐organization, rollup reporting, dan dukungan tujuan strategis bagi organisasi.
300
Integrasi pada Project Server 2007 dapat memberikan aspek tambahan tersebut. Microsoft menyediakan penghubung antara VSTFS dengan Project Server 2007. Penghubung ini dikembangkan sesuai permintaan konsumen. Penghubung ini mencakup kode dan digunakan untuk menyediakan framework dasar yang dapat membantu pembangunan antarmuka yang lebih meluas. Antarmuka yang ada saat ini menyediakan pekerjaan, dan sinkronisasi pemberian pekerjaan, serta update notifikasi. Antarmuka tersebut menghilangkan kebutuhan anggota tim VSTFS untuk menggunakan Project Web Access. ANtarmuka ini menggantikan penghubung yang menghubungkan TFS dengan klien desktop Project 2007 (Standard dan Professional). Informasi lebih lanjut mengenai VSTFS dapat dilihat pada http://msdn2.microsoft.com/en‐ us/teamsystem. Penghubung VSTFS ke Project Server 2007 dapat dilihat pada http://www.codeplex.com/pstfsconnector.
Integrasi dengan Microsoft Office 2007 Produk‐produk Microsoft Office 2007 menggabungkan mekanisme khusus yang memungkinkannya untuk mengetahui dokumen yang dibuka dari situs SharePoint. Fitur ini digunakan dalam workflow Collect Signatures yang disediakan oleh MOSS. Workflow ini menyediakan dukungan spesifik bagi dokumen‐dokumen yang ditandai secara digital (dokumen harus diatur sedemikian rupa). Workflow dapat diinisiasi dari dalam aplikasi desktop Office (Word, Excel, atau PowerPoint). Saat dokumen terbuka, Word (sebagai contoh) akan memeriksa apakah dokumen dibuka dari daftar SharePoint atau tidak. Jika dokumen dibuka dari SharePoint, akan dilakukan pemeriksaan lebih lanjut untuk melihat apakah dokumen berhubungan dengan suatu workflow yang aktif. Jika berhubungan, dokumen akan membuka kotak dialog yang diperlukan untuk menganjurkan pengguna mendukung workflow tersebut. Mekanisme yang hebat untuk melihat banyak kemungkinan integrasi dengan satu set Office adalah Microsoft Office Interactive Developer Map yang informasinya dapat dilihat pada http://msdn2.microsoft.com/en‐us/office/bb497969.aspx. Peta yang ada dibuat dengan menggunakan aplikasi Windows Presentation Foundation (baru dan gratis). Tujuan dari pemetaan tersebut adalah untuk membantu pengembang memvisualisasi banyak service, server, dan aplikasi yang berbeda yang dapat digunakan untuk membuat solusi. Anda dapat melakukan instalasi dengan men‐download aplikasi tersebut terlebih dahulu.
Integrasi dengan SQL Reporting Services 2005 SQL Reporting Services (SRS) memiliki integrasi bagian web dan daftar SharePoint yang baru dan disediakan oleh SP2. Fungsionalitas baru ini memungkinkan file laporan .rdl dipasang pada daftar SharePoint dan file sumber data referensi disimpan pada daftar SharePoint lainnya. Hal ini memberikan kendali kemanan yang lebih baik bagi data sumber dan update laporan yang lebih sederhana dan pengendalian versi bagi semua orang yang mengembangkan laporan yang saat ini lebih disederhanakan dengan Visual Studio for Business Intelligence (dapat di download secara gratis).
301
SRS saat ini telah menjadi kompinen kunci dari pemasangan Project Server 2007 karena aplikasi ini menyediakan laporan yang lebih kaya dan dapat menggabungkan informasi antar basis data. Kemampuan distribusi dari SRS juga meningkatkan gambaran solusi. Laporan dapat di‐refresh pada waktu‐waktu tertentu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Hal ini akan mendukung proses pelaporan mingguan atau bulanan dengan lebih baik, sehingga Manajer Proyek juga dapat melakukan penjadwalan ulang dan reflow pekerjaan untuk kepentingan mendatang. Bagian web baru yang menampilkan laporan dapat dipasang pada situs SharePoint untuk lebih memfasilitasi organisasi ataupun pelaporan yang role‐spesific. Informasi lebih lanjut mengenai SQL Reporting Services dapat dilihat di http://www.microsoft.com/sql/technologies/reporting.
302
