PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN SPARE PART UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS PADA PT. SARANA BAJA PERKASA
TESIS
Oleh YUANA DELVIKA 087025017/TI
F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N 2011
Universitas Sumatera Utara
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN SPARE PART UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS PADA PT. SARANA BAJA PERKASA
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Magister Teknik dalam Program Studi Teknik Industri pada Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara
Oleh YUANA DELVIKA 087025017/TI
F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N 2011
Universitas Sumatera Utara
Judul Penelitian
: Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Spare Part untuk Meningkatkan Produktivitas pada PT. Sarana Baja Perkasa
Nama Mahasiswa
: YUANA DELVIKA
Nomor Induk
: 087025017
Program Studi
: Teknik Industri
Menyetujui, Komisi Pembimbing
(Prof. DR. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng)
(Ir. Nazlina, MT)
Ketua
Anggota
Ketua Program Studi
(Prof. DR. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng)
Dekan
(Prof. DR. Ir. Bustami Syam, MSME)
Tanggal Sidang : 31 Januari 2011
Universitas Sumatera Utara
Telah diuji pada Tanggal
: 31 Januari 2011
PANITIA PENGUJI TESIS Ketua
: Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng
Anggota
: 1. Ir. Nazlina, MT 2. Prof. DR. Ir. Humala Napitupulu, DEA 3. Ir. Mangara M. tambunan, MSc 4. Ir. Rosnani Ginting, MT
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
PT. Sarana Baja Perkasa adalah salah satu perusahaan penyewaan alat berat terbesar di Sumatera. Persediaan spare part tepat waktu merupakan aset yang cukup penting pada perusahaan penyewaan alat berat khususnya dalam penyelesaian program perawatan dan perbaikan tepat waktu sehingga alat berat yang siap pakai tersedia pada saat dibutuhkan. Kenyataannya di perusahaan, pada bulan Februari 2010, ada 104 jam waktu menganggur karena menunggu spare part tiba di lokasi perbaikan. Pada bulan Maret 2010, ada 169 jam waktu menganggur akibat spare part terlambat tiba. Dan pada bulan April 2010, ada 161 jam waktu menganggur untuk menunggu spare part tiba. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi keterlambatan dalam pengadaan spare part sehubungan dengan ketidakjelasan sistem informasi dalam pengelolaan spare part. Untuk mengatasi permasalahan di atas, maka dilakukan perancangan data base dan perancangan sistem informasi. Perancangan data base dengan melakukan pengkodean grup spare part, pengkodean spare part, pengklasifikasian spare part dan penentuan elemen-elemen persediaan. Perancangan sistem informasi yang dilakukan dengan metode unified modelling language. Hasil yang diperoleh dengan menerapkan sistem ini adalah pengematan Rp. 9,090,432.56 untuk spare part Tire 1000 x 20 (ply-16)–new, penghematan Rp. 947,025.47 untuk spare part Ban dalam 1000 x 20, penghematan Rp. 1,298,446.09 untuk spare part Oil meditran S SAE 40 engine oil SAE 40 CF, penghematan Rp. 1,198,187.93 untuk spare part Oil turalik 52 hydraulic oil ISO VG 68, penghematan Rp. 1,559,882.97 untuk spare part Grease WTC-dark brown chasis/bearing, penghematan Rp. 1,285,816.22 untuk spare part Tire 1000 x 20 (ply-16)–vulcanizer dan penghematan Rp. 5,843,724.47 untuk spare part Selendang ban/flax 1000 x 20.
Kata kunci : persediaan, pengendalian spare part, sistem informasi
Universitas Sumatera Utara
ABSTRACT
PT. Sarana Baja Perkasa is a biggest retailing heavy equipment company at Sumatera. Availability spare part is an important asset ini a retailing heavy equipment company especialy to mantaining and repairing program in time. It makes heavy equipment should ready to operate. In fact, there were 107 idle hours on february 2010 because waiting spare part available in site. 169 idle hours on March 2010 and 161 idle hours on April 2010. It makes lateness of spare part procurement because unclearly information system ini spare part procurement. To anticipate this problem, it should design data base and design information system. Designing data base such as codding the group of spare parts, codding the spare parts, clasifying the spare parts and determining some elements of spare parts inventory. Designing information system is using unified modelling language method. Result of implementing this system are decrease Rp. 9,090,432.56 for ”Tire 1000 x 20 (ply-16)–new”, Rp. 947,025.47 for ”Ban dalam 1000 x 20”, Rp. 1,298,446.09 for ”Oil meditran S SAE 40 engine oil SAE 40 CF”, Rp. 1,198,187.93 for ”Oil turalik 52 hydraulic oil ISO VG 68”, Rp. 1,559,882.97 for ”Grease WTCdark brown chasis/bearing”, Rp. 1,285,816.22 for ”Tire 1000 x 20 (ply-16)– vulcanizer” and Rp. 5,843,724.47 for ”Selendang ban/flax 1000 x 20”
Keywords: Inventory, Controlling Spare Parts, Information System
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian dengan Judul Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Spare Part untuk Meningkatkan Produktivitas pada PT. Sarana Baja Perkasa. Penelitian ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Studi Magister Teknik Industri – Universitas Sumatera Utara. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kelacaran dalam proses penulisan penelitian ini terutama kepada:
1.
Prof. DR. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng dan Ir. Nazlina, MT selaku Dosen Pembimbing atas waktu, bimbingan, masukan, saran dan kritik untuk kesempurnaan penelitian ini
2.
Prof. DR. Ir. Abdul Rahim Matondang, MSIE, Prof. DR. Ir. Humala Napitupulu, DEA, Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc dan Ir. Rosnani Ginting, MT selaku Dosen Pembanding atas masukan, saran dan kritik untuk kesempurnaan penelitian ini
3.
Robert Kho, Siutin, Supardi, Dewi Suyeni dan seluruh manajemen PT. Sarana Baja Perkasa atas izin dan diskusi-diskusi teknis yang telah dilakukan untuk mendukung penelitian ini
4.
Kedua orang tua, Zulkifli Effendi dan Tengku Dina Murad atas dukungan moril dan materil dalam proses penulisan penelitian ini
5.
Yudi Daeng Polewangi, ST dan Murad Daeng Patiroang, SH atas dukungan moril dan materil dalam proses penulisan penelitian ini
6.
Rekan-rekan mahasiswa program Magister Teknik Industri khususnya angkatan X atas kerjasama, dukungan, motivasi dan diskusi dalam proses penulisan penelitian ini
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata, penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penulisan penelitian ini, maka penulis memohon maaf dan menerima kritik dan saran untuk kesempurnaan penelitian ini. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi para pembaca yang membutuhkannya.
Medan, Juni 2010
Yuana Delvika NIM: 087025017
Universitas Sumatera Utara
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan pada tanggal 25 Juni 1984 di Medan sebagai anak pertama dari tiga bersaudara dari pasangan Zulkifli Effendi dan Tengku Dina Murad. Pada tahun 1996 penulis menyelesaikan pendidikan tingkat sekolah dasar di SD Negeri 060855 Medan. Kemudian melanjutkan pendidikan tingkat sekolah menengah pertama di SMP Negeri 10 Medan. Dan melanjutkan sekolah menengah atas di SMU Negeri 14 Medan. Pada Tahun 2002 memulai pendidikan di Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara dan selesai pada September 2006 dengan IPK 3,42 (memuaskan). Pada tahun 2008 kembali melanjutkan pendidikan di Magister Teknik Industri, Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara dan selesai pada Januari 2011 dengan IPK 3,57 (amat memuaskan). Sekarang penulis bekerja sebagai staf pengajar di beberapa Universitas Swasta di Medan dan sebagai konsultan sistem manajemen untuk beberapa institusi pendidikan, institusi pemerintahan dan Perusahaan swasta di Sumatera Utara. Disamping itu penulis aktif dalam ikatan alumni Teknik Industri, Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara.
Hormat Penulis,
Yuana Delvika NIM: 087025017
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman COVER ........................................................................................................... LEMBAR PENGAJUAN .............................................................................. LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... LEMBAR PENGUJIAN................................................................................ ABSTRAK ...................................................................................................... ABSTRACT.................................................................................................... KATA PENGANTAR.................................................................................... RIWAYAT HIDUP ........................................................................................ DAFTAR ISI................................................................................................... DAFTAR TABEL .......................................................................................... DAFTAR GAMBAR......................................................................................
i ii iii iv v vi vii ix x xii xiv
BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1.1 Latar Belakang Masalah.......................................................................... 1.2 Perumusan Masalah ................................................................................ 1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................... 1.4 Manfaar Penelitian .................................................................................. 1.5 Batasan Masalah ..................................................................................... 1.6 Asumsi-asumsi ........................................................................................
1 1 6 6 6 7 8
BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................... 2.1 Perancangan Data Base........................................................................... 2.1.1 Pengkodean Spare Part dalam Persediaan ..................................... 2.1.2 Pengelompokan Barang-barang dalam Persediaan ........................ 2.1.3 Biaya-biaya Sistem Persediaan ...................................................... 2.1.4 Pengendalian Persediaan................................................................ 2.1.4.1 Tujuan Pengendalian Persediaan ....................................... 2.1.4.2 Prinsip-prinsip Pengendalian Persediaan ........................... 2.1.4.3 Metode-metode Pengendalian Persediaan ......................... 2.2 Perancangan Sistem Informasi................................................................ 2.2.1 Data dan Informasi......................................................................... 2.2.2 Fungsi dan Nilai Informasi ............................................................ 2.2.3 Sistem Informasi ........................................................................... 2.2.4 Proses Disain Sistem Informasi ..................................................... 2.2.5 Unified Modelling Language .........................................................
9 9 9 12 13 15 15 16 17 18 18 20 23 25 28
Universitas Sumatera Utara
BAB III KERANGKA KONSEPTUAL....................................................... 31 BAB IV METODOLOGI PENELITIAN .................................................... 4.1 Metode Penelitian ................................................................................... 4.2 Lokasi Penelitian..................................................................................... 4.3 Jadwal Penelitian .................................................................................... 4.4 Metode Pengumpulan Data..................................................................... 4.5 Metode Analisis ......................................................................................
36 36 36 36 37 38
BAB V PENGUMPULAN DAN ANALISA DATA .................................... 5.1 Pengumpulan Data .................................................................................. 5.1.1 Jenis Spare Part ........................................................................... 5.1.2 Pemakaian Spare Part ................................................................. 5.1.3 Bisnis Proses ............................................................................... 5.1.4 Diagram Jaringan Informasi ....................................................... 5.1.5 Formulir-formulir........................................................................ 5.2 Analisa Data............................................................................................ 5.2.1 Pengklasifikasian Spare Part....................................................... 5.2.2 Penentuan Model Pengendalian Persediaan................................
43 43 44 45 46 48 51 51 52
BAB VI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ................................... 6.1 Perancangan Data Base........................................................................... 6.1.1 Pengkodean .................................................................................... 6.1.2 Pemilihan Model Persediaan.......................................................... 6.2 Perancangan Sistem Informasi................................................................ 6.2.1 Tahap Perencanaan (Planning) ...................................................... 6.2.2 Tahap Analisis (Analysis) .............................................................. 6.2.3 Tahap Perencanaan (Design) ......................................................... 6.2.3.1 Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) ............ 6.2.3.2 Perancangan Menu............................................................. 6.2.3.3 Perancangan Antar Muka (Interface).................................
65 66 67 70 73 73 77 81 82 83 85
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN...................................................... 110 7.1 Kesimpulan ............................................................................................. 110 7.2 Saran ....................................................................................................... 112 DAFTAR PUSTAKA..................................................................................... xvi DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xix
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Nomor
Judul
Halaman
1.1
Radio Report Proyek Riau Periode 2010 ............................................... 4
2.1
Metodologi Disain Sistem Informasi ..................................................... 26
4.1
Tahapan Proses Penelitian ..................................................................... 38
4.2
Jadwal Penelitian ................................................................................... 39
5.1
Jenis- jenis Spare Part Proyek Riau selama Periode Januari – April 2010............................................................................... 43
5.2
Pemakaian Spare Part untuk Lokasi Riau Periode Januari – April 2010............................................................................... 44
5.3
Pengklasifikasian Spare Part ................................................................. 52
5.4
Frekuensi Pemakaian Spare Part Kelas A............................................. 54
5.5
Frekuensi Pemakaian Tire 1000 x 20 (PLY16) – New.......................... 55
5.6
Pengujian Chi Kuadrat Tire 1000 x 20 (PLY16)–New ......................... 56
5.7
Frekuensi Kebutuhan Ban Dalam 1000 x 20 ......................................... 56
5.8
Pengujian Chi Kuadrat Ban Dalam 1000 x 20....................................... 57
5.9
Frekuensi Kebutuhan Oil Meditran S SAE 40 Engine Oil Sae 40 CF......................................................................................... 58
5.10
Pengujian Chi Kuadrat Oil Meditran S SAE 40 Engine Oil Sae 40 CF......................................................................................... 58
5.11
Frekuensi Kebutuhan Oil Turalik 52 Hydraulic Oil ISO VG 68 ........... 59
5.12
Pengujian Chi Kuadrat Oil Turalik 52 Hydraulic Oil ISO VG 68 ........ 60
5.13
Frekuensi Kebutuhan Grease Wtc-Dark Brown Chasis/Bearing........... 60
5.14
Pengujian Chi Kuadrat Grease Wtc-Dark Brown Chasis/Bearing......... 61
5.15
Frekuensi Kebutuhan Tire 1000 X 20 (Ply-16) – Vulcanizer................ 62
Universitas Sumatera Utara
5.16
Pengujian Chi Kuadrat Tire 1000 X 20 (Ply-16) – Vulcanizer.............. 62
5.17
Frekuensi Kebutuhan Selendang Ban/Flax 1000 x 20 .......................... 63
5.18
Pengujian Chi Kuadrat Selendang Ban/Flax 1000 x 20........................ 64
5.19
Metode Persediaan Spare Part Kelasa A............................................... 64
6.1
Pengkodean Group Spare Part .............................................................. 66
6.2
Pengkodean Spare Part.......................................................................... 69
6.3
Perhitungan Elemen Pendukung Pengendalian Persediaan ................... 71
6.4
Pengendalian Persediaan untuk Model Dinamis dengan Ketidakpastian........................................................................................ 71
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Nomor
Judul
Halaman
1.1
Radio Report Proyek Riau Periode 2010 ............................................... 4
2.1
Metodologi Disain Sistem Informasi ..................................................... 26
4.1
Tahapan Proses Penelitian ..................................................................... 38
4.2
Jadwal Penelitian ................................................................................... 39
5.1
Jenis- jenis Spare Part Proyek Riau selama Periode Januari – April 2010............................................................................... 43
5.2
Pemakaian Spare Part untuk Lokasi Riau Periode Januari – April 2010............................................................................... 44
5.3
Pengklasifikasian Spare Part ................................................................. 52
5.4
Frekuensi Pemakaian Spare Part Kelas A............................................. 54
5.5
Frekuensi Pemakaian Tire 1000 x 20 (PLY16) – New.......................... 55
5.6
Pengujian Chi Kuadrat Tire 1000 x 20 (PLY16)–New ......................... 56
5.7
Frekuensi Kebutuhan Ban Dalam 1000 x 20 ......................................... 56
5.8
Pengujian Chi Kuadrat Ban Dalam 1000 x 20....................................... 57
5.9
Frekuensi Kebutuhan Oil Meditran S SAE 40 Engine Oil Sae 40 CF......................................................................................... 58
5.10
Pengujian Chi Kuadrat Oil Meditran S SAE 40 Engine Oil Sae 40 CF......................................................................................... 58
5.11
Frekuensi Kebutuhan Oil Turalik 52 Hydraulic Oil ISO VG 68 ........... 59
5.12
Pengujian Chi Kuadrat Oil Turalik 52 Hydraulic Oil ISO VG 68 ........ 60
5.13
Frekuensi Kebutuhan Grease Wtc-Dark Brown Chasis/Bearing........... 60
5.14
Pengujian Chi Kuadrat Grease Wtc-Dark Brown Chasis/Bearing......... 61
5.15
Frekuensi Kebutuhan Tire 1000 X 20 (Ply-16) – Vulcanizer................ 62
Universitas Sumatera Utara
5.16
Pengujian Chi Kuadrat Tire 1000 X 20 (Ply-16) – Vulcanizer.............. 62
5.17
Frekuensi Kebutuhan Selendang Ban/Flax 1000 x 20 .......................... 63
5.18
Pengujian Chi Kuadrat Selendang Ban/Flax 1000 x 20........................ 64
5.19
Metode Persediaan Spare Part Kelasa A............................................... 64
6.1
Pengkodean Group Spare Part .............................................................. 66
6.2
Pengkodean Spare Part.......................................................................... 69
6.4
Perhitungan Elemen Pendukung Pengendalian Persediaan ................... 71
6.4
Pengendalian Persediaan untuk Model Dinamis dengan Ketidakpastian........................................................................................ 71
Universitas Sumatera Utara
