1
Projectmatig werken
Casus 1. Ja, want het resultaat, het is tijdelijk, multidisciplinair en nieuw. 2. Een routinematige aanpak is meer geschikt als de bestemming ieder jaar hetzelfde is. 3. Ja, maar dan wordt er helemaal niets van tevoren gepland en zoeken ze op de eerste vakantiedag uit waar ze naar toe willen gaan, met het risico dat ze niks meer kunnen vinden. 4. Mogelijke risico’s: de temperatuur in de zomermaanden in Rome, staking bij de vliegmaatschappij, overboeking van de vlucht. 5. Pa en ma Prins in de stuurgroep, Jeroen projectmanager en Saskia en Pino werkgroepleden.
Open vragen 1. Project (project): algemene definitie: “een eenmalig, tijdelijk samenwerkingsverband tussen mensen van verschillende organisaties en/of disciplines die tot doel heeft een uniek product of dienst op te leveren op een vooraf afgesproken tijdstip, gebruikmakend van een vooraf afgesproken hoeveelheid middelen.” Definitie volgens PRINCE2: “een managementomgeving die is opgezet met het doel om een of meer business producten op te leveren volgens een gespecificeerde business case.” 2. Improviserend werken, projectmatig werken en routinematig werken. 3. Directie of programmamanagement, stuurgroep, projectmanager, teammanager, projectborging en projectondersteuning. 4. Geld, organisatie, kwaliteit, informatie en tijd. 5. Opstartfase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, uitvoeringsfase en evaluatie.
2
Projectmatig werken volgens PRINCE2
Casus 1. 2. 3. 4. 5.
Ja, doel, achtergronden, budget en eindproduct worden globaal beschreven. Pa en/of ma Prins, want die gaan over de centen. Temperatuur, hitte, smog, budget. Reisbureau, vliegmaatschappij,. Jeroen, hij heeft op school geleerd wat projectmanagement is en kan het nu in de praktijk toepassen.
Open vragen 1. Definitie volgens van een project volgens PRINCE2: “een managementomgeving die is opgezet met het doel om een of meer business producten op te leveren volgens een gespecificeerde business case.” 2. In een projectmandaat moeten in ieder geval het doel, de opdrachtgever, het budget, het beoogde eindproduct en de belanghebbenden worden beschreven. 3. Aanleiding, alternatieven, investeringsbegroting, opbrengsten, risico’s en planning. 4. De productlevenscyclus begint met een idee en eindigt met gebruik en beheer. De projectlevenscyclus maakt deel uit van de productlevenscyclus en begint met de specificatie en eindigt met de overdracht naar gebruikers en beheerders. 5. Configuratiebeheer, risicomanagement en wijzigingsbeheer.
3
Processen, componenten en technieken
Casus 1. Opschuiven van het tijdstip van de vakantie om de hittegolf te mijden, met de auto reizen om de kosten te drukken en onderweg nog een weekje naar het strand te kunnen. 2. Ja, er zijn maatregelen getroffen tegen de belangrijkste risico’s. 3. Om lekker uit te rusten na een jaar hard werken, gaat de familie Prins dit jaar met het gehele gezin drie weken op vakantie naar Rome. Onderweg gaat de familie Prins nog even een weekje naar het strand. Voor de totale vakantie is een budget beschikbaar van 2000 euro. 4. Pa Prins. 5. De vakantie is geslaagd als iedereen goed uitgerust terugkomt van vakantie en kennis heeft gemaakt met de cultuur van de stad Rome.
Open vragen 1. Project Mandate (projectmandaat): een idee of een vraag om een project te starten, meestal afkomstig van de directie of het programmamanagement. Aan de basis van elk PRINCE2-project staat een projectmandaat. Het projectmandaat vormt de basis voor het projectvoorstel. Best practice (beste praktijkervaring): een managementconcept dat ervan uitgaat dat er bij een methode, proces, activiteit of initiatief altijd een manier bestaat die beter werkt dan de andere manieren van werken. Best practices zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en worden in de praktijk voortdurend verfijnd. Door de best practice te beschrijven, kunnen ook andere organisaties hiervan profiteren. 2. Opstarten van een project (OP), initiëren van een project (IP), dirigeren van een project (DP), managen faseovergangen (MF), beheersen van een fase (BF), managen van productoplevering (MP), plannen maken (PL) en afsluiten van een project (AP). 3. Business Case, organisatie, plannen, wijzigingsbeheer, configuratiebeheer, beheersinstrumenten, risicomanagement, kwaliteitsbeheersing. 4. Productgerichte planning, wijzigingsbeheer, kwaliteitsbeoordeling. 5. 1. Definiëren van inhoud en vorm van het eindproduct. 2. Identificeren van de benodigde deelproducten. 3. Definiëren van inhoud en vorm van de deelproducten. 4.Vaststellen van de productievolgorde van de producten.
4
SU/OP Starting Up a Project (opstarten van een project)
Casus 1. De familie Prins was vergeten medicijnen tegen reisziekte mee te nemen. 2. Jazeker, hij benoemt de business manager en de projectmanager, vervolgens stelt hij het projectmanagementteam samen, hij benoemt het projectmanagementteam, hij stelt het projectvoorstel op, hij definieert de projectaanpak en ten slotte maakt hij een plan van anapak voor de volgende fase (initiatiefase). 3. Het initiatiefaseplan. 4. Nee, hij moet ook de projectaanpak, het projectvoorstel, het risicologboek en de taakomschrijvingen overleggen. 5. De projectaanpak, het projectvoorstel, het initiatiefaseplan, het risicologboek en de taakomschrijvingen.
Open vragen 1. Het doel van het proces SU/OP is te beoordelen of het projectmandaat haalbaar is en of de op te leveren producten belangrijk genoeg zijn voor de organisatie om projectinitiatie te rechtvaardigen, met andere woorden het doel van dit proces is de beantwoording van de vraag of het zinvol is om een project op te starten. 2. Leerpuntenrapport. 3. Beslisser: business executive. Uitvoerder: projectmanager. 4. Vooral met DP1, waarin de projectinitiatie moet worden geautoriseerd en PL, waarin beschreven wordt hoe alle plannen moeten worden opgesteld. 5. De projectaanpak, het projectvoorstel, het initiatiefaseplan, het risicologboek en de taakomschrijvingen.
5
PL Planning (opstellen van een plan)
Casus 1. Ja, Jeroen heeft globaal alle stappen uit het planningsproces doorlopen. 2. Vakantie
Voorbereiding
Heenreis
Rome
Strand
Terugreis
3. Voorbereiding: de voorbereiding van de vakantie. Heenreis: de autoreis van Nederland naar Italië. Rome: het bezoek aan de stad Rome. Strand: een weekje strandvakantie onderweg. Terugreis: de terugreis van Italië naar Nederland. 4. Heenreis
Begin
Rome
Strand
Terugreis
Eind
5. Risico: bijvoorbeeld pech onderweg, maatregel een reis en kredietbrief afsluiten. Ander risico: kans op verbranden door de felle zon, maatregel zonnebrandcrème meenemen. Derde risico: maag- en darmklachten door andere eetgewoontes, maatregel nourit of andere maagtabletten meenemen.
Open vragen 1. Het doel van het proces PL: Opstellen van een plan is het maken van een plan waarmee de betrokkenen worden geïnformeerd over de op te leveren producten, de activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de producten te maken en de middelen die daarvoor nodig zijn. 2. Beschrijving, grafische weergave, opleverdata, beslismomenten, risico’s, toleranties, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden. 3. Initiatiefaseplan, projectplan, teamplan, faseplan of afwijkingsplan. 4. Productdecompositiestructuur, productbeschrijving, productstroomschema. 5. Identificatie, analyse, maatregelen, selectie, implementatie en bewaking.
6
DP Directing a Project (Dirigeren van een project)
Casus 1. Ja, alle stappen van DP1 worden correct doorlopen: de afspraken met de projectmanager (Jeroen) worden bevestigd, het projectvoorstel wordt goedgekeurd door de directie (Pa en Ma Prins) en de stuurgroep (Pa en Ma Prins) geeft goedkeuring voor de projectinitiatie door Jeroen. 2. De projectaanpak, het projectvoorstel, het initiatiefaseplan, het risicologboek en de taakomschrijvingen. 3. Dit is niet noodzakelijk. 4. De business case moet worden getoetst door de stuurgroep, met name door de business executive. Het houdt in de wordt gekeken of het project nog levensvatbaar is door een kosten/batenanalyse te maken en te kijken of het project nog zin heeft voor de organisatie. 5. Ja, het project kan door de ouders (stuurgroep) op elk moment worden gestopt, vooral als de business case in gevaar komt.
Open vragen 1. Het doel van DP1 is de autorisatie van de projectinitiatie. 2. Projectinitiatie autoriseren, project autoriseren, fase- of afwijkingsplan autoriseren, ad-hoc sturing geven, projectafsluiting bevestigen. 3. De stuurgroep bepaalt na elke fase of verder mag worden gegaan met de volgende fase. 4. DP4: ad hoc sturing geven kan door de stuurgroep op elk gewenst moment worden uitgevoerd. 5. De output van DP1 bestaat uit de autorisatie om verder te gaan met de initiatiefase, de project start-up notification en het eventueel aangepaste initiatiefaseplan.
7
IP Initiating a Project (initiëren van een project)
Casus 1. Ja, Jeroen heeft alle processtappen van IP globaal doorlopen. Hij heeft een kwaliteitsplan opgesteld, hij heeft het project gepland, de business case en de risico’s aangescherpt, nagedacht over de projectbeheersing, het projectdossier aangelegd en het projectinitiatiedocument samengesteld. 2. Ja, hij besluit in een klapper alle gegevens van het project te documenteren. 3. Jeroen heeft met zijn ouders afgesproken dat hij ze zal informeren als er wijzigingen worden aangebracht in de projectopzet, waarna Jeroens ouders deze wijzigingen moeten autoriseren. 4. Ja, Jeroen vraagt een marge van 10% van het totale vakantiebudget om tegenvallers op te kunnen vangen. 5. Er is een brand geweest in de Mont Blanctunnel, waardoor een tunnelbuis is geblokkeerd. De tegenmaatregel van Jeroen is dat hij besluit om te rijden.
Open vragen 1. Het doel van het proces IP: Initiëren van een project is het opstellen van een projectinitiatie-document (PID). 2. Het PID en het faseplan voor de volgende fase. 3. De projectmanager is verantwoordelijk voor de activiteiten van IP. 4. Het doel van IP4 is het opzetten van een rapportage- en beheersingsstructuur voor de stuurgroep, het identificeren van alle belanghebbenden en hun informatiebehoeftes, het opstellen van beheersingsmechanismen die passen bij het project, het opstellen van een dagelijkse monitoring, het opstellen van procedures voor het nemen van beslissingen, het opstellen van een communicatieplan en het opzetten van procedures om de benodigde informatie te vergaren. 5. Doel configuratiebeheer: een gestructureerde manier van werken om alle producten die van belang zijn voor het project in kaart te brengen en te beheren. Doel wijzigingsbeheer: een gestructureerde manier om beslissingen te nemen over projectaandachtspunten.
8
SB/MF Managing Stage Boundaries (managen van faseovergangen)
Casus 1. Ja, Jeroen heeft alle stappen van het proces SB/MF globaal doorlopen. Hij heeft een faseplan opgesteld, het projectplan geactualiseerd, de business case opnieuw bekeken, het risicologboek bijgewerkt en de faseafsluiting gerapporteerd. Alleen MF6 heeft hij niet uitgevoerd, maar die stap is optioneel. 2. Nee, eerst moet de huidige fase worden afgerond. Afhankelijk van de voortgang van de vorige fase wordt een plan van aanpak gemaakt voor de volgende fase. 3. Globaal plan: projectplan. Gedetailleerd plan: faseplan. 4. Om te kijken of het project nog voldoet aan de wensen van de business. 5. Zodra duidelijk is dat de huidige fase niet meer kan worden afgerond binnen de afgesproken toleranties.
Open vragen 1. Het doel van het proces SB/MF: Managen van faseovergangen is het uitvoeren van een aantal activiteiten dat nodig is om een succesvolle start van de volgende projectfase mogelijk te maken. 2. Informatie uit de vorige fase, het huidige faseplan, het projectplan, de business case en het risicologboek. 3. Als er geen valide business case meer is, met andere woorden als het project geen waarde meer heeft voor de organisatie. 4. Om te kijken of er nieuwe risico’s zijn bijgekomen, of de al bestaande risico’s zijn veranderd en om passende maatregelen te bedenken voor de ontdekte risico’s. 5. De stuurgroep beslist of het faseplan of het afwijkingsplan voldoende vertrouwen geeft om verder te kunnen gaan met de volgende projectfase.
9
CS/BF Controlling a Stage (beheersen van een fase)
Casus 1. Ja, het werkpakket wordt geautoriseerd, de voortgang wordt bewaakt, de status van de fase wordt beoordeeld, er wordt op hoofdlijnen gerapporteerd en er wordt door Jeroen op afwijkingen gereageerd. Daarnaast worden aan het einde van de fase de gerealiseerde producten overgedragen. 2. Ja, iedere fase moet er een concreet product worden opgeleverd. 3. Op de hoogte blijven van de voortgang van de fase door de hoofdpuntenrapportages te lezen en reageren op afwijkingen als daar sprake van is. 4. Jeroen stelt een afwijkingsrapport op als de toleranties voor de huidige fase worden overschreden en corrigerende maatregelen niet meer helpen. 5. Aan het einde van de uitvoeringfase moet Jeroen de gerealiseerde producten in ontvangst nemen.
Open vragen 1. Het doel van het proces CS/BF: Beheersen van een fase is het uitvoeren van díé activiteiten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de afgesproken producten binnen de gestelde toleranties worden opgeleverd. 2. Een Work Package (werkpakket) is een bundeling van alle informatie die nodig is om een of meer producten te kunnen maken. Naast de productbeschrijving bevat het werkpakket aanvullende informatie over rapportage, kwaliteitsbeoordeling en oplevering. 3. Eerst wordt door de projectmanager een werkpakket samengesteld, dat in ontvangst wordt genomen door de teamleider. Daarna gaat de teamleider aan de slag om het werk uit te voeren. Hierover rapporteert hij regelmatig naar de projectmanager, die de voortgang bewaakt. Producten die klaar zijn worden opgeleverd aan de projectmanager, die ze in ontvangst neemt. 4. Door de checkpoints te lezen. 5. Als de fase en het project zich wél nog binnen de tolerantiegrenzen bevinden maar er tóch correctieve acties nodig zijn. De marges zijn de met de stuurgroep overeengekomen toleranties.
10
MP Managing Product Delivery (managen van de productoplevering)
Casus 1. Ja, alle stappen van MP worden doorlopen. Er wordt een werkpakket aangenomen, het werk wordt uitgevoerd en de resultaten worden opgeleverd. 2. De vakantievoorbereiding. Acceptatiecriteria: formaat, uiterlijk en inhoud van de vakantievoorbereiding. 3. Het werkpakket moet door de teamleider formeel worden geaccepteerd, waarmee hij zich eraan verbindt om het werk uit te voeren. Bij oplevering moet het afgeronde werkpakket weer formeel worden geaccepteerd door de projectmanager. 4. Ja, er is volgens Jeroen sprake van een afwijking van de vooraf afgesproken specificaties die buiten de met de stuurgroep afgesproken toleranties valt. 5. Het doel van het Checkpoint Report is het op de hoogte houden van de projectmanager over de voortgang van het teamwork.
Open vragen 1. Het doel van het proces MP: Managen van productoplevering is het bereiken van overeenstemming tussen de teamleider en de projectmanager over het uit te voeren werk, het plannen en uitvoeren van de werkzaamheden uit het werkpakket en het opleveren van het voltooide werkpakket aan de projectmanager. 2. In MP worden de werkzaamheden van het team beschreven. 3. Een Quality Review (kwaliteitsbeoordeling) is een PRINCE2-techniek voor de controle van de kwaliteit van een product aan de hand van de productbeschrijving. Aan de kwaliteitsbeoordeling nemen in ieder geval een beoordelaar en een producent deel, eventueel aangevuld met een voorzitter en een notulist. 4. Door Checkpoint Report (voortgangsrapport) op te stellen. Dit is een rapportage van de teamleider aan de projectmanager over de voortgang van het werk van het team. Frequentie en inhoud worden afgesproken in de Work Package (werkpakket). 5. Bijvoorbeeld datum, teamleden, beschrijving, productbeschrijvingen, technieken, kwaliteitsbeheersing, configuratiebeheer, afspraken, kwaliteitsbeoordeling, rapportage en probleemafhandeling.
11
CP/AP Closing a Project (afsluiten van een project)
Casus 1. Ja, alle stappen van CP/AP worden globaal doorlopen: eerst wordt het project afgebouwd, vervolgens worden vervolgacties geïdentificeerd en aan het einde wordt het project geëvalueerd. 2. het doel van de Post Project Review (postprojectbeoordeling) is te controleren of de verwachte baten (uit de business case) werkelijk zijn gerealiseerd. 3. Het doel van het Lessons Learned Report (leerpuntenrapport) is te beschrijven hoe toekomstige projectfases of projecten lering kunnen trekken uit de fouten die in het verleden zijn gemaakt. 4. De stuurgroep maakt het leerpuntenrapport toegankelijk voor de organisatie. 5. De stuurgroep ontheft de projectmanager en het projectteam van hun taken.
Open vragen 1. Het doel van het proces CP/AP is een gestructureerde afsluiting van het project door te controleren of alle producten zijn opgeleverd en voldoen aan de verwachtingen van de klant en het in kaart brengen van alle openstaande kwesties en leerpunten voor een volgend project. 2. Door een Project Closure Recommendation (aanbeveling projectafsluiting) te doen. Dit is een bericht van de projectmanager aan de stuurgroep dat het project kan worden afgesloten. 3. Nee, er kunnen ook zaken in staan die heel goed gingen, voorwaarde is dat een volgende projectfase of een volgens project er iets van kunnen leren. 4. Met CS/BF, waaruit een signaal kan komen om het project normaal te beëindigen. Met DP, waaruit een signaal kan komen om het project vroegtijdig te beëindigen. 5. Met een feestelijke bijeenkomst om de behaalde resultaten te vieren en iedereen duidelijk te maken dat het project is beëindigd.
