Tour d’Horizon “Intelligent Organiseren”
Op 2 oktober 2007 werd in het Koetshuis van Park Middenburg te Voorburg een bijzondere en bijzonder geanimeerde bijeenkomst gehouden. Initiatiefnemers KPF (Rene Aalberts) en KBenP (Kees Koenen) wilden nu eens alle disciplines die van belang zijn bij een verandering in een organisatie bij elkaar brengen. Zij hadden moderator Ron Crone gevraagd de deelnemers hiertoe uit te dagen
Blok I: de disciplines nader bekeken In de eerste ronde van dit blok werden de deelnemers door Ron Crone aangezet om karikaturen te maken van de 6 disciplines. Zij deden dit in neen levendige setting in groepen van 4. Hierbij moest tekst zoveel als mogelijk worden vermeden. In de tweede ronde maakten de groepen een tour langs alle karikaturen. Hierbij hadden zij de opdracht de karikaturen van tekstueel commentaar te voorzien. In de derde ronde tenslotte gaven de experts elk commentaar op de karikatuur met de teksten en gaven zij kernachtig aan waar het in hun discipline om gaat. Hieronder is de opbrengst per discipline weergegeven.
Architectuur Hoezo ‘blauw’? Als de stekker eruit gaat, stopt de zon dan met schijnen? Waar is de kunst? Afstand tot de levende wereld Onbereikbaar voor het volk Blijft zendingswerk Heeft strenge/boze uitstraliing De expert: Samenhang / overzicht; inzicht voor alle betrokkenen; beheerst veranderen
Control management Waar is de ANWB? Middel is erger dan de kwaal Gaat vooral over wat NIET mag Je weet nooit of die andere weg niet mooier is Laten we dit zover komen? De expert: Doel/risico’s; efficiënte inrichting; toetsinng/sturing
Process management Intern gericht Pijlen die geforceerd bij elkaar gehouden worden Wie bevrijdt ons van de regeltjes? Hoezo ruimte om te werken? Complex Is het moeilijk of maken we het moeilijk? Wie bevrijdt ons van de regeltjes? De expert: Gaat over mensen die afspraken maken. Wie garandeert dat de afspraken worden nageleefd?
Informatiemanagement Alles gevangen in het web Als je aan één touwtje trekt, neem je alles mee Wel het web, niet de spin? –de spin bleek er achteraf toch te zijn De expert: Verbinden, niet vastbinden alle informatie en kennis vanuit bedrijfsprocessen en doelenn
Performance management Toeters en bellen Is meten ook weten? Meten, niet sturen Alles in het rood, maar hoe gaat het nu echt? Mensen? Precisie zonder visie Wel meters, geen knoppen De expert: Je moet veel met elkaar leren, zoals: wat is de goede meter?
Verandermanagement Zit hier frustratie onder? Het MT heeft besloten Maak het leuk It is mei sizzen net te dwaen Beklijft de verandering als de hype over is? De expert: Mensen in beweging krijgen en houden door met nieuwe inzichten en ervaringen nieuw gedrag te oefenen
Samenvatting van Stef Joosten: “de karikaturen maken de pijn in elk vak zichtbaar”.
Blok II In dit blok staan cases centraal. In een aantal ronden worden de aspecten van de cases besproken: : •
Uitleg van de inbrenger van de case en zijn groep
•
Aanvullingen van een tweede groep
•
Kritische noten per vakdomein: wat kan beter, wat ontbreekt.
De uitwerking Korte beschrijving van drie cases: •
KPN: het programma All‐IP wordt uitgevoerd om een nieuwe infrastructuur (glasvezel) en nieuwe breedbanddiensten te ontwikkelen. De aanpak is vanuit de PGSO‐gedachte en nieuwe blauwdrukken: processen, gegevens, systemen en organisatie.
•
Gemeente Westland: na een fusie van 8 gemeenten tot één grote gemeente moet de organisatie hard werken aan dienstverlening, nieuwe werkwijzen en aanpassing van systemen.
•
UWV: de opdracht om ‘van niets iets te maken’ leidt tot de opzet van een DIV organisatie, als ondersteuning voor ontwikkelingen UWV breed op het gebied van digitaal en procesgericht werken.
De aanvullingen en opmerkingen in de volgende twee ronden worden weergegeven op éen vel met tabel per case en domein.
Per case worden hieronder de belangrijkste zaken weergegeven: •
KPN: programma ALL‐IP o Architectuur: duidelijk aanwezig, blauwdrukken voor alle PGSO aspecten o proces management: nieuwe procesontwerpen voor levering, service, billing. o performance management: kpi’s bij processen o informatie management: nieuwe systemen voor de nieuw leverstraten. o control management: beperkt aanwezig o verander management: het hele programma is één grote verandering, één grote organisatie‐kanteling. Sterke projectbesturing moet dit complex ondersteunen.
•
UWV o informatie management: key issue om DIV op te zetten. o De overige domeinen zijn impliciet meegenomen ‘in weten waar je mee bezig bent’.
•
Gemeente Westland o Alleen verander management was beperkt toegepast. De voornaamste trigger was vergroting van de invloed van de gemeente om de belangen van de Westlandse ondernemers beter te kunnen dienen. De verwachting was dat van de ene op de andere dag alles veranderde. Niets veranderde echter vanzelf. Bottom up is voor elke dienst, proces en systeem een oplossing gezocht totdat duidelijk werd dat er ook strategie en regie nodig zijn. Hiervoor zijn later alsnog projecten gestart.
Blok III: Lessen uit de Tour d’horizon ‘Intelligent Organiseren’
Het gaat om de samenhang der dingen, bleek uit de ‘post it’ plakkers, òf juist niet? Verandering als zodanig wordt echter deze middag niet goed gearticuleerd, zo vindt Paul Land. De domeinen architectuur en verandermanagement dingen naar een trekkersrol, vindt Mark Lankhorst. Jantine Kooijenga schetste het ‘Westlandse model’. Hierin lijkt flexibiliteit, doortastendheid en hard werken het verschil te maken. Voor veel deelnemers was de tijd te kort om hun vragen beantwoord te krijgen: “ik heb geleerd dat ik nog veel vragen heb!”.
Naar aanleiding van de geleerde lessen van de deelnemers krijgen de experts een laatste kans om in een zogenaamde ‘elevator pitch’ hun domein centraal te stellen binnen het model van ‘intelligent organiseren’, zoals dat in september 2007 ontwikkeld is:
Informatiemanagement: Veranderingen in de 5 andere disciplines slaan terug op informatiemanagement in een organisatie. De tijdelijke mismatch die ontstaat na een verandering moet weer weggepoetst worden.
Architectuur: Benadering vanuit de samenhang is belangrijk waarbij de organisatie, de mens daarbinnen en de processen centraal staan en niet de techniek. Het gevaar binnen het architectuurdomein is tweeledig: enerzijds dat de oude situatie teveel als maatgevend wordt beschouwd en anderzijds de samenhang tussen de domeinen.
Performance management: De kern van performance management heeft tot doel binnen de missie, visie en strategie van een organisatie richting te geven aan strategie: samenhang geven is het bestaansrecht.
Control management: Wat zijn de risico’s voor een organisatie? Het speerpunt van control management is risico-inzicht, waarbij crisissituaties als leercases worden ingezet. Als ‘het al fout gelopen is’ leer je het meest om het de volgende keer te voorkomen.
Verandermanagement: “Mensen maken het verschil” . In de geschetste cases van KPN, Gemeente Westland en UWV is er op dit moment onvoldoende zicht op de beslissende factor die het avontuur heeft doen slagen. De mens lijkt hier bepalend in de veranderingsprocessen. Zij maken het plan van aanpak; zij bouwen de constructies.
Proces management: De centrale vraag is: gaan de mensen werken volgens nieuwe afspraken? In alle andere domeinen draait het ook hierom. De architectuur ondersteunt de afspraken, performance management meet de prestaties en control management bestuurt en controleert. Besturing leidt tot actie en dat is het doel.
Samenhang der dingen De aanleiding tot deze middag is een gedachtewisseling van Kees Koenen en Renee Aalberts. Zij vroegen zich af hoe hun respectievelijke domeinen proces management en document / informatiemanagement elkaar kunnen versterken. Vervolgens vroegen ze zich af welke domeinen verder bijdragen aan veranderingsprocessen binnen organisaties. Staan deze in een hiërarchische verhouding tot elkaar? Vanuit het model ‘intelligent organiseren’ zijn ze de uitdaging aangegaan door deze middag in een breed gezelschap van professionals, waaronder experts op de 6 vakgebieden, de discussie te voeren. Dit avontuur heeft veel losgemaakt en aardige resultaten opgeleverd. Enkele quotes: •
“Die karikaturen laten zien waar de pijn zit in het vak” (Stef Joosten)
•
“Performance management, control management en proces management: dat is volgens mij dat je weet waarmee je bezig bent. Nou, dat doen we wel!” (Gert Jan de Graaf)
•
“De mens maakt het verschil” (Ben van der Hoeven)
Voor Rene Aalberts bestaat de samenhang uit de combinatie van de domeinen, met daarnaast een menselijk en een inhoudelijk aspect. De samenhang en het groeiproces zit tussen de oren en kan direct de organisatie ingebracht worden met als centrale vraag ‘waar wil je naar toe’? De menselijke factor is daarin heel waardevol. Wat Rene opvalt is dat weliswaar de combinatie van de zes domeinen een gegeven is èn dat mensen vervolgens toch weer vanuit hun eigen domein, van achter hun muurtje redeneren. Dit proces roept bij hem het idee op ‘regie’ of ‘programmamanagement’ toe te voegen in het model. De samenhang, de inhoudelijke afspraken tussen mensen en gedrag in de implementatiefase zal hopelijk in komende discussies aan de orde komen. Moet het model voor ‘Intelligent Organiseren’ worden uitgebreid? En hoe? Vragen als deze kunnen in een eventueel vervolg op deze bijeenkomst worden besproken. Of deze Tour d’Horizon aan de verwachtingen van de deelnemers heeft beantwoord? Met een gemiddeld rapportcijfer tussen 8 en 9 lieten de deelnemers hun waardering voor deze levendige en verrassende ontmoeting blijken. Het smaakt duidelijk naar meer!
