OVERZICHT BEWAARTERMIJNEN 1. Definitie bewaartermijn De bewaartermijn is de periode waarin archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de entiteit of voor haar rechtsopvolger. Deze termijn vangt aan na de dynamische fase van de stukken of vanaf de eerste januari volgend op de afhandeling van de stukken. De bewaartermijn is de minimale termijn van bewaring en staat los van het feit of archieven uiteindelijk mogen vernietigd worden of permanent moeten bewaard blijven (bij het Algemeen Rijksarchief). Het is dus een aanduiding van hoe lang de documenten door de entiteit zelf moeten worden bijgehouden. 2. Administratieve bewaartermijnen Dit overzicht bevat veelvoorkomende series en dossiertypes die om administratieve redenen gedurende een bepaalde periode in de organisatie moeten worden bewaard. Let wel: deze bewaartermijnen zijn louter indicatief en dus aan geen enkele wettelijke regelgeving gebonden.
Benaming Briefwisseling: - originelen - schaduwarchief - in dossiers - begeleidende brieven
Bewaartermijn -
5 jaar 3 jaar zolang het dossier moet bewaard worden verwijderen bij het schonen
Schaduwarchief PLOEG-dossiers
zolang het personeelslid in dienst is
Omzendbrieven/ dienstorders/ dienstmededelingen
5 jaar
Kabinetsnota’s
6 jaar
Kabinetsnota’s in dossiers
zolang het dossier bewaard wordt
Parlementaire vragen
6 jaar
Beleidsbrieven en beleidsnota’s
permanent (na 10 jaar overdracht naar Rijksarchief mogelijk)
Schaduwarchief van doelmatigheidsanalyses
5 jaar
Benaming
Bewaartermijn
Schaduwarchief van PIP/PEP
5 jaar
Documenten van werkgroepen - minder belangrijke werkgroepen - belangrijke werkgroepen
- 5 jaar - permanent (na 10 jaar overdracht naar Rijksarchief mogelijk)
Schaduwarchief van werkgroepen waarvan men geen archiefvormer is
1 jaar
Syllabi en rapporten van werkgroepen
- 5 jaar - bij belangrijke werkgroepen kunnen deze documenten langer bewaard worden
Bestelbons
1 boekhoudkundig jaar na betaling van de factuur
Verlofkaarten
1 jaar
Delegatiebesluiten
10 jaar
3. Wettelijke bewaartermijnen Dit overzicht bevat veelvoorkomende series en dossiertypes die om wettelijke redenen (verantwoordingsplicht) gedurende een bepaalde periode in de organisatie moeten worden bewaard. De vermelde bewaartermijnen geven de minimum-bewaarperiode aan.
Benaming Personeelsdossiers van contractuelen Personeelsdossiers van statutairen
1
Bewaartermijn 5 jaar na uitdiensttreding1 50 jaar na uitdiensttreding
Motivatie Verantwoordingsplicht Verantwoordingsplicht2
Na 5 jaar wordt enkel nog een attest van tewerkstelling of dienststaat bewaard gedurende minimum 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar waarin het betrokken personeelslid de leeftijd van 60 jaar heeft bereikt. Het dossier arbeidsongeval van het contractueel personeelslid wordt bewaard gedurende minimum 3 jaar na definitieve afhandeling ervan; ingeval van blijvende arbeidsongeschiktheid van minstens 16 %: minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op het tijdstip waarop de toekenning van een rente (na de eventuele herziening) definitief is geworden (Arbeidsongevallenwet overheidspersoneel 3 juli 1967). 2 Als het overlijden van de ambtenaar bekend is: minimum 10 jaar na 1 januari van het overlijdensjaar. Voor alle dossiers van ambtenaren, die sinds 30 jaar met rustpensioen zijn, kan op basis van de informatie uit het Rijksregister worden nagegaan of ze nog in leven zijn of niet.
Benaming
Bewaartermijn
Motivatie
Sociale documenten
5 jaar
KB van 8/8/1980, artikel 25
Boekhoudkundige stukken - originelen - stukken die niet dienen als bewijs tegen derden
- 10 jaar - 3 jaar
Vlaams Comptabiliteitsdecreet, artikel 26
BTW-stukken
7 jaar
Wetboek belasting over de toegevoegde waarde
Borgstellingen (origineel bij de firma, kopie bij de afdeling)
30 jaar
Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis
Persoonlijke rechtsvorderingen
10 jaar
Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis
Schuldvorderingdossier
10 jaar
Wet op de Rijkscomptabiliteit
Vastleggingdossier
10 jaar
Wet op de Overheidsopdrachten
Notulen van de Raad van Beroep
5 jaar
Vlaams Personeelsstatuut, artikel II 15
Dossiers inzake aanwervingof bevorderingsexamens
10 jaar
Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis
Dossiers inzake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures
10 jaar
Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis
Bouwdossiers
10 jaar
Wet op de aansprakelijkheid van de architect
Subsidiedossiers
10 jaar
Wet op de Rijkscomptabiliteit, artikel 100
Bewaartermijn
Benaming Belastingsdossiers - onroerende voorheffing - leegstandsheffing
-
3
5/10 jaar - 5/10 jaar4
Motivatie - Artikel KB/WIB 92 - Artikel 28, decreet van 19 april 1995 houdende maatregelen ter bestrijding en voorkoming van leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten
Centrale geschillendossiers
5/30 jaar5
Wet op de Rijkscomptabiliteit, artikel 105
Huurdossiers
10 jaar
Wet op de Rijkscomptabiliteit, artikel 100
Overheidsopdrachten
10 jaar6
Burgerlijk Wetboek, artikel 1792, 2206bis en 2270 Algemene Aanbestedingsvoorwaarden, artikel 18
Rechtsproceduredossiers
10 jaar7
Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis
Dossiers inzake schadevergoedingen wegens nalatigheid of onvoorzichtigheid of wegens burenhinder
5/20 jaar8
Burgerlijk Wetboek, artikels 1382 en 544
Dossiers inzake verwerving of vervreemding van onroerende goederen
30 jaar9
Burgerlijk Wetboek, artikel 2262
3
De niet-betwiste belasting is betaald: minimum 5 jaar vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de belasting dient betaald te zijn (Artikel 145 KB/WIB 92); de beslissing nopens het bezwaar is definitief en de belasting is betaald: minimum 5 jaar vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de belasting dient betaald te zijn; de gerechtelijke uitspraak is definitief en de belasting is betaald: minimum 10 jaar na de definitieve gerechtelijke uitspraak (Artikel 100, laatste lid, Wet 17 juli 1991 Rijkscomptabiliteit); de uitvoerbaar verklaarde kohieren: minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op het aanslagjaar.
4
Dezelfde bewaartermijnen zijn van toepassing als voor de dossiers inzake onroerende voorheffing (artikel 28, decreet van 19 april 1995 houdende maatregelen ter bestrijding en voorkoming van leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten).
5
6
Beslag onder derden of verzet (afstand of overdracht van schuldvordering ten gunste van derden): minimum 5 jaar vanaf 1 januari volgend op de afhandeling van het dossier; ingeval van overeenkomsten, proceshandelingen of vonnissen betreffende dat beslag onder derden of verzet: minimum 30 jaar vanaf de kennisgeving van deze overeenkomsten, proceshandelingen of vonnissen.
Aanneming van werken inzake 'bouwnijverheid': minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve oplevering; aanneming van andere werken, leveringen en diensten: minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op de gunning en minimum 3 jaar na de definitieve oplevering. De voormelde termijnen zijn vatbaar voor stuiting (een nieuwe termijn begint te lopen) door een gerechtsdeurwaardersexploot of een schulderkenning van de Staat. Het instellen van een rechtsvordering schorst de verjaring totdat een definitieve beslissing is gewezen. 7 Te tellen vanaf de definitieve, gerechtelijke uitspraak. 8 Minimum 5 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve afhandeling van het dossier, doch minimum 20 jaar na het schadeverwekkende feit (Artikel 2262bis, § 1, tweede en derde lid, Burgerlijk Wetboek) of 20 jaar na een definitieve gerechtelijke uitspraak die enig voorbehoud heeft erkend (Artikel 2262bis, § 2, Burgerlijk Wetboek). 9 De authentieke akten tot vestiging van zakelijke rechten worden voor onbepaalde tijd bewaard.
Benaming
Bewaartermijn
Motivatie
Dossier m.b.t. belasting op onroerend goed
3 jaar
Verantwoordingsplicht
Begrotingsvoorstellen
5 jaar
Vlaams Comptabiliteitsdecreet
Waarborgdossiers
10 jaar
Verantwoordingsplicht
Ordonnanties en rekeningen van rekenplichtigen en de bijhorende verantwoordingsstukken
6 jaar
KB van 25/11/1954
Rekeningen en verantwoordingsstukken van de rekenplichtigen van de geschillen en van de liggende gelden
10 jaar
KB van 25/11/1954
Rekeningen einde beheer van rekenplichtigen
30 jaar
KB van 25/11/1954
