VLAAMSE OVERHEID DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN AFDELING OVERHEIDSOPDRACHTEN
BEWAARTERMIJNEN (EN VERJARINGSTERMIJNEN)
jur. Philippe Herbosch Adjunct van de directeur tweede versie 8.7.2009
2
1. Inleiding Artikel 1 van de Archiefwet dd. 24 juni 1955 bepaalt dat overheden hun archief van meer dan 100 jaar oud moeten neerleggen in het Rijksarchief. Archieven die geen administratief nut meer hebben, kunnen al na 30 jaar worden neergelegd. Het administratief nut van een dossier moet geval per geval onderzocht worden en het wordt o.a. beïnvloed door bepaalde verjaringstermijnen. Meer in het bijzonder bij de gunning en uitvoering van een overheidsopdracht worden bestuur en aannemer geconfronteerd met verschillende verjaringstermijnen, die over verschillende wetteksten verspreid zijn en die soms een invloed kunnen hebben op de archivering van dossiers. Deze uiteenzetting geeft een overzicht van de belangrijkste verjaringstermijnen, zonder de pretentie te hebben exhaustief te zijn. LET WEL ook na het verstrijken van deze of gene termijn kan een dossier terug opleven, bvb. een aannemer dagvaardt meer dan twee jaar na de definitieve oplevering (cf. punt 4). In betwiste zaken kan een dossier dan ook pas worden geklasseerd wanneer het volledig is afgehandeld, d.w.z. wanneer een definitief vonnis of arrest of een overeenkomst voor slot van alle rekeningen integraal is uitgevoerd en er geen taken meer in te verwachten vallen. Daar valt uiteraard geen termijn op te kleven. 2. Gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit Het “gemeen recht” inzake de verjaring van schuldvorderingen lastens de Staat (bij uitbreiding de gemeenschappen en de gewesten) is te vinden in de artikelen 100 tot 107 van de bij KB dd. 17 juli 1991 gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit1. Volgens artikel 100, eerste lid zijn verjaard en voorgoed ten voordele van de Staat vervallen, onverminderd de vervallenverklaringen ten gevolge van andere wettelijke, reglementaire of ter zake overeengekomen bepalingen : 1° de schuldvorderingen, waarvan de op wettelijke of reglementaire wijze bepaalde overlegging niet geschied is binnen een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het begrotingsjaar in de loop waarvan zij zijn ontstaan; 2° de schuldvorderingen die, hoewel ze zijn overgelegd binnen de onder 1° bedoelde termijn, door de ministers niet zijn geordonnanceerd binnen een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar gedurende hetwelk ze werden overgelegd; 3° alle andere schuldvorderingen, die niet zijn geordonnanceerd binnen een termijn van tien jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar van hun ontstaan. Voor de schuldvorderingen die voortkomen uit vonnissen geldt – op basis van artikel 100, tweede lid van de gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit – de tienjarige verjaring2 ex artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek. Vroeger verjaarden deze slechts na dertig jaar, maar door de wet van 10 juni 1998 is de termijn op 10 jaar gebracht. Wanneer de rechtsvordering is ontstaan voor de inwerkingtreding van de voornoemde wet, dan begint de 1
In de rechtspraak ontmoet men nog vaak de “oude” wetten zoals de wet van 6 februari 1970 betreffende de verjaring van schuldvorderingen ten laste of ten voordele van de Staat en de provinciën, maar in deze korte uiteenzetting wordt er gemakshalve enkel verwezen naar de nu geldende gecoördineerde versie. 2 O.m. Cass., 7 maart 2003, rolnummer C000417N.
2
3
nieuwe verjaringstermijn slechts te lopen vanaf die inwerkingtreding zonder dat de totale duur de dertig jaar mag overschrijden. De voormelde termijnen zijn vatbaar voor stuiting3 door een gerechtsdeurwaardersexploot of een schulderkenning van de Staat. Het instellen van een rechtsvordering schorst4 de verjaring totdat een definitieve beslissing is gewezen. Artikel 103 bepaalt dat betaalstukken uitgegeven ter aanzuivering of terugbetaling van schuldvorderingen, sommen en tegoeden genoemd in artikelen 100 en 102, waardeloos worden als de betaling ervan niet gevorderd wordt binnen een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de datum van de uitgifte ervan. Het bedrag ervan vervalt voorgoed aan de Staat behoudens derdenbeslag of verzet. In dat geval wordt het, na het verstrijken van het vijfde jaar te rekenen vanaf de datum van uitgifte van het betaalstuk, in de Deposito- en Consignatiekas gestort, tot behoud van de rechten van degene aan wie het toekomt. Derdenbeslag of verzet blijven, in overeenstemming met artikel 105, geldig gedurende 5 of 30 jaar, al naar gelang het geval. De verjaringstermijnen op grond van artikel 100 zijn van openbare orde en strekken ertoe om de comptabiliteit van de Staat binnen een redelijke termijn te kunnen afsluiten. De partijen kunnen bijgevolg niet op conventionele wijze verzaken aan deze termijnen.5 Vanaf 1 januari 2010 zullen evenwel de verjaringsregels van gemeen recht (in de regel 10 jaar) van toepassing zijn op de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest, tenzij er alsnog een nieuw uitstel bij KB zou worden verleend6. 3. Buitencontractuele verjaring Onder bepaalde voorwaarden kan de burger, die door een fout van de Staat schade lijdt, schadevergoeding vorderen van de overheid o.b.v. artikel 1382 e.v. van het Burgerlijk Wetboek. Volgens de rechtspraak7 is een dergelijke vordering, gericht tegen de Staat, onderworpen aan de verjaringsregels van artikel 100, eerste lid, 1° van de gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit. Hetzelfde geldt wanneer een vordering wordt ingesteld op basis van artikel 544 van het Burgerlijk Wetboek, de zgn. abnormale burenhinder.
3
Stuiting betekent dat de verjaring ophoudt te lopen en dat er een nieuwe termijn, gelijk aan de oorspronkelijke termijn, begint te lopen. 4 Schorsing betekent, dat de verjaring voor een bepaalde tijd stilligt en dan gewoon verder loopt; er wordt a.h.w. een pauze in de verjaring ingelast. 5 Brussel, 26 januari 2005, inzake Devis Energieën/Vlaamse Gemeenschap. 6 Artikelen 15 en 16 van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof, juncto diverse KB’s houdende, voor wat de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest betreft, uitstel van de inwerkingtreding van deze wet. 7 Cass., 14 april 2003, nr. C.00.0167.N/5; Rb. Brussel, 28 juni 1994, T.B.P., 1994, 772-774; Rb. Brussel, 9 september 1994, T.B.P., 1995, 58-63. Het Grondwettelijk Hof benadert dit probleem genuanceerder (o.m. arrest 32/96 dd. 15 mei 1996, arrest 85/2001 dd. 21 juni 2001).
3
4
Idem dito voor vorderingen in het raam van de gunning van overheidsopdrachten (bvb. een schadeëis ingesteld door een geweerde inschrijver). 4. Contractuele verjaring a)
Voor de uitvoering van contracten (zoals overheidsopdrachten) en de contractuele aansprakelijkheid van de Staat gelden eveneens de verjaringsregels van artikel 100, eerste lid, 1° en 2° van de gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit8.
b)
Inzake de aansprakelijkheid van aannemers en architecten voor zware gebreken in bouwwerken voorzien de artikelen 1792 en 2270 van het Burgerlijk Wetboek in een verjaringstermijn van 10 jaar. Dit is een vervaltermijn, d.w.z. dat hij niet vatbaar is voor schorsing of stuiting9. Voor overheidsopdrachten begint de termijn te lopen vanaf de voorlopige oplevering (artikel 41 van de AAV – bijlage bij het KB van 26 september 1996). LET WEL de oplevering van grote herstellingen doet een nieuwe tienjarige termijn lopen10.
c)
Volgens artikel 18 van de AAV – bijlage bij het KB van 26 september 1996 – moet een aannemer elke dagvaarding in verband met de uitvoering van een overheidsopdracht (dus niet i.v.m. de gunning) laten betekenen binnen twee jaar na de betekening van het PV van definitieve oplevering of, bij gebreke aan PV, binnen twee jaar na de definitieve oplevering. Dit is een vervaltermijn, d.w.z. dat hij niet vatbaar is voor schorsing of stuiting. Hij kan daarentegen wel worden verlengd in geval overheid en opdrachtnemer besprekingen hebben gevoerd en de beslissing van de overheid pas is betekend in de laatste drie maanden van de termijn of daarbuiten. De verlenging loopt tot het einde van de derde maand na de maand waarin de beslissing is betekend. Artikel 18 van de AAV wijkt niet af van artikel 100 van de gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit, de twee regelingen moeten gezamenlijk worden toegepast11. Het verval bepaald door artikel 18 van de AAV sluit de toepassing van de vijfjarige verjaring niet uit waarin voorzien wordt door artikel 100, aangezien deze verjaring geldt onverminderd de vervallenverklaringen of terzake overeengekomen bepalingen12.
8
Grondw. Hof, arrest nr. 75/97 dd. 17 december 1997. O.m. Cass., 17 februari 1989, A.C., 1988-89, 691; Pas., 1989, I, 621; R.W., 1988-89, 1267, met noot BAERT, G., “De vordering op grond van de tienjarige aansprakelijkheid en het kort geding.” 10 Cass., 9 december 1988, R.W., 1988-89, 1229. 11 Cass., 10 oktober 1996, A.C., 1996, 372, Pasicrisie, 1996, I, 372. 12 Luik, 21 december 1994, J.L.M.B., 1995, 132; Brussel, 26 januari 2005, inzake Devis Energieën/Vlaamse Gemeenschap. 9
4
5
5. Conclusie inzake bewaartermijnen De gunningsdossiers van overheidsopdrachten worden na de gunningsbeslissing minimum tien jaar bewaard (cf. punt 2). Voor de uitvoeringsdossiers van overheidsopdrachten van werken geldt volgend onderscheid: - voor bouwwerken waarop de tienjarige aansprakelijkheid van toepassing kan zijn (cf. punt 3, b) worden de dossiers minimum tien jaar bewaard na de voorlopige oplevering; - voor de andere werken worden de dossiers minimum twee jaar bewaard na de definitieve oplevering (cf. punt 3, c). De uitvoeringsdossiers van overheidsopdrachten van leveringen en diensten worden minimum twee jaar bewaard na de definitieve oplevering (cf. punt 3, c).
5
