Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen

Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen

13 oktober 2009

Stefaan De Clerck Minister van Justitie


13 oktober 2009

Stefaan De Clerck Minister van Justitie

Inhoudsopgave I.

INLEIDING ................................................................................................................. V

II.

DOELSTELLINGEN ................................................................................................. VI

III. SELECTIELIJSTEN................................................................................................... VI IV. ONDERHOUD VAN DE SELECTIELIJSTEN ..................................................... VIII V.

TOEPASSING VAN DE SELECTIELIJSTEN ......................................................... IX

VI. BEWARING, BEHEER, SELECTIE DIGITALE BESCHEIDEN ............................ X VII. BIJLAGEN: SELECTIELIJSTEN EN BEWAARTERMIJNEN................................. 1 I.

HOF VAN CASSATIE (CAS) ........................................................................ 3

II.

HOVEN VAN BEROEP (HB)........................................................................ 7

III.

ARBEIDSHOVEN EN RECHTSVOORGANGERS (AH) .......................... 19

IV.

COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL (COL).............................. 25

V.

FEDERAAL PARKET EN RECHTSVOORGANGER (FP) ....................... 29

VI.

PARKETTEN-GENERAAL (PG) ................................................................ 33

VII.

MILITAIRE GERECHTEN (MIL)................................................................ 39

VIII. ARBEIDSAUDITORATEN-GENERAAL (AG)........................................... 55 IX.

RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG ALGEMEEN EN BURGERLIJKE RECHTBANKEN (BUR)...................... 59

X.

RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG CORRECTIONELE RECHTBANKEN (COR) ............................................. 75

XI.

HOVEN VAN ASSISEN (HA) ...................................................................... 81

XII.

RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG JEUGDRECHTBANKEN (J).......................................................................... 83

XIII. STRAFUITVOERINGSRECHTBANKEN (SUR) ........................................ 89 XIV.

ARBEIDSRECHTBANKEN EN RECHTSVOORGANGERS (AR) ........... 91

XV.

RECHTBANKEN VAN KOOPHANDEL (RKH)......................................... 99

XVI. RAAD VAN PROCUREURS DES KONINGS (RPK) ............................... 107 XVII. PARKETTEN VAN DE PROCUREURS DES KONINGS (PK) ............... 109 XVIII. RAAD VAN ARBEIDSAUDITEURS (RAA)............................................. 129 XIX. ARBEIDSAUDITORATEN (AA) ................................................................ 131 XX.

POLITIERECHTBANKEN (POL)............................................................... 135

XXI. VREDEGERECHTEN (VR) ......................................................................... 141


I.

INLEIDING

1. De allereerste selectielijst (voorheen: bewaar- en vernietigingslijst) betreffende de archieven van hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht (de zgn. "synoptische tabel"), was deze vastgelegd in de omzendbrief van voormalig procureur-generaal J. Matthijs van 30 januari 1976 (ref. D.A. 476 A.A. 9003; RA nr. 5/76) en nadien door de toenmalige procureurs-generaal in hun respectievelijke rechtsgebieden verspreid. Deze was dringend aan herziening toe. 2. Vandaar dat in 2002 in nauwe samenwerking met het Rijksarchief de nieuwe Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen werd uitgevaardigd. Vooreerst waren de toen vastgelegde bewaartermijnen niet langer realistisch. Ten tweede was de lijst van 1976 op tal van punten onvolledig, te weinig expliciet en bijgevolg moeilijk uitvoerbaar. Herhaaldelijk klaagden magistraten, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen erover dat verscheidene categorieën bescheiden niet in de lijst waren opgenomen, dat de lijst niet meer beantwoordde aan de vorm en structuur van de actuele archiefbescheiden (cf. de digitale archivering), dat de lijst geen of te weinig melding maakte van de toe te passen selectiecriteria (nl., bij die bescheiden die bij het verstrijken van de administratieve bewaartermijn aan een nadere selectie moesten onderworpen worden), dat in de lijst van 1976 het tijdstip van de aanvang van de bewaar- en vernietigingstermijnen niet altijd duidelijk bepaald werd, enz. Ook de vele hervormingen binnen justitie, zowel op administratieforganisatorisch vlak (cf. de invoering van de ICT, de automatisering van de werkprocessen, de aangroei van digitale bestanden e.d.) als op procedureel vlak (cf. de verschillende hervormingen van het Wetboek van Strafvordering, de herziening van de verjaringstermijnen en van de faillissementswetgeving in 1998, enz.), maakten een herziening van deze lijst(en) noodzakelijk. 3. De in 2002 uitgevaardigde richtlijn diende op zijn beurt na vijf jaar voor de eerste maal herzien te worden (cfr. infra). Het Rijksarchief heeft deze herziening in 2008 doorgevoerd en uitgewerkt op basis van een grootschalige enquête, aangevuld met tal van plaatsbezoeken en telefoongesprekken. Concreet werden er bijkomende selectielijsten opgesteld voor voorheen ontbrekende geledingen van de rechterlijke macht, zoals het College van procureurs-generaal, het federaal parket, de Raad van de procureurs des Konings, de Raad van arbeidsauditeurs en de pas opgerichte strafuitvoeringsrechtbanken. Voorts werden verschoven bevoegdheden en reeksen opgenomen, de opheffing van de militaire gerechten gesignaleerd, nog ontbrekende reeksen toegevoegd en een beperkt aantal bewaartermijnen en definitieve bestemmingen van de reeds vermelde reeksen gewijzigd en in de mate van het

V

mogelijke verder geüniformeerd. Daarenboven werd ook duidelijker aangegeven welke specifieke reeksen een digitaal karakter (kunnen) bezitten. Tot slot werden ook de richtlijnen voor zowel de vernietiging als de neerlegging van archief aangepast en uitgewerkt. 4. Deze richtlijn wordt zowel in gedrukte vorm als via de intranetpagina van de Federale Overheidsdienst Justitie aan alle gerechtelijke diensten ter beschikking gesteld. Opdat ook de burger kennis kan nemen van de regels voor de bewaring en beschikbaarstelling van informatie op langere termijn, wordt deze richtlijn, naar buitenlands voorbeeld, eveneens op de internetpagina van de Federale Overheidsdienst Justitie en deze van het Rijksarchief ter beschikking gesteld. II.

DOELSTELLINGEN

5. Deze richtlijn is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat de rechterlijke macht belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een Rijksarchief overgebracht kunnen worden. III.

SELECTIELIJSTEN

6. Een selectielijst is een in systematische orde gestelde opsomming van alle categorieën papieren en digitale archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, inhoud of structuur, die door een instelling of organisatie worden gevormd of ontvangen, met vermelding van 1° hun definitieve bestemming [“te bewaren” (eventueel na een nadere selectie) of “te vernietigen”] en 2° de minimale administratieve bewaartermijn. In de in bijlagen opgenomen lijsten wordt elke categorie voorafgegaan door een code, gevormd door de afkorting van de instelling die de archiefbescheiden heeft gevormd of ontvangen en een volgnummer bestaande uit drie cijfers, b.v. VR016 (archief van het vredegerecht, 16), POL020 (archief van de politierechtbank, 20), PK130 (archief van het parket van de procureur des Konings, 130), enz. De gebruiker dient er wel rekening mee te houden dat door de toevoeging van nieuwe reeksen de codes in de herziene versie van de richtlijn kunnen verschillen van deze in de vorige versie van de richtlijn. 7. De in de lijsten vermelde bewaartermijnen zijn minimale bewaartermijnen. Dit laat de hoofdgriffier of de hoofdsecretaris toe op het ogenblik van het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn aan de archieven de eindbestemming te geven die in de lijst is voorzien. Wanneer hij/zij, om welke reden dan ook, langere bewaartermijnen wil toepassen dan moet hij/zij er wel van bewust zijn dat een verhoging van de kosten voor de opslag van archieven

VI

(kosten voor het inrichten van archiefruimten, kosten voor de verhuis van massabestanden, enz.) goed zal moeten gemotiveerd worden. Belangrijke investeringen in gebouwen en materiële uitrusting zullen pas plaatsvinden wanneer de hoofdsecretaris/hoofdgriffier kan aantonen dat hij/zij alle nuttige maatregelen heeft genomen om de volumes archiefdocumenten zo laag mogelijk te houden, met eerbiediging van de wettelijke bepalingen en de richtlijnen ter zake. 8. Bij het vastleggen van de bewaartermijnen werd rekening gehouden met de wet van 10 juni 1998 tot wijziging van sommige bepalingen betreffende de verjaring. 9. De bewaartermijnen betreffende verwante archiefstukken (zoals personeelsdossiers) werden zoveel mogelijk geüniformeerd. De verschillen in de termijnen die bij de lijsten van verwante instellingen soms kunnen vastgesteld worden, houden verband met bepaalde afwijkende administratieve tradities en met het volume van de archiefvorming bij de respectievelijke diensten. 10. Archiefbescheiden die op de lijst als “te bewaren” vermeld staan, verdienen een voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de betrokken dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), kunnen zij bij het Rijksarchief worden neergelegd (Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S. 12 augustus), art. 1, vierde lid). Alle stukken, gevormd of ontvangen door de hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht en die ouder zijn dan 100 jaar, moeten aan het Rijksarchief worden overgedragen (Archiefwet, art. 1, eerste lid), uiteraard voor zover ze voor permanente bewaring in aanmerking komen (zie hiervoor de selectielijsten in de bijlagen). 11. Archiefbescheiden die op de lijsten als “te vernietigen” staan aangeduid, verdienen geen voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de respectievelijke dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), worden zij best zo snel mogelijk jaarlijks vernietigd. 12. Archiefbescheiden die op de lijst als “te selecteren” staan aangeduid, kunnen pas aan een nadere selectie worden onderworpen na het verstrijken van de op de lijst vermelde minimale bewaartermijn. Wanneer de archiefbescheiden aan een nadere selectie moeten onderworpen worden, dan vermeldt de selectielijst ook de toe te passen selectiecriteria. Deze selectiecriteria worden zo duidelijk en zo expliciet mogelijk geformuleerd [bijvoorbeeld: één maand op de twaalf bewaren, de rest vernietigen; de met een eindvonnis afgesloten dossiers in het jaar(tal) eindigend op het cijfer 6: te bewaren (de rest vernietigen), enz.]. In sommige omstandigheden is en blijft een advies van de plaatselijke rijksarchivaris echter vereist. Dit is bijvoorbeeld het geval voor series bescheiden waarvan de archiefvorming sterk kon verschillen naargelang de regio waar ze werden gevormd, of voor bescheiden afkomstig van andere instellingen of verenigingen die na het beëindigen van de activiteiten van deze organisaties in de archiefruimten van griffies en parketten terechtkwamen.

VII

13. De selectiecriteria en de bewaartermijnen die in deze lijsten vermeld staan, hebben betrekking op alle archiefbescheiden, ongeacht hun inhoud, vorm en structuur, ongeacht hun papieren of digitaal karakter. Een goed voorbeeld zijn de in de loop van de laatste decennia in onbruik geraakte registers. Zij werden vervangen door manuele fichesystemen of nog later door digitale databanken (geautomatiseerde gegevensbestanden). Bij de redactie van deze lijsten werd in de mate van het mogelijke rekening gehouden met deze realiteit, door telkens duidelijk aan te geven dat de reeks zowel in papieren als in digitale vorm kan bestaan. IV.

ONDERHOUD VAN DE SELECTIELIJSTEN

14. Hervormingen op procedureel, organisatorisch of technisch vlak doen binnen Justitie nieuwe informatiestromen ontstaan en hebben verstrekkende gevolgen voor de informatiehuishouding en archiefvorming. Bij elke organisatorische hervorming of wijziging van administratieve en gerechtelijke procedures zou moeten rekening gehouden worden met de gevolgen voor de informatiehuishouding (ontstaan, verwerking en opslag). 15. De selectielijsten zullen daarom aan een vijfjaarlijkse herziening onderworpen worden. 16. De concrete herziening van de selectielijsten zal worden voorbereid door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, in nauw overleg met de verschillende geledingen van de rechterlijke macht. 17. De verschillende onderdelen van de rechterlijke macht worden met aandrang verzocht de Algemeen Rijksarchivaris te verwittigen van alle wijzigingen bij de rechterlijke macht op organisatorisch, procedureel en technisch vlak die gevolgen hebben voor de informatievoorziening, de informatieverwerking en de archiefvorming. Tegelijkertijd worden in de mate van het mogelijke ook bewaartermijnen gesuggereerd en oplossingen voorgesteld die moeten leiden tot een beter archiefbeheer en die de bewaring, de toegankelijkheid en de authenticiteit van de archiefbescheiden moeten helpen waarborgen. Deze berichtgevingen worden op hetzelfde ogenblik overgemaakt aan de Voorzitter van het College van procureurs-generaal of aan de Procureurgeneraal bij het Hof van Cassatie. 18. Op basis van de ontvangen berichten zal onderzocht worden voor welke aspecten van de informatievoorziening en van het archiefbeheer dringende maatregelen wenselijk zijn (bijvoorbeeld dringende aanpassingen aan een selectielijst) en voor welke aangelegenheden een dringend optreden niet strikt nodig is. Deze laatste aangelegenheden worden gereserveerd voor de volgende vijfjaarlijkse herziening van de selectielijsten.

VIII

V.

TOEPASSING VAN DE SELECTIELIJSTEN

19. De hoofdsecretarissen en hoofdgriffiers worden met de toepassing van deze lijsten belast. 20. Wanneer in een selectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming "te vernietigen" vermeld wordt en wanneer de minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, dan kan de betrokken archiefvormer enkel tot effectieve vernietiging overgaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van het bevoegde Rijksarchief (voor een actueel overzicht van de verschillende rijksarchieven en hun ressorten, raadpleeg de website http://arch.arch.be). De door de archiefvormer (hoofdgriffier of hoofdsecretaris) opgestelde en aan het Rijksarchief voorgelegde vernietigingslijst dient zowel de in de selectielijst gehanteerde code, de aard van de stukken als de uiterste data van elke reeks documenten te vermelden. Het bevoegde parket dient ter kennisgeving alle aanvragen en toelatingen in kopie te ontvangen én kan desgewenst aanduiden welke dossiers toch niet vernietigd mogen worden. De eigenlijke vernietiging van archieven gebeurt door de inschakeling van de door de Federale Overheidsdienst Justitie aangeduide papiervernietigingsfirma. Voor meer informatie kunnen de hoven en rechtbanken steeds contact opnemen met de Cel Gebouwen van de Dienst Infrastructuur bij het Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie. De griffies der hoven en rechtbanken dienen er wel rekening mee te houden dat in uitvoering van het koninklijk besluit van 13 december 1968 en van de interne instructie van de Federale Overheidsdienst Financiën van 1 november 1970 de als te vernietigen aangemerkte financiële bescheiden slechts effectief vernietigd kunnen worden na raadpleging van de ambtenaar der registratie en domeinen die met de verificatie van de griffie belast is. 21. Wanneer in een selectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming "te bewaren" vermeld wordt en wanneer de minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, dan kan de betrokken archiefvormer in principe overgaan tot neerlegging bij het bevoegde Rijksarchief (voor een actueel overzicht van de verschillende rijksarchieven en hun ressorten, raadpleeg de website http://arch.arch.be). Er dient wel rekening mee gehouden te worden dat er bij neerleggingen bij voorkeur met blokken van 10 jaar wordt gewerkt: er zal dus vaak een verschil bestaan tussen de in de richtlijn vermelde bewaartermijn en de uiteindelijke neerleggingstermijn. 22. Voor de toepassing van deze selectielijsten zijn begeleidende maatregelen nodig aangezien de selectie en de materiële bewerking van archieven een arbeidsintensieve aangelegenheid is. Er zijn de afgelopen jaren al ernstige inspanningen geleverd om de achterstanden inzake selectie, vernietiging en neerlegging van archieven weg te werken, onder meer door de inzet van een bijzonder kader van archiefmedewerkers die binnen het rechtsgebied van elk hof van beroep belast worden met archieftaken.

IX

VI.

BEWARING, BEHEER, SELECTIE DIGITALE BESCHEIDEN

23. Een bijzonder probleem rijst in verband met de bewaring, het beheer en de selectie van digitale archiefbescheiden. Deze vallen evengoed onder toepassing van de Archiefwet als papieren archiefbescheiden aangezien niet zozeer de drager, als wel de inhoud van belang is. Een digitale rol is immers even belangrijk als een (vroegere) papieren rol. De (langetermijn-) bewaring van digitale bestanden is echter geen evidentie wegens de aan hoog tempo evoluerende hard- en software. Een intranet is bijvoorbeeld (in tegenstelling van wat vaak wordt verondersteld) geen geschikt platform voor archivering van digitale bestanden, aangezien het doorgaans geen archieffunctie omvat en bijgevolg enkel de meest recente versie van een bestand bevat. 24. Toch dienen de verschillende geledingen van de rechterlijke macht er elk voor te zorgen dat de digitale bestanden in goede en toegankelijke staat bewaard worden zolang deze nog administratief-juridisch nut bezitten en door hen zelf beheerd worden. Concreet dienen digitale archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers op nieuwe dragers overgezet te worden wanneer het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar wordt door de veroudering van de gebruikte materialen of door het in onbruik raken van apparatuur of programmatuur. Voorts dienen digitale archiefbescheiden voor zover mogelijk opgeslagen te worden in open, gedocumenteerde, niet-gecompresseerde en niet geëncrypteerde standaarden voor opslagformaten. Deze dienen daarenboven migratie (een omzetting van documenten, programmatuur en/of apparatuur) te ondergaan wanneer een gerede kans bestaat dat hun geordende en toegankelijke staat door wijzigingen in apparatuur en programmatuur in het gedrang zou komen. Een dergelijke migratie dient gedocumenteerd te worden en de resultaten dienen getoetst te worden. De metadata moeten informatie bevatten over de identiteit van het archiefstuk, over het verband met de ontstaanscontext evenals over een bepaald aantal technische elementen én dienen aan de bestanden gekoppeld te worden om hun leesbaarheid te garanderen. Natuurlijk bezitten niet alle geledingen van de rechterlijke macht hiervoor over de nodige middelen en expertise, vandaar dat er bij de betrokken centrale diensten van de Federale Overheidsdienst op aangedrongen zal worden alvast met deze bepalingen rekening te houden bij de ontwikkeling van software voor de rechterlijke macht (zoals ARTT, REA/TPI JUST, Mammoet, MaCH…). Bovendien zal het Rijksarchief via haar website en via tal van andere kanalen in de toekomst hierover meer gedetailleerde richtlijnen verstrekken. 25. Net zoals de papieren archiefbescheiden dienen ook de digitale archiefdocumenten na het verstrijken van de desbetreffende bewaartermijn ofwel vernietigd te worden, ofwel blijvend bewaard te worden en bij het Rijksarchief neergelegd te worden. Het Rijksarchief zal in de toekomst ook hierover meer gedetailleerde richtlijnen verstrekken.

X

XI

VII.

BIJLAGEN: SELECTIELIJSTEN EN BEWAARTERMIJNEN

I ARCHIEVEN VAN HET HOF VAN CASSATIE I.

ARCHIEF VAN HET PARKET

Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór 1951. Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het Rijksarchief neergelegd. CAS001)

Agenda's van ingekomen en uitgaande briefwisseling → te bewaren en neer te leggen.................................................................10 jaar na afsluiten

CAS002)

Omzendbrieven en dienstnota's van de procureur-generaal → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

CAS003)

Documentatie (en nadere toegangen: thesauri, trefwoordenindex, fichesysteem, enz.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen, te selecteren en bepaalde (sub)dossiers aan het Rijksarchief over te dragen.

CAS004)

Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS005)

Stukken in verband met het materieel en financieel beheer → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

CAS006)

Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS007)

Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers) → te selecteren......................50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden - worden bewaard en neergelegd: dossiers betreffende magistraten, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen - de overige dossiers worden vernietigd

CAS008)

Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen) → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

CAS009)

Notitieregisters → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS010)

Andere bescheiden → te selecteren Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur.

3

II.

ARCHIEF VAN HET HOF

Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór 1951. Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het Rijksarchief neergelegd. A.

KABINET VAN DE EERSTE VOORZITTER

CAS011)

Briefwisseling → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS012)

Studiedossiers → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

CAS013)

Dienstreglementen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS014)

Beschikkingen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS015)

Agenda's van ingekomen en uitgaande briefwisseling → te bewaren en neer te leggen.................................................................10 jaar na afsluiten

CAS016)

Omzendbrieven en dienstnota's van de eerste voorzitter → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

CAS017)

Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS018)

Stukken in verband met het materieel en financieel beheer → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

CAS019)

Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS020)

Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers) → te selecteren......................50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden - worden bewaard en neergelegd: dossiers betreffende magistraten en hoofdgriffiers - de overige dossiers worden vernietigd

CAS021)

Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen) → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

4

B.

GRIFFIE

1.

Organisatie

CAS022)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS023)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering en tussentijdse verslagen van de eerste voorzitter (art. 340 § 3 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS024)

Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

CAS025)

Registers gehouden in verband met de verzending van de zaken (indicateur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS026)

Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

CAS027)

Boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën 2.

Rechtspleging

CAS028)

Minuten van arresten en hun nadere toegangen (klappers, repertoria, fichesystemen, enz.) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

CAS029)

Rollen (algemene rol, bijzondere rollen, zittingsrollen) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS030)

Rechtsplegingsdossiers → te selecteren: - dossiers in verband met de berechting van ministers en andere uitzonderlijke procedures: → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar - de overige dossiers: → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur.

CAS031)

Tuchtdossiers → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar 3.

CAS032)

Gedeponeerde stukken

Dossiers gevormd door de commissie voor de vergoedingen van de onwerkdadige hechtenis → te vernietigen.........................................................................................5 jaar na beslissing

5

CAS033)

Dossiers gevormd door bijzondere onderzoekscommissies → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS034)

Andere bescheiden → te selecteren Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur. III. ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN A. NATIONALE TUCHTRAAD

CAS035)

Algemene rol (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS036)

Beschikkingen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS037)

Adviezen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

CAS038)

Losse stukken met betrekking tot de procedure: afgiftebewijzen van aangetekend verstuurde brieven, briefwisseling… → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

CAS039)

Dubbels van tuchtdossiers → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: De originele tuchtdossiers worden na het uitbrengen van het advies door de Nationale Tuchtraad teruggezonden aan de verantwoordelijke tuchtrechtelijke overheid, samen met het advies aangaande de eventueel op te leggen straf (art. 419, achtste lid Ger. W.) B. EVALUATIECOLLEGE VAN DE KORPSCHEFS

CAS040)

Evaluatiedossiers van de korpschefs van de zittende magistratuur met verslagen van follow-upgesprekken, aanbevelingen van het evaluatiecollege, functioneringsverslagen van de korpschef, adviezen van de FOD Justitie en van de algemene vergadering, voorlopige en definitieve beoordelingen van het evaluatiecollege, documenten waaruit de kennisgeving aan de kandidaat blijkt (art. 259 novies §§ 9-10 Ger.W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: deze reeks wordt niet meer aangevuld wegens het arrest van het Grondwettelijk Hof van 1 september 2008 (rolnummer 4268), dat de regeling van art. 259 novies §§ 9-10 Ger.W. heeft vernietigd voor zoverre zij van toepassing zijn op de korpschefs van de hoven en rechtbanken.

CAS041)

Evaluatiedossiers van de korpschefs van het parket met verslagen van followupgesprekken, functioneringsverslagen van de korpschef, aanbevelingen van het evaluatiecollege, adviezen van de FOD Justitie en van de korpsvergadering, van de korpschef, adviezen van de FOD Justitie en van de algemene vergadering, voorlopige en definitieve beoordelingen van het evaluatiecollege, documenten waaruit de kennisgeving aan de kandidaat blijkt (art. 259 novies §§ 9-10 Ger.W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

6

II ARCHIEVEN VAN DE HOVEN VAN BEROEP I.

ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER

A.

ALGEMEEN

HB001)

Agenda van inkomende en uitgaande stukken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

HB002)

Algemene briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

HB003)

Documentatie → te selecteren..........................................................................................................na 10 jaar - te bewaren en neer te leggen: dossiers in verband met principekwesties, in verband met de organisatie en de werking van het Hof en van de rechtbanken (met inbegrip van gerechtelijke statistieken), in verband met de magistraten van het Hof, in verband met de ministeriële ambtenaren die hun ambt binnen het ressort uitoefenen, de advocaten en de balie, en tenslotte in verband met de gerechtsgebouwen en archiefzaken - voor de overige dossiers vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur. B.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE

1.

Algemeen

HB004)

Omzendbrieven van hogere overheden → te bewaren en neer te leggen.................indien deze geen administratief nut meer hebben

HB005)


HB006)


HB007)

Beschikkingen van de eerste voorzitter → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

7

HB008)

Dienstreglementen van het Hof en van de rechtbanken, stukken in verband met de inwerkingtreding van de gerechtelijke hervormingen en met de oprichting en afschaffing van rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB009)

Jaarverslagen van de rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB010)

Gerechtelijke statistieken en periodieke verslagen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

HB011)

Stukken in verband met de deelname van het Hof aan plechtigheden (ook: lijsten van voorrang) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 2.

Gerechtelijke ambten en personeel

HB012)

Stukken in verband met de kandidaatstelling van magistraten (lijsten, briefwisseling, adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.....................................wanneer deze geen administratief nut meer hebben

HB013)

Stukken in verband met de kandidaatstelling van het personeel van de griffies (lijsten, briefwisseling, adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.....................................wanneer deze geen administratief nut meer hebben

HB014)

Lijsten van (of fichesystemen betreffende) magistraten, personeel van de griffies en ministeriële ambtenaren → te bewaren en neer te leggen.................indien deze geen administratief nut meer hebben

HB015)

Verklaringen in verband met het einde van de functie van ministerieel ambtenaar → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

HB016)

Stukken in verband met tucht (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: de beschikkingen in verband met de zogenaamde 'grote tucht' maken deel uit van de processen-verbaal van de algemene vergadering.

HB017)

Stukken in verband met de benoeming, de aanstelling, de eedaflegging, het ontslag of de tucht van magistraten en griffiepersoneel (personeelsdossiers, chronologisch geordende briefwisseling, alfabetisch gerangschikte adviezen) → te vernietigen.....................................na 50 jaar (bij dossiers: 50 jaar na opening dossier)

HB018)

Stukken in verband met het lidmaatschap van commissies en de cumulatie van magistraten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

HB019)

Processen-verbaal van eedaflegging (en bijhorend fichesysteem) → te vernietigen........................................................................................................na 50 jaar

8

3. HB020)

Stukken in verband met de bouw, het beheer en het gebruik van de gebouwen van de rechterlijke macht in het rechtsgebied → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar 4.

HB021)

Financieel beheer

Rekeningen van de kleine uitgaven van de eerste voorzitter en bijhorende bewijsstukken (zie onder rubriek II. A) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 5.

HB022)

Materieel beheer

Andere

Kopieën van verslagen en briefwisseling van de magistraat-coördinator → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: dit ambt werd op 15 augustus 2000 opgeheven. C.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPLEGING

HB023)

Beschikkingen van de eerste voorzitter (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB024)

Kopieën van beschikkingen van de eerste voorzitter → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar II.

ARCHIEF VAN DE GRIFFIE

A.

STUKKEN VAN ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE AARD

HB025)

Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB026)

Stukken in verband met het beheer van het archief → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB027)

Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

HB028)

Boekhoudkundige registers: - het algemeen ontvangstenboek - het algemeen uitgavenboek (ook: kasboek van de griffier) - het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven - het register van rechten in burgerlijke – en handelszaken (vóór 1889) (nadien: het register der griffierechten) - het register voor het beheer van de reisen verblijfsvergoedingen (1889-1940) - het register der provisies (sinds 1940) - het register van borgstellingen door de burgerlijke partijen (vanaf 1940)

9

- het register der kosten en rechten met betrekking tot de kosteloze rechtspleging - het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten - het register van rechten in debet en dringende kosten - het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën in verband met strafzaken - het register van geïnde rechten in verband met de administratieve rechtspleging - het register betreffende de vergoedingen aan getuigen (vóór 1928) - kwitantie- en overschrijvingsboekjes - periodieke boekhoudkundige staten en lijsten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën HB029)

Rekeningen van de werkingskosten van de griffie, stukken in verband met het beheer van de rekening van de griffier (voor griffiekosten) en bijhorende bewijsstukken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

STUKKEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING

1. Algemeen HB030)

Gerotuleerde arresten van het Hof van Cassatie → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

HB031)

Prejudiciële vragen aan het Grondwettelijk Hof → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

HB032)

Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 2.

Bureel voor Gerechtelijke Bijstand

Stukken gevormd door het bureel van gratis rechtsbijstand (voor zover afzonderlijk bewaard): HB033)

- Rol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB034)

- Minuten van arresten en beschikkingen inzake gratis rechtsbijstand → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB035)

- Stukken van rechtspleging (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar Opmerking: de stukken in verband met het verzoek tot gratis rechtsbijstand worden doorgaans bij het dossier van rechtspleging gevoegd. 3.

HB036)

Kamer van Inbeschuldigingstelling

Aanwezigheidsregisters (1808-1846) (nadien: register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (15 aug. 1846-1924)) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

10

HB037)

Zittingsrol (ook: rolregelingsbladen) → te vernietigen..........................................................................................................na 1 jaar

HB038)

Rechtsplegingsdossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling (en bijhorende toegangen) → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: * de dossiers inzake de vervolging van ministers én * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en dec. .. 0. * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd

HB039)

Interneringsdossiers (sinds 1964) (voor zover in een afzonderlijke serie bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar Opmerking: deze dossiers maken soms deel uit van de serie rechtsplegingsdossiers in verband met strafzaken. In dit geval zie verder onder rubriek 4 hierna.

HB040)

Toegang tot de interneringsdossiers (register "wet op de bescherming van de maatschappij") → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB041)

Dossiers in verband met de verzoeken tot eerherstel → te selecteren ................................................................................... na 5 jaar voor de toegestane verzoeken ................................................................................. na 10 jaar voor de verworpen verzoeken - te bewaren en neer te leggen: * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren, nl. overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en dec. .. 0. * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd

HB042)

Toegangen tot de arresten en dossiers in verband met de verzoeken tot voorlopige invrijheidstelling en eerherstel (klapper, chronologisch repertorium, fichesysteem (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) → te bewaren en neer te leggen........................................ na 5 jaar na de laatste inschrijving

HB043)

Minuten van de arresten van de KI (en bijhorende toegangen: chronologische repertoria en klappers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB044)

Register van de verzoekschriften in verband met telefoontap → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

11

HB045)

Repertorium in verband met de verzoekschriften en akten "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB046)

Verzoekschriften, akten en beschikkingen "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB047)

Register gehouden in verband met de verzoeken tot invrijheidstelling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 4.

Kamers zetelend in strafzaken (correctionele kamers)

HB048)

Register gehouden voor de inschrijving van de nieuwe correctionele zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: bevat meestal notitienummer van het parket, namen van de betichten, betichting, plaats en datum van het vonnis in eerste aanleg, kamer, data van de zittingen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB049)


HB050)

Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsregister) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

HB051)

Rechtsplegingsdossiers (geordend per kamer én op arrestnummer) → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren, nl. overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en dec. .. 0 * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Opmerking: zie ook interneringsdossiers onder rubriek HB039.

HB052)

Register van minuten van arresten in strafzaken (en bijhorende toegangen: chronologisch repertorium (soms inlichtingenregister genoemd) en alfabetische klapper (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: de arrestboeken worden per kamer geordend; soms komt het voor dat de arresten van de KI en van de kamers zetelend in jeugdzaken samen met de minuten van arresten in strafzaken worden ingebonden

12

HB053)

Register van akten van voorziening in cassatie (door de veroordeelden, door de burgerlijke partijen, door het Openbaar Ministerie) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB054)

Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken in één serie worden samengebracht.

HB055)

Chronologisch repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als op burgerlijke zaken.

HB056)

Chronologisch repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als op burgerlijke zaken.

HB057)

Kopieën van uittreksels van arresten (ongeacht vorm en structuur) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

HB058)

Agenda van de stukken verzonden naar het Openbaar Ministerie → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

HB059)

Agenda van de verzonden veroordelingsbulletins en veroordelingsuittreksels → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

HB060)

Repertorium betreffende de verzoeken in verband met het gratis afleveren van kopieën van stukken uit strafdossiers (sinds april 1998) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

HB061)

Repertorium van akten van neerlegging (met bijhorende klapper of alfabetisch repertorium op naam van de betichten) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar 5.

Kamers zetelend in jeugdzaken

a.

Strafzaken (beschermende maatregelen)

HB062)

Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

HB063)

Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsboek) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

13

HB064)

Register van minuten van arresten en beschikkingen (en alfabetische klapper of repertorium) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: soms komt het voor dat de arresten van de kamers zetelend in jeugdzaken samen met de minuten van arresten in strafzaken worden ingebonden.

HB065)

Register van akten van voorziening in cassatie (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4

HB066)

Repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4

HB067)

Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 b.

Burgerlijke zaken

HB068)

Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

HB069)

Algemene rol (en bijhorende fiches) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB070)

Zittingsrol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

HB071)

Register van minuten van zittingsbladen en arresten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB072)

Toegangen tot de minuten van arresten: chronologisch of alfabetisch repertorium, fichesysteem op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB073)


HB074)

Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 6.

Kamers zetelend in burgerlijke en handelszaken

HB075)


HB076)

Agenda van de zittingen in burgerlijke zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

14

HB077)

Algemene rol (en bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB078)

Register der verzoekschriften (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB079)

Rol van de kort gedingen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB080)

Rechtsplegingsdossiers uit de periode vóór het Ger. W. (1967-1970) (geordend per kamer én op arrestnummer) → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar - te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar bewaren overeenkomstig volgende cyclus: maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, maand februari voor jaren eindigend op cijfer 2, maand maart voor jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en dec. .. 0 enz. - de overige dossiers worden vernietigd

HB081)

Conclusies van pleitbezorgers (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

HB082)

Processen-verbaal van verhoor en verschijning van getuigen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB083)

Kwaliteiten (vóór 1936) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

HB084)

Register van minuten van zittingsbladen en arresten (per kamer) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB085)

Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken in één serie worden samengebracht.

HB086)

Fichesystemen of alfabetisch repertorium op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB087)

Dossiers van eerherstel van gefailleerden (voor zover ze niet naar de rechtbank van eerste aanleg terugkeren) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB088)


HB089)

Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4

15

7.

Kamers zetelend in fiscale zaken (afgesloten reeksen)

HB090)

Fiscale rol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB091)

Rechtsplegingsdossiers van de ‘FR-rol’ (Ministerie van Financiën) → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het rolnummer of het nummer van het arrest eindigt op het nummer 6 (nrs. 6, 16, 26, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd

HB092)

Rol ‘Bestendige Deputatie’ (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB093)

Rechtsplegingsdossiers van de ‘BD-rol’ (Bestendige Deputatie) → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het rolnummer of het nummer van het arrest eindigt op het cijfer 6 (nrs. 6, 16, 26, 36, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd

HB094)

Register van minuten van zittingsbladen en arresten in fiscale zaken en bijhorende toegangen (alfabetisch of chronologisch repertorium, fichesysteem - per kamer en ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB095)

Alfabetisch repertorium of fichesystemen op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB096)

Register(s) van akten van voorziening in cassatie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 8.

De kamer zetelend in verband met natuurrampen

HB097)

Rol ‘natuurrampen’ (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB098)

Rechtsplegingsdossiers → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB099)

Register van minuten van zittingsbladen en arresten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 9.

De kamer zetelend in zaken van mededinging

HB100)

Rol ‘mededingingen’ → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB101)

Rechtsplegingsdossiers → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

16

HB102)

Register van minuten van zittingsbladen en arresten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 10.

Kamers zetelend in kieszaken

HB103)

Rollen (ook: zittingsboeken) of chronologische repertoria (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB104)

Minuten van arresten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 11.

Kamers zetelend in militiezaken (afgesloten reeksen)

HB105)

Rol → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB106)

Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of klapper) (ongeacht vorm en structuur)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 12.

Kamers zetelend in zaken van epuratie (afgesloten reeksen)

HB107)

Bijzondere rol → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

HB108)

Dossiers van rechtspleging → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

HB109)

Minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of klapper) (ongeacht vorm en structuur)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar III.

ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN

In verband met de definitieve bestemming van de stukken vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur. Pro memorie: hoven zetelend in sociale zaken (vóór 1970) (beroepen tegen de vonnissen van de werkrechtersraden) HB110)

Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en bijhorende toegang) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

17

III ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSHOVEN EN RECHTSVOORGANGERS I.

AH001)

ARCHIEVEN GEVORMD VOOR DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (OKTOBER 1970): ARCHIEVEN VAN DE WERKRECHTERSRADEN IN BEROEP EN VAN DE COMMISSIES VAN BEROEP VAN SOCIALE ZEKERHEID

→ te selecteren ............................................................................................. onmiddellijk Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. II.

ARCHIEVEN GEVORMD SINDS DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (NA 1 NOVEMBER 1970)

1.

ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER

A.

ALGEMEEN

AH002)

Briefwisseling betreffende het algemeen beleid en de organisatie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AH003)

Briefwisseling in verband met: personeelsbeheer, materieel en financieel beheer, dienstregelingen, de schorsing van advocaten door de Orde van Advocaten → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH004)

Omzendbrieven → te bewaren en neer te leggen.................... indien ze geen administratief nut meer hebben B.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE

1.

Algemeen

AH005)

Bijzonder reglement van het hof (art. 106, 3° Ger. W.) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH006)

Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (art. 105, 3° Ger. W.) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar Opmerking: kan in het bijzonder reglement opgenomen zijn.

AH007)

Adviezen met betrekking tot het bijzonder reglement van het hof → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH008)

Dienstregelingen (art. 316 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

19

AH009)

Stukken in verband met tijdelijke maatregelen van administratieve aard → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 2.

Materieel beheer

AH010)

Bescheiden betreffende de oprichting van het gerechtsgebouw en belangrijke bouwwerken (voor zover de eerste voorzitter de beheerder van de gebouwen is/was) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AH011)

Bescheiden betreffende het beheer van de kleine uitgaven (art. 382 Ger. W.) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 3.

Bescheiden met betrekking tot het algemeen toezicht en de tucht

AH012)

Stukken betreffende het algemeen toezicht en de tucht (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AH013)

Akten houdende disciplinaire waarschuwing aan de kamervoorzitters, de raadsheren en raadsheren in sociale zaken (art. 412, 5° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

AH014)

Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofden-van-dienst, de griffiers en de adjunct-griffiers (art. 415, 3° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar 4.

Personeelsbeheer

AH015)

Bescheiden betreffende de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke orde → te vernietigen................................................................................ jaar na de opruststelling

AH016)

Bescheiden betreffende afwezigheden en verlofregelingen (art. 331 Ger. W.) → te vernietigen................................................................................ jaar na de opruststelling

AH017)

Dubbels van "aangifte van schuldvordering" bij de FOD Justitie inzake presentiegelden van raadsheren in sociale zaken → te vernietigen..........................................................................................................na 3 jaar

AH018)

2.

ARCHIEF VAN DE GRIFFIER

A.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN HET HOF IN HET ALGEMEEN


20

AH019)


AH020)

Register van de beraadslagingen van de algemene vergadering (art. 350 Ger. W., opgeheven bij art. 79, 1° Wet 22 december 1998 (B.S. 2 febr. 1999) met inwerkingtreding op 2 aug. 2000 in uitvoering van art. 109 van voornoemde wet) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AH021)

Omzendbrieven → te vernietigen............................................ indien ze geen administratief nut meer hebben

AH022)

Ranglijst (art. 311 Ger.W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH023)

Algemene briefwisseling (met bijhorende agenda of repertorium) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE GRIFFIE 1.

Algemeen

AH024)

Bescheiden met betrekking tot de algemene organisatie van de griffie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

AH025)

Bescheiden met betrekking tot het archiefbeheer → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

AH026)

Gerechtelijke statistieken (in papieren vorm) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AH027)

Personeelsdossiers en andere stukken in verband met het personeelsbeheer → te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling 2.

Boekhouding

a.

Losse stukken

AH028)

Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: het betreft onder meer de regelmatige staten voorgelegd aan de Minister van Justitie inzake de besteding van de ter beschikking gestelde gelden inzake werkingskosten (art. 381 Ger. W.), kopieën van bestelbons en facturen, dubbels van facturen en minuten van uitgaande briefwisseling gericht aan de FOD Justitie, dubbels van maandelijkse staten van verbruikt fotokopiepapier, enz.

AH029)

Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kas van de algemene dienst der griffie → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

21

AH030)

Briefwisseling met betrekking tot de bestellingen van uitgiften, afschriften, kopieën en uittreksels → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH031)

Agenda (repertorium) van afgeleverde afschriften en expedities → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH032)

Borderel van de aan de ontvanger van Registratie overgemaakte opgaven van de in te vorderen kosten en uitgaven voor personen die rechtsbijstand genieten (§ 167 van de richtlijn van de FOD Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968, art. 24) → te vernietigen............................................. zie de onderrichtingen van de FOD Financiën

AH033)

Kwitantieboekje ("stamboekje") van de griffier (K.B. 13 december 1968, art. 28) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH034)

Rekening van de griffier bij de ontvanger van registratie (facultatief) (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 27) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH035)

Maandelijkse (verzamel)staten van verrichtingen in het kader van de boekhoudkundige registers en rekeningen (zie hierna) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar b.

Registers

AH036)

Register der provisies (K.B. van 13 december 1968, art. 22) Opmerking: hierin kunnen opgenomen zijn het register voor werkingskosten der griffie, register voor dringende gerechtskosten, register der provisies voor afschriften, enz. (zie ook infra) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH037)

Register van ontvangen getuigengeld in consignatie (art. 953-955 Ger. W.) en deskundigengeld (art. 990 Ger. W.) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH038)

Centralisatiedagboek der ontvangsten en uitgaven (K.B. 13 december 1968, art. 18-21) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH039)

Register der opstel-, legalisatie en opzoekingsrechten (K.B. van 13 december 1968, art. 16; vanaf 1 jan. 1988: Register van de uitgifte-, opstel-, legalisatie- en opzoekingsrechten (K.B. 7 okt. 1987, art. 11)) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH040)

Register van de rechten in debet en van de dringende kosten (K.B. 13 december 1968, art. 23-24) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH041)

Register van betaalde getuigengelden (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH042)

Rekening-courant met advocaten, enz. (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 25) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

22

AH043)

Rekening in verband met rechtsbijstand (art. 664 Ger. W.) (§ 169 van de richtlijn van de FOD Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AH044)

Register van gestorte voorschotten in consignatie tot dekking van vervoerskosten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën C.


1.

Rollen (ongeacht hun vorm en structuur)

AH045)

Algemene rol van zaken (art. 711 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AH046)

Rol van vorderingen in kort geding (art. 712 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AH047)

Rol van vorderingen op verzoekschrift (ook: register van de verzoekschriften) (art. 712, Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AH048)

Rol van de aan iedere kamer toegewezen zaken (art. 714, 1° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AH049)

Rol van de vakantiekamers (art. 715 Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AH050)

Rol van de zittingen der kamer waarvoor de dagbepaling wordt aangevraagd (art. 714, 2°, Ger. W.) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar 2.

AH051)

Minuten van zittingsbladen, arresten en beschikkingen, ongeacht de vorm van de inleiding (met bijhorende toegangen: chronologische repertoria, klapper of alfabetische lijst, fichesystemen e.d.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 3.

AH052)

Dossiers van rechtspleging

Dossiers van de algemene rol (zie archief van de Arbeidsrechtbank, reeks AR56) 4.

AH053)

Zittingsbladen, arresten, bevelschriften

Registers en stukken van de griffier met betrekking tot de rechtspleging (ongeacht hun vorm en structuur)

Repertorium van de akten van de rechter (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper of alfabetische lijst) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

23

AH054)

Repertorium van de akten van de griffier (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper of alfabetische lijst) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AH055)

Agenda van inkomende stukken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH056)

Repertorium van aan het arbeidsauditoraat-generaal meegedeelde zaken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH057)

Agenda met betrekking tot de aan de procureur-generaal overgelegde zittingsbladen of processen-verbaal van de zittingen (art. 788 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH058)

Register gehouden in verband met neerlegging van deskundige verslagen (agenda van de neergelegde deskundige verslagen) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH059)

Repertorium van gerechtsbrieven → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AH060)

Gerotuleerde arresten van het Hof van Cassatie → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AH061)

Prejudiciële vragen aan het Grondwettelijk Hof → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AH062)

Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

24

IV ARCHIEVEN VAN HET COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL A. ALGEMEEN COL001)

Agenda van ingekomen en uitgaande stukken ("indicateur") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

COL002)

Notulen en bijhorende stukken van het College van procureurs-generaal → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

COL003)

Omzendbrieven van het College van procureurs-generaal → te bewaren en neer te leggen....................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

COL004)

Jaarverslagen van het College van procureurs-generaal → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

COL005)

Jaarlijkse statistieken van de gerechtelijke diensten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

COL006)

Repertorium van aan de Minister van Justitie verleende adviezen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: de adviezen zelf worden bewaard in de documentatiedossiers.

COL007)

Documentatiedossiers betreffende de uitvoering van de aan het College van procureursgeneraal toevertrouwde opdrachten en de uitvoering van de aan de afzonderlijke Procureurs-generaal toevertrouwde taken en materies → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen.

COL008)

Stukken met betrekking tot het beleidsvoorbereidend en -ondersteunend onderzoek van de expertisenetwerken → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

COL009)

Repertorium van de parlementaire vragen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

COL010)

Stukken met betrekking tot de behandeling van parlementaire vragen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

25

COL011)

Stukken in verband met het financieel en materieel beheer → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

COL012)

Stukken in verband met het beheer van het gebouw → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

COL013)

Personeelslijsten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen.................................................. 110 jaar na het geboortejaar

COL014)

Personeelsdossiers → te vernietigen.......................................................................... 110 jaar na het geboortejaar B.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE

COL015)

Agenda's, verslagen en adviezen van de Raad van procureurs des Konings (art. 150bis alinea 6 Ger.W.) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling te controleren of de originelen bewaard zijn gebleven alvorens over te gaan tot vernietiging. Wanneer dat niet het geval zou zijn, dan dienen deze dubbels toch blijvend bewaard te worden.

COL016)

Agenda's, verslagen en adviezen van de Raad van arbeidsauditeurs (art. 152bis alinea 6 Ger.W.) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling te controleren of de originelen bewaard zijn gebleven alvorens over te gaan tot vernietiging. Wanneer dat niet het geval zou zijn, dan dienen deze dubbels toch blijvend bewaard te worden.

COL017)

Activiteitenverslagen van het federaal parket → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

COL018)

Werkingsverslagen van de parketten, parketten-generaal, auditoraten en auditoratengeneraal (art. 346 § 2 2° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar C.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT BEWARING VAN DE ARCHIEVEN VAN MILITAIRE GERECHTEN

Opmerking: het College van procureurs-generaal is door het koninklijk besluit van 17 december 2003 aangesteld als bewaarder van de archieven van de militaire gerechten (die zijn afgeschaft door de Wet van 10 april 2003). Voor de selectielijsten van deze archieven, zie onderdeel VII. COL019)

Indicateur van inkomende en uitgaande briefwisseling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

COL020)

Dossiers inzake het materieel beheer van de archieven → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

26

COL021)

Gidsen en richtlijnen voor de raadpleging van de archieven → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

COL022)

Dossiers inzake de raadpleging van de archieven ("dossiers onderzoekers") → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

27

V ARCHIEVEN VAN HET FEDERAAL PARKET EN RECHTSVOORGANGER I.

ARCHIEVEN VAN DE NATIONALE MAGISTRATEN (1990-2002)

FP001)

Dossiers inzake de coördinatie van opsporingen en onderzoeken van alle misdaden en wanbedrijven die door hun omvang of hun weerslag, nationale of internationale proporties kunnen aannemen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP002)

Nadere toegangen tot de dossiers van de nationale magistraten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar II.

ARCHIEVEN VAN HET FEDERAAL PARKET (2002-HEDEN)

A.

ALGEMEEN

FP003)

Agenda van inkomende en uitgaande stukken ("indicateur") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

FP004)

Minuten van de uitgaande brieven (indien afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

FP005)

Omzendbrieven en dienstnota's van de federale procureur → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

FP006)

Omzendbrieven van het College van procureurs-generaal → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

FP007)

Verslagen van de uit de federale procureur, de beleidsmagistraten en de hoofdsecretaris samengestelde beleidscel ter bespreking van de praktische coördinatie en organisatie → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP008)

Activiteitenverslagen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

FP009)

Documentatiedossiers ("D") betreffende het beleid inzake en de uitvoering van de aan de federale procureur en het federaal parket toevertrouwde opdrachten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen.

29

FP010)

Nadere toegangen tot de documentatiedossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP011)

Stukken in verband met het financieel beheer → te vernietigen................................................... 10 jaar na goedkeuring van de rekeningen

FP012)

Stukken in verband met het materieel beheer → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

FP013)

Stukken in verband met het beheer van het gebouw → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

FP014)

Stukken in verband met het personeelsbeheer → te vernietigen..................................... 10 jaar na pensionering of na vertrek personeelslid B.

TAKEN IN VERBAND MET DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE

1.

Toezicht op de regelmatigheid van de dienst in de parketten

FP015)

Dossiers inzake de uitoefening van toezicht op de toepassing van de bijzondere opsporingsmethodes ("BOM"), meer bepaald de observaties en infiltraties → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP016)

Nadere toegangen tot de dossiers bijzondere opsporingsmethodes (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 2.

Toezicht op de federale politie

FP017)

Verslagen van de federale politieraad → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP018)

Verslagen van de vergadering van de Commissaris-generaal met de directeurs-generaal van de federale politie → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP019)

Jaarverslagen van de federale politie → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP020)

Arbitragedossiers → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP021)

Embargodossiers → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP022)

Tuchtdossiers van officieren van de gerechtelijke politie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

30

FP023)

Dossiers inzake het toezicht op de Centrale Dienst voor de Bestrijding van Corruptie (CDBC) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 3.

Overleg met gerechtelijke, politionele of ambtelijke diensten

Opmerking: deze stukken worden doorgaans in de documentatie bewaard (zie hoger). FP024)

Agenda en verslagen van het College van procureurs-generaal → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP025)

Agenda, verslagen en adviezen van de Raad van procureurs des Konings → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP026)

Agenda, verslagen en adviezen van de Raad van arbeidsauditeurs → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP027)

Agenda en verslagen van het College voor inlichting en veiligheid → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP028)

Agenda's, verslagen en overige stukken van nationale overlegplatforms of van vaste werkgroepen waar het federaal parket aan deelneemt → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar C.

TAKEN EN OPDRACHTEN IN STRAFZAKEN

1.

(Coördinatie van) opsporing en kwalificatie van misdrijven en dagvaarding

FP029)

Federale dossiers ("FD") inzake de uitoefening van de strafvordering en de coördinatie van de uitvoering van de strafvordering → te bewaren en neer te leggen.......30 jaar na afsluiten dossier of na eindarrest/eindvonnis Opmerking: Wanneer geen dossier "FD" wordt geopend, dan wordt het oorspronkelijke Federaal Dossier Communiqué ("FDC") zonder gevolg geklasseerd en teruggestuurd naar het parket(-generaal) of arbeidsauditoraat dat de aanmelding gedaan heeft. Voorts kunnen de van griffies ontvangen dubbels van strafdossiers na voorafgaandelijk overleg met de betrokken griffie vernietigd worden wanneer deze geen administratief nut meer hebben.

FP030)

Nadere toegangen tot de federale dossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen.......30 jaar na afsluiten dossier of na eindarrest/eindvonnis

FP031)

Administratieve dossiers (kenteken "F") inzake de uitoefening van de strafvordering ten aanzien van door militairen in het buitenland gepleegde misdrijven in vredestijd, zowel in eerste aanleg als in beroep → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

FP032)

Nadere toegangen tot de administratieve dossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

31

FP033)

Stukken in verband met de delegatie van bevoegdheden aan een lid van een parketgeneraal, auditoraat-generaal, parket van een procureur des Konings of van een arbeidsauditoraat → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar 2.

FP034)

Strafuitvoering

Persoonlijke strafuitvoeringsdossiers en eventuele verzoeken om eerherstel → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar D.

TAKEN EN OPDRACHTEN IN RECHTSHULPVERZOEKEN

FP035)

Operationele dossiers inzake internationale gerechtelijke en politiële samenwerking en in dat kader ontvangen en behandelde rechtshulpverzoeken ("RHV") → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

FP036)

Nadere toegangen tot de operationele dossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar III.


FP037)

Inkomende en uitgaande brieven van de Getuigenbeschermingscommissie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP038)

Huishoudelijk reglement van de Getuigenbeschermingscommissie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP039)

Notulen en bijhorende stukken van de Getuigenbeschermingscommissie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

FP040)

Notulen en bijhorende stukken van de werkgroepen van de Getuigenbeschermingscommissie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

32

VI ARCHIEVEN VAN DE PARKETTEN-GENERAAL Belangrijke voorafgaande opmerking: De volgende bescheiden blijven in elk geval permanent bewaard en worden nooit vernietigd: PG001)

- Alle bescheiden ontvangen en opgemaakt door het parket-generaal daterend vóór 1920.

PG002)

- Alle bescheiden door het parket-generaal ontvangen en opgemaakt in de periode 19401950. I.

ALGEMEEN

PG003)

Registers van in- en uitgaande briefwisseling (agenda 's) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - de agenda's van na 1950 worden vernietigd ..........................................................na 10 jaar

PG004)

Losse briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - de stukken van na 1950 worden vernietigd .............................................................na 5 jaar

PG005)

Omzendbrieven en dienstnota's van de procureur-generaal (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................... wanneer ze niet meer van kracht zijn

PG006)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 349 Ger. W) van de korpsvergadering van het parket (art. 346 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

PG007)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de korpsvergadering van het parket (art. 346 § 2 2° Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

PG008)

Documentatie (D-kaften) → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben Opmerking: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen en te selecteren en bepaalde subdossiers, voor zover dit mogelijk is, te digitaliseren teneinde de papieren dragers aan het Rijksarchief te kunnen overdragen.

PG009)

Thesauri, trefwoordenindex, register of andere nadere toegangen tot de documentatiedossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

PG010)

Stukken i.v.m. het materieel beheer van het parket-generaal → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

33

PG011)

Stukken i.v.m. het financieel beheer van het parket-generaal → te vernietigen.................................................5 jaar na de goedkeuring van de rekeningen II.


A.

TOEZICHT OP DE REGELMATIGHEID VAN DE DIENST IN DE RECHTBANKEN EN PARKETTEN (o.m. inspectie van de griffies)

PG012)

Bescheiden i.v.m. de huisvesting en de inrichting van de gerechtsgebouwen van het rechtsgebied (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

PG013)

Bescheiden i.v.m. het toezicht op de organisatie van de rechterlijke macht en de rechtspleging (o.m. inspecties griffies) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen tot en met 1950...................................................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 10 jaar

PG014) PG015) PG016) PG017)

Personeelsdossiers (ook: persoonlijke dossiers, "P"-dossiers, "P"-kaften of "P.D.O."dossiers) → te selecteren - worden bewaard en neergelegd...............10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst: - de dossiers betreffende de effectieve leden van de magistratuur van het rechtsgebied van het hof - de dossiers betreffende de consulaire rechters, de plaatsvervangende rechters en raadsheren, de hoofdsecretarissen en hoofdgriffiers - de ministeriële ambtenaren (notarissen, pleitbezorgers (tot 1967) en deurwaarders), de advocaten - de overige dossiers worden vernietigd 10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst

PG018)

Fichesysteem of gegevensbank (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)die als toegang tot de personeelsdossiers dienen → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben Opmerking: het verdient aanbeveling deze fichesystemen/gegevensbestanden regelmatig te selecteren en uit te dunnen.

PG019)

Onderrichtingen van de procureurs des Konings (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

PG020)

Register van beschikkingen (b.v. delegatieakten) → te bewaren en neer te leggen..................................... 50 jaar na afsluiting van het register

PG021)

Werkingsverslagen van de parketten (art. 346 § 2 2° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

34

PG022)

Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

TOEZICHT OP DE AMBTENAREN VAN DE GERECHTELIJKE POLITIE (TOT EIND 1999)

PG023)

Bescheiden van algemene aard i.v.m. de werkzaamheden van de gerechtelijke politie → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben Opmerking: deze bescheiden komen in de meeste gevallen voor in de grote verzameling documentatiedossiers.

PG024)

Verslagen van de procureurs des Konings over de activiteiten van de Rijkswacht in het rechtsgebied → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben Opmerking: deze bescheiden komen in de meeste gevallen voor in de grote verzameling documentatiedossiers.

PG025)

Vertrouwelijke verslagen van de Rijkswacht → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben Opmerking: deze bescheiden komen in de meeste gevallen voor in de grote verzameling documentatiedossiers.

PG026)

Bescheiden betreffende het verlenen van toelating aan politiediensten en rijkswacht voor het verrichten van onmiddellijke inningen ("O.I.'s" ) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben C.

GERECHTELIJKE TUCHT EN TUCHTRECHTELIJKE PROCEDURE

zie hierboven personeelsdossiers III.

TOEZICHT OP DE NALEVING VAN WETTEN EN BESLUITEN

zie hierboven documentatie IV.

PG027)

TAKEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD EN ADVISERING OP ADMINISTRATIEF GEBIED

Dossiers periodieke verzendingen: periodieke verslagen aan de hogere overheid over diverse aangelegenheden 1 , kopieën van gerechtelijke statistieken e.d. (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen tot en met 1950...................................................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 10 jaar

1

Bijvoorbeeld: verslagen en statistieken i.v.m. voogdijen, adopties, faillissementen, de controle van de registers van de burgerlijke stand, verslagen over de veroordeling van leden van de rechterlijke orde... enz.

35

PG028)

Administratieve dossiers die betrekking hebben op alle burgerlijke zaken → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG029)

Dossiers i.v.m. de inspectie van de politiecommissariaten → te vernietigen........................................................................................................na 15 jaar

PG030)

Stukken in verband met het verlenen van gewone eretekens en van burgerlijke eretekens en eretekens in de Nationale Orden → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG031)

Verslagen van de procureurs des Konings over de bezoeken aan krankzinnigen ten huize en instellingen voor geesteszieken → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG032)

Verslagen over de bezoeken die de onderzoeksrechters maandelijks aan gevangenissen van het arrondissement moeten verrichten (art. 611 Sv.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG033)

Bescheiden in verband met het verlenen van allerhande vergunningen (inzake leurhandel, wapendracht, privé-detectives en bewakingsfirma 's e.d.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG034)

Bescheiden betreffende het toezicht op de gerechtskosten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG035)

Register betreffende het nazicht van de staten van kosten van de deurwaarders (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar V.


A.

OPSPORING EN KWALIFICERING VAN MISDRIJVEN EN DAGVAARDING

PG036)

Notitieregisters (ook: executieboeken, uitvoeringsregisters of registers van correctionele zaken) en steekkaartsystemen (ongeacht vorm en structuur) te bewaren en neer te leggen............................................... 50 jaar na de laatste inschrijving

PG037)

Dossiers "assisenhoven" (ook: dubbele kaften of afdelingskaften "assisenhoven") → te selecteren.................................................................................. 30 jaar na het eindarrest - te bewaren en neer te leggen: de dossiers geopend in de jaren eindigend op een 5: 1955, 1965, 1975, 1985, enz. - de overige dossiers zijn te vernietigen

PG038)

Register of agenda van inkomende processen-verbaal (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PG039)

"K.I."-kaften (i.v.m. procedures in hoger beroep voor de kamer van inbeschuldigingstelling) en bijhorend register (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................10 jaar na het arrest

36

PG040)

Dossiers "hoger beroep" of dossiers "correctioneel beroep" (met inbegrip van de jeugd) en bijhorend register (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen.................................................................................20 jaar na het eindarrest

PG041)

Dossiers inzake de vervolging van ministers → te selecteren......................................................................................................... na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: de dossiers van zonder gevolg geklasseerde zaken - de overige dossiers zijn te vernietigen

PG042)

Dossiers uitleveringen en bijhorend register → te vernietigen........................................................................................................na 15 jaar

PG043)

Register of agenda gehouden voor de inschrijving der dagvaardingen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PG044)

Register voor het "volgen van dossiers in omloop" (ook: volgkaarten of leenkaarten) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PG045)

Zittingsrollen → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PG046)

Register (agenda) gehouden voor te betekenen arresten → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PG047)

Bescheiden betreffende het toezicht op de gerechtskosten (zie hierboven rubriek PG34)

PG048)

Dossiers betreffende toepassing art. 136bis Sv. → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG049)

Alle verslagen van de procureurs des Konings over specifieke onderwerpen (prostitutie, verboden spelen, staten i.v.m. jachtmisdrijven, enz.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG050)

Dossiers rogatoire opdrachten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG051)

Dossiers "P.I." en "D.I." (parlementaire en diplomatieke immuniteit) → te vernietigen.............................................................. 20 jaar na afsluiting van het dossier B.

STRAFUITVOERING

PG052)

Uitvoeringsregister correctionele zaken → te bewaren en neer te leggen........................................... 50 jaar na de laatste inschrijving (Zie onder rubriek PG36)

PG053)

Uitvoeringsregister van de hoven van assisen (ook: executieboek hof van assisen) → te bewaren en neer te leggen........................................... 50 jaar na de laatste inschrijving

PG054)

Register van genadeverzoeken (ook: register inzake gratieverlening of genaderegister) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

37

PG055)

Interneringsdossiers (ook: interneringskaften, dossiers sociaal verweer) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

PG056)

Bescheiden in verband met het toezicht op de tuchtmaatregelen genomen door de Orde van de Geneesheren, de Orde der Architecten, de Orde der Veeartsen en de Orde der Apothekers → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG057)

Register of steekkaarten voor de behandeling van de adviezen inzake voorlopige en voorwaardelijke invrijheidstelling (ook: register voorlopig en voorwaardelijk vrij) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG058)

Losse stukken of kaften in verband met de voorlopige invrijheidstelling en de voorwaardelijke invrijheidstelling → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PG059)

Losse stukken of kaften in verband met strafvermindering of strafkwijtschelding (genade) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PG060)

Dossiers inzake herstel in eer en rechten → te vernietigen - bij toegestane verzoeken ..........................................................................................na 5 jaar - bij verworpen verzoeken ........................................................................................na 10 jaar

PG061)

Kaften in verband met de onwerkzame hechtenis → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

38

VII ARCHIEVEN VAN DE MILITAIRE GERECHTEN De militaire gerechten zijn afgeschaft door de Wet van 10 april 2003, waarna het College van procureurs-generaal door het koninklijk besluit van 17 december 2003 is aangesteld als bewaarder van hun archieven. Zie onderdeel IV. I.

DE ARCHIEVEN VAN HET AUDITORAAT-GENERAAL BIJ HET MILITAIR SHOF

A.

JUSTITIEEL BELEID

1.

Gerechtelijke organisatie

MIL001)

Stukken betreffende de organisatie van de gerechtelijke diensten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

MIL002)

Stukken betreffende de gebouwen van het militair gerecht → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL003)

Stukken betreffende het budget voor de werking van het auditoraat-generaal → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL004)

Bescheiden betreffende het beheer van het personeel van het auditoraat-generaal (meer bepaald de individuele personeelsdossiers en de stukken betreffende de tuchtprocedures) → te vernietigen: - burgerlijk personeel ...................................................................... 70 jaar na indiensttreding - militairen..................................................................... 5 jaar na het vertrek uit de rechtbank 2.

Toezicht op de krijgsauditoraten en op de griffies van de krijgsraden

MIL005)

Jaarverslagen en jaarlijkse statistieken overgemaakt door de krijgsauditeurs → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL006)

Periodieke activiteitenverslagen overgemaakt door de krijgsauditeurs te velde → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL007)

Periodieke verslagen en statistieken opgemaakt door het auditoraat-generaal → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL008)

Briefwisseling met de krijgsauditeurs en met de (hoofd)griffiers van de krijgsraden → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL009)

Stukken betreffende het houden van registers en processtukken van de auditoraten en de griffies → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

39

B.

TOEZICHT OP HET STRAFRECHTELIJK BELEID

MIL010)

Circulaires van de auditeur-generaal → te bewaren en neer te leggen.................... indien ze geen administratief nut meer hebben

MIL011)

Processen-verbaal van de bijeenkomsten van de auditeur-generaal met de procureursgeneraal → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL012)

Algemene documentatiedossiers → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: - de dossiers betreffende de organisatie en de werkzaamheden van het militair gerecht; - de dossiers betreffende de beteugeling van de specifieke militaire delinquentie en criminaliteit (desertie, insubordinatie, enz.); - de dossiers betreffende de bestraffing van het incivisme. * de overige dossiers zijn te vernietigen

MIL013)

Nadere toegangen tot de documentatiedossiers (" Fichier doc") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar C.

DOCUMENTEN BETREFFENDE DE PROCEDURE

1.

In eerste en enige aanleg

MIL014)

Notitieregister (en bijhorende klapper of fichesysteem) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL015)

Dossiers van zonder gevolg geklasseerde zaken of van zaken eindigend op een beslissing tot buitenvervolgingstelling betreffende hoge officieren (de zgn. "dossiers HOS") → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: - alle dossiers buiten deze betreffende inbreuken op de wegcode en in verband met verkeersongevallen zonder verwikkelingen (zonder opzettelijke slagen en verwondingen en zonder onvrijwillige doodslag) - één dossier op tien in verband met zaken in verband met verkeersongevallen zonder verwikkelingen, nl., het eerste dossier dat men tegenkomt, het elfde, het eenentwintigste, enz. * de andere dossiers zijn te vernietigen

MIL016)

Administratieve dossiers → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

MIL017)

Register van de minnelijke schikkingen → te vernietigen...........................................................5 jaar na het afsluiten van het register

MIL018)

Zittingsregister van het Militair Hof → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

40

MIL019)

Register van strafuitvoering → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL020)

Persoonlijke dossiers in verband met de strafuitvoering uitgesproken tegen hoge officieren → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL021)

De "staten 204" → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 2.

In tweede aanleg (beroep)

MIL022)

Register van beroepsdossiers → te bewaren en neer te leggen...................................5 jaar na het afsluiten van het register

MIL023)

Algemeen alfabetisch fichesysteem op naam van de verzoekers (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen indien het fichesysteem geen administratief nut meer heeft

MIL024)

Alfabetisch fichesysteem op verzoekers (incivieken) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen indien het fichesysteem geen administratief nut meer heeft

MIL025)

Administratieve dossiers "B(eroep)" → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

MIL026)

Administratieve dossiers "O(fficier)" → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

MIL027)

Administratieve dossiers "MIL(itaire)" → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

MIL028)

Register van de voorzieningen in cassatie → te bewaren en neer te leggen...................................5 jaar na het afsluiten van het register

MIL029)


MIL030)

Persoonlijke dossiers in verband met de strafuitvoering → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL031)

De "staten 204" → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL032)

Kopieën van de adviezen van de auditeur-generaal over de gratieverzoeken (1815-1829) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

MIL033)

Repertorium van de gratieverzoeken → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

41

II.

DE ARCHIEVEN VAN DE KRIJGSAUDITORATEN BIJ DE KRIJGSRADEN TE VELDE (NEERGELEGD BIJ HET SECRETARIAAT VAN HET AUDITORAAT-GENERAAL)

Het betreft hier stukken met betrekking tot de uitvoering van de vonnissen, die bij het auditoraat-generaal zijn neergelegd. Het grootste deel van de archieven van de krijgsauditoraten bij de krijgsraden te velde worden neergelegd ter griffie van het Militair Hof, samen met de archieven van de krijgsraden te velde (zie onder, hoofdstuk VI). MIL034)


MIL035)

Persoonlijke dossiers in verband met de strafuitvoering → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: De dossiers die overeenkomen met de bewaarde dossiers van rechtspleging van zaken gevonnist door de krijgsraden (zie: het hoofdstuk IV in verband met de archieven van het Militair Hof), nl.: - de dossiers van alle krijgsraden BEHALVE van deze van Keulen en Neheim, 19641999, - voor de krijgsraden van Keulen en Neheim, 1964-19992 , enkel die dossiers bewaren van de jaren eindigend op de cijfers 2 en 7, nl., 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, enz. * de andere dossiers zijn te vernietigen

MIL036)

(Register van de) "staten 204" → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL037)

Klapper (fichesysteem) op de namen van veroordeelden → te bewaren en neer te leggen.................... indien deze geen administratief nut meer heeft III.

DE ARCHIEVEN VAN DE KRIJGSAUDITORATEN PERMANENTE KRIJGSRADEN

BIJ

A.

ADMINISTRATIEVE BEVOEGDHEDEN VAN DE AUDITEUR

DE

MIL038)

Dienstregelingen van de krijgsauditeur → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

MIL039)

Reglementen van inwendige orde van de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

MIL040)

Inventarissen van de archieven van het auditoraat en van de krijgsraad en briefwisseling met het Rijksarchief → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

2

De persoonlijke dossier betreffende de uitvoering van de vonnissen van de krijgsraden te Keulen en Neheim uit de periode vóór 1964 werden reeds in 1998 geselecteerd en bij het Algemeen Rijksarchief neergelegd.

42

MIL041)

Kopieën van bestelbonnen en facturen in verband met de werkingskosten van het auditoraat → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL042)

Kopieën van jaarlijkse boekhoudkundige verslagen betreffende de werking van het auditoraat → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL043)

Boekhoudkundig register betreffende de strafrechtspraak → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

MIL044)

Briefwisseling in verband met de gebouwen van de rechtbank → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL045)

Persoonlijke dossiers van de magistraten → te vernietigen.............................................................................. 70 jaar na indiensttreding

MIL046)

Briefwisseling met de territoriale bevelhebber en met de burgerlijke rechter van de krijgsraad in verband met de dagstelling van de zaken → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL047)

Lijsten van deskundigen verbonden aan de rechtbank → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL048)

Stukken in verband met de controle van de maandelijkse staten van de gerechtsdeurwaarders → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

BEVOEGDHEID INZAKE STRAFRECHTELIJK BELEID

MIL049)

Circulaires van de auditeur-generaal en van de Minister van Justitie → te vernietigen............................................ indien zij geen administratief nut meer hebben

MIL050)

Thematische rapporten en periodieke of specifieke statistieken → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL051)

Algemene documentatiedossiers → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar C.

PROCEDURES INZAKE REPRESSIE

MIL052)

Agenda of indicateur van inkomende en uitgaande briefwisseling → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL053)

Minuten of kopieën van uitgaande brieven → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL054)

Notitieregister (en bijhorende klapper of fichesysteem) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

43

MIL055)

Opsluitingsregister en lijst van in voorlopige hechtenis genomen personen → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL056)

Zittings- of vonnisregister → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

MIL057)

Dossiers overgemaakt aan andere parketten en inlichtingendossiers ("administratief zonder gevolg") → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL058)

Dossiers door de auditeur zonder gevolg geklasseerd → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: de dossiers voor de jaren 1815-1914, 1944-1953 (meer bepaald voor de repressieperiode), 1995-1998; * voor de periodes 1919-1939 en 1951-1995, de dossiers bewaren van de jaren eindigend op 2 en 7, nl., 1922, 1927, 1932, 1937, 1952, 1957, 1962, 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, 1992 enz. * de andere dossiers zijn te vernietigen

MIL059)

Dossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling uitgesproken door de gerechtelijke commissie (zie MIL058)

MIL060)

Dubbels van de verslagen van de zaken die na verloop van vier maanden nog in onderzoek zijn (zie MIL058)

MIL061)

Register gehouden voor de inschrijving op de lijst van de ontzetting uit de burgerrechten en politieke rechten (epuratie) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL062)

Persoonlijke dossiers inzake epuratie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL063)

Stukken betreffende de rogatoire commissies → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL064)

Administratieve dossiers of 'parketfardes' → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

MIL065)


MIL066)

Register van de minnelijke schikkingen → te vernietigen...........................................................5 jaar na het afsluiten van het register

MIL067)

Persoonlijke dossiers van strafuitvoering → te selecteren..........................................................................................................na 70 jaar * te bewaren en neer te leggen: de dossiers die overeenkomen met de bewaarde dossiers van rechtspleging van de zaken die door de krijgsraad werden gevonnist * te vernietigen: de dossiers die overeenkomen met de vernietigde dossiers van rechtspleging van de zaken die door de krijgsraad werden gevonnist

MIL068)

(Register van) de "staten 204" → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

44

MIL069)

Klapper van de veroordeelden → te bewaren en neer te leggen.................... indien deze geen administratief nut meer heeft IV.

DE ARCHIEVEN VAN HET MILITAIR HOF

A.

DE ARCHIEVEN VAN DE VOORZITTER, NADIEN EERSTE VOORZITTER

MIL070)

Agenda of indicateur van algemene inkomende en uitgaande stukken → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL071)

Algemene briefwisseling van de (eerste) voorzitter → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL072)

Maandelijkse (lotings-)lijsten van hoge officieren (in verband met de loting van de militaire leden van het Militair Hof) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL073)

(Register van) processen-verbaal van de loting van de militaire leden van het Militair Hof (“recueil”) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL074)

Register van de akten van eedaflegging voor de (eerste) voorzitter van het Militair Hof → te vernietigen........................................................................................................na 70 jaar

MIL075)

Repertorium van de akten van de rechter (met alfabetische klapper) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL076)

Alfabetisch fichesysteem betreffende personen die in handen van de (eerste) voorzitter de eed afleggen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 70 jaar

MIL077)

Documentatie in verband met de rechtspraak van het Militair Hof (“recueil”) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL078)

Klapper op de rechtspraak (“fiches”) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL079)

Briefwisseling en documentatie betreffende de interne werking van het hof → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL080)

Documentatie over de werking van het militair gerecht (art. 340, § 2, Ger.W.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL081)

Documentatie over de organisatie van het Belgisch leger (“Ordre de bataille – T.O.”) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

45

B.

DE ARCHIEVEN VAN DE GRIFFIER

1.

Algemeen beheer van de griffie

MIL082)

Processen-verbaal van de plechtige zittingen van het Hof → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL083)

Algemene briefwisseling van de griffier → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL084)

Documentatie over de regelgeving in verband met de plichten van de griffiers → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL085)

Persoonlijke dossiers van het griffiepersoneel → te vernietigen..........................................................................70 jaar na de indiensttreding

MIL086)

Persoonlijke dossiers van de militairen → te vernietigen............................................................ 5 jaar na het vertrek uit de rechtbank

MIL087)

Bescheiden betreffende de boekhouding van de werkingskosten van de griffie → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 2.

Boekhouding

MIL088)

Centralisatiedagboek van inkomsten en uitgaven van de griffie → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL089)

Repertorium van vonnissen en akten die vallen onder de registratieplicht of waarvan de rechten in handen van de griffier in bewaring moeten gegeven worden → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL090)

Register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten (ook: register van de rechten geïnd door de griffier) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL091)

Register der provisies → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL092)

Register van rechten in debet en dringende kosten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL093)

Kwitantie-, cheque- en overschrijvingsboekjes → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën 3.

Rechtspleging

MIL094)

Agenda's van ingekomen en uitgaande stukken (tot 1968) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL095)

Repertorium van de akten van de griffier (en bijhorende klapper) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

46

MIL096)

Algemene rol → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL097)

Register van de overtuigingsstukken → te vernietigen....................................................................... 10 jaar na de laatste liquidatie

MIL098)

Register van de neerlegging van memories → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL099)

Register betreffende de verzoeken tot invrijheidstelling (art. 4 van de wet van 20 april 1874, art. 5 van de wet van 26 mei 1944) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL100)

Fichesysteem op de gevonniste personen → te bewaren en neer te leggen.......................indien het geen administratief nut meer heeft

MIL101)

Repertorium van de akten van verzet tegen arresten bij verstek → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL102)

Repertorium van de voorzieningen in cassatie → te bewaren en neer te leggen...................................5 jaar na het afsluiten van het register

MIL103)

Dossiers van rechtspleging van zaken gevonnist door het hof → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL104)

Register van akten van beroep van de auditeur-generaal → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL105)

Register van akten van neerlegging → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL106)

Overtuigingsstukken → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

MIL107)

Register "wet tot bescherming van de maatschappij" → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL108)

Zittingsbladen van het Hoog Militair Hof → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL109)

Minuten van arresten van het Militair Hof → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL110)

Akten van verzet tegen arresten bij verstek (“recueil”) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL111)

Register van voorzieningen in cassatie (“recueil”) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL112)

Kopieën van de arresten van het Hof van Cassatie (ook: register gehouden voor de overschrijving van de arresten van het Hof van Cassatie) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

47

V.

DE ARCHIEVEN VAN DE PERMANENTE KRIJGSRADEN

A.

BESCHEIDEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD

1.

Algemeen beheer van de griffie

MIL113)

Processen-verbaal van de algemene zittingen van de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL114)

Administratieve briefwisseling van de griffier → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL115)

Inventaris van de registers gehouden ter griffie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL116)

Processen-verbaal van eedaflegging voor de krijgsraad → te vernietigen........................................................................................................na 45 jaar

MIL117)

Thematisch geordende documentatiedossiers → te vernietigen............................................ indien zij geen administratief nut meer hebben

MIL118)

Circulaires van de auditeur-generaal → te vernietigen............................................ indien zij geen administratief nut meer hebben

MIL119)

Bescheiden betreffende de boekhouding van de werkingskosten van de griffie → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL120)

Persoonlijke dossiers van het personeel → te vernietigen * personeel van de griffie............................................................70 jaar na de indiensttreding * militairen .................................................................... 5 jaar na het vertrek uit de rechtbank 2.

Boekhouding

MIL121)

Centralisatiedagboek van inkomsten en uitgaven van de griffie → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL122)

Register van ontvangen gelden → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL123)

Register der griffieuitgaven → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL124)

Repertorium van vonnissen en akten die vallen onder de registratieplicht of waarvan de rechten in handen van de griffier in bewaring moeten gegeven worden → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL125)

Register van door de griffier geïnde rechten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

48

MIL126)

Register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL127)

Register der provisies → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL128)

Register van rechten in debet → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL129)

Register van dringende kosten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL130)

Register van gerechtsdeurwaardersakten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

MIL131)

Kwitantie-, cheque- en overschrijvingsboekjes → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën B.

BESCHEIDEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING

MIL132)

Repertorium van de akten van de rechter (en bijhorende klapper) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL133)


MIL134)

Stukken betreffende de neerlegging van overtuigingsstukken → te bewaren en neer te leggen............................................................... 10 jaar na liquidatie

MIL135)

Algemene zittingsrol → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL136)

Register van de dagvaardingen voor de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL137)

Register betreffende de verzoeken tot invrijheidstelling (art. 4 van de wet van 20 april 1874, art. 5 van de wet van 26 mei 1944) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

MIL138)

Repertorium (register) van de akten van verzet tegen verstekvonnissen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL139)

Repertorium van de voorzieningen in cassatie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL140)

Register van de beroepsakten (en bijhorend chronologisch repertorium): 1°) beroep van de veroordeelden 2°) beroep van de burgerlijke partijen en van de burgerlijk aansprakelijke personen 3°) beroep van het Openbaar Ministerie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL141)

Klapper (of fichesysteem) op namen van gevonniste personen → te bewaren en neer te leggen.................... indien deze geen administratief nut meer heeft

49

MIL142)

Register van veroordelingsuittreksels en -bulletins → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL143)

Register betreffende de rijverboden (en bijhorende alfabetische klapper) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL144)

Register van akten van beroep tegen beschikkingen van de gerechtelijke commissie (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL145)

Dossiers van rechtspleging van zaken gevonnist door de permanente krijgsraden → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: de dossiers uit de jaren 1815-1914, 1939-1953 (meer bepaald tijdens de repressieperiode), 1995-1998; * voor de periodes 1919-1938 en 1951-1995, de dossiers bewaren van de jaren eindigend op 2 en 7, nl., 1922, 1927, 1932, 1937, 1952, 1957, 1962, 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, 1992 enz. * de andere dossiers zijn te vernietigen

MIL146)

Kopieën van verzoekschriften in verband met voorlopige invrijheidstelling → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL147)

Register "wet tot bescherming van de maatschappij" → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL148)

Overtuigingsstukken die integraal deel uitmaken van het rechtsplegingsdossier → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: de stukken in verband met dossiers betreffende personen gevonnist tussen 1944 en 1954 wegens incivisme * de andere stukken zijn te vernietigen

MIL149)

Register van de overtuigingsstukken → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

MIL150)

Zittingsbladen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL151)

Minuten van vonnissen van de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL152)

Register gehouden voor de overschrijving van de arresten van het Hof van Cassatie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar VI.

DE ARCHIEVEN VAN DE KRIJGSAUDITORATEN EN DE KRIJGSRADEN TE VELDE NEERGELEGD BIJ DE GRIFFIE VAN HET MILITAIR HOF

De hierna vermelde series maken deel uit van de archieven van de auditoraten en van de krijgsraden opgericht bij de Belgische Strijdkrachten in Duitsland (Keulen en Neheim), die qua structuur, functie en ordening verwant zijn met deze van de permanente krijgsauditoraten en krijgsraden. De andere militaire auditoraten en krijgsraden te velde, wier bestaan van veel kortere duur was, hebben niet noodzakelijk volledige archiefbestanden gevormd, meer bepaald voor wat de administratieve bevoegdheden van

50

de auditeur en van de griffier betreft. De ordening kon nogal verschillen afhankelijk van het auditoraat en van de krijgsraad. Opmerking: een klein gedeelte van de archieven van de krijgsauditoraten bij de krijgsraden te velde (stukken met betrekking tot de uitvoering van de vonnissen) zijn neergelegd bij het secretariaat van het auditoraat-generaal (zie hoger, hoofdstuk II). 1.

Bescheiden van administratieve aard

a.

Algemeen beheer van het auditoraat en van de griffie

MIL153)

Dienstregelingen van de krijgsauditeur → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL154)

Reglementen van inwendige orde van de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL155)

Administratieve briefwisseling van de griffier → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL156)

Inventarissen van de archieven van het auditoraat en van de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL157)

Inventaris van de registers gehouden ter griffie → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL158)

Thematisch geordende documentatie → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL159)

Circulaires van de auditeur-generaal → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL160)

Bescheiden betreffende de boekhouding van de werkingskosten van het auditoraat en de griffie → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL161)

Kopieën van boekhoudkundige verslagen betreffende de werking van het auditoraat → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL162)

Briefwisseling in verband met de gebouwen van de rechtbank → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL163)

Persoonlijke dossiers van het personeel van het auditoraat en van de griffie → te vernietigen.............................................................................. 70 jaar na indiensttreding

MIL164)

Processen-verbaal van eedaflegging voor de krijgsraad (“recueil”) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk b.

MIL165)

Boekhouding

Register der provisies → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

51

MIL166)

Register van dringende kosten → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL167)

Register van gerechtsdeurwaardersakten → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL168)

Kwitantie-, cheque- en overschrijvingsboekjes → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk 2.

Bescheiden in verband met de bevoegdheid van de auditeur in verband met het strafrechtelijk beleid

MIL169)

Circulaires van de auditeur-generaal en van de Minister van Justitie → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL170)

Thematische rapporten en periodieke en specifieke statistieken → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL171)

Algemene documentatiedossiers → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk 3.

Bescheiden in verband met de rechtspleging (auditoraat)

MIL172)

Agenda van inkomende en uitgaande briefwisseling → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL173)

Minuten en kopieën van uitgaande briefwisseling → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL174)

Notitieregister (en bijhorende klapper of fichesysteem) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL175)

Opsluitingsregister en lijst van in voorlopige hechtenis genomen personen → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

MIL176)

Zittings- of vonnisregister → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

MIL177)

Dossiers overgemaakt aan andere parketten en inlichtingendossiers ("administratief zonder gevolg" et "incompétent") (“toegevoegd aan de notitiedossiers”) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL178)

Dossiers door de auditeur zonder gevolg geklasseerd → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: deze van alle krijgsauditoraten te velde BEHALVE van de auditoraten bij de Belgische Krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999 * voor de krijgsauditoraten bij de Belgische krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999 (Keulen en Neheim), de dossiers bewaren van de jaren eindigend op 2 en op 7, nl., 1947, 1952, 1957, 1962, 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, 1992, 1997.; van de dossiers van de jaren eindigend op 2 en 7, één dossier op tien bewaren in verband met inbreuken op de wegcode en in verband met verkeersongevallen zonder lichamelijk letsel, nl., het eerste dossier dat men tegenkomt, het elfde, het éénentwintigste, enz. * de andere dossiers zijn te vernietigen

52

MIL179)

Dossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling uitgesproken door de gerechtelijke commissie (zie MIL175)

MIL180)

Stukken betreffende de rogatoire commissies → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

MIL181)

Administratieve dossiers of 'parketfardes' → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar Opmerking: zie ook auditoraat-generaal.

MIL182)

Register van de minnelijke schikkingen → te vernietigen...........................................................5 jaar na het afsluiten van het register 4.

Bescheiden in verband met de gerechtelijke procedure (de krijgsraad)

MIL183)

Register van akten van beroep tegen de beschikkingen van de gerechtelijke commissie → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

MIL184)

Dossiers van rechtspleging van zaken door de krijgsraden te velde gevonnist → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: deze gevormd door alle krijgsraden te velde BEHALVE van de krijgsraden bij de Belgische Krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999 * voor de krijgsraden bij de Belgische Krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999 (Keulen en Neheim) de dossiers bewaren van de jaren eindigend op 2 en op 7, nl., 1947, 1952, 1957, 1962, 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, 1992, 1997 * de andere dossiers zijn te vernietigen

MIL185)

Kopieën van verzoeken tot voorlopige invrijheidstelling → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

MIL186)

Zittingsbladen (ongeacht vorm en structuur) (zie ook het zittingsdossier) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL187)

Minuten van vonnissen van de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL188)

Akten van verzet tegen arresten bij verstek (“recueil”) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL189)

Register van verklaringen van beroep (en bijhorend chronologisch repertorium): 1°) beroep door de veroordeelden 2°) beroep van de burgerlijke partijen en van de burgerlijk aansprakelijke personen 3°) beroep van het Openbaar Ministerie → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar Opmerking: de akten van verklaring van beroep worden ingeschreven in het register van de akten van de griffier.

MIL190)

Akten van de voorzieningen in cassatie → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL191)

Stukken in verband met de neerlegging van overtuigingsstukken → te bewaren en neer te leggen............................................................... 10 jaar na liquidatie

53

MIL192)

Agenda van inkomende en uitgaande stukken → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

MIL193)

Repertorium van de akten van de rechter (en bijhorende klapper) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL194)


MIL195)

Algemene zittingsrol (op bladen opgemaakt per trimester) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL196)

Register betreffende de dagvaardingen voor de krijgsraad → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL197)

Register betreffende de verzoeken tot invrijheidstelling (art. 4 van de wet van 20 april 1874) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL198)

Akten van verzet tegen verstekvonnissen (“recueil”) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL199)

Akten van de voorzieningen in cassatie (“recueil”) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL200)

Chronologisch repertorium van de beroepsakten ter griffie geregistreerd: 1°) beroep van de veroordeelden 2°) beroep van de burgerlijke partijen en van de burgerlijk aansprakelijke personen 3°) beroep van het Openbaar Ministerie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

MIL201)

Klapper (of fichesysteem) op namen van gevonniste personen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

MIL202)

Register van veroordelingsuittreksels en -bulletins → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

MIL203)

Register betreffende de rijverboden (en bijhorende klapper) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

54

VIII ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSAUDITORATENGENERAAL I.

ADMINISTRATIEVE TAKEN

AG001)

Omzendbrieven van de procureur-generaal → te bewaren en neer te leggen....................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

AG002)

Omzendbrieven van hogere overheden → te bewaren en neer te leggen....................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

AG003)

Rapporten en stukken in verband met de middelen van interne controle (art. 259bis14, §2 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

AG004)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 349 Ger. W) van de korpsvergadering van het parket (art. 346 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AG005)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de korpsvergadering (art. 346 § 2 2° Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AG006)

Documentatie → te bewaren en neer te leggen................... wanneer die geen administratief nut meer heeft Opmerking: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen en te selecteren en bepaalde subdossiers, voor zover dit mogelijk is, te digitaliseren teneinde de papieren dragers aan het Rijksarchief te kunnen overdragen

AG007)

Bescheiden i.v.m. het toezicht op de organisatie van de rechterlijke macht en de rechtspleging (o.m. inspecties griffies) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen tot en met 1950...................................................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 10 jaar

AG008)

Agenda’s, indicateurs (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AG009)

Losse briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - de stukken van na 1950 worden vernietigd .............................................................na 5 jaar

AG010)

Personeelsregisters of personeelslijsten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 70 jaar

55

AG011)

AG012)

AG013)

AG014)

Personeelsdossiers * te selecteren: er wordt een onderscheid gemaakt tussen: - de dossiers van beroepsmagistraten → te bewaren en neer te leggen................................................................................................ 50 jaar na de opening van het dossier met minstens 10 jaar na de pensionering of het overlijden - de dossiers van rechters en raadsheren in sociale zaken → te bewaren en neer te leggen................................................................................................ 10 jaar na het verlaten van de dienst of na het neerleggen van de functie wegens het bereiken van de leeftijdsgrens - de dossiers van de secretarissen, de griffiers en het administratief personeel van griffies en parketten → te vernietigen........................................................................................................................ 10 jaar na de opening van het dossier met minstens 10 jaar na de pensionering of het overlijden - de dossiers betreffende alle kandidatuurstellingen → te vernietigen....................................... wanneer die geen administratief nut meer hebben

AG015)

Dossiers 'werkkaften' gehouden in verband met het verstrekken van inlichtingen en machtigingen (buiten de rechtspleging) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AG016)

Stukken i.v.m. het materieel beheer → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AG017)

Stukken i.v.m. het financieel beheer → te vernietigen.................................................5 jaar na de goedkeuring van de rekeningen

AG018)

Werkingsverslagen van de auditoraten (art. 346 § 2 2° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar II.

STRAFZAKEN

A.


AG019)

Notitieregister inzake strafzaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AG020)

Dossiers 'administratieve kaften' of 'werkkaften' inzake strafzaken → te vernietigen............................................................................... na 20 jaar (na eindarrest)

AG021)

Dossiers inzake de aangiftes met het oog op de vervolging van inbreuken inzake het vervoer over de weg → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

56

B.

STRAFUITVOERING

AG022)


AG023)

Dossiers in verband met strafuitvoering → te vernietigen............................................................................... na 20 jaar (na eindarrest)

AG024)

Genadedossiers → te vernietigen............................................................................... na 10 jaar (na eindarrest)

AG025)

Afschriften van arresten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar III.

SOCIALE ZAKEN

AG026)

Notitieregister "sociale zaken" (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AG027)

Dossiers inzake sociale zaken (burgerlijke dossiers) → te selecteren: - de dossiers zonder originele stukken zijn te vernietigen ................ na 5 jaar (na eindarrest) - de dossiers die originele stukken bevatten zijn te vernietigen...... na 30 jaar (na eindarrest)

AG028)

Afschriften van arresten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AG029)

Dossiers inzake de inbreuken op het verbod van kinderarbeid → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

57

IX ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG ALGEMEEN EN BURGERLIJKE RECHTBANKEN I.

BUR001)

ARCHIEVEN GEVORMD VÓÓR DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (1796 - OKTOBER 1970)

→ te selecteren………………………………………………………………onmiddellijk Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. Deze laatste maakt gebruik van de publicatie: GADEYNE G., Richtlijnen en aanbevelingen aan de hoofdgriffiers in verband met de bewaring, de selectie en de overdracht van archief van de rechtbanken van eerste aanleg (algemeen) en de burgerlijke rechtbanken voor de periode 1794-1970, Brussel, 1998 (Miscellanea archivistica manuale, 29) Voor wat betreft de documenten gevormd overeenkomstig het Wetboek van Koophandel: raadpleeg de selectielijst van de archiefbescheiden van de rechtbanken van koophandel. II.


1.

ARCHIEF VAN DE VOORZITTER

A.

ALGEMEEN

BUR002)

Briefwisseling van de voorzitter (en bijhorende toegangen) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar Opmerking: Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.

BUR003)

Documentatie over uiteenlopende aangelegenheden (en bijhorende toegangen) → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar Opmerking: Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.

BUR004)

B.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE VAN DE RECHTBANK

1.

Algemeen

Advies over het bijzonder reglement van de rechtbank (Ger.W., art. 88, vóór de inwerkingtreding reeds gewijzigd door K.B. 15 juli 1970, art. 9) → te vernietigen......................................................1 jaar na de publicatie van het reglement

59

BUR005)

Rechtbankreglement (Ger.W., art. 88, reeds gewijzigd vóór de inwerkingtreding van het Ger. W. door K.B. 15 juli 1970, art. 9) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR006)

Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (Ger.W., art. 86, eerste lid) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR007)

Dienstregeling (Ger.W., art. 316) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

BUR008)

Driejaarlijks verslag omtrent de behoeften van de dienst der kamers van beide taalstelsels (opgemaakt door de voorzitters van de rechtbanken met zetel te Brussel: Ger.W., art. 88) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar 2.

Personeelsbeheer

BUR009)

Bescheiden met betrekking tot de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke orde (met inbegrip van de griffiers) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

BUR010)

Bescheiden met betrekking tot de benoeming en ontslag van het griffiepersoneel, van de referendarissen en van de parketjuristen → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

BUR011)

Bescheiden met betrekking tot het toekennen van verlof van meer dan 3 dagen en minder dan 1 maand aan de ondervoorzitters, rechters en hoofdgriffiers (Ger.W., art. 331) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

BUR012)

Bescheiden met betrekking tot het toekennen van verlof van meer dan 3 dagen en minder dan één maand aan de griffiers-hoofden van dienst, griffiers en klerk-griffiers van de rechtbank (nu: adjunct-griffiers) (Ger.W., art. 331) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

BUR013)

Personeelsregisters of personeelslijsten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 70 jaar

BUR014)

Persoonsdossiers van magistraten, griffiers en personeel van de griffie → te vernietigen................................................................ 70 jaar na opening van het dossier

BUR015)

Persoonsdossiers van de beëdigde vertalers → te vernietigen................................................................ 5 jaar na afsluiting van het dossier 3.

Beheer van gebouwen

BUR016)

Stukken en dossiers i.v.m. het beheer (materiële zorg) over het gebouw en de patrimoniale uitrusting van de rechtbank en de griffie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

BUR017)

Facturen in verband met het beheer van de gebouwen (‘onderhoudskosten’) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

60

4.

Boekhouding

BUR018)

Maandelijkse staat van facturen met betrekking tot de kleine uitgaven van de rechtbank → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

BUR019)

Verantwoordingsstukken bij de boekhouding van de kleine uitgaven van de rechtbank → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 5.

BUR020)

Andere bescheiden met betrekking tot de organisatie

Andere bescheiden met betrekking tot de organisatie → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar Opmerking: Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. C.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT TOEZICHT EN TUCHT

BUR021)

Bescheiden met betrekking tot het toezicht op de vredegerechten en politierechtbanken van het arrondissement (Ger.W., art. 398) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

BUR022)

Akte houdende disciplinaire waarschuwing of straf aan griffiers (d.w.z. hoofdgriffiers, griffiers-hoofden van dienst, griffiers en klerk-griffiers (nu: adjunct-griffiers)) van de zetel en van de vredegerechten en politierechtbanken van het gerechtelijk arrondissement met betrekking tot de tekortkomingen in de bijstand aan de rechters (Ger.W., art. 412 §2 4°) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

BUR023)

Andere bescheiden met betrekking tot toezicht en tucht → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. D.

BUR024)

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPRAAK EN DE BEVOEGDHEID

Stukken in verband met procedure- en bevoegdheidskwesties → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar E.

ANDERE STUKKEN

BUR025)

Documenten met betrekking tot de benoeming tot notaris (Omz. M.J. 3 januari 1851 en 14 oktober 1896) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

BUR026)

Stukken met betrekking tot het voorzitterschap van het hoofdbureau voor de verkiezingen (Kieswet van 28 juni 1894, art. 142 e.a.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

61

BUR027)

Lijst van de door de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg van de provinciehoofdplaats vastgestelde verklaringen van de landbouwverenigingen die wensen deel uit te maken van de provinciale landbouwkamer, met aanduiding van de valse verklaringen (K.B. 15 september 1924, art. 35; K.B. 12 april 1977, art. 5) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 2.


A.

RECHTBANK VAN EERSTE AANLEG IN HET ALGEMEEN

1.

Bescheiden met betrekking tot de organisatie en het bestuur van de rechtbank van eerste aanleg in het algemeen en van de griffie

a.

Organisatie en bestuur van de rechtbank van eerste aanleg

BUR028)

Register van de beraadslagingen van de rechtbank van eerste aanleg en van de beschikkingen en beslissingen van de voorzitter (Ger.W., art. 350) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR029)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR030)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering (art. 340 § 3 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR031)

Dossiers van het jaarlijks nazicht van de voogdijstaten (tot 2001) (Hypotheekwet 16 december 1851, art. 63) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

BUR032)

Ranglijst → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

BUR033)

Omzendbrieven van hogere instanties → te vernietigen............................................ indien ze geen administratief nut meer hebben

BUR034)

Algemene briefwisseling → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

BUR035)

Indicateur of repertorium van briefwisseling → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

BUR036)

b.

Organisatie en bestuur van de griffie

1)

Algemeen


62

BUR037)

Bescheiden met betrekking tot het beheer van het archief → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

BUR038)

Periodieke gerechtelijke staten en statistieken → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar 2)

BUR039)

Personeelsdossiers → te vernietigen................................................................ 80 jaar na opening van het dossier 3)

BUR040)

Personeel

Materieel beheer

Bescheiden met betrekking tot de roerende goederen van de griffie → te vernietigen.......... 5 jaar na de overdracht van goederen aan Ontvanger der Domeinen 4)

Boekhouding (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)

BUR041)

Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR042)


BUR043)

Bescheiden met betrekking tot de kas van de algemene dienst der griffie → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR044)

Register der opstel-, legalisatie- en opzoekingsrechten (K.B. 13 december 1968, art. 16, in voege vanaf 1 januari 1969, vanaf 1 januari 1988: register van de uitgifte-, opstel-, legalisatie- en opzoekingsrechten (K.B. 7 oktober 1987, art. 11)) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR045)

Register van opstel- (en uitgifte)rechten in strafzaken → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR046)

Register van uitgifterechten voor uitgiften, afschriften en uittreksels in strafzaken → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR047)

Briefwisseling met betrekking tot de bestellingen van uitgiften, afschriften, kopieën en uittreksels → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR048)

Register van de rechten in debet en van de dringende kosten (K.B. 13 december 1968, art. 23-24, in voege vanaf 1 januari 1969) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR049)

Register van de rechten in debet → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR050)

Register van de (dringende) gerechtskosten in strafzaken (zie BUR048) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

63

BUR051)

Register van betaling van het getuigengeld → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR052)

Bescheiden met betrekking tot de kas der gerechtskosten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR053)

Register der provisies (K.B. 13 december 1968, art. 22; in voege vanaf 1 januari 1969) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR054)

Register der provisies voor werkingskosten der griffie → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR055)

Register der provisies voor griffierechten en gerechtskosten → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR056)

Register der provisies voor de bewaargevingen van bedragen door de burgerlijke partijen in correctionele zaken (soms register van de borgsommen genoemd) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR057)

Borderel van de aan de ontvanger van de registratie overgemaakte opgaven van de in te vorderen kosten en uitgaven voor personen die rechtsbijstand genieten (§ 167 van de onderrichting van de FOD Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968, art. 24) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR058)

Register der provisies voor fotokopieën → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR059)

Bescheiden met betrekking tot de rekening van de provisies afkomstig van overtuigingsstukken → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR060)

Kwitantieboekje ("stamboekje") van de griffier (K.B. 13 december 1968, art. 28, in voege vanaf 1 januari 1969) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR061)

Rekening van de griffier bij de ontvanger van Registratie (facultatief) (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 27, in voege vanaf 1 januari 1969) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR062)

Rekening-courant met advocaten, gerechtsdeurwaarders en notarissen (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 25, in voege vanaf 1 januari 1969) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR063)

Rekening der prodeanen → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR064)

Alfabetische lijst van de rekeningen der prodeanen → te bewaren en neer te leggen.............................. zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR065)

Lijst van de afgesloten rekeningen van prodeanen → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR066)

Bescheiden met betrekking tot bijkomende postrekeningen → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

64

BUR067)

Boekhoudkundige staten, kaartsystemen en verantwoordingsstukken → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

BUR068)

Briefwisseling met betrekking tot de boekhouding → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën 2.

Bescheiden met betrekking tot de rechtspleging

BUR069)

Register van overschrijving van de arresten van het Hof van Cassatie die de vonnissen van de rechtbank van eerste aanleg verbreken (decreet 18 juni 1811, art. 180; wet 4 augustus 1832, art. 30) → te bewaren en neer te leggen..................................... 10 jaar na afsluiting van het register

BUR070)

Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

BURGERLIJKE RECHTBANK

1.

Bescheiden met betrekking tot de verzoeningsprocedure

BUR071)

Processen-verbaal van minnelijke schikking (Ger.W., art. 733) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR072)

Dossiers van minnelijke schikking → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 2.

Bescheiden met betrekking tot de rechtspleging

a.

Rollen

BUR073)

Algemene rol (Ger.W., art. 711) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR074)

Bijzondere rol van iedere kamer (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

BUR075)

Zittingsrol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

BUR076)

Rol (soms ook: Register) van de vorderingen in kort geding (Ger.W., art. 712) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR077)

Rol (soms ook: Register) van de vorderingen op verzoekschrift (Ger.W., art. 712) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

65

BUR078)

b.

Zittingsbladen, vonnissen en bevelschriften

1)

Zittingsbladen

Zittingsbladen (Ger.W., art. 783), soms "vonnisboeken" of "minuten van de vonnissen" genoemd → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 2)

BUR079)

Beschikkingen in kort geding

Beschikkingen in kort geding (Ger.W., art. 584) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 3)

Vonnissen en bevelschriften op verzoekschrift

BUR080)

Vonnissen en bevelschriften op verzoekschrift → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR081)

Bevelschriften van de voorzitter tot inbezitstelling van een nalatenschap (bij testament) aan de algemene legataris (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

BUR082)

Beschikkingen van het bureau van rechtsbijstand ("pro Deo") (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 4)

BUR083)

BUR084)

Scheidsrechterlijke beslissingen

Documenten in verband met scheidsrechterlijke beslissingen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen........................................... 30 jaar na neerlegging ter griffie c.


1)

Dossiers van de algemene rol

Dossiers van de algemene rol (voor het gerechtelijk arrondissement Brussel: afzonderlijk bewaarde stukken van rechtspleging) → te selecteren................... 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking → te selecteren.................... 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek (artikelen 806 en 1048 Ger. W. ) * te bewaren en neer te leggen: de dossiers van zaken ingeleid (of gevonnist) tijdens de maand maart van de even jaren en tijdens de maand oktober van de oneven jaren, b.v. maart 1960, okt. 1961, maart 1962, enz. Opmerking: Wanneer het totale aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000 zal men ieder jaar zowel maart als oktober bewaren. Deze methode (1 of 2 maanden) geldt zowel in de gevallen wanneer de dossiers per rolnummer geplaatst worden als in de gevallen waarin ze op nummer van het eindvonnis geordend zijn. De dossiers die van het Hof van beroep terugkeren worden meestal op hun oorspronkelijke plaats in het archief van de rechtbank van eerste aanleg teruggelegd en vallen dus onder dezelfde

66

regel. In de zeldzame gevallen waar de 'beroeps'dossiers een afzonderlijke serie vormen (b.v. geordend volgens de datum van ontvangst in de rechtbank van eerste aanleg), raden wij aan, omwille van de uniformiteit met de dossiers van de zaken die niet in hoger beroep gegaan zijn, dezelfde selectiemethode toe te passen gebaseerd op de plaats die deze dossiers oorspronkelijk in de rechtbank van eerste aanleg kregen (volgens rolnummer of vonnisnummer) van de rechtbank van eerste aanleg. * de overige dossiers zijn te vernietigen Opmerking: dit selectiecriterium geldt ook voor de dossiers gevormd in het kader van artikel 730, 2de lid Ger.W. (“ambtshalve van de rol weggelaten dossiers”), in dit geval vanaf 30 jaar na de weglating. 2) BUR085)

Dossiers van de rol van de kort gedingen (voor het gerechtelijk arrondissement Brussel: afzonderlijk bewaarde stukken van rechtspleging) → te selecteren..................................................................................... 30 jaar na de inleiding * te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maanden per jaar indien het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven BUR084 beschreven. Opmerking: Niet te verwarren met de serie van de beschikkingen in kort geding. Indien de beschikkingen deel uitmaken van het dossier dienen ze uit de dossiers gelicht te worden en in een afzonderlijke reeks blijvend bewaard te worden (zie BUR079). * de overige dossiers zijn te vernietigen 3)

BUR086)

Dossiers van de kort gedingen

Dossiers van de rol van de vorderingen op verzoekschrift

Dossiers van de rol (register) van de vorderingen op verzoekschrift (voor het gerechtelijk arrondissement Brussel: afzonderlijk bewaarde stukken van rechtspleging) → te selecteren................... 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking → te selecteren.................... 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek (artikelen 806 en 1048 Ger. W. ) Wanneer de hier bedoelde dossiers noch de minuten van de beslissingen, noch de bewijsstukken (aan de partijen teruggegeven) bevatten, mogen zij vernietigd worden. Indien blijkt dat deze dossiers toch bewijsstukken bevatten raden wij aan de dossiers met betrekking tot de persoonlijke staat (burgerlijke stand, onbekwaamheid, adoptie, afwezigheid, nationaliteit) en echtelijke plichten te bewaren; deze selectie kan gewoonlijk middels de rol gebeuren (daar de dossiers meestal op rolnummer geordend zijn). Indien deze laatste methode niet uitvoerbaar blijkt: ieder jaar één maand bewaren (2 maand per jaar, wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven BUR084 beschreven. De resterende dossiers zijn te vernietigen. Opmerking: deze dossiers mogen niet verward worden met de series "vonnissen en bevelschriften op verzoekschrift" (zie hierboven BUR080 en BUR081). Voor de dossiers van de algemene rol waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.

67

4)

BUR087)

Dossiers van de voorafgaande procedure tot echtscheiding en scheiding van tafel en bed, beide op grond van bepaalde feiten (afgeschaft door wet 30 juni 1994, art. 4) → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar Uitzondering: Wanneer de processen-verbaal van voorafgaande procedure (toelatingen tot dagvaarding) zich in de dossiers bevinden: te bewaren en neer te leggen ..............na 30 jaar * Indien geen enkel stuk overgebracht werd naar de dossiers van de algemene rol bewaart men 1 maand per jaar (2 maanden per jaar wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR084 beschreven. * Indien de dossiers, waarbij de zaak na de voorafgaande procedure verder vóór de rechtbank gebracht werd, in de dossiers van de algemene rol steken, mogen deze, samen met de andere dossiers van de niet-bewaarde maanden, vernietigd worden. 5)

BUR088)

Dossiers van de voorafgaande procedure tot echtscheiding en scheiding van tafel en bed, beide op grond van bepaalde feiten

Dossiers van echtscheiding bij onderlinge toestemming

Dossiers van echtscheiding bij onderlinge toestemming en scheiding van tafel en bed bij onderlinge toestemming → te selecteren..........................................................................................................na 70 jaar * te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR084 beschreven. * de overige dossiers zijn te vernietigen 6)

Dossiers van de beslagrechter

BUR089)

Dossiers van de beslagrechter (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren..................................................................................... 30 jaar na de inleiding * te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR084 beschreven. * de overige dossiers zijn te vernietigen Opmerking: niet te verwarren met de serie "bevelschriften van de beslagrechter op verzoekschrift".

BUR090)

Dossiers collectieve schuldenregelingen → te selecteren..................................................................................... 30 jaar na de inleiding * te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR084 beschreven. * de overige dossiers zijn te vernietigen Opmerking: De dossiers collectieve schuldenregelingen worden in uitvoering van de Wet van 13 december 2005 en het koninklijk besluit van 3 juni 2007 vanaf 1 september 2007 (nieuwe dossiers) en 1 september 2008 (hangende dossiers) beheerd door de arbeidsrechtbank (zie AR59).

68

7) BUR091)

Dossiers van het bureau voor de rechtsbijstand

Dossiers van de rechtsbijstand (pro Deo) → te selecteren..........................................................................................................na 10 jaar * te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR084 beschreven. * de overige dossiers zijn te vernietigen Opmerking: indien de minuten zich in het dossier bevinden, dienen ze uit de dossiers gelicht te worden en in in een afzonderlijke reeks blijvend bewaard te worden (zie BUR086). d.

Andere stukken van rechtspleging door de rechtbank of een rechter, die niet in de dossiers zijn opgenomen

BUR092)

Processen-verbaal van eventuele opening en beschrijving van een eigenhandig of besloten testament en bevel tot neerlegging bij een bepaalde notaris (B.W., art. 1007, afgeschaft door de wet van 2 februari 1983, art. 22) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

BUR093)

Processen-verbaal van eventuele opening en beschrijving van een open testament of een verzegeld pak aangetroffen in een sterfhuis, waarvan vermoed wordt dat het een testament bevat, en bevel tot neerlegging van het testament bij een bepaalde notaris (Ger.W., art. 1161, 1162, afgeschaft bij wet 31 maart 1987, enig artikel) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar e.

Registers van de griffier met betrekking tot de rechtspleging

BUR094)

Repertorium van de akten van de rechter (Ger.W., art. 174) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR095)

Repertorium van de akten van de griffier (Ger.W., art. 174) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

BUR096)

Register van overschrijving van de bevelen van de voorzitter met betrekking tot zwaar plichtsverzuim van één der echtgenoten en fichesysteem (B.W., nieuw art. 221 § 3, ingevoerd door de wet van 30 april 1958, art. 1, opgeheven bij wet 14 juli 1976, art. 1) → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te vernietigen indien de bevelen zelf bewaard zijn, zoniet bewaren en neerleggen.

BUR097)

Register van de vorderingen tot scheiding van goederen (Ger.W., art. 1311) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR098)

Register of fichesysteem van de wijzigingen van het huwelijksvermogensstelsel (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

69

BUR099)

Register van de akten van verzet (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

BUR100)

Register van de akten van hoger beroep (Ger.W., art. 1059, 3de lid, ingevoerd bij wet 24 juni 1970, art. 17) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

BUR101)

Akten van aanvaarding van nalatenschap onder voorrecht van boedelbeschrijving en van de akten van verwerping van een nalatenschap of van afstand van een huwelijksgemeenschap (en bijhorende toegangen) (Ger.W., art. 1185, gewijzigd bij wet 14 juli 1976, art. 28; B.W., art. 784, 793, 1457 (opgeheven bij wet 14 juli 1976, art. 2) en 1466 (opgeheven bij wet 14 juli 1976, art. 2)) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 50 jaar

BUR102)

Akten van neerlegging (en bijhorende toegangen) (wet 22 frimaire jaar VII (12 december 1798), art. 43; decreet 12 juli 1808, art. 2) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

BUR103)

Alfabetische en/of chronologische klappers en tabellen van vonnissen en akten, repertoria en fichesystemen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: indien ze (geheel of gedeeltelijk) betrekking hebben op te bewaren bescheiden of series, zoals: Klapper op het repertorium van de akten van de rechter (K.B. 6 februari 1970, art. 1) Klapper op het repertorium van de akten van de griffier (K.B. 6 februari 1970, art. 1). Bewaren indien het repertorium zelf bewaard wordt (zie BUR095) Klapper op de algemene rol Klapper op de kortgedingen Tabel en/of klapper der op verzoekschrift ingestelde zaken Tabel, klapper en/of chronologisch repertorium ("rol") van de voorafgaande rechtspleging in echtscheiding en scheiding van tafel en bed: te bewaren en neer te leggen indien deze dossiers afzonderlijk bewaard worden Klapper op de indiening van de eis tot echtscheiding op grond van bepaalde feiten Klapper op de echtscheidingen bij onderlinge toestemming, vaak tegelijk op de scheidingen van tafel en bed Klapper op de scheidingen van goederen * de overige tafels, repertoria en fichesystemen zijn te vernietigen

BUR104)

Facultatieve agenda's → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar f.

BUR105)

Akten van de griffier

Beslagberichten (Ger.W., art. 1390) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen.............................................................................3 jaar na de datum waarop het bericht overeenkomstig art. 1390 Ger. W. geschrapt werd

70

3.

Bescheiden zonder verband met de rechtspleging

BUR106)

Tienjaarlijkse klappers op de registers van de burgerlijke stand (decreet 20 juli 1807, art. 3; K.B. 31 december 1851) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

BUR107)

Akten van neerlegging van de registers, bijlagen en klappers van de burgerlijke stand en huwelijksafkondigingen (B.W., art. 43, 44, 63; wet 26 december 1891, art. 1) → te vernietigen........................................................................................................na 50 jaar

BUR108)

Akten van neerlegging van dubbels van repertoria van notarissen (wet 6 oktober 1791, titel III, art. 16; wet 16 floréal jaar IV (5 mei 1795), art. 1) → te vernietigen........................................................................................................na 50 jaar

BUR109)

Akten van eedaflegging → te vernietigen........................................................................................................na 70 jaar

BUR110)

Register van overschrijving van de besluiten van benoemingen en aanstellingen van magistraten, staatsagenten en -bedienden, ministeriële en openbare ambtenaren, die de eed hebben afgelegd → te vernietigen........................................... wanneer het geen administratief nut meer heeft

BUR111)

Klapper en/of tabel en/of repertorium op de "andere registers" en fichesystemen (dit wil zeggen niet in verband met de rechtspleging) → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar * te bewaren en neer te leggen: indien ze (geheel of gedeeltelijk) te bewaren bescheiden of series betreffen. * de overige klappers, repertoria en fichesystemen zijn te vernietigen 4.

In bewaring gegeven bescheiden

a.

Registers

BUR112)

Register (met bijlagen) en klapper van de Burgerlijke Stand en register van huwelijksafkondigingen (wet 20-25 augustus 1792; B.W., art. 43, 44, 63; decreet 20 juli 1807) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

BUR113)

Bijlagen bij het register van huwelijksakten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

BUR114)

Dubbel van het repertorium van de notarissen (wet 6 oktober 1791, titel III, art. 16; wet 16 floréal jaar IV (5 mei 1796), art. 1) → te bewaren en neer te leggen..............................................................................na 100 jaar

BUR115)

Dubbel van het register van neerlegging van de in te schrijven of over te schrijven titels bij een kantoor der Hypotheken (reeks 702) (wet van 4 juli 1887, art. 1 en K.B. 11 augustus 1887) → te bewaren en neer te leggen..............................................................................na 100 jaar

71

BUR116)

Dubbel van het register van neerlegging der stukken aangeboden bij een kantoor der Hypotheken voor het vervullen der hypotheekformaliteiten betreffende zee- en binnenschepen (reeks 772) (wet 4 juli 1887) → te bewaren en neer te leggen..............................................................................na 100 jaar b.

Series van losse bescheiden en voorwerpen die niet in de dossiers voorkomen

1)

Met betrekking tot de rechtspleging

HYPOTHEEKBEWAARDER

BUR117)

Register gehouden voor de inschrijving van de borgstellingen voor de hypotheekbewaarders → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

BUR118)

Uitgifte van vonnis van een andere burgerlijke rechtbank, de borgstelling voor een hypotheekbewaarder aannemend (wet 21 ventôse jaar VII (11 maart 1799), art. 5 en 11, gewijzigd door wet 24 december 1906, art. 16) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar NALATENSCHAP

BUR119)

Aangehechte stukken bij akten van aanvaarding of verzaking van nalatenschap of huwelijksgemeenschap (B.W., art. 1984, 1985) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar NEERGELEGDE BESCHEIDEN

BUR120)

Aangehechte stukken bij de akten van neerlegging → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar Opmerking: men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. OVERTUIGINGSSTUKKEN

BUR121)

Overtuigingsstukken → te selecteren......................................................................................30 jaar na neerlegging Opmerking: indien het vermoeden bestaat dat deze stukken cultuurhistorische waarde hebben vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur. UITTREKSELS

BUR122)

Uittreksels van vonnissen en akten, alsook berichten met betrekking tot diverse materies, ter publicatie of registratie gestuurd naar het Belgisch Staatsblad of naar een andere rechtbank → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

72

2)

Zonder betrekking tot de rechtspleging

BURGERLIJKE STAND

BUR123)

Getuigschriften van onvermogen (wet 13 december 1968, art. 12) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar HYPOTHEEK

BUR124)

Gewaarmerkt afschrift van de notariële akte in brevet afgeleverd inhoudende de opheffing van een hypothecaire inschrijving (wet 4 juli 1887, art. 4) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar NOTARIAAT

BUR125)

Akte waarbij de notaris zijn notariële handtekening en paraaf neerlegt (wet 25 ventôse jaar XI (16 maart 1803), art. 49; wet 16 april 1927, art. 2, VI) → te vernietigen............................................................. 10 jaar na het ontslag van de notaris

BUR126)

Advies van de Kamer der Notarissen met betrekking tot de schorsing van een notaris (wet 18 maart 1987, art. 12) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar TESTAMENT

BUR127)

Gewaarmerkte fotokopie van een eigenhandig of internationaal testament, met afschrift van bijhorend proces-verbaal → te vernietigen........................................................70 jaar na de datum van de neerlegging VERENIGING

BUR128)

Dossiers van de verenigingen zonder winstoogmerk , internationale verenigingen zonder winstoogmerk, private stichtingen, openbare stichtingen en buitenlandse stichtingen (Wet van 27 juni 1921), → te bewaren en neer te leggen........................ 30 jaar na de laatste beweging in het dossier Opmerking: De Wet van 2 mei 2002 hevelt deze reeks over naar de rechtbanken van koophandel (zie RKH071).

BUR129)

Dossiers van beroepsverenigingen (wet 3 augustus 1924, art. 10) → te bewaren en neer te leggen........................ 30 jaar na de laatste beweging in het dossier

BUR130)

Dossiers van ziekenfondsen (voorheen: verenigingen voor onderlinge bijstand) (wet 23 juni 1894, art. 6; wet 3 augustus 1924, art. 7 en 8) → te bewaren en neer te leggen........................ 30 jaar na de laatste beweging in het dossier

73

III.


Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur in verband met de definitieve bestemming van de stukken. Pro memorie: de archieven gevormd door de arrondissementsrechtbank. BUR131)

Minuten van vonnissen (en bijhorende toegangen) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

BUR132)

Dossiers → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

74

X ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG CORRECTIONELE RECHTBANKEN I.

ORGANISATIE VAN DE GRIFFIE

Opmerking: Indien het beheer van de archiefbescheiden in verband met de organisatie van de griffie valt onder de bevoegdheid van de burgerlijke rechtbank, ga verder naar rubriek II. A.

ALGEMEEN

COR001)

Algemene briefwisseling (met repertorium) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

COR002)

Omzendbrieven → te vernietigen...........................wanneer de stukken geen administratief nut meer hebben

COR003)

Documentatie → te selecteren.............................wanneer de stukken geen administratief nut meer hebben Opmerking: Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.

COR004)

Bescheiden in verband met het beheer van het archief → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

COR005)

Gerechtelijke statistieken en statistische staten → te bewaren en neer te leggen ...............................................................................na 20 jaar B.

COR006)

Aanwezigheidsregisters, aanwezigheidslijsten, dienstroosters, stukken in verband met verloven, enz. → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar C.

COR007)

PERSONEELSBEHEER

MATERIEEL BEHEER

Stukken in verband met het materieel beheer (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

75

D. COR008)

FINANCIEEL BEHEER

Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) het algemeen ontvangstenboek (1889-1940) het boek van uitgaven (1889-1940) het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven (vanaf 1940) het register der griffierechten (1799-1889) het register van de opstel- (en uitgifte)rechten in strafzaken (vanaf 1889) het register van de uitgifterechten voor uitgiften, afschriften en uittreksels in strafzaken het register van rechten in debet in strafzaken (vanaf 1940) het register van de gerechtskosten in strafzaken (vanaf 1927) het register voor het beheer van de reisen verblijfsvergoedingen (register van de verplaatsingen) (1889-1940) het register van betaling van het getuigengeld (facultatief) de registers der provisies (vanaf 1940) Opmerking: Registers gehouden voor de werkingskosten van de griffie, voor griffierechten en gerechtskosten, voor de bewaargeving van de kosten door de burgerlijke partijen in correctionele zaken (ook: register van de borgsommen), voor fotokopieën, enz. het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers, kosten en rechten met betrekking tot kosteloze rechtspleging, e.a.) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

COR009)

Losse bescheiden in verband met de boekhouding, zoals briefwisseling met betrekking tot de bestelling van uitgiften, afschriften, kopieën en uittreksels in strafzaken, bescheiden m.b.t. de kas van de algemene dienst van de correctionele griffie (kas der gerechtskosten), bescheiden in verband met de rekening van de provisies afkomstig van overtuigingsstukken, de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie, kwitanties van de griffier, boekhoudkundige staten, fiches en verantwoordingsstukken en tenslotte briefwisseling met betrekking tot de boekhouding. → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën II.

BESCHEIDEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING

A.

ROLLEN, MINUTEN VAN VONNISSEN, BESCHIKKINGEN EN AANVERWANTE STUKKEN

COR010)

Rol van de correctionele rechtbank (en bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

COR011)

Rol van de Raadkamer. Griffie onderzoek. (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen...................................5 jaar na de afsluiting van het register

76

COR012)

Rol van de raadkamer (Omz. M.J. van 28 dec. 1844, 31 dec. 1867 en 14 aug. 1868) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

COR013)

Rol van de raadkamer (art. 4 van de Wet van 20 april 1874, art. XV van de wet van 25 okt. 1919) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

COR014)

Rol van het hof van assisen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

COR015)

Minuten van vonnissen van de correctionele rechtbank (en hun bijhorende toegangen: chronologische repertoria, alfabetische klappers, fichesystemen, (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

COR016)

Minuten van de beschikkingen. Griffie onderzoek en Raadkamer → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

COR017)

Minuten van arresten van het hof van assisen (en bijhorende toegangen: chronologische repertoria, alfabetische klappers, fichesystemen, (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

COR018)

Agenda’s van de zittingen (zittingsrollen) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

COR019)

Verzoekschriften, akten en beschikkingen "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar B.

RECHTSPLEGINGSDOSSIERS

COR020)

Dossiers van zaken eindigend op een eindvonnis → te selecteren.............................................................................20 jaar na de eindbeslissing Opmerking: deze termijn wordt ook toegepast op de bij verstek gewezen rechterlijke uitspraken. * indien de dossiers geordend zijn op datum van het eindvonnis worden enkel de dossiers bewaard van de maanden maart van de even jaren en de dossiers van de maanden oktober van de oneven jaren, b.v. maart 1960, okt. 1961, maart 1962, enz. * indien de dossiers geordend zijn op datum van de inleiding van de zaak (dagvaarding) wordt hetzelfde selectiecriterium gebruikt * de overige dossiers worden vernietigd

COR021)

Dossiers van zaken met opschorting van uitspraak (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen...........................................................................20 jaar na de eindbeslissing

COR022)

Dossiers van zaken met onbepaald uitstel voor afhandeling van burgerlijke belangen na een strafvonnis (art. 4. Sv.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 40 jaar

77

COR023)

Dossiers van zaken eindigend op een 'beschikking niet vervolging' of 'ontslag onderzoek' (voor zover in een afzonderlijke reeks bewaard) → te selecteren.............................................................................10 jaar na de eindbeslissing Opmerking: deze termijn wordt ook toegepast op de bij verstek gewezen rechterlijke uitspraken. * te bewaren en neer te leggen: de dossiers van de jaren eindigend op een 8 * de overige dossiers worden vernietigd Opmerking: indien de beschikking in het dossier werd opgeborgen, dan kan deze samen met het dossier worden vernietigd.

COR024)

Dossiers van zaken waarin de rechter een interneringsmaatregel nam (zgn. interneringsdossiers) → te bewaren en neer te leggen...................................................20 jaar na de eindbeslissing Opmerking: alle beschikkingen tot internering uitgesproken door zowel de correctionele rechtbank als door de raadkamer (eindbeschikking) worden bij de minuten van de correctionele rechtbank geordend.

COR025)

Dossiers van het hof van assisen → te bewaren en neer te leggen...................................................20 jaar na de eindbeslissing

COR026)

Dossiers betreffende het verzet van vreemdelingen tegen hun uitwijzing (art. 71-74 van de wet van 15 dec. 1980) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar Opmerking: wanneer de dossiers enkel dubbels van archiefbescheiden van de dienst Vreemdelingenzaken bevatten, dan kunnen deze alsnog vernietigd worden. C.

REGISTERS VAN DE GRIFFIER

COR027)

Register gehouden in uitvoering van art. 600 Sv. (en bijhorende klappers) (vóór de hervorming van het strafregister van 2001) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

COR028)

Repertorium van de akten van de rechter (art. 174 Ger. W.) (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

COR029)

Repertorium van de akten van de griffier (art. 174 Ger. W.) (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

COR030)

Agenda in verband met de akten van beroep (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: bevat de volgende informatie: de datum waarop het beroep werd ingesteld, de naam en voornamen van de veroordeelden, de datum van het vonnis, de aard van het misdrijf, het advies van het Openbaar Ministerie, de datum van de verzending van de stukken en de beslissing van het Hof van beroep. → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

78

COR031)

Register van akten van hoger beroep (en chronologisch repertorium (facultatief)) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: het komt voor dat er twee series bestaan: de serie 'beroepsakten van de beklaagden' en de serie 'beroepsakten van het Openbaar Ministerie' → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

COR032)

Register van akten van voorziening in cassatie (art. 417-418 Sv.) (en chronologisch repertorium (facultatief)) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

COR033)

Register van overschrijving van de arresten van de Rechtbank van Cassatie, later het Hof van Cassatie die de vonnissen van de Rechtbank van Eerste Aanleg verbreken (sinds 1811) (voor zover afzonderlijk bewaard voor strafzaken) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

COR034)

Register van de verschijningen inzake voorlopige hechtenis (wet van 20 april 1874, art. 4; wet van 20 juli 1990) (Rol van de Raadkamer) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar

COR035)

Register gehouden in uitvoering van de wet tot bescherming van de maatschappij tegen abnormalen en gewoontemisdadigers (wet van 30 april 1930, wet van 1 juli 1964) (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

COR036)

Register gehouden met betrekking tot de ontzetting van het recht tot het besturen van een voertuig (K.B. van 8 april 1954) (facultatief) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen....................................wanneer dit stuk geen administratief nut meer heeft

COR037)

Register van de overtuigingsstukken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen.......................................................................... na liquidatie van de stukken

COR038)

Register van de overtuigingsstukken van het hof van assisen (indien afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen.......................................................................... na liquidatie van de stukken

COR039)

Inventarissen van in beslag genomen overtuigingsstukken → te vernietigen.......................................................................... na liquidatie van de stukken

COR040)

Repertorium van de uitgiften en agenda van de verzending van de uittreksels van vonnissen van de correctionele rechtbank (facultatief) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

COR041)

Chronologisch repertorium van de gemeentelijke politiereglementen neergelegd ter griffie (facultatief) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: zie ook hierna rubriek III → te bewaren en neer te leggen................... wanneer het geen administratief nut meer heeft

COR042)

Register gehouden voor de inschrijving van de processen-verbaal van neerlegging en beschrijving van valse stukken (art. 448 Sv.) → te vernietigen................................................................... 30 jaar na de laatste inschrijving

79

COR043)

Processen-verbaal van aanplakking van criminele veroordelingen (art. 43 van het K.B. van 18 juni 1853) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

COR044)

Bijzondere rollen van de onderzoeksrechters (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen...................................5 jaar na de afsluiting van het register

COR045)

Repertorium in verband met de verzoekschriften en akten "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar D.

ADMINISTRATIEVE BESCHEIDEN VAN DE GRIFFIER

COR046)

Bulletins van vrijspraak of veroordeling → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

COR047)

Bescheiden met betrekking tot de kennisgeving aan het Centraal Ambachtsregister (art. 18 van de wet van 18 maart 1965) en aan het Centraal Handelsregister (art. 25 van het K.B. van 20 juli 1964) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

COR048)

Stukken in verband met het beheer van overtuigingsstukken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.......................................................................... na liquidatie van de stukken

COR049)

Briefwisseling met betrekking tot de verzending van dossiers en vonnisuittreksels (met bijhorende agenda 's) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar III.

COR050)

IN BEWARING GEGEVEN BESCHEIDEN

Gemeentelijke politieverordeningen (Gemeentewet van 30 juni 1836, art. 78 en K.B. van 12 nov. 1849, art. 5) → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

80

XI ARCHIEVEN VAN DE HOVEN VAN ASSISEN De archiefbescheiden van de hoven van assisen worden bewaard door de correctionele rechtbanken. Voor meer informatie over de desbetreffende archiefreeksen, hun bewaartermijnen en hun definitieve bestemmingen, zie de reeksen COR014, COR017, COR025 en COR038 in de vorige archiefselectielijst.

81

XII ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG JEUGDRECHTBANKEN I.

J001)

ARCHIEVEN GEVORMD VOOR DE INVOERING VAN DE WET VAN 8 APRIL 1965 BETREFFENDE DE JEUGDBESCHERMING

Bescheiden van de jeugdrechter (1912-1965) → te selecteren.....................................................................................................onmiddellijk Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. Zie ook verder voor richtlijnen met betrekking tot specifieke reeksen. II.

ARCHIEVEN GEVORMD NA DE INVOERING VAN DE WET VAN 8 APRIL 1965 BETREFFENDE DE JEUGDBESCHERMING

I.


A.

ALGEMEEN

J002)

Kopieën van omzendbrieven (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

J003)

Documentatie → te selecteren (men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur)....................na 10 jaar

J004)

Minuten van jaarverslagen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

J005)

Gerechtelijke statistieken (ongeacht vorm en structuur) → te selecteren..........................................................................................................na 10 jaar - te bewaren en neer te leggen: minuten van statistieken, uitsluitend opgemaakt op papieren dragers - te vernietigen: statistieken opgemaakt in digitale vorm

J006)

Aanwezigheidsregisters, aanwezigheidslijsten, dienstroosters, e.a. → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

J007)

Diverse agenda's (van briefwisseling, van afgeleverde afschriften van vonnissen en beschikkingen, van verzonden identiteitskaarten, van afgeleverde bewijzen van beroep en niet-beroep) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

83

J008)

Briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

J009)

Borderellen en ontvangstbewijzen (voor zover afzonderlijk bewaard) (borderellen van verzonden stukken, ontvangstbewijzen van afgeleverde spaarboekjes, ontvangstbewijzen van verzonden dossiers, ontvangstbewijzen van stukken overgemaakt aan het jeugdstrafregister of aan de FOD, van ontvangen sociale en medisch-psychologische verslagen, enz.) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

J010)

Stukken in verband met het beheer van het archief → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar B.

BOEKHOUDING

J011)

Staten en fiches met bijhorende verantwoordingsstukken → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

J012)

Briefwisseling in verband met boekhoudkundige verrichtingen (onder meer in verband met: verzoekschriften tot het bekomen van een extra toelage, machtigingen tot het verrichten van buitengewone uitgaven, het innen van de gerechtkosten door de ontvanger van Registratie en Domeinen, het betalen en aanvragen van expedities, het terugvorderen van kosten voor de pro Deo-zaken, het bekomen van vrijstelling van betaling van griffierechten, enz.) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

J013)

Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur en voor zover door de dienst van de jeugdrechtbank bewaard): het register der griffierechten het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven (ook: het register van ontvangen gelden en het register der griffie-uitgaven) (vanaf 1966) het register van rechten in burgerlijke zaken het algemeen kasboek van de griffier het register voor het beheer van de reisen verblijfsvergoedingen, het register der provisies het register der kosten en rechten met betrekking tot de kosteloze rechtspleging (vanaf 1966) het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten (vanaf 1966) het register van rechten in debet en dringende kosten (vanaf 1966) het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling de rekeningen-courant (vanaf 1966, facultatief) diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers, e.a. → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

J014)

Rekeningen (driemaandelijkse rekening van de gerechtskosten, driemaandelijkse rekening van de onderhouds- en onderwijskosten, maandelijkse rekening van de griffierechten betaald aan de ontvanger van de Registratie, individuele rekeningen (fiches/staten) van de minderjarigen en/of instellingen) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

84

J015)

Doorslagen van kwitanties van ontvangen geldsommen, kwitanties van geldsommen overhandigd aan de ontvanger, rekeninguittreksels, bewijsstukken van debetverrichtingen op de postchequerekening, enz. → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën II.

RECHTSPLEGING

A.

ROLLEN

J016)

Algemene rol van strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1912) (eventueel met bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen....................................na 30 jaar (na de laatste inschrijving)

J017)

Rol van burgerlijke zaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1966) (eventueel met bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen....................................na 30 jaar (na de laatste inschrijving)

J018)

Bijzondere rol van de verzoekschriften (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1966) (eventueel met bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen....................................na 30 jaar (na de laatste inschrijving)

J019)

Zittingsrol (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen............................................................na 10 jaar (na de laatste inschrijving)

J020)

Register of lijst van zaken aanhangig gemaakt bij een rechter (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

MINUTEN VAN VONNISSEN, ZITTINGSBLADEN EN BESCHIKKINGEN

J021)

Minuten van vonnissen in strafzaken (vanaf 1912) (en bijhorende klappers) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

J022)

Beschikkingen in strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1912) (en bijhorende klappers) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

J023)

Minuten van vonnissen in burgerlijke zaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1966) (en bijhorende klappers) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

J024)

Beschikkingen in burgerlijke zaken (vanaf 1966) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

J025)

Zittingsbladen in burgerlijke zaken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

85

C. J026)

DOSSIERS MET BIJHORENDE STUKKEN

Rechtsplegingsdossiers- en persoonsdossiers betreffende strafrechtelijke zaken ("strafdossiers" of "beschermingsdossiers") (vanaf 1912) → te selecteren - de dossiers van zaken waarvan de eerste vordering plaatsvond vóór 31 augustus 1966 worden bewaard en neergelegd onmiddellijk - de dossiers van zaken waarvan de eerste vordering plaatsvond vanaf 1 september 1966 (inwerkingtreding van de Jeugdbeschermingswet van 1965) worden aan een schoning onderworpen. Uit elk dossier worden de volgende stukken verwijderd en vernietigd: - de submap in verband met de rechtspleging (vonnisuittreksels,dagvaardingen) - de gerechtsbrieven - de submappen 'varia' - de briefwisseling van de diensten van de jeugdrechtbank, met de minderjarigen, met de afgevaardigden, met de procureur en met de instellingen (kantschriftjes). In elk dossier worden de volgende stukken bewaard: - de persoonlijke dossiers - de verslagen over het milieu van de minderjarige (maatschappelijke verslagen, nota’s van de sociale dienst) - de inlichtingenbulletins - de processen-verbaal - de vorderingen. De geschoonde dossiers worden bewaard en neergelegd.............5 jaar na meerderjarigheid

J027)

Dossiers betreffende seponeringen en berispingen en dossiers waarin de rechter geen beschermingsmaatregelen neemt (vanaf 1912) Opmerking: het is mogelijk dat de dossiers door het parket worden bewaard (cf. PK69). → te bewaren en neer te leggen.....................................................5 jaar na meerderjarigheid

J028)

Dossiers betreffende overtredingen van de wetgeving op de leerplicht (vanaf 1914) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

J029)

Rechtsplegings- en persoonsdossiers betreffende de ouders ("dossiers Ontzetting Ouderlijke Macht (OOM)") → te bewaren en neer te leggenminstens 5 jaar na de meerderjarigheid van het laatste betrokken kind

J030)

Rechtsplegingsdossiers betreffende burgerlijke zaken (vanaf 1966) (toekenning van gezamenlijk of exclusief ouderlijk gezag eventueel gekoppeld aan een omgangsregeling (art. 374 BW), recht op persoonlijk contact met de ouders (art. 374 BW), omgangsregeling met grootouders e.a. (art. 375bis BW), adoptie (art. 349-350, 353 en 368 BW), ontvoogding (art. 477 BW), pleegvoogdij (art. 475 BW), opheffing huwelijksverbod (art. 145-148 BW), aanvraag tot verbetering van een vonnis (art. 794 Ger. W.), toekenning van het saldo van 1/3 kinderbijslag (Wet van 4 juli 1969), enz.) → te selecteren..................................................................................... 20 jaar na de inleiding - worden bewaard en neergelegd: de dossiers die werden ingeleid tijdens de maanden januari 1967, febr. 1968, maart 1969, april 1970, mei 1971, juni 1972, juli-augustus 1973, sept. 1974, okt. 1975, nov. 1976, dec. 1977, jan. 1978, febr. 1979, maart 1980, apr. 1981, mei 1982, juni 1983, juli-aug. 1984, sept. 1985, okt. 1986, nov. 1987, dec. 1988, jan. 1989, febr. 1990, maart 1991, april 1992, mei 1993, juni 1994, juli-aug. 1995, sept. 1996, okt. 1997, nov. 1998, dec. 1999, jan. 2000, enz. enz. - de overige dossiers worden vernietigd

86

D.

BESCHEIDEN VAN DE GRIFFIER

J031)

Tabel (lijst) van de bewaarde akten, beschikkingen en vonnissen (voor zover afzonderlijk bewaard) (nadien: Repertorium van de akten van de rechter in strafzaken) (facultatief vanaf 1912, verplicht vanaf 1970 (Gerechtelijk Wetboek)) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

J032)

Klapper op het repertorium van de akten van de rechter (voor zover afzonderlijk bewaard) (art. 1 K.B. van 6 februari 1970) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

J033)

Register van akten van hoger beroep (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1912) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

J034)

Repertorium van de akten van hoger beroep (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

J035)

Repertorium van de griffieakten (na 1970) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

J036)

Fichesystemen (burgerlijk en correctioneel), alfabetische lijsten (op naam van partijen) of klappers op het repertorium, op de algemene rollen en op de bijzondere rol der verzoekschriften (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen.............. 30 jaar na afsluiten van registers of fichesystemen Opmerking: het verdient aanbeveling om de fichesystemen op geregelde tijdstippen, bijvoorbeeld om de 5 of 10 jaar, te selecteren of te schonen.

J037)

Register gehouden in uitvoering van art. 600 Sv. (vanaf 1912) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

J038)

Stukken betreffende rogatoire opdrachten uitgevoerd voor andere jeugdrechtbanken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

J039)

Hulpregisters → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

J040)

Indicateur van binnen- en buitengaande stukken → te vernietigen na 10 jaar

J041)

III.

TOEZICHT OP DE MINDERJARIGEN

A.

TOEZICHT OP DE AFGEVAARDIGDEN, PROVOOGDEN, PARTICULIERE VERZORGERS EN PRIVATE INSTELLINGEN (VÓÓR 1988)

Briefwisseling → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

87

J042)

Stukken betreffende het aanstellen of afzetten van vaste en vrijwillige afgevaardigden (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

J043)

Persoonlijke dossiers van de afgevaardigden (en bijhorend fichesysteem) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

J044)

Agenda of staat van inkomende maandverslagen → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

J045)

Stukken betreffende het toekennen van eretekens aan de afgevaardigden (vanaf 1925) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk B.

TOEZICHT OP DE MINDERJARIGEN

J046)

Register (ook: lijst) gehouden van de minderjarigen onder toezicht → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

J047)

Persoonsdossiers van de minderjarigen: zie rubriek II. C.

J048)

Stukken betreffende de uitreiking van de prijs H. Carton de Wiart → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk IV.

J049)

FILMCONTROLE

Stukken in verband met de keuring van films (briefwisseling met afgevaardigden en met Filmkeuringscommissie, verslagen van afgevaardigden, krantenknipsels, enz.) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk V.


J050)

Stukken gevormd door de patronage- of beschermingscomités → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

J051)

Stukken gevormd door de Vereniging van Kinderrechters (notulen van vergaderingen, briefwisseling e.a.) → te bewaren neer te leggen .............................................................................. onmiddellijk

88

XIII ARCHIEVEN VAN DE STRAFUITVOERINGSRECHTBANKEN Voor de selectie van de archieven van de voormalige Commissies voor Voorwaardelijke Invrijheidstelling (CVI) (die géén onderdeel vormden van de rechterlijke macht) kan verwezen worden naar de binnenkort te verschijnen specifieke richtlijnen van het Rijksarchief voor de selectie van de archieven van de Commissies Bescherming Maatschappij (CBM) en Commissies voor Voorwaardelijke Invrijheidstelling (CVI). SUR001)

Zittingsrollen → te vernietigen..........................................................................................................na 1 jaar

SUR002)

Processen-verbaal van de zittingen (indien afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

SUR003)

Beslissingen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

SUR004)

Databank voor de registratie van gegevens, ontsluiting van de dossiers en opmaak van statistieken → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

SUR005)

Beslissings- en opvolgingsdossiers → te selecteren......................................................................20 jaar (na de laatste maatregel) * te bewaren en neer te leggen: de dossiers van de maanden maart van de even jaren en de dossiers van de maanden oktober van de oneven jaren, b.v. maart 2008, okt. 2009, maart 2010, enz. * de overige dossiers worden vernietigd.

SUR006)

Beslissings- en opvolgingsdossiers van assisenzaken (indien afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen............................................20 jaar (na de laatste maatregel) Opmerking: Indien deze dossiers deel uitmaken van de algemene reeks beslissings- en opvolgingsdossiers, dan dienen ze uit de reeks gelicht te worden en in een afzonderlijke reeks blijvend bewaard te worden.

SUR007)

Dossiers terbeschikkingstelling met het oog op de bescherming van de maatschappij tegen personen die bepaalde ernstige strafbare feiten plegen die de integriteit van personen aantasten (wet van 26 april 2007) (indien afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen............................................20 jaar (na de laatste maatregel) Opmerking: Indien deze dossiers deel uitmaken van de algemene reeks beslissings- en opvolgingsdossiers, dan dienen ze uit de reeks gelicht te worden en in een afzonderlijke reeks blijvend bewaard te worden.

89

XIV ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSRECHTBANKEN EN RECHTSVOORGANGERS I.

AR001)

ARCHIEVEN GEVORMD VÓÓR DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (OKTOBER 1970): ARCHIEVEN VAN DE WERKRECHTERSRADEN EN VAN DE ADMINISTRATIEVE COMMISSIES VAN SOCIALE ZEKERHEID

→ te selecteren ............................................................................................ onmiddellijk Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. II.


1.

ARCHIEF VAN DE VOORZITTER

A.

ALGEMEEN

AR002)

Briefwisseling betreffende het algemeen beleid en de organisatie → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AR003)

Briefwisseling in verband met personeelsbeheer, materieel en financieel beheer, dienstregelingen, de schorsing van advocaten door de Orde van Advocaten → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR004)

Omzendbrieven van de procureur-generaal → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben B.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE

1.

Algemeen

AR005)

Bijzonder reglement van de rechtbank (art. 88, § 1, Ger. W.) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR006)

Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (art. 86 Ger. W.) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar Opmerking: kan opgenomen zijn in het bijzonder reglement.

AR007)

Driejaarlijks verslag omtrent de behoeften van de dienst van de kamers van beide taalstelsels (door de voorzitters van de rechtbanken met zetel te Brussel: art. 88, Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AR008)

Adviezen met betrekking tot het bijzonder reglement van de rechtbank → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

91

AR009)

Dienstregelingen (art. 316 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR010)

Stukken in verband met tijdelijke maatregelen van administratieve aard → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar 2.

Materieel beheer

AR011)

Bescheiden betreffende de oprichting van het gerechtsgebouw en belangrijke bouwwerken (voor zover de voorzitter de beheerder van de gebouwen is/was) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AR012)

Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kleine uitgaven (art. 382 Ger. W.) → te vernietigen .........................................................................................................na 5 jaar 3.

Bescheiden met betrekking tot het algemeen toezicht en de tucht

AR013)

Stukken betreffende het algemeen toezicht en de tucht (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AR014)

Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de ondervoorzitters en rechters leden van de arbeidsrechtbanken en aan de rechters in sociale zaken (art. 412, 3° en 413, Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

AR015)

Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofden van dienst, de griffiers en de adjunct-griffiers (art. 415 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar 4.

Personeelsbeheer

AR016)

Bescheiden betreffende de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke orde → te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling

AR017)

Bescheiden betreffende afwezigheden en verlofregelingen (art. 331 Ger. W.) → te vernietigen............................................................................. 5 jaar na de opruststelling

AR018)

Dubbels van "aangifte van schuldvordering" bij de FOD Justitie inzake presentiegelden van rechters in sociale zaken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR019)

2.


A.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE RECHTBANK IN HET ALGEMEEN

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

92

AR020)


AR021)

Register van de beraadslagingen van de algemene vergadering (art. 350 Ger. W., opgeheven bij art. 79, 1° van de wet van 22 december 1998 (B.S. 2 febr. 1999), met inwerkingtreding op 2 aug. 2000 overeenkomstig art. 109 van voornoemde wet) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AR022)

Omzendbrieven → te vernietigen.......................... wanneer de stukken geen administratief nut meer hebben

AR023)

Ranglijst (art. 312 Ger.W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR024)

Algemene briefwisseling (met bijhorende agenda of repertorium) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE GRIFFIE

1.

Algemeen

AR025)


AR026)

Bescheiden met betrekking tot het archiefbeheer → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 50 jaar

AR027)

Gerechtelijke statistieken (in papieren vorm) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

AR028)

Personeelsdossiers en andere stukken in verband met het personeelsbeheer → te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling 2.

Boekhouding

a.

Losse stukken

AR029)

Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: het betreft onder meer: regelmatige staten voorgelegd aan de Minister van Justitie inzake de besteding van de ter beschikking gestelde gelden inzake werkingskosten (art. 381 Ger. W.), kopieën van bestelbons en facturen, dubbels van facturen en minuten van uitgaande briefwisseling gericht aan de FOD Justitie, dubbels van maandelijkse staten van verbruikt fotokopiepapier, enz.

AR030)

Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kas van de algemene dienst van de griffie → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

93

AR031)

Briefwisseling met betrekking tot de bestellingen van uitgiften, afschriften, kopieën en uittreksels → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR032)

Agenda (repertorium) van afgeleverde afschriften en expedities (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR033)

Borderel van de aan de ontvanger van Registratie overgemaakte opgaven van de in te vorderen kosten en uitgaven voor personen die rechtsbijstand genieten (§ 167 van de richtlijn van de FOD Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968, art. 24) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR034)

Kwitantieboekje ("stamboekje") van de griffier (K.B. 13 december 1968, art. 28) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR035)

Bijzondere rekening van de griffier bij de ontvanger van registratie (facultatief) (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 27) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR036)

Maandelijkse (verzamel)staten van verrichtingen in het kader van de boekhoudkundige registers en rekeningen (zie hierna) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar b.

Registers

AR037)

Register der provisies (K.B. van 13 december 1968, art. 22) Opmerking: hierin kunnen opgenomen zijn het register voor werkingskosten der griffie, het register van dringende gerechtskosten, het register der provisies voor afschriften, enz. (zie ook infra) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR038)

Register van ontvangen getuigengeld in consignatie (art. 953-955 Ger. W.) en deskundigengeld (art. 990 Ger. W.) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR039)


AR040)

Register der opstel-, legalisatie en opzoekingsrechten (K.B. van 13 december 1968, art. 16; vanaf 1 jan. 1988: Register van de uitgifte-, opstel-, legalisatie- en opzoekingsrechten (K.B. 7 okt. 1987, art. 11) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR041)

Register van de rechten in debet en van de dringende kosten (K.B. 13 december 1968, art. 23-24) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR042)

Register voor het beheer van de voorschotten gestort in consignatie tot dekking van de vervoerskosten (art. 1016 Ger. W.) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

94

AR043)

Register van betaalde getuigengelden (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR044)

Rekening-courant met advocaten (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 25) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

AR045)

Rekening in verband met rechtsbijstand (art. 664 Ger. W.) (§ 169 van de onderrichting van de FOD Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968) → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën C.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE VERZOENINGSPROCEDURE

AR046)

Processen-verbaal van minnelijke schikking/verzoening of niet-verzoening (art. 733 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AR047)

Dossiers van minnelijke schikking → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar D.

AR048)



Rollen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)

AR049)

Algemene rol van zaken (art. 711 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AR050)

Rol van vorderingen in kort geding (art. 712 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AR051)

Rol van vorderingen op verzoekschrift (ook: register van de verzoekschriften) (art. 712 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AR052)

Rol van de aan iedere kamer toegewezen zaken (art. 714, 1° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AR053)

Rol van de vakantiekamers (art. 715 Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AR054)

Rol van de zittingen der kamer waarvoor de dagbepaling wordt aangevraagd (art. 714, 2° Ger. W.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

95

2. AR055)

Minuten van zittingsbladen, vonnissen en beschikkingen, ongeacht de vorm van de ingestelde vordering (met bijhorende toegangen: chronologische repertoria, klappers, fichesystemen, e.a.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 3.

AR056)

Zittingsbladen, vonnissen, bevelschriften


Dossiers van de algemene rol → te selecteren................... 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking → te selecteren……………………31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek waarbij geen toepassing is gemaakt van artikel 792, tweede en derde lid Ger.W. (artikelen 806 en 1048 Ger.W.) Voor dossiers van rechtspleging waarin van het verstekvonnis of de beschikking bij verstek kennis werd gegeven bij toepassing van artikel 792, tweede en derde lid Ger.W., verstrijkt de bewaartermijn 30 jaar en één maand na de kennisgeving (artikelen 792, tweede en derde lid en 1048 Ger.W.) * te bewaren en neer te leggen: - één maand per jaar: de dossiers ingeschreven op de algemene rol tijdens de maanden maart voor de pare jaren en de dossiers uit de maanden oktober voor de onpare jaren * de overige dossiers zijn te vernietigen Opmerkingen: 1) dit selectiecriterium geldt voor de dossiers die in beroep werden afgehandeld en na de uitspraak van het Arbeidshof op het rolnummer van eerste aanleg in de serie rechtsplegingsdossiers van de rechtbank werden tussengevoegd. 2) dit selectiecriterium geldt ook voor de dossiers gevormd in het kader van artikel 730, 2de lid, Ger.W. (“ambtshalve van de rol weggelaten dossiers”), in dit geval vanaf 30 jaar na de weglating. Voor de dossiers van de algemene rol waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.

AR057)

Dossiers van de rol van de kort gedingen → te bewaren en neer te leggen........................................................... 30 jaar na de inleiding

AR058)

Dossiers van de zaken ingeschreven op het register van verzoekschriften → te bewaren en neer te leggen...................................................... 30 jaar na de inschrijving

AR059)

Dossiers collectieve schuldenregelingen → te selecteren..................................................................................... 30 jaar na de inleiding * te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR084 beschreven. * de overige dossiers zijn te vernietigen Opmerking: De dossiers collectieve schuldenregelingen werden voor 1 september 2007 (nieuwe dossiers) en 1 september 2008 (hangende dossiers) beheerd door de beslagrechter bij de rechtbank van eerste aanleg (zie BUR090). 4.

AR060)

Registers van de griffier met betrekking tot de rechtspleging (ongeacht hun vorm en structuur)

Repertorium van de akten van de rechter (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

96

AR061)

Repertorium van de akten van de griffier (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AR062)

Agenda van inkomende stukken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR063)

Register van akten van hoger beroep (art. 1059, derde lid Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AR064)

Repertorium van aan het arbeidsauditoraat meegedeelde zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR065)

Agenda met betrekking tot aan de arbeidsauditeur overgelegde zittingsbladen of processen-verbaal van de zittingen (art. 788 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR066)

Register gehouden in verband met neerlegging van deskundige verslagen (agenda van de neergelegde deskundige verslagen) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR067)

Repertorium van gerechtsbrieven → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AR068)

Register van de verzoeken tot rechtsbijstand ("pro Deo") → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar 5.

In bewaring gegeven bescheiden

AR069)

Register van neergelegde nijverheidsmodellen (afgesloten) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

AR070)

Bescheiden ontvangen en opgemaakt in verband met de uitvoering van de Arbeidsongevallenwet (dubbels van verklaringen van arbeidsongevallen, processenverbaal van overeenkomst, medische attesten) (Wet van 24 december 1903, vervangen door art. 62 van de Wet van 10 april 1971 - de verplichte neerlegging werd opgeheven bij art. 44, eerste lid van de Wet van 24 december 1976, maar niet opgeheven voor de arbeidsongevallen zoals behandeld in de Arbeidsongevallenwet Zeevisserij). → te selecteren.....................................................................................................onmiddellijk * te bewaren en neer te leggen: de bescheiden gevormd tijdens één of twee maanden per jaar, nl., de maand januari voor de jaren eindigend op het cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op het cijfer 2, de maand maart.. 3, de maand april.. 4, de maand mei.. 5, de maanden juni-juli.. 6, de maanden augustus-september.. 7, de maand oktober.. 8, de maand november.. 9, de maand december.. 0 * de overige stukken mogen vernietigd worden

AR071)

Alle andere stukken gevormd door andere instellingen en neergelegd ter griffie → te selecteren................................ indien de stukken geen administratief nut meer hebben Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.

97

XV ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN KOOPHANDEL I.

BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE GRIFFIE

RKH001)

Agenda van inkomende en uitgaande stukken → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

RKH002)

Kopieboek van uitgaande briefwisseling (periode vóór de Tweede Wereldoorlog) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

RKH003)

Briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar Opmerking: het gaat om briefwisseling in verband met bestellingen, uitgiften, kopijen van vonnissen, neerlegging van facturen ter griffie, enz.

RKH004)

Documentatie (van de voorzitter en van de (hoofd)griffier) → te selecteren..................................................indien zij geen administratief nut meer heeft Opmerking: men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.

RKH005)

Omzendbrieven (en bijhorende toegang) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen tot en met 1950...................................................onmiddellijk - te vernietigen (vanaf 1951)......................... indien ze geen administratief nut meer hebben

RKH006)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (ook: register van beraadslagingen en besluiten van de rechtbank) (art. 340 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH007)


RKH008)

Rechtbankreglementen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH009)

Stukken in verband met het personeel (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.................................... als de stukken geen administratief nut meer hebben Opmerking: het gaat om uittreksels van benoemingsbesluiten van consulaire rechters, dossiers van het griffiepersoneel, processen-verbaal van eedaflegging, enz.

RKH010)

Gerechtelijke statistieken (en bijhorende stukken) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen..................................................................................na 5 jaar Opmerking: omvat ook de zgn. jaarlijkse tabellen van faillissementen, staten van de gerechtelijke achterstand, enz.

RKH011)

Stukken betreffende verkiezingen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

99

RKH012)

Stukken in verband met het materieel en financieel beheer van de griffie → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

RKH013)

Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te selecteren........................................................ zie de richtlijnen van de FOD Financiën * te bewaren en neer te leggen: register gehouden voor de rechten betaald naar aanleiding van de inschrijving (of de wijziging van de inschrijving) in het handelsregister * te vernietigen: het register der griffierechten het register van ontvangen gelden het register van rechten in burgerlijke zaken het register der griffieuitgaven het algemeen kasboek van de griffier het register voor het beheer van de reisen verblijfsvergoedingen het register der provisies het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten het register van rechten in debet en dringende kosten het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling de rekening-courant met de lokale Raad van Gerechtsdeurwaarders diverse hulpregisters (aflevering kopieën e.d.)

RKH014)

Andere boekhoudkundige bescheiden zoals diverse ontvangstbewijzen van de griffier, kwitantieboekjes, uittreksels postchequerekening, staten in verband met de kastoestand, rekeningen van de griffiekosten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

RKH015)

Stukken in verband met rogatoire opdrachten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar II.


RKH016)

Algemene rol van zaken en bijzondere rollen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH017)

Alfabetische toegangen (in papieren vorm) → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

RKH018)

Zittingsrollen (ook: zittingsboeken, zittingsregisters) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

RKH019)

Rol van vorderingen in kortgeding (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH020)

Rol van eenzijdige verzoekschriften (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

100

RKH021)

Minuten van zittingsbladen en vonnissen (en bijhorende toegangen: chronologische repertoria, klappers, alfabetische lijsten op naam van partijen, fichesystemen) (ongeacht hun vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH022)

Repertorium van de akten van de rechter (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH023)

Minuten van beschikkingen verleend op verzoekschrift → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH024)

Kopieën en uittreksels van vonnissen → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

RKH025)

Losse stukken van beëindigde rechtspleging (periode vóór het Gerechtelijk Wetboek) → te selecteren.....................................................................................................onmiddellijk - te bewaren en neer te leggen: voor de jaren eindigend op een 9 worden de stukken enkel bewaard voor de maand maart - de overige stukken worden vernietigd Opmerking: Het gaat om dagvaardingen, verzoekschriften, kopieën van oproepingsbrieven van de partijen, bevelschriften en dagstellingen voor verschijning, besluiten, afschriften en kennisgevingen van tussenvonnissen, kopieën van vonnissen, processen-verbaal van getuigenverhoren, e.d die niet in de rechtsplegingsdossiers terecht zijn gekomen.

RKH026)

Dossiers van rechtspleging (sinds het Gerechtelijk Wetboek) → te selecteren 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking → te selecteren 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek (artikelen 806 en 1048 Ger. W. ) - te bewaren en neer te leggen: enkel de dikke dossiers blijven bewaard (dikker dan 3 cm) voor de jaren eindigend op een 9. Indien er geen dikke rechtsplegingsdossiers worden aangetroffen worden enkel de dossiers uit de jaren eindigend op een 9 bewaard waarin het eindvonnis viel in de maand maart. - te vernietigen: de overige dossiers worden vernietigd Opmerking: deze regel geldt voor ALLE rechtsplegingsdossiers, dus ook voor de dossiers 'kort geding', 'beroep', 'op de wijze van het kortgeding', 'van de ambtshalve van de rol weggelaten zaken' (art. 730, § 2 Ger. W.), enz. Voor de dossiers van rechtspleging waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.

RKH027)

Dossiers faillissementen (en in voorkomend geval de processen-verbaal van de concordataire vergaderingen) * alle dossiers tot en met 1950..................................................... onmiddellijk neer te leggen * dossiers uit de periode na 1950 → te selecteren 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking → te selecteren 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek (artikelen 806 en 1048 Ger. W. ) * voor de dossiers uit de periode na 1950 worden enkel bewaard de dossiers van zaken eindigend op een vereffening. Deze dossiers worden geschoond: de schuldvorderingen worden uit de dossiers verwijderd en vernietigd 30 jaar na sluitingsdatum - te vernietigen: de overige dossiers uit de periode na 1950 (dossiers 'bij ontoereikend actief') na 30 jaar

101

Voor de dossiers van faillissementen waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt. RKH028)

Toegangen tot de faillissementsdossiers (chronologische repertoria, alfabetische tafels, fichesystemen) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

RKH029)

Dossiers concordaten → te bewaren en neer te leggen.............................................30 jaar na afsluiting concordaat

RKH030)

Toegangen tot de dossiers in verband met concordaten (chronologische repertoria, alfabetische tafels, fichesystemen) (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

RKH031)

Register van verzoekschriften tot het bekomen van een akkoord (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH032)

Tabel van aangiften van schuldvorderingen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH033)

Register gehouden voor de overschrijving van arresten inzake eerherstel van gefailleerden → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH034)

Akten van beroep tegen concordataire vonnissen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

RKH035)

Register gehouden voor de inschrijving van het verzet tegen vonnissen bij verstek en voor het beroep → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

RKH036)

Deurwaardersexploten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

RKH037)

Beslagberichten (art. 1390 - 1390 septies Ger.W.) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen.............................................................................3 jaar na de datum waarop het bericht overeenkomstig art. 1390 septies Ger. W. geschrapt werd

RKH038)

Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar III.

BESCHEIDEN BUITEN DE RECHTSPLEGING

RKH039)

Repertorium van de akten van de griffier (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH040)

Register van neergelegde akten → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

102

RKH041)

Deskundige verslagen (gewone deskundigenverslagen, nautische verslagen, enz.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen na 30 jaar

RKH042)

Scheepsverklaringen of processen- verbaal van scheepsbezoek → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH043)

Register van neerlegging van stuwingsverslagen → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

RKH044)

Verslagen i.v.m. de emigratie of emigratieverslagen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH045)

Scheidsrechterlijke verslagen → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

RKH046)

Processen-verbaal van eedaflegging van curatoren (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

RKH047)

Processen-verbaal van eedaflegging van accountants, bedrijfsrevisoren, wegers en meters (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

RKH048)

Akten van ontvoogding van minderjarigen → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

RKH049)

Akten van machtiging van ontvoogde minderjarigen tot het drijven van handel → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

RKH050)

Akten van machtiging van de gehuwde vrouw tot het drijven van handel → te bewaren en neer te leggen.......................................................................... onmiddellijk Opmerking: kan ook onder de vorm van steekkaarten voorkomen.

RKH051)

Register (lijst) van de neerlegging van uittreksels van huwelijkscontracten (en bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RKH052)

Losse uittreksels van huwelijkscontracten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar - te bewaren en neer te leggen indien "het register van de neerlegging van uittreksels van huwelijkscontracten" ontbreekt - te vernietigen indien "het register van de neerlegging van uittreksels van huwelijkscontracten" aanwezig is

RKH053)

Register gehouden voor de inschrijving van vonnissen tot scheiding van tafel en bed of echtscheiding (art. 1308 Ger. W.) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

RKH054)

Akten van vennootschappen (voor zover afzonderlijk bewaard) (en bijhorende toegang: repertorium) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: sedert de Wet van 6 maart 1973 worden de akten en stukken van een handelsvennootschap ondergebracht in een dossier dat deel uitmaakt van het handelsregister.

103

RKH055)

Balansen of jaarrekeningen (winst- en verliesrekeningen) van vennootschappen sinds 1978 neergelegd ter griffie en voor zover afzonderlijk bewaard (ongeacht vorm en structuur) (met bijhorende toegangen) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar Opmerking: Voor de periode 1978-1999 gaat het om microfilms, sinds 2000 om compact disks (cd-roms) van de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. Samen met de microfilms of cd-roms worden ook de numerieke lijst of inventaris neergelegd.

RKH056)

Processen-verbaal van de neerlegging van fabrieks- en handelsmerken (tot 1975) (en bijhorende toegang: tabel van neergelegde fabrieks- en handelsmerken) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

RKH057)

Tabellen gehouden overeenkomstig het K.B. van 25 oktober 1960 → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

RKH058)

Handelsregister (en toegangen: rol, repertorium, klapper, fichesysteem) → te bewaren en neer te leggen……30 jaar na de eerste inschrijving in het handelsregister Opmerking: sinds 1 juli 2003 afgesloten en opgevolgd door de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).

RKH059)

Ambachtsregister (en toegangen: repertoria, klappers, fichesystemen) → te bewaren en neer te leggen…. 30 jaar na de eerste inschrijving in het ambachtsregister Opmerking: sinds 1 juli 2003 afgesloten en opgevolgd door de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).

RKH060)

Register van burgerlijke vennootschappen die de rechtsvorm van een handels-

vennootschap hebben aangenomen → te bewaren en neer te leggen............................................ 30 jaar na de eerste inschrijving Opmerking: sinds 1 juli 2003 afgesloten en opgevolgd door de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). RKH061)

Register van de landbouwvennootschappen die de rechtsvorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen (tot 1999) → te bewaren en neer te leggen............................................ 30 jaar na de eerste inschrijving

RKH062)

Register van buitenlandse vennootschappen die niet vallen onder het voorschrift van art. 198 van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen → te bewaren en neer te leggen............................................ 30 jaar na de eerste inschrijving Opmerking: sinds 1 juli 2003 afgesloten en opgevolgd door de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).

RKH063)

Register van de Europese economische samenwerkingsverbanden → te bewaren en neer te leggen............................................ 30 jaar na de eerste inschrijving Opmerking: sinds 1 juli 2003 afgesloten en opgevolgd door de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).

RKH064)

Register van de economische samenwerkingsverbanden → te bewaren en neer te leggen............................................ 30 jaar na de eerste inschrijving Opmerking: sinds 1 juli 2003 afgesloten en opgevolgd door de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).

RKH065)

Register van voorrecht bewarende facturen (ook: register gehouden voor de inschrijving/de overschrijving van facturen van leveranciers of financieringsinstellingen

104

die een voorrecht genieten bij de verkoop van de in de factuur omschreven goederen) (art. 20 § 5 Hypotheekwet van 16 december 1851) (en behorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen............................................. 5 jaar na de laatste inschrijving RKH066)

Losse facturen neergelegd ter griffie in verband met het voorrecht van de onbetaalde rekeningen → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

RKH067)

Tabel van protesten wegens niet-betaling van wissel- en orderbrieven → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

RKH068)

Akten van neerlegging van de handtekeningen van de beheerders van vennootschappen (art. 106 van de Wet van 18 mei 1873 en art. 136 van de Wet van 25 mei 1913) en bijhorende stukken → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

RKH069)

Dossiers handelsonderzoeken of depistagedossiers (en bijhorende toegangen) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

RKH070)

Nijverheidsmodellen → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

RKH071)

Dossiers van de verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk, private stichtingen, openbare stichtingen en buitenlandse stichtingen (wet 27 juni 1921) → te bewaren en neer te leggen........................ 30 jaar na de laatste beweging in het dossier Opmerking: De grote vzw's en private stichtingen dienen (overeenkomstig artikel 17 §§ 3 en 6 en artikel 37 §§ 3 en 6 van de wet 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002) vanaf het boekjaar 2006 hun jaarrekeningen in (bij voorkeur) digitale vorm neer te leggen bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België, die deze op haar beurt via haar website en via compact disks (cd-roms) (zie opmerking bij RKH055) ter beschikking stelt aan de Rechtbanken van Koophandel. IV.

RKH072)


Men vraagt het advies aan de archivaris-inspecteur in verband met de uiteindelijke bestemming van deze documenten.

105

XVI ARCHIEVEN VAN DE RAAD VAN PROCUREURS DES KONINGS RPK001)

Ingekomen brieven en minuten van uitgaande brieven → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RPK002)

Huishoudelijk reglement → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RPK003)

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van procureurs des Konings → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RPK004)

Notulen en bijhorende stukken van het Bureau → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RPK005)

Stukken met betrekking tot de opmaak van adviezen aan het College van procureursgeneraal → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RPK006)

Stukken met betrekking tot de opmaak en de implementatie van beleidsplannen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

107

XVII ARCHIEVEN VAN DE PARKETTEN VAN DE PROCUREURS DES KONINGS Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór 1951. Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het Rijksarchief neergelegd. I.

ALGEMEEN

PK001)

Omzendbrieven van de procureur-generaal (en bijhorende ontsluitingsmiddelen) (ongeacht vorm en structuur) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950......................wanneer ze niet meer van kracht zijn

PK002)

Agenda's van in- en uitgaande briefwisseling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950....................................................................na 5 jaar

PK003)

Inkomende en minuten van uitgaande brieven → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950....................................................................na 5 jaar

PK004)

Briefwisseling met staatsveiligheid, militaire veiligheidsdienst, luchtvaartpolitie, spoorwegpolitie en zeevaartpolitie met het oog op de screening van personen (ook: 'SC') → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

PK005)

Briefwisseling met het arrondissementeel informatieknooppunt van de gerechtelijke dienst van het arrondissement (ook: 'AIK-kaften') → te vernietigen........................................................................................................na 30 jaar

PK006)

Omzendbrieven, richtlijnen en dienstnota's van de procureur des Konings en van de hoofdsecretaris → te bewaren en neer te leggen.................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

PK007)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 349 Ger. W) van de korpsvergadering (art. 346 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

PK008)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de korpsvergadering (art. 346 § 2 2° Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

PK009)

Documentatie (ook: 'D(ocumentatie)kaften') → te selecteren............................................. wanneer die geen administratief nut meer heeft De gekozen selectiecriteria hangen af van de periode:

109

a.- te bewaren en neer te leggen voor de periode 1918-1945 .............................onmiddellijk Opmerking: het betreft vooral strategische dossiers i.v.m. het crimineel beleid in het rechtsgebied b.- voor de periode na 1946: enkel te bewaren en neer te leggen voor de volgende arrondissementen: Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Brussel/Bruxelles, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen; de bescheiden zijn voor de overige arrondissementen te vernietigen Opmerking: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen en te selecteren en bepaalde subdossiers, voor zover dit mogelijk is, te digitaliseren teneinde de papieren dragers aan het Rijksarchief te kunnen overdragen. PK010)

Inlichtingskaften (ook: 'IL-kaften') → te selecteren............................................. wanneer die geen administratief nut meer heeft Opmerking: enkel te bewaren en neer te leggen voor de volgende arrondissementen: Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Brussel/Bruxelles, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen; de bescheiden zijn voor de overige arrondissementen te vernietigen.

PK011)

Stukken i.v.m. het materieel en financieel beheer van het parket → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar II.


A.

TOEZICHT OP DE REGELMATIGHEID VAN DE DIENST IN DE GERECHTEN

1.

Gerechtelijke organisatie (algemeen)

PK012)

Bescheiden i.v.m. de huisvesting en de inrichting van het gerechtsgebouw (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen tot en met 1980...................................................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1980..................................................................na 20 jaar

PK013)

Bescheiden i.v.m. de organisatie van de rechterlijke macht en de rechtspleging → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen tot en met 1950...................................................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 20 jaar

PK014)

Dossiers inzake de uitspraken van de arrondissementsrechtbank over bevoegdheidsgeschillen tussen diverse rechtbanken (ook: 'AR-dossiers') → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK015)

Briefwisseling en verslagen i.v.m. de huisvesting van vredegerechten en politierechtbanken → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

110

PK016)

Bescheiden i.v.m. het notariaat en het deurwaardersambt (de organisatie van het notariaat, de reglementering van het deurwaardersambt, de oprichting van een nieuwe studie, e.d.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 20 jaar

PK017)

Register betreffende het nazicht van de staten van kosten van de deurwaarders (ook: register van de akten der deurwaarders, register betreffende de wedden van deurwaarders of boekhoudkundig register van de kosten in strafzaken) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK018)

Stukken betreffende notarissen die een laattijdige neerlegging deden en aan de Minister van Justitie overgemaakte rapporten, statistieken e.d. in verband met het huwelijk van handelaars of i.v.m. hypotheekakten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK019)

Lijsten van notarisakten → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK020)

Dossiers i.v.m. het automatiseringsbeleid en -beheer, het beheer van hardware en software, dossiers betreffende informatieplanning en gegevensmanagement op het terrein van de rechtshandhaving → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK021)

Lijsten van deskundigen (vertalers, tolken, geneesheren, landmeters, enz.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar 2.

Toezicht op griffies en parketten

PK022)

Stukken in verband met het toezicht op griffies en politieparketten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren..........................................................................................................na 10 jaar - te bewaren en neer te leggen voor de arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Brussel/Bruxelles, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen - te vernietigen voor de overige arrondissementen

PK023)

Verslagen in verband met de periodieke controle door de procureur des Konings van de boekhouding van de griffies (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK024)


PK025)

Personeel

Register van kandidaten voor een gerechtelijk ambt → te vernietigen.........................................wanneer deze geen administratief nut meer heeft

111

PK026)

Dossiers i.v.m. kandidaatstellingen voor de functie van rechter (inclusief consulaire rechter), substituut-procureur des Konings, politiecommissaris, adjunctpolitiecommissaris, griffier, parketsecretaris, maatschappelijk assistent, notaris, enz. → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

PK027)

Personeelsdossiers → te selecteren - zijn te bewaren en neer te leggen: dossiers betreffende personen die vóór 1950 uit dienst zijn getreden, met pensioen gegaan of overleden...................................onmiddellijk - de overige dossiers zijn te vernietigen .........10 jaar na pensionering of verlaten van dienst B.

TOEZICHT OP DE AMBTENAREN VAN DE GERECHTELIJKE POLITIE (VÓÓR EIND DECEMBER 1999)

PK028)

Bescheiden van algemene aard i.v.m. de werkzaamheden van de gerechtelijke politie (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 10 jaar

PK029)

Verslagen van de jaarlijkse controle van de politiecommissariaten ("verslagen commissariaten" en bijhorende stukken) en verslagen van de procureur over de activiteiten van de Rijkswacht in het rechtsgebied (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 10 jaar

PK030)

Lijsten van adressen en telefoonnummers van politiecommissarissen en adjunctpolitiecommissarissen van het rechtsgebied → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK031)

Vertrouwelijke verslagen van de Rijkswacht (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 10 jaar C.

PK032)

GERECHTELIJKE TUCHT EN TUCHTRECHTELIJKE PROCEDURE

Dossiers inzake gerechtelijke tucht en tuchtrechtelijke procedure betreffende de magistraten en de ministeriële ambtenaren van het rechtsgebied: d.w.z. dossiers ten laste van de officieren van gerechtelijke politie, de openbare en ministeriële ambtenaren van het rechtsgebied (notarissen, gerechtsdeurwaarders, pleitbezorgers), magistraten van de rechtscolleges (zittende magistratuur) en van het O.M. (staande magistratuur), griffiers, secretarissen van de parketten, advocaten (individuele tuchtdossiers) → te selecteren: - zijn te bewaren en neer te leggen: dossiers betreffende personen die vóór 1950 uit dienst zijn getreden, met pensioen gegaan of overleden...................................onmiddellijk - de overige dossiers zijn te vernietigen .........10 jaar na pensionering of verlaten van dienst

112

PK033)

Stukken betreffende de samenstelling van de verschillende tuchtraden (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK034)

Verslagen over de veroordelingen van leden van de rechterlijke orde, van advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar III.

TOEZICHT OP DE NALEVING VAN WETTEN EN BESLUITEN

zie ook hierboven 'documentatie' PK035)

Dossiers of periodieke verslagen over de toepassing van de wetgeving of over leemten in de wetgeving (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK036)

Verzameling provinciale en gemeentelijke politiereglementen, Duitse verordeningen... → te selecteren..............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950....................................................................na 5 jaar

PK037)

Afschriften of kopieën van wetten en koninklijke besluiten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK038)

'Losse' briefwisseling met ambtenaren van het O.M., met parketten van andere rechtsgebieden, met inspecteurs van het Lager Onderwijs, met officieren van gerechtelijke politie, met de inspectiediensten van de FOD's Financiën, Sociale Zaken en Economische Zaken, enz. (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK039)

Kopieën of minuten van uitgaande briefwisseling met de procureur-generaal i.v.m. strafbare feiten vastgesteld binnen het rechtsgebied (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK040)

Processen-verbaal van de onregelmatigheden, overtredingen en wanbedrijven bedreven door ambtenaren van de burgerlijke stand → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK041)

Kiezerslijsten (en bijhorende stukken) → te vernietigen...............................................................................1 jaar na de verkiezingen IV.

PK042)

TAKEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD EN ADVISERING OP ADMINISTRATIEF GEBIED

Dossiers periodieke verslagen betreffende verloop van het onderzoek: periodieke verslagen aan de hogere overheid over diverse aangelegenheden, kopieën of minuten van gerechtelijke statistieken e.d. (voor zover afzonderlijk bewaard) → te selecteren: - te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 ........................onmiddellijk - te vernietigen voor de periode na 1950..................................................................na 10 jaar

113

Worden bewaard: bescheiden betreffende de voogdijen, adoptie en ontzetting uit de ouderlijke macht. De overige verslagen en statistieken in verband met burgerlijke zaken worden vernietigd. Worden vernietigd: verslagen van de inspectie van krankzinnigeninstellingen, verslagen over de veroordeling van leden van de rechterlijke orde, verslagen over zaken in onderzoek gedurende meer dan zes maanden, verslagen over specifieke onderwerpen (prostitutie, verboden spelen en publicaties, bankcontrole, enz.), staten i.v.m. jachtmisdrijven. PK043)

Statistieken i.v.m. de activiteiten van de parketten van het rechtsgebied: "peilingsformulieren", "jaarverslagen van de rechtsbedeling", "omstandige opgave van geseponeerde zaken", "omstandige opgave van zaken die aanleiding hebben gegeven tot probatie", maandelijkse staten van ontvangen processen-verbaal, statistieken i.v.m. de minnelijke schikkingen getroffen door de ambtenaren van het Openbaar Ministerie bij de Politierechtbank en andere gerechtelijke statistieken betreffende strafzaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK044)

Periodieke verslagen betreffende het jaarlijks nazicht van de registers van de burgerlijke stand ("nazicht burgerlijke stand", "vérification É(tat) C(ivil)") → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK045)

Verslagen van de vrederechters nopens de controle van de door de griffiers van de vredegerechten bijgehouden registers → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK046)

Verslagen en registers betreffende het periodiek nazicht van de kostenstaten van deurwaarders (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK047)

Verslagen over belangrijke rampen en ongevallen (bewaard buiten de strafdossiers) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK048)

Statistieken i.v.m. personeelsaangelegenheden (bezettingsgraad, absenteïsme, verlofregeling, ziekteverloven) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK049)

Verslagen betreffende inbreuken tegen het Kieswetboek (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK050)

Verslagen betreffende inbreuken tegen de wetgeving op het notarisambt (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK051)

Statistieken i.v.m. het druggebruik, de inbeslagname van verdovende middelen of de opslag van springstoffen → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK052)

Verslagen over de processen-verbaal opgemaakt in verband met specifieke strafbare feiten tijdens een bepaalde periode (smokkel, jachtmisdrijven, inbreuken tegen de huurwetgeving, vogelvangst, verboden spelen, e.d.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

114

PK053)

Dossiers "eretekens" of "nationale orden" (buiten de leden van de rechterlijke orde) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK054)

Administratieve 'kaften' bij strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.

PK055)

Administratieve 'kaften' bij assisendossiers (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK056)

Dossiers inzake gewetensbezwaarden → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK057)

Dossiers in verband met de toekenning van vergunningen voor wapendracht ('dossiers wapenvergunningen, 'dossiers wapenbezit') → te vernietigen.........................................................................10 jaar na het laatste verzoek

PK058)

Dossiers "toelatingen tombola's, bokswedstrijden", e.a. → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK059)

Stukken betreffende machtiging tot onmiddellijke inningen van geldboetes → te vernietigen.........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben

PK060)

Sekwesterdossiers Eerste Wereldoorlog (vanaf 1918) en bijhorende toegangen → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

PK061)

Ledenlijsten, steekkaartsystemen en dossiers in verband met v.z.w.'s → te bewaren en neer te leggen........................................................... ..10 jaar na ontbinding V.


A.


PK062)

Algemene dossiers in verband met de organisatie van opsporing en kwalificering van misdrijven (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

PK063)

Registers van signalementen of seiningen (Centraal Signalementenblad) → te selecteren..........................................................................................................na 10 jaar - te bewaren en neer te leggen voor de arrondissementen Antwerpen, Brussel/ Bruxelles en Luik - te vernietigen voor de overige arrondissementen

PK064)

Agenda's gehouden voor de inschrijving van de aanhoudingsbevelen en in verband met de voorlopige hechtenis (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK065)

Notitieregisters en bijhorende alfabetische steekkaartsystemen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

115

Opmerking: in de meeste gevallen komen verschillende reeksen notitieregisters voor: gemeen recht, minderjarigen/jeugd, ravitaillering, verkeer, financiële en economische zaken, schoolplicht, enz. PK066)

Register (agenda) van zaken in onderzoek (ook: register van zaken in (langdurige) behandeling, register van de onderzoeksrechter of register van de in onderzoek gegeven zaken) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar Strafdossiers (dossiers van zonder gevolg geklasseerde zaken) Opmerking: Men moet een onderscheid maken tussen twee regimes: het regime van de periode vóór de invoering van de codering van de tenlasteleggingen en het regime van de periode na de invoering van de codering. A.

PK067)

VOOR DE PERIODE VÓÓR DE INVOERING VAN DE CODERING:

Bij de parketten waar de hierin opgesomde soorten strafdossiers niet onmiddellijk identificeerbaar zijn wegens hun chronologische rangschikking in een ruimer klassement, zoals bijvoorbeeld dat van de "algemene wetsomschrijvingen", geldt voor de selectie het criterium van het volume van het dossier: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm worden bewaard en neergelegd bij het Rijksarchief. → de bewaartermijn, te rekenen vanaf de dag van de beslissing tot sepot, kan beperkt blijven: Voor overtredingen.................................................................................................... tot 2 jaar Voor overtredingen van de art. 30, § 1, 33, 34, § 2, 35 en 37bis, § 1, 1° en 4° tot 6° van de wegverkeerswet van 16 maart 1968.......................................................................... tot 6 jaar Voor verkeersongevallen - enkel stoffelijke schade ................................................. tot 6 jaar Voor verkeersongevallen - met lichamelijke schade .............................................. tot 10 jaar Voor wanbedrijven (buiten verkeer) en correctionaliseerbare misdaden............... tot 10 jaar Voor niet-correctionaliseerbare misdaden .............................................................. tot 20 jaar Voor zedenfeiten minderjaren (enkel reeks PK062)............................................... tot 50 jaar Opmerking: Indien de berekening van de bewaartermijn volgens hoger vermelde onderscheiding als gevolg van de gemengde bewaring van de dossiers niet mogelijk is, moet rekening gehouden worden met de langste bewaartermijn (20 jaar voor zover de dossiers betreffende niet-correctionaliseerbare misdaden niet afzonderlijk bewaard worden). Bij de parketten waar de strafdossiers in verschillende series werden ondergebracht naargelang de aard van de zaak gelden de volgende selectiecriteria:

PK068)

Dossiers 'algemene wetsomschrijvingen' (ook: "zonder gevolg in zaken van gemeen recht" of "zonder gevolg diversen") → te selecteren - te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm - de overige dossiers worden vernietigd Belangrijke opmerking: indien blijkt dat voor een relatief lange periode (b.v., een periode van 10 tot 20 jaar) niet meer dan 20 dossiers dikker dan 2 cm voorkomen, dan is het selectiecriterium: om de 50 dossiers één bewaren.

116

PK069)

Dossiers minderjarigen → te selecteren - te bewaren: één dossier op 20 + de dossiers dikker dan 2 tot 3 cm - de overige dossiers zijn te vernietigen Opmerking: Het is mogelijk dat het parket instaat voor de bewaring van de door de jeugdrechter teruggezonden dossiers betreffende seponeringen en berispingen en de dossiers waarin de rechter geen beschermingsmaatregelen neemt. Voor hun selectie: zie reeks J027.

PK070)

Dossiers kinderen jeugdbescherming (geseponeerde correctionele dossiers meerderjarigen in verband met echtelijke ruzies, niet naleven onderhoudsgeld, enz.) → te selecteren - te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm - de overige dossiers zijn te vernietigen

PK071)

Dossiers echtelijke moeilijkheden → te selecteren - te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm - de overige dossiers zijn te vernietigen

PK072)

Dossiers "danswet" (ook: "zonder gevolg schoolwet": wet van 15 juli 1960) → te selecteren - enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel/Bruxelles, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen. - de overige dossiers zijn te vernietigen

PK073)

Dossiers verkeerszaken → te selecteren - te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm - de overige dossiers worden vernietigd Belangrijke opmerking: indien blijkt dat voor een relatief lange periode (b.v., een periode van 10 tot 20 jaar) niet meer dan 20 dossiers dikker dan 2 cm voorkomen, dan is het selectiecriterium: om de 100 dossiers één bewaren.

PK074)

Dossiers ravitaillering en woeker → te selecteren - om de 50 dossiers één bewaren en neerleggen - de rest is te vernietigen

PK075)

Dossiers valse zegels → te selecteren - om de 50 dossiers één bewaren en neerleggen - de rest is te vernietigen

PK076)

Dossiers financiële, fiscale en economische zaken → te selecteren - 1 dossier op 20 bewaren en neerleggen - de rest van de dossiers worden vernietigd

PK070)

Dossiers activisme (Besluitwet van 8 april 1917) → te bewaren en neer te leggen

PK078)

Dossiers oorlogsschade (luchtbombardementen lente 1944) → te bewaren en neer te leggen

117

PK079)

Dossiers bosmisdrijven → te selecteren - om de 20 dossiers één bewaren en neerleggen - de rest is te vernietigen

PK080)

Dossiers betreffende zelfmoord → te selecteren - enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel/Bruxelles, Leuven, Nijvel, Luik, Aarlen, Namen en Bergen - de dossiers van de overige arrondissementen zijn te vernietigen

PK081)

Dossiers leefmilieuzaken → te selecteren - om de 10 dossiers één bewaren - de rest is te vernietigen

PK082)

Dossiers "postverlating" (mei 1940) → te vernietigen

B.

VOOR DE PERIODE SINDS DE INVOERING VAN DE CODERING ALS VOLGT TE ORDENEN:

Voor de selectie van de gecodeerde strafdossiers, aangelegd sinds de invoering van de codering, worden de codes als selectiecriterium gehanteerd. We maakten gebruik van de uniforme lijst van gecodeerde notitienummers (misdrijf- en preventiecodes) die vanaf 3 januari 2001 in alle parketten van het land werd ingevoerd. PK083)

Strafdossiers waarvan de codes of kwalificaties niet in onderhavige lijst voorkomen komen niet voor permanente bewaring in aanmerking en mogen zondermeer vernietigd worden (ten laatste na 20 jaar te rekenen vanaf de dag van de beslissing tot sepot). Opmerkingen: De bewaartermijn, te rekenen vanaf de dag van de beslissing tot sepot, kan beperkt blijven: Voor overtredingen.................................................................................................... tot 2 jaar Voor overtredingen van de art. 30 § 1, 33, 34 § 2, 35 en 37bis, § 1, 1° en 4° tot 6° van de wegverkeerswet van 16 maart 1968.......................................................................... tot 6 jaar Voor verkeersongevallen - enkel stoffelijke schade ................................................. tot 6 jaar Voor verkeersongevallen - met lichamelijke schade .............................................. tot 10 jaar Voor wanbedrijven (buiten verkeer) en correctionaliseerbare misdaden............... tot 10 jaar Voor niet-correctionaliseerbare misdaden .............................................................. tot 20 jaar Voor zedenfeiten minderjaren (enkel code 37)....................................................... tot 50 jaar Het verdient aanbeveling dat justitie het Rijksarchief tijdig op de hoogte brengt van elke wijziging in de nomenclatuur van de kwalificaties.

118

10 A-C: vereniging van misdadigers, gijzeling → te bewaren en neer te leggen 11 A-C, F-G: diefstal door middel van geweld of bedreiging, diefstal waarbij wapens werden getoond of gebruikt, afpersing, carjacking, homejacking → te selecteren: enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op een 8 de overige dossiers zijn te vernietigen 15: valsmunterij → te bewaren en neer te leggen 17 A-H: diefstal of poging tot diefstal door middel van braak, inklimming of valse sleutels, enz. → te selecteren: enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op een 8 de overige dossiers zijn te vernietigen Zie verder code 68 L 18A: gewone diefstal → te selecteren: enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op een 8 de overige dossiers zijn te vernietigen 18B: zakkenrollerij → te selecteren: enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op een 8 de overige dossiers zijn te vernietigen 22: valse naam → te bewaren en neer te leggen 23 A-C: valse getuigenis, meineed, verleiding van getuigen → te bewaren en neer te leggen 27 A-B: heling, witwassen → te bewaren en neer te leggen 30 A-G: moord, doodslag, doodslag om diefstal te vergemakkelijken, poging tot moord of poging tot doodslag → te bewaren en neer te leggen 31 A-B: zelfmoord en poging tot zelfmoord → te bewaren en neer te leggen 32 C: collocatie → te bewaren en neer te leggen 33: willekeurige vrijheidsberoving → te bewaren en neer te leggen 34: daden van willekeur gepleegd door de overheid → te bewaren en neer te leggen

119

35 A-G, W, Y: beledigingen aan de Koninklijke Familie, aanslag op de veiligheid van de Staat, daden van terrorisme, private milities, ronselen van huurlingen, dienstplichtwet (gewetensbezwaarden), bomaanslagen, desertie, verraad, bespieding, capitulatie → te bewaren en neer te leggen 37 A-R: zedenfeiten (verkrachting, aanranding eerbaarheid, zedenschennis, voyeurisme, aanzetten tot ontucht, ontucht van minderjarigen, ontuchthuis, prostitutie, souteneurschap), schunnige films, prenten, voorwerpen of boeken, pedofilie, enz. → te selecteren te bewaren en neer te leggen - dossiers met code A, F, G, H, I, K, L, M, N, P. - dossiers met overige codes: enkel voor de jaren eindigend op een 8. de overige dossiers zijn te vernietigen 39: vruchtafdrijving → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 40 A-C: wederrechtelijke opsluiting, ontvoering, verdwijning → te bewaren en neer te leggen 42 A-P: bigamie; verlaten van de echtelijke woning; verlaten van de ouderlijke

woning; familieverlating; verwaarlozing van kinderen; niet-naleven bezoekrecht; echtelijk geschil; zedelijke bescherming van de jeugd → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 2-3 cm) 43 D, F-K: kindermishandeling, foltering, onmenselijke behandeling, onterende behandeling, opzettelijk toedienen van schadelijke stoffen, seksuele verminkingen → te bewaren en neer te leggen 44: onopzettelijke doding (uitgezonderd code 87 3 ) → te bewaren en neer te leggen 46 C-F: spoorwegongevallen, luchtvaartongevallen, zeevaartongevallen, binnenvaartongevallen → te bewaren en neer te leggen 47: opzettelijke brandstichting → te bewaren en neer te leggen 49 A-B: inmenging in openbare ambten; onrechtmatige dragen van uniformen of eretekens → te bewaren en neer te leggen 50 A-F: beschadigingen en vernielingen, enz. → te selecteren: enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op een 8 de overige dossiers zijn te vernietigen 51 A-B: persmisdrijf; recht op antwoord → te bewaren en neer te leggen 52C: eerroof → te bewaren en neer te leggen 52D: schending van het beroepsgeheim → te bewaren en neer te leggen 53B: aanslag op de persoonlijke levenssfeer → te bewaren en neer te leggen 53C: grafschennis → te bewaren en neer te leggen 3

Code 87: verkeersongeval met dodelijke afloop.

120

54 A-D: betogingen; stakingen; belemmering van het verkeer met inbegrip van het spoorverkeer; voetbalwet - hooliganisme → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 55 A-H: wet op de vreemdelingen; onwettig verblijf - mensenhandel en mensensmokkel → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 56 A-C: racisme; xenofobie → te bewaren en neer te leggen 57 A-C: sekten; godsdienstige aangelegenheden; erediensten → te bewaren en neer te leggen 59 A-N: geneeskunde, geneesmiddelen, geslachtsziekten, niet-inenting van mensen, wegnemen en schenken van organen, wet op de ziekenhuizen, niet-bezitten van een vergunning tot het beheren van een rusthuis, enz. → te bewaren en neer te leggen 60 A-T: verdovende middelen, doping → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 61 A-Z: economische aangelegenheden → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 62 A-P: volksgezondheid → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 63 A-Q: landbouw → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 64 A-O: milieu → te bewaren en neer te leggen 66 A-J: stedebouw → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 67 F-I: luchtvaart; zeevaart; binnenvaart → te bewaren en neer te leggen 68 L: onwettige handel (zwendel) in kunstwerken → te bewaren en neer te leggen 70 A-C: misdrijven gepleegd door leiders van vennootschappen en wisselagenten; uitgifte van ongedekte cheques; misbruik van maatschappelijk vermogen → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 72: bedrieglijk onvermogen → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm) 74 A-B: Beurs van Brussel en Beurs van Antwerpen; wisselcontrole → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm.) 75 A-D: faillissementen; bankbreuken; gerechtelijke akkoorden; handelsonderzoeken → te selecteren op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm.) 76 A-B: banken; klachten tegen banken en inbreuken door banken gepleegd → te bewaren en neer te leggen 78 B-F: diamanthandel, goudhandel, ivoorhandel → te bewaren en neer te leggen 79 A: sluikstokerij, geheime stokerij → te bewaren en neer te leggen PK084)

Maandelijkste lijsten ("listings") van vereenvoudigde processen-verbaal (VPV) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

PK085)

Tabellen van vonnissen van politierechtbanken → te selecteren..................................................................... 10 jaar na de laatste inschrijving Opmerking: deze stukken zijn slechts te bewaren en neer te leggen indien ze voor de betrokken gerechtelijke kantons werden vernietigd of niet aan het Rijksarchief werden overgedragen. Men vraagt het advies aan de archivaris-inspecteur.

121

PK086)

Notitietabellen van de politieparketten → te selecteren..................................................................... 10 jaar na de laatste inschrijving Opmerking: deze stukken zijn slechts te bewaren en neer te leggen indien ze voor de betrokken gerechtelijke kantons werden vernietigd of niet aan het Rijksarchief werden overgedragen. Men vraagt het advies aan de archivaris-inspecteur.

PK087)

Berichten van aanhouding en vervolging van ambtenaren (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK088)

Register rogatoire opdrachten of register gerechtelijke akten en dossiers ambtelijke opdrachten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK089)

Lijsten betreffende de zaken "ontslag van onderzoek" en "buitenvervolgingstelling" → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK090)

Agenda's in verband met verzoeken om inlichtingen andere parketten ("Doorgangsregisters") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK091)

Register van uitleveringen en dossiers i.v.m. verzoek tot uitlevering (ongeacht vorm en structuur) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK092)

Dossiers "burgerlijke belangen" (en bijhorend register/agenda) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

PK093)

Register "toezicht" of "onder bijzonder toezicht geplaatste personen" → te vernietigen.............................................................10 jaar na de beslissing tot plaatsing

PK094)

Zittingsrol (ook: zittingsregister of zittingsboek) vervolledigd door het Openbaar Ministerie (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK095)

Agenda van de briefwisseling met de procureur-generaal (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK096)

Dossiers "beslag voertuigen" (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen....................................................................................5 jaar na de beslissing

PK097)

Uittreksels uit vonnissen en arresten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK098)

Registers gehouden voor de inschrijving van de zaken in hoger beroep → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK099)

Dossiers DNA-analyses databank Criminalistiek (Wet van 22 maart 1999 betreffende de identificatieprocedure via DNA-analyse in strafzaken) (indien afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 50 jaar

122

B. PK100)

MINNELIJKE SCHIKKINGEN

Dossiers "afgehandelde minnelijke schikking" (dossiers "M.S." of bundels V.S.B. G. (=verval strafvordering door betaling van een geldboete)) en bijhorend register (register der (aangeboden) minnelijke schikkingen) Opmerking: De bewaartermijnen worden gerekend vanaf de datum waarop het dossier na de betaling van de minnelijke schikking wordt gerangschikt (vanaf datum betaling). → te vernietigen - in verkeerszaken .......................................................................................................na 2 jaar - in andere zaken .........................................................................................................na 5 jaar C.

STRAFUITVOERING

PK101)

Register van strafuitvoering van het parket van de procureur des Konings en hulpregisters (register "invrijheidstelling", register "voorwaardelijke invrijheidstelling", register "assisenhof") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

PK102)

Register gehouden voor de inschrijving van maatregelen van de kinderrechter (1912-1966) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

PK103)

Dossiers strafuitvoering → te selecteren...................................................................... 10 jaar na het einde van de straf Opmerking: Met strafeinde wordt bedoeld het ogenblik waarop de straf is ondergaan. Hieruit volgt dat de periode van het uitstel dient meegerekend te worden om de datum van het strafeinde vast te stellen. - voor de dossiers die chronologisch geordend worden, worden de dossiers bewaard van de maand maart van elk jaar; de overige dossiers worden vernietigd - voor de dossiers die alfabetisch geordend worden, wordt één dossier op de 20 bewaard; de overige dossiers worden vernietigd

PK104)

Dossiers strafuitvoering van het politieparket → te selecteren - voor hoofdstraffen .............................................................. 10 jaar na het einde van de straf - voor vervangende straffen.................................................... 5 jaar na het einde van de straf Opmerking: Met strafeinde wordt bedoeld het ogenblik waarop de straf is ondergaan. Hieruit volgt dat de periode van het uitstel dient meegerekend te worden om de datum van het strafeinde vast te stellen. - voor de dossiers die chronologisch geordend worden, worden de dossiers bewaard van de maand maart van elk jaar; de overige dossiers worden vernietigd - voor de dossiers die alfabetisch geordend worden, wordt één dossier op de 20 bewaard; de overige dossiers worden vernietigd

PK105)

Dossiers (adviezen aan de) strafuitvoeringsrechtbank → te vernietigen - voor vonnissen tot toekenning............................................20 jaar (na de laatste maatregel) - voor vonnissen tot afwijzing ....................................................................................na 5 jaar Opmerking: deze dossiers bevatten in principe dezelfde stukken als de belissings- en opvolgingsdossiers van de strafuitvoeringsrechtbank.

PK106)

Dubbels van de vonnissen van de strafuitvoeringsrechtbank → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

123

PK107)

Register van strafuitvoering van het politieparket van het arrondissement (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK108)

Register van genadeverzoeken (ook register inzake gratieverlening of genaderegister) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK109)

Dossiers afgehandelde genadeverzoeken (ook: dossiers genadeverleningen of genadebesluiten) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK110)

Interneringsdossiers (dossiers sociaal verweer) (en bijhorende toegangen) → te vernietigen wanneer de dossiers van de Commissie Bescherming Maatschappij bewaard gebleven zijn (men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur) .................................20 jaar na beschikking van definitieve vrijlating

PK111)

Registers en dossiers "toezicht" of "onder toezicht geplaatste personen", en dossiers “uitvoering van alternatieve straffen” (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te selecteren...............................................................10 jaar na de beslissing tot plaatsing - te bewaren en neer te leggenvoor de periode tot en met 1950 - de rest is te vernietigen

PK112)

Dossiers betreffende de probatie en de voorwaardelijk in vrijheid gestelden → te vernietigen...............................................................na 10 jaar (na de laatste maatregel)

PK113)

Alfabetische lijsten van veroordeelden → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK114)

Staten van niet-ingevorderde boetes en briefwisseling met de ontvanger der boeten (ook: afgehandelde staten nr. 204 van de ontvanger der geldboeten of kortweg staten nr. 204) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK115)

Vonnissen en exploten "onbekende woonst" (ook: verstekvonnissen en exploten betekend op onbekende woonst of zonder gekende woonst) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK116)

Ontvangstbewijzen van de afgifte van gerechtelijke akten overgemaakt door buitenlandse overheden en ontvangstbewijzen van de afgifte van exploten in het buitenland → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

PK117)

Dossiers DNA-analyses databank Veroordeelden (Wet van 22 maart 1999 betreffende de identificatieprocedure via DNA-analyse in strafzaken) (indien afzonderlijk bewaard) → te vernietigen........................................................................................................na 50 jaar D.

PK118)

EERHERSTEL

Register (agenda) van verzoeken om eerherstel (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen.......................indien het geen administratief nut meer heeft

124

PK119)

Dossiers betreffende de verzoeken om eerherstel en dossiers inzake de verzoeken om eerherstel → te vernietigen..........................................................................................5 jaar na het arrest E.

PK120)

BEMIDDELING IN STRAFZAKEN

Dossiers betreffende de bemiddeling in strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.................................................zie de bewaartermijnen van de strafdossiers VI.

TAKEN EN OPDRACHTEN IN BURGERLIJKE ZAKEN

PK121)

Alle agenda's van de door het Openbaar Ministerie verstrekte adviezen in verband met burgerlijke zaken (en bijhorende toegang) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

PK122)

Dossiers betreffende burgerlijke zaken waarbij het parket niet diende tussen te komen → te vernietigen....................................................................................5 jaar na de beslissing

PK123)

Dossiers betreffende de burgerlijke stand: naamsverandering, vermoedelijk overlijden en gerechtelijke verklaring van overlijden (ook: dossiers "afwezige personen") en verbetering en herstel van de akten van de burgerlijke stand → te bewaren en neer te leggen..............................................................20 jaar na het vonnis

PK124)

Dossiers betreffende de burgerlijke stand: echtscheiding, huwelijk en lijkverbranding (crematie) → te vernietigen......................................................................................20 jaar na het vonnis

PK125)

Dossiers betreffende de vervallenverklaring van de staat van Belg → te vernietigen........................................................20 jaar na de beslissing van de minister

PK126)

Dossiers vaderlandskeuze → te selecteren..........................................................................................................na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen tot en met 1950 - daarna: te bewaren en neer te leggen voor één jaar per decennium: 1955, 1966, 1977, 1988, 1999, 2010, 2021, 2032, 2043, 2054, enz.; de overige dossiers zijn te vernietigen

PK127)

Dossiers i.v.m. adoptie en erkenning kinderen (wettiging) → vernietigen..............................................................................................................na 5 jaar Opmerking: deze dossiers bevatten louter dubbels van de ter griffie bewaarde dossiers (zie J030).

PK128)

Bescheiden (ongeacht vorm en structuur) betreffende de staat van personen en voogdijen: de inbezitstelling van goederen van een afwezige, de adoptie, de voogdij over een minderjarige of een onbekwaam verklaarde, het beheer over de goederen van een krankzinnige die in een krankzinnigengesticht is geplaatst of ten huize is afgezonderd (voorlopige bewindvoering), de bijeenroeping en de homologatie van de beraadslaging van familieraden, het hoederecht over de kinderen, de ontzetting uit de ouderlijke macht → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

125

PK129)

Persoonsdossiers van geesteszieken (ook: "K.Z.-dossiers" of "K-dossiers" (krankzinnigendossiers)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

PK130)

Burgerlijke dossiers jeugdbescherming → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar Opmerking: deze dossiers bevatten louter dubbels van de ter griffie bewaarde dossiers (zie J030).

PK131)

Dossiers betreffende de naturalisatie → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

PK132)

Faillissementendossiers (ook: falingdossiers) → te vernietigen...............................................................................20 jaar na het eindvonnis

PK133)

Dossiers inzake de dagvaarding in ontbinding van vennootschappen voor de Rechtbank van Koophandel wegens het niet neerleggen van de jaarrekeningen (art. 182 Venn.W.). → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK134)

Agenda of fichesysteem dat toegang biedt tot de epuratiedossiers (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

PK135)

Dossiers (van de procureur des Konings) betreffende de aanvraag tot opheffing of beperking van vervallenverklaring of ontzetting uit de burgerrechten (ook: epuratiedossiers) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK136)

Voogdijregisters en voogdijstaten → te selecteren..........................................................................................................na 10 jaar - enkel te vernietigen voor die gerechtelijke kantons (vredegerechten) waarvoor deze bescheiden op kantonaal niveau bewaard zijn gebleven. Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. Indien voor bepaalde gerechtelijke kantons voogdijregisters werden vernietigd dienen deze bescheiden voor de betrokken jaren door het parket van de procureur des Konings te worden bewaard.

PK137)

Stukken betreffende het verlenen van vrijstelling van afkondiging van huwelijk en van elke wachttijd (toelatingen b.v.) → te vernietigen........................................................... 10 jaar na de opening van het dossier

PK138)

Register en dossiers van buitenlandse akten → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar VI.

GEDEPONEERD ARCHIEF

Pro memorie: bescheiden afkomstig van de parketten opgericht bij de verschillende vredegerechten die hun bevoegdheid in strafzaken verloren, hetzij in 1970, hetzij op 1 januari 1995 (deze bescheiden kwamen in het archief van het politieparket terecht): PK139)

Documentatie → te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk)....................onmiddellijk

126

PK140)

Omzendbrieven van de procureur des Konings → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK141)

Agenda's van inkomende en uitgaande stukken → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK142)

Registers van strafuitvoering → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: op de rug van sommige registers van strafuitvoering komt de verwarrende titel "notitieregister" voor.

PK143)

Notitieregisters en alfabetische klappers → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar - te bewaren en neer te leggen indien voor het kanton geen strafuitvoeringsregister voorhanden is - te vernietigen indien voor het kanton wél strafuitvoeringsregisters voorhanden zijn

PK144)

Dossiers "zonder gevolg" (sepotdossiers) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK145)

Dossiers (betaalde) minnelijke schikkingen → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK146)

Stukken in verband met kieszaken → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

PK147)

Dossiers "gecontroleerde waarschuwingen" → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK148)

Dossiers "betaalde onmiddellijke inningen" → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK149)

Dossiers "betalingen per afkorting" → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK150)

Registers memories gerechtsdeurwaarder → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

PK151)

Politiereglementen → te vernietigen............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

PK152)

Zittingsboeken of zittingsrollen → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

127

XVIII ARCHIEVEN VAN DE RAAD VAN ARBEIDSAUDITEURS RAA001)

Agenda van inkomende en uitgaande stukken ("indicateur") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RAA002)

Huishoudelijk reglement → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RAA003)

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van arbeidsauditeurs → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RAA004)

Notulen en bijhorende stukken van het Bureau → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RAA005)

Documentatiedossiers betreffende de uitvoering van de aan de Raad van arbeidsauditeurs toevertrouwde opdrachten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen.

RAA006)

Stukken met betrekking tot de opmaak van adviezen aan het College van procureursgeneraal → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RAA007)

Stukken met betrekking tot de opmaak en de implementatie van beleidsplannen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

RAA008)

Stukken met betrekking tot het overleg met andere overheden en gerechtelijke diensten → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

129

XIX ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSAUDITORATEN I.


AA001)

Omzendbrieven van de procureur-generaal → te vernietigen............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

AA002)

Documentatie → te vernietigen........................................... wanneer die geen administratief nut meer heeft

AA003)

Agenda’s, indicateurs → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AA004)

Jaarlijks verslagen van de verenigde advies- en onderzoekscommissie over de wijze waarop de middelen van interne controle worden aangewend en hun werking kan worden verbeterd (art. 259bis-14 Ger. W.). → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

AA005)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 349 Ger. W.) van de korpsvergadering (art. 346 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AA006)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering (art. 346 § 2 2° Ger. W.). → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

AA007) AA008) AA009) AA010)

AA011)

Personeelsdossiers * te selecteren: er wordt een onderscheid gemaakt tussen: - de dossiers van beroepsmagistraten → te vernietigen..............................10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst - de dossiers van rechters in sociale zaken → te vernietigen..............................10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst - de personeelsdossiers van het personeel van griffies en parketten → te vernietigen..............................10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst - de dossiers betreffende alle kandidatuurstellingen → te vernietigen....................................... wanneer die geen administratief nut meer hebben Boekhoudkundige bescheiden in verband met het beheer van de rekeningen van de hoofdsecretaris en van de korpsoverste → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

131

II.

STRAFZAKEN

A.


AA012)

Notitieregisters inzake strafzaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AA013)

Dossiers 'minnelijke schikking' en bijhorende registers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: de bewaartermijn wordt gerekend vanaf de datum waarop het dossier na de betaling van de minnelijke schikking wordt geklasseerd.

AA014)

Dossiers van zonder gevolg geklasseerde strafzaken (al dan niet na strafbemiddeling) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AA015)

Register van administratieve boetes (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AA016)

Administratieve kaften inzake strafzaken ('administratieve dossiers', 'werkkaften') → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AA017)

Zittingsrol (ook: zittingsregister of zittingsboek) vervolledigd door het Openbaar Ministerie (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar B.

STRAFUITVOERING

AA018)

Register van strafuitvoering (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 20 jaar

AA019)

Dossiers in verband met strafuitvoering → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AA020)

Genadedossiers → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

AA021)

Afschriften van vonnissen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar III.

AA022)

SOCIALE ZAKEN

Notitieregisters sociale zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

132

AA023)

Dossiers in verband met sociale zaken ('burgerlijke dossiers') → de dossiers zonder originele stukken zijn te vernietigen ........... na 5 jaar (na eindvonnis) → de dossiers met originele stukken zijn te vernietigen .............. na 30 jaar (na eindvonnis)

AA024)

Zittingsrol (ook: zittingsregister of zittingsboek) vervolledigd door het Openbaar Ministerie (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

AA025)

Afschriften van vonnissen (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

AA026)

Register gehouden voor de inschrijving van de zaken in hoger beroep → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

133

XX ARCHIEVEN VAN DE POLITIERECHTBANKEN I.


POL001)

Documentatie (in verband met administratieve en gerechtelijke zaken) → te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk).........................na 10 jaar

POL002)

Omzendbrieven van de procureur des Konings → te bewaren (en neer te leggen) voor de periode vóór 1950 ............................. wanneer ze niet meer van kracht zijn, nadien: vernietigen als ze niet meer van kracht zijn

POL003)

Gerechtelijke statistieken (minuten) en bijhorende stukken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) →1 te bewaren en neer te leggen .............................................................................na 10 jaar

POL004)

Gemeentelijke politiereglementen (Gemeentewet van 30 maart 1836, art. 78 § 7; Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988, nieuw art. 119, § 5) → te vernietigen............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

POL005)

Inkomende en uitgaande brieven van de griffie, b.v. in verband met griffierechten, reisen verblijfsvergoedingen, kleine uitgaven, gebouwen, materieel, bescheiden betreffende de visitatiebevelen, het gemeentelijk strafregister, e.d. → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

POL006)

Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: Enkel de originele, door de voorzitter bewaarde processen-verbaal en bijhorende stukken dienen bewaard en neergelegd te worden.

POL007)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering (art. 340 § 3 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: Enkel de originele, door de voorzitter bewaarde verslagen dienen bewaard en neergelegd te worden.

POL008)

Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): het register der griffierechten het register van ontvangen gelden het register van rechten in burgerlijke zaken het register der griffieuitgaven het algemeen kasboek van de griffier het register voor het beheer van de reisen verblijfsvergoedingen het register der provisies het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten het register van rechten in debet en dringende kosten het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën

135

-

de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling de rekening-courant met de lokale Raad van Gerechtsdeurwaarders diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers e.d.)

→ te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën POL009)

Andere boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)zoals diverse ontvangstbewijzen van de griffier, strookjes van de postchequerekening, staten in verband met de kastoestand, rekeningen van de griffiekosten, register van de fotokopieën, e.d. → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

POL010)

Bescheiden gehouden i.v.m. het personeelsbeheer met inbegrip van processen-verbaal van eedaflegging van het griffiepersoneel (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen.......................................................... 50 jaar na de opening van het dossier

POL011)

Inventaris van de registers gehouden ter griffie (ongeacht vorm en structuur) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL012)

Processen-verbaal van inventaris van de minuten → te vernietigen ……………..……………………………………………na 10 jaar

POL013)

Dossiers en stukken van de rechtsbijstand (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar Opmerking: de stukken in verband met het verzoek tot gratis rechtsbijstand worden doorgaans bij het dossier van rechtspleging gevoegd. II.

POL014)

RECHTSPLEGING

Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar A.

RECHTSPLEGING IN STRAFZAKEN EN BURGERLIJKE BELANGEN

POL015)

Minuten van vonnissen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL016)

Vonnisregister [register ingevoerd in 1849] (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

POL017)

Tabellen van vonnissen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

136

POL018)

Alfabetische tafels van veroordeelden (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Rechtsplegingsdossiers:

POL019)

Dossiers gevormd tot en met 31 december 1994 → te vernietigen (tenzij de archivaris-inspecteur anders beslist) ............................na 10 jaar

POL020)

Dossiers gevormd vanaf 1 januari 1995 De bewaartermijn, te rekenen vanaf de dag van het vonnis, kan beperkt blijven: - voor de dossiers inzake openbare dronkenschap (Besluitwet van 14 november 1939), gewone verkeersovertredingen waarvoor een minnelijke schikking werd voorgesteld maar niet betaald (Wegcode van 1 december 1975), overtredingen van de derde klasse (art. 559561 SW) en zaken waar geen burgerlijke belangen mee gemoeid zijn.................... tot 5 jaar - voor de overige dossiers ........................................................................................ tot 10 jaar Opmerking: het gaat hier om een minimale bewaartermijn. Gelet op art. 2262bis, § 2, B.W. dient voor de rechtsplegingsdossiers afgesloten bij een vonnis waarin enig voorbehoud werd erkend met betrekking tot de vordering tot vergoeding van de schade op grond van buitencontractuele aansprakelijkheid, de bewaartermijn op 20 jaar te worden gebracht. → te selecteren - te bewaren en neer te leggen: de dossiers uit de maand oktober van elk jaar in verband met ongevallen met doden of zware lichamelijke letsels (art. 418-419 S.W.) en dossiers in verband met onvrijwillige slagen en verwondingen (art. 418-420 S.W.) in combinatie met zwaarwichtige feiten zoals bijvoorbeeld vluchtmisdrijf, dronkenschap, rijden zonder rijbewijs of verzekering, enz. - te vernietigen voor de andere maanden

POL021)

Akten van beroep en voorziening in cassatie (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar

POL022)

Register van overtuigingsstukken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

POL023)

Repertorium van akten van de griffier (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL024)

Repertorium van akten van de rechter (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar B.

POL025)

RECHTSPLEGING IN BURGERLIJKE ZAKEN

Algemene rol van zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

137

POL026)

Zittingsbladen en minuten van vonnissen → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL027)

Alfabetische tafel op namen van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL028)

Repertorium van akten van de rechter (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL029)

Repertorium van akten van de griffier (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL030)

Rechtsplegingdossiers → te vernietigen........................................................................................................na 20 jaar III.


Pro memorie: POL031)

STUKKEN GEVORMD DOOR HET BESCHERMCOMITÉ VAN DE IN VRIJHEID GESTELDE GEVANGENEN (COMITÉ DE PATRONAGE DES CONDAMNÉS LIBÉRÉS) (2DE HELFT 19DE EEUW - CA. 1914) Alle bescheiden moeten bewaard blijven en komen voor onmiddellijke neerlegging in aanmerking. * jaarstaten van de werkzaamheden van het comité * register van in vrijheid gestelden die om bescherming verzochten * inlichtingsbulletins * jaarrekening van de schatbewaarder * register van de persoonlijke rekeningen ("uitgaanskassen") van de in vrijheid gestelden * kasboek van inkomsten en uitgaven * naamregister van leden van het beschermcomité die een jaarlijkse bijdrage leverden STUKKEN GEVORMD DOOR HET PARKET BIJ DE POLITIERECHTBANK (HETZIJ VÓÓR 1970, HETZIJ VÓÓR 31 DECEMBER 1994)

POL032)

Documentatie → te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk).........................na 10 jaar

POL033)

Omzendbrieven van de procureur des Konings → te selecteren: * te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950........................onmiddellijk * te vernietigen vanaf 1950...........................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

POL034)

Dagboek van de ambtenaar van het Openbaar Ministerie → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

138

POL035)

Kopieboek van uitgaande briefwisseling → te selecteren * te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1940 * de rest te vernietigen

POL036)

Zittingsregister(s) (zittingsrol(len)) → te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk).........................na 30 jaar

POL037)

Diverse briefwisseling en bijhorende stukken (ontvangstmeldingen, staten, lijsten, e.d.) in verband met het afleveren van kopieën, uitgiften, uittreksels en bulletins van veroordelingen → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

POL038)

Agenda's van inkomende en uitgaande stukken (b.v. in verband met minnelijke schikkingen (K.B. van 10 januari 1935), rijverboden, verzending van vonnisuittreksels en bulletins van veroordeling, genadeverzoeken, betekening van dagvaardingen, niet afgehaalde stukken, enz.) → te vernietigen (specimen bewaren).................................................................onmiddellijk

POL039)

Agenda van inkomende en uitgaande stukken in verband met de betekening van dagvaardingen en vonnissen door de deurwaarder(s) van het kanton → te vernietigen (specimen bewaren).................................................................onmiddellijk

POL040)

Register van strafuitvoering (soms verkeerdelijk "notitieregister" genoemd) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

POL041)

Notitieregisters en alfabetische klappers → te selecteren..........................................................................................................na 30 jaar - te bewaren en neer te leggen indien voor het kanton geen strafuitvoeringsregister voorhanden is - te vernietigen indien voor het kanton wél strafuitvoeringsregisters voorhanden zijn

POL042)

Gemeentelijke politiereglementen ontvangen door het parket (!) (en bijhorende registers, lijsten of klappers) → te selecteren..............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn * te bewaren en neer te leggen tot en met 1914 * rest te vernietigen (tenzij de archivaris-inspecteur anders beslist)

POL043)

Provinciale politieverordeningen → te vernietigen............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn

POL044)

Bescheiden i.v.m. de rol van de vrederechter als hulpofficier van gerechtelijke politie: minuten van processen-verbaal (b.v., van getuigenverhoren) en briefwisseling met de onderzoeksrechter en de procureur des Konings, signalementen, registers van rogatoire opdrachten en staten (statistieken) van deze onderzoeksverrichtingen → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

POL045)

Register van (agenda van inkomende) genadeverzoeken en losse stukken i.v.m. genadeverzoeken → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

POL046)

Register van minnelijke schikkingen en losse stukken i.v.m. minnelijke schikkingen → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

139

POL047)

Register van opgenomen gevangenen → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

POL048)

Dossiers i.v.m. kieszaken (getuigschriften e.a.) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar STUKKEN (1944-1946)

GEVORMD

DOOR

DE

CONSULTATIEVE

COMMISSIE

POL049)

Interneringsdossiers (en repertorium) → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk

POL050)

Inkomende brieven → te bewaren en neer te leggen...........................................................................onmiddellijk STUKKEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN VOORGEZETEN DOOR DE VREDERECHTER (POLITIERECHTER)

POL051)

Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur in verband met de definitieve bestemming van de stukken.

140

XXI ARCHIEVEN VAN DE VREDEGERECHTEN I.

ALGEMEEN

VR001)

Documentatie (over administratieve en juridische aangelegenheden) → te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk)na 10 jaar

VR002)

Omzendbrieven van de procureur des Konings → te selecteren * te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 * te vernietigen voor de periode vanaf 1950................wanneer ze niet meer van kracht zijn

VR003)

Kopieboek van uitgaande briefwisseling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te selecteren………………………………………………………………na 10 jaar * te bewaren voor de periode tot en met 1940 * te vernietigen voor de periode vanaf 1940

VR004)

Gerechtelijke statistieken (burgerlijke zaken + strafzaken) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 10 jaar

VR005)

Aanwezigheids- of naamoptekeningsregisters (“registre des pointes”) → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

VR006)

Agenda's van in- en uitgaande briefwisseling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar Opmerking: in grote vredegerechten werden soms agenda's gehouden voor specifieke 'onderwerpen', zowel in strafzaken als in burgerlijke zaken (landloperij, gratis rechtspleging, enz.)

VR007)

Inkomende en uitgaande brieven zonder enig verband met de rechtspleging, b.v., in verband met griffierechten, reisen verblijfsvergoedingen, kleine benodigdheden, gebouwen, e.d. → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

VR008)

Processen-verbaal (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen ...............................................................................na 30 jaar Opmerking: Enkel de originele, door de voorzitter bewaarde stukken dienen bewaard en neergelegd te worden.

VR009)

Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering (art. 340 § 3 Ger. W.) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar Opmerking: Enkel de originele, door de voorzitter bewaarde verslagen dienen bewaard en neergelegd te worden.

VR010)

Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): het register der griffierechten

141

het register van ontvangen gelden het register van rechten in burgerlijke zaken het register der griffieuitgaven het algemeen kasboek van de griffier het register voor het beheer van de reisen verblijfsvergoedingen, het register der provisies het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten het register van rechten in debet en dringende kosten het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling de rekening-courant met de lokale Raad van Gerechtsdeurwaarders diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers e.d.) * te vernietigen........................................................ zie de richtlijnen van de FOD Financiën Opmerking: geen enkel boekhoudkundig register moet aan het Rijksarchief overgedragen worden, met uitzondering evenwel van de rol en het register der verzoekschriften. VR011)

Alle andere boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)zoals diverse ontvangstbewijzen van de griffier, de lopende rekeningen met de advocaten, de pleitbezorgers en de deurwaarders, strookjes van de postchequerekening, staten in verband met de kastoestand, rekeningen van de griffiekosten, register van de fotokopieën, enz. → te vernietigen...................................................... zie de richtlijnen van de FOD Financiën

VR012)

Bescheiden gehouden i.v.m. het personeelsbeheer met inbegrip van processen-verbaal van eedaflegging van het griffiepersoneel (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen .......................................................... 50 jaar na de opening van het dossier

VR013)

Inventaris van de registers gehouden ter griffie (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR014)

Processen-verbaal van inventaris van de minuten → te vernietigen........................................................................................................na 10 jaar

VR015)

Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar II.

BURGERLIJKE ZAKEN

A.

VERZOENINGSPROCEDURE

VR016)

Register der verzoeningen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR017)

Register van niet-verschijnen in de verzoeningsprocedure (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen...................................................................................................onmiddellijk

142

VR018)

Processen-verbaal van verzoening en van niet-verzoening (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen ...............................................................................na 30 jaar

VR019)

Kopieën van oproepingsbrieven → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar

VR020)

Dossiers, fiches of andere losse stukken in verband met minnelijke schikkingen → te vernietigen..........................................................................................................na 5 jaar B.

CONTENTIEUZE RECHTSMACHT

VR021)

Algemene rol van zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR022)

Register van zaken op vrijwillige verschijning (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR023)

Register van zaken van verschijning op dagvaarding → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR024)

Zittingsbladen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR025)

Minuten van vonnissen (en toegangen (zie hierna)) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR026)

Alfabetische index (tafel) op namen van de partijen (meestal ingebonden bij de minuten of bij de repertoria) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen................................................................................na 30 jaar

VR027)

Dossiers van rechtspleging (gevormd vóór de invoering van het Gerechtelijk Wetboek (ca. 1950-1969)) → te selecteren (te bewaren: één jaar op de tien) ....................................................na 30 jaar

VR028)

Dossiers van rechtspleging (gevormd sinds de invoering van het Gerechtelijk Wetboek (1970) tot de inwerkingtreding van de Wet van 25 maart 1999 (1 september 2001)) Te selecteren in de vredegerechten hieronder vermeld, te vernietigen voor alle andere vredegerechten → te selecteren/vernietigen 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking → te selecteren/vernietigen 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek (artikelen 806 en 1048 Ger.W.) Opmerking: voor de dossiers van de algemene rol waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt. Opmerking: dit selectiecriterium geldt ook voor de dossiers gevormd in het kader van artikel 730, 2de lid, Ger.W. (“ambtshalve van de rol weggelaten dossiers”), in dit geval vanaf 30 jaar na de weglating. De dossiers van rechtspleging zullen vanaf 1975 om de tien jaar (1975, 1985, 1995, 2005, enz.) integraal bewaard worden voor de volgende 51 Belgische vredegerechten, d.i. 22,6 % van het totaal van 225 vredegerechten:

143

Leuven 2de kanton Lier Luik 3de kanton Marche-en-Famenne Moeskroen Mol Namen 2de kanton Neerpelt Neufchâteau Oostende 2de kanton Sint-Gillis Sint-Joost-ten-Noode Sint-Niklaas 1ste kanton Sint-Pieters-Woluwe Spa Tienen Tongeren Ukkel Verviers 2de kanton Vielsalm Waver Zandhoven Zinnik (Soignies) Zottegem

Aarlen Aat Antwerpen 6de kanton Berchem Beringen Binche Borgworm (Waremme) Boussu Brasschaat Brugge 1ste kanton Brugge 2de kanton Brussel 2de kanton Charleroi 1ste kanton Dendermonde Diksmuide Dinant Eeklo Elsene 2de kanton Eupen Genk Gent 3de kanton Gosselies Halle Herstal Hoei 2de kanton Ieper 1ste kanton Kortrijk 2de kanton

Bij wat vooraf gaat dienen drie belangrijke opmerkingen gemaakt. 1. De wijze van ordenen van de rechtsplegingsdossiers heeft geen invloed op de keuze van de steekproef. Voor de vredegerechten waar de dossiers geordend worden volgens datum van inschrijving van de zaak op de algemene rol worden de dossiers van de zaken ingeschreven op de rol in de jaren 1975, 1985 enz. bewaard. Voor de vredegerechten waar de dossiers geordend worden volgens datum van het eindvonnis (op repertoriumnummer) worden de dossiers betreffende de zaken die eindigden op een eindvonnis in de jaren 1975, 1985 enz. bewaard. 2. Dezelfde procedure wordt toegepast voor de dossiers van zaken die in beroep gaan bij de rechtbank van eerste aanleg en die, na het vonnis van deze laatste rechtbank, naar de griffie van het vredegerecht terugkeren. De betrokken dossiers dienen in de reeks rechtsplegingdossiers ingevoegd te worden. 3. De dossiers gevormd door de vredegerechten die niet in bovengenoemde lijst voorkomen mogen vernietigd worden wanneer de administratieve bewaartermijn verstreken is. Op deze regel bestaat één belangrijke uitzondering: de dossiers "bescherming van de persoon van de geesteszieke" en "voorlopige bewindvoering" worden voor alle kantons permanent bewaard (zie hierna).

144

VR029)

Bijzondere rollen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te vernietigen ........................................................................................................... na 10 jaar

VR030)

Kladregister van de griffier of plumitief → te vernietigen ................................................................................................... vrije termijn

VR031)

Register voor het verzet tegen vonnissen bij verstek en voor het beroep (ook: repertorium van verklaringen van verzet en verklaringen van beroep) → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR032)

Losse stukken i.v.m. de rechtspleging: verzoekschriften, kopieën van oproepingsbrieven van partijen, bevelschriften en dagbepalingen, afschriften en kennisgevingen van vonnissen, kopieën van vonnissen bij verstek, verzendingsborderellen van aangetekend verstuurde brieven inzake de procedure tot uitkering van onderhoudsgeld, dagvaardingen, enz. → te vernietigen ....................................................................................................... na 30 jaar

VR033)

Losse stukken i.v.m. bijzondere rechtsplegingen, zoals de rechtspleging i.v.m. konijnschade (Wet van 4 april 1900) of de kleine nalatenschappen (Wet van 16 mei 1900): verzoeken bevelschriften, bescheiden i.v.m. de vaststelling van de schade door deskundigen, oproepingen van de partijen, vonnisuittreksels (borderellen van uittreksels uit vonnissen overgemaakt aan de ontvanger van de registratie), enz. → te vernietigen ....................................................................................................... na 30 jaar

VR034)

Deurwaardersexploten (voor zover afzonderlijk bewaard) → te vernietigen ....................................................................................................... na 30 jaar

VR035)

Bescheiden gevormd door de Ambtsgerichte Eupen, Malmedy en St. Vith (periode 1815-1920 en 1940-1944) zoals vonnissen en beschikkingen in kort geding (Einstweilige Verfügungen), stukken in verband met faillissement (Konkurse), gerechtelijke verkoop (Zwangsversteigerung) en gerechtelijke akkoord (Vergleichsverfahren) → te bewaren en neer te leggen .......................................................................... onmiddellijk C.

WILLIGE RECHTSMACHT

VR036)

Minuten van akten (met bijbehorende repertoria) (na het Gerechtelijk Wetboek: minuten van akten van de griffier en minuten van akten van de vrederechter) → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR037)

Repertoria en alfabetische tafels (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR038)

Voogdijstaten (art. 63 Hypotheekwet (Wet van 16 december 1851)) en aanverwante stukken (voogdijregisters, 'dossiers familieraad', 'dossiers voogdij', inventarissen van nalatenschappen en schattingsstaten, borderellen van hypothecaire inschrijvingen, enz.) → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 20 jaar

VR039)

Register (rol) van de verzoekschriften (na Ger. W.) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

145

VR040)

Bescheiden i.v.m. de invoering van de Arbeidsongevallenwet van 24 december 1903 (verklaringen van arbeidsongevallen, processen-verbaal van overeenkomst, medische attesten, enz.) (tot en met 1970 (nadien Arbeidsrechtbank) → te bewaren en neer te leggen ......................................................................... onmiddellijk

VR041)

Kiezerslijsten → te selecteren * enkel te bewaren voor de periode vóór 1919 (voor de provincie Henegouwen en voor Duitstalig België tot 1945) * rest te vernietigen 6 maanden na validatie van verkiezingen waarop ze betrekking hebben

VR042)

Lijsten van afwezige kiezers → te vernietigen ... 6 maanden na validatie van verkiezingen waarop ze betrekking hebben

VR043)

Losse stukken in verband met kiesverrichting (attesten, bescheiden in verband met de verkiezing en de samenstelling van het kiescollege) → te vernietigen 6 maanden na de validatie van de verkiezingen waarop ze betrekking hebben

VR044)

Attesten afgeleverd door het Ministerie van Sociale Zaken i.v.m. het bekomen van de verhoogde kinderbijslag t.e.m. 1973 (nadien: Arbeidsrechtbank) → te vernietigen .................................................................................................. onmiddellijk

VR045)

De dossiers van rechtspleging "bescherming van de persoon van de geesteszieke" en "voorlopige bewindvoering" → te bewaren en neer te leggen ................................30 jaar na de afsluiting van het dossier

VR046)

Deskundigenverslagen inzake onteigeningen, nalatenschappen, enz. (ook: dossiers in verband met onteigeningsprocedures, nalatenschappen enz.) (voor zover afzonderlijk bewaard) → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR047)

Register van neergelegde stukken → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR048)

Register van evenredige verdelingen → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR049)

Register van de verzakingen aan een gemeenschap of nalatenschap → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR050)

Register der verzegelingen → te vernietigen ....................................................................................................... na 30 jaar

VR051)

Register betreffende de eedaflegging van bijzondere wachters → te vernietigen ...................................................................5 jaar na de laatste eedaflegging

VR052)

Register voor de wettiging van de handtekeningen en parafen van notarissen en ambtenaren van de burgerlijke stand → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR053)

Register van verkoping van onroerende goederen van minderjarigen en onbekwaam verklaarden → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

146

VR054)

Losse stukken i.v.m. de aanstelling van deskundigen → te vernietigen ....................................................................................................... na 30 jaar

VR055)

Dossiers inzake krankzinnigen verzorgd ten huize → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR056)

Ingekomen besluiten van de colleges van burgemeesters en schepenen in verband met de opsluiting van krankzinnigen → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR057)

Berichten van overlijden overgemaakt door de ambtenaren van de burgerlijke stand → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR058)

Kopieën van notariële akten (buiten de procedure betreffende de voogdij) → te vernietigen ......................................................................................................... na 5 jaar

VR059)

Lijsten van gezworenen → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR060)

Losse inkomende brieven en hulpregisters i.v.m. uiteenlopende aangelegenheden (geesteszieken, verkopingen, nalatenschappen) → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR061)

Bescheiden gevormd door de Ambtsgerichte Eupen, Malmedy en St. Vith (periode 1815-1920 en 1940-1944) zoals Registerakten zum Güterrechtsregister, Grundakten, Erbvertrags-, Schenkungs- und Testamentsakten, Registerakten zur Erbhöferolle, Handels-, Genossenschafts- und Vereinsregister, enz. → te bewaren en neer te leggen .......................................................................... onmiddellijk III.

STRAFZAKEN

A.


VR062)

Kiezerslijsten → te selecteren: - enkel te bewaren voor de periode vóór 1919 (voor de provincie Henegouwen en voor Duitstalig België tot 1945) - de rest te vernietigen ................................................................................................ na 5 jaar

VR063)

Inkomende stukken i.v.m. ambtelijke opdrachten (telegrammen, enz.) → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR064)

Agenda van ingekomen en uitgaande stukken in verband met aangeslagen voorwerpen neergelegd ter griffie "ook: register van overtuigingsstukken" → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR065)

Gemeentelijke politiereglementen (Gemeentewet van 30 maart 1836, art. 78, § 7; Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988, nieuw art. 119, § 5) → te vernietigen ........................................................... wanneer ze niet meer van kracht zijn

147

B.

RECHTSPLEGING

VR066)

Zittingsbladen → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR067)

Minuten van de vonnissen → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR068)

Vonnisregister [register ingevoerd in 1849] → te bewaren en neer te leggen .......................................................................... onmiddellijk

VR069)

Tabellen van vonnissen → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR070)

Alfabetische tafels van veroordeelden en betichten → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR071)

Strafdossiers → te vernietigen (tenzij de archivaris-inspecteur anders beslist)............................ na 10 jaar

VR072)

Register van inschrijvingen van dagvaardingen en vonnissen van vreemde kantons → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR073)

Losse stukken van rechtspleging: processen-verbaal, aanklachten, dagvaardingen, bevelschriften van de raadkamer, akten van beroep en voorziening in cassatie, signalementen (b.v. van landlopers en bedelaars), ingekomen brieven van het parket (vorderingen) en van de ontvanger van de registratie (ontvangst van de vonnisuittreksels) → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR074)

Kladregister van de griffier of plumitief → te vernietigen(vrije termijn)

VR075)

Register van de akten van beroep en voorziening in cassatie → te vernietigen ....................................................................................................... na 20 jaar C.

VR076)

WERKING VAN HET BESCHERMCOMITÉ VAN DE IN VRIJHEID GESTELDE GEVANGENEN

De volgende bescheiden zijn te bewaren en onmiddellijk neer te leggen: * jaarstaten van de werkzaamheden van het comité * register van in vrijheid gestelden die om bescherming verzochten * inlichtingsbulletins * jaarrekening van de schatbewaarder * register van de persoonlijke rekeningen ("uitgaanskassen") van de in vrijheid gestelden * kasboek van inkomsten en uitgaven * naamregister van leden van het beschermcomité die een jaarlijkse bijdrage leverden

148

IV.

BIJ DE GRIFFIE VAN HET VREDEGERECHT NEERGELEGDE STUKKEN

STUKKEN GEVORMD DOOR HET PARKET BIJ DE POLITIERECHTBANK VR077)

Documentatie → te selecteren(advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk) ......................... na 10 jaar

VR078)

Omzendbrieven van de procureur des Konings → te selecteren * te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950 * te vernietigen voor de periode vanaf 1950................ wanneer ze niet meer van kracht zijn

VR079)

Dagboek van de ambtenaar van het Openbaar Ministerie → te bewaren en neer te leggen……………………………………onmiddellijk

VR080)

Kopieboek van uitgaande briefwisseling → te selecteren: -te bewaren en neer te leggen voor de periode vóór 1940 -de rest te vernietigen

VR081)

Zittingsregister(s) (zittingsrol(len)) → te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk) ........................ na 30 jaar

VR082)

Agenda's van inkomende en uitgaande stukken (b.v., in verband met minnelijke schikkingen (K.B. van 10 januari 1935), rijverboden (vervallenverklaring van het recht tot sturen), verzending van vonnisuittreksels en bulletins van veroordeling, genadeverzoeken, betekening van dagvaardingen, niet afgehaalde stukken, enz.) → te vernietigen (specimen bewaren) ................................................................ onmiddellijk

VR083)

Agenda van inkomende en uitgaande stukken in verband met de betekening van dagvaardingen en vonnissen door de deurwaarder(s) van het kanton → te vernietigen (specimen bewaren) ................................................................ onmiddellijk

VR084)

Register van strafuitvoering (soms verkeerdelijk "notitieregister" genoemd) → te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 30 jaar

VR085)

Notitieregisters en alfabetische klappers → te selecteren ......................................................................................................... na 30 jaar - te bewaren en neer te leggen indien voor het kanton geen strafuitvoeringsregister voorhanden is - te vernietigen indien voor het kanton wél strafuitvoeringsregisters voorhanden zijn

VR086)

Gemeentelijke politiereglementen ontvangen door het parket (en bijhorende registers, lijsten of klappers) → te selecteren ............................................................. wanneer ze niet meer van kracht zijn * te bewaren en neer te leggen tot en met 1914 * rest te vernietigen (tenzij de archivaris-inspecteur anders beslist)

VR087)

Provinciale politieverordeningen → te vernietigen ........................................................... wanneer ze niet meer van kracht zijn

149

VR088)

Bescheiden i.v.m. de rol van de vrederechter als hulpofficier van gerechtelijke politie: minuten van processen-verbaal (b.v. van getuigenverhoren) en briefwisseling met de onderzoeksrechter en de procureur des Konings, signalementen, registers van rogatoire opdrachten en staten (statistieken) van deze onderzoeksverrichtingen → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR089)

Register van (agenda van inkomende) genadeverzoeken en losse stukken i.v.m. genadeverzoeken → te vernietigen .................................................................................................. onmiddellijk

VR090)

Register van minnelijke schikkingen en losse stukken i.v.m. minnelijke schikkingen → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR091)

Register van opgenomen gevangenen → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar

VR092)

Dossiers i.v.m. kieszaken (getuigschriften, enz.) → te vernietigen ....................................................................................................... na 10 jaar STUKKEN GEVORMD DOOR DE CONSULTATIEVE COMMISSIE (1944-1946)

VR093)

Interneringsdossiers (en repertorium) → te bewaren en neer te leggen .......................................................................... onmiddellijk

VR094)

Inkomende brieven → te bewaren en neer te leggen .......................................................................... onmiddellijk STUKKEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN VOORGEZETEN DOOR DE VREDERECHTER

VR095)

Bijvoorbeeld: de tuchtraad van de burgerwacht. Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur in verband met de definitieve bestemming van de stukken.

150

Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen

Recommend Documents