Lijst bewaartermijnen personeelsbescheiden Rotterdam I. individuele personeelsbescheiden B betekent dat documenten bewaard dienen te blijven. V betekent dat het document na ommekomst van de bewaartermijn vernietigd dient te worden. NB: personeelsdossiers van beleidsbepalende / markante personen blijven bewaard. Voor documenten vastgesteld vóór 1 januari 1996 geldt de ministeriele Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven d.d. 24 augustus 1983, nummer 4130, Stcr 20/12/83, nr. 247. Voor documenten die dateren vanaf 1 januari 1996 is van toepassing de ministeriele Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, d.d. 21 november 2005. Documenten daterend vanaf 1 januari 1996 PERSONEELSGEGEVENS, LOOPBAAN Persoonlijke gegevens: naam, adres, V 10 jr telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, kopie identiteitsbewijs, kopieën van diploma’s, getuigschriften sofinummer; na beëindiging dienstverband keuring, assessment V 2 jr
Documenten vastgesteld vóór 1 januari 1996 V 5 jr
V 5 jr
Sollicitatiestukken afgewezen sollicitanten Sollicitatiebrief, aanstellingsbrief en besluit, ambtseed, VOG, overplaatsingsbesluiten; na beëindiging dienstverband Gegevens met betrekking tot ambtsjubileum; na beëindiging dienstverband Stukken inzake verplichting tot vestiging, ontheffing en overgangsregelingen; na beëindiging dienstverband Opgave werk- en verloftijden per jaar, tenzij met de Belastingdienst een kortere termijn is afgesproken Opgave gewerkte uren, klokkaarten
V 1 jr
V 1jr
V 10 jr
V 10 jr
V 10 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 2 jr
Verslagen functioneringsgesprekken en beoordelingen, functiewaardering, stukken en besluiten inzake bevordering of overplaatsing, afspraken rechtspositie; na beëindiging dienstverband Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP), tegemoetkoming studiekosten, Declaraties opleidingen
V 10 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 10 jr
Klachten, disciplinaire maatregelen na beëindiging dienstverband Stukken betreffende de functievervulling en het gedrag; na beëindiging dienstverband Verzoeken om toestemming- en
V 10 jr
V 5 jr
V 10 jr
V 5 jr
V 10 jr
V 5 jr
verleende goedkeuring voor vervulling nevenbetrekkingen en -functies na beëindiging dienstverband Besluiten tot detachering of uitlening; na beëindiging dienstverband Aanvragen en toestemming inzake bijzondere verlofregelingen, Ontslagaanvragen, correspondentie inzake ontslag, pensionering VAKANTIE Vakantieoverzicht Besluiten inzake overheveling vakantie-uren naar volgend jaar Opgaven toekenning buitengewoon verlof ZIEKTE, ONGEVALLEN Opgaven ziek- en hersteldmeldingen, statistieken Correspondentie inzake controlebezoeken Bedrijfsgeneeskundige onderzoeken MEDISCHE KEURING Keuringsrapporten lichamelijke en/of geestelijke gesteldheid, na vervallen van de waarde voor de gebruiker RE-INTEGRATIE Overeenkomsten met reintegratiebedrijven; na vervallen overeenkomst Plannen van aanpak en voortgangsverslagen re-integratie Rapportages aan uitkerende instanties FINANCIEEL / ADMINISTRATIEF Salarisbetalingen
Documenten daterend vanaf 1 januari 1996
Documenten vastgesteld vóór 1 januari 1996
V 10 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 10 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 1 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 10 jr
Toekenning van toelagen, financiële tegemoetkomingen en vergoedingen krachtens geldende regelingen Toekenning behoud van loon in bijzondere omstandigheden Uitbetaling , aankoop verlofuren
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
Besluiten tot korting ivm voordelen uit de functie Loonbeslagen na opheffing beslag Opgaven van loonbelasting
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
Werknemersverklaring
V 2 jr
V 5 jr
Uitvoeringsstukken 1%-regel
V 7 jr
V 10 jr
Declaraties
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
PENSIOENEN Opgave van inkoopsommen en gedane stortingen van pensioenbijdragen Correspondentie over uitbetaalde spaargelden, opgaven inkoopsommen
Inkoop diensttijd na beëindiging dienstverband VERZEKERING Schademeldingen, na afhandeling OVERIG Personeelsdossiers van medewerkers die in contact zijn gekomen met schadelijke stoffen als asbest; na beëindiging dienstverband Integriteitsonderzoeken na beëindiging dienstverband verlenen van opsporingsbevoegdheid aan ambtenaren, na beëindiging dienstverband
Documenten daterend vanaf 1 januari 1996
Documenten vastgesteld vóór 1 januari 1996
V 10 jr
V 10 jr
V 5 jr
V 5 jr
V 40 jr
V 40 jr
V 10 jr
V 5 jr
V 10 jr.
V 10 jr.
WACHTGELD, TIJDELIJKE UITKERINGEN Toekenning wachtgeld, begeleiding V 10 jr wachtgelders Overeenkomsten tot uitbetaling V 7 jr bovenwettelijke uitkeringen; na vervallen overeenkomst Overzichten en opgaven V 7 jr TIJDELIJKE KRACHTEN Stukken inzake werving tijdelijk personeel, correspondentie Contracten met uitzendbureau’s; na vervallen contract Afschriften diploma’s en getuigschriften Stage-overeenkomsten INHOUDING EN OVERDRACHT Opgave aan de belastingdienst van uitgekeerde vergoedingen Opgaven van loonbelasting JURIDISCHE PROCEDURES Adviezen bezwaarcommissie na onherroepelijk worden Stukken m.b.t. beroepsprocedures na onherroepelijk worden Besluit, bezwaar en beroep Functiewaardering; na beëindiging dienstverband
V 10 jr V 10 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 5 jr.
V 2 jr
V 2 jr
V 7 jr
V 5 jr
V 7 jr
V 10 jr
V 7 jr
V 10 jr
V 3 jr
V 10 jr
V 3 jr
V 10 jr
V10 jr.
V 10 jr.
Lijst bewaartermijnen personeelsbescheiden Rotterdam II. personeelsbescheiden van algemene aard B. betekent dat de documenten bewaard dienen te blijven bij het orgaan dat de documenten heeft opgemaakt en bij het orgaan dat daaraan specifieke rechten ontleent.
Documenten na 1995 Mededelingen en inlichtingen van V 2 jr derden Ter kennisgeving ontvangen stukken V 2 jr Statistieken van belang voor de B gemeente FORMATIE EN PERSONEELSBEZETTING Formatieplannen per B afdeling/organisatie-onderdeel Stukken inzake werving personeel V 1 jr BEVOEGDHEDEN Besluiten m.b.t. delegatie/mandatering V 30 jr. van bestuurders naar ambtenaren, na vervallen besluit BELEIDSVORMING Nota’s, memo’s, besluiten m.b.t. de B rechtspositie, plannen en overlegverslagen inzake personeelsbeleid, verzuimbeleid, voorrangsbeleid en positieve acties t.b.v. doelgroepen Onderzoeksrapporten, B onderzoeksmateriaal van belang voor reconstructie Enquêtes, onderzoeksmateriaal, V 7 jr onderzoeksgegevens REGELGEVING verordeningen en regelingen, B reglementen, circulaires, protocollen Tekst ambtseed B Gedragscodes en instructies personeel B Voorschriften van derden B indien van belang voor gemeentelijk personeel beheer OVERLEGORGANEN Medezeggenschap; B instelling/samenstelling en notulen van overleg met Bestuurder GO agenda’s, notulen, vergaderstukken V 7 jr en adviezen ( C)OR stukken inzake B verkiezingsuitslag, samenstelling en adviezen/besluiten, notulen van overleg met Bestuurder FUNCTIEWAARDERING FUWA, functiewaarderingen, B functiebeschrijvingen
Documenten voor 1996 V 2 jr V 2 jr B
B V 1 jr B
B
B
V 5 jr
B B B B
B.
V 7 jr B
B
Documenten na 1995 ARBO en MEDISCHE MAATREGELEN Instelling arbocommissie en benoeming B leden Verzuimbeleid en risico – B inventarisatieanalyse RI&E en plannen van aanpak B Preventieve acties gezondheid V 5 jr. personeel, vaccinaties Rapportages en evaluaties preventieve B acties en vaccinaties BEDRIJFSZELFBESCHERMING Evacuatieplannen, calamiteitenplannen; V 5 jr na vervallen Oefeningen, evaluaties V 5 jr Aanwijzing BHV-medewerkers V 5 jr VERTROUWENSPERSONEN Jaarverslagen vertrouwenspersonen B BEDRIJFSMAATSCHAPPELIJK WERK Jaarverslagen B SPAARLOONREGELING Voorlichtingsbijeenkomsten, inlichtingen V 1 jr Afdrachten, overzichten per persoon V 7 jr ONTSPANNING, PERSONEELSVERENIGING Uitjes, teambuilding, vieringen V 7 jr
Documenten voor 1996 B B B V 5 jr B
V 1 jr. V 5 jr V 5 jr B B V 1 jr V 10 jr V 5 jr
