Q-track: van basisadministratie tot ERP-systeem Door even achterom te kijken, maakt Q-track in één klap een grote sprong voorwaarts. Het pakket onderscheidt zich door zijn eenvoud, stabiliteit en gebruikersvriendelijkheid, en biedt tegelijk ongekende mogelijkheden en functies die zelfs zeer geavanceerde programma’s niet of slechts tegen hoge kosten kunnen realiseren. Hoewel Q-track ook ingezet kan worden voor eenvoudige basisadministraties, komt het programma het best tot zijn recht in meer complexe omgevingen. Voor organisaties op het gebied van (financiële) dienstverlening, communicatieadvies, retail (ook keten- en filiaalbedrijven), groothandel en distributie, gezondheidszorg en zorgverlening, vastgoedbeheer, leasing, etc. etc. biedt Q-track mogelijkheden die tot op heden onhaalbaar of onbetaalbaar waren. Het loont de moeite even te bellen of te mailen voor het maken van een afspraak en een demonstratie van de mogelijkheden. Telefoon: + 31 (0)74 291 58 68; e-mail:
[email protected]
financiële dienstverlening administratieve & management software Deldenerstraat 330 7555 AR Hengelo
Over spaghetti-administraties ...
... het paard van Troje ... ... digitale wildgroei ...
Telefoon 074 2915868 Mobiel 06 25006780 E-mail
[email protected] Internet www.q-add.nl
... en het ei van Columbus
Hoewel Q-track™ ook ingezet kan worden voor eenvoudige basisadministraties,
vanaf de eerste regel op basis van de nieuwste inzichten en technieken is ontwikkeld Administratieve software raakt de kern van uw bedrijf. Ongeacht de sector waarin u actief bent; alles draait om geld. Geld voor uw leveranciers, geld voor de fiscus, geld voor uw medewerkers, geld van uw afnemers.
Managementrapportage Q-track kent geen onderscheid tussen financiële gegevens en managementgegevens. Alle rapportages komen vanuit dezelfde databak. Daarom klopt ieder managementrapport met het financiële verslag. Bovendien kunnen alle bedrijfsgegevens naadloos gecombineerd worden tot één managementrapport. In bestaande administratieve systemen is het combineren van gegevens uit verschillende subadministraties vaak lastig, zo niet onmogelijk. Sommige leveranciers hebben zelfs aparte managementinformatiesystemen gebouwd om in ieder geval nog een soort van integratie tussen subsystemen te bereiken. Q-track bewaart alle details en kent geen verdichting. Managementrapportages blijven daarmee altijd achteraf aanpasbaar, inclusief de vergelijkende cijfers over het verle-
Maar uiteindelijk is het natuurlijk gewoon uw geld. Logisch dus dat u uiterst behoedzaam bent bij de inrichting en het onderhoud van uw administratie en het doorvoeren van veranderingen. Terecht! Maar ook de beslissing om niet te veranderen beïnvloedt uw bedrijfsvoering. Met name de ontwikkeling op het gebied van automatisering heeft grote invloed op de extra mogelijkheden en zekerheden die eigentijdse administratieve systemen kunnen bieden.
den. Zo kan bijvoorbeeld een margeanalyse worden gemaakt waarbij de behaalde marges worden vergeleken met de begroting. In een projectorganisatie zal deze zijn onderverdeeld naar klant, accountmanager of project. Terwijl een handelsorganisatie een onderverdeling wenst naar artikel, artikelgroep, partij, klant en accountmanager. Als echter de projectorganisatie op enig moment in de toekomst een nieuw overzicht nodig heeft dat is gebaseerd op artikelen of partijen, dan is dat geen probleem. De structuur van Q-track maakt het mogelijk om naast de geleverde standaardrapportages, zelf eenvoudig nieuwe manage-
Het is om die reden dat we u graag kennis willen laten maken met Q-track. Het administratieve pakket dat vanaf de eerste regel op basis van de nieuwste inzichten en technieken is ontwikkeld.
mentrapporten te definiëren. En ook daarbij gaan wij er van uit dat dergelijke rapportages op intuïtieve wijze tot stand moeten kunnen komen zodat ook u zult zeggen: Q-track: het ei van Qolumbus!
10
3
financiële dienstverlening • administratieve & management software
Q-track™ het administratieve pakket dat
komt het programma het best tot zijn recht in meer complexe omgevingen
Marcel Horsthuis. Ruim 20 jaar ervaring op het gebied van accountancy, EDP audit en het implementeren van financiële systemen. Heeft internationale ervaring opgedaan in de bedrijfssectoren logistiek, dienstverlening en financiële dienstverlening. Is gefascineerd door het raakvlak tussen accountancy en computers en ziet tal van nieuwe toepassingsmogelijkheden ontstaan door de technische vooruitgang in de computertechniek. Als registeraccountant hecht hij aan het handhaven van, door de eeuwen heen bewezen, administratieve principes. Stan Horsthuis. Ruim 25 jaar ervaring met projectgeoriënteerde administratieve organisa-
Q-track is bij uitstek geschikt voor organisaties actief op het gebied van:
ties, zowel in dienstverlening (communicatie en financiële diensten) als op het gebied van (zakelijke) dienstverlening
techniek en logistiek. Is daarnaast actief geweest in automatiseringscommissies van diverse overkoepelende organisaties en kent dus uit de prak-
communicatie en marketing
tijk de grote toegevoegde waarde van ICT binnen administratieve processen. Herkent daarnaast ook de problemen en valkuilen die zich tijdens de
retail (ook keten- en filiaalbedrijven)
voorbereiding en de implementatie van nieuwe systemen van hoog tot laag binnen een organisatie kunnen voordoen.
groothandel en distributie gezondheidszorg en zorgverlening vastgoedbeheer (technische) installatie leasing, etc.
2
11
financiële dienstverlening • administratieve & management software
Q-track™ kent geen subsystemen ... ... maar biedt wel de totale functionaliteit Q-track™
van de subsystemen Over spaghetti-administraties ...
teren werd. De traditionele wijze van boekhouden leidde tot een wildgroei van subadmi-
Veel administratieve systemen vinden hun oorsprong in een grijs verleden en zijn
nistraties. Opmerkelijk genoeg werd deze woekering door de opkomst van geautomati-
in de loop van de tijd uitgebreid, aangevuld en met een onderneming meegegroeid. Niet
seerde systemen niet afgeremd, maar juist versterkt. Wie prijslijsten van administratieve
zelden zijn, buiten het oorspronkelijke pakket om, oplossingen gezocht voor tal van onder-
software bekijkt, begrijpt wat we bedoelen.
delen van het administratieve proces. Deze subadministraties kennen vaak hun eigen regime en procedures en worden, veelal op ingenieuze wijze, ingebracht in de financiële
... het ei van Columbus!
administratie. Uiteindelijk ontstaat er op die manier wel een goede ondersteuning van
Wij hebben nog eens gekeken hoe de heer Paciole het eigenlijk heeft bedoeld. Dat
het bedrijfsproces en een redelijk inzicht in de administratie, maar het onderhoud van
heeft ertoe geleid dat we het journaal, zoals Paciole dat heeft gedefinieerd, als uitgangs-
dergelijke systemen is complex en de managementinformatie is beperkt.
punt nemen om gegevens van uiteenlopende aard, direct bij de invoer, op een eenduidige manier, in één centrale database vast te leggen. De eenduidige vastlegging zoals Q-track
... het paard van Troje ...
die hanteert, vraagt ten opzichte van de conventionele programma’s meer processor-
Ook wanneer uw administratieve systeem van meer recente datum is, zijn verras-
kracht voor het invoer- en validatieproces. Maar dat is met de tegenwoordige snelheid van
singen niet uitgesloten. De aanschaf van een basispakket leidt niet zelden tot aanvullen-
PC’s geen probleem. Evenals de computerspelletjes maakt nu ook het administratieve sys-
de investeringen die het oorspronkelijke budget vele keren overstijgen. Alleen al de imple-
teem van Q-track gebruik van de toegenomen rekenkracht van de PC.
mentatie van nieuwe software vergt een forse inspanning en dito budget. En zodra besloten wordt het pakket uit te breiden met extra functies, dan zijn deze meestal wel beschik-
Door de subsystemen over te slaan, rekent Q-track af met de spaghettistructuur
baar, maar doet het prijskaartje vaak niet onder voor de initiële investering. Datzelfde
van de bestaande administratieve systemen. Dat maakt Q-track makkelijk te doorgron-
geldt wanneer maatwerkoplossingen gevraagd en uitgewerkt worden. Dit zijn kostbare
den, goedkoop in het onderhoud en eenvoudig te implementeren. Omdat de muren tus-
en tijdrovende operaties.
sen de subsystemen zijn verdwenen, levert Q-track managementrapportages die naadloos gegevens kunnen combineren die vroeger geïsoleerd van elkaar in verschillende subsyste-
... digitale wildgroei ...
men waren opgeslagen.
Bij de ontwikkeling van Q-track hebben wij in eerste instantie niet vooruit, maar even achterom gekeken en ons laten inspireren door de heer Paciole, Italiaan van geboorte.
Bij de ontwikkeling van Q-track stond kortom het administratieve proces centraal
Aan het einde van de 15e eeuw (!) definieerde Paciole het systeem van het dubbelboekhou-
en niet de automatiseringshistorie. Q-track biedt daardoor de functionaliteit van een ERP
den. Het grootboek, waarin alle financiële informatie wordt verzameld, staat daarin cen-
systeem, maar heeft niet de complexiteit en het kostenplaatje dat bij ERP systemen
traal. Journaalposten dienen ervoor om de financiële informatie uit subadministraties te
gebruikelijk is. Met recht het ei van Qolumbus dus.
verzamelen en over te brengen naar het grootboek. Een geniaal systeem dat helaas, met de explosieve groei van ondernemingen, in zijn oorspronkelijke vorm steeds lastiger te han-
4
5
financiële dienstverlening • administratieve & management software
Iedere mutatie in Q-track™ wordt direct verwerkt Q-track™
in de centrale database Algemene kenmerken van Q-track
manier van werken voelt niet alleen veel logischer voor gebruikers, maar zorgt er ook voor, dat de administratie niet meer wordt vervuild door correcties en correcties op correcties.
Q-track is een financieel informatiesysteem dat draait op het MS Windows platform en is gekoppeld aan een relationele database. MS Windows applicaties als Word en
De medewerkers kunnen meer op hun gevoel afgaan, hetgeen een gunstig effect heeft op de behoefte aan opleiding en support.
Excel kunnen eenvoudig worden geïntegreerd. Q-track kent slechts één primaire vastlegging. Vanuit verschillende gezichtshoe-
Grootboekfuncties
ken kan naar dezelfde basisinformatie worden gekeken. Eén van die gezichtshoeken komt
Met Q-track kunt U in meerdere bedrijven boeken binnen dezelfde database. De
overeen met het grootboek, ofwel de financiële administratie. Andere gezichtshoeken
financiële overzichten kunt U voor deze bedrijven apart uitdraaien en U kunt de overzich-
komen overeen met de subadministraties als debiteuren, voorraad en onderhanden werk.
ten ook consolideren. Daarnaast onderscheidt Q-track binnen hetzelfde bedrijf de afdelin-
Omdat Q-track altijd gebruik maakt van dezelfde gegevens, is het ondenkbaar dat in bij-
gen of kostenplaatsen. Saldi op grootboekrekeningen kunt U afletteren. Handig bij bijvoorbeeld kruispos-
voorbeeld de managementrapportage, het totaalbedrag ‘resultaat per klant’ of ‘resultaat
ten en bij tussenrekeningen betalingsverkeer. Bij een boeking zijn twee ‘gewone’ omschrij-
per account manager’ niet aansluit op het financiële verslag.
vingvelden beschikbaar. Maar daarnaast kunt U een 8 tal ‘extra’ omschrijvingen aan een
Intuïtief werken
boeking geven. Q-track gebruikt dit bijvoorbeeld om informatie van automatisch ingelezen
De architectuur van Q-track biedt het grote voordeel van directheid. Van iedere mutatie is direct zichtbaar hoe deze doorwerkt in de financiële administratie en in bijvoor-
bankafschriften op te slaan. Want die informatie is te omvangrijk om allemaal op te slaan in de boeking zelf.
beeld de voorraad, het onderhandenwerk, openstaande vorderingen, etc. Andersom is de gebruiker vanuit het totaal (bijvoorbeeld een grootboekrekening, voorraadbeheer, open-
Audit trail Van iedere primaire vastlegging legt Q-track een timestamp vast en de identifica-
staande posten, onderhandenwerk) slechts één muisklik verwijderd van de brondocumen-
tie van de gebruiker. Daarom kan Q-track per gebruiker een detailoverzicht leveren met de
ten die aan dit totaal ten grondslag liggen. Iedere primaire vastlegging binnen Q-track kan worden opgeroepen en net als bij
mutaties die iedere gebruiker heeft gemaakt. Het kan ook zijn dat een bestaande mutatie is gecorrigeerd. In dat geval maakt Q-
een normaal tekstdocument of spreadsheet, achteraf worden aangepast. Tenminste, als
track van die correctie een vastlegging waarin ook weer de timestamp is vastgelegd en de
aan een tweetal voorwaarden is voldaan:
• De boekingsperiode is open voor nieuwe mutaties • De autorisatie-instelling van het systeem laat het toe
identificatie van de gebruiker. Daarmee is het voor U of voor de accountant mogelijk om
In de autorisatie-instellingen kunt U het maken van correcties geheel verbieden.
tie wint daarmee aan helderheid omdat correctiemutaties de audit trail niet meer vertroe-
Of U kunt instellen dat alleen de persoon die een mutatie heeft gemaakt, die mutatie mag
belen. Aan de andere kant: de controleerbaarheid wordt beter omdat nu per medewerker
corrigeren. Q-track maakt van de correctie automatisch een inzichtelijke audit-trail. Deze
een inzicht bestaat in de uitgevoerde correcties.
een volledig verslag te krijgen van uitgevoerde correcties per medewerker. De administra-
6
7
financiële dienstverlening • administratieve & management software
Alle bedrijfsgegevens kunnen naadloos worden gecombineerd tot Q-track™
één managementrapport Q-track kent in de financiële administratie geen totaalmutaties die automatisch
traal bewaard, zonder dat Uw medewerkers eigen dossiers moeten aanleggen. Q-track
zijn gemaakt door subsystemen als debiteurenadministratie of projectenadministratie.
onderkent in de begrotingscyclus de verschillende begrotingsversies voor een bepaald
Iedere mutatie in het grootboek is daarom toe te wijzen aan een intern of extern boekings-
boekjaar: de (ruwe) initiële begroting die halverwege het voorafgaande boekjaar wordt
stuk zoals een bankafschrift, een factuur, een urenbriefje. En bij iedere mutatie in het groot-
opgesteld, de herziene begroting die direct voorafgaand aan het boekjaar wordt goedge-
boek hoort één enkele medewerker die deze mutatie heeft ingevoerd. Vanuit de financiële
keurd en de prognose of bijgestelde begroting die in de loop van het boekjaar wordt afge-
totaalbedragen kunt U met de rechtermuisknop daarom altijd het spoor terug volgen naar
geven. Q-track levert de vergelijkende rapportages over de diverse begrotingen en combi-
de details: welk boekingsstuk, welke medewerker.
neert deze direct met de financiële realisatie.
Inzicht op afroep
Verplichtingen
Iedere mutatie in Q-track wordt direct en op eenvormige wijze verwerkt in de cen-
In Q-track kunt U verplichtingen die u bent aangegaan op eenvoudige wijze vast-
trale database. Daarmee staat deze informatie vanaf dat moment ook direct ter beschik-
leggen. Zowel aan de inkoop- en kostenkant als aan de verkoopkant. De rapportage over
king van alle financiële en managementrapportages. Bij Q-track hoeft U dus niet eerst een
deze verplichtingen kunt U integreren met de begrotingsrapportage en met de financiële
periode of een project af te sluiten om de laatste stand van zaken beschikbaar te hebben.
rapportage. Daarmee zorgt de verplichtingenadministratie voor een goede bewaking van
Deze manier van werken maakt het ook mogelijk dat meerdere boekjaren gelijktijdig
de begroting en kunnen de gegevens worden ingepast in de liquiditeitsprognose.
geopend zijn. Een aantal irritaties rond het werken met financiële systemen behoren daar-
Financiële rapportage
mee tot het verleden. Bijvoorbeeld:
• in het nieuwe boekjaar mag niet in de subadministraties geboekt worden
Q-track heeft een rapportgenerator voor financiële rapportage. De basisapplicatie
zolang het oude jaar nog niet is afgesloten. Of:
bevat een aantal standaardrapporten die voorzien in de basis rapportage-eisen. Tijdens het
• zolang het oude jaar niet is afgesloten is er geen beginbalans
implementatietraject kunnen deze rapportages op uw specifieke wensen worden afge-
in het nieuwe jaar. Of:
stemd. U kunt altijd, op basis van interne en externe informatiebehoeften, nieuwe financi-
• van een grootboekrekening kun je alleen de mutaties zien van het
ële rapporten toevoegen. U bent vrij om bijvoorbeeld de groepering van grootboekrekenin-
lopende boekjaar
gen, de mate van verdichting van informatie en de lay-out van uw rapporten te bepalen. Ook kunt u aangeven welke mutatiesoorten wel en welke niet in het financiële verslag
Begrotingscyclus
moeten worden opgenomen. Op die manier heeft U parallel de beschikking over de fiscale
Q-track ondersteunt de controlecyclus van de onderneming. Dat doet Q-track door
en over de commerciële jaarrekening.
begrotingen te ondersteunen op bedrijfsniveau, afdelingsniveau en op projectniveau. Analoog aan de werkwijze bij de financiële mutaties, wordt ook de historie van begrotingsmutaties vastgelegd. Zo blijft de historie rond de totstandkoming van de begroting cen-
8
9
financiële dienstverlening • administratieve & management software
