Over onderstaande punten dient een beslissing te worden genomen voordat we verder gaan met het project:

OVERDRACHTSDOCUMENT 24 maart 2014

Samenvatting Op 25 juni 2013 heeft de gemeenteraad ingestemd met uitwerking van het idee om het gemeentehuis om te vormen tot “huis van de burger” in een multifunctioneel centrum (MFC) en de backoffice van de gemeente te verplaatsen naar het nabijgelegen voormalige Rabobankgebouw (het gemeentekantoor). Het idee is inmiddels uitgewerkt tot realiseerbare bouwkundige ontwerpen. Een interieurontwerp volgt na een besluit op realisatie. De visie is aangescherpt en ook alle kostenaspecten zijn onderzocht. Mogelijke gebruikers van het MFC zijn intensief betrokken bij de planvorming. De OR is gedurende het proces regelmatig geïnformeerd. Het college ziet een grote maatschappelijke meerwaarde in een “huis van de burger” op deze plek. Deze meerwaarde wordt onderschreven door de beoogde huurders en geconsulteerde partijen uit het veld. Het “huis van de burger” biedt een kans voor synergie, samenwerking, informatieoverdracht en ontmoeting. Het zou kunnen betekenen dat sociaal maatschappelijke voorzieningen in de gemeente stand kunnen houden, zoals een vestiging van de bibliotheek, en dat het participeren van burgers in de samenleving optimaal wordt gefaciliteerd. Organisaties, burgers en gemeenteraad kunnen elkaar in deze huisvesting versterken en ondersteunen. Nieuwe mogelijkheden onstaan voor het creëren van werkplekken voor langdurig werkzoekenden/arbeidsgehandicapten en sociale wijkteams kunnen in het gebouw worden gefaciliteerd. Ook incidentele loketfuncties kunnen relatief makkelijk worden gerealiseerd (bijvoorbeeld voor belastingdienst en/of politie). Een gebouw waar men elkaar kan helpen en vinden. Voor de backoffice van de gemeente betekent verhuizen naar het voormalig Rabobankgebouw een overstap naar een efficiënte en eigentijdse kantoorlocatie, met de flexibiliteit die gewenst is in het licht van een eventuele herindeling of fusie van de gemeente in de toekomst. De beoogde hoofdgebruikers van het MFC zijn bereid tot ondertekening van een concepthuurovereenkomst op basis van een bandbreedte aan verwachte huurniveau’s. Het betreft de gemeente (gemeenteraad en frontoffice), Stichting De Vleet, bibliotheek Altena, Fysiotherapie Woudrichem, praktijk voor logopedie, praktijk voor orthopedagogie en Stichting Kinderopvang Woudrichem. De toekomstige lasten voor de gemeente blijven binnen de eerder door u aangegeven bandbreedte. Vluchtelingenwerk is ook beoogd huurder, maar valt onder het conceptcontract van de gemeente. Onderzoek heeft plaatsgevonden naar dubbelgebruik van de raadzaal. Er zijn kansen de raadzaal zodanig in te zetten dat er zonder ingrijpende wijziging van het karakter van de zaal, op andere momenten ruimte kan worden geboden aan activiteiten en voorzieningen van de bibliotheek. Op deze wijze zou de raadszaal nog meer een plaats kunnen worden waar de burger geïnformeerd en gehoord wordt. Over onderstaande punten dient een beslissing te worden genomen voordat we verder gaan met het project: 1. Het realiseren van een MFC in het gemeentehuis; 2. Het creëren van ruimte in de raadzaal voor activiteiten van de bibliotheek; 3. Het college opdracht verlenen om het gemeentehuis te verkopen aan de stichting die belast zal worden met beheer en exploitatie van “het huis van de burger”. 4. Instemmen met de financiële uitgangspunten zoals opgenomen in de financiële paragraaf en de financiële bijlage; 5. Instemmen met het voornemen om de gemeentelijk backoffice onder te brengen in het voormalige Rabobankkantoor en het college opdracht te verlenen tot het afsluiten van een huurcontract voor 10 jaar. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat er tussen het 6e en 10e contractjaar sprake is van vooraf afgesproken ontbindende voorwaarden;

6. Het gefaseerd geschikt maken van de inrichting van het Rabobankgebouw en af te stemmen op de deelprojecten in het kader van de organisatieontwikkeling; 7. Instemmen met het verstrekken van een krediet ad. € xxx.000* ten behoeve van de realisatie van het “huis van de burger” ten laste van de algemene reserve. Na afronding en verkoop van het MFC zal dit bedrag worden teruggestort in de algemene reserve; 8. Instemmen met het onttrekken van een investeringskrediet ad. €135.707 aan de bestemmingsreserve afschrijvingen ter dekking van de verhuiskosten. *Dit bedrag kan pas worden ingevuld na definitieve directieraming van de verbouwingswerkzaamheden voor het MFC.

Inleiding en proces In juni 2012 is voor het eerst het idee aan de fractievoorzitters van de gemeenteraad voorgelegd om het Woudrichemse gemeentehuis om te vormen tot “huis van de burger”/multifunctioneel centrum (MFC) en de gemeentelijke backoffice onder te brengen in het voormalige pand van de Rabobank aan de Oude Ban. Op basis van een haalbaarheidsstudie heeft de gemeenteraad op 28 juni 2013 besloten dit idee uit te werken tot een aanbestedinggereed plan. Inmiddels ligt er een voorlopig ontwerp voor “het huis van de burger” van Timmer architekten (zie bijlage 2). Dit ontwerp is samen met de beoogde gebruikers tot stand gekomen. Tijdens het proces hebben enkele geïnteresseerde partijen gekozen voor huisvesting elders; dit betreft Syndion, de GGD en het consultatiebureau. Huisvesting bleek voor deze organisaties op dit moment in reeds in gebruik zijnde panden toch logischer. Andere partijen die eerder blijk hadden gegeven van interesse konden daardoor worden betrokken bij de planvorming. Dit betreft een praktijk voor logopedie en een praktijk voor orthopedagogie. Beide organisaties passen in de maatschappelijke doelstelling en over en weer ziet men voordelen in de samenwerking onder één dak. Op basis van het laatste ontwerp is een kostenraming gemaakt. De kostenraming is vertaald naar een huurniveau voor alle gebruikers. Er hebben gesprekken met huurders plaatsgevonden en er zullen concepthuurovereenkomsten worden opgesteld. Er is een voorlopig ontwerp gemaakt voor indeling en voorlopige inrichting van het gemeentekantoor (zie bijlage 3). De ondernemingsraad (OR) is regelmatig geïnformeerd over de voortgang. Op verzoek van de OR is een Arbo toets verricht (zie bijlage 6). Op basis van het bouwkundig ontwerp is een kostenraming gemaakt. Deze is verwerkt in de berekening voor toekomstige huisvestinglasten voor de gemeente. De mogelijkheden voor tijdelijke huisvesting van de medewerkers die tijdens de verbouwing van het “huis voor de burger” geen huisvesting hebben, zijn onderzocht. Het betreft 15-18 werkplekken. Er zijn diverse mogelijkheden. Deze variëren van het tijdelijk intrekken bij een buurgemeente tot het huren van leegstaande kantoorruimte in de omgeving. Omdat commerciële partijen zich op voorhand liever niet vastleggen op een onzekere tijdelijke overeenkomst zijn op dit moment nog geen afspraken gemaakt, maar er lijken vooralsnog voldoende mogelijkheden in de omgeving te zijn. Er is een kostenraming gemaakt voor de tijdelijke huisvesting en de frictiekosten. Tezamen met de kostenraming voor de inrichting van het gemeentekantoor en de berekende huurlasten voor het “huis van de burger” en het gemeentekantoor is deze raming vertaald naar een bandbreedte van de huisvestingslasten voor de gemeente. Deze valt binnen de door u aangegeven marge. Er zijn verkennende werkzaamheden verricht inzake de toekomstige mogelijkheden voor achterblijvende panden. Er lijken diverse mogelijkheden te zijn. De gemeenteraad is op 9 december 2013 geïnformeerd over de stand van zaken rondom het project en de quick scan inzake de geschiktheid van de panden in de kern van Woudrichem als MFC. Vervolgens heeft op 11 februari jl. een gesprek plaatsgevonden met geïnteresseerde raadsleden over praktische aspecten aangaande de huisvesting van de raad. Op verzoek is dit gesprek op 4 maart jl. voortgezet. In dit gesprek is gebleken dat men de griffier liever gehuisvest ziet in het gemeentekantoor en dat er, indien wordt besloten tot realisatie, aandacht nodig is voor praktische zaken rondom het delen van de raadzaal met de bibliotheek. Een toelichting op de ideeën over dit gebruik vindt u onder punt 3. Om verder te kunnen met het proces is het van belang dat een besluit wordt genomen over realisatie van de plannen en dat er een principebesluit wordt genomen over het delen van de raadzaal met de bibliotheek. De definitieve inrichting van de raadzaal kan na positieve besluitvorming in samenspraak met een delegatie van de raad worden bepaald.

Doelstelling en beoogd effect Visie op het “huis van de burger” Tijdens het proces is de visie op het “huis van de burger” aangescherpt. Het gemeentehuis wordt weer een huis van de burger. De plek waar men elkaar ontmoet, informatie kan halen en delen, een plek waar men elkaar hoort en gehoord wordt, een plek waar de raad vergadert, een plek waar men elkaar (verder) helpt, een plek die voorziet in een maatschappelijke behoefte passend bij de tijdgeest. De huisvesting onder één dak maakt het mogelijk samen te werken en mensen te verbinden met elkaar. Door de beoogde gebruikers worden veel kansen gezien. De visie en deze kansen zijn verbeeld in bijlage 1. Meer specifiek is: de visie van de bibliotheek (zie ook bijlage 7): “De bibliotheek draagt op een laagdrempelige manier bij aan de vorming van creatieve, zelfbewuste, sociale en zelfstandige burgers die daardoor bewust actief aan de samenleving kunnen deelnemen”. De bibliotheek van de toekomst zal zich meer en meer richten op digitalisering. In het “huis van de burger” wordt een kans gezien om een bibliotheekvestiging te behouden voor de gemeente Woudrichem. de visie van de gemeente: het “huis van de burger” is de plaats waar burger terecht kan met alle vragen, of het nu gaat om een paspoort, vergunningsaanvraag, of hulp bij het aanvragen van zorg. In het gebouw worden kansen geboden voor ontwikkeling en ondersteuning van mensen, bijvoorbeeld door het creëren van arbeidsplaatsen voor langdurig werkzoekenden en arbeidsgehandicapten. Er worden koppelingen gelegd met sociaal maatschappelijke organisaties, zodat burgers optimaal worden gefaciliteerd als het gaat om participeren in de maatschappij. Het “huis van de burger” huisvest ook de stem van de burger, met de raadzaal als centrale vergaderplaats van de gemeenteraad. de visie van De Vleet: stichting De Vleet wil graag haar sociaal maatschappelijke activiteiten breder uitdragen in de hele gemeente, een laagdrempelige voorziening zijn, haar activiteiten bestendigen in de toekomst (financiële basis versterken door het accent te leggen op samenwerking) en beter faciliteren (betere voorzieningen voor toegankelijkheid van ouderen en gehandicapten, betere voorzieningen voor de jeugd). Meer activiteiten zullen op locatie worden ontwikkeld. Het “huis van de burger” sluit aan op deze wensen. visie overige partijen: voor alle partijen geldt dat synergie, samenwerking, verbinding en vindbaarheid een grote meerwaarde bieden in dit “huis van de burger”. Andersom dragen deze partijen ook bij aan zelfredzaamheid van de burger. Visie op de gemeentelijke huisvesting Het gemeentekantoor krijgt in het voormalig pand van de Rabobank een huisvesting waar de organisatieontwikkeling stapsgewijs eenvoudig kan worden doorgezet. Zo kan vanuit een relatief traditioneel kantoorconcept langzaam worden overgegaan op meer innovatieve werkconcepten, zonder ingrijpende aanpassingen aan het gebouw. In eerste instantie zal er voor alle medewerkers (dus ook de deeltijdmedewerkers) bij de huidige arbeidscontracten en werkafspraken altijd een werkplek beschikbaar zijn volgens wettelijke eisen. Dit betekent dat er op bepaalde dagen in de week bureaus ongebruikt zullen zijn. In tweede instantie kan worden toegewerkt naar efficiënter werkplek gebruik en kan meer differentiatie worden aangebracht in werkplekconcepten. Als ook het thuiswerken optimaal kan worden ingevoerd zou dit op termijn mogelijk kunnen leiden tot verhuur van een deel van het pand aan een andere organisatie. In het kader van de toekomstige gemeentelijke samenwerkingsvorm betekent dit gemeentekantoor een wendbare oplossing. Om die reden is gekozen voor een huurvorm. Daarbij wordt een termijn afgesproken van 10 jaar met de mogelijkheid dit te beperken tot 5 jaar.

Ontwerp “huis van de burger”/MFC Uitgangspunten Het ontwerp voor het “huis van de burger” is gemaakt op basis van een door de beoogde gebruikers gezamenlijk geformuleerd programma van eisen. Als uitgangspunt voor het gebouw is de huidige structuur genomen. Vanuit het stapsgewijs met elkaar doorlopen van verschillende scenario’s is er uiteindelijk een voorkeursmodel gekozen. Dit voorkeursmodel, waarin de raadzaal gedeeld wordt met de bibliotheek, is uitgewerkt tot een ontwerp. Onderzocht zijn alle technische aspecten, waaronder ook de mogelijkheden voor duurzaamheidsmaatregelen. Geconstateerd is dat een D-label gehaald moet kunnen worden, in plaats van het huidige G-label (indicatie). Op basis van de technische tekeningen zijn kostenramingen gemaakt. Tijdens het proces is uitvoerig aandacht besteed aan de doelstelling van het pand: hoe bereik je de beoogde maatschappelijk meerwaarde en hoe bereik je optimale synergie. Daarbij was het streven een aantrekkelijk, laagdrempelig, flexibel, beheersbaar, betaalbaar en overzichtelijk gebouw te maken.

Toelichting op de indeling (zie ook bijlage 2, ontwerp MFC Timmer architekten) De entree ademt een “welkom” uit. De sfeer van de hal wordt huiselijk en aantrekkelijk. Een gastheer of gastvrouw kan mensen wegwijs maken. Alle aanwezige organisaties zijn goed zichtbaar en vindbaar. Medewerkers van Stichting de Vleet hebben een centrale positie in het gebouw zodat zij hulpzoekende mensen op weg kunnen helpen. Verder maakt Stichting de Vleet (mede)gebruik van beschikbare ruimtes in het hele gebouw, zoals een grote zaal op de eerste verdieping. Op de begane grond wordt een keuken ingericht met een dubbelfunctie: samen koken door burgers in het weekend, lunchruimte voor de huurders, cateringfunctie voor bijeenkomsten, koffiecorner voor de gebruikers van het hele gebouw, met vlakbij een grote leestafel. De hal plus raadzaal is overdag de plek waar burgers informatie kunnen vinden, zowel digitaal als op papier. Daarbij kan gedacht worden aan een speciale hoek voor moeilijk lezende kinderen nabij de kinderopvang, een kast met kookboeken bij de keuken, een kast met ruilboeken nabij de entree. De vaste collectie nabij en in de raadzaal in deels verrijdbare kasten. Op diverse plaatsen worden beeldschermen geplaatst t.b.v. digitale toegang tot de catalogus en digitale boeken. Een grote leestafel in de raadzaal vormt een belangrijk element. Tijdens raadsvergaderingen kunnen stoelen door de beheerder tezamen met hulpkrachten worden herschikt en aangevuld vanuit een nabijgelegen berging, zodat een volwaardige publieke tribune aanwezig is. Overdag kan het meubilair van de raad worden ingezet als leestafel voor de burger. Op de tekeningen is de suggestie gedaan om de opstelling van de raadzaal permanent 180 graden te draaien, zodat de raadsleden zichtbaar zijn vanaf de publieke tribune. Definitieve afspraken over inrichting en gebruik zullen na positieve besluitvorming in gezamenlijk overleg moeten worden bepaald. De frontoffice krijgt naast enkele open balieplekken enkele privébalies ter beschikking, waar de burger in vertrouwen een gesprek kan voeren. Ook de inzage in bouwtekeningen zal hier plaatsvinden. Achter de frontoffice bevinden zich 12 werkplekken voor medewerkers die werkzaamheden verrichten die gerelateerd zijn aan de service van de frontoffice. Het huidige archief van de gemeente, dat momenteel een plek heeft in het gemeentehuis, zal zoveel mogelijk worden opgeschoond. Het resterende deel zal worden ondergebracht in de archiefruimtes, met rolstellingen, die in het nieuwe gemeentekantoor worden gerealiseerd. In het MFC, waar de gemeente niet de enige gebruiker is, is geen mogelijkheid voor crisisbeheersing. Het nieuwe gemeentekantoor biedt onvoldoende geschikte mogelijkheden voor crisisbeheersing. Het uitgangspunt is om hiervoor uit te wijken naar de buurgemeentes, waar de juiste voorzieningen al aanwezig zijn.

In de kelder kunnen discoavonden voor jongeren worden georganiseerd. Dit voorkomt geluidsoverlast voor de omgeving. Een tweede vluchtweg is gerealiseerd door middel van een extra trap. Ook is er nog bergruimte. De raadkamer ligt aan de achterzijde op de begane grond en is zo goed toegankelijk in het weekend, zonder dat het hele gebouw opengesteld hoeft te worden. Voor de griffier is in dit ontwerp nog een ruimte gereserveerd in het “huis van de burger”. Na positieve besluitvorming zal een ruimte worden gezocht in het gemeentekantoor. De kinderopvang heeft d.m.v. een glazen wand en deur een beveiligde eigen toegang. Dit is zowel van belang voor de veiligheid van de kinderen als voor het voorkomen van geluidsoverlast naar de andere gebruikers. Op de verdieping bevinden zich circa zes vergaderruimtes. De balustrade wordt voorzien van een barachtige tafel in een vrije vorm. Hier kunnen beeldschermen van de bibliotheek geplaatst worden, bijvoorbeeld met de catalogus van de bibliotheek, maar ook kan hier een kop koffie worden gedronken, informeel overleg worden gevoerd, of op een eigen laptop door burgers via een WIFI verbinding van het internet gebruik worden gemaakt. Ook de ruimte voor Vluchtelingenwerk, de praktijk voor fysiotherapie (met oefenzaal), de logopediepraktijk en praktijk voor orthopedagogie liggen op de verdieping. Bij de indeling is rekening gehouden met flexibiliteit. De door de huurders gebruikte units zijn ook verhuurbaar aan andere partijen, mocht er sprake zijn van vertrekkende partijen. Overwogen kan worden om een enkele ruimte beschikbaar te houden voor incidentele huurders, zoals ZZP-ers.

Gemeentekantoor: ontwerp Er is een voorlopige indeling gemaakt voor het gemeentekantoor in het voormalige Rabobankgebouw. Deze indeling is gebaseerd op het huisvesten van 58,3 fte en werkplekken voor nog niet opgevulde vacatures, inhuurkrachten en stagiaires. De griffier heeft bij deze indeling nog een werkplek in het “huis van de burger”/MFC. Totaal zijn er in het voorlopig ontwerp 75 werkplekken opgenomen, waarvan 2 Cadwerkplekken en 2 toets-werkplekken. Bij de berekening van het aantal te realiseren werkplekken is rekening gehouden met 100% beschikbaarheid van een werkplek en het delen van bureaus door deeltijdwerkers waar mogelijk. Het resultaat is een indeling die voldoet aan de arbowetgeving (op een enkele plaats staat op de tekening nog een kast te veel), maar er is minder ruimte per werkplek beschikbaar dan in het huidige pand. Er is een kleine kantine beschikbaar. Onderling overleg in kleine aantallen kan binnen het gebouw plaatsvinden. Er zijn enkele overlegplekken beschikbaar. Voor overleg met meer dan vier personen of met externen zijn vijf vergaderruimtes in het “huis van de burger” beschikbaar. Hier bevindt zich ook een receptie voor alle bezoekers van het bestuur en de gemeentelijke backoffice. De ICT voorzieningen in het gemeentekantoor worden geschikt gemaakt voor flexwerken. In het rapport van ArboNed (bijlage 6) worden aanbevelingen gedaan ten behoeve van het welzijn van de medewerkers. De bedoeling is om in onderling overleg met de afdelingen, het MT en de OR te bepalen wat de definitieve indeling van de ruimtes wordt. In ieder geval zal bij de definitieve indeling rekening worden gehouden met een werkplek voor de griffier in het gemeentekantoor. Na realisatie kan een toets worden verricht op akoestiek en kunnen indien gewenst aanvullende maatregelen worden genomen. De OR geeft in zijn reactie op de adviesaanvraag inzake de huisvesting van de backoffice aan onder andere nog zorgen te hebben over welzijnsaspecten, overlegruimte en werkbaarheid van de inrichting (bijlage 8). Deze zaken zijn ook aan de orde gekomen in het rapport van ArboNed. Wel blijkt uit het rapport dat de voorlopige indeling voldoet aan wettelijke eisen. Wanneer wordt besloten over te gaan tot realisatie van de plannen zullen de aanbevelingen uit het rapport met betrekking tot de inrichting in overleg met de OR worden doorgenomen en zo goed mogelijk worden verwerkt in het definitieve

inrichtingsplan. Vanzelfsprekend zal de definitieve inrichting aan alle wettelijke eisen voldoen en zal het om een werkbare oplossing gaan. Vanwege de onzekerheid over de toekomstige samenwerking/ herindeling van de gemeente is het niet gewenst om het pand van de Rabobank te kopen. Er worden voorbereidingen getroffen voor huur van het pand voor 10 jaar met een mogelijkheid dit te beperken tot 5 jaar.

Overige aspecten Parkeren De in het kader van de haalbaarheidsstudie gemaakte parkeerbalans geeft aan dat er voldoende plaatsen beschikbaar zijn. Na opening van de nieuwe winkels zijn er zorgen ontstaan over de capaciteit. Wanneer goed gekeken wordt, blijkt dat er op dit moment nog 12 parkeerplaatsen in gebruik zijn door bouwbedrijven (bouwketen). Het afgesloten parkeerterrein van de voormalige Rabobank is nog niet in gebruik (11 plaatsen); er zou sprake kunnen zijn van afname van de toestroom naar de nu nog nieuwe winkels. Al met al is de verwachting dat de parkeerdruk zal afnemen en zich zal verplaatsen. De verwachting is dat de extra parkeerdruk van het “huis van de burger” beperkt zal zijn. Voor het kinderdagverblijf gaat het om pieken in de parkeerbelasting op haal- en brengtijden van de kinderen. Voor de fysiotherapie zijn slechts enkele parkeerplaatsen gewenst. Zowel De Vleet als de bibliotheek verwachten naast parkeerplaatsen vooral ook fietsparkeerplaatsen nodig te hebben. Voor de frontoffice gaat het om enkele incidentele parkeerplaatsen evenals voor de orthopedagogie en logopedie. Bij realisatie van het MFC zal een nieuwe parkeerbalans worden gemaakt. Er zijn in de omgeving nog mogelijkheden voor het toevoegen van parkeerplaatsen. Planologische procedures Zowel het gebruik van het gemeentekantoor als de functies van het “huis van de burger” passen binnen het vigerende bestemmingsplan. Voor de realisatie van beide verbouwingen is zowel voor het “huis van de burger” als voor het gemeentekantoor een aanvraag voor een omgevingsvergunning nodig. Achterblijvende panden De meeste beoogde huurders kunnen geen gebruik blijven maken van hun huidige huisvesting. Soms in het kader van ontwikkelwensen, soms omdat huren op de huidige plek niet langer mogelijk is. Deze huurders zijn nu op zoek naar andere huisvesting en zullen bij het niet doorgaan van het “huis van de burger” uit moeten wijken naar andere oplossingen. Voor twee beoogde huurders ligt er een serieuze opgave voor toekomstig gebruik van de achterblijvende panden. Het betreft het huidige pand van Stichting de Vleet “De Veste” en het pand van de bibliotheek in Giessen. Het pand van Stichting de Vleet zou geschikt zijn als opvanghuis/ crisishuisvesting. Zowel het college als het bestuur van De Vleet zijn enthousiast over dit idee en er lijken mogelijkheden toe te zijn. Alleen in het geval verkoop echt niet lukt op korte termijn, wil de gemeente in overweging nemen om dit pand tijdelijk in eigendom te nemen. Vastgoed in eigendom is zeker geen doelstelling. In dit kader zijn dan ook geen toezeggingen gedaan aan Stichting de Vleet. Het pand van de bibliotheek in Giessen kan door de bibliotheek hoe dan ook niet gehandhaafd worden (zie ook bijlage 7). Er hebben zich partijen geïnteresseerd getoond. Onderzocht wordt of dit tot uitvoerbare afspraken kan leiden.

Financiën Om het MFC te kunnen realiseren worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

Uitgangspunten gemeente: De verhuizing van de gemeente en het realiseren van het MFC verloopt budgetneutraal binnen de gemeentelijke begroting. Dit betekent dat de huisvestingslasten niet hoger mogen uitvallen dan het gemiddelde niveau over de jaren 2013 t/m 2017 met een maximale overschrijding van € 25.000 op jaarbasis. De opstal van het gemeentehuis wordt tegen boekwaarde verkocht aan de exploiterende stichting. De grond blijft in het bezit van de gemeente. In de statuten van de stichting wordt opgenomen dat boekwinsten bij een eventuele verkoop van het MFC ten gunste van de gemeente komen. De gemeente verschaft een hypothecaire lening van naar schatting € 1,6 miljoen aan de stichting ter financiering van de overname en investeringen in het MFC. De hoogte van de lening is afhankelijk van het kapitaal dat ingebracht wordt door de verschillende huurders. Onderzocht wordt of dit d.m.v. projectfinanciering kan worden gerealiseerd om de rentekosten die ten laste van het project komen te beperken. Op dit moment wordt uitgegaan van 4% per jaar conform de gemeentelijke omslagrente. De gemeente rekent geen rente aan de exploiterende stichting voor de hypothecaire lening op de aanschaf van het MFC/gemeentehuis. De reden is dat de gemeente geen rentenadeel heeft op deze transactie. Duurzame financiële exploitatie MFC: Om zorg te dragen voor een duurzame exploitatie van de exploiterende stichting wordt gestreefd naar volledige verhuur van de beschikbare m2. Op deze wijze worden de minste financiële risico’s gelopen en kunnen de huren op zo’n laag mogelijk niveau worden gehouden. De gemeente beschikt over mondelinge toezeggingen op ondertekening van de concepthuurovereenkomsten met daarin de huurbandbreedte tussen de huurders en de exploiterende stichting. De gemeente maakt geen onderdeel uit van deze overeenkomsten. Uitzondering hierop is de gemeentelijke huurovereenkomst met het MFC. Het gemeentehuis wordt tegen de boekwaarde verkocht aan de exploiterende stichting. Hierbij wordt een bepaling opgenomen dat eventuele boekwinsten bij de toekomstige transactie rondom het pand ten gunste van de gemeente komen (en eventuele verliezen ten laste van de gemeente komen). In deze calculatie wordt géén rekening gehouden met de inzet van € 200.000 leefbaarheidssubsidie. Stichting de Vleet brengt de verkoopopbrengst van haar huidige pand in ter dekking van haar investeringen in het MFC. Deze opbrengst is geraamd op € 400.000. Omdat er geen sprake is van BTW compensatie is het voorbereidingskrediet gebaseerd op ramingen inclusief BTW. Uitgangspunten gerelateerd aan de verhuizing van de backoffice: De gemeente heeft een mondelinge intentieovereenkomst over de huursom van het huidige Rabokantoor. Deze overeenkomst hangt af van de strekking van het raadsbesluit. De specifieke kosten voor de gemeente (verbouw Rabokantoor, verhuiskosten, projectkosten, kosten tijdelijke huisvesting en inrichtingskosten) worden geraamd op € 270.000. Hiervoor wordt een krediet aangevraagd bij de gemeenteraad en dit wordt op basis van de achtergrond van de investering geactiveerd en afgeschreven. Het krediet wordt deels gedekt door de vrijval van de bestemmingsreserve afschrijving. Deze vrijval heeft betrekking op het bestemde deel van deze reserve voor het dekken van de kapitaalslasten van het gemeentehuis.

Voor een meer gedetailleerde toelichting verwijzen wij u naar de financiële bijlage.

Vervolg aanpak en planning De volgende acties zullen in gang worden gezet na een positief besluit op realisatie van het “huis van de burger” en het gemeentekantoor. Voor een gedetailleerd inzicht in het stappenplan verwijzen wij u naar bijlage 5. Bepalen van de definitieve inrichting van het gemeentekantoor (plaatsing meubels en overlegvoorzieningen) Aanvraag omgevingsvergunning gemeentekantoor indienen Afronding definitief ontwerp voor het “huis van de burger” met werkomschrijving en opties Parallel het uitwerken van een inrichtingsplan in samenspraak met alle gebruikers (waaronder de gemeenteraad) Aanbesteding “huis van de burger”(meervoudig onderhands, volgens beleid gemeente) Beheerstichting oprichten en uitwerken Ondertekening huurcontracten Gunning realisatie “huis van de burger” Afronding contractafspraken gemeentekantoor Uitvoeren werkzaamheden inzake aanpassing gemeentekantoor Definitieve afspraken maken inzake tijdelijke huisvesting Verhuizen naar gemeentekantoor en tijdelijke locatie Start realisatie “huis van de burger” Inhuizen voorjaar 2015 Risicobeheersing Voor de realisatiefase worden de volgende risico’s gesignaleerd: Uitblijvende verkoop van het pand van Stichting de Vleet; een beheersmaatregel is het proactief handelen als het gaat om het vinden van een nieuwe bestemming en eigenaar. Overwogen wordt het pand van de Vleet als gemeente tijdelijk in eigendom te nemen om de realisatie van het MFC mogelijk te maken. Hierbij moet worden gestreefd zo snel mogelijk het gebouw te vervreemden, zonder dat sprake is van boekverliezen voor de gemeente. Hoger uitvallende frictiekosten inzake de verhuizing van de backoffice; een beheersmaatregel is het opvragen van diverse offertes en het voorbereiden op uitwijkmogelijkheden naar een eenvoudigere uitvoering. Eventueel aanwezig asbest boven de plafonds; een beheersmaatregel is het rekening houden met onvoorziene uitgaven. Tegenvallende aanbesteding; een beheersmaatregel is het opnemen van opties, zodat kan worden teruggevallen op bijvoorbeeld een lager afwerkingsniveau. Tweede maatregel is het huurcontract voor het gemeentekantoor pas afsluiten na de aanbesteding. Een kans wordt gezien in het toch nog kunnen inzetten van € 200.000,-- leefbaarheidssubsidie.

Communicatie Klankbordgroep Enkele “toekomstige klanten” is gevraagd hun mening te geven over het ontwerp voor het MFC. Het betreft de directeuren van twee basisscholen uit de omgeving, een ouder gebruik makend van de kinderopvang en een vrijwilliger van De Vleet. De rode draad is dat men het “huis van de burger” ziet als een enorme aanwinst voor de gemeente Woudrichem en een prachtige kans voor de bibliotheek.

Op detailniveau zijn er waardevolle opmerkingen gemaakt ten behoeve van de uitwerking van de inrichting. Gebruikersoverleg De beoogde huurders hebben actief deelgenomen in de planvorming en zullen dat ook blijven doen wanneer tot realisatie wordt besloten. Het “huis van de burger” is voor een belangrijk deel hun toekomst en deels ook hun investering. Een aantal van hen zal een positie krijgen in de beheerstichting en daarmee een leidende rol krijgen in een eventueel vervolgproces. Definitieve afspraken daarover zijn nog niet gemaakt. De OR is regulier geïnformeerd over de eventuele (her)huisvesting van de gemeente. Dit zal in een vervolgproces ook zeker gebeuren. De gemeenteraad is tussentijds geïnformeerd en geconsulteerd over de huisvesting van de raad. Ook in de realisatiefase zal er sprake blijven van afstemming en informatievoorziening met alle betrokken partijen.

MultiFunctioneelCentrum Woudrichem Woudrichem kent een grote diversiteit aan politiek, bedrijven, instellingen en verenigingen die het maatschappelijke en culturele belang dienen. Voor al deze partijen is het met het oog op de samenleving van morgen van belang dat zij zelfredzaamheid voor de burger faciliteren. Wanneer deze partijen hiervoor vanuit hun eigen kracht en identiteit samenwerking zoeken, ontstaat synergie waardoor zij elkaar versterken. Het MFC is dé locatie waar deze ontwikkeling tot stand komt. De instellingen die de basis vormen van het MFC hebben gezamenlijk de capaciteiten om een antwoord te bieden op de dagelijkse behoefte van de burger, van jong tot oud. Hierbij wordt gedacht vanuit mentaliteitsgroepen: het publiek dat het MFC bezoekt is zeer divers en wordt gevormd door uiteenlopende vragen en behoeften. Deze mentaliteitsgroepen brengen kruisbestuiving met zich mee. Dit bevordert de leefbaarheid en draagt bij aan een aantrekkelijke woonomgeving. Op de basis in het MFC kan op flexibele wijze worden voortgebouwd, doordat de partijen mee bewegen in de veranderende samenwerking en steeds naar buiten gericht nieuwe samenwerkingsvormen (h)erkennen. Het MFC staat bekend om een actueel en aantrekkelijk aanbod voor jong en oud. Demografisch, economisch en maatschappelijk ontwikkelen zich continu nieuwe netwerken, die vanuit het MFC de burger bereiken.

Fysiotherapeut

Fysiotherapeut

Stichting Kinderopvang

Stichting Kinderopvang

De praktijk voor Fysiotherapie Woudrichem wil blijven inspelen op continu veranderende ideeën betreffende de Oefenzaal als sportruimte gebruiken, consulten fysiotherapeutische behandeling. Het streven is - waar mogelijk onder SKW-tijd, uitwisselen van kennis. evidence base zorg te bieden in de gemeente Woudrichem waarbij de hulpvraag van de cliënt centraal blijft staan.

Pre- en postnatale zwangerschapsbegeleiding, diagnostiek en behandeling kinderen, advisering ouders en medewerkers, stoornissen groei & ontwikkeling

SKW is een ontmoetingsplek voor mensen. Zij staat midden in de gemeenschap en voorziet in een maatschappelijke behoefte. Het is belangrijk dat mensen werken om de economie draaiende te houden en te stimuleren. Daarnaast is werk/studie belangrijk om jezelf te ontplooien. Kinderopvang heeft een maatschappelijke functie. SKW wil regionaal in een behoefte voorzien. Omdat die behoefte groter en divers wordt, groeit de organisatie mee in kwalitatief, kwantitatief en innovatief opzicht.

Vluchtelingenwerk

Beheerder

MFC

gebruikers/partners

Gemeente Woudrichem

Syndion

Informatievoorziening, projecten ergonomie & gezondheid.

Delen sportruimte, bestrijding overgewicht, bewegen.

Combinatiebezoeken voor informatie, rijbewijs en paspoort.

Behandelkamer, gymzaal, fysio intern, arbotechnisch, kinderfysio, diëtiste,

Literatuureducatie vanuit de doorgaande leerlijn, leesverandering, schrijversbezoeken, informatie voor ouders, themabijeenkomsten, mediumvaardigheden en mediawijsheid, bibliotheekbezoek.

Tieneropvang / BSO, opvoeding ondersteuning.


Peuterspeelzaal, BSO met tieners, kinderdagverblijf, spelen, opvoeding, samen spelen, gebruikmaken van elkaars expertise, doorstromen, zo gewoon mogelijk.

De bibliotheek draagt op een laagdrempelige manier bij aan de vorming van creatieve, zelfbewuste, sociale en zelfstandige burgers die daardoor bewust actief aan de samenleving kunnen deelnemen. SBA legt daarbij niet alleen het accent op algemene geletterdheid, maar ook op culturele en digitale geletterdheid. SBA positioneert zich in de voorhoede en opereert daar als spin in het web: zij slaat in het tijdperk van decentralisatie de brug tussen overheid en burger, verbindt particuliere en maatschappelijke belangen en faciliteert een podium voor de manifestatie van actualiteiten.

Uitwisselen van kennis, informatievoorziening, VVE (spraak/taalontwikkeling)

Sporten groepen (korting), advsiering bewegen, ergonomie, voeding ouders, kinderen

Gezamenlijk gebruik ruimte BSO, gedeelde activiteiten, uitwisselen personeel.

Cultuur- en erfgoededucatie in relatie tot scholen, mediavaardigheden en mediawijsheid, projecten laaggeletterdheid, taalcursussen, arthotheek, muziekeducatie, cultuurpodium.

Stichting De Vleet streeft naar een gemeente waar mensen zich thuis voelen en waar het voor iedereen goed samen leven is. Ze wil een krachtige, leidende rol in het maatschappelijk speelveld innemen. De Vleet streeft naar een samenleving van actieve weerbare mensen die het heft in eigen hand nemen. De opdracht is het bevorderen van maatschappelijke participatie.


BSO woensdag en zaterdag, koffieruimte.

Geboorten (dus meer commercieel)

Informatievoorziening burgers en gemeente zelf, CJG, gedeelde informatieruimte, wachtruimte, combinatiebezoeken voor informatie, rijbewijs, paspoort, natuurlijke aanloop, synergie, werkplekken, vergaderruimte, burgerparticipatie, WMO-loket/Loket Altena, gezamenlijk beheer en toezicht.

Burgerparticipatie

Het belang van de dienstverlening aan de burger en de lokale samenleving staat centraal. Bij de beleidsontwikkeling meer gebruik maken van de kennis en kunde van private en publieke partners, maatschappelijke organisaties, instellingen en groepen burgers. Benutten van de kracht van de dorpen. De gemeente gaat richting minder zelf en meer derden.

Informatie over de gemeente, loket voor vragen.


Syndion vindt dat mensen met een handicap gewoon lid moeten kunnen zijn van de samenleving. De uitgangspunten van de organisatie zijn ontleend aan de standaardregels voor gelijke kansen van de VN. Kernwaarden zijn: recht op eigen keuze, relaties met familie en vrienden, in en met de samenleving, recht op ontplooiing (vaardigheden) en recht op respect en eigenwaarde.

Gemeente Woudrichem

Syndion

Stichting De Vleet

Ergnomische adviezen, PC gebruik.

Bibliotheek

Stichting De Vleet

Bibliotheek

Diagnostiek en behandeling kinderen, advisering ouders en medewerkers, stoornissen groei & ontwikkeling, kinderfysio.

Informatie laaggeletterdheid, vrijwilligers inzetten, Informatievoorziening, CJG, gedeelde kinderactiviteiten. informatieruimte, wachtruimte

Samenwerking opvang/doorsturen van bijzondere Spraakbevordering, informatie en netwerk voor CJG, vergroten sociale samenhang. kinderen, uitwisselen van kennis. ouders, gezamenlijke activiteiten, koffieochtenden.

Psychosomatische klachtenbehandeling en advies.

Opvang van kinderen

Laaggeletterdheid projecten, sociale cohesie, informatie om mensen snel thuis te laten raken in NL, mensen samenbrengen.

Schoonmaak, beveiliging

Aanspreekpunt voor praktische zaken in het pand.

Gezamenlijk beheer in relatie tot het totale gebouw. Ontmoeting

Terughoudend, hoopt dat er nu iets gerealiseerd gaat worden. Grote meerwaarde in de samenwerking en gunstiger locatie.

Terughoudend, hoopt dat er nu iets gerealiseerd gaat worden.

Er liggen goede kansen met het oog op toekomstig (vestigings)beleid bibliotheek. Samenwerking tussen partners kan voor alle doelgroepen van de bibliotheek meerwaarde bieden.

Terughoudend, De Vleet heeft vaker geparticipeerd in dit soort projecten, maar die hebben tot op Niet de hoofdgebruiker van het MFC. Je komt er heden geen resultaat opgeleverd. Ziet grote meerwaarde in samenwerking, passend gebouw, 'toevallig'. mogelijke activiteiten in het Atrium van het zorgcomplex zijn aanvullend op het MFC.

GGD, consultatiebureau, diëtist

GGD, consultatiebureau, diëtist

UWV-loket, loket Belastingdienst, ANBO, muziekverenigingen, CJG, GGD

Muziekschool, kunst, kringloopwinkel, GGZ, gezamenlijk buiten, tuin, mantelzorg ondersteuning, zorgrestaurant.

Kwetsbare mensen, doorgaan waar inburgering stopt.

GGD, consultatiebureau, CJD infopunt.

Schoonmaak, alarm en veiligheid.

“Het is het jaar 2015. Ik leef in een samenleving die continu verandert. Ik hoor gesprekken over zelfredzaamheid, burgerparticipatie, doedemocratie en sociale cohesie. Daarin herken ik mijn manier van leven. Ik beweeg tussen gezin, baan, zorg voor mijn ouders, bestuurswerk voor de sportvereniging en musiceren bij de plaatselijke fanfare. Bedrijvigheid, betrokkenheid en ondernemerschap geven invulling aan mijn bestaan.” “Vanuit mijn werk naar het MFC, boeken ophalen bij de bieb die ik via de website hebt besteld en even mijn paspoort afhalen bij de balie van de gemeente. Ook wil ik nog even het nieuwe bestemmingsplan van mijn wijk inkijken. Oh, ik zie dat Loket Altena ook open is, ik heb nog wat vragen over deeltaxi voor mijn vader. Met alle informatie op zak door naar de buitenschoolse opvang. Mijn oudste dochter heeft bij de BSO met medewerkers van De Vleet gekookt. Wat een verrassing! Komt goed uit, want over een paar uurtjes moet ik hier weer zijn voor de vergadering van de sportvereniging. Hoop dat die vergadering niet te lang duurt, dan kan ik nog net het staartje van de raadsvergadering meepikken…”

Gezamenlijke activiteiten, koffieochtenden.

Informatie en ontvangst, combinatiebezoeken voor X informatie, rijbewijs en paspoort.

Beveiliging, beheer gebouw, schoonmaak, koffieen theevoorziening.

Vluchtelingenwerk

VluchtelingenWerk is een onafhankelijke organisatie die de belangen behartigt van vluchtelingen en asielzoekers in NL van binnenkomst tot en met de integratie. De organisatie zet zich met vele vrijwilligers in voor bescherming van asielzoekers en vluchtelingen. Dat gebeurt door het bieden van persoonlijke stuen en belangenbehartiging bij hun toelating, opvang en integratie. Belangrijk daarbij is het bieden van toegang tot de samenleving en de mogelijkheid een zelfstandig bestaan op te bouwen.

“Slecht geslapen vannacht, al die veranderingen in de zorg en die crisis. Vandaag ga ik naar het MFC, waar ik na mijn bezoek aan de fysio meteen even mijn vragen kan stellen bij Loket Altena. Ik vind het prettig dat ik in het MFC ook terecht kan voor een kopje koffie en een praatje. Ik ben blij dat ik op mijn leeftijd alleen maar de straat hoef over te steken voor wat afleiding. Mijn weekend duurt ook altijd zo lang. Het is toch ontzettend leuk om dan met andere alleenstaande senioren aan activiteiten deel te nemen? Aan deze activiteiten heb ik mijn vismaat overgehouden. Vroeger kwam ik hier alleen maar om mijn identiteitsbewijs op te halen. Nu is hier altijd wel wat te beleven!”

͚ŝŶůŽŽƉŚƵŝƐǀŽŽƌĚĞďƵƌŐĞƌ͚

ƐĂŵĞŶǀĂƫŶŐŵĂĂƌƚϮϬϭϰ

ĂŶĂůǇƐĞďĞƐƚĂĂŶĚŐĞďŽƵǁ

ŝũĚĞǀĞƌďŽƵǁǀĂŶŚĞƚŐĞŵĞĞŶƚĞŚƵŝƐŶĂĂƌŵƵůƟĨƵŶĐƟŽŶĞĞů ĐĞŶƚƌƵŵƌĞƐƉĞĐƚĞƌĞŶǁĞĚĞďĞƐƚĂĂŶĚĞĚƌĂĂŐƐƚƌƵĐƚƵƵƌ͘dŽŝůĞƚͲ ŐƌŽĞƉĞŶĞŶƚĞĐŚŶŝƐĐŚĞƌƵŝŵƚĞƐǀŽŽƌǀĞƌǁĂƌŵŝŶŐĞŶĚĞůƵĐŚƚͲ ďĞŚĂŶĚĞůŝŶŐĞŶĚĞƐĞƌǀĞƌƌƵŝŵƚĞŚĂŶĚŚĂǀĞŶǁĞŽƉĚĞŚƵŝĚŝŐĞ ůŽŬĂƟĞ͘

,ĞƚďĞƐƚĂĂŶĚĞŐĞďŽƵǁďĞƐƚĂĂƚƵŝƚϮǀĞƌƐĐŚŝůůĞŶĚĞǌŽŶĞƐ͘,ĞƚŽƵĚƐƚĞ ĚĞĞůǀĂŶŚĞƚŐĞďŽƵǁŝƐĞĞŶŽƉĞŶĞŶƌƵŝŵŽƉŐĞǌĞƚĚĞĞůƵŝƚĚĞũĂƌĞŶ ͚ϳϬ͘,ĞƚŐĞďŽƵǁŚĞĞŌĚƌĂŐĞŶĚĞǁĂŶĚĞŶĞŶŝƐĚĂĂƌŵĞĞŶŝĞƚŇĞǆŝďĞů ŝŶĚĞĞůďĂĂƌ͘ĞƌƵŝŵƚĞŶǌŝũŶŐƌŽŽƚĞĞŶĞƌŝƐĞĞŶŽǀĞƌŵĂĂƚĂĂŶǀĞƌŬĞĞƌƐͲ ƌƵŝŵƚĞ͘/ŶĚŝƚŐĞĚĞĞůƚĞǀĂŶŚĞƚŐĞďŽƵǁǌŝũŶŽƉĚŝƚŵŽŵĞŶƚĚĞƉƵͲ ďůŝĞŬƐĨƵŶĐƟĞƐĞŶĚĞďĞƐƚƵƵƌůŝũŬĞĨƵŶĐƟĞƐǀĂŶŐĞŵĞĞŶƚĞŐĞŚƵŝƐǀĞƐƚ͘ ,ĞƚŵĞĞƐƚƌĞĐĞŶƚĞĚĞĞůǀĂŶŚĞƚŐĞďŽƵǁŝƐŚĞƚŬĂŶƚŽŽƌĚĞĞůĂĂŶĚĞ ŽŽƐƚǌŝũĚĞ͘/ŶĚŝƚĚĞĞůǀĂŶŚĞƚŐĞďŽƵǁǌŝũŶŽƉĚŝƚŵŽŵĞŶƚĚĞĂŵďƚĞͲ ŶĂƌĞŶŐĞŚƵŝƐǀĞƐƚ͘,ĞƚŬĂŶƚŽŽƌĚĞĞůŚĞĞŌĞĞŶƌƵŝŵƚĞƌĞĐŽŶƐƚƌƵĐƟĞǀĞ ŽƉǌĞƚŵĞƚŬŽůŽŵŵĞŶĞŶůŝŐŐĞƌƐ͘,ŝĞƌĚŽŽƌŬƵŶŶĞŶĞƌƌƵŝŵƚĞůŝũŬĞ ĂĂŶƉĂƐƐŝŶŐĞŶǁŽƌĚĞŶŐĞĚĂĂŶ͘ƌǌŝũŶŐĞĞŶŝŶƐƚĂůůůĂƟĞƐǀŽŽƌǀĞŶƟůĂƟĞ ĂĂŶǁĞǌŝŐĞŶŐĞĞŶďƌĂŶĚƐĐŚĞŝĚŝŶŐĞŶ͘

ǀĞƌĚŝĞƉŝŶŐ

ďĞŐĂŶĞŐƌŽŶĚ ŬĞůĚĞƌ

ŽŽƌŽŶĚĞƌƐĐŚĞŝĚƚĞŵĂŬĞŶƚƵƐƐĞŶĚĞĚƌĂĂŐƐƚƌƵĐƚƵƵƌĞŶĚĞ ŝŶďŽƵǁǁŽƌĚƚĚĞƐƚƌƵĐƚƵƵƌǀĂŶŚĞƚŐĞďŽƵǁǌŝĐŚƚďĂĂƌ͘,Ğƚ ŽŶƚǁĞƌƉǀĂŶŚĞƚD&ŝƐĂĨŐĞƐƚĞŵĚŽƉĚĞƐƚƌƵĐƚƵƵƌǀĂŶŚĞƚ ďĞƐƚĂĂŶĚĞŐĞďŽƵǁ͘

ǀĞƌĚŝĞƉŝŶŐ

ďĞŐĂŶĞŐƌŽŶĚ ŬĞůĚĞƌ

ůĂǇŽƵƚ ŬĞůĚĞƌĞŶďĞŐĂŶĞŐƌŽŶĚ

ůĂǇŽƵƚ ǀĞƌĚŝĞƉŝŶŐ

ŽŶƚǁĞƌƉ ŬĞůĚĞƌĞŶďĞŐĂŶĞŐƌŽŶĚ

ŽŶƚǁĞƌƉ ǀĞƌĚŝĞƉŝŶŐ

ŽŶƚǁĞƌƉ ŬĞůĚĞƌĞŶďĞŐĂŶĞŐƌŽŶĚ

ŽŶƚǁĞƌƉ ǀĞƌĚŝĞƉŝŶŐ

ŽŶƚǁĞƌƉ ǀĞƌŐĂĚĞƌŽƉƐƚĞůůŝŶŐ

ŝŶƚĞƌŝĞƵƌ

ǀĞƌŐĂĚĞƌŽƉƐƚĞůůŝŶŐ

ŽŶƚǁĞƌƉ ďŝďůŝŽƚŚĞĞŬŽƉƐƚĞůůŝŶŐ

ŝŶƚĞƌŝĞƵƌ

ďŝďůŝŽƚŚĞĞŬŽƉƐƚĞůůŝŶŐ

ďƵŝƚĞŶƚĞƌƌĞŝŶ

ƵŝƚĞŶƐƉĞůĞŶ dƵƐƐĞŶŚĞƚŐĞďŽƵǁĞŶƉĂƌŬĞĞƌƉůĂĂƚƐůŝŐƚĞĞŶŐƌŽĞŶƐƚƌŽŽŬĚŝĞǀŽŽƌ ďƵŝƚĞŶƐƉĞůĞŶŬĂŶǁŽƌĚĞŶŝŶŐĞƌŝĐŚƚ͘,ĞƚŽƉƉĞƌǀůĂŬƚĞŝƐƚŽĞƌĞŝŬĞŶĚ ĂůƐƐƉĞĞůƉůĂĂƚƐǀŽŽƌĚĞŬŝŶĚĞƌŽƉǀĂŶŐĞŶďƵŝƚĞŶƐĐŚŽŽůƐĞŽƉǀĂŶŐ͘ ,ĞƚďĞƐĐŚŝŬďĂƌĞŽƉƉĞƌǀůĂŬŝƐĞĐŚƚĞƌŵŝŶŝŵĂĂů͘ƌǁŽƌĚƚĚŽŽƌŐĞͲ ŵĞĞŶƚĞĂĂŶŐĞŐĞǀĞŶǁĂƚĚĞŵŽŐĞůŝũŬŚĞĚĞŶǌŝũŶǀŽŽƌŐĞďƌƵŝŬǀĂŶ ƚĞƌƌĞŝŶŶĂĂƐƚĚĞďƌĂŶĚǁĞĞƌŬĂǌĞƌŶĞ͘

ĞŶĞƌŐŝĞƐĐĂŶ

ŵĂĂƚƌĞŐĞůĞŶĞŶĞƌŐŝĞďĞƐƉĂƌŝŶŐ ĞŶĞƌŐŝĞƐĐĞŶĂƌŝŽ͛Ɛ͗

ĞŶĞƌŐŝĞƐĐĂŶ ďĞƐƚĂĂŶĚ

DĂĂƚƌĞŐĞůϭ ŝƐŽůĂƟĞǀĂŶĚĞƐĐŚŝů

DĂĂƚƌĞŐĞůϮ ĚĞĐĞŶƚƌĂůĞĂĨǌƵŝŐŝŶŐ

DĂĂƚƌĞŐĞůϯ ǀĞƌůŝĐŚƟŶŐĞŶĞƌŐŝĞǌƵŝŶŝŐ

ĞƐƚĂĂŶĚĞƐŝƚƵĂƟĞ

ǆƚƌĂŐĞŝƐŽůĞĞƌĚĞƐĐŚŝůĚŵǀŶĂͲŝƐŽůĂƟĞ

ĞĐĞŶƚƌĂůĞĂĨǌƵŝŐŝŶŐĚŵǀKϮͲŐĞƌĞŐĞůĚĞǀĞŶƟůĂƚŽƌĞŶ

ĞƐƚĂĂŶĚĞǀĞƌůŝĐŚƟŶŐǀĞƌǀĂŶŐĞŶĚŽŽƌƐƉĂĂƌůĂŵƉĞŶŽĨ >ǀĞƌůŝĐŚƟŶŐ

ƐĐŚŝů ǀĞƌǁĂƌŵŝŶŐ ǁĂƌŵƚĂƉǁĂƚĞƌ ĂĨŐŝŌĞǁĂƌŵƚĞ ŽƉǁĞŬŬŝŶŐŬŽƵĚĞ ďĞǀŽĐŚƟŐŝŶŐ ǀĞŶƟůĂƟĞ ǀĞƌůŝĐŚƟŶŐ

ZĐсϭ͕ϱͬhƌĂĂŵсϯ͕Ϭ ŐĂƐŐĞƐƚŽŽŬƚsͲ,Z ĐŽŵďŝsͲ,Z ƌĂĚŝĂƚŽƌĞŶͬůƵĐŚƚǀĞƌǁ͘ ŐĞĞŶ ŐĞĞŶ ĨǌƵŝŐŝŶŐĚĞĐĞŶƚƌĂĂů ĐŽŶǀĞŶƟŽŶĞĞůϮϬtͬŵϮ


ZĐсϯ͕ϱͬhƌĂĂŵсϭ͕ϱϬ ŐĂƐŐĞƐƚŽŽŬƚsͲ,Z ĐŽŵďŝsͲ,Z ƌĂĚŝĂƚŽƌĞŶͬůƵĐŚƚǀĞƌǁ͘ ŶĂĐŚƚǀĞŶƟůĂƟĞ ŐĞĞŶ ĨǌƵŝŐŝŶŐĚĞĐĞŶƚƌĂĂů ĐŽŶǀĞŶƟŽŶĞĞůϮϬtͬŵϮ


ZĐсϭ͕ϱͬhƌĂĂŵсϯ͕Ϭ ŐĂƐŐĞƐƚŽŽŬƚsͲ,Z ĐŽŵďŝsͲ,Z ƌĂĚŝĂƚŽƌĞŶͬůƵĐŚƚǀĞƌǁ͘ ŐĞĞŶ ŐĞĞŶ ĨǌƵŝŐŝŶŐĚĞĐĞŶƚƌĂĂůKϮ ĐŽŶǀĞŶƟŽŶĞĞůϮϬtͬŵϮ


ZĐсϭ͕ϱͬhƌĂĂŵсϯ͕Ϭ ŐĂƐŐĞƐƚŽŽŬƚsͲ,Z ĐŽŵďŝsͲ,Z ƌĂĚŝĂƚŽƌĞŶͬůƵĐŚƚǀĞƌǁ͘ ŐĞĞŶ ŐĞĞŶ ĨǌƵŝŐŝŶŐĚĞĐĞŶƚƌĂĂůKϮ ĞŶĞƌŐŝĞǌƵŝŶŝŐϭϬtͬŵϮ

WͲŝŶĚŝĐĂƟĞ

Ϯ͕ϴϱ

WͲŝŶĚŝĐĂƟĞ

Ϯ͕ϱϳ

WͲŝŶĚŝĐĂƟĞ

Ϯ͕ϱϴ

WͲŝŶĚŝĐĂƟĞ

Ϯ͕ϭϵ

YHUOLFKWLQJ

YHUZ DUPLQJ

YHQWLODWRUHQ ]RPHUFRPIRUW Z DUPWDSZ DWHU

ŐĂƐǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮďǀŽ ϳ͕ϬŵϯŐĂƐ ĞůĞĐƚƌĂǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮ ϲϭ͕ϬŬtŚĞůĞĐƚƌĂ

ŐĂƐǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮďǀŽ ϰ͕ϱŵϯŐĂƐ ĞůĞĐƚƌĂǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮ ϲϭ͕ϬŬtŚĞůĞĐƚƌĂ

ŐĂƐǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮďǀŽ ϰ͕ϵŵϯŐĂƐ ĞůĞĐƚƌĂǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮ ϲϭ͕ϬŬtŚĞůĞĐƚƌĂ

ŐĂƐǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮďǀŽ ϴ͕ϮŵϯŐĂƐ ĞůĞĐƚƌĂǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮ ϯϱ͕ϱŬtŚĞůĞĐƚƌĂ

ŬŽƐƚĞŶƉĞƌŵϮͬũƌ




ϭϲ͕ϱϬ

ϭϰ͕ϵϬ

ϭϱ͕ϭϬ

ϭϮ͕ϬϬ

ĞŶĞƌŐŝĞƐĐĂŶ ůƐŽŶĚĞƌĚĞĞůǀĂŶŚĞƚŝŶƚĞŐƌĂĂůŽŶƚǁĞƌƉďĞƌĞŬĞŶĞŶǁĞŝŶĞĞŶǀƌŽĞŐƟũĚŝŐƐƚĂĚŝƵŵĞŶĞƌŐŝĞĐŽŶĐĞƉͲ ƚĞŶĚŝĞŝŶǌŝĐŚƚŐĞǀĞŶŝŶĚĞĞŶĞƌŐŝĞƉƌĞƐƚĂƟĞǀĂŶŚĞƚŐĞďŽƵǁ͕ŚĞƚĞŶĞƌŐŝĞǀĞƌďƌƵŝŬĞŶĚĞŬŽƐƚĞŶďĞͲ ƐƉĂƌŝŶŐďŝũĚĞŽŶĚĞƌǌŽĐŚƚĞŵĂĂƚƌĞŐĞůĞŶ͘KƉďĂƐŝƐĚĂĂƌǀĂŶŬĂŶǁŽƌĚĞŶďĞƉĂĂůĚŝŶǁĞůŬĞŵĂĂƚƌĞͲ ŐĞůĞŶƌĞŶĚĂďĞůŬĂŶǁŽƌĚĞŶŐĞŝŶǀĞƐƚĞĞƌĚ͘

YHUZDUPLQJ

(+3

0-

ZDUPWDSZDWHU

(:3

0-

NRHOLQJ

(&3

0-

]RPHUFRPIRUW

(6&3

0-

EHYRFKWLJLQJ

(KXP3

0-

YHQWLODWRUHQ

(93

0-

YHUOLFKWLQJ

(/3

0-

dŽĞůŝĐŚƟŶŐ͗

YHUOLFKWLQJ

YHUZ DUPLQJ

JHs[SRUWHHUGHZDUPWHNRXGH

(3H[S7

0-

JHs[SRUWHHUGHHOHNWULFLWHLW

(3H[SHO

0-

RSHLJHQSHUFHHORSJHZHOHNWULQVWDOODWLHV

(3SU(3XVHO

0-

RSHLJHQSHUFHHORSJHZHOHNWUKXLVKRXGHOLMN

(3SUQ(3XVHO

0-

2SSHUYODNWHQ WRWDOHJHEUXLNVRSSHUYODNWH

$JWRW

Pð

WRWDOHYHUOLHVRSSHUYODNWH

$OV

Pð

Z DUPWDSZ DWHU YHQWLODWRUHQ ]RPHUFRPIRUW

D&tŽƵĚƌŝĐŚĞŵǁŽƌĚƚŐĞƌĞĂůŝƐĞĞƌĚŝŶĞĞŶďĞƐƚĂĂŶĚ ŐĞďŽƵǁ͘ƌǁŽƌĚĞŶŐĞĞŶĞŝƐĞŶŐĞƐƚĞůĚĂĂŶĚĞĞŶĞƌŐŝĞͲ ƉƌĞƐƚĂƟĞǀĂŶŚĞƚŐĞďŽƵǁǀŽŽƌŚĞƚǀĞƌŬƌŝũŐĞŶǀĂŶĞĞŶ ŽŵŐĞǀŝŶŐƐǀĞƌŐƵŶŶŝŶŐ͘ ĞĞŶĞƌŐŝĞƐĐĂŶŐĞĞŌŝŶǌŝĐŚƚŝŶŚĞƚĞŶĞƌŐŝĞǀĞƌďƌƵŝŬǀĂŶ ŚĞƚďĞƐƚĂĂŵĚĞŐĞďŽƵǁƉĞƌŽŶĚĞƌĚĞĞů͘sĞƌůŝĐŚƟŶŐĞŶ ǀĞƌǁĂƌŵŝŶŐŚĞďďĞŶĞĞŶŐƌŽŽƚĂĂŶĚĞĞůŝŶŚĞƚĞŶĞƌŐŝĞͲ ǀĞƌďƌƵŝŬ͘ /ŶƐĂŵĞŶŚĂŶŐŵĞƚŚĞƚŝŶƐƚĂůůĂƟĞĂĚǀŝĞƐŬĂŶďĞƉĂĂůĚ ǁŽƌĚĞŶŽƉǁĞůŬĞŽŶĚĞƌĚĞůĞŶďĞƐƉĂƌŝŶŐĞŶŵŽŐĞůŝũŬ ǌŝũŶ͘

ŶĞƌŐŝĞƐĐĂŶŶŝĞƵǁ ŵĂĂƚƌĞŐĞůĞŶϮнϯ ĞƐƚĂĂŶĚĞǀĞƌůŝĐŚƟŶŐǀĞƌǀĂŶŐĞŶĚŽŽƌƐƉĂĂƌůĂŵƉĞŶŽĨ >ǀĞƌůŝĐŚƟŶŐͬĚĞĐĞŶƚƌĂůĞĂĨǌƵŝŐŝŶŐKϮŐĞƐƚƵƵƌĚͬ ƐĐŚŝůŽŶŐĞǁŝũǌŝŐĚ ƐĐŚŝů ǀĞƌǁĂƌŵŝŶŐ ǁĂƌŵƚĂƉǁĂƚĞƌ ĂĨŐŝŌĞǁĂƌŵƚĞ ŽƉǁĞŬŬŝŶŐŬŽƵĚĞ ďĞǀŽĐŚƟŐŝŶŐ ǀĞŶƟůĂƟĞ ǀĞƌůŝĐŚƟŶŐ

ZĐсϭ͕ϱͬhƌĂĂŵсϯ͕Ϭ ŐĂƐŐĞƐƚŽŽŬƚsͲ,Z ĐŽŵďŝsͲ,Z ƌĂĚŝĂƚŽƌĞŶͬůƵĐŚƚǀĞƌǁ͘ ŐĞĞŶ ŐĞĞŶ ĨǌƵŝŐŝŶŐĚĞĐĞŶƚƌĂĂůKϮ ĞŶĞƌŐŝĞǌƵŝŶŝŐϭϬtͬŵϮ

WͲŝŶĚŝĐĂƟĞ

ϭ͕ϵϮ

(QHUJLHJHEUXLN HOHNWULFLWHLWVJHEUXLN

((3GHOHO

H[WHUQHZDUPWHHQRINRXGHOHYHULQJ

((3GHOGK

*-

HQHUJLHJHEUXLNRYHULJHQHUJLHGUDJHUV

((3GHODHT

PñDHT

VSHFLILHNHHOHNWULFLWHLWVJHEUXLN

H (3GHOHO

N:KPð

VSHFLILHNHH[WHUQHZDUPWHHQRINRXGHOHYHULQJ

H (3GHOGK

*-Pð

VSHFLILHNHHQHUJLHJHEUXLNRYHULJHQHUJLHGU

D (3GHODHT

PñDHTPð

N:K

(OHNWULFLWHLWVSURGXFWLH 2SHLJHQSHUFHHORSJHZHNWHHOHNWULFLWHLW

(3SUXVHO

N:K

&2HPLVVLH &2HPLVVLH

P FR

NJ

(QHUJLHSUHVWDWLH VSHFLILHNHHQHUJLHSUHVWDWLH

(3

0-Pð

NDUDNWHULVWLHNHQHUJLHJHEUXLN

(3WRW

0-

WRHODDWEDDUNDUDNWHULVWLHNHQHUJLHJHEUXLN

(3DGPWRWQE

0-

HQHUJLHSUHVWDWLHFRsIILFLsQW

(3&

HQHUJLHSUHVWDWLHFRsIILFLsQW

(3&

ŐĂƐǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮďǀŽ ϴ͕ϮŵϯŐĂƐ ĞůĞĐƚƌĂǀĞƌďƌƵŝŬͬũƌƉĞƌŵϮ ϯϱ͕ϱŬtŚĞůĞĐƚƌĂ ƐĐŽƌĞ

ďŽƵǁďĞƐůƵŝƚ

ďŝďůŝŽƚŚĞĞŬ

ŝŵƉƌĞƐƐŝĞƐ





Voorlopig ontwerp indeling gemeentekantoor met voorlopige inrichting (11-2-2014) Begane grond (basis voor arbotoets)

0

Voorlopig ontwerp indeling gemeentekantoor met voorlopige inrichting (11-2-2014) Eerste verdieping (basis voor arbotoets)

1

Voorlopig ontwerp indeling gemeentekantoor met voorlopige inrichting (11-2-2014) Tweede verdieping (basis voor arbotoets)

2

FINANCIËLE BIJLAGE VOORSTEL MFC Inleiding De gemeenteraad heeft het college de opdracht gegeven om de haalbaarheid van het realiseren van een MFC in het huidige gemeentehuis te onderzoeken. Kort samengevat heeft de raad het college de volgende kaders meegegeven: Het uitgangspunt van de creatie van het MFC is dat dit budgetneutraal plaatsvindt vanuit het perspectief van de gemeentelijke meerjarenbegroting 2013-2016. Onder budgetneutraal wordt een bandbreedte verstaan van € 25.000 positief en € 25.000 negatief. Daarnaast is als doelstelling geformuleerd dat maatschappelijke partijen een maatschappelijk tarief betalen en dat commerciële partijen marktconforme tarieven betalen. De potentiële gebruikers van het MFC moeten aantoonbaar financieel stabiel zijn. Inmiddels hebben wij de financiële bandbreedtes van het project en de kansen en risico’s per huurder in beeld. De onderstaande partijen hebben de intentie uitgesproken deel te nemen in het MFC. Zij hebben ingestemd een concept huurovereenkomst te ondertekenen. De ontbindende voorwaarde betreft eventuele negatieve besluitvorming door de gemeenteraad. Stichting Kinderopvang Woudrichem met een garantie van Trema Kinderopvang Fysiotherapie Woudrichem Stichting de Vleet Stichting Bibliotheek Altena Yvonne Jacobs Orthopedagoog Logopediepraktijk Alberts en van der Tol NB: Stichting Vluchtelingenwerk Land van Altena is in bovenstaande opstelling niet meegenomen, aangezien zij een onderhuurder is van de gemeente Woudrichem. Om de financiële haalbaarheid te onderzoeken is een uitgewerkt voorlopig ontwerp (VO+) opgesteld door Timmer Architecten. Dit VO+ is in samenspraak met bovengenoemde gebruikers opgesteld. Het VO+ is financieel doorgerekend. Deze berekening gaat uit van het feit dat de gemeente de verbouwing van het gemeentehuis naar het MFC in eigen beheer uitvoert, waarna het doorverkocht wordt aan de stichting die het MFC gaat exploiteren. Dit wordt verder toegelicht in onder de uitgangspunten. Uitgangspunten Vooralsnog is niet uitgegaan van het verkrijgen van de mogelijke leefbaarheidssubsidie van €200.000 vanuit de provincie Noord-Brabant. Deze subsidie wordt beschouwd als een kans voor de realisatie van het MFC. Stichting de Vleet financiert haar investeringen t.b.v. het MFC door de verkoop van haar pand. Om deze reden zijn deze investeringen niet meegerekend in deze financiële vertalen. Het pand van de Vleet is vooralsnog niet verkocht. Er is sprake van interesse in het pand. Vanuit de gemeente bestaan geen toezeggingen dat zij het pand van de Vleet overneemt. Stichting Bibliotheek Altena overweegt de verkoopopbrengst van haar locatie in Giessen deels te investeren in haar huisvesting binnen het MFC. In deze financiële bijlage is hier nog geen rekening mee gehouden. Er is sprake van serieuze belangstelling in de huidige locatie in Giessen. De grond onder dit pand is in eigendom van de gemeente Woudrichem.

De gemeente Woudrichem maakt waarschijnlijk een boekwinst op de verkoop van de grond onder de locatie van Stichting Bibliotheek Altena. De te realiseren boekwinst wordt geschat op € 125.000. Indien deze verkoop rond komt wil het college voorstellen deze opbrengsten ten gunste te brengen van de gemeentelijke investeringen in het MFC. Dit zorgt voor een structureel lagere huurlast voor de gemeente Woudrichem in het MFC. Ter dekking van de afschrijvingslasten van het gemeentehuis valt in de huidige begroting jaarlijks een bedrag vrij. Na de verkoop van het gemeentehuis is dit niet langer noodzakelijk en kan een deel van de amortisatiereserve vrijvallen ten gunste van de algemene reserve. Hiervoor is vanzelfsprekend een raadsbesluit noodzakelijk. Het bedrag wat kan vrijvallen uit de amortisatiereserve bedraagt ultimo 2013 € 135.707. Wij stellen voor dit voor gemeentelijke huisvesting geoormerkte bedrag als krediet beschikbaar te stellen ter dekking van de verhuis- en verbouwlasten in het Rabobank gebouw. Verhuur is een BTW vrijgestelde activiteit. Dit betekent dat er geen BTW gerekend wordt over de verhuur, maar het gevolg hiervan is dat de lasten gerelateerd aan deze verhuur niet BTW compensabel zijn. Dit levert 21% aan extra BTW lasten op. Voor de gemeente zijn er mogelijkheden de BTW deels te compenseren via het BCF. Deze mogelijkheden worden na vaststelling van het definitief ontwerp door een fiscalist in kaart gebracht. Om deze reden zijn alle genoemde bedragen inclusief BTW. Bepaling waarde gemeentehuis Het gemeentehuis is getaxeerd op een verkoopwaarde van € 2.350.000. Over deze taxatie bestaat momenteel een meningsverschil met de taxateur. De ingeschatte werkelijke verkoopwaarde bedraagt ongeveer € 1.500.000 wat gelijkstaat aan de executiewaarde. Indien het gemeentehuis voor dit bedrag verkocht wordt aan de stichting die het MFC gaat exploiteren is het niet mogelijk maatschappelijke tarieven in rekening te gaan brengen voor de huurders. Om deze reden is gekozen de boekwaarde ultimo 2013 als uitgangspunt te nemen zijnde € 657.968. Omdat de waarde van de grond onder het gemeentehuis een aanzienlijke waarde vertegenwoordigd is deze uit de transactie gehaald. De boekhoudkundige waarde van de grond bedraagt ultimo 2013 € 262.500. De netto boekwaarde van de opstal van het gemeentehuis bedraagt ultimo 2013 derhalve € 395.468. Aangezien de exploiterende stichting een DAEB (Dienst van Algemeen Economisch Belang) wordt is het de gemeente toegestaan het pand tegen boekwaarde te verkopen. Absolute eis hiervoor is dat de huurders van het pand passen binnen de kaders van een DAEB instelling. Dit is bij alle beoogde huurders van toepassing. Indien u akkoord met het verkopen tegen boekwaarde ziet de gemeente af van het realiseren van een mogelijke boekwinst van rond € 800.000. Hierbij moet aangetekend worden dat het onzeker is of er partijen zijn die interesse hebben in het gemeentehuis in zijn huidige vorm tegen een commerciële prijs. Wanneer de gemeente kiest voor het verkopen tegen een hogere waarde aan de exploiterende stichting zullen de te hanteren huurprijzen naar rato meestijgen. Dit is een afweging die gemaakt is in relatie tot de mogelijkheden van de beoogde maatschappelijke huurders. Financiering In de huidige plannen verstrekt de gemeente een lening aan het MFC tegen 4%. De gemeente zal deze financiering hoogst waarschijnlijk moeten aantrekken bij de BNG. De verwachting is dat de rentekosten hiervan rond de 3,5% zullen bedragen. Hierdoor maakt de gemeente een winst op deze transactie. Het is de vraag in hoeverre dit wenselijk is op dit project gezien de maatschappelijke doelstelling. Wanneer de rentekosten o.b.v. kostprijs worden doorbelast levert dit het MFC een structureel jaarlijks voordeel op van ongeveer € 5.000 op. Vooralsnog hebben wij vooruitlopende op het besluit van de gemeenteraad gerekend met een hypotheek tegen 4% voor de duur voor 20 jaar.

De rentelasten berekenen wij over het bedrag die de exploiterende stichting leent t.b.v. de financiering van de overdrachtsbelasting en de investeringen in het MFC. Wij stellen voor om over het deel van de lening die betrekking heeft op pand geen rente in rekening te brengen. In feite heeft de gemeente bij deze transactie geen uitgaande kasstroom en dus geen rentelasten. De gemeente verkoopt het pand aan de stichting. De gemeente verstrekt een lening over dit bedrag en ontvangt dit feitelijk direct terug van de stichting, waardoor per saldo geen euro is verstrekt door de gemeente. Opbouw huurprijs Om te komen tot huurprijzen voor de verschillende gebruikers spelen de volgende elementen een rol: Benodigde investeringen voor algemeen gebruik Benodigde investeringen in installaties per gebruiker Benodigde investeringen t.b.v. de verbouwing per gebruiker Verwachte exploitatielasten (onderhoud, nutsvoorzieningen, belastingen e.d.) Rentelasten Het uitgangspunt is dat investeringen die ten behoeve van het algemene gebruik plaatsvinden op basis van m2 gebruik worden toegerekend aan de verschillende gebruikers. Dit betreffen de posten: Benodigde investeringen voor algemeen gebruik Verwachte exploitatielasten (onderhoud, nutsvoorzieningen, belastingen e.d.) Rentelasten De onderstaande posten worden direct verrekend in de huurprijs van de gebruikers, aangezien deze investeringen specifiek voor hen plaatsvinden: Benodigde investeringen in installaties per gebruiker Benodigde investeringen t.b.v. de verbouwing per gebruiker Wij gaan bij het bepalen van de huurprijs uit van een minimale huurtermijn van 10 jaar voor de gebruikers. Gebruiker Gemeente Woudrichem Stichting Kinderopvang Woudrichem Stichting de Vleet Fysiotherapie Woudrichem Stichting Bibliotheken Altena Orthopedagoog Yvonne Jacobs Logopediepraktijk Alberts en van der Tol

Directe m2 verdeling 553 501 422 248 145 65 26

% verdeling 28,66% 25,42% 21,39% 12,59% 7,34% 3,30% 1,30%

De verkeersruimtes zijn verdeeld op basis van verwacht gebruik en niet meegenomen in bovengenoemde m2 verdeling. Benodigde totale financiering De in totaal te verstrekken lening door de gemeente is afhankelijk van de inbreng van eigen kapitaal door de beoogde huurders. Op dit moment zijn er 3 partijen die mogelijk investeringen zelfstandig zullen financieren. Het totaal van mogelijk ingebracht kapitaal bedraagt maximaal € 600.000. Dit zorgt voor een bandbreedte van de lening van € 1,5 miljoen tot € 2,1 miljoen. Op dit moment ligt de verwachting op rond de € 1,5 miljoen. De gemeente heeft beperkte invloed op de realisatie van deze bandbreedte, maar loopt hierin beperkte risico’s. De verwachte lening is als volgt opgebouwd:

Gebruiker Aanschafwaarde gemeentehuis Kosten koper Verwachte netto investering o.b.v. huidige financieringstoezeggingen

Onder € 395.468 € 39.547 € 1.100.000

Totaal te verstrekken lening

€ 1.535.015

Benodigde investeringen per gebruiker Voor de verbouw van het MFC zijn wij uitgegaan van een sobere aanpassing van de installaties. De huidige investeringen zijn wel afdoende om te zorgdragen dat de installaties van voldoende niveau zijn. Gebruiker Gemeente Woudrichem Stichting de Vleet Stichting Kinderopvang Woudrichem Fysiotherapie Woudrichem Stichting Bibliotheken Altena Orthopedagoog Yvonne Jacobs Logopediepraktijk Alberts en van der Tol

Beoogde investering € 273.787 € 252.861 € 352.255 € 161.016 € 88.264 € 30.628 € 13.874

Algemene investeringen

€ 300.000

De algemene investeringen betreffen de voorbereidingen onderzoekskosten. Daarnaast zitten hier de projectmanagement, architect en bijkomende kosten in. Verwachte exploitatielasten (onderhoud, nutsvoorzieningen, belastingen e.d.) Wij ramen de jaarlijkse exploitatielasten op een bedrag van € 86.029 in zowel variant A als B. Deze bedragen zijn gebaseerd op het huidige gebruik van het gemeentehuis. Rentelasten De rentelasten liggen o.b.v. het VO+ in de periode 2014 tot en met 2017 jaarlijks op ongeveer € 40.000. Hierbij is uitgegaan van een percentage van 4%. Bandbreedtes huur In het concept van het MFC wordt gewerkt met huren inclusief overige huisvestingslasten. Dit past bij het idee om het gebouw gezamenlijk te exploiteren en ruimtes uit te wisselen. Door de huisvestingslasten te verwerken in de huur wordt voorkomen dat er een noodzaak ontstaat tot het doorvoeren van interne doorbelastingen tussen huurders onderling. Hoewel dit niet volledig kan worden uitgesloten wordt dit door het hanteren van deze systematiek tot een minimum verwerkt. In de onderstaande tabel zijn de bandbreedtes voor de commerciële en maatschappelijke huurtarieven verwerken. De commerciële huurtarieven zijn marktconform en bijvoorbeeld in overeenstemming met de huurbedragen die gaan worden gehanteerd in de te realiseren Brede School te Giessen:

Tariefsoort Commercieel Maatschappelijk

Onderkant bandbreedte € per/m2 100 85

Bovenkant bandbreedte € per/m2 125 110

De hoogte van de individuele huren kan positief beïnvloed worden door het inbrengen van eigen vermogen. Eigen inbreng van vermogen leidt er toe dat de component kapitaalslasten in de huur navenant daalt wat zorgt voor een lagere huur. Een hoge inbreng van vermogen kan er dus toe leiden dat de eindelijke huursom lager uitkomt dan de onderkant van de bovengenoemde bandbreedte. Aankoop/doorverkoop/huur Rabobankgebouw De gemeente heeft als uitgangspunt maximaal 10 jaar van dit gebouw gebruik te maken. Hierbij is de gemeente in onderhandeling om onder voorwaarden al na 5 jaar het pand te kunnen verlaten. Om hierin zo flexibel mogelijk te zijn geniet het de voorkeur te werken met een huurconstructie. Wanneer sprake is van een voornemen van een langdurige huisvestingsbehoefte biedt een koopconstructie meer financiële kansen voor de gemeente, dan een huurconstructie. Aangezien nog geen sprake is van definitieve besluitvorming door de gemeenteraad is nog geen sprake van een definitieve huurovereenkomst. Onze gesprekken met de potentiële verhuurder en de huidige eigenaar van het pand zijn wel in een vergevorderd stadium. De gemeente heeft zich nog nergens aan gecommitteerd. Investeringen in het Rabobank gebouw Omschrijving ICT ICT tijdelijke huisvesting frontoffice Aan te schaffen losse en vaste inventaris Verbouwkosten Leges Frictiekosten Opslag onvoorzien 5% Totaal

Maximale investeringskosten 41.256 3.162

Minimale investeringskosten 41.256 3.162

66.078

25.325

81.496 6.717 41.955

2.513 6.716 21.110

9.935

3.948

208.643

82.921

De achtergrond van bovengenoemde investeringen zijn benoemd in het raadsvoorstel. Binnen de ammortisatiereserve is ultimo 2013 € 135.707 geoormerkt voor de gemeentelijke huisvesting. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld wordt dit deel van de ammortisatiereserve beschikbaar te stellen voor de verhuiskosten gerelateerd aan de verhuizing van de backoffice.

Geraamde meerjarige kosten t.l.v. de gemeentelijke begroting: Geraamde gemeentelijke kosten na realisatie MFC en verhuizing backoffice

2015

2016

2017

2018

Deelname MFA Huur backoffice Huisvestingslasten backoffice Kapitaalslasten backoffice Kapitaalslasten grond onder MFA Rentebaten* Baten onderverhuur Vluchtelingenwerk

56.000 65.000 44.300

55.500 65.000 44.300

55.000 65.000 44.300

54.500 65.000 44.300

10.210

9.190

8.169

7.147

10.500

10.500

10.500

10.500

0 (8.500)

0 (8.500)

0 (8.500)

0 (8.500)

Totaal

177.510

175.990

174.469

172.947

NB: De rentebaten voor de gemeente zijn voorzichtigheidshalve op 0% gezet. In de calculaties wordt uitgegaan van 4%. Voorzichtigheidshalve zijn de rentekosten ook op 4%. Per saldo is dan sprake van geen marge en dus een rentebaat van 0%. Er bestaan kansen om de lening goedkoper aan te trekken dan 0%, maar het is de vraag in hoeverre het wenselijk is in relatie tot dit project winst te maken op de financiering. Deze keuze zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Huidige gemeentelijke kosten

2015

2016

2017

2018

Kapitaalslasten Dotatie voorziening onderhoud gemeentehuis Huisvestingskosten

56.524 22.941

56.524 22.941

56.133 22.941

56.133 22.941

85.630

85.630

85.630

85.630

Totaal

165.490

165.490

164.704

164.704

Om te toetsen of het project binnen de gestelde bandbreedte van € 25.000 kan worden gerealiseerd is onderstaand overzicht opgesteld: Vergelijking

2015

2016

2017

2018

Geraamde gemeentelijke kosten na realisatie MFC en verhuizing backoffice Huidige gemeentelijke kosten

177.510

175.990

174.469

172.947

165.490

165.490

164.704

164.704

Totaal meerkosten

12.020

10.500

9.765

8.243

De bandbreedte van € 25.000 per jaar in de meerjaren begroting van 4 jaar wordt niet overschreden. Vanaf 2019 zal de overschrijding wel hoger zijn, doordat onderdelen van het gemeentehuis dan afgeschreven raken. Over een periode van 10 jaar is sprake van € 235.000 meerkosten in na een eventuele realisatie van het MFC en de verhuizing van de backoffice. Over een periode van 10 jaar is sprake van een gemiddelde overschrijding van € 23.500 per jaar. Daarnaast is het aannemelijk dat in de huidige huisvesting binnen afzienbare tijd ook investeringen noodzakelijk zijn. Deze investeringen leiden tevens tot meerkosten t.o.v. de huidige meerjarenbegroting. Financiële kansen en risico’s Kansen Voor het MFC bestaat de reële mogelijkheid dat een leefbaarheidssubsidie van € 200.000 wordt ontvangen. Dit is niet meegenomen in de bovengenomen calculaties Eventuele aanbestedingsvoordelen kunnen een positieve invloed hebben op de huurbedragen en kapitaalslasten verhuizing backoffice Er wordt uitgegaan van kostprijsdekkende financiering tegen 4%. Als de gemeente de financiering goedkoper dan 4% kan aantrekken zitten hier financiële voordelen in voor de gemeente. Wanneer gekozen wordt bovengenoemde goedkopere financiering ten gunste van het MFC te laten vallen zal dit leiden tot lagere huurbedragen voor alle gebruikers inclusief de gemeente. Risico’s Om het project binnen de financiële kaders te realiseren is het noodzakelijk dat er voldoende capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie voorhanden om dit project te managen. Eventuele aanbestedingsnadelen kunnen een negatieve invloed hebben op de huurbedragen MFC en kapitaalslasten verhuizing backoffice Percentage onvoorzien is op 5% gesteld. Tegenvallers in de frictiekosten kunnen leiden tot hogere lasten dan opgenomen in de opzet. Om deze reden wordt gewerkt met bandbreedtes in de huurbedragen. Wanneer potentiële huurders er voor kiezen eerdere voorlopige toezeggingen voor het inbrengen van kapitaal niet nakomen, zal dit nadelig effect hebben op de rentekosten van het project. Dit leidt tot hogere huurbedragen. Ook om deze reden wordt gewerkt met bandbreedtes in de huurbedragen. Asbest tegenvallers zijn niet voorzien in de begroting. Indien hier wel sprake van is zal additionele dekking gevonden moeten worden.

Vertraging in de realisatie van het MFC of de verhuizing van de backoffice zal leiden tot hogere plankosten en dus financiële tegenvallers De intentie overeenkomsten bevatten ontbindende voorwaarden, waardoor er beperkte risico’s bestaan dat huurders afhaken gedurende de realisatie van het MFC Wanneer de gemeenteraad besluit de raadszaal niet beschikbaar te stellen voor de bibliotheek zal dit leiden tot een structureel nadeel van ongeveer € 15.000 per jaar ten laste van de gemeente. Daarnaast bestaat het risico dat de bibliotheek zich terugtrekt uit het MFC wat leidt tot een tegenvaller voor het MFC. De afschrijvingstermijnen die vanuit de exploitatieberekening gehanteerd worden zijn langer, dan de initiële huurtermijnen van de beoogde huurders. Hierdoor loopt het MFC het risico dat kapitaalslasten bij het beëindigen van huurcontracten niet zijn gedekt. Per huurder wordt bekeken of hiervoor een risico opslag op de huursom noodzakelijk is om dit risico deels af te dekken. Deze risico opslag dient ter dekking van de periode van leegstand totdat een nieuwe huurder gevonden is. Dit is het belangrijkste bedrijfsvoeringrisico van het MFC.

Id 1

2

Taaknaam Ontwerpfase

Duur 42 dagen

Ontwerp MFC

Begindatum vr 7-3-14

Einddatum ma 5-5-14

42 dagen

vr 7-3-14

ma 5-5-14

5 dagen

ma 10-3-14

vr 14-3-14

1 dag

ma 17-3-14

ma 17-3-14

6 dagen

vr 7-3-14

vr 14-3-14

1 dag

di 18-3-14

di 18-3-14 vr 2-5-14

3

verfijnen ruimtegebruik MFC na gesprekken gebruikers

4

vaststellen VO+ MFC

5

concept intentie huurovereenkomsten met bandbreedtes

6

ondertekenen intentie huurovereenkomsten MFC

7

verfijnen VO+ tot DO MFC (bouwkundig en aanbestedingsgereed)

20 dagen

ma 7-4-14

8

opstellen DO Inrichtingsplan MFC

20 dagen

ma 7-4-14

vr 2-5-14

9

vaststellen DO MFC door SG

1 dag

ma 5-5-14

ma 5-5-14

40 dagen

ma 10-3-14

vr 2-5-14

1 dag

ma 10-3-14

ma 10-3-14

20 dagen

ma 7-4-14

vr 2-5-14

234 dagen

do 22-5-14

di 14-4-15

229 dagen

do 22-5-14

di 7-4-15

40 dagen

do 22-5-14

wo 16-7-14

er 21-10

25-11

januari 30-12

3-2

april 10-3 14-4

19-5

juli 23-6

28-7

1-9

oktober 6-10

10-11

10 11

Ontwerp Backoffice Rabo

12

vaststellen DO backoffice Rabo door SG

13

uitwerking definitieve inrichting gemeentekantoor

14 15 16

Realisatiefase Realisatie MFC

17

omgevingsvergunning

18

gemeentehuis leeg

19

aanbesteding aannnemer asbest en verbouwing obv DO

20

gunning

21

1 dag

ma 20-10-14

ma 20-10-14

20 dagen

do 22-5-14

wo 18-6-14

1 dag

do 19-6-14

do 19-6-14

voorbereiding aannemer

10 dagen

vr 20-6-14

do 3-7-14

22

destructief asbest onderzoek

10 dagen

di 21-10-14

ma 3-11-14

23

asbest sanering

0 dagen

ma 3-11-14

ma 3-11-14

24

start bouwactiviteiten MFC

100 dagen

di 4-11-14

ma 23-3-15

25

oplevering MFC

1 dag

di 24-3-15

di 24-3-15

26

inhuizen gebruikers MFC

10 dagen

wo 25-3-15

di 7-4-15

Realisatie gemeentekantoor

3-11

27 28

234 dagen

do 22-5-14

di 14-4-15

29

omgevingsvergunning regulier

40 dagen

do 22-5-14

wo 16-7-14

30

aanbesteding verbouw gemeentekantoor

20 dagen

do 17-7-14

wo 13-8-14

31

gunning aannemer gemeentekantoor

1 dag

do 14-8-14

do 14-8-14

32

voorbereiding aannemer

5 dagen

vr 15-8-14

do 21-8-14

33

start realisatie

30 dagen

vr 22-8-14

do 2-10-14

34

oplevering gemeentekantoor

1 dag

vr 3-10-14

vr 3-10-14

35

inhuizen backoffice incl tijdelijk frontoffice

10 dagen

ma 6-10-14

vr 17-10-14

36

Frontoffice naar MFC

5 dagen

wo 8-4-15

di 14-4-15

37 38

47 dagen

di 18-3-14

wo 21-5-14

39

bestuurlijke besluitvorming College vaststellen VO plus MFC

1 dag

di 18-3-14

di 18-3-14

40

College vaststellen DO MFC en start aanbesteding

1 dag

di 13-5-14

di 13-5-14

41

besluit gemeenteraad op start aanbesteding

1 dag

wo 21-5-14

wo 21-5-14

42 43

20 dagen

ma 7-4-14

vr 2-5-14

44

Beheerorganisatie gebruikersoverleg toekomstig beheerders

20 dagen

ma 7-4-14

vr 2-5-14

45

juridisch advies over samenwerkingsvormen

20 dagen

ma 7-4-14

vr 2-5-14

46

definitieve huurovereenkomsten getekend

20 dagen

ma 7-4-14

vr 2-5-14

Project: 140310-as-planning MFC Datum: ma 10-3-14

Taak

Voortgang

Samenvatting

Externe taken

Splitsing

Mijlpaal

Projectsamenvatting

Externe mijlpaal Pagina 1

Deadline

januari 15-12 19-1

23-2

april 30-3

4-5

Ergonomische en arbotechnische toetsing Gemeente Woudrichem KC-047160 Monique Vermeulen Consultant ergonomie [email protected] 06-51615522 Ad van Zundert Consultant veiligheid [email protected] 06-46015528 Paraaf:

E-mail secretariaat [email protected] 073-6456363

11-02-2014

Ergonomische en arbotechnische toetsing Gemeente Woudrichem KC-047160

Pagina 2/11

Inhoudsopgave 1

Projectaanpak

4

2

Resultaten 2.1 Algemene conclusies 2.2 Conclusie per ingetekende ruimte voormalig Rabobankgebouw

5 5 7

3

Wettelijk kader


10

Pagina 3/11

1 Projectaanpak De gemeente Woudrichem heeft ArboNed gevraagd om het definitieve ontwerp van het kantoorconcept van de voormailige Rabobank arbo-technisch en ergonomisch te toetsen op: • omgevingsfactoren (licht en klimaatbeheersing); • veiligheid, mede in relatie tot BHV en nood- en vluchtwegen; • beoordeling van de werkplekken waar naast beeldschermwerkzaamheden ook andere, meer specifieke, werkzaamheden worden uitgevoerd, zoals CAD werkzaamheden. De toetsing zal plaatsvinden door een veiligheidskundige en een ergonoom van ArboNed aan de hand van “deskresearch”. De veiligheidskundige zal zich met name richten op de omgevingsfactoren en de ergonoom op de overige factoren. Hierbij is gebruik gemaakt van de volgende stukken, aangeleverd door de gemeente Woudrichem: • Technische omschrijving van de elektrische installaties. • Tekeningen van de installaties waarin gegevens staan over ventilatiecapaciteiten en de inplanning van de inblaas- en uitblaasopeningen; • Plattegronden waarop vluchtwegen en nooduitgangen, beschikbare blusmiddelen, plaatsing handbrandmelders en andere voorzieningen staan aangeduid. • Tekeningen van architect ter verduidelijking van de maatvoeringen van werkruimten en looppaden. • Het ontwerp van de kantoorinrichting (ingerichte werkplekken), aangeleverd door de gemeente Woudrichem vormt de basis voor de in de tabel weergegeven beoordeling. (Schaal 1:100)


Pagina 4/11

2 Resultaten 2.1 Algemene conclusies In algemene zin kunnen de volgende conclusie worden getrokken. • Geconstateerd is, dat de verkeersruimte achter de verschillende bureau’s maximaal 90 cm bedraagt. Dit voldoet weliswaar aan de NEN-EN 1824, maar de krappe verkeersruimte kan in praktijk tot complicaties leiden, mogelijk tijdens een BHV-incident. • Verder is geconstateerd, dat het aantal m2 vloeroppervlak in relatie tot de ingetekende werkplekken in alle gevallen binnen de vigerende normen blijft. • Sommige bureauopstellingen verdienen qua welzijn nader aandacht; kantoorwerkplekken zijn met het gezicht naar de muur ingetekend; andere werkplekken staan tussen kastopstellingen ingetekend. Het verdient serieuze aandacht een herinrichting van deze werkplekken te overwegen. • In het verlengde van voorgaande opmerking verdient het, zeker uit welzijnsoverwegingen, aanbeveling de werkplekken zodanig in te richten dat contact met collega’s mogelijk blijft. • De CAD werkplekken zijn nu op L-vormige kantoorwerkplekken gepland. Met het veranderen van CAD-technieken (beeldbuis naar flatscreen) is de noodzaak om in een hoekopstelling van het bureau te werken, verdwenen. Het werken aan L-vormige werkopstellingen bevordert het gedraaid (getordeerd) werken. Dit is af te raden. • Maatvoering voor deze CAD werkplekken mag identiek zijn aan een kantoorwerkplek; voor het afleggen van tekeningen dient men een zelfde aantal m2 aan te houden, dus 4 m2 voor de CAD werkplek én 4 m2 voor de aflegplek voor tekeningen. • Uit de verschillende interviews, waaronder een delegatie van de OR, komt tevens naar voren dat men anticipeert, dat geconcentreerd werken wordt bemoeilijkt. De onderzoekers ondersteunen deze stelling. Het verdient daarom ook aanbeveling een aantal stilte- of concentratiewerkplekken te creëren. De suggestie om daarvoor zo nodig de kamers van het college te gebruiken is naar onze mening onvoldoende, omdat hierbij niet kan worden gegarandeerd dat deze werkplekken permanent beschikbaar zijn. • Let bij de inrichting van de werkplekken ook op de plaatsing van de armaturen binnen de verschillende afdelingen; zorg voor een goed lichtplan. • Aandachtspunt vormt de lichtwering bij name hoek kantoren; lichtwering is geïndiceerd. • In het pand van de Rabobank is de vluchtweg in het centrale trappenhuis gerealiseerd. Bij verticaal ontruimen verdient het aanbeveling een alternatieve vluchtweg te realiseren; dus per etage een tweetal vluchtwegen realiseren. • Het aantal losse blusmiddelen is mogelijk niet voldoende; op de verschillende tekeningen staan losse blusmiddelen niet aangeduid. Zorg naast de bestaande brandhaspels voor blusmiddelen, toegespitst op de inrichting (bv poederblussers). Omdat gecompartimenteerd is, zullen de brandhaspels mogelijk ontoereikend zijn. • Geconstateerd is, dat in het voormalige Rabobankgebouw, weinig overlegruimte is ingetekend; er zijn een aantal ruimten ingericht met naast een kantoorwerktafel en kantoorwerkstoel ook een conferentiehoek, of een conferentietafel. Waarschijnlijk zijn deze


ruimten niet voor algemeen overleg te gebruiken. Ad-hoc overleg is op deze manier bemoeilijkt; men zal steeds moeten uitwijken naar de vergaderlocatie in het gemeentehuis. • In een tweetal gevallen wordt de vluchtweg, dan wel de verkeersruimte sterk beperkt. Dit is een tekortkoming. Hier dient een aanpassing te geschieden ten einde de vluchtweg doorgankelijk te maken. • Op de 1e verdieping kamer financiën en 2e verdieping kamer ruimtelijke ordening zorgt een rij kasten voor een belemmering in de verkeersruimte bij respectievelijk de uitgang van de lift en de toegang tot het sanitaire blok. De kasten zouden hier idealiter verwijderd moeten worden. • Bij het beoordelen van de tekeningen in relatie tot de klimaatinstallatie, kon geen duidelijke uitspraak over het ventilatievoud worden gedaan; de specificaties van de installatie ontbraken, en de tekeningen waren gebaseerd op de compartimentering van het voormalige Rabobankgebouw; er werd geen plan getoond met de indeling in de te verwachten situatie.


2.2 Conclusie per ingetekende ruimte voormalig Rabobankgebouw

Verdieping

Kamer

Vloeropp. M2

BG BG

I&A (2 wpl) Secretariaat (3)

16,5 22

Verkeers- en bewegingsruimte en effectief vloeroppervlak Voldoende Net voldoende

Opmerkingen

•

•

• BG

I&A techniek

10,5

Voldoende

•

BG

Secretaris (1)

25

voldoende

•

BG

Wethouder 1,2,3 (1 werkplek per kamer) Communicatie (2)

15

voldoende

•

15

voldoende

•

Burgemeester (1)

24

voldoende

•

BG

BG

•

1e verd.

Ruimte divers (4)

27,5

Voldoende

• •

1e verd.

Financiën (11)

91

Net voldoende

•

•

• Ergonomische en arbotechnische toetsing Gemeente Woudrichem KC-047160

Werkplek aan kopse kant mogelijk contrast door lichtinval Werkplek rechtsachter maximaal 90 cm verkeersruimte Vloeroppervlak ruim voldoende Verkeersruimte achter werkplek minimaal (wel voldoende) Ruimte inclusief conferentiehoek Per werkplek, bureau inclusief conferentiehoek Voor beide werkplekken mogelijk kans op contrast en spiegelingen Ruimte inclusief conferentiehoek Verplaats bureauopstelling in verband met invallend licht Ruimte bevat aflegtafel Zorg voor lichtwering aan de zijgevel Verkeersruimte achter werkplekken maximaal (net 90 cm) Verkeersruimte tussen kasten en lift mogelijk beperkt. Haal twee kasten weg. Tussen toiletruimte en kastenwand is

Verdieping

Kamer

Vloeropp. M2

Verkeers- en bewegingsruimte en effectief vloeroppervlak

Opmerkingen

•

1e verd.

Juridische zaken (4)

22

Onvoldoende

• •

• •

1e verd.

Financiën (1)

14,8

Voldoende

• •

1e verd.

Openbare werken “punt” (1)

± 16

Voldoende

• •

•

1e verd.

Openbare werken (12)

96

Voldoende

• • •

•

•


een doorgang van minimaal 1 meter. Deur slaat naar buiten open. Haal twee kasten weg. Ruimte achter het rechter blok bij drie kasten geeft mogelijk verstoring wanneer men vaak in de kasten moet zijn. Verkeersruimte is maximaal 90 cm. Deur kan niet open; slaat naar binnen toe. Vluchtweg wordt beperkt, Lichtwering gewenst in verband met grote raampartij, grenzend aan het terras Werkplek inclusief conferentiehoek Overweeg herinrichting ruimte; plaats het bureau haaks op het raam, verplaats de conferentiehoek Werkplek inclusief conferentiehoek Verkeersruimte conferentiehoek is beperkt Overweeg plaatsing passend meubilair in combinatie met ruimte Geluidshinder technische hoek? Verkeersruimte is maximaal 90 cm Voor CAD werkplekken geldt goede werkplekgerichte verlichting CAD werkplekken zitten met de rug naar collega’s Let op daglichtinval CAD werkplek

Verdieping

Kamer

Vloeropp. M2

Verkeers- en bewegingsruimte en effectief vloeroppervlak

Opmerkingen

• •

2e verd.

Ruimtelijke ordening (16)

163

Voldoende

• •

•

•

•

• 2e verd.

P&O (2)

13

Voldoende

•

2e verd.

Overleg (4)

8

Voldoende

• •

2e verd.

Ruimtelijke ordening (1)

16

Voldoende

• •

2e verd.

Welzijn (8)

58

Onvoldoende

•

• 2e verd.

Welzijn (2)


17

Voldoende

•

Één CAD werkplek mogelijk contrasten Bij voorkeur rechte opstelling van CAD werkplekken; hoekopstelling geeft reden tot torderen 4 werkplekken zijn toets werkplekken Bij voorkeur rechte opstelling van toets werkplekken Één bureau wordt door 2 medewerkers bezet. Heroverweeg de inrichting vanwege comfort Verkeersruimte tussen kasten en lift is beperkt Verkeersruimte tussen toiletgroep en kasten is beperkt Haal de rij kasten, grenzend aan lift en toiletgroep, weg Aantal m2 effectief vloeroppervlak net voldoende. Lichtwering Geen permanente werkplek) Werkplek inclusief conferentiehoek Overweeg verplaatsen conferentiehoek Verkeersruimte tussen drie geschakelde werkplekken en twee kasten is 80 cm en onvoldoende Lichtwering overwegen Opstelling werkplekken niet welzijns vriendelijk

3 Wettelijk kader Basis voor de arbotechnische en ergonomische beoordeling vormen de volgende wettelijke normen en richtlijnen. Arbobesluit artikel 3.19 Artikel 3.19. Afmetingen en luchtvolume van ruimten; bewegingsruimte op de arbeidsplaats 1. De afmetingen en het luchtvolume van de arbeidsplaats zijn zodanig dat de werknemer zonder gevaar voor de veiligheid of de gezondheid zijn arbeid kan verrichten. 2. De afmetingen van de arbeidsplaats zijn zodanig dat de werknemer bij het verrichten van zijn arbeid over voldoende bewegingsruimte beschikt. 3. Indien in verband met de aard van de arbeid niet aan het tweede lid kan worden voldaan, is in de nabijheid een andere open of besloten ruimte met voldoende bewegingsvrijheid voor de betrokken werknemers beschikbaar.

NEN-EN 1335 Europese norm voor kantoorwerkstoel NPR 1813 Toelichting op de normen NEN-EN 1335, NEN-EN 527, NEN-EN 2441, NEN-EN 2449 NEN 4000 bedrijfshulpverlening In de arboregelgeving is een aantal jaren geleden flink geschrapt. Onder andere de normstelling voor opleiden en herhalen is losgelaten. Deze is vervangen door de verplichting voor de werkgever om te allen tijde te beschikken over een adequaat functionerende BHVorganisatie. Eind 2006 is daartoe een nieuwe norm opgesteld, de NEN 4000 Bedrijfshulpverlening. NEN 4000 is een norm voor BHV. Uitgangspunt bij de opzet van de BHV is dat veiligheid en gezondheid zijn geïntegreerd in het beleid van het bedrijf en dat BHV een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van werkgever en werknemers NEN 8112 leidraad voor ontruimingsplannen NEN 8112 geeft aanwijzingen voor het opstellen van ontruimingsplannen in gebouwen. De toepassing van deze aanwijzingen is van belang voor het goed functioneren van een ontruiming in geval van brand of andere calamiteiten of incidenten. Taken voor degenen die met ontruiming zijn belast, staan in deze norm. Voor de omschrijving van het proces van ontruiming als onderdeel van de bedrijfshulpverlening wordt verwezen naar NEN 4000. NEN-EN 1824 (2010) Ergonomie - Ergonomische eisen voor de oppervlakte van (werkplekken in) administratieve ruimtes en kantoren De benodigde oppervlakte voor een beeldschermwerkplek is standaard 7m² per persoon. Deze beschikt over een bureau met flatscreen, schrijfvlak en een kast. In deze oppervlakte zijn ook de bureaustoel en circulatieruimte gerekend. De berekening van de kantooroppervlakte is als volgt opgebouwd: Ergonomische en arbotechnische toetsing Gemeente Woudrichem KC-047160

* 4 m² : basiswerkplek (stoel en circulatie) * + 1m² : werkvlak met flatscreen * + 1m² : lees- en schrijfvlak * + 1m² : vrijstaande kast * + 1 m² : deur in ruimte * + 0,5 m² : vrijstaande ladenblok * + 1,5 m² : overlegruimte per persoon (=< 6 personen) * + 2m² : vergaderruimte per persoon (> 6 personen) * + 2m² : ruimte voor uitleg van tekeningen NEN 1824 (2010): Doorgangen Volgende richtijnen kunnen gehanteerd worden om een vlotte passage te realiseren: * 90 cm: doorgang * 90 cm: ruimte achter bureau tot muur/kast/obstakel * 120 cm: doorgang als looproute * 120 cm: ruimte achter bureau met passagemogelijkheid * 180 cm: zitten rug aan rug Algemene richtlijnen * Bureautafels haaks op het venster * Geen deur of ogen in de rug van de werknemer * Zorg voor dieptezicht (vrije ruimte voor de bureautafel)

Voorbeeld oppervlakte

* 7 x 4 m² basiswerkplekken * 7 x 1 m² werkvlak met flatscreen (groen) Ergonomische en arbotechnische toetsing Gemeente Woudrichem KC-047160

* 2 x 1 m² schrijfvlak * 3 x 0,5 m² vrijstaande ladeblokken (blauw) * 6 x 1 m² vrijstaande kasten (grijs) * 2 x 1 m² deur in ruimte (streep) * 4 x 1,5 m² overlegruimte Totaal: 52,5 m²

Voorbeeld doorgangen


MEMO

Aan: raadsleden Woudrichem Van: Marina Zwaan (directeur Stichting Bibliotheken Altena) Onderwerp: de bibliotheek in relatie tot het MFC Woudrichem Datum: 4 maart 2014

Naar een toekomstbestendige bibliotheek in de gemeente Woudrichem Decennia lang was het uitlenen van boeken een van de belangrijkste functies van de bibliotheek. Deze functie zal afnemen, al is het tempo waarmee dat zal gebeuren in deze regio niet te voorspellen. De bibliotheek zag zich daarom de afgelopen periode genoodzaakt scenario’s te ontwikkelen die leiden tot een toekomstbestendige bibliotheek in ons gebied. Hiervoor zijn verschillende redenen aan te geven:  Veranderingen in de samenleving: we gaan richting een participatiesamenleving die een proactieve en initiatiefrijke opstelling van haar burger verwacht. Dit vereist actief burgerschap en de vaardigheden om ‘een leven lang te leren’.  De vaardigheden van de 21e eeuw: binnen het onderwijs zal een verschuiving plaatsvinden waarin er een accent komt te liggen op het ontwikkelen van vaardigheden die aansluiten bij de snel veranderende samenleving: samenwerken, probleemoplossend vermogen, sociale en culturele vaardigheden, ict-geletterdheid, creativiteit, kritisch denken en communiceren.  Digitalisering: De digitalisering van de samenleving, inclusief producten en diensten van de openbare bibliotheek, zorgt voor een verschuiving van de kernwaarden van het bibliotheekwerk. De fysieke uitleen neemt af, digitale diensten (Bookfinderapp, Bibliotheekapp, Multitouchtafel, Rotunda, Schoolwise, landelijke digitale ebookplatform) nemen toe, evenals de vraag naar mediawijsheid en mediumvaardigheden.  Bezuinigingen & teruglopende contributie inkomsten: De afgelopen jaren is er door alle Altena gemeenten bezuinigd op het bibliotheekwerk. Bovendien nemen de inkomsten uit contributies af. Om de exploitatie rond te krijgen moeten scherpe keuzes worden gemaakt over de richting die SBA inslaat. Op basis hiervan hebben wij onze visie als volgt geformuleerd: De bibliotheek draagt op een laagdrempelige manier bij aan de vorming van creatieve, zelfbewuste, sociale en zelfstandige burgers die daardoor bewust actief aan de samenleving kunnen deelnemen. Op basis van de visie van SBA en de financiële haalbaarheid van het bibliotheekwerk op langere termijn is daarbij het uitgangspunt geformuleerd dat uiterlijk in 2020 het Land van Heusden en Altena beschikt over één centrale bibliotheekvestiging die wordt ondersteund door bibliotheekpunten op (brede) scholen en eventueel andere (openbare) locaties.

1

Het zwaartepunt van het bibliotheekwerk wordt weggelegd bij de ontwikkeling van het kind in de leeftijd van 0 t/m 13 jaar, maar waar (financieel) mogelijk zullen er in diverse kernen op de brede scholen ook kleine topcollecties voor volwassenen zijn en aansluitend bij een eventuele dorpshuisfunctie ook een leestafel, kranten en tijdschriften. Streven daarbij is om ook de komende jaren als bibliotheek zwaar in zetten in het vergroten van de mediumvaardigheden en mediawijsheid van alle doelgroepen. Voor de meest kwetsbare burgers blijft het mogelijk om gebruik te maken van de boekendienst-aan-huis. Het aanbieden van producten & diensten t.b.v. laaggeletterden, mensen met een (visuele) beperking en dyslexie, wil de bibliotheek in de toekomst ook graag continueren in het basispakket. Onderstaande plaatjes geven de verschillende scenario’s weer om te komen tot een toekomstbestendig bibliotheekbeleid in het Land van Heusden en Altena.

Huidige situatie Altena 2014 (7 vestigingen en 4 servicepunten)

Situatie vanaf 2015 (3 vestigingen en bibliotheek op scholen)

Situatie vanaf 2017 (1 vestiging en bibliotheken op scholen in mfc’s e.a.)

De bibliotheek streeft ernaar om op de (brede) scholen voor de doelgroep 4-13 jaar te werken vanuit het concept de Bibliotheek op School (dBOS). School en bibliotheek maken dan jaarlijks een gezamenlijk werkplan waarin structurele afspraken over leesbevorderingsactiviteiten en mediawijsheid worden gemaakt. Hierbij hoort het digitale programma Schoolwise, waarin leerlingen een persoonlijk profiel aanmaken, boeken kunnen reserveren en worden geattendeerd op nieuwe boeken die bij hun profiel passen. Docenten kunnen niet alleen zien wat leerlingen lenen en hoe vaak ze dat doen, maar ook meteen de opbrengsten van de activiteiten meten. Het CultuurPuntAltena wordt onderdeel van de bibliotheek waardoor de realisatie van de doorgaande leerlijn cultuureducatie wordt geïntegreerd in het basisaanbod van de bibliotheek voor het primair onderwijs. Met het samenvoegen van ict-geletterdheid, leesbevordering, literatuur en cultuur wordt de eerste stap gezet in de uitwerking van de vaardigheden van de 21 e eeuw. Aangezien deze overgang een van de grootste uitdagingen van het onderwijs betreft, wordt het concept dat de bibliotheek straks vanuit het basispakket kan aanbieden met enthousiasme onthaald door de scholen die we hebben geconsulteerd. De ambitie van de bibliotheek is om deze nauwe en structurele samenwerking met de scholen, organisaties voor kinderopvang en peuterspeelzaalwerk, de activiteiten voor kwetsbare burgers en een basisvoorziening voor volwassenen voor een groot deel te realiseren binnen het huidige subsidiebudget. Niet alleen de bekostiging van de scholen staat immers door de teruglopende leerlingenaantallen onder druk, maar ook de

2

opvangorganisaties hebben het moeilijk. De samenwerking kan ons inziens een grote bijdrage leveren aan zowel de kwaliteit als de toekomstbestendigheid van het lokale onderwijs. Deze visie wordt gedeeld door een groot aantal directies en besturen die wij de afgelopen periode geconsulteerd hebben. Om deze beleidsvisie binnen het huidige subsidiebudget te kunnen realiseren zijn drie voorwaarden van essentieel belang: 





Herstructurering van de organisatie. Aangepast functiebouwwerk met nieuwe functies die gericht zijn op de (basis)activiteiten van de nieuwe organisatie (backoffice). Bij het vormgeven van de uitleenfunctie (frontoffice) zoveel mogelijk met vrijwilligers werken die als gastheer/gastvrouw fungeren met ondersteuning van administratieve krachten. Dit levert een flinke besparing op in personeelslasten. Het spreekt voor zich dat om dit te realiseren de komende jaren wel behoorlijk geïnvesteerd zal moeten worden in deskundigheidsbevordering van medewerkers en vrijwilligers. De organisatie moet flexibel en innovatief kunnen zijn. Een andere kijk op vierkante meters. Bijna een kwart van het subsidiebudget voor de bibliotheek van de gemeente Woudrichem wordt besteed aan m2. Dit betreft de huidige bibliotheek in Giessen. Door op creatieve wijze m2 te delen met andere partijen in multifunctionele accommodaties, kan er worden bespaard op de huisvestingslasten. Bovendien sluit dit naadloos aan bij onze ambitie: de bibliotheek wil dicht bij haar doelgroepen blijven en actief (fysiek) samenwerken met partners in de regio. Investering in automatisering. Moet leiden tot een forse uitbreiding van het aantal (on)bemande openingsuren waardoor optimaal gebruik kan worden gemaakt van de voorzieningen.

Kansen voor de gemeente Woudrichem binnen deze beleidsvisie: Om uitvoering te kunnen geven aan alle beleidsvoornemens van de bibliotheek is het zoals aangegeven op termijn (financieel) niet mogelijk om de huidige voorziening in Giessen in stand te houden binnen het huidige beschikbare subsidiebudget. Twee zaken spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen van toekomstscenario’s die een bibliotheekfunctie in de gemeente Woudrichem ook voor de langere termijn veilig stellen:

3



Ontwikkeling van de Brede School Giessen/Rijswijk: op basis van gedeelde m2 structurele samenwerking met partners binnen de doorgaande leerlijnen taalontwikkeling, mediawijsheid en cultuureducatie. Een basis voor volwassenen met topcollectie, inlever- en ophaalpunt voor via de website bestelde boeken en een kleine dorpshuisfunctie met leestafel, kranten en tijdschriften.



Multifunctionele accommodatie in het huidige gemeentehuis in Woudrichem: op basis van gedeelde m2 inrichting van een bibliotheekfunctie voor scholen binnen het concept van De Bibliotheek op School, mediawijsheid en cultuureducatie (’t Ravelijn, Oudendijk en Eben Haëzer), een collectie voor volwassenen, structurele samenwerking met de kinderopvangorganisaties Hoppas en de Stichting Kinderopvang en met welzijnsorganisatie De Vleet.

CONCLUSIE De gemeente Woudrichem heeft zo i.p.v. één grotere vestiging straks: sdfdsdfsd 1. Een vestiging (‘Huis van de burger’) met twee keer zoveel openingsuren als in de

huidige vestiging, een breed aanbod van collectie voor kinderen en volwassenen (MFC) op een voor de burgers van Woudrichem centrale plaats waar structureel fysiek kan worden samengewerkt met belangrijke partners. De plaats van het MFC is zo centraal in het Land van Heusden en Altena dat dit wellicht op termijn zelfs kan uitgroeien tot dé centrale bibliotheekvestiging van de regio. 2. Een voorziening in de Brede School in Giessen/Rijswijk voor de doelgroep 0-13 jaar én een kleine collectie én een kleine dorpshuisfunctie voor volwassenen. 3. Uitrollen van het concept De Bibliotheek op School op alle scholen die graag mee willen doen, met overal collectie op maat en een collectie in een centraal depot, een programma voor mediawijsheid en ondersteuning bij de ontwikkeling van de doorgaande leerlijn cultuureducatie.

De bibliotheek wil graag samen met de Raad bespreken hoe een bibliotheekfunctie in het MFC vormgegeven kan worden in de huidige raadszaal. Uitgangspunt daarbij is dat er op respectvolle wijze gekeken moet worden naar de functie van de ruimte voor de Raad. Vanuit onze visie moet er gekozen worden voor meubels die een huiselijke sfeer ten goede komen. Dit werkt drempelverlagend. Mensen moeten het fijn vinden om in de bibliotheek te verblijven. Niet alleen om boeken te lezen, maar ze moeten er ook informatie kunnen vinden die voor hen relevant is, gebruik kunnen maken van ict-mogelijkheden en elkaar kunnen ontmoeten. De elementen waarmee we een bibliotheekfunctie opbouwen moeten makkelijk verplaatsbaar zijn, zodat de multifunctionaliteit van de m2 worden gewaarborgd. De functie van raadszaal als ‘ruimte waar de democratie gestalte krijgt’ , kan door de komst van de bibliotheek worden verdiept. Zo kunnen we een voorziening neerzetten waar burgers alle raadsstukken makkelijk kunnen vinden, is er een leestafel waar ze deze stukken rustig kunnen door lezen en is er een mogelijkheid voor ontmoeting & debat. Wellicht is dit te koppelen aan een ‘raadsledenspreekuur’ of bijeenkomst waarbij politieke partijen hun kiezers bijpraten over ontwikkelingen. De bibliotheek denkt bovendien aan een narrowcasting systeem (beeldscherm met informatie) die multifunctioneel te gebruiken is door alle partners. Ook de Raad kan daarop belangrijke informatie aan de burgers kwijt. Burgers komen (fysiek) daardoor veel dichter bij de politiek te staan. Vanuit de gedachte van de participatiesamenleving een positieve ontwikkeling. Wat ons betreft zijn er veel mogelijkheden en we staan open voor creatieve ideeën vanuit de Raad om beide functies vanuit het belang van de burger zo optimaal mogelijk met elkaar te verenigen. Er liggen unieke kansen als we gezamenlijk deze functies vorm weten te geven!

4

'•7

c C

9 ť

OR c

De Ondernemer van de gemeente Woudrichem T.a.v. WOR Bestuurder, dhr. Dolislager Postbus 6 4285 ZG WOUDRICHEM

datum 28 februari 2014 uw kenmerk: 14.0002707 uw brief van 13 februari 2014 ons kenmerk: Onderwerp: Advies omvorming gemeentehuis tot MFC en huisvesting backoffice in Rabobankgebouw

cc.

GO, MT, College en Gemeenteraad

Bijlage(n): -

04/03/2014 Geachte heer Dolislager,

III Mil! III! Uil MM IIII 14.0003257

Op 13 februari 2014 heeft u ons gevraagd te adviseren over de omvorming van het gemeentehuis tot MFC en het huisvesten van de backoffice in het Rabobankgebouw. Door middel van deze brief brengen wij het door u gevraagde advies uit. Voor de OR zijn vooral de personele gevolgen bij de beoordeling van de adviesaanvraag van belang geweest. Al eerder heeft de OR aandacht gevraagd voor onder andere: « Wijzigingen in de organisatiestructuur; « Takenpakketten, met name voor de bodes; » De werkomstandigheden voor medewerkers waarbij rekening wordt gehouden met individuele omstandigheden; « Vergaderruimtes; » Voldoende werkruimtes; » Door een onafhankelijke instantie getoetste goede en veilige werkplekken; » De communicatie met de medewerkers en de burgers. Daarnaast heeft de OR aandacht gevraagd voor: « De dienstverlening aan de burgers, nu er een fysiek scheiding komt van front en backoffice; » De visie op en het beleid ten aanzien van verdergaande digitalisering. In de adviesaanvraag wordt op bovenstaande punten voor het grootste deel ingegaan. Er vinden geen wijzigingen in de organisatiestructuur plaats, de taken van de bodes zullen slechts in geringe mate wijzigen en er is rekening gehouden met de werkomstandigheden voor individuele medewerkers waarbij dat noodzakelijk is. Het KCC functioneert inmiddels op een niveau dat de burgers geen noemenswaardige hinder zullen ondervinden van de fysieke scheiding van front - en backoffice. Wel heeft de OR alsook de achterban zorgen over de hinder die de medewerkers zullen ondervinden, door de grotere afstand tussen front- en backoffice. Wij verwachten dat, vooral tijdens openingstijden van het KCC, regelmatig backoffice medewerkers naar het KCC moeten lopen, wat de productiviteit van de

Ondernemingsraad gemeente Woudrichem, Raadhuisplein 1, 4285 CP WOUDRICHEM Correspondentieadres, Postbus 6, 4285 ZG WOUDRICHEM Telefoon: 0183-308100, Fax: 0183-303380 E-mail: [email protected]

backoffice niet zal bevorderen. Dit is een logisch en onvermijdelijk gevolg van de fysieke scheiding die wordt aangebracht tussen de front- en backoffice. Op het punt van voldoende en veilige werkplekken en vergaderruimtes hebben de OR en haar achterban nog grote bedenkingen. De OR voelt zich hierbij gesteund door de vele signalen uit de achterban. De vrees bij de medewerkers bestaat dat zij te dicht op elkaar moeten werken. Wij delen deze vrees. Door de omvang van sommige werkruimten en het aantal personen dat gelijktijdig aanwezig zal zijn binnen deze ruimten zullen de medewerkers meer met elkaar in aanraking komen. Dit heeft positieve kanten, maar ook negatieve aspecten. Het wordt moeilijker concentreren binnen deze ruimten. Kleine overleggen zullen binnen de werkruimten plaatsvinden. Telefoneren gebeurt aan het bureau. Het zal vrijwel nooit stil zijn binnen deze ruimten. Ook het gevoel van een achterbuurman op 90 centimeter aftstand, altijd moeten uitkijken voordat je een stoel naar achteren schuift en het gebrek aan vrije ruimte werkt niet bevorderlijk voor de interne gemoedsrust. Alle kleine ergernissen binnen een dergelijke ruimte zal er toe leiden dat de psychosociale arbeidsbelasting toeneemt. Op grond van de Arbo-wet bent u als werkgever verplicht om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen. Om aan te geven in hoeverre u voldoet aan deze verplichting zijn NEN-normen opgesteld. Volgens het rapport van ArboNed voldoet het plan over het algemeen aan deze normen. Het voldoen aan deze normen is echter niet meer dan een wettelijk minimum. Dit geeft nog geen garantie voor gezonde werkomstandigheden. In zijn coalitieprogramma geeft het college aan dat hij de dienstverlening wil verbeteren. In de ogen van de OR zijn de medewerkers de basis voor een goede dienstverlening naar de burger. Daarom zijn gezonde en veilige werkplekken van cruciaal belang. Zorgvuldigheid, zorg voor veiligheid en goede werkomstandigheden verdienen in de ogen van de OR prioriteit boven snelle besluitvorming. In het gehele Rabobankgebouw is één vergaderingruimte ingetekend voor maximaal 4 personen. Alle andere overleggen moeten plaatsvinden in het MFC. De exacte hoeveelheid en grootte aan vergaderruimten binnen dit gebouw en met welke partijen deze ruimten allemaal moeten worden gedeeld is nog niet bekend. Wij verwachten hierdoor een toename aan overleggen op de toch al drukke werkruimten. Ook levert dit tijdverlies op doordat telkens moet worden uitgeweken naar het MFC. Naar aanleiding van het oorspronkelijk plan is een parkeerberekening gemaakt. Deze berekening is hierna niet meer aangepast, terwijl de invulling van het MFC wel meerdere malen is gewijzigd. Om parkeerproblemen te voorkomen zal een nieuwe berekening moeten worden gemaakt, zodra alle gebruikers van het MFC bekend zijn. Om tegemoet te komen aan de zorgen van de medewerkers adviseert de OR in ieder geval de volgende zaken uit te voeren: 1. Los de door de Arboned gesignaleerde problemen geheel op en neem de aanbevelingen over. Laat Arboned kort na het in gebruik nemen van de werkplekken een beoordeling doen. De OR wil graag voordat u een besluit neemt, geïnformeerd worden over de wijze waarop dit wordt gedaan. 2. Creëer aanvullend op het huidige plan een aantal stiltewerkplekken in het Rabobankgebouw ter compensatie van de drukke werkplekken. 3. Creëer drie extra vergaderruimtes waarvan één minimaal voldoende ruim is voor 8 personen en de andere voldoende ruimte bieden voor 4-6 personen.


4. Breng het college van B&W onder in het MFC. Dat geeft voldoende ruimte om de adviezen b en c mogelijk te maken in het Rabobankgebouw. 5. Plaats voldoende tijdelijke werkunits gedurende de verbouwing van het gemeentehuis, totdat het MFC in gebruik kan worden genomen zodat de ruimtedruk in het Rabobankgebouw gedurende die periode afneemt. 6. Maak een nieuwe berekening met betrekking tot de benodigde parkeerruimte, gebaseerd op de actuele gebruikers en baseer daar het parkeerbeleid op. 7. Neem pas een besluit over de vorming van het MFC en neem het Rabobankgebouw pas in gebruik nadat over bovenstaande punten volledig in lijn met de adviezen is besloten en Arboned heeft geconstateerd dat al zijn aanbevelingen en adviezen zíjn overgenomen. Een besluit conform art. 25.5 WOR is overeenkomstig het advies van de OR als de adviezen a tot en met g daarin zijn opgenomen. De OR vraagt aandacht voor de communicatie met de medewerkers. Deze blijft ook gedurende de uitvoering van de plannen van groot belang. De plannen en uitwerkingen die wij van het MFC ontvangen hebben, zijn onvoldoende om nu een goed onderbouwde inschatting te kunnen vormen wat de gevolgen zijn voor de medewerkers die in het MFC gehuisvest zullen worden. Om ook hiervoor een goed advies te kunnen geven verwachten wij nog een nadere uitwerking. De OR gaat ervan uit dat over de uitvoering van de plannen conform art. 25.5 nader advies wordt gevraagd. Indien nodig is de OR graag bereid tot het geven van een toelichting op dit advies. In afwachting van uw besluit, met vriendelijke groet, De ondernemingsvereniging van Woudrichem

a

:

X

i

dhr. A. e Witt Voorzitter

Secretaris


Over onderstaande punten dient een beslissing te worden genomen voordat we verder gaan met het project:

Recommend Documents