VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE FAKULTA PODNIKOHOSPODÁŘSKÁ
Outsourcing ve firmě Truck Expert, s.r.o. (Bakalářská práce)
Prosinec 2010
Zpracovala: Veronika Demnerová Vedoucí práce: Ing. Miroslav Lorenc
Prohlášení:
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Outsourcing ve firmě Truck Expert, s.r.o. vypracovala samostatně. Seznam literatury, podkladových materiálů je uveden v závěru práce.
V Praze dne ………………………
Podpis: ……………………….. Veronika Demnerová
Poděkování:
Mé poděkování patří jednatelům společnosti Truck Expert Davidu Dvořákovi a Petru Beňovi, kteří mi poskytli informace k mé práci, práci se mnou konzultovali a všemožně mi pomáhali. Bez nich by tato práce nevznikla.
Také bych chtěla poděkovat svému vedoucímu práce panu Ing. Miroslavu Lorencovi, který se ujal vedení mé práce a poskytl mi cenné rady.
Dále chci poděkovat za rady panu Ing. Milanu Damborskému, PhDr., vyučujícímu předmět Bakalářský seminář.
Obsah Obsah ..................................................................................................................................... 1 ÚVOD .................................................................................................................................... 2 Teoretická část ....................................................................................................................... 4 1. Outsourcing ..................................................................................................................... 4 1.1 Pojem outsourcing ..................................................................................................... 4 1.2 Vymezení pojmů........................................................................................................ 4 1.3 Historie outsourcingu................................................................................................. 5 1.4 Důvody outsourcingu................................................................................................. 6 1.5 Výhody outsourcingu................................................................................................. 8 1.6 Rizika outsourcingu ................................................................................................... 9 Praktická část ....................................................................................................................... 11 2. Společnost Truck Expert ............................................................................................... 11 2.1 Popis společnosti...................................................................................................... 11 2.2 Organizační struktura............................................................................................... 12 2.3 Struktura služeb ....................................................................................................... 13 2.4 Produkt..................................................................................................................... 13 2.5 Outsourcing ve společnosti Truck Expert................................................................ 16 2.5.1
Účetní a personální poradenství....................................................................... 16
2.5.2
Administrativa.................................................................................................. 17
2.5.3
Technici............................................................................................................ 18
2.5.4
Reklama a design ............................................................................................. 18
2.5.5
Active 24.......................................................................................................... 19
2.5.6
Exchange4U..................................................................................................... 19
2.5.7
Kancelářské prostory ....................................................................................... 20
2.5.8
IT podpora........................................................................................................ 20
2.5.9
Tip Cars............................................................................................................ 21
3. Analýza outsourcingu společnosti Truck Expert .......................................................... 22 3.1 Analýza .................................................................................................................... 22 3.2 Shrnutí výsledků analýzy......................................................................................... 33 3.3 Soubor doporučení ................................................................................................... 34 4. ZÁVĚR – shrnutí práce................................................................................................. 36 5. Zdroje: ........................................................................................................................... 39 6. Seznamy ........................................................................................................................ 41 7. Přílohy ........................................................................................................................... 43
1
ÚVOD Outsourcing je už dlouhodobě na vzestupu a v současnosti často firmami využívaný. Více a více firem začíná outsourcing využívat, většinou aby ušetřily na nákladech spojených se zajišťováním činností vlastními prostředky. Některé, například začínající firmy, ani nemají prostředky, zaměstnance ani prostory, aby činnosti zajišťovaly vlastními silami. Takovou firmou je i firma Truck Expert. Firmu Truck Expert jsem si vybrala, jelikož jsem v této firmě pracovala jako asistentka. Mám tedy k firmě osobnější vztah, což byl hlavní důvod, proč jsem chtěla psát bakalářskou práci na téma týkající se této firmy. Firma právě hodně využívá outsourcing, navíc je to v dnešní době aktuální téma. Jednatelé mi přislíbili spolupráci a přístup k materiálům. Výhodou mi budou i zkušenosti získané v praxi s firmou. Toto jsou důvody, proč jsem si zvolila právě toto téma. Cílem mé práce je vypracovat soubor doporučení na základě zjištěných informací, vedoucí k efektivnějšímu využití outsourcingu ve firmě. Dle zkušeností získaných při práci pro firmu Truck Expert předpokládám, že se stávající uspořádání outsourcingu ukáže jako nejvhodnější vzhledem k celkové situaci ve firmě. Až praktická část tuto hypotézu vyvrátí nebo potvrdí. V teoretické části se budu zabývat otázkou "Co to je outsourcing?" a pojmy s ním související. Dále zmíním něco málo k historii outsourcingu. V dalších kapitolách se rozepíšu o důvodech, proč firmy volí outsourcing a kdy a proč naopak raději zajišťují procesy samy a jaké jsou výhody a rizika outsourcingu. Informace o společnosti a outsourcingu firmy Truck Expert jsem získala především ze strukturovaných rozhovorů s jednateli firmy (otázky rozhovoru viz Příloha 1), jde o rozhovor s předem stanovenými otázkami. Informace jsem získala dále z webových stránek Truck Expertu a Truck aukce a materiálů uložených na SharePointu firmy. Tyto informace poté použiji v dalších kapitolách praktické části pro sestavení tabulek, schémat a zpracování analýzy. V praktické části práce podám stručně základní informace o firmě, o produktech a službách firmy. A zmapuji outsourcing ve firmě Truck Expert. Dále aplikuji metodu analýzy na zjištěné informace o outsourcingu a firmě jako takové podle kritérií odvozených z teoretické části práce a posoudím nakolik je stávající stav outsourcingu ve firmě výhodný. Na jednotlivé části analýzy aplikuji metodu expertní, tedy metodu opírající se o
2
názor expertů, v tomto případě jednatelů firmy truck Expert. Dále metodu indukce k vyvození závěrů z informací o outsourcingu a firmě. A pro zpracování finanční analýzy použiji metodu srovnávací analýzy nákladů. Z výsledků pak sestavím soubor doporučení, co ze systému zachovat a jak systém zlepšit.
3
Teoretická část 1. Outsourcing Firma potřebuje kvalitní profesionální služby a zajišťovat je v rámci společnosti je často spojeno s obrovskými náklady. Proto se firmy snaží tyto náklady všemožně snížit. Některé činnosti musí být prováděny pouze v rámci firmy, ale některé je možné zajistit i externě. Nakonec je často výhodnější najmout si externě firmu, které se zabývá zajišťováním té dané činnosti pro firmy. Takové firmy většinou zajišťují profesionální, odborné a kvalitní služby, a přitom finančně tato cesta vychází podstatně levněji, než zajišťovat činnost vlastními prostředky.
1.1 Pojem outsourcing Outsourcing je vlastně zkratka pro outside resource using, tedy doslovně přeloženo používání vnějších zdrojů (1, str. 1). Autoři Rydvalová, Rydval definují outsourcing jako „dlouhodobý smluvní vztah s někým vně organizace na poskytování služeb v jedné nebo více oblastech její činnosti“ (2, str. 3). Outsourcing tedy lze obecně definovat jako využívání externích dodavatelů pro zajištění některé podnikové činnosti. Outsourcing IS/IT je například vývoj IS nebo jeho části, provoz IS, také převzetí IS poskytovatelem a jeho správa (3, str. 45; 4, str. 361). Outsourcing se především používá na podpůrné a vedlejší činnosti. Je to forma smluvního vztahu. Činnost není prováděna vlastními zaměstnanci firmy, ale zaměstnanci smluvní společnosti (3, str. 10).
1.2 Vymezení pojmů Outsourcing je spojován a někdy mylně zaměňován s pojmy jako offshoring, outplacement a insourcing, významem se od outsourcingu ale značně liší. Insourcing je opakem outsourcingu. Jde tedy o zajišťování firemních činností vlastními prostředky společnosti, vlastními zaměstnanci. Přesněji, činnosti dříve zajišťované externě jsou nyní začleněny do firemních procesů (2, str. 5; 3, str. 10; 5, str. 3).
4
Offshoring, tedy "mimo pobřeží", byl dříve spojován s tzv. daňovými ráji. Roku 2002 byl význam pojmu offshoring pozměněn, když časopis Wall Street Journal vymezil offshoring jako jakékoliv přesunutí výroby do zahraničí, přičemž nezáleží, zda je to třeba jen továrna stejné firmy v zahraničí nebo celá dceřiná firma. Výroba se přesouvá do jiné země zpravidla kvůli úspoře nákladů či nižším daním (1, str. 4; 6, str. 6; 7). Outplacement je soubor činností, které vykonává zaměstnavatel pro zaměstnance, které je nucen propustit. Jde například o rekvalifikační kurzy, pomoc při hledání práce, konzultace s právníky a psychology a jiné. Samozřejmě je to spojeno s náklady. Má to pozitivní dopad na zaměstnance propouštěné například právě z důvodu převedení oblasti, ve které pracovali, na outsourcing. Pozitivně to působí na firemní kulturu a stávající zaměstnance. Ti tak získají jistotu, že v případě jejich propuštění, jim zaměstnavatel pomůže, aby dopad na jejich život nebyl tak silný (2, str. 4; 8, str. 53; 9).
1.3 Historie outsourcingu Za prapočátky outsourcingu je možno považovat už samotnou dělbu práce. Outsourcing, jak ho chápeme dnes, má ale poměrně krátkou historii. To, co rozumíme pod pojmem outsourcing, je provozováno až od šedesátých let dvacátého století. První outsourcing byl uplatněn na oblasti IS, teprve později na daně, mzdy a účetnictví (3, str. 11). O základy outsourcingu z pohledu ekonomické teorie se zasloužili především práce dvou autorů R. H. Coase (1937) a O. E. Williamson (1961). Coasova práce dala teoretické základy smluvních vztahů a Williamson poukazuje na důležitost zvážení transakčních nákladů při rozhodování o projektech (2; str. 9). Strategický managament chápe firmu jako soubor produktivních zdrojů a doporučuje firmám soustředit se na svou hlavní činnost a zvážit možnost outsourcování podpůrných činností. (2; str. 10). V souvislosti s historií outsourcingu je důležité zmínit teorii "vyrob nebo kup". Teorie se zabývala tím, zda daný proces například výroby produktu zajistit vlastními prostředky firmy nebo jej koupit od dodavatele. V 60. letech byla tato teorie ztotožňována s principy outsourcingu a byla tedy označována za předchůdce outsourcingu (2; str. 13). Zlomovým bodem byla osmdesátá léta, kdy v roce 1989 společnost Eastman Kodak využila outsourcing informačního systému. Začalo se pak mluvit o tzv. éře "Před
5
Kodakem" a "Po Kodaku". Kodak svěřil tři části svého informačního systému třem externím subjektům. IBM spravovala datová střediska a lokální komunikační sítě, Digital Equipment Corporation telekomunikace a Business Land zajišťovala podporu osobních počítačů a uživatelů. Brzy po Kodaku tyto služby začaly využívat i firmy Xerox a GM. Od tohoto bodu začal nárůst outsourcingu v oblasti IT i dalších (3, str. 11; 10; 11). Česká republika má dlouhou tradici v poskytování outsourcingu. Outsourcing využívají některé závodní jídelny, tento typ outsourcingu poskytují například firmy Sodexho a Eurest (10). Častý je také outsourcing IT. Vývoj a údržba IT systémů je totiž velmi nákladná. A tak si firmy často raději najmou poskytovatele outsourcingu, který poskytne systém "šitý na míru" a bude ho i spravovat1.
1.4 Důvody outsourcingu Firmy svěřují některé podpůrné činnosti externím provozovatelům a očekávají, že jim budou poskytnuty odborné služby, zkušenosti v této oblasti a úspory z rozsahu firmy, která se zabývá tou konkrétní činností. Obrázek 1 znázorňuje některé důvody, proč firmy volí outsourcing svých procesů.
Obrázek 1: Důvody realizace outsourcingu Kontrola provozních nákladů
Snížení provozních nákladů
Zlepšení kvality procesů ve firmě
Přístup k novému know-how
Zvyklost v odvětví Důvody pro realizaci outsourcingu
Nedostupnost interních zdrojů interně
Uvolnění interních zdrojů pro jiné aktivity
Transfer rizika
Zlepšení cashflow
Zdroj: (2, str. 26)
1
Uvolnění kapacity na „core business“
Informace získána z rozhovoru s jednateli firmy truck Expert.
6
Snížení investičních nákladů
Hotovost z prodeje zařízení poskytovatelů outsourcingu
Než firmy zadají své procesy externím provozovatelům, zvažují výhody a nevýhody, které z toho plynou, a důvody, které je přivedly k samotnému zvažování této možnosti zajištění svých činností. Autoři Rydvalová, Rydval (2, str. 26) a Bruckner, Voříšek (3, str. 15) se shodují na čtyřech základních důvodech pro zajištění firemních činností formou outsourcingu: důvody konkurenční, věcné, finanční a organizační. Konkurenční důvody se týkají získání konkurenční výhody. Tedy nějaké výhody, která vám pomůže vytvořit náskok před konkurencí. Firmy se snaží získat oproti konkurenci výhodu získáním know-how, tedy určitých jedinečných zkušeností, odborných znalostí a postupů, či nových technologií poskytovatele outsourcingu (2, str. 26; 3, str. 16). Věcné důvody se týkají soustředění se na hlavní činnosti firmy (tzv. core business) a to tím, že podpůrné činnosti svěří externímu poskytovateli. Věcným důvodem je i přenos rizika za provoz služby na poskytovatele, snížení rizika úniku interních informací a garance kvality služeb (2, str. 26; 3, str. 16). Finanční důvody se týkají úspor nákladů při přenosu činností z vlastního provozu na outsourcingovou firmu, také zlepšení výnosů, hospodářského výsledku a uvolnění zdrojů díky rozložení investice do měsíčních plateb. Díky outsourcingu snížíme především mzdové náklady, které bychom jinak museli vynakládat za zaměstnance zajišťující činnost ve firmě. Můžeme také ušetřit na vybavení, strojích a zařízení, která nyní nebudeme potřebovat (2, str. 26; 3, str. 16). Organizačním důvodem je především zjednodušení práce manažerů, kteří pak mohou vynaložit čas na jiné činnosti. Navíc dojde ke snížení počtu zaměstnanců a zploštění organizační struktury, což přispívá k celkovému zefektivnění organizace ve firmě (2, str. 27; 3, str. 17). Finanční důvody bývají sice hlavním motivem pro využití outsourcingu, ale neměl by to být jediný důvod. V úvahu je nutné brát kvalitu služeb a další faktory. Nezbytné je zvolit outsourcing v případě, že firma z nějakého důvodu nemůže zajistit činnosti vlastními silami (3, str. 16).
7
1.5 Výhody outsourcingu Dle výzkumů The Outsourcing Institute uvedl těchto deset hlavních výhod outsourcingu. Prvních pět výhod je strategických s dlouhodobým přínosem, zbylých pět je taktických s krátkodobým přínosem (3, str. 17):
1. Zaměření se na hlavní činnost podniku 2. Přístup ke schopnostem a znalostem na světové úrovni 3. Využití přínosů restrukturalizace 4. Sdílení rizika 5. Uvolnění zdrojů pro jiné účely 6. Uvolnění kapitálových prostředků 7. Přísun peněz 8. Snížení operativních nákladů 9. Zdroje nejsou dostupné interně 10. Některé činnosti jsou obtížně nebo zcela mimo kontrolu
Díky outsourcingu podpůrných činností se může firma zaměřit na činnost hlavní. Navíc podpůrné činnosti zajišťované odborným poskytovatelem mohou být mnohem kvalitnější. Kvalitní podpůrné činnosti společně s možností soustředit se na hlavní činnosti vede ke kvalitnějším službám pro zákazníky firmy (1, str. 31; 3, str. 17). Outsourcingové firmy se zaměřují jen na oblast svých služeb. Díky zkušenostem, znalostem a moderním technologiím ve svém oboru mohou svým zákazníkům poskytnout profesionální, odborné a moderní služby. Outsourcingové firmy využívají nejnovější technologie a postupy ve svém oboru, které jsou sice nákladné, ale díky úsporám z rozsahu při poskytování svých služeb několika zákazníkům se jim brzy pořizovací náklady vrátí (1, str. 31; 3, str. 18). Restrukturalizace neboli reengeneering je kompletní přepracování procesů ve firmě. Dle doporučení restrukturalizace mohou být některé činnosti (většinou podpůrné) převedeny na externího poskytovatele (3, str. 19). Riziko je spojeno s investicemi i podnikovými procesy. Outsourcing může toto riziko snížit. Riziko se rozloží na více podniků a poskytovatel rozloží riziko na více klientů (1, str. 31; 3, str. 19).
8
Peníze, které firma ušetří tím, že přenese činnost na externího poskytovatele, může firma využít na jiné účely v oblasti hlavní činnosti, jako inovace produktů a jiné (3, str. 20). Na činnosti, které jsou zajišťovány externě, se nemusí speciálně vyčleňovat kapitál. Náklady na službu outsourcingu jsou zajišťovány běžnými prostředky firmy. Pokud by firma činnost zajišťovala vlastními prostředky, potřebovala by kapitál na zařízení a podobně. Tyto finanční prostředky z podpůrných činností firma ušetří a může je použít na činnost hlavní (1, str. 31; 3, str. 20). Díky zajištění podpůrných činností externě může firma prodat stroje, zařízení a software dříve používaný na tyto činnosti a získat tak finanční prostředky (3, str. 21). Podnik zajišťující své činnosti externě musí vynakládat velké finanční prostředky na vývoj, výzkum, marketing a další. Tyto náklady pak pocítí i zákazník na cenách produktů, což by mohlo narušit konkurenceschopnost produktu z důvodu vyšší ceny než u konkurentů. Poskytovateli outsourcingu tyto náklady samozřejmě také vznikají, poskytuje ale své služby více klientům, a tak může využívat úspory z rozsahu (3, str. 21). Pokud nejsou prostředky, aby firma zajistila činnosti vlastními prostředky, je nucena svěřit tyto činnosti externímu poskytovateli (3, str. 23). Některé činnosti podniku nemusí fungovat tak, jak by si management představoval. Mohou být mimo kontrolu managementu, obtížně řešitelné, problematické. Proto musí být zjištěno, co ten problém způsobuje a vyřešit ho. Jedním z řešení může být právě outsourcing (3, str. 23).
1.6 Rizika outsourcingu Outsourcing s sebou nepřináší pouze výhody, ale i nevýhody a rizika. Níže uvádím některá rizika spojená s outsourcingem (1, str. 31; 3, str. 34; 8, str. 24).
1. Bezpečnostní riziko 2. Ztráta kontroly nad procesem, outsourcovanými činnostmi 3. Rizika zadavatele 4. Náklady na změnu, ukončení spolupráce 5. Nutnost řízení vztahu
9
Jednou z nevýhod outsourcingu je, že se externí poskytovatel dostane k interním a citlivým dokumentům, existuje tedy bezpečnostní riziko: možný únik informací, únik know-how, riziko ohrožení práv duševního vlastnictví, či porušení obchodního tajemství (1, str. 31; 3, str. 34; 8, str. 24). Při outsourcingu je činnost vyčleněna mimo podnik. Podnik tak nemá přímou kontrolu nad průběhem činnosti. Firma je závislá na poskytovateli, že činnost správně a včas vykoná (1, str. 31; 3, str. 34; 8, str. 24). Mezi rizika zadavatele patří riziko nízké úrovně služby, nenaplnění očekávání či selhání outsourcingu. Od outsourcingu firma očekává jisté zlepšení a vyšší efektivitu. Pokud ovšem služby nejsou poskytovány v takové kvalitě, dochází ke zpoždění dodávek nebo služby nejsou poskytovány ve smlouvou požadovaném rozsahu, mluvíme o nenaplnění očekávání. V důsledku nenaplněných očekávání dochází k upravení či ukončení smlouvy o outsourcingu. K selhání outsourcingu může dojít, pokud poskytovatel nemá dostatečné znalosti v oboru, ve kterém klient působí, a tak nedostatečně reaguje na změny odvětví. Dalším rizikem zadavatele je například bankrot dodavatele. Pokud zbankrotuje dodavatel, ať už outsourcingová firma nebo její dodavatel, způsobí to firmě těžkosti jako zpoždění dodávek a narušení procesu (1, str. 31; 3, str. 34; 8, str. 24). V případě nespokojenosti zadavatele, může zadavatel uvažovat o změně nebo ukončení spolupráce. Změna smlouvy je méně nákladná. Ovšem změna smlouvy je podmíněna ochotou u obou smluvních stran. Je potřeba dohodnout se na změnách v podmínkách smlouvy, rozsahu služeb a v neposlední řadě na ceně. Při velké a dlouhodobé nespokojenosti klienta, ale i nespokojenosti poskytovatele, může dojít k ukončení smlouvy. Klient může být dlouhodobě nespokojen například s kvalitou služeb, či neúměrnou cenou. U dodavatele může být důvodem pro ukončení smlouvy například nedostatečná spolupráce klienta, pozdní platby, apod. Při ukončení smlouvy vzniká opět riziko a náklady při hledání nového poskytovatele, předání potřebných materiálů poskytovateli atd. (1, str. 31; 3, str. 34; 8, str. 24). Při zavedení outsourcingu ve firmě vzniká nutnost řízení vztahu poskytovatele a firmy. Dochází tak k nárůstu zodpovědnosti managementu za řízení vztahu mezi vlastním personálem
a
poskytovatelem.
Vlastní
zaměstnanci
firmy
musí
komunikovat
s poskytovatelem při poskytování podkladů a zpětné vazbě, to koordinuje management a vzniká mu tak více práce s organizací a řízením (1, str. 31; 3, str. 34; 8, str. 24).
10
Praktická část 2. Společnost Truck Expert 2.1 Popis společnosti Společnost Truck Expert, s.r.o. byla založena v roce 2007. Teprve od konce roku 2009 se jednatelé podnikání aktivně věnují. Oba společníci mají dlouholeté zkušenosti v oboru a během působení v předchozích zaměstnáních získali četné kontakty v oblasti nákladní dopravy, obojí jim dává solidní základ pro podnikání jako zprostředkovateli služeb a produktů (12; 13). Společnost si dala za cíl stát se významnou společností středoevropského trhu zastupující logistické a distribuční firmy a zajistit těmto firmám optimální řešení provozu dopravní techniky. Této optimalizace by mělo být dosaženo sloučením a koordinací činností partnerů firmy. Každému zákazníkovi bude na míru ušit balíček služeb, aby zákazníkovi vyhovoval co možná nejvíce (12; 13). Truck Expert postupně rozšiřuje sortiment svých služeb (viz kapitola 2.4), aby lépe vyhověl požadavkům svých zákazníků (12; 13). Zákazníci společnosti Truck Expert jsou především přepravní, logistické a distribuční firmy (13). Tabulka 1 uvádí základní informace o společnosti Truck Expert zapsané v obchodním rejstříku.
Tabulka 1: Údaje o společnosti
Název společnosti
Truck Expert, s.r.o.
Sídlo společnosti
Pražského 636/34, 152 00 Praha 5
Administrativní sídlo společnosti
budova Gemini B, Na Pankráci 1724/129, 140 00 Praha 4
IČO
279 32 931
DIČ
CZ 279 32 931
Plátce DPH
Je plátcem DPH
Základní kapitál
1 002 000 Kč
Zdroj: ( 14, www.portal.justice.cz)
11
Společnost zatím realizuje jen nízké výnosy, převyšují je náklady. Graf 1 ukazuje vývoj zisků, tedy spíše ztrát, společnosti Truck Expert za roky 2007, 2008 a 2009 (viz Příloha 2). Náklady zatím převyšují tržby, nebyl realizován zisk, ale ztráta. Ztrátu kryjí sami jednatelé z vlastních zdrojů. Také financují investice firmy, protože výnosy stěží stačí pokrýt provoz (12). O ekonomické situaci firmy dále vypovídají údaje uvedené v rozvaze (viz Příloha 3).
Graf 1: Zisk / ztráta společnosti Truck – Expert
Zisk / ztráta společnosti Truck - Expert (v tis. Kč) 2007 0 -50 -100 -150 -200 -250 -300
2008
2009
-118 -248 -276
Zdroj: 12
2.2 Organizační struktura Jádro společnosti tvoří dva společníci, kteří jsou oba zároveň jednatelé společnosti. Jednatelé se zatím podílí na většině činností firmy, ostatní činnosti jsou zajišťována formou outsourcingu. Na schématu (viz Příloha 4) je vidět struktura oddělení a činnosti, které oddělení pro firmu vykonávají (podrobněji v kapitole 2.5) (12). Na schématu (viz Příloha 5) je vidět, na kterých produktech se podílí jednatelé a na kterých např. administrativa. Schéma ukazuje, že všechna oddělení se podílejí na činnosti truck aukce. Oddělení účetního a personálního poradenství se nepřímo podílí na všech produktech: výnos z produktu se uvádí do účetnictví, vystavují se faktury, vše se zapisuje do finanční evidence, atd. Co konkrétně jednotlivé oblasti outsourcingu vykonávají pro vytváření produktů, podrobněji rozeberu v kapitole 2.5 Outsourcing ve společnosti Truck Expert (12).
12
2.3 Struktura služeb Portfolio služeb je nabízeno ve formě balíků. Truck Expert má připraveny tři základní typy balíků: Pro malé a střední přepravce, Pro logistické a distribuční firmy, Pro leasingové společnosti (struktura balíků viz 13). Tyto balíky jsou dále přizpůsobeny konkrétním požadavkům zákazníka. Obrázek 2 znázorňuje strukturu služeb. Na schématu vidíme, že Truck Expert funguje jako zprostředkovatel mezi zákazníkem a poskytovatelem služby nebo dodavatelem produktu (13).
Obrázek 2: Struktura služeb
Zdroj: (12, http://www.truck-expert.cz/struktura_sluzeb.html)
2.4 Produkt Firma Truck Expert nabízí řadu produktů či služeb. Tabulka 2 ukazuje přehled produktového portfolia firmy.
Tabulka 2: Produktové portfolio TE
Produktové portfolio firmy Truck Expert Poradenství
Pohonné hmoty, oleje, paliva
Pojištění
Platební (karetní) systémy
Likvidace pojistných událostí
Školení řidičů
Dodávky náhradních dílů
Telematika
Prodloužení záruky
Digitální tachografy
Servisní smlouvy
Znalecké posudky
Odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí
Truck aukce
Zdroj: (13, www.truck-expert.cz)
13
Truck Expert poskytuje poradenské služby v oblasti nákupu a prodeje vozidel. Firma zprostředkovává nákup vozidel nových i ojetých. Také radí firmě, zda je pro ni konkrétně vhodnější pořídit auto na finanční nebo operativní leasing. Většinou si firma nemůže dovolit pořídit vozidlo hotově, mluvíme o částkách milionů korun. Poradenství poskytuje i v oblasti pojištění a dalších z produktů Truck Expertu (13). Společnost zprostředkovává pojištění vozidel, případně i osob, Truck Expert působí jako nezávislý pojistný makléř. V oblasti pojištění nabízí klientům nejlepší řešení, co se týče ceny, podmínek pojištění a služeb. Součástí služeb o pojištění je i pomoc při likvidaci pojistných událostí, správa uzavřených pojistných smluv a poskytování informací o novinkách v oblasti pojišťovnictví. S produktem pojištění jsou spojeny i produkty likvidace pojistných událostí a odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí. Truck Expert jedná jménem klienta s pojistiteli, ti jim pak poskytnou nabídku řešení a Truck Expert je klientovi předloží, včetně srovnání, grafů a doporučení nejvhodnější nabídky. Společnost Truck Expert nabízí svým klientům pojištění vozidel kategorie N3, N2 a stavebních strojů (12; 13). Společnost Truck Expert se v rámci správy pojištění klientů stará o kompletní servis a likvidaci pojistných událostí. Stará se o administrativu ohledně likvidace pojistných událostí, přehled a vyhodnocení škodných událostí a poskytuje znalecký posudek v oblasti likvidace pojistných událostí. Produkt likvidace pojistných událostí je spojen s produktem pojištění. Je zdarma zahrnut do služeb makléře, navíc likvidace pojistných událostí využívají jednorázově zákazníci, kteří nejsou klienty Truck Expertu (12; 13). Truck Expert zprostředkovává nákup náhradních dílů pro firmy, které své stroje opravují samy ve vlastních dílnách (13). Truck Expert se zabývá i prodloužením záruky. Prodloužená záruka je pojištění skrytých vad vozidla. Kryje náklady na opravu skrytých vad vozidla vzniklých po uplynutí záruky. Prodloužení záruky má dva druhy: prodloužení záruky na závady hnacího řetězce a prodloužení záruky na celém vozidle (13). Truck Expert nabízí tři formy servisních smluv: Smlouvu o údržbě, Smlouvu o údržbě a opravách a Smlouvu péče o pneu. Smlouva o údržbě umožňuje zákazníkovi provádět pravidelnou údržbu dle předpisu výrobce, a to za předem stanovenou cenu. Zahrnuje to výměnu oleje a filtrů, promazání a kontrolu vozidla. Smlouva o údržbě a opravách umožňuje zákazníkovi provádět pravidelnou údržbu a opravy vozidel za předem stanovenou cenu. Zahrnuje to veškeré plánované i neplánované prohlídky a opravy (způsobené běžným opotřebením). Služby v rámci smlouvy péče o pneu mohou mít různý 14
rozsah. Služby mohou být pouze základní (přezutí, protektorování, apod.) nebo kompletní (základní + pravidelná kontrola pneu, mobilní servis) (13). V rámci správy pojistných událostí firma zajišťuje i asistenci na cestě. Díky předem zajištěným smlouvám je asistence poskytnuta rychleji než běžně. I tento produkt je spojen s produktem pojištění. Je zdarma zahrnuta do služeb makléře, navíc ji využívají jednorázově zákazníci, kteří nejsou klienty Truck Expertu (12; 13). Truck Expert zprostředkovává dodávky nafty, Ad – blue a olejů přepravci, radí při výstavbě vlastní čerpací stanice. Truck Expert nabízí systém pro sledování paliva (měření úbytku paliva v nádrži a měření jeho teploty). Data jsou on-line přístupná nebo jsou načítána při průjezdu stanovištěm a vyhodnocována systémem (13). Systém Diesel Credit Tank je tvořen truck centry u dálničních tahů a sítí čerpacích stanic v blízkosti hraničních přechodů a významných dopravních uzlů ve vnitrozemí (13). Truck Expert zajišťuje proškolení řidičů, které vyžaduje legislativa České republiky a Evropské unie jako ověření profesní způsobilosti. Dále zajišťuje školení ADR, školení telematika, školení ekonomické jízda, školení defenzivní jízda a školení škola smyku (13). Truck expert se zabývá i dopravní telematikou, v rámci systému, který umožňuje firmám sledovat svá vozidla, a mít tak své zakázky pod kontrolou (13). Vozidla s hmotností nad 3,5t musí být podle norem Evropské unie povinně vybavena digitálním tachografem. Truck Expert zajistí software a příslušná zařízení od poskytovatele a nabízí zaškolení řidičů na stahování dat (technické údaje, překročení rychlosti, atd.). O archivaci záznamů se stará poskytovatel (13; 15, str. 1). Truck Expert nabízí znalecké posudky, posouzení technického vztahu a od toho odvozené určení ceny nákladních vozidel. Jednatel vypracovává znalecké posudky už řadu let a dosáhl v této oblasti velmi dobré pověsti (12, 13). Truck Expert provozuje aukci nákladních automobilů. Jde o jediný aukční bazarový systém nákladních automobilů v České republice, zatím byly aukce jen na osobní automobily (12). Zajišťuje svoz vozidel do střeženého areálu v Praze, posouzení technického stavu vozidel, znalecký posudek na vozidlo, přípravu vozidla k prodeji, potřebné dokumenty, inzerci na stránkách truck aukce, organizaci a zajištění aukce přes software společnosti Truck Expert, kompletní administrativu spojenou s prodejem a převodem vozidel na nového majitele a vhodné financování a pojištění. Auta do truck aukce poskytují většinou leasingové společnosti. Jde o auta, kdy nemohl zákazník splácet leasing a auto mu bylo odebráno. Jednatelé Truck Expertu s leasingovou společností
15
vyjednávají, aby svá vozidla umístila do truck aukce, kde bude následně zprostředkován jejich prodej (13; 16).
2.5 Outsourcing ve společnosti Truck Expert Truck Expert je velmi mladá společnost, byla založena teprve před 2 roky. Zatím nemá vlastní prostory, kanceláře jsou pronajímány na pouhých 40 hodin měsíčně. Jediní zaměstnanci firmy jsou pouze sami jednatelé, ostatní spolupracovníci jsou firmy a soukromé osoby spolupracující s Truck Expertem formou outsourcingu. Prozatím nebylo potřeba mít vlastní zaměstnance, protože nebylo dost práce pro stálé zaměstnance. Navíc pokud společnost spolupracuje s externími subjekty, nemusí státu platit poměrně vysoké procento z příjmu zaměstnance za sociální a zdravotní pojištění (12). Jednatelé mají v plánu pronajímat si od září kanceláře trvale, tedy na všechny pracovní dny v týdnu. Některé činnosti budou v budoucnu zajišťovány vlastními zaměstnanci firmy. Důvodem je rozšíření pracovních povinností v souvislosti s vyšším počtem zakázek firmy. Již nyní se hledá pracovník administrativy nastálo, v době dokončení práce bude již pravděpodobně zaměstnán (12). V Truck Expertu se dá považovat za outsourcing vše, co nezajišťují sami jednatelé. Až na činnosti jednatelů je vlastně vše zajišťováno externě. Na schématu (viz Příloha 4) vidíme, co je zajišťováno formou insourcingu a co formou outsourcingu. V této kapitole proberu všechny externě zajišťované činnosti. Tedy nejen outsourcing uvedený na schématu (viz Příloha 4), ale i ostatní externě zajišťované oblasti jako pronájem kanceláří a IT aplikace poskytnuté externím subjektem (12).
2.5.1 Účetní a personální poradenství Účetní a personální poradenství ve společnosti Truck Expert zajišťuje firma LEX Perfekta, s.r.o.. LEX Perfekta vede účetnictví a mzdovou agendu Truck Expertu, poskytuje Truck Expertu daňové, účetní a ekonomické poradenství (12). LEX Perfekta v rámci vedení účetnictví zúčtovává účetní doklady, vypracovává daňové přiznání a účetní závěrku. V rámci mzdové agendy vede plnou mzdovou agendu a provádí činnosti personalistiky, připravuje výplatní listy a odměny zaměstnanců, přihlašuje a odhlašuje zaměstnance k sociálnímu a zdravotnímu pojištění (12).
16
LEX Perfekta, jako firma zajišťující účetnictví, se na produktech samozřejmě přímo nepodílí, tedy ve smyslu vytváření produktu firmy Truck Expert. Dalo by se ovšem říci, že se nepřímo podílí na všech produktech přes vyúčtování výnosů a nákladů na produkt a faktury zákazníků i Truck Expertu (12). Poradenství je vymezeno v rozsahu 1 hodiny měsíčně. Celkově LEX Perfekta vykonává pro firmu Truck Expert služby průměrně 5 hodin měsíčně. Truck Expert platí měsíční sazbu 5 000 Kč (12).
2.5.2 Administrativa Administrativa zajišťuje řadu činností. Ze schémat (viz Příloha 4 a Příloha 5) je vidět, že se administrativa podílí na likvidaci pojistných událostí, pojištění, truck aukci a dalších činnostech jako přepis protokolů o technickém stavu a zadávání informací o vozidlech do systému Tip Cars (viz kapitola 2.5.9) (12). Administrativa vypracovává přehledy pojištění a porovnání nabídek pojišťoven. Zpracovává materiály od zákazníků, v elektronické podobě (většinou tabulky v Microsoft Office Excel) i v papírové podobě jako technický průkaz vozidla, pojišťovací smlouvy a další. Samotné doporučení nabídky a jednání s klienty je v kompetenci jednatelů (12). Při likvidaci pojistných událostí administrativa vede evidenci pojistných událostí zákazníků, dle potřeby jedná s pojišťovnou a klientem (12). Truck aukce je převážně v kompetenci jednatelů. Administrativa zadává do truck aukce vozidla, technické údaje, údaje o stavu a fotografie (12). Zadávání vozidel do Tip Cars je podobné jako zadávání do truck aukce. I zde je elektronický formulář, do kterého se zapisují technické a jiné údaje o vozidle (12). Činnost administrativy má být v budoucnu rozšířena o jednání s klienty a další povinnosti (12). Administrativní činnosti a výpomoc byla zajišťována jedním pracovníkem formou dohody o provedení práce, a to na úvazek 35 hodin měsíčně za hodinovou sazbu 100 Kč/hod (tato varianta bude použita v kalkulaci outsourcingu). Nyní ale administrativě přibylo práce, a tak firma hledá pracovníka na stálý pracovní poměr, úvazek 120 hodin měsíčně za hodinovou sazbu 100 Kč/hod (tato varianta bude použita v kalkulaci insourcingu) (12).
17
2.5.3 Technici Truck Expert využívá služeb tří techniků. Technici provádějí prohlídky aut svěřených Truck Expertu, vypisují protokoly o technickém stavu, případně provádějí drobné opravy. Celkově pracují průměrně 35 hodin měsíčně za sazbu 700 Kč/hod (12).
2.5.4 Reklama a design Reklamu a design provádí firma Reklamní agentura Art Drive, s.r.o. Art Drive poskytuje Truck Expert své služby v podobě jednotlivých zakázek (12). Art Drive má na starosti údržbu webový stránek a optimalizaci SEO pro www.truck-expert.cz a www.truck-aukce.cz . Dále vypracovala dražební systém truck aukce a vyrobila webové stránky Truck Expertu a desky s logem (zatím bylo vytištěno 300ks včetně matrice za 12 000 Kč). Drobné editace stránek Truck Expert a truck aukce si provádí firma sama, ostatní zajišťuje Art Drive. Tabulka 3 je přehled činností, které Art Drive vykonává (vykonala) pro Truck Expert (12).
Tabulka 3: Art Drive
Mzdová sazba Hodin Zakázka Platba (Kč/hod) měsíčně / měsíčně Výroba dražebního portálu TA 300 000 Zakázka Art Drive
Stránky TE
70 000 Zakázka
Desky
12 000 Zakázka 1000
Údržba stránek
5
5 000 Měsíčně
Optimalizace SEO TE
10 000 Měsíčně
Optimalizace SEO TA
10 000 Měsíčně
Zdroj: 12
Art Drive provedl výrobu a design webu Truck Expert. Logo, shodný design a barevnost se pak objevují na všech materiálech firmy. Na webu se dozvíme vše o službách a produktech firmy i o firmě samotné (12). Art Drive vytvořila dražební portál truck aukce. Design, logo i barevnost se shodují s domovskou stránkou Truck Expert. Na stránkách můžeme získat informace o průběhu aukce a o firmě. Informace o nabízených autech nám poskytne sekce Bazar. Přístup na
18
stránky je volný. Pokud chce ale zákazník vstoupit do aukce, musí se registrovat a přihlásit pod uživatelským jménem a heslem (12). Optimalizace SEO je vlastně soubor doporučení jak udělat své stránky atraktivní pro různé internetové vyhledávače. V službách Art Drive je zahrnuta i služba s-click, upřednostňované odkazy zobrazované přednostně na prvním místě (12; 18).
2.5.5 Active 24 Active 24 poskytuje Truck Expertu doménu (adresu webových stránek), webhousting a e-mailové adresy (12; 19). Typ domény je národní. Registraci obnovují každý rok. Již zaplatili poplatek 209 Kč za registraci na 1 rok a každý rok platí 259 Kč za prodloužení registrace. Od příštího roku hodlají registraci prodloužit na maximální možnou dobu, tedy na 10 let za 2090 Kč (s touto variantou budu pracovat v kalkulaci) (12). Truck Expert využívá Webhousting Active Basic. V tom je zahrnuto 50 MB internetového prostoru, FTP přístup, mail a další služby. Měsíčně za webhousting platí Truck Expert 22,80 Kč (12). E-mailové adresy mají zajištěny typem mail Standard za 49 Kč měsíčně. Využívají ale mail od Exchange4U (12).
2.5.6 Exchange4U Exchange4U je server založený na produktu společnosti Microsoft. Zajišťuje pro Truck Expert SharePoint (Windows SharePoint Services Basic, součást systému Windows Server 2003) a mailbox (Mailbox Basic 2010). SharePoint je přístupný pod heslem přes adresu http://portal.truck-expert.cz/ a mailbox přístupný pod heslem přes adresu https://email.exchange4u.cz. Za SharePoint platí měsíčně 200 Kč/měsíc a za mailbox 185 Kč/měsíc (12; 20; 21). SharePoint funguje jako sdílený prostor pro dokumenty a komunikační portál na internetu. Jsou zde uloženy materiály a různé interní informace firmy, také databáze zákazníků, kalendář akcí a schůzek. Všechny dokumenty, které se ve firmě vytvoří, se v nejnovější verzi ukládají právě na SharePoint. Tak mají všichni přístup k nejnovějším informacím. Nemusí si dokumenty posílat mailem a nemůže se tak stát, že by někdo
19
pracoval s jinými informacemi. Vždy se pracuje s těmi, které jsou na SharePointu. Ty jsou aktuální. Přístup na SharePoint, chráněný samozřejmě heslem, mají oba jednatelé, IT technik (administrátor, správce portálu) a asistentka (administrativa). I na SharePointu je logo firmy. Design a především barevnost jsou ale odlišné. Jelikož se SharePoint používá pouze interně a zákazníci sem nemají přístup, není potřeba klást takový důraz na vizuální stránku (12). Truck Expert má celkem 4 mailové adresy s koncovkou …@truck-expert.cz. Vlastní adresu se jménem firmy mají jednatelé a asistentka, a pak je ještě
[email protected], což je adresa určená k rozesílání informací a přijímání dotazů (12).
2.5.7 Kancelářské prostory Truck Expert má pronajaté kanceláře u společnosti First Clients v budově Gemini B v ulici Na Pankráci (12). Pronájem je formou tzv. "virtuální kanceláře", tedy firmě sem chodí pošta, je zde administrativní sídlo společnosti. Společnost zde reálně nesídlí, ovšem přijímá zde klienty. Kancelář je pronajata na 40 hodin měsíčně za 3 500 Kč/měsíc (12). Kromě pronajatých prostor jsou v ceně služby recepce, příjem hovorů jménem společnosti, přístup k sociálnímu zázemí a pevná linka (12). V budoucnu má firma v plánu v pronájmu kanceláře pokračovat, ale pronajmout si větší kancelář a na více hodin měsíčně za 25 000 Kč/měsíčně a k tomu služby za 5 000 Kč/měsíčně (12).
2.5.8 IT podpora IT podporu zajišťuje IT Buldok, bývalý kolega jednatele společnosti. Smluvní odměna je 1000 Kč/hod. Měsíčně je odpracováno přibližně 5 hodin. Úkoly jsou zadávány jako zakázky (12). IT podpora spravuje SharePoint, udržuje v chodu počítače jednatelů, stará se o instalaci programů do počítačů jednatelů a asistentky (Administrativa), zajišťuje údržbu a technickou podporu produktů Exchange4U, tedy SharePointu a mailboxu (12).
20
2.5.9 Tip Cars Kromě truck aukce inzeruje Truck Expert svá vozidla i prostřednictvím Tip Cars. Tip Cars je program, systém, do kterého se zadávají auta, a na stránkách www.tipcars.com jsou pak zobrazeny v nabídce (12). Tip Cars je také časopis-měsíčník, ve kterém firmy mohou nabízet svá auta. Truck Expert má zaplacenu inzerci tří aut ve vydání (12). Uživatelé Tip Cars mají ve svém počítači nainstalovaný program poskytnutý firmou Tip Cars, do kterého zadávají údaje o nabízených autech (12).
21
3. Analýza outsourcingu společnosti Truck Expert Tato část se bude zabývat analýzou outsourcingu a možností insourcingu činností ve firmě Truck Expert, přičemž bude směřovat k naplnění cíle práce, a to sestavení souboru doporučení, jak systém outsourcingu zlepšit.
3.1 Analýza Tato část se bude zabývat vlastní analýzou outsourcingu, možností insourcingu činností a podmínek ve firmě Truck Expert. Budu se tedy snažit zohlednit co nejvíce faktorů determinujících efektivní outsourcing či insourcing a analyzovat jednotlivé činnosti (administrativa, atd.) z těchto hledisek:
a) Konkurenční výhoda b) Zaměření se na core business a nároky na řízení outsourcingu c) Možnost insourcingu d) Finanční srovnání e) Výběr poskytovatele a kvalita outsourcingu f) Finanční prostředky firmy Truck – Expert g) Zákazníci
a)
Konkurenční výhoda V této kapitole zhodnotím, zda Truck Expert získala oproti konkurenci nějakou
konkurenční výhodu díky know-how, tedy znalostem, postupům a zkušenostem, a přínosu v nových technologiích poskytovatelů jednotlivých outsourcovaných činností. Opírat se budu o názory expertů – jednatelů firmy (12). Graf 2 ukazuje přínos jednotlivých oblastí outsourcingu z hledisek přinášejících konkurenční výhodu: know-how a přínosu v nových technologiích, přičemž více bodů získají ty firmy, se kterými mají jednatelé dobré osobní zkušenosti z dřívější spolupráce 2.
2
Ke zpracování tabulky jsem použila expertní metodu – informace z rozhovoru s jednateli.
22
Graf 2: Konkurenční výhoda3
Konkurenční výhoda 5 4 3 2 1 0
í tn e Úč
a
s a a U ci í n ry por ar 24 ni tv e4 ig o tiv e s C t s h g a s d c n iv r p en de ro po Te kt ha Ti is t a p ad c n A r T i a I o Ex řské am í p Adm l á n k el ál Re nc on a s r K pe
Know-how Technologie
Zdroj: 12
Truck Expert si jako své outsourcingové partnery vybírá většinou prestižní, známé firmy, které disponují velmi dobrým know-how (12). Jak vidíme z grafu, nejvyšší hodnoty získaly Active 24 a Exchange4U, které jsou na trhu známé a jejich služby jsou zákazníky často vyhledávané, na trhu působí již řadu let, jde o jedny z nejvýznamnějších poskytovatelů těchto služeb na trhu (12, 19, 21). Další v pořadí jsou Technici, Reklama a design, IT podpora a Tip Cars. I s Techniky už jeden z jednatelů dříve spolupracoval a navíc technici dostali výborné reference i od jiných jejich zákazníků. Reklamu a design zajišťuje firma Art Drive, která poskytuje kvalitní sortiment služeb, a jednatelé mají s jejími službami dobré zkušenosti už z předchozí spolupráce. Tip Cars je na trhu už řadu let a v oboru prodeje automobilů je velmi známý a uznávaný (12). Know-how u Účetního a personálního poradenství a Kancelářských prostor byly přiděleny 3 body. Účetní a personální poradenství zajišťuje firma Lex Perfekta, která je na trhu již řadu let, a její pracovníci již před tím v oboru pracovali. Za tyto roky získala ve vedení účetnictví a personální agendy rozsáhlou praxi a znalosti dané problematiky. Truck 3
Oddělením jsou přiděleny body 1 – 5 podle kvality know-how nebo přínosu v technologiích, kdy 1b je nejmenší kvalita či přínos a 5b je nejvyšší kvalita či přínos.
23
Expert s nimi spolupracuje teprve několik měsíců, dříve využívali služeb jiné účetní, ta však ve spolupráci nemohla dále pokračovat, a tak jednatelé oslovili Lex Perfekta (12, 22). Kancelářské prostory mají pronajaty u firmy First Client v budovách Gemini, rozsáhlých kancelářských prostorách. Zatím jsou s jejich službami velmi spokojeni (12). Nejméně bodů bylo přiděleno Administrativě. Asistentka je v oboru nákladních automobilů nováčkem, má tedy jen povrchní znalosti oboru a malé zkušenosti. Asistentka, ale umí pracovat se základními programy na počítači, což v Truck Expertu hojně využila zejména při práci s Microsoft Office Excel (12). Naopak velkým přínosem byl program truck aukce od firmy Art Drive (Reklama a design), který umožňuje zákazníkům Truck Expertu prohlížet fotodokumentaci a technické parametry aut, i nakupovat auta přes internet a také SharePoint od Exchange4U, který velmi usnadňuje spolupráci ve společnosti a umožňuje komunikovat a sdílet informace na vysoké úrovni IT technologií. Program Tip Cars není novým programem, má podobnou funkci jako truck aukce, umožňuje zákazníkům prohlížet fotodokumentaci a technické parametry aut (12). Účetní a personální poradenství využívá vlastní programy a systémy k vedení účetnictví. Active 24 jim přináší kvalitní webhousting. Toto ovšem není přílišná inovace, ale Truck Expert by si vlastní řešení zajistit nemohl, proto získal právě 3 body (12). IT podpora sice nové technologie přímo nepřináší, ale řadu jich spravuje, také se stará o chod a vylepšení počítačů jednatelů. A přichází s návrhy na nové programy, které by práci jednatelů mohli usnadnit (12). Administrativa, Technici ani Kancelářské prostory do Truck Expertu nové technologie nepřinesli (12).
b)
Zaměření se na core business a nároky na řízení outsourcingu Tato kapitola se zabývá otázkou, zda se firma díky outsourcingu mohla zaměřit na
hlavní činnost a jaké nároky jsou kladeny na řízení vztahu outsourcingu. Díky outsourcingu podpůrných činností se jednatelé mohou zaměřit na hlavní činnost, tedy na produkt a získávání klientů. Svým poskytovatelům pouze zadávají úkoly, o průběh většinou není potřeba se starat, jelikož poskytují profesionální služby (12). Práce manažerů se díky outsourcingu zjednoduší. Pokud by se podpůrným činnostem měli věnovat jednatelé osobně, ztratili by čas, který by jinak mohli věnovat
24
hlavní činnosti. Poskytovatelé outsourcingu pracují samostatně, jednatelé jim pouze zadávají úkoly (12). Výjimkou je administrativa, zajišťuje ji pracovník s nízkou praxí a nedostačujícími znalostmi oboru, toto zvyšuje riziko nesprávného splnění úkolu. Jednatelé jsou proto nuceni na činnost administrativy více dohlížet. Komunikují s ní, důsledně kontrolují plnění úkolů. To stěžuje práci jednatelů, kteří by čas vynaložený na dohled a kontrolu práce administrativy mohli vynaložit na hlavní činnost. V současnosti se proto hledá pracovník s větší praxí a odborností a navíc kvůli nárůstu práce na stálý pracovní poměr. V budoucnu by tak některé činnosti mohly být převedeny na administrativu, jednatelům by tedy ubyly povinnosti a mohli by se soustředit na získávání nových zákazníků a obchod (12).
c)
Možnost insourcingu V této části navrhnu variantu, ve které bude co nejvíce činností zajištěno formou
insourcingu kromě těch, které musí být ve formě outsourcingu. Účetní a personální poradenství by mohl zajišťovat zaměstnanec firmy a to člověk ve funkci účetního i personalisty zároveň (12). Administrativu by stejně jako doposud mohla vykonávat asistentka, tentokrát ale na stálý pracovní poměr. V současné době se již vhodná osoba hledá (12). Technici by též mohli být vlastními zaměstnanci firmy, firma by uvažovala o dvou zaměstnancích na stálý pracovní poměr (12). Povinnosti reklamy a designu by mohly být převedeny na IT podporu. V případě, že by to současný IT technik nedokázal zastat, by bylo nejvhodnější zůstat u outsourcingu těchto činností, nebo najmout jiného IT technika, který by zvládl i tyto činnosti. Rozhodujícím faktorem bude jistě finanční stránka, ale i dobré zkušenosti se stávajícím outsourcingem, know-how a další faktory (12). Činnosti zajišťované Active 24, Exchange4U a Tip Cars zůstanou ve formě outsourcingu, tyto činnosti si firma sama zajistit nemůže. Pokud jde o Tip Cars mohla by firma v budoucnu uvažovat, že bude svá auta prodávat pouze přes truck aukci. Toto bude ale možné až bude firma zavedená a truck aukce bude známá a zákazníky vyhledávaná. Do té doby bude firma Tip Cars využívat (12). Vlastní kancelářské prostory si firma zatím neuvažuje pořídit, ale má v plánu pronajmout si v budoucnu u First Client větší kancelář se širším sortimentem služeb (12).
25
d)
Finanční srovnání Zde porovnám náklady outsourcingu a insourcingu. Tabulka 4 je přehled nákladů na
outsourcing společnosti Truck Expert.
Tabulka 4: Náklady na outsourcing
Oddělení
Činnost
měsíčně měsíčně měsíčně
5 000 3 500 24 500
Údržba stránek
měsíčně
5 000
Optimalizace SEO TE
měsíčně
10 000
Optimalizace SEO TA
měsíčně
10 000
Doména - registrace na 10 let na 10 let Webhousting a E-mailové měsíčně adresy SharePoint Basic měsíčně
2 090
Účetní a personální poradenství Administrativa Technici Reklama a design
Active 24
Exchange4U
Období Náklady
Mailbox
71,8 200
měsíčně
185
IT podpora
měsíčně
5 000
Kancelář
měsíčně
3 500
Tip Cars
ročně
36 000
Zdroj: 12
Záměrně neuvádím náklady na výrobu dražebního portálu, web stránek a desek, protože šlo jen o jednorázové zakázky. Jako náklady na doménu uvádím poplatek za registraci na 10 let, který plánuje Truck Expert zaplatit, zatím pouze prodlužovala roční registraci (12). V tabulce (viz Příloha 6) je uvedena varianta, kdy budou činnosti zajištěny formou insourcingu. Některé činnosti nelze zajistit ve firmě nebo by to šlo jen po vynaložení velmi vysokých nákladů, a tak musí být provozovány formou outsourcingu. Jde o doménu, webhousting, e-mail, SharePoint, mailbox a Tip Cars. Tedy činnosti, které zajišťují Exchange4U, Active 24 a Tip Cars (12). Vše bude bráno z pohledu zaměstnavatele, tedy firmy Truck Expert. Jako zaměstnavatel bude firma odvádět státu za sociální pojištění zaměstnance 25% a za zdravotní pojištění 9% z hrubé mzdy, celkem tedy 34% (12; 23).
26
Kancelář bude pronajata trvale. Informace o budoucích zaměstnancích a jejich platových podmínkách mi poskytl sám jednatel firmy Truck Expert. Tabulka 5 srovnává finanční údaje (Tabulka 4 a Příloha 6) přepočtené na účetní období jednoho roku (12).
Tabulka 5: Finanční srovnání
Srovnání (v Kč za 1 rok) Oddělení
Outsourcing
Insourcing
Účetní a personální poradenství Administrativa Technici Reklama a design Aktive 24 Exchange4U IT podpora Kancelář Tip Cars
60 000 42 000 294 000 300 000 1 071 4 620 60 000 42 000 36 000
482 400 192 960 402 000
CELKEM
839 691
2 041 851
1 071 4 620 562 800 360 000 36 000
Zdroj: 12
V položce outsourcingu Reklama a design je zahrnuta údržba stránek a optimalizace SEO, v položce outsourcingu Active 24 doména, webhousting a e-mail a v Exchange4U SharePoint a mailbox (12). V položce insourcingu Technici jsou zahrnuty náklady za 2 techniky na plný úvazek, stálý pracovní poměr (12). Povinnosti Reklamy a designu jsou převedeny na IT podporu. Aktive 24 a Exchange4U zůstávají beze změny. IT podpora tedy vykonává své původní povinnosti a navíc údržbu stránek a optimalizaci SEO (12). Graf 3 ukazuje roční náklady na Účetní a personální poradenství, Administrativu, Techniky, IT podporu (ve variantě insourcingu jsou povinnosti Reklamy a designu převedeny na IT podporu, v grafu jsou tedy kvůli srovnatelnosti údajů ve variantě outsourcingu sečteny v jednu položku) a Kancelářské prostory. Aktive 24, Exchange4U a Tip Cars zůstávají beze změny, jsou tedy v grafu vynechány (12).
27
Graf 3: Finanční srovnání Finanční srovnání ( v tis. Kč za rok ) 563
600 482
500
402
400 300
360
360
294 193
200 60
100
42
42
ář ce l
or a
an
dp de sig n,
A dm
IT
K
po
Te c
a in is
tr at iv
st ví en ra d po
Outsourcing Zajištění vlastními prostředky
Ú
če
tn í
Re kl
a
am
pe
aa
rs on ál
ní
hn ici
0
Zdroj: 12
Varianta insourcingu je výrazně nákladnější. Samozřejmě to je způsobeno sazbou mzdy za plný úvazek, ale také navýšením o 34% hrubé mzdy za odvod zaměstnavatele za sociální a zdravotní pojištění zaměstnanců (12).
Graf 4: Celkové finanční srovnání
CELKEM ( v Kč za rok ) 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 0
2 041 851 839 691
Outsourcing
Zajištění vlastními prostředky
Zdroj: 12
28
Graf 4 jasně ukazuje, že varianta insourcingu je spojena s vyššími náklady. V současné situaci je nereálná. Jak ukazuje Graf 1, společnost Truck Expert vykazovala v minulých letech jen ztráty, a tak nejsou v blízké době dostatečné finanční prostředky pro realizaci. Všechny oblasti vykazují při změně výrazný nárůst nákladů. Dokud společnost nebude realizovat dostatečný zisk a nebude potřeba přijmout zaměstnance z důvodu nárůstu práce, je nevýhodné a zbytečné snažit se zajistit činnosti vlastními prostředky (12).
e)
Výběr poskytovatele, kvalita outsourcingu a bezpečnostní riziko Díky odbornosti, zkušenostem a moderním technologiím je pro Truck Expert
výhodné svěřit své podpůrné činnosti svým poskytovatelům outsourcingu (12). Při výběru poskytovatele dali jednatelé Truck Expertu přednost těm, se kterými mají
již
osobní
zkušenost
z předchozí
spolupráce.
Takovými
jsou
asistentka
(Administrativa), technici a IT technik (IT podpora). Byli spokojeni s jejich dosavadní spoluprací a chtěli v ní pokračovat i ve vlastním podnikání (12). Poskytovatelé poskytují kvalitní služby, jednatelé jsou se službami spokojeni a zatím nemají v plánu poskytovatele měnit. Kvůli nárůstu práce administrativy jsou nuceni přijmout na tuto činnost pracovníka na stálý pracovní poměr. Původní asistentka ale stále studuje a nemůže být proto kvůli nedostatku času zaměstnána ve firmě na stálý pracovní poměr. Jednatelé tedy hledají novou asistentku (12). Při využití outsourcingu samozřejmě vzniká bezpečnostní riziko úniku informací. V tomto ohledu má insourcing tu výhodu, že u vlastních zaměstnanců firmy je toto riziko výrazně nižší (12).
f)
Zákazníci Tato část se zabývá analýzou struktury zákazníků jednotlivých produktů firmy,
kolik zákazníků v současnosti Truck expert má a kolik jich očekávají jednatelé pro jednotlivé produkty získat v příštím roce. Tabulka 6 ukazuje kolik, který produkt získal pro firmu zákazníků doposud a kolik jich pravděpodobně přibude v příštím roce.
29
Tabulka 6: Zákazníci
Produkt Poradenství Pojištění Likvidace pojistných událostí Dodávky náhradních dílů Prodloužení záruky Servisní smlouvy Odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí Pohonné hmoty, oleje, paliva Platební (karetní) systémy5 Školení řidičů Telematika Digitální tachografy Znalecké posudky Truck aukce
Zákazníci 2 25 10 0 0 0 10
Průměrná platba Očekávaný jednoho nárůst zákazníků zákazníka (Kč) v příštím roce 10 000 10 4 20 000 20 Viz. Pojištění 10 000 10 000 5 0 0 Viz. Pojištění
0 0 2 4 0 1 60
Viz. Pojištění
6 000 10 000 30 000 30 0007
0 0 10 5 0 16 308
Zdroj: 12
Jak z tabulky vyplývá, že o některé produkty zatím zákazníci neprojevili zájem. Jsou to produkty: dodávky náhradních dílů; prodloužení záruky; servisní smlouvy; pohonné hmoty, oleje, paliva; platební (karetní) systémy; digitální tachografy. Jednatelé ale očekávají v příštím roce 5 zákazníků pro produkt dodávky náhradních dílů (12). Služby poradenství většinou zákazníci využívají jednorázově. Doposud využili této služby 2 zákazníci, v budoucnu očekávají dalších 10 zákazníků (12). Z 25 zákazníků produktu pojištění, je 10 pojištění flotil a 15 pojištění osob. Jsou v tom zahrnuty i služby likvidace pojistných událostí a odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí. Doposud využilo této služby 25 zákazníků, v budoucnu očekávají dalších 20 zákazníků. S některými firmami již jednatelé jednají (12). Produkt likvidace pojistných událostí je spojen s produktem pojištění. Navíc likvidace pojistných událostí využilo jednorázově 10 zákazníků, kteří nejsou klienty TE.
4
Platba měsíčně (12). Platební systém je spojený s produktem Pohonné hmoty, oleje, paliva (12). 6 Další leasingová společnost (12). 7 Průměrně za jedno auto (12). 8 Počet partnerů, kteří budou nabízet svá vozidla prostřednictvím TE. Počet kupujících nelze odhadnout, tento počet je závislý na budoucím počtu vozidel (12). 5
30
Jinak je tato služba zdarma zahrnuta do služeb makléře. V budoucnu očekávají, že této služby budou firmy využívat v rámci produktu pojištění, případně v rámci poradenství (12). Odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí jsou také spojeny s produktem pojištění. Navíc tuto službu využilo jednorázově 10 zákazníků, kteří nejsou klienty TE. V budoucnu očekávají, že této služby budou firmy využívat v rámci produktu pojištění, případně v rámci poradenství (12). Školení řidičů využívají zákazníci jednorázově. Doposud využili této služby 2 zákazníci. V budoucnu očekávají dalších 10 zákazníků (12). Telematiku využívají zákazníci také jednorázově. Doposud využili této služby 4 zákazníci, v budoucnu očekávají dalších 5 zákazníků (12). Zákazníkem produktu znalecké posudky je leasingová společnost, která si od TE nechala vypracovat posudky na 200 aut. Za tyto posudky zaplatila jednorázově celkově za všechny posudky. TE očekává, že v příštím roce získá jako zákazníka další leasingovou společnost. S firmou již započalo jednání (12). V rámci produktu truck aukce bylo 60-ti zákazníkům prodáno 80 aut. Platí se samozřejmě za každé auto. Nedá se přesně odhadnout, kolik zákazníků získají. Počet kupujících je závislý na budoucím počtu vozidel. Proto je v tabulce uveden počet partnerů, kteří budou nabízet svá vozidla prostřednictvím TE (12). Nejvíce zákazníků má truck aukce, poté pojištění. Zároveň jde o nejvýnosnější produkty. Tyto produkty by měly přinést v budoucnu firmě potřebné finanční prostředky (12).
g)
Finanční prostředky firmy Truck – Expert Firma zatím nerealizovala zisk ale jen ztrátu (viz. Graf 1). Tuto ztrátu kryjí
jednatelé ze svých finančních prostředků, stejně tak i finance na investice do firmy (12). Truck Expertu zatím nemá finance, zisky, prostory, ani vybavení, aby mohla některé činnosti zajišťovat vlastními prostředky. Kvůli nárůstu práce administrativy je firma nucena přijmout pracovníka nastálo, i když to zvyšuje náklady firmy, které zatím nejsou pokryty výnosy (12). Tabulka 7 zobrazuje kalkulaci budoucích předpokládaných výnosů. Jsou v tom zahrnuty platby stávajících zákazníků pojištění a budoucích plánovaných zákazníků produktů Truck Expertu (12).
31
Tabulka 7: Kalkulace budoucích výnosů
Produkt
Současní zákazníci (v tis. Kč)
Poradenství Pojištění Likvidace pojistných událostí Dodávky náhradních dílů Prodloužení záruky Servisní smlouvy Odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí Pohonné hmoty, oleje, paliva Platební (karetní) systémy Školení řidičů Telematika Digitální tachografy Znalecké posudky Truck aukce9
0 6 000 0 0 0 0
Budoucí zákazníci (v tis. Kč) 100 4 800 0 50 0 0
0
0
0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 60 50 0 30 900
0 0 60 50 0 30 900
CELKEM (v tis. Kč)
CELKEM
100 10 800 0 50 0 0
11 990
Zdroj: 12
Dle údajů o zákaznících z předchozí části analýzy (viz. Tabulka 6) byla sestavena kalkulace výnosů od současných a budoucích zákazníků. V kalkulaci současných zákazníků je zahrnuta kalkulace měsíčních plateb zákazníků produktu pojištění. Platby za ostatní produkty byly jednorázové, do této kalkulace tedy zahrnuty nebyly. V kalkulaci budoucích zákazníků jsou zahrnuty měsíční platby budoucích zákazníků pojištění i jednorázové platby za ostatní produkty (12). Z tabulky je jasně vidět, že nejvýnosnější je produkt pojištění. Ten přináší pravidelné finanční prostředky každý měsíc, a to přibližně 10 000 Kč od zákazníka. Také truck aukce, tedy prodej aut přináší relativně velké finanční prostředky (12). Pokud skutečně zákazníci využijí služeb podle předpokladů jednatelů, získají tak potřebné prostředky na rozvoj a investice do firmy. Výnosy pokryjí náklady a firma dosáhne značného zisku, jak ukazuje Graf 5 (12).
9
Kvůli zjednodušení kalkulace a nemožnosti odhadnout počet aut daných do truck aukce: předpoklad, že jeden zákazník si koupí jedno auto (12).
32
Graf 5: Porovnání nákladů a výnosů
Porovnání nákladů a výnosů (v tis. Kč) 15 000
11 990
11 150
9 948
Budoucí výnosy
Dostupné prostředky (outsourcing)
Dostupné prostředky (insourcing)
10 000 5 000
840
2 042
Náklady na outsourcing
Náklady insourcingu
0
Zdroj: 12
Jak je vidět z grafu, i přes vysoké náklady na insoucing by firma při tomto stavu výnosů neměla mít problém náklady bez problému pokrýt. Finanční stránka by tedy v budoucnu neměla být omezujícím faktorem a firma se tedy může rozhodovat o využití outsourcingu či insourcing dle nefinančních ukazatelů jako je know-how, kvalita služeb, dobré zkušenosti se službami atd. (12).
3.2 Shrnutí výsledků analýzy Truck Expert si jako poskytovatele outsourcingu vybírá firmy či osoby s vysokým know-how. Dávají přednost těm, se kterými již v minulosti úspěšně spolupracovali. Se službami svých poskytovatelů jsou jednatelé spokojeni. Z hlediska know-how se ukázala jako slabší článek administrativa. Truck Expert se snaží vylepšit své služby a činnosti v podniku moderními technologiemi, jako aukční systém nebo SharePoint. Outsourcing pomohl Truck Expertu zaměřit se na obchod. Ovšem na práci administrativy jednatelé musí více dohlížet. Bezpečnostní riziko je u insourcingu minimální, u outsourcingu poměrně vysoké, vlastní zaměstnanci jsou většinou důvěryhodnější. Kvůli nárůstu práce už jednatelé hledají novou pracovní sílu pro administrativu na stálý pracovní poměr. Insourcing by mohl zajišťovat jeden zaměstnanec účetní-personalista pro účetní a personální agendu, jeden zaměstnanec na stálý pracovní poměr pro administrativu, dva jako
33
technici a jeden IT technik by zajišťoval případně i činnosti reklamy a designu. Ostatní by zůstalo formou outsourcingu. Při srovnání nákladů insourcingu a outsourcingu bylo zohledněno, že některé činnosti by firma mohla provozovat formou insourcingu jen při tak vysokých nákladech, že by si to takto malá firma mohla jen stěží dovolit (doména, webhousting, e-mail, SharePoint, mailbox a Tip Cars), dále firma za zaměstnance musí odvádět 34% z hrubé mzdy zaměstnance státu za sociální a zdravotní pojištění. Srovnání jasně ukazuje variantu insourcingu jako výrazně nákladnější. V současné finanční situaci firmy je varianta insourcingu nereálná. Firma zatím nerealizovala zisk ale jen ztrátu, kterou jednatelé kryjí ze svých finančních prostředků. Firma očekává v příštím roce nárůst v počtu zákazníků a s tím i příliv finančních prostředků. S několika firmami již firma o spolupráci jedná. Pokud skutečně zákazníci využijí služeb podle předpokladů jednatelů, získají tak potřebné prostředky na rozvoj a investice do firmy. Firma se tak dostane ze ztráty a bude moci investovat do podnikání ze zisku podniku. Měl by být i dostatek finančních prostředků na insourcing.
3.3 Soubor doporučení Kvůli nárůstu práce je naprosto nezbytné najmout zaměstnance administrativy na stálý pracovní poměr. Při výběru bych dala přednost osobě s vyšší kvalifikací i zkušenostmi, třeba i za cenu vyšších mzdových nákladů případně požadovaných zaměstnancem. Lze předpokládat, že finanční prostředky firma brzy získá při poskytování služeb10. Zatím další změny nedoporučuji, především kvůli současné finanční situaci. V příštím roce, pokud firma dosáhne dostatečného zisku, by jednatelé mohli uvažovat o insourcingu dalších oblastí. Vlastní zaměstnanec účetní-personalista na místo outsourcingu účetního a personálního poradenství, by měl především výhodu snížení rizika úniku interních informací o personálu a financích podniku. S prací techniků jsou jednatelé spokojeni, zatím nebylo potřeba zaměstnat je trvale. Pokud výrazně přibude svěřených aut, technici by tedy byli potřeba k údržbě a sledování
10
S několika firmami již firma o spolupráci jedná (12).
34
technického stavu častěji. Pak bych teprve navrhovala najmout dva techniky na stálý pracovní poměr. Pro IT technika zatím není tolik práce, aby musel být zaměstnán trvale. V úvahu by tato možnost přicházela, pokud by vykonával i činnosti, které vykonává reklama a design. Po finanční stránce by tato varianta vycházela ale nákladněji. Navíc se službami Art Drive jsou jednatelé spokojeni. Proto, dokud budou služby reklamy a design i IT podpory poskytovány v požadované kvalitě a nevzroste výrazně práce IT podpory, doporučuji zůstat u outsourcingu. Služby Active 24 a Exchange4U si Truck Expert formou insourcingu zajistit nemůže, se službami je spokojen. Doporučuji tedy zůstat u outsourcingu i u stávajících poskytovatelů. V příštím roce bych rozhodně doporučila najmout větší kancelář, kvůli k očekávanému nárůstu zakázek. Vzhledem ke spokojenosti jednatelů se službami firmy First Client bych doporučila si najmout kancelář opět v jejich budově. U outsourcingu Tip Cars doporučuji zůstat, dokud truck aukce nebude natolik úspěšná, aby Tip Cars nebyl dále potřeba. Pak bude možné outsourcing od Tip Cars zrušit.
35
4. ZÁVĚR – shrnutí práce V teoretické části jsem tedy definovala pojem outsourcing, pojmy s outsourcingem související, stručnou historii outsourcingu, dále důvody, které firmy vedou k využití outsourcingu, a výhody a nevýhody s outsourcingem spojené. Outsourcing je tedy dlouhodobý smluvní vztah s externím poskytovatelem služeb určité podpůrné činnosti organizace. Opakem outsourcingu je insourcing, zajišťování činností vlastními prostředky a vlastními zaměstnanci společnosti. Offshoring je přesunutí výroby do zahraničí především kvůli úspoře nákladů či nižším daním. Outplacement je soubor činností, které vykonává zaměstnavatel pro zaměstnance, jako rekvalifikační kurzy, pomoc při hledání práce, konzultace s právníky a psychology a jiné. Dále jsme probrali několik základních milníků v historii outsourcingu. Z hlediska ekonomické teorie jsou z významné práce R. H. Coase a O. E. Williamson. Teorie strategického managementu doporučuje soustředit se na hlavní činnost firmy. Outsourcing ovlivnila teorie "vyrob nebo kup". Průlom v outsourcingu vykonala společnost Eastman Kodak, když využila outsourcing informačního systému, od té doby se dokonce začalo mluvit o tzv. éře "Před Kodakem" a "Po Kodaku". V teoretické části jsme pak uvedli čtyři důvody, proč firmy volí outsourcing: důvody konkurenční (know-how, nové technologie a postupy), věcné (soustředění se na hlavní činnost, přenos rizika), finanční (úspora nákladů) a organizační (zjednodušení práce manažerů). Upozornili jsme přitom mj. na to, že finanční důvody se nedoporučují jako jediný důvod přechodu na outsourcing. V další kapitole jsme probrali deset hlavních výhod outsourcingu, tak jak je uvádí The Outsourcing Institute: zaměření se na hlavní činnost podniku, přístup ke schopnostem a znalostem na světové úrovni, využití přínosů restrukturalizace, sdílení rizika, uvolnění zdrojů pro jiné účely, uvolnění kapitálových prostředků, přísun peněz, snížení operativních nákladů, zdroje nejsou dostupné interně, některé činnosti jsou obtížně nebo zcela mimo kontrolu. Pozornost jsme věnovali i rizikům s outsourcingem spojeným: bezpečnostní riziko, ztráta kontroly nad procesem a outsourcovanými činnostmi, rizika zadavatele, náklady na změnu nebo ukončení spolupráce, nutnost řízení vztahu.
36
Na začátku praktické části jsem krátce popsala firmu Truck Expert. Společnost Truck Expert, s.r.o. je zatím jen krátce fungující společnost působící jako zprostředkovatel v oblasti nákladní dopravy. Zaměřuje se na firmy přepravní, logistické a distribuční. Firma zatím vykazuje pouze ztrátu, její výnosy nestačí krýt náklady společnosti. Portfolio služeb je nabízeno ve formě balíků. Firma má připraveny tři základní typy balíků, které přizpůsobuje konkrétním požadavkům zákazníka. Firma Truck Expert nabízí řadu produktů a služeb jako: Poradenství, Likvidace pojistných událostí, Znalecké posudky, Truck aukce a další. Truck Expert vlastní dva majitelé, jednatelé společnosti. Ti se podílí na většině činností firmy, ostatní činnosti jsou zajišťována formou outsourcingu. Outsourcing společnosti Truck Expert tvoří Účetní a personální poradenství, Administrativa, Technici, Reklama a design, Aktive 24, Exchange4U, Kancelářské prostory, IT podpora a Tip Cars. Účetní a personální poradenství ve společnosti Truck Expert zajišťuje firma LEX Perfekta, s.r.o., která vede Truck Expertu účetnictví a mzdovou agendu a poskytuje Truck Expertu daňové, účetní a ekonomické poradenství. Administrativu
vykonává
asistentka
formou
dohody o
provedení
práce.
Administrativa se podílí na likvidaci pojistných událostí, pojištění, truck aukci a dalších činnostech jako přepis protokolů o technickém stavu a zadávání informací o vozidlech do systému Tip Cars. Nyní ale administrativě přibylo práce, a tak firma hledá pracovníka na stálý pracovní poměr. Truck Expert využívá služeb tří techniků, kteří provádějí prohlídky aut, vypisují protokoly o technickém stavu a případně provádějí drobné opravy. Reklamu a design zajišťuje firma Reklamní agentura Art Drive, s.r.o.. Art Drive udržuje webové stránky a optimalizaci SEO, vypracovala dražební systém truck aukce a vyrobila webové stránky Truck Expertu a desky s logem. Active 24 poskytuje Truck Expertu doménu, webhousting a e-mailové adresy. Exchange4U zajišťuje pro Truck Expert SharePoint a mailbox. Truck Expert má pronajaté kanceláře formou tzv. "virtuální kanceláře" u společnosti First Clients v budově Gemini B v ulici Na Pankráci. Kromě pronajatých prostor jsou v ceně služby recepce, příjem hovorů jménem společnosti, přístup k sociálnímu zázemí a pevná linka. V budoucnu má firma v plánu v pronájmu kanceláře pokračovat, ale pronajmout si větší kancelář, na více hodin měsíčně a s lepšími službami.
37
IT podporu zajišťuje IT Buldok, spravuje SharePoint, udržuje v chodu počítače jednatelů, stará se o instalaci programů do počítačů jednatelů a asistentky, zajišťuje údržbu a technickou podporu produktů Exchange4U, tedy SharePointu a mailboxu. Truck Expert svá inzeruje vozidla i prostřednictvím Tip Cars. Tip Cars je program, systém, do kterého se zadávají auta, a na stránkách www.tipcars.com jsou pak zobrazeny v nabídce, ale také o časopis-měsíčník, ve kterém firmy mohou nabízet svá auta. Praktická část dále pokračuje analýzou outsourcingu a podmínek ve firmě, a to z hledisek: Konkurenční výhoda, Zaměření se na core business, Možnost insourcingu, Nároky na řízení outsourcingu, Finanční analýza, Výběr poskytovatele a kvalita outsourcingu, Finanční prostředky firmy Truck – Expert, Zákazníci. Dle analýzy Truck Expert dává přednost poskytovatelům s vysokým know-how a nejlépe s těmi, se kterými již dříve spolupracovali. Firma klade důraz na moderní technologie. Díky outsourcingu se jednatelé mohli zaměřit na core business, na práci administrativy však musí dohlížet. Bezpečnostní riziko je u outsourcingu vyšší než u insourcingu. Nárůst práce v oblasti administrativy vede k nutnosti najmout pro tuto činnost zaměstnance na stálý pracovní poměr. Při insourcingu by mohl zajišťovat jeden zaměstnanec účetní-personalista pro účetní a personální poradenství, jeden zaměstnanec na stálý pracovní poměr pro administrativu, dva jako technici a jeden IT technik by zajišťoval případně i činnosti reklamy a designu, další oblasti nemohou být ve formě insourcingu. Srovnání jasně ukazuje variantu insourcingu jako výrazně nákladnější, a proto je varianta insourcingu v současnosti nereálná. Nové zakázky v příštím roce by měly přinést firmě potřebné finanční prostředky na rozvoj, investice i insourcing. Na základě analýzy jsem sestavila soubor doporučení. Zatím doporučuji najmout zaměstnance administrativy s vyšší praxí na stálý pracovní poměr. V příštím roce případně účetního-personalistu na stálý pracovní poměr, dle potřeby pak IT technika. Outsourcing Active 24, Exchange4U a Tip Cars doporučuji zachovat, Tip Cars případně zrušit až nebudou jejich služby potřeba. Ale vhodné bude najmout větší kancelář v budově First Client. Hypotéza, že současný stav outsourcingu je optimální, se nepotvrdila. Analýza prokázala, že je vhodné systém outsourcingu změnit a zefektivnit tak fungování firmy pro budoucí rychlejší rozvoj a dosažení vyšších výnosů. Cíl práce byl splněn. V kapitole 3.3 byl sestaven soubor doporučení na zlepšení systému outsourcingu analyzované firmy.
38
5. Zdroje: 1
DVOŘÁČEK, J., Tyll, L. Outsourcing a offshoring podnikatelských procesů. Praha: Nakladatelství H.C.Beck. 2010
2
RYDVALOVA, Petra, RYDVAL, Jiří. Outsourcing ve firmě (průvodce pro manažera s tipy pro české prostředí). Brno: Computer Press, 2007.
3
BRUCKNER, T., Voříšek, J. Outsourcing informační systémů, Praha: Ekopress, 1998.
4
POUR, J., Toman, P., Podniková informatika, Grada Publishing a.s., 2006, 13. 10. 2010; Dostupné z http://books.google.cz
5
SCHNIEDERJANS, M. J., Schniederjans A.M., Schniederjans, D. G., Outsourcing and insourcing in an international context, 13. 10. 2010; Dostupné z http://books.google.cz
6
HEJHAL, P. Outsourcing účetnictví, VŠE v Praze fakulta financí a účetnictví, 2009, diplomová práce
7
GRISWOLD, Daniel, 2004, článek Why We Have Nothing to Fear from Foreign Outsourcing, Free Trade Bulletin no. 10, 13. 10. 2010; Dostupné z http://www.cato.org
8
STÝBLO, J. Outsourcing a outplacement, Praha: ASPI, a.s., 2005
9
DVORAK, P., Lublin, J. S., 2009, článek Outplacement Firms Struggle to Do Job, The Wall street journal, 13. 10. 2010; Dostupné z http://online.wsj.com/article/SB125069793645343423.html
10 Stránky Outsourcing.divoce.cz, 13. 10. 2010, Dostupné z: http://outsourcing.divoce.cz/historie-outsourcingu-it/ 11 Stránky Capricornic, 13. 10. 2010, Dostupné z: http://www.iccc.cz/web_capricornis 12 Rozhovor s jednateli Truck Expert, s.r.o. Petrem Beňou a Davidem Dvořákem, 23. 2. 2010 13 Stránky firmy Truck Expert, s.r.o., 29. 3. 2010; Dostupné z www.truck-expert.cz 14 Obchodní rejstřík firmy Truck Expert, s.r.o., 29. 3. 2010; Dostupné z www.portal.justice.cz
39
15 ČESMAD Bohemia, Základní povinnosti dopravce při práci s daty z digitálního tachografu, 18. 10. 2010; Dostupné z: http://www2.brno.cz/download/odsc/1183097739.pdf 16 Stránky Truck aukce, 29. 3. 2010; Dostupné z www.truck-aukce.cz 17 SharePoint společnosti Truck Expert, s.r.o., 29. 3. 2010; Dostupné z http://portal.truckexpert.cz/ 18 Stránky Tvorba-webu.cz, 29. 3. 2010; Dostupné z: http://www.tvorba-webu.cz/seo/ 19 Stránky Aktive 24, 29. 3. 2010; Dostupné z: http://www.active24.cz/ 20 Stránky společnosti Microsoft, 29. 3. 2010; Dostupné z: http://www.microsoft.com/ 21 Stránky projektu společnosti KPCS, s.r.o. Exchange4U, 29. 3. 2010; Dostupné z http://www.exchange4u.cz/ 22 Stránky společnosti Lex Perfekta, s.r.o., 24. 10. 2010; Dostupné z: http://www.lexperfecta.cz 23 GOLA, P., článek Zaměstnavatelé platí nižší pojistné, kolik ušetří?, Finance.cz, 4. 4. 2010; Dostupné z: http://www.finance.cz/zpravy/finance/233615-zamestnavatele-platinizsi-pojistne-kolik-usetri-/
40
6. Seznamy SEZNAM OBRÁZKŮ: Obrázek 1: Důvody realizace outsourcingu........................................................................... 6 Obrázek 2: Struktura služeb................................................................................................. 13
SEZNAM TABULEK: Tabulka 1: Údaje o společnosti............................................................................................ 11 Tabulka 2: Produktové portfolio TE .................................................................................... 13 Tabulka 3: Art Drive ............................................................................................................ 18 Tabulka 4: Náklady na outsourcing..................................................................................... 26 Tabulka 5: Finanční srovnání.............................................................................................. 27 Tabulka 6: Zákazníci............................................................................................................ 30 Tabulka 7: Kalkulace budoucích výnosů ............................................................................. 32
SEZNAM GRAFŮ: Graf 1: Zisk / ztráta společnosti Truck – Expert .................................................................. 12 Graf 2: Konkurenční výhoda................................................................................................ 23 Graf 3: Finanční srovnání.................................................................................................... 28 Graf 4: Celkové finanční srovnání ....................................................................................... 28 Graf 5: Porovnání nákladů a výnosů ................................................................................... 33
SEZNAM ZKRATEK: IS
Informační systém
IT
Informační technologie
EDS
Electronic Data Systems
GM
General Motors
TA
Truck aukce
TE
Truck Expert
Tech.
Technický, technickém, …
41
SEZNAM PŘÍLOH: Příloha 1: Rozhovor - otázky ................................................................................................ 43 Příloha 2: Výkaz zisku a ztráty 2007 – 2009 ve zjednodušeném rozsahu ............................ 43 Příloha 3: Rozvaha společnosti Truck Expert 2007 – 2009 ve zjednodušeném rozsahu ..... 44 Příloha 4: Spider schéma outsourcingu společnosti Truck Expert, s.r.o. ............................ 45 Příloha 5: Spider schéma účasti "oddělení" na produktu firmy........................................... 46 Příloha 6: Insourcing............................................................................................................ 47
42
7. Přílohy Příloha 1: Rozhovor - otázky
1. Jaká je organizační struktura firmy? Co je outsourcing a co insourcing? 2. Jak se které oddělení podílí na produktu? 3. Co které oddělení pro firmu vykonává? 4. Kolik hodin měsíčně, které oddělení odpracuje? 5. Jaká je hodinová sazba pro které oddělení nebo kolik měsíčně kterému oddělené zaplatíte? 6. Proč využíváte outsourcing? 7. Jaké plánujete v dohledné době změny v outsourcingu? 8. Proč jste si vybrali právě tohoto poskytovatele a jak jste s ním spokojeni? 9. Kolik má firma zákazníků? A kolik jich má který produkt? Příloha 2: Výkaz zisku a ztráty 2007 – 2009 ve zjednodušeném rozsahu 11
(v celých tisících Kč)
číslo Skutečnost v účetním období TEXT řádku 2009 2008 2007 a b c II. Výkony 4 191 10,00 0,00 B. Výkonová spotřeba 5 418 159,00 45,00 + Přidaná hodnota 6 -227 -149,00 -45,00 C. Osobní náklady 7 10 0,00 0,00 D. Daně 8 8 0,00 43,00 H. Ostatní provozní náklady 14 0,00 53,00 26,00 * Provozní výsledek hospodaření 17 -245 -202,00 -114,00 O. Ostatní finanční náklady 29 3 3,00 4,00 * Finanční výsledek hospodaření 32 -3 -205,00 -118,00 ** Výsledek hospodaření za běžnou činnost 34 -248 71,00 0,00 R. Mimořádné náklady 36 0,00 -71,00 0,00 * Mimořádný výsledek hospodaření 38 0,00 -276,00 -118,00 *** Výsledek hospodaření za účetní období (+/-) 40 -248 -276,00 -118,00 **** Výsledek hospodaření před zdaněním 41 -248 -276,00 -118,00
11
Poskytnuto jednateli společnosti Truck Expert
43
Příloha 3: Rozvaha společnosti Truck Expert 2007 – 2009 ve zjednodušeném rozsahu12
Označení a C. C. C. C. D.
II. III. IV. I.
(v celých tisících Kč)
čís. řád. c 1 7 9 10 11 12
AKTIVA b AKTIVA CELKEM Oběžná aktiva Dlouhodobé pohledávky Krátkodobé pohledávky Krátkodobý finanční majetek Časové rozlišení (v celých tisících Kč)
a A. A. A. A. B. B. C.
12
I. IV. V. III. I.
PASIVA b PASIVA CELKEM Vlastní kapitál Základní kapitál Výsledek hospodaření minulých let Výsledek hospodaření běžného období /+ -/ Cizí zdroje Krátkodobé závazky Časové rozlišení
Poskytnuto jednateli společnosti Truck Expert
44
2009
2008
2007
378 368 280 38 50 10
638 638 540
884 884 572
98
312
2009
2008
2007
čís. řád. c 13 14 15 18
378 361 1 002 -393
19 20 23 25
-248 9 9 8
účetního
Příloha 4: Spider schéma outsourcingu společnosti Truck Expert, s.r.o.
Insourcing - uzavírání smluv - zastupování a prezentace firmy - zprostředkování prodeje a služeb nabízených firmou - pohovory a příjem nových zaměstnanců
Truck – Expert
Outsourcing
Reklama a web
Administrativa
Účetní a personální poradenství - vedení účetnictví - mzdová agenda a personalistika - poradenství
-
zadávání aut do Tip Cars zadávání aut do TA přepis protokolů tech. stavu přehled pojištění srovnání nabídek pojištění asistence při likvidaci pojistných událostí
-
Exchange 4 U
Design web stránek Tisk a design materiálů Logo Vizitky Správa stránek TE
Technici - protokoly o tech. stavu - drobné opravy aut
- Server exchange - E – maily - Systém SharePoint
Active 24 - doména stránek TE - prostor na internetu - e-mailové adresy
Zdroj: 13 45
IT podpora - Správa share pointu - údržba PC - údržba a technická podpora exchnage4U (SharePoint, email ) Tip Cars Kancelářské prostory
- kancelář a s tím spojené služby
- Systém pro prodej aut - Správa a záloha dat systému Tip Cars
Příloha 5: Spider schéma účasti "oddělení" na produktu firmy
Truck – Expert
Účetní a personální poradenství
Jednatelé - TA - Likvidace pojistných událostí - Pojištění - Poradenství - Pohonné hmoty, oleje, paliva - Odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí - Platební systémy - Digitální tachografy - Prodloužení záruky - Servisní smlouvy - Školení řidičů - Znalecké posudky - Dodávky náhradních dílů - Telematika
- TA - Likvidace pojistných událostí - Pojištění - Poradenství - Pohonné hmoty, oleje, paliva - Odtahy, asistenční služby, opravy v zahraničí - Platební systémy - Digitální tachografy - Prodloužení záruky - Servisní smlouvy - Školení řidičů - Znalecké posudky - Dodávky náhradních dílů - Telematika
Tip Cars
Administrativa Reklama a web side
- Likvidace pojistných událostí - Pojištění - TA
- TA
- TA
IT podpora Technici - TA
Zdroj: 13
46
- TA
Příloha 6: Insourcing
Oddělení
Činnost
Účetní a personální poradenství Administrativa Technici Active 24 Exchange4U
IT podpora
Kancelář
Technik 1 Technik 2 Doména - registrace na 10 let Webhousting E-mailové adresy SharePoint Mailbox IT podpora Údržba stránek Optimalizace SEO TE Optimalizace SEO TA Kancelář nastálo 25m2 Služby
Tip Cars
47
Období
Outsourcing Hrubá /Insourcing mzda
měsíčně měsíčně měsíčně měsíčně na 10 let měsíčně měsíčně měsíčně měsíčně
Insourcing Insourcing Insourcing Insourcing Outsourcing Outsourcing Outsourcing Outsourcing Outsourcing
30 000 12 000 25 000 25 000
Po zaplacení sociálního a zdravotního pojištění zaměstnavatelem 40 200 16 080 33 500 33 500 2 090 22,8 49 200 185
měsíčně
TE
35 000
46 900
měsíčně Outsourcing měsíčně Outsourcing ročně Outsourcing
25 000 5 000 36 000
