OUTPUT SOLUTIONS Hernieuwde efficiëntie van uw printeromgeving Efficient Technology Management
CHG-MERIDIAN
DE TOEKOMST VAN UW PRINTERPARK Een einde aan de stortvloed van kosten, door op maat gemaakte en verbruikgebaseerde gebruiksconcepten
Printers, faxen, copiers, scanners – tal van ondernemingen hebben meer outputapparatuur dan bureaus. De papierberg groeit gestaag terwijl gebruiks- en servicekosten stijgen en het verbruiksmateriaal de pan uit rijst. Totdat er zich een partij aandient met een daadwerkelijk doordacht concept voor technologie, verbruik, financiering en asset- management – een partij zoals CHG-MERIDIAN.
TESMA© Online PRODUCTIVE PRODUCTIVEPHASE PHASE
PREPARATION PHASE
END-OF-LIFE PHASE
1
2
3
4
5
6
Consulting
Procurement Process
Rollout
Support Concept
Financial Management
Rollback
Dalende totaalkosten door efficiënte processen: de intelligente concepten van CHG-MERIDIAN geven meerwaarde gedurende de hele lifecycle van uw IT-apparatuur.
CHG-MERIDIAN
CHG-MERIDIAN IN HET KORT
OP MAAT GEMAAKTE GEBRUIKS CONCEPTEN VOOR TECHNOLOGIE, FINANCIERING EN ASSET-MANAGEMENT EFFICIËNT BEHEER VAN TECHNOLOGIEINVESTERINGEN, CENTRAAL GEREGELD TRANSPARANTE KOSTENBEHEERSING EN OPTIMALE VOORWAARDEN DUURZAME REMARKETING DOOR PROFESSIONELE VERWERKING VAN IT-APPARATUUR
MEER DAN 8.000 PROJECTEN
EEN STERKE PARTNER RUIM 30 JAAR ERVARING
CHG-MERIDIAN
PREPARATION PHASE
1
Consulting
WAARMEE WE U ONDERSTEUNEN: • RFP Consulting • Finance Consulting
• Lifecycle-Consulting (TCO) • Inventory • Procurement
2
Procurement Process
WAT WE VOOR U DOEN: • Advies bij aanbestedingen • Ontwikkeling van financieringsconcepten (budget/huishoudboekje, inventarisatie, investeringsplan) volgens de huidige boekhoudkundige normen (US-GAAP, IFRS) • Ontwikkeling van flexibele gebruiksconcepten, rekening houdend met alle IT-investeringen (Total Cost of Ownership) • Professionele inventarisatie en analyse van de huidige output-infrastructuur • Configuration Management, selectie fabrikanten of leveranciers, beheer van het bestel- en leveringsproces, geautomatiseerde bestelling van verbruiksgoederen (online, door middel van PrintScout©)
(TE) VEEL DEELLEVERANCIERS Er zijn legio ondernemingen die producten en oplossingen rondom output-apparatuur aanbieden. Adviesbureaus ontwikkelen concepten, banken regelen de financiering, hardwarefabrikanten leveren apparatuur. Veel partijen leveren iets, maar slechts één partij regelt alles: CHG-MERIDIAN.
OUTPUT SOLUTIONS
PAGINA 06 | 07
STUUR UW PRINTERPARK RICHTING EFFICIËNTIE Met een partner die zich daadwerkelijk over alles ontfermt – van aanschaf tot en met retourname
BEHOUD HET OVERZICHT OVER DE TOTALE KOSTEN VAN UW OUTPUTAPPARATUUR In veel ondernemingen is – vaak onder de radar van de controlling-afdeling – een wildgroei aan verschillende output apparatuur ontstaan. Dit veroorzaakt een overvloed aan werk. Administratie, IT-beheer, onderhoud, materiaalverbruik – de totale kosten komen ruimschoots boven de aankoopprijs uit. DIVERSE COMPETENTIES STRUCTUREEL SAMENGEVOEGD Om efficiëntie en transparantie in uw printerlandschap te brengen, zijn verschillende vaardigheden vereist: technologische competentie betreffende de keuze van apparatuur en het onderhoud, financiële en commerciële competenties bij de aanschaf en het beheer van de apparatuurportefeuille. Dit alles vindt u terug in de doordachte gebruiksconcepten van CHG-MERIDIAN. OP MAAT EN DOORDACHT – VAN INVENTARISATIE TOT PORTEFEUILLE-OPTIMALISATIE Wat staat waar? Wie kopieert waar? Wat is de toekomstige behoefte en wat is het optimale doorbelastingsmodel? Om tot een goed advies te komen, beginnen wij met een inventarisatie van alle apparatuur en een systematische analyse van uw output-omgeving. Aan de hand van het hieruit verkregen inzicht ontwikkelen wij een concept op maat voor optimalisatie, op basis van zowel technische als commerciële criteria.
ALLEEN UW BELANG TELT – STRATEGISCH EN OPERATIONEEL De gebruiksconcepten die we opstellen, zijn neutraal en onafhankelijk. Wij hebben geen verplichtingen bij banken of fabrikanten, alleen aan onze ambitie om voor u de beste oplossing te vinden. Gedurende de volledige lifecycle van een printer zorgen wij voor gestroomlijnde processen en minder complexiteit, een optimale service en gereduceerde kosten. De adviseur van CHG-MERIDIAN staat altijd aan uw zijde. Als single point of contact is hij zowel een strategische partner als een operationele projectleider. Hij controleert, coördineert en regelt alles. EEN STERKE PARTNER De omvang van CHG-MERIDIAN, onze internationale aanwezigheid, de ruim 30 jaar ervaring en meer dan 8.000 projecten voor klanten maken ons tot een ideale partner. En niet in het minst ook het feit dat wij elk jaar voor een bedrag van 1 miljard euro aan IT-apparatuur inkopen: • Optimale voorwaarden bij de aanschaf van apparatuur • Internationale normen voor projecten en processen • Uitgebreide knowhow bij uitbreidingen en wijzigingen, zoals aanpassingen van investeringen in technologie tijdens de operationele fase • Flexibel en modulair opgebouwde full service-pakketten • Naleving van internationale boekhoudkundige bepalingen (US-GAAP of IAS/IFRS) • Intensieve begeleiding bij de voorbereiding op openbare en niet-openbare aanbestedingen.
TOTALE KOSTEN VAN OUTPUTAPPARATUUR
12 % 23 %
8%
34 % IT-beheer, administratie Verbruik (toner, papier, elektriciteit)
23 %
Onderhoud en support Hardware inclusief financiering Aanschaf, voorraad, logistiek
CHG-MERIDIAN
SOEPEL, EENVOUDIG EN GESTROOMLIJND Van de eerste cartridge tot de laatste pagina
VANAF HET BEGIN LOOPT ALLES OP ROLLETJES Op het vastgestelde tijdstip staat ieder apparaat op de juiste plek. CHG-MERIDIAN levert, pakt uit en installeert. Deze rollout is efficiënt, beperkt de implementatietijd en drukt de kosten. Even soepel en eenvoudig zorgt ons product Asset Care voor garantie- en verzekeringsconcepten, die op uw situatie zijn toegesneden; als flexibel alternatief voor de normale garantieproducten van fabrikanten en voor de bescherming van uw budget.
EINDE VAN HET EXCEL-SHEET Voorheen verliepen veel processen deels handmatig, maar dit behoort tot het verleden. U hoeft niet meer op zoek te gaan naar servicenummers, aangezien storings- en onderhoudsmeldingen automatisch verlopen. Ook het gebruik van Excel-lijsten voor de facturering van uw verbruik is niet langer nodig – de facturatie op basis van kostenplaatsen verloopt via ons geïntegreerde eBilling-proces.
MAXIMALE TRANSPARANTIE IN PROCESSEN EN KOSTEN TESMA© Online, ons Technology- en Servicemanagementsysteem, integreert alle aan het proces deelnemende partners. Door middel van onze webshop vindt de automatische aankoop van outputapparatuur, verbruiksgoederen en diensten (on demand) plaats. Magazijnkosten en de daaraan gekoppelde administratie worden hierdoor overbodig. In plaats daarvan krijgt u een duidelijk beeld van alle inkoopprocessen.
MEERWAARDE VOOR VERSCHILLENDE AFDELINGEN Vanaf dag één is uw output-structuur volledig transparant: locatie, gebruiker, kostenplaats, verbruik, etc. Diverse afdelingen profiteren hiervan. De IT-medewerker weet welk apparaat waar staat en welk serienummer het heeft. De boekhoudafdeling hoeft niet langer lijsten met apparaatgegevens bij te houden. De controller ziet hoe de hardwarekosten zich ontwikkelen. De commercieel directeur geeft met slechts enkele handelingen groen licht voor een bestelling.
U beschikt over een geavanceerd systeem, dat voor uw complete IT-portefeuille van toegevoegde waarde is en uw dagelijks werk vereenvoudigt. • Maximale transparantie in kosten en processen ten behoeve van Financial Management • Centrale projectcoördinatie: alle projectkosten staan overzichtelijk in een planbare kostenstroom weergegeven • Transparante betalingsmodellen voor volledige kosten beheersing, met mogelijkheden om door te belasten naar costcenters • Scherpere prijzen door raamovereenkomsten
NIEUWE VORMEN VAN IT-CONTROLLING De integratie van technische en commerciële gegevens maakt een nieuw niveau van transparantie mogelijk. Het geplande en daadwerkelijke verbruik van alle apparatuur is op elk moment inzichtelijk. Kosten kunnen heel gedetailleerd worden gebudgetteerd, verrekend en gerapporteerd. Verbruikspieken en kostenveroorzakers worden in een handomdraai gesignaleerd. U ziet de potentiële besparingen in één oogopslag.
PAGINA, TONER OF ALL-INCLUSIVE? Gezamenlijk bepalen wij het juiste facturatiemodel: conform uw wensen en behoeften, aan de hand van tonerverbruik of per pagina. Of een all-inclusive prijs voor apparatuur, service en verbruik – ook als u voor diverse merken kiest. Dit alles vanzelfsprekend ook op internationale schaal.
OUTPUT SOLUTIONS
PAGINA 08 | 09
PRODUCTIVE PHASE
3
Rollout
WAARMEE WE U ONDERSTEUNEN: • Rollout • Support • Financial management
4
Support Concept
5
Financial Management
WAT WE VOOR U DOEN: • Levering van hardware en verbruiksgoederen, installatie • Garantieafhandeling, garantie- en verzekeringsconcepten, beheer van Support en Service Levels • Financiering van flexibele gebruiksconcepten volgens boekhoudkundige normen (US-GAAP, IFRS), budgetoptimalisatie, Global Tax Management en Reporting, online factuurverwerking, doorbelasting tot op kostenplaats niveau, transparante rapportage van verbruik per asset in TESMA® Online
CHG-MERIDIAN
MODULAIR EN SCHAALBAAR Ontdek de optimalisatiemogelijkheden van uw printeromgeving
CHG-MERIDIAN OUTPUT SOLUTIONS
CONSULTING
MONITORING
REPORTING
optimalisatie van een bestaande
centrale bewaking en beheer van
effectieve facturatiemodellen
output-omgeving (analyse
alle outputapparatuur met PrintScout ©
voor een maximale transparantie en
huidige situatie/ontwikkeling plan)
(fabrikant-onafhankelijk)
kostenbeheersing met eBilling
FINANCIAL MANAGEMENT
OUTPUT SOLUTIONS
PAGINA 10 | 11
PRINTSCOUT © Het hulpmiddel voor een probleemloze exploitatie
WAARSCHUWING bijv. lege toner
MONITORING bijv. tellerstand en tonervolumes
PRINTSCOUT© (SERVER) www.chg-meridian.com /oms
ONDERHOUDSMELDING bijv. fuser vervangen
WEB-REPORTS online
FOUTMELDING bijv. papierstoring
SYSTEMATISCHE AANPAK CHG-MERIDIAN Output Solutions is een modulaire en schaalbare service waar u uw outputomgeving mee optimaliseert en waar de kosten altijd transparant worden weergegeven. Verdere optimalisatie is mogelijk na de analyse van uw printgedrag via het door CHG-MERIDIAN gebruikte PrintScout© en door vergelijking met andere klantprojecten van vergelijkbare aard en grootte. U profiteert van onze gestructureerde aanpak en de jarenlange ervaring van CHG-MERIDIAN.
CHG-MERIDIAN
eBILLING Het proces voor exacte facturering
eBILLING – AUTOMATISCHE FACTURERING VAN VERBRUIK TESMA© Online regelt alle processen tussen CHG-MERIDIAN en de klant. Eén daarvan – eBilling – stelt u in staat het gebruik van apparatuur en de afname van verbruiksgoederen af te rekenen. eBilling brengt structuur en efficiëntie in het verrekeningsproces. Bij de hardwarebestelling legt u eenvoudigweg uw geplande verbruik vast.
Daarna kunt u het werkelijke verbruik altijd via TESMA© Online inzien. Net als bij de elektriciteitsrekening bij u thuis: U con troleert of uw gebruiksgedrag met de vastgelegde voorschotten overeenkomt, of er afwijkingen zijn en waar ze zijn ontstaan. Eenvoudiger kan het niet.
OUTPUT SOLUTIONS
PAGINA 12 | 13
1 Vastleggen van product
FACTURATIE MET SLECHTS ÉÉN MUISKLIK
catalogus inclusief diensten en verbruiksgoederen (toner/inkt, clicks, etc.).
2 Bestelprocedure voor hardware,
1
service en verbruiksgoederen.
Registratie
3 Niveau 1: handmatige import van gegevens. Of niveau 2: Import van de pakbonnen en/of
5
2
Reporting
Bestelling
tellerstanden via data-interfaces.
4 Na import van de gegevens die voor de facturering relevant zijn (bijv. alle leveringen van toner per
eBilling
S/N), wordt het resultaat van de
Facturatie o.b.v. tonergebruik
facturatie per asset automatisch
(of "click")
in TESMA© Online weergegeven.
5 Met één muisklik inzicht in o.a. vergelijking van daadwerkelijke
4
3
Facturatie
Data-import
en geschatte waarden, op verbruik gebaseerde jaarfacturen, tellerstanden en tonermeldingen (apparaat-specifieke live gegevens uit PrintScout ©).
RETOURNAME APPARATUUR
GEAVANCEERD DUURZAAM RECYCLEN
OUTPUT SOLUTIONS
PAGINA 14 | 15
OVERBODIGE APPARATUUR STAPELT ZICH NIET LANGER OP, MAAR VERDWIJNT SIMPELWEG Ophalen, opschonen en gereed maken voor hergebruik END-OF-LIFE PHASE
6
Rollback
WAARMEE WE U ONDERSTEUNEN: • Rollback • Refurbishing • Reselling • Recycling
WAT WE VOOR U DOEN: • De-installatie, inzameling, inventarisatie, logistiek • Verwerking • Remarketing • Afvoer en gescheiden verwerking afvalstoffen
OPHALEN EN OPSCHONEN Wie kent het niet: defecte en overbodige printers en faxmachines langs de muur of op tafeltjes opgestapeld. In tal van ondernemingen realiteit, maar met CHG-MERIDIAN verleden tijd. Wij ruimen op. Wij de-installeren uw oude apparaten, verwijderen ze uit de inventarislijst en nemen ze mee. DUURZAME REMARKETING In ons eigen Technology- en Servicecenter nabij Frankfurt wordt de apparatuur getest, vindt een configuratieanalyse plaats en wordt de apparatuur systematisch gereviseerd. Dit geheel in lijn met Green IT en een milieuvriendelijke, verantwoorde kringloopeconomie. Apparaten die niet meer doorverkocht kunnen worden, recyclen we volgens de WEEE-norm.
Least u apparatuur en wilt u de voorwaarden van die overeenkomst verbeteren? Of wilt u enkel uw gebruikte IT-apparatuur tegen een gunstige prijs verkopen? Hoe dan ook, wij kunnen een goede inschatting maken van de waarde van uw producten en kunnen deze voor een gunstige prijs doorverkopen. Zelfs hardware van 48 maanden oud kunnen we na een zorgvuldige verwerking internationaal verkopen. Wij realiseren voor uw oude apparatuur de beste prijs: wanneer we uw leasepartner zijn, leidt dat in de inkoopfase al snel tot verbeterde voorwaarden. Wij kunnen ook uw apparatuur overnemen tegen een vaste prijs. Of we verdelen de opbrengst op basis van vooraf overeengekomen voorwaarden (Open Book- methode) en verbeteren uw leasevoorwaarden.
CHG-MERIDIAN
IT-LIFECYCLE MANAGEMENT OPNIEUW UITGEVONDEN: Het Technology- en Servicemanagementsysteem TESMA© Online
TESMA© Online PREPARATION PHASE
PRODUCTIVE PHASE
END-OF-LIFE PHASE
TESMA© Online heeft zich als Technology- en Servicemanagementsysteem ruimschoots bewezen. Ruim 2.000 klanten beheren hiermee meer dan één miljoen IT-apparaten. Met meer dan 500 log-ins van klanten per dag is TESMA© Online een actief gebruikt systeem. De eenvoudige bediening, de unieke integratie van technische, financiële en installatiegegevens en de real time bijgewerkte data stimuleren deze ontwikkeling steeds meer.
OUTPUT SOLUTIONS
INTEGRATIE VAN TECHNOLOGISCHE EN FINANCIËLE GEGEVENS TESMA© Online is een Online Technology- en Servicemanagementsysteem. Het verbetert het beheer van uw apparatuur in alle fasen van de technologische lifecycle. Met TESMA© Online dalen uw kosten, bespaart u tijd en stijgt de productiviteit. TESMA© Online is intelligent, intuïtief en naar eigen wens aan te passen. In real time levert het systeem u belangrijke informatie over de locatie van apparatuur, configuraties, gebruiksinformatie, budgetontwikkeling, etc. De functie PrintScout© garandeert een centrale controle van uw outputomgeving. eBilling zorgt voor maximale transparantie en een duurzame automatisering bij alle bestel- en facturatieprocessen. TESMA© Online levert het
PAGINA 16 | 17
fundament voor verreikende controle en een precieze kosten allocatie van apparatuur, verbruiksgoederen en diensten. Hiermee stelt u relevante informatie samen voor verbeteringsvoorstellen voor uw organisatie. Een asset-managementsysteem heeft geen waarde zonder actuele gegevens. Waar gegevens handmatig worden bijge houden (en dat is vrijwel overal het geval) is de actualiteit steeds in het geding. Bovendien moet u veel moeite doen en discipline hebben om de informatie up-to-date te houden. TESMA© Online is anders: het up-to-date houden vindt automatisch plaats via het ERP-systeem van CHG-MERIDIAN. Ook voorzien wij in een probleemloze integratie in uw bestaande systemen. Met andere woorden: het systeem is altijd actueel, absoluut veilig en volautomatisch. Een voordeel dat veel klanten van CHG-MERIDIAN in de praktijk erg naar waarde kunnen schatten.
TESMA© Online verbetert asset-management in alle fasen van de technologische lifecycle. Dit systeem vormt de basis van onze op maat gemaakte gebruiksconcepten.
CHG-MERIDIAN
ONAFHANKELIJK, AMBITIEUS, WERELDWIJD In het oog springende referenties uit ons internationaal klantenbestand
OUTPUT SOLUTIONS
PAGINA 18 | 19
BEGELEIDING VAN DE AANSCHAF – 3.000 PRINTERS
3.000 PRINTERS
AANSCHAF EN BEHEER BESPARING VAN MEER DAN 20%
UITDAGING: Een internationale aanbieder van logistieke diensten staat voor de opgave zijn printeromgeving te outsourcen. Tegelijkertijd wil hij zijn bestaande apparatuur door een nieuwe en gestandaardiseerde technologie vervangen. Het aantal handelingen voor verbruiksgoederen, service en reparaties moet hierbij zoveel mogelijk worden teruggedrongen. OPLOSSING: Eenvoudig bestelproces, outtasking van de printeromgeving en standaardisatie van de productcatalogus in TESMA© Online. De bestelling van hardware, diensten en verbruiksgoederen verloopt voortaan in één handeling, de facturatie van verbruiksgoederen met één druk op de knop. VOORDELEN VOOR DE KLANT: Standaardisatie van hardware en automatisering van facturatie. De klant realiseert een besparing van meer dan 20%.
CONSOLIDATIE VAN APPARATUUR IN EEN GROOT UNIVERSITAIR MEDISCH CENTRUM UITDAGING: Een groot universitair medisch centrum wil het aantal printers en MFP's reduceren. Tegelijkertijd moeten administratie en kosten verminderen. OPLOSSING: Een gestandaardiseerd printerpark, afgestemd op de eisen van een universitair medisch centrum. Beveiligd printen verhoogt de privacy. De facturatie naar tonergebruik is gebaseerd op de behoefte van het universitair medisch centrum en zijn 10.000 gebruikers. VOORDELEN VOOR DE KLANT: Het medisch centrum heeft zijn aantal apparaten gereduceerd (van 3.500 naar 2.539) en kan zijn outputkosten met ca. 38% verlagen. Het op maat gemaakte leasemodel maakt de exacte opsplitsing van kosten naar kostenplaatsen en zelfs per apparaat mogelijk.
PRINTERPARK GESTANDAARDISEERD
GEREDUCEERD AANTAL APPARATEN 38% MINDER OUTPUTKOSTEN
HET VOLLEDIGE OUTPUTMANAGEMENT VANUIT ÉÉN CENTRAAL PUNT – LOKALE OVERHEIDSINSTELLING MET MEER DAN 1.500 ASSETS
NIEUWE OUTPUT-OMGEVING
OUTPUT MANAGEMENT VERVANGING 1.5OO OUDE APPARATEN OP MEER DAN 100 LOCATIES
UITDAGING: Een lokale overheidsinstelling in Rijnland-Pfalz wil de verwerking van documenten optimaliseren en de kosten reduceren. Meer dan 100 locaties en 1.500 apparaten moeten gestandaardiseerd en gemoderniseerd worden. OPLOSSING: Coördinatie van alle processen tussen fabrikanten, leveranciers en andere dienstverleners. Bijna 1.500 oude apparaten worden door ongeveer 800 geavanceerde en kostenbesparende apparaten vervangen. Het bestelproces verloopt vloeiend via TESMA© Online. Service- en orderprocessen zijn gestandaardiseerd en geautomatiseerd. VOORDELEN VOOR DE KLANT: Volledige transparantie van alle projectkosten, facturatie naar kostenplaats, gestandaardiseerde output-omgeving en vereenvoudiging van de interne administratie.
10 / 2014
CHG-MERIDIAN WERELDWIJD
ONZE KANTOREN
DUITSLAND
EUROPA
AMERIKA
Weingarten, Neurenberg, München, Düsseldorf,
Parijs (FR), Lyon (FR), Lille (FR), Monza (IT),
New York (US), Woodland Hills (US),
Groß-Gerau, Hamburg, Berlijn
Rome (IT), Barcelona (ES), Madrid (ES),
Boston (US), Chicago (US), Dallas (US),
Baden (CH), Wenen (AT), Grimbergen (BE),
Windsor (CA), Monterrey (MX),
Egham (GB), Daventry (GB), Dublin (IE),
Mexico City (MX), Guadalajara (MX),
Rotterdam (NL), Moskou (RU), Ljubljana (SI),
São Paulo (BR)
Praag (CZ), Warschau (PL), Bratislava (SK), Oslo (NO), Skien (NO), Stockholm (SE), Helsinki (FI), Kopenhagen (DK)
ONZE ONDERNEMING: CHG-MERIDIAN behoort tot de wereldwijd toonaangevende aanbieders van op maat gemaakte gebruiksconcepten voor efficiënt technologiemanagement. Als consultant op het gebied van financiën en technologie zorgt de onderneming voor het maximaal ontlasten van het budget gedurende de gehele technologische lifecycle. Klanten met investeringsprojecten in de bereiken IT en telecommunicatie, industrie en gezondheidszorg profiteren langdurig van verminderde kosten en risico's, maar ook van een intelligent beheer van de technische en commerciële aansturing van hun apparatuur. www.chg-meridian.com
