OUTBOUNDS 2015-2016 Tweede infodag: 9 mei 2015
WELCOME Het aftellen is begonnen …..
Agenda • ONTHAAL / WELKOM • INBOUNDS / ROTEX • OUTBOUNDS presentatie over land van bestemming • ALGEMENE INTRODUCTIE : allen • GROEPSSESSIES – Groep 1 : kringgesprek met outbounds, inbounds, Rotex – Groep 2 : ouders/YEO’s : prakt. + admin. Info
• VRAGENRONDJE • BROODJESLUNCH
Agenda PRAKTISCHE INFORMATIE • • • • • • • • • • • •
Abuse & harassment RYEDB ( Rotary Youth Exchange Data Base) Paspoort & Visum Kinderbijslag Reisticket Verzekering Bezoek aan outbound Reizen Bagage Vaccinaties Basic Rules Aperitief van de gouverneur : zondag 28 juni 2015
ABUSE AND HARASSMENT MISBRUIK EN INTIMIDATIE PREVENTION POLICY PREVENTIEBELEID
Abuse and Harassment • ROTARY INTERNATIONAL DISTRICT 1630 zet zich in om de belangen van de jeugd die deelneemt aan de Rotary-jeugdprogramma’s zo goed mogelijk te vrijwaren. Het welzijn en de veiligheid van de jongere is onze eerste prioriteit!
Abuse and Harassment • STATEMENT OF CONDUCT FOR WORKING WITH YOUTH • Rotary International District 1630 heeft gedragsregels voor alle vrijwilligers die meewerken aan de jeugdprogramma’s. • “Plicht van elke vrijwilliger zich in te zetten voor het welzijn van de jongere, en fysiek, sexueel of emotioneel misbruik/intimidatie te voorkomen”.
Abuse and Harassment • Rotary International District 1630 heeft een zero-tolerantie tegenover sexueel misbruik en intimidatie!! • Enkele begrippen: -vrijwilliger -jongere/student -sexueel misbruik -sexuele intimidatie
Abuse and Harassment • Rotary International District 1630 heeft richtlijnen die elke vrijwilliger moet volgen wanneer een jongere in het kader van een Rotary-jeugdprogramma hem aanspreekt over een incident in deze materie. • Alle vrijwilligers moeten in kennis gesteld worden van deze procedure! (welkomstweekend)
RYEDB.net • RYEDB : Rotary Youth Exchange Data Base • Volledig invullen : – Telefoonnummers van ouders – Foto – Gegevens gastfamilies
• 2-maandelijkse rapportering tijdens het uitwisselingsjaar
PASPOORT - VISUM • Belgisch reispaspoort : http://www.belgium.be/nl/familie/internationaal/reisdocumenten/ reispaspoort
• Geldigheid : – Minstens 1 maand voor afreis – Minstens 6 maanden na terugreis
• Aanvragen bij de gemeente • Kan 6 weken in beslag nemen
PASPOORT - VISUM • Visum http://www.belgium.be/nl/familie/internationaal/reisdocumenten/visum/
• Geldigheid 1 jaar • Vereiste documenten (neem zelf vooraf contact met de Ambassade) : – Geldig Reispaspoort – Guarantee Form
• Kan 1 maand in beslag nemen • Aanvragen bij ambassade van land van bestemming
PASPOORT - VISUM Voor zij die naar US en/of Canada gaan • Lees vooraf goed de instructies op de site van USA vereiste documenten • Begeleiding door Rotariër voor bezoek aan Amerikaanse Ambassade • 2 datums (nog mee te delen) : – Eind juni – Begin juli
• Betalingsbewijs SEVIS bij hebben • Aanmelden met ORIGINELE DS 2019 form + GF + paspoort • Op tijd zijn !
PASPOORT - VISUM Voor zij die naar Argentinië gaan • Studenten zijn eveneens verplicht om een Visum aan te vragen • Documenten bij District in Argentinië zijn aangevraagd • Niet tijdig of volledig : zonder Visum vertrekken (niet nodig als toerist < 3 m) • Lokale Rotary zorgt voor legale verlenging van verblijf
KINDERBIJSLAG • Ouders van outbound behouden recht op kinderbijslag • Schoolattest moet aan kinderbijslagfonds overgemaakt worden • Belangrijke documenten : – Guarantee form – FOD Sociale Zekerheid 52/2 Uitwisseling NR 52/2 – Certificate of the teaching institute, P7int-B wordt door uw kinderbijslagfonds afgeleverd en moet in het land van bestemming in de school ingevuld worden. Dit document is te verkrijgen in het Nederlands, Frans, Engels of Spaans.
KINDERBIJSLAG • Noordelijk halfrond : – Student vertrekt in augustus : schooljaar begint bvb 1/09/15 – eindigt begin juni/16 – De school daar moet opgeven dat de inschrijving is voor 2015-2016 en ook alle vakantieperiodes vermelden zoals bvb Thanksgiving, Kerst en Nieuwjaar, Springbreak, Easter en de periode van de grote vakantie (periode van einde van de lessen dat schooljaar en de start van de lessen het schooljaar 2016-2017)
• Zuidelijk halfrond : – Student vertrek in juli of augustus (hier loopt een schooljaar van februari tot eind nov) – De school zal bevestigen dat de student ingeschreven is voor het schooljaar 2015 (vanaf aankomst) en ingeschreven blijft tot vertrek (juni/juli 2016) – De school daar moet ook alle vakantieperiodes vermelden zoals bvb de periode van de grote vakantie (dec 2015- jan 2016), paasvakantie. Ook hier best laten invullen tot 31/08/16 zodat de kinderbijslag doorloopt in onze vakantiemaanden 2016. Indien alles correct is ingevuld, komt U niet voor een verrassing te staan over een jaar en wordt het kindergeld vlekkeloos doorbetaald in onze vakantiemaanden tot uw zoon/dochter opnieuw ingeschreven is in het hoger onderwijs.
P7int-B
REISTICKET • Open retour / verplichting door Rotary • Andere mogelijkheden : – Ticket is altijd inwisselbaar, maar let op de kosten – Jeugdtarief : soms technisch nog niet boekbaar / afhankelijk van maatschappij / fictieve retour en 1 x gratis wijziging
• • • •
Connections Hasselt, Fruitmarkt 11, 011/23 45 45 (Ilse) Reisagentschap dient verzekerd te zijn tegen faillissementen (tip) Bestellen als bestemming gekend is + GF aangemeld of ontvangen Vertrek en terugkomst binnen geldigheidstermijn verzekeringspolis!! • Afreisdatum vooraf afspreken met eerste gastgezin (gekend via GF) • Reisschema steeds doormailen naar Chairman District • Retourdatum per mail ook melden aan Chairman District 1630
Verzekering • ACE EUROPE : – – – – – – – – – – –
Ella STEENBERGHS Björn CRAENEN Lisa SCHEPERS Robin SLECHTEN Camille JEURISSEN Alexi JANSEN Jinte OLAERTS Joren GYS Lara DUMORTIER Frédérique FELIS Jorien PEETERS
• CISI Bolduc Plan B : – – – –
Lena DOOMS Maud ARTS Nele VANDERLEYDEN Joke NEVEN (reeds aangesloten)
– Joke SEVERIJNS – Sema DOGDU
Verzekering • ACE EUROPE : Verzekering wereldwijd tot max. 1 jaar : 1. Wereldwijd uitgezonderd USA en Canada : 400 € (plus minus, taxen inbegrepen) 2. Naar USA en Canada : 800 € (plus minus, taxen inbegrepen) Meer info en inschrijven online : http://www.rotary-yep-insurance.eu
Verzekering • CISI Bolduc plan B : Verzekering wereldwijd tot max. 1 jaar : 1. Wereldwijd uitgezonderd USA : 839 USD (= + 750 €) 2. Naar USA : 997 USD (= + 900 €) Meer info en inschrijven online : http://www.culturalinsurance.com/rotary/cisibolduc.asp
Verzekering • ACE EUROPE : Telefonische aangifte doen via telefoonnummer in Brussel : +32 2 541 91 31
• CISI Bolduc : Telefonische aangifte doen via telefoonnummer in USA : +1 855 327 1411
Bezoek van de ouders • • • •
Wordt niet aanbevolen Zeker geen bezoek van vrienden Sommige Districten verbieden bezoek Wanneer toch wordt toegelaten : – Na afspraak met jeugdverantwoordelijke van gastdistrict (zie lokale regels) – In overleg met gastouders – Nooit tijdens schoolperiode. – Niet langer dan 14 dagen. – Meestal in de paasvakantie – Vertrek nooit stiekem !!!
Reizen • Deze reizen zijn verzekerd en vragen geen extra toelating van club/district/ouders indien ze georganiseerd zijn door : – Scholen – Gastgezinnen – Rotary – Rotex
Reizen • Indien studenten op individuele basis “wensen” te reizen (Rotary is hier geen voorstander van), moeten volgende documenten voorgelegd worden : – Schriftelijke toelating van natuurlijke ouders – Schriftelijke toelating van gastouders – Schriftelijke toelating van jeugdverantwoordelijke van gastclub en Chairman District – Schriftelijke toelating van school
Bagage • Gewicht afhankelijk van land van bestemming en maatschappij
– Visitekaartjes – Wat is YEP, Rotary? (YEO, help uw student!) – Paspoort, visum, vaccinatie (ambassade, tropisch instituut of via huisarts) – Verzekeringsbewijs – 4-tal Fanions (sponsorclub) – E-mailadressen gastfamilies en Chairman – Rapporten naar jeugdverantwoordelijke van sponsorclub (om de 3 maanden) – Presentatie over België (15min) : foto’s, PPT, DVD… – Blazer & badge, Belgische vlag (100x150cm), pins – Geschenkjes voor gastgezinnen – Hobby’s : muziekinstrumenten, sportuitrusting … – Foto’s : familie, vrienden, enz. – Persoonlijke medicatie
Vaccinaties • Via uw huisarts • Via Instituut voor Tropische geneeskunde : – Website : www.itg.be • Doorklikken op Reisgeneeskunde • Doorklikken op Zoek uw regio of land van bestemming op
– Adres Polikliniek: • Kronenburgstraat 43/3 – 2000 Antwerpen
– Telefoonnummer : • 03 247 66 66
• Mogelijk ook info op documenten van de school
Rotary basic rules • 6 D’s – No drive – No dates – No drinks – No drugs – No disfiguration (laten zetten van piercings of tattoo’s) – No downloading of inappropriate material
Rotary basic rules • 6 B’s of W’s – Be first – Be curious – Be on purpose – Be grateful – Be of service – Be here now
Wees eerst Wees nieuwsgierig Wees bewust Wees dankbaar Wees gedienstig Wees hier nu
Aperitief v/d Gouverneur • Tijdens deze bijeenkomst worden naamkaartjes, badge en “Manual voor de outbound” overhandigd. • Afvaardiging van gouverneur komt outbounds toespreken en hen een Districtfanion overhandigen. • Verplichte aanwezigheid met de ouders. • Zondag 28 juni 2015 van 11.00 – 13.00 u. • Truck-Stop in Heusden - Zolder
www.rotexbelgium.be www.rotary.org www.ryedb.net www.d1630.org/nl
Belangrijk !!!!
Het is essentieel, een verplichting, dat alle documenten die de outbound uit het gastdistrict of gastclub ontvangt en waarvan de ouders en/of outbound en/of de sponsor YEO gevraagd worden deze te ondertekenen en terug te sturen ( local District Rules, Travel Rules enz..) om ook de District chair D1630 Nl mee in te kopiëren van de correspondentie met die documenten in bijlage.
YEP Comité D1630 NL •
•
•
•
•
Pierre Veys GSM : +32 (0)479 95 12 03 E-mail :
[email protected]
•
Marc Van Waelderen Tel : + 32(0) 14 41 13 47 E-mail :
[email protected]
Heidi Van der Auwera Tel: +32 (0)472 90 30 53 E-mail:
[email protected]
•
Marleen Bergmans Tel : + 32(0) 498 06 74 76 E-mail :
[email protected]
Emi Helsen GSM : +32 (0)497 52 18 29 E-mail:
[email protected]
•
Mine Theuwis Tel : + 32(0) 478 37 01 62 E-mail :
[email protected]
Henri Hendrickx GSM : +32 (0)475 26 85 84 E-mail:
[email protected]
•
Veerle Vande Kerkhof Tel : + 32(0) 473 57 74 70 E-mail :
[email protected]
Katrin Dieryck Tel : + 32(0) 476 51 60 50 E-mail :
[email protected]
De laatste loodjes … Succes met de examens !!!!
… en dan de laatste rechte lijn !!!!
Q&A
