Otomatisasi Perkantoran

PERANGKAT MODUL SMK Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran

Ganjil 2015/2016

X

Page 0

PERANGKAT MODUL SMK

OTOMATISASI PERKANTORAN KELAS X / SEMESTER 1 

Mengoperasikan Cara Mengetik (Keybording) dengan Cepat dan Tepat 


DISUSUN OLEH: LELYANA LARASATI

120412423485

UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN Desember 2014


Page 1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, penyusun dapat menyelesaikan buku pembelajaran ini. Buku ini dibuat agar dapat dijadikan pedoman maupun tambahan pengetahuan untuk mahasiswa, calon guru, guru bahkan dosen dalam membuat modul pembelajaran Administrasi Perkantoran. Perangkat ini dibuat sebagai acuan untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil kognitif, afektif dan psikomotorik. Selain itu melatih keterampilan berpikir dan proses peserta didik dalam mengoperasikan mengetik (keyboarding) secara tepat

dengan

mengembangkan karakter yang teliti, tekun, cekatan, jujur, loyal, kreatif, dan disiplin. Buku ini menjabarkan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk mencapai kompetensi yang diharuskan. Peran guru sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan buku ini. Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk kegiatankegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial dan alam. Penyusun berharap, dengan adanya buku ini dapat memberikan kemudahan bagi mahasiswa dan calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran. Penyusun sangat menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penyusunan buku ini. Oleh karena itu, penyusun mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dalam menyempurnakan buku ini.

Malang, Desember 2014

Penyusun

Oi t o m a t i s a s i P e r k a n t o r a n

Page i

DAFTAR ISI Kata Pengantar ........................................................................................................ i Daftar Isi ................................................................................................................. ii BAB I MENGOPERASIKAN CARA MENGETIK (KEYBORDING) DENGAN CEPAT DAN TEPAT ............................................................................................. 1 A. Deskripsi ............................................................................................................ 1 B. Prasyarat ............................................................................................................. 2 C. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar ...................................................................... 2 D. Tujuan Akhir ...................................................................................................... 4 E. Kompetensi ......................................................................................................... 4 F. Cek Kemampuan ............................................................................................... 4 KEGIATAN BELAJAR ......................................................................................... 7 a. Pengenalan Keyboard Komputer ...................................................................... 8 b. Penerapan K3 Perkantoran ................................................................................ 16 c. Mengetik 10 Jari ............................................................................................... 32 KEGIATAN BELAJAR ......................................................................................... 48 a. Tes Formatif ...................................................................................................... 48 b.

Rangkuman ...................................................................................................... 49

c. Evaluasi ............................................................................................................. 50 d. Kemampuan Psikomotor ................................................................................... 51

BAB II OTOMATISASI PERKANTORAN ....................................................................... 54 a. Deskripsi ........................................................................................................... 54 b. Petunjuk ............................................................................................................ 55 c. Tujuan Akhir ..................................................................................................... 57 KEGIATAN BELAJAR ......................................................................................... 58 a. Pengertian Otomatisasi Perkantoran ................................................................. 58 b. Tujuan Otomatisasi Perkantoran ....................................................................... 60 c. Manfaat Otomatisasi Perkantoran ..................................................................... 60 d. Dampak Otomatisasi Perkantoran..................................................................... 61 KEGIATAN BELAJAR ......................................................................................... 63 a. Rangkuman ....................................................................................................... 63 Oii t o m a t i s a s i P e r k a n t o r a n

Page ii

b. Evaluasi ............................................................................................................. 64

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 68

Oiiit o m a t i s a s i P e r k a n t o r a n

Page iii

BAB I Mengoperasikan Cara Mengetik (Keybording) dengan Cepat dan Tepat

Deskripsi

:

Mengoperasikan

Cara

Mengetik

(Keyboarding)

KEYBOARDING

Nama Bahan Ajar

dengan Cepat dan Tepat Ruang Lingkup Isi a. Pengenalan Keyboard Komputer b. Penerapan K3 Perkantoran c. Mengetik 10 Jari 1) K3 Perkantoran, syarat-syarat ergonomic : luas ruang kerja, sikap duduk dan letak jari; bentuk dan ukuran kursi, tempat istirahat kaki; posisi layar; keyboard dan mouse, map dokumen, radiasi layar komputer, pencahayaan, kebisingan. 2) Mengetik 10 jari dengan kecepatan mencapai 200 epm dan ketepatan 99% 3) Teknik Mengetik sistem 10 Jari dengan Cepat dan Tepat: a) Penguasaan Tuts dasar, Tuts Atas, Tuts Bawah, Tuts Angka dan tanda baca b) Mengetik naskah dengan kecepatan mulai dari 50 epm sampai dengan 200 epm, dengan tepat 100% 4) Pengertian dan pengenalan keyboard 5) Pemasangan keyboard 

Fungsi dan penggunaan keyboard mengetik 10 jari dengan cepat dan tepat


Page 1

6) Kaitan Bahan ajar: Bahan ajar ini digunakan sebagai bahan ajar awal untuk mata pelajaran otomatisasi perkantoran sebelum melanjutkan ke bahan ajar berikutnya. 7) Hasil yang diharapkan: Setelah mempelajari bahan ajar ini, peserta didik diharapkan mampu: 

menggunakan keyboard;



mengetik 10 jari dengan menggunakan keyboard.

8) Manfaat di industri : Setelah mempelajari bahan ajar ini, peserta didik diharapkan untuk dapat: 

berintegrasi dengan teknologi yang telah diterapkan di industri dengan mudah



melaksanakan jenis-jenis pekerjaan yang dibutuhkan di industri;



mengembangkan kemampuan diri

Prasyarat

Untuk mempelajari bahan ajar ini tidak ada syarat kemampuan awal kompetensi yang harus dikuasai dan tidak ada pengetahuan awal yang harus dikuasai sebelumnya.

Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar

Untuk peserta didik: 1) Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.


Page 2

KEYBOARDING

khususnya dalam pengenalan tuts;

d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. 2) Anda diperbolehkan bertanya kepada guru bila dianggap perlu 3) Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan. 4) Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. 5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan

kuasai, atau mintalah saran–saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

Untuk pendidik : 1) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan. 2) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. 3) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll). 4) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. 5) Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. 6) Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. 7) Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari. 8) Peserta didik dapat melanjutkan ke bahan ajar berikutnya setelah diverifikasi.


Page 3

KEYBOARDING

anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagianbagian dari bahan ajar yang belum anda

9) Bila peserta didik dapat menyelesaikan seluruh bahan ajar dalam satu tingkat dengan waktu kurang dari yang ditetapkan, maka mereka diberikan bahan ajar pengayaan.

Tujuan Akhir

1) Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang pengertian komputer serta

banyak digunakan, yaitu keyboard. Sebagai sebuah perangkat input, keyboad memiliki banyak fungsi yang dijelaskan secara rinci. 2) Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini, peserta didik dapat memahami jenis-jenis keyboard serta fungsi tombol-tombol yang terdapat pada keyboard tersebut. 3) Setelah mempelajari bahan ajar ini, peserta didik diharapkan mampu: a) Memahami fungai dasar dan penggunaan keyboard sebagai salah satu alat input; b) Mengetik 10 jari dengan cepat dan tepat.

Kompetensi



Mengidentifikasi cara mengetik (keyboarding) dengan cepat dan tepat



Mempraktikkan cara mengetik (keyboarding) dengan cepat dan tepat

Cek Kemampuan

Apabila Anda dapat menjawab seluruh otomatisasi kantor di bawah ini, silakan langsung mengambil unit kompetensi selanjutnya.


Page 4

KEYBOARDING

bagian-bagiannya. Juga akan dibahas mengenai perangkat input komputer yang paling

a. Otomatisasi kantor/Teori Pilihlah jawaban yang paling tepat dari pilihan jawaban berikut: 1) Yang dimaksud dengan Keyboard adalah: a) Alat untuk melihat hasil ketikan b) Papan tombol ketik c) Alat untuk mencetak d) Program grafik e) Kunci untuk computer

KEYBOARDING

2) Pilih dibawah ini yang bukan jenis keyboard secara fisik: a) Keyboard Serial b) Keyboard Paralel c) Keyboard PS/2 d) Keyboard Wireless e) Keyboard USB 3) Mana hal berikut yang bukan merupakan fungsi dari keyboard? a) Menekan tombol panah pada keyboard untuk menggerakkan kursor b) Menekan tombol shift untuk menempilkan huruf besar atau kecil c) Menekan tombol esc untuk membatalkan perintah d) Menekan tombol enter untuk menghapus hasil ketikan e) Menekan tombol page up untuk menggulung tampilan layar ke atas 4) Jumlah tombol numerik pada keyboard adalah…. a) 9 b) 10 c) 11 d) 17 e) 19 5) Fungsi tombol page down adalah… a) Menggerakkan kursor ke kanan b) Menggerakkan kursor ke kiri c) Menggerakkan kursor ke atas d) Menggerakkan kursor ke bawah e) Menggerakkan kursor ke samping


Page 5

b. Otomatisasi kantor/ Praktek 1) Ketik Otomatisasi kantor berikut ini dalam waktu 5 menit dengan menggunakan 10

KEYBOARDING

jari (1302 karakter).


Page 6

KEGIATAN BELAJAR 1

KOMPUTER DAN BAGIANBAGIANNYA

Deskripsi

bagian-bagiannya. Juga akan di bahas mengenai perangkat input komputer yang paling banyak digunakan, yaitu keyboard. Sebagai sebuah perangkat input, keyboard memiliki banyak fungsi yang dijelaskan secara rinci.

Kegiatan Belajar

a. Tujuan Pembelajaran Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini, Anda dapat memahami jenisjenis keyboard serta fungsi tombol-tombol yang terdapat pada keyboard tersebut. Kegiatan belajar 1 ini menekankan kepada dasar-dasar mengetik 10 jari yang dilengkapi dengan latihan untuk setiap tombol yang ada pada keyboard. Setiap latihan hendaknya dapat diikuti secara penuh dan bertahap. Jangan melangkah ke latihan berikutnya apabila belum memahami dan menguasai latihan yang saat ini dilaksanakan.


Page 7

KEYBOARDING

Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang pengertian komputer serta

b. Uraian Materi

A. Pengenalan Keyboard Komputer a. Komputer Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut prosedur yang telah dirumuskan. Kata computer pada awalnya dipergunakan

untuk

menggambarkan

orang

yang

perkerjaannya

melakukan perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa alat bantu, tetapi arti

Dalam arti seperti itu terdapat alat seperti slide rule, jenis kalkulator mekanik mulai dari abakus dan seterusnya, sampai semua komputer elektronik yang kontemporer. Istilah lebih baik yang cocok untuk arti luas seperti "komputer" adalah "yang mengolah informasi" atau "sistem pengolah informasi." Selama bertahun-tahun sudah ada beberapa arti yang berbeda dalam kata "komputer", dan beberapa kata yang berbeda tersebut sekarang disebut sebagai komputer. Kata computer secara umum pernah dipergunakan untuk mendefiniskan orang yang melakukan perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa mesin pembantu. Menurut Barnhart Concise Dictionary of Etymology, kata tersebut digunakan dalam bahasa Inggris pada tahun 1646 sebagai kata untuk "orang yang menghitung" kemudian menjelang 1897 juga digunakan sebagai "alat hitung mekanis". Selama Perang Dunia II kata tersebut menunjuk kepada para pekerja wanita Amerika Serikat dan Inggris yang pekerjaannya menghitung jalan artileri perang dengan mesin hitung. Charles Babbage mendesain salah satu mesin hitung pertama yang disebut mesin analitikal. Selain itu, berbagai alat mesin sederhana seperti slide rule juga sudah dapat dikatakan sebagai komputer.


Page 8

KEYBOARDING

kata ini kemudian dipindahkan kepada mesin itu sendiri.

KEYBOARDING Bagian-bagian Komputer Personal 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Monitor Papan Induk Pemroses Slot ATA Memori Akses Acak (MAA) Slot PCI

7. Catu Daya 8. Tempat Cakram Optik 9. Cakram Keras 10. Papan Tombol 11. Tetikus


Page 9

Sistem kerja komputer secara garis besar terbagi atas 3 bagian, dan seluruh bagian ini

KEYBOARDING

saling berkaitan satu sama lain.

INPUT DEVICE



PROCESS DEVICE

OUTPUT DEVICE

Input device atau alat masukan adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk memasukkan data atau perintah ke dalam komputer



Process device atau alat pemroses adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk mengolah data atau perintah yang diterima oleh alat masukan dan memberikan hasil pengolahan data tersebut kepada bagian output



Output device atau alat keluaran adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk menampilkan hasil yang telah diolah oleh bagian proses


Page 10

Gambar: Keyboard Keyboard merupakan sebuah papan yang terdiri atas tombol-tombol seperti huruf alfabet (A-Z) untuk mengetikkan kalimat, juga terdapat angka 3, 4, 5, 8, 3, 3 dan lain-lain, serta simbol-simbol khusus lainnya pada komputer. Dalam komputasi, papan ketik menggunakan susunan tombol atau kunci, untuk bertindak sebagai tuas mekanis atau sakelar elektronik. Keyboard berfungsi sebagai alat pemasukan data dengan cara di sentuh. Jika kamu melakukan pengetikan, berarti kamu sedang melakukan data ke dalam komputer kamu. Dari sisi tombol yang digunakan, keyboard memiliki perkembangan yang tidak terlalu pesat sejak ditemukan pertama kali. Yang terjadi hanyalah penambahanpenambahan beberapa tombol bantu yang lebih mempercepat pembukaan aplikasi program.


Page 11

KEYBOARDING

b. Keyboard

KEYBOARDING

Gambar: Christopher Latham Penciptaan papan ketik komputer diilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar rancangannya dibuat oleh Christopher Latham tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan Remington. Papan ketik komputer pertama disesuaikan dari kartu pelubang (punch card) dan teknologi pengiriman tulisan jarak jauh (Teletype). Tahun 1946 komputer ENIAC menggunakan pembaca kartu pembuat lubang (punched card reader) sebagai alat masukkan dan keluaran. Meskipun pengembangan perangkat input alternatif seperti tetikus, layar sentuh, perangkat pena, pengenalan karakter dan pengenalan suara, perangkat papan ketik tetap yang paling fleksibel dan paling sering digunakan untuk langsung (manusia) masuk ke komputer. Papan ketik biasanya memiliki karakter yang diukir atau dicetak di masing-masing tombol dan tekan tombol biasanya simbol tertulis tunggal. Namun, untuk menghasilkan beberapa simbol harus menekan dan menahan beberapa tombol secara bersamaan atau secara berurutan. Sementara tombol papan ketik yang menghasilkan huruf, angka atau tanda-tanda (karakter), tombol lain atau menekan tombol secara bersamaan dapat menghasilkan tindakan atau perintah pada komputer. Dalam penggunaan normal, papan ketik digunakan untuk memasukkan teks dan angka ke dalam pengolah kata editor, teks atau program lain. Dalam sebuah komputer modern, penafsiran umumnya tombol kiri untuk perangkat lunak. Sebuah papan ketik komputer membedakan setiap tombol fisik dari setiap lainnya dan melaporkan semua


Page 12

penekanan tombol untuk mengontrol perangkat lunak. Papan ketik juga digunakan untuk permainan komputer, baik dengan papan ketik biasa atau papan ketik khusus yang menggunakan fitur game, yang dapat mempercepat kombinasi tombol yang sering digunakan. Sebuah papan ketik juga digunakan untuk memberikan perintah ke sistem operasi komputer, seperti Ctrl-Alt-Delete di Windows, yang menyediakan jendela tugas menutup komputer. Ini satu-satunya cara untuk memasukkan perintah pada antarmuka baris perintah. Salah satu faktor yang menentukan ukuran papan ketik adalah adanya duplikat kunci,

tergantung pada sejauh mana sistem digunakan untuk menghasilkan tindakan oleh kombinasi tombol secara bersamaan atau yang menyusul (dengan tombol pengubah), atau menekan beberapa tombol unik. Sebuah papan ketik dengan beberapa tombol yang disebut keypad. Faktor lain yang menentukan ukuran papan ketik adalah ukuran dan jarak tombol. Pengurangan ini dibatasi oleh pertimbangan praktis bahwa kunci harus cukup besar untuk dapat dengan mudah ditekan dengan jari. Atau alat yang digunakan untuk menekan tombol kecil. Struktur Tombol pada Keyboard Dari sisi tombol yang digunakan, keyboard memiliki perkembangan yang tidak terlalu pesat sejak ditemukan pertama kali. Yang terjadi hanyalah penambahan-penambahan beberapa tombol bantu yang lebih mempercepat pembukaan aplikasi program. Secara umum, struktur tombol pada keyboard terbagi atas 4, yaitu: 1. Tombol Ketik (typing keys) Tombol ketik adalah salah satu bagian dari keyboardyang berisi huruf dan angka serta tanda baca.Secara umum, ada 2 jenis susunan huruf pada keyboard, yaitu tipe QWERTY dan DVORAK. Namun, yang terbanyak digunakan sampai saat ini adalah susunan QWERTY. 2. Numeric Keypad Numeric keypad merupakan bagian khusus dari keyboard yang berisi angka dan sangat berfungsi untuk memasukkan data berupa angka dan operasi perhitungan. Struktur angkanya disusun menyerupai kalkulator dan alat hitung lainnya.


Page 13

KEYBOARDING

seperti papan ketik numerik terpisah, untuk kenyamanan. Selain itu, ukuran papan ketik

3. Tombol Fungsi (Function Keys) Tahun 1986, IBM menambahkan beberapa tombol fungsi pada keyboard standard. Tombol ini dapat dipergunakan sebagai perintah khusus yang disertakan pada sistem operasi maupun aplikasi. 4. Tombol kontrol (Control keys) Tombol ini menyediakan kontrol terhadap kursor dan layar. Tombol yang termasuk dalam kategori ini adalah 4 tombol bersimbol panah di antara tombol ketik dan numeric, keypad, home, end, insert, delete, page up, page down, control (ctrl),

KEYBOARDING

alternate (alt) dan escape (esc).

Gambar: Bagian-bagian Keyboard


Page 14

KEYBOARDING

Beberapa fungsi tombol pada keyboard terdapat pada tabel berikut ini.


Page 15

Gambar: Fungsi Tombol Keyboard

Penerapan K3 Perkantoran Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) sebagai salah satu aspek perlindungan tenaga kerja yang sarat dengan muatan Hak Azasi Manusia (HAM) termasuk salah satu syarat dalam memenuhi tuntutan globalisasi dunia sehingga K3 perlu mendapat perhatian kita untuk lebih dimasyarakatkan kepada seluruh dunia usaha dan unsur terkait lainnya. Pengembangan dan peningkatan K3 di sektor kesehatan perlu dilakukan dalam rangka menekan serendah mungkin resiko kecelakaan dan penyakit yang timbul akibat hubungan kerja untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Keselamatan dan kesehatan kerja adalah suatu contoh program pemeliharaan karyawan yang dapat meningkatkan produktivitas bagi karyawan. Setiap karyawan yang bekerja sangat membutuhkan perhatian, salah satu contohnya adalah perhatian tentang kesehatan dan keselamatan kerja karyawan dalam bekerja agar karyawan dapat terjamin kesehatan dan keselamatannya pada saat bekerja, karena dengan terjaminnya rasa aman tersebut maka karyawan dapat bekerja lebih baik sehingga produktivitas kerja dari karyawan dapat meningkat. Dibawah ini akan dijelaskan beberapa penerapan K3 perkantoran: a. Standar penataan ruang kantor yang baik

Gambar: Ruang Kerja


Page 16

KEYBOARDING

B.

Memiliki sebuah ruangan kantor yang nyaman tentunya harapan kita dalam bekerja sebagai pegawai kantoran. Akan tetapi hal tersebut juga tergantung kepada Manajemen Perusahaan apakah mampu menyediakan fasilitas-fasilitas yang ada untuk memenuhi standar dari kantor yang baik. banyak sekali kantor yang sudah menyediakan fasilitas-fasilitas yang baik bagi karyawaannya dalam hal penataan ruang tetapi tidak sedikit pula perusahaan yang belum memiliki ruang kantor yang standar. Berikut ini penjelasan tentang Standar Penataan Ruang

 Pemeliharaan kebersihan bangunan kantor, perlengkapan, dan perabotan harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehingga tercipta kantor yang bersih.

 Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Standar yang diperuntukkan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau setara dengan ukuran 3,7 m2 bagi setiap pegawai. Apabila dalam satu ruangan terdapat seorang kepala seksi dengan 4 (empat) pegawai, maka luas ruangan yang harus disiapkan hanya untuk pegawai adalah 3,7 m x 5 pegawai = 18,5 m2, belum termasuk ukuran untuk mobiler, perabot dan peralatan kantor lainnya.

 Suhu Udara. Dalam ruangan kantor perlu dipertahankan untuk

temperatur

yang layak

sebuah ruang kerja minimum 16 derajat Celcius sampai 22 derajat

Celcius. Dalam setiap ruang kerja perlu diupayakan secara permanen sirkulasi udara segar atau udara yang telah dibersihkan.

 Lantai, gang , dan tangga. Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk

tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar.

 Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai yang mengoperasikannya harus cukup terlatih

b. Sikap duduk dan letak jari Sikap duduk Posisi duduk saat memakai komputer memang berkaitan dengan efisiensi kerja kita. Jika posisi duduk kita benar maka kita juga tidak akan cepat lelah atau capek Otomatisasi Perkantoran

Page 17

KEYBOARDING

Kantor Yang Baik.

dan merasa nyaman saat bekerja. Dengan begitu pekerjaan juga tidak akan terganggu. Berikut ini beberapa tips sederhana untuk menyempurnakan posisi duduk saat memakai komputer agar tidak cepat lelah: 

Gunakan kursi dengan tinggi selutut, sehingga saat duduk posisi paha anda sejajar dengan lantai



Pemilihan kursi tersebut juga membuat telapak kaki anda bisa menapak dengan pas di lantai



Punggung bagian bawah anda tertopang oleh sandaran kursi sehingga bisa



Usahakan untuk tidak membungkuk namun tetap santai dan rileks



Posisi kepala tegak dan tidak condong ke depan untuk mengurangi ketegangan leher



Jika anda duduk dalam waktu yang cukup lama, sesekali ubah posisi duduk anda

Gambar: Sikap duduk yang benar


Page 18

KEYBOARDING

tetap tegak

Gambar: Jenis-jenis kursi kantor Karakteristik pekerjaan yang mengharuskan penggunaan komputer sebagai peralatan kerja membuat para karyawan kantoran, penulis, programmer, hingga pekerja kreatif seperti web designer atau digital artist menghabiskan sebagian besar jam sibuk mereka duduk di depan layar komputer meja (PC desktop) atau laptop. Namun di sisi lain berlama-lama duduk statis di depan layar bukanlah aktivitas yang sehat. Karena itu, untuk mencegah efek buruk terhadap kesehatan seperti sakit punggung (back pain), cedera karena tekanan terus-menerus (repetitive stress injuries), dan sakit leher, kita harus melakukan upaya untuk membuat suasana berkomputasi menjadi seergonomis mungkin. Salah satunya adalah dengan menggunakan kursi kerja berkaidah ergonomik. Tidak mudah untuk menentukan jenis kursi yang terbaik, karena hal tersebut tergantung pada kebutuhan spesifik masing-masing pengguna yang berbeda satu sama lain. Rodney K. Lefler, DC dari Spine-health.com menyebutkan tujuh kriteria umum yang harus diperhatikan dalam memilih kursi kerja untuk memenuhi standar sebagai kursi ergonomis: 1. Ketinggian tempat duduk: berkisar antara 16 - 21 inci (40 - 53 cm) dari lantai, dan harus dapat disetel oleh pemakai (adjustable). 2. Lebar dan kedalaman tempat duduk. Standar lebar jok kursi adalah 17 - 20 inci (43 - 51 cm) dengan kedalaman (selisih tinggi dari bagian depan hingga bagian yang menyangga pantat pada tempat duduk/jok) antara 2 - 4 inci (5 - 10 cm).


Page 19

KEYBOARDING

c. Bentuk dan ukuran kursi

3. Lumbar support. Kursi ergonomik harus memiliki setelan penyangga pinggang sesuai kebutuhan spesifik masing-masing pengguna. 4. Sandaran punggung (backrest) dengan lebar antara 12 - 19 inci (30,5 - 48,2 cm) 5. Material lapisan kursi dari bahan yang dapat "bernapas" (berpori dan dapat mendukung sirkulasi udara sehingga tidak menimbulkan efek negatif apabila digunakan dalam waktu lama) 6. Sandaran lengan (armrest) yang dapat disetel

pengguna dapat meraih sesuatu tanpa harus terlalu merentangkan tubuhnya dengan sudut yang dapat memicu terjadinya cedera. Namun harap diperhatikan bahwa patokan yang diberikan oleh Rodney K. Lefler di atas adalah standar buat ukuran tubuh ras kaukasia alias orang bule. Bagi orang Asia, khususnya Indonesia, barangkali masih diperlukan sejumlah penyesuaian ulang. Ini menjadi pekerjaan rumah tersendiri buat para pakar kesehatan punggung dan desainer kursi ergonomis kita.

d. Tempat peristirahatan kaki, posisi layar, keyboard dan mouse Posisi Kaki Pada saat bekerja dengan computer, posisi kaki harus dapat diletakkan di lantai atau sandaran kaki dengan seluruh telapak kakai menyentuk lantai. Usahakan siku membentuk sudut tidak kurang dari 90 derajat. Posisi Layar 

Atur posisi layar sehingga bagian atasnya tepat sejajar atau di bawah garis mata anda. Ini untuk mencegah anda mendongak untuk melihat monitor



Atur jarak layar ke mata sekitar 50-60 cm



Sesuaikan tingkat kecerahan dan ketajaman layar yang dirasa cukup nyaman pada mata anda



Atur posisi layar agar tidak memantulkan cahaya yang dapat mempercepat mata lelah


Page 20

KEYBOARDING

7. Swivel: penyangga putar kursi harus dapat memutar dengan mudah sehingga

Posisi Meja Komputer 

Letakkan keyboard pada posisi yang membuat lengan anda merasa nyaman dan rileks



Saat menggunakan keyboard usahakan posisinya membuat sudut 90 antara lengan dengan posisi keyboard pada meja



Letakkan mouse sejajar dengan keyboard agar pergelangan tangan anda bisa tetap lurus dan rileks dan memudahkan anda untuk menjangkaunya



Saat sedang mengetik sebaiknya pergelangan tangan anda tidak mengalami

KEYBOARDING

perubahan posisi dan hanya menggunakan jari-jari saja untuk menjangkau tombol pada keyboard

Gambar: Posisi Keyboard dan Mouse yang Benar

e. Radiasi layar komputer

Gambar: Letak Layar Komputer yang baik

Duduk berlama-lama didepan computer memang mengasyikkan, baik itu memang sebagai sebuah pekerjaan atau hanya sekedar mengisi waktu luang. Tidak jarang Otomatisasi Perkantoran

Page 21

kita mampu duduk didepan computer sampai berjam-jam tanpa istirahat. Apalagi sekarang di dunia internet banyak terdapat social network (jejaring sosial) seperti friendster, facebook, dan KL. Selain itu, bagi para pengemar game, baik gamegame instalan di komputer atau game online yang banyak beredar di dunia internet juga menjadi sebab utama kita mampu bertahan lama didepan computer. Kalau kita duduk berlama-lama di depan komputer, tanpa disadari mata menjadi berair dan terasa pedih. Itu pengaruh dari radiasi yang ditimbulkan layar komputer. Monitor computer menghasilkan beberapa jenis radiasi, yang kesemuanya tidak

yang dihasilkan oleh sebua monitor adalah Sinar X. Studi yang dilakukan American Optometric Association (AOA) mencetuskan bahwa radiasi komputer dapat menyebabkan kelelahan mata dan gangguan mata lainnya. Kebanyakan gejala yang dikeluhkan responden adalah soal kelelahan mata, pandangan menjadi kabur dan mata kering. Masalah visual lainnya yang timbul adalah soal gangguan sakit kepala dan sakit leher atau bahu Berikut beberapa tips yang bisa dilakukan untuk menghindarinya: 1. Pakai pelindung layar komputer (filter) Untuk mengurangi radiasi yang ditimbulkan komputer. 2. Pilih layar komputer yang radiasinya rendah Seperti layar LCD (liquid crystal display). 3. Jagalah jarak pandangan mata dengan monitor Idealnya, jarak minimum antara mata dengan monitor komputer adalah 45 cm. 4. Sesuaikan posisi layar komputer dengan mata Jangan ketinggian dan jangan terlalu rendah karena bisa menyebabkan sakit leher. Selain itu, jika monitor terlalu tinggi dari pandangan mata maka akan menggangu pasokan udara yang disuplai ke otak. Sebaiknya layar monitor diposisikan sejajar dengan pandangan mata. Menurut American Optometric Association (AOA), seperti dilansir Rctimes, untuk mencegah kelelahan mata sebaiknya tempatkan monitor dengan posisi yang ergonomis. Monitor harus ditempatkan pada posisi 16-30 inci dari mata, tergantung seberapa besar layar. Umumnya posisi yang nyaman untuk menatap monitor adalah 20 hingga 26 inci. 5. Sesuaikan pencahayaan monitor dengan intensitas kenyamanan mata.


Page 22

KEYBOARDING

dapat diderai oleh panca indera kita. Adapun gelombang gelombang dan radiasi

Brightness yang terlalu terang atau terlalu buram tidak baik bagi kesehatan mata. Pencahayaan yang terlalu terang akan membuat mata menjadi silau, sedangkan pencahayaan yang terlalu buram hanya dan membuat mata bekerja lebih keras untuk melihat. Hal ini akan membuat mata menjadi cepat lelah. Untuk itu, cobalah sesuaikan brightness dan contrast monitor hingga mata Anda bisa melihat dengan nyaman. Jangan lupa juga untuk menyesuaikan resolusi dengan karakter di monitor agar dokumen-dokumen mudah dibaca mata.

Jangan terus-terusan melototin layar komputer. Usahakan sediakan waktu beberapa menit untuk mengendorkan dan mengistirahatkan mata Anda. Ini akan mengurangi kepenatan mata dan otot. Segarkan mata dengan cara memandang ke ruangan lain atau memandang indahnya langit biru atau tanaman hijau. 7. Seringlah mengedipkan mata Demi menghindari mata menjadi kering. Jarang mengedipkan mata akan membuat mata menjadi kering. Karena itu sering-seringlah mengedipkan mata, karena dengan berkedip maka mata akan mengeluarkan air mata yang akan menyebar ke seluruh permukaan kornea untuk menjaga mata tetap lembab dan jernih. 8. Pakailah kacamata dengan lensa khusus untuk komputer. Seperti pernah diberitakan, ahli masalah mata (Optometrist) Dr. Jay Schlanger mengatakan beberapa perusahaan kini mulai membuat lensa yang bagian atasnya dirancang untuk melihat komputer, dan bagian bawahnya untuk membaca. Pengguna lensa kontak juga punya solusi, yaitu dengan mengganti lensa kontak generasi baru yang terbuat dari silikon hydrogel. “Silikon jenis ini memungkinkan daya transmisi oksigen yang lebih tinggi dibanding jenis lain,” ungkap Schlanger. 9. Perbanyak konsumsi vitamin A, agar mata tetap dalam kondisi baik. 10. Jika merasa mata mengalami gangguan, segera pergi ke dokter mata untuk meyakinkan bahwa mata Anda benar-benar sehat.


Page 23

KEYBOARDING

6. Istirahatkan mata sejenak.

Selain tips-tips diatas anda juga bias mengikuti tips-tips dibawah ini: Untuk mengurangi keluhan pada mata, saran berikut ini akan sangat bermanfaat bagi operator komputer dan juga para manajer dalam menata ruang kerja yang nyaman, yaitu: 1. Letakkan layar monitor sedemikian rupa sehingga tidak ada pantulan cahaya dari sumber cahaya lain seperti lampu ruang kerja dan jendela yang dapat menyebabkan kesilauan pada mata.

KEYBOARDING

Gambar: Letak pusat layar monitor yang ideal

2. Agar mata dapat membaca dengan nyaman, letakkan layar komputer lebih rendah dari garis horizontal mata dengan membentuk sudut hurang lebih 30. Keadaan ini dapat dicapai bila pusat layar monitor terlettak sekitar 25 cm dari garis horizontal mata sehingga mata akan mengarah ke bawah (ke layar monitor). Jarak layar monitor dengan mata sekitar 40 cm. Posisi demikian akan sangat mengurangi kelelahan pada mata. Buatlah cahaya latar layar komputer dengan warna yang dingin, misalnya putih keabu-abuan dengan warna huruf yang kontras. Hindari penggunaan font huruf yang terlalu kecil (kecuali terpaksa). Font huruf yang termasuk normal adalah font 12, lebih kecil dari ini mengakibatkan mata akan cepat lelah membacanya. Resolusi layar monitor sudah barang tentu sangat berpengaruh terhadap ketajaman huruf maupun gambar. Layar monitor SVGA akan jauh lebih baik dari pada layar monitor VGA apalagi dengan yang monokrom.


Page 24

Gambar: Ukuran Meja dan Kursi Komputer Ideal Ideal

3. Agar mata tidak kering, sering-seringlah berkedip dan sesekali pindahkan arah pandangan mata ke luar ruangan. Bila perlu usaplah kelopak mata secara lembut

f. Pencahayaan Saat ini, bekerja dengan komputer tiap harinya sudah menjadi hal lumrah dan hampir semua kantor punya petugas yang fokus depan layar monitor. Sayangnya para pekerja ini kurang begitu memperhatikan kesehatan, apalagi kesehatan mata. Oleh karena itu, kali ini akan dibahas tips kesehatan mata agar mata tidak cepat lelah. Tips ini sangat berguna bukan hanya untuk mereka yang kerja terusmenerus menatap layar tetapi juga bagi mereka yang terlalu asyik bermain games depan komputer. Memang saat ini sudah banyak monitor LCD/LED yang lebih bersahaja pada mata, tetap saja tidak baik jika terus menatap layar, meskipun itu untuk memenuhi tugas. Untuk itu perlu diperhatikan tips kesehatan mata agar mata tidak cepat lelah menatap komputer. Berikut tips-tips penting supaya mata tetap sehat:

1. Atur Cahaya Aturlah cahaya ruangan. Tidak disarankan cahaya ruangan lebih cerah atau terang dibandingkan dengan kecerahan layar monitor. Redupkanlah beberapa lampu namun jangan sampai ruangan terlalu gelap karena hal ini juga sangat tidak baik. Jika memang agak sulit dalam pengaturan cahaya ruangan, maka yang perlu dilakukan adalah pindah ke ruang lain yang lebih nyaman. Bisa juga cara yang lebih praktis dan mudah yaitu mengatur tingkat kecerahan layar monitor. Aturlah cahaya sesuai kondisi cahaya yang menerangi ruangan.


Page 25

KEYBOARDING

(memijit ringan bola mata).

2. Sadari Frekuensi Berkedip Sebuah penelitian mengungkapkan bahwa ketika seseorang berada di depan layar monitor, frekuensi berkedip orang-orang ternyata berkurang dibandingkan saat orang-orang tidak berada depan komputer. Hal ini memang tidak disadari karena mata ingin lebih banyak fokus. Intuisi ingin fokus inilah yang kemudian mengorbankan kesehatan mata. Tips kesehatan mata pada poin ini adalah tidak ada salahnya untuk berkedip lebih banyak agar mata tidak cepat lelah.

3. Pembersihan Layar Monitor Tips kesehatan mata berikutnya adalah dengan menjaga mata dari layar

yang terlalu sering tentu akan mengakibatkan adanya noda dan debu pada layar komputer Ternyata hal ini cukup mengganggu mata, membuat mata jadi tegang, dan sulit fokus. Untuk itu pembersihan layar komputer sangat penting dilakukan.

g. Kebisingan Komputer berisik bukan lagi hal yang perlu dikhawatirkan. Sekarang komputer berisik sudah menjadi hal umum. Namun, bukan berarti tidak dapat dihindari. Komputer yang berisik umumnya disebabkan oleh komponen-komponen yang bergerak. Mulai dari kipas yang paling sering menjadi biang keladi berisiknya komputer sampai perangkat optical seperti CD ROM dan floppy disk. Semua aspek ini sangat potensial menimbulkan bunyi karena memang dalam pengoperasiannya ada komponen yang bergerak. Untuk sebagian orang bunyi sebenarnya tidak menjadi masalah yang sangat penting. Hanya saja terkadang sebagian seseorang membutuhkan ketenangan untuk bekerja dan suara-suara tersebut dapat saja membuyarkan konsentrasinya. ain halnya untuk sebagain pekerja yang memang ruang sunyi menjadi faktor utama. Misalnya seorang yang bekerja sebagai produser suara. Dalam kesehariannya ia membutuhkan suasana kerja yang sangat tenang, bila tidak akan sangat fatal jadinya. Karena bisa saja suara tersebut masuk ke dalam rekaman yang sedang dilakukannya. Bila hal ini terjadi, maka suara pada computer tidak hanya dapat menimbulkan ketidaknyamanan melainkan juga mengganggu Otomatisasi Perkantoran

Page 26

KEYBOARDING

yang terlihat kotor. Maksudnya adalah bahwa pemakaian layar komputer

efektivitas kerja. Sebenarnya untuk menghadapi masalah ini tidak tergolong sulit. Yang dibutuhkan hanyalah ketelitian Anda memilih komponen untuk komputer Anda. Lagi pula suara yan ditimbulkan lebih sering berarti posisitf. Yaitu, semakin kencangnya putaran maka semakin cepat pula proses kerja yang sedang berlangsung. Misalnya saja sebuah fan PC yang berputar sangat kencang untuk mendinginkan komputer Anda. Hal ini tentu pekerjaan yang cukup vital. Karena PC yang panas akan membuat komputer cepat rusak dan mudah terbakar. Mesipun bukan berarti suara harus selalu ada, terkadang kecepatan putaran memang melampaui yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, Anda sebenarnya dapat

memanfaatkan teknik lain dalam mendinginkan PC Anda.

Tes Sederhana Apakah benar ada komponen yang dalam pengoperasian menimbulkan suara atau hanya karena letaknya saja yang membuatnya berisik. Oleh sebab itu, sebelum Anda memutuskan untuk mengganti komponen Anda, ada baiknya melakukan pemeriksaan terlebih dahulu denan sangat teliti. Mulailah dari memperhatikan tempat dimana setiap komponen berdiri. Pastikan tidak ada yang longgar atau renggang. Contohnya letak harddisk apakah goyang atau tidak jika ya, bisa saja getarannya ketika harddisk bekerja menimbulkan suara yang tidak nyaman. Kemudian perhatikan juga dudukan pada optical drive Anda sekaligus dudukan kipas PC Anda. Jika ada getaran yang berisik ganjallah dengan bahan-bahan nonmetal. Seperti busa, gabus, atau kertas. Namun jika ternyata yang berisik adalah kipas-kipas pada komputer Anda, maka salah satu mengetahui yang mana adalah dengan menahan semua putaran kipas dan biarkan satu kipas saja yang bekerja. Cara ini memang agak sedikit menantang bahaya, namun penghentian sekitar 10 sampai 15 menit tidak akan membuat komputer Anda overheat. Jadi tenang saja dalam melakukannya. Cara menahan putaran kipas adalah dengan mencabut kabel power setiap kipas. Atau menahan bagian tengah kipas dengan jari Anda. Untuk menghentikan kipas CPU dapat dibantu dengan batangan plastik yang bersifat nonkonduktif dan tidak terlalu keras. Dengan cara ini, Anda dapat


Page 27

KEYBOARDING

mengontrol PC Anda sesuai dengan yang dibutuhkan. Atau Anda juga dapat

mengetahui yang mana kipas yang berisik dan perlu diganti serta mana yang tidak. Ikuti prinsip ini untuk menggantinya: Jika ada satu kipas berisik, Anda dapat segera menganti kipas tersebut. Jika ada dua atau lebih kipas yang berisik, maka menggantinya hanya satu tidak akan membuat suara tersebut hilang. Sebab biar pun hanya ada satu fan yang bersuara berisik, ia akan sangat dominant yang kehadiran suaranya pasti akan mengganggu orang lain.

KEYBOARDING

Kipas

Gambar: Macam-macam kipas komputer

Seperti yang tadi sempat disinggung, bahwa kipas adalah komponen utama yang paling sering membuat computer Anda bersuara. Dalam setiap PC, terutama model terbaru kipas bisa sampai tiga atau empat buah. Bahkan untuk PC yang dipergunakan pada keperluan khusus dapat lebih dari empat kipas. Kipas-kipas ini terdapat pada CPU, VGA, sound card (untuk jenis tertentu) sampai pada PC itu sendiri. Dan seperti yang tadi juga telah disinggung, bahwa kecepatan putaranlah yang paling sering membuat kipas berisik. Sedangkan, putaran ini semakin cepat akan semakin mendinginkan. Anda mungkin dapat memilih jenis apa kipas yang akan digunakan pada PC Anda, namun tidak demikian halnya dengan kipas pada VGA dan kipas pada chipset lainnya. Menggantinya hampir sama halnya dengan mengganti kartu itu sendiri, kecuali menggunakan sistem mouting standar. Sebelum membahas satu per satu jenis kipas pada komputer terlebih dahulu kita mengetahui apa sebenarnya yang dilakukan kipas pada komputer Anda. Kipas berputar menarik udara panas dari dalam keluar. Dan membawa udara dingin luar


Page 28

ke dalam. Dalam melaksanakan tugasnya ada dua suara yang dapat ditimbulkan oleh kipas. Yaitu, suara yang timbul karena udara yang berputar dan suara yang timbul karena perputaran kipas itu sendiri. Dari sebab yang kedua suara yang ditimbulkan dapat seperti deritan dapat juga berupa gumaman. Suara-suara tersebut dapat timbul karena kipas yang kotor, kurang berminyak, terlalu cepat atau memang karena kurang bagus. Oleh sebab itu, untuk mengatasinya tidak selalu dengan menggantinya dengan yang baru. Anda dapat mencoba terlebih dahulu, membersihkannya dan memberinya oli jika

untuk menguragi voltasenya agar kecepatan putarannya berkurang. Yaitu, dengan mengatur kabel yang terhubung ke power supply. Hanya saja cara kedua ini dapat membuat computer Anda sedikit lebih panas. Oleh sebab itu, Anda harus dengan rajin memantaunya dan tidak disarankan untuk kipas yang terhubung pada CPU atau chipset. Bila Anda akan membeli sebuah kipas baru Anda dapat mencoba mencari kipas yang memiliki nilai kebisingan 28 dB. Nilai ini cukup kecil untuk telinga manusia sehingga tidak akan terlalu mengganggu. Hanya saja umumnya kipas dengan suara yang kecil akan berkerja dengan kecepatan yang rendah. Hal ini harus Anda antisipasi dengan banyak hal. Mulai dari kontrol yang semakin ketat, serta penambahan system pendingin/kipas.

Kipas CPU Setiap processor keluaran tipe terakhir memiliki kipas karena memang kerja processor sangat cepat dan hal ini tentu saja mudah membuat komputer menjadi cepat panas. Oleh sebab itu, processor membutuhkan kipasnya sendiri. Sebenarnya CPU tidak membutuhkan tenaga yang banyak jika hanya dipergunakan untuk hal-hal kecil, seperti mengetik atau sekedar menyetel MP3. Anda akan tersadar kapan saja umumnya CPU Anda bekerja lebih berat. Saat ini sudah banyak model kipas CPU yang menarik dan tidak berisik. Namun jika memang CPU Anda bekerja sangat keras dan Anda harus menjalankan kipas dengan kecepatan yang lebih rendah, ada baiknya Anda menambah system pendingin yang tidak berisik lagi. Selain suara menjadi hilang, CPU Anda akan tetap terjaga temperaturnya.


Page 29

KEYBOARDING

kurang berminyak. Jika dua langkah ini tidak mengurangi bunyinya, dapat dicoba

Kipas Casing Kipas pada casing dapat ditiadakan hanya saja hal ini dapat membuat komputer Anda menjadi lebih panas. Apalagi bila tidak ada ventilasi yang cukup baik pada dinding casing. Untuk kipas casing ini Anda dapat lebih bebas memilih. Anda dapat mengganti kipas dengan suara yang lebih sepi dari yang sudah ada. Sebelumnya perhatikanlah ukuran yang digunakan oleh komputer Anda tersebut. Cobalah untuk menggunakan kipas yang lebih besar ukurannya dengan kecepatan yang lebih rendah. Kipas yang semakin besar dapat membuang udara panas lebih banyak. Oleh sebab itu, tidak akan menjadi kendala bila ternyata kipas memang harus berjalan lebih lamban karena memang jumlah udara panas yang buang tetap sama. Umumnya kipas untuk komputer bekerja dengan nilai decibel sekitar 20 dB sampai 60 dB. Anda dapat membeli kipas yang berukuran 25 dB-30 dB. Jika ruang terlalu penuh juga dapat menyebabkan panas. Oleh sebab itu, ada baiknya mengurangi satu dua kartu komponen yang tidak perlu. Mengenai kipas ini keterangan selau tersedia. Apalagi untuk kipas-kipas yang memang dirancang untuk mengurangi suara bising. Pada boks atau buku manual atau bahkan brosurnya umumnya akan tertulis keterangan-keterangan seperti nilai decibel, kecepatan, dan daya listrik yang dibutuhkannya untuk beroperasi.


Page 30

KEYBOARDING

Gambar: Kipas CPU

Harddisk Setelah kipas-kipas tadi, satu lagi komponen yang tidak kalah berisiknya adalah harddisk. Dalam harddisk juga terdapat sistem mekanik. Suara yang ditimbulkan tersebut disebabkan oleh piringan-piringan yang berputar. Tidak hanya perputaran piringan yang membuat harddisk berbunyi saat beroperasi, perpindahan head pada harddisk juga dapa menimbulkan suara yang menyebalkan. Bahkan dapat lebih kencang dari suara putarannya sendiri. Sebenarnya suara-suara harddisk dapat diredam dengan menggunakan sebuah alat peredam. Namun, hal ini terkadang tidak dianjurkan karena dapat membuat harddisk menjadi panas. Alat peredam tersebut dapat dibuat dengan sederhana secara manual. Sebagai alternatif lain, Anda dapat juga menggunakan harddisk yang memang tidak terlalu berisik. Ada beberapa harddisk yang memang sengaja dibuat dengan suara yang tidak terlalu besar. Saat ini harddisk seperti ini tidak sulit dicari. Karena kini memang hampir seluruh harddisk sudah dilengkapi dengan teknologi SMART yang membuat Anda mudah mengontrol kerjanya. Kapan ia harus diforsir untuk bekerja yang dapat saja menimbulkan suara kapan ia harus bekerja tanpa suara. Teknologi SMART adalah sebuat teknologi yang kini banyak dilengkapi dalam setiap harddisk produksi terbaru. SMART singkatan dari Self-Monitoring Analysis and Reporting Technology, yang artinya kemampuan harddisk untuk menganalisis dirinya ila ada kesalahan atau kerusakan. Salah satu di antaranya yang dapat dimonitoring mengunakan SMART ini adalah head harddisk, putarannya, termasuk juga temperatur hard disk. Tiga masalah yang tidak hanya berdampak pada harddisk itu sendiri, namun juga komputer secara keseluruhan. Sebab dengan naiknya temperatur harddisk akan mendorong juga


Page 31

KEYBOARDING

Gambar: Macam-macam Kipas Casing

naiknya temperatur ruang casing yang dapat saja memicu kipas bekerja lebih kencang

KEYBOARDING

dan berisik.

Gambar: Macam-macam Harddisk

C.

Mengetik 10 Jari Kemampuan mengetik cepat layak dimiliki oleh pekerja kantor yang sering bekerja menggunakan komputer. Dengan mengetik cepat maka pekerjaan pengetikan akan menjadi cepat diselesaikan. Maka dari itu perlu bagi kamu untuk memiliki keterampilan mengetik cepat. Mengetik cepat dapat dilaksanakan apabila 10 jari Kamu semua bekerja, selanjutnya Kamu akan semakin cepat mengetik jika tanpa melihat tut (blind system). Kamu tinggal melihat naskah yang akan diketik sedang tangan Kamu yang bekerja untuk mengetik.

Sistem mengetik terdiri dari tiga macam yaitu: 1. Sistem mengetik 10 jari (ten fingers tuch system). Mengetik dengan sistem ini adalah mengetik dengan menggunakan sepuluh jari sesuai fungsi dari jari-jari dan tanpa melihat tuts (keyboard). 2. Sistem buta (blind system) Mengetik dengan sistem buta (blind system) adalah mengetik dengan menggunakan sepuluh jari tanpa melihat tuts dan mata tertuju ke naskah. 3. Sistem berirama (rhythm system) Mengetik dengan sistem ini adalah jarak jatuhnya entakan yang satu dengan lainnya sama dan berurutan sehingga mengeluarkan bunyi dan irama yang sama.


Page 32

 Posisi Mengetik Yang Benar

KEYBOARDING

Gambar: Posisi Mengetik yang Benar

Di masa sekarang ini telah tersedia berbagai macam produk keyboard yang ditujukan agar kamu nyaman mengetik, meski dalam waktu lama. Namun yang lebih penting adalah bagaimana kamu mengatur postur dan posisi tubuh kamu, terutama lengan kamu, sehingga kamu bisa menghindari kelelahan dan cedera. Untuk itu ada baiknya mengikuti nasehat Stephanie Brown, seorang guru piano asal Amerika, dalam majalah "Her World". "Ikutilah disiplin pemain piano yang sedang pentas," katanya. Stephanie memberi lima petunjuk untuk diterapkan saat kamu mengetik pada keyboard: 1. Sejajarkan pergelangan tangan dengan telapak tangan Upayakan pergelangan tangan kamu selalu sejajar dengan telapak tangan. Lemaskan pergelangan tangan kamu seperti mengambang. Jangan tegang. 2. Posisi siku menggantung Pastikan siku kamu dalam posisi bebas menggantung. Menyandarkan siku pada sandaran kursi saat mengetik, selain menyulitkan kamu untuk mengetik, juga membuat kamu tegang dan cepat lelah. 3. Lemaskan jari telunjuk dan jari manis kamu


Page 33

Kunci mengetik tanpa lekas lelah adalah melemaskan seluruh jari kamu. Jangan kaku dan tegang. Biarkan lemas, rileks, apa adanya. 4. Tekan tombol dengan tenang Jangan menekan tombol dengan kuat atau mengalirkan kekuatan penuh pada tangan kamu. Ingat, kamu sedang mengetik, bukan memukul tombol keyboard 5. Bila tidak sedang mengetik Lemaskan keseluruhan tangan bila sedang tidak memencet tombol di keyboard. Keadaan kamu sebelum mengetik juga mempengaruhi kondisi kamu di saat

KEYBOARDING

mengetik  Posisi Tangan Pada Keyboard Secara umum, ada 2 cara peletakan tangan pada keyboard. a) Posisi Pertama

Gambar: Penjarian Pertama


Page 34

KEYBOARDING Otomatisasi Perkantoran

Page 35

KEYBOARDING

b) Posisi Kedua

Gambar: Posisi Penjarian Kedua pada Keyboard

Gambar: Penjarian Kedua


Page 36

KEYBOARDING Otomatisasi Perkantoran

Page 37

 Berlatih Mengetik Menggunakan 10 Jari a) Latihan Penguasaan Tombol Pangkal (Home Keys) Garis pangkal ini adalah letak jari apabila kita meletakkan jari pada keyboard. Gerakan–gerakan jari harus segera kembali pada posisi garis pangkal.

Tangan Kiri: A, S, D dan F

Tangan Kanan: J, K, L dan ;

Langkah 1 : Buka Aplikasi Diklat Mengetik Cepat, caranya klik [Start] [All Programs], pilih [Individual Software] [Learn Typing Quick & Easy]

Gambar: Software Mengetik

Selanjutnya klik [OK], [TAKE LESSON], Isi Nama Kamu, klik [TAKE LESSON]. Sekarang bisa dimulai Diklat Mengetik. Letakkan jari kamu pada posisi Tombol Pangkal (Home Keys) yaitu: Tugas Tangan Kiri 

Jari Kelingking kiri diposisi huruf A



Jari manis Kiri diposisi huruf S



Jari Tangah Kiri diposisi huruf D



Jari Telunjuk Kiri diposisi huruf F


Page 38

KEYBOARDING

b) Latihan Mengetik 10 Jari Menggunakan Software Mengetik



Ibu Jari Kiri berguna untuk menyentuh SPASI BAR

Tugas Tangan Kanan 

Jari Kelingking Kanan diposisi karakter ;



Jari Manis Kanan diposisi huruf L



Jari Tengah Kanan diposisi huruf K



Jari Telunjuk Kanan diposisi huruf J



Ibu Jari Kiri berguna untuk menyentuh SPASI BAR

Kamu tinggal mengikuti tutorial yang terdapat pada software aplikasi Learn Typing Quick & Easy. Ikuti Pelatihan di di bawah ini, ingat selesai menyentuh huruf/karakter jari-jari kamu harus kembali ke posisi semula yaitu di HOME KEYS (ASDF JKL;) dan mata kamu tidak boleh melihat tuts kecuali hanya layar/naskah.

c) Latihan Mengetik 10 Jari Menggunakan Microsoft Word Latihan penguasaan tombol pangkal baris pangkal ini adalah letak jari apabila kita meletakkan jari pada keyboard. Gerakan-gerakan jari harus segera kembali pada posisi garis pangkal. Latihan tuts dasar untuk tangan kanan dan tangan kiri, Tangan kiri: A, S, D dan F sementara Tangan kanan: J, K, L dan ; 1) Untuk melatih penggunaan tombol pangkal, dalam waktu 120 detik ketiklah karakter dibawah ini asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asdf jkl; asas asas asas asas asas asas asas asas asas asas asas asas alak alak alak alak alak alak alak alak alak alak alak alak alak alak sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa sa jaja jaja jaja jaja jaja ja ja jaja jaja jaja jaja jaja jaja jaja jaja jaja jaja aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj aj ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka ka akal akal akal akal akal akal akal akal akal akal akal akal akal Otomatisasi Perkantoran

Page 39

KEYBOARDING

Langkah 2 :

2) Latihan penguasaan tombol G Tombol G diketik dengan jari telunjuk kiri ke arah kanan. Renggangkanlah jari telunjuk, sedangkan jari kelingking tetap pada tempatnya. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. fg fg gf jg gj dg kg kg sg lg ag jg lg ag jg lg sg dg gd gaf gad gal gas gaj gagak gagad jagad gagal lagak galak gaja jaga gasak gadak gasal gajak gagak gafa gagal gafa galak jagad gagal gagak sagak lagak gafal gafaj lafas gas ada gagak

3) Latihan penguasaan tombol H Tombol H diketik dengan jari telunjuk tangan kanan ke arah kiri. Renggangkanlah jari telunjuk, sedangkan jari kelingking tetap pada tempatnya. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. jh jh hj fh hf hk kh hd ha hl sh ah ha hl hs jah fah gah dah sah lah hal has hak hah hag fah dah hajag gadah halal hagal lafah halal kalah lajah sadah hafal hafas hajag jadah asah gajah jaha jasad gajah akal lafal gajah salah jagad; kadal salah gajah; kasa jaksa

4) Latihan penguasaan tombol E Tombol E diketik dengan jari tengah tangan kiri ke sebelah atas. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. de de de ed ed ed ke ek fe je fe ge se le ke se dek dede keke dekdek kedked dedak ledas sedak dedes ledas kekal sedah lekah gede jedah lelah gedek saleh hehe

5) Latihan penguasaan tombol I Tombol I diketik dengan jari tengah kanan ke sebelah atas. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. ki ki ki ik ik ik di di fi fi ji ji li si is di ki di di ki didi dedi keki sili lisi siki didik dedik didih dedi keki lili leli sisi lidi asih gigi gigih jika alih kaki daki jikil didik didi lihai sedih siji gili gila hilaf fisik sedih lihai


Page 40

KEYBOARDING

galak; galak gagak ada saja; saja gagak fasal

6) Latihan penguasaan tombol R Tombol R diketik dengan jari telunjuk kiri rapat ke atas. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. fr fr fr rf rf rf jr jr rj rj gr gr rg rg rh kr dr sr fir fer ker lir sir ser ler air lari kari kiri dari kiri rid raki rika geri heri jeri feri seri lira sari deras jari deras era eri geri risa riri kera dera liar riak rial rias rere eri

7) Latihan penguasaan tombo U

Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. ju ju ju uj uj uj fu fu uf gu ug hu uh du lu ul sul juju fuju guju huju kuku duduk susu lusu suku ujuk juri ujud sujud kuah sauh deru jeruk deruh ragu sagu deru saku laku kaku siku rusak luas kura lagu salju gusi

8) Latihan penguasaan tombol M Tombol M diketik dari jari telunjuk kanan rapat ke sebelah bawah. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. jm jm jm mj mj mj fm mf dm md km mk ms im sm am mia mie mis mid mif mud mur muak muka rame rumah jama jamu jemu mimis mila mimic demi semir mile limau ramah samak lemak mika, gama jamak maka mamuk

9) Latihan penguasaan tombol V Tombol V diketik dengan jari telunjuk kiri ke bawah. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. fv fv fv vf vf vf hv vh fv fv iv vi dv vd vk kv vl vur vir val vak vaf vakir vas vava vasir luv vul vuvur viva vuvu vulva vis vulva vikda vules veksi viksa vulva veve gavur haver juvel livak kurva larva serva vivi vasu suva 10) Latihan penguasaan tombol N Tombol N diketik dengan jari telunjuk kanan direnggangkan ke bawah. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. jn jn jn nj nj nj jan nam jin jen nevi neni nina nini nana makan nian deni senian anin nian mian nisah ninah gung gunung junan fanni nisan hiasan human nunuk nava niur sana sini mina vandal mannen nama nenek nanu niru


Page 41

KEYBOARDING

Tombol U diketik dengan jari telunjuk kanan ke atas.

11) Latihan penguasaan tombol B Tombol B diketik dengan jari telunjuk kiri direnggangkan kebawah. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. fb fb fb bf bf bf jb bj bk bal lab bas buk bek bikin bubuk baba babi bibi bebek lubuk kubu bubur dubur bulu baris bala baker badu babi basi bari bisul beruk babak bani bakmi bendi badak barak benak bivak beruk busuk

12) Latihan penguasaan tombol C

Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. dc dc dc ce cd cd kc ck jc ic cl ch gc cg cd cece cuka ceki cucu caca cici cari cicil curi ceri carilah cadu cuad cecis nacis leces lecet licu macu baca ceceb

13) Latihan penguasaan tombol KOMA (,) Tombol KOMA (,) diketik dengan jari tengah kanan ke sebelah bawah. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. cucu nenek, anak ibu, adik kakek, lurah, cucu, nenek, ibu, anak, adik, sama, jani, gajah, macan, rusa, camar, kejam.

14) Latihan penguasaan tombol T Tombol T diketik dengan jari telunjuk kiri direnggangkan ke sebelah atas. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. ft ft ft tf tf tf ft tf lt tl st nt mt tm tn ts st tm fit tek tak tuk tika teri tiku timun teriak tarik titi tek taci tecu tacu taji tareh atgi timun tinggi titing tuti seriti sarut tuan tutu tajah ganti setuju catu sarut tuka

15) Latihan penguasaan tombol Y Tombol y diketik dengan jari telunjuk kanan direnggangkan ke sebelah atas. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. jy jy yj yj hy yh fy yf yt yt ty uy yu yhj yhy juy kuy yeni yuyu yareh yety jaya raya saya daya kayu layu yati gayu hayu masayu dayan citayan cilamaya sayur yari


Page 42

KEYBOARDING

Tombol C diketik dengan jari tangan tengah kiri ke sebelah bawah.

16) Latihan penguasaan tombol O Tombol O diketik dengan jari manis kanan ke atas. Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. lo lo lo so so ko ok do fo jo ho so lo co to vo lo lolo sono olo solo kodok rokok totok golok holo alo elok olok ojak okumeno bodoh jorok gado cocok odek reok otak olah solo Volvo oyak yoyo yono tono otak olah solo

17) Latihan penguasaan tombol W

Ketiklah kata berikut masing-masing 5 baris. sw sw sw ws ws lw lws sws lws cow woll low soww woll wall which saw was who which what who cow wall wolf waht which saw was twi two town know down jewells giwang hawa mawas sawa ketawa sawo mawar

18) Latihan penguasaan tombol TITIK (.) Tombol TITIK (.) diketik dengan jari manis kanan ke bawah. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. ll. s. ol. sw. ll. ss. sws. lolo. so. los. kaos. lolos. hari ini cocok untuk ia bermain. sedang kemarin ia tidak tidur hari ini untuk bermain. sedang kemarin ia tidak cocok saja. yathy sakit hari ini. sebab itu ia tidak masuk sekolah hari ini.

19) Latihan penguasaan tombol SHIFT KIRI dan KANAN Apabila jari tangan kanan mengetik, maka tombol shift kiri yang ditekan, sedangkan apabila jari tangan kiri yang mengetik, maka tombol shift kanan yang ditekan. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. Juni, Korma, Lerry, Itik, Musa, Harry, Unu, Noyo, Juni, Ferry, Gajah, Dick, Sulaiman, Agustus, Gurry, Bakar, Dock,

20) Latihan penguasaan tombol P Tombol p diketik dengan jari kelingking kanan ke atas. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris.


Page 43

KEYBOARDING

Tombol W diketik dengan jari manis kiri ke atas.

pp ap sp dp fp lp kp gp tp cp up mp ap wp pp ap apa papa panam palu paku pasar patal pagar pagi papa papan gapur cipa yapa peri pakta pastor pondok pantun japan gapur cipa yapa copot bapak pispot wingpt panu Padi menguning, pastor membaca, Phospor bahan kimia

21) Latihan penguasaan tombol X Tombol X diketik dengan jari manis kiri ke bawah. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris.

ex donex maxy sexy xeres exec laxi maxi taxi rotax xixi xuci telex six taxi laxi cixi

22) Latihan penguasaan tombol Q Tombol Q diketik dengan jari kelingking kiri ke atas. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. aq aq aq qa qa jq qj kq qk bq qv cq xq tq rq quin qoqo qaqa Qantas qanqan qimpu quker quares qoqo Conqueror makan Quakeer, Queen dinobatkan pada hari ini

23) Latihan penguasaan tombol Z Tombol Z diketik dengan jari kelingking kiri ke bawah. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. az az az za za za zz za az kz dz zd iz wz qz zq iz taz zat zar zul zone zigzag zamzam zone zitzit zaszas zat ijazah, Zone, Zigzag, Zamzam, Zulkarnaen, Zulham, Zone. 24) Latihan penguasaan Angka – Angka Pengetikan angka - angka ini perlu mendapat perhatian yang serius karena tata letak tombol yang agak sukar. Angka 1 : dengan jari kelingking kiri ke atas Angka 2 : dengan jari manis kiri ke atas Angka 3 : dengan jari tengah kiri ke atas Angka 4 : dengan jari telunjuk kiri ke atas Angka 5 : dengan jari telunjuk kiri ke atas Otomatisasi Perkantoran

Page 44

KEYBOARDING

sx sx sx xs xs xs lx xl dx xd fx kx xk wx xw kx max nes lex dex telex xenon

Angka 6 : dengan jari telunjuk kanan ke atas Angka 7 : dengan jari telunjuk kanan ke atas Angka 8 : dengan jari tengah kanan ke atas Angka 9 : dengan jari manis kanan ke atas Angka 0 : dengan jari kelingking kanan ke atas Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. a1 a1 a1 1a 1a 1a q1z s1s a1 a1 z1 1z 11 a1 11 s1. Saya perlu telor 11 butir untuk 1 minggu. S2 S2 w2 x2 12 c2 s2 w2 12 s2 w2 12 k2 d2 f2 s2 12 d3 d3

orang. y4 y4 y4 4y rr4 f4b f4m 4fm 4ry y4r y4 c4 f5 f5 5f 5f 5f f5v f5g 5g5 55ff 5f f4g gg4 5f5 f5. Rokok 55 express buatan London. j6 j6j y6y j6m j6u 6j6 6u6 6un h6y y6y 6yh 6yn 6ym j6 j6j j6u 6j6 6u6 6um h6y y6y 6yh 6yn 6ym 6ym. Dalam tahun tertentu banyaknya hari 366 hari. J7 j7j ju7 jm7 yu7 7un ju7 u7j j7j 7j7 j7j 7uj. Satu minggu banyaknya 7 hari, Jam Titus 77 batu. k8 k8k 8k8 ki8 dk8 8ki 88k 8d8 8dk d8i dk8 l9 l9l 99 lo9 sl9 sl9 l9l 99s oo9 ll9 9l9 o9o ao9 9 1a 10 100 010 1p p1 p0 0 0 1 0p1 101 000 0p

25) Latihan penguasaan tanda-tanda baca Untuk tanda-tanda baca yang letaknya terdapat di sebelah atas angkaangka, diketik dengan menekan tombol shift kiri atau kanan dan selanjutnya menekan tombol angka yang sesuai. Untuk tanda-tanda baca yang terletak di sebelah kanan, diketik dengan menggunakan jari kelingking kanan. Tanda kurang dapat digunakan juga sebagai garis pemisah. Ketiklah kata berikut masing - masing 5 baris. PT. “KURNIA ABADI” Jalan Merdeka Barat 5, Jakarta. 5% dari 10.000 kg = 500 kg L = Pound Sterling adalah mata uang Inggris. $ = Dollar adalah mata uang USA.

26) Latihan mengetik cepat Ketiklah kalimat- kalimat di bawah ini dalam waktu 5 menit (100 hentakan per menit). mantu kemu manuk maman mimic merah majang molor mantu nina nunung ninna nuri nori kami kenan kemari kenduri norma badu makan nasi tiap hari Otomatisasi Perkantoran

Page 45

KEYBOARDING

e3 e3 d3 de3 dc3 cd3 ce3 ce3 kd3 fr3 gr3. Ayah mempunyai cucu sebanyak 3

dan adiknya baru besuk orang sakit bandi selalu pergi ke pasar malam tiap\ hari membawa ban sepeda cocok cucu cetil coba cabing ascaris cari cerita cicak cela cebe lombok cantik xermon texas taxi maxi express volavo vulva vandel vivere very coloso vasco dagama azan wazir bravo the quick bravo zarah azam azar vas bunga layu lemah gemulai tenang tidur siang

KEYBOARDING

d) Latihan Menggunakan Numeric Keys (Tombol Angka)

Tut nomor yang disebelah kanan pada keyboard Kamu dapat diaktifkan dengan menekan tombol [Num Lock]. Kunci Penuntun = 5 dan Kunci Basis : 4, 5, 6 , Jadi setelah mengetik angka/karakter, posisi jari kamu harus kembali ke kunci basis. Gunakan jari tangan kiri untuk menekan tombol SPASI. Sekarang mulai berlatih mengetik angka : 789 789 456 456 123 4123 7410 8520 963. 7/8 7/9 7/6 478 *4 89 *456 145 +123 0158314 4565 -9 954-8 17-811945 17-08-45 17-08-1945 ///478 859*789/2 ½ 4/5 30.45 25.75 45.45 789+789 ++++ ---- **** //// 123 89+89 356 ½ ¼ 4/5 3.5 0.25 0.789 789 96.0 25*25 45*45 300+0.25 +45 *25 56+789 45.58*562 56.25+35.35 36.36*85 //364 123456789 456456 415.12*12 123.789 852 852 852 741 741 963 963 147 369 321 654 987 987 753 159 951 789 456 436 719 458 756 123 156 138 149 45668 458 4635


Page 46

KEYBOARDING

e) Tes Kecepatan

Untuk mengetahui apakah Kamu telah mampu mengetik dengan cepat atau belum, maka ikuti ujian kecepatan mengetik. Ada berbagai macam software aplikasi untuk menguji kecepatan mengetik kita, misalnya : Learn Typing Quick & Easy (informasi di http://www.individualsoftware.com), TypingMaster Typing Test 6.2 (informasi di http://www.TypingMaster.com ), dan sebagainya. Dengan aplikasi ini Kamu dapat menguji tingkat kecepatan Kamu berapa WPM (Word Per Minute) atau KPM (Kata Per Menit), tingkat akurasi (kebenaran) hasil ketikan, Tingkat kemampuan. Namun jika kamputer di sekolah tidak terinstal software ini, tidak apa-apa, kita bisa menghitung kecepatan kita secara manual dengan rumus : 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ_𝐾𝑎𝑡𝑎 − 𝐾𝑒𝑠𝑎𝑙𝑎ℎ𝑎𝑛_𝐾𝑎𝑡𝑎 = 𝐾𝑒𝑐𝑒𝑝𝑎𝑡𝑎𝑛 𝐵𝑒𝑟𝑠𝑖ℎ 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢_(𝑚𝑒𝑛𝑖𝑡)

Misalnya kamu mengetik 500 kata dalam waktu 5 menit, kesalahan ada 10 kata maka:


Page 47

Kecepatan Bersih=

500 5

− 10 = 90 WPM/KMP

Adapun Predikat Kecepatan Mengetik Versi www.TypingMaster.com adalah : 

<19 : Beginner



20-30 : Intermediate



31< : Advanced

KESIMPULAN 1. Sistem mengetik Sistem mengetik terdiri dari tiga macam yaitu sitem mengetik 10

2. Dalam mengetik jari-jari tangan mempunyai tugas masing-masing sesui fungsinya, setelah mengetik huruf/karakter harus kembali ke Home KEYS (ASDF JKL;), Mengetik gunakan 10 Jari, dan mata tidak boleh melihat tut.

Tugas Kegiatan Belajar

1. Tuliskan alasan mengapa Anda memilih paket keahlian Administrasi Perkantoran yang saat ini Anda geluti. Tulis esai tersebut dengan mengetik pada komputer Anda menggunakan metode 10 jari. Panjang tulisan Antara 900 sampai 1000 karakter. Kerjakan dalam waktu maksimal 10 menit.

Tes Formatif Kegiatan Belajar Tes Formatif Kegiatan Belajar

Kegiatan Belajar dengan keyboard? 1. matif Jelaskan yang dimaksud 2. Jelaskan secara fisik 4 jenis dari keyboard? 3. Jelaskan 4 bagian utama dari keyboard? 4. Jelaskan 2 jenis tombol ketik pada keyboard?


Page 48

KEYBOARDING

jari, sistem buta dan sistem berirama

Kunci Jawaban Tes Formatif Kegiatan Belajar

matif Kegiatan 1) Keyboard merupakan salah satu perangkat input yang berfungsi untuk memasukkan Belajar data secara langsung kepada bagian proses. 2) Secara fisik, keyboard dapat dibagi menjadi 4 jenis, yaitu: 

Serial;



PS2;



Wireless;



USB.



Typing keys;



Numeric keypad;



Function keys;



Control keys.

KEYBOARDING

3) Keyboard terdiri atas 4 bagian utama, yaitu:

4) Tombol ketik pada keyboard terdiri atas 2 jenis, yaitu QWERTY dan DVORAK. Rangkuman Tes Formatif Kegiatan Belajar

matif Kegiatan 1) Komputer berasal dari bahasa latin computare yang berarti menghitung. Sistem kerja komputer Belajar secara garis besar terbagi atas 3 bagian, dan seluruh bagian ini saling berkaitan satu sama lain yaitu Input Device, Prosess Device dan Output Device.

2) Sistem kerja komputer secara garis besar terbagi atas 3 bagian, dan seluruh bagian ini saling berkaitan satu sama lain.Input device atau alat masukan adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk memasukkan data atau perintah ke dalam computer Process device atau alat pemroses adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk mengolah data atau perintah yang diterima oleh alat masukan dan memberikan hasil pengolahan data tersebut kepada bagian output Output device atau alat keluaran adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk menampilkan hasil yang telah diolah oleh bagian proses.

3) Keyboard dalam bahasa Indonesia artinya papan tombol jari atau papan tombol. Pada keyboard terdapat tombol- tombol huruf A – Z, a – z, angka 0 - 9, tombol dan karakter khusus seperti : ` ~ @ # $ % ^ & * ( ) _ - + = < > / , . ? : ; “ ‘ \ | serta tombol-tombol Otomatisasi Perkantoran

Page 49

khusus lainnya yang jumlah seluruhnya adalah 104 tombol. Sedangkan pada Mesin ketik jumlah tombolnya adalah 52 tombol. Bentuk keyboard umumnya persegi panjang, tetapi saat ini model keyboard sangat variatif. Secara fisik, keyboard terbagi atas 4 bagian, yaitu: 

Keyboard Serial



Keyboard PS/2



Keyboard Wireless



Keyboard USB

Tes Formatif Kegiatan Belajar

matif Kegiatan Jawablah Belajarpertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dengan menggunakan lembar kertas lain. Dalam menjawab pertanyaan tersebut anda diminta untuk melakukannya sendiri dan tidak diperkenankan bekerja sama dengan teman-teman Anda.

Kemampuan Kognitif 1. Uraikan hal-hal yang termasuk sikap yang baik pada waktu mengetik! (Waktu: 15 menit) (a) …..………................................................................................................................. (b) …………………………………………………….................................................... (c) …………………………………………………….................................................... (d) ………………………………………………………................................................ (e) …………………………………………………………............................................ (f) ....................................................................................................................................

2. Kata damai dihentak oleh jari apa? …………………………………………...…………………………………................... ..…....................................................................................................................................

3. Jari telunjuk kanan menghentak huruf/angka/tanda baca apa saja? (a) Huruf .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Otomatisasi Perkantoran

Page 50

KEYBOARDING

Evaluasi

(b) Angka .................................................................................................................................... ....................................................................................................................................

(c) Tanda Baca ………………………................................................................................................ ....................................................................................................................................

4. Kata halus dihentak oleh jari apa? ..........................................................................................................................................

Kemampuan Psikomotor Tes Formatif Kegiatan Belajar

Ketik naskah di bawah ini dengan rapi dalam waktu 10 menit tanpa melihat tuts (keyboard)! matif Kegiatan Belajar


Page 51

KEYBOARDING

..........................................................................................................................................

KEYBOARDING Kunci Jawaban Lembar Evaluasi Tes Formatif Kegiatan Belajar

matif

Kegiatan Belajar 1. Sikap duduk yang benar dalam mengetik: 

Duduklah dengan tetap dihadapan mesin ketik.



Punggung harus tegak dan bersandar pada kursi.



Dalam lapangan dan tidak menekan meja.



Bahu dan lengan atas lepas dan kendor.



Siku dekat dengan badan, lengan bawah mendatar dan sejajar dengan papan tuts (membentuk sudut + 90°).



Jarak antara mesin ketik dan badan tidak lebih sepanjang lengan bawah.



Kaki merata di lantai dan kaki maju sedikit ke depan dari kaki kanan.



Mata terarah pada naskah (copy).



Pergelangan tangan sedikit rendah dan telapak tangan jangan menyentuh mesin ketik dan jari-jari melengkung seperti bentuk kurve diatas tuts pangkal (home-key).


Page 52

2. Kata damai dihentak oleh jari: tengah tangan kiri (d), kelingking tangan kiri (a), telunjuk tangan kanan (m), kelingking tangan kiri (a), jari tengah kanan (i).

3. Jari telunjuk kanan mengentak huruf/angka/tanda baca: Huruf = f x v r g b Angka = 4 5 dan;

KEYBOARDING

tanda baca = $ %

4. Kata halus dihentak oleh jari Telunjuk tangan : H Kanan Kelingking : A Tangan kiri Jari manis : L Jari telunjuk tangan kanan : U Jari manis tangan kiri : S


Page 53

BAB

Menjelaskan makna, dampak dan cara penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran

Deskripsi

Nama Bahan Ajar : Menjelaskan makna, dampak dan cara penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran Ruang Lingkup Isi:



Pengertian Otomatisasi Perkantoran



Tujuan Otomatisasi Perkantoran



Manfaat Otomatisasi Perkantoran



Dampak Otomatisasi Perkantoran


Page 54

OTOMATISASI PERKANTORAN

II

Prasyarat

Untuk mempelajari bahan ajar ini tidak ada syarat kemampuan awal kompetensi yang

Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar

Untuk peserta didik 1. Petunjuk Umum a. Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. 2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. 3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan 4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. 5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari


Page 55


harus dikuasai dan tidak ada pengetahuan awal yang harus dikuasai sebelumnya.

pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

Untuk pendidik 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan. 2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta

disarankan kepada peserta didik. 3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll). 4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. 5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. 6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. 7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari. 8. Peserta didik dapat melanjutkan ke bahan ajar berikutnya setelah diverifikasi. 9. Bila peserta didik dapat menyelesaikan seluruh bahan ajar dalam satu tingkat dengan waktu kurang dari yang ditetapkan, maka mereka diberikan bahan ajar pengayaan.


Page 56


didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat

Tujuan Akhir

1) Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang pengertian, tujuan, manfaat dan dampak otomatisasi perkantoran

2) Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini, peserta didik dapat

perkantoran

Kompetensi

Menjelaskan makna, dampak dan cara penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran

Cek Kemampuan

Apabila Anda dapat menjawab seluruh otomatisasi kantor di bawah ini, silakan langsung mengambil unit kompetensi selanjutnya. Jawablah pertanyaan berikut ini dengan tepat ! 1. Jelaskan pengertian otomatiasi kantor yang anda ketahui? 2. Siapa saja orang-orang yang paling berkepentingan dengan otomatiasi kantor? 3. Mengapa otomatiasi kantor sangat diperlukan di dunia kerja? 4. Jelaskan manfaat otomatisasi perkantoran ! 5. Jelaskan dampak otomatisasi perkantoran !


Page 57


mengidentifikasi tentang pengertian, tujuan, manfaat dan dampak otomatisasi

KEGIATAN BELAJAR 1

OTOMATISASI ADMINISTRASI OTOMATISASI PERKANTORAN

PERKANTORAN

A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu: 1) The use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna: 1) Equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) Store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993). Otomatisasi Perkantoran

Page 58

Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan

objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/ kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan

akurat, kebutuahn

peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi. Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatiasi kantor, yaitu : 1) Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia. 2) Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 3) Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4) Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat. Otomatisasi Perkantoran

Page 59


mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. bila diterapkan sebagai alah pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Tujuan Otomatisasi Kantor Masa Kini

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

b) Pemecahan masalah kelompok Cara Otomatisasi Kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. c) Pelengkap – Bukan Pengganti Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, Otomatisasi Kantor bukan tanpa keterbatasan. Otomatisasi Kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

C. Manfaat Otomatisasi Perkantoran Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor (office automation) adalah semua sistem elektronik formal dan


Page 60


a) Pendapatan yang lebih tinggi versus Penghindaran biaya.

informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau tenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas

adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin faksimile dan pencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.

D. Dampak Otomatisasi Perkantoran Otomatisasi perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual kantor menuju penggunaan peralatan mekanis seperti komputer. Pekerjaan manual yang membutuhkan pekerja yang banyak otomatis juga akan digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya menggunakan sedikit pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang mumpuni. Selain dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan kemampuan IT yang mumpuni. Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada bidang berikut ini: a) Angkatan Kerja Wanita.


Page 61


administratifnya. Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Dengan

Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki. b) Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis. c) Manajer dan Administrator. organisasi,

penggunaan

mesin

dalam

bidang

perkantoran

mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan. d) Pegawai Administrasi Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran 2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. 3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis


Page 62


Perubahan

mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan

mengumpulkan,

mengolah

dan

mengirim

data

ke

seluruh

dunia.

Semua

perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen. Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin. Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya. Rangkuman Tes Formatif Kegiatan Belajar

matif Kegiatan 1. Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama Belajar yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan

2. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu 

Manajer



Profesional



Sekretaris Otomatisasi Perkantoran

Page 63


operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk



Clerical Employee (pegawai administratif)

3. Tujuan Otomatisasi Kantor Masa Kini a) Pendapatan yang lebih tinggi versus Penghindaran biaya. b) Pemecahan masalah kelompok c) Pelengkap – Bukan Pengganti

4. Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani

secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

5. Otomatisasi perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual kantor menuju penggunaan

peralatan

mekanis

seperti

komputer.

Pekerjaan

manual

yang

membutuhkan pekerja yang banyak otomatis juga akan digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya menggunakan sedikit pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang mumpuni. Selain dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut: a)

Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan 

Angkatan Kerja Wanita



Pekerja Profesional dan Teknis



Manajer dan Administrator



Pegawai Administrasi

b)

Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

c)

Dampak Terhadap Manajemen Menengah

d)

Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Evaluasi Tes Formatif Kegiatan Belajar

matif Kegiatan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dengan menggunakan Belajar kertas lain. Dalam menjawab pertanyaan tersebut anda diminta untuk lembar Otomatisasi Perkantoran

Page 64


informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi

melakukannya sendiri dan tidak diperkenankan bekerja sama dengan teman-teman Anda. 1. Apa yang dimaksud dengan otomatisasi perkantoran ? Jelaskan juga tujuan otomatisasi tersebut !

................................................................................................... ................................................................................................... 2. Bagaimanakah peranan manusia dalam suatu organisasi yang telah

................................................................................................................. ................................................................................................................. 3. Sebut dan jelaskan 4 kategori pemakai otomatisasi kantor ! .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 4. Jelaskan manfaat otomatisasi kantor dalam suatu perusahaan ! .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Kunci Jawaban Lembar Evaluasi Tes Formatif Kegiatan Belajar

matif Kegiatan Belajar 1. Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Tujuan Otomatisasi kantor: a) Pendapatan yang lebih tinggi versus Penghindaran biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

b) Pemecahan masalah kelompok Cara Otomatisasi Kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. Otomatisasi Perkantoran

Page 65


mengembangkan program otomatisasi kantor agar hasil kerja tetap produktif ?

c) Pelengkap – Bukan Pengganti Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, Otomatisasi Kantor bukan tanpa keterbatasan. Otomatisasi Kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

manajemen perkantoran. Namun, demikian selain mempunyai pengaruh positif otomatisasi kantor juga mempunyai dampak negatif terhadap manajemen perkantoran. Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah : a. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat. b. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image perusahaan c. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak membosankan d. Memperkaya dimensi pekerjaan itu dan menjadikan lebih kreatif Otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran antara lain : a. Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam pekerjaannya. b. Banyak orang yang tidak menyukai perubahan c. Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor

3. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatiasi kantor, yaitu : a. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia. b. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. Otomatisasi Perkantoran

Page 66


2. Otomatisasi kantor akan membawa dampak yang besar terhadap kemajuan

c. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. d. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

4. Manfaat Otomatisasi Kantor adalah:

informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.


Page 67


Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani

DAFTAR PUSTAKA

KKPI Dikmenjur Edisi III, Mengetik 10 Jari, Tim Pengembang Teknologi Informasi Dikmenjur Depdiknas, 2005. (Online), (http://ilmukomputer.com)

Eddy Roesdiono, Mengetik Manual Sistem 10 Jari, Bagian Proyek Pengembangan Kurikulum, Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal

Manurung, Mangantar, Modul KKPI : Mengetik 10 Jari , Pematang Siantar : SMK Teladan, 2004

Software: Learn Typing Quick & Easy (informasi di http://www.individualsoftware.com)

Software: TypingMaster Typing Test 6.2 (informasi di http://www.Typing Master.com)

Turungan, Denny L, Modul KKPI : Keterampilan Mengetik Cepat, SMKN 1 Tondano, 2004 http://roemrahman.blogspot.com

http://www.id.wikipedia.org/wiki/otomatisasiperkantoran


Page 68


Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, 2004

Otomatisasi Perkantoran

Recommend Documents