Osobní management UIS

Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Osobní management UIS Diplomová práce

Vedoucí práce: RNDr. Ing. Milan Šorm, Ph. D.

Bc. Daniel Raška

Brno 2006

Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci tvořil zcela samostatně s využitím literatury, která je uvedena v seznamu. Na analýze a implemetaci tohoto projektu se podílejí také další kolegové z vývojového týmu UIS.

V Brně dne 15. května 2006

....................................................

Na tomto místě bych chtěl poděkovat svému vedoucímu RNDr. Ing. Milanu Šormovi, Ph. D. za jeho cenné rady, připomínky a nápady, které mi v průběhu tvorby této práce neustále poskytoval. Také chci poděkovat Ing. Tomáši Procházkovi za cenné rady v oblasti profesionální sazby textů. Chci také poděkovat svým blízkým přátelům a kapele za podporu a povzbuzení ve chvílích, kdy jsem u psaní této práce necítil příliš velkou radost ze života. Speciálně chci poděkovat také panu Janu Korgerovi z Valašského Meziříčí, který mě kvůli této práci dočasně uvolnil z pravidelné docházky a studia umění bubenického. Na závěr bych vzdal svůj největší dík, respekt a obdiv mamince a tatínkovi, kteří mě celý život podporovali a dávali mi svou lásku, i když jsem si ji nezasloužil.

Abstract Raška, D. The Personal Management in UIS. Diploma thesis. Brno, 2006. This thesis is concerned with personal management applications implementation in information systems. Firstly, principal application groups are introduced and the reason for their integration in information systems is explained. Secondly, current state of personal management applications at University Information System (UIS) is analysed and integration posibilities with other UIS subsystems or external systems explored. The implementation of personal management subsystems components is presented and other facilities for application groups expansion are proposed as well. Thirdly, other commercial personal management applications are evaluated.

Abstrakt Raška, D. Osobní management UIS. Diplomová práce. Brno, 2006. Práce se zabývá problematikou implementace aplikací osobního managementu v informačních systémech. Představuje základní skupiny aplikací této oblasti a vysvětluje smysl jejich nasazení v informačních systémech. Dále se v práci analyzuje stávající stav aplikací osobního managementu v Univerzitním informačním systému, zabývá se jejich využitím a poté i integračními možnostmi s jinými subsystémy UIS a dalšími externími systémy. V další části práce jsou představeny implementace jednotlivých složek subsystému osobního managementu a následně jsou navrženy také další možnosti rozšíření této skupiny aplikací. V závěru práce jsou v několika hlediscích zhodnocena jiná komerční softwarová řešení oblasti osobního managementu.

4

Obsah 1 Úvod a cíl práce 1.1 Úvod do problematiky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Cíl práce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 7 8

2 Definice pojmů

9

3 Architektura a portálové řešení IS 13 3.1 Architektura IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.2 Portálové řešení informačního systému . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4 Osobní management v IS 19 4.1 Úloha aplikací OM v IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 4.2 Nástroje osobního managementu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 4.3 Typové oblasti osobního managementu . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 5 Aplikace osobního managementu v UIS 5.1 Co to je UIS . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Struktura UIS . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Role osobního managementu v UIS . . . 5.4 Přínos aplikací osobního managementu . 5.5 Skutečné využití aplikací OM . . . . . . 5.6 Přidaná hodnota OM . . . . . . . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

30 30 31 34 36 37 38

6 Analýza implementace nástrojů osobního managementu v 6.1 Architektura řešení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Aplikační analýza – sekce osobního managementu . . . . . . 6.3 Portál poštovního systému . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4 Portál správy kontaktů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5 Portál správy dokumentů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.6 Portál správy úkolů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.7 Diskuzní fórum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.8 Nástroj organizace času . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

UIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

40 40 43 45 48 49 54 55 56

7 Dostupná řešení na trhu 7.1 Microsoft Exchange Server 2003 7.2 Lotus Notes . . . . . . . . . . . 7.3 Open source řešení . . . . . . . 7.4 Webové řešení Google . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

57 57 59 60 63

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

5

OBSAH

8 Zhodnocení systému 68 8.1 Přínos systému z pohledu realizace IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 8.2 Přínos systému z pohledu informačního odborníka . . . . . . . . . . . 68 8.3 Přínos systému pro běžného uživatele . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 9 Závěr

71

10 Literatura

72

Přílohy

74

A Ukázka aplikace poštovního systému

75

B Ukázka aplikace Dokumentového serveru

76

C Ukázka aplikace správy kontaktů

77

D Ukázka aplikace správy úkolů

78

6

1

Úvod a cíl práce

1.1

Úvod do problematiky

Informační a komunikační technologie (ICT) v posledním období lidské existence zaujímají stále významnější místo, a to nejen v komerčním prostředí firem, ale i v našich domovech. Dnes snad již neexistuje úspěšná organizace, která by nevyužívala ke svému prospěchu nějakého nástroje ICT. Typickým zástupcem ICT ve středních a velkých organizacích jsou informační systémy (IS), které v ideálním případě pokrývají věškeré procesy probíhající v organizaci a napomáhají plnit strategické cíle. Také v našich domovech se již zcela běžně zabydlely osobní počítače či notebooky, které úspěšně využívají děti školou povinné či dokonce i lidé v postproduktivním věku. Současně s rozšířením počítačů se zásadně zvýšila dostupnost služeb celosvětové sítě Internetu. Vzdělávací instituce nabízejí velké množství kurzů práce s osobními počítači a Internetem pro širokou škálu uživatelů počínaje kurzy pro maminky, kurzy pro seniory nekonče. Z výše popsané situace je zřejmé, že tyto nové a stále se rozvíjející prostředky jsou více či méně již běžnými předměty naší spotřeby. Ve stále zrychujícím se tempu dnešní doby vzrůstají nároky na produktivitu naší práce, a s tím také vzrůstá potřeba lepší organizace času a aktivit v něm probíhajících. A proto se není čemu divit, že lidé dnes cítí nutnost lépe a efektivněji využívat svůj čas nejen v práci, ale i ve svém volném čase. Tyto potřeby samozřejmě nemohly zůstat nepovšimnuty vývojovými pracovníky a producenty ICT, kteří na trh uvedli množství různých nástrojů, jenž nám mají pomoci tyto naše potřeby uspokojit. Tyto aplikační nástroje jsou k dispozici nejen v našich osobních počítačích, ale také v mobilních telefonech a kapesních počítačích. Souhrně lze tuto oblast nazvat osobním managementem, do kterého lze zařadit několik typů aplikací. Největší skupinou jsou aplikace pro správu úkolů a obecně nástroje pro plánování a organizaci času. Dále zde nesmíme opomenout správu dokumentů, elektronické pošty a s tím související správu kontaktů. Do osobního managementu se často zahrnují i služby diskuzních fór, nástroje online komunikace, online slovníky, elektronické deníky a další množství zde nezmíněných oblastí. Tématem mé diplomové práce je problematika začlenění aplikací osobního managementu do informačních systémů. Jak bylo již výše uvedeno, informační systémy jsou dnes zcela běžnou součástí ICT ve středních a velkých organizacích a pokrývají v těchto organizacích široké množství oblastí. Proto je zcela přirozené uvažovat také o začlenění nástrojů osobního managementu do IS takovým způsobem, aby bylo docíleno zvýšení efektivity práce, a tak zvýšení užitku plynoucího organizaci z využívání takového systému.

7

1.2

Cíl práce

Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně provozuje, jako jedna z mála vysokých škol, vlastními prostředky vyvinutý informační systém. Tento Univerzitní informační systém (UIS) (Šedá, 2005) pokrývá kromě ekonomického systému všechny oblasti provozu této instituce. Osobně mám tu čest být již několik let členem vývojového týmu UIS a osobně také odpovídám za některé subsystémy osobního managementu. Proto jsem se rozhodl použít svých znalostí a zkušeností a propojit svou diplomovou práci s mou prací ve vývojovém týmu UIS a na tomto systému demonstrovat oblast implementace a využití aplikací osobního managementu v IS.

1.2

Cíl práce

Cílem této práce je seznámit čtenáře s problematikou nasazení aplikací osobního managementu v informačních systémech. Hlavním cílem pak je analyzovat a poskytnout přehled stávajících řešení aplikací oblasti osobního managementu v Univerzitním informačním systému a poté navrhnout další možnosti rozšíření aplikací této oblasti v UIS. Implementace a používání aplikací osobního managementu je součástí informační strategie Mendelovy zemědělské a lesnické univerzity v Brně. Cílem mé práce je zhodnotit, zda aplikace osobního managementu v UIS naplňují informační strategii MZLU v Brně, a poté provést porovnání našeho řešení s jinými komerčními produkty. Předpokladem pro úspěšné zvládnutí těchto cílů je nutno se podrobně seznámit s problematikou aplikací osobního managementu, s trendy v této oblasti a se specifiky vyplývajícími z implemetace těchto aplikací do informačních systémů. Věřím, že na základě vlastního studia, studia odborné literatury a také na základě vlastních zkušeností, získaných při práci vývojáře aplikací osobního managementu UIS, budu mít dostatek znalostí pro úspěšné vypracování této práce.

8

2

Definice pojmů

Tato kapitola obsahuje vysvětlení základních pojmů, které se používají oboru informačních a komunikačních technologií a které se mají souvislost s tématem této diplomové práce. Výčet zde uvedených pojmů není v souvislosti s oblastí ICT zcela vyčerpávající. Některé definice pojmů jsem citoval z publikací (Procházka, 2003), (Klein, 2004), (Majer, 2004). Podrobnější vysvětlení níže zmíněných pojmů a další odborné pojmy lze nalézt v odborné publikaci (Voříšek, 1996). Informace Informace je definována jako míra množství neurčitosti nebo nejistoty o nějakém náhodném jevu, odstraněná realizací tohoto jevu. V této definici je již obsažena první vlastnost informace a to je snižování míry entropie (neznalosti). Druhou vlastnosti je, že informace je nehmotná, z čehož vyplývá i její obnovitelnost. Třetí vlastností je možnost ji zaznamenat fyzickými procesy, jako jsou například digitální záznamy. Informace je obsažena nejen v samotných znacích, ale i ve způsobu jejich vzájemného uspořádání. Znaky poskytují informaci jen tomu, kdo je schopen rozumět jejich syntaxi a sémantice. Informace jsou v dnešní době jednou z nejcennějších hodnot, které si jednotlivci i organizace vytváří a chrání. Kvalitní informace v dostatečné míře jsou dnes základním předpokladem pro úspěšnou činnost v libovolném oboru. Data Data můžeme chápat jako informace, které jsou zaznamenávány a zpracovávány prostředky informačních a komunikačních technologií. Data lze současně považovat za informace pouze tehdy, když rozšiřují naši znalost o zkoumaném jevu. Z toho tedy plyne, že každá informace jsou data, ale ne všechna data jsou informacemi. Systém Systém můžeme definovat jako komplex prvků nacházejících se ve vzájemné interakci. Systémy mají dvě základní vlastnosti: strukturu a chování. Struktura systému je množina prvků systému a jejich vzájemných vazeb. Chováním systému pak rozumíme způsob reakce systému na vstupní podněty. Důležitou otázkou při studiu systému je jeho okolí. Okolí systému chápeme jako účelově definovanou množinu prvků, které do systému nepatří, ale vykazují k němu nějaké vazby přes hraniční prvky. A konečně hraničním prvkem nazýváme takový prvek systému, který má alespoň jednu vazbu na prvek, který do systému nepatří.

9

2

DEFINICE POJMŮ

Informační systém Informační systém je systém, ve kterém jsou vazby mezi prvky reprezentovány informacemi, a prvky systému jsou procesy, které transformují podněty (vstupní informace) na reakce (výstupní informace). Základním úkolem informačního systému je získávání informací, jejich zpracování a poskytování informací uživateli v požadovaném čase, rozsahu a formě. Informační systém obsahuje datovou základnu, technické a programové vybavení, technologie, finanční a personální zdroje. Informační portál V současné době se přístup k informacím stal jedním z nejdůležitějších faktorů strategického plánování. Zároveň je ale velice obtížné se v množství poskytovaných informací správně zorientovat a vybrat jen ty skutečně důležité. K poskytování omezeného množství informací na základě potřeb zákazníka slouží informační portál. Podnikový informační portál je víceúrovňový technologický systém, který integruje procesy, aplikace a data a vytváří celistvé prostředí, které umožňuje podnikům poskytnout jednotný komunikační kanál všem zájemcům. Content Management System V překladu Content Management System (CMS) znamená – Systém pro správu obsahu. Jedna z oficiáních definic říká, že CMS je technologie, která poskytuje prostředky pro vytváření a sběr, správu a zabezpečení, ukládání, uchovávání a likvidaci, publikování a distribuci, prohledávání, personalizaci a prezentaci, prohlížení a tisk veškerého digitálního obsahu. Digitálním obsahem jsou myšleny fotografie, obrázky, text, zprávy, video, audio, data o transakcích, katalogy a kódy. Tyto systémy se primárně soustředí na sběr, ukládání, vyhledávání a distribuci digitálních souborů pro podnikové užití. Systémy pro správu obsahu se dělí do několika skupin dle jejich zaměření. Základní skupiny jsou následující: • Enterprise Content Management (ECM) jsou systémy, které dokáží propojit více datových zdrojů a dokáží procesně zpracovávat data, • Web Content Management (WCM) jsou jednodušší systémy pro správu obsahu webu nebo také webový publikační systém, • Document Management System (DMS) je systém pro správu dokumentů uvnitř i vně organizací. ToDo Zkratka ToDo pochází z anglických slov to do, což se do českého jazyka překládá jako udělat a značí správu úkolů. Někdy bývá pro systémy správy úkolů používán také jiný anglický termín – Task Management. Systémy ToDo jsou systémy pro

10

2

DEFINICE POJMŮ

řízení týmové práce při řešení projektů a dílčích úkolů. Umožňují zadávat a sledovat jednotlivé fáze procesu řešení projektů. Workflow Termín Workflow se u nás nahrazuje českým ekvivalentem řízení oběhu dokumentů. Jedna z definic popisuje workflow jako automatizaci části nebo celého podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úlohy předávány podle sady určitých procedurálních pravidel ke zpracování od jednoho účastníka k druhému (Albrecht, 1999). Osobní management Osobní management (OM) je oblast činností, která zahrnuje aktivity lidí související se získáváním, organizováním, udržováním a používáním informačních položek. Informačními položkami jsou myšleny dokumenty (papírové i elektronické), webové stránky, pošta, kontakty a veškeré jiné položky, které každý den potřebujeme ke své práci či soukromým aktivitám. Groupware Groupware je termín označující rodinu aplikací umožňující komunikaci a týmovou spolupráci s využitím jednoho centrálního zdroje dat. Termín groupware se používá tehdy, když dáváme důraz na vzájemnou spolupráci a propojenost jednotlivých aplikací pro jednotlivce či pracovní skupinu. Groupware v sobě zahrnuje celou šíři aplikací osobního managementu, které se nasazují v řešeních ICT technologií v organizacích. Internet Internet je vzájemným propojením lokálních počítačových sítí (rozsahem od LAN1 přes MAN2 až po rozsáhlé sítě WAN3 ). Fungování Internetu je založeno na řadě komunikačních protokolů a standardů, které všichni členové dodržují. Pro přenosy dat po Internetu se používá rodina protokolů TCP/IP, nad kterými vzniklo množství aplikačních protokolů (např. HTTP, FTP, SMTP, SNMP a jiné) pro různé služby poskytované Internetem (např. WWW, FTP, e-mail). V průběhu posledních několika let došlo ke značnému rozšíření využívání Internetu nejen v podnicích, ale i v domácnostech. Pozitivní vliv na masové rozšíření Internetu mezi běžné uživatele měla především služba WWW – poskytuje jednoduchý a intuitivní způsob ovládání (není nutné se učit nějaké příkazy) a díky možnosti kombinovat na stránkách text, grafiku a animace vytváří atraktivní prostředí pro prezentace služeb a výrobků podniků. 1

Local Area Network – lokální počítačová síť Metropolitan Area Network – počítačová síť pokrývající města nebo městské aglomerace 3 Wide Area Network – počítačová síť spojující vzdálená místa (státy, kontinenty) 2

11

2

DEFINICE POJMŮ

Lokální sítě fungující na stejných principech, komunikačních protokolech a službách jako Internet označujeme jako internety (psáno s malým i). Vnitřní podnikové sítě (internety) jsou také označovány jako intranety, sítě mimo podnik jsou pak extranety. World Wide Web Služba WWW (World Wide Web, někdy označované také pouze web) znamenala významný krok při rozšíření Internetu mezi běžné uživatele. Služba WWW umožňuje vytvářet dokumenty obsahující grafiku, zvuky a animace a také hypertextové odkazy na jiné části téhož dokumentu nebo do jiných dokumentů. Pro tvorbu webových dokumentů se používá jazyk HTML (HyperText Markup Language) odvozený od obecného značkovacího jazyka SGML (Standard Generalized Markup Language). Dokumenty mohou být statické (tj. neměnné, předem vytvořené) nebo dynamické (tj. generované na základě požadavků).

12

3

Architektura a portálové řešení IS

3.1

Architektura IS

Architektura informačního systému zahrnuje jeho budoucí podobu, jednotlivé komponenty systému a vazby mezi nimi. Každý informační systém většího rozsahu by měl obsahovat vnitřní strukturu, která umožní efektivně plnit funkce a cíle, pro něž byl navržen. Aby informační systém splňoval potřebné vlastnosti, musí jeho architektura podporovat: • strategické cíle podniku – trendem je snižování nákladů, zvyšování kvality výrobků a služeb, zlepšení dobrého jména organizace, modernizace pracovního prostředí, • všechny uživatelské požadavky podporující dosažení strategických cílů podniku, • hardwarovou, softwarovou a datovou integraci – data jsou uložena pouze jednou a přístupná všem aplikacím, uživatelské rozhraní se drží zažitých standardů, jednotlivé softwarové moduly spolu vzájemně komunikují a spolupracují, • systém musí být rozšiřitelný a parametrizovatelný – nebude problém rozšířit stávající systém o další hardwarové a programové komponenty, určité konstanty jsou nastavitelné přes uživatelské rozhraní (např. sazba DPH při změně souvisejících předpisů), • efektivní a spolehlivé zpracování dat – zajištění dostatečně rychlé odezvy operací, zajištění konzistence dat při havárii systému, zabezpečení dat před zneužitím. Informace uvedené v této kapitole jsem čerpal z (Voříšek, 1996) a (Procházka, 2003). Globální architektura Globální architektura je základní schéma znázorňující hrubou podobu budovaného informačního systému. Základem globální architektury jsou skupiny aplikací, jejich funkce a datová základna. V globální architektuře jsou vynechány veškeré detaily, aby byla co nejjednodušší a srozumitelná. Architektura vytváří poměrně stabilní rámec pro řízení tvorby informačního sytému, do něhož jsou postupně začleňovány jednotlivé technologické a programové součásti v závislosti na potřebách a podmínkách organizace. Globální architektura také slouží jako prostředek komunikace mezi zadavatelem a realizátorem informačního systému. Pomáhá při definici priorit nasazování informačního systému do provozu. Dobře provedený návrh architektury systému pomáhá minimalizovat dodatečné náklady spojené s chybným zadáním nebo řízením podniku. Jednotlivé komponenty architektury musí být v souladu s informační strategií podniku. Globální architektura zahrnuje také specifikaci potřebného stupně spolehlivosti – odolnost proti technickým závadám, negativním zásahům obsluhy. 13

3.1

Architektura IS

Postupem času došlo ke značné standardizaci základních stavebních bloků globální architektury. Tato standardní architektura je zobrazována jako pyramida rozdělená podle tří úrovní řízení podniku (obr. 1).

Obr. 1: Globální architektura IS

• Transaction Processing System (TPS) reprezentuje bloky činností podniku na úrovni operativního řízení. Jejich funkce jsou prováděny rutinně, je požadována vysoká rychlost odezvy a spolehlivost. Skladba aplikací je velmi silně závislá na charakteru podniku (výrobní podnik, malosériová nebo kusová výroba, hromadná výroba, podnik poskytující služby, obchodní společnost). • Management Information System (MIS) podporuje taktické řízení podniku (střednědobý horizont) a navazuje na vrstvu operativního řízení. Na základě ucelených a sumarizovaných dat z TPS je umožněno kontrolovat a řídit základní podnikové aktivity. Aplikace řeší oblasti: – ekonomiky (účetnictví, evidence majetku, závazků a pohledávek, finanční řízení), – organizace podniku (personalistika a mzdy), – obchodu. Tyto aplikace jsou velmi podobné ve většině podniků bez ohledu na jejich zaměření. • Executive Information System (EIS) obsahuje aplikace určené ke strategickému řízení podniku. Aplikace využívají data poskytnutá nižšími vrstvami (tj. TPS a MIS) i data z externích zdrojů k analýze a poskytují informace pro strategická rozhodnutí vrcholového vedení podniku. Data jsou sledována i dlouho do minulosti. Součástí jsou systémy pro podporu rozhodování (DSS – Decision Support Systems). • Office Information System (OIS) zastupuje sadu aplikací zaměřených na podporu kancelářských prací. Obsahuje nejčastěji: – textový procesor, 14

3.1

Architektura IS

– tabulkový procesor, – software pro tvorbu prezentací, – nástroj pro správu času (kalendář), – aplikace podpory týmové práce a správy úkolů (ToDo), – klient elektronické pošty, – prohlížeč webových stránek. • Eletronic Data Interchange (EDI) představuje aplikace zajišťující elektronickou komunikaci s okolím podniku – dodavatelé a odběratelé, zákazníci, banky, státní instituce. V této oblasti se již v širokém měřítku prosadilo využití možností poskytovaných sítí Internet. Konkrétní podoba architektury systému je ovlivněna řadou faktorů. Předmět činnosti podniku ovlivňuje vrstvu operativního řízení podniku, organizační struktura (hierarchická nebo plochá, centrálně nebo decentralizovaně řízená) spoluvytváří způsob komunikace mezi řídícími pracovníky. Je nutné brát v úvahu rozmístění jednotlivých pracovišť (jedna lokalita nebo dislokace na více místech), umístění některých pracovišť na území jiných států (jiná legislativa a další odlišnosti zahraničního prostředí). Nezanedbatelným hlediskem je možnost využití stávajícího technologického a technického vybavení a personálních zdrojů v novém systému. Dílčí architektury Na globální architekturu navazují dílčí architektury prohlubující návrh do větších detailů – funkční, procesní, datová, technologická, softwarová a hardwarová. • Funkční architektura obsahuje rozklad základních funkčních bloků do menších funkčních celků. Nejvyšším stupněm dekompozice je rozklad funkcí na elementární (atomické) operace (transakce). • Procesní architektura popisuje probíhající činnost v podniku. Na nejvyšší stupni abstrakce je při modelování využit kontextový diagram, na nižších stupních pak DFD diagramy (Data Flow Diagram). Procesy reprezentují místa transformace dat, jejich činnost je aktivována datovými toky nebo událostmi. Datové toky reprezentují vazby mezi prvky systému, zásobníky dat slouží k uchování potřebných dat a terminátory jsou prvky, které patří do okolí informačního systému. • Datová architektura definuje použitou datovou základnu pomocí entit, jejich atributů a vazeb mezi entitami. Při modelování je použit entitně-relační diagram (ERD). Entity lze chápat jako abstrakce množin objektů se stejnou logickou strukturou (stejnými atributy), vazby definují souvislost mezi objekty jedné, dvou nebo několika entit. Důležitou vlastností vazeb je jejich mohutnost (kardinalita). • Technologická architektura definuje způsob zpracování dat (interaktivní, dávkové, řízené událostmi, centralizované, distribuované), způsob práce aplikací (klient/server, peer-to-peer) a standardy uživatelského rozhraní.

15

3.2

Portálové řešení informačního systému

• Softwarová architektura specifikuje, z jakých programových komponent se bude celý systém skládat, určuje funkce jednotlivých komponent, jejich vstupní a výstupní data, algoritmy transformace dat, vývojové prostředí. Softwarová architektura také definuje vzájemnou spolupráci jednotlivých programových modulů. Základními typy softwarové architektury jsou lineární, hierarchická, vrstvená a síťová architektura. • Hardwarovou architekturou je určeno technické vybavení informačního systému. Jedná se nejen o servery, pracovní stanice, tiskárny, ale i jejich vzájemné propojení, použití záložních zdrojů napájení a zálohovacích zařízení.

3.2


Pojem portál se stává v oblasti moderních informačních systémů a technologií stále více populárním tématem. S prudkým rozvojem informačních a komunikačních technologií roste také množství dostupných informací. Zvyšování lidských schopností výchovou a vzděláváním je relativně pomalé a výsledky nedokáží udržet tempo s informační explozí. Z těchto důvodů se hledají nástroje a služby, umožňující efektivnější práci s informacemi. Jako jedno z možných řešení se zdá být právě užití informačních portálů. Infomační portály by uživatelům měly přinést možnost práce právě a pouze s informacemi, které v daném čase potřebují. Cílem je tedy na jedno místo vybrat, shromáždit a utřídit informace a nástroje, které daný uživatel či skupina uživatelů potřebuje k práci. Tímto způsobem lze dosáhnout určité míry filtrace informací s ohledem na komplexnost řešení, jež má za následek zjednodušení a zefektivnění práce uživatelů. V kontextu informačních systémů se informační portály rozlišují na dvě základní skupiny. První skupinou jsou internetové portály a druhou jsou podnikové portály, jež mají svůj původ v internetových portálech. V našem textu si krátce přiblížíme problematiku podnikových portálů. V této podkapitole o portálových řešeních jsem čerpal z publikací (Netrefová, 2005) a (Klein, 2004). Podnikový portál Podnikový portál můžeme definovat jako víceúrovňový technologický systém, který integruje procesy, aplikace i data, a vytváří jedno celistvé prostředí, jež umožňuje společnostem poskytnout jednotný komunikační kanál všem, kdo se chtějí zúčastnit jeho aktivit (Manhartsberger, 2001). Podnikový portál tedy je k dispozici všem uživatelům, kteří se chtějí zapojit do aktivit v podniku. Těmito uživateli nemusejí být pouze zaměstnanci, ale také externí uživatelé jako obchodní partneři nebo zákazníci podniku. Portál se tak stává místem, kde si uživatelé mohou vyměnovat informace a kde dochází k jejich vzájemným transakcím.

16

3.2


Architektura podnikového portálu Architekturou podnikových portálů se zabývá (Schiller, 2000), který dělí architekturu do tří základních kategorií – integrace, služby a aplikace. Integrace – portál je schopen efektivně integrovat data, aplikace a události ze všech dostupných zdrojů organizace. Propojení izolovaných datových zdrojů v podniku je nutné pro maximální využití potenciálu veškerých informací v organizaci. Technologie portálu organizace poskytuje: • jednotný integrovaný pohled na všechna data distribuováná po celé organizaci, • jednotný způsob řízení, správy a automatizace obchodních procesů uvnitř organizace, • jednotný způsob využití externích služeb, • jednotný způsob řízení a sledování událostí v celém systému. Služby jsou důležitou komponentou každého robustního portálového systému. Hlavním úkolem služeb je integrace operativních systémů, nestrukturovaných dokumentů a procesních informací a poskytnutí integračních služeb prostřednictvím modifikovatelného aplikačního rozhraní. Základem technologie pro zajištění služeb je: • robustní a škálovatelný aplikační server schopný rozšiřování, • nepřetržitá dostupnost, • flexibilita a otevřenost úpravám systému. Aplikace – aplikační vrstva představuje softwarové moduly, se kterými uživatel komunikuje pomocí standardního internetového prohlížeče. Aplikace poskytují integrované uživatelské prostředí, optimalizované pro efektivní poskytování požadovaných informací. Aplikace musí splňovat několik zásadních kritérií: • snadné použití i pro nezkušeného uživatele, • snadná personalizace, • jednoduchý způsob vyhledávání, třídění a filtrování informací, • přijatelná cena a podpora mobilních uživatelů. Přínos portálového řešení Přínos portálových aplikací spočívá zejména v jednotném vzhledu a chování všech částí celku, čímž je uživateli zjednodušena práce s celým informačním systémem. Uživatelé nemusí podstupovat školení na jednotlivé části systému, je možné je obeznámit v jednom školení s principy uživatelského školení, a pak se soustředit pouze na výklad konkrétních obsahových a datových aplikací. V případě podnikových portálů uvádí (Manhartsberger, 2001) několik úrovní uplatnění a výhod portálu v organizaci. První úroveň tvoří komunikace uvnitř organizace. Využití technologie podnikového portálu může zlepšit schopnost vedení podniku komunikovat se svými zaměstnanci. Jedná se tedy o vztah mezi firmou a zaměstnancem (business to employee, 17

3.2


B2E). Množství dostupných informací v moderních podnicích exponenciálně stoupá. Pro zaměstnance je stále těžší vědět o všem, co se ve vlastní organizaci děje. Klíčovým rysem podnikového portálu je schopnost personalizovat informace pro různé uživatele a doručit je přesně tam, kde je potřeba. To má za následek zkrácení času, který zaměstnanci tráví hledáním potřebné informace a samozřejmě se také zvyšuje produktivita práce. Portál je schopen přinést zaměstnancům kvalitativně novou úroveň práce, neboť se mohou rozhodovat na základě informací, o kterých dříve ani nevěděli. Druhou úroveň tvoří oblast vztahů mezi organizací a jejími partnery (business to partner, B2P). Podnikový portál lze efektivně využít jako filtr a distribuční mechanismus, který dodá partnerům s podobnými zájmy (např. dodavatelům, zákazníkům) přesně ty informace, jež pro svou činnost potřebují. Příkladem komplexně zpracovaného řešení enterprise portálu je Oracle Portal společnosti Oracle (Greenwald, 2001).

18

4

Osobní management v IS

4.1

Úloha aplikací OM v IS

Nějaký nástroj z oblasti osobního managementu (OM) dnes užívá téměř každý člověk a o jeho nepostradatelné úloze už nemůže být ani pochyb. Pokud ovšem vrcholový management chce v organizaci nasadit nějaký informační systém, bude jistě uvažovat také o implementaci groupware systému, jehož součástmi jsou právě aplikace OM. Právě proto je potřeba si položit otázku, jakou mají úlohu aplikace OM v informačním systému. Tuto úlohu vidím v následujících čtyřech základních oblastech. Podpora komunikace jednotlivců a pracovních skupin Základním úkolem informačního systému je získávání informací, jejich zpracování a jejich poskytování uživatelům v požadovaném čase, rozsahu a formě. Uživatelé s těmito informacemi pracují, a to samozřejmě přináší potřebuju komunikace mezi jednotlivci a také celými pracovními skupinami uživatelů. Nástroje OM umožňují výměnu nejen informací, ale také elektronických dokumentů. K uspokojování této potřeby se nabízí několik nástrojů OM, které mohou být součástí informačního systému. V prvé řadě se jedná o systém elektronické pošty, která je nejběžnějším a nejvyužívanějším komunikačním kanálem. Elektronický poštovní systém umožňuje jak výměnu informací, tak výměnu dokumentů. Výhodou poštovních služeb je cena a rychlost doručování. Dalším nástrojem jsou různé formy diskuzních portálů, které umožňují komunikaci pro mnoho uživatelů zároveň, přičemž dané informace jsou okamžitě k dispozici. Důležitou otázkou, kterou si musí provozvatel IS uvědomit, je k jakému účelu a komu chce tento nástroj poskytnout. Posledním nástrojem, který umožňuje obousměrnou výměnu informačního toku, jsou aplikace pro správu úkolů. Řízení úkolů se pochopitelně neobejde bez možnosti komentovat a diskutovat jednotlivé úkoly. Osoby zadávající i osoby, které úkol plní, potřebují v souvislosti s plněním úkolu sledovat nejen jeho vývoj, ale také jej společně konzultovat. Organizace mnohdy komunikují pouze směrem k nějaké cílové skupině osob. Pokud jsou cílem subjekty z okolního prostředí, rozumějte subjekty mimo organizaci, využívá se ke komunikaci pošta či webové prezentace organizace. V případě, že cílem je interní subjekt, lze mimo jiné dříve zmíněné komunikační kanály využít služeb portálu, tzv. nástěnek. Tedy místa, kde lze zveřejňovat informace a dokumenty určené jednoznačně definovaným skupinám, přičemž není potřeba žádná zpětná vazba cílových příjemců.

19

4.1

Úloha aplikací OM v IS

Integrační charakter Informační systém se může skládat z mnoha částí – funkčních subsystémů. Každý takový subsystém pokrývá nějakou oblast a jako takový by měl poskytovat rozhraní pro komunikaci s ostatními součástmi informačního systému. Umožnění vzájemného propojení těchto subsystémů je jedním z nejzřetelnějších důvodů pro implementaci skupiny aplikací OM do informačního systému. Typickou ukázkou takového propojení subsystémů je využití poštovních služeb pro zaslání informačního e-mailu o libovolné nastalé události. V kontextu užívání nástroje plánování času může být takovou událostí například zaslání připomínky termínu schůzky s klientem či odevzdání projektu. Nebo lze zasílat informace o nových či modifikovaných dokumentech v CMS systému nebo na výše zmíněných nástěnkách. Zvýšení informačního toku Nasazení subsystému osobního managementu by mělo ve svém důsledku zrychlit, usnadnit a učinit efektivnější práci uživatele IS. S nástroji OM mohou uživatelé ušetřit množství času, a tak udělat větší množství práce. Důsledkem toho dochází ke zvýšení informačního toku v organizaci. Jednoznačným přínosem je větší flexibilita a především rychlost reakce na změnu v IS. Tato situace obnáší samozřejmě i jistá negativa. Se zvýšením toku informací a dokumentů roste náročnost na jejich zpracovávání. Celkové náklady systému pak rostou o náklady na skladování a archivaci těchto toků a také o náklady na kvalitní systém vyhledávání. Dalším logickým krokem je vybudování kvalitního systému pro data mining. Data mining je proces získávání znalostí, vztahů, dříve neznámých informací z rozsáhlých databází a jiných archivů a úložišť organizace. Nové formy spolupráce Velmi často nastává při nasazování IS v organizaci situace, kdy klient-uživatel, si po započetí celého procesu uvědomí svou novou potřebu, s kterou se v předimplementační fázi nepočítalo. Samozřejmě k této situaci dochází také i mnohem později. Na trhu se například objeví zcela nové produkty, řešení, technologie, které by uživatel IS rád začal používat. Nebo pouze stačí fakt, že uživatelé zvyšují svou znalost využití IS a rádi by začali využívat služeb, o nichž dříve neměli ani potuchy, natož aby je zmínili při nasazování IS. Zařazení subsystému osobního managementu do celkové architektury IS umožňuje zavedení nových forem spolupráce a dalších rozšíření služeb poskytovaných IS uživatelům.

20

4.2

4.2

Nástroje osobního managementu

Nástroje osobního managementu

Nástroje osobního managementu lze rozdělit dle více kritérií. Rozdělení níže je založeno na oblasti využití aplikací OM, jež sleduji v souvislosti s implemetací do informačního systému. Mobilní zařízení Jedním z trendů z oblasti informačních systémů je zpřístupnění aplikací IS mobilním zařízením. Mobilní zařízení lze rozdělit do následujících dvou základních skupin: • mobilní telefony, • kapesní počítače. Nyní si představíme obě skupiny v souvislosti použití aplikací OM na těchto zařízeních. Mobilní telefony Mobilní telefony stále prochází velmi rychlým vývojem. Kromě telefonování a multimediálních služeb se právě mobilní telefony začínají prosazovat i v oblasti osobního managementu. Všechna zařízení, počínaje přístroji z nižší střední třídy a výše, obsahují jednoduché aplikace, které zařazujeme do OM. Konkrétně se jedná o různé implementace kalendářů, správy úkolů, připomínek, evidencí poznámek. Manažerské telefony již také běžně obsahují aplikace pro práci s elektronickou poštou, se kterou lze pracovat jak lokálně, tak na vzdáleném serveru. Poslední generace telefonů podporují již aplikace napsané v technologii Java. Každý uživatel si tak může stáhnout a nainstalovat externí aplikaci (napsanou v prostředí Java), která mu bude sloužit dle jeho přání. Tyto aplikace sice často nabízejí mnohem sofistikovanější řešení, než nabízí výrobce zařízení, ale musí se za jejich používání platit. Kapesní počítače – PDA PDA je zkratka pro Personal Digital Assistent, což by se dalo přeložit jako „Osobní digitální pomocníkÿ. Jsou ale i další pojmenování, které se někdy více a někdy méně přesně používají. Například označení handheldy, palmtopy, palmPC, počítače do dlaně, kapesní počítače a jiné jsou velmi časté. Někdy se zase používají názvy, které korespondují s konkrétním výrobkem nebo společným znakem. Na trhu kapesních počítačů se objevilo několik velmi silných společností, které nabízejí svá řešení. Mezi uživateli se nejvíce prosadily následující produkty: • Palm, • Pocket PC, • Windows Mobile-based Smartphone, • iPod, • zařízení BlackBerry. 21

4.3

Typové oblasti osobního managementu

Výše uvedená zařízení se liší nejen po stránce použitého hardwaru, ale také v operačních systémech, na kterých aplikace pracují. Nicméně všechny spojuje fakt, že uživatelé na nich provozují typově stejné aplikace. Na kapesních počítačích uživatelé samozřejmě provozují také aplikace z oblasti zábavy, ale hlavním důvodem koupě takového přístroje je často právě potřeba okamžitě použitelného nástroje pro organizaci času, zpracování elektronické pošty atd. Tyto zařízení obsahují aplikace v celé šíři záběru z oblasti OM a právě možnost propojení a synchronizace těchto zařízení s daty v IS naplňuje smysl a účel existence systému OM v IS. Kancelářské aplikace Názvem kancelářské aplikace jsem se snažil pojmout celou oblast nástrojů OM, které se běžně užívají v organizacích. V odborných kruzích se tato oblast často nazývá termínem groupware. Groupware v sobě zahrnuje v podstatě celou šíři aplikací osobního managementu. Do groupware se zařazují aplikace zajišťující: • správu a plánování času – kalendáře, • správu úkolů, • správu kontaktů, • správu dokumentů, • poštovní služby, • správu projektů, • diskuzní fóra, • nástěnky. Na trhu s technologiemi ICT je množství nástrojů, které nabízejí komplexní řešení celého groupware. O konkrétních nejoblíbenějších a nejrozšířenějších řešeních bude pojednávat kapitola 7. V následující části se budu podrobněji zabývat právě jednotlivými oblastmi, které zahrnujeme do osobního managementu či groupware.

4.3


V této podkapitole blíže představím jednotlivé typy aplikací, které lze zahrnout do osobního managementu. CMS Systémy pro správu obsahu jsou obecnou skupinou, kterou lze rozdělit dle způsobu užití a dle obsahu, který je spravován. V kontextu osobního managementu můžeme hovořit o systémech DMS (Document Management System), které zajišťují správu dokumentů uvnitř i vně organizace. V následujících odstavcích jsem vycházel z publikace (Matuška, 2005). Všechny skupiny systémů pro správu obsahu by měly umožňovat: • pořizování obsahu (manuální i automatické), 22

4.3


• kategorizaci a hledání, • spolupráci při pořizování a/nebo aktualizaci obsahu, • publikaci obsahu. V následujících odstavcích podrobněji vysvětlím výše popsané položky. Pokud mluvíme o pořizování obsahu v kontextu CMS, musíme si říci, co všechno může být tímto obsahem. Zcela jasným trendem v oblasti CMS je, že obsahem může být jakákoli skutečnost, kterou lze zapsat v elektronické podobě anebo tuto skutečnost do elektronické podoby převést. Díky dnešním pokročilým technologiím to ve svém důsledku znamená, že obsah CMS může být téměř cokoli. Samostatnou jednotkou obsahu je asset, který bývá někdy zaměňován za pojem dokument. Pořizování obsahu musí každý systém umožnit minimálně ručním zadáváním obsahu. To ovšem samezřejmě nestačí a proto dnešní systémy již musí podporovat importy dat z nejrůznějších formátů jako jsou XML, CSV, DBF a také z nástrojů Microsoft Office. Některé pokročilé systémy umí propojit své úložiště s externími úložišti dat, a vytvořit tak virtuální úložiště, které uživateli nabízí jednotné publikační rozhraní. Protože CMS dokáží zpracovávat velké množství dat, je zcela nezbytné, aby byl systém schopen dobře a co nejpodrobněji kategorizovat data. Systém musí být schopen data (assety) rychle a přesně vyhledávat a zároveň musí uživatelům poskytovat jednoduše pochopitelný pohled na úložiště. Kromě schopnosti kategorizace je nutné, aby systém podporoval členění assetů dle typu, získaval a zpracovával metadata assetů a zpracovával vzájemné relace mezi assety. To vše je nutné pro kvalitní funkci vyhledávání v CMS, a to jak dle různě zvolených metadat/typů, tak pro fulltextové vyhledávání, které v poslední době stále nabývá na svém významu. Systémy CMS podporují spolupráci více uživatelů na vytváření obsahu. Všem těmto uživatelům musí umožnit, aby pracovali nad jedním obsahem a mohli tento obsah publikovat v různých formátech. Tento fakt je ovšem provázen nutností vyřešit několik následujících problémů. Systém musí umožňovat synchronizace přístupu k assetům, pro případ, kdy s assetem chce pracovat více uživatelů v jednom okamžiku. Dále musí být systém schopen verzování assetů, tedy pamatovat si jejich jednotlivé změny, autory změn a mnohdy také izolaci změn provedených jedním uživatelem před ostatními uživateli. S tímto také úzce souvisí nastavování přístupu uživatelů k assetům na základě nějakého právního systému. Publikace správného obsahu správným uživatelům ve správný čas je hlavním cílem implemenatce CMS. Bez možnosti prezentace jsou všechny výše popsané procesy zbytečné. Publikovaný obsah by měl být dostupný na základě metadat ve více výstupních formátech. Typicky jde o různé formáty výstupu pro prezentaci i pro tisk. S tím jde ruku v ruce možnost exportu assetů do formátů, které mohou zpracovávat další aplikace. Elektronická pošta Elektronická pošta je jedna ze služeb, ze kterých se rychle stala jedna z nejvyužívanějších služeb Internetu a zařadila se do tzv. killer applications (Hlavenka, 2002). 23

4.3


Elektronické poštovní systémy umožňují rychlou a levnou výměnu informací i elektronických dokumentů. Z těchto důvodů je zcela zřejmé, proč systém elektronické pošty zařazujeme mezi ostatní subsystémy IS. Poštovní systém je distribuovaný klient/server systém. Uživatelský klient odesílá a přijímá e-maily serveru a servery komunikují navzájem mezi sebou. Tento systém je plně škálovatelný (Wood, 1999). Pro komunikaci a přenos zpráv mezi poštovními servery se používá protokolu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol ) nebo novější ESMTP (Extended Simple Mail Transfer Protocol ) (Resnick, 2001). Uživatelé systému mají své poštovní účty, které jsou reprezentovány jedinečným identifikátorem – e-mailovou adresou. E-mailová adresa se skládá z loginu uživatele následovaného speciálním znakem zavináče a poté je připojena doména poskytovatele. Poštovní systém se skládá z několika komponent, z nichž každá zastává svůj specifický úkol. Celou architekturu a vazby jednotlivých komponent systému znázorňuje následující obrázek 2.

Obr. 2: Architektura poštovního systému

1. Agent pro práci s poštou – MUA (Mail User Agent) umožňuje uživatelům veškeré činnosti spojené s používáním poštovní schránky a správy svého poštovního účtu. MUA je komponenta, která vytváří zprávu a předává ji MTA. Mezi nejužívanější MUA patří klienti typu Microsoft Outlook či různá webová rozhraní jako je např. portál mail.google.com či centrum.cz. 2. Agent pro přenos pošty – MTA (Mail Transfer Agent) zajišťuje poslání i příjem pošty na síti mezi mezi komunikujícími stroji. MTA dostává zprávy od MUA a od ostatních MTA. Dle informací v obálce zprávu pošle dále či ji pošle MDA, který zprávu zapíše do poštovní schránky lokálního příjemce.

24

4.3


3. Agent pro lokální doručení pošty – MDA (Mail Deliver Agent) zajišťuje přenos pošty po síti mezi poštovními servery nebo zapisuje poštu do lokální poštovní schránky příjemce. 4. Agent pro vzdálený přístup k poště – MRA (Mail Retrieval Agent) umožňuje vzdáleně pracovat se svou poštovní schránkou. Tento agent pro vzdálené připojení užívá protokol POP3 nebo IMAP4. Ve výše uvedenách odstavcích o architektuře poštovního systému jsem vycházel z publikace (Raška, 2004). Poštovní systémy a především poštovní klienti se neustále vyvíjejí. V posledním období se prosazují webová rozhraní, která jsou založená na technologii skriptovacího jazyka Javascript (Flanagan, 2001). Dalším trendem jsou poštovní klientské aplikace, např. Microsoft Outlook, které nabízejí stále komplexnější služby. Aplikace neslouží již jen pro správu pošty, ale pokrývají širší oblast osobního managementu. Konkrétně nabízejí agendy pro správu času, úkolů, připomínky atd. Správa kontaktů Aplikace pro uchovávání a administrativu kontaktních údajů na osoby či organizace mají své nezastupitelné místo ve všech nástrojích souvisejících s komunikací. Na trhu existuje mnoho samostatných softwarových řešení správy kontaktů. Nicméně protože používání kontaktů souvisí s komunikací, jsou tyto aplikace obvykle součástí většího aplikačního balíku. Může se jednat například o aplikace v mobilních telefonech nebo aplikace v různých organizérech. Velmi často je tento nástroj součástí aplikací pro práci s elektronickou poštou, ToDo apod. Správa kontaktů tedy nějakým způsobem umožňuje uživatelům evidovat různá data o osobách a organizacích. S těmito daty je možno dále pracovat, třídit je do skupin atd. Kvalitní nástroje musí umožňovat importovat i exportovat data z externích aplikací. Velmi často se pro tento účel užívá formát vCard a nebo WAB soubory, které užívá velmi rozšířený Microsoft Outlook. Aplikace také musí umožňovat přímé propojení s dalšími komunikačními nástroji. Nejde jen o možnost psaní elektronické pošty, ale také o komunikaci přes různé nástroje online komunikace, jako je např. ICQ či internetové volání přes aplikaci společnosti Skype. Některé pokročilé nástroje také umí na základě evidovaných dat automaticky připomínat různé události jako např. data narozenin, svátky apod. Nástroje pro správu času Různé podoby kalendářů či diářů doprovázejí člověka od té doby, kdy byl schopen psát a zaznamenávat své myšlenky v psané formě. Vývoj lidské společnosti jde nezadržitelně kupředu a už nyní je zřejmé, že pomalu odzvonilo tolik oblíbeným papírovým kalendářům. Softwarové řešení různých nástrojů pro správu času lze nalézt všude od pokročilejších mobilních telefonů, přes kapesní počítače a organizéry až po počítačové stanice na našich stolech. 25

4.3


Smysl těchto aplikací je tedy v možnosti evidovat a koordinovat libovolné události v čase, a to takovým způsobem, aby bylo dosaženo maximální efektivity využití času. Aplikace musí nabízet pohledy na různé časové jednotky, samozřejmě by měla nabízet možnost na jednotlivé události upozorňovat, a to s nastaviteným časovým předstihem. Některé pokročilé systémy také dokáží tato upozornění zasílat krátkou textovou zprávou na mobilní telefon či e-mailem. Všechny kvalitní aplikace pro správu času by měly také umožňovat synchronizaci s ostatními aplikacemi, které uživatel provozuje třeba na svém kapesním počítači či na jiných přístrojích. Správa a řízení úkolů Systém pro správu úkolů (ToDo) se velmi často také označuje jako systém pro řízení projektů. Ať už použijeme jakýkoli název, smysl nasazení tohoto nástroje spočívá ve snaze nějakým způsobem uchopit a řídit procesy související s činností organizace. Těmito procesy můžeme označit celé projekty, dílčí podprojekty či jednotlivé úkoly. Nástroj ToDo pomáhá vedení organizace lépe a efektivněji řídit jednotlivé projekty. Vedoucí by měli mít díky ToDo k dispozici přehled o tom, kdo je zodpovědný za jednotlivé části projektu. Kvalitní nástroje umožňují jednoduchou definici řešitelských týmů, což pomáhá zvýšit efektivitu a motivaci řešitelů, kteří tak mají zcela jasné a konkrétní představy o své úloze a zodpovědnosti za její řešení. V neposlední řadě tyto nástroje pomáhají sledovat jednotlivé kroky a fáze procesu řešení. Při řešení úkolů velmi často dochází k situaci, kdy je nutno nějakou nastalou situaci diskutovat. Proto mnohé nástroje poskytují možnost vedení takovéto diskuze díky speciálním fórům, jež jsou provázány s konkrétním projektem. Diskuzní fóra Diskuzní portály lze rozdělit do několika kategorií dle několika hledisek. V prvé řadě je rozdělujeme dle toho, komu je diskuzní fórum určeno, a tedy komu je přístupné. Diskuzní fóra mohou být zcela věřejně přístupná, uživatelé se mohou podepsat nebo být zcela anonymní, nebo je přístup omezen pouze pro privilegované osoby. Samozřejmě oba přístupy lze navzájem kombinovat takovým způsobem, že některé sekce mohou komentovat pouze privilegovaní uživatelé. Výhodou privilegovaného přístupu je, že diskuze se zůčastní pouze kompetentní osoby a také lze očekávat mnohem konstruktivnější přístup k tématům. Dále lze fóra rozdělit dle existence či neexistence tzv. moderátorů. Moderátor je jakýsi správce ve fóru, který má zodpovědnost za průběh diskuze a možnost v případě porušení pravidel příspěvek upravit nebo smazat. Smyslem provozování diskuzního portálu v IS může být také, mimo výše popsané možnosti, propojení tohoto nástroje s ostatními nástroji osobního managementu v IS. Typicky si lze představit provozování diskuze v portálu ToDo, kde

26

4.3


zadavatelé a řešitelé úkolů mohou diskutovat a řešit dané problémy a témata související s jejich řešením. Diskuzní portál některé organizace také používají jako prostředek podpory uživatelů. Portál lze takto snadno využít k tématickému rozdělení FAQ a zároveň jako jeden z kanálů komunikace s veřejností. Aplikace online komunikace Současně se vznikem Internetu vznikaly první aplikace pro online komunikaci. Online komunikace znamená, že uživatelé mohou spolu komunikovat takovým způsobem, který jim umožňuje v reálné době číst, vidět nebo slyšet odezvu komunikujícího protějšku. Aplikace lze rozdělit dle typu sdílené informace na následující skupiny: • komunikace prostřednictvím textových zpráv, • komunikace prostřednictvím přenosu zvuku, • komunikace prostřednictvím přenosu obrazu (a zvuku). Nyní si krátce představíme jednotlivé skupiny. Komunikace prostřednictvím textových zpráv je pravděpodobně stále nejrozšířenější způsob. Uživatelé si prostřednictvím klienta zasílají krátké textové zprávy, které se jim navzájem téměř okamžitě zobrazují. Na Internetu existuje mnoho klientů, které fungují na množství různých protokolů. Nejznámější jsou klienti IRC, ICQ, AOL Instant Messenger, MSN Messenger atd. Existují také klienti (např. Miranda, Trilian), kteří dokáží pracovat zároveň s několika protokoly, tedy slučují několik různých účtů, a klientů, které pracují na různých protokolech. Velké oblibě se také těší různá webová rozhraní, která pracují na podobném principu jako specializované klientské aplikace. Přenos zvuku v reálném čase zažívá velký rozmach díky navyšování kvalit sítí, co se týče přenosové rychlosti a doby odezvy. Velmi záhy se prosadily firmy, které buď za úplatu či zcela zdarma poskytují možnost telefonování přes Internet. Potřebné technologie již dosáhly takové úrovně, že pro telefonování stačí připojení srovnatelné s rychlostí běžného vytáčeného připojení prostřednictvím modemu. Největšího úspěchu v poslední době zaznamenala společnost Skype, která velmi rychle nabídla jednoduchý způsob volání zdarma z počítačové stanice na jinou počítačovou stanici. Volání z počítače na běžnou telefonní linku je již zpoplatněno, ale ve srovnání s klasickou linkou je velmi levné. Posledním zástupcem jsou technologie pro přenos obrazu. Obraz je zpravidla již také doplněn zvukem. Účastníci musí mít k dispozici nějaký snímač obrazu a zvuku. Zcela běžně se využívají speciální internetové kamery i s mikrofonem. Služba je mírně náročnější na rychlost připojení a dobu odezvy. Tato technologie je stále ve vývoji, ale již nyní je možné provozovat videohovory např. s klientem společnosti Skype.

27

4.3


Elektronické online deníky Elektronické online deníky jsou dalším z fenoménů, které se objevily na Internetu v posledním období. Tyto se deníky se nazývají blogy a denně na celém světě přibývá velké množství nových. Co to vlastně blog je? Blogem jsou považovány speciální webové stránky, kde majitel zveřejňuje libovolné informace o sobě samém, svých zážitcích, o svých názorech, postojích atd. Jde v podstatě o znovuzrození již zašlé slávy a popularity vedení osobních deníků. Mnoho společností uvidělo v této oblasti jistý potenciál a proto na webu vznikly specializované portály, které uživatelům nabízejí možnost zřízení a spravování blogů. Uživatelům jsou k dispozici předpřipravené šablony pro tvorbu stránek. Proto je i pro běžné laické uživatele jednoduché zřídit a spravovat svůj vlastní blog. Lidé do šablon pouze doplní text, mohou si také upravit kompletní grafickou podobu stránek. Právě v této jednoduchosti a přístupnosti tkví kouzlo úspěchu u široké veřejnosti. Nástroje online vyhledávání V době prudkého rozvoje Internetu a množství informací dostupných jeho prostřednictvím se stalo vyhledávání informace zcela nezbytnou nutností. Všechny nástroje online vyhledávání lze rozdělit na dvě základní skupiny. První skupinou jsou vyhledávače označované jako předmětové katalogy. Druhá skupina je tvořena tzv. fulltextovými indexy. Každé skupině se budu věnovat v následujích odstavcích. V této části jsem čerpal z publikace (Nemrava, 2004). Předmětové katalogy jsou hypertextové seznamy webových stránek, které jsou hierarchicky uspořádané do tématických kategorií a podkategorií. Tyto seznamy jsou tvořeny ručně lidmi, kteří vkládají odkazy na své stránky do příslušných kategorií. Některé katalogy jsou jsou nekomerční, odkazy na stránky jsou vkládány dobrovolníky, kteří zkoumají kvalitu a obsah stránek. Nicméně většina katolgů je komerčního rázu. Jejich obsah a pořadí je tak ovlivněn inzerujícími společnostmi a kvalita ani relevance odkazů nebývá příliš sledována. Díky zvyšující se rozsáhlosti Internetu tyto katalogy začínají ztrácet na významu, protože nemohou ani zdaleka pokrýt vzrůstající rychlost vzniku nových stránek. V našich krajích jsou nejpoužívanější katalogy Seznam.cz, Centrum.cz a mnoho dalších. Fulltextové indexovací nástroje pracují na rozdíl od katalogů zcela samostatně a automaticky. Indexy jsou počítači generované databáze obsahující strukturované informace o obrovském množství webových stránek a dalších na Internetu přístupných dokumentů. Zadáváním klíčových slov nebo frází do formuláře vyhledávací služby získá uživatel seznam stránek obsahujících zvolená slova seřazená dle jejich četnosti, kvality a dalších aspektů. Celosvětově nejvyužívanější a pravděpodobně nejrozsáhlejší je vyhledávač Google.com. Z vyhledávačů u nás můžeme zmínit Jyxo.cz.

28

4.3


Elektronické slovníky Elektronické slovníky jsou aplikace, které poskytují rychlé vyhledávání informací o daných klíčových slovech. Elektronický slovník je rychlejší a mnohdy také levnější variantou klasických knižních slovníků. Jejich výhoda spočívá také v tom, že si je uživatelé mohou nosit stále při sobě ve svém počítači, mobilu, organizéru aniž by museli nosit kvanta knih. Slovníky existují ve dvou základních variantách. První variantou jsou internetové online slovníky, z nichž některé mají velmi vysokou úrověň kvality. Jejich výhodou je, že drtivá většina je k dispozici zcela zdarma. Nevýhodou je nutnost mít připojení k Internetu. Druhou variantou jsou speciální aplikace pracující na zařízení uživatele. Tyto aplikace jsou často dostupné nejen pro osobní počítače, ale také pro mobilní telefony, kapesní počítače či malé osobní diáře. Výhody a nevýhody jsou přesně opačné než u online slovníků. Aplikace je zpravidla nutno zakoupit, avšak uživatel již není závislý na přítomnosti připojení do sítě Internet.

29

5

Aplikace osobního managementu v UIS

Tato kapitola pojednává o aspektech nasazení aplikací osobního managementu v Univerzitním informačním systému (UIS), jenž provozuje Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně.

5.1

Co to je UIS

Informační systém je systém, ve kterém jsou vazby mezi prvky reprezentovány informacemi a prvky systému jsou procesy, které transformují podněty (vstupní informace) na reakce (výstupní informace). Základním úkolem informačního systému je získávání informací, jejich zpracování a v požadovaném čase, rozsahu a formě poskytnutí informací uživatelům. Informační systém obsahuje datovou základnu, technické a programové vybavení, technologie, finanční a personální zdroje. Webové (internetové, intranetové) informační systémy jsou v podstatě stejné jako jiné informační systémy jen s tím rozdílem, že jsou implementovány v prostředí webu, kde klientem je internetový prohlížeč. K největším přednostem webových informačních systémů z pohledu tvůrců patří zejména možnost zveřejňovat aktualizace aplikací bez nutnosti instalovat opravené verze klientského software u koncových uživatelů. Uživatelé mohou především využívat výhod samotné sítě Internet, která nabízí bezpečnou komunikaci s webovým informačním systémem z jakéhokoliv místa na světě, kde je k dispozici internetové připojení. Obliba těchto informačních systémů celosvětově roste. Univerzitní informační systém Mendelovy zemědělské a lesnické univerzity v Brně pracuje na bázi webového informačního systému. Po pozitivní odezvě na pilotní projekt Fakultního informačního systému (FIS) na Provozně ekonomické fakultě bylo vedením univerzity rozhodnuto o vývoji informačního systému schopného provozu na všech fakultách. Univerzitní informační systém hojně využívá možnosti parametrizace – ta umožňuje tvořit aplikace společné všem fakultám a fakulty si chování aplikací přizpůsobí nastavením parametrů. Tento způsob tvorby aplikací je náročnější na práci při jejich návrhu, ale zjednodušuje následný provoz aplikací v měnícím se fakultním prostředí. Univerzita zajišťuje vývoj a provoz UIS ve vlastní režii. Univerzitní informační systém poskytuje služby z oblasti studijní administrativy a osobního managementu, dále vědeckovýzkumný informační subsystém, technologický subsystém a nově eLearningový subsystém. Součástmi informačního systému jsou také systémy pro podporu řízení univerzity (ekonomický, personální a manažerský systém). Systém, jenž plní všechny výše uvedené role, se stává komplexním pracovním nástrojem uživatelů, ať už z řad vedení univerzity, administrativních, pedagogických či vědeckých pracovníků nebo studentů. Nutnou součástí systému se proto stal

30

5.2

Struktura UIS

subsystém osobního managementu, který přispívá k jednodušší, pohodlnější a efektivnější práci s Univerzitním informačním systémem.

5.2

Struktura UIS

Pilotní projekt nasazení informačního systému na půdě naší univerzity byl navržen jako studijní administrativní systém. V době, kdy jsme završili již šestý rok provozu a neustálého vývoje, náš systém již pokrývá a podporuje veškerou oblast činností univerzity. Univerzitní informační systém můžeme nyní rozdělit na pět základních celků – studijní administrativní systém, vědeckovýzkumný informační systém, systém osobního managementu, technologický systém a systém pro podporu eLearningu. Studijní administrativní systém Univerzita má vzdělávání jako jednu ze svých hlavních činností a je s ní spojena velká administrativní zátěž. Studijní administrativní subsystém tuto velkou zátěž na studijní referentky pomáhá rozložit na všechny uživatele systému. Proto se stal studijní administrativní subsystém hlavním subsystémem UIS. Jedná se o nejrozsáhlejší a nejdéle vyvíjený subsystém UIS. Po šesti letech vývoje tento subsystém zahrnuje přes 300 studijních aplikací a řadu aplikací v portálu veřejných informací. Studijní administrativní subsystém je podpůrným systémem pro efektivní řízení studií a souvisejících agend. Systém se zabývá výhradně administrativními funkcemi studijního oddělení, studenta, učitele, ústavu a vedení fakulty či univerzity. Zahrnuje podporu celého životního cyklu studenta na univerzitě od zájemce, přes uchazeče, studenta až po absolventa. Povinnost používat studijní subsystém UIS je pro studenty zakotvena ve studijním a zkušebním řádu. Součástí studijního subsystému je veřejně přístupný portál s informacemi o univerzitě. V tomto portálu jsou k dispozici informace o zaměstnancích, studentech a ústavech. Lze si vyhledat veřejný katalog předmětů, prohlížet studijní programy, obory a plány, přehledy učeben, rozvrhy, harmonogram akademického roku, veřejný Dokumentový server atd. Zájemci si zde také mohou podat elektronickou přihlášku ke studiu na univerzitě. Naše univerzita užívá Evropský kreditní systém (European Credit Transfer System, ECTS). ECTS je systém přidělování, přenosu a nově i akumulace akademických kreditů, který usnadňuje mobilitu a uznávání předmětů absolvovaných na zahraničních vysokých školách. Náš studijní subsystém je ECTS plně přizpůsoben. To ve svém důsledku například znamená, že nelze definovat studijní ročníky, protože studenti mají svůj individuální studijní plán. Studijní subsystém na základě ECTS také plně podporuje mezifakultní a meziuniverzitní studia, celoživotní vzdělávání a zahraniční studia. Studijní subsystém je propojen s dalšími částmi IS. Konkrétně jde o spolupráci s agendou ubytování a kolejí, s menzovním IS (nároky na stravování), s komunikač-

31

5.2

Struktura UIS

ními nástroji IS (nástroje subsystému osobního managementu). Dále jsou poskytovány výstupy dat pro zasílání údajů pro zdravotní pojišťovny, jednorázový výstup dat o studentech pro správu sociálního zabezpečení a výstup dat pro Sdružené informace matrik studentů. Vědeckovýzkumný informační systém Vědeckovýzkumný proces představuje druhou hlavní činnost univerzity, a proto se v roce 2005 začal budovat subsystém, který by tuto činnost podporoval. Vědeckovýzkumný proces je dnes silně zatížen řadou opakujících se administrativních úkonů. Jde zejména o výkaznictví činností a o tvorbu podkladů pro přípravu projektů. Vědeckovýzkumný informační systém (VVIS) se tedy zabývá administrativními procesy vědeckovýzkumné činnosti. Snaží se minimalizovat opakování tvorby stejných výkazů a buduje systém skladování VV informací, což vyžaduje rozsáhlé počáteční naplnění daty. VVIS dále zpracovává agendu existujících projektů (vč. podpory výzkumných záměrů), vytváří pracovní týmy, které mohou navzájem efektivně plánovat a komunikovat: • harmonogram, • dokumenty, • interní evaluace. V současné době je vstupní část subsystému členěna do tří rozsáhlých oblastí – záznamník výzkumníka (projektová činnost), moje publikace (publikační činnost), životopisné údaje (biografická data). Výstupem vědeckovýzkumného informačního subsystému je: • informační portál – o pracovnících (publikace, projekty, životopis), – o pracovištích (dtto), – o projektech (uznané publikace, dokumenty), – publikacích (prohledávání), • přehled citací a jejich exporty, • životopisy, • interní evaluace, • přehledy pro RIV. Tento subsystém podporuje propojení na ekonomický systém SAP (financování projektů), propojení na reakreditace a povinný výstup do RIV (příp. PUV) dle měnící se struktury požadované MŠMT. Vývoj tohoto subsytému ještě není u konce a předpokládá se, že bude trvat až do roku 2007. Osobní management Subsystém osobního managementu je tvořen několika skupinami aplikací, které mají společné to, že podporují různé formy elektronické komunikace, výměny či sdílení 32

5.2

Struktura UIS

informací (dokumentů) a nebo mají svými službami usnadnit a zefektivnit práci uživatelů systému. Nejstarší aplikace jsou v provozu již pět let. Po prvních zkušenostech z provozu byla většina velkých aplikací podruhé reimplementována (poštovní systém, Dokumentový server). Pro řadu uživatelů jsou tyto aplikace natolik transparentní, že je nevnímají jako vlastní subsystém. Smyslem vzniku této rodiny aplikací je, mimo zefektivnění práce, snaha rozvíjet elektronické formy komunikace mezi studenty, neboť prostředí vysoké školy v ECTS studijním systému zvyšuje anonymitu. Zapojení komunikačních nástrojů do ostatních subsystémů také zvyšuje použitelnost těchto systémů. Nasazení elektronické komunikace dále umožňuje zavedení nových forem studia. např. distanční studium. Subsystém osobního managementu aktuálně obsahuje následující nástroje: • poštovní schránku, • Dokumentový server, • správu kontaktů, • správu úkolů, • plánování dovolené, • výpůjčky věcí, • rezervace místností. Další aplikace tohoto subsystému jsou ve vývoji. Do budoucna plánujeme zařazení dalších nástrojů, konkrétně se jedná o nástroje správy času a diskuzní fóra. Tímto subsystémem a problematikou osobního managementu v IS se budu podrobněji zabývat v dalších kapitolách, neboť to je předmět této diplomové práce. Technologický systém Technologický subsystém zahrnuje tři základní oblasti – přístupový systém, správu počítačových sítí a systém jednotného přihlašování do všech univerzitních systémů. Přístupový systém je podmnožina informačního systému zabezpečující požadavky v souvislosti se zajištěním přístupu osob ke zdrojům organizace. Mezi základní funkce přístupového systému patří správa přístupových bodů, správa oprávnění přístupu k přístupovým bodům, správa zón, získávání, uchovávání a poskytování informací o historii použití bodu a stavu systému. Dále sem patří správa časovačů, datová základna a funkční podpora pro související systémy. V současné době již provozujeme druhou zcela přepracovanou verzi přístupového systému. Správa počítačových sítí zahrnuje evidenci zařízení, která jsou připojena do počítačové sítě, evidujeme také všechny síťové prvky. Dále systém spravuje a eviduje, do kterých zásuvek jsou zařízení připojena. Na základě těchto evidencí se generuje konfigurační soubor pro DHCP server, DNS server a vytváří se konfigurace jednotlivých switchů. Systém jednotného přihlašování uživatelům na univerzitě umožňuje mít pouze jeden účet a heslo pro přístup na různé univerzitní systémy. Nejedná se jen o přístup

33

5.3

Role osobního managementu v UIS

do UIS, ale také o přístup na univerzitní (fakultní) servery, přístup do menzovního systému, připojení do Internetu přes univerzitní bezdrátové sítě atd. eLearningový systém Současné trendy ve formující se informační společnosti a potřeba rozvoje lidských zdrojů vyžaduje částečnou transformaci terciálního vzdělávání a změnu rolí univerzit. Často skloňované pojmy distančního způsobu výuky či kurzů celoživotního vzdělávání jsou spojovány s problematikou eLearningu, který je dostatečně silným nástrojem jejich zabezpečení. Z těchto důvodů je vyvíjen eLearningový systém, v rámci kterého je možné vytvářet a provozovat eLearningové kurzy. Za vývoj je zodpovědná pracovní skupina ELIS řešící problematiku eLearningu, která působila na Ústavu informatiky Provozně ekonomické fakulty v Brně. Od února letošního roku přešel vývoj systému pod Oddělení koncepce a vývoje ÚIKT, kde aktuálně probíhá již zmíněná integrace systému ELIS na úrovni subsystému do Univerzitního informačního systému.

5.3


Subsystém osobního managementu je již od počátku budování Univerzitního informačního systému jedním z hlavních částí UIS. Jednotlivé součásti subsystému se vyvíjely individuálně a až v následujících fázích začalo docházet k provázání na další části UIS, a tím k většímu využití možností jednotlivých nástrojů. Aplikace osobního managementu lze spatřovat ve třech možných rolích: • integrační role, • personalizační role, • komunikační role. Každé z těcho rolí se budeme nyní podrobněji věnovat. Integrační role Jednou z nejvýraznějších výhod implementace osobního managementu v IS je možnost jeho propojení s dalšími nástroji UIS. Smyslem vzájemného spojování a propojování je zvýšení užitné hodnoty aplikací a snaha o co nejkomplexnější nabídku služeb, které jakýmkoli způsobem souvisí s konkrétní prací uživatelů s informačním systémem. Tato snaha má v konečném důsledku přímý dopad na úsporu času uživatelů, na zefektivnění jejich činností, a tím pádem také na zvýšenou produktivitu jejich práce, což je jedním ze smyslů nasazování moderních ICT v organizacích. Konkrétním příkladem může být například nástroj pro správu osobních kontaktů. Portál správy kontaktů je součástí portálu elektronické pošty, protože uživatelé tento nástroj potřebují nejvíce při této elektronické formě komunikace. Nicméně právě kontakty osob se využívají v dalších subsystémech UIS.

34

5.3


Konkrétně se jedná o vědeckovýzkumný informační subsystém. V portále VVIS – Záznamníku výzkumníka si uživatelé mohou navzájem sdílet své kontakty, které mohou také sdružovat do skupin a sdílet celé skupiny. Kontakty uživatelé také mohou přiřazovat konkrétním projektům, což umožní ostatním osobám podílejícím se na projektu vidět tyto kontakty. Kontakty se také používají v aplikacích zajišťujících tvorbu životopisů, kde kontaktem mohou být osoby poskytující reference. Případů, kdy jsou nástroje osobního managementu integrovány s dalšími systémy, je velmi mnoho, a podrobněji se jimi budu zabývat v podkapitole 5.6, jež následuje níže. Personalizační role Personalizační role spočívá v možnosti ovlivnění chování některých nástrojů osobního managementu s ohledem na individuální přání každého uživatele informačního systému. Uživatelé mohou ovlivnit chování následujících aplikací. 1. Dokumentový server – uživatelé si mohou nastavit, zda si přejí zasílání informačních zpráv v případě, že někdo do dokumentového úložistě vloží dokument či oznámení, které se daného uživatele týká (informace/dokument je ve složce, na kterou má právo). 2. Studijní systém – studijní systém umožňuje zasílání informačních zpráv o některých důležitých událostech jako např. vypsání/zrušení zkouškových termínů, také lze nastavit jak často tyto zprávy mají být zasílány uživatelům. 3. Správa úkolů – uživatelé si mohou nastavit upozorňování na vložení či změnu ve svých osobních či sdílených úkolech, nastavení může být odlišné pro každý jednotlivý ToDo blok. 4. Správa kontaktů – zde jsou nastavitelné následující dva aspekty. • Typ evidovaných informací – každý uživatel si může zvolit libovolné množství dalších informací, které chce o každém svém kontaktu evidovat. Vybrat si lze ze tří základních typů evidovaných informací – logická hodnota (ano/ne), řetězec znaků a větší odstavec textu. • Automatické upozornění na výročí – správa kontaktů eviduje také narozeniny a svátky osob v kontaktech a umožňuje nastavit zasílání upozornění na blížící se výročí, které má uživatel ve svém seznamu kontaktů. Nastavit lze několik možných typů chování aplikace, co se týče intenzity zasílání a předstihu zaslání upozornění před dnem výročí. 5. Zásadní informace – v nastavení preferencí uživatele lze nastavit zasílání informací o nových zásadních informacích v hlavním portálu UIS. Další možnosti v personalizování chování aplikací budou ještě přibývat spolu s nasazováním dalších nástrojů osobního managementu jako je diskuzní fórum a aplikace pro správu času a událostí.

35

5.4

Přínos aplikací osobního managementu

Komunikační role Jednoduchá a rychlá komunikace je jedním ze základních předpokladů pro úspěšnou spolupráci více osob ve skupině. Proto osobní management poskytuje nové nástroje umožňující vzájemnou spolupráci a komunikaci. Zapojení komunikačních nástrojů do ostatních subsystémů UIS zvyšuje použitelnost těchto subsystémů. Elektronická komunikace také umožňuje zavedení distanční formy studia. Již dříve bylo zmíněno, že naše univerzita používá studijního systému ECTS. Díky tomuto studijnímu systému došlo k zániku některých starých struktur jako jsou studijní ročníky, studijní kruhy (třídy), což má za následek vysokou vzájemnou anonymitu studentů na univerzitě. Každý student si totiž sestavuje svůj individuální studijní plán a během svého studia má v podstatě stále se obměňující spolužáky. Komunikační role osobního managementu také spočívá ve snaze rozvíjet nové elektronické formy komunikace mezi studenty. Studijní subsystém UIS umožňuje studentům dohledat všechny své aktuální spolužáky, dle docházky na studované předměty, a tyto spolužáky pak lze díky poštovním nástrojům hromadně nebo individuálně kontaktovat. Všichni uživatelé si pak mohou v poštovním portálu s pomocí nástroje hromadných zpráv tvořit seznamy uživatelů, které si uloží a pak jim mohou zasílat hromadné zprávy. Pro běžné uživatele má tento násto stejnou funkci jako tvorba skupin kontaktů v aplikacích správy kontaků. Ovšem privilegovaní uživatelé (zaměstnanci, studijní referentky, systémový integrátoři) mohou tvořit dynamicky generované seznamy. Například referentka si vybere skupinu všech studentů, kteří studují prezenční formou na dané fakultě konkrétní obor, a při každém zasílání hromadné zprávy se automaticky zjistí všichni vyhovující studenti. Ve svém důsledku to znamená, že v přístím semestru tento seznam bude obsahovat jiné studenty, kteří zadanému kritériu právě odpovídají. Výhody této nové formy komunikace jsou zřejmé – úspora času a starostí s tvorbou nových seznamů příjemců.

5.4

Přínos aplikací osobního managementu

Některé výhody plynoucí z užívání aplikací osobního managementu již byly dříve zmíněny. Jedná se především o skutečnost, že tyto nástroje pomáhají integrovat celý systém, a to ve dvou rozměrech. Prvním rozměrem je proces vzájemné integrace jednotlivých subsystémů UIS. Propojení služeb těchto subsystémů činí portál Univerzitního informačního systému mnohem komplexnějším nástrojem. Potřeby uživatelů, které vznikají při jejich prácovní činnosti, lze pokrýt nabídkou služeb UIS, který poskytuje „all in oneÿ. Tím také eliminuje dodatečné investice prostředků do externích aplikací, jež by prokrývaly oblasti služeb, které UIS neposkytuje. Druhým rozměrem je integrace systému UIS nebo jeho částí s jinými externími systémy v okolí našeho systému. Integrace s okolními systémy rozšiřuje možnosti UIS, což můžeme názorně doložit konkrétním příkladem. Jde o propojení menzov-

36

5.5

Skutečné využití aplikací OM

ního IS, který provozuje externí firma, a aplikace v UIS, která strávníkům v našich menzách umožňuje sledovat stav svých objednávek, jídelní lístky či volná jídla v burze. Velmi podstatnou vlastností je možnost spolupráce nástrojů osobního managementu s externími aplikacemi. Jde například o export a import kontaktů do aplikací, které podporují obecně známý a užívaný standard vCard. Poštovní portál také umožňuje externím poštovním klientům vzdáleně stahovat zprávy z poštovního systému UIS pomocí protokolu POP3. Vývoj v této oblasti stále ještě není ukončen a lze očekávat další možnosti propojení UIS s externími nástroji. Na závěr této podkapitoly samozřejmě musíme zmínit fakt, že samotné využívání aplikací oosbního managementu přináší zvýšený komfort práce a především zefektivnění a zrychlení pracovních procesů. Tato skutečnost je podporována faktem, že mnohé agendy (poštovní portál, Dokumentový server, ToDo. . . ) se rozvinuly do velkých samostatných agend (portálů), které jsou srovnatelné a plně nahrazují jiná komerční řešení z oblasti osobního managementu.

5.5

Skutečné využití aplikací OM

Aplikace osobního managementu byly nasazovány postupně. Nejprve byl vytvořen poštovní systém, poté byl spuštěn DMS nástroj (Dokumentový server), ToDo a další. V prvním období provozu těchto aplikací nebyly tyto nástroje vřele přijaty a využívány. Příčiny tohoto stavu byly v zásadě dvě – množství funkčních nedostatků prvních verzí těchto systémů a pak jistá neochota a odpor tehdejší akademické obce učit se a používat nové technologie. V této době ještě UIS nebyl zakotven ani v univerzitním SZŘ, a proto kdo mohl, využívání UIS se vyhnul. Změna nastala v okamžiku, kdy bylo používání Univerzitního informačního systému zakotveno ve studijním a zkušebním řádu MZLU v Brně. K razantnímu zvýšení používání těchto nástrojů také přispěli noví uživatelé z řad studentů, pro které bylo jejich používání zcela normální a přirozené, protože studium bez přítomnosti UIS a jeho nástrojů nezažili. Velký efekt v používání (a vnímání) těchto nástrojů přinesla téměř kompletní reimplmenetace některých nástrojů, přičemž se již vycházelo ze získaných zkušeností. Nové nástroje jsou již kvalitnější, spolehlivější a více vycházejí vstříc běžným uživatelům co se týče funkčnosti i uživatelské přívětivosti. Co se týče konkrétních čísel ohledně využívání osobního managementu, díky náročnosti a šířce implementovaných nástrojů nebyly prostředky na zajištění podrobných statistických zjišťování. Nicméně na základě dat v naší datové základně můžeme odvodit alespoň některá konkrétní čísla. Od nasazení poštovního systému v září 2002 bylo tímto systémem zpracováno přes 950 000 elektronických zpráv a celkový objem dat, který aktuálně uchovávané zprávy zabírají, je přes 63 GB diskového prostoru. Aplikace správy úkolů byly spuštěny v únoru 2004 a po dobu jejich provozu zatím evidovaly přes 4300 úkolů. 37

5.6

Přidaná hodnota OM

Nejvíce údajů máme k dispozici z Dokumentového serveru, kde již byly implementovány aplikace pro poskytování základních informací o obsahu tohoto DMS nástroje. Dokumentový server byl spuštěn v květnu 2003. Tento nástroj nyní obsahuje 8939 dokumentů v 5511 složkách. Celkový počet dokumentů s přílohou je 8232 (92,09%). Celkový počet typů vložených příloh je 31 a zabírají 2,44 GB diskového prostoru. Nejčastějšími přílohami jsou dokumenty typu MS Word – 2918 dokumentů a přílohy ve formátu PDF (Portable Document Format) – 2460 dokumentů. Veškerá výše uvedená data jsou platná k 11. květnu 2006.

5.6


Přidanou hodnotu osobního managementu vnímám v tom, že tyto jeho služby lze využít nejen v daných portálech, ale také v dalších subsystémech UIS. Dochází tak k vzájemnému propojení služeb různých subsystémů UIS, jehož smyslem jsem se již zabýval v kapitole 5.3. Nyní bych chtěl konkrétně představit situace, kdy nástroje osobního managementu vytváří „přidanou hodnotuÿ. Vůbec první oblastí, kde došlo propojení, je studijní subsystém. Ve zkouškovém období je studenty velmi oceňovanou službou skutečnost, že mohou dostávat informační zprávy o vypsání, změně nebo zrušení zkouškových termínů. Studenti si také mohou nastavit intenzitu zasílání těchto zpráv např. při každé změně nebo jen jednou denně atd. Pedagogové mají v učitelském portálu Záznamník učitele k dispozici aplikace pro komunikaci se svými studenty. Zprávy mohou studentům zasílat individuálně a nebo hromadně. Hromadné zasílání umožňuje oslovovat studenty také dle skupin, v kterých docházejí na cvičení. V učitelském portálu je také využíváno služeb DMS nástroje UIS – Dokumentového serveru. Každý vyučovaný předmět (dle semestrů) má ve struktuře Dokumentového serveru svou složku. Na tuto složku mají mimo učitele předmětu právo všichni studenti studující tento předmět. Učitelé tak mohou tímto způsobem sdílet jakékoli materiály potřebné k výuce nebo jejímu doplnění. Díky spojení technologií užívaných ve studijním administrativním subsystému a poštovním systému jsme vyvinuli nástroj, který umožňuje privilegovaným uživatelům (např. systémový integrátoři fakult) oslovovat na základě obecných definic různé skupiny zaměstnanců, studentů a dalších skupin uživatelů UIS. Na základě výše popsané spolupráce studijního a poštovního systému mohou také studenti hromadně komunikovat se svými spolužáky. Možnosti této komunikace jsou omezené pouze na studenty, kteří mají společné studované předměty. Součástí funkce technologického systému je správa uživatelských účtů, kterou jsem již popisoval výše. Tento subsystém díky svým mechanismům automaticky zakládá nebo naopak ruší uživatelské účty, a z toho plynoucí nároky na přístup k systémům na MZLU v Brně. Díky poštovnímu nástroji zasílání zvláštních systémových

38

5.6


zpráv tento subsystém dokáže dané uživatele automaticky informovat o změně či zániku jejich uživatelských účtů. Naše univerzita provozuje také komerční systémy, které byly zakoupeny od externích dodavatelů a které tak nejsou součástí Univerzitního informačního systému. Jedná se o menzovní systém a ekonomický systém SAP. Z těchto externích systémů subsystém osobního managementu získává informace, které jsou užitečné pro uživatele UIS. Z menzovního systému získáváme informace o stavu stravovacího účtu, objednávek jídel daného uživatele, jídelní lístek a také nabídku jídel v menzovní burze. Ekonomický systém SAP nám zase poskytuje informace pro univerzitní zaměstnance o stavu čerpání dovolené.

39

6

Analýza implementace nástrojů osobního managementu v UIS

V této kapitole se budu zabývat konkrétním řešením oblasti osobního managementu v našem Univerzitním informačním systému. Nejprve vysvětlím implementaci z programátorského hlediska, kdy popíšu programové balíky, a poté řešení uživatelského webového rozhraní k těmto aplikacím.

6.1

Architektura řešení

Subsystém osobního managementu je tvořen několika skupinami aplikací. Jedná se o tři velké agendy – poštovní aplikace, Dokumentový server, správa úkolů a pak o další aplikace, které již nejsou velkými agendami, ale patří do osobního managementu. Velké agendy jsou zpracovány ve formě uživatelských portálů, které využívají různé programové balíky služeb, které nazýváme aplikačními moduly. V následující podkapitole se seznámíme s těmito moduly, a poté se budeme zabývat uživatelským rozhraním aplikací. Aplikační moduly Aplikační moduly jsou programové balíky, které poskytují aplikacím knihovny funkcí. Používání modulů umožňuje rychlý vývoj aplikací (tvůrce aplikace využívá připravených vstupních formulářů a výstupních sestav), použití shodných prvků v aplikacích přináší konzistentní chování k uživateli, a to znamená rychlé seznámení se s novými aplikacemi. Opakované použití funkcí v modulech znamená menší chybovost aplikací – jsou využívány ověřené funkce, ve kterých by již měly být chyby odstraněny. Nové chyby se pak mohou objevit pouze v nově programovaných částech aplikací. Poštovní systém používá dvě základní poštovní knihovny. Jedná se o moduly Mailface.pm a Postman.pm. Modul Mailface.pm je knihovna sdružující všechny funkce, které souvisejí s tvorbou webového rozhraní poštovního systému. Tento programový balík také obsahuje funkce, které patří do správy kontaktů. Je tomu tak kvůli tomu, že správa kontaktů je součástí poštovního portálu. Nyní blíže popíšu ty nejdůležitěší funkce. • portal – funkce zajišťuje zobrazení hlavního menu poštovního portálu. • postovni menu – jedná se o jednu z nejdůležitějších metod modulu Mailface. Tato funkce vypisuje obsah stránky ve většině poštovních aplikací. • slozky uzivatele – tato metoda zajišťuje výpis složek v poštovní schránce. • chyba – funkce zobrazuje chybové hlášení poštovního systému. 40

6.1


• presunout zpravu – tato funkce přesouvá zprávy mezi poštovními složkami. • vymazat zpravu – dle nastavení uživatele zcela maže zprávy z poštovní schránky nebo je přesouvá do koše. • obsah zpravy – tato funkce dokáže zprávy uložené v databázi načíst a dle určité logiky poskytnout k prohlížení či dalším operacím. V případě zpráv, jež obsahují dvě totožné verze zprávy v různých formátech (typicky prostý text a obsahově identická html verze), dokáže dle nastavení uživatele vybrat právě daný typ verze a druhou verzi prezentuje jako přílohu zprávy. • obsah casti – velmi důležitá funkce, která je používána právě ve výše popsané funkci obsah zpravy pro kompozici zpráv typu multipart. • hz pravo – funkce testuje práva uživatele pro přístup k pokročilým možnostem hromadných zpráv. Funkce vrací logickou hodnotu pravda/nepravda. • info priloha – tato funkce je využívána funkcemi v modulu Dok server.pm pro převod poštovních příloh poštovních zpráv do úložiště Dokumentového serveru. • export do vcard – tuto funkci používají aplikace správy kontaktů k exportu kontaktů do formátu vCard. • vrat email – funkce dokáže zprávy, na části rozložené v databázi, opět složit do řetězce znaků v původní podobě. Tuto operaci používá server (proces typu démon), který umožňuje uživatelům vzdáleně přistupovat do poštovní schránky (s využitím protokolu POP3) a stahovat poštu do svého lokálního poštovního klienta. Tato operace se také používá při předávání (bounce) původních poštovních zpáv dalším příjemcům. • vrat email ng – tato funkce má zcela identický smysl a funčnost jako metoda vrat email, avšak pracuje se zprávami, které jsou zpracovávány novým reimplementovaným poštovním jádrem. Obě funkce jsou provozovány zároveň kvůli zpětné kompatibilitě zpráv uložených starým i novým poštovním jádrem. • valid adress – funkce ověřuje korektnost formátu zápisu poštovních adres. Modul Postman.pm je knihovna, která sdružuje všechny funkce souvisejí s příjmem, zasíláním zpráv a dalšími procesy v poštovním systému. Dále obsahuje funkce související se zasíláním zpráv ze správy kontaktů. Modul obsahuje mnoho funkcí, z nichž si teď představíme ty nejstěžejnější. • posli – tato funkce je základním kamenem celého modulu Postman. Její poslání spočívá v zasílání poštovních zpráv uvnitř systému i směrem z UIS do okolního světa. Součástí metody je mnoho dalších, zde nezmiňovaných funkcí, protože tato funkce umožňuje zasílání normálních i tzv. systémových zpráv. Dále také umožňuje zasílání tzv. XML zpráv, jež obsahují předem dohodnuté značky, které jsou každému uživateli doplněny individuálně. • chyba – při selhání zasílání zpráv či jiných procesů zajišťovaných modulem Postman.pm tato funkce vrací zprávu identifikující vzniklý problém. • prekrocena kvota – každý uživatel má datový limit pro množství zpráv v poštovní schránce, tato funkce obsluhuje kontrolu těchto limitů.

41

6.1


• posli hz – tato funkce je používána systémy mimo poštovní systém pro zasílání speciálních hromadných systémových zpráv. Používá se například v Záznamníku učitele pro zasílání zpráv studentům. • posli hz z kontaktu – tato funkce nemá nic společného s již zmíněným hromadným zasíláním systémových zpráv. Jedná se o metodu, která umožňuje zasílání zpráv velkému množství příjemců zároveň. • posli pripominku – funkce je využívána ve správě kontaktů pro zaslání poštovní zprávy připomínající výročí osoby z osobních kontaktů uživatele. • vyhovuji vyroci – tuto funkci využívá správa kontaktů pro vyhodnocování podmínek potřebných pro vyhovění zpracovávanému výročí. • ocekavana vyroci – další z řady funkcí pro práci s významnými výročími osob ve správě kontaktů. Funkce na základě zadaného časového intervalu dohledává všechna vyročí, tak aby uživatel mohl být v nějakém časovém úseku předem upozorněn na nadcházející událost. • posli upozorneni – jedná se o funkci, která uživatelům zasílá na mobilní telefon (či jinou poštovní adresu) krátké upozornění na novou příchozí poštovní zprávu v poštovní schránce. Modul Dok server.pm je základním kamenem celého Dokumentového serveru. Obsahuje všechny funkce potřebné pro provoz celého subsystému. Protože je modul velmi rozsáhlý, seznámíme se nyní pouze s nejzásadnějšími funkcemi. • ma pravo – funkce zjišťuje přístupová práva uživatele na složky a v nich obsažené dokumenty. • druh naroku – funkce zjišťuje druh nároku (implicitní, explicitní, zpropagované. . . ) uživatele na složku. • je podslozkou – funkce zjišťuje zda složka je v hierarchii stromu podsložkou jiné, v parametru zadané, složky. • nazev slozky – funkce zobrazuje název složky a volitelně práva uživatele, počet nepřečtených a všech složek. • tree – tato funkce vykresluje kompletní strukturu dokumentového stromu. • vykresli strom – tato funkce vykresluje strukturu dokumentového stromu od libovolně zvolené složky. • info o kvote – vypisuje informace o kvótách v Dokumentovém serveru. • portalove menu – funkce má na starosti zobrazování celého portálového menu Dokumentového serveru. • zobraz dokumenty – funkce zobrazuje všechny dokumenty obsažené ve složce. • pridej dokumenty – funkce zobrazuje formulář pro přidávání nových dokumentů do složky. • edit priloha – funkce zobrazuje formulář pro editaci informací o příloze. • edit – funkce zobrazuje formulář pro editování dokumentu. • zobraz detail – funkce zobrazuje detailní informace o dokumentu. • zobraz podslozky – funkce zobrazuje všechny podsložky dané složky. • pridej podslozky – funkce zobrazuje formulář pro přidávání nových podsložek dané složky. 42

6.2

Aplikační analýza – sekce osobního managementu

• mini ds – velmi důležitá funkce, která umožňuje zobrazení částí dokumentového stromu v jakémkoli jiném subsystému UIS. Typicky se používá v učitelském portále Záznamník učitele pro správu dokumentů sdílených v rámci vyučovaných předmětů. Funkce se také využívá ve vědeckovýzkumném informačním subsystému v Záznamníku výzkumníka. • menu – vykresluje portálové menu ve funkci mini ds. • kopiruj dokumenty – funkce zajišťuje kopírování dokumentů v rámci struktur Dokumentového serveru. Modul TODO.pm slouží především k vytvoření portálového rozhraní. Z významných funkcí lze zmínit snad jen metodu posli info, která zajišťuje zasílání informačních zpráv o změně či překročení termínu plnění úkolů. Uživatelské portály Tvorba informačních systémů, jejichž uživatelské rozhraní je zpracováno do podoby portálu, je jedním z nejvýraznějších trendů současného vývoje v této oblasti ICT. O smyslu tvorby portálových IS jsem již pojednával v jedné z předchozích kapitol této práce (3.2). V Univerzitním informačním systému se hojně využívá portálového přístupu k tvorbě uživatelského rozhraní. Proto není vyjímkou ani subsystém osobního managementu. Všechny velké agendy – poštovní systém, správa úkolů, správa kontaktů a Dokumentový server mají webové rozhraní v podobě portálu. Portál správy kontaktů je začleněn do poštovního portálu, protože v souvislosti s poštou uživatelé používají své kontakty nejčastěji. V blízké budoucnosti plánujeme implementovat také diskuzní fóra a aplikace pro správu času a událostí, které budou mít také podobu webového portálu. V následující části práce se budu věnovat aplikační analýze nástrojů osobního managementu.

6.2


Jak již bylo dříve řečeno, osobní management se skládá z několika velkých agend a pak z několika menších aplikací. Tyto malé aplikace jsou společně s odkazy na velké agendy umístěny v Osobní administrativě Univerzitního informačního systému v sekci osobního managementu, viz obrázek 3.

Obr. 3: Sekce osobního managementu v hlavním portálu UIS

43

6.2


Nyní krátce přiblížím aplikace z této sekce, kromě velkých agend, jimž se budu každé zvlášť věnovat níže. Sledování plánu absencí pracovníků Všem univerzitním zaměstnancům je určena aplikace Sledování plánu absencí pracovníků. Tato aplikace eviduje všechny absence zaměstnanců daného univerzitního pracoviště. Zaměstancům se tak zobrazují pouze jejich osobní údaje a také údaje jejich spolupracovníků ze všech pracovišť, kde jsou zařazeni. Aplikace umožňuje zaměstnacům vidět jak údaje budoucí, tak absence z minulosti. Mimo běžné zaměstance je aplikace velkým přínosem vedoucím pracovišť, protože tak mohou vyhledávat volné kapacity a již dopředu plánovat a organizovat aktivity na svém pracovišti. Kolik mi zbývá dovolené Aplikace zaměstnancům zobrazuje informaci o počtu zbývajících dní dovolené, kterou UIS přebírá z ekonomického informačního systému SAP naší univerzity. Slovníček Slovníček umožňuje v současné době překládat české výrazy do angličtiny a naopak. Dále je připravena podpora němčiny, francouzštiny, španělštiny a italštiny. Aplikace využívá slovník WinGED zpřístupněný serverem Seznam.cz. Vyhledávání Google Aplikace umožňuje vyhledávat pomocí vyhledávacího engine Google. Obsahuje také přístup k archívu stránek Google a navíc ve srovnání s Googlem stránky zobrazí v přijatelném českém kódování. Co mám vypůjčeno ve školní knihovně Aplikace zobrazuje uživatelům UIS přehled o vypůjčených publikacích v univerzitní knihovně. Výpůjčky věcí Výpůjčky věcí jsou malým portálem, který obsahuje aplikace Evidence věcí k výpůjčkám a Správa výpůjček. Evidence věcí k výpůjčkám slouží k evidenci věcí, které půjčuje uživatel jiným osobám. Specifikuje se v ní název, popis a kategorii věci a zda se jedná o věc veřejnou nebo neveřejnou. Správa výpůjček věcí slouží k rezervaci a vypůjčování věcí. Je rozdělena na dvě části. V části Vlastní věci se zobrazuje seznam věcí, které si uživatel vypůjčil. 44

6.3

Portál poštovního systému

Obr. 4: Portálové menu výpůjček věcí

Pro zadávání nových vypůjček a získání informací o aktuální výpůjčce slouží podčást Výpůjčky. V této části může uživatel rezervovat své věci i jiným uživatelům. Druhá část – Cizí věci umožňuje vyhledávání věci, které si můžete vypůjčit. Vyhledávat lze podle názvu věci nebo můžete prohlížet jednotlivé katalogy příslušných kategorií věcí. Co mám objednáno v menze Aplikace získává data z menzovního systému a zobrazuje v UIS stav uživatelského účtu a aktuální objednávky v menze. Co je v burze Aplikace zobrazuje, co je v menzovní burze. Je-li již objednávání v dané výdejně ukončeno, je možné provést objednávku objednáním z burzy a to na stránkách systému Webkredit. Seznam jídel lze omezit podle filtrů na konkrétní výdejnu nebo druh jídla. Jídelníček menzy Aplikace zobrazuje jídelníček vždy na následující týden dopředu. Vybrat lze ze všech čtyř univerzitních výdejen. Seznam jídel si lze omezit podle filtru na druh jídla. Historie zásadních informací Poslední z malých aplikací Historie zásadních informací umožňuje prohlížet starší zásadní informace a také nastavit, aby se znovu zobrazovaly zásadní informace, u kterých uživatel zvolil, že je již nechce zobrazovat na hlavní stránce UIS.

6.3


Poštovní systém UIS poskytuje uživatelům kompletní poštovní služby, které jsou přístupné přes webové rozhraní v UIS. Uživatelé také mohou do svého lokálního poštovního klienta stahovat svou poštu přes vzdálené připojení pracující na protokolu POP3. Webové rozhraní je zpracováno jako portálové menu (viz obr. 5), v kterém jsou záložky pro jednotlivé služby pošty. Některé záložky v sobě obsahují ještě jeden vnořený portál, což velmi zvyšuje přehlednost aplikací a intuitivnost ovládání. 45

6.3


V následujícím textu budou popsány jednotlivé záložky a služby, které dané aplikace poskytují.

Obr. 5: Portálové menu poštovního systému

Nová zpráva Aplikace umožňuje zasílání nových poštovních zpráv. Uživatelé mohou zasílat kromě normálních zpráv také zvláštní hromadné zprávy, o kterých budeme mluvit později. Těmto zprávám je věnována celá zvláštní sada aplikací, které jsou zpřístupněny v jiné časti poštovního portálu. Uživatelé v této aplikaci mohou využívat k zasílání osobních kontaktů, které mají zadány ve své správě kontaktů. Pokud jde o zasílání hromadných zpráv, místo kontaktů se zde nabídnou všechny seznamy příjemců, jež má uživatel uloženy v aplikacích hromadných zpráv. K textu zprávy lze přikládat další souborové přílohy. Tyto přílohy jsou omezené datovou velikostí 5 MB a příloh lze přiložit maximálně deset. V současné době není ovšem toto řešení vyhovující, a proto se pracuje na novém restriktivnějším přístupu k velikosti a množství odesílaných příloh. Poštovní schránka Poštovní schránka je výchozí aplikace poštovního portálu. Poskytuje přehled uživatelských složek a především v přehledné tabulce zobrazuje obsah aktuální složky. Zprávy jsou řazeny dle data doručení a o každé z nich jsou ve sloupcích poskytnuty základní údaje – odesílatel, předmět zprávy, datum doručení, velikost zprávy atd. Množství a forma těchto informací je uživatelem nastavitelná. K dispozici jsou informace o počtech zpráv na stránce a celkovém počtu zpráv ve složce. Množství zobrazovaných zpráv na stránce lze stejně jako ostatní ovlivnitelné aspekty chování nastavit v subportálu nastavení pošty. Hned pod seznamem uživatelských složek je přímý odkaz do správy těchto složek a také je zde prvek umožňující na jedno kliknutí vyprázdnit složku koš. Pod výpisem zpráv jsou k dispozici ovládací prvky pro operace se zprávami. Konkrétně jde o přesouvání, předávání, mazání zpráv, jejich označení za přečtené či nepřečtené a označení zprávy jako nevyžádané. Hromadné zprávy V záložce Hromadné zprávy je k dispozici sada aplikací pro používání hromadných zpráv. Pojem hromadné zprávy značí zvláštní systémovou zprávu, která je v systému 46

6.3


UIS zasílána speciálním poštovním nástrojem, jenž je uzpůsoben pro velmi rychlé zasílání hromadných zpráv až do řádu tisíců. Výchozí aplikací je Správa seznamu příjemců, která eviduje tyto uložené seznamy. Seznam příjemců je seznam, který definuje příjemce zprávy. Zvláštností těchto seznamů (a celé technologie hromadných zpráv) je fakt, že tyto seznamy mohou obsahovat mimo klasické poštovní adresy také obecné definice skupin příjemců. Tyto obecné skupiny jsou tvořeny pouze uživateli evidovanými v UIS. Uživatel si u takovéto skupiny pouze zadefinuje, že chce například všechny studenty Provozně ekonomické fakulty, studující prezenční formou a kteří mají zapsán předmět Operační výzkum. Tato definice se uloží a v okamžiku použití tohoto seznamu se dohledají všichni studenti, kteří dané definici v ten okamžik vyhovují. Vytvářet tyto speciální seznamy mohou ovšem pouze privilegovaní uživatelé jako např. systémoví integrátoři. Při tvorbě obecných definic skupin se využívá zvláštní technologie kvalifikace v UIS (Kutín, 2004). Další aplikace hromadných zpráv zajišťují sestavování a editaci seznamů příjemců, prohlížení aktuálního obsahu seznamů a zasílání zpráv příjemcům z těchto seznamů. Kontakty Pod záložkou Kontakty se skrývá portál správy kontaktů, který reprezentuje další nástroj osobního managementu, kterým se budeme podrobně zabývat v následující podkapitole (6.4). Nastavení Množství nastavitelných aspektů chování aplikací poštovního systému se během vývoje natolik rozšířilo, že z části pro nastavení se stal portál (viz obr. 6), jehož jednotlivé záložky nyní popíšu.

Obr. 6: Portálové menu poštovního nastavení

Základní nastavení – obsahuje nastavení týkající se informací a formy zobrazení těchto informací ve výpisu zpráv v uživatelských složkách v poštovní schránce. Také se zde nastavuje signatura přikládající se k odesílané poště. Vzdálené čtení pošty – uživatelé si zde mohou povolit vzdálený přístup k poštovnímu účtu přes protokol POP3. Dále jsou zde k dispozici všechny potřebné informace k úspěšnému nastavení lokálního poštovního klienta. Zasílání upozornění – poštovní systém UIS umožňuje zaslání krátkého upozornění o nové příchozí zprávě. Toto upozornění je možno nechat zaslat na mobilní 47

6.4

Portál správy kontaktů

telefon nebo na libovolnou jinou adresu. Uživatelé si v této záložce nastavují, zda chtějí upozornění zasílat po přijetí: • všech zpráv, • jen systémových zpráv nebo • jen systémových zpráv mimo zpráv z operací Dokumentovém serveru a ToDo. Dále se zde nastavují cílové adresy pro zasílání upozornění. Správa složek – záložka reprezentující aplikaci, která uživatelům umožňuje vytvářet, přejmenovávat a rušit složky pro ukládání zpráv. Složky je možno také libovolně řadit. Přeposílání pošty – uživatelé si v této záložce mohou aktivovat a rušit přeposílání pošty. Lze určit jednu či více adres, na které se bude automaticky přeposílat pošta zaslaná na poštovní adresu uživatele. Dále lze zvolit, zda se má přeposílat veškerá pošta nebo jen systémová a zda přeposílaná pošta má být ukládána ve schránce.

6.4

Portál správy kontaktů

Jak již bylo řečeno, portál správy kontaktů byl začleněn do poštovního portálu. Důvodem je fakt, že kontakty se nejvíce používají právě v souvislosti s poštovní komunikací.

Obr. 7: Portálové menu správy kontaktů

Osoby Výchozí aplikací je evidence osob, kde jsou zobrazeny v tabulce všechny uživatelské osobní kontakty. U každého kontaktu jsou ve sloupcích uvedeny základní údaje a také možnost exportu kontaktu ve formátu vCard pro externí aplikace. Zobrazit lze také jen kontakty dle uživatelských skupin kontaktů. Přidávat kontakty je možné trojím způsobem. První možností je ručně vypsat údaje a data uložit. Druhou možností je kontakt importovat z externí aplikace. Pro import je podporován formát vCard. Poslední možností je dohledání uživatele v UIS. Jedná se o stejnou technologii a podobné rozhraní, které se užívá pro vyhledávání uživatelů. U takto dohledaného uživatele se automaticky na základě dat z databáze předvyplní některé položky. O uživatelích jsou v UIS evidovány všechna jejich osobní data, avšak je nutno dodržovat legislativu týkající se ochrany osobních údajů. Proto se do daných políček předvyplní pouze některá data.

48

6.5

Portál správy dokumentů

Skupiny kontaktů Osobní kontakty lze seskupovat, a tak vytvářet skupiny kontaktů. Každý kontakt může být přitom v libovolném množství skupin. V záložce skupin kontaktů je možno tyto skupiny vytvářet, editovat, mazat a přidávat či mazat členy skupin. Očekávaná výročí V této záložce se na základě údajů (datum narození, svátek) v evidenci osobních kontaktů zobrazují budoucí očekávaná výročí. Uživatelé si mohou nastavit, s jakým časovým předstihem chtějí tyto informace zobrazovat. Do této služby je možno zahrnout také sdílené kontakty, které uživatel nevlastní, ale které mu jsou sdíleny v jiných subsystémech UIS. Typicky se jedná o sdílené kontakty z Vědeckovýzkumného informačního subsystému. Nastavení Nastavení správy kontaktů se týká dvou základních oblastí. 1. Nastavení automatického upozornění na výročí • Uživatelé si mohou nastavit automatické zasílání připomínek na výročí, jako jsou narozeniny a svátky. Připomínky jsou zasílány emailem a to na základě vyplněných výročí v informacích o kontaktech. • Dále lze nastavit, kolikrát chce uživatel dostat připomenutí a počínaje kolikátým dnem před výročím. Volba „upozornit jednouÿ znamená, že daný počet dní před výročím a ještě v den výročí bude zaslán připomínkový email. Volba „upozorňovat denněÿ znamená, že počínaje daným dnem před výročím, bude každý den zaslán připomínkový email až do dne výročí včetně. 2. Volba dalšího typu evidované informace o kontaktech Mimo základní osobní údaje mají uživatelé možnost evidovat o svých kontaktech další doplňkové informace. Tyto informace mohou nabývat hodnot z těchto následujících typů informací. • Logická hodnota (ano/ne), např. Je kontakt cool & sexy? • Řetězec znaků, např. Barva očí? • Odstavec textu, např. Kde jsme se potkali? Pořadí zobrazení těchto informací lze libovolně měnit.

6.5


Subsystém správy dokumentů je DMS (Document Management System), jehož implementaci v UIS nazýváme Dokumentový server. Úkolem Dokumentového serveru je především správa, sdílení a archivace dokumentů v UIS. Dokument je v Dokumentovém serveru UIS reprezentován zejména názvem, případným textovým komentářem

49

6.5


a případnou přílohou. Přílohu mužeme charakterizovat jako jakýkoliv soubor v textové či binární podobě. Všechny dokumenty včetně příloh jsou uloženy v databázi jako zvláštní typy atributu LOBs (Large Objects). Portálové menu (viz obr. 8) v Dokumentovém serveru je rozděleno na řádky, kdy odkazy v každém řádku spolu logicky souvisejí. Hned při vstupu do aplikace jsou zobrazeny dva řádky, přičemž v prvním řádku jsou odkazy na služby týkající se operací se složkami a dokumenty. Jedná se především o možnost kopírování složek, prohlížení všech vložených dokumentů, informace o stavu kvóty a procházení nových dokumentů. Na druhém řádku jsou uvedeny odkazy na služby týkající se celého Dokumentového serveru jako celku. Jedná se o uživatelská nastavení, návod na použití, prohlížení všeobecných statistik a vyhledávání již zadaných dokumentů.

Obr. 8: Základní portálové menu Dokumentového serveru

Strom dokumentů Dokumentový server je rozdělen na složky, do kterých se vkládají dokumenty. Složky jsou uspořádány tak, že tvoří jednu celistvou stromovou strukturu. Proto je Dokumentový server prezentován uživateli v podobě adresářového stromu. Každá složka má jednu nadsložku. Složka s názvem Dokumentový server je kořenová, nemá tedy žádnou nadsložku, a je vždy zobrazena rozbaleně. Obsahuje-li složka jednu nebo více podsložek, bude tato složka zobrazena jako rozbalovací. Pomocí rozbalovacích tlačítek se může uživatel dostat ke složkám, které jsou hluboko ve struktuře stromu. Kliknutím na název složky se dostane uživatel k obsahu složky. Složka obsahuje konkrétní zprávy, sdělení či příspěvky nástěnky, které mohou obsahovat přílohu v podobě elektronického dokumentu. Dále složka obsahuje seznam jednotlivých podsložek. Všechny moje složky Pod tímto odkazem v portálovém menu se skrývá malá aplikace na správu všech složek, na které má uživatel právo super. Dále zde nalezneme možnosti pro kopírování a přesun složek, zakázání a nesledování složky a nakonec zde můžeme vidět podrobnou statistiku všech dokumentů, které uživatel vložil. Mezi jednotlivými částmi této vnořené aplikace se uživatel přepíná v tzv. portálovém submenu, které je zobrazeno bezprostředně pod portálovým menu Dokumentového serveru.

50

6.5


Nové dokumenty Tato část patří k nejžádanějším a také k nejvyužívanějším v celém Dokumentovém serveru. Zde uživatel vidí všechny nové dokumenty, které ještě nečetl. O tom, že má uživatel nepřečtené dokumenty, se může dozvědět několika způsoby: byl mu poslán informační e-mail o vložení dokumentu; v záhlaví UIS je uveden počet nových dokumentů; počet nových dokumentů je také zobrazen u odkazu v portálovém menu na tuto aplikaci. Uživatel může nové dokumenty zobrazit (rychlý odkaz na konkrétní dokument), nebo může dokumenty označit jako přečtené. Označením jako přečtené se všechny tyto nové (nepřečtené) dokumenty označí jako již přečtené a nebudou se již v této části Dokumentového serveru objevovat. Takto označené dokumenty pak nalezneme ve složkách, do kterých byly vloženy. Tato informace je u každého nového dokumentu zobrazena spolu se základními informacemi. Nastavení DS Každý uživatel si může nastavit počet dokumentů či podsložek, které budou zobrazeny na jedné stránce. V této záložce se také nastavuje povolení nebo zakázání zasílání informací o vložení nového dokumentu do složky, na kterou má uživatel právo. Dále je zde možnost zobrazovat Dokumentový strom pouze od určité složky. Je možné si tedy zvolit jakoukoliv složku, kterou chceme mít jako kořenovou. Od té chvíle bude Dokumentový strom zobrazovat pouze podstrom od zvolené složky. Návod na DS Zde jsou uvedeny základní instrukce pro úspěšné používání Dokumentového serveru. Kompletní dokumentace celého subsystému je k dispozici v oficiální dokumentaci UIS ve svazku 11 – Osobní management. Statistika DS Zde je uvedena podrobná statistika týkající se celého Dokumentového serveru jako celku. Jsou zde uvedeny např. počty všech složek, počty všech vložených dokumentů a dokumentů s přílohou, velikost všech příloh atd. Dále zde jsou nejrůznější průměry, poměry veličin a rozdíly, přičemž některé údaje jsou zobrazeny i pomocí grafického potenciometru. Podrobněji je zde uvedena statistika všech použitých typů příloh s možností řazení dle počtu použití a celkové velikosti. Vyhledávání Vyhledávání je funkce, která postupem času nabývá na důležitosti a užitečnosti. S přibývajícím množstvím dokumentů vložených v Dokumentovém serveru je stále těžší některý dříve vložený dokument nalézt. Systém vyhledávání je velice prostý. Dle 51

6.5


zadaných omezení, která se mohou libovolně kombinovat, se vyhledají odpovídající dokumenty. Všechny vložené dokumenty jsou v databázi indexovány podle názvu dokumentu, komentáře a názvu přílohy. Omezující podmínky pro vyhledávání jsou: • text, který je obsažen v názvu, komentáři či názvu přílohy, • uživatel, který dokument vložil, • datum vložení dokumentu s možností omezení časového intervalu, • typ přílohy, • složka, od které se má vyhledávat. Po vyhledání dokumentů, které vyhovují zadaným podmínkám, se zobrazí jejich seznam s možností získání detailních informací. Uživatel má také na výběr možnost nového hledání nebo pouze opravení již zadaných podmínek. Služby pro práci se složkami V zobrazení dokumentového stromu je možnost „vstoupitÿ do jednotlivých zobrazených složek. Přechodem do některé složky se portálové menu rozšíří o jeden řádek, který obsahuje odkazy na služby spojené s konkrétní složkou (viz obr. 9). Zde se nachází především zobrazení dokumentů, zobrazení podsložek a vše, co se týká přidělování práv. To, že v portálovém menu přibude řádek navíc, je drobná odlišnost menu v Dokumentovém serveru od jiných portálových menu v UIS.

Obr. 9: Kompletní portálové menu Dokumentového serveru

Zobrazení dokumentů V této aplikaci se v tabulce zobrazují dokumenty obsažené v aktuální složce. Pod tabulkou zobrazených dokumentů se nalézá formulář pro přidávání dalších dokumentů. Při zobrazení konkrétního dokumentu je ve spodní části stránky zobrazena sada operací, jež s dokumentem můžeme provádět. Pokud na složku, ve které je dokument vložen, má uživatel právo změna a vyšší, může tento dokument přesouvat. Pro kopírování dokumentů stačí právo čtení a vyšší. Opět je zde vždy na výběr cílová složka kopírovaného, resp. přesouvaného dokumentu. Uživatel musí mít na tuto cílovou složku právo zápis a vyšší. Kopírovat je možno dokumenty také pomocí symbolických odkazů. Symbolický odkaz v Dokumentovém serveru, jak už název napovídá, je dokument, který se odkazuje na jiný, již existující dokument. Tento symbolický odkaz je pouze další instance dokumentu v jiné složce. Fyzicky tento dokument existuje pouze jednou. Všechny 52

6.5


změny provedené na originálním dokumentu, jsou samozřejmě viditelné i u odkazu. Dojde-li k smazání originálu, je smazán i odkaz. Tyto vlastnosti odkazy předurčují k použití místo kopírování dokumentu, když uživatel chce, aby měl ve složce odkaz na aktuální dokument. Zobrazení podsložek V aplikaci se v tabulce zobrazují všechny složky obsažené v aktuální složce. Pod touto tabulkou je formulář pro přidávání dalších složek. Nastavení práv Aplikace na nastavení práv má své portálové submenu, kde se uživatel může přepínat mezi individuálním přidáváním práv, hromadným přidáváním práv, zobrazením automatických práv a zobrazením práv zděděných. Individuální přidělování práv slouží k přidělení práva konkrétnímu uživateli. Hromadné přidělování dohledává určitou definovanou skupinu uživatelů. S touto skupinou se dále pracuje jako s jednotným celkem podle stejného schématu jako u individuálního přidělování. Zobrazení práv Zobrazení práv je pouze pomocná aplikace pro zjištění všech práv přidělených konkrétní složce. Opět obsahuje jednoduché portálové submenu, ve kterém je možno přecházet mezi jednoduchým zobrazením práv a podrobným zobrazením práv. Jednoduché zobrazení práv slouží k rychlému prohlížení přidělených práv. Je zde uveden pouze uživatel/skupina a přidělené právo. Pokud má uživatel/skupina více oprávnění, je zde uvedeno pouze to nejvyšší. Podrobné zobrazení práv obsahuje výpis všech přidělených práv (i více práv na jednoho uživatele/skupinu), odmítnutá práva, statistiku práv a zejména vyhledávání uživatelů a jejich přidělená práva. Strom od složky Odkaz s tímto názvem v portálovém menu vede na Dokumentový strom, který je vykreslen od složky, ve které se uživatel nachází. Tento odkaz je zobrazen pouze v případě, nachází-li se uživatel přímo v konkrétní složce. V této části jsem vycházel z (Matuška, 2005), který se podrobněji zabývá implementací a použitými technologiemi Dokumentového serveru.

53

6.6

6.6

Portál správy úkolů

Portál správy úkolů

Nástroj správy úkolů, který v UIS nazýváme zkratkou ToDo, slouží k zadávání, kontrole průběhu a uzavírání úkolů. Také je dostupná historie a tiskový výstup, kde se k sazbě užívá sázecího systému LATEX.

Obr. 10: Seznam bloků úkolů

Výchozí aplikací portálu je správa ToDo bloků (viz obr. 10). ToDo blok je blok úkolů, které plní daná skupina řešitelů. Seznam zobrazovaných bloků lze omezit podle předdefinovaných podmínek. Formulář pro přidávání dalších bloků je ve spodní části aplikace. Vstupem do ToDo bloku se uživatel dostává k samotnému portálovému menu (viz obr. 11).

Obr. 11: Portálové menu správy úkolů

Zadávání úkolů V této aplikaci se zadávají úkoly uživatelům ToDo bloku. Každému úkolu se nastaví následující položky – název úkolu, priorita úkolu, stav úkolu, do kdy musí být úkol splněn, kdo bude úkol plnit a zadání úkolu. Aktuální úkoly V této záložce se zobrazuje výpis úkolů patřících do aktuálního bloku. Úkoly jsou v tabulce a o každém jsou ve sloupcích evidovány jeho další charakteristiky – stav, priorita, termín, datum zadání, kdo zadal, kdo plní, komentáře. Výpis úkolů lze omezit filtrem na úkoly, které plní konkrétní vybraná osoba, úkoly plněné po termínu, jen osobní či sdílené úkoly a mnoho dalších omezení. Ke každému úkolu lze jednoduše přidávat komentáře a tímto způsobem komunikovat o průběhu, řešit nastalé komplikace atd. Historie Aplikace zobrazuje historii úkolů v bloku. Charakteristiky úkolu včetně závěru jsou dostupné kliknutím na ikonku ve sloupci „Prohlížetÿ. Podrobné informace o průběhu 54

6.7

Diskuzní fórum

řešení úkolu se nacházejí v provozních informacích a komentářích. Úkoly lze filtry opět omezit na výpis všech, osobních nebo sdílených úkolů. Omezení lze také nastavit na úkoly uzavřené v nějakém časovém horizontu. Uživatelé a oprávnění V této aplikaci může správce ToDo bloku nastavovat uživatele mající v daném bloku nějaká opravnění. Typy oprávnění jsou následující – prohlížení úkolů, uživatel plnící úkoly, zakládání úkolů, uzavírání úkolů, rušení úkolů, procházení historie. Nastavení Uživatelé si pro každý blok mohou povolit/zakázat zasílání informací o změnách v úkolech v daném ToDo bloku. Tuto vlastnost lze aktivovat také pro všechny bloky hromadně. Toto nastavení se promítne do všech bloků, ke kterým má uživatel oprávnění, a kde není uvedeno jinak.

6.7

Diskuzní fórum

Na půdě naší univerzity je již provozováno diskuzní fórum, kde probíhají diskuze o následujících tématech: • diskuze o univerzitě a všem, co s ní souvisí, – celouniverzitní problémy, – problémy Provozně ekonomické fakulty, – problémy Agronomické fakulty, – problémy Lesnické a dřevařské fakulty, – problémy Zahradnické fakulty v Lednici, – koleje a menzy, – Univerzitní informační systém, • diskuze o odborných problémech, – budování školní WiFi sítě, – technické vybavení PEF, • diskuze o mimouniverzitní činnosti, – kultura, – vtipy a legrace, • ostatní diskuze. – inzerce, – testovací diskuze. Mimo jistý přínos ze samotných diskuzí toto diskuzní fórum prokázalo, že je zřejmý zájem o tento nástroj jak mezi studenty, tak vyučujícími či jinými osobami z naší univerzity.

55

6.8

Nástroj organizace času

Provoz diskuzního fóra je nyní zajištěn open source softwarem YapBB (Yet Another PHP Bulletin Board). Z tohoto faktu vyplývají dva problémy. Tento systém nelze žádným rozumným způsobem propojit s UIS, což by mohlo přinést další užitek. Druhý problém plyne z anonymity uživatelů diskuzního fóra. Velmi často totiž diskuze o ožehavých tématech sklouznou do nekonstruktivní roviny, kdy si studenti pouze anonymně vylévají svá rozhořčení. Vytvořením diskuzního fóra v prostředí UIS by se tomuto jevu zamezilo. Není totiž příliš složité implementovat řešení, které umožňuje vedení některých diskuzí pouze pro uživatele přihlášené v UIS. Výše uvedené pohnutky vedly k rozhodnutí implementace diskuzního fóra do UIS. Diskuzní fórum bude poskytovat všechny běžné funkce, které jsou dostupné již nyní ve stávajícím řešení. Realizace tohoto nástroje je nyní ve fázi návrhu analýzy.

6.8

Nástroj organizace času

Nástroj organizace času je další do budoucna plánovanou částí subsystému osobního managementu UIS. Tento nástroj bude poskytovat stejné služby, jaké jsou poskytovány běžnými komerčními nástroji. Zvláštní důraz bude při vývoji věnován podpoře pro mobilní kapesní počítače a organizéry. Mimo plánování času bude mít tento nástroj ještě další smysl. V Univerzitním informačním systému se nachází v jeho subsystémech mnoho situací, kdy uživatel musí sledovat různé údálosti související s časovými termíny. Například se může jednat o termíny z ToDo, termíny konferencí, studenti musí sledovat mnoho termínů souvisejících s jejich studiem atd. Smyslem tohoto nového nástroje je vytvořit jedno místo, na kterém bude moci uživatel tyto nadcházející termíny událostí sledovat.

56

7

Dostupná řešení na trhu

V této kapitole se budeme věnovat jiným softwarovým řešením oblasti osobního managementu. Při zkoumání produktů si budeme všímat pěti následujících oblastí: • finanční náklady, • vhodnost řešení, • integrační možnosti, • bezpečnost, • podpora v budoucnosti. Informace o následujících produktech jsem čerpal z oficiálních zdrojů příslušných společností, které tyto produkty nabízejí. Proto je potřeba chápat níže uvedené informace s ohledem na tuto skutečnost.

7.1

Microsoft Exchange Server 2003

Microsoft Exchange Server 2003 je server, který řeší komunikaci a spolupráci v organizaci. Nabízí řadu nových a zdokonalených funkcí k vylepšení spolehlivosti, usnadnění správy a zvýšení zabezpečení. Exchange Server 2003 umožňuje zvýšit produktivitu pracovníků zabývajících se zpracováním informací, přičemž zároveň pomáhá organizacím snižovat celkové náklady na vlastnictví (například v oblastech konsolidace serverů a webů). Pro tuto novou verzi serveru Exchange (Exchange Server 2003) lze používat i systém Microsoft Windows 2000 Server. Jde o první verzi serveru Exchange, která je přímo určena pro systém Microsoft Windows Server 2003 a dokáže využívat jeho výhody. Přehled serveru Exchange Server 2003 Exchange Server 2003 přináší pokrok z hlediska produktivity pracovníků zabývajících se zpracováním informací a výkonu při práci v síti. Především se jedná níže uvedené pozice. • Pracovníci zabývající se zpracováním informací dosahují vyšší efektivity práce, protože interakce serveru Exchange 2003 a aplikace Outlook 2003 zajišťuje stále stejně efektivní přístup k podnikovým informacím jednotlivců bez ohledu na charakteristiku sítě. Mobilní uživatelé mohou nyní ještě snadněji synchronizovat informace ve svých podnikových poštovních schránkách bez ohledu na používané zařízení. • Manažeři v oblasti IT mohou využít vylepšení v oblasti správy, zabezpečení, rozšiřitelnosti, spolehlivosti a integrované podpory pro mobilní počítačová zařízení. Tato vylepšení jim umožňují snižovat náklady na správu komunikační

57

7.1

Microsoft Exchange Server 2003

infrastruktury využívající server Exchange a zároveň usnadňují využívání služeb pro zasílání zpráv, které jsou důležité pro chod podniků. Zdokonalení vzájemné interakce serveru Exchange Server 2003 a aplikace Outlook 2003 významně zvyšuje výkon aplikace Outlook v případech nízké či proměnlivé propustnosti sítě. Pracovníci zabývající se zpracováním informací mohou z libovolného počítače připojeného k Internetu získat přístup ke svým podnikovým informacím pomocí aplikace Outlook Web Access. Outlook Web Access je integrovaná součást serveru Exchange Server 2003. Funkce součástí Outlook Mobile Access a Exchange Server ActiveSync představují další vylepšení pro mobilní komunikaci v aplikaci Outlook 2003 a v aplikaci Outlook Web Access. Umožňují zabezpečenou komunikaci e-mailem ve společnosti s celou řadou mobilních zařízení, včetně mobilních telefonů využívajících prohlížeče a mobilních zařízení se systémem Microsoft Windows. V této části jsem vycházel z (Microsoft Exchange Server). Posouzení řešení Z finančního hlediska lze jen velmi těžko odhadnout přesné náklady na zavedení produktu od firmy Microsoft. Prezentace na webových stránkách je dostatečně nepřehledná, matoucí a dohledat potřebné informace je nemožné. Firma se na webových stránkách chlubí některými studiemi dokazujícími finanční výhodnost nasazení řešení na platformě Microsoft. Tuto skutečnost nemohu vyvrátit ani potvrdit. Samozřejmě vždy záleží na mnoha ohledech a podmínkách konkrétní situace. Nicméně některé skutečnosti si lze jednoduše odvodit. Pokud se organizace rozhodne pro toto řešení, musí mimo Exchange serveru zakoupit také další sadu aplikací, protože Exchange server spolupracuje výhradně s produkty Microsoft. Z toho plynou další finanční náklady. Integrační možnosti tohoto produktu jsou velmi dobré. MS Exchange server díky Exchange Server ActiveSync nabízí synchronizaci a spolupráci mezi jinými aplikacemi. Další součást – Outlook Mobile Access umožňuje přistupovat k Exchange serveru pomocí různých mobilních zařízení. Co se týče vhodnosti řešení, Exchange je vhodné nasadit ve středních a velkých organizacích, které svou ICT strategii založily na platformě společnosti Microsoft. Pokud budeme hovořit o nasazení systému v kontextu MZLU v Brně, vedení vývojového týmu UIS uvažuje o možném budoucím zakoupení tohoto produktu právě kvůli jeho velké podpoře a spolupráci s mobilními zařízeními. Bezpečnost je především u produktů společnosti Microsoft velmi ožehavým tématem. Nicméně v oficiálních materiálech o produktu je bezpečnosti věnován velký prostor. Osobně jsem nabyl dojmu, že to je oblast, které se společnost intenzívně věnuje.

58

7.2

Lotus Notes

Pokud jde o podporu tohoto produktu v budoucnosti, není důvod k obavám, protože společnost Microsoft je v oblasti ICT gigantem a jednou z firem, které celosvětově udávají krok, a zdá se, že tomu tak ještě nějakou dobu bude.

7.2

Lotus Notes

Na trhu s integrovaným prostředím pro týmovou spolupráci se IBM Lotus Notes řadí mezi špičkové produkty v oblasti softwaru pro messaging a týmovou spolupráci. V rámci intuitivního prostředí Lotus Notes integruje všechny důležité informační zdroje – elektronickou poštu, kalendář a plánování, deník, seznamy úkolů, webové stránky, databáze (aplikace) – do jednotného prostředí pro předávání zpráv, jež se osvědčilo svojí spolehlivostí. Podnikové funkce pro messaging, kalendář a plánování jsou propojeny s robustní platformou, která podporuje zákaznické aplikace pro týmovou spolupráci – výsledkem je dynamické a robustní prostředí pro týmovou spolupráci. Lotus Notes svými funkcemi přispívá ke snížení TCO (Total Cost of Ownership). Klient Lotus Notes využívá přínosu racionalizovaných funkcí pro řízení a správu, které obsahuje IBM Lotus Domino, jako je centrální správa mnoha klientských konfigurací, například nastavení zabezpečení, pracovní plochy a archivace. Přehled Lotus Notes • Integruje nejcennější informační zdroje v oblasti předávání zpráv (messaging), týmové spolupráce i osobních dat, k nimž patří například elektronická pošta, kalendář, seznam úkolů. Umožňuje uživatelům tyto zdroje využívat nezávisle na tom, jestli jsou připojeni k síti nebo ne. • Obsahuje stovky vylepšených funkcí usnadňujících obsluhu, k nimž patří manipulace s přílohami na pozadí, multiuživatelská podpora a možnosti přizpůsobení podle vlastních představ. • Poskytuje nejprogresivnější kalendářní a plánovací funkce v oboru, které uživatelům umožňují snadnou spolupráci a plánování schůzek s kolegy na celém světě. V této části jsem vycházel z (IBM Lotus software). Posouzení řešení Softwarové řešení z rodiny Lotus patřilo k těm produktům, které dlouhou dobu udávaly směr vývoje oblasti osobního managementu a nástrojů spolupráce. Nyní společnost IBM nabízí mnoho řešení, která jsou cílena na různé zákazníky, co se týče velikosti organizací. Produkt Lotus Notes patří do skupiny řešení, která jsou nabízena jak v balících řešení pro malé a střední organizace, tak pro velké organizace. Produkt Lotus Notes je běžně zákazníkům dodáván společně s dalšími aplikacemi, které IBM zařazuje do skupiny produktů Lotus Domino Server Family. Způ-

59

7.3

Open source řešení

soby prodeje a licencování je závislý na skladbě finálního balíku a dalších podmínkách. Určit koncovou cenu a poté ji srovnat s jinými řešeními je nad rámec této práce. Nicméně jistě můžeme zjistit, zda koupí toho řešení vzniknou další finanční náklady. Systém od společnosti IBM má oproti řešení od společnosti Microsoft jednu zásadní výhodu. Touto výhodou je fakt, že produkty nejsou vázány na jedno technologické řešení. Konkrétně tedy lze software provozovat na široké škále platforem – Windows, Linux, OS/400, AIX, Solaris. To zákazníkům jednak dává nezávislost a možnost provozovat software na stávající platformě. Není nutno investovat do dalších technologií, což je zcela zásadní a největší výhoda, která se odráží ve finanční nákladnosti. Velmi dobré integrační schopnosti jsou u tohoto nástroje samozřejmostí. Co se týče vhodnosti nasazení na půdě naší univerzity, z technologického hlediska by to nebyl problém, protože Lotus lze provozovat na našem stávajícím vybavení. Problém by zcela jistě nastal s uživateli, kteří jsou obecně zatím méně počítačově gramotní a mají problém s motivací používat již stávající možnosti. Dále si myslím, že by nebylo rozumné nasazovat další systém, když univerzita věnuje množství prostředků na vývoj a provoz Univerzitního informačního systému, který velkou část osobního managementu již pokrývá a ostatní chybějící služby budou v budoucnu zařazeny.

7.3


Open-Xchange je groupware sytém s přístupem k informacím pomocí www rozhraní nebo lokálního klienta nainstalovaného na stanici uživatele. Tímto je zajištěna možnost pracovat jak při připojení na server, tak i v případě, kdy nemáme dostupné napojení na internet. Tyto způsoby práce s informacemi groupware jsou nyní nejvíce používány, avšak nastupuje doba mobilních technologií, proto je do Open-Xchange integrován SyncML server s podporou komunikace s mobilními telefony bez nutnosti využití počítače. Open-Xchange nabízí práci s informacemi z těchto skupin • portál, • kontakty, • kalendář, • úkoly, • projekty, • dokumenty, • znalosti, • fórum, • nástěnka.

60

7.3


Portál Portál je vstupní stránka Open-Xchange. Vstupní stránka je vstupem do celého groupware. Všechny důležité informace jsou shrnuty zde, tímto způsobem lze rychle získat přehled o tom, co se děje v groupware. Pomocí rychlého přehledu jsou dostupné všechny podstatné informace o nadcházejících událostech, úkolech nebo o stavu probíhajících projektů. Portál informuje o příchozí poště s aktuálním náhledem na přijaté zprávy. Všechny uvedené informace jsou přístupné pouhým kliknutím na jejich název. Kalendář Kalendář je účinný nástroj, který lze použít k dosažení vlastních událostí, skupinových událostí a pro použití zdrojů. Poskytuje nepřeberné možnosti k plánování událostí s ostatními uživateli systému. Velký důraz je kladen na možnosti plánování času ve skupinách. Při vytváření skupinové události lze zkontrolovat dostupnost ostatních účastníků. Události se mohou účastnit nejen uživatelé, ale také zdroje. Zdrojem může být automobil, projektor či jiná věc využívaná ve společnosti více zaměstnanci. Kontakty Správa kontaktů s rozdělením informací kontaktu do podskupin (osobní informace, obchodní informace, komunikace). Veškeré kontakty lze rozdělovat do sdílených složek, kde lze nastavit práva přístupu a manipulace s kontakty. Pro snadnou manipulaci s kontakty je integrováno prohledávání a třídění podle různých filtrů. Uživatel si tak může připravit seznam kontaktů dle jejich narozenin s adresními informacemi pro rozesílání dárků klientům. Úkoly Tato stránka nabízí přehled všech uživatelských úkolů. Všechna uplynulá data jsou zvýrazněna oranžově. Úkoly mohou být osobní nebo skupinové. Úkol může být samostatný nebo přiřazený k určitému projektu. Při přiřazení k projektu jsou cena a čas úkolu započítávány do celkového času a nákladů na projekt. Propojení informací Veškeré informace v systému lze mezi sebou provázat pomocí skladiště. Skladiště zajišťuje propojení informací tak, aby bylo možné např. připojení kontaktů a dokumentů k zvolenému projektu. Při práci s projektem není potřeba prohledávat sklad dokumentů pro přístup na požadovaný dokument. Stačí vybrat připojený dokument a po klepnutí na něj jsou uživatelé automaticky přesměrováni do odpovídající složky dokumentů s náhledem na informace o dokumentu. Takto systém splňuje základní podmínku CRM na propojení informací. 61

7.3


Projekty Umožňují sdružení úkolů do jednotlivých celků evidovaných pod názvem určitého projektu. U projektu lze stanovit předpokládanou dobu a cenu. Skutečná doba je následně automaticky vypočítávána z doby strávené na připojených úkolech. Plně automatický výpočet doby a nákladů za pomoci údajů o událostí, úkolů a importovaných účetních dokladů lze do systému dokoupit jako nadstavbový modul. Tým pracující na zadaném projektu má dostupné informace o průběhu projektu společně s potřebnými dokumenty. Při změně projektu mohou být ostatní účastníci automaticky informováni o změnách e-mailem. Dokumenty Skladiště dokumentů je přístupné pomocí webového rozhraní. Ukládat lze libovolné soubory tak, jak tomu je na lokálním disku, ale za pomoci www rozhraní. Přístup tak není omezen pouze na lokální síť jako u sdílených disků na serveru. Při změně dokumentu je automaticky uchována předchozí verze dokumentu. V případě potřeby tak uživatel má možnost zvolit, jaká verze bude aktuální. Tento způsob práce je velmi výhodný při tvorbě smluv, kdy je občas potřeba znát i historii tvorby smlouvy. Přístup k dokumentům je možný pomocí WebDAV protokolu. Pro tento způsob práce s dokumenty existuje mnoho klientských aplikací umožňujících připojení dokumentů jako lokální disk. Pro práci s WebDAV jsou připraveny i aplikace MS Office, OpenOffice.org, Photoshop. . . U těchto aplikací tak můžete pracovat přímo se vzdálenými dokumenty. Znalosti Slouží k ukládání textových informací přímo přístupných pouze za pomoci www rozhraní Open-Xchange. Znalostní položky se hodí především pro ukládání interních podnikových směrnic a návodů na obsluhu programů nebo zařízení, kde nejsou požadovány obrázky. Fórum Jedná se o webové rozhraní k diskuznímu fóru. Diskuzní fórum slouží k vkládání otázek s následným řešením dalších účastníků fóra. Přístup na jednotlivá fóra lze omezit podle definovaných přístupových práv. Nástěnka Slouží k ukládání časově omezených informací zobrazujících se na portálu uživatele při přihlášení na Open-Xchange.

62

7.4

Webové řešení Google

Email Je klasické www rozhraní pro práci s e-maily. Na rozdíl od většiny www e-mailových rozhraní je zde integrována jazyková kontrola a možnost psaní html zpráv. Ve zprávě tak lze formátovat text podobně jako v textovém editoru. Tuto funkcionalitu však může administrátor vypnout. Při psaní zpráv je adresář Open-Office integrován pro komfortní práci při zadávání a výběru adresátů. Pro pohodlnou práci s e-maily je možné definovat třídící pravidla při doručení zprávy. V této části jsem vycházel z (Hradecký, 2006). Posouzení řešení Oblast open source softwarových aplikací prožívá rychlý vývoj a nástroj OpenXchange je důkazem, že zde jsou velmi kvalitní aplikace. V poslední době stále více organizací a dokonce i některé vlády začínají užívat nástroje open source oblasti. Jedním z hlavních důvodů je pochopitelně finanční strána nasazení. Open-Xchange je software, který může plně nahradit rešení na bázi MS Exchange. Samozřejmě, nejde úplně o totožný systém, ale z drtivé většiny poskytuje identické funkce. V některých ohledech dokonce MS Exchange překonává, protože obsahuje řadu služeb již v jádru systému. Otázkou pochopitelně stále je, zda uživatelé budou schopni se naučit pracovat s novými aplikacemi a zda osoby zodpovědné za nákup ICT technologií budou schopni se odpoutat od řešení na platformě Windows. Obecně se má za to, že open source řešení jsou méně nákladná. Já bych se toto tvrzení bál potvrdit, protože finanční stránka je ovlivněna velkým množstvím faktorů a v každé situaci ji je třeba vyhodnotit zvlášť. Co se týče bezpečnosti, open source software je obecně považován za bezpečnější než aplikace z platformy Windows. Implementace a prodej Open-Xchange je poskytován komerčními společnostmi, a proto není velké riziko, že vývojáři pracující na tomto projektu odejdou, a tím veškerý vývoj a podpora softwaru skončí. Nasazení v prostředí naší univerzity by bylo velmi obtížné především z těch důvodů, že by se muselo investovat mnoho prostředků a uživatelé by toto řešení pravděpodobně těžko přijímali.

7.4


Společnost Google začínala před několika lety svou činnost na poli vyhledávacích služeb v Internetu. Dnes se z ní stal jedna z předních firem ve svém oboru a své služby rozšířila do mnoha dalších oblastí. Jednou z nich jsou služby, které můžeme zařadit do oblasti osobního managementu. Tyto služby nelze jednoduše postavit na stejnou úroveň jako jsou řešení osobního managementu a nástrojů spolupráce výše zmíněných produktů. Služby od společnosti Google nejsou předně zacíleny na organizace, jejich zaměstnance a užití

63

7.4


v jejich informačních systémech, ale spíše na široké masy běžných uživatelů na Internetu. Přesto se zdá být zajímavé tyto služby zmínit, protože jsou často velmi progresivní a ukazují směr vývoje aplikací dané oblasti, což se posléze odráží v softwarových řešeních osobního managementu v IS. Nyní si představíme nejzásadnější ze služeb nabízených společností Google, které souvisí s oblastí osobního managementu. Gmail Gmail je experimentálním typem nového druhu webové pošty založeným na myšlence, že uživatel by nikdy neměl být nucen odstraňovat zprávy a vždy by měl být schopen najít požadovanou zprávu. Obsahuje tyto klíčové funkce: • Silné vyhledávací schopnosti Vyhledávač Google je srdcem Gmailu. Je rychlý, účelný a účinný. Díky výkonnému vyhledávači Google už není nikdy nutno vytvářet složky, ukládat zprávy do souborů nebo si pamatovat, kam jste uložili své zprávy. Stačí zadat do vyhledávacího pole několik klíčových slov a zobrazí se požadovaná zpráva. • Inteligentní třídění zpráv V Gmailu uživatelé uvidí své zprávy v kontextu. Pokud k odeslané nebo přijaté zprávě existuje odpověď, Gmail ji automaticky zobrazí v chronologickém pořadí s originálem. Toto zobrazení konverzace narůstá s dalšími reakcemi a přicházejícími odpověďmi, takže lze na jediném místě sledovat celou probíhající diskusi. Konverzace jsou uspořádány vyhledáváním klíčových slov, která se objevují ve zprávách. Pokud uživatel chce, může zprávy dále uspořádávat vytvářením štítků. • Dostatek prostoru Každému uživateli je k dispozici přes 2000 MB volného místa (a stále narůstá), takže nikdy nebude muset odstranit ani jedinou zprávu. • Účiné nástroje proti spamu a počítačovým virům Gmail obsahuje důmyslný antispamový filtr, který je stále vylepšován. Pomocí tlačítka Oznámit spam uživatelé mohou v tomto úsilí pomoci. Tato funkce odebírá spam z doručené pošty a odesílá cenná data týmu Gmailu pracujícímu na blokování spamů. Co se týče počítačových virů, většina virů je obsažena ve spustitelných souborech, ale zatímco standardní antivirové programy vyhledávají ve zprávách spustitelné soubory, které vypadají jako viry, Gmail postoupil o krok dále, protože nepovoluje odesílání či příjem spustitelných souborů. Gmail nabízí bezplatné automatické přeposílání a přístup k POP3 serveru. Určitě musíme zmínit integraci jednoduché RSS čtečky přímo do prostředí Gmail. Zprávy RSS, které si můžete sami nastavit anebo nechat ty předvolené, se zobrazují v podobě „klipůÿ nad seznamem došlé pošty. Dále Gmail zavedl lepší podporu prohlížení příloh. Soubory PDF, Microsoft Office či OpenOffice si tak můžete prohlédnout v HTML podobě přímo v Gmailu 64

7.4


bez nutnosti používat nějakou externí aplikaci. Další funkcí je Auto-save. Při psaní jsou zprávy automaticky ukládány pro případ pádu prohlížeče. Užitečnou funkcí je export kontaktů do souboru CSV. Není pak problém kontakty načíst do jiného Gmail účtu anebo do běžných klientů jako třeba Outlook či Outlook Express. Ostatních služeb Gmailu je velké množství a výčet funkcí výše uvedených není konečný. Gmail je v oblasti poskytování webového poštovního rozhraní špičkou a velkým inovátorem. Jeho nový přístup následuje mnoho společností ve světě, včetně českých freemailových serverů Centrum.cz a Seznam.cz. Google Calendar Google službou Calendar doplňuje portfolio svých „kancelářskýchÿ služeb a rozšiřuje funkčnost Gmailu, se kterým je služba částečně provázána. Calendar je webová služba, která je stejně jako Gmail založena na AJAX technologii, takže na stránce se obnovuje (znovunačítá) jen to, co je v daný moment opravdu nezbytné. Jak již bylo zmíněno, Calendar nabízí integraci s Gmailem, lze vytvářet události a upozornění a lze rovněž zasílat pozvánky na vaše události (akce) ostatním uživatelům a sdílet s nimi váš kalendář. Služba dále umožňuje importovat události přímo z Outlooku nebo Yahoo! Calendar. Gmail také dokáže rozpoznat v textu odkazy na události a lze je tak snadno přidat do vašeho kalendáře. Své kalendáře můžete sdílet, nebo naopak definovat, které události jsou neveřejné. Google také uvolnil API (Application Programming Interface) pro službu Calendar. Díky tomu bude možné vytvářet webové aplikace, které budou funkce Google Calendar využívat. Pomocí API v Javě je možné vytvářet, měnit či mazat události. Při troše šikovnosti si tak na vlastních stránkách může uživatel vyvěsit vlastní kalendář, který bude brát data právě ze služby Calendar. Přátelé (tedy zejména ti, kteří nepoužívají Google Calendar) tak například uvidí, kdy na ně uživatel má čas a kdy ne. Lze také vytvořit aplikaci pro správu skupiny kalendářů a podobně. Google Desktop Google Desktop je aplikací na lokálním počítači, jejíž instalační soubor má necelé 2 MB a je určen pro systémy Windows XP či Windows 2000 SP 3+. Tato aplikace poskytuje uživatelům v prvé řadě vyhlédavací služby. Vyhledávat lze veškeré existující dokumenty, soubory, e-maily, zprávy, a to jak na lokálním počítači a jeho aplikacích (např. v MS Outlook), tak na Internetu. Aplikace umožňuje prohledávat i kontakty, poznámky, úkoly i kalendář. Google Desktop je silně provázán na další služby, a to nejen od společnosti Google. Aplikace umí nejen vyhledávat, ale může monitorovat i e-mailovou schránku (funkce není vázána pouze na Gmail), informace o počasí, akciovém trhu nebo sledovat informace z libovolného RSS/Atom kanálu. Program rovněž spolupracuje s IM klientem MSN Messenger. Pro větší bezpečnost může být celý index zašifrován.

65

7.4


Součástí aplikace je Google Sidebar, který lze naplnit uživatelskými zprávami z různých oblastí, přidat vlastní RSS kanály a další informace. Sidebar se tak může stát určitým informačním centrem, které vás neustále aktuálně informuje o věcech, které vás zajímají. Sidebar uživatelé mohou vybavit řadou „gadgetsÿ, tedy malých prográmků s rozličnými informačními či multimediálními funkcemi. Těchto pluginů je v současné době k dispozici kolem 180 a najdete mezi nimi jednoduché kalendáře, sledování počasí, zpráv, ale také například zobrazovač kalendáře z Outlooku a Microsoft Project, ovládání Winampu a řadu dalších pomocných aplikací. Vše je pochopitelně zdarma. Důležité je rovněž to, že je uvolněno API pro Google Desktop. Vývojáři tak mohou doprogramovávat zásuvné moduly, přičemž jsou dostupné ovládací panely pro Winamp či iTunes, slovníky či monitorování systému. Aplikace také podporuje skriptovací jazyky jako je JavaScript či VBScript. Google Talk Software Google Talk je určen pro hlasovou komunikaci prostřednictvím Internetu. Nabízí také zasílání textových zpráv. Program vypadá velice jednoduše, podobně snadné je i ovládání a instalace. Program je úzce propojen s e-mailovou službou Gmail – lze použít stejné přihlašovací údaje a program vás následně bude informovat o nových došlých zprávách. Ve srovnání s patrně nejznámějším programem pro hlasovou komunikaci – Skype, Google Talk nenabízí možnost volat na pevné telefonní linky a mobily, ani z nich přijímat hovory. Není známo, zda je přidání těchto funkcí plánováno do budoucna. Google nabízí také funkci, která spojuje stávající aplikace Gmail a Google Talk. Nový Gmail Chat umožní odeslat zprávu uživatelům Google Talk přímo z prostředí Gmailu. Zároveň uživatel vidí v kontaktech, který uživatel je online a taktéž se ukládá historie chatování podobně jako e-mailové zprávy. Pokud uživatel používá desktopový vyhledávač Google Desktop, komunikátor se pak automaticky integruje do postranní lišty mezi další položky. Google Talk používá protokol Jabber, takže není problém se s ním spojit pomocí jiných klientů podporujících tento protokol. Google News Google News je zpravodajský portál, jenž pracuje v celkem 22 regionálních verzích v 10 jazycích a je přitom mnohem víc než běžným zpravodajským serverem. Jedním z důvodů, který posouvá tento portál nad úroveň klasických portálů, je funkce Personalized Search. Personalized Search poskytuje každému uživateli obrovksou míru osobního uzpůsobení portálu. Google News umožňují individuálně nastavit, o které zprávy má uživatel zájem. Řada uživatelů se ovšem podobným nastavováním nechce zabývat. Proto přišel Google s pomocnou funkcí Personalized Search. Uživateli, který přihlášený na svůj Google účet a má službu aktivovánu, se ukládají informace o tom, 66

7.4


jaké články čte či jaké výrazy hledá. Na základě těchto údajů jsou mu pak doporučovány články nové, na obdobná témata. Tyto doporučené články jsou pak mezi ostatními zvýrazněny. Doporučování jde dokonce tak daleko, že uživatel je odkázán i na články, které si přečetlo mnoho jiných uživatelů, kteří předtím četli stejné články jako daný uživatel. Google News jsou samozřejmě totiž provázány s dalšími nástroji společnosti Google. Pomocí technologií RSS či Atom si mohou číst nejen všechny zprávy, ale vybrat si jen kategorii, která je zajímá. Přijímané zprávy lze rovněž omezit pomocí klíčových slov. Zatím je RSS dostupné pouze pro anglické mutace Google News. Tyto zprávy pak mohou být přístupné přes výše zmíněnou službu Google Desktop Search. Provázání funguje také směrem ke službě Gmail. Uživatelé si mohou aktivovat funkci Google Alerts, kde si lze nastavit oblasti zájmu, intenzitu zasílání upozorňování a od toho okamžiku je uživatel informován pomocí zpráv zasílaných do své poštovní schránky. Posouzení řešení Jak jsem již zmínil výše, aplikace od společnosti Google jsou svým zaměřením jinde, než velká řešení od společností IBM či Microsoft. Všechny Google nástroje jsou zdarma a nejsou určeny organizacím, ale jednotlivým uživatelům Internetu. Společnost Google také dobře koordinuje své projekty a dává si záležet na tom, aby všechny její aplikace mohly být navzájem propojené a takovým způsobem pak poskytovaly ucelenou nabídku v dané oblasti. Jistě o těchto aplikacích nelze uvažovat v kontextu nasazení v organizacích, jako je naše univerzita. Avšak i při vývoji našeho systému jsme čerpali inspirace na webových poštovních portálech typu Gmail nebo Centrum.cz.

67

8

Zhodnocení systému

8.1

Přínos systému z pohledu realizace IS

Přínos systému z pohledu realizace IS lze rozdělit na dvě hlavní oblasti – integrační přínos a znalostní přínos. V textu níže se budeme zabývat každou z těchto oblastí. Integrační přínos Realizace informačního systému přináší organizaci bezesporu mnoho užitku. Pokud budeme mluvit v kontextu našeho Univerzitního informačního systému o integračním přínosu, lze říci, že právě propojování jednotlivých součástí vytváří hodnoty nad rámec užitku jednotlivých subsystémů UIS. Integrace aplikací se realizovala ve třech rozměrech. První rozměr je propojení jednotlivých částí osobního managementu. Například propojení poštovního systému na Dokumentový server nebo správu úkolů. Tímto způsobem se usnadňuje, zlepšuje a zrychluje práce uživatelů, neboť mají k dispozici komplexnější nástroje. Druhý rozměr je propojení součástí osobního managementu s jinými subsystémy UIS. Například v Záznamníku učitele, kde se používá funkce Dokumetového serveru (MiniDS) k zobrazení části stromu složek, které se týkají vyučovaných předmětů. Tento přístup rozšiřuje funkční možnosti jednotlivých subsystémů, a tak zvyšuje přínos plynoucí z jejich používání. Třetí rozměr je možnost propojení aplikací osobního managementu UIS s externími zařízeními a aplikacemi. Jedná se o umožnění propojení a spolupráce s mobilními zařízeními a pak také využití datových výstupů z UIS pro jiné aplikace. V budoucnu bychom rádi umožnili synchronizace s mobilními zařízeními či aplikacemi typu Microsoft Outlook. Toto je ovšem oblast, která je stále ve vývoji, již nyní však lze například do MS Outlook exportovat data ze správy kontaktů. Znalostní přínos Díky nástrojům osobního managementu vznikly a neustále vznikají nové formy spolupráce v UIS a také nové komunikační kanály mezi uživateli. To má za následek zvýšení informačního toku v informačním systému, z něhož mají v konečném důsledku užitek uživatelé UIS a celá organizace, což je smyslem vzniku každého IS.

8.2

Přínos systému z pohledu informačního odborníka

Jako informační odborník vidím přínos informačního systému pro organizaci v případě, že informační systém naplňuje informační strategii organizace. Cílem infor68

8.3

Přínos systému pro běžného uživatele

mační strategie podniku by mělo být hledání odpovědí na otázky, jak pomocí informačního systému a technologií zvyšovat výkonnost pracovníků organizace, podporovat dosahování strategických cílů podniku, získávat pro podnik konkurenční výhodu a vytvářet pro podnik další strategické příležitosti rozvoje. Jsem toho názoru, že Univerzitní informační systém informační strategii naplňuje. Samozřejmě ne všechno je vždy ideální. Konkrétně lze říci, že studijní administrativní systém podporuje naplňování jednoho z hlavních strategických cílů univerzity – vzdělávání studentů. Dále například subsystém e-Learningu dává univerzitě konkurenční výhodu – umožňuje nové moderní formy distančního studia a jejich dalšího rozvoje na naší univerzitě. Vědeckovýzkumný informační subsystém zase umožňuje vědeckou činnost a tím také podporuje další rozvoj univerzity, což je v souladu s informační strategií. V kontextu předmětu této práce můžeme říci, že právě subsystém osobního managementu má za cíl zvyšovat výkonnost pracovníků. Jednotlivé součásti osobního managementu by měly uživatelům UIS zrychlit, zpříjemnit, usnadnit a ve výsledku zefektivnit práci.

8.3


Protože jsem jedním z vývojářů subsystému osobního managementu, požádal jsem jiné běžné uživatele o konkrétní zpětnou vazbu, týkající se jejich spokojenosti se službami a možnostmi aplikací osobního managementu UIS. Následující text tedy vychází pouze z obdržených připomínek uživatelů UIS. Služby poštovního systému se uživatelům jeví jako kvalitní a spolehlivé. Rozhraní je zpracováno klasickými technologiemi, nepoužívá se nyní tolik oblíbených technologií AJAX a JavaScriptu, což uživatelům nevadí, a práci s rozhraním považují za vcelku intuitivní a rychlou. Uživatelům se velmi líbí napojení poštovních služeb také v jiných částech UIS. Z negativních připomínek bylo zmíněno, že pošta neumožňuje volbu „odpovědět všemÿ, dále citelně chybí přeposílaní i s přílohou. Jako poslední byla zmíněna nemožnost tvorby a zasílání tzv. HTML e-mailů. Co se týče správy kontaktů, uživatelé ocenili možnosti různých filtrování zobrazených osobních kontaktů, dále možnost exportovat kontakty nebo přímo z aplikace zahájit hovor přes Skype (je-li nainstalován na lokální pracovní stanici). Jako nedostatky uživatelé považují nemožnost synchronizace s jinými externími aplikacemi a dále nemožnost označit kontakt či skupinu kontaktů takovým způsobem, aby se nezobrazovaly v nabídce při psaní nových e-mailů. O Dokumentovém serveru jsem se nedozvěděl žádná negativa. S jeho funkčností a přehledností byla vyjádřena velká spokojenost. Správa úkolů byla velmi pozitivně hodnocena. Největší ohlas měla funkce sdílení úkolů, evidence stavů úkolů, zasílání upozornění na překročení termínu plnění. Velmi

69

8.3


mě překvapilo, že někteří uživatelé ToDo také používají pro zcela jiné účely (např. upozorňování na narozeniny spolupracovníků). Jako jediné negativum jsem zaznamenal skutečnost, že nelze nastavit, aby se upozorňovací zpráva zaslala několik dní před vypršením termínu plnění úkolu. Uživatelé by si přáli, aby počet dní bylo možno nastavit individuálně. Co se týče malých jednotlivých aplikací, negativně byla hodnocena aplikace pro zjišťování stavu čerpání dovolené, protože tento údaj je vždy měsíc starý. To je ovšem způsobeno faktem, že referentky tyto údaje nezadávají do systému SAP okamžitě, ale až na konci měsíce. Také bylo zmíněno, že nelze dělat objednávky jídla přímo z UIS, kde lze pouze sledovat aktuální stav účtu. Tento problém vznikl, protože společnost provozující menzovní systém odmítla přístup do svých databází pro zápis.

70

9

Závěr

Hlavním cílem této práce bylo analyzovat a poskytnout přehled stávajících řešení aplikací oblasti osobního managementu v Univerzitním informačním systému a dále navrhnout další možnosti rozšíření rodiny aplikací osobního managementu takovým způsobem, aby přispělo k úspěšnému naplňování informační strategie MZLU v Brně. Dalším cílem bylo zhodnocení několika komerčních řešení oblasti osobního managementu a jejich porovnání možností. Než jsem začal s psaním práce, věnoval jsem se zjišťování aktuálních trendů v této oblasti a snažil jsem se nalézt definici nebo specifikaci aplikací osobního managementu. Zjistil jsem, že tato definice neexistuje a že tato oblast je formována všemi subjekty, které vytvářejí softwarové aplikace pro tuto oblast. Na trhu je mnoho softwarových nástrojů lišících se v mnoha ohledech, ale že tyto aplikace spojuje snaha usnadnit lidskou práci, zrychlit a zjednodušit některé pracovní činnosti nebo činnosti, které s výkonem práce souvisejí. Z toho by měla plynout vyšší osobní produktivita a také zlepšení osobního pocitu z těchto činností. Nalezl jsem několik obecných skupin, do nichž se dají zařadit aplikace osobního managementu. Jedná se o následující skupiny: • správa a plánování času – kalendáře, • správa úkolů, • správa kontaktů, • správa dokumentů, • poštovní služby, • diskuzní fóra. Poté jsem se již zabýval hlavním cílem práce, provedl analýzu a představil jednotlivé součásti subsystému osobního managementu UIS. Univerzitní informační systém obsahuje základní nástroje osobního managementu mimo aplikace kalendáře a diskuzního fóra. Zabýval jsem se také situacemi, kdy služeb těchto aplikací využívají ostatní subsystémy UIS, což přináší uživatelům další „přidanou hodnotuÿ nad rámec funkčnosti samotného subsystému osobního managementu. Dále jsem navrhnul další možné rozšíření této skupiny o aplikace umožňující provoz diskuzních fór v UIS a také o aplikace správy času a událostí. V poslední části práce jsem představil jiné komerční systémy osobního managementu a v několika hlediscích jsem provedl zhodnocení těchto řešení. Závěrem mohu říci, že subsystém osobního managementu UIS shledávám na velmi dobré úrovni, a to jak do množství a kvality poskytovaných služeb, tak do uživatelské přívětivosti. Samotní uživatelé UIS subsystém stále více používají a jsou spokojení. Samozřejmě se subsystém dále vylepšuje a bude se rozšiřovat o další aplikace, které patří do osobního managementu a ještě nejsou implementovány.

71

10

Literatura

Albrecht, D. Workflow – Základní terminologie. Praha: SEFIRA spol. s r.o., 1999. http://www.sefira.cz/reseni/workflow/doc/ Zakladni terminologie WfMC.pdf. Exchange Server 2003. http://www.microsoft.com/cze/servers/ exchange/default.asp. Flanagan, D. JavaScript: The Definitive Guide. O’Reilly Media, Inc., 2001. ISBN 0-596-00048-0. Greenwald, R. – Milbery, J. Oracle 9iAS Portal Bible. Wiley Publishing: Indianapolis, 2001. ISBN 0-7645-4749-6. Hlavenka, J. Používáme, využíváme (a zneužíváme) e-mail. Praha: Computer Press, 2002. ISBN 80-7226-606-3. Hradecký, P. Open-Xchange Server 5. Článek na http://www.root.cz ze dne 5. 1. 2006. Klein, T. Rozšíření Záznamníku učitele o mechanismy zpětné vazby. Diplomová práce. Brno: MZLU, 2004. Kutín, A. Využití obecné kvalifikace v jádře IS. Diplomová práce. Brno: MZLU, 2004. Majer, T. Problematika přijímacího řízení v integrovaných informačních systémech. Diplomová práce. Brno: MZLU, 2004. Manhartsberger, F. Portály se prosazují – zkuste to s nimi. Článek na http://www.pcworld.cz ze dne 21. 2. 2001. Matuška, F. Nasazení content management systému v prostředí UIS. Diplomová práce. Brno: MZLU, 2005. Nemrava, J. Optimalizace WWW stránek pro vyhledávací a indexovací katalogy. Diplomová práce. Jindřichův Hradec: VŠE, 2004. Netrefová, H. Nové postupy uplatňované při návrhu uživatelsky přívětivých informačních systémů. Disertační práce. Brno: MZLU, 2005. Procházka, T. Studijní systém v Univerzitním informačním systému. Diplomová práce. Brno: MZLU, 2003. Produktové portfolio IBM Lotus software. http://www-5.ibm.com/shop/cz/lotus/ pdf/Lotus products 2003.pdf. Raška, D. Centrální poštovní systém na MZLU v Brně. Bakalářská práce. Brno: MZLU, 2004. Resnick, P. a kol. Internet Message Format. RFC 2822, proposed standard. 2001. http://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txt. Schiller, M. Informační podnikové portály – Sybase má řešení. Článek na http://www.pcworld.cz ze dne 10. 5. 2000. Šedá, J. Dokumentace Univerzitního informačního systému. Brno: MZLU, 2005. http://is.mendelu.cz/dok server/slozka.pl?id=14211. 72

10

LITERATURA

Šedá, J. Dokumentace Univerzitního informačního systému – 11. svazek – Osobní management. Brno: MZLU, 2005. http://is.mendelu.cz/dok server/ slozka.pl?id=14211&download=9081. Voříšek, J. Informační technologie a jejich řízení. Praha: VŠE, 1996. ISBN 807079-895-5. Wood, D. Programming Internet Email. Sebastopol: O’Reilly & Associates, Inc., 1999. ISBN 1-56592-479-7.

73

Přílohy

A

Ukázka aplikace poštovního systému

Obr. 12: Poštovní schránka

75

B

Ukázka aplikace Dokumentového serveru

Obr. 13: Stromová struktura složek Dokumentového serveru

76

C

Ukázka aplikace správy kontaktů

Obr. 14: Aplikace správy osobních kontaktů

77

D

Ukázka aplikace správy úkolů

Obr. 15: Aplikace zobrazující blok úkolů

78

Osobní management UIS

Recommend Documents