Modul ke:
Organizational Theory & Design Ukuran dan Daur Hidup Organisasi
Fakultas
PASCA FEB Program Studi
MM
www.mercubuana.ac.id
Dr. Adi Nurmahdi MBA
Pengertian & Definisi Ukuran Organisasi Ukuran Organisasi adalah pembahasan mengenai besar kecilnya organisasi, serta apa dan bagaimana dampaknya terhadap pengelolaan organisasi. Dalam pengertian lain, ukuran organisasi merupakan suatu variabel penting yang mempengaruhi karakteristik struktur. Pengaruhnya terutama adalah kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi. Ukuran organisasi sebagai faktor kedua penentu struktur organisasi. Ukuran organisasi menyangkut besarnya organisasi yang dilihat dari jumlah anggota organisasi. Jumlah anggota atau ukuran organisasi akan berpengaruh pada kompleksitas organisasi baik horizontal maupun vertikal. Ukuran juga berpengaruh pada formalisasi dan sentralisasi. Semakin besar organisasi semakin tinggi formalisasi dan semakin besar ukuran organisasi semakin rendah sentralisasi. Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Namun, hubungan itu tidak bersifat linier. Ukuran mempengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.
Hubungan Ukuran Organisasi: Kompleksitas, Formalisasi, & Sentralisasi • Ukuran yaitu jumlah anggota dalam organisasi. Formalisasi yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara tertulis. Sentralisasi yaitu konsentrasi wewenang pengambilan keputusan. Sedangkan kompleksitas yaitu jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman. • Menurut Robbins (1990:160), aturan-aturan dan prosedur formal memungkinkan pengelola organisasi untuk mendelegasikan pengambilan keputusan sekaligus memastikan bahwa keputusan – keputusan yang diambil sejalan dengan keinginan pengelola organisasi. Dengan perkataan lain, ukuran organisasi akan meningkatkan desentralisasi, sejalan dengan meningkatnya formalisasi.
1) Sentralisasi dan desentralisasi : letak wewenang pengambilan keputusan dalam organisasi. formalisasi : tingkat penggunaan peraturan dan keputusan untuk mengelola pekerjaan. 2) Berdasarkan hasil-hasil penelitian, pengaruh ukuran organisasi terhadap kompleksitas, baru bisa dibuktikan pada organisasiorganisasi pemerintahan. Makin besar ukuran organisasi, makin kompleks struktur organisasi. Laju peningkatan kompleksitas menurun pada titik tertentu, yaitu ketika jumlah anggota organisasi mencapai sekitar 1500-2000 orang. Tingkat formalisasi juga dipengaruhi oleh ukuran organisasi. Biasanya, formalisasi meningkat seiring makin besarnya organisasi. Sementara itu, sentralisasi belum dapat ditentukan secara jelas hubungannya dengan ukuran organisasi. Artinya, sentralisasi cenderung menurun sejalan dengan makin besarnya organisasi. Namun, riset-riset yang ada menunjukkan kesimpulan yang saling berlawanan.
Hubungan Ukuran Organisasi & Birokrasi • Tiga karakteristik struktur yang telah dijelaskan (kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi), tampaknya merupakan karakteristikkarakteristik pokok untuk membedakan satu organisasi dengan organisasi lainnya. Tentu saja, karakteristik struktur tidak hanya 3 itu, masih ada sejumlah karakteristik lain. Namun ketiga karakteristik ini cukup untuk membedakan 3 tipe pokok organisasi yaitu organisasi organik ,mekanistik dan birokratik. • Hal-hal yang menarik disini adalah bahwa birokrasi dapat mengembangkan kompleksitas dan formalisasi yang tinggi, sekaligus mempertahankan suatu tingkat sentralisasi yang rendah. Secara logika, kita membayangkan bahwa organisasi yang kompleks dan formal tentunya akan mendorong sentralisasi yang tinggi sebagai upaya kontrol. Ternyata, disini birokrasi melakukannya dengan cara mendelegasikan keputusan - keputusan ke level bawah, tetapi menetapkan aturan dan prosedur yang ketat sehingga pengambilan keputusan di level bawah tidak memiliki ruang yang lebar untuk membuat keputusan berbeda.
Pengertian Komponen Administratif dan Konsep Birokrasi Pengertian komponen administratif merupakan variabel lain yang sering diteliti berkaitan dengan ukuran organisasi. Hubungannya bersifat kurvalinier, dalam arti komponen administrasi cenderung lebih besar pada organisasi-organisasi kecil dan organisasi-organisasi besar ketimbang organisasi menengah. Untuk organisasi pemerintahan, terlihat hubungan korelasi positif. Konsep birokrasi Weber merupakan suatu organisasi yang sistematis dimana berbagai tujuan dan sasaran jelas, dan posisi jabatan tersusun secara piramidal berdasarkan jenjang otoritas yang teratur yang bertujuan untuk menciptakan organisasi yang rasional, netral, dan impersonal.
Inti Pemikiran dalam Model Daur Kehidupan Organisasi Greiner Model pertumbuhan Greiner menyebutkan lima fase daur kehidupan organisasi : fase entrepreneur, kolektivitas, delegasi, formalisasi, dan kolaborasi. Masing-masing fase ditandai oleh krisis, yaitu krisis kepemimpinan, otonomi, kontrol, birokratik, dan pembaharuan. Setelah pembaharuan, Greiner tidak menyebutkan bentuk organisasi apa yang akan lahir. Namun, organisasiorganisasi yang mengacu pada post modernisme dan konsep de-desentralisasi Steward Clegg barangkali adalah alternatif yang paling sesuai.
Kesimpulan Ukuran atau besaran organisasi menunjuk pada jumlah total anggota (pegawai) organisasi. Ukuran organisasi dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti : kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi dimana masing-masing memiliki fungsi yang berbeda-beda dan saling melengkapi. Ukuran organisasi sebagai faktor kedua penentu struktur organisasi. Ukuran organisasi akan meningkatkan desentralisasi, sejalan dengan meningkatnya formalisasi. Berdasarkan hasil-hasil penelitian, pengaruh ukuran organisasi terhadap kompleksitas, baru bisa dibuktikan pada organisasi-organisasi pemerintahan. Pengertian komponen administratif merupakan variabel lain yang sering diteliti berkaitan dengan ukuran organisasi. Hubungannya bersifat kurvalinier, dalam arti komponen administrasi cenderung lebih besar pada organisasi-organisasi kecil dan organisasi-organisasi besar ketimbang organisasi menengah. Untuk organisasi pemerintahan, terlihat hubungan korelasi positif. Model pertumbuhan Greiner menyebutkan lima fase daur kehidupan organisasi : fase entrepreneur, kolektivitas, delegasi, formalisasi, dan kolaborasi.
UNSUR DASAR ORGANISASI
• Sekelompok orang • Kerjasama • Tujuan
9
Konsep Dasar Organisasi Secara etimologis: Organum (Latin); organon (Yunani) berarti alat, anggota, bagian, atau badan. Tiga macam pendapat ttg organisasi: – kumpulan orang – proses pembagian kerja – sistem kerja sama 10
Pengertian Organisasi Sistem saling pengaruh antar orang dalam satu kelompok dalam rangka mencapai tujuan tertentu
11
Sistem yang mengkoordinasikan orangorang, pekerjaan-pekerjaan, teknologi, dan praktik-praktik manajemen untuk mencapai tujuan.
Organisasi sebagai Sistem Sistem: Sekumpulan elemen yang saling berinteraksi dalam suatu kesatuan yang utuh & secara simultan berproses ke arah tercapainya tujuan tertentu
SISTEM A
B
C
12
ORGANISASI DLM KONTEKS SISTEM LINGKUNGAN K O N T E K S
INPUT -RAW -INSTR.
PROSES
LINGKUNGAN
13
OUT PUT
O U T C O M E
Tipe Sistem
• S. tertutup: sistem yang ‘tidak’ merespon segala sesuatu di luar dirinya sendiri • S. terbuka: sistem yang dalam melaksanakan kegiatannya merespon pengaruh luar (lingkungan) • Organisasi = sistem terbuka 14
Organisasi Sebagai Sistem
Bertujuan menciptakan nilai tambah dengan memperhatikan keseimbangan terhadap kondisi lingkungan. 15
Teori Organisasi • Teori Klasik • Teori Neo klasik • Teori Modern 16
TEORI KLASIK Teori klasik berkembang dalam tiga jalur:, • birokrasi • manajemen ilmiah (scientific management) • teori administratif Birokrasi dicirikan oleh antara lain: aturan yang tegas, impersonal, objektivitas dan kedisiplinan yang tinggi. 17
TEORI KLASIK • Manajemen ilmiah (F.W. Taylor): konsep yang meletakkan prinsip ilmiah (yang diperoleh melalui penelitian) sebagai acuan dalam menjalankan kerjasama • Teori administratif mengkaji keefektifan kepemimpinan Æ menghasilkan sejumlah prinsip yang dikenal dengan prinsip manajemen yaitu: planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, 18 budgeting.
TEORI KLASIK SCIENTIFIC MANAGEMENT • FW Taylor memperkenalkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah (Principles of Scientific Management ) yang membahas konsep pengaturan tata kerja di perusahaan. • Mengubah sikap antara pimpinan vs bawahan. • Menerapkan metode kerja baku yang paling efisien (time and motion study); serta pemberian insentif (reward) bagi karyawan berprestasi.
19
Teori Klasik • Pendekatan ini mendapat kritik karena para pekerja diperlakukan layaknya mesin dengan pekerjaan yang sangat mekanistik. • Pekerjaan yang sangat mekanistik mengakibatkan pendekatan ini kemudian disebut pendekatan mekanik.
20
Teori Neo klasik • Pendekatan ini muncul sebagai kesimpulan dari serangkaian percobaan yang dilakukan oleh Elton Mayo.
• Percobaan tersebut mempelajari pengaruh kondisi fisik ruangan tempat bekerja dengan prestasi kerja. • Secara tidak sengaja, percobaan ini menunjukkan bahwa faktor ikatan sosial memiliki pengaruh terhadap prestasi kerja. 21
Teori Neo klasik • Percobaan ini melahirkan pendekatan neo klasik; karena memperhatikan aspek hubungan antar manusia dalam organisasi, maka pendekatan ini kemudian dikenal sebagai pendekatan hubungan kemanusiaan (human relation). • Fokus pada aspek kemanusian berakibat pada kurang diperhatikannya aspek lain dari organisasi sehingga hal ini menjadi kelemahan dari pendekatan ini.
22
Teori Modern • Pendekatan ini mampu menyatukan keseluruhan pandangan dalam analisis organisasi. Diawali dengan penelitian yang dilakukan oleh Woodward (1950) di Inggris. • Penelitian ini menemukan bahwa keberhasilan perusahaan ditentukan oleh kelompok teknologi dengan karakteristik yang bisa jadi berbeda dengan perusahaan lain. Adaptasi terhadap lingkungan juga menjadi faktor dalam keberhasilan organisasi.
23
Teori Modern • Perbedaan Teori modern dengan pendekatan lain: – organisasi merupakan sistem terbuka yang dipengaruhi oleh lingkungan di sekitarnya dan sebaliknya – keterbukaan dan ketergantungan terhadap lingkungan menyebabkan bentuk organisasi harus disesuaikan dengan lingkungan organisasi tersebut • Ketergantungan pada lingkungan menyebabkan pendekatan modern sering disebut sebagai pendekatan ketergantungan (contingency). 24
Lingkungan Segala sesuatu yang mencakup keseluruhan elemen yang terdapat di luar batas-batas suatu organisasi, yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi sebagian ataupun organisasi secara keseluruhan
25
Segmen-Segmen Lingkungan A. B. C. D. E. F. G. H. I.
Industri; Bahan baku; Tenaga Kerja; Keuangan; Pasar; Teknologi; Kondisi Ekonomi; Pemerintah; Kebudayaan;
A I
B
H
C ORGANISASI
G
D F
E
26
Lingkungan Pengaruh lingkungan terhadap organisasi dapat dianalis melalui dimensi kompleksitas dan stabilitasnya. Kedua dimensi ini menentukan besarnya tingkat ketidakpastian lingkungan yang harus dihadapi oleh organisasi
27
Lingkungan Kompleksitas Lingkungan (keragaman) – Heterogenitas atau banyaknya elemen-elemen eksternal yang berpengaruh terhadap berfungsinya suatu organisasi Stabilitas Lingkungan – Kecepatan perubahan yang terjadi pada elemen-elemen lingkungan Ketidakpastian Lingkungan (Uncertainty) – Keadaan dimana pimpinan organisasi tidak mempunyai informasi yang cukup mengenai keadaan lingkungan 28
Ketidakpastian Lingkungan (Uncertainty) Stabil Stabilitas Lingkungan
Labil
KETIDAKPASTIAN RENDAH
KETIDAKPASTIAN AGAK TINGGI
Elemen lingkungan: 1. jumlahnya sedikit 2. tidak berubah/berubah secara perlahan
Elemen lingkungan: 1. jumlahnya besar 2. tidak berubah/berubah secara perlahan
KETIDAKPASTIAN AGAK TINGGI
KETIDAKPASTIAN TINGGI
Elemen lingkungan: 1. jumlahnya sedikit 2. Selalu mengalami perubahan
Elemen lingkungan: 1. jumlahnya besar 2. Selalu mengalami perubahan
Sederhana 29
Kompleksitas Lingkungan
Kompleks
Pengaruh Lingkungan Terhadap Organisasi
1. Ketergantungan Sumber 2. Struktur Organisasi 3. Elemen-elemen Perbatasan (Boundary spanning) 4. Diferensiasi dan Integrasi 5. Karakteristik Struktur Internal Organisasi 6. Perencanaan dan Peramalan Masa Depan (Forecasting) 30
Strategi Pengendalian Lingkungan • Mengusahakan terciptanya hubungan yang baik dengan elemen-elemen terpenting dari lingkungannya • Membentuk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa menguntungkan bagi organisasi
31
STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi adalah peta atau skema atau kerangka kerjasama yang menggam-barkan keseluruhan unit kerja, kegiatan serta proses yang terjadi dalam suatu organisasi DIREKTUR KEPALA DIVISI
KEPALA DIVISI
32
KEPALA DIVISI
Komponen Dasar Struktur Organisasi • • •
•
33
Pembagian Tugas-tugas Pada Suatu Organisasi Hubungan Pelaporan Resmi (Hirarki, Rentang Kendali) Pengelompokan Individu Menjadi Bagianbagian Dalam Organisasi Secara Keseluruhan Sistem Hubungan Dalam Organisasi (Komunikasi, Koordinasi, Dan Pengintegrasian Kegiatan, Secara Vertikal Maupun Horizontal)
Bentuk Struktur Organisasi • • • •
34
Struktur Fungsional Struktur Produk Struktur Campuran (Hibrida) Struktur Matriks
Struktur Fungsional
Struktur organisasi mengelompokkan unit-unit yang memiliki fungsi sama dalam satu bagian. Struktur ini menuntut adanya keahlian fungsional, efisiensi dan mutu pekerjaan yang baik. Tugas menjadi lebih terfokus dan tidak ada keharusan untuk berkoordinasi dengan bagian lain. PIMPINAN
Bag. Penelitian dan Pengembangan (PP)
35
Bagian Produksi (PR)
Bagian Keuangan (KU)
Bagian Pemasaran (PM)
Struktur Produk Struktur organisasi yang mengelompokkan unit-unit menurut jenis produknya. Struktur produk pengelompokkannya juga bisa didasarkan atas jenis layanan, pasar, konsumen, dll. PIMPINAN
Produk 1
PPP
PR
KU
Produk 2
PM
PPP
PR
KU
Produk 3
PM
PPP
36
PR
KU
PM
Struktur Campuran (Hibrida) Struktur yang mengkombinasikan dua struktur dasar organisasi dengan memperhatikan: – fungsi-fungsi yang menuntut efisiensi ekonomis dan spesialisasi teknis dikuasai organisasi pusat (sentralisasi). – fungsi-fungsi yang memiliki peran penting bagi setiap produk dimiliki secara lengkap oleh setiap unit organisasi dan terdesentralisasikan. 37
Model Struktur Campuran (Hibrida) Kantor Pusat
PP
KU
Produk 1
Bag. Pembelian
Bag. Produksi
Bag. Personalia
Produk 2
Bag. Pemasaran
Bag. Pembelian
Bag. Produksi
38
Bag. Pemasaran
Struktur Matriks
Struktur matriks memadukan keunggulan dari masing-masing struktur untuk menghasilkan struktur organisasi yang mampu dengan cepat melakukan penyesuaian. Struktur matriks paling sesuai digunakan pada kondisi sebagai berikut: – kebutuhan yang besar terhadap struktur fungsional maupun produk yang selalu berubah – lingkungan organisasi bersifat komplek, penuh ketidakpastian dan seringkali berubah. – Perlunya sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi secara efisien
39
Model Struktur Matriks Pimpinan Organisasi
Pimpinan Produk
Produk 1
Produk 2
Produk 3
40
Pemasaran
Produksi
Pemasaran
Pimpinan Fungsional
Keefektifan Organisasi Tingkat keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai berbagai kriteria keberhasilan, a.l. ketercapaian tujuan atau sasarannya, kemampuan memuaskan memuaskan stakeholder, dan menjaga sustainabilitas organisasi.
41
Model Pengukuran Efektivitas Organisasi
Quinn dan Rohrbaugh mengemukakan 4 model pengukuran efektivitas organisasi:
– – – –
Model Tujuan Rasional Model Hubungan Manusia Model Sistem Terbuka Model Proses Internal
42
Model Tujuan Rasional –
Sebagian besar teori organisasi klasik termasuk dalam model ini.
•
Max Weber tentang birokrasi (organisasi yang besar) merupakan alat bagi pencapaian tujuan masyarakat melalui tindakan yang diatur secara rasional.
•
Henry Fayol, F. W. Taylor, Gulick dan Urwick yang mengatakan bahwa organisasi harus disusun untuk mencapai tujuan-tujuan dari pemilik/penguasa yang berada di luar organisasi yang bersangkutan
•
Para sarjana yang tergabung dalam model ini menganggap efektivitas organisasi sebagai pencapaian tujuan sehingga seberapa jauh keberhasilan mencapai tujuan atau sasarannya menjadi ukuran efektivitas suatu organisasi.
43
Model Tujuan Rasional •
Menurut Mohr adalah sangat sulit mengoperasionalkan tujuan-tujuan organisasi, karena sulitnya mendapatkan skala yang berlaku umum untuk mengukur pencapaian tujuan yang berbeda secara kualitatif seperti moril dan produktivitas
• Kesimpulan model ini sangat menekankan pada perumusan tujuan, perencanaan, evaluasi dan produktivitas. • Kelebihan model ini adalah: penilaian keberhasilan organisasi dilakukan atas dasar keinginan organisasi. Namun pendekatan ini diragukan obyektivitasnya, karena kenyataan sebagian besar organisasi mempunyai tujuan-tujuan yang kadangkadang saling bertentangan. 44
Model Hubungan Manusia • Pendekatan ini menggunakan perilaku dan ciri-ciri sikap tertentu dari individu dan kelompok kecil sebagai indikator keefektifan organisasi. • Studi Hawthorne memusatkan perhatiannya pada aspek sosial dan emosional anggota organisasi, pentingnya peranan kelompok kerja yang kecil, norma pekerjaan, dan pola perilaku informal. • Aspek kepemimpinan memiliki peran sentral dalam membangun motivasi pekerja agar selalu menunjukkan prestasi kerjanya.
45
Model Hubungan Manusia • Model ini menekankan pada moril karyawan, kepemimpinan, pengembangan SDM dan peranan informal dari perilaku organisasi. Kelebihan model ini adalah karena aspek kemanusiaan dari pekerja diperhatikan dan tidak hanya dianggap semata-mata sebagai faktor produksi. Terlalu memperhatikan aspek manusia justru dianggap kelemahan dari pendekatan ini karena tidak memperhatikan organisasi secara keseluruhan (makro). Disamping itu sedikitnya bukti empiris teori hubungan manusia yang mengemukakan bahwa moril serta kepuasan pegawai sebagai faktor yang mempengaruhi produktivitas individu maupun organisasi
46
Model Sistem Terbuka • Model ini didasarkan pada asumsi bahwa organisasi tergantung pada pertukaran antara “pelayanan dan barang” yang dihasilkan oleh organisasi tersebut dengan lingkungannya agar bisa bertahan (survival) • Wexley dan Yukl mengungkapkan bahwa siklus hidup organisasi meliputi proses transaksi dengan lingkungannya. Pertumbuhan dan kemampuan untuk bertahan hidup suatu organisasi bergantung kepada rasio yang baik (favorable) antara input dan output (efisien).47
Model Sistem Terbuka • Mintberg mengatakan bahwa efektivitas organisasi merupakan fungsi dari kecocokan desain organisasi (diferensiasi dan integrasi) dengan teknologi dan lingkungan • Fokus model ini adalah hubungan antara organisasi dan lingkungannya. Secara teoritis model ini lebih komprehensif daripada model-model yang lain, sebab organisasi dianggap sebagai sesuatu yang dinamis dalam kerangka lingkungan yang lebih luas. Kelemahan model ini karena pendekatan yang komprehensif dianggap sulit untuk diwujudkan dalam studi yang sesungguhnya karena kompleksnya model dan hubungan antar elemen organisasi. Konsep kecocokan antara organisasi dengan lingkungan masih dipertanyakan karena asumsi bahwa organisasi dianggap reakrif semata-mata dalam hubungannya dengan lingkungan 48
Model Proses Internal • Model ini menempatkan efektivitas proses internal melalui persepsi partisipan dalam simulasi organisasi sebagai faktor penting dalam seluruh tahap perkembangan organisasi. Hasil penelitian yang dilakukan oleh Hellriegel dan slocum mencatat bahwa apabila pegawai diberitahu dan memahami tujuan perubahan organisasi dan ikut berpartisipasi dalam proses perubahan itu, mereka ternyata lebih bersedia menerima perubahan tersebut berikut konsekuensinya • Galbraith menyarankan peningkatan kebutuhan terhadap pengolahan informasi dalam suatu organisasi tergantung pada bobot ketidakpastian. Mekanisme integrasi sangat penting dalam pengolahan informasi, karena: pertama, mengurangi kebutuhan pengolahan informasi dengan menciptakan adanya sumber daya cadangan dan tugas-tugas yang bisa dilaksanakan secara mandiri; kedua meningkatnya kapasitas untuk memproses informasi dengan mengembangkan sistem informasi vertikal dan penciptaan hubungan-hubungan lateral. 49
Model Proses Internal • Model ini memusatkan perhatiannya pada proses pengolahan informasi dan pembuatan keputusan dalam organisasi. Kekuatan model ini karena mengevaluasi efektivitas organisasi berdasarkan proses dari pada mengevaluasi berdasarkan tujuan akhir. Sedangkan kelemahannya terletak pada kesulitan dalam mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan prosesproses internal organisasi. Penekanan pada proses internal mungkin bisa menjurus pada penggantian tujuan dengan cara (alat), tetapi tidak bisa keluar dari kesulitan dalam memilih kriteria keberhasilan, apakah tujuan akhir yang diinginkan atau proses yang diinginkan. 50
CONTOH RIIL KEEFEKTIFAN ORGANISASI SEKOLAH 1. 2. 3. 4. 5. 6.
PBM berlangsung dengan keefektifan tinggi Kepemimpinan yang kuat Lingkungsan sekolah aman dan tertib Pengelolaan tenaga pendidik efektif Memiliki budaya mutu Memiliki team work yg kompak, cerdas, dan dinamis 7. Memiliki kewenangan (kemandirian)) 51
SEKOLAH EFEKTIF 8. Partisipasi yang tinggi dari warga sekolah & masyarakat 9. Sekolah memiliki keterbukaan manajemen 10. Sekolah memiliki kemauan utk berubah 11. Sekolah mengevaluasi & memperbaiki diri secara berkelanjutan 12. Sekolah responsif & antisipatif terhadap kebutuhan
52
SEKOLAH EFEKTIF 13. Sekolah memiliki sistem komunikasi yg baik 14. Sekolah memiliki tingkat akuntabilitas tinggi 15. Manajemen lingkungan hidup sekolah bagus 16. Memiliki kemampuan menjaga sustainabilitas. 53
Kerangka Nilai-Nilai Yang Berpengaruh (competing values framework/CVF) HUMAN RELATION MODEL Ends: Human resource development
OPEN SYSTEM MODEL
FLEXIBILITY
Means: Flexibility; readiness Ends: Growth; resource acquisition
Means: Cohesion; morale INTERNAL
EXTERNAL
Ends: Productivity; efficiency Means: Planning; goal setting
Means: Information management; communication Ends: Stability; control INTERNAL PROCESS MODEL
CONTROL
RATIONAL GOAL MODEL 54
4 Tahapan Siklus Kehidupan Organisasi Entrepreneurial (Wirausaha) penekanan pada kriteria sistem terbuka dengan kriteria fleksibilitas/kesiapan dan perolehan sumber daya/pertumbuhan. Indikatornya: inovasi, kreativitas, dan mobilisasi sumber daya Collectivity (Kolektivitas) penekanan pada kriteria hubungan antar manusia, seperti moril pegawai dan pengembangan sumber daya manusia. Indikatornya: komunikasi dan struktur informal, rasa kekeluargaan dan kerjasama antar organisasi, komitmen yang tinggi dan kepribadian pimpinan
55
4 Tahapan Siklus Kehidupan Organisasi Formalization And Control (Formalisasi Dan Kontrol) penekanan pada kriteria proses internal dan tujuan rasional seperti produktivitas, efisiensi, perencanaan, penetapan tujuan, manajemen informasi dan komunikasi. Indikatornya; efisiensi produksi, peraturan dan prosedur, dan trend yang konservatif Elaboration Of Structure (Pengayaan Struktur) penekanan pada kriteria sistem terbuka terutama sehubungan dengan peningkatan vitalitas organisasi, keseimbangan antara diferensiasi and integrasi. Indikatornya: struktur yang terdesentralisasi 56
Prinsip-prinsip Organisasi 1. Perumusan Visi, Misi dan Tujuan dengan Jelas Tujuan adalah kebutuhan manusia jasmani maupun rokhani yang diusahakan untuk mencapai dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan yang dirumuskan dengan jelas menjadi pedoman bagi haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur, penentuan macam pekerjaan yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat. 2. Departemenisasi Aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja atau fungsi tertentu. 57
Asas-Asas Organisasi 3. Pembagian Kerja Rincian serta pengelompokan aktivitas-aktivitas/tugas-tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu. 4. Koordinasi Keselarasan aktivitas antar satuan organisasi atau keselarasan tugas antar pejabat. 5. Pelimpahan Wewenang Hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. 58
Asas-Asas Organisasi 6. Rentangan Kontrol (Span of Control) Jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu. 7. Jenjang Organisasi (Hirarki) Tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu. 8. Kesatuan Perintah (Unity of Command) Tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat atasan tertentu. 59
Asas-Asas Organisasi 9. Fleksibilitas Kemampuan organisasi untuk melakukan perubahan sebagai penyesuaian tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. 10. Berkelangsungan Kemampuan organisasi untuk mempertahankan aktivitas operasinya secara terus-menerus. 11. Keseimbangan Satuan-satuan organisasi hendaknya ditempatkan pada struktur organisasi sesuai dengan peranannya 60
PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Individu
Efektivitas Individu (Kinerja)
Kepuasan Kerja
Desain Kerja Persepsi
Sifat
Nilai
Motivasi
Model Perilaku pada tingkat Individu 61
PERSEPSI Proses seleksi, organisasi, dan interpretasi rangsangan yang berasal dari lingkungan. Persepsi berasal dari pengalaman masa lalu individu terhadap obyek tertentu, manusia atau benda-benda di sekitarnya sehingga pengalaman tiap individu beragam dan sangat bervariasi terhadap satu rangsangan.
62
Proses Persepsi a. Stereotyping Penggolongan individu menggunakan label atau kerangka evaluasi yang dipelajari pada masa lalu. b. Efek Halo Mirip stereotyping tapi berasal dari satu informasi yang bersifat umum. c. Proyeksi Pengenalan karakteristik yang dimiliki, diterima atau ditolak, oleh orang lain. d. Harapan (Expectancy) Kondisi mental yang memberikan jaminan kepada individu untuk menemukan apa yang sedang dicari atau diusahakan. e. Attribution Dampak yang ditimbulkan sebagai akibat dari perilaku individu lain. 63
SIFAT Aturan-aturan tentang perasaan, pikiran dan predisposisi seseorang untuk menghadapi aspek-aspek yang dimiliki oleh lingkungannya Sifat dapat dipertimbangkan sebagai jalan berpikir, berperasaan dan bertingkah laku. Dan hal ini cenderung menetap dan menjadi karakter pada diri seseorang
64
Prinsip-Prinsip Dasar Sikap Manusia • • • • • •
Manusia berbeda perilakunya, karena kemampuannya tidak sama Manusia mempunyai kebutuhan yang berbeda Orang berfikir tentang masa depan, dan membuat pilihan bagaimana bertindak Seseorang memahami lingkungan dalam hubungannya dengan pengalaman masa lalu dan kebutuhannya Seseorang itu mempunyai reaksi-reaksi senang atau tidak senang (afeksi) Banyak faktor yang menentukan sikap dan perilaku seseorang 65
Komponen-Komponen Sikap • Kognitif : pikiran, ide dan kepercayaan yang dimiliki oleh seseorang • Afektif : perasaan seseorang • Tingkah laku : kecenderungan untuk bertindak sesuai dengan sifat yang dimiliki Semakin komplek komponen kognitif yang membangun konsep diri, semakin sulit untuk terjadi perubahan sifat. 66
Fungsi Sifat • • • •
Penyesuaian (Adjustive/Utilitarian) Pertahanan Diri (Ego-defensive) Penilaian (Value-expressive) Pengetahuan (KnowledgeExpressive)
67
NILAI Tujuan akhir yang diharapkan atau suatu kondisi yang diharapkan muncul melebihi yang lain. Nilai berhubungan dengan sifat karena menjadi dasar munculnya sifat. Nilai memiliki fokus yang lebih umum dan tahan terhadan perubahan dibandingkan dengan sifat. Terinternalisasinya nilai menjadikannya, sadar atau tidak sadar, standar atau kriteria pengembangan dan pemeliharaan sifat yang relevan dengan obyek maupun situasi yang dihadapi. 68
MOTIVASI Motivasi secara umum adalah proses yang melibatkan tiga variable: a. Perkuatan (energizing) Alasan yang mengarisbawahi perilaku, bentuknya adalah kebutuhan ataupun keinginan. b. Perilaku (Tindakan) Perilaku mencapai tujuan didampingi dengan upaya-upaya dalam diri individu dan lingkungan yang sesuai dengan perilaku tersebut. c. Tujuan (Insentif) Pencapaian tujuan akan memberikan dua hasil yang berbeda; 1) kepuasan karena sudah terpenuhi, 2) keinginan atau kebutuhan untuk memperoleh lebih banyak 69
Teori Motivasi 1. Teori Hirarkhi Kebutuhan (Abraham Maslow) 2. Teori motivasi Herzberg 3. Teori motivasi Alderfer (ERG Theory) 4. Teori Motivasi Prestasi McCleland 5. Teori X dan Teori Y (Douglas McGregor)
70
Teori Hirarkhi Kebutuhan (Abraham Maslow) • • • • •
Kebutuhan Fisik Kebutuhan Keamanan dan Keselamatan Kebutuhan Sosial Kebutuhan Penghargaan Kebutuhan Aktualisasi Diri
71
Teori motivasi Herzberg Dalam teori ini, kepuasan kerja selalu dihubungkan dengan isi jenis pekerjaan (job content) atau faktor motivator, dan ketidakpuasan kerja berhubungan dengan aspek-aspek di sekitar yang berhubungan dengan pekerjaan (job context) atau faktor hygiene. Faktor-faktor ini disebut Dua Faktor Teori Motivasi dari Herzberg. Kepuasan kerja dipengaruhi oleh faktor motivator dan factor hygiene tidak berpengaruh. Untuk meningkatkan produktivitas pegawai, manajemen harus memperhatikan faktor motivator (keberhasilan, penghargaan, tanggung jawab). 72
Teori motivasi Alderfer (ERG Theory) Ada tiga kelompok inti dari kebutuhan : – Kebutuhan akan keberadaan (existence) – Kebutuhan berhubungan/interaksi (relatedness) – Kebutuhan untuk berkembang (growth need)
Kebutuhan bersifat tidak bertingkat tapi bersifat kontinum, jadi kebutuha bias muncul secara bersama-sama. 73
Teori Motivasi Prestasi (David McCleland) David McCleland mengemukakan bahwa pada dasarnya manusia bisa berprestasi di atas kemampuan orang lain. Ada tiga kebutuhan manusia: – kebutuhan untuk berprestasi – kebutuhan untuk berafiliasi – kebutuhan untuk kekuasaan
Karakteristik orang yang berprestasi tinggi, antara lain: Suka mengambil resiko yang moderat (moderate risk), memerlukan umpan balik yang segera, memperhitungkan keberhasilan, menyatu dengan tugas 74
Teori X dan Teori Y (Douglas McGregor) Teori ini berdasarkan asumsi-asumsi atas sifatsifat manusia: • Teori X ; sebagian besar orang lebih suka diperintah, tidak bertanggung jawab, dan menginginkan keamanan atas segalanya • Teori Y ; orang-orang pada hakekatnya tidak malas dan dapat dipercaya, kebalikan dari teori X. 75
KEEFEKTIFAN INDIVIDU Untuk mengetahui keefektifan individu, hal yang paling penting adalah dengan mengembangkan filsafat hidup bagi para pegawai, yang secara khusus menampilkan kepercayaan-kepercayaan, ide-ide, prinsipprinsip dan pandangan-pandangan dasar yang dilakukan oleh manajemen dengan penghargaan dalam memperlakukan dan mengorganisasikan pegawai dalam bekerja. 76
Pendekatan Untuk Meningkatkan Efisiensi Individu 1. Pendekatan Manajemen Ilmiah (Scientific Management Approach) dikemukakan oleh F. W. Taylor 2. Pendekatan Hubungan Kemanusiaan (Human Relations Approach) hasil penelitian Hawthorne 77
KEPUASAN KERJA Kepuasan kerja adalah komponen moral. Moral adalah sebuah sifat dari kepuasan dengan hasrat untuk melanjutkan dan keinginan untuk berjuang mencapai tujuan kelompok dalam organisasi. Dua pendekatan dalam kepuasan kerja 1. Kepuasan kerja akan menghasilkan kinerja yang baik 2. Kinerja akan menghasilkan kepuasan kerja
78
PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI Faktor Latar Belakang Perilaku yang diperlukan Perilaku yang muncul
Perilaku Kelompok Kerja
Produktivitas Kepuasan Pengembangan Individu
Perilaku Antar Individu
Sistem Pribadi Konsep Diri Kebutuhan dan Orientasi
Perilaku Antar Kelompok
Kekuasaan Tujuan Nilai
Model Perilaku pada tingkat Kelompok 79
Sistem Pribadi Individu • Tujuan dan kebutuhan • Asumsi-asumsi dan kepercayaankepercayaan • Kompetensi • Nilai
80
Kebutuhan Antar Individu 1. Inklusi: kebutuhan akan interaksi dan asosiasi 2. Kontrol: kebutuhan akan kontrol dan kekuasaan 3. Afeksi: kebutuhan akan cinta dan perasaan
81
Bentuk-Bentuk Kelompok 1. Kelompok Primer 2. Kelompok Formal dan Informal 3. Kelompok Terbuka dan Tertutup 4. Kelompok Referensi
82
Kohesivitas Kekuatan yang menarik anggota ke dalam kelompok Kohesivitas ditentukan oleh kondisi-kondisi: 1. persamaan nilai dan tujuan 2. keberhasilan dalam mencapai tujuan 3. tingginya status kelompok 4. kesepakatan atas perbedaan 5. norma-norma yang memadai 83
Perilaku Antar Kelompok Perilaku antar kelompok dalam bentuk interaksi muncul karena adanya ketergantungan antar kelompok. Keberhasilan interaksi antar kelompok sangat ditentukan oleh stabilitas yang dimiliki oleh masing-masing kelompok. Stabilitas suatu kelompok akan membangun kekuatan kelompok sehingga bisa menimbulkan ketergantungan kelompok lain. Dengan demikian kekuasaan bisa muncul pada suatu kelompok atas kelompok lain. Kekuasaan bermanfaat terutama untuk: a. Menyerap ketidakpastian b. Mencari alternatif atau subtistusi c. Sentralisasi 84
PERILAKU PADA TINGKAT ORGANISASI Lingkungan Dalam Lingkungan Luar Pengembangan Keorganisasian
Manajemen Perubahan
Komunikasi
Kepemimpinan
Iklim dan Keefektifan Keorganisasian
Manajemen Konflik
Model Perilaku pada Tingkat Organisasi 85
Kepemimpinan Kepemimpinan memiliki peran sentral tingkat ini. Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas individu maupun kelompok dalam usaha mencapai tujuan organisasi dalalam situasi tertentu. Lingkup kepemimpinan dalam organisasi 1. Wewenang (Authority) Hak untuk memberikan bantuan khusus kepada orang lain untuk menyelesaikan tugasnya. 2. Kekuasaan (Power) Kemampuan seseorang untuk memerintahkan orang lain melaksanakan suatu tugas tertentu. 86
Sumber-sumber Kekuasaan • • • • • • •
Kekuasaan paksaan Kekuasaan legitimasi Kekuasaan keahlian Kekuasaan penghargaan Kekuasaan referensi Kekuasaan Informasi Kekuasaan hubungan 87
Gaya Kepemimpinan 1. Gaya kepemimpinan berorientasi pada pegawai dan produksi 2. Gaya kepemimpinan tertutup 3. Gaya kepemimpinan demokratis 4. Gaya kepemimpinan struktural 5. Gaya Kepemimpinan Campuran (sintesa) 88
KOMUNIKASI proses pertukaran informasi diantara dua orang atau lebih. Pengirim Ide
Interpretasi
Saluran pengiriman Pesan
Penerima
Pengkodean
Umpan balik
89
Tindakan
Adaptasi Organisasi terhadap Perubahan Lingkungan 1. Penyesuaian struktur adaptasi terhadap perubahan lingkungan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi 2. Sistem Manajemen perubahan organisasi secara internal memerlukan penyesuaian dalam sistem manajemen. 3. Subsistem yang adaptif sistem organisasi harus memiliki misi untuk melakukan perubahan dan merekomendasikannya pada manajemen. 4. Perlindungan terhadap teknologi organisasi organisasi harus mampu untuk selalu mengadopsi teknikteknik baru yang ada di linkungannya. 90
Model Perubahan (Kurt Lewin) 1. Pencairan (unfreezing) tindakan ini bertujuan memotivasi dan membuat individu siap untuk melakukan perubahan 2. Perubahan Perpindahan antara kondisi awal ke kondisi akhir yang diharapkan. Perkembangan terjadi pada nilai,sifat, dan perilaku. Kondisi akhir yang diharapkan adalah adanya internalisasi atas perubahan pada kondisi baru tersebut. 3. Pembekuan (refreezing) Tahap ini dilaksanakan ketiak perubahan yang terjadi telah secara permanen ada dalam diri individu. 91
Tahap-Tahap Manajemen Perubahan 1. Identifikasi perilaku 2. Mengukur perilaku 3. Melakukan analisa fungsional 4. Mengembangkan strategi intervensi 5. Evaluasi peningkatan kinerja
92
PENGEMBANGAN ORGANISASI Sebuah rencana jangka panjang yang berusaha untuk meningkatkan keefektifan organisasi dan kemampuannya untuk beradaptasi dan berubah melalui penerapan pengetahuan dan teknik-teknik ilmu perilaku. Asumsi asumsi dalam pengembangan organisasi adalah asumsi tentang individu, asumsi tentang individu dalam kelompok dan asumsi tentang individu dalam sistem organisasi. Ketiganya memiliki kesamaan dalam upaya untuk mengembangkan kemampuan pada kondidi yan lebih baik. 93
Tahapan dalam Program Pengembangan Organisasi • Tahap 1: Kesadaran adanya Masalah – Kebutuhan untuk berubah • Tahap 2: Pemasukan agen Perubahan • Tahap 3: Diagnosa • Tahap 4: Rencana Aksi (Tindakan) • Tahap 5: Implementasi (pelaksanaan) • Tahap 6: Penyelesaian Program 94
MANAJEMEN KONFLIK Kondisi-kondisi Anteseden Persepsi ttg Konflik
Konflik yang terjadi
Perilaku yang Muncul
Resolusi konflik/tekanan utk penyelesaian konflik
resolusi yang disepakati
95
IKLIM ORGANISASI – Kualitas daya tahan organisasi thd kondisi lingkungan – dialami anggota organisasi – mempengaruhi perilaku individu yang ada didalamnya – menggambarkan seperangkat karakter dan efek yang menyertainya – keterkaitan antar bagian dalam organisasi 96
DAFTAR PUSTAKA • Kasim, Azhar, 1993, Pengukuran Efektivitas Dalam Organisasi, FE-UI, Jakarta • Lubis, S. B. Hari, dan Huseini, Martani, 1987, Teori Organisasi (suatu pendekatan makro), PAU-UI, Jakarta • Milton, Charles R., 1981, Human Bevaior in Organizations (Three Levels of Behavior), Prentice-Hall, Englewood Cliffs, N. J • Sutarto, 1995, Dasar-Dasar Organisasi, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta • Thoha, Miftah, 1994, Perilaku Organisasi: Konsep dan Aplikasinya, Rajawali, Jakarta • Umstot, Denis D., 1984, Understanding Organizational Behavior (Concepts and Applications), West Publishing Co, Minnesota
97
Terima Kasih Dr. Adi Nurmahdi MBA