Organiseren van (inter)nationale wedstrijden met passie voor de sport Jeroen de Geus Voorzitter Rapid Wheels Klazienaveen
Onderwerpen • • • • • • • • • •
Introductie Waarom organiseren van (inter)nationale wedstrijden Voorbereiding Aanloop naar evenement Side events Het evenement Uitstraling evenement Vernieuwing Resultaat Korte video
Introductie • Begonnen met BMX in 1985 (Erica) • In 1990 overstap gemaakt naar FC Unitas Assen (KNWU). • Verschillende Europa Cups (Slagharen), EK’s en WK’s gefietst • Gestopt in 1997 • Weer begonnen in 2008
Introductie • Vanaf 2009 secretariaat KNWU (vanaf dat moment combi-club Rapid Wheels) • In 2010 benaderd door bestuur om te helpen met aanleg nieuwe baan • Opening nieuwe baan april 2011 • NK 2012 • Sinds januari 2014 voorzitter • EK ronde 7 & 8 2014
Vanwaar aanvulling titel met passie voor de sport • Zonder passie is het niet mogelijk om zoveel energie te steken in het organiseren van een wedstrijd • Passie voor de sport zorgt voor creativiteit • Passie voor de sport is ook verplaatsen in rijder en toeschouwer • Passie voor de sport is beleving creëren • Passie voor de sport is vernieuwen
Waarom organiseren van (inter)nationale wedstrijden Willekeurige volgorde
• • • • •
Sport promoten in de regio Leden en vrijwilligers enthousiast maken Inkomsten vereniging Sponsoren verbinden aan de club Laten zien aan overheid (gemeente/provincie) dat BMX leeft!
Voorbereiding • Financiële risico’s afdekken • • •
Begroting Zorg ervoor dat overheid het evenement financieel ondersteunt Zorg ervoor dat 1 of meerdere sponsoren evenement financieel ondersteunt
• Begin minimaal 1 jaar vóór het evenement met traject overheid. Dat gaat namelijk traag
Voorbereiding • Commissies • • • • • • •
Baanonderhoud Catering EHBO Financiën Medewerkers Inrichting evenement VIP
Voorbereiding • Ga kijken bij andere evenementen en leer daarvan • Houdt contact met andere organisatoren • Zorg ervoor dat accommodatie spik en span is • Draaiboek • Promotieplan
Aanloop naar het evenement • Promotie in de regio • Betrek basisscholen bij het evenement, verzorg clinics • Schrijf buurtbewoners aan • Gratis toegang voor de omgeving • Persberichten lokale media • Promotie op buurtevenementen
Side events • Trekken van publiek buiten de bmx om • Ga op zoek naar activiteiten die kinderen uit de buurt kunnen doen tijdens een evenement • Vaak zijn er subsidiemogelijkheden voor side events, bijvoorbeeld voor kinderen met een handicap
Het evenement • De volgende groepen moeten centraal staan: • • • • •
Rijders Medewerkers/vrijwilligers Publiek Standhouders Catering
Het evenement • Rijders • •
Vernieuw met regelmaat de baan Zorg voor goede faciliteiten • Parc ferme • Toegang startheuvel • Uitdagende baan • Team Area • Locatie startlijsten
Het evenement • Medewerkers/Vrijwilligers • • •
Bespaar niet op catering en overnachting voor medewerkers/vrijwilligers Zonder vrijwilligers geen evenement Houdt in het achterhoofd dat je voor een volgend evenement medewerkers/vrijwilligers ook weer bent benodigd
Het evenement • Publiek • • • • •
Creëer gezelligheid Informeer publiek Zorg voor goede toegang tot terrein Zorg voor goede catering Zorg voor goede omroepers met goede spullen, denk aan draadloze microfoon en muziekinstallatie/DJ
Het evenement • Standhouders • • •
Deze groep wordt vaak vergeten Zorg ervoor dat publiek door de verkoopstraat wordt geleid. Plaats ze niet ergens achteraf! Spreek van tevoren benodigde ruimte af en zet deze plek van tevoren af.
Het evenement • Catering • • •
Afwegen zelf of uitbesteden Zelf doen – veel vrijwilligers, maar ook inkomsten Uitbesteden – Uitstraling is vaak beter, geen werk van, spreek duidelijk van tevoren af wat je van elkaar verwacht.
Uitstraling evenement • Een goede uitstraling van evenement zorgt voor een positieve beleving • Zorg ervoor dat baan er netjes bijligt • Kleed baan af met spandoeken, banners, vlaggen, etc • Zorg voor een mooi podium, rijders verdienen dat • Sponsoren en overheid vinden uitstraling ontzettend belangrijk • Zorg ervoor dat rondom baan ook netjes is
Vernieuwing evenement • Probeer eigen identiteit te geven aan evenement • Probeer te vernieuwen • Denk aan Side events, Media, Promotie, livestream
Resultaat • • • • • • •
Actieve vereniging Actieve leden Actieve vrijwilligers Meer bekendheid in de regio Nieuwe leden Bekendheid bij overheid Sponsoren lange termijn
Kortom een bloeiende vereniging!
Korte video
