Organisatiecultuur. Een handleiding

Organisatiecultuur Een handleiding

Leeswijzer toolbox – Doelstelling toolbox

•

Het is de bedoeling dat deze toolbox handvaten aanreikt aan en inspiratie is voor iedereen binnen de Vlaamse overheid die binnen zijn of haar organisatie aan organisatiecultuur werkt/wil werken.

•

De inhoud van de toolbox is gebaseerd op: • Projectervaring van AgO • Wetenschappelijke literatuur en modellen • Feedback van mensen in de VO die met het thema bezig zijn

11-2-2013

Ago Powerpoint

2

Leeswijzer toolbox – Hoe deze toolbox hanteren

•

De toolbox moet bruikbaar zijn voor iedereen, elke organisatie heeft echter andere noden en een andere cultuur. Dit wil dan ook zeggen dat hetgeen in de toolbox staat, moet worden aangepast op maat van de organisatie.

•

Inbedden in de organisatie • Bepaalde termen, methodes,… zullen moeten worden aangepast naar wat gebruikelijk is binnen de organisatie. Op maat maken van het project • Naargelang de aard van het project, maturiteit van de organisatie,… zal het nodig zijn om bijvoorbeeld bepaalde stappen weg te laten (of toe te voegen), volgordes te wijzigen,…

•

11-2-2013

Ago Powerpoint

3

Inhoud

I. Organisatiecultuur? – Een inleiding II. Werken aan organisatiecultuur 0. 1. 2. 3. 4. 5.

Opstart Visie op cultuur bepalen Analyse organisatie Indicatoren Actieplan Opvolging

III. Quick wins

11-2-2013

Ago Powerpoint

4

I. ORGANISATIECULTUUR?

11-2-2013

Ago Powerpoint

5

Definiëring organisatiecultuur

Organisatiecultuur omvat het geheel van waarden en normen en de set van gedeelde meningen/opinies, die het concrete gedrag van individuen en groepen in de organisatie beïnvloeden. Organisatiecultuur bepaalt het gezicht van de organisatie.

11-2-2013

Ago Powerpoint

6

Definiëring organisatiecultuur

CULTUUR IS MEER • Maar cultuur is meer dan enkel het voorzien van gedeelde opinies over het uiteindelijke doel van het te stellen gedrag • Cultuur is ook het geheel van instrumenten om praktische problemen in de organisatie aan te pakken

11-2-2013

Ago Powerpoint

7

v

IAVA: organisatiebeheersing Plaats van organisatiecultuur in de organisatie volgens IAVA

11-2-2013

Ago Powerpoint

8

v

11-2-2013

Ago Powerpoint

Tempelmodel – Innovatieve Arbeidsorganisatie

9

v

11-2-2013

Ago Powerpoint

Een gedeelde en gedragen visie op cultuur in gans de organisatie

10

v

11-2-2013

Ago Powerpoint

De leiding is het voorbeeld van de visie op cultuur in daden

11

v

11-2-2013

Ago Powerpoint

Opleiden & sturen om gedrag te stellen in de lijn van de cultuur

12

v

11-2-2013

Ago Powerpoint

Maken de cultuur mogelijk &vertoont een ‘fit’ met deze cultuur

13

v

11-2-2013

Ago Powerpoint

Cultuur hangt met alles wederzijds samen

14

v

11-2-2013

Ago Powerpoint

alle elementen samen bepalen het gedrag in de organisatie

15

Aandachtspunten

Dat wil dus zeggen dat… • Geen magie • Cultuur komt niet plots te voorschijn • Walk the talk • Cultuur gaat pas leven door het gedrag dat in de organisatie wordt gesteld • De organisatie dat is cultuur • Organisatiecultuur krijgt vorm doorheen gans de organisatie

11-2-2013

Ago Powerpoint

16

II. WERKEN AAN ORGANISATIECULTUUR

11-2-2013

Ago Powerpoint

17

II. Werken aan organisatiecultuur

Fase

Resultaat

Wie

Hoe

0. Opstart

Gevalideerd projectplan

Stuurgroep, projectgroep

Projectfiche

1. Visie op cultuur bepalen

Gevalideerde visietekst


-

Coverstory Visietekst schrijven Visietekst aftoetsen Valideren

2. Analyse organisatie

Zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse

Projectgroep, medewerkers

-

Documentanalyse Bevraging Interactief Combinatie

3. Indicatoren

Instrument om evolutie naar gewenste cultuur op te volgen

Projectgroep

-

In kaart relevante beschikbare gegevens Nulmeting Proces voor opvolging

Gevalideerd actieplan, met concrete acties en verantwoordelijken


-

Template actieplan Matrix om acties te bepalen

Stuurgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken

-

Opvolgingstabel

4. Actieplan

5. Opvolging 11-2-2013

Systematische opvolging en bijsturing van de geformuleerde acties Ago Powerpoint

-

18

0. Opstart

Verschillende manieren om aan cultuur te werken

11-2-2013

Ago Powerpoint

Positief

Negatief

Waar willen we naartoe?

Wat zijn de problemen?

Strategie

Wat zijn de oorzaken?

19

0. Opstart Brugmodel – opzetten participatief proces

11-2-2013

Ago Powerpoint

20

0. Opstart

Brugmodel: handig model bij de opstart van een project en bij de

opvolging. • In kaart brengen waarover het gaat - waarover het niet gaat - en wat de doelstellingen zijn; • Nadenken over de stakeholders binnen de organisatie en op welke manier ze het beste bij het project worden betrokken voor een maximaal draagvlak te kunnen creëren.

Op deze basis een gefundeerd projectplan maken met twee invalshoeken: 1. De te behalen doelstellingen en de wenselijke outputs en outcomes 2. Eigenaarschap binnen de organisatie van de gewenste cultuur (verandermanagement)

11-2-2013

Ago Powerpoint

21

0. Opstart

Projectstructuur •

Denk goed na over een projectstructuur met duidelijke rollen; • Stuurgroep (meestal de directie) • Projectleider • Projectmedewerkers (meestal verenigd in de projectgroep of werkgroep)

• Tip: betrek een lid van de directie in de projectgroep, zo kan je het beste voeling houden met de directie en heb je een ambassadeur in de directie.

11-2-2013

Ago Powerpoint

22

0. Opstart

Cultuurverandering = veranderingsmanagement • Zorg voor een ‘Case for Change’ • • • •

Beschrijf een motiverende/dwingende reden voor verandering Zijn er goede en nodige doelstellingen? Is er voor betrokkenen een reden om mee te doen? Nood aan een positief en aantrekkelijk verhaal

• Management = sponsor van het traject • Management moet als één man achter de doelstelling van het traject staan. • Zelfde verhaal vertellen.

11-2-2013

Ago Powerpoint

23

0. Opstart

Cultuur zit overal in de organisatie dus een cultuurverandering kan enkel slagen als: • Als ze doorheen heel de organisatie gaat.

• Als ze door iedereen (dit wil zeggen alle lagen van de organisatie) wordt gedragen • Belang van betrokkenheid in het traject • Nood aan regelmatige en voldoende communicatie naar degenen die impact zullen ervaren.

11-2-2013

Ago Powerpoint

24


Fase

Resultaat

Wie

Hoe

0. Opstart



Projectfiche




-





-


3. Indicatoren


Projectgroep

-




-



-

Opvolgingstabel

4. Actieplan



-

25


Wat? • Het management gaat na: Welke cultuur is nodig om de strategie en doelstellingen te bereiken? Maar ook: welke organisatie willen we zijn? Resultaat? •

Een visietekst met daarin een beperkt aantal inspirerende waarden die de organisatie en het gedrag binnen de organisatie zullen vorm geven

Wie? • Management beslist over bottom-up of top-down aanpak

11-2-2013

Ago Powerpoint

26


Welke organisatie willen we zijn? Welke cultuur is nodig om de doelstellingen te behalen? Door middel van goed doorleefde waarden kan een organisatie zich van de rest onderscheiden. Waarden motiveren en stimuleren een bepaald gedrag.

Het is dan ook van essentieel belang dat het management de waarden goed kiest en uitdraagt naar de rest van de organisatie.

The Body Shop 11-2-2013

Ago Powerpoint

27


Formuleren van waarden, visietekst schrijven: •

Schrijf geen ellenlange visietekst die niemand leest. Zorg ervoor dat de boodschap overkomt in alle delen van de organisatie. Wees aantrekkelijk, wervend en inspirerend! Formuleer een paar waarden en verduidelijk deze eventueel in een paar korte zinnen.

•

Denk ook aan de cultuurkenmerken van de Vlaamse overheid (daadkracht, ondernemerschap, 360° vertrouwen, wendbaarheid en openheid), maar wees niet bang om origineel te zijn.

11-2-2013

Ago Powerpoint

28

1. Visie op organisatiecultuur bepalen

Coverstory als hulpmiddel om de waarden/visietekst te formuleren 2016: in de ‘13’ handelt het centrale artikel over het 10-jarig bestaan van uw organisatie. Wat zal er op de cover staan?

Welke randverhalen komen In het themanummer? (een drietal)

Ga er vanuit dat het tijdschrift verschijnt in november 2016

Maak een krachtige titel

11-2-2013 11-2-2013

Ago Powerpoint Ago Powerpoint

29 29


Toetsen van de visie: Is de visie: Ambitieus: Maakt keuzen, gaat over meer dan nu Motiverend: Geeft energie, is inspirerend Onderscheidend: Vertolkt de eigenheid Relevant: Voor alle stakeholders Echt: Authentiek & geloofwaardig

11-2-2013

Ago Powerpoint

30


Openstaande vraag: Hierbij ook de externe stakeholders betrekken? Geen sluitend antwoord: •

Afhankelijk van organisatie tot organisatie. Het kan zijn dat een organisatie zeer extern gericht is, waarbij de externe stakeholders een duidelijke invloed ondervinden van de organisatiecultuur. In dergelijke organisaties kan het opportuun zijn hen te betrekken. Voor andere organisaties is het misschien minder interessant (kosten/baten-gewijs)

11-2-2013

Ago Powerpoint

31


Aandachtspunten: • Visie op cultuur dient in lijn te liggen met gemaakte strategische keuzes (missie, visie, doelstellingen,…) • Wie bepaalt de visie? Het management of samen met de organisatie? Keuze door het management! • Het schrijven van de visie is een proces. Een visie is niet geschreven op een namiddag.

11-2-2013

Ago Powerpoint

32


Aandachtspunten: • De visie heeft consequenties. Toekomstige daden zullen afgezet worden t.o.v. de beschreven visie, het mag niet vrijblijvend zijn. • Draag zorg voor de communicatie van de visie. Bij voorkeur gebeurt de communicatie door het management samen met het engagement om deze visie te realiseren.

11-2-2013

Ago Powerpoint

33


Fase

Resultaat

Wie

Hoe

0. Opstart



-

Projectfiche




-





-


3. Indicatoren


Projectgroep

-




-



-

Opvolgingstabel

4. Actieplan



-

34


Wat? • Nu er bepaald is hoe de organisatiecultuur er in de toekomst moet uitzien, is het van belang om te weten waar de organisatie vandaag staat Resultaat? • Een zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse waarop men zich kan baseren om een actieplan op te maken Wie? • Afhankelijk van de gekozen methodiek, maar het is aan te raden zo veel mogelijk mensen binnen de organisatie hierbij te betrekken

11-2-2013

Ago Powerpoint

35


Cultuur is aanwezig in alle aspecten van de organisatie

Zichtbaar maken

11-2-2013

Ago Powerpoint

36


Cultuur is aanwezig in alle aspecten van de organisatie

Zichtbaar maken

11-2-2013

Ago Powerpoint

37


Verschillende mogelijkheden 1. Documentanalyse 2. Bevraging 3. Interactieve benadering 4. Combinatie van methoden

11-2-2013

Ago Powerpoint

38

2.1 Analyse organisatie- Documentanalyse

1. Documentanalyse • Analyse van resultaten bestaande gegevens • Gevoerde bevragingen: Personeelspeiling, BUE, klantentevredenheid • Andere bronnen: klachten, persartikels, Balanced Scorecard,…

11-2-2013

Ago Powerpoint

39

2.1 Analyse organisatie

Geen onnodige extra bevraging • •

Geen belasting medewerkers Geen financiële investering nodig

Afhankelijkheid van responsgraad Bureauwerk (wat niet goed is voor het verandermanagement) Niet gemakkelijk • Hoe resultaten interpreteren? • Als door één persoon gebeurt, grote kans op eenduidige/persoonlijke interpretatie. • Komen alle elementen uit de visie naar voor?

11-2-2013

Ago Powerpoint

40


2. Bevraging Via een vragenlijst de huidige organisatiecultuur in kaart brengen Er bestaan heel wat verschillende vragenlijsten • Zie bespreking diverse instrumenten (toolbox) • Er bestaat geen ‘beste instrument’ • Het meest geschikte instrument is afhankelijk van de doelstellingen • Het is belangrijk op voorhand goed na te denken over wat je kan doen met het resultaat

11-2-2013

Ago Powerpoint

41


Iedereen is betrokken, brede bevraging Duidelijk visueel resultaat Objectieve basis om gesprekken te starten

Misschien de zoveelste bevraging Kosten/baten • Veel geld voor consultancy (is niet altijd goed besteed),… • Vraagt energie • Goed nadenken over zinvolheid van het resultaat: kunnen we er praktisch mee aan de slag?

11-2-2013

Ago Powerpoint

42


3. Interactieve benadering Door middel van workshops, focusgroepen, interviews,…

Voorbeelden: zie toolbox

11-2-2013

Ago Powerpoint

43

2.3 Analyse van de organisatie

De mensen worden betrokken op een directe manier Goed voor verandermanagement Pragmatische aanpak Ook uit werksessies los van het cultuurtraject kan input worden verzameld

De analyse gaat minder in de diepte, is minder scherp De analyse is voor interpretatie vatbaar Soms moeilijk om de focus te houden

11-2-2013

Ago Powerpoint

44


4. Combinatie van methoden • Geeft meer zekerheid over het resultaat

• Verrijkt de resultaten • Bijvoorbeeld: • Combinatie documentanalyse en interactieve benadering: Documentanalyse als voorbereiding of toets van de interactieve sessie

11-2-2013

Ago Powerpoint

45


5. Kloofanalyse

11-2-2013

Ago Powerpoint

46

2.5 Analyse van de organisatie

Aandachtspunten Kies de methode die het beste bij het traject past • • • •

Is er een grondige analyse van de organisatie echt vereist? Hoeveel tijd is er? Is het de bedoeling om heel participatief te werk te gaan of meer top down …

Kies de methode die het beste bij de organisatie past

11-2-2013

Ago Powerpoint

47


Fase

Resultaat

Wie

Hoe

0. Opstart



-

Projectfiche




-





-


3. Indicatoren


Projectgroep

-




-



-

Opvolgingstabel

4. Actieplan



-

48

3. Indicatoren

•

Wat? • Een organisatiespecifiek instrument • Om de evoluties op gebied van de gewenste cultuur op te volgen

•

Hoe? • Bundelen elementen uit peilingen die reeds in de organisatie gebeuren • Vb. Personeelstevredenheid, klantentevredenheid, BUE, indicatoren balanced score card,…

•

Resultaat • Monitor van cultuurelementen • Input voor het (bij)sturen van het actieplan

11-2-2013

Ago Powerpoint

49

3. Indicatoren

Stappenplan Zie ook toolbox, cultuur meten ‘cultuurbarometer’

1. Selecteren relevante gegevensbronnen 2. Selecteren relevante items uit bronnen 3. Bepalen norm per item •

Antwoord op de vraag: Indien we de visie op cultuur realiseren, welke score dienen we dan te behalen op het bepaalde item?

4. Nulmeting •

Kan ook nuttig zijn in analysefase

5. Opstellen proces voor opvolging monitor • •

11-2-2013

Wie is verantwoordelijk? Bepalen wat er gedaan wordt met de resultaten

Ago Powerpoint

50

Voorbeelden van indicatoren: • Daadkracht • Ondernemerschap • 360° vertrouwen • Openheid • Wendbaarheid

11-2-2013

Ago Powerpoint

51

3. Indicatoren

•

Indicatoren moeten tijdig beschikbaar en correct zijn

•

Indicatoren moeten gekoppeld zijn aan beheer (opvolging) en beleid (visie)

•

Je krijgt het gedrag dat je meet

•

Kosten/baten van dataverzameling

•

Kies de essentiële indicatoren: VS

11-2-2013

Ago Powerpoint

52


Fase

Resultaat

Wie

Hoe

0. Opstart



-

Projectfiche




-





-


3. Indicatoren


Projectgroep

-




-



-

Opvolgingstabel

4. Actieplan



-

53

4. Actieplan

Wat? • Nagaan welke acties een impact zouden kunnen hebben om de gewenste organisatiecultuur te kunnen bereiken en aan elke actie een verantwoordelijke koppelen Resultaat? • Een overzicht van de verschillende acties, hun timing, doel, verantwoordelijke,… Met daarbij oog voor opvolging, bijsturing indien nodig en communicatie Wie? • De projectgroep • Validatie door de stuurgroep (het voltallige management)

11-2-2013

Ago Powerpoint

54

4. Actieplan

Doorvertaling vorige oefeningen naar concrete gedragingen/acties • Op team of individueel niveau • Voorbeeldrol leidinggevenden • Bij de processen, structuur, systemen (zie ook tempelmodel) • …

11-2-2013

Ago Powerpoint

55

4. Actieplan

Elke actie uitwerken in een dynamisch actieplan om kloof tussen huidig en gewenste cultuur te dichten • Opvolgingsinstrument • Cyclisch bijsturen/aanvullen/…

Duidelijke timing

Duidelijke omschrijving actie Eindverantwoordelijke

11-2-2013

Ago Powerpoint

Status actie Evaluatie en/of bijsturing, een vervolgactie?

4. Actieplan

Aandachtspunten: •

Mis geen kansen! Naast de acties geformuleerd in het actieplan, worden er nog zaken opgezet binnen organisaties. Integreer ook daar de organisatiecultuur. Maak telkens die afweging.

•

Organisatiecultuur mag niet herleid worden naar louter een Excel tabel. Het moet een reflex zijn bij élke actie die wordt ondernomen.

11-2-2013

Ago Powerpoint

57

4. Actieplan

Aandachtspunten: • Kies een beperkt aantal prioriteiten waarop gewerkt wordt • Keuze kan bepaald worden door kloofanalyse of door ‘aanvoelen’ management/medewerkers • Herzie prioriteiten regelmatig

• Een actieplan is niet statisch • Evalueer de genomen acties en stuur bij • Bekijk regelmatig het actieplan (voorbeeld jaarlijks) en stuur bij o.b.v. evaluaties van de genomen acties en de eventuele cultuurmonitoring.

11-2-2013

Ago Powerpoint

58

4. Actieplan

Aandachtspunten: • Zorg voor een verantwoordelijke voor het opvolgen van het actieplan

• Zorg ervaar dat acties passen binnen de grotere organisatie • Vb. deel van HR-beleidsplan,…

• Ook hier is communicatie opnieuw belangrijk, vertel aan de organisatie waarom je wat gaat doen.

11-2-2013

Ago Powerpoint

59


Fase

Resultaat

Wie

Hoe

0. Opstart



-

Projectfiche




-





-


3. Indicatoren


Projectgroep

-




-


Projectgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken

-

Opvolgingstabel

4. Actieplan



-

60

III. QUICK WINS

11-2-2013

Ago Powerpoint

61

4. Quick wins

• Cultuur verankeren in de strategische cascade • Missie, visie, waarden • Prestatiemanagement (PLOEG) • ….

• Cultuur integreren in de beleidscyclus en bestaand instrumentarium • PEP • Ondernemingsplan • …

• …

11-2-2013

Ago Powerpoint

62

Contacteer AgO: [email protected]

VRAGEN?

11-2-2013

Ago Powerpoint

63

Organisatiecultuur. Een handleiding

Recommend Documents