Organisatiebesluit Zaanstad 2012 Hoofdstuk 1 De structuur van de ambtelijke organisatie Artikel 1 Begripsbepalingen: In dit besluit wordt verstaan onder: a. budgethouder: degene die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget ter uitvoering van een specifieke taak en hierover verantwoording aflegt (definitie budgetregels gemeente Zaanstad artikel 2c definitie budgethouder; GMT vastgesteld 28 maart 2011). b. college: c. financiële rechtmatigheid:
d. directie:
e. juridische rechtmatigheid:
college van burgemeester en wethouders.
het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan de gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. het team van door het college benoemde directeuren, belast met de leiding van de ambtelijke organisatie, onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale en Europese wet- en regelgeving.
f. secretaris:
gemeentesecretaris/algemeen directeur.
g. sector:
een organisatie-eenheid die direct onder de directie is geplaatst, belast met een pakket aan samenhangende taken.
Artikel 2 Ambtelijke Organisatie 1. Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast op voordracht van de secretaris. 2. Een directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college op voordracht van de secretaris. 3. Een directeur legt rechtstreeks verantwoording af aan de secretaris. 4. De secretaris stelt in overleg met het college de portefeuilles vast van de directeuren, bestaande uit het ambtelijk opdrachtgeverschap voor de voorbereiding, uitvoering en verantwoording van begrotingsprogramma’s, het ambtelijk opdrachtgeverschap voor op concernniveau belegde programma’s en projecten en uit de directievoering over een verzameling aan sectoren. 5. De secretaris stelt, gehoord de directie, de sectoren vast en legt dit vast in een besluit, dat als bijlage B bij het organisatiebesluit wordt gevoegd. 6. Binnen de vastgestelde sectoren als bedoeld in lid 5 is de directeur, na overleg met de directie, bevoegd om de organisatie van zijn sectoren te wijzigen, voor zover dit in overeenstemming is met de interne regels en niet ingaat tegen bevoegdheden die aan het college en de raad zijn voorbehouden. 7. De gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995 oefent, in overeenstemming met het bepaalde in het tweede lid van het vorengenoemde artikel, rechtstreeks onder de bevelen van het college het beheer uit over de naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en historisch-documentaire verzamelingen. 8. Indien bij afzonderlijke verordening of besluit een commissie als bedoeld in de artikelen 82 en volgende van de Gemeentewet wordt ingesteld, die belast is met het beheer van een
dienst of een onderdeel daarvan, mogen in die verordening of in dat besluit geen bepalingen voorkomen, die de in dit besluit geregelde bevoegdheden van de secretaris, directeuren en concerncontroller aantasten. Artikel 3 Diensten en sectoren Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende hoofdstructuur: algemene dienst en de dienst gemeentelijke brandweer, Artikel 4 Dienst gemeentelijke brandweer 1. De dienst gemeentelijke brandweer is belast met het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt als bedoel in artikel 3, eerste lid, onder a Wet veiligheidsregio’s. 2. De dienst gemeentelijke brandweer heeft een eigen rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de secretaris. 3. De dienst gemeentelijke brandweer draagt zorg voor de goede coördinatie van de in het eerste lid genoemde taken met de gemeenschappelijke regeling ‘Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland’. Artikel 5 De sturing van de ambtelijke organisatie 1. Alle bevoegdheden van het college op het gebied van personeel en organisatie zijn gemandateerd aan de secretaris, met uitzondering van: a. vaststellen van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie; b. aanstelling in vaste of tijdelijke dienst van directeuren en de concerncontroller; c. vaststelling en wijziging van de bepalingen van de CAR/UWO overeenkomstig de in het LOGA (landelijk Overleg gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden) gemaakte afspraken; d. Bevoegdheden die steunen op een regeling die zich tegen mandatering verzet; e. Bevoegdheden die in dit besluit zijn belegd. 2. De secretaris geeft alle bevoegdheden op het gebied van personeel en organisatie in ondermandaat aan de directeuren ten behoeve van het dagelijks beheer van de aan hen aangewezen organisatieonderdelen, met uitzondering van: a. het geven van toestemming voor en het toekennen van vergoedingen verband houdende met buitenlandse reizen; b. beslissingen inzake de toekenning van afkoopsommen en regelingen omtrent uittreden op grond van de AGZ; c. beslissingen met betrekking tot de voorlopige en definitieve vaststelling van niet eensluidende functiewaarderingsadviezen; d. vaststellen standaardfunctiereeksen.
3. 4. 5. 6.
7.
Ter bevordering en bewaking van de eenheid in de uitvoering van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, vormen de secretaris en directeuren één directie. De concerncontroller is adviserend lid van de directie. De directie is tegenover het college verantwoordelijk voor een gecoördineerde en geïntegreerde beleidsadvisering en beleidsuitvoering. De leden van de directie hebben het recht bij alle aan het college ondergeschikte ambtenaren de inlichtingen in te winnen die zij voor een goede vervulling van hun taak nodig achten. Indien in de directie geen overeenstemming wordt bereikt is de stem van de secretaris beslissend.
Hoofdstuk 2 De ambtelijke organisatie in relatie tot de bestuursorganen Paragraaf 1
Secretaris in relatie tot de bestuursorganen
Artikel 6 De relatie tot het college 1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college. 2. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. 3. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college. 4. Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college. 5. Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen. 6. Hij draagt er zorg voor dat de tijdens de vergadering van het college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst wordt bijgehouden. 7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college de secretaris nadere richtlijnen geven. Artikel 7 De relatie tot de burgemeester 1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde. 2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds. 3. Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren van collegiaal bestuur van het college. 4. Hij staat de burgemeester ter zijde bij diens zorg voor de vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte en bevordert daartoe in overleg met de burgemeester de goede relaties van de gemeente met andere openbare besturen en de onder die besturen ressorterende ambtelijke organisaties. Artikel 8 Commissies 1. Tenzij bij afzonderlijke verordening of bij afzonderlijk besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 6 en 7 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door het college of de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college, onderscheidenlijk de burgemeester. 2. De secretaris is, zo dikwijls het college dat verlangt, of op uitdrukkelijke uitnodiging van een commissie of indien hij dat zelf wenselijk acht, aanwezig in de vergaderingen van de in het eerste lid bedoelde commissies of bij van gemeentewege te voeren besprekingen en heeft daarin een adviserende stem. Artikel 9 Overige regels 1. De secretaris is gehouden aanwezig te zijn bij die evenementen en bijeenkomsten, waarbij zijn aanwezigheid naar het oordeel van het college uit representatief oogpunt is vereist. 2. Hij geeft, indien hij door ziekte of anderszins verhinderd is zijn functie uit te oefenen, hiervan onmiddellijk kennis aan de burgemeester. 3. Hij wordt bij verhindering of ontstentenis vervangen door één van de door het college daarvoor aangewezen ambtenaren. 4. Hij bevordert het tot stand komen van de voordrachten bedoeld in het derde lid. 5. Voor een afwezigheid anders dan vanwege ziekte behoeft hij toestemming van het college voor zover die afwezigheid langer dan vijf dagen zal duren. De toestemming wordt alleen geweigerd, indien het belang van de gemeente door de afwezigheid zou worden geschaad.
6.
Het is niet toegestaan dat de secretaris en de door het college aangewezen ambtenaren als bedoeld in het derde lid allen gelijktijdig met verlof zijn.
Paragraaf 2
De ambtelijke organisatie en uitoefening van bestuursbevoegdheid
Artikel 10 De relatie tot het college 1. Aan de directeuren wordt mandaat verleend tot het nemen van besluiten en het afdoen van zaken die verband houden met en voortvloeien uit de verantwoordelijkheid die zij ingevolge artikel 16 van dit besluit dragen. 2. De directeuren wordt toegestaan terzake het vorenstaande mandaat, ondermandaat te verlenen. 3. Besluiten tot verlening van ondermandaat worden schriftelijk vastgelegd en ter kennisneming aan de secretaris gezonden, gepubliceerd in het gemeenteblad en de cvdr. 4. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. 5. In de gevallen waarin de secretaris, de directeuren of de ondergemandateerde gebruik maken van de binnen dit besluit verleende mandaat, worden de desbetreffende stukken voorzien van de ondertekeningsformule opgenomen in bijlage A van dit besluit. 6. De secretaris kan ten aanzien van het bepaalde in dit artikel nadere aanwijzingen geven. Artikel 11 De relatie tot de burgemeester Het bepaalde in artikel 10 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan. Artikel 12 Voorwaarden waaronder het mandaat wordt verleend Het ingevolge de artikelen 10 en 11 verleende (onder)mandaat is niet van toepassing: a. op zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen; b. op zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van het tot dan toe door het gemeentebestuur gevoerde beleid; c. op zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van een advies waarvan het inwinnen ingevolge wettelijk voorschrift dan wel ingevolge een gemeentelijke richtlijn verplicht is; d. op zaken die een beslissing vergen die leidt tot overschrijding van het voor deze beslissing(en) aan de gemandateerde beschikbaar staande budget; e. de beslissing om de raad een voorstel te doen; f. op zaken die de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften vergen, alsmede op de vaststelling van beleidsregels, tenzij het regels betreffen ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de organisatie van de griffie; g. op zaken die het nemen van een besluit vergen waarvoor is bepaald dat dit genomen moet worden met versterkte meerderheid of waarvan de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen het nemen van een besluit krachtens mandaat; h. op besluiten die wettelijk onderworpen zijn aan goedkeuring. Artikel 13 Terugkoppeling naar bestuurlijk niveau In de gevallen dat een of een aantal van de uitzonderingen genoemd in artikel 12 van toepassing is, dan wel indien de gemandateerde twijfelt of zulks het geval is, wordt het besluit of de afdoening van de zaak aan het college of aan het lid van het college tot wiens portefeuille het onderwerp logischerwijs behoort, voorgelegd. Artikel 14 Informatieverstrekking over gebruik van de gemandateerde bevoegdheid De secretaris en de directeuren verstrekken de afzonderlijke leden van het college respectievelijk de burgemeester regelmatig informatie over de zaken die zij op basis van dit besluit afdoen of hebben afgedaan, de beslissingen krachtens ondermandaat daarbij inbegrepen.
Artikel 15
Volmacht en machtiging
1. Aan de gemeentesecretaris en directeuren wordt volmacht verleend en een machtiging om in naam van de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van besluiten waartoe is besloten: a. door de raad, b. door of namens het college of c. door of namens de burgemeester 2. De volmacht en machtiging beperkt zich tot handelingen die onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid zijn voorbereid; 3. Aan de functionarissen die krachtens het ondermandaatbesluit van een directeur bevoegd zijn tot het uitoefenen van bevoegdheden, wordt volmacht verleend en een machtiging indien en voor zover de vertegenwoordiging van de gemeente om privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen te verrichten voortvloeit uit de uitoefening van deze bevoegdheden.
Paragraaf 3
Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de ambtelijke organisatie.
Artikel 16 Dagelijks beheer 1. Het aan de directeuren opgedragen dagelijks beheer omvat het ambtelijk opdrachtgeverschap voor de voorbereiding, uitvoering en verantwoording van begrotingsprogramma’s, het ambtelijk opdrachtgeverschap voor op concernniveau belegde programma’s en projecten en de verantwoordelijkheid voor het functioneren en presteren van de sectoren die onder hun directievoering zijn geplaatst. 2. De secretaris komt daartoe, na overleg met de directeuren, onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, met ieder van hen voor een begrotingsjaar, overeen: a. De budgetten van de productenraming opgenomen in de programma’s van de programmabegroting; b. De te behalen resultaten van de programmabegroting; 3. Indien tussen de secretaris en de directeur geen overeenstemming wordt bereikt over het bepaalde in lid 2, stelt de secretaris deze aangelegenheden eenzijdig vast. Artikel 17 Middelenbeleid 1. Tot het gemeentelijk middelenbeleid wordt in ieder geval gerekend: a. het financiële beleid; b. het organisatiebeleid; c. het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen; d. het juridisch beleid e. het personeelsbeleid; f. het informatiebeleid; g. het automatiseringsbeleid; h. het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat; i. het communicatiebeleid; j. het inkoopbeleid. 2. Eén van de directeuren is ambtelijk opdrachtgever voor voorbereiding, uitvoering en verantwoording van het gemeentelijk middelenbeleid en bevordert dat door of namens de directie richtlijnen worden gesteld waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de sectoren wordt uitgevoerd. Artikel 18 Informatieverstrekking door de sectoren De directie stelt vast welke gegevens door de sectoren worden verstrekt ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel. De aard, de inhoud, de vorm ervan en de frequentie van de informatieverstrekking wordt daartoe per categorie nader bepaald.
Hoofdstuk 3 Werkwijze van de ambtelijke organisatie
Paragraaf 1
Procedures
Artikel 19 Bestuursopdracht 1. Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het maken van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’. 2. De secretaris draagt de zorg voor het formuleren van een bestuursopdracht. Artikel 20 Uitvoering bestuursopdracht 1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd onder ambtelijk opdrachtgeverschap van de directeur tot wiens verantwoordelijkheid de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald. 2. Indien een zaak onder de verantwoordelijkhied van meer dan één directeur valt wijst de secretaris, na overleg in de directie, een directeur aan, die ambtelijk opdrachtgever is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang. 3. De ambtelijk opdrachtgever ziet erop toe dat bij de voorbereiding en uitvoering van een zaak wordt samengewerkt met andere sectoren en dat er een integrale advisering is aan het college. Artikel 21 Advisering 1. Indien een zaak het taakgebied van een andere sector raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste sector aanvullend advies aan die andere sector. 2. Indien na intern overleg er geen zicht is op consensus, kan een sector uit eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De directie wordt hiervan op de hoogte gesteld. 3. De Concernstaf voorziet waar nodig gevraagd of ongevraagd in de coördinatie bij de advisering als bedoeld in dit artikel. Artikel 22 Overleg met de wethouder 1. De directeuren wijzen ieder voor hun sectoren ambtenaren aan, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de directeuren verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg kunnen voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke wethouder. Deze ambtenaren ontvangen daartoe mandaat van de directeur. Omtrent de inhoud van het overleg leggen zij verantwoording af tegenover de directeur. 2. Bij verschil van inzicht tussen de directeur en de wethouder wordt in het advies aan het college het standpunt van de wethouder opgenomen.
Hoofdstuk 4 Controlling, financieel management en de administratieve organisatie van de gemeente Artikel 23 Onverenigbaarheid van functies 1. De functies van concerncontroller als bedoeld in artikel 25 en van concernadministrateur als bedoeld in artikel 27, zijn onverenigbaar. 2. De functie van treasurer is onverenigbaar met de functies van concerncontroller, dienstcontroller en concernadministrateuren met het budgethouderschap. Artikel 24 Toetsing voorstellen 1. De directeuren zijn ervoor verantwoordelijk, dat bij het college ingediende voorstellen zijn getoetst op: a. inhoud en integraliteit; b. juridische en financiële rechtmatigheid; c. tijdigheid; d. juistheid en volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline; e. doelmatigheid;
f. g.
2. 3.
juistheid van de te volgen procedure; toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt. Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de door de gemeentesecretaris vooraf vastgestelde kaders. De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat deze toetsing van voorstellen plaats vindt. Waar nodig voorziet de concerncontroller in een aanvullende toetsing.
Artikel 25 Concerncontroller 1. Het college wijst op voordracht van de secretaris een ambtenaar aan als concerncontroller. 2. De concerncontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de gemeentelijke organisatie. In het kader van deze taken heeft de concerncontroller de bevoegdheid het college gevraagd en ongevraagd rechtstreeks te adviseren. 3. De concerncontroller is belast met en ten opzichte van het college, voor de gemeente als geheel, verantwoordelijk voor: a. het ontwikkelen en (doen) uitvoeren van planning- en controlinstrumenten en van de administratieve organisatieontwikkeling; b. het samenstellen van de concern jaar- en meerjarenbegroting en de toelichting daarop; c. het doen samenstellen van managementrapportages en het samenstellen van concern- en bestuursrapportages, -jaarverslagen en -rekeningen; d. het arrangeren van doelmatigheidsoperaties; e. het (doen) uitvoeren van beleidsevaluerende onderzoeken en doelmatigheidsonderzoeken in verband met de bedrijfsvoering; f. het scheppen van randvoorwaarden ter bevordering van de rechtmatige aanwending van middelen en integer handelen van de organisatie; Artikel 26 Richtlijnen 1. De secretaris kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller ter handhaving en uitvoering van dit besluit nadere richtlijnen kan geven. 2. Indien de concerncontroller van oordeel is dat op enigerlei wijze een meer doelmatig financieel beheer kan worden verkregen, treedt hij over te nemen maatregelen in overleg met de verantwoordelijke directeur en legt hij zo nodig een voorstel aan de secretaris voor. Artikel 27 Concernadministrateur De secretaris wijst, gehoord de directie, een ambtenaar aan als concernadministrateur.
Artikel 28 1. De concernadministrateur kan één of meer afzonderlijke bank- en/of girorekeningen en/of rekening-courantrekeningen aanwijzen voor het innen van door hem aan te geven inkomsten onderscheidenlijk het verrichten van uitgaven. 2. De inkomsten en uitgaven van de diensten geschieden met inachtneming van door het college vast te stellen procedures en toe te kennen fiatteringsbevoegdheden. Artikel 29 Begroting en jaarstukken 1. Jaarlijks voor een door het college vast te stellen datum, met in acht neming van de gemeentewet, biedt de secretaris aan het college en na overleg met de concerncontroller, de ontwerp begroting en ontwerp jaarstukken aan, waarin opgenomen de beleids- en financiële begroting van het komend dienstjaar en de meerjarenbegroting, respectievelijk de ontwerp jaarrekening en jaarverslag van het afgesloten dienstjaar. 2. De directeur stelt een productraming en productverantwoording op voor die producten die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. 3. Indien en voor zover de concerncontroller met betrekking tot de financieel-technische aspecten van de productraming of het verslag van de producten, dan wel de beleidsvoorstellen bedoeld in het voorgaande lid, een van de directeur afwijkend standpunt heeft doet hij, na overleg met de directeur, bij de aanbieding van de ontwerp begroting, de
ontwerp jaarstukken, dan wel bij de beleidsvoorstellen schriftelijke mededeling aan het college. Een afschrift van dat advies zendt hij aan de secretaris.
Hoofdstuk 5 Slot- en overgangsbepalingen Artikel 30 Evaluatie De secretaris brengt jaarlijks of zo veel eerder als hij redenen daartoe aanwezig acht, aan het college een rapport uit inzake het functioneren van dit besluit. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid. Artikel 31 Inwerkingtreding 1. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2012. 2. Op dat moment vervalt het Organisatiebesluit 2011, zoals vastgesteld in de vergadering van het college van 24 mei 2011. Artikel 32 Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als: Organisatiebesluit Zaanstad 2012. Artikel 33 Bekendmaking 1. Dit besluit zal worden bekend gemaakt door het plaatsen van de regeling in het Gemeenteblad. 2. Tevens zal dit besluit worden gepubliceerd in de CVDR.
Ondertekening Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op …………………… mr G.H. Faber, burgemeester, drs C. Vermeer, secretaris,
Voor zover dit besluit bevoegdheden betreft van de burgemeester als bestuursorgaan, aldus vastgesteld op ………………………… mr G.H. Faber, burgemeester,
Bijlage A van het Organisatiebesluit 2012 Ondertekeningsformule van de in mandaat genomen besluiten. 1.
In de gevallen, waarin het college gebruik maakt van haar bevoegdheid, hanteert zij de volgende formule: Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zaanstad, (>) (>)
voorbeeld:
Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zaanstad, mr G.H. Faber, burgemeester drs C. Vermeer, secretaris
2.
In de gevallen, waarin een afzonderlijk lid van het college, gebruikmaakt van zijn mandaat tekent het lid van het college de betreffende stukken. In die gevallen worden de betreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule: Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Zaanstad, wethouder (naam portefeuille, met hoofdletter), ()
voorbeeld:
Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Zaanstad, wethouder Milieu en Landschap. drs R.J. Linnekamp
3.
In de gevallen waarin de gemeentesecretaris, de directeuren of de ondergemandateerde gebruik maken van het binnen dit besluit verleende mandaat, worden de desbetreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule: Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Zaanstad, functienaam, <mevrouw/de heer>
voorbeeld:
Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Zaanstad, hoofd afdeling Juridische Zaken, mevrouw mr N. Zeef
4.
De burgemeester tekent volgens de volgende formule Hoogachtend, burgemeester van Zaanstad, () (bij vervanging loco-burgemeester gevolgd door naam wethouder)
voorbeeld 1:
Hoogachtend, de burgemeester van Zaanstad, mr G.H. Faber
voorbeeld 2:
Hoogachtend, de loco-burgemeester van Zaanstad, J. Olthof
5.
In de gevallen, waarin een gevolmachtigde gebruik maakt van zijn volmacht, tekent de gevolmachtigde. In die gevallen worden de betreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule: Voor zover het een bevoegdheid van de burgemeester betreft: Hoogachtend, namens de burgemeester van Zaanstad, functienaam, <mevrouw/de heer>
voorbeeld:
Hoogachtend, namens de burgemeester van Zaanstad, hoofd afdeling Juridische Zaken, mevrouw mr N. Zeef
