Organisatie Structuur Golfclub IJsselweide

Organisatie Structuur Golfclub IJsselweide

Datum

1-3-2013

Versie

2.1

Status

concept

Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide

Inleiding Doelstelling van deze notitie is om inzicht te geven in de organisatiestructuur en besturing van de vereniging. In hoofdstuk 1 wordt de structuur van de vereniging weergegeven en wordt beschreven op welke wijze de besturing van de vereniging is geregeld en hoe het Bestuur en de Commissies met elkaar omgaan. In hoofdstuk 2 worden de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het Bestuur en van de verschillende bestuursfuncties beschreven. In hoofdstuk 3 worden de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de diverse Commissies beschreven.

Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide v2.1

pagina 2 van 19


1

Structuur en besturing

1.1

Organisatiestructuur

Het organogram van de vereniging ziet er als volgt uit:

Algemene Leden Vergadering Kas Commissie Bestuur

RG&H Commissie

Redactie Website Beheer

Ledenbegeleiding

Competitie Coördinator

Clubconsul Handicart

Wedstrijd & Evenementen Commissie

Jeugd Commissie

Ladies

Lords

Senioren

Nestors

Legenda: Ondersteunende commissies

Uitvoerende commissies (organiseren van wedstrijden / evenementen)


pagina 3 van 19


1.2

Besturing / werkwijze

In nauwe samenwerking tussen het Bestuur en de Commissies wordt door het Bestuur een (door de ALV goed te keuren) beleidsplan opgesteld, waarin de visie op de toekomst van de vereniging en de belangrijkste te realiseren doelstellingen worden vastgelegd. Dit beleidsplan is de basis voor alle plannen en activiteiten van het Bestuur en de Commissies. Elk jaar worden de plannen en geplande activiteiten van de Commissies vooraf met het Bestuur besproken. De Commissies voeren de betreffende werkzaamheden vervolgens geheel zelfstandig uit. Het Bestuur is echter wel eindverantwoordelijk en dient er daarom op toe te zien dat de Commissies naar behoren functioneren en dat hun activiteiten in lijn zijn met het beleid van de vereniging. Daarom is er voor elke Commissie een bestuurslid als linking pin benoemd, die (namens het bestuur) het contact onderhoud met die betreffende commissie om de plannen en uitvoering daarvan alsmede eventuele acute knelpunten met de Commissie te bespreken. Het Bestuur heeft als taak het nastreven van de doelen van de vereniging, het bewaken van de voortgang en bijsturing waar nodig. Het Bestuur houdt zich vooral bezig met de bewaking van het beleid en met de algemene en overkoepelende zaken. Voor zowel het Bestuur als de Commissies geldt dat de betreffende leden op basis van gelijkwaardigheid functioneren; het is een taak van de voorzitters om er voor te zorgen dat de leden van hun Bestuur of Commissie als een goed samenwerkend team opereren. Conform de statuten dienen de commissieleden door het Bestuur te worden benoemd of ontslagen. Hier zal op de volgende wijze invulling aan worden gegeven: - Het Bestuur benoemt en ontslaat de commissievoorzitters na afstemming met de betreffende Commissie - De overige commissieleden worden op voordracht van de commissievoorzitter door het Bestuur benoemd of ontslagen. De Commissies die voor de financiering van hun activiteiten en kosten een budget van de vereniging ontvangen dienen financiële verantwoording aan het Bestuur af te leggen. De Commissies die voor een eigen financiering zorgen, hoeven geen financiële verantwoording af te leggen aan het Bestuur.


pagina 4 van 19


2

Het Bestuur

2.1 Bestuurssamenstelling De Algemene Ledenvergadering (ALV) stelt het aantal bestuursleden vast en benoemt de bestuursleden. De voorzitter wordt door de ALV in functie gekozen. De ALV kan bestuursleden ontslaan of schorsen. Het Bestuur zal in principe uit (minimaal) 5 personen bestaan. Hiermede wordt voorkomen dat bij een eventueel tussentijds aftreden van een bestuurslid een Algemene Ledenvergadering bijeen geroepen moet worden, omdat conform de statuten het Bestuur uit tenminste 4 leden dient te bestaan. Elk bestuurslid treedt uiterlijk vier jaar na zijn benoeming af volgens een door het Bestuur opgesteld rooster van aftreding. Dit rooster zal zodanig worden opgesteld dat de voorzitter, secretaris en penningmeester niet gelijktijdig aftreden om de continuïteit zo veel mogelijk te waarborgen. Het Bestuur bestaat uit de volgende functionarissen: • voorzitter (benoemd door de ALV) • secretaris • penningmeester • 1 of meer leden Het Bestuur wijst uit zijn midden de secretaris en de penningmeester aan. Het Bestuur wijst tevens plaatsvervangers aan voor de voorzitter, secretaris en penningmeester. Bij (langdurige) afwezigheid van de voorzitter, secretaris en / of penningmeester nemen de plaatsvervangers de betreffende taken over met dezelfde bevoegdheden.

2.2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Bestuur 1. 2.

3.

4.

5. 6. 7.

Is in algemene zin belast met het besturen van de vereniging. Is bevoegd om – al of niet tijdelijk – Commissies te benoemen voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden of taken. Het Bestuur benoemt en ontslaat de commissievoorzitters (na afstemming met betreffende Commissie) en stelt in overleg met de commissievoorzitter het aantal commissieleden vast. De overige commissieleden worden op voordracht van de commissievoorzitter benoemd of ontslagen door het Bestuur. Stelt de door de Commissies ingediende conceptbegrotingen vast en stelt de door de penningmeester opgestelde jaarlijkse conceptbegroting en biedt deze ter formele goedkeuring aan de ALV aan. Stelt in nauwe samenwerking met de Commissies een (door de ALV goed te keuren) meerjaren (4 jaar) beleidsplan op waarin de visie op de toekomst van de vereniging en de belangrijkste te realiseren doelstellingen worden vastgelegd. Bewaakt dit geformuleerde beleid en doelstellingen. Ziet er op toe dat de plannen van de Commissies in lijn zijn met het beleidsplan. Zier er op toe dat de Commissies goed functioneren.


pagina 5 van 19


2.3 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden individuele bestuursleden De bestuursleden zorgen voor een goede onderlinge taakverdeling. De specifieke taken van de voorzitter, secretaris en penningmeester zijn beschreven in de paragrafen 2.3.1 t/m 2.3.3. Daarnaast dient voor elke Commissies een der bestuursleden als linking pin op te treden. Een bestuurslid kan linking pin zijn naar meerdere Commissies. De linking pin taak houdt in dat het betreffende bestuurslid regelmatig contact onderhoudt met die Commissie. Enerzijds om eventuele bestuurszaken naar hen te communiceren en anderzijds om eventuele knelpunten met hen te bespreken en te helpen oplossen. De linking pin functie is vooral geïntroduceerd om een optimale samenwerking tussen Bestuur en Commissies te bewerkstelligen. Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan hem toebedeelde taken. Bestuursleden kunnen eventueel ook nog andere functies binnen de vereniging bekleden. Voor de bestuursleden geldt desalniettemin dat zij primair gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de besturing van de vereniging en altijd dienen te handelen in het belang van de vereniging.

2.3.1 Taken Voorzitter 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

Leidt de bestuursvergaderingen. Leidt de Algemene Ledenvergaderingen. Zorgt voor een goede taakverdeling en onderlinge vervanging. Ziet toe op de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, met derden afgesloten overeenkomsten, bestuursbesluiten en alle regels en bepalingen zoals door het NGF afgevaardigd. Draagt het in het beleidsplan geformuleerde beleid uit naar de leden en naar de Commissies en ziet toe op het realiseren van de hierin geformuleerde doelstellingen. Zorgt voor een goede in- en externe vertegenwoordiging van het Bestuur en de club. Onderhoudt interne- en externe contacten. Is de representatieve vertegenwoordiger van de club. Ziet toe op een goede onderlinge afstemming en communicatie tussen het Bestuur en de Commissies en de Exploitatiemaatschappij.

2.3.2 Taken Secretaris 1. 2. 3. 4. 5.

Is verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariaatswerkzaamheden. Is verantwoordelijk voor de interne en externe correspondentie van de club. Is verantwoordelijk voor de distributie van binnenkomende post naar de Commissies. Is verantwoordelijk voor de archivering van documenten die van belang zijn voor de club. Is verantwoordelijk voor de voorbereiding (o.a. opstellen agenda, verzending uitnodigingen en verspreiding stukken), organisatie en verslaglegging van de bestuursvergaderingen en van de Algemene Ledenvergaderingen. 6. Is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de ledenadministratie. 7. Brengt in de bestuursvergadering regelmatig rapport uit over het verloop in het ledenbestand. 8. Is verantwoordelijk voor de facilitaire zaken (huisvesting, kantoorinrichting e.d.). 9. Is (samen met bestuurslid met de portefeuille communicatie) verantwoordelijk voor het functioneel beheer en de inrichting van de website. 10. Is contactpersoon naar de NGF. Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide v2.1

pagina 6 van 19


2.3.3 Taken Penningmeester 1. 2. 3.

Beheert de financiën van de club en draagt zorg voor een goede financiële bedrijfsvoering. Is verantwoordelijk voor een goede financiële verslaglegging. Is verantwoordelijk voor de debiteurenadministratie, inclusief het vervaardigen van facturen en eventuele aanmaningen, voor zowel de leden, adverteerders als sponsors. Rapporteert wanbetalers aan het Bestuur. 4. Stelt de begroting en het financiële jaarverslag op en legt deze ter goedkeuring voor aan het Bestuur waarna het Bestuur beide stukken ter vaststelling aan de ALV aanbiedt. 5. Draagt er zorg voor dat de Kas Commissie tijdig haar werkzaamheden kan uitvoeren en dat alle voor de controle relevante stukken beschikbaar zijn. Ziet er tevens op toe dat de Kas Commissie haar bevindingen tijdig rapporteert aan de secretaris van het Bestuur. 6. Bewaakt de begroting en toegekende budgetten en rapporteert afwijkingen aan het Bestuur. 7. Ziet toe op een juiste bewaking door de Commissies van hun begroting en aan hen toegekende budgetten. 8. Voert jaarlijks na het indienen van het financiële jaarverslag door de Commissies een controle uit op de door die Commissies gevoerde boekhouding. 9. Coördineert, in overleg met Commissies de inkoop van de club. 10. Brengt in de bestuursvergadering regelmatig rapport uit van de financiële stand van zaken. 11. Doet voorstellen over hoe met het vermogen van de club kan/moet worden omgegaan. 12. Is binnen het Bestuur eerst verantwoordelijke voor de liquiditeitspositie van de club.


pagina 7 van 19


3 3.1

Commissies Regel-, GVB- & Handicap-Commissie (RG&H)

Inleiding: Volgens de NGF reglementen dient een club te beschikken over een Regel Commissie, een Handicap Commissie en een GVB Commissie, waarbij door de NGF de volgende doelen van deze Commissies zijn aangegeven: • De Regel Commissie is aangesteld om binnen de Club er op toe te zien dat de Golfregels (zoals vastgesteld door R & A Rules Limited) en de door de Commissie vastgestelde Plaatselijke Regels (Local Rules) worden nageleefd. • De Handicap Commissie is aangesteld om het EGA Handicap Systeem toe te passen en te administreren. • De GVB Commissie is aangesteld om binnen de club het GVB-reglement toe te passen. Samenstelling RG&H: De RG&H zal zodanig samengesteld worden dat alle taken van de hierboven genoemde commissies op een adequate wijze kunnen worden uitgevoerd. De RG&H zal hiertoe bestaan uit: o een voorzitter o een Coördinator Handicap Zaken o een Coördinator Regel Zaken o Een Coördinator GVB Examens o Enkele leden Aangezien het bij de RG&H vooral gaat om het juist interpreteren en toepassen van de NGF reglementen en / of golfregels, dienen de coördinatoren een zeer goede kennis van de voor hun taken relevante reglementen te hebben, te weten: o Coördinator Handicap Zaken: het Handicap systeem o Coördinator Regel Zaken: de Golfregels en Decisions on the Rules of Golf. o Coördinator GVB Examens: het GVB Reglement Vereist kennisniveau en vaardigheden De voorzitter van de RG&H en de drie coördinatoren dienen over goede communicatieve vaardigheden te beschikken. Zowel de voorzitter van de RG&H als de overige commissieleden dienen een meer dan gemiddelde kennis te hebben van de hiervoor genoemde reglementen. De Coördinator Regel Zaken moet het examen cursus Regelcommissies met succes hebben afgelegd of een daarmee gelijk te stellen kennisniveau bezitten. De coördinatoren dienen er voor te zorgen dat (nieuwe) commissieleden op het juiste kennisniveau worden gebracht en hiertoe zonodig de relevante NGF cursussen volgen. De coördinatoren dienen er voor te zorgen dat (nieuwe) commissieleden geïnstrueerd worden in het gebruik van de beschikbare tools (zoals EGolf4U).


pagina 8 van 19


De coördinatoren dienen er tevens voor te zorgen dat de handleidingen en werkbeschrijvingen betreffende actueel blijven en bij wijzigingen aan de secretaris van de club worden doorgegeven (t.b.v. club archief).

Taken Voorzitter RG&H: 1. Draagt zorg voor een kwalitatief en kwantitatief goede bezetting van de RG&H. 2. Benoemt de coördinatoren. 3. Draagt zorg voor een goede taakverdeling en onderlinge samenwerking van de commissieleden. 4. Onderhoudt contacten met het Bestuur. 5. Bewaakt dat activiteiten in lijn zijn met beleidsplan van de club. 6. Bewaakt dat de werkbeschrijvingen en handleidingen actueel worden gehouden. 7. Stelt jaarlijks een begroting op die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het bestuur. Bewaakt vervolgens deze begroting en toegekende budgetten. Taken Coördinator Regel Zaken: 1. Coördineert alle werkzaamheden die nodig zijn om er op toe te kunnen zien dat binnen de club de Golfregels worden nageleefd (zie hieronder). 2. Volgt en bestudeert wijzigingen van de het spelregelboek: “Golf by the Royal en Ancient Golf Club” of St. Andrews and the USGA. 3. Adviseert de exploitant van de golfbaan over de indeling van de golfbaan (zoals plaatselijke regels, droppingzones, markeringen voor Out of Bounds en plaatsing van rode, gele, witte en blauwe palen, meetpunten en de plaatsing van tee-merken en de stroke index. 4. Regelt desgevraagd een referee bij club- en competitiewedstrijden. De referee is daarbij gerechtigd tot het nemen van beslissingen bij ongeregeldheden, eventueel na ruggespraak met de regiocommissaris en de CRAS&H (Commissie Regels, Amateur Status & Handicap van de NGF). 5. Onderhoudt contact met de Regiocommissaris en de CRAS&H van de NGF. Als te coördineren werkzaamheden die door andere commissieleden kunnen worden uitgevoerd, worden onderkend: a) Het voorlichten van de leden over de Golfregels of Local Rules en er voor zorgen dat de leden op de hoogte worden gebracht van wijzigingen in die regels (middels theorie avonden, de website, de nieuwsbrieven of de clubgids). b) Het ondersteunen en adviseren van de andere Commissies bij het juist toepassen van de Golfregels en Local Rules. c) Het geven van richtlijnen aan de wedstrijdcommissies en toezien op de naleving van de eisen betreffende qualifying wedstrijden. d) Het inspecteren van de baan voorafgaande aan wedstrijden en het afstemmen met de exploitant over noodzakelijke aanpassingen (vooral t.a.v. het plaatsen van markeringspalen, de positie van de holes, de teeboxen, de bunkers e.d.). Taken Coördinator GVB examens: 1. Stelt jaarlijks een planning op van de GVB examens en stemt deze af met de explo 2. Onderhoudt contact met de Jeugdcommissie over de (planning van) GVB examens voor de jeugd. 3. Volgt en bestudeert wijzigingen van het GVB Reglement. 4. Rekruteert benodigde aantal examinatoren. Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide v2.1

pagina 9 van 19


5. Draagt zorg voor de juiste opleiding van en instructies voor de examinatoren. 6. Organiseert de GVB examens (draagt zorg voor tijdige ophanging inschrijflijsten, regelt voldoende examinatoren, controleert of kandidaten aan alle eisen voldoen, volledige administratieve afhandeling). 7. Ziet toe op een juiste uitvoering van de examens door de examinatoren. 8. Beslist bij de GVB examens bij twijfelgevallen over het al of niet slagen van een kandidaat. 9. Geeft de examenresultaten door aan de coördinator Handicap Zaken voor het verwerken hiervan in EGolf4U en voor het archiveren hiervan. 10. Onderhoudt contact met de NGF over GVB zaken. 11. Zorgt voor een goede voorlichting van de leden over het GVB Reglement en de planning van de GVB examens (via website, nieuwsbrief en mededelingenbord).

Taken Coördinator Handicap Zaken: 1. Coördineert alle werkzaamheden die nodig zijn voor een adequate handicapregistratie (zie hieronder). 2. Zorgt voor een goede voorlichting van de leden over het NGF Handicap systeem, waarbij extra aandacht wordt besteed aan de voorlichting betreffende alle regels welke betrekking hebben op de verkrijging en de berekening van handicaps (middels website, nieuwsbrieven en clubgids). Als te coördineren werkzaamheden betreffende de handicapregistratie die door andere commissieleden kunnen worden uitgevoerd, worden onderkend: a) Het controleren van ingeleverde Q-kaarten. b) Het verwerken van ingeleverde Q-kaarten in het systeem (EGolf4). c) Het informeren van leden over afgekeurde Q-kaarten. d) Het archiveren van ingeleverde Q-kaarten. e) Het controleren op een tijdige inlevering van Q-kaarten die door de leden zelf via de zuil of de website zijn ingevoerd en het informeren van leden bij niet tijdige inlevering. f) Het verwerken van examenresultaten in het systeem en het archiveren van de resultaten. g) Het uitvoeren van de jaarlijkse Handicap herziening en het informeren van de leden over de resultaten hiervan.


pagina 10 van 19


3.2

Redactie

Er is een Redactie, bestaande uit minimaal 2 personen, die verantwoordelijk is voor het uitgeven van de Clubgids, voor het Content beheer van de website en voor het verzenden van de digitale nieuwsbrief. De redactieleden dienen de Nederlandse taal goed te beheersen. Clubgids De vereniging brengt twee maal per jaar een Clubgids uit. Een eerste uitgave medio februari, met alle informatie voor het komende seizoen, en een tweede uitgave in november, met een terugblik op het afgelopen seizoen De belangrijkste taken van de Redactie m.b.t. de clubgids zijn: a) Verzamelen, beoordelen en (taalkundig) corrigeren van artikelen; artikelen kunnen door de Redactie worden geweigerd indien deze schadelijk zijn voor de vereniging of compromitterend voor bepaalde leden of relaties. b) Indelen en opmaken clubgids c) Afspraken maken en contact onderhouden met drukker en verzendbedrijf d) Afstemming met bestuurslid verantwoordelijk voor werving advertenties (zie Sponsor Commissie). De redactie stemt met dit bestuurslid het aantal te plaatsen advertenties (en hiervan afgeleide omvang van de Clubgids) af e) Afstemming met secretaris van de club over aanlevering adresdragers voor verzending van de clubgidsen. f) Afstemming met de per Commissie aangestelde contactpersonen communicatie. Deze contactpersonen zijn namens hun Commissie verantwoordelijk voor de aanlevering van artikelen voor de Clubgids. Website / Nieuwsbrief De vereniging beschikt tevens over een eigen website. Het Bestuur en de Commissies zijn zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van hun pagina’s op de website en voor het tijdig aanleveren van nieuwsberichten. Per Commissie is daartoe een contactpersoon communicatie aangesteld. Alle content wijzigingen en nieuwsberichten worden bij de redactie aangeleverd. De belangrijkste taken van de Redactie m.b.t. de website en nieuwsbrief zijn: g) Beoordelen en (taalkundig) corrigeren van aangeleverde content en nieuwsberichten; artikelen kunnen door de Redactie worden geweigerd indien deze schadelijk zijn voor de vereniging of compromitterend voor bepaalde leden of relaties. h) Bepalen op welke momenten (en met welke nieuwsberichten) een nieuwsbrief verzonden moet worden. i) Afspraken maken en contact onderhouden met Website beheerder voor de daadwerkelijke aanpassing van de website. Voor de daadwerkelijke aanpassing van de website beschikt de vereniging over een Content Management Systeem (CMS), waarmee nieuwe menu’s kunnen worden aangemaakt, content kan worden toegevoegd of gewijzigd, nieuwsberichten kunnen worden opgenomen en digitale nieuwsbrieven kunnen worden verzonden. Omdat het omgaan met dit CMS specifieke kwaliteiten vraagt is (om verstoringen van de website zo veel mogelijk te voorkomen) een aparte website beheerder aangesteld voor het feitelijke beheer van de website. De algemene menustructuur wordt in overleg tussen de Redactie en het Bestuur vastgesteld. Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide v2.1

pagina 11 van 19


3.3

Website beheer

Voor het beheer van de website m.b.v. het CMS is een Website beheerder aangesteld. Taken Website beheer: a) Op website opnemen van aangeleverde informatie b) Opnemen van aangeleverde nieuwsberichten c) Verzending nieuwsbrieven De Website beheerder dient ervaring te hebben met het gebruik van Content Management Systemen.

3.4

Competitie Coördinator

Taken Competitie Coördinator: 1. Contactpersoon voor de (NGF) Commissie Competitie. 2. Is verantwoordelijk voor de organisatie van de (NGF) competitiewedstrijden en eventuele eindwedstrijden op onze baan inclusief het regelen van een referee. 3. Draagt er zorg voor dat de aangestelde captains worden ingelicht over de organisatorische zaken van de NGF competitie inclusief de taken van een captain. 4. Maakt benodigde afspraken met de Exploitatiemaatschappij en het Grand Cafe IJsselweide m.b.t. de competitiewedstrijden op onze baan. 5. Coördineert alle zaken betreffende het clubtenue. 6. Draagt zorg voor het regelmatig verstrekken van informatie betreffende uitslagen en standen voor publicatie op de website en clubgids. NB. Zie Competitie Reglement voor een uitvoeriger overzicht van de taken van de Competitie Coördinator.

3.5

Coördinator Ledenbegeleiding

Er is een begeleidingsplan opgesteld, dat als doel heeft om nieuwe leden en beginnende golfers te binden aan de vereniging door hen zodanig te begeleiden dat zij zich zo snel mogelijk thuis voelen in de vereniging en de golfsport met plezier beleven. De uitvoering hiervan vindt plaats in de vorm van een introductieprogramma dat bestaat uit: a) het geven van voorlichting b) het aanbieden van een opleidingsprogramma c) het daadwerkelijk begeleiden op de baan en bij wedstrijden Taken Coördinator Ledenbegeleiding 1. Het coördineren van alle activiteiten van het introductieprogramma 2. Het werven van vrijwilligers ter ondersteuning bij de uitvoering van het introductieprogramma


pagina 12 van 19


3.6

Clubconsul Handicart

Stichting Handicart (NGF) is een stichting die door heel Nederland handicart buggies verspreidt bij de clubs. Deze zijn bedoeld voor minder valide golfers die op deze manier toch nog kunnen spelen. Het aantal donateurs van een club bepaalt of er al dan niet handicarts zijn en hoeveel er worden geplaatst. De donateurs brengen namelijk het geld op voor het laten rijden van de buggies zodat de gebruikers niet alle kosten hoeven te betalen. Golfclub IJsselweide heeft geen buggies maar er is wel een Clubconsul Handicart is. Taken Clubconsul: 1. Contactpersoon met Stichting Handicart. 2. Aanspreekpunt voor leden met vragen of opmerkingen over de handicarts. 3. Afhandelen van aanvragen voor een Handicart. 4. Het in samenwerking met de W&E organiseren van wedstrijden en / of evenementen om sponsorgeld te verwerven voor de stichting Handicart.


pagina 13 van 19


3.7

Wedstrijd & Evenementen Commissie (W&E)

Het organiseren van wedstrijden en evenementen voor de leden van de club volgens de regels van de NGF zoals in het vademecum 2001 opgesteld. Daaronder vallen in ieder geval de jaarlijkse clubkampioenschappen strokeplay en matchplay voor zowel dames als heren. Bezetting W&E: De W&E bestaat uit een dagelijkse leiding van 4 personen plus een aantal overige leden. De dagelijkse leiding bestaat uit een voorzitter, een penningmeester, een secretaris en een hoofd wedstrijdleiding. Een van de commissieleden treedt op Contactpersoon Communicatie. Er wordt naar gestreefd om de leden te werven uit verschillende geledingen van de club. De commissieleden moeten voldoende vrije tijd hebben voor het uitvoeren van hun taken. Zij dienen bij voorkeur een actieve EGA handicap en de nodige (eigen) wedstrijdervaring te hebben. De W&E is zelf verantwoordelijk voor de opleiding van haar nieuwe leden. Taken voorzitter W&E: 1. Leidt de W&E vergaderingen. 2. Draagt zorg voor een kwalitatief en kwantitatief goede bezetting van de W&E. 3. Draagt zorg voor een goede taakverdeling onder de commissieleden. 4. Ziet er op toe dat de beschrijving van de algemene werkwijze van de W&E actueel worden gehouden. 5. Benoemt de secretaris en de penningmeester van de W&E. 6. Wijst contactpersoon voor de communicatie aan (zie 3.1). 7. Onderhoudt contacten met de Exploitatiemaatschappij over de operationele zaken m.b.t. de door de W&E georganiseerde wedstrijden. 8. Onderhoudt contacten met het Bestuur. 9. Bewaakt dat activiteiten in lijn zijn met beleidsplan van de club. 10. Stemt jaarlijks met de Jeugdcommissie de opname van competitiewedstrijden en wedstrijden van de Jeugdcommissie in het totale rooster af. 11. Stemt jaarlijks (samen met een der bestuursleden) het totale wedstrijdrooster (incl. jeugdwedstrijden) af met exploitatiemaatschappij. Taken Penningmeester W&E: 1. Opstellen van een jaarlijkse begroting en (uiterlijk 1 december voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar) ter goedkeuring voorleggen aan het Bestuur. 2. Bewaken van begroting en toegekende budgetten; eventuele afwijkingen dienen aan de penningmeester van het Bestuur te worden gerapporteerd. 3. Is verantwoordelijk voor een goede financiële verslaglegging. 4. Stelt het financiële jaarverslag op en legt dit (uiterlijk 31 januari) ter goedkeuring voor aan het Bestuur. Dit financiële verslag dient inzicht te geven in de werkelijke inkomsten en uitgaven van het betreffende verslagjaar in relatie tot de begroting. 5. Draagt er zorg voor dat de penningmeester van het Bestuur tijdig een controle op de gevoerde boekhouding kan uitoefenen en dat alle relevante stukken beschikbaar zijn.


pagina 14 van 19


Taken Secretaris W&E: 1. Verzorgt de agenda en uitnodigingen voor de W&E vergaderingen en voor de verslaglegging van de vergaderingen. 2. Beheert de werkbeschrijvingen en draaiboeken van de W&E. Taken Hoofd Wedstrijdleiding W&E: 1. Ziet toe op een juiste organisatie en uitvoering van de door de W&E georganiseerde wedstrijden. 2. Ziet er op toe dat de wedstrijd draaiboeken actueel worden gehouden. 3. Instrueert de wedstrijdleiders en starters Taken contactpersoon communicatie: Draagt er zorg voor dat de informatie van of over de W&E op de website juist, volledig en actueel is en dat de voor de leden bestemde informatie (zowel ńeed to know´ als ńice to know´) van de W&E tijdig bij de Communicatie Commissie wordt aangeleverd. Hierbij dient o.a. gedacht te worden aan wedstrijdkalender, promotie voor wedstrijden, wedstrijdverslagen. Algemene W&E taken 1. Opstellen van de jaarlijkse wedstrijdkalender. 2. Communiceren van de wedstrijdkalender en de hierop vermeld staande wedstrijden en evenementen naar de leden. 3. Promotie van de wedstrijden en stimuleren van de leden om aan wedstrijden deel te nemen. 4. Per wedstrijd samenstellen van een wedstrijdcommissie en het opstellen van instructies en een rooster voor de wedstrijdcommissie. 5. Het organiseren van de wedstrijden uit het wedstrijdprogramma, waaronder o.a. het financieel beheer betreffende de wedstrijden (deze dienen in principe kostendekkend uit de inschrijfgelden te zijn) en het verzorgen van de prijzen. 6. Assisteren bij de organisatie van wedstrijden (en kampioenschappen) van de NGF op de baan van de club. 7. Het desgevraagd assisteren bij de organisatie van wedstrijden georganiseerd door andere Commissies (zoals o.a. de Jeugdcommissie). 8. Overleg met de Regelcommissies over de toe te passen regels bij de wedstrijden en het eventueel aanstellen van referees. 9. Bijhouden van bijzondere klassementen en baanrecords. 10. Opleiden/ inwerken nieuwe commissieleden. 11. Adviseert het Bestuur over het wedstrijdreglement en het reglement Clubkampioenschappen. 12. Onderhouden van contacten met de NGF met betrekking tot W&E zaken. 13. Het bewaken van de juiste spelgeest.


pagina 15 van 19


3.8

Jeugd Commissie

De Jeugdcommissie is verantwoordelijk voor alle activiteiten voor en met de jeugd. De Jeugdcommissie organiseert jeugdactiviteiten en golflessen en zij biedt de jeugdplanleden de mogelijkheid theorie lessen te volgen, teneinde het theorie-examen en het praktijkexamen voor het GVB zo spoedig mogelijk te behalen. Aansluiting bij de Jeugd staat open voor alle leden van de vereniging die op 1 januari van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan 21 jaar. Bezetting: De Jeugdcommissie bestaat uit een dagelijkse leiding van 3 personen plus een aantal coördinatoren en begeleiders. De dagelijkse leiding bestaat uit een voorzitter, een penningmeester en een secretaris. De Jeugdcommissie kent de navolgende coördinatoren: Coördinator competitiewedstrijden jeugd, Coördinator jeugdwedstrijden en een Coördinator jeugdlessen. Een van de commissieleden treedt op als Contactpersoon Communicatie. Alle leden van de Jeugdcommissie moeten een positieve instelling hebben ten aanzien van de aanwezigheid van de jeugd binnen de club. Taken voorzitter jeugdcommissie 1. Draagt zorg voor een kwalitatief en kwantitatief goede bezetting van de Jeugdcommissie. 2. Draagt zorg voor een goede taakverdeling tussen de commissieleden. 3. Benoemt penningmeester van de Jeugdcommissie. 4. Wijst contactpersoon voor de communicatie aan (zie 3.1). 5. Onderhoudt contacten met de Exploitatiemaatschappij over de operationele zaken m.b.t. de door de Jeugdcommissie georganiseerde wedstrijden. 6. Onderhoudt contacten met het Bestuur. 7. Bewaakt dat activiteiten in lijn zijn met beleidsplan van de club. 8. Stemt wedstrijdrooster af met de voorzitter van de W&E. Taken Penningmeester Jeugdcommissie 1. Opstellen van een jaarlijkse begroting en (uiterlijk 1 december voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar) ter goedkeuring voorleggen aan het Bestuur. 2. Bewaken van begroting en toegekende budgetten; eventuele afwijkingen dienen aan de penningmeester van het Bestuur te worden gerapporteerd. 3. Is verantwoordelijk voor een goede financiële verslaglegging. 4. Stelt het financieel jaarverslag op en legt dit (uiterlijk 31 januari) ter goedkeuring voor aan het Bestuur. Dit financieel verslag dient inzicht te geven in de werkelijke inkomsten en uitgaven van het betreffende verslagjaar in relatie tot de begroting. 5. Draagt er zorg voor dat de penningmeester van het Bestuur tijdig een controle op de gevoerde boekhouding kan uitoefenen en dat alle relevante stukken beschikbaar zijn. Taken Coördinator competitiewedstrijden jeugd 1. Verstuurt uitnodigingen voor de jeugdwedstrijden. 2. Stelt de startlijst op. 3. Communiceert het aantal deelnemers aan de exploitatiemaatschappij en het restaurant. 4. Zorgt voor een goede organisatorische bezetting op de wedstrijddag. Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide v2.1

pagina 16 van 19


5. 6. 7. 8.

Zorgt er voor dat de flights op tijd (door)starten. Ziet toe op een vlotte doorstroming van de flights. Ziet toe op naleving van de etiquette door de deelnemers. Zorgt voor inname van de scorekaarten en het opmaken en publiceren van de wedstrijduitslag.

Taken Coördinator jeugdwedstrijden 1. Is contactpersoon voor de NGF (Commissie Competitie). 2. Zorgt voor een goede organisatorische bezetting op de wedstrijddag. 3. Zorgt voor het uitschrijven van de scorekaarten. 4. Zorgt er voor dat de flights op tijd (door)starten. 5. Ziet toe op een vlotte doorstroming van de flights. 6. Ziet toe op naleving van de etiquette door de deelnemers. 7. Zorgt voor inname van de scorekaarten en het bekend maken van de wedstrijduitslag. 8. Verstuurt de wedstrijduitslag naar de NGF. Taken Coördinator jeugdlessen 1. Stelt in overleg met de pro’s twee keer per jaar (voor- en najaarslessen) de groepsindeling en de lesdata op. 2. Zorgt er voor dat voor alle lesgroepen twee jeugdcoaches beschikbaar zijn. 3. Communiceert de groepsindeling (inclusief jeugdcoaches) en de lesdata naar de kinderen en ouders. 4. Zorgt in overleg met de pro’s voor het inhoudelijke programma van de jeugdcoaches. 5. Zorgt voor opleiding van de jeugdcoaches. Taken contactpersoon communicatie Draagt er zorg voor dat de informatie van of over de Jeugdcommissie op de website juist, volledig en actueel is en dat de voor de leden bestemde informatie (zowel ńeed to know´ als ńice to know´) van de Jeugdcommissie tijdig bij de Communicatie Commissie wordt aangeleverd. Hierbij dient o.a. gedacht te worden aan wedstrijdkalender, promotie voor wedstrijden, wedstrijdverslagen. Algemene Taken Jeugdcommissie 1. Opstellen jeugdbeleidsplan en ter goedkeuring voorleggen aan het Bestuur. 2. Bewaking van de uitvoering van het jeugdplan. 3. Promotie van het jeugdplan en het stimuleren van jeugd om aan het jeugdplan deel te nemen. 4. Plannen en organiseren van lesprogramma´s en jeugdwedstrijden. 5. Organiseren van de mini - NGF tour op IJsselweide. 6. Plannen en organiseren van overige jeugdactiviteiten. 7. Begeleiden van de jeugd bij de georganiseerde activiteiten en (competitiewedstrijden). Zorgdragen voor voldoende ondersteuning van vrijwilligers bij die begeleiding. 8. Algeheel toezicht houden op jeugdplanleden t.a.v. het naleven van de regels op de golfbaan. 9. Bij wedstrijden toezien op een zodanige doorstroming dat de flights op tijd binnen zijn om op de vastgestelde tijd te kunnen doorstarten en toezien op naleving van de etiquette. 10. Jeugd motiveren tot het afleggen van theorie-examen en evt. voorbereiding geven voor het mondelinge of schriftelijke theorie examen. 11. Verzorgen van materiaal voor de pro’s en hulpouders en gebruik hiervan. 12. Bijwonen van NGF regiovergaderingen. Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide v2.1

pagina 17 van 19


3.9

Ochtendcommissies

De vereniging kent vier ochtendgroepen, te weten Ladies, Lords, Senioren en Nestors. Elke ochtendgroep wordt geleid door een Ochtendcommissie bestaande uit minimaal 3 en maximaal 5 personen. In principe worden onder deze personen de volgende rollen onderling verdeeld: voorzitter, secretaris, penningmeester en (overall) wedstrijdleider. In de paragrafen 3.9.1 t/m 3.9.4 wordt per Ochtendcommissie de huidige organisatie aangegeven. De Ochtendcommissies kunnen zich voor bepaalde taken laten bijstaan door andere leden van hun ochtendgroep, doch deze maken geen deel uit van de commissie (en komen dus niet in aanmerking voor een uitnodiging voor de vrijwilligersdag). De Ochtendcommissies zijn verantwoordelijk voor de planning en organisatie van wedstrijden en andere activiteiten voor ‘hun leden’ zowel op de eigen baan als elders. De activiteiten van de Ochtendcommissies zijn er vooral op gericht om een maximale bijdrage te leveren aan het bevorderen van de onderlinge saamhorigheid, aan het versterken van de onderlinge sociale contacten en aan het versterken van de binding met de vereniging. Elke Ochtendcommissie wijst een lid aan als contactpersoon communicatie. Deze persoon draagt er zorg voor dat de informatie van of over de betreffende ochtendgroep op de website juist, volledig en actueel is en dat eventuele voor alle leden bestemde informatie (zowel ńeed to know´ als ńice to know´) van de betreffende Ochtendgroep tijdig bij de Communicatie Commissie wordt aangeleverd. Elke Ochtendcommissie wijst tevens een lid aan als contactpersoon voor de Exploitatiemaatschappij Deze persoon is namens de Ochtendcommissies verantwoordelijk voor de operationele afstemming met de exploitatiemaatschappij m.b.t. de door de Ochtendcommissie op IJsselweide georganiseerde wedstrijden. De Ochtendcommissies innen een jaarlijkse bijdrage van hun leden en ontvangen geen budget van de Vereniging voor de financiering van de activiteiten en kosten. De Ochtendcommissies hoeven dientengevolge geen financiële verantwoording aan het Bestuur af te leggen. Zij dienen wel een kascommissie uit de eigen leden te benoemen die jaarlijks de boekhouding controleert. Taken van de voorzitter: 1. Draagt zorg voor een kwalitatief en kwantitatief goede bezetting van de Ochtendcommissie 2. Draagt zorg voor een goede onderlinge taakverdeling. 3. Onderhoudt contacten met het Bestuur. 4. Bewaakt dat activiteiten in lijn zijn met beleidsplan van de vereniging. 5. Zorgen voor een goede samenwerking met de andere Commissies Taken van de Ochtendcommissie: 1. Opstellen, publiceren en uitvoeren van het jaarprogramma. 2. Het opstellen van een jaarlijkse begroting en de bewaking hiervan 3. Opleiden/ inwerken nieuwe commissieleden. Organisatiestructuur Golfclub IJsselweide v2.1

pagina 18 van 19


3.9.1 Ladies In afwijking van de andere Ochtendcommissies is er bij de Ladies sprake van een ‘collegiaal bestuur ‘ . Dat wil zeggen dat er geen voorzitter is, doch dat zij er gezamenlijk verantwoordelijk voor zijn dat alle taken worden uitgevoerd. Aansluiting bij de Ladies staat open voor alle vrouwelijke leden van de vereniging.

3.9.2 Lords De Lords worden geleid door een commissie van 4 leden, een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een wedstrijdleider. De wedstrijdleider laat zich bijstaan door een aantal gastheren. De gastheren bereiden de wedstrijddagen voor en zijn op de wedstrijddagen verantwoordelijk voor de gang van zaken. Aansluiting bij de Lords staat open voor alle mannelijke leden van de vereniging.

3.9.3 Senioren De Senioren worden geleid door een commissie van 3 leden, een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij worden bijgestaan door een aantal gastheren en gastvrouwen, die de wedstrijddagen voorbereiden en op de wedstrijddagen verantwoordelijk zijn voor de gang van zaken. Aansluiting bij de Senioren staat open voor alle vrouwelijke leden van de vereniging vanaf 50 jaar en voor mannelijke leden vanaf 55 jaar.

3.9.4 Nestors De Nestors worden geleid door een commissie van 3 leden, waarbij een van de bestuursleden als voorzitter optreedt. Alle bestuursleden fungeren tevens als gastheer en wedstrijdleider. Aansluiting bij de Nestors staat open voor alle mannelijke en vrouwelijke leden van de vereniging vanaf 70 jaar en in het bezit van het GVB.


pagina 19 van 19

Organisatie Structuur Golfclub IJsselweide

Recommend Documents