Ordas Handel & Industrie
Inhoud
n Enterprise Resource Planning n CRM
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
n Producten en Diensten n Verkoop
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
n Voorraadbeheer
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
n Logistiek Beheer
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
n Correct adressenbestand
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
n Aankoop
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
n Productie
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
n Projectopvolging
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
n Duidelijk voor iedereen n Facturatie
16
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
n Beheersinformatie
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
n Klantgerichte automatisering
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
n Implementatie n Boekhouding
19
n Organi - Your Profit
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
Enterprise Resource Planning U wenst uw bedrijf goed te beheren. Of u nu verantwoordelijk bent voor een klein dan wel middelgroot of groot bedrijf maakt op dit vlak niet zo veel uit. De proporties zijn misschien niet gelijk, de doelstellingen vermoedelijk wel: u wenst uw bedrijf goed te beheren en mee te laten evolueren met de markt. Om dit te kunnen bewerkstelligen hebt u een aantal doelstellingen vooropgesteld, zoals het cliënteel dat u wenst te bereiken, de producten of diensten die u wenst aan te bieden en de manier waarop u deze zaken wenst te bekomen, met name via eigen productie of via aankoop.
n Compleet ORDAS II is aan de basis reeds zeer volledig: relatiebeheer, producten en diensten, verkoop en facturatie, logistiek beheer, aankoop, productie, projectopvolging, boekhouding en beheersinformatie. Met ORDAS II beschikt u inderdaad over een modern financieel, administratief en logistiek pakket.
n Windows
Ook de praktische werkwijze waarbinnen dit alles moet uitgevoerd worden hebt u vooropgesteld. U
Bij de ontwikkeling van ORDAS II hebben wij er nauwlettend op toegezien dat de werkwijze van de programma’s zeer nauw aansluit bij de Microsoft Office programma’s. Dit betekent dat een gebruiker die reeds vertrouwd is met Word of Excel zeer snel zal kunnen werken met ORDAS II.
hebt met andere woorden de behoeften van uw bedrijf bepaald of, om het met een mode(rne) term te zeggen, u hebt uw Enterprise Resource Planning opgemaakt.
Zeker voor uw nieuwe (en jonge) medewerkers kunnen we stellen dat het rendement van de toepassing hierdoor sterk wordt verhoogd!
n Klantgerichte automatisering
n Powered by PROGRESS
Om die behoeften te kunnen vastleggen en de mate waarin deze worden gerealiseerd te kunnen meten, hebt u nood aan een aangepast pakket dat precies die zaken automatiseert die u voor uw bedrijf nodig hebt. Een pakket dat past bij uw bedrijf en niet omgekeerd.
ORDAS II werd volledig ontwikkeld onder 4GL PROGRESS en maakt ook gebruik van de onderliggende PROGRESS database. Het lijkt een eenvoudig gegeven, maar het biedt u als klant heel wat voordelen.
ORDAS II is op dat vlak uw perfecte partner. Het geheel werd immers zeer modulair opgebouwd en bevat tevens alle nodige parameters zodat het geheel door onze ervaren specialisten volledig klantgericht kan uitgewerkt worden.
De Progress database is immers een database zonder zorgen. Dit betekent voor u als klant dat er geen extra kost ontstaat inzake het periodiek onderhoud van de database, wat met andere database systemen duidelijk wel het geval is!
Voor u als klant betekent dit dat u zich steeds kunt herkennen in de gerealiseerde automatisering. Geen overbodige ballast, maar ook geen strakke principes. Rendement én efficiëntie, daar komt het op neer. De Progress database is ook een open database. U kunt steeds vanuit bijvoorbeeld Excel of Crystal Reports zelf een consultatie doen op de diverse tabellen van de database. Hierdoor kunt u zelf snel het antwoord vinden op een onverwachte vraag vanuit uw bedrijf.
CRM Hét belangrijkste gegeven voor uw bedrijf zijn uw klanten. Zonder klanten geen business, dat is duidelijk. Potentiële klanten komen evenwel niet vanzelf opdagen. U moet ze zoeken, aantrekken, hun interesse wekken, ze tot klant maken. Dat laatste kunnen we niet in uw plaats doen, maar we kunnen u wel een prima instrument aanbieden waarmee u het geheel van deze activiteiten perfect kunt opvolgen.
agenda of to-do lijst. Elk contact draagt de naam van de titularis, het type (bezoek, fax, telefoon, demonstratie, …), de naam van de contactpersoon en een beknopt verslag. Daarnaast kan ook nog een verwijzing naar een Word document met een uitgebreid verslag opgenomen worden. Ongeveer dezelfde gegevens vinden we terug bij de agendapunten. Hierbij stippen we aan dat een medewerker perfect een actie in de agenda van een andere collega kan inschrijven, zodat bepaalde taken ook samen kunnen uitgevoerd worden of eventueel ook kunnen gedelegeerd worden. Ook de agenda van een collega kan ingezien worden, zodat er nooit een dubbel bezoek plaatsvindt. Hiervoor bekomt elke medewerker aan de basis steeds een snel overzicht van de eigen agenda, maar eventueel ook deze van de medewerkers.
Via de CRM module van ORDAS II kunt u al uw mogelijke klanten en prospecten vooreerst opnemen en uitgebreid situeren, bijvoorbeeld in functie van de sector of de grootte van het bedrijf. Ook alle mogelijke interesses van uw doelgroep kunt u vastleggen, zodat u op gestelde tijdstippen een goed gerichte actie of mailing kunt doen naar precies die bedrijven die u op dat ogenblik wenst te bereiken. Naast de bedrijfsgegevens kunt u ook de medewerkers opnemen. Alle relevante persoonlijke informatie zoals taal, functie, direct telefoon- fax- of GSM-nummer, e-mail adres, geslacht, tot zelfs de geboortedatum en een opsomming van de hobby’s kunnen per contactpersoon opgenomen worden. Als u voortaan een prospect wenst uit te nodigen op bijvoorbeeld een sportief evenement, dan hebt u misschien hiermee al een idee of de persoon in kwestie wel enige interesse voor het gegeven zal betonen.
De CRM module kan ook afzonderlijk op een portable computer geïnstalleerd worden. De diverse bewegingen kunnen dan dagelijks via modem of via een netwerkverbinding met het centrale systeem gesynchroniseerd worden. Met de CRM module van ORDAS II hebt u niet alleen een fijn hulpmiddel om uw potentiële klanten op te volgen, u kunt ook nagaan wat er overal moet gebeuren en of gestelde afspraken ook tijdig worden nagekomen. Nieuwe medewerkers kunnen bovendien zeer snel geïnformeerd worden over de toestand van de potentiële klanten, zodat elk nieuw contact perfect kan voorbereid worden.
Het belangrijkste element betreft de historiek van de diverse contacten en de daaruit voortvloeiende
Producten en Diensten Het opzetten van een artikelstructuur voor bedrijven in Handel & Industrie is een vrij delicaat gegeven. Elke organisatie wenst immers eigen accenten te leggen en methoden te gebruiken en deze zaken moeten zonder meer terug te vinden zijn in de toepassing. De zeer eenvoudige situatie met per product een artikelcode, een omschrijving en een prijs komt inderdaad maar zelden voor.
n Meerdere omschrijvingen Gezien de internationale situatie van ons land moeten we al snel spreken over omschrijvingen in diverse talen. Ook de aard van de omschrijving kan belangrijk zijn. Naast een klassieke definitie is er ook wel eens nood aan een technische en mogelijk ook een commerciële omschrijving, ook weer in één of meerdere talen.
n Afmetingen, eenheden, barcodes, foto, … Een verdere definitie van de artikelstructuur kan betrekking hebben op de afmetingen van het product, de eenheden waarmee het product wordt verhandeld, de verpakking, de barcodes, de samenstelling, de boekhoudkundige opvolging, enz. Heel wat bedrijven wensen ook te werken met kleurnuances, lotnummers, enz. Steeds meer wordt de vraag gesteld om ook de foto of het schema van het product op te nemen. Ook een kwaliteitsattest moet aan het artikel kunnen gekoppeld worden.
n Flexibele productdefinitie Het is duidelijk dat een moderne toepassing al deze elementen soepel moet kunnen opnemen, zonder de gebruiker evenwel te overladen met allerlei gegevens die in het bedrijf of in de eigen afdeling juist niet gebruikt worden. Om dit gegeven grondig op te vangen werd het artikelbeheer binnen ORDAS II uitermate modulair opgebouwd. Op het scherm worden alle gegevens gegroepeerd in tabfolders waarbij vooraf bepaald wordt welke tabfolders in het bedrijf of in de afdeling zullen gebruikt worden. Alle andere gegevens verdwijnen van het scherm. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat elke gebruiker snel de eigen productinformatie zal terugvinden, met een optimaal gebruik van de toepassing als gevolg. ORDAS II biedt anderzijds wel de flexibiliteit om op een gesteld ogenblik een gegeven, dat tot dan toe nog niet gebruikt werd, toch aan te spreken. Het volstaat de opbouw van de tabfolders aan te passen om voortaan de nieuwe informatie volledig te kunnen benutten.
n Ruime en duidelijke omschrijvingen Voor de omschrijvingen beschikt u telkens over een tekstblok van 150 karakters. Dit betekent dat u met ORDAS II nooit meer een artikel cryptisch moet omschrijven omdat de ruimte hiervoor te beperkt is.
Duidelijke omschrijvingen voorkomen lastige vergissingen en dat is toch een prima voordeel! De omschrijvingen kunnen ook gebruikt worden als krachtig zoekinstrument. Elk woord binnen elke omschrijving kan immers individueel gebruikt worden om het product snel terug te vinden.
n Afbeelding Tijdens de orderingave kan het best nuttig zijn om een bepaald artikel te kunnen “bekijken”. Ook dit is mogelijk met ORDAS II.
m2 bestellen terwijl een andere klant voor hetzelfde product gewoon een aantal stuks bestelt. Via een aantal formules berekent ORDAS II steeds het andere gegeven, zodat u zowel in het magazijn als bij de prijsberekening steeds met de juiste eenheden werkt. Het gewicht kan gebruikt worden om bij een levering het totaal gewicht te berekenen.
n Verpakking en leeggoed
Via scanning of een digitale camera kan men een beeld, schema of foto van het artikel opnemen en op gelijk welk ogenblik afbeelden. Ook hier kunnen we stellen dat het kunnen consulteren van een afbeelding of schema heel wat fouten of vergissingen kan voorkomen.
Via dit tabblad kan men de opname doen van de methode van verpakking (doos, krimpfolie, …) en het aantal eenheden per verpakking, oververpakking en pallet. Indien aan het artikel een leeggoed artikel gekoppeld wordt, dan kan dit automatisch verrekend worden bij de uitleveringen en de facturatie.
n Samenstellingen en toeslagen n Barcodes Het gebruik van barcodes is één van de gekende en degelijke hulpmiddelen om tot een perfecte en correcte voorraadopvolging te komen.
Per artikel kunnen meerdere barcodes opgenomen worden, vb. per stuk, per verpakking, per pallet, specifiek voor een klant, enz. Ook het type (EAN13, EAN8, …) kan opgegeven worden.
Elk product kan een samenstelling bevatten. ORDAS II maakt onderscheid tussen een productiesamenstelling en een commerciële samenstelling. In het eerste geval wordt het artikel duidelijk geproduceerd, terwijl de commerciële samenstelling eerder gebruikt wordt voor sets of voor toeslagen. Met toeslagen bedoelen we ondermeer Fost+, Val-IPack, BeBat en andere. De bijbehorende aangiften worden overigens automatisch aangemaakt.
n Diensten ORDAS II biedt standaard de mogelijkheid de ingave van de artikels te doen via het inscannen van de barcode. Hierdoor kan het pakket ook perfect ingezet worden voor bijvoorbeeld toonbankverkoop in een doe het zelf zaak.
n Afmetingen en gewichten De afmetingen en gewichten van het product kunnen gebruikt worden bij het omrekenen van aantallen. Als u bijvoorbeeld producten zoals tegels of platen verkoopt, dan kan de ene klant perfect een aantal
Als uw bedrijf ook een aantal diensten aanbiedt of werken uitvoert, dan moeten ook hiervoor een aantal aangepaste “artikels” beschikbaar zijn. Deze zaken worden binnen ORDAS II opgenomen als een klassiek product, met evenwel de aanduiding dat het geen voorraad producten zijn maar dat het “prestatie” producten zijn.
Verkoop Het eerste en belangrijkste gegeven voor uw bedrijf zijn wel de orders van uw klanten. Het is dan ook logisch dat bij de ontwikkeling van ORDAS II heel wat hulpmiddelen werden ontwikkeld, zodat u deze belangrijke orders zo soepel en snel mogelijk kunt inbrengen.
In functie van de ingestelde beveiliging is dit ofwel slechts een waarschuwing ofwel een echte blokkering. Als de gebruiker dan contact wenst op te nemen met de betreffende klant, dan is het overzicht van de contactpersonen wel erg handig.
n Klassieke orderingave We starten uiteraard met de klassieke orderingave waarbij het pakket toch al heel wat functies aanreikt.
Ook het overzicht van de openstaande posten is via een klik met de muis direct beschikbaar. U hebt zelfs de mogelijkheid om van elke openstaande factuur de detail per factuurlijn op te vragen!
U kunt de betreffende klant snel terugvinden via alle beschikbare opzoeksleutels, maar meestal volstaat het om gewoon de naam van de klant in te brengen. De toepassing zoekt dan zelf wel uit of die naam éénduidig is. In het voorkomend geval worden de gegevens van de klant direct opgehaald en afgebeeld.
Een tweede controle kan betrekking hebben op de leveringsadressen. Via een parameter kan bepaald zijn dat, voor zover er leveringsadressen zijn, u er steeds één moet selecteren.
Als er meerdere klanten zijn met de opgegeven naam, dan bekomt de gebruiker een overzicht van alle klanten die hieraan beantwoorden. Het overzicht is ook een keuzescherm, zodat de juiste selectie direct kan bevestigd worden.
Een derde controle kan betrekking hebben op een eventueel verplichte ingave van de leveringsdatum of –termijn. Overigens kunt u in elk datumveld een kalender opvragen en hieruit de datum selecteren, zodat u nooit een levering laat uitvoeren op bijvoorbeeld een zondag.
n Controles n Opzoeken artikels Nadat de klant werd geselecteerd, worden alle relevante klantgegevens afgebeeld en voert het programma direct een aantal controles uit. Eerst komt de kredietlimiet aan bod. Indien de som van het boekhoudkundig saldo en de waarde van de reeds uitgeleverde goederen groter is dan deze kredietlimiet, dan wordt de gebruiker hier onmiddellijk op gewezen.
Ook bij de opgave van de orderlijnen zijn diverse opzoekmogelijkheden beschikbaar. U kunt de artikels niet alleen opzoeken via het nummer of de omschrijving (met woord-index!), maar ook op basis van de afmetingen of zelfs via de artikelreferentie van uw klant of van de leverancier! Een erg fijne consultatie kunt u doen via de historiek van alle orders, offertes, en leveringen. Als uw klant een order plaatst met de mededeling “zelfde product als bij onze bestelling van …” dan kunt u direct vanuit de orderingave een gerichte opvraging doen van alle bewegingen van deze klant, zodat u snel op de hoogte bent van wat uw klant juist bedoelt.
n Prijzen en kortingen Aan de basis vertrekken we van het principe dat na opgave van het artikel en eventueel ook het aantal, de prijs en de eventuele korting(en) altijd direct op het scherm worden afgebeeld.
U beschikt immers over alle mogelijkheden om uw prijsbeleid via ORDAS II vast te leggen, zodat de gebruiker tijdens de orderingave hier geen actie moet ondernemen. ORDAS II biedt u prijzen in diverse munten, prijzen en kortingen in functie van het soort klant (groothandel, doorverkoper, intercompany, aannemer, particulier, …), individueel per klant, in functie van een verkoopeenheid (per stuk, per pallet), gecombineerd met een staffel, enz.
n Prijswijzigingen Elke prijswijziging kan vooraf in het systeem ingebracht worden, mét opgave van de datum vanaf en eventueel tot wanneer de nieuwe prijs van toepassing is. Om deze nieuwe prijzen te activeren moet er verder niets gebeuren. ORDAS II zal zelf nagaan of de nieuwe prijs van toepassing is en, op basis van de datum van de bestelling, de nieuwe prijs gepast opnemen. Een handig gegeven is dat de oude prijs wel behouden blijft, zodat u een perfecte historiek bekomt van alle prijswijzigingen. Ook promoties die beperkt geldig zijn kunnen op die manier vooraf ingebracht worden. Nieuwe prijzen kunnen niet alleen manueel ingebracht worden, ORDAS II biedt ook een aantal hulpmiddelen om systematische prijsaanpassingen door te voeren. Dit kan zowel via een percentage, via een formule (vb. basis aankoopprijs verhoogd met een percentage en een vast bedrag), op basis van een bestand van uw leverancier of via Excel. Bij deze laatste methode zal het systeem op basis van een selectie de gewenste prijzen exporteren naar een Excel bestand. U kunt in dit bestand dan vrij een aantal aanpassingen inbrengen. Vervolgens wordt het resultaat door ORDAS II terug ingelezen, waarna alle nieuwe prijzen, met de geldigheidsdatum, perfect opgenomen worden.
Inbreng via productengamma In een echte groothandelszaak kent men heel wat vaste klanten. Vaste klanten hebben ook wel eens een vast of terugkerend bestelpatroon. Voor dit soort organisaties is het zeer handig om per klant een overzicht te maken van de “vaste” producten die regelmatig worden afgenomen. Dit overzicht kan dan op meer dan één manier gebruikt worden. U kunt periodiek een fax sturen naar uw klant met daarop het overzicht van de producten samen met de actuele prijzen. Dit biedt de klant de mogelijkheid om op het document direct de gewenste aantallen te noteren en terug te faxen.
Eenvoudiger kunt u uw bestellingen niet ontvangen! U kunt uw klanten ook opbellen om de bestelling op te vragen. In beide gevallen kunt u het overzicht op het scherm halen en direct voor elk artikel het bestelde aantal inbrengen. Deze methode biedt u nog meer voordelen. Aangezien op het scherm ook de afnamen van de voorgaande periodes worden afgebeeld kunt u ook direct vaststellen of het orderpatroon van uw klant in positieve dan wel negatieve zin wijzigt. Een gepaste reactie ligt dan zo voor de hand.
n Opzoeken artikels via boomstructuur Als u een goede indeling hebt van uw producten, dan is de boomstructuur een zeer handig middel om de juiste producten op te zoeken. Bovenaan de boom maakt u een eerste keuze. In een bedrijf met bouwmaterialen kiest u bijvoorbeeld voor betonproducten, zand & grind, gevelstenen, dakpannen, enz. Bij een handelaar in vers fruit ligt de keuze tussen appels, peren, of een andere fruitsoort. Na deze eerste keuze bekomt u een overzicht van de subgroepen, waarbij opnieuw een verdere selectie kan gemaakt worden, enz.
n Afroeporders Ook afroeporders kunnen op die manier ingebracht worden. Deze hebben initieel nog geen invloed op de beschikbare voorraad. Bij de ingave van een order kan men direct verwijzen naar de bestaande afroeporders met ook hier weer een gepaste opvolging van de gerealiseerde aantallen.
n Elektronische orderingave
Als het resultaat van de bekomen selectie voldoende precies is, worden ook direct alle onderliggende producten met hun voorraad afgebeeld, zodat u een perfect overzicht bekomt van de artikels die u kunt aanbieden. Deze werkwijze biedt het grote voordeel dat ook een nieuwe gebruiker snel een duidelijk overzicht bekomt van wat er in het bedrijf beschikbaar is, zonder dat hiervoor een complexe consultatie moet gebeuren.
n Ordersoorten U hebt wellicht wel meer dan één soort orders. Er zijn telefonische bestellingen, faxorders, orders via vertegenwoordigers, enz. Misschien hebt u ook toonbank verkoop. Met ORDAS II is het mogelijk om voor elk type een afzonderlijk dagboek aan te leggen, zodat u telkens een gepaste klassering en een duidelijk overzicht bekomt. Dit biedt de mogelijkheid om ook retourorders en consignatieorders via een aangepast dagboek te beheren.
n Offertes Via één van deze soorten kunt u ook alle offertes en contracten inbrengen. In een offerte hebt u immers ook een opgave van de klant, eventueel een leveringsadres en een aantal producten, met of zonder aantallen. Tijdens de orderingave kunt u direct een overzicht bekomen van de lopende offerte(s) van uw klant en hierin zelfs de bestelde aantallen inbrengen. U hebt meer dan één voordeel: u bekomt een zeer snelle ingave, de prijzen uit de offerte worden zonder fout toegepast en u bekomt ook nog eens een overzicht van het “succes” van de offerte.
10
U hebt goede producten, tegen competitieve prijzen en een goed inzicht in de markt die u wenst te benaderen. Tot voor enkele jaren was dit voldoende voor een succesvolle relatie met uw klanten. Vandaag stellen we vast dat u er iets moet aan toevoegen: communicatie! Een goede elektronische communicatie met klanten en leveranciers is inderdaad van groot belang geworden voor elk modern bedrijf. Het biedt u anders wel heel wat voordelen. U hoeft uw orders niet langer zelf in te brengen en ook allerlei vergissingen bij het overnemen van de orders worden vermeden. Via een elektronische link met uw klant kan de toepassing alle orders automatisch ontvangen en in het systeem opnemen. U merkt het wel als de printer automatisch een magazijnbon afdrukt, zonder dat u ook maar één gegeven hebt ingebracht. Het principe van dit gegeven bestaat toch al enige tijd. Oorspronkelijk noemde men het EDIFACT, maar vandaag neemt men eerder de term e-commerce in de mond! Voor ORDAS II is het evenwel gewoon één van de vele modules die recent wat meer aandacht krijgt. Als u dan weet dat verschillende grote Belgische distributieketens de toeleveranciers voor de keuze hebben gesteld: e-commerce of no commerce, dan hebt u met ORDAS II zeker een toekomstgerichte oplossing. Langs dezelfde elektronische weg kunt u ook een digitale leveringsnota aanmaken en doorsturen, zodat, in combinatie met de digitale factuur (zie hierna), de keten volledig is.
Voorra adbeheer In uw magazijn ligt alles op z’n plaats, doch waar is de plaats, en welk zijn uw magazijnen? Met ORDAS II beheert u een onbeperkt aantal magazijnen en magazijnlocaties. Dit gegeven wordt zelfs in een multi-firma omgeving ondersteund waarbij meerdere, boekhoudkundig gescheiden firma’s, samen één voorraad beheren. Een automatische inter-firma facturatie is er het logisch gevolg van.
n Stocklocaties Binnen elke magazijn kunt u vrij een aantal stocklocaties gebruiken. Deze kunnen manueel of automatisch opgevolgd worden. In elk geval kan
Elk lot wordt opgevolgd via een eigen nummer en heeft steeds een eigen voorraad, maar mogelijk ook een afzonderlijke kostprijs, waarop dan
ORDAS II steeds een volledig overzicht geven van alle vrije en bezette locaties.
een afzonderlijke verkoopprijs kan gebaseerd zijn. Voor voedingsproducten wordt tevens een houdbaarheidsdatum opgenomen.
Via een aantal logistieke controles (zie hierna) kunt u als vanzelfsprekend tracking en tracing bekomen van het verbruik van elk lot! Hierbij wordt bij uitlevering of bij stockverbruik een gedetailleerde registratie gedaan van welk product met welk lotnummer naar welke klant of productie gaat. Bij ontvangst van goederen kan het systeem de magazijnier zelfs direct verwijzen naar de meest geschikte vrije locatie, bijvoorbeeld via een draadloze barcodeterminal. In elk geval kan het systeem via barcodescanning het artikel en de locatie opnemen, zodat u perfect op de hoogte bent van alle producten en hun juiste plaats.
n Opvolging serienummers Als u met veel unieke stukken werk, dan kunt u voor elke artikel een individuele opvolging doen via het serienummer. Het is in feite een ver doorgedreven lotopvolging, met dat verschil dat één serienummer slechts bij één enkel toestel hoort.
Eventueel wordt als resultaat direct en palletlabel met barcode afgedrukt, zodat het product in de verdere opvolging uniek kan opgevolgd worden.
n Lotbeheer In een aantal sectoren heeft men niet zomaar voorraad. Zowel in de voedingsindustrie als in de decoratiesector wordt elke aankoop of productie individueel, per lot dus, opgevolgd.
11
Logistiek Beheer Om competitief te blijven moeten bedrijven niet alleen goede producten leveren, de klanten vragen (eisen) ook soepele leveringsvoorwaarden. Om dit te realiseren worden diverse faciliteiten aan het cliënteel geboden, zoals levering op vaste leveringsdagen, op diverse leveringsadressen, via afroeporders, enz. Deze zaken moeten uiteraard goed ondersteund worden door een logistiek systeem en het is op dit vlak dat de uitgebreide faciliteiten van ORDAS II sterk aan bod kunnen komen. ORDAS II biedt zeer veel faciliteiten inzake het inbrengen en verwerken van alle orders en leveringen.
Deze werkwijze heeft het grote voordeel dat ook alle oude en alle restorders mee opgenomen worden, zodat er geen oude orders blijven hangen. Inzake documenten kan ORDAS II hier naar keuze een aantal individuele pickorders of magazijnbonnen produceren dan wel een verzameld overzicht van alle uit te leveren orders.
n Orders of leveringen?
De gekozen werkwijze hangt meestal sterk af van het soort product en de manier van levering.
De eerste keuze die een bedrijf maakt is, of men orders noteert dan wel of men verkoopt op basis van voorraad. Het lijkt een subtiel gegeven maar voor een aantal sectoren is deze keuze wel degelijk essentieel.
Als elk order voldoende groot is om direct bij de picking op een afzonderlijk pallet of in een eigen container of caddy geplaatst te worden, dan zal men eerder opteren voor de individuele aanpak.
In sommige sectoren is het zinloos om orders in te brengen die men niet kan uitleveren. Hier verkoopt men uitsluitend wat in voorraad is en doet men de ingave van de verkopen dan ook alleen op basis van de beschikbare voorraad.
In de andere gevallen kan men een globale orderpicking doen, waarna in een tweede fase de individuele uitleveringen aangemaakt worden.
Uiteraard kunnen deze producten in diverse magazijnen en op diverse locaties aanwezig zijn, onder verschillende loten, maar wat er niet is kan niet verkocht worden, zo eenvoudig is dat.
Het is mogelijk dat een aantal bestelde producten eerst intern of extern moeten geproduceerd worden. Op dit vlak wordt een koppeling voorzien met de ORDAS II productiemodule, waarbij men direct bij het inboeken van de ontvangst van de productie een geïntegreerde opgave van de uitlevering aan de klanten kan inbrengen. Hierdoor verliest men geen tijd en kunnen de goederen ook direct uitgeleverd worden.
In de meeste bedrijven zal men evenwel werken via de ingave van de orders om daarna via een gepaste logistieke procedure deze orders op de beste manier uit te voeren. Hierbij moet direct een onderscheid gemaakt worden tussen zuivere handelsgoederen en zaken die eventueel moeten geproduceerd, geassembleerd of extern aangekocht worden. Ook de gevraagde leveringsdata en de leveringswijze (eigen transport, extern transport, afhaling, directe levering door de leverancier, …) zijn van belang.
n Orderpicking
12
Eén van de geboden faciliteiten bestaat erin om alle openstaande orders die binnen een bepaalde leveringstermijn vallen op te nemen en deze, voor zover de producten in voorraad zijn, automatisch in uitlevering te plaatsen.
n Uitlevering na productie
n Pallets en colli’s Heel wat bedrijven doen voor het uitleveren van de goederen beroep op een externe transporteur. Een gekend gegeven is dan ook dat ORDAS II een aantal gegevens moet produceren voor een vlotte uitwisseling met deze partner. Aan de basis spreken we hier over palletlabels (met of zonder barcodes), collilijsten, etiketten, enz, maar
ook een elektronische communicatie via bijvoorbeeld EDI is perfect mogelijk. De communicatie verloopt via alle beschikbare wegen: een specifiek EDI netwerk, het internet of direct met de transporteur.
n Logistieke controle U biedt uw klanten prima producten aan en u voldoet aan de scherpe leveringsvoorwaarden van het cliënteel, maar levert u wel steeds de juiste producten? Of gebeurt er af en toe al eens een vergissing?
n Leveringsplanning Het aanmaken van de pickorders kan ook uitgewerkt worden in functie van bijvoorbeeld de sluitingsdag van de klant of van het leveringsadres. Een nóg fijnere situatie bekomt men als de klanten worden ingedeeld in functie van een vaste leveringsdag, eventueel via opgave van een routeplan. In dat geval zal men bijvoorbeeld dagelijks vanaf 16:00 u de leveringen voor de volgende dag voorbereiden waarbij deze worden klaar gezet per vrachtwagen en in omgekeerde volgorde van de te volgen route. De orders die het eerst geleverd worden moeten immers als laatst geladen worden!
n Leveringsinstructies Bij het aanmaken van de definitieve leveringsnota’s biedt ORDAS II nog een aantal extra faciliteiten, zoals het afdrukken van het totaal aantal colli, het overzicht van het meegeleverd leeggoed (pallets, vaten, bakken, enz), het maximaal terug te nemen leeggoed (per soort), maar zeker ook de afgesproken instructies. Hoe dikwijls heeft uw klant u al niet gezegd dat … Wat volgt kunt u vermoedelijk zelf invullen. Met ORDAS II kunt u deze zaken per klant en per leveringsadres direct opnemen en op alle relevante documenten afdrukken.
Voortaan weten ook uw chauffeurs perfect welke zaken moeten in acht genomen worden, zodat u uw kostbare tijd niet moet spenderen aan het corrigeren van allerlei “vergeten zaken”.
Wat is de impact van deze fouten, niet alleen op het vlak van de geschonden relatie met uw klant, maar ook inzake de kost om een onjuiste levering te corrigeren? Zeker in het geval van lotopvolging, eventueel aangevuld met houdbaarheidscontrole, kan een fout verregaande gevolgen hebben! De barcode module van ORDAS II biedt op dit vlak een prima oplossing.
n Barcode gestuurde orderpicking Via een controle op basis van barcode scanning hebt u van bij het begin de zekerheid dat alle leveringen correct verlopen. Dit principe kan ook aangevuld worden met RF (Radio Frequentie) gestuurde barcode scanning. De gebruiker krijgt via de barcode terminal op elk ogenblik een draadloze, maar on-line en dus interactieve verbinding met uw ERP-systeem. Een snelle en vlekkeloze afhandeling van alle goederenbewegingen is hiervan het resultaat. In het geval van lotopvolging wordt elk product zelfs dubbel gescand: zowel het product met het lot, als de locatie. Hierdoor bekomt u ook alle informatie om per artikel een gedetailleerde tracking & tracing te bekomen. Door de on-line verbinding is er ook geen nabehandeling: het systeem kan direct na de laatste scanning overgaan tot het aanmaken van de finale documenten. Via deze werkwijze bekomt u niet alleen correcte leveringen, u kunt dit tegenover uw klant ook waarborgen. Het is een geruststellende gedachte die de relatie met uw klant zeker zal versterken.
13
A ankoop Om gepaste aankopen te kunnen doen kunt u per artikel alvast aanduiden bij welke leverancier(s) u het product kunt aankopen.
Hierbij zal het systeem nagaan of er voor de gestelde producten voldoende voorraad is, en indien niet, een advies formuleren.
Per artikel kunt u inderdaad meer dan één leverancier opgeven. Per artikel is er steeds één prioritaire leverancier maar eventueel ook de aanduiding van de originele leverancier. Voor elke combinatie kan de prijs, de eventuele korting en de leveringstermijn ingebracht worden. Zoals bij de prijzen voor de klanten kan ook elke prijswijziging voor de leveranciers vooraf ingebracht worden met opgave van de gepaste geldigheidsdatum.
De basis voor deze controle ligt ofwel bij een zelf bepaald herbestelpunt ofwel bij een vergelijking met een referentieperiode. Hierbij kan het systeem de verkopen en verbruiken van een voorgaande periode gebruiken om op basis hiervan een prognose te maken voor de toekomst.
n Ingave bestellingen Voor de bestellingen zelf beschikt u over de volgende systemen: handmatige bestellingen, doorbestellingen vanuit de orderingave of op basis van een besteladvies rapport. De ingave van de handmatige bestellingen loopt volledig synchroon met de ingave van orders van klanten: diverse orderdagboeken, op basis van offertes, via afroeporders, enz.
n Doorbestellingen Als u producten koopt uit bijvoorbeeld Italië en deze producten ook wel in Frankrijk levert, dan is het wellicht aangewezen dat u de hele lading niet steeds naar België laat komen. Een gedeeltelijke of gehele doorbestelling van het verkooporder naar de leverancier ligt dan eerder voor de hand. Als dit gecombineerd wordt met een directe levering, eventueel via een plaatselijke transporteur bespaart u heel wat tijd, kosten en moeite. Er zijn evenwel ook nog andere mogelijkheden. Als u bijvoorbeeld een aantal producten nooit op voorraad neemt maar wel verkoopt, dan kunt u ervoor zorgen dat elk verkooporder van die producten de-facto doorbesteld wordt.
Elk voorstel kunt u eenvoudig via het scherm opvragen, wijzigen en aanvullen, waarna automatisch de bestellingen worden aangemaakt. De nodige documenten worden aangemaakt, afgedrukt of direct via fax of e-mail doorgestuurd. Voor het magazijn wordt meestal ook reeds een ontvangstbon afgedrukt, zodat de magazijnier tijdig wordt ingelicht over de te ontvangen producten.
n Ontvangst goederen Bij de ontvangst van de goederen kan dit document zelfs gebruikt worden om de ontvangen aantallen te registreren. Hierdoor bekomt u niet alleen een goede controle van de aantallen, maar ook van de producten zelf. Als een leverancier bijvoorbeeld een vervangproduct levert, dan is dit bij de ontvangst direct zichtbaar. Via het document kan de bestelling ook op het scherm gehaald worden om de aantallen in te brengen. Voor bestellingen die volledig geleverd worden volstaat het de bestelling geheel als ontvangst over te nemen.
n Controle aankoopfactuur Bij de ontvangst van de goederen ligt het accent van de controle vooral op het niveau van de producten en de aantallen.
n Besteladvies Op geregelde tijdstippen kunt u een besteladvies rapport aanvragen. Dit rapport kan aangemaakt worden voor een bepaalde leverancier, voor een reeks artikels of voor het gehele magazijn.
14
Via de aankoopfactuur worden ook de prijzen nagezien. Een afwijking kan resulteren in een weigering van de factuur of kan geaccepteerd worden. In dit geval wordt de juiste aankoopprijs en de gemiddelde kostprijs aangepast.
Productie
ORDAS II bevat alle kenmerken en faciliteiten die
Ook bij het inbrengen van de ontvangsten uit de
nodig zijn voor de automatisering van een bedrijf met productiefaciliteiten, en dat zelfs op een dubbel vlak.
productie wordt een gepaste voorraadbeweging aangemaakt. De gereserveerde aantallen worden dan tegengeboekt, terwijl de werkelijke voorraad wordt verminderd in functie van de ontvangsten en de samenstelling.
De industriële activiteiten worden opgevolgd via de uitgebreide projectmodule. Deze wordt op de volgende pagina’s besproken. Bij een eerder klassieke productie wordt de hier beschreven productiemodule gebruikt.
n Samenstelling De basis wordt gevormd door de samenstelling van het product. Binnen deze samenstelling kunnen meerdere niveau’s bepaald worden. De som van de kostprijzen van de onderdelen vormt de kostprijs van het geheel.
n Realisaties Deze korte beschrijving willen we nog even illustreren met een opsomming van de sectoren waar deze module met succes geïnstalleerd werd: ‹ voedingsindustrie ‹ rubberproducten ‹ bouwmaterialen ‹ slangen en dichtingen ‹ machinebouw, metaalbewerking ‹ meststoffen ‹ bestrijdingsmiddelen
n Productieopdracht Het aanmaken van de productieopdrachten is sterk gelijkend met het aanmaken van de bestellingen voor de leveranciers (zie hiervoor). Ook hier zijn er manuele opdrachten, doorbestellingen naar de productie en een productieadvies. Bij het aanmaken van de productieopdracht is er wel een zeer wezenlijk verschil. Alle onderdelen worden direct in de nodige aantallen uit voorraad gereserveerd voor productie.
Hieruit moet zeker blijken dat deze structuren voldoende krachtig zijn om in alle sectoren een goede automatisering te waarborgen.
OrdasII voorziet tevens in een naadloze integratie met diverse produktie-omgevingen zoals weegapparatuur, afvulsystemen, robots, tekenpaketten, behandeling van staalnames, …
15
Projectopvolging Ook voor bedrijven die actief zijn op industrieel vlak biedt ORDAS II alle nodige faciliteiten. Of het nu gaat om werfopvolging, constructie van machines of uitvoering van werken voor derden maakt hier niet echt het verschil. Al deze activiteiten hebben één zaak gemeen: het gaat om projecten die over meerdere maanden lopen en die goed moeten opgevolgd worden. Het zijn ook activiteiten met een belangrijke toegevoegde waarde vanuit uw bedrijf.
n Projectgegevens In de ORDAS II toepassing wordt een project ingebracht via een specifieke orderingave. Naast de klassieke gegevens inzake de klant, het leveringsadres en de beschrijving van het project wordt aandacht besteed aan de financiële kant van de zaak.
In elk geval bekomt men een nieuwe combinatie die een gedetailleerde opgave bevat van de uiteindelijke machine.
Alle grondstoffen, bewerkingen, te bestellen goederen, werken door derden en de uit te voeren controles zijn hierin opgenomen. Hierin vindt men niet alleen de machine terug, maar ook de historiek die geleid heeft tot het uiteindelijke toestel. Als bijvoorbeeld een bestaand apparaat werd gebruikt dat reeds een bepaalde functie heeft gehad (vb. demonstratie) dan wordt dit mee in de historiek opgenomen. Ook wijzigingen aan het ontwerp of aan de uitvoering worden in historiek genomen, zodat u perfect kunt nagaan door wie en wanneer een bepaalde optie of instructie werd gewijzigd.
n Planning Wat is de totale waarde, hoe en aan wie wordt het project gefactureerd, welke commissies moeten er verwerkt worden, enz. ORDAS II biedt diverse mogelijkheden voor de facturatie: in vooraf bepaalde schijven, volgens tussentijdse vordering of manueel. In de detailingave van het project zal men een opgave doen van de werken die moeten uitgevoerd worden. Voor een machinebouwer zal dit een verwijzing zijn naar een bepaalde constructie die zal uitgevoerd worden. Voor een bedrijf met werfopvolging kan men verwijzen naar een meetstaat of een offerte.
De opsomming bevat niet alleen de materialen en de gebruikte hulpstukken. Een belangrijk gegeven betreft de fasering van de constructie. Per fase geeft men een opsomming van de onderdelen en opties, maar ook welke bewerkingen en controles er moeten uitgevoerd worden. Deze fasering vormt overigens de basis voor de verdere opvolging van het project en wordt omgezet in een check-list. Elke fase wordt door de verantwoordelijke van het project in een planning geplaatst. Telkens een bepaalde fase is uitgevoerd worden de resultaten ervan ingebracht.
n Constructie n Uitvoering De te construeren machine wordt in een afzonderlijke module ingebracht, doch met een éénduidige koppeling met het project. Meestal wordt gewerkt op basis van een bestaand model waaraan een aantal zaken of opties worden toegevoegd. Ook weglatingen van reeds aanwezige onderdelen of opties zijn courante zaken. Het bestaand model kan ook een fysisch toestel zijn dat reeds werd geproduceerd voor bijvoorbeeld demonstratie of voorraad.
16
Van zodra alle projectgegevens zijn vastgelegd worden de nodige voorraadcontroles uitgevoerd. Als de benodigde onderdelen in voorraad zijn worden deze direct gereserveerd. Bij onvoldoende voorraad wordt een besteladvies geproduceerd. Voor de elementen die vooraf reeds werden aangeduid als “te bestellen” wordt direct een bestelling aangemaakt. Hetzelfde gebeurt voor de werken die door derden moeten uitgevoerd worden.
n Werkplaats opvolging
Financiële opvolging
De werken die in eigen werkplaats worden uitgevoerd worden via tijdsregistratie direct opgenomen.
Van elke project wordt een financiële staat opgemaakt met daarin alle relevante elementen.
Dit kan zowel op basis van gespecialiseerde tikklokken als via een klassiek werkscherm met een aangepaste toepassing.
Telkens zal een werknemer niet alleen de persoonlijke gegevens opgeven (meestal via een batch), maar ook de constructie waaraan gewerkt wordt en de job die zal uitgevoerd worden. Op basis van de te verrekenen uurloonkost wordt de gepresteerde tijd op het project geïmputeerd.
De uitgaande facturen vormen uiteraard de opbrengstenkant, terwijl de uren, de werf- of atelieraanleveringen en de inkomende facturen als kost opgenomen worden.
Hierbij is het evenwel mogelijk dat de kost van een prestatie op een andere kostenplaats moet geboekt worden.
Alle cijfers worden per periode gecumuleerd. Op basis van dit overzicht kan eventueel een tussentijdse afrekening opgemaakt worden.
Als in het project een toestel gebruikt wordt dat bijvoorbeeld tijdens een beurs werd beschadigd, dan moet de kost voor het herstellen van deze beschadiging niet op het project geboekt worden, maar op de beurs.
Op gestelde tijdstippen zult u de uitgevoerde leveringen wensen te factureren. Ook op dit vlak biedt ORDAS II heel wat mogelijkheden.
n Controle In de check-list kan men nagaan welke zaken in uitvoering zijn. Op het scherm worden deze zaken via een kleuraanduiding duidelijk naar voor gebracht: groen voor de projecten die gewoon lopende zijn, rood voor de projecten die vertraging hebben.
17
Facturatie n Facturatieklant
n Doorstroming naar de boekhouding
Per klant kunt u vooreerst opgeven aan welk bedrijf de factuur moet opgemaakt worden. Als bijvoorbeeld een filiaal van een keten van supermarkten een bestelling plaatst, dan moet de factuur meestal aan het hoofdhuis opgemaakt worden, terwijl alleen de goederen bij het filiaal geleverd worden. Voor speciale leveringen kan hiervan afgeweken worden.
Alle aangemaakte facturen kunnen direct doorgestuurd worden naar de boekhouding. Per artikel worden vooraf immers alle nodige gegevens opgenomen voor een vlekkeloze en automatische doorstroming.
n Integratie Intrastat Anderzijds ondersteunt ORDAS II ook het principe van de aankoopgroepering. Een belangrijk gegeven voor beide situaties is dat de verkoopcumuls op alle niveaus beschikbaar zijn: zowel voor de klant die bestelt, als voor het bedrijf dat wordt gefactureerd.
n Periodieke facturatie In sommige bedrijfstakken factureert men elke dag, in andere sectoren wordt eerder periodiek gefactureerd. Per klant kunt u niet alleen de frequentie opgeven volgens dewelke u de facturatie wenst uit te voeren, u hebt ook nog de mogelijkheid om aan te duiden of meerdere leveringen op één factuur mogen verzameld worden. Dit kan zelfs genuanceerd worden tot ofwel alle leveringen op hetzelfde leveringsadres ofwel alle leveringen afkomstig van hetzelfde order.
n Elektronische factuur In de meeste bedrijven worden de uitgaande facturen nog steeds afgedrukt. Met ORDAS II kunt u uw facturen ook elektronisch opmaken en doorsturen. Hierbij wordt elke factuur volgens de norm bepaald door het Belgische Ministerie van Financiën (BMF001) omgezet naar een gecodeerde structuur en in een afzonderlijk bestand geplaatst. Dit bestand kunt u dan digitaal ondertekenen en vervolgens via een beveiligd netwerk naar uw klant doorsturen. Eén van de voor de hand liggende mogelijkheden hierbij is duidelijk het ISABEL netwerk.
18
In het artikelbeheer worden niet alleen de boekhoudkundige gegevens opgenomen, ook alle gegevens voor de automatische opmaak van de Intrastat aangifte kunnen ingebracht worden. Voor opgave van de goederencode wordt meestal gewerkt met een beperkte tabel, zodat dit geen onnodige opzoekingen voor gevolg heeft. De andere gegevens zoals het gewicht en de landeninformatie worden bij de orderverwerking vastgelegd.
Beheersinformatie Heel wat beheersinformatie wordt door de boekhouding geproduceerd, doch als u nood hebt aan gedetailleerde cijfers dan zijn deze beschikbaar via de beheersrapportering van ORDAS II.
verdiend)? Met ORDAS II weet u snel of uw bedrijf goed dan wel prima draait!
Ook hier hebt u de keuze uit enerzijds een groot aanbod van pasklare en duidelijke overzichten en anderzijds de open toegang tot de databank. Belangrijk hierbij is dat alle onderliggende structuren voor het snel en efficiënt rapporteren van de nodige cijfers permanent beschikbaar zijn.
Inzake vrije analyse van de cijfers kunt u gebruik maken van Excel. Een eerste snelle analyse bekomt u bijvoorbeeld via een extractie van de verkoopcijfers per vertegenwoordiger. Op basis van deze cijfers maakt u in Excel dan eenvoudig een draaitabel, waarna een grafiek van de cijfers zo gemaakt is.
Binnen ORDAS II worden alle relevante bewegingen immers real-time opgenomen in een globaal cumulbestand zodat er geen tijd verloren gaat met het verzamelen van allerlei informatie uit de vele transacties. U beschikt hiermee niet alleen over omzetcijfers per klant, per vertegenwoordiger en per artikel, maar ook per soort klant, productcategorie, aankoopgroepering, regiocode, enz. en dat in allerlei combinaties.
n Crystal Reports
Belangrijker nog dan de omzetcijfers is uw bruto marge: wat hebt u eraan verdiend (of net niet aan
n Rapportering via Excel
Als u nood hebt aan een meer diepgaande analyse, dan is Crystal Reports wellicht het aangewezen instrument. Deze populaire rapporteringstool zorgt niet alleen voor rapporten die u kunt afdrukken, u kunt het overzicht ook op het scherm oproepen. Vanuit een algemeen rapport kunt u zelfs snel een verdere detaillering van de cijfers bekomen via de ‘drill down’ techniek. Welke cijfers u ook nodig hebt: met ORDAS II staan ze in een mum van tijd op uw beeldscherm of op papier.
19
Klantgerichte automatisering In de inleiding van dit document hebben we het gehad over “klantgerichte automatisering”. Dat dit gegeven geen loze slogan is willen we nog even illustreren met de hierna volgende opsomming.
‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹ ‹
20
Het gaat hier over een (niet beperkende) verzameling van uitbreidingen en extra modules die voor onze vele klanten specifiek werden ontwikkeld. Er zijn zeker ook zaken bij die in uw organisatie van toepassing kunnen zijn.
Artikelbeheer met kwaliteitsattest en MSDS (Material Safety Data Sheet) Relatiebeheer met concurrentieanalyse Opvolging aanbestedingen als onderdeel van het relatiebeheer Opvolging eigen helpdesk Opvolging externe technische dienst Orderregistratie bij klanten via barcodeterminal of Palm gebaseerde toestellen (mogelijk met barcodescanner en GSM) Kassatoepassing met gedetailleerde afhandeling betalingen en kassablad Opvolging per chauffeur van de leveringen met contante betaling (levering onder rembours) met afrekening en integratie met financieel dagboek Leeggoedopvolging in detail per individueel goed (vat, container, …) Orderregistratie betoncentrale Weegbrugtoepassing Onderhoudopvolging machines Garantieopvolging Claims leveranciers Statistiek subsidies voor zuivelproducten Phytophar recover Verhuurtoepassing Afdrukken van overschrijvingen en wissels Integratie met SADBEL toepassing voor de automatische aanmaak van douanedocumenten Garagetoepassing met werkplaatsopvolging Garageregister Tijdsregistratie via werkkaart of scanning Aanvullende personeelsregistratie (vakantie, ziekte, …) Aanleveren gegevens voor sociaal secretariaat Herwaardering voorraad Inventarisopname via barcode terminal Registratie werfverbruiken Financiële nacalculatie dossiers (werven, projecten, …) Integratie met afvulsystemen
Implementatie Voor bijvoorbeeld een programma voor het berekenen van de ideale reisroute tussen twee punten is het voldoende dat het geïnstalleerd wordt, het element implementatie is hierbij niet van toepassing. Met een ERP pakket ligt dit toch even anders. Het is immers de bedoeling een volledige bedrijfsautomatisering op te zetten. Minimaal hebben we het toch over het beheer van artikels, klanten, orders, voorraad, facturatie, bestellingen leveranciers, enz. Het pakket zal ook door meerdere afdelingen gebruikt worden, zodat er vooraf toch heel wat afspraken moeten gemaakt worden, bijvoorbeeld over het prijzensysteem, de indeling van de klanten, het voorraadbeheer, de manier van registratie van klantenorders en uitleveringen, de bestellingen aan de leveranciers, enz. enz. Tijdens de projectanalyse worden al deze zaken besproken en op papier vastgelegd, doch hiermee stopt het niet. Nadat het pakket is geïnstalleerd moeten de gemaakte afspraken ook nog in de toepassing via parameters ingebracht worden. Dit gegeven is duidelijk een zeer essentieel onderdeel van de implementatie.
n Beveiliging Een tweede belangrijk luik betreft de beveiliging van het systeem. Welke groepen van gebruikers of individuele gebruikers zijn er en welke programma’s moeten per groep of per gebruiker beschikbaar gesteld worden. Ook dit gegeven moet via parameters vastgelegd worden en maakt duidelijk deel uit van het implementatiewerk.
n Documenten De lay-out van alle documenten in ORDAS II is vrij! Dit betekent uiteraard wel dat de lay-out moet opgezet worden. Het spreekt voor zich dat men kan vertrekken van de vele bestaande documenten, doch in een aantal gevallen vraagt dit toch wel een aantal inspanningen.
Voor uitgaande faxdocumenten moet ook nog het bedrijfslogo onder digitale vorm in de lay-out verwerkt worden.
n In werking stellen van de programma’s De derde belangrijke taak van de installatieverantwoordelijke behelst het in werking stellen van de diverse modules van het pakket. Vooreerst worden de mogelijkheden van de toepassing per afdeling samen met de gebruikers besproken en gedemonstreerd. Zoveel mogelijk zal men steeds een gehele “run” uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het inbrengen van een order, het uitleveren van dat order, het afdrukken van alle nodige documenten tot en met het aanmaken van de factuur en de doorsturing naar de boekhouding. Deze werkwijze resulteert in een grote betrokkenheid van de uiteindelijke gebruikers en is dan ook een waarborg voor het succes van de installatie. Tijdens deze gesprekken wordt de toepassing ook getoetst aan het vooropgestelde doel. Indien nodig zal er tijdig kunnen bijgestuurd worden. Module per module, afdeling per afdeling wordt deze werkwijze nauwkeurig gevolgd, tot het geheel volledig operationeel is. Op geregelde tijdstippen wordt een tussentijds evaluatierapport opgemaakt.
n Gewaarborgde werking De verschillende elementen uit deze werking bieden u als klant de zekerheid dat de toepassing niet alleen correct wordt ontwikkeld, maar dat deze ook perfect operationeel gemaakt wordt! Alleen op die manier bekomt u een echt gewaarborgde en optimale werking van het geheel!
Uw investering is het meer dan waard! Als u van mening bent dat “boekhouding toch boekhouding is” , dan moet u beslist even verder lezen. U zult uw mening vast moeten bijsturen!
21
Boekhouding Een boekhoudpakket moet toch meer zijn dan een module die de cijfers in de dagboeken vastlegt, maandelijks een BTW aangifte produceert en periodiek ook nog wat cijfers oplevert. Een goed pakket kan tegelijk het werk van de boekhouding sterk vereenvoudigen en ook nog een goed beheersinstrument zijn. Het is op beide punten dat wij sterke accenten hebben gelegd bij de ontwikkeling van het eigen ORAS III boekhoudpakket, waarmee ORDAS II volledig is geïntegreerd. De ontwikkeling wordt bovendien permanent begeleid door onze eigen interne IDAC accountant. Het is onze waarborg voor een correct en wettelijk volledig up-todate boekhoudpakket. Het resultaat mag dan ook gezien worden. Naast het gebruik bij onze handelsbedrijven wordt ORAS III ook gebruikt in een aantal middelgrote accountantskantoren. Maandelijks bekomen meer dan 3.000 bedrijven hun boekhoudkundige gegevens op basis van dit pakket, wat als referentie toch kan tellen.
n Efficiëntie Nieuwe klanten zijn soms verwonderd over de vele boekingen en bewegingen die via ORAS III sterk geautomatiseerd kunnen verlopen. Het meest voor de hand liggend is zeker de integratie van de aankoop en de verkoop met de Intrastat module, maar zelfs het klassiek inboeken van een aankoopfactuur wordt via het gebruik van een aantal automatismen rond de BTW en de te gebruiken boekhoudrekeningen sterk vereenvoudigd en versneld. De gebruiker wint hierdoor niet alleen tijd, het bevordert ook de juistheid van de gegevens! Een verdere integratie wordt gerealiseerd bij het inboeken van een aankoopfactuur voor een investeringsgoed. Hier worden alle gegevens immers direct opgenomen in de module voor de opmaak van de afschrijvingstabellen.
22
Via de afschrijvingstabellen kunt u ook periodiek of aan het einde van het boekjaar de nodige boekingsstukken automatisch laten aanmaken. Alle types afschrijvingen zijn beschikbaar: lineair, degressief, wettelijk of economisch. U bepaalt per vast goed welke methode moet gevolgd worden.
n Financieel Ook het boeken van de financiële bewegingen wordt sterk geautomatiseerd. Dagelijks kunt u de CODA bestanden (gecodeerd dagafschrift) van de banken via ISABEL binnenhalen en klaar maken voor inbreng in de boekhouding. U bekomt hierdoor minstens de situatie dat u nooit meer een bedrag of een nummer van een rekeninguittreksel moet inbrengen, maar dat is nog maar het begin. Ook het toewijzen van betalingen aan de diverse openstaande posten verloopt hierdoor zeer vlot. Op basis van de ontvangen informatie zal ORAS III immers zelf een voorstel maken en aan de gebruiker voorleggen. Dit automatisme wordt nog versterkt als u op de facturen gebruik maakt van een gestructureerde mededeling (vb. +++298/4856952/45+++), doch ook alle andere mededelingen worden geanalyseerd en waar mogelijk aangewend. De ervaring leert dat onze klanten door deze werkwijze tot 70% tijdswinst bekomen bij het inbrengen en verwerken van de financiële bewegingen. Als u dan weet dat ook de juistheid van de cijfers sterk wordt verhoogd, kunt u snel de rekening maken!
n Betaalopdrachten Op basis van de openstaande facturen van de leveranciers wordt een betaalvoorstel aangemaakt. Na goedkeuring of aanpassing kan dit voorstel direct omgezet worden in een betaalopdracht die via het ISABEL netwerk kan doorgestuurd worden. Het fijne aan deze werkwijze is evenwel dat na uitvoering deze opdrachten automatisch in het eigen financieel dagboek verwerkt worden! Door deze verregaande integratie werd ORGANI ook erkend als ”Isabel Software Partner”. Voor u als klant nog eens een waarborg voor een prima boekhoudpakket!
doorzending via modem behoort steeds meer tot de mogelijkheden. De maandelijkse BTW-aangifte wordt afgedrukt onder de vorm van het aangifteformulier voor accountantskantoren (op blanco papier met afdruk van alle kaders en vakken). Zodra het wettelijk kader volledig is bepaald zal deze aangifte elektronisch via het ISABEL netwerk kunnen verstuurd worden. De toepassing werd hiervoor reeds uitgebreid en aangepast.
n Beheersinformatie via Excel Het ORAS III boekhoudpakket is ook een prima beheersinstrument. Aan de basis zijn er voor elk gegeven meerdere overzichten beschikbaar, doch alle gegevens kunnen ook in een open structuur vrij geraadpleegd worden.
n Analytisch ORAS II biedt u ook de mogelijkheid om een verregaande analytische boekhouding te voeren. Per algemene kosten- of opbrengstenrekening kunt u bepalen of een analytische uitsplitsing gewenst dan wel verplicht is. Voor deze uitsplitsing kunt u beroep doen op een dubbel niveau: per afdeling en per kostenplaats. Als u gebruik maakt van werfopvolging of projectbeheer, dan wordt het analytisch gedeelte ook gebruikt voor het inboeken van de kostenfacturen of directe leveringen die op een werf of project betrekking hebben.
Hebt u nood aan een ongewoon analytisch overzicht? Moet er een grafiek aan toegevoegd worden? Hebt u de cijfers nu nodig?
n Aangiften De overheid vraagt steeds meer om de wettelijke aangiftes in te dienen onder digitale vorm. Vandaag is dat meestal een diskette, doch ook een
Vanuit Excel hebt u direct toegang tot alle nodige gegevens. Zelfs de resultaatsanalyse met een vergelijking met vorig boekjaar wordt met Excel een eenvoudige klus.
Met de OrasIII-toepassing beschikt u over : o o o o
Een elektronische aangifte van de jaarrekening De jaarlijkse Btw-listing De driemaandelijkse exportlijst De Intrastat - aangiftes
23
Organi - your profit Wij hopen stellig dat u op basis van dit document een voldoende duidelijk beeld hebt bekomen van de ruime mogelijkheden die ORDAS II ook voor uw bedrijf kan bieden. Met onze 30 jaar ervaring moet dat zeker lukken! Wenst u meer informatie of een demonstratie? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze commerciële dienst.
2)()60%2(
ORGANI BVBA Dynamicalaan 15 B 2610 WILRIJK T 03 820 63 00 F 03 830 07 98
[email protected] www.organi.be
/978
)
&SVKIVLSYX
0MROIVSIZIV
,%77)08
%RX[IVTIR 'IRXVYQ
)
) (IYVRI
&IVGLIQ
&SSQ W
IWXII
R[IK
%
,SFSOIR
;MPVMNO
) &6977)0
24
)HIKIQ
ORGANI bvba Dynamicalaan 15 — 2610 Wilrijk - Antwerpen Tel.: 03-820 63 00 — Fax: 03-830 07 98
[email protected] — www.organi.be
