Opzet beleidsplan Kandikandidaatsbestuur 14 Iris Meerman && Bas van den Heuvel && Victor Azizi && Micha de Groot && Bram van den Akker 2 december 2013
Introductie In dit visieplan zullen de functies worden besproken die het kandidaatsbestuur voorziet bij een vijfkoppig bestuur. Het kandidaatsbestuur acht het namelijk belangrijk duidelijkheid in zijn vorming te hebben voor de ALV van 9 december. Tevens zullen een paar doelen worden besproken die dit kandidaatsbestuur wil realiseren, mocht hij worden ingestemd.
1
1
Functies
1.1
Voorzitter
Naast de taken die worden genoemd in het huishoudelijk reglement (hierna gerefereerd naar als HR), zijn er specifieke vraagstukken die dit kandidaatsbestuur voorstelt om toe te voegen aan deze functie. De motivatie daarvoor is gedeeltelijk ontstaan door het verminderde aantal kandidaatsbestuursleden ten opzichte van het huidige bestuur, bestuur 13, waardoor in ons huidige plan geen commissaris onderwijs is. Zo heeft de vereniging te maken met een potenti¨ele AFS (Amsterdam Faculty of Science), wat veel zal veranderen ten opzichte van de huidige situatie, zowel voor de vereniging en haar leden. De verantwoordelijkheid en taak om hier actief bij betrokken te zijn, ligt bij de voorzitter. Inhoudelijk zal hier meer op in worden gegaan bij het hoofdstuk Doelstellingen.
1.2
Combinatie vice-voorzitter / Commissaris acquisitie
Door de vice-voorzitter en commissaris acquisitie te combineren zal de commissaris acquisitie in bezit komen van tekenrecht. Dit zal het proces van het afhandelen van contracten effici¨enter maken. Indien een ander bestuurslid zijn/haar functie niet meer kan uitvoeren, zal de functie worden overgenomen door de vice-voorzitter. De taken die daarme op de vice-voorzitter vallen, zullen naast de taken als commissaris acquisitie worden voldaan. 1.2.1
Sponsoring
Het contact met het bedrijfsleven is heel belangrijk voor via . Ons budget komt voor een groot deel uit sponsoring en onze leden krijgen de mogelijkheid om alvast een netwerk voor na hun studie op te bouwen. Het kandidaatsbestuur willen de huidige relaties met het bedrijfsleven onderhouden en nieuwe partners aantrekken. Buiten de standaard sponsor acties wil het kandidaatsbestuur graag bedrijven op een creatieve manier zowel formeel als informeel betrekken bij losse activiteiten.
1.3
Commissaris activiteiten
Het doel achter het aanstellen van de commissaris activiteiten is het verlichten van de werkdruk van de andere bestuursleden. Op deze manier kunnen zij zich focussen op de taken die bij hun functies horen. Hierbij
2
kan gedacht worden aan het organiseren van bulborrels, of activiteiten in samenwerking met andere studievereniging op Science Park . De commissaris activiteiten zal daarnaast enige taken op zich nemen die door het huidige bestuur worden uitgevoerd door de commissaris onderwijs. E´en van deze taken is het voorbereiden en organiseren van de boekenverkoop aan het begin van elk blok. Een ander voorbeeld is het organiseren van de ouderavond. Hoewel het op deze manier lijkt alsof de commissaris activiteiten in feite de commissaris onderwijs is, valt het takenpakket van de commissaris activiteiten voor een deel buiten de onderwijsfunctie. Daarnaast worden niet alle taken van de commissaris onderwijs overgenomen door de commissaris activiteiten. Een voorbeeld hiervan is de AFS, en alle bijhorende taken, die onder het takenpakket van de voorzitter valt. Een van de doelstellingen van deze bestuursformatie is het maken en bijhouden van zo veel mogelijk witboeken voor allerhande commissies en bestuurstaken (zie Witboeken). Dit betekent niet dat het bestuur alle witboeken zelf zal gaan schrijven, maar de commissaris activiteiten zal de co¨ordinatoren van de verschillende commissies aansporen om dit zelf te doen. Hierbij is het zaak een goed overzicht te houden van de witboeken, zodat deze niet verdwijnen, en makkelijk te raadplegen zijn door nieuwe co¨ordinatoren of commissieleden, of door een toekomstig bestuur.
1.4
Secretaris
Het kandidaatsbestuur vindt dat de secretaris, naast de taken in het HR, verantwoordelijk is voor de communicatie naar leden, vrienden en alumni toe. Dit houdt in dat de secretaris verantwoordelijk is voor de nieuwsbrief en andere uitgaande post met betrekking tot informatievoorziening.
1.5
Penningmeester
Aangezien het belangrijk is dat de penningen structureel en foutloos beheerd worden, zal de penningmeester een cursus penningen gaan volgen. Ook zal het kandidaatsbestuur professionele software gaan gebruiken voor het bijhouden van de penningen. De penningmeester zal zich hier in de inwerkperiode alvast meester in maken. Verder zal de penningmeester de taken uitvoeren die in het HR zijn beschreven.
3
2 2.1
Doelstellingen AFS - Mening van via
Zoals deels is toegelicht onder het kopje Voorzitter, vindt het kandidaatsbestuur het van groot belang dat de leden betrokken zijn bij het fusieproces en ook na de in-/afstemming goed worden vertegenwoordigd. Hierbij is het van belang dat het bestuur haar leden op tijd van zo veel mogelijk relevante informatie voorziet. De mening die als bestuur wordt uitgedragen, wordt gezien als ’de mening van via ’. Een doelstelling van het kandidaatsbestuur is dan ook om zo goed mogelijk de input van leden te vertegenwoordigen bij andere organen en personen wanneer naar de mening van de vereniging wordt gevraagd.
2.2
Contact met leden
Informatievoorziening richting de leden is altijd van belang. Wij willen kijken welk middelen hiervoor het beste zijn en deze voor dit doel inzetten. In deze communicatie willen we de leden op de hoogte houden van alle voor hun belangrijke zaken, waaronder bijvoorbeeld de ontwikkelingen omtrent de AFS, activiteiten, vacatures en dergelijke. Daarnaast stellen wij ook de inbreng van leden zeer op prijs. Hiervoor willen wij duidelijk aanwezig in de via kamer een idee¨enbus ophangen, waardoor elk lid ons, al dan niet anoniem, op de hoogte kan stellen van zijn of haar idee¨en.
2.3
Witboeken
Om de kennisoverdracht binnen de vereniging te bevorderen zullen we alle commissies aansporen om witboeken te maken. Hier zal een standaard format voor komen zodat er in de toekomst ook makkelijk voor andere dingen witboeken gemaakt kunnen worden. Ook zullen de oude witboeken, voor zover die er zijn, gebruikt worden voor de nieuwe witboeken.
2.4
Samenwerking met andere verenigingen van Science Park
Het is belangrijk om het contact met andere studieverenigingen, zowel op Science Park als landelijk. Om die reden zal het kandidaatsbestuur deelnemen aan verschillende overleggen met andere studieverenigingen van verwante studies door het hele land. Hierbij kan gedacht worden aan het
4
BVO (B`eta Verenigingen Overleg) en het WISO (Wiskunde en Informatica Studieverenigingen Overleg). Daarnaast zullen activiteiten samen met andere verenigingen op Science Park worden geplanned, zoals de B`eta Bar, of een lan-party. Bovendien is het zaak een goede samenwerking betreffende de nieuwe bar op Science Park voort te zetten en te onderhouden.
5
