Beleidsplan Tijdschrift ‘Orde van de Dag’ Opzet, doelstellingen, redactioneel proces 1 ALGEMENE OMSCHRIJVING Het kwartaaltijdschrift (4 nummers per jaar) ‘Orde van de Dag’ is het initiatief van de projectgroep ‘Criminaliteit en Samenleving’ dat sinds 1998 actuele discussies over criminaliteitsbeheersing en -beleid aankaart. Elk themanummer van het tijdschrift ‘Orde van de Dag’ bestaat uit een heldere locomotieftekst waarin de hete hangijzers rond een actueel thema gesitueerd worden, en een voorzet wordt gegeven aan de andere auteurs om daarop te reageren. Gefundeerde standpunten van deskundigen uit verschillende disciplines binnen de strafrechtsbedeling zoals politiefunctionarissen, advocaten, staande en zittende magistraten, preventiewerkers, bijzondere opsporingsambtenaren, hulpverleners, beleidsondersteunend personeel, academici en werknemers uit de penitentiaire sector komen aan bod. Het resultaat zijn geanimeerde discussieteksten die de lezer een beeld geven van wat er leeft in de hele sector.
2 DOEL(GROEP) Het doel is een open discussie over criminaliteit, criminaliteitsbeheersing en het ermee verbonden beleid te stimuleren. Het tijdschrift wil de debatgelegenheid daaromtrent vergroten en de onderlinge communicatie en informatie-uitwisseling binnen alle segmenten van het strafrechtssysteem bevorderen. Er is ruimte voor een diversiteit aan ervaringen waarover met een open geest en vanuit een constructieve en kritische ingesteldheid wordt nagedacht. Orde van de Dag heeft dan ook een ruime doelgroep voor ogen en richt zich zowel op beleids- en praktijkmensen binnen alle geledingen van de strafrechtsbedeling (advocaten, juristen, gerechtsdeurwaarders, politiemensen, magistraten, penitentiair beambten, …), als op academici die begaan zijn met de thema’s die aan bod komen.
3 SAMENSTELLING REDACTIE EN CORRESPONDENTENGROEP De projectgroep ‘Criminaliteit en Samenleving’ vormt de redactie van het tijdschrift ‘Orde van de Dag’. Met oog op het inhoudelijk bereiken van een ruime doelgroep is deze redactie heterogeen samengesteld, en bestaande uit academici en praktijkdeskundigen uit alle geledingen van de strafrechtsbedeling. Bedoeling is om het evenwicht tussen wetenschappelijke en meer praktijkgerichte bijdragen te bewaken. De redactie bestaat uit de redactieleden, de hoofdredactrice en het redactiesecretariaat. In functie van de ‘double blind peer review’ wordt de redactie ondersteund door een correspondentengroep, bestaande uit academici en praktijkdeskundigen uit België en Nederland.
1
3.1 Redactie Hoofdredactrice: Marleen Easton, docent Vakgroep ‘Bestuur & Beleid’, opleiding Bestuurskunde , onderzoeksgroep “Governing and policing security” (Gaps) Hogeschool Gent. Redactiesecretariaat: (mevr.) Teun Van de Voorde – redacteur Wolters Kluwer Belgium Redactieleden: Academische leden 1. Kristel Beyens, hoofddocent – vakgroep Criminologie –Vrije Universiteit Brussel. 2. Sofie De Kimpe, docent – vakgroep Criminologie & onderzoeksgroep Sociale Veiligheidsanalyse – Vrije Universiteit Brussel. 3. Evelien De Pauw, lector – opleiding Maatschappelijke Veiligheid – Expertisecentrum Maatschappelijke Veiligheid – Katholieke Hogeschool ZuidWest-Vlaanderen. 4. Elke Devroe, Senior onderzoeker – hoofd afdeling Research, Development & Statistiek – Dienst voor het Strafrechtelijk Beleid. 5. Arne Dormaels, assistent – vakgroep ‘Bestuur & Beleid’, opleiding Bestuurskunde & associatieonderzoeksgroep ‘Governance of Security’ – Hogeschool Gent. 6. Stefaan Pleysier, docent – Faculteit Rechtsgeleerdheid KU Leuven en Leuvens Instituut voor Criminologie. 7. Paul Ponsaers, hoogleraar – vakgroep criminologie & strafrecht, onderzoeksgroep Sociale Veiligheidsanalyse & associatieonderzoeksgroep ‘Governance of Security’ – Universiteit Gent. 8. Gudrun Vande Walle, doctor-assistent – vakgroep ‘Bestuur & Beleid’, opleiding Bestuurskunde – Hogeschool Gent & gastdocent – opleiding Criminologie – Universiteit Gent Praktijkdeskundigen 9. Willy Bruggeman – voorzitter van de Federale Politieraad en als bijzonder geassocieerd hoogleraar verbonden aan de leerstoel politiewetenschappen aan het Benelux Universitair Centrum. 10. Philippe De Baets – werkzaam voor ABVV Oost-Vlaanderen met bijzondere interesse in de domeinen arbeidsinspectie, verzorgingsstaat en inlichtingendiensten 11. Kristof De Pauw – korpschef van de lokale politiezone Geraadsbergen-Lierde. 12. Jean-Claude Gunst – Bestuurlijk directeur-coördinator te Mechelen. 13. Franky Goossens – Commissaris-auditor-jurist bij de Dienst Enquêtes P van het Vast Comité P en vrijwillig wetenschappelijk medewerker aan de K.U.Leuven, faculteit rechtsgeleerdheid, afdeling strafrecht en criminologie. 14. Frederik Janssens – werkzaam bij De Rode Antraciet vzw, en sociaal-cultureel werker in de gevangenis van Antwerpen. 15. Dirk Meert – werkzaam bij het Comité P. 16. Ludo Kools – advocaat en bestuurder van de Orde van Vlaamse Balies. Hij beheert het departement stage en vorming. Hij is bovendien plaatsvervangend rechter in de politierechtbank van Mechelen. 17. Tom Van Den Broeck – werkzaam bij de dienst Enquêtes, Comité P.
2
3.2 Correspondentengroep Een volledige lijst met alle namen van de correspondentengroep wordt één maal per jaar opgenomen in het colofon van het tijdschrift.
4 HET REDACTIONELE PROCES De themanummers zijn opgebouwd uit geplande bijdragen op vraag. Er worden geen “niet gesolliciteerde bijdragen” ingestuurd, noch gepubliceerd. Het tijdschrift is met andere woorden niet reactief. Verschillende actoren spelen een rol in de realisatie van het tijdschrift. Per themanummer vormen één of meerdere leden van de redactie een deelredactie. Deze deelredactie kan eventueel aangevuld worden met externen. Binnen deze deelredactie wordt een piloot aangeduid die het themanummer trekt. De deelredactie schrijft de locomotieftekst en solliciteert de discussiebijdragen. Hierbij staat de deelredactie in voortdurend contact met de hoofdredactrice en met het redactiesecretariaat, die samen toezien op de opvolging van de double blind peer review procedure en de vooropgestelde timing bewaken.
4.1 De redactie De redactie heeft een zeer belangrijke rol. Er wordt minstens vier keer per jaar een redactieraad georganiseerd. De verschillende deeltaken zijn:
Deelname aan de redactie impliceert dat men zich engageert tot het leveren van een actieve bijdrage. Redactieleden zijn ‘werkende’ leden en worden verondersteld eenmaal per jaar de rol van piloot op zich te nemen. De redactie draagt gezamenlijk de eindverantwoordelijkheid voor de goede werking, de inhoudelijke kwaliteit en de stipte periodiciteit van het tijdschrift. Zij waken over de kwaliteit en de inhoudelijke samenstelling van elk themanummer. De leden van de deelredactie schetsen op de redactievergaderingen een stand van zaken van het redactionele proces van hun themanummer. De redactie reikt pro-actief thema’s aan die interessant kunnen zijn voor het tijdschrift en passen binnen de filosofie van het tijdschrift (cfr. locomotieftekst en reacties). De redactie maakt op pro-actieve wijze de jaarplanning op van het tijdschrift, daarbij rekening houdend met de ‘double blind peer review’ procedure. De redactie geeft goedkeuring over de inhoud van een bepaald themanummer (aan de hand van de synopsis) en over de lijst van auteurs voorgelegd door de deelredactie. Indien deze lijst niet evenwichtig is of tekorten vertoont, doen zij voorstellen voor het aanzoeken van bijkomende auteurs. De redactie beslist over de uiteindelijke samenstelling van het themanummer. De redactie verzorgt de review van de locomotieftekst gezien de cruciale rol van deze tekst bij de opbouw van het themanummer. De redactie evalueert jaarlijks het functioneren van de correspondentengroep in functie van een vlotte ‘double blind peer review’ procedure.
4.2 De deelredactie (per themanummer) Elk individueel themanummer wordt opgebouwd door een deelredactie. Binnen deze deelredactie nemen bepaalde mensen een trekkersrol op zich. Dit zijn de piloten. Piloten van een themanummer zijn lid van de redactie. Zij kunnen zich laten ondersteunen door co-piloten uit de correspondentengroep of externe academici of praktijkdeskundigen. 3
Een gastpiloot is een lid van de correspondentengroep of een externe academicus of praktijkdeskundige die in functie van een specifiek thema de rol van piloot op zich neemt. Voorwaarde hiertoe is dat de gastpiloot samenwerkt met een piloot uit de redactie. Doelstelling hiervan is de filosofie van het tijdschrift te bewaken. De gastpiloten hebben een specifieke kennis en expertise in het thema waarover het themanummer handelt.
In wat volgt worden de taken van de leden van de deelredactie uitgewerkt. De leden van de deelredactie leggen de synopsis van het themanummer (opzet locomotieftekst en auteur) persoonlijk voor en lichten deze toe op de redactieraad. De leden van de deelredactie gaan actief op zoek naar auteurs die op de locomotieftekst kunnen reageren en stellen het overzicht van de voorgestelde auteurs persoonlijk voor op de redactieraad. De leden van de deelredactie communiceren met de hoofdredactrice en het redactiesecretariaat maandelijks over de stand van zaken van de totstandkoming van het themanummer en hanteren daarvoor de documenten die hen ter beschikking worden gesteld. De leden van de deelredactie schrijven de auteurs aan die zij om een bijdrage verzoeken en lichten aan de hand van een informatieve brief het redactioneel proces van het tijdschrift toe. Hiervoor stelt de hoofdredactrice een standaardbrief ter beschikking. Bijkomend is het zeer belangrijk dat de leden van de deelredactie schriftelijk meegeven aan de auteur wat er juist van hen verwacht wordt in relatie tot de locomotieftekst. Een exacte vraagformulering vermijdt immers (eventuele) beoordelingsdiscussies achteraf. Deze communicatie (tussen leden van de deelredactie en auteur) wordt ter informatie overgemaakt aan het redactiesecretariaat en hoofdredactrice. De leden van de deelredactie van elk themanummer centraliseren alle contactgegevens van de auteurs (Excelbestanden), met het oog op de verzending (via het redactiesecretariaat) van de auteursexemplaren door de uitgever. Zij bezorgen deze contactgegevens aan het redactiesecretariaat op basis van het standaarddocument dat zij ter beschikking stelt daartoe. De leden van de deelredactie volgen de inlevering van bijdragen op en houden exact de timing en de afgesproken deadlines in het oog. Bij problemen wordt het redactiesecretariaat en de hoofdredactrice zo snel als mogelijk ingelicht met oog op het respecteren van de vooropgestelde verschijningsdatum. De leden van de deelredactie lezen alle ingestuurde bijdragen na, bewaken hierbij de kwaliteit en sturen hun commentaren door aan het redactiesecretariaat en de hoofdredactrice. De leden van de deelredactie sturen de bijdrage van elke auteur door aan het redactiesecretariaat en de hoofdredactrice in functie van het opstarten van de ‘double blind reviewprocedure’. De deelredactie suggereert reviewers die gerelateerd zijn aan het thema en kunnen ingezet worden om die reviewers te motiveren. De uiteindelijke keuze van de reviewers gebeurt in overleg tussen de (gast)piloot(en), de hoofdredactrice en het redactiesecretariaat. De leden van de deelredactie krijgen de geanonimiseerde reviewnota’s van de reviewers via het redactiesecretariaat doorgestuurd en maken een geïntegreerde maar blind eindreview op dat via het redactiesecretariaat aan de auteurs wordt bezorgd. Over dit proces wordt tevens gecommuniceerd met de hoofdredactrice. De leden van de deelredactie beogen voor het gehele themanummer tot een efficiënte kwaliteitscontrole te komen. Hiervoor zoeken ze naar oplossingen voor de “tekorten” (wat ontbreekt er nog in het themanummer?) en over de “ballast” (wat is teveel, wat past
4
niet binnen de opzet van het themanummer?). Zij lichten over alle stappen van dit proces zo spoedig mogelijk de hoofdredactrice in. Eénmaal alle bijdragen binnen zijn, verzorgen de leden van de deelredactie het editoriaal van het themanummer waarin de aanleiding voor het publiceren van een themanummer wordt toegelicht, de auteurs en de korte samenvatting van hun bijdragen worden aangekondigd. De leden van de deelredactie doen een voorstel van titel voor hun themanummer en leggen dit voor aan de redactie. De leden van de deelredactie maken ieder themanummer in zijn geheel over aan de uitgever (via het redactiesecretariaat) met inbegrip van de titel, kopij en adresbestand van de auteurs. De leden van de deelredactie kijken de drukproef na en sturen eventuele opmerkingen gebundeld door naar het redactiesecretariaat. Bij onenigheid tussen de leden van de deelredactie beslist de hoofdredactrice over de verdere gang van zaken in functie van de bewaking van het redactionele proces en de publicatiedatum. Bij vragen of problemen lichten de leden van de deelredactie onmiddellijk de hoofdredactrice en redactiesecretaresse in.
4.3 De hoofdredactrice
De hoofdredactrice is het aanspreekpunt voor de uitgever, zowel wat de organisatie als wat het inhoudelijke aspect betreft. De hoofdredactrice maakt het beleidsplan van het tijdschrift op en verricht indien nodig jaarlijkse aanpassingen. De hoofdredactrice zit de redactieraad voor. De hoofdredactrice bewaakt de periodiciteit op basis van de rapportage over de stand van zaken van een themanummer door de leden van de deelredactie. De hoofdredactrice levert input voor wat betreft de documenten die door de leden van de deelredactie gehanteerd worden in hun communicatie met de auteurs. De hoofdredactrice verzorgt de contacten met de leden van de deelredactie terwijl het redactiesecretariaat direct contact heeft met de reviewers en de auteur(s). Bij tegenstrijdige aangeleverde reviewnota’s neemt de hoofdredactrice in overleg met de leden van de deelredactie een beslissing over het al dan niet opnemen van een bijdrage in een themanummer. Zij kan daartoe bijkomend leden van de redactie voor advies raadplegen. De hoofdredactrice waakt over de vormelijke aspecten van het tijdschrift (kleur, grootte, lay-out, kwaliteit papier en binnenwerk,..).
4.4 Het redactiesecretariaat
Het redactiesecretariaat verzorgt, in samenspraak met de hoofdredactrice, de uitnodigingen voor de redactieraad en maakt de verslaggeving van de vergaderingen. Het redactiesecretariaat staat in voor de organisatie van de double blind reviewprocedure. Het redactiesecretariaat heeft direct contact met de reviewers en de auteur(s), terwijl de hoofdredactrice de contacten met de gasteditor(en) verzorgt. Het redactiesecretariaat anonimiseert de ontvangen reviews vooraleer deze bezorgd worden aan de deelredactie van het themanummer. Zo kunnen de deelredactieleden elke review op een objectieve wijze beoordelen. De reviewers worden in overleg met de deelredactieleden en de hoofdredactrice door het redactiesecretariaat op objectieve wijze gekozen uit de pool van correspondenten op basis van kennis en expertise over het thema enerzijds en op basis van beurtrol anderzijds. 5
Het redactiesecretariaat houdt in een bestand bij wie reeds welke bijdrage heeft gereviewed om deze beurtrol eerlijk te laten verlopen. Om de anonimiteit van de reviewprocedure te garanderen (double blind) worden deze bestanden niet vrijgegeven aan de redactie. Het redactiesecretariaat stelt een standaarddocument in Excel op voor de deelredactieleden in functie van het bijhouden van de contactgegevens van auteurs die aan themanummers meewerken. Het redactiesecretariaat bewaakt de timing verbonden aan elk themanummer en communiceert daar regelmatig over met de deelredactie en de hoofdredactrice. Het redactiesecretariaat houdt de leveringsdatum van het tijdschrift (trimestrieel) en de uitvoering ervan nauwlettend in het oog, en treedt hiervoor in overleg met de hoofdredactrice. Het redactiesecretariaat overlegt met de deelredactie over het uit te sturen persbericht en onderhoudt de contacten met de media. Het redactiesecretariaat geeft de redactie bijkomende informatie over het aantal abonnees, de spreiding van de abonnees, de vermelding van teksten in andere publicaties, enz.
4.5 Double blind peer review door correspondentengroep 4.5.1 Rol van de correspondenten Reviewers worden ‘correspondenten’ genoemd, personen die door hun werkzaamheden, ervaring en kennis in of buiten het veld een kritische blik hebben ontwikkeld met betrekking tot actuele discussies inzake criminaliteitsbeheersing en –beleid. Elk artikel wordt beoordeeld door een interne correspondent, met name een redactielid, en een externe correspondent, met name een persoon extern aan de redactie. Correspondenten leveren reviews van bijdragen op het brede domein van criminaliteitsbeheersing en –beleid. Correspondenten worden in functie van hun deskundigheid ingedeeld op basis van grote interessedomeinen waarmee wordt rekening gehouden in functie van het onderwerp van elk themanummer. Afhankelijk van het specifieke thema nodigt het redactiesecretariaat, na aanzet van de deelredactie, bijkomende reviewers uit, die aan de correspondentengroep worden toegevoegd. Correspondenten worden maximaal tweemaal per jaar door het redactiesecretariaat uitgenodigd tot het schrijven van een review, op basis van een sjabloon dat zij hen ter beschikking stelt. Correspondenten ontvangen in functie van het schrijven van een review de locomotieftekst van het themanummer en de te reviewen tekst teneinde de filosofie van het tijdschrift te bewaken. Correspondenten maken geen review van de locomotieftekst maar van de tekst waarin een reactie op de locomotieftekst wordt geschreven. De locomotieftekst wordt door de redactie aan een review onderworpen zie eerdere omschrijving taken redactie. Correspondenten sturen hun reviewnota, op basis van de hen toegestuurde richtlijnen, naar het redactiesecretariaat rekening houdend met de opgelegde deadline. Ze krijgen doorgaans 2 weken de tijd om de bijdrage te lezen en hun reviewnota over te maken. Bij vragen of problemen nemen de correspondenten contact op met het redactiesecretariaat en de hoofdredactrice.
6
Lidmaatschap van de correspondentengroep staat of valt met het leveren van reviews, een engagement dat door de redactie jaarlijks wordt geëvalueerd en bijgestuurd. Correspondenten krijgen in ruil voor hun werk als reviewer een jaarlijkse vermelding in de colofon van het tijdschrift en staan vermeld op de website van ‘Orde van de Dag’. Deze vermelding kan gewijzigd worden op basis van de jaarlijkse evaluatie door de redactie waarna de correspondent(e) op de hoogte wordt gebracht van eventuele wijzigingen. Correspondenten krijgen eveneens de pdf-versie van het gepubliceerde artikel dat zij gereviewd hebben Correspondenten kunnen via de hoofdredactrice suggesties voor themanummers en interessante auteurs in relatie tot thema’s doen aan de redactie. Ze kunnen immers, zoals hoger vermeld, als gastpiloot een themanummer vormgeven.
4.5.2 Double-blind peer review procedure De “reviewers” lezen de anonieme artikels na. Dit betekent dat zij niet weten wie de bijdrage geschreven heeft, er worden immers geen namen van auteurs op het overgemaakte artikel vermeld. De “double blind” procedure slaat er op dat ook de auteur(s) niet weten wie hun bijdrage gereviewed heeft. De namen van de “reviewers”, geselecteerd per themanummer, zijn enkel gekend door de leden van de deelredactie, de hoofdredactrice en het redactiesecretariaat en niet door de andere redactieleden.
4.5.3 Peer De correspondenten worden opgedeeld in een groep academici en een groep praktijkdeskundigen met de doelstelling de peer review procedure concreet te maken. De “peer” review betekent dat de “academische” correspondenten de bijdragen geschreven door wetenschappers reviewen en de “praktijkdeskundigen” uit de correspondentengroep de praktijkbijdragen reviewen. Concreet zal een bijdrage vanuit de praktijk dus gereviewd worden door twee praktijkprofessionals en één academicus. Een bijdrage van een academicus zal gereviewd worden door één praktijkdeskundige en twee academici.
4.5.4 Reviewnota Een ingezonden artikel wordt algemeen geapprecieerd en, aan de hand van vooraf bepaalde criteria, beoordeeld op diverse punten. Zowel de band met het thema (met specifieke aandacht voor de relatie met de locomotieftekst), de inhoud, de actualiteit, de juistheid van informatie en het nut (de meerwaarde) van de bijdrage wordt onder de loep genomen. De output van de review is de reviewnota. Dit is een schriftelijk document (reviewnota) dat uit minstens twee aspecten bestaat. 1. Enerzijds wordt in de review een algemene appreciatie opgenomen over het feit of de tekst publiceerbaar is en waarom wel/niet. De volgende modaliteiten worden daarbij gehanteerd: Publicatierijp zonder meer (++) Publicatierijp maar met aanbevelingen (commentaren) (+) (auteur is niet verplicht commentaren aan te passen) Niet publicatierijp zonder noodzakelijke aanpassingen (-) (auteur is verplicht commentaren aan te passen) Niet publicatierijp (--)
7
2. Verder name:
wordt in de reviewnota een evaluatie gemaakt van verschillende aspecten met
Taalgebruik Structuur van de bijdrage Inhoudelijk: Relatie met de locomotieftekst Algemene beoordeling Detailopmerkingen (hier kan een opdeling gemaakt worden naar paragraaf enz..) Conclusie.
Het document dat hierbij wordt gehanteerd, is als bijlage aan deze beleidsnota opgenomen en kan ook gedownload worden op de website. Een belangrijk onderdeel van de beoordeling is o.m. het antwoord op de vraag of de bijdrage beantwoordt aan wat gevraagd werd aan de auteur (met specifieke aandacht voor de link met de locomotieftekst). De reviewers houden rekening bij de opmaak van hun reviewnota met het feit dat het redactiesecretariaat hun review zal moeten hanteren bij de opmaak van de eindreview (samenvatting van alle reviews) en bij de reviewnota naar de auteur(s). Gebruik dus een heldere duidelijke objectiverende taal die voor iedereen duidelijk is en verwijs zeer concreet naar bepaalde stukken in de tekst in geval van detailopmerkingen. Indien de reviewers wensen te werken in de tekst zelf (dmv. track-changes) om aan te geven waar aanbevelingen, wijzigingen, toevoegingen, enz… zouden moeten worden verricht, zorgen zij ervoor dat deze geanonimiseerd worden overgemaakt. Het mag m.a.w. niet duidelijk zijn wie de track changes heeft aangebracht. De auteur kan dan op basis van dit bestand verder werken en zijn/haar tekst herwerken. Anonimiseren doet u als volgt: Office 97 - 2003 Ga naar Tools, klik op Options. Neem het tabblad User information en normaal zie je daar je naam staan. Vervang die door een spatie of een punt, en doe hetzelfde voor je initiaal. Klik op OK om te bewaren. Sluit alle toepassingen van Word, eventueel ook Outlook als je daar Word voor gebruikt. Start Word opnieuw. Zet Track changes aan (in het Toolsmenu). Als je iets invoegt of verwijdert, zal je naam er niet bij vermeld worden. Office 2007 Klik op het Windows-icoontje in de linkerbovenhoek. Klik op Word Options.
8
Neem het tabblad Change the most popular options in Word. Ga naar Personalize your copy of Microsoft Office. Normaal zie je daar je naam staan. Vervang die door een spatie of een punt, en doe hetzelfde voor je initiaal. Klik op OK om te bewaren. Sluit alle toepassingen van Word, eventueel ook Outlook als je daar Word voor gebruikt. Start Word opnieuw. Zet Track changes aan (in het Reviewmenu). Als je iets invoegt of verwijdert, zal je naam er niet bij vermeld worden.
4.5.5 Rol van het redactiesecretariaat Het redactiesecretariaat is cruciaal voor de organisatie van de ‘double blind peer review’ procedure. Daarbij zijn volgende taken en planning essentieel: Het redactiesecretariaat krijgt alle bijdragen van een bepaald themanummer aangeleverd via de leden van de deelredactie. Indien de auteur(s) dit nog niet zelf deden (zie auteursinstructies) verzekert het redactiesecretariaat de anonimiteit van de auteur (zo nodig door het schrappen van de auteursnaam en het aanpassen van documenteigenschappen) zodat de reviewers niet weten wie de tekst die ze beoordelen geschreven heeft (double blind). Vervolgens wordt de reviewprocedure in gang gezet. De reviewers krijgen 2 weken om de bijdrage te lezen en hun reviewnota over te maken aan het redactiesecretariaat en aan de hoofdredactrice. De reviewers maken hun reviewnota over aan het redactiesecretariaat die deze geanonimiseerd overmaakt aan de leden van de deelredactie. Het redactiesecretariaat ontvangt van de leden van de deelredactie een geïntegreerde blind eindreview die zij naar de betreffende auteur doorstuurt mét de hoofdredactrice in cc. Er zijn twee opties: Indien er geen problemen rijzen bij de opmaak van deze eindreview maakt het redactiesecretariaat de eindreview over aan de auteur. Indien er problemen rijzen (tegenstrijdigheden tussen de verschillende reviews, verschillende eindbeoordelingen, enz..) worden de diverse reviews besproken tussen de leden van de deelredactie, de hoofdredactrice en het redactiesecretariaat en neemt dit team een beslissing daarover. In functie van advies kan de hoofdredactrice hiervoor redactieleden contacteren. De auteur(s) krijgt twee weken om een tweede definitieve versie terug over te maken aan het redactiesecretariaat en zorgen ervoor dat deze eindversie in de vereiste lay-out wordt aangeleverd (zie auteursrichtlijnen); Het redactiesecretariaat stuurt de tweede definitieve tekst door aan de leden van de deelredactie om na te kijken of de auteur rekening hield met de overgemaakte eindreview. Indien voldaan, wordt de definitieve tekst opgestuurd naar de hoofdredactrice. Indien de tweede versie niet voldoet of bij twijfelgevallen, wordt deze tweede bijdrage opnieuw naar de reviewers gestuurd voor nazicht. Zij beslissen dan alsnog of er nog (een tweede keer) moet herwerkt worden. Indien de reviews na herwerking van de bijdrage negatief zijn, houden de hoofdredactrice en de leden van de deelredactie zich ten allen tijde het recht voor de publicatie van ingezonden artikels te weigeren.
9
De uiteindelijke beslissing of een artikel al dan niet wordt gepubliceerd wordt genomen door de hoofdredactrice in samenspraak met de leden van de deelredactie .Bij probleemgevallen kan de hoofdredactrice advies inroepen van redactieleden. Het redactiesecretariaat maakt op basis van de haar toegestuurde personalia door de auteurs een adresbestand op dat noodzakelijk is bij contactname voor eventuele vraag tot herwerking van de bijdrage(n) en voor het overmaken van het auteursexemplaar van het gepubliceerde tijdschrift. Na het verschijnen van de proefdruk, wordt deze door de uitgever aan het redactiesecretariaat overgemaakt, die ze op haar beurt overmaakt aan de auteur(s) en de leden van de deelredactie.
4.5.6 De auteurs Elke auteur die meeschrijft aan een themanummer krijgt in ruil voor zijn/haar inspanningen een gratis auteursexemplaar van de uitgever. De bijdragen zijn bedoeld als ‘discussietekst’ en zullen onderworpen worden aan een doubleblind review procedure. De auteurs worden uitgenodigd in functie van de publicatie van hun bijdrage, en worden gevraagd navolging te geven aan onze ‘auteursrichtlijnen’, deze zijn o.m.: In nauwe samenspraak met de deelredactie maken de auteurs de gewenste bijdrage op. De bijdragen worden in twee versies (een versie mét naam en een versie geanonimiseerd) verzonden naar het redactiesecretariaat, de deelredactie en de hoofdredactrice. Van zodra de eindreview is verkregen van het redactiesecretariaat, herwerkt de auteur(s) zijn/hun bijdrage en maken ze, deze keer ondertekend terug over aan het redactiesecretariaat. De auteur beslist of hij/zij zijn bijdrage gepubliceerd wenst te zien en is dus niet verplicht op de opmerkingen van een review in te gaan. Elke bijdrage blijft zowel inhoudelijk (visie, standpunten, enz…) als naar vormgeving toe (vb. APA verwijssysteem, bibliografie, voetnotenwerk) de uiteindelijke eindverantwoordelijkheid van de auteur. De auteur ondertekent de bijdrage, dus hij/zij is verantwoordelijk voor het eindresultaat De auteur maakt zijn/haar herwerkte/hernieuwde bijdrage en een toelichting bij de reviewnota over aan het redactiesecretariaat. Die bekijkt samen met de deelredactie of er al dan niet voldoende rekening werd gehouden met de opmerkingen die werden meegegeven. Aan de auteurs wordt dus expliciet gevraagd om de integrated review verder aan te vullen met hun motivatie over de al dan niet doorgevoerde aanpassingen. Ingeval de bijdrage door de reviewers als ‘publicatierijp zonder meer (++)’ of ‘publicatierijp maar met aanbevelingen (commentaren) (+)’ werd beoordeeld, is de auteur niet verplicht in te gaan op de opmerkingen van de review. Ingeval de reviewers de tekst als ‘niet publicatierijp zonder noodzakelijke aanpassingen (-)’ beoordelen, is de auteur wel verplicht de tekst te herwerken in functie van de opmerkingen van de reviewers. Elke bijdrage blijft zowel inhoudelijk (visie, standpunten, enz…) als naar vormgeving toe (vb. APA verwijssysteem, bibliografie, voetnotenwerk) de uiteindelijke eindverantwoordelijkheid van de auteur. De auteur ondertekent de bijdrage, dus hij/zij is verantwoordelijk voor het eindresultaat. De auteur(s) zorgen er ten allen tijde voor dat hun bijdragen naar vormgeving en lay-out conform zijn aan de in de ‘auteursrichtlijnen’ gestelde vereisten. Bijdragen die niet voldoen aan de voor het tijdschrift opgestelde auteursrichtlijnen, worden niet gepubliceerd. De auteur kijkt zelf de proefdruk van zijn bijdrage na, corrigeert ze en zendt de gecorrigeerde versie door naar het redactiesecretariaat. Het kan hier uitsluitend gaan om 10
kleinigheden (tikfouten, lay-outfouten) er kunnen in deze fase van het proces geen nieuwe tekstuele wijzigingen meer worden doorgevoerd. Er kunnen zeker geen wijzigingen meer worden aangevraagd ten opzichte van de origineel ingezonden copie. Aangezien artikelen anoniem extern beoordeeld (double blind peer review), moeten verwijzingen naar eigen publicaties, onderzoek, werkplek en dergelijke zodanig worden geformuleerd, dat daardoor de auteur niet herkenbaar wordt. Weggelaten gegevens worden in de definitieve versie wel gegeven. Het door de auteurs over te maken bestand omvat: het artikel (geanonimiseerd) voorzien van een ‘sprekende’ titel, een samenvatting van maximaal 10 lijnen in het Nederlands (150 woorden). Deze samenvatting wordt door de leden van de deelredactie gehanteerd voor het schrijven van de inleiding; de samenvatting wordt gehanteerd om online informatie te verschaffen over de bijdrage van de auteur aan het themanummer en de samenvattingen worden integraal in het tijdschrift opgenomen in functie van het aanbieden van een overzicht voor de lezers. Personalia Begeleidend aan de bijdrage worden in een afzonderlijk document de volgende personalia overgemaakt: na(a)m(en), biografie (max. 150 woorden), contactgegevens (postadres, telefoonnummer, emailadres). Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het door het redactiesecretariaat op te maken adresbestand dat noodzakelijk is voor bij contactname voor eventuele vraag tot herwerking van de bijdrage(n) en voor het overmaken van het auteursexemplaar van het gepubliceerde tijdschrift. Artikels worden ingediend als elektronisch bestand (Microsoft Word) en verzonden naar: Het redactiesecretariaat:
[email protected] De hoofdredactrice:
[email protected] Alle bijdragen worden tevens naar de leden van de deelredactie verzonden die de teksten solliciteerden.
4.6 De uitgever De uitgever verzendt de exemplaren bestemd voor de redactie, leden van de deelredactie en de auteurs rechtstreeks naar de betrokkenen. Zij doen dit op basis van adresbestanden die worden aangeleverd door het redactiesecretariaat. Bij afspraak werd vastgelegd dat de uitgever verzendt: 1 ex. voor de hoofdredactrice; 2 ex. voor elke lid van deelredactie; 1 ex. per auteur; 1 exemplaar voor elk redactielid. De uitgever verzorgt tevens het abonnementenbeheer. Verdere details hierover vindt U in elk themanummer. Marleen Easton1 Hoofdredactrice Orde van de Dag (laatste update: maart 2012) 1
Met dank aan Elke Devroe voor het delen van haar ervaring (en documenten) als hoofdredactrice van de Maklu-reeks “Cahiers Politiestudies”.
11
Sjabloon: Review ‘[Titel]’ Hoe anoniem via track changes tekst reviewen? Office 97 - 2003 Ga naar Tools, klik op Options. Neem het tabblad User information en normaal zie je daar je naam staan. Vervang die door een spatie of een punt, en doe hetzelfde voor je initiaal. Klik op OK om te bewaren. Sluit alle toepassingen van Word, eventueel ook Outlook als je daar Word voor gebruikt. Start Word opnieuw. Zet Track changes aan (in het Toolsmenu). Als je iets invoegt of verwijdert, zal je naam er niet bij vermeld worden. Office 2007 Klik op het Windows-icoontje in de linkerbovenhoek. Klik op Word Options. Neem het tabblad Change the most popular options in Word. Ga naar Personalize your copy of Microsoft Office. Normaal zie je daar je naam staan. Vervang die door een spatie of een punt, en doe hetzelfde voor je initiaal. Klik op OK om te bewaren. Sluit alle toepassingen van Word, eventueel ook Outlook als je daar Word voor gebruikt. Start Word opnieuw. Zet Track changes aan (in het Reviewmenu). Als je iets invoegt of verwijdert, zal je naam er niet bij vermeld worden.
Algemeen Publicatierijp zonder meer (++) Publicatierijp maar met aanbevelingen (commentaren) (+) (auteur is niet verplicht commentaren aan te passen) Niet publicatierijp zonder noodzakelijke aanpassingen (-) (auteur is verplicht commentaren aan te passen) Niet publicatierijp (--)
1 TAAL 2 STRUCTUUR Is het artikel overzichtelijk en duidelijk opgebouwd? Dekt de titel de lading? Wordt duidelijk aangegeven welke doelstelling de bijdrage beoogt en komt deze doelstelling verder aan bod doorheen de structurr?
12
3 INHOUD 3.1 Algemeen Eventueel per titel wat commentaar. Bv.
Inleiding – opmerkingen 1. Titel 1 (+ subtitels) – opmerkingen 2. Titel 2 (+ subtitels) – opmerkingen … Conclusie/discussie – opmerkingen
3.2 Gevraagde aanpassingen: Verwijzen naar specifieke pagina’s, paragrafen, referenties, etc. die aanpassingen nodig hebben. Vb. Aanvullende literatuur Vb. Herstructureren van paragraaf voor duidelijkheid Vb. Overeenstemming titel met inhoud paragraaf Vb. Ordenen van referenties Vb. In orde brengen voetnoten
4 CONCLUSIE [Kunt u uw opmerkingen aub in een vriendelijke, opbouwende stijl verwoorden? Dit document zal namelijk, na integratie met overige reviews, ook bezorgd worden aan de auteurs van de tekst.]
13
Sjabloon: Eindreview ‘[Titel]’ van [auteur] In deze eindreview kan u als auteur de wijzigingen in de herwerkte versie van uw bijdrage beargumenteren. Algemene appreciatie van de bijdrage:
1 TAAL Opmerking reviewers
van
de
Gerespecteerd: ja/neen
de
Gerespecteerd: ja/neen
Motivatie van de auteur van de bijdrage
2 STRUCTUUR Opmerking reviewers
van
Motivatie van de auteur van de bijdrage
14
3 INHOUD a.
Algemeen
Voorbeeld: Opmerking van de reviewers
b.
Gerespecteerd: ja/neen
Motivatie van de auteur van de bijdrage
Gevraagde aanpassingen
Voorbeeld: Opmerking van de reviewers
Gerespecteerd: ja/neen
Motivatie van de auteur van de bijdrage
4 CONCLUSIE Voorbeeld: Opmerking van de reviewers
Gerespecteerd: ja/neen
Motivatie van de auteur van de bijdrage
15
