Optimale inzetbaarheid van medewerkers (binnen specialistische zorg aan complexe cliënten)
Anja Quist, clustermanager Idris 19-6-2013
Inhoud Workshop • Wie is Idris? • Project Personele planning: – Deelproject Werving en Selectie – Deelproject Planning en Flex • Wat ging er mis? • Hoe is de stand van zaken na een half jaar? • Vragen
Wie is Idris
+
=
IDRIS is divisie binnen de Amarantgroep
Wie is Idris? • Zorg aan Licht Verstandelijk Gehandicapten met forse complexe gedragsproblemen • 24 uurs zorg, dagbesteding, ambulante begeleiding in heel Brabant • Doelgroep is ingedeeld in zorgsystemen • Cliënten kennen een Zorgzwaartepakket 7 vaak met meerzorg • Meerzorg wordt voor korte periode toegekend
Wie is Idris? • Enkele cijfers: – Idris verleent zorg aan ruim 600 cliënten – Idris kent ruim 800 medewerkers – Continu Vacatures – Doorstroom van ongeveer 60 dienstverbanden per jaar – Verzuim van ruim 10%
Personele planning Doel: Planning van medewerkers zodanig organiseren en optimaliseren, dat Idris voldoende competente en vitale medewerkers heeft voor haar doelgroep cliënten
Hoe zijn we aan de slag gegaan? • Deelproject Werving en Selectie • Deelproject Planning en Flex • Link project samenwerkend leren
selectie
Samenwerkend leren
planning
Deelproject Werving en Selectie Wat willen we? • • • • • • •
Oriëntatie extern Vaste procedure Werving en Selectie Gebruik van testen Vaste selectie commissie Inwerkprogramma’s Scholingsprogramma Eenduidige procedure voor alle zorgsystemen binnen Idris
Deelproject Werving en Selectie Wat willen we? • Bewaken van personele formatie en werving. • Goede doorloop in procedure en afstemming met andere partijen als academie, planner, P&O. • Goed werkend systeem • Eigen consulent Werving en Selectie
Deelproject Planning en Flex Wat willen we? • • • • •
Centraal roosteren uitbouwen incl. flex inzet Coördinator voor centraal roosteren Uitbreiding van roosteraars Visie op personeel en inzet Correcte procedure en inrichting over planning en flexinzet • Invulling geven aan Jus en Jaarplanning • Gezonde planning zonder te korten
Deelproject Planning en Flex Wat willen we? • • • • •
Inspelen op wisselend budget (meerzorg) Eigen flexpool voor Idris Tarief berekening voor flex, wat kosten ze Goed werkend systeem met bijpassende modules Tevreden medewerkers
Deelproject Werving en Selectie op 1 januari 2013
Deelproject Werving en Selectie op 1 januari 2013 • Vaste procedure voor externe kandidaten per zorgsysteem. • 2 eigen consulenten werving en selectie • Consulenten bewaken proces • Vaste selectiecommissie per zorgsysteem • P&O heeft weer een rol in de selectieprocedure • Testen van medewerkers is onderdeel van de procedure • Goede doorlooptijd in procedure en afstemming met andere partijen. • Alle expertise van betrokken afdelingen wordt ingezet
Deelproject Planning en Flex 1 januari 2013 • • • • • •
Planbureau Idris, Coördinator ,11 roosteraars en een controller Visie op personeel en flexibele inzet Eigen Flexpool ingedeeld in 3 doelgroepen Flexibele capaciteit van 15% per voorziening Flexmedewerker Idris kent twee gradaties binnen de flexpool Idris • Planbureau voorziet managers van cijfers en advies • Gebruik roosterboom
Wat ging er mis?
Wat ging er mis? • • • • •
Weerstand binnen de organisatie De ondernemingsraad Weerstand binnen andere afdelingen Beperkte mogelijkheden Vertraging in start systemen
Stand van zaken na een half jaar werving en selectie • Alle onderdelen van Idris werken volgens deze procedure • Doorlooptijd is nog te lang, door volle agenda’s • Meer inzicht in gesprekken, hoe deze gevoerd worden • Ruimte maken voor afwijkingen in procedure • Expertise van betrokkenen wordt goed ingezet • Terugkoppeling en communicatie met voorzieningen kan beter
Stand van zaken na een half jaar • Er waren ruim 15 openstaande vacatures binnen Idris 18+ • Meer dan 50 testen afgenomen bij kandidaten • Meer dan 270 reactie op de vacatures • Meer dan 105 kandidaten zijn meegenomen in de procedure • Meer dan 50 gesprekken zijn er gevoerd • Tot nu toe zijn er 14 kandidaten aangenomen
Stand van zaken na een half jaar Planning en Flex • ¾ van de voorzieningen wordt geroosterd door het planbureau door 11 roosteraars • 4 planners zijn betrokken bij de inzet van de flex medewerkers • De pool van flexmedewerkers groeit gestaag • Flexmodule werkt • Webaccess hopen we deze zomer te starten voor de flexmedewerkers • Vaste procedure voor planning en flex binnen heel Idris
Stand van zaken na een half jaar Planning en Flex • 40% van de aanvragen kunnen we met eigen pool oplossen • Rooster worden minimaal 2 mnd vooruit gepland, streven is 3 mnd vooruit • Jaarplanning krijgt steeds meer vorm en er zijn afspraken over directe en indirecte zorg uren • 50% van begrotingen werkt met een flexibele schil
Ter afronding
