OPROEP DEMONSTRATIEPROJECTEN

OPROEP DEMONSTRATIEPROJECTEN HANDLEIDING BIJ OPROEP 4 –2013

Uiterste indieningdatum:

16 september 2013 om 12 uur (’s middags)

Coördinatie Flanders’ Care Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Koning Albert II-laan 35 bus 30 1030 Brussel [email protected]

0. INHOUD

0.

Inhoud ........................................................................................................................................ 1

1.

Inleiding: Flanders’ Care ............................................................................................................ 3 Zorg om talent ............................................................................................................................... 3 Zorg voor ouderen en mensen met een beperking ...................................................................... 3 Gegevensdeling in zorg en welzijn ................................................................................................ 3

2.

Flanders’ Care demonstratieprojecten ...................................................................................... 4 Doelstelling .................................................................................................................................... 4 Positionering .................................................................................................................................. 4 Thema en doelgroep...................................................................................................................... 6

3.

Kenmerken van een demonstratieproject ................................................................................. 7 Wie kan een project indienen? ..................................................................................................... 7 Samenwerkingsovereenkomst ...................................................................................................... 8 Maximale subsidie per demonstratieproject ................................................................................ 8 Evidence-based Practice methodiek ............................................................................................. 9 Programme Office ....................................................................................................................... 10 Klankbordcommissie ................................................................................................................... 11

4.

De aanvraag ............................................................................................................................. 12 Hoe kan de aanvraag ingediend worden en wanneer? .............................................................. 12 Projectbegroting .......................................................................................................................... 12 Ontvankelijkheid van de aanvragen ............................................................................................ 14 Evaluatie ...................................................................................................................................... 15 Evaluatie proces ....................................................................................................................... 15 Evaluatiecriteria ....................................................................................................................... 16 Na de beslissing........................................................................................................................ 16

1 Handleiding demonstratieprojecten oproep 4 - 2013

5.

Uitvoering en opvolging ........................................................................................................... 17 Uitbetaling ................................................................................................................................... 17 Opvolging ..................................................................................................................................... 17 Het tussentijds verslag ............................................................................................................. 17 Het eindverslag ........................................................................................................................ 17 Belangrijk aandachtspunt: ....................................................................................................... 18

6.

Wettelijk kader......................................................................................................................... 18

7.

Flanders’ Care project partner label ........................................................................................ 18

8.

Informatie en contactpersonen ............................................................................................... 18

Bijlage Bijlage 1: samenwerkingsovereenkomst (p. 19) Bijlage 2: verklaring op eer (p. 21)


1. INLEIDING: FLANDERS’ CARE Vlaanderen in Actie is het ambitieuze toekomstproject van de Vlaamse Regering. Eén van de pijlers van Vlaanderen in Actie is “Flanders’ Care”, het project voor innovatieve doorbraken in alle vormen van zorg. De maatschappelijke en demografische evolutie is een uitdaging voor de toekomstige organisatie van onze zorgen welzijnssector. Met Flanders’ Care wil de Vlaamse Regering deze evolutie als een opportuniteit zien om in te zetten op een verbetering van de kwaliteit van zorg en het mogelijk maken dat mensen langer thuis kunnen blijven wonen. Om dat doel te bereiken, zijn innovatie en ondernemerschap onontbeerlijk. De innovatie moet het resultaat zijn van een kruisbestuiving tussen de zorgvoorzieningen, de zorgverleners, de zorggebruikers, de kenniscentra en de bedrijfswereld. Deze belanghebbenden zijn allemaal vertegenwoordigd in het Zorgvernieuwingsplatform. Het platform adviseert het Interministerieel Comité en bepaalt de focus van het programma Flanders’ Care. In het comité zetelen de vier betrokken Vlaamse ministers. Binnen Flanders’ Care zetten we in op een aantal thema’s: ZORG OM TALENT Met het thema Zorg om talent werken we aan de aantrekking van nieuw talent voor de zorgsector en de maximale benutting van de aanwezige competenties. Er is een zorgambassadeur aangesteld die het werken in zorg en welzijn promoot via grote campagnes zoals ‘Een zorgjob, ik ga ervoor’. We beseffen hierbij dat we niet alleen nieuwe mensen nodig hebben, maar het zorgpersoneel in de toekomst ook slimmer moeten inzetten. De uitdaging is om zorg en welzijn anders te organiseren, met de beschikbare medewerkers én met behoud van zorgkwaliteit. ZORG VOOR OUDEREN EN MENSEN MET EEN BEPERKING Kwaliteit en betaalbaarheid van zorg zijn essentieel en om dit te blijven garanderen zetten we in op innovatieve processen en technologieën. Via verschillende instrumenten, zoals de Flanders’ Care demonstratieprojecten en de Proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen, kunnen nieuwe concepten en technologieën uitgetest worden in een gecontroleerde omgeving. Zorgvoorzieningen, ondernemingen en kennisinstellingen kunnen terecht bij het Impulsloket van Agentschap Ondernemen en het Innovatiecentrum. GEGEVENSDELING IN ZORG EN WELZIJN De Vlaamse overheid wil de elektronische gegevensdeling in de zorg mogelijk maken en stimuleren. Zo werd een visie op ICT in de zorg, meer bepaald op de elektronische deling van zorggegevens, ontwikkeld samen met het Zorgvernieuwingsplatform. De visietekst ‘(e-) Zorgzaam Vlaanderen’ is daarvan het resultaat. Een van de inspanningen om gegevensdeling mogelijk te maken, is Vitalink. Vitalink is een digitaal platform waar patiënten hun zorgen welzijnsgegevens ter beschikking kunnen stellen van alle actoren die hem of haar verzorgen, en dat over alle disciplines heen (van huisarts tot thuisverpleger).

Flanders’ Care creëert een platform voor samenwerking. 3 Handleiding demonstratieprojecten oproep 4 - 2013

2. FLANDERS’ CARE DEMONSTRATIEPROJECTEN DOELSTELLING Met de demonstratieprojecten wil de Vlaamse overheid in het kader van Flanders’ Care een brug slaan tussen onderzoek en ontwikkeling enerzijds en anderzijds de uitrol van innovatie over heel Vlaanderen en daarbuiten. De finaliteit van elk demonstratieproject is het uitwerken van een eindrapport voor:  

het zorgspoor in de vorm van een inhoudelijk rapport waarin de verbetering voor de kwaliteit van zorg aangetoond wordt met behulp van de ‘Evidence Based’ methodiek. het economisch spoor met uitrol in Vlaanderen, België en internationaal in de vorm van een gedetailleerd en haalbaar businessplan.

De demonstratie dient het nut van de vernieuwing voor de zorgbehoevende te bewijzen waardoor succesvolle verspreiding in Vlaanderen en daarbuiten mogelijk wordt. Een demonstratieproject vertrekt vanuit de praktijknood van een zorgactor en richt zich op thematische beleidsthema’s zoals zelfredzaamheid, gegevensdeling via ICT, preventie, etc. De ingediende projecten zullen beoordeeld worden aan de hand van 3 aspecten: namelijk betreft het een project dat de kwaliteit van zorg verbetert?; is het project economisch levensvatbaar?; en wordt er op een objectieve manier bewijsmateriaal verzameld (aantoonbare kwaliteit van het onderzoek)? De kwaliteit van zorg wordt uitgedrukt in zeven aspecten: effectiviteit, efficiëntie, patiëntgerichtheid, toegankelijkheid, tijdigheid, veiligheid en continuïteit. De innovaties dienen aan de hand van een wetenschappelijk onderbouwde methodiek (‘evidence/experience based practice’) in een real-life omgeving getest te worden. Deze handleiding, die integraal deel uitmaakt van de oproep, bevat specifieke informatie over de 4e oproep, 2013. Het is belangrijk om deze handleiding volledig te lezen voor het aanvraagformulier ingevuld wordt.

POSITIONERING De demonstratieprojecten Flanders’ Care zijn een belangrijk instrument om de brug te slaan tussen de ontwikkeling van zorginnovaties en de implementatie met een economische valorisatie in Vlaanderen, België en internationaal. Binnen het Vlaamse subsidie-instrumentarium is dit momenteel nog steeds een ontbrekende link opdat binnen Vlaanderen het volledige traject van onderzoek en ontwikkeling tot commerciële uitrol kan gerealiseerd worden. Demonstratieprojecten geven hier een antwoord op.


De demonstratieprojecten Flanders’ Care sluiten tevens aan bij de bestaande Vlaamse onderzoeks- en innovatietrajecten op gebied van zorg (proeftuin ZorgInnovatieruimte Vlaanderen1 (IWT), IWT O&O bedrijfsprojecten in de zorg,…). Demonstratieprojecten zijn complementair aan deze bestaande trajecten, de verschillende situering is geschetst in Figuur 1. Demonstratieprojecten vertrekken van de resultaten van een R&D-innovatietraject en zijn gericht op de demonstratie van een reeds ontwikkeld product, proces of dienst. De zorginnovaties die in een demonstratieproject worden gevalideerd, zitten in de laatste fase voordat ze effectief in de markt gezet worden. Een belangrijk aandachtspunt is dat de voorstellen additioneel moeten zijn aan het bestaande aanbod van tools, diensten en instrumenten dat al op de markt aanwezig is. Ze moeten dus vernieuwend zijn ten opzichte van het bestaande aanbod.

R&D

Demonstratie

Implementatie

Internationale valorisatie

FC Demonstratieprojecten Zorginnovatie-ruimte Vlaanderen (IWT)

IWT O&O projecten

Figuur 1: Situering van de demonstratieprojecten en proeftuinen in het ontwikkelings- en valorisatietraject.

2

1

http://www.iwt.be/subsidies/proeftuinzorg Deze figuur geeft slechts een beperkt aantal instrumenten weer binnen het ontwikkelings- en valorisatietraject in Vlaanderen. Meer informatie is onder andere te vinden op de website van Flanders’ Care. 2


THEMA EN DOELGROEP Deze oproep wordt uitsluitend als een thematische oproep gelanceerd. Voor deze vierde oproep worden volgende specifieke thema’s vooropgesteld: 



Technologieën (producten/diensten) die thuiszorg bevorderen en/of de autonomie van de zorgbehoevende persoon versterken (assistieve technologieën, technologieën die gebrek kunnen compenseren/interface technologie/technologie voor aangepaste woning, monitoring applicaties, isolement doorbrekende oplossingen). Technologieën (producten/diensten) voor efficiënter inzetten van personeel in de thuiszorg, de thuisvervangende woonzorg of de intramurale zorg.

Deze thema’s kaderen binnen de Vlaamse bevoegdheden van ouderenzorg en thuiszorg, en de doelstellingen om zelfredzaamheid te bevorderen en isolement doorbrekende zorg, en sluiten daarnaast goed aan bij de thema’s van Flanders’ Care zoals zorg voor ouderen en mensen met een beperking, gegevensdeling in de zorg en zorg voor talent, met aandacht voor ‘slimmer werken’ in de zorg. De prioritaire doelgroepen voor deze oproep zijn:   

Ouderen Personen met een beperking Personen met een hersenaandoening (dementie, niet-aangeboren hersenaandoening, …)


3. KENMERKEN VAN EEN DEMONSTRATIEPROJECT WIE KAN EEN PROJECT INDIENEN? Enkel samenwerkingsverbanden komen in aanmerking voor steun. Het samenwerkingsverband bestaat steeds uit tenminste één zorgactor en tenminste één onderneming of social profit organisatie. Eén van beiden kan de projectindiener zijn. De projectbegroting dient aan te tonen welke kosten aan elke onderscheiden partner toevallen. Een kenniscentrum kan aansluiten bij het samenwerkingsverband maar geen demonstratieproject indienen. Een zorgactor is een voorziening die erkend is door één van de agentschappen of door het departement van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin van de Vlaamse Gemeenschap en/of Federale Overheid en erkend is in één van de thematische werkdomeinen naar de beoogde doelgroep toe. Indien een indiener actief in de zorg, maar niet erkend is, wordt bekeken i.s.m. de relevante overheden in Vlaanderen of de organisatie voldoende potentieel heeft in de betrokken sector. Afhankelijk van dit advies zal beoordeeld worden of de indiener voldoende competenties en draagkracht heeft om het demonstratieproject te realiseren. Deze bespreking dient plaats te vinden alvorens een project ingediend kan worden. Een onderneming of social profit organisatie: organisaties met rechtspersoonlijkheid die geen onderzoeksinstelling zijn. Hieronder vallen (i) ondernemingen die hun economische activiteit op een duurzame wijze uitoefenen door middel van een vestiging in het Vlaams Gewest als (ii) social profit organisaties met activiteiten relevant voor de zorgsector die ofwel gevestigd zijn in het Vlaams Gewest ofwel een uni-communautair34 Nederlandstalige social profit organisatie zijn uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. In dit laatste geval is dan wel vereist dat (i) de projectaanvraag tot stand kwam op initiatief van een Vlaamse organisatie en (ii) de projectresultaten een aantoonbaar belang hebben voor het Vlaams Gewest.

3

Uni-communautaire instellingen zijn instellingen die ten gevolge van hun activiteiten of organisatie beschouwd moeten worden als uitsluitend behorend tot één van beide gemeenschappen. 4

In het geval van een organisatie met een rechtsvorm naar publiek recht is vereist dat de activiteiten waarvoor in dit programma steun wordt aangevraagd te situeren zijn buiten het valorisatiegebied van het wettelijk monopolie van deze organisatie.


SAMENWERKINGSOVEREENKOMST De partners van het samenwerkingsverband dienen een onderlinge samenwerkingsovereenkomst op te maken, waarin de samenwerking door hen officieel wordt bevestigd. Een model van samenwerkingsovereenkomst is in bijlage 1 (p. 19) opgenomen, dit dient minimaal volgende zaken te bevatten: -

-

Aanduiding van de indiener (coördinator en projectverantwoordelijke) en zijn mandatering om de aanvraag in te dienen; Aanduiding van de prestaties of te leveren diensten of producten (“wie doet wat per partner van het samenwerkingsverband?”); Gedetailleerde kostenberekening en weergave van de inbreng per partner van het samenwerkingsverband; Verklaring dat het samenwerkingsverband een boekhouding voert die toelaat de projectkosten eenduidig te identificeren en dat het samenwerkingsverband een jaarlijks activiteitenverslag publiceert; Handtekening van alle betrokken partners in het samenwerkingsverband.

MAXIMALE SUBSIDIE PER DEMONSTRATIEPROJECT De subsidie bedraagt 80% van de aanvaarde projectkosten, er kan maximaal 200.000 euro toegekend worden per project. Subsidies in het kader van demonstratieprojecten worden enkel toegekend voor de personeelskosten die voortvloeien uit het ingediende project. Ondernemingen en zorgactoren voor zover die zorgactoren voldoen aan de definitie van onderneming en die al steun ontvangen binnen het kader van de de-minimissteun dienen ermee rekening te houden dat volgens Verordening (EG) nr. 1998/2006 van de commissie van 15 december 2006 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun, artikel 2-2, ze enkel steun mogen ontvangen ten belope van 200.000 euro per onderneming over een periode van 3 belastingjaren. Let op: Het gaat om alle van overheidswege ontvangen steun die onder deze regelgeving valt. Dit totaal mag niet hoger zijn dan 200.000 euro voor een periode van 3 jaar. De partner(s) die voldoen aan bovenstaande definities en subsidies ontvangen in het kader van deze oproep, ondertekenen een verklaring op eer (zie bijlage 2, p. 21) waarbij ze aantonen te voldoen aan de voorwaarden voor de ‘de-minimis’ steun. Hierbij dient de projectbegroting duidelijk aan te geven welk subsidiebedrag aan elke partner toevalt. Wanneer de begunstigde een zorg- of kennisinstelling is die reeds gesubsidieerd wordt door de Vlaamse overheid zal nagegaan worden of geen dubbele subsidiëring ontstaat. Voor één demonstratieproject kan maximaal voor twee jaar een subsidie worden toegekend.


EVIDENCE-BASED PRACTICE METHODIEK De kwaliteit van zorg dient aangetoond te worden volgens de principes van ‘Evidence-Based Practice’5. “Evidence-based practice (EBP) is het uitvoeren van een handeling door een beroepsbeoefenaar op zo`n wijze dat de uitvoering is gebaseerd op de best beschikbare informatie over doelmatigheid en doeltreffendheid.”6 In de regel worden drie belangrijke informatiebronnen genoemd die EBP op die manier kunnen voeden:   

informatie uit het wetenschappelijke domein, meestal in de vorm van artikelen in vakbladen; ervaring en inzicht van de beroepsbeoefenaar zelf; informatie van de gebruiker”7.

Binnen de demonstratieprojecten worden de principes van EBP in twee doelstellingen vertaald: 1. Het a priori aantonen dat de voorgestelde oplossing in lijn is met EBP: Dit wil zeggen dat in het projectvoorstel moet kunnen aangetoond worden dat, op basis van de informatie hierboven aangegeven, het aangewezen is om de voorgestelde technologie of werkwijze toe te passen. Dit is uiteraard moeilijker als het gaat om een radicale vernieuwing. 2. Het a posteriori aantonen van de werking of doeltreffendheid van de oplossing: Dit wil zeggen dat de resultaten van het demonstratieproject achteraf ook moeten kunnen worden beschouwd als ‘evidence’ voor of tegen de voorgestelde oplossing. Het onderzoek moet dus van hoge kwaliteit zijn en trachten om objectieve (en liefst cijfermatige) gegevens te verzamelen, te vergelijken en te verwerken in een onderzoeksrapport dat een collegiale toetsing kan doorstaan, zodat andere beroepsbeoefenaars zich hierop kunnen baseren om hun zorgactiviteiten volgens EBP uit te voeren. Het voorgestelde project moet tot doel hebben om de kwaliteit in zorg te verhogen met de patiënt als centraal gegeven. Met het demonstratieproject dient aangetoond te worden of dat effectief ook zo is. Om de verbetering in kwaliteit van zorg aan te tonen op een wetenschappelijke manier, kan er gebruik gemaakt worden van verschillende studiedesigns. Niet alle studiedesigns zijn echter even sterk om het effect van de innovatie te staven. Hieronder worden een aantal mogelijke studiedesigns opgesomd: 1. Level 1: systematische review, meta-analyse of (gerandomiseerde) gecontroleerde klinische studie(s) 2. Level 2: cohort onderzoek, patiënt-controle onderzoek, dwarsdoorsnede (crosssectioneel) onderzoek of casuïstiek (case series of case report) 3. Level 3: kwalitatief onderzoek (focusgroepen, interviews, observaties)

5

Meer informatie over EBP kan u onder andere vinden op de website van CEBAM: www.cebam.be. http://nl.wikipedia.org/wiki/Evidence-based_practice (23/04/2013) 7 Sackett D et al. Evidence-Based Medicine: How to Practice and Teach EBM, 2nd edition. Churchill Livingstone, Edinburgh, 2000, p.1. 6


4. Level 4: a) mening van deskundigen (cliënten, professionals, ervaringsdeskundigen), gebaseerd op eigen ervaring, beschrijvende studies of rapporten van expertcomités; b) ‘algemeen aanvaard’ handelen op basis van positieve ervaringen van gebruikers, professionals en ervaringsdeskundigen of een achterliggende theoretisch logische, effectieve gedachte. Het onderzoek moet natuurlijk ook afgestemd zijn op de inhoud van het project. Klinische studies zijn niet altijd nodig of aangewezen. Verder zullen verschillende elementen zoals de grootte van de doelgroep en de tijdspanne mee de keuze voor het studiedesign bepalen. PROGRAMME OFFICE Om te vermijden dat de verschillende demonstratieprojecten losstaande, geïsoleerde initiatieven blijven in het zorginnovatielandschap, is een centrale, overkoepelende omkadering vereist. Hierdoor zal een inbedding van de resultaten in het bredere ecosysteem mogelijk worden alsook een natuurlijke doorstroom naar verdere implementatie en uitrol in Vlaanderen, België en/of internationaal. De invulling van het “programme office” voor de demonstratieprojecten wordt hier gezien als een coördinerende rol over de projecten heen waarin er gestreefd wordt naar maximale kruisbestuiving tussen de projecten en met andere lopende complementaire initiatieven in het domein zoals Vitalink en de Proeftuin “Zorginnovatieruimte Vlaanderen”. De ondersteuning wordt ingevuld vanuit een holistische aanpak die ervoor moet zorgen dat alle actoren betrokken worden en een ‘multi-stakeholder’ meerwaarde geven. Daarnaast wordt er ook aandacht besteed aan advies en begeleiding rond methoden om gebruikersfeedback te verzamelen. Een voorstelling van de rol van de program office is te zien in Figuur 2. Hieronder volgt een beschrijving van de taken van de programme office: 

 

Advies in projectopbouw en –management door het organiseren van gemeenschappelijke workshops over de projecten heen rond o.a. principes van intellectuele eigendomsrechten, correcte behandeling van vertrouwelijke informatie, sensibilisering rond aangifte bij privacy commissie en ethische commissie, samenwerkingsmodellen. Advies en begeleiding rond gebruikers-gedreven project planning en projectuitvoering. Ecosysteem uitbouw: Faciliteren en organiseren van kennisuitwisseling en matchmaking met gelijklopende initiatieven.

Programme Office demonstratieprojecten oproep 4

Demoproject 1

Demoproject 2

Demoproject X

Figuur 2. Schematische voorstelling werking Programme Office voor de demonstratieprojecten oproep 4.


KLANKBORDCOMMISSIE Om de aansluiting met het werkveld te bewerkstelligen, wordt gevraagd aan de klankbordcommissie Flanders’ Care van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen om ook de geselecteerde demonstratieprojecten van oproep 4 mee op te volgen. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van Flanders’ Care en verschillende actoren uit het werkveld. De verantwoordelijkheden van deze klankbordcommissie worden op volgende manier aangevuld: 



De klankbordcommissie volgt de demonstratieprojecten van oproep 4 mee op tijdens de geplande bijeenkomsten waarop ook de programme office van de demonstratieprojecten op aanwezig is. Hierbij geeft de klankbordcommissie opmerkingen en suggesties omtrent de lopende initiatieven en geeft ze aanbevelingen voor eventuele bijsturingen. De klankbordcommissie zorgt er voor dat alle stakeholders in het ganse innovatieproces betrokken zijn, en dat er een permanente dialoog ontstaat tussen de actoren in de demonstratieprojecten van oproep 4, de ondernemers in de zorgeconomie, de (eind)gebruikers en het beleid.

In Figuur 3 wordt de interactie met klankbordcommissie van demonstratieprojecten oproep 4 en de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen voorgesteld.

Demonstratieprojecten oproep 4 (WVG)

Proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen (beleidsdomein innovatie)

Programme Office demonstratieprojecten

Demo_ project 1

Demoproj ect 2

Figuur 3. Schematische voorstelling interactie met klankbordcommissie van de demonstratieprojecten en de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen.


4. DE AANVRAAG Een aanvraag kan enkel in het kader van een oproep. De aanvragen in het kader van deze oproep moeten uiterlijk op 16 september 2013 om 12 uur (’s middags) ingediend zijn. Hieronder vindt u meer informatie over de aanvraagprocedure. HOE KAN DE AANVRAAG INGEDIEND WORDEN EN WANNEER? De aanvraag wordt ingediend door gebruik te maken van de daarvoor bestemde documenten voor oproep 4 – demonstratieproject. Het gebruik van het aanvraagformulier is verplicht. Projectvoorstellen die niet op het aanvraagformulier worden ingediend, zijn onontvankelijk en kunnen dus niet in aanmerking komen voor een subsidie. Het aanvraagformulier en de projectbegroting dienen samen met de ondertekende en in-gescande samenwerkingsovereenkomst (bijlage 1) en verklaring op eer in verband met de ‘de-minimis’ steun (bijlage 2) elektronisch ingediend te worden. Dit kan door de documenten te mailen naar het mailadres [email protected] De uiterste indiendatum is 16 september 2013 om 12 uur (s’ middags). Om de indieningdatum te bepalen, geldt de datum en uur van ontvangst op de servers van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG). De projectdocumenten, waaronder het aanvraagformulier, de projectbegroting, de samenwerkingsovereenkomst en de verklaring op eer in verband met de ‘de-minimis’ steun kunt u, net als deze handleiding, downloaden van de website www.flanderscare.be onder de specifieke oproepbutton op de startpagina. De aanvraag moet worden ingediend voor het demonstratieproject van start gaat. Dit wil zeggen dat er op het moment van de aanvraag nog geen subsidieerbare activiteiten mogen ondernomen zijn. PROJECTBEGROTING In het document ‘Projectbegroting’ bij het aanvraagformulier dient een gedetailleerde begroting worden opgenomen voor de volledige looptijd van het demonstratieproject. Die bestaat uit een globale begroting en een begroting per kalenderjaar dat het demonstratieproject loopt. Deze begroting moet een gedetailleerde raming van alle kosten bevatten, ongeacht of die volledig door de subsidie worden gedekt of niet. De projectbegroting en het projectplan dienen als beoordelingsbasis voor een realistische inschatting van de opgegeven personeelsbehoefte. De kosten die in aanmerking worden genomen voor de berekening van de subsidie zijn beperkt. Vlaamse kennisinstellingen komen in aanmerking voor steun in zoverre ze een wezenlijke bijdrage leveren voor de beëindiging van het demonstratieproject. Concreet betekent dit dat maximaal 20% van de totale projectbegroting mag ingenomen worden door een kennisinstelling.


Alleen personeelskosten komen in aanmerking voor steun. Deze steun is verder beperkt tot 80% van de totale aanvaardbare projectkosten. Dit wil zeggen dat er dus steeds een vereiste inbreng van eigen middelen van minstens 20% van deze projectkosten is. Het maximum van toe te kennen steun is 200.000 euro. Dit betekent dat bij maximum 200.000 euro steun, beperkt tot 80% van het aanvaardbare projectbedrag en een vereiste inbreng van eigen middelen van minstens 20%, de minimale projectkost dus 250.000 euro is. De projectbegroting vormt de basis voor de berekening van de 80 – 20 % verhouding. Volgende kostenrubrieken dienen in de projectbegroting opgenomen te zijn: -



Directe personeelskosten. De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis van de toe te kennen steun. Ze moeten steeds na het project verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de personen die bij de aanvrager het project uitvoeren. Indien een bepaalde persoon niet voltijds actief is op het project, zullen de prestaties slechts a rato van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Technisch personeel is slechts aanrekenbaar voor zover het taken uitvoert die noodzakelijk zijn voor het project, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden (wel bij de overige kosten). Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet tot het directe personeel gerekend. Directe brutosalarissen of –lonen van de bij de basisbeslissing voorziene VTE's (voltijds equivalenten) die op de payroll van de indiener- en in het geval er sprake is van een samenwerkingsverband ook op de payroll van de partners van dit samenwerkingsverband - staan; met inbegrip van vakantiegeld, eindejaarspremie en de wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen, maaltijdcheques en bijdragen voor groepsverzekering of extra legaal pensioen. Enkel de kosten die opgenomen zijn in de sectorale CAO komen in aanmerking. Een personeelsregister wordt bijgehouden waarbij de activiteiten gerelateerd aan het project worden aangegeven op naam van het betrokken personeelslid, datum, tijdseenheid en de inhoud van de tijdsbesteding. Voor deze oproep is het plafond voor de maximaal aanvaardbare loonkosten bepaald op 55.000 euro per VTE. Werkingskosten. Deze bestaan uit de directe kosten voor werkingsmiddelen (gefactureerde huur, transportkosten, verbruiksgoederen, communicatiekosten, onderhoud,…) en uitrustingsgoederen (afschrijving van computer, testen analyse prestaties direct gerelateerd aan het project (sociaal secretariaat, boekhouding, externe studieopdrachten, vertalingen, vergoedingen voor geraadpleegde experts, organiseren van start en afsluitingsmoment en apparatuur). Externe prestaties of prestaties door derden: Deze kosten vallen onder de werkingskosten. Onder externe prestaties wordt verstaan, deze prestaties, activiteiten die niet geleverd worden door één van de projectpartners in het samenwerkingsverband. Externe ontwikkeling en onderhoud van een website,… kunnen ingediend worden via facturen mits op deze facturen een duidelijke en gedetailleerde omschrijving van de uitgevoerde activiteiten, de ermee gepaard gaande gewerkte uren en het uur- of dagtarief staan vermeld. Elke partner binnen het demonstratieproject en opgenomen in


de samenwerkingsovereenkomst is onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten voor deze externe prestaties of prestaties door derden8. Voor de werkingskosten dient de datum van de factuur of andere aanvaardbare boekhoudkundige documenten te vallen binnen de 5 dagen na de maand waarin het project eindigt. De factuur moet immers in principe opgemaakt worden binnen de 5 dagen volgend op de maand van prestatie of levering, dus ten laatste 36 dagen na de prestatiedatum. De betaling moet gebeuren ten laatste drie maanden na de beëindiging van het project. De werkingskosten zijn niet subsidiabel voor de demonstratieprojecten maar dienen uitgewerkt te worden zodat de juiste 80 - 20 % verhouding kan nagegaan worden. -

Overhead. Dit zijn algemene kosten die weliswaar uit de projectactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn. De overhead wordt forfaitair berekend als 10% van de aanvaardbare personeelskost. De overheadkosten zijn niet subsidiabel voor de demonstratieprojecten maar dienen opgenomen te worden zodat de juiste 80 - 20 % verhouding kan nagegaan worden.

Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de startdatum van het project. Dit is ten vroegste de eerste dag van de maand volgend op de uiterste indiendatum. ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAGEN Elke aanvraag wordt na ontvangst door de cel coördinatie Flanders’ Care beoordeeld op de volgende criteria (hier moet cumulatief aan voldaan worden):      

De doelgroep is omschreven en valt binnen de vooropgestelde doelgroep van de oproep. Het thema is omschreven en valt binnen de vooropgestelde thema’s van de oproep. Er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en de deelnemende organisaties. Er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen. De verplichte formulieren (aanvraagformulier, projectbegroting, samenwerkingsovereenkomst en verklaring op eer) zijn volledig en correct ingevuld en tijdig ingediend (d.i. voor het afsluiten van de oproepperiode).

De toetsing op het gebied van ontvankelijkheid houdt geen appreciatie in. Het betreft enkel een controle op de naleving van de deelnemingsvoorwaarden. Demonstratieprojecten die niet ontvankelijk zijn, worden uitgesloten van de verdere selectieprocedure. De indiener wordt hiervan via mail op de hoogte gebracht en krijgt 5 kalenderdagen om te beantwoorden

8

Dit is de markt bevragen en de concurrentie laten spelen door minstens 3 partijen te raadplegen. Achteraf moet hij hiervan het bewijs kunnen leveren aan WVG.


aan de ontvankelijkheidscriteria. Indien binnen deze periode niet voldaan werd, wordt het aanvraagdossier definitief uitgesloten van de verdere selectieprocedure. EVALUATIE EVALUATIE PROCES Het departement WVG (Welzijn, Volksgezondheid en Gezin) controleert de ontvankelijkheid van de aanvraag. De ontvankelijke dossiers worden beoordeeld door een jury bestaande uit een cel van verbindingsambtenaren. De juryleden geven een advies op basis van de evaluatiecriteria tijdens een besloten mondeling college. Bij de samenstelling van de colleges van juryleden, zal het departement WVG instaan voor een optimale samenstelling. Bij de selectie kan daarenboven aanvullend rekening gehouden worden met:   

het streven naar diversiteit en complementariteit in het aanbod van projecten; het streven naar een geografische spreiding van het aanbod van projecten in het Vlaamse Gewest; het streven naar een sectorale spreiding van het aanbod van projecten in het Vlaamse Gewest.

Het Interministerieel Comité9 beslist over de toekenning van steun op basis van het advies van het departement WVG. In een aantal gevallen kan het Interministerieel Comité echter een negatieve beslissing nemen of aanvullende voorwaarden stellen voor een subsidieaanvraag, met name:   

9

indien de indiener of eventuele partners van het samenwerkingsverband in het project onvoldoende financiële draagkracht hebben voor de uitvoering of het welslagen ervan; indien de indiener of eventuele partners van het samenwerkingsverband in het project niet voldoen aan andere verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid; indien de indiener of eventuele partners van het samenwerkingsverband in het project blijk hebben gegeven van niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving.

http://www.flanderscare.be/nl/over-ons/organisatie-partners


EVALUATIECRITERIA Bij de evaluatie wordt nagegaan of er voldaan wordt aan de criteria zoals beschreven in het evaluatieformulier voor demonstratieprojecten, te vinden bij de projectdocumenten van deze oproep op de website van Flanders’ Care.

NA DE BESLISSING Een fiche met de motivatie van besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen steeds een nabespreking aanvragen. In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het departement WVG en de projectaanvragers.


5. UITVOERING EN OPVOLGING UITBETALING De uitbetaling van de subsidie gebeurt in drie schijven.   

Een eerste schijf van 30%, ten vroegste 30 dagen na de beslissing tot toekenning van de steun; Een tweede schijf van 30% na 1 jaar (voor projecten die lopen over twee jaar) of als 50% van het project is uitgevoerd (voor projecten die aflopen na 1 jaar); Een derde schijf van 40 % na afloop van het project. De schijven worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de WVG-overeenkomst.

OPVOLGING De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van de demonstratie projecten ligt bij de begunstigden. De opvolging van de demonstratieprojecten wordt vastgelegd bij de start. Er zullen afspraken gemaakt worden met betrekking tot de opvolging van de programme office. Er wordt verder verwacht dat de initiatiefnemers het departement WVG op de hoogte houden via een tussentijds verslag. HET TUSSENTIJDS VERSLAG Het tussentijds verslag bevat: -

Status van de uitvoering van het project en evoluties t.o.v. de aanvraag. Een overzicht van de acties die gedaan zijn met in begrip van het werkplan voor de volgende werkingsperiode Een functionele, inhoudelijke verantwoording of toelichting bij de behaalde resultaten. Een overzicht van de ingezette middelen door de initiatiefnemers en in het bijzonder prestatiestaten van het ingezette personeel. Specifieke aandachtspunten voor het volgende jaar

Het tussentijds verslag en het jaarverslag dienen elektronisch naar het departement WVG ten aanzien van de cel coördinatie van Flanders’ Care gestuurd te worden, via het mailadres [email protected]. HET EINDVERSLAG Voor alle demonstratieprojecten – ongeacht hun looptijd – moet de indiener het departement WVG bij de aanvraag tot uitbetaling van de derde schijf – naast een schuldvordering, de bewijsstukken m.b.t. het demonstratieproject en een staat van alle ontvangsten en uitgaven doorgeven. Het eindverslag behandelt dezelfde delen als het tussentijds verslag, naast een samenvatting van de behaalde resultaten tijdens het demonstratieproject. Het eindverslag is een samenvatting van het volledige demonstratieproject. Het eindrapport wordt elektronisch naar het departement WVG verzonden ([email protected]).


BELANGRIJK AANDACHTSPUNT: De indiener die na goedkeuring van zijn aanvraagdossier een begrotingswijziging wenst door te voeren, vraagt dit voorafgaandelijk en elektronisch, en uiterlijk voor de beëindiging van het demonstratieproject, aan het departement WVG via het mailadres [email protected] .

6. WETTELIJK KADER Deze oproep wordt gelanceerd onder voorbehoud van de goedkeuring door de Vlaamse Regering van het decreet houdende diverse bepalingen voor het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het Europees wettelijk kader 15/12/2006 - Verordening (EG) Nr 1998/2006 van de commissie van 15 december 2006 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun. (EU Publicatieblad van 28 december 2006, L 379/5). 7. FLANDERS’ CARE PROJECT PARTNER LABEL Aan de organisaties van het samenwerkingsverband van de geselecteerde demonstratieprojecten wordt automatisch het Flanders’ Care project partner label toegekend voor de duur van de subsidie. Meer informatie is te vinden op de website van Flanders’ Care.

8. INFORMATIE EN CONTACTPERSONEN Op www.flanderscare.be vindt u onder de oproepbutton ‘Oproep demonstratieprojecten’ naast deze handleiding ook het aanvraagformulier (incl. de bijlagen Samenwerkingsovereenkomst en de verklaring op eer) en de bijlage ‘Projectbegroting’. Voor meer inlichtingen kan u terecht bij Coördinatie Flanders’ Care binnen het departement WVG via het emailadres [email protected] of per telefoon (02 553 33 68).


Bijlage1:Samenwerkingsovereenkomst

De ondergetekenden a) ............................. voor de zorgactor (NAAM PERSOON + NAAM EN ADRES ZORGACTOR(EN))

b) ............................. voor het bedrijfsleven PARTNER(S) BEDRIJFSLEVEN)

(NAAM

PERSOON

+

NAAM

EN

ADRES

komen overeen dat: - zij voor gezamenlijke rekening samenwerken bij het uitvoeren van het demonstratieproject (NAAM VAN HET PROJECT) dat beschreven staat in het aanvraagformulier voor de indiening van projecten in de oproep demonstratieprojecten. - de overeenkomst in werking treedt op STARTDATUM VAN HET DEMONSTRATIEPROJECT (dd-mmjjjj) en loopt tot en met EINDDATUM VAN HET DEMONSTRATIEPROJECT (dd-mm-jjjj). - zij één van de partners uit het samenwerkingsverband (NAAM EN ADRES ZORGACTOR OF PARTNER BEDRIJFSLEVEN) machtigen om als indiener op te treden voor het demonstratieproject (NAAM VAN HET DEMONSTRATIEPROJECT). - de partners uit het samenwerkingsverband (NAAM EN ADRES ZORGACTOR(EN) OF PARTNER(S) BEDRIJFSLEVEN) de volgende bijdrage of prestaties leveren aan het demonstratieproject (BEKNOPTE BESCHRIJVING PER PARTNER VAN HET SAMENWERKINGSVERBAND VAN DE CONCEPTUELEINHOUDELIJKE BIJDRAGE). - het demonstratieproject begroot wordt op (TOTALE PROJECTKOSTEN IN EUR) en de partijen zich engageren tot een financiële bijdrage van minstens 20% in het demonstratieproject.


- de partijen hun te betalen financiële bijdrage van minstens 20 % onderling bepalen, nl.: (NAAM + INBRENG IN EUR PER PARTNER VAN HET SAMENWERKINGSVERBAND). - zij ervan uitgaan dat zij intensief zullen samenwerken in een open, duidelijke communicatiestructuur en het demonstratieproject jegens elkaar te goeder trouw zullen uitvoeren. - zij verklaren dat het samenwerkingsverband een boekhouding voert die toelaat de projectkosten eenduidig te identificeren en dat het samenwerkingsverband een jaarlijks activiteitenverslag publiceert. Aldus overeengekomen en in (AANTAL) exemplaren door alle betrokken partijen ondertekend te (LOCATIE) op (DATUM). a) voor de zorgactor(en)

b) voor het bedrijfsleven

HANDTEKENINGEN + NAMEN + FUNCTIES


Bijlage2:Verklaringop eer

Het door de Vlaamse overheid voorziene steunbedrag vormt ‘de minimis’ steun, toegekend op basis van Verordening (EG) Nr. 1998/2006 van de Commissie van 15 december 2006 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun (EU Publicatieblad van 28 december 2006, L 379/5). Deze verordening vereist dat de begunstigde in een periode van drie belastingsjaren (het lopende en de 2 voorgaande) nog geen 200.000 euro ‘de minimis’ steun heeft ontvangen, ongeacht de overheidsinstantie van wie ‘de minimis’ steun werd verkregen, en ongeacht de investeringen/projecten waarvoor ‘de minimis’ steun werd verkregen. Alle ‘de minimis’ steun uit de referentieperiode dient dus opgeteld te worden. Indien de onderneming dit plafond overschrijdt, moet het volledige bedrag ‘de minimis’ steun worden teruggevorderd, ook het gedeelte van de steun dat het plafond niet overschrijdt. Door te bevestigen, verklaart de begunstigde op eer dat zij aan alle voorwaarden van deze verordening voldoet.

Organisatie

Datum


OPROEP DEMONSTRATIEPROJECTEN

Recommend Documents