Opleiding Agresso Aankopen -Module Medewerkers- Dienst Financiën September 2014

Opleiding Agresso – Aankopen -Module MedewerkersDienst Financiën September 2014

Introductie • Naar aanleiding van infosessie 03/06 • Op basis van gestelde vragen rondgang Financiën zomer 2014 • Op basis van vragen BBC Helpdesk Echter: geen infosessie, praktische opleiding Verschil: huidige omstandigheden gebruiken om zo efficiënt mogelijk met Agresso te werken

Programma voor vandaag BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

Inhoudstabel BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

Tijdstip Kosten Erkennen • Kost erkennen = Kost boeken in Agresso en dit bedrag in mindering brengen van het budget. • Concreet voor BBC – Op transactiemoment. Dus: LEVERING (goederen) of PRESTATIE (diensten), onafhankelijk van tijdstip doorgeven inkooporder of ontvangst van aankoopfactuur

p. 5

Praktijkvoorbeelden • Voorbeeld #1: – – – –

Plaatsen bestelling 1 PC in Agresso: 21/11/2014 Fysieke goederenontvangst 1 PC: 15/12/2014 Goederenontvangst 1 PC in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst Aankoopfactuur in Agresso: 05/01/2015 In min van Budget 20??

p. 6

Praktijkvoorbeelden • Antwoord #1: – – – –

Plaatsen bestelling 1 PC in Agresso: 21/11/2014 Fysieke goederenontvangst 1 PC: 15/12/2014 Goederenontvangst 1 PC in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 05/01/2015 In min van Budget 2014 OK, want transactiemoment = 2014 p. 7


Plaatsen bestelling ruitenwasser in Agresso: 08/12/2014 Levering fysieke prestaties: 10/01/2015 Registratie prestaties in Agresso: 12/01/2015 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 16/01/2015 In min van Budget 20??

p. 8


Plaatsen bestelling ruitenwasser in Agresso: 08/12/2014 Levering fysieke prestaties: 10/01/2015 Registratie prestaties in Agresso: 12/01/2015 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 16/01/2015 In min van Budget 2015 OK, want transactiemoment = 2015 p. 9


Plaatsen bestelling 1 ladder in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 28/12/2014 Fysieke goederenontvangst 1 ladder: 28/12/2014 Registratie goederenontvangst in Agresso: 02/01/2015 In min van Budget 20??

p. 10


Plaatsen bestelling 1 ladder in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 28/12/2014 Fysieke goederenontvangst 1 ladder: 28/12/2014 Registratie goederenontvangst in Agresso: 02/01/2015 In min van Budget 2015 NIET OK, want transactiemoment = 2014 p. 11

Praktijkvoorbeelden • Antwoord #3: – Mogelijke oplossingen om dit te voorkomen: Tijdstip van registratie goederenontvangst dichter bij tijdstip fysieke goederenontvangst brengen (2014). Leverancier vragen om geen goederen of diensten te leveren wanneer geen goederenontvangst kan gebeuren (2015)

p. 12

Belang van een goede registratie • Impact op Budget 2014 – Onopgebruikt Exploitatiebudget 2014 wordt NIET automatisch overgezet naar 2015 – Onopgebruikt Investeringsbudget 2014 kan WEL overgezet worden naar 2015 (onder bepaalde voorwaarden) – Eind december kan resterend Exploitatiebudget niet gereserveerd worden door aanmaken van orders, tenzij dus goederenontvangst in 2014 gebeurt p. 13

Belang van een goede registratie • Rol goederenontvangst binnen Agresso – Moment van registratie goederenontvangst bepaalt dus op welk budget de kost benomen wordt – Dit duidt ook het belang van het respecteren van de chronologische volgorde (niet altijd mogelijk): 1. Aanmaak inkooporder 2. Goederenontvanst 3. Registratie AF

p. 14

Belang van een goede registratie • Rol goederenontvangst binnen Agresso – Om de economische werkelijkheid zo goed als mogelijk weer te geven in de boekhouding, is het van belang om het tijdsstip tussen: o Werkelijke (fysieke) goederenontvangst o Registratie goederenontvangst in Agresso zo klein als mogelijk te houden, en zo dicht als mogelijk bij de werkelijke (fysieke) goederenontvangst te houden p. 15

Respecteer de chronologie (IO->GO->AF) • Enkele voordelen: Het aanmaken van een inkooporder VOORAFGAAND aan de ontvangst van de aankoopfactuur, zorgt voor een kortere en vlottere goedkeuringsprocedure. Snellere betaling leverancier Minder werklast voor de dienst en voor Financiën

p. 16

Respecteer de chronologie (IO->GO->AF) • Enkele voordelen: Bij het plaatsen van een bestelling bij een NIEUWE leverancier, kan deze aangemaakt worden bij het plaatsen van het order in Agresso. Dit zorgt ervoor dat dit niet dient te gebeuren bij ontvangst van de aankoopfactuur en zorgt voor een kortere doorlooptijd van de goedkeuringsprocedure Snellere betaling leverancier

p. 17

Respecteer de chronologie (IO->GO->AF) • Enkele voordelen: De budgetcontrole gebeurt bij de goedkeuring van de bestelaanvraag. Als de bestelling ingegeven wordt NA de ontvangst van de aankoopfactuur, gebeurt deze eigenlijk te laat. In dat geval kan het voorkomen dat de goederen geleverd zijn, maar blijkt dat er geen budget meer is om de leverancier te betalen. Een juiste chronologische volgorde, kan dus discussies met de leverancier vermijden Snellere betaling leverancier, en rechtmatigheid van bestelling p. 18

Mogelijke problemen • In de praktijk: – Vaak wachten op goedkeuring aankoopfactuur om in Agresso een bestelorder te maken i.p.v. op moment dat de goederen besteld worden omdat Prijs of Aantal nog niet bekend zijn IO en AF moeten NIET overeenstemmen qua bedrag en/of aantal, belangrijk is dat er een inschatting gebeurt: – Naar best vermogen – Met de info die op dat moment beschikbaar is – Uiteindelijk verschil wordt verrekend met budget p. 19

Mogelijke problemen

• Let op de grens van 5.000 EUR! Dan wordt bestelbon sowieso een bestelbrief o Overschrijding bevoegdheid college! o Splitsing van opdracht (bv uitgave 6.000 EUR niet spreiden over twee bonnen, 1 brief)

• Dit betekent niet: – Dat er blijvend AF kunnen toegewezen worden aan hetzelfde inkooporder, wanneer de beoogde goederen reeds ontvangen zijn. p. 20

Mogelijke problemen

Vb: 4 stoelen besteld, order aangemaakt als: 4 x 100 EUR = 400 EUR Levering van 4 stoelen, maar van 105 EUR / stoel Budget wordt benomen als 420 EUR, inkooporder beëindigd. Wanneer opnieuw stoelen besteld moeten worden, dient een nieuw inkooporder aangemaakt te worden.

p. 21

Mogelijke problemen • In de praktijk: – Vaak wachten op goedkeuring aankoopfactuur om een goederenontvangst te verrichten i.p.v. op moment fysieke goederenontvangst Geen probleem, tenzij transactiemoment en tijdsstip registratie goederenontvangst in verschillend budgetperiode vallen! Oplossing: goederenontvangst in Agresso verrichten wanneer transactiemoment plaatsvindt p. 22

Mogelijke problemen • In de praktijk: – Niet altijd mogelijk om transactiemoment te bepalen (elektriciteit december 2014, verzekering 05/12/14 – 05/01/2015, …) Geen probleem, tenzij periode waarop de factuur betrekking heeft, en tijdsstip registratie goederenontvangst in verschillend budgetperiode vallen! Oplossing: goederenontvangst in Agresso verrichten in periode dat transactiemoment overwegend plaatsvindt p. 23


Wanneer gebeurt de budgetcontrole • Budgetcontrole = Automatisch in Agresso Tijdstip #1: Bij ingave bestelaanvraag (zie supra) Tijdstip #2: Bij ingave aankoopfactuur

Reden:

Uiteindelijke AF kan hoger zijn dan initieel inkooporder

p. 25

Hoe gebeurt de budgetcontrole • Op basis van beschikbaar budget (zie exploi Browser later in deze sessie) • Budgetcontrole exploitatie op basis van unieke combinatie: OBB Budgetbeleidsveld Rekeninggroep (eerste 2 cijfers grootboekrekening) p. 26

Hoe gebeurt de budgetcontrole • Budgetcontrole investeringen op basis van unieke combinatie: OBB Budgetbeleidsveld Rekeninggroep (eerste 2 cijfers grootboekrekening) Investeringsenveloppe

p. 27


Uw rol binnen het aankoopproces

PDF p. 29

1. BESTELAANVRAAG Bedrag Excl. BTW < 5.000

Bestelbon (BO)

Aanpassen Budget of Bestelaanvraag

Kredietcontrole

Ingeven Bestelaanvraag

Bedrag Excl. BTW >= 5.000

Bestelbrief (BR)

Aanpassen Budget of Bestelaanvraag

Kredietcontrole

Een BESTELAANVRAAG die deze goedkeuringscyclus doorstaat, vertaalt zich in een geplaatst INKOOPORDER bij de leverancier.

Prepared by: TriFinance X. Nicodème

Goed- of afkeuring door OBB

Opvolging Collegedossier door OBB

Goed- of afkeuring door OBB

Toekennen visum door Financiën

1

2. INKOOPORDER Inkooporder versturen naar Leverancier

Levering van de Goederen / Prestatie van de Diensten

Bevestiging Goederenontvangst

3. GOEDERENONTVANGST Bevestiging Goederenontvangst

Scenario #1: Meer ontvangen

Scenario #2: Minder ontvangen

Scenario #3: Evenveel ontvangen


2

4. FACTUURREGISTRATIE Ontvangst Aankoopfactuur

Registratie van de Factuur door Financiën

Geregistreerde Facturen gaan de Flow in

Eventueel ontbrekende goederenontvangst uitvoeren.

Nazicht door medewerker

Aanvragen Credit Nota bij Leverancier

Bij fouten tijdens de controle van de Aankoopfactuur, wordt OF een CREDIT NOTA aangevraagd (fout ligt bij leverancier) OF de FACTUURREGISTRATIE aangepast (fout ligt intern).

Bij fouten tijdens de controle van de Aankoopfactuur door OF OBB (diensthoofd) OF Financiën, kan de Aankoopfactuur teruggestuurd worden naar de MEDEWERKER.


Aanpassen Factuurregistratie door Financiën

Goedkeuring door OBB (diensthoofd)

Aanpassen Factuurregistratie door Financiën

Aanvragen Credit Nota bij Leverancier

Controle wettigheid & regelmatigheid door Financiën

Doorboeken van de Factuur

3

Efficiëntie versus Interne Controle • Bepaalde taken overlappen met taken van Operationele Budget Beheerders Inefficiënt, want dubbel werk? Ja... Maar! Nodig/Nuttig want: Interne Controle! Minder kans op (on)opzettelijke fouten 4-ogenprincipe op keuze leverancier, aankoopprijs, behoefte, aantal, levertijd, … p. 30



Aankoop proces

Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Budget Opvragingen (Browsers) Oefeningen p. 2

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Aanvraag = zachte vastlegging • Specifieke aanvraag VS algemene aanvraag – Algemene aanvraag: Leverancier nog niet gekend o Voorbeeld 1: Ongedierte bestrijding 2014, voorziene uitgave 1000 euro. Door het jaar worden bij verschillende leveranciers vergif, vallen, etc. aangekocht. Aanvraag voor 1000 euro op het product bestemd voor ongedierte bestrijding. o Voorbeeld 2: Organisatie van een optreden, voorziene uitgave 15.000 euro. Dit bedrag wordt opgesplitst in 10.000 voor de artiesten en 5.000 onthaal- en receptiekosten. Aanvraag met 2 aanvraaglijnen op 2 verschillende producten maar zonder leverancier.

– Specifieke aanvraag: Leverancier gekend o Voorbeeld 1: Organisatie van stadwandeling met gids. Voorziene uitgave 1000 euro bij gids X. Aanvraag voor 1000 euro op product en leverancier gids X. p. 3

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Handige weetjes: – Van algemene aanvraag naar specifieke aanvraag

Opgelet: Prijzen excl BTW

p. 4

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Handige weetjes: – Bestelaanvraag kopiëren o Stap 1 Aanvraag oproepen die gekopieerd moet worden o Stap 2 Knop ‘bestelaanvraag kopiëren’

o Stap 3 Opgelet leverancier wordt ook overgenomen op detail lijn, indien nodig ook de leverancier aanpassen.

o Stap 4 Opslaan p. 5

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Handige weetjes: – De standaard beschrijving aanpassen

p. 6

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Handige weetjes: – Product opzoeken bij de aanvraag. Is voldoend budget beschikbaar op deze rekening?

Link Intractief: Intractief Agresso Handleidingen Producten Aankoopproducten en productgroepen

p. 7

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Handige weetjes: – Aanvraag afsluiten op aanvraag of lijnniveau.

p. 8

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Budget

• Bij het aanmaken van een aanvraag wordt het bedrag van de aanvraag gereserveerd van het budget. – Voorbeeld: budget 10.000 euro, aanvraag 2.000 euro, nog beschikbaar budget 8.000 euro.

p. 9

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Opvragingen (Browsers)

• Opvraging aanvragen (browsers): Algemene rapporten Aankoop Aanvragen – OPV014 – Aanvragen – OPV015 – Opvraging werkproces - aanvragen

p. 10

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Opvragingen (Oefeningen)

• OPV014 – Aanvragen via alg. rapporten aankoop aanvragen • Zoek de aanvraag op van leverancier Cebeko Rental Brugge voor OBB 090 • • •

Welk aanvraagnummer heeft de aanvraag met omschrijving huur minigraver (672€)? Welk inkooporder nummer is dit geworden? Welk aanvraagnummer is er afgesloten?

• Zoek de aanvragen op die gemaakt werden door “NAAM”. Voor welke operationele budgetbeheerder zijn deze aanvragen?

• OPV015 – Opvraging werkproces – aanvragen • Bij welke persoon en in welke taak zit aanvraag 601409054 p. 11

Aanvraag Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Opvragingen (Oefeningen oplossingen)

• OPV014 – Aanvragen via alg. rapporten aankoop aanvragen • Zoek de aanvraag op van leverancier Cebeko Rental Brugge voor OBB 090 • • •

Welk aanvraagnummer heeft de aanvraag met omschrijving huur minigraver (672€)? OPLOSSING: 601405360 Welk inkooporder nummer is dit geworden? OPLOSSING: 601140004733 Welk aanvraagnummer is er afgesloten voor leverancier Cebeko Obb 090? OPLOSSING: 600140004024

• Zoek de aanvragen op die gemaakt werden door “NAAM”. Voor welke operationele budgetbeheerder zijn deze aanvragen? Oplossing: Afhankelijk van de aanvrager

• OPV015 – Opvraging werkproces – aanvragen • Bij welke persoon en in welke stap zit aanvraag 601409054 Oplossing: Veerle Dumalin en 7 andere personen in stap bestelaanvraag (brief) buiten budget. p. 12

Inkooporder Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Inkooporder = harde vastlegging • Indien een specifieke aanvraaglijn is goedgekeurd, wordt deze aanvraaglijn automatisch een inkooporder.

p. 13


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Hoeveelheid gebruik VS bedraggebruik. Het automatisch gegenereerde inkooporder staat standaard op hoeveelheid gebruik. – Hoeveelheid gebruik: bestellen van aantallen en eenheid (bvb stuks) met een prijs per eenheid. o Voorbeeld: bestellen van 3 computer voor 500 euro per stuk. Bij goederenontvangst ontvang je 3 stuks aan 500 euro per stuk.

– Bedraggebruik:bestellen van een bedrag. o Voorbeeld: Onderhoudscontract (inkooporder) van 2.000 euro voor een gans jaar. Er gebeuren deelbestellingen. We ontvangen dit in 10 keer en er worden daarvoor 10 verschillende facturen gestuurd van elk 200 euro.

op moment van bestelling doorgeven via omnitracker om order op bedraggebruik te plaatsen. p. 14


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Bedraggebruik / hoeveelheid gebruik inkooporder: Inkoop inkooporders Aanpassen/bevestigen order

p. 15


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Afsluiten inkooporder: – Manueel op order niveau: Inkoop inkooporders Aanpassen/bevestigen order Dit op orderlijn niveau of order niveau. Afsluiten kan enkel indien geen facturen meer zijn geregistreerd op de inkooporderlijn

p. 16


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Afsluiten inkooporder: – Via goedkeuring facturen: aanvinken ‘laatste factuur’. Inkooporder wordt pas afgesloten nadat deze factuur is geboekt.

p. 17


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Budget

• Bij het genereren van het inkooporder wordt het bedrag van het inkooporder gereserveerd van het budget. Het bedrag van de aanvraag wordt verminderd. – Voorbeeld: budget 10.000 euro, aanvraag 2.000 euro, 1.000 inkooporder, nog beschikbaar budget 8.000 euro. 1.000 gereserveerd van de nog openstaande aanvraag en 1.000 euro voor het inkooporder

p. 18


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur


• Opvraging inkooporder (browsers): Algemene rapporten Aankoop Inkooporders – OPV004 – Inkooporders

p. 19


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur


• OPV 004 – inkooporders. Algemene rapporten Aankoop Inkooporders • Zoek de inkooporders op van leveranciers Tuyttens voor OBB090. • Welke inkooporder staat op bedraggebruik? • Voor welke inkooporder is er nog niet gefactureerd?

p. 20


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Opvragingen (Oefeningen - oplossingen)

• OPV 004 – inkooporders. Algemene rapporten Aankoop Inkooporders • Zoek de inkooporders op van leveranciers Tuytens voor OBB090. Oplossing: 601140008062 en 601140010292. • Welke inkooporder staat op bedraggebruik? Oplossing: 601140008062 • Voor welke inkooporder is er nog niet gefactureerd? Oplossing: 601140010292.

p. 21

Goederenontvangst Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Normale goederenontvangst VS goederenontvangst bij taken – Normale goederenontvangst: Inkooporders goederenontvangst o Goederenontvangst op hoeveelheid gebruik: – Voorbeeld: 2 stuks besteld aan 20,5 euro per stuk, te ontvangen 1 stuk aan 20 euro.

o Goederenontvangst op bedraggebruik: – Voorbeeld: 2.000 euro besteld, reeds 1.678,68 euro ontvangen, te ontvangen 150 euro.

p. 22


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

– Ontbrekende goederenontvangst : Uw taken ontbrekende ontvangsten uitvoeren Bij de registratie van de factuur wordt door de financiële dienst een voorstel van goederenontvangst ingegeven indien er nog geen goederenontvangst werd vastgesteld. Bij de taken wordt gevraagd om deze goederenontvangst goed te keuren.

Bedrag excl. BTW

p. 23


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

• Indien gegevens niet correct de goederenontvangst afkeuren alsook de factuur afkeuren. – Inkooporder foutief = afkeuren goederenontvangst en factuur – Bedrag goederenontvangst > totaal bedrag factuur excl. BTW = contacteer FA – Bedrag goederenontvangst < totaal bedrag factuur excl. BTW = controleer factuurlijnen – Vb: – Etc.

p. 24


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Budget

• Bij het uitvoeren van een goederenontvangst wordt het bedrag van de goederenontvangst gereserveerd van het budget. Het gereserveerde bedrag van de inkooporder wordt verminderd. – Voorbeeld: budget 10.000 euro, aanvraag 2.000 euro, 1.000 inkooporder, 500 euro goederenontvangst nog beschikbaar budget 8.000 euro.

p. 25


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Budget

• Het uitvoeren van een foutieve goederenontvangst, 10.000 € ipv 500 €. Het inkooporder wordt benomen tot deze budgettair op 0 € staat. De foutieve goederenontvangst wordt benomen van het budget.

p. 26


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur


• Opvraging inkooporder (browsers): Algemene rapporten Aankoop Goederenontvangsten – OPV010 - Goederenontvangsten

p. 27


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur


• OPV010 – goederenontvangsten Algemene rapporten Aankoop Goederenontvangsten • Zoek de goederenontvangst(en) op voor het inkooporder 601140000123 . • Wat zijn de nummers van de goederenontvangsten? • Voor welk bedrag is het order? • Voor welk bedrag zijn de goederenontvangsten gebeurd?

p. 28


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Opvragingen (Oefeningen - oplossingen)

• OPV010 – goederenontvangsten - Algemene rapporten Aankoop Goederenontvangsten • Zoek de goederenontvangst(en) op voor het inkooporder 601140000123 . • Wat zijn de nummers van de goederenontvangsten? OPLOSSING: 900140011639 en 900140008735 • Voor welk bedrag is het order? OPLOSSING: 200 euro • Voor welk bedrag zijn de goederenontvangsten gebeurd? OPLOSSING: 35,07 euro en 154,31 euro

p. 29

Inkomende factuur Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Budget

• Bij het registreren van de factuur wordt het bedrag van de factuur gereserveerd van het budget. Het gereserveerde bedrag van de goederenontvangst wordt verminderd. – Voorbeeld: budget 10.000 euro, aanvraag 2.000 euro, 1.000 inkooporder, 500 euro goederenontvangst, 500 euro factuur, nog beschikbaar budget 8.000 euro.

p. 30


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur


• Opvraging inkooporder (browsers): Algemene rapporten Aankoop Facturen – OPV016 – Opvraging inkomende facturen / creditnota’s – OPV002 – Werkproces gereg. Facturen Indien de factuur zich nog in het werkproces bevindt. Hier kan bijvoorbeeld op OBB worden gezocht.

– OPV003 – Betaalstatus facturen per leverancier Indien de factuur is geboekt. Hier kan niet op OBB worden gezocht. Wel kan hier de betaalstatus worden bekeken.

p. 31


Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur


• OPV 002 – Werkproces gereg. Facturen via Algemene rapporten Aankoop Facturen – Factuur van leverancier Huys met factuurnummer 50440 OBB090. Waar zit deze factuur in het werkproces?

• OPV003- Betaalstatus facturen per leverancier via Algemene rapporten Aankoop Facturen - Is factuur van Lerou ijzerwaren al betaald? (BE0414319167 VF14-05870)

p. 32

Financiële dienst

Medewerker

Operationele budgetbeheerd er

Aankoop proces

p. 33

Budget Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Opvragingen (Browsers) Budget

• Opvraging budget: Algemene rapporten Budgetcontrole – EXPLOI – Kredietcontrole uitgaven – INVEST – Kredietcontrole uitgaven

p. 34

Budget Aanvraag

Inkooporder

Goederenontvangst

Inkomende factuur

Opvragingen (Oefeningen) Budget

• Exploi en invest: Hoeveel beschikbaar budget is er nog op rekening 61312000 BI099000 voor OBB090? • Binnen welke logistieke module is er een impact op het budget?

p. 35

CHECKLIJST

1. AANVRAAG

3. GOEDERENONTVANGST

Budget gecontroleerd? (exploi en invest) Correct product in functie van rekening en BTW? Bestelbon of bestelbrief? Bestelbon < 5000 euro Bestelbrief ≥ 5000 euro Check voor uitzonderingen dienstorder 3: het beperkt budgethouderschap. Maak een realistische inschatting van uitgaven, zeker naar het eind van het jaar! Is aanvraag nog van toepassing? Indien niet de aanvraag afsluiten.

Goederen/diensten ontvangen = ook ingeven in Agresso! Probeer zoveel mogelijk de goederenontvangst uit te voeren in functie van het transactiemoment (en niet wanneer de factuur ontvangen werd). Controleer of de goederenontvangst in hoeveelheid- of bedraggebruik moet uitgevoerd worden.

OPV014 – Aanvragen OPV015 – Opvraging werkproces aanvragen

OPV010 - Goederenontvangsten

2. INKOOPORDER

4. INKOMENDE FACTUUR

Bedrag gebruik of hoeveelheidgebruik? Verstuurd naar leverancier? Check regelmatig onbenutte saldi op inkooporders en sluit deze af. Op die manier komt dit budget opnieuw vrij.

Zoveel mogelijk vermijden dat facturen toekomen zonder inkooporder -> vertragende factor voor de verwerking ervan Opvolging status (werkproces) facturen via browser (rapporten)

OPV004 - Inkooporders

OPV016 – Opvragen inkomende facturen / creditnota’s OPV002 – Werkproces geregistreerde facturen p. 36 OPV003 – Betaalstatus facturen per leverancier

Vragen?

p. 37

Einde van de opleiding Opmerkingen altijd welkom

Bedankt voor jullie aandacht!

p. 38

Opleiding Agresso Aankopen -Module Medewerkers- Dienst Financiën September 2014

Recommend Documents