Opgave MHP Parkeren tbv HOFAM najaar 2015 Wel proces-analyse, maar geen informatie-analyse (=infobehoeften)
start
Vraag 2 (nieuw, staat niet de opgave) Noem de hoofdprocessen en maak een decompositie van deze processen (=Proces-analyse)
Vraag 3 Welke interne beheersingsmaatregelen moeten worden genomen om de volledigheid van de opbrengstverantwoording van zowel de vaste verhuur aan exploitanten, als de verhuur via losse kaartjes en abonnementen te waarborgen?
Verhuur parkeergarages aan exploitanten
cluster 1
cluster 2
cluster 3
Toegevoegd deelproces: vaststelling tarieven verhuur Directie (maand, kwartaal, haljfjaar en jaar )op basis van de begroting (P)
Prijzentabel
Ontvangst aanvraag voor verhuur
afdeling MHP
Ontvangstregister/adm.
Toekenning
Facturering
Cluster 4 Preventief
Cluster 4 Repressief
cluster 5
Richtlijn prijzen + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
detailcontrole juistheid P
Hoogte tarief, verloop P per soort verhuur + bevindingen uitgevoerde IC
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
VBC=ontvangstentoekenninge n+ afwijzers=facturering=ontvang sten gelden (Q1) + CBO
aantal ontvangen aanvragen verhuur + bevindingen uitgevoerde IC
afdeling MHP
Toekenningsregister=verh rl + CTFS onder 1 genoemde uuradministratie = taak/functiebeschrijvin functies standenregister g van onder 1 genoemde personen
VBC=aanvragen (Q1) =toekenningen (q2) + afwijzers (q3), VBC= toekenning=facturering=ontva ngsten gelden, VBC =toekenningen x P=soll standenregister=ontvangsten (Q x P). Leegstandscontrole, ook onderzoek kredietwaardigheid + CBO
aantal door afdeling MHP toegekende verhuur. + afwijzers + bevindingen uitgevoerde IC
administratie
factureringsadm.
VBC=aanvragen=toekenninge n+ afwijzers, VBC= toekenning=facturering=ontva ngsten gelden, VBC =toekenningen x P=soll standenregister=ontvangsten (Q x P) + CBO
aantal gefactureerde huren per soort (maand, kwartaal, halfjaar en jaar) + bevindingen uitgevoerde IC
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
Einde
Ontvangst gelden
(bevoegde medewerkere financiele Kas/bank/=financiele adm. adm.
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
VBC=aanvragen=toekenninge n+ afwijzers, VBC= toekenning=facturering=ontva ngsten gelden, VBC =toekenningen x P=soll standenregister=ontvangsten (Q x P) + CBO
Ontvangen bedragen + bevindingen uitgevoerde IC
Exploitatie/verhuur losse kaartjes en abonnementen
cluster 1
cluster 3
Cluster 4 Repressief
cluster 5
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
detailcontrole juistheid P
Hoogte tarief per tijdseenheid, verloop P + bevindingen uitgevoerde IC
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
VBC= aantal aanvragen=toekenningen+afw ijzers. VBC = toekenningen=gefactureerd=i ngang debiteuren=ontvangsten gelden + CBO overzichten aanvragen
aantal ontvangen aanvragen per soort abonnement + bevindingen uitgevoerde IC
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
VBC= aantal aanvragen=toekenningen+afw ijzers. VBC = toekenningen=gefactureerd=i ngang debiteuren=ontvangsten gelden. Leegstandscontrole + CBO
aantal toegekende abonnementen, per soort + bevindingen uitgevoerde IC
Facturering/debiteurenad rl + CTFS onder 1 genoemde m taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
VBC= aantal aanvragen=toekenningen+afw ijzers. VBC = toekenningen=gefactureerd=i ngang debiteuren=ontvangsten gelden + CBO
gefactureerde bedragen + bevindingen uitgevoerde IC
cluster 2
Toegevoegd deelproces: vaststellen tarieven op basis van de Directie (beschikkend) begroting
Start
Aanvraag abonnement
afdeling MHP (registerend, secundair)
Aanvraagadm.
Toekennen abonnement
Afdeling MHP/Hoofd (beschikkend) Toekenningsadm. (quasigoed)
Facturering abonnement
Administratie (uitvoerende medewerker)
Cluster 4 Preventief
start
Einde
Toelichting
Ontvangen gelden abonnement
(bevoegde medewerkere financiele Kas/bank/=financiele adm. adm. (beschikkend=procuratiehouder)
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
VBC= aantal aanvragen=toekenningen+afw ijzers. VBC = toekenningen=gefactureerd=i ngang debiteuren=ontvangsten gelden, inventarisatie gelden + CBO
ontvangen bedragen + bevindingen uitgevoerde IC
Nemen van een losse kaartje (uit kaartjesautomaat)
Kaartjesautomaat )beveiligd telwerk)
Registratie begin tijd (uitprinten quasigoed)
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies, beveiligd telwerk g van onder 1 genoemde personen
Testen beveiligd telwerk
Aantal uitgegeven losse kaartjes conform kaartautomaat + bevindingen uitgevoerde IC
Facturering = Betalen van tarief na tijdsregistratie
Kaartjesautomaat )beveiligd telwerk)
Factureringsmodule kaartjes systeem (q)
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies, beveiligd telwerk g van onder 1 genoemde personen
Inventarisatie gelden. BV kaartjes - afgegeven via kaartjesautomaat-EV= verkochte aantal kaartjes x P= ontvangst gelden conform inventarisatie. Leegstandscontrole + CBO
standen geldopnames per kasprotocol en teller, = afgedragen aan bank (kwijting) resp. boekingen bank + bevindingen uitgevoerde IC
Uitrijden
Slagboom
Slagboomregistratie (Q), kaartje innemen
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies (mechanisch) g van onder 1 genoemde personen
telllingen aantal verkochte kaarrtjes volgens kaartjesautomaat= telllingen slagboom, aantal ingenomen kaartjes + CBO
aantal slagboom/inlezen uitrijkaarten + bevindingen uitgevoerde IC
Inkoop quasigoederen losse kaartjes en abonnementen
cluster 1
cluster 2
cluster 3
Cluster 4 Repressief
cluster 5
De capaciteit van een parkeeergarage is een onvoldoende houvast bij het bepalen van de volledigheid van opbrengsten. Een parkeergarage verleent als bedrijf diensten met niet specifieke ruimte capaciteit. Omdat er niet van een echte goederbeweging gebruik kan worden gemaakt, wordt er een quasi-goederenbweging gecreeerd om de volledigheid van opbrengsten vast te stellen. Quasigoederen (meestal kaartjes, munten, casinofiches) moeten als beheersmaatregel aan bepaalde eisen voldoen: Het moet door een betrouwbare drukker worden vervaardigd.
Cluster 4 Preventief
het is gemakkelijk als het doorlopend genummerd is (kan men eenvoudiger tellen) Door de drukker wordt een separaat verzendadvies verzonden naar de opdrachtgever, zodat deze persoon geinformeerd wordt. De (blanco) kaartjes moeten wel door iemand anders (bewaarder kaartjes) worden ontvangen, uiteraard tegen kwijting. Bij afgifte door de bewaarder worden de kaartjes afgegeven worden tegen kwijting aan de caissiere (bewaarder geld en verkoop kaartjes=funtievermenging). Tegenwoordig wordt de waarde door een kasregister (met afgesloten mechanische/elektronische telwerken) op de kaartjes gedrukt en ontstaat in de kasregeister een creatieregister. Bij verkoop wordt automatisch een omzettelling gemaakt van de verkochte kaartjes. Een kasregister (met afgesloten mechanische/elektronische telwerken) heft in feite de functievermenging tussen bewaren en beschikken op.
Start
Inkoop quasigoederen losse kaartjes en abonnementen
cluster 1
cluster 2
cluster 3
Cluster 4 Preventief
Cluster 4 Repressief
cluster 5
bestellen van de kaartjes (ook van blanco kaartjes) Q
Directie (beschikkend)
Bestelling vastgelegd in de rl + CTFS onder 1 genoemde notulen en/of contract taak/functiebeschrijvin functies (register) g van onder 1 genoemde personen
VBC Bestelde kaartjes = Aantal bestelde ontvangen kaartjes. VBC BV kaartjes Q + kaartjes + Ontvangen kaartjes - bevindingen afgifte = Eindvoorraad uitgevoerde IC kaartjes.
Ontvangen van de kaartjes (Q)
Iemand van de administratie met bewarende bevoegdheid voor de kaartjes (bewaren)
Voorraadadministratie kaartjes
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
Ontvangst tegen afgeven kwijting, VBC Bestelde kaartjes = ontvangen kaartjes. VBC BV kaartjes + Ontvangen kaartjes - afgifte = Eindvoorraad kaartjes.
Aantal ontvangen kaartjes Q + bevindingen uitgevoerde IC
Afgifte van de kaartjes (Q)
Iemand van de administratie met bewarende bevoegdheid voor de kaartjes (bewaren)
Voorraadadministratie kaartjes
rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
afgifte tegen verkrijging kwijting van Caissiere. VBC Bestelde kaartjes = ontvangen kaartjes. VBC BV kaartjes + Ontvangen kaartjes - afgifte = Eindvoorraad kaartjes. + inventarisatie kaartjes = uitkomst van kaartjesbeweging.
aantal afgegeven kaartjes Q + bevindingen uitgevoerde IC
Ontvangen inkoopfacturen
Crediteurenafdeling
Crediteurenadministratie rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
Detailcontrole = aantal kaartjes x p volgens contract = aantal x p volgens inkoopfactuur
Verkoop losse kaartjes Toegevoegd deelproces: vaststellen prijzen kaartjes P op basis van de begroting
cluster 1 Directie (beschikkend)
cluster 2 Prijzenadministratie/lijst
Cluster 4 Repressief detailcontrole juistheid P
Start
Verkoop aan kassa van kaartjes (Q x P)
Caissiere (bewarend/beschikken + kasregister als IC Middel
registratie kasregister
Einde
Ontvangst geld (Q x P)
Caissiere (bewarend/beschikken + kasregister als IC Middel
registratie kasregister
cluster 3 Cluster 4 Preventief rl + CTFS onder 1 genoemde taak/functiebeschrijvin functies g van onder 1 genoemde personen
gefactureerde bedragen aan ingekochte kaartjes drukker + bevindingen uitgevoerde IC
cluster 5 Hoogte prijs per soort kaartje P, verloop P + bevindingen uitgevoerde IC rl + Kasregister i.v.m. opheffing VBC Verkoop x P = onvangsten aantal verkochte taak/functiebeschrijvin bewarende en geld kaartjes per soort + g van onder 1 beschikkende functie bevindingen genoemde personen caissiere uitgevoerde IC rl + taak/functiebeschrijvin g van onder 1 genoemde personen
Kasregister i.v.m. opheffing Inventarisatie geld = verkoop bewarende en kaartjes Q x P. VBC = Bsaldo + beschikkende functie ontvangsten = Eindsaldo geld caissiere
Onvangen bedragen + bevindingen uitgevoerde IC
