Opgave diamantair (behandeld op 23 oktober 2015) Vraag: Welke AO/IC maatregelen zijn nodig in deze organisatie? Hoe kunnen we deze bekende vraag aanpakken? Bedenk dat het in principe gaat om alle meest relevante hoofdprocessen. Stap 1 Belangrijk is om de volgende (hoofd)processen te onderkennen: Inkopen Bewerken Verkopen Voorraden
Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse) Inkopen functiematrix behorend bij de interne beheersing (IB) van het (deel)proces
Stap 3 Toepassing 5 clustermodel zonder gebruik te maken van de (deel) processen.
1 functies
Bestellingen Ontvangst ruwe diamanten
inkoper magazijn
Ontvangst inkoopfacturen (controle) Betaling
centrale administratie Directie
Directie (beschikkend) , Inkoper (Beschikkend), magazijn (bewarend) , adm. (registrerend) /controller (Controlerend)
2 Administraties/informatiesy Inkoopadministratie (vastlegging stemen inkooptransacties Voorraadadministratie Prijzenadministratie (ink.p) Crediteurenadm. Financiele administratie
3 Richtlijnen (RL) en Taak- en Richtlijnen van bovengenoemde functiebeschrijvingen administraties, Taak- en functiebeschrijvingen van de onder 1 genoemde functies
4 Interne controle preventief preventief: controletechnische functiescheidinngen tussen de onder 1 genoemde functies, maar oook de RL, een gesloten kluis en vitrines (van gewapend glas), camera's, gesloten tussendeuren.
Interne controle repressief verbandscontroles: BV ruwe edelstenen (per stuk) + inkopen - in bewerking = Eindvoorraad ruwe stenen Cijferbeoordeling: overzichten inkopen per veiling op de hele wereld, verloop voorraden en inkopen INventarisatie ruwe stenen (Q) Detailcontrole gehanteerde inkoopprijzen (P) Centrale administratie controleert of inkoopfactuur=bestelling + prijzen/afspraken
5 Bestuurlijke Informatievoorziening=> managementinfo
Verloop inkopen
Hoogte voorraden en verloop onbewerkte en bewerkte edelstenen verloop prijzen en hoogte p Saldo crediteuren Etc.
Stap 2
Stap 3
Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen Hoofdproces Bewerken
Horizontale uitwerking 1)
2)
3)
4) IC=Preventief 4)IC=repressief
5) BIV/managementinfo
0 Vaststellen tarieven bewerken 1 ingang bewerking ruwe stenen (verlenen kwijiting magazijn)
Directie Magazijn
Prijsadministratie voorraadadministratie ruwe stenen
RL + TFBS RL + TFBS
ctfs ctfs
detailcontrole P prijzen, verloop Uitgang ruwe stenen aantal te werken stenen = ingang afdeling stenen bewerrking
2 bewerking
afdeling bewerking
bewerkingsadministratie
RL + TFBS
ctfs
3 uitgang bewerking Q1 bewerkte edelstenen tegen kwijting aan magazijn/winkel
magazijn
voorraadadministratie bewerkte edelstenen
RL + TFBS
ctfs
Ingang bewerking bewerking stenen=uitgang bewerkte stenen uitgang bewerkte stenen= ingang magazijn
Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse)
Horizontale uitwerking
Stap 3 Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen
aantal bewerkte stenen
voorraden bewerkte stenen, verloop
Hoofdproces Verkopen
0 Vaststellen verkoopprijzen
1)
Vaststellen verkoopprijzen directie (beschikkend)
kredietwaardigheid als proces in de meeste boeken, maar mijn visie=beheersmaatregel
afdeling kredietbeoordeling (controle)
2)
3)
4) IC=Preventief 4)IC=repressief
prijzenadministratie/systee RL prijzen en kortingen + Taak-en CTFS tussen de m functiebeschrijvingen van de onder onder 1 1 genoemde functies genoemde functies klantadministratie RL kredietwaardigheid klanten + CTFS tussen de (eventuele koppeling TFBS onder 1 deb.adm. genoemde functies
Detailcontrole P + naleving RL
5) BIV/managementinfo
hoogte P (prijzen en kortingen) en verloop in de tijd
beoordeling aantal afgewezen klanten kredietpositie/Onder wegens slechte zoek kredietwaardigheid kredietwaardigheid
1 orders verkoop op rekening
aantal orders (Q) x P =bedrag op rekening
afdeling Verkoop (beschikkend)
verkoop/orderadministrati RL verkoop + TFBS e
CTFS tussen de onder 1 genoemde functies
Omspannende VBC: aantal orders (Q) x P =bedrag verkoop op rekening op rekening (Q x P) + verkoop (QxP) contant
2 Orders verkoop contant
Aantal orders verkoop contant
afdeling Verkoop (beschikkend)
verkoop/orderadministrati RL verkoop + TFBS e
CTFS tussen de onder 1 genoemde functies
Omspannende VBC : Aantal orders verkoop contant verkoop contant= tellingen kasregister
2 afgifte magazijn/beveiligde winkelvitrine
afgifte magazijn/beveiligde winkelvitrine
afdeling Magazijn (bewarend)
voorraadadministratie
RL voorraden/magazijn + TFBS
CTFS tussen de onder 1 genoemde functies
Kwijtingen bij afgifte+ naleving RL, gesloten ruimte=kluis, sleutelbeheer, inventarisatie periodiek
3 facturering
facturering
FA (registerend)
fin. Admninstratie
RL facturering + TBFS
CTFS tussen de onder 1 genoemde functies
VBC aantal gefactureerde bedragen verkoop=facturering (Q x P) =ontvangen geld per bank en kas
4 debiteuren
Opgeboekte debiteuren
afdeling debiteuren debiteurenadministratie
RL debiteuren + TFBS
CTFS tussen de onder 1 genoemde functies
naleving RL, ouderdomsanalyse, + VBC verkoop op rekening=ingang debiteuren
Hoogte voorraad per soort en verloop, omloop/omzetsnelheid voorraad
Saldo en verloop debiteuren (veredeling=achterstandsanaly se)
5 ontvangsten
Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse)
Hoofdproces Voorraden bewerkte edelstenen
Ontvangst geld in FA (registerend) kas/elektronische kasregister+ ontvangsten bank
Horizontale uitwerking
1)
Uitgang magazijn=levering aan de vestigingen
Financiele administratie
2)
OEFENING== > zelf invullen
Horizontale uitwerking
CTFS tussen de onder 1 genoemde functies
naleving RL, VBC: Geldontvangsten via de bank totaal ontvangsten en via de kas (QxP)=totaal verkoop op rekening en contant (Q xP)
3)
4) IC=Preventief 4)IC=repressief
Stap 3 Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen
Ontvangen diamanten door de vestigingen Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse)
RL ontvangsten + TFBS
Stap 3 Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen
5) BIV/managementinfo
Hoofdproces Verzenden en ontvangst USB sticks
1)
2)
financiele gegevens op USB stick zettern
medewerker winkel
OEFENING== > zelf invullen
Verzenden USB sticks
medewerker winkel
Ontvangst USB sticks
centrale administratie
Uitlezen financiele gegevens
centrale administratie
3)
4) IC=Preventief 4)IC=repressief
5) BIV/managementinfo
