Opgave diamantair (behandeld op 23 oktober 2015)

Opgave diamantair (behandeld op 23 oktober 2015) Vraag: Welke AO/IC maatregelen zijn nodig in deze organisatie? Hoe kunnen we deze bekende vraag aanpakken? Bedenk dat het in principe gaat om alle meest relevante hoofdprocessen. Stap 1 Belangrijk is om de volgende (hoofd)processen te onderkennen: Inkopen Bewerken Verkopen Voorraden

Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse) Inkopen functiematrix behorend bij de interne beheersing (IB) van het (deel)proces

Stap 3 Toepassing 5 clustermodel zonder gebruik te maken van de (deel) processen.

1 functies

Bestellingen Ontvangst ruwe diamanten

inkoper magazijn

Ontvangst inkoopfacturen (controle) Betaling

centrale administratie Directie

Directie (beschikkend) , Inkoper (Beschikkend), magazijn (bewarend) , adm. (registrerend) /controller (Controlerend)

2 Administraties/informatiesy Inkoopadministratie (vastlegging stemen inkooptransacties Voorraadadministratie Prijzenadministratie (ink.p) Crediteurenadm. Financiele administratie

3 Richtlijnen (RL) en Taak- en Richtlijnen van bovengenoemde functiebeschrijvingen administraties, Taak- en functiebeschrijvingen van de onder 1 genoemde functies

4 Interne controle preventief preventief: controletechnische functiescheidinngen tussen de onder 1 genoemde functies, maar oook de RL, een gesloten kluis en vitrines (van gewapend glas), camera's, gesloten tussendeuren.

Interne controle repressief verbandscontroles: BV ruwe edelstenen (per stuk) + inkopen - in bewerking = Eindvoorraad ruwe stenen Cijferbeoordeling: overzichten inkopen per veiling op de hele wereld, verloop voorraden en inkopen INventarisatie ruwe stenen (Q) Detailcontrole gehanteerde inkoopprijzen (P) Centrale administratie controleert of inkoopfactuur=bestelling + prijzen/afspraken

5 Bestuurlijke Informatievoorziening=> managementinfo

Verloop inkopen

Hoogte voorraden en verloop onbewerkte en bewerkte edelstenen verloop prijzen en hoogte p Saldo crediteuren Etc.

Stap 2

Stap 3

Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen Hoofdproces Bewerken

Horizontale uitwerking 1)

2)

3)

4) IC=Preventief 4)IC=repressief

5) BIV/managementinfo

0 Vaststellen tarieven bewerken 1 ingang bewerking ruwe stenen (verlenen kwijiting magazijn)

Directie Magazijn

Prijsadministratie voorraadadministratie ruwe stenen

RL + TFBS RL + TFBS

ctfs ctfs

detailcontrole P prijzen, verloop Uitgang ruwe stenen aantal te werken stenen = ingang afdeling stenen bewerrking

2 bewerking

afdeling bewerking

bewerkingsadministratie

RL + TFBS

ctfs

3 uitgang bewerking Q1 bewerkte edelstenen tegen kwijting aan magazijn/winkel

magazijn

voorraadadministratie bewerkte edelstenen

RL + TFBS

ctfs

Ingang bewerking bewerking stenen=uitgang bewerkte stenen uitgang bewerkte stenen= ingang magazijn

Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse)

Horizontale uitwerking

Stap 3 Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen

aantal bewerkte stenen

voorraden bewerkte stenen, verloop

Hoofdproces Verkopen

0 Vaststellen verkoopprijzen

1)

Vaststellen verkoopprijzen directie (beschikkend)

kredietwaardigheid als proces in de meeste boeken, maar mijn visie=beheersmaatregel

afdeling kredietbeoordeling (controle)

2)

3)

4) IC=Preventief 4)IC=repressief

prijzenadministratie/systee RL prijzen en kortingen + Taak-en CTFS tussen de m functiebeschrijvingen van de onder onder 1 1 genoemde functies genoemde functies klantadministratie RL kredietwaardigheid klanten + CTFS tussen de (eventuele koppeling TFBS onder 1 deb.adm. genoemde functies

Detailcontrole P + naleving RL

5) BIV/managementinfo

hoogte P (prijzen en kortingen) en verloop in de tijd

beoordeling aantal afgewezen klanten kredietpositie/Onder wegens slechte zoek kredietwaardigheid kredietwaardigheid

1 orders verkoop op rekening

aantal orders (Q) x P =bedrag op rekening

afdeling Verkoop (beschikkend)

verkoop/orderadministrati RL verkoop + TFBS e

CTFS tussen de onder 1 genoemde functies

Omspannende VBC: aantal orders (Q) x P =bedrag verkoop op rekening op rekening (Q x P) + verkoop (QxP) contant

2 Orders verkoop contant

Aantal orders verkoop contant

afdeling Verkoop (beschikkend)

verkoop/orderadministrati RL verkoop + TFBS e

CTFS tussen de onder 1 genoemde functies

Omspannende VBC : Aantal orders verkoop contant verkoop contant= tellingen kasregister

2 afgifte magazijn/beveiligde winkelvitrine

afgifte magazijn/beveiligde winkelvitrine

afdeling Magazijn (bewarend)

voorraadadministratie

RL voorraden/magazijn + TFBS

CTFS tussen de onder 1 genoemde functies

Kwijtingen bij afgifte+ naleving RL, gesloten ruimte=kluis, sleutelbeheer, inventarisatie periodiek

3 facturering

facturering

FA (registerend)

fin. Admninstratie

RL facturering + TBFS

CTFS tussen de onder 1 genoemde functies

VBC aantal gefactureerde bedragen verkoop=facturering (Q x P) =ontvangen geld per bank en kas

4 debiteuren

Opgeboekte debiteuren

afdeling debiteuren debiteurenadministratie

RL debiteuren + TFBS

CTFS tussen de onder 1 genoemde functies

naleving RL, ouderdomsanalyse, + VBC verkoop op rekening=ingang debiteuren

Hoogte voorraad per soort en verloop, omloop/omzetsnelheid voorraad

Saldo en verloop debiteuren (veredeling=achterstandsanaly se)

5 ontvangsten

Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse)

Hoofdproces Voorraden bewerkte edelstenen

Ontvangst geld in FA (registerend) kas/elektronische kasregister+ ontvangsten bank

Horizontale uitwerking

1)

Uitgang magazijn=levering aan de vestigingen

Financiele administratie

2)

OEFENING== > zelf invullen

Horizontale uitwerking

CTFS tussen de onder 1 genoemde functies

naleving RL, VBC: Geldontvangsten via de bank totaal ontvangsten en via de kas (QxP)=totaal verkoop op rekening en contant (Q xP)

3)

4) IC=Preventief 4)IC=repressief

Stap 3 Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen

Ontvangen diamanten door de vestigingen Stap 2 de hoofdprocessen kunnen we vervolgens in deelprocessen splitsen (=procesanalyse)

RL ontvangsten + TFBS

Stap 3 Met gebruikmaking van het 5 clustermodel en gebruik van de informatie om de deelprocessen te beheersen

5) BIV/managementinfo

Hoofdproces Verzenden en ontvangst USB sticks

1)

2)

financiele gegevens op USB stick zettern

medewerker winkel

OEFENING== > zelf invullen

Verzenden USB sticks

medewerker winkel

Ontvangst USB sticks

centrale administratie

Uitlezen financiele gegevens

centrale administratie

3)

4) IC=Preventief 4)IC=repressief

5) BIV/managementinfo