Ook exemplaar gestuurd aan: GEMEENTE LEIDERDORP. Nr. AH. ci f. Ctaas.nr. > \ tagtkomw - 7 j U N ) 012. Kop» naar: {* { W 5 M 1. WMküi

Control (071)54 58 513 [email protected]

Ook exemplaar gestuurd aan:

Gemeente Leiderdorp

GEMEENTE LEIDERDORP Nr.

AH. c i f.

Ctaas.nr. —•> \

Aan de gemeenteraad van Leiderdorp

tagtkomw

- 7 j

VA.

J

U

N

)

£012

Kop» naar: {*

{

M

5

W

1

W M k ü i . stó

datum kenmerk bijlage betreft

6 juni 2012 VERZONDEN - 7 JUNI 2012 2012U01304 1. Uitvoeringsplan Control 2012

Geachte leden van de raad, Bijgaand ontvangt u het Uitvoeringsplan Control voor 2012. Dit plan is in onze vergadering van 29 mei vastgesteld en wordt u conform de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ter informatie toegezonden. In verband met de vele werkzaamheden in de aanloop naar de daadwerkelijke start van het Servicepunt? 1 per 1 januari en het (toen) nog moeten maken van verschillende afspraken over de uitvoering is het helaas niet gelukt om het plan, zoals gebruikelijk en voorgeschreven in de verordening, vóór de aanvang van het uitvoeringsjaar aan u toe te zenden. In het Uitvoeringsplan Control voor 2012 wordt een opsomming gegeven van de verbijzonderde interne controles die in 2012 zullen worden uitgevoerd om een uitspraak te kunnen doen over het 'in control' zijn van de gemeente Leiderdorp. Daarbij wordt aangetekend dat de uitvoering van de verbijzonderde interne controles met ingang van 2012, op basis van het Uitvoeringsplan en in opdracht van de concerncontroller, door Servicepunt71 worden uitgevoerd. Hiertoe zijn met Servicepunt71 nadere afspraken gemaakt. Tevens geldt dat Leiderdorp vanaf 2012 voor het 'in control' zijn voor een deel afhankelijk is van de bedrijfsvoeringsprocessen zoals die door en onder verantwoordelijkheid van Servicepunt71 worden uitgevoerd. Servicepunt71 zal over de werking van deze processen verantwoording afleggen door middel van zogenoemde procesverklaringen, die door de externe accountant van Servicepunt71 worden afgegeven. De accountant van de gemeente Leiderdorp zal hier in haar controle van de jaarrekening van Leiderdorp gebruik van maken. Voor het benoemen van een externe accountant voor de controle van de jaarrekeningen van Leiderdorp over 2013 tot en met 2016 moet in 2012 een nieuwe aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Gezien de omvang van de opdracht moet hiervoor minimaal een Bezoekadres Willem-Alexanderlaan 1 2351 DZ Leiderdorp Postbus 35 2350 AA Leiderdorp telefoon (071) 545 85 00 [email protected] www.leiderdorp.nl

-2-

meervoudige onderhandse procedure worden gevolgd. Deze procedures worden door een inkoopadviseur van Servicepunt71 begeleid. De raad zal hier als de formele opdrachtgever van de accountant, nauw bij worden betrokken. Wij stellen voor om dit in overleg met de financiële werkgroep van de raad voor te bereiden. Dit zal na de zomer plaatsvinden. Verder zijn in het Uitvoeringsplan de actualisatie opgenomen van de Controleverordening en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. De huidige verordeningen zijn door de raad eind 2003 vastgesteld. Planning is om deze actualisaties uit te voeren vóór de start van de nieuwe aanbesteding van de accountant voor de periode 2013 t/m 2016.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders,

A.H. Schouten secretaris

iDurgemeestor

"

7

Uitvoeringsplan Control 2012 Gemeente Leiderdorp

Opgesteld door Datum Versie

Concerncontroller, Irene van 't Walderveen 11 mei 2012 3.0 vaststelling college van burgemeester er wethouders (dd 29/05/2012)

Uitvoeringsplan Control 2012, Gemeente Leiderdorp Inhoudsopgave

1.

Inleiding 1.1 Controlplan gemeente Leiderdorp (meerjarig) 1.2 Uitvoeringsplan Control 2012 1.3 Vaststellen van het Uitvoeringsplan Control 2012

1 1 2 2

2.

Uitvoering door Servicepunt71 2.1 Overgedragen capaciteit AO/IC 2.2 Uitzetten opdrachten AO/IC 2.3 Monitoren van de geleverde diensten AO/IC

3 3 3 4

3.

Risicoanalyse op de bedrijfsprocessen

5

4.

Verbijzonderde interne controles 4.1 Overzicht van de verbijzonderde interne controles voor 2012 4.2 IC-verslagen 4.3 Processen en controles binnen Servicepunt71 (procesverklaringen)

6 6 7 8

5.

Handboek AO, procesbeschrijvingen 5.1 Vaststellen van de procesbeschrijvingen 5.2 Raadplegen van procesbeschrijvingen

9 9 9

6.

Overige werkzaamheden en onderzoeken 6.1 Actualiseren Controlplan gemeente Leiderdorp 6.2 Actualiseren van Controleverordening en Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 6.3 Normenkader voor de accountantscontrole inclusief toetsingskader 6.4 Aanbesteding accountantscontrole 2013 t/m 2016 6.5 Uitvoeren van overige onderzoeken

10 11 11 12

7.

Externe controle door de accountant 7.1 Managementletter 7.2 Controleverklaring en verslag van bevindingen bij de jaarrekening

13 13 13

8.

Halfjaarrapportages Control

14

Bijlage A: risicomatrix

10 10

Hoofdstuk 1.

Inleiding

De gemeente Leiderdorp is, net als iedere andere organisatie, gericht op het behalen van doelstellingen. Om deze doelstellingen te realiseren, worden activiteiten gepland en uitgevoerd. Dit alles binnen de nodige formatie, financiële kaders, spelregels, richtlijnen en procedures. Regelmatig dient te worden getoetst of de doelstellingen ook worden gerealiseerd en of dit binnen de kaders plaatsvindt. Waar nodig wordt er bijgestuurd. Schematisch kan dit worden weergegeven in de regelkring of model van Demming: Plan-Do-Check-Act.

Plannen (plan)

Bijsturen (act)

Uitvoeren (do)

Control (check)

De interne toetsing voor de gemeente Leiderdorp werd tot en met 2011 verzorgd door een klein cluster Control dat, in verband met de vereiste onafhankelijkheid ten opzichte van de rest van de organisatie, rechtstreeks onder de gemeentesecretaris was gepositioneerd. Met als doelstelling: Het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de bedrijfsprocessen binnen de gemeente Leiderdorp, als ook de betrouwbaarheid van de informatie uit deze processen.

Per 1 januari 2012 zijn de bedrijfsvoeringstaken op het gebied van inkoop, juridische zaken, financiën, HRM, ICT en facilitaire zaken van de gemeente Leiderdorp samen met die van de gemeenten Leiden, Oegstgeest en Zoeterwoude, ondergebracht in Servicepunt71. Ook de uitvoerende activiteiten van het cluster Control zijn aan Servicepunt71 overgedragen (inclusief personele capaciteit). De kaderstelling en het uitzetten en monitoren van de uitvoeringsopdrachten op het terrein van control zullen door de concerncontroller van de gemeente Leiderdorp worden verzorgd. Ook in 2012 heeft de concerncontroller een positie rechtstreeks onder de gemeentesecretaris. 1.1 Controlplan gemeente Leiderdorp (meerjarig) Op 16 februari 2010 heeft het college het Controlplan gemeente Leiderdorp vastgesteld. Het Controlplan is een meerjarig plan waarin de basis is vastgelegd waarop en waarbinnen de toetsing plaatsvindt. Deze basis bestaat uit de organisatiestructuur en -cultuur, de processen, procedures en richtlijnen, de producten en diensten en de financiële omvang daarvan. De wijze waarop de basis is uitgewerkt en vormgegeven (opzet en bestaan) bepaalt in hoeverre de gemeente Leiderdorp 'in control' kan zijn. In verband met de start van het Servicepunt71 en mogelijk andere organisatorische wijzigingen zal het Controlplan in 2012 worden geactualiseerd.

Gemeente Leiderdorp, Uitvoeringsplan Control 2012

1/14

1.2 Uitvoeringsplan Control 2012 Of er voor Leiderdorp daadwerkelijk sprake is van 'in control' zijn, wordt periodiek getoetst en vastgesteld (vaststellen werking). Dit gebeurt door het uitvoeren van verbijzonderde interne controles en overige onderzoeken, mede op grond van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. De jaarlijkse planning van deze activiteiten vindt plaats in het Uitvoeringsplan Control. Het onderhavige plan geeft de uitwerking en planning voor 2012. Leeswijzer Zoals aangegeven ligt de uitvoering van de verbijzonderde interne controles en het beheer van de procesbeschrijvingen met ingang van 2012 bij Servicepunt71. De wijze van opdracht geven aan Servicepunt71 en het monitoren van de geleverde diensten is uitgewerkt in hoofdstuk twee. De planning van de activiteiten vindt plaats op basis van een risicoanalyse op de bedrijfsprocessen. De (financieel) risicovolle processen worden jaarlijks getoetst door middel van verbijzonderde interne controles. De overige processen worden door middel van overige onderzoeken en analyses beoordeeld. De wijze waarop de risicoanalyse is opgezet en uitgevoerd, is terug te vinden in hoofdstuk drie. In hoofdstuk vier wordt de opsomming gegeven van de door Servicepunt71 uit te voeren verbijzonderde interne controles. Hoofdstuk vijf gaat in op het beheer van het Handboek AO (de procesbeschrijvingen). In hoofdstuk zes wordt ingegaan op de overige activiteiten, die in het kader van control zullen worden uitgevoerd. Hoofdstuk zeven behandelt de controle op onze jaarrekening door de extern accountant. Deze controle bestaat jaarlijks uit een interimcontrole in november en de jaarrekeningcontrole in april. Per halfjaar zal door de concerncontroller worden gerapporteerd over de voortgang van de in het Uitvoeringsplan opgenomen activiteiten, inclusief de follow up van de openstaande aandachtspunten uit de verbijzonderde interne controles en overige onderzoeken. Dit is uitgewerkt in hoofdstuk acht. 1.3 Vaststellen van het Uitvoeringsplan Control 2012 Het Uitvoeringsplan Control wordt jaarlijks met de gemeentesecretaris afgestemd en ter vaststelling aan het college aangeboden. Het door het college vastgestelde plan wordt vervolgens conform de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ter informatie aan de raad en rekenkamer toegezonden. Dit laatste dient volgens de huidige verordening vóór 1 december plaats te vinden. In verband met extra werkzaamheden in de aanloop naar de daadwerkelijke start van het Servicepunt 71 per 1 januari 2012 en het nog moeten maken van afspraken over de uitvoering vanaf 2012 is het dit jaar niet gelukt om het Uitvoeringsplan Control voor 2012 op tijd aan het college en de raad aan te bieden.


2/14

Hoofdstuk 2.

Uitvoering door Servicepunt71

In oktober 2010 hebben de vier gemeenteraden van Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude positief besloten over de oprichting van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 per 1 januari 2011. Een nieuw shared service center waarin de vier deelnemende gemeenten hun taken op het gebied van inkoop, juridische zaken, financiën, HRM, ICT en facilitaire zaken onderbrengen. Ook de uitvoerende werkzaamheden van het cluster Control zijn in de nieuwe gemeenschappelijke regeling ondergebracht. De daadwerkelijke dienstverlening is per 1 januari 2012 gestart. Binnen de Service Eenheid Financiën van Servicepunt71 is een afzonderlijk team AO/IC gevormd, dat de volgende dienstverlening zal verzorgen: -

Het voor de deelnemende gemeenten onderhouden van de bestaande en het opstellen van nieuwe procesbeschrijvingen, inclusief gevraagd en ongevraagd advies op aspecten van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de processen. Het voor de deelnemende gemeenten uitvoeren van de gewenste verbijzonderde interne controles ten behoeve van het vaststellen van een blijvende werking van de AO/IC.

Hoewel de gemeente Leiderdorp ook graag de uitvoering van de onderzoeken op basis van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken) bij het Servicepunt71 had willen onderbrengen, blijft dit vooralsnog bij de achterblijvende organisaties c.q. gemeenten liggen . Zie verder paragraaf 6.5. 1

2.1 Overgedragen capaciteit AO/IC Door de gemeente Leiderdorp is vanuit het cluster Control 1,1 fte aan capaciteit voor AO/IC overgedragen aan Servicepunt71. In ruil daarvoor krijgt de gemeente zogenaamde trekkingsrechten voor het laten uitvoeren van de nodige werkzaamheden. Voor de trekkingsrechten is door Servicepunt71 in samenspraak met de gemeenten een model ontwikkeld. De door de gemeenten ingebrachte capaciteit is omgerekend naar een hoeveelheid direct productieve uren. Deze uren zijn, na aftrek van de voor Servicepunt71 zelf benodigde uren , op basis van de verhouding van de door de gemeenten per serviceeenheid ingebrachte capaciteit, weer over de gemeenten verdeeld. 2

2.2 Uitzetten opdrachten AO/IC Het aan Servicepunt71 opdracht geven op het terrein van de AO/IC wordt verzorgd door de concerncontroller. De behoefte voor 2012 is in het onderhavige Uitvoeringsplan voor 2012 uitgewerkt en vormt de basis van de vraag/opdracht aan Servicepunt71. Vooruitlopend op de vaststelling van het Uitvoeringsplan 2012, zijn met Servcepunt71 reeds afspraken gemaakt over de inzet van uren door Servicepunt71. In 2012 zullen de verbijzonderde interne controles voor de gemeente Leiderdorp worden uitgevoerd door de medewerker AO/IC die vanuit Leiderdorp naar Servicepunt71 is overgegaan.

Bedrijfsplan 6.4.2 onder: wat doet de klant? Dit betreft de uren benodigd voor de dienstverlening aan zichzelf. Ook Servicepunt71 voert een financiële administratie, heeft een eigen planning & controlcyclus en moet de nodige verbijzonderde interne controles uitvoeren. 1

2


3/14

2.3 Monitoren van de geleverde diensten AO/IC Het monitoren van de door Sevicepunt71 geleverde diensten op het terrein van de AO/IC wordt ook verzorgd door de concerncontroller. Dit vindt enerzijds plaats aan de hand van algemeen door Servicepunt71 op te leveren voortgangsrapportages inzake de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten en producten, maar ook aan de hand van de specifiek op te leveren producten AO/IC op basis van de gevraagde dienstverlening. Voor de verbijzonderde interne controles betreft dit met name de concept verslagen per uitgevoerde interne controle en voor de administratieve organisatie de gewijzigde en/of nieuwe concept procesbeschrijvingen. Meer hierover in de hoofdstukken vier en vijf.


4/14

Hoofdstuk 3.

Risicoanalyse op de bedrijfsprocessen

Jaarlijks wordt een risicoanalyse op de bedrijfsprocessen uitgevoerd, uitmondend in de risicomatrix zoals opgenomen in Bijlage A. Per proces wordt gekeken naar de financiële omvang van het proces, de aanwezigheid van juridische aspecten en de aanwezigheid van imago aspecten c.q. politiek/ bestuurlijke belangstelling. Tevens wordt gekeken naar interne en/of externe wijzigingen en eerdere bevindingen en/of signalen dat processen wel of niet goed verlopen (op basis van getroffen beheersmaatregelen). Dit wordt uitgewerkt in de genoemde matrix met enerzijds de opsomming van alle processen en anderzijds de aspecten waarop de risico-inschatting (hoog, midden of laag) heeft plaatsgevonden. Eventuele bijzonderheden staan per proces toegelicht. Ten opzichte van vorig jaar is de opsomming van de processen in de risicomatrix gewijzigd. De uitvoering van een groot aantal processen vindt met ingang van 2012 niet meer binnen de gemeente Leiderdorp plaats, maar binnen Servicepunt71. In de opsomming van de processen is aangesloten op de nieuwe inhoudsopgave van het handboek AO dat eind 2011 en begin 2012 in zijn geheel is geactualiseerd en in maart 2012 door de gemeentesecretaris is vastgesteld (zie ook hoofdstuk 5).


5/14

Hoofdstuk 4.

Verbijzonderde interne controles

Onderstaand volgt het overzicht van de voor het boekjaar 2012 uit te voeren verbijzonderde interne controles. Deze controles zijn gebaseerd op het overzicht van de verbijzonderde interne controles zoals opgenomen in het Controlplan voor de gemeente Leiderdorp en de voor 2012 uitgevoerde risicoanalyse op de bedrijfsprocessen (zie hoofdstuk 1 en 3). Zoals elders in dit plan aangegeven vindt de uitvoering van de verbijzonderde interne controles met ingang van 2012 plaats door Servicepunt71. Voor de uitvoering van de controles zijn werkprogramma's opgesteld, die als bijlage onderdeel uitmaken van het Controlplan voor de gemeente Leiderdorp. De werkprogramma's zijn in 2010 geheel herzien en daarna steeds waar nodig geactualiseerd. 4.1 Overzicht van de verbijzonderde interne controles voor 2012 Dit betreft de verbijzonderde interne controles voor Leiderdorp met betrekking tot het boekjaar 2012. Deze zullen in de periode van mei 2012 t/m maart 2013 worden uitgevoerd. In samenspraak met Servicepunt71 is hiervoor een planning in de tijd opgesteld. Controleobject SISA

Afdeling Gemeentebreed

Inkopen en aanbesteden

Gemeentebreed

WMO

Gemeentewinkel


Toelichting, bijzonderheden Dit betreft het uitvoeren van de nodige deelwaarneming(en) per SISA-regeling. De inventarisatie (actualisatie) van de voor Leiderdorp van toepassing zijnde regelingen vindt in het najaar plaats bij het verschijnen van de jaarlijkse SISA-circulaire inclusief zogenoemde kruisjeslijst van het ministerie. De sociale verzekeringswetten worden voor Leiderdorp door de gemeente Leiden uitgevoerd. Dit is inclusief het uitvoeren van de nodige interne controles en een door de accountant van de gemeente Leiden gecertificeerde SISA-bijlage voor de sociale verzekeringswetten. De overige voor Leiderdorp van toepassing zijnde SISA-regelingen zijn beperkt. De controle hiervan wordt eenmaal per jaar na afloop van het boekjaar uitgevoerd. Deze controle wordt tweemaal per jaar tussentijds uitgevoerd, waarbij de selectie van de te controleren inkopen (deelwaarneming) gemeentebreed plaatsvindt met een gewogen verdeling over de verschillende afdelingen heen. Deze controle wordt tussentijds en na afloop van het boekjaar uitgevoerd.

6/14

Controleobject Leerlingenvervoer

Afdeling Gemeentewinkel

Belastingen en Heffingen

Gemeentewinkel

Begrafenisrechten

Gemeentewinkel

Leges Burgerzaken

Gemeentewinkel

Omgevingsvergunning

Gemeentewinkel

Grondexploitaties

Projecten

Subsidies

Beleid

Verhuur

Gemeentewerken

Toelichting, bijzonderheden Op grond van de ingeschatte (rechtmatigheids)risico's en de financiële omvang van dit proces (begroting 2012: € 209.000) wordt dit proces niet jaarlijks getoetst. De laatste verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden in 2008 met betrekking tot de schooljaren 2007/2008 en 2008/2009. Controle inplannen voor 2012. Deze controle wordt tussentijds en na afloop van het boekjaar uitgevoerd. Deze controle wordt tussentijds en na afloop van het boekjaar uitgevoerd. Deze controle wordt tussentijds en na afloop van het boekjaar uitgevoerd. Deze controle wordt tussentijds en na afloop van het boekjaar uitgevoerd. Deze controle wordt tussentijds en na afloop van het boekjaar uitgevoerd. Gezien de aard van dit proces en de van toepassing zijnde termijnen, wordt dit proces in beginsel eenmaal per jaar gecontroleerd. De controle omvat een deelwaarneming op de aanvragen en voorlopige toekenningen mbt het boekjaar en een deelwaarneming op de afrekeningen over het voorgaande boekjaar. Deze controle wordt tussentijds en na afloop van het boekjaar uitgevoerd.

4.2 IC-verslagen Van iedere uitgevoerde interne controle wordt een IC-verslag opgesteld met daarin opgenomen: een algemene conclusie, samenvatting van de belangrijkste risico's, een beschrijving van het controlekader met betrekking tot het controleobject (de van toepassing zijnde procesbeschrijvingen, wet- en regelgeving, geautomatiseerde systemen en financieel overzicht), de herstelde aandachtspunten en risico's uit de voorgaande controle en de nog openstaande en nieuwe aandachtspunten en risico's. Het door Servicepunt71 opgestelde IC-verslag wordt altijd eerst in concept besproken met de concerncontroller en verantwoordelijke afdeling/cluster. Het door de afdeling voor akkoord getekende verslag wordt door de concerncontroller aan de gemeentesecretaris voorgelegd. De door de gemeentesecretaris vastgestelde verslagen worden ter informatie aan het gehele MT verstrekt. Tweemaal per jaar worden door de concerncontroller de belangrijkste openstaande actie- en/of aandachtspunten uit de IC-verslagen overgenomen in de zogenoemde halfjaarrapportage (zie hoofdstuk 8).


7/14

4.3 Processen en controles binnen Servicepunt71 (procesverklaringen) Ten opzichte van vorig jaar hoeven twee verbijzonderde interne controles niet meer specifiek voor de gemeente Leiderdorp te worden uitgevoerd. Dit betreft de controle op de salarissen en het grootboek/jaarrekening. Deze processen worden met ingang van 2012 door Servicepunt71 uitgevoerd inclusief eigen verbijzonderde interne controles. Vervolgens zullen deze processen door de externe accountant van het Servicepunt71 worden beoordeeld, inclusief het afgeven van een procesverklaring daarover ten behoeve van de deelnemende gemeenten. Procesverklaringen via Servicepunt71 Salarissen Te verkrijgen zekerheid dmv procesverklaring van de extern accountant van Servicepunt71. Grootboek/Jaarrekening Te verkrijgen zekerheid dmv procesverklaring(en) van de extern accountant van Servicepunt71. Het gaat daarbij om de volgende financiële deelprocessen: debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen, memoriaal, kostenplaatsen, btw/bcf, treasury, reserves en voorzieningen en vaste activa.

Voor de procesverklaringen wordt door de controller van Servicepunt71 nog een normenkader en intern controleplan voorbereid en opgesteld. Deze stukken worden met de controllers van de vier deelnemende gemeenten besproken (controllersoverleg) en ook met de accountants van zowel Servicepunt71 als van de vier deelnemende gemeenten afgestemd. Uitgangspunt is dat de gemeenten tijdig, dat wil zeggen vóór de start van de interimcontrole van de eigen accountant, beschikken over de door de accountant van Servicepunt71 afgegeven procesverklaringen (zie ook hoofdstuk 7).


8/14

Hoofdstuk 5.

Handboek AO, procesbeschrijvingen

De gemeente Leiderdorp beschikt over een Handboek AO (Administratieve Organisatie) met daarin opgenomen een groot aantal procesbeschrijvingen. In verband met Servicepunt71 is het Handboek AO voor de gemeente Leiderdorp eind 2011 en begin 2012 geheel herzien. Daarbij is onderscheid gemaakt in de activiteiten die binnen Leiderdorp zelf blijven plaatsvinden en de producten en diensten die vanaf 2012 door Servicepunt71 geleverd worden. In totaal zijn er in het nieuwe Handboek AO voor Leiderdorp ruim honderd procesbeschrijvingen opgenomen. Zoals in hoofdstuk twee is aangegeven, is het onderhouden van de bestaande en het opstellen van nieuwe procesbeschrijvingen een product dat met ingang van 2012 door het Servicepunt71 zal worden geleverd, inclusief het geven van gevraagd en ongevraagd advies op aspecten van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de processen. Het inbouwen van voldoende beheersmaatregelen in de processen dient te worden bewaakt. Een groot gedeelte van de procesbeschrijvingen wordt jaarlijks door Servicepunt71 getoetst op actualiteit. Dit vindt plaats binnen de geplande verbijzonderde interne controles. Daarnaast zullen één keer per jaar de (overige) procesbeschrijvingen per afdeling aan het betreffende afdelingshoofd worden voorgelegd met het verzoek aan te geven in hoeverre deze geactualiseerd moeten worden. Dit kan nodig zijn als gevolg van gewijzigde wet- en regelgeving of een nieuw geautomatiseerd systeem. Voor 2012 en 2013 spelen daarbij de invoering van een nieuw organisatieconcept en de organisatieontwikkeling een rol. Ook het project van Zero Based Budgetting, uitgevoerd in februari 2012, kan resulteren in proceswijzigingen. 5.1 Vaststellen van de procesbeschrijvingen Aangepaste en/of nieuwe procesbeschrijvingen worden altijd eerst ter goedkeuring voorgelegd aan het betreffende afdelingshoofd en de concerncontroller. De concerncontroller legt de procesbeschrijvingen ter vaststelling voor aan de gemeentesecretaris. Het eind 2011 en begin 2012 geactualiseerde Handboek AO is op 15 maart 2012 in zijn geheel door de gemeentesecretaris vastgesteld. 5.2 Raadplegen van procesbeschrijvingen Met het overdragen van het beheer van het Handboek AO aan Servicepunt71 is voor het vastleggen van de processen overgestapt van de software van BWise (zoals bij de gemeente Leiderdorp in gebruik) naar software BPMone (zoals in gebruik bij de gemeenten Leiden en Oegstgeest). Tot en met 2011 waren de procesbeschrijvingen uit het Handboek AO van Leiderdorp voor de medewerkers raadpleegbaar via intranet. Met ingang van 2012 worden de procesbeschrijvingen ontsloten via het Virtueel Service Plein (VSP) van Servicepunt71.


9/14

Hoofdstuk 6.

Overige werkzaamheden en onderzoeken

Onderstaand de uitwerking van de overige werkzaamheden en onderzoeken die in het kader van control in 2012 zullen worden uitgevoerd. 6.1 Actualiseren Controlplan gemeente Leiderdorp Begin 2010 heeft het college het huidige Controlplan gemeente Leiderdorp vastgesteld. Het Controlplan bevat een beschrijving van de interne organisatie met haar organisatiestructuur en -cultuur, processen, producten en diensten en hun financiële omvang. Het is de basis waarbinnen en waarop de jaarlijkse toetsing plaatsvindt. De wijze waarop de basis is uitgewerkt en vormgegeven (opzet en bestaan) bepaalt in hoeverre de gemeente Leiderdorp 'in control' kan zijn. In verband met de overdracht van de taken en werkzaamheden op het gebied van inkoop, juridische zaken, financiën, ICT, HRM en facilitair aan Servicepunt71 en de verdere reorganisatie c.q. ontwikkeling van de (achtergebleven) organisatie in 2012, is het Controlplan aan actualisatie toe. Planning voor het opnieuw laten vaststellen is eind 2012, samen met het Uitvoeringsplan voor 2013. In 2011 heeft Control een inventarisatie gemaakt van de kwetsbaarheid van alle functies in het kader van integriteit. Naar aanleiding van deze inventarisatie is een rapport uitgebracht inclusief functiematrix. Bij het actualiseren van het Controlplan voor Leiderdorp, waaronder de organisatiestructuur, zal ook worden gekeken in hoeverre deze functiematrix geactualiseerd dient te worden naar aanleiding van gewijzigde functies en/of taken per functie. 6.2 Actualiseren van Controleverordening en Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Zowel de Controleverordening als de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid zijn eind 2003 door de raad vastgesteld en toe aan actualisatie. De actualisatie van de Controleverordening betreft vooral een technische aanpassing. Zo is er geen sprake meer van een accountantsverklaring maar een controleverklaring bij de jaarrekening. De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid dient meer inhoudelijk te worden geactualiseerd. Op dit moment verplicht de verordening de gemeente om de doelmatigheid te onderzoeken van alle (onderdelen van) organisatie-eenheden en de uitvoering van taken, waarbij iedere organisatie-eenheid en/of taak minimaal eens in de vijf jaar wordt onderzocht. Daarnaast schrijft de huidige verordening jaarlijks minimaal twee onderzoeken voor naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van (delen van) programma's en/of paragrafen zoals opgenomen in de programmabegroting. Plan is om de verordening zodanig aan te passen, dat deze meer aansluit op de praktijk van controles en onderzoeken die regulier binnen de gemeente worden uitgevoerd. Dit betreft de jaarlijkse uitvoering van de verbijzonderde interne controles zoals opgenomen in dit Uitvoeringsplan, aangevuld met onderzoeken en beleidsevaluaties die in aantal en object per jaar kunnen verschillen. Hierbij kan aansluiting worden gezocht bij de evaluaties die worden uitgevoerd bij het actualiseren en/of opstellen van nieuwe beleidsnota's.


10/14

Plan is om de beide verordeningen, maar in ieder geval de Controleverordening, te actualiseren voordat de accountant opnieuw wordt aanbesteed voor de periode 2013 t/m 2016. 6.3 Normenkader voor de accountantscontrole inclusief toetsingskader Jaarlijks dient het Normenkader voor de accountantscontrole te worden geactualiseerd. Dit betreft minimaal het overzicht van de externe en interne wet- en regelgeving van toepassing voor de rechtmatigheidscontrole. In verband met de voor eind 2012 geplande aanbesteding van de accountantscontrole voor de periode 2013 t/m 2016 zal de actualisatie van het normenkader dit jaar in zijn geheel uitdrukkelijk in samenspraak met de raad (voorstel is de financiële werkgroep) plaatsvinden. Het normenkader voor de accountantscontrole is één van de documenten die ter informatie aan de potentiële inschrijvers wordt toegestuurd, om de offerte op te baseren. Het geactualiseerde normenkader wordt over het algemeen in de vergadering van oktober aan de raad ter vaststelling voorgelegd. Het door de raad vastgestelde normenkader voor de accountantscontrole wordt jaarlijks, mede in het kader van de accountantscontrole, verder uitgewerkt in het zogenoemde toetsingskader. In dit toetsingskader wordt, vanuit de verordeningen en beleidsregels uit het normenkader, aangegeven welke financiële beheershandelingen onder de rechtmatigheidscontrole vallen, de financiële omvang daarvan en op welke wijze de verbijzonderde interne controle daarop is ingericht. Ook de jaarlijkse inventarisatie van de voor Leiderdorp van toepassing zijnde SISA-regelingen en hun financiële omvang vindt in dit toetsingskader plaats. 6.4 Aanbesteding accountantscontrole 2013 t/m 2016 Op basis van de Controleverordening en de eind 2008 gevolgde aanbestedingsprocedure is de controleopdracht voor de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp voor de boekjaren 2009 t/m 2012 verstrekt aan Ernst & Young (zie ook hoofdstuk 7). Voor de boekjaren 2013 t/m 2016 moet een nieuwe aanbestedingsprocedure worden opgestart. Uitgaande van het bedrag van het huidige contract, ligt de aanbesteding ruim onder de Europese drempelwaarde van € 200.000 voor diensten. Er zal minimaal een meervoudige onderhandse offerteprocedure worden gevolgd. Deze procedures worden door een inkoopadviseur van Servicepunt71 begeleid. De raad (voorstel is de financiële werkgroep) zal als formele opdrachtgever van de accountant, nauw bij de inkoopprocedure worden betrokken. Boekjaar 2012 is het eerste jaar waarin de accountant van de gemeente Leiderdorp bij de controle van de jaarrekening voor een belangrijk deel moet steunen op de werkzaamheden van de accountant van Servicepunt71 (door de accountant van Servicepunt71 af te geven procesverklaringen). De eerste afspraken en ervaringen hiermee zullen in het tweede en derde kwartaal van 2012 worden opgedaan. Het is belangrijk om deze ervaringen mee te kunnen nemen in de aanbestedingsprocedure voor 2013 en verder. Voorstel is om de aanbesteding in het vierde kwartaal van 2012 op te starten, waarbij de (nieuwe) accountant eind 2012 of begin 2013 door de raad kan worden benoemd.


11/14

6.5 Uitvoeren van overige onderzoeken Dit betreft de onderzoeken die in het kader van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid specifiek uitgevoerd moeten worden. Volgens de huidige verordening zijn dit er minimaal twee per jaar. Tot en met 2009 participeerde de gemeente Leiderdorp, samen met de gemeenten Oegstgeest en Voorschoten, in de regionale auditpool voor het uitvoeren van deze onderzoeken. In 2010 en 2011 is door het cluster Control specifiek onderzoek gedaan naar inhuur derden (2010) en kwetsbare functies (2011) en zijn er door de afdeling Beleid verschillende beleidsevaluaties uitgevoerd, zoals de evaluatie van het subsidiebeleid in 2011. Vanaf 2012 is er vanuit concerncontrol (de concerncontroller) geen structurele capaciteit beschikbaar voor het uitvoeren van specifiek geplande onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid . Het uitvoeren van deze onderzoeken is vooralsnog ook niet als product of dienst binnen Servicepunt71 ondergebracht. Voor 2012 staan wel een aantal beleidsevaluaties gepland voor de afdeling Beleid. Dit betreft de volgende onderwerpen: 3

-

evaluatie jeugdbeleid (door het college vastgesteld december 2011, behandeld in de raad februari 2012) evaluatie economisch beleidsplan halfjaarevaluatie jop's evaluatie jongerenloket evaluatie re-integratieverordening evaluatie IBO-protocol

Voor zover in deze evaluaties specifiek aandacht wordt besteed aan de doeltreffendheid en doelmatigheidsaspecten van het beleid en eventuele aanbevelingen voor verbetering worden meegenomen naar de toekomst (nieuwe/geactualiseerde beleidsnota's) passen deze evaluaties goed binnen de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. Zoals eerder aangegeven zal de huidige Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals in 2003 door de raad vastgesteld, in 2012 worden geactualiseerd.

Dat wil zeggen geen structurele capaciteit beschikbaar naast de tijd die door de concerncontroller jaarlijks wordt besteed aan de niet geplande c.q. ad hoe vragen en verzoeken.


12/14

Hoofdstuk 7.

Externe controle door de accountant

Op basis van de Controleverordening en de eind 2008 gevolgde aanbestedingsprocedure is de controleopdracht voor de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp voor de boekjaren 2009 t/m 2012 verstrekt aan Ernst & Young. Ernst & Young voert in november een zogenoemde interimcontrole uit en in april, na afloop van het boekjaar, de jaarrekeningcontrole. De interimcontrole bestaat voor een belangrijk deel uit het reviewen van de voor Leiderdorp uitgevoerde verbijzonderde interne controles. Tijdens de jaarrekeningcontrole wordt de conceptjaarrekening beoordeeld, mede aan de hand van een uitgebreid jaarrekeningdossier met specificaties en toelichtingen. Aangezien de verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd door Servicepunt71 en ook de jaarrekening en het jaarrekeningdossier voor Leiderdorp door Servicepunt71 worden samengesteld, zullen er afspraken worden gemaakt tussen Leiderdorp en Servicepunt71 over de beschikbaarheid van de stukken in Leiderdorp in de controleweken van de accountant. Ook over de beschikbaarheid van de betreffende medewerkers van Servicepunt71 voor het beantwoorden van eventuele vragen van de accountant, zullen afspraken worden gemaakt. Ten behoeve van de controle van de jaarrekening van Leiderdorp zal onze accountant voor een (belangrijk) deel ook moeten steunen op processen die geheel binnen en onder verantwoordelijkheid van Servicepunt71 plaatsvinden. Denk daarbij aan de salarisadministratie, grootboekadministratie en het beheer van de geautomatiseerde systemen. In de aanbesteding van de accountant voor Servicepunt71 is hiermee rekening gehouden. De accountant van Servicepunt71 zal één of meerdere procesverklaringen afgeven ten behoeve van de deelnemende gemeenten. In deze procesverklaring(en) zal de accountant van Servicepunt71 een uitspraak doen over de opzet, bestaan en werking van de betreffende processen. De exacte uitwerking hiervan vindt in 2012 in overleg tussen Servicepunt71, de deelnemende gemeenten en de verschillende accountants nog plaats. 4

5

7.1 Managementletter De accountant stelt naar aanleiding van haar interimcontrole jaarlijks een managementletter op. De managementletter bevat de bevindingen van de controle inclusief aanbevelingen ter verbetering en een (voorlopig) oordeel over de gemeente 'in control'. De managementletter wordt in concept besproken met de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, het afdelingshoofd Concernzaken, de senior beleidsmedewerker financiën en de concerncontroller. De definitieve managementletter wordt door middel van een collegeadvies ter vaststelling aan het college voorgelegd. De managementletter wordt ter informatie aan de raad verstrekt. 7.2 Controleverklaring en verslag van bevindingen bij de jaarrekening Bij de jaarrekening geeft de accountant een controleverklaring af met een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid en stelt zij een verslag van bevindingen op. De accountant licht deze stukken mondeling toe in de commissievergadering waarbij de jaarrekening van Leiderdorp op de agenda staat. Voor de boekjaren 2011 t/m 2014 is Ernst & Young de accountant voor Servicepunt71. De gemeente Leiden heeft ook Ernst & Young als accountant, de gemeente Oegstgeest heeft Baker, Tilly Berk en de gemeente Zoeterwoude werkt met PriceWaterhouseCoopers.

4

5


13/14

Hoofdstuk 8.

Halfjaarrapportages Control

Per halfjaar wordt door de concerncontroller een rapportage opgesteld. In deze halfjaarrapportages wordt aandacht besteed aan de voortgang van de geplande werkzaamheden en wordt een overzicht gegeven van alle openstaande actie- en aandachtspunten. Dit betreft zowel de aandachtspunten die voortvloeien uit de verbijzonderde interne controles als punten uit de overige onderzoeken. Ook eventueel aanvullende punten uit de managementletter van de accountant worden in de halfjaarrapportage verwerkt. Op deze wijze wordt tweemaal per jaar een integrale stand van zaken gegeven inclusief het bewaken van de voortgang van afhandeling van de openstaande actiepunten. Vooral het bewaken van de actiepunten uit de overige onderzoeken vindt door middel van de halfjaarrapportage plaats. De halfjaarrapportages worden besproken met en uitgebracht aan de gemeentesecretaris en het MT. Het college ontvangt de halfjaarrapportages ter informatie. De rapportages staan gepland voor de maanden mei/juni en november/december. Eenmaal per jaar wordt over de mate van interne beheersing externe verantwoording afgelegd. Dit gebeurt in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag. Daarin wordt, op basis van de bevindingen uit de uitgevoerde controlewerkzaamheden, aangegeven in hoeverre de gemeente Leiderdorp 'in control' is.


14/14

CO

CN

^-^ OC N .£=

O

O

to

S

>

"O C

CD

o (U

:eke

c

P c

CD CD

Q.

cCD

1 TO> O

N

CD

TO > c
"ffi

•o

C

>

raco CD

CD

o .E To c CD nzag lep tral

c n "ra

c ro ra «

CO

-a

O

«5

a) a;

« X)

C •C

1= 0)

c
si

OJ (1)

b

.a. gi •5 v)

s

o

ocedu maatw

a

°

CD CO CO

"C

~

cCD

>

~ >

TO

o

E S

H c .c ro cvj

0)

O

O

73

E E •¥ °J S o c c

a CD

ro a) E »

E c

CO

0)

= E

0)

S> E

0) ö

ro O

I i

J i

>

c

3 ro

-£

i_ so

o o

11

ro ^

CD c cn

o

tz

c

E

-

a

°-

E eg -o

£

CM

5

I

52 2 •c

O

ro ro ra en a. -a ro — ro ro ra c

„. ra

u

C CD CD

cra jz O CD

ja

ro 3> c

O O O LO "D

B-

-3

TD CD —I

QCD CD O E3

4_

cu "O ro cu

"P CD

roc

F

OJ

O

O CO O V)

TO

Ü

ai

CT a

c CD

I -

1

S ro ro >

"C CD

ro ro

0) t CD 3= O _CD W

•

o

CD CO

c

IO

Ii N

O

en itsp CD

(/) F

CD

Q

un

wQ ro S 75 «!

£ B

JO c

ro :—

cCD

a c CD D

» o. 15 « 5

2 ra ro "o

r

3 £

s

T3

0)

publ aand

It

a) ö>

—

o

: "5

(D

r

£

CD

D) 0)

P o

0)

TD

Ol

8roÖ

<

c c Jj o 00 o CD Ë

CD

"O

È cCD

Q. C/l O ) "Ö

E

-

ft

E

oor S P71 bij ve rien gin

zen wor

"O

CD CD

a) a *

me am

TO

30V

c CD > C O

CD

CD CD

JOMJ

cieel

ien

>

rach va de

Ü (O

T3

5

CN

> i5

Ö ^ cu

S 55 s

N

.if J2

o a> o> a) S o

C5 c < CO CO

c

JX:

E o

c

CD CD

CD "D

CD

CD

O

Ü

m

(-

ra

CD

CO

-

V)

_> C

^CD

ra

CD

CO.

CD

T3

c

CD

o

'sonee

CO

E

e

"ZJ

CD

orvoi ren

CD

o

Q

en

o ^

ra

tgaanc

» 5

CO

CO CD

rderi i gen

% = O > Ü ao

^

3

taalo drai

•g

ren en

a:

c ? o •-

cCD

CD

(CO

CN T3 >< V

eten ei

O

o

oper

CN

herei cor

CO

AO

"a c ra JZ

CC

-2 "co

CD

CD

CD

>

Q_

m o

SS

ro ft w ra c ro

E

c «> 05

1ro stnE

CO

c

c co
5 • o .°> i.|

a> to Fu Bco c cu =

ill I ro S

1

2011 2011 2011 2011

Belastingen en Heffingen

Kwijtschelding gemeentelijke belastingen

Bezwaarschriften belastingen (WOZ)

Omgevingsvergunningen

2008

Leerlingenvervoer

diverse 2011 2011 2008

Opstellen beleidsnota's en -regels, inclusief evaluaties

Subsidieverlening

Onderwijsachterstandenbeleid

Onderwijshuisvesting

2011 2011

Adminstratie en voortgangsbewaking grex/vex

Afsluiten en overdragen grex/vex

Onderhouden van gebouwen

GEMEENTEWERKEN Onderhouden van de openbare ruimte: wegen, bruggen, verlichting, vri's, water, groen, riool

2011

Aan- en verkopen gronden, onroerend goed

PROJECTEN

Voorbereidings- en/of uitvoeringskredieten

2008

Opstellen verordeningen

BELEID

Gehandicaptenparkeerkaarten en -plaatsen

2011

Uitvoering wet maatschappelijke ondersteuning (WMO)

Handhaving (opleggen dwangsom)

Overige vergunningen, inclusief meldingen en ontheffingen

2011

eerdere jaar van bevindingen laatste of signalen controle of onderzoek

Lijkbezorging en begrafenisrechten

externe / interne wijzigingen

2011

imago aspecten / politiek

Beheer van het digitaal loket burgerzaken

juridische aspecten

2011

financiële omvang

Kassabeheer en verantwoording

RISICOMATRIX 2012 Gemeente Leiderdorp

Betreft volledige en juiste registratie van alle objecten (bij- en afmutaties), aanwezigheid beheer- en onderhoudsplannen in de tijd, incl. budgetten (voorzieningen). Nieuw geautomatiseerd systeem (PIP). Zie onderhoud openbare ruimte. Gebouwen kent ander geautomatiseerd beheersysteem (Pianon). In 2012 uitwerking van het eigendommenbeleid.

Via de GIG met actualisatie/doorrekening per 01/01 en een tussentijdse voortgangsrapportage in het jaar. Begin 2012 worden de uitgangspunten van de worst case scenarios uit 2009 opnieuw bezien. Overdracht van afgeronde complexen/projecten aan beheerafdeling (gemeentewerken).

Complexe transacties en waardebepalingen.

Intern rechtmatigheidsonderzoek in 2008 mbt de verordening voorzieningen huisvesting onderwijs met jaarlijkse aanvragen van schoolbesturen inclusief beschikkingen. Algemeen aandachtspunt betreft de volledigheid geraamde kosten/uren en ingeschatte risico's.

Juridisch controller heeft in 2008 alle bestaande verordeningen beoordeeld. Vanaf die datum juridische toets verplicht bij ieder raadsvoorstel voor een nieuwe of gewijzigde verordening. Diverse onderzoeken, o.a. van auditpool naar burgerparticipatie in 2009 en van rekenkamer naar jeugdbeleid in 2009. Interne evaluatie subsidiebeleid 2010/2011. Nieuw geautomatiseerd subsidiesysteem (Terbit ipv FLOWer) en nieuwe subsidieverordening 2012. Termijnen is/was een aandachtspunt, zijn in nieuwe verordening verruimd. Geen bijzonderheden.

Kadernota Integraal Handhavingsbeleid en Uitvoeringsplan voor de wabo zijn vastgesteld door college, moet voor dagelijkse praktijk nog worden uitgewerkt. Betreft complex proces met afhankelijkheid van vele partijen, waaronder CAK en contracten met verschillende zorgverleners. Contractbeheer en verantwoording zijn de laatste twee jaar verbeterd. In 2011 is voor leerlingenvervoer een specifiek geautomatiseerd verwerkingssysteem in gebruik genomen. Verbijzonderde interne controle ongeveer eens in de drie jaar. Geen bijzonderheden.

Er wordt nog gewerkt aan het overzetten van de handmatige administratie (kaartenbak op grafnummer en naam overledene) naar het geautomatiseerde systeem UitvaartSuite (schatting 90% gereed). Betreft opleggen en invorderen onroerendgoedbelasting, afvalstoffenheffing, hondenbelasting, rioolheffing, precariobelasting en toeristenbelasting. Miv 2011 heeft Leiderdorp zich aangesloten op de automatische kwijtschelding via het Inlichtingenbureau. Aanvragers voor kwijtschelding moeten hier toestemming voor geven. De bezwaarschriften WOZ worden in eerste instantie afgehandeld door dezelfde medeweker die de WOZwaarden vaststeld. Omgevingsvergunning ingevoerd per 10/2010 inclusief nieuw integraal vergunningensysteem. Invoeren vorm van collegiale toetsing en de legesberekeningen zijn aandachtspunt. Geen bijzonderheden.

Geen bijzonderheden.

Geen bijzonderheden.

bijzonderheden, inclusief wijzigingen in de externe en/of interne omgeving en eerdere bevingen en/of signalen uit onderzoeken

CNJ X

« ra o £

(U CD

o> er < 3

CQ

E

b e o

S *

:2

O l CO CO O . 1= n O _ 10 CL

E

01 II

O CM X

on O O C/5

o x> V

•o c

E

JS O co o O.

O

II

II

Ook exemplaar gestuurd aan: GEMEENTE LEIDERDORP. Nr. AH. ci f. Ctaas.nr. > \ tagtkomw - 7 j U N ) 012. Kop» naar: {* { W 5 M 1. WMküi

Recommend Documents