Ontwerp facilitair management plan inleiding

Ontwerp facilitair management plan 2011-2015

inleiding Facilitair management (FM) slaat eenvoudig gezegd op het besturen en beheersen van de ondersteunende activiteiten ten behoeve van de primaire processen van een organisatie. Het gaat om ondersteunende activiteiten die nodig zijn zowel strategisch om de doelstellingen van de organisatie te kunnen realiseren als praktisch om het werk van de individuele personeelsleden mogelijk te maken. ‘Besturen en beheersen’ betekent dan ‘plannen, bewaken en realiseren’. Met dit facilitair management plan (FMP) wil VLM vooral de coördinatie en integratie van de bestaande facilitaire dienstverlening optimaliseren. Hiermee komt onze organisatie ook tegemoet aan de aanbeveling van IAVA in de audit organisatiebeheersing dat VLM een lange termijn facility-plan zou maken als basis voor facility-jaardoelstellingen. Het plan bouwt voort op beslissingen die de directieraad van VLM heeft genomen op 5 oktober en op 30 november 2010.

onze scoop De tijdhorizont van ons facilitair management plan is 5 jaar, te beginnen met de periode 2011-2015. Die looptijd achten we ideaal gebalanceerd voor een gefundeerde prospectie en voor een tijdige bijsturing van het facilitair management en voor de afstemming met de organisatiedoelstellingen. Het facilitair management plan vormt de basis voor het jaarlijks facility-plan, dat een (bijgestuurd) extract van het FMP voor het betreffende jaar is. De gevatte facilities in het FMP zijn: - catering - communicatie - extern relatiebeheer - gebouwen - intern relatiebeheer - koerierdiensten - postbedeling - vending machines - vergunningen en vergunningenbeheer - verzekeringen - voertuigen en verplaatsings- en verblijfskosten - werkmateriaal Dit overzicht van de gevatte diensten, voorzieningen en producten is verder uitgewerkt in bijlage 1. Die lijst is opgevat als een ‘uitklapmodel’: van links naar rechts neemt het detail toe; de productcatalogi van VLM zijn in het overzicht opgenomen. Het voordeel van dit model is dat men gegevens kan aggregeren op een gewenst detailniveau. De lijst is op het detailniveau bruikbaar om facilitaire behoeften op te sporen en om de stand van zaken van uitgaven na te gaan.

ontwerp facilitair management plan 2011-2015 - pagina 1

onze strategie en onze criteria voor prioriteiten Het motto van het facilitair management bij VLM luidt ‘facilitaire behoeften vervullen binnen haalbare en betaalbare grenzen en zo bijdragen tot een inspirerende en functionele werkomgeving voor elke VLM'er en tot de uitstraling van het gewenste imago van VLM’. De kernpunten van onze strategische visie zijn: - Het FM is intern georiënteerd, op diensten en middelen voor VLM. VLM is met andere woorden geen serviceverlener aan externe organisaties. - Het FM moet zich richten op ecologische, sociale en ethische duurzaamheid. Zo realiseren we ook maatschappelijke meerwaarden. - Een strakke financiële discipline is vereist. Het FM is een middel om de absolute en de relatieve omvang van de facilitaire kosten te beheren. - Het FM moet ruimte laten voor dynamische vraag en respons. De behoeften van de interne klanten evolueren. Snel en soepel inspelen op die behoeften is een belangrijk aspect van facilitaire servicegraad. - Het FM dient gelijke tred te houden met technologische trends en facilitaire knowhow en moet ruimte laten voor innovatie. Hoe beter het FM aansluit bij nieuwe kennis en technieken, hoe waardevoller de bijdrage voor onze organisatie. Deze strategische visie op FM spoort samen met het strategisch plan 2011-2015 van VLM. In de visie van het strategisch plan geldt de ambitie ‘VLM als voorbeeld van slagkracht, innovatie en duurzaamheid: De VLM vervult een voorbeeldfunctie. We zijn slagkrachtig en innovatief, volgen maatschappelijke evoluties op de voet en spelen erop in. We zijn een duurzame organisatie, zowel op sociaal, ecologisch als ethisch vlak. We passen dit toe op de interne werking en bij de uitvoering op terrein’. Strategisch geeft het FMP uitvoering aan de organisatiedoelstellingen ‘VLM verhoogt de maturiteit van de eigen organisatie’ en ‘de werking van VLM wordt duurzamer’ en aan de daaronder ressorterende operationele doelstellingen: - SOD ‘VLM verhoogt de maturiteit van de eigen organisatie’ - OOD ‘optimaliseren van de organisatiebeheersing van VLM’ - OOD ‘optimaliseren van het integriteitsbeleid’ - OOD ‘beter beheersen van de organisatierisico’s’ - OOD ‘optimaliseren van de beheersmonitoring’ - SOD ‘de werking van VLM wordt duurzamer’ - OOD ‘duurzamer maken van de aanbestedingen van VLM’ - OOD ‘verbeteren van de eco-efficiëntie van de werking’ - OOD ‘VLM minimaliseert de negatieve impact van haar investeringen op het klimaat en maximaliseert de positieve impact’ De realisatie van andere strategische en operationele doelstellingen van VLM kan een weerslag hebben op vereiste huisvesting, middelen en diensten. Die weerslag wordt - na prioriteitenafweging - in het FMP opgenomen via periodieke bevraging binnen onze organisatie. De facilities-lijst uit bijlage 1 structureert de input uit de bevraging. Voor ICT-investeringen - die in hoge mate gebonden aan technologische afwegingen - zijn keuze- en investeringsrichtlijnen opgenomen in het informaticaplan 2009-2012 (zie verder). Bij de afweging van prioriteiten voor facilitaire uitgaven hanteren we voorts de volgende criteria:


primaire criteria - de mate waarin de uitgave een toegevoegde waarde heeft voor de primaire processen van VLM (positief effect op primaire processen) - mate waarin de uitgave bijdraagt tot structurele efficiëntiewinsten (structurele besparing) secundaire criteria - mate waarin de uitgave de laagst mogelijke kost weerspiegelt (laagste prijs) - mate waarin de uitgave marktconform is (marktconforme prijs) - mate waarin de uitgave de prijs/prestatieverhouding van facilitaire diensten verbetert (beste prijs/kwaliteit) - mate waarin de uitgave via kosten/batenanalyse tot stand komt (kosten/baten methodiek) - mate waarin de uitgave via afweging van zelf doen of uitbesteden tot stand komt (insourcing/outsourcing methodiek) - mate waarin de uitgave via bundeling van inkoopvolumes tot stand komt (gunstiger prijs bij groter volume methodiek) - mate waarin de uitgave aansluit bij eerdere klanttevredenheid van de facilitaire eindgebruiker (gebruikservaring) - mate waarin de uitgave aan geëxpliciteerde noden of serviceverwachtingen van facilitaire eindgebruikers tegemoetkomt (noodzaak of gebruiksverwachting) - mate waarin de uitgave bureaucratie voorkomt (administratief gemak van bestelling, levering, onderhoud) evidentiecriteria - mate waarin de uitgave bijdraagt tot de realisatie van de VLM missie, de VLM-strategie, de VLM-waarden en de VLM-doelstellingen vastgelegd in de beheerovereenkomst en het strategisch plan - band met de organisatiestrategie, ingegrepen duurzaamheidsnormen - mate waarin de uitgave nodig is om aan een wettelijke verplichting of norm te voldoen (gedwongen nering) - mate waarin de uitgave bijdraagt tot reparatie of oplossing van technische defecten (technische noodzaak) - mate waarin de uitgave toekomstige hogere uitgaven vermijdt (anti kostenopbouw) - mate waarin de uitgave de hele VLM aangaat (investering ten gunste van zo veel mogelijk personeelsleden)

onze algemene facility-doelstellingen en kritieke succesfactoren Algemeen willen we dat ons FM de volgende doelstellingen dient: - korte doorlooptijd van bestelling tot levering, service en gemak voor 'klanten' - transparante planning, controle en benchmark door kosteninzicht, kostenbegroting, kostenbewaking en consolidatie met VLM-boekhouding - centraliseren en harmoniseren van bestellingen en facilitaire dienstverlening - terugdringen van overtollig verbruik, inbegrepen energie- en milieuzorg Kritieke succesfactoren hiervoor achten we: - expliciet vastgelegde facilitaire verantwoordelijkheden: er is één management, beslissing is beslissing, er zijn één of twee 'loketten' voor bestelling en voor de opvolging en de afhandeling ervan - bundeling van inkoopkracht: we gaan versnipperde inkopen tegen, realiseren synergievoordelen realiseren en kopen samen met andere partners in


-

kostenbewustzijn via benchmarking en marktonderzoek en kostenreductie uniforme producten- en dienstencatalogus service level agreements met externe leveranciers en dienstverleners één facilitair managementinformatiesysteem (Discovery Suite (AXI)) met registratie van aanvragen, afhandeling van de voortgang en registratie van opmerkingen

onze facility-organisatie en -processen algemeen Bij VLM zijn twee comités actief die facility-investeringen plannen en adviseren: - het informaticacomité voor ICT-investeringen + opmaken en opvolgen van FMP (luik ICT = informaticaplan); - het logistiek comité voor de overige facility-investeringen + opmaken en opvolgen FMP (luik non-ICT). Het gaat om twee comités onder andere omwille van de verschillende materie. detectie van behoeften/desiderata Facilitaire behoeften en desiderata komen aan de oppervlakte via: - bespreking in het informaticacomité en logistiek comité; - periodieke bevraging binnen onze organisatie; - analyse van het strategisch plan, de jaarplanning van VLM, het jaaractieplan van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, enzovoort. De lijst uit bijlage 1 is op het detailniveau bruikbaar om facilitaire behoeften op te sporen. kostenraming/budgetopmaak Voor kostenraming en budgetopmaak voor courante huisvestingsaspecten, diensten en middelen is de lijst uit bijlage 1 instrumenteel. Voor niet-courante facility-uitgaven zoals verbouwingswerken of aanbesteding van bepaalde diensten zijn kosten/batenanalyse, kostenraming en budgetopmaak onderdeel van een projectaanpak. Afweging rond centralisatie, decentralisatie of uitbesteding maken ook van de projectaanpak deel uit. beslissing over facilitaire uitgaven Beslissingen over facilitaire uitgaven verlopen volgens de delegaties, machtigingen en maximale bedragen vastgelegd in directienota 6 - delegatie van bevoegdheden en de bijbehorende bijlage (zie bijlagen 2 en 3 bij het FMP). Het delegatiebesluit waarborgt ook de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten. bestellingen, aankopen, leveringen, factuurnazicht, stockbeheer, nazicht, onderhoud Stringente processen hierrond zijn vastgelegd in het draaiboek logistiek (bijlage 4) in de idpb - aankoop- en indienststellingsprocedure (bijlage 5), de idpb - criteria milieuzorg (bijlage 6) en de idpb - bestekprocedure milieuzorg (bijlage 7). Het informatica pakket Discovery Suite (AXI) speelt bij dit alles doorgaans een centrale rol. Het draaiboek logistiek omschrijft: - technische procedure voor bediening telefonie voor medewerkers cel logistiek - procedures voor bestellingen, factuurbeheer, boekhouding, voorraadbeheer via pakket Discovery Suite (AXI) - omschrijft aankoopprocedure, bestelbonprocedure, leveringsprocedure, procedure voor nazicht facturen, procedure stockbeheer voor medewerkers cel logistiek - instructies voor het beheer van copiërs-printers voor medewerkers cel logistiek


-

procedures voor het nazicht en onderhoud van dienstwagens voor medewerkers cel logistiek procedures voor het restaurantbeheer (bestellingen) voor medewerkers cel logistiek procedures voor aanvraag interim werkkrachten (keuken VLM hoofdzetel) voor medewerkers cel logistiek procedures voor estaffettedienst voor medewerkers cel logistiek procedures voor behandeling inkomende en uitgaande post voor medewerkers cel logistiek, inbegrepen gerelateerd kasbeheer technische procedure voor omslagvulmachine voor medewerkers cel logistiek

De idpb - aankoop- en indienststellingsprocedure omschrijft: - procedure voor aankoop, levering en indienststelling van bepaalde producten zoals persoonlijke beschermingsmiddelen, gemotoriseerde arbeidsmiddelen, enzovoort volgens het algemeen reglement op de arbeidsbescherming en de codex welzijn op het werk. De idpb - criteria milieuzorg omschrijft: - praktische milieuzorgcriteria voor bestellingen, aankopen, evenementen - praktische milieuzorgcriteria voor keuze van fabrikanten, leveranciers, partners - praktische milieuzorgcriteria voor samenstelling van producten - praktische milieuzorgcriteria voor diverse productgroepen De idpb - bestekprocedure milieuzorg omschrijft: - de procedure voor integratie van milieucriteria in aankoopprocedure - de verantwoordelijken voor het opvolgen van milieucriteria bij opdrachten met derden - de milieuzorgcriteria (samenvatting) - standaard bestekteksten in verband met gunningcriteria, algemene milieucriteria en specifieke milieucriteria voor diverse productgroepen Voor informatica-investeringen is het informaticaplan 2009-2012 (bijlage 8) instructief. Dit plan omschrijft krachtlijnen voor ICT dienstverlening, voor interactie business-ICT, voor organisatie van de afdeling informatica en GIS-VLM en voor technologiekeuzen en ICTinvesteringen. Zoals gezegd speelt het informaticapakket Discovery Suite (AXI) bij bestellingen, aankopen, leveringen, factuurnazicht, stockbeheer, nazicht en onderhoud een centrale rol. Er zijn onder meer workflows gedefinieerd voor: - verbruiksgoederen (verbruik van voorraadgoederen) - magazijn (aanvulling voorraad magazijn) - externe inkoop (inkoopgoederen, diensten, investeringen, …) - contractaanvraag - afroep op contract - orderaanpassing De bijbehorende processen zijn opgedeeld in functionele stromen: - registratie van een interne bestelaanvraag voorraad (rode stroom) - registratie van een externe bestelaanvraag voorraad (zwarte stroom) - registratie van een externe bestelaanvraag niet-voorraad (groene stroom) - administratieve processen zoals registratie van een bestelaanvraag, plaatsen van bestellingen, registratie van ontvangsten en factuurafhandeling (blauwe stroom) - processen afgehandeld door de leverancier (grijze stroom)


Te leveren Economaat

Picking

Te leveren Helpdesk

Leverbon

Balie uitgifte

Leverancier

Levering

Factuur

Inkooporder / Vastlegging

Ontvangst / Bevestiging

Factuurmatching

Bestelaanvraag Voorraad intern

Bestelaanvraag Voorraad extern

Bestelaanvraag Niet-voorraad

Vorming

Inboeking Goedkeuring

Bibliotheek

Communicatie

Economaat

Helpdesk

Het systematische gebruik van het pakket Discovery Suite (AXI) draagt bij tot de effectiviteit, de efficiëntie en de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten. kwantiteitsbewaking, kwaliteitsbewaking en klachtenbeheer Kwantiteitsbewaking, opvolging van volumecontracten en kwaliteitsbewaking van leveringen verloopt voor courante middelen en diensten eveneens via het informaticapakket Discovery Suite (AXI). Er is een apart onderdeel voor terugzendingen en behandeling van de aan te passen facturen. De kwaliteit van geleverde producten en diensten wordt periodiek ook geëvalueerd via bevraging bij de gebruikers. Dit is bij voorbeeld het geval voor catering, schoonmaak, werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen, enzovoort. Individuele, niet via structurele bevraging verzamelde klachten over facilities komen doorgaans bij de cel logistieke ondersteuning, de interne dienst voor preventie en bescherming of de helpdesk (ICT) terecht die ze dan voort behandelen. milieuzorg Bij VLM zijn een aanspreekpunt en verantwoordelijken voor interne milieuzorg aangeduid. Voor de toepassing van milieuzorg in de facilitaire omgeving zijn de eerder genoemde idpb criteria milieuzorg (bijlage 6) en idpb - bestekprocedure milieuzorg (bijlage 7) instructief. Het systematisch uitdrukken van milieubeslag door interne activiteiten in een verbruiksamoebe of carbon footprint is in voorbereiding (bijlage 9).


Om verspilling en wangebruik tegen te gaan is er een ook een ‘charter van de milieubewuste VLM-er’ (bijlage 10) en zijn er jaarlijks sensibilisatieacties en energiebesparende maatregelen zoals vermeld in het jaaractieplan idpb. beheer van facility-uitgaven Voor budgetopmaak voor courante huisvestingsaspecten, diensten en middelen is de lijst uit bijlage 1 instrumenteel. Voor niet-courante facility-uitgaven zoals verbouwingswerken of aanbesteding van bepaalde diensten is budgetopmaak onderdeel van de projectaanpak. De prioriteiten voor facilitaire uitgaven worden zowel voor courante huisvestingsaspecten, diensten en middelen als voor niet-courante uitgaven via projecten bepaald aan de hand van de criteria vastgelegd in het FMP en - voor ICT - aan de keuze- en investeringsrichtlijnen uit het informaticaplan. Na prioriteitenstelling komen de facilitaire uitgaven in het FMP en/of het plan met de jaarfacility-doelstellingen, plannen vastgesteld door de directieraad en/of de raad van bestuur. De raad van bestuur van VLM stelt jaarlijks het budget vast, nadat de directieraad de voorstellen die zijn uitgewerkt volgens de begrotingsinstructies en de normen opgelegd door de Vlaamse regering, heeft besproken. Binnen het vastgestelde budget kunnen enkel de gemachtigde personen of structuren genoemd in het delegatiebesluit de uitgaven effectief goedkeuren. De bevoegdheid rond financiële transferten is eveneens nominatief (op naam van de functie) vastgelegd in het delegatiebesluit. De budgetbewaking loopt enerzijds via het informaticapakket Discovery Suite (AXI) dat toelaat (goedgekeurde) bestellingen van services en middelen te koppelen aan de boekhouding (zie ook bijlage 11: koppeling van facility-items aan de overeenkomstige boekhoudkundige rekening). De module stockbeheer van Discovery Suite (AXI) laat toe op elk moment alle voorraadartikelen en de financiële waarde ervan weer te geven. Zo is op elk ogenblik de budgettaire stand van zaken voor elke boekhoudkundige kostenplaats bekend. Door bestellingen die de voorziene kredieten dreigen te overstijgen niet te weerhouden, sturen we de facility-uitgaven bij en voorkomen we budgetoverschrijding. Anderzijds is budgetbewaking telkens een agendapunt voor de driemaandelijkse samenkomst van het logistiek comité en de viermaandelijkse samenkomst van het informaticacomité. Geplande investeringen worden dan telkens getoetst aan de budgettaire stand van zaken en bijgestuurd. Financiële rapportering verloopt door middel van periodieke budgetcontroles aan de Raad van Bestuur van VLM, in principe na 4, 8 en 10 maanden, maar in de praktijk frequenter. De rapportering slaat op alle activiteiten van VLM en is daardoor transparant, volledig en duidelijk. Voorts oefenen ook interne en externe organen (interne controller, rekenhof, revisor, interne audit van het ministerie van de Vlaamse gemeenschap, de afgevaardigde van financiën en begroting bij de Vlaamse regering, enz…) controle uit op het beheer van onder meer de facility-uitgaven. continuïteitsmanagement VLM stelt vijfjaarlijks een globaal preventieplan (GPP) vast in overeenstemming met de welzijnswet. Momenteel gaat het om het GPP 2009-2013 (bijlage 12). Het document beschrijft: - de risico’s bij het werk - de preventiemaatregelen tegen die risico’s - de doelstellingen van het plan en hun prioriteit - de preventiemaatregelen, wie ze uitvoert, met welke middelen en hoe ze worden geëvalueerd - hoe we het globaal preventieplan aanpassen aan nieuwe omstandigheden.


Het GPP legt de basis voor het jaaractieplan van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (bijlage 13 en 14). Het GPP analyseert en beoordeelt de volgende risico’s en plaatst er (preventie)maatregelen tegenover: - agressie - beeldschermwerk - brand en ontploffing - elektriciteit - geluid (lawaai) - lichamelijke belasting - machines, arbeidsmiddelen, handgereedschap, bedieningsmiddelen - ‘mechanische risico's’ - mentale belasting - moederschap - omgeving (luchtsnelheid) - omgeving (luchtvochtigheid) - omgeving (temperatuur) - omgeving (verlichting) - scheikundige stoffen - statische elektriciteit - straling (ioniserende straling) - straling (niet ioniserende) - verkeer - ziekteverwekkers In samenhang met het GPP heeft elke werkzetel van VLM een jaarlijks geactualiseerd intern noodplan, een vademecum noodsituaties en een snelgids noodsituaties voor de volgende omstandigheden: - arbeidsongeval in een gebouw van de VLM - arbeidsongeval op het terrein - bedreiging - binnendringing - bommelding - brand - diefstal, inbegrepen preventieve maatregelen - ehbo en geneesmiddelen - gaslek - noodoproep - nucleair ongeval - ontruiming - opsluiting in de lift - seveso ongeval - stroompanne - traumaheli (inzet op terrein) - veiligheids- en gezondheidsproblemen op het werk (algemeen) - verdachte post - waterlek Het globaal preventieplan van VLM, het jaaractieplan idpb en de interne noodplanning dragen bij tot het facilitair continuïteitsmanagement.


Door het gebruik van ICT zijn zowel de primaire processen als het facilitair gebeuren op deze flank kwetsbaar. Het VLM informatieveiligheidsbeleid omschrijft strategische richtlijnen, standaarden en procedures tegen inbreuken op authenticiteit, integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van informatie. Het VLM informatieveiligheid is/wordt uitgewerkt in: - strategische beleidsdocumenten inzake informatiebeveiliging - beleid inzake de organisatie en inrichting van informatiebeveiliging - beleid inzake de fysieke beveiliging van de werkomgeving - beleid inzake de personeelsveiligheid - beleid inzake continuïteitsplanning van ICT en bedrijfsmiddelen - beleid inzake de controle en opvolging van incidenten - beleid inzake ontwikkeling en onderhoud van informatiesystemen - beleid inzake toegangscontrole - beleid inzake beheer van communicatie en operationele processen - beleid inzake naleving - beleid inzake de classificatie en beheer van werkmiddelen - tactische richtlijnen inzake informatiebeveiliging - richtlijn inzake de behandeling van kwaadaardige software - richtlijn inzake het gebruik van wachtwoorden - richtlijn inzake het gebruik van versleuteling - richtlijn inzake classificatie van bedrijfsmiddelen - richtlijn inzake de beheersing van backups - richtlijn inzake de risico inschatting - richtlijn inzake beveiligingsinstellingen voor Windows XP - richtlijn inzake beveiligingsinstellingen voor Web Applications - richtlijn inzake beveiligingsinstellingen voor Microsoft Exchange 2000 - richtlijn inzake beveiligingsinstellingen voor Checkpoint Firewall software - operationele procedures inzake informatiebeveiliging - procedures inzake het veilig ontwikkelen van Web en systeem applicaties (te ontwikkelen) - procedures inzake het nemen en herstellen van Backups (te ontwikkelen) - procedures inzake Werkstation beveiliging (te ontwikkelen) - procedures inzake het veilig ontwikkelen in Java/J2EE (te ontwikkelen) - procedures inzake het veilig ontwikkelen in .NET (te ontwikkelen) - operationele veiligheidsvoorschriften Microsoft Windows 2000 (te ontwikkelen) - operationele veiligheidsvoorschriften Microsoft Windows XP (te ontwikkelen) - operationele veiligheidsvoorschriften Microsoft Windows Exchange (te ontwikkelen) - operationele veiligheidsvoorschriften Checkpoint Firewall (te ontwikkelen) - operationele voorschriften m.b.t. toegangsbeveiliging m.b.t. Personeelswijzigingen - operationele voorschriften m.b.t. de ingebruikname, hergebruik en het afvoeren van computers - vertrouwelijkheidsovereenkomst (te ontwikkelen) In de facilitaire context is van het informatieveiligheidsbeleid vooral de continuïteitsplanning van ICT en bedrijfsmiddelen van belang (zie bijlage 15). maatregelen om verspilling, wangebruik en fraude tegen te gaan Maatregelen voor preventie van diefstal en verlies zijn omschreven in het eerder genoemde globaal preventieplan van VLM, het jaaractieplan idpb en de documenten rond interne noodplanning. De bestaande procedures waarbij binnen het vastgestelde budget enkel de gemachtigde personen genoemd in het delegatiebesluit de uitgaven effectief kunnen goedkeuren, bouwen een beoordelingsmoment in dat verspilling, wangebruik en fraude tegengaat.


Om verspilling en wangebruik tegen te gaan is er een ook een ‘charter van de milieubewuste VLM-er’ (bijlage 10) en zijn er jaarlijks sensibilisatieacties en energiebesparende maatregelen zoals vermeld in het jaaractieplan idpb. Voorts verwijzen we naar de eerder genoemde mechanismen voor interne prestatie-, kwantiteits- en kwaliteitscontrole op facilitaire goederen, diensten en processen en naar de rapporterings- en controlestappen die hierboven zijn vermeld. Voorts bestaan in het kader van het integriteitbeleid een deontologische code met waarden en gedragsregels, een beoordeling van de deontologische kwetsbaarheid van de handelingen en functies bij VLM, zijn/worden maatregelen om de weerbaarheid van personeelsleden tegen mogelijke integriteitaantastingen te verhogen, specifieke gedragscodes en beschermende maatregelen voor bepaalde functies uitgewerkt en volgt er sensibilisatie via opleiding en communicatie. evaluatie en bijsturing facilitair management Evaluatie en bijsturing van het facilitair management is in wezen een continu proces dat voorvloeit uit de beschreven facility-processen en uit het klachtenbeheer. Suggesties voor verandering worden doorgaans bekeken of voorbereid via het logistiek comité en het informaticacomité en vastgesteld op directieniveau of door de raad van bestuur van VLM. Vanaf nu zullen de evaluatie en bijsturing ook gepland verlopen, met name in het kader van de vaststelling van het facility-jaardoelstellingen en het vijfjaarlijkse facilitair management plan.

aanzet tot facility-meerjarenplanning De aanzet tot de facility-meerjarenplanning (logistieke investeringen) gaat hierbij als bijlage 16 (korte termijn) en bijlage 17 (langere termijn). Deze overzichten zijn nog aan te vullen met de kostenramingen en voort procedureel te behandelen.

facility-jaardoelstellingen Naast (het actualiseren van) de hiervoor genoemde investeringen, en naast de hierboven genoemde algemene facility-doelstellingen stelt het FMP 2011-2015 nog enkele specifieke doelstellingen voor, te programmeren als jaardoelstelling: - aanpassen van de scooplijst van het FMP en verfijnen van de afstemming met de consolidatie van de VLM boekhouding - aanpassen van het besluit delegatie van bevoegdheden voor maximale duidelijkheid over beslissings- en handtekeningenbevoegdheid - aanpassen van het informaticapakket Discovery Suite (AXI) in verband met de bestedingen van afdeling mestbank/VLM (verdeelsleutel) en in verband met budgetopvolging - aanvullen van de inventaris van de contracten in Discovery Suite (AXI) met het oog op geautomatiseerde contractopvolging - actualiseren van het draaiboek van de cel logistiek (onder meer qua nominatieve aanduidingen) - bestellingen en contracten heroriënteren naar systematische toepassing van de duurzaamheidscriteria (ecologisch, sociaal, ethisch) - bijhouden van kerngegevens over verbruik (verbruiksamoebe of carbon footprint) en uitwerken reductiemaatregelen - een facilitair managementplan 2016-2020 uitwerken - eventuele aanpassing van de timing/frequentie van de financiële rapportering aan de raad van bestuur


-

facilitaire consequenties van het strategisch plan VLM 2011-2015 nagaan en op grond daarvan het facilitair managementplan 2011-2015 aanpassen integreren van de ecologische, sociale en ethische duurzaamheidscriteria in het draaiboek logistiek/Discovery Suite (AXI) integreren van de idpb - aankoop- en indienststellingsprocedure in het draaiboek logistiek/Discovery Suite (AXI) maatregelen integriteitbeleid: volgens beslissingen directieraad mogelijke herinrichting van de VLM hoofdzetel in Brussel nagaan hoe bestellingen waarvoor VLM samenwerkt met het Agentschap voor Facilitair Management op te volgen zijn opleiding Discovery Suite (AXI) voor geselecteerde gebruikers opleiding financieel beheer voor niet-financiële experten (sessie 3 en 4) participeren aan de werkgroep ‘facility delen’ binnen het beleidsdomein LNE met het oog op benchmarking en synergievoordelen periodiek tevredenheidonderzoek over facilitaire middelen of services uitwerken informaticaplan 2013-2016 uitwerken van ethische en sociale criteria om de ecologische criteria voor bestelling van middelen en services aan te vullen + aanpassing van de bestelprocedure op dit vlak valoriseren van het VLM gebouw aan de Diestsevest in Leuven valoriseren van het VLM gebouw aan de Ganzendries in Gent vastleggen van de verantwoordelijken voor het opvolgen van duurzaamheidscriteria bij bestelling van middelen en services voorbereiden hernieuwing huurcontract gebouw VLM Limburg voorbereiden verhuizing VLM Oost-Vlaanderen naar VAC Gent


Ontwerp facilitair management plan inleiding

Recommend Documents