OneGate. Gebruikershandleiding. 16 September 2011

OneGate Gebruikershandleiding 16 September 2011

Pagina |2

Inhoudstafel 1. 2. 3. 4.

INLEIDING............................................................................................................................................ 3 TERMINOLOGIE ................................................................................................................................... 4 ICONEN ............................................................................................................................................... 5 AANLOGGEN ....................................................................................................................................... 6 4.1. GEBRUIKERSID & PASWOORD .............................................................................................................. 6 4.1.1. Aanvragen van een Gebruikersid/Paswoord .......................................................................... 6 4.1.2. Identificatie via een Gebruikersid/Paswoord ......................................................................... 6 4.2. ELEKTRONISCH CERTIFICAAT ................................................................................................................ 6 4.2.1. Aanvragen van een Certificaat .............................................................................................. 6 4.2.2. Verifiëren van de identiteit van de aanvrager........................................................................ 6 5. APPLICATIE .......................................................................................................................................... 9 5.1. PROFIEL ......................................................................................................................................... 9 5.2. RAPPORTEN ...................................................................................................................................10 5.2.1. Overzichtstabel....................................................................................................................10 5.2.2. Control Panel.......................................................................................................................11 5.2.3. Selectie & Beheer van Formulieren .......................................................................................13 5.2.4. Invullen ...............................................................................................................................18 5.3. BERICHTEN ....................................................................................................................................26 5.3.1. Raadplegen van Berichten ...................................................................................................26 5.3.2. Opvolgen van Opgeladen Bestanden....................................................................................29 5.4. OPLADEN ......................................................................................................................................33 5.4.1. XML-Bestand opladen..........................................................................................................34 5.5. ABOUT..........................................................................................................................................35 6. EXTRA FUNCTIES.................................................................................................................................36 6.1. ZOEKFUNCTIES BINNEN DE APPLICATIE ...................................................................................................36 6.2. RAPPORTEREN VIA E-MAIL & WEBSERVICES ...........................................................................................36 6.3. BERICHTEN VERSTUREN .....................................................................................................................36 7. APPENDICES .......................................................................................................................................38 APPENDIX A: COOKIES ............................................................................................................................38 8. INDEX .................................................................................................................................................40

Gebruikershandleiding

Pagina |3 1. INLEIDING In een ontwikkelde maatschappij is er continue behoefte aan informatie. Burgers en ondernemingen worden continu ondervraagd door administraties en statistische instituten. Tot een tiental jaar geleden bestonden rapporten vooral uit papieren formulieren. Met de technologische revolutie hebben pen en papier plaats gemaakt voor computers, e-mails en internet. OneGate is een toepassing om via het internet te rapporteren. OneGate beperkt zich niet tot één of enkele rapporten, het is een generische toepassing waarmee een heel scala aan rapporten kan gegenereerd en verspreid worden. OneGate is de opvolger van de applicatie CSSR (Central Server for Statistical Reporting). De toepassing OneGate evolueert voortdurend in functie van de behoeften van de aangevers en van de instellingen die gegevens inzamelen. Deze handleiding probeert de functies van de toepassing OneGate zo volledig mogelijk te beschrijven. Een handleiding is echter nooit voor 100 procent volledig en we kunnen kleine verschillen tussen deze handleiding en de meest recente versie van de software niet volledig kunnen uitsluiten. In de mate van het mogelijke zal de handleiding aangepast worden na iedere belangrijke wijziging van de toepassing.


Pagina |4 2. TERMINOLOGIE In deze handleiding gebruiken we de volgende termen: Gebruiker: Dit is de fysieke persoon die de toepassing zal gebruiken om te rapporteren. Deze wordt vertegenwoordigd door een identiteit: een Elektronisch Certificaat of een Gebruikersid met Paswoord. In de praktijk kunnen meerdere personen schuil gaan achter dezelfde identiteit. Aangever: Dit is de rechtspersoon die bepaalde gegevens moet rapporteren. Het gaat vaak maar niet uitsluitend om ondernemingen. De aangever - of "Declarer" in het jargon van OneGate - heeft een unieke identificatie zoals een KBO- of BIC-nummer. De relatie tussen gebruikers en aangevers kan verschillende vormen aannemen: In het meest eenvoudige geval vallen gebruiker en aangever samen (vb. de zaakvoerder van een kleine onderneming). Eén gebruiker is verantwoordelijk voor de aangiftes van verschillende aangevers. Een typisch voorbeeld is een boekhoudkantoor dat de rapporteringsverplichtingen van zijn klanten op zich neemt. Het boekhoudkantoor speelt de rol van "derde" bij de aangifte. Verschillende gebruikers rapporteren voor één aangever. In een grote onderneming kunnen verschillende afdelingen een deel van de rapportering op zich nemen. Elk van die afdelingen heeft in het systeem een eigen identiteit. Opmerking: De termen Gebruiker en Aangever zullen in de handleiding door elkaar gebruikt worden. Domein: Een afgebakend gebied van statistische rapportering. Rapport: Een statistische aangifte voor een bepaalde periode en frequentie. Een rapport bestaat uit één of meerdere formulieren die op hun beurt verdeeld kunnen zijn in Secties. Sectie: Een onderdeel van de rapportering dat dient om grote rapporten overzichtelijk te houden en in te delen in logisch zinvolle eenheden. De sectie bestaat uit items of vragen die logisch samenhoren. Instituut : Met deze term verwijzen we naar een organisme dat gegevens inzamelt via OneGate. Voorbeelden zijn de Nationale Bank van België, de CBFA e.a. Verantwoordelijke voor de collecte: Binnen elk instituut zijn één of meerdere personen verantwoordelijk voor de opvolging van de gegegevensinzameling. Ze contacteren de aangevers in geval van problemen. Anderzijds zijn ze via een intern berichtensysteem bereikbaar voor de aangevers. Domeinverantwoordelijke: De persoon die binnen een instituut verantwoordelijk is voor de definiëren van de rapporten. De aangever kan de domeinverantwoordelijke contacteren via het interne berichtensysteem van OneGate.


Pagina |5 3. ICONEN De functies van de toepassing zijn ondermeer beschikbaar via iconen. De belangrijkste vind je in het volgende lijstje:

Terugkeren naar het vorige scherm. Terugkeren naar de vorige pagina van een lijst. Naar de volgende pagina van een lijst gaan. Ophalen van de documentatie. Versturen van een bericht naar een verantwoordelijke. Een nieuwe aangifte aanmaken. Schrappen van één of meerdere elementen. Sluiten van een aangifte voor een bepaalde periode. Heropenen van de aangifte Importeren van een aangifte vanuit een bestand (csv) Exporteren van een aangifte naar een bestand (csv, xml). Afdrukken of exporteren van de samenvatting van een aangifte (pdf). Een aangifte expliciet als "leeg" (nihil) indienen De velden van een formulier op de beginwaarden zetten. Bekijken van het validatierapport van een aangifte. Bewaren en valideren van de aangifte. Ophalen van de historiek van opgeladen bestanden. Bewaren en valideren van de gegevens of

: Schrappen van de gegevens

Een enkele regel toevoegen aan een lijst Meerdere regels toevoegen aan een lijst


Pagina |6 4. AANLOGGEN

4.1. GEBRUIKERSID & PASWOORD 4.1.1.AANVRAGEN VAN EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD U kan een gebruikersnaam en passwoord aanvragen door een email te sturen naar de toegangsbeheerders van OneGate. In deze mail dient u de volgende gegevens te vermelden: uw ondernemingsnummer, naam van uw onderneming, naam en telefoonnummer contactpersoon, de domeinen waartoe u toegang wenst te krijgen (indien gekend) en of u toegang tot de productie- en/of testomgeving wenst. Informatie over waar u de toegangsbeheerders van OneGate kunt contacteren vindt u op de website van OneGate. 4.1.2.IDENTIFICATIE VIA EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD Bij het opstarten van de toepassing via de URL moet de gebruiker zich identificeren met zijn gebruikersid en een paswoord (zie Figuur 1). Opgelet: Paswoorden zijn hoofdlettergevoelig.

Figuur 1: identificatie via gebruikersid en paswoord

Na een succesvolle logon komt de gebruiker in het scherm "Profiel" terecht. Meer informatie over het tabblad "Profiel", vindt u in sectie 5.1.

4.2. ELEKTRONISCH CERTIFICAAT Met een Elektronisch Certificaat bekomt u een nog grotere vertrouwelijkheid omtrent uw data. Voor sommige enquêtes is het verplicht om een dergelijk certificaat aan te vragen. 4.2.1.AANVRAGEN VAN EEN CERTIFICAAT Voor het aanvragen van een Elektronisch Certificaat dient u de nodige formulieren in te vullen en contact op te nemen met de toegangsbeheerder van OneGate. De procedure, formulieren en contactinformatie vindt u op de website van OneGate. 4.2.2.VERIFIËREN VAN DE IDENTITEIT VAN DE AANVRAGER Bij het inloggen in de applicatie via een Elektronisch Certificaat kunt u de volgende boodschap krijgen (zie Figuur 2). Gelieve geen rekening te houden met deze veiligheidswaarschuwing. De toepassing haalt de noodzakelijke certificaten op uit de certificatencache van de browser.


Pagina |7

Figuur 2 - Security Warning

Klik op "Run" om verder te gaan. De dialog box "Select Certificate" toont het beschikbare certificaat. Klik op "View Certificate" wanneer u meer details wenst over het certificaat. Een dubbele klik op het Elektronisch Certificaat heeft hetzelfde effect.


Pagina |8 Na de selectie van het certificaat kom je in een "logon"-scherm terecht. De gebruikersid is reeds ingevuld - het gebruikersid is aan het certificaat gekoppeld - en de gebruiker moet enkel nog het paswoord invullen. Het paswoord heb je bij de registratie van het certificaat zelf gekozen (zie ook registratieprocedure).

Na een succesvolle login komt de gebruiker in het scherm zijn "Profiel" terecht. Zie sectie 5.1 voor meer details hierover.


Pagina |9 5. APPLICATIE De gebruiker beschikt via de tabbladen in het bovenste deel van de toepassing over de volgende functies: Profiel: Wijzigen van het persoonlijke profiel. Rapporten: Invullen en raadplegen van rapporten. Berichten: Consulteren van het OneGate berichtensysteem. Opladen: Opladen van XML-bestanden. Nagaan met welke versie van de toepassing u werkt. About: In de komende vijf subsecties bespreken we de functionaliteit van deze vijf tabbladen.

5.1. PROFIEL Bij een succesvolle login komt de gebruiker standaard op deze pagina terecht. Hieronder vindt u een voorbeeld van een profielpagina van een gebruiker.

Figuur 3 - Mijn profiel: invullen van contactgegevens

De gebruiker kan in zijn profiel allerlei persoonlijke gegevens opslaan zoals naam, voornaam, adres enz. Bij een eerste gebruik zijn de meeste velden leeg. Enkel "Taal" en "Land" zijn ingevuld met een standaard waarde.


P a g i n a | 10 Bij ieder volgend bezoek vindt de gebruiker zijn gegevens terug. De informatie wordt immers opgeslagen in een cookie1 - op voorwaarde dat de browserinstellingen het gebruik van cookies niet verhinderen of bemoeilijken. De gebruiker kan de gegevens op elk ogenblik wijzigen. Er is slechts één verplicht veld: het e-mailadres. Het verplichte karakter blijkt uit het sterretje na "EMail". Het adres laat de verantwoordelijke voor de collecte toe om contact op te nemen met de aangever indien er zich problemen voordoen met de aangifte. Het systeem geeft een foutboodschap wanneer je een profiel zonder emailadres wil bewaren:

Het programma gaat ook na of het e-mailadres een geldige vorm heeft (...@...). Je krijgt een foutboodschap wanneer dit formaat niet gerespecteerd wordt 2:

In sommige gevallen is de gebruiker verantwoordelijk voor meerdere aangevers. In de sectie "Aangever" heeft hij dan de mogelijkheid om een bepaalde aangever te selecteren via de hyperlink "All Declarers". Een klik op de link geeft een lijst met alle aangevers waaruit de gebruiker een keuze kan maken. De keuze heeft een invloed op de inhoudstafel met rapporten die de gebruiker te zien krijgt.

5.2. RAPPORTEN Het tabblad "Rapporten" geeft een overzicht van uw rapportverplichtingen en geeft de mogelijkheid om die rapporten in te vullen. 5.2.1.OVERZICHTSTABEL Bij het kiezen van het tabblad "Rapporten" komt u op volgend scherm terecht:

1 Zie Bijlage 1 2 De toepassing gaat niet na of het e-mailadres ook echt bestaat. De validatie is puur formeel.


P a g i n a | 11

Figuur 4 : Rapporten

Afhankelijk van de rapporteringsverplichtingen van de aangever zal dit scherm aangeven welke rapporten u dient in te vullen. De inhoudstafel is opgebouwd uit twee soorten elementen: Domeinen en Rapporten. Een Domein definieert een deelgebied uit de statistiek zoals bijvoorbeeld de Betalingsbalans, de Buitenlandse Handel ... . Elk domein bestaat uit een reeks Rapporten. Deze verdelingen in het Domein zorgen ervoor dat we aan de aangever enkel die delen van een statistisch deelgebied tonen die voor hem/haar van belang zijn.

Naast de titel van het domein staat een icoon: . Dit dient om een bericht te sturen naar de beheerder van het betrokken domein. In het voorbeeld zal de Beheerder van het Domein BBP (Betalingsbalans) een bericht ontvangen. Meer informatie over dit berichtensysteem vindt u in hoofdstuk 6.4.

5.2.2.CONTROL PANEL Selecteer een rapport in de lijst. Het volgende scherm geeft een onmiddellijk overzicht van alle periodes waarvoor het rapport geïnitialiseerd werd met de status van elk van deze periodes. We noemen dit scherm het "Control Panel".


P a g i n a | 12

Figuur 5: Control Panel

Het "Control Panel" bevat de volgende informatie: Periode: De rapporteringsperiode neemt de vorm jaar-periode aan. Voor maandelijkse rapporten stemt periode overeen met de maand (2009-12 staat bijvoorbeeld voor december 2009) terwijl kwartaalrapporten 3, 6, 9 of 12 als periode hebben, de laatste maand van elk kwartaal. Initieel: Een vinkje in deze kolom betekent dat nog geen waarden ingevoerd werden voor het rapport. Fout: Een vinkje duidt aan dat fouten gedetecteerd werden tijdens de validatie van het rapport. Dit ingevoerde gegevens zijn dus niet volledig correct: de gegevens kunnen niet aanvaard worden. Waarschuwing: Een vinkje duidt aan dat bij de validatie van het rapport problemen opgedoken zijn. Een waarschuwing is minder ernstig dan een fout. De gegevens zijn niet volledig conform de vereisten maar ze kunnen toch aanvaard worden. Ok: Tijdens de validatie van het rapport zijn geen fouten of waarschuwingen ontdekt. Open: De aangever kan het rapport nog steeds wijzigen; het rapport werd nog niet afgesloten. De gegevens zijn wel degelijk opgeslagen in OneGate maar de aangever mag ten alle tijde wijzigingen aanbrengen. Gesloten: Het rapport werd gesloten. De aangever kan de gegevens nog consulteren maar niet meer wijzigen.

Enkele opmerkingen: Fout/Waarschuwing/Ok zijn mutueel exclusieve toestanden. Er kan slechts één van de drie mogelijkheden aangevinkt zijn. Gebruikershandleiding

P a g i n a | 13 Open en Gesloten zijn ook mutueel exclusief. 5.2.3.SELECTIE & BEHEER VAN FORMULIEREN In deze sectie bespreken we in detail hoe rapporten geopend, gesloten, ingevuld, doorgestuurd... worden.

Selectie Nadat we vanuit het "Control Panel" een periode hebben gekozen, krijgt de gebruiker een lijst te zien met de formulieren van het rapport (zie Figuur 6). In het voorbeeld hebben we maar één formulier.

Figuur 6: Formulieren van een rapport voor een periode

In de hoofding vindt men in "Aangever" de identiteit (via KBO- of BIC-nummer) van de aangever terug. Het scherm geeft een overzicht van de formulieren waaruit het rapport samengesteld is. Per formulier vinden we de volgende informatie: Een hokje (checkbox) om het formulier te selecteren. Bepaalde functies hebben enkel effect wanneer één of meerdere formulieren geselecteerd zijn (zie verder). Formulier: De beschrijving van het formulier Afsluitdatum: De deadline om te rapporteren voor de gegeven periode. In Figuur 6 heb je tijd tot 20 november 2009 om de gegevens van oktober 2009 te rapporteren. Laatste Bijwerking: De datum van de laatste wijziging. Deze datum wordt ook geüpdatet als de rapportering wordt afgesloten. Gebruikershandleiding

P a g i n a | 14 Status: De status (Ok, Fout of Waarschuwing). Levenscyclus: Waar bevindt het formulier zich in zijn levenscyclus? Initieel, Open of Gesloten? Nihil: Werd het formulier expliciet op "Nihil" gezet? Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het rapport werd ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren viel. Boven de tabel vindt men een hele reeks iconen. We herhalen hier de functie van de belangrijkste iconen:

: Sluiten van een formulier : Importeren van gegevens : Exporteren van gegevens : Afdrukken van een rapport : Een formulier op "Nihil" zetten. : Een formulier herinitialiseren. : Een formulier valideren : Een bericht sturen naar de verantwoordelijke voor de collecte. Merk op dat je voor de meeste functies één of meerdere formulieren in de lijst moet selecteren (d.m.v. een vinkje). De toepassing geeft een foutmelding wanneer geen formulier geselecteerd werd.

De termen en iconen die hier werden aangehaald, worden in detail besproken in de verdere subsecties van dit hoofdstuk.

Sluiten van een Formulier Sluiten van een formulier betekent het bevestigen van de gerapporteerde gegevens. Van zodra het formulier gesloten is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden 3. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geselecteerde formulieren gesloten worden.

Figuur 7: Bevestigen van het sluiten van formulieren

De "Levenscyclus" wordt aangepast voor de gesloten formulieren. De functie zal alle formulieren van het rapport sluiten los van het feit of een formulier geselecteerd werd of niet. 3 Een formulier kan eventueel opnieuw geopend worden door een Domeinbeheerder.


P a g i n a | 15 Opmerking: Een formulier kan niet gesloten worden wanneer het fouten bevat. Het icoon om te sluiten zal niet beschikbaar zijn.

Importeren van Gegevens Voor sommige Formulieren is het mogelijk om de inputgegevens op te laden via een CSV-bestand. Deze gegevens zullen dan gebruikt worden als input voor het formulier. De functie - en het bijhorende icoon - zijn onbeschikbaar wanneer de import van gegevens in het formulier niet toegestaan is. De beheerder van het rapport moet deze mogelijkheid expliciet instellen. Selecteer het formulier waarvoor je de gegevens wil importeren. De toepassing geeft een foutboodschap wanneer geen formulier geselecteerd werd:

In sectie 5.2.4.2 bespreken we in detail hoe de importering van CSV-bestanden gebeurt.

Exporteren van Gegevens De functie genereert een bestand met de gegevens van het formulier. Deze functie kan handig zijn om een template aan te maken die dan kan gebruikt worden voor de import van de gegevens. In functie van het aantal geselecteerde formulieren heb je de keuze tussen export naar een CSVof XML-bestand. XML-bestanden komen in twee varianten. Ofwel een XML-bestand met enkel de gegevens van het ene geselecteerde formulier ofwel een XML-bestand met alle gegevens van de formulieren inclusief de informatie over het rapport. De opties worden als volgt bepaald:

aantal geselecteerde formulieren 0 1 2 of meer

CSV

XML

X

X

XML-rapport X X X


P a g i n a | 16

Figuur 8: Export van gegevens

Afdrukken van een Rapport Voor deze functie dient u minstens één formulier te selecteren. Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geselecteerd werd:

Er wordt een afgifterapport aangemaakt dat de stand van zaken van het rapport op het moment van afdruk geeft. Het afgifterapport is een PDF-document dat je kunt bewaren en afdrukken.

Figuur 9: Afdrukken van een aangifte-rapport


P a g i n a | 17

Een Formulier op "Nihil" plaatsen De gebruiker kan één of meerdere formulieren op "Nihil" zetten. Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het formulier is ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren valt. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geselecteerde formulieren op "Nihil" gezet worden. Opmerking: Reeds ingevulde waarden zullen overschreven worden door "Nihil".

Figuur 10: Bevestigen van de "Nihil"-operatie op een formulier

Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geselecteerd werd:

Het programma informeert over een succesvolle afloop:

OneGate zal de Status, de Levenscyclus en de "Nihil"-indicatie aanpassen voor de betrokken formulieren.

Een Formulier herinitialiseren De geselecteerde formulieren worden terug op de initiële waarden geplaatst. De wijzigingen worden gewist - met inbegrip van de nihil-waarden.

Figuur 11: Bevestigen van de herinitialisatie van een formulier

Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geselecteerd werd:

De kolom "Levenscyclus" van de betrokken formulieren wordt op Initieel geplaatst. De kolom "Nihil" wordt eventueel aangepast. Een succesvolle afloop van de operatie wordt als volgt gemeld:

De geselecteerde formulieren zijn met succes op de startwaarden gezet.


P a g i n a | 18

Versturen van een Bericht naar de Collecte Verantwoordelijke De gebruiker kan een bericht naar de verantwoordelijke voor de collecte (ook wel Data Collection Manager of DCM genoemd) versturen. Berichten die in deze context verstuurd worden hebben betrekking op specifieke rapporten of formulieren. Meer informatie over dit berichtensysteem vindt u in hoofdstuk 6.3.

Initialiseren van een Formulier "op Verzoek" In bepaalde gevallen lijkt het rapport geen formulieren te bevatten (zie Figuur 12). Het gaat dan om rapporten en/of formulieren die op onregelmatige basis ingevuld moeten worden. De rapportering volgt gewoonlijk een vast stramien - maandelijks, per kwartaal enz. Sommige rapporten zijn veel onregelmatiger of soms volledig ad hoc. De verantwoordelijke voor de collecte kan de rapporten dus niet voorbereiden of initialiseren. Het is de aangever zelf die dit type rapport zal moeten initialiseren. In Figuur 12 zie je het icoon , het dient om een nieuwe aangifte te initialiseren. Het formulier krijgt dan een begindatum en het is klaar om ingevuld te worden. Wijzigingen blijven mogelijk tot het formulier gesloten wordt of tot de einddatum voor rapportering bereikt is. Deze einddatum wordt bepaald door de verantwoordelijke voor de collecte.

Figuur 12 : Formulier "op verzoek"

5.2.4.INVULLEN Er zijn drie manieren waarop een gebruiker via de internetapplicatie rapporten kan invullen: 1. Manueel (handmatig inbrengen van de gegevens), 2. Via het opladen van een .CSV-bestand of Gebruikershandleiding

P a g i n a | 19 3. Via het opladen van een .XML-bestand. Deze drie opties zijn niet beschikbaar voor ieder rapport. De beheerder van het rapport moet de mogelijkheden expliciet instellen. 5.2.4.1. Manueel

Selectie van een sectie Nadat de gebruiker een formulier heeft gekozen, krijgt hij/zij de lijst met secties waaruit het formulier bestaat. Wanneer het formulier slechts één sectie bevat wordt deze stap overgeslagen. Dan wordt onmiddellijk overgegaan naar het invullen van de velden. In de hoofding zien we terug de identiteit van de aangever (BIC- of KBO-nummer).

Het icoon

geeft eventueel toegang tot de documentatie van het formulier.

Dit scherm (Figuur 13) heeft slechts één functie: het selecteren van een sectie om de aangifte in te vullen.

Figuur 13: De secties van een formulier

Iconen Bij het invullen van secties en formulier komen volgende iconen regelmatig voor: Gebruikershandleiding

P a g i n a | 20

: Bewaren en valideren van de gegevens of

: Schrappen van de gegevens

: Een enkele regel toevoegen : Meerdere regels toevoegen

Invullen De domeinbeheerder heeft in OneGate een zekere vrijheid in de definitie van zijn formulieren: hij/zij kan gebruik maken van Details, Lijsten, Lijsten met Details en Tabellen. De keuze hangt af van de aard en het onderwerp van het rapport. Hier beschrijven we kort de verschillende mogelijkheden. Detail De gebruiker vult de gegevens in voor één item of vraag. Typische voorbeelden zijn formulieren waar de aangever personalia moet invullen zoals naam, adres, e-mail enz. (zie Figuur 14).

Figuur 14: Invoer van één enkel detail

Lijst Lijsten worden gebruikt wanneer het aantal te rapporteren items variabel is. Elke lijn stelt een te rapporteren item voor. De gebruiker moet in elk veld een waarde invullen - hetzij door de waarde in te tikken hetzij door een keuze te maken uit een lijst voorgedefinieerde waarden. De gebruiker klikt op het icoontje

om de lijst met aanvaardbare waarden te zien.

Figuur 15: Lijst

Figuur 16: Selectie van waarden in een pop-up venster


P a g i n a | 21

De aangever kan een lijn verwijderen door het gommetje (

) in de eerste kolom aan te klikken.

Een leeg rapport (Status = "Initieel") heeft een vast aantal lijnen. Het icoon te voegen aan de lijst.

dient om lijnen toe

Boven de lijst staat een checkbox "Show Errors Only" (zie Figuur 17) . Gebruik deze optie om enkel de foute lijnen af te beelden d.w.z. de lijnen die problemen opleveren bij de validatie. Een formulier kan veel gegevens bevatten en soms is het handig om enkel de foutieve lijnen te tonen.

Figuur 17: Beperken van de lijnen tot de fouten

Lijst met Details Dit is een mengvorm. Het formulier is een Lijst waarbij elk element een Detail is. In de lijst staat een potloodje - klik er op om het detail te zien. Het resultaat zie je in Figuur 18.

Figuur 18: Detail uit een Lijst met details

Het scherm heeft een paar extra hulpmiddelen om te navigeren in de lijst. : navigeer naar het volgende item : navigeer naar het vorige item : navigeer naar het eerste item : navigeer naar het laatste item Tenslotte is er bovenaan het icoon

om een nieuw "Detail" toe te voegen aan de lijst.

Tabel Tabellen bestaan gewoonlijk uit vooraf gedefinieerde elementen zoals codes van rubrieken, landen, munten enz. Deze element vormen de X- en de Y-as van de tabel. Merk op dat deze elementen gecombineerd kunnen worden. Zo zou men per land een lijst van munten kunnen herhalen. In Figuur 19 vind je een voorbeeld. In de meeste gevallen zullen de X- en de Y-as vast zijn. De waarden worden ingevuld voor elke combinatie van X en Y. In sommige gevallen kan de aangever één of meerdere lijnen bijvoegen en terug schrappen. Je vindt in dat geval in de eerste kolom van de tabel de volgende icoontjes: , , . Ze dienen resp. om één lijn toe te voegen, meerdere lijnen toe te voegen of de lijn te verwijderen.


P a g i n a | 22

Figuur 19: Tabel

Validatieregels De domeinbeheerder heeft de mogelijkheid om validatieregels te definiëren voor de formulieren . Het zijn regels die beperkingen opleggen aan de waarden die de aangever kan invullen (minima, maxima ...) of die de interne coherentie van een formulier controleren (bv. Is het totaal gelijk aan de som van de elementen?).

Bij het bewaren van de gegevens - icoon - worden de regels toegepast op de ingevoerde gegevens. Indien er problemen zijn (regels die niet gerespecteerd worden) verschijnen de foute gegevens tegen een rode achtergrond (Figuur 20).

Figuur 20: Fouten na de validatie

Een klein voorbeeld: In de bovenstaande tabel werd de volgende validatieregel gedefinieerd: "Bedrag < 20.000". De cel Intra/Import kreeg de waarde 1.000.000, een duidelijke inbreuk op de regel. Het gevolg van deze foute waarde is Een rode achtergrond verschijnt op het foute veld en in de "Control Panel" van het rapport zul je de status "Fout" krijgen. Wanneer je met de muis over het foute veld navigeert, wordt een korte beschrijving van de validatieregels gegeven.

De validatiefunctie voert die regels uit voor het geselecteerde formulier. De aangever weet dus onmiddellijk of er problemen zijn met de gegevens die hij zojuist ingevuld heeft. Het validatierapport is beschikbaar als HTML- of XML-document. De aangever kiest het formaat in de het volgende scherm (zie Figuur 21).

Figuur 21: Keuze van het formaat van het validatierapport

Figuur 22 is een voorbeeld van een validatierapport in HTML: Gebruikershandleiding

P a g i n a | 23

Figuur 22: Validatierapport in HTML

Het validatierapport in XML kun je ofwel onmiddellijk openen in de browser ofwel bewaren. Het resultaat is te zien in Figuur 24.

Figuur 23: Openen of bewaren van XML-validatierapport


P a g i n a | 24

Figuur 24: Validatierapport in XML

5.2.4.2. CSV-bestand opladen Voor sommige Formulieren is het mogelijk om de inputgegevens op te laden via een CSV-bestand. Deze gegevens zullen dan gebruikt worden als input voor het formulier. De functie - en het bijhorende icoon - zijn onbeschikbaar wanneer de import van gegevens in het formulier niet toegestaan is. De beheerder van het rapport moet deze mogelijkheid expliciet instellen. Wanneer de import wel mogelijk is, wordt het volgende scherm (Figuur 25) afgebeeld:


P a g i n a | 25

Figuur 25: Import van gegevens via een CSV-bestand

Het scherm laat de gebruiker toe om gegevens op te laden via de "Browse" knop in "Open Bestand". Tezelfdertijd beschrijft het scherm de structuur die men moet respecteren bij het opladen van de gegevens (onderaan). Er is een beschrijving voorzien per sectie van het formulier. Met de optie "Type" beslist de gebruiker of de geïmporteerde gegevens de oorspronkelijk bewaarde gegevens overschrijven (optie "Vervangen") of niet (optie "Toevoegen"). De gebruiker selecteert een bestand via de "Browse" knop. Gebruik de knop "Upload" om de inhoud van het bestand op te laden in het formulier.

Figuur 26: Opladen CSV-bestand

Het systeem bevestigt de operatie en geeft een bijhorend ticketnummer. Dit gebeurt met de volgende boodschap:


P a g i n a | 26

Figuur 27: Ticketnummer na de import van gegevens via CSV

Het ticketnummer is een referentie naar een boodschap in het interne berichtensysteem. De hyperlink "hier" verwijst onmiddellijk naar het bericht dat een validatierapport van de import bevat. Opmerking: De naam CSV betekent Comma Separated Values. Het betekent dat de verschillende velden van elke registratie - het zijn er 5 in het voorbeeld in Figuur 25 - van elkaar gescheiden worden door een bepaald letterteken. In OneGate is dit letterteken een ';' of puntkomma. Bijvoorbeeld: A2000;US;USD;100.2;200.4 OneGate aanvaardt enkel '; ' als scheidingsteken. Het letterteken ';' mag bovendien niet voorkomen in de velden. Bijvoorbeeld: Nationale bank van België;Brussel : OneGate beschouwt dit als twee velden. Het begrip "CSV-bestand" betekent dat de bestanden een bepaald formaat moeten respecteren. De eigenlijke extensie van de bestandsnaam speelt geen rol. 5.2.4.3. XML-bestand opladen De internetapplicatie OneGate geeft ook de mogelijkheid om rapporten in te vullen via het opladen van XML-bestanden. Dit gebeurt via het tabblad "Opladen" (niet via het tabblad "Rapporten") en wordt beschreven in hoofdstuk 5.4.1.

5.3. BERICHTEN Het tabblad "Berichten" herbergt twee belangrijke functies van het OneGate systeem: raadplegen van de ontvangen en verzonden berichten in het menu "Berichten" (sectie 5.3.1) en opvolgen van de opgeladen bestanden in het menu "Bestandsoverdracht Log" (sectie 5.3.2). OneGate heeft een ingebouwd systeem om berichten uit te wisselen. Het is geen klassieke emailtoepassing. De berichten worden niet via mailserver uitgewisseld. De communicatie blijft volledig binnen de OneGate omgeving. Dat betekent ondermeer dat de veiligheid veel hoger is dan bij klassieke e-mailsystemen. 5.3.1.RAADPLEGEN VAN BERICHTEN Onder "Berichten" vinden we twee opties: "Ontvangen" en "Verzonden".


P a g i n a | 27

Ontvangen Berichten Figuur 28 geeft een voorbeeld van hoe het scherm "Ontvangen Berichten" er uit ziet.

Figuur 28: Ontvangen berichten

De gebruikte interface is zeer intuïtief. Per regel vinden we: Een checkbox om een bericht te selecteren. De bovenste checkbox selecteert alle berichten. Een optioneel icoon om het belang van het bericht aan te duiden. o

betekent weinig belangrijk terwijl

o een bericht met de aanduiding van hoog belang is. "Normale" berichten hebben geen speciaal icoon. Een icoon om aan te duiden of het bericht reeds gelezen werd (

) of niet (

).

Een optionele paperclip ( ) die aangeeft of het bericht extra bestanden bevat. Een tijdsaanduiding van het ogenblijk van verzending. Het onderwerp van het bericht. Het icoon

dient om de geselecteerde berichten te verwijderen.

Een klik op een regel toont de details van een bericht. In het voorbeeld hieronder (Figuur 29) hebben we een bericht met een aangehecht bestand. Dat bestand is via een hyperlink beschikbaar. Het geselecteerde bericht kan verwijderd worden via de button "Verwijderen".


P a g i n a | 28

Figuur 29: Detail van Bericht

Verzonden Berichten De verzonden berichten worden door de gebruiker zelf verstuurd naar bijvoorbeeld een domeinbeheerder. Vanuit dit tabblad is het niet mogelijk om berichten te versturen. Dit kan enkel op de plaatsen waar de gebruiker het icoon

ziet. Het gebruik van deze functie genereert een uitgaand bericht.

Opmerking: Een detail van een verzonden bericht vermeldt altijd de context waarin het bericht verstuurd werd. De afzender, de bestemmeling, de inhoud en het overzicht van de aangehechte bestanden zijn steeds vermeld. In functie van de bestemmeling - een domeinmanager (DOM) of een Data Collection Manager (DCM) - is extra informatie beschikbaar:

Info Domein Rapport Formulier Periode

DOM X

DCM X X X X


P a g i n a | 29 5.3.2.OPVOLGEN VAN OPGELADEN BESTANDEN In OneGate kan nogal wat informatie via bestanden opgeladen worden. De gebruiker is niet verplicht om alle gegevens manueel in te geven. Een rapport kan in zijn geheel opgeladen worden via een CSV- of een XML-bestand. Dit bestand wordt op de server behandeld en het resultaat van de verwerking wordt in een log weggeschreven. De functie "Bestandsoverdracht Log" dient om die "logging" (dit woord gebruiken we verder nog in dit hoofdstuk) te consulteren. Wanneer een bestand voor verwerking wordt opgeladen, genereert het systeem een referentienummer, ook wel een ticketnummer genoemd. De verwerking zelf verloopt asynchroon 4, dit betekent dat het systeem een eigen planning heeft voor de verwerking, de aangever ziet niet onmiddellijk het resultaat. Via het ticket kan de aangever het verloop van de verwerking volgen. In Figuur 30 zie je de logging van de filetransfers. Het scherm is aanvankelijk leeg maar dat betekent niet noodzakelijk dat er geen informatie beschikbaar is. Na verloop van tijd kan het aantal records enorm groot worden. Daarom wordt geopteerd voor een selectie door de gebruiker. Het scherm voorziet verschillende zoekcriteria om het aantal loggings op het scherm te beperken. De criteria zijn: "Ticked Id": Het ticketnummer "Status": De toestand waarin de upload zich bevindt (de mogelijke waarden komen overeen met de verschillende iconen onderaan de lijst ("Ontvangen", "Verwerking Bezig", ...)) "Transfer tussen ... en ..." : Een tijdsinterval bepaald door een begin- en een einddatum

Figuur 30: Bestandsoverdracht Log

4 Op termijn wordt ook een synchrone verwerking van bepaalde bestanden voorzien.


P a g i n a | 30 Gebruik de button "Zoeken" om de lijst op te vullen met loggings die voldoen aan de zoekcriteria. Klik de knop "Terugzetten" om de zoekcriteria uit te vegen. Per regel is de volgende informatie beschikbaar: een checkbox om de regel te selecteren de Status van de file upload (de legende van de verschillende symbolen vind je in Tabel 1) het Ticket Id: De identificatie van de file transfer Uur van Aankomst: Tijdsmoment waarop het bestand opgeladen werd Einde Proces: Tijdsmoment van het einde van de verwerking van het bestand Kanaal: Hoe werd het bestand opgeladen (de waarden vind je in Tabel 2) Naam Bestand: De naam van het bestand dat opgeladen werd

Symbool

Beschrijving De verwerking is zonder problemen verlopen. De verwerking is niet geslaagd. Er zijn problemen vastgesteld. De verwerking is gedeeltelijk geslaagd. De cijfers werden aanvaard maar er werden enkele problemen vastgesteld (dit komt overeen met de status Waarschuwing van de rapporten). De gegevens worden verwerkt. Het bestand werd ontvangen maar de verwerking van de gegevens is nog niet begonnen.

Tabel 1: Status van verwerking van een bestand

Kanaal U2A A2C

Beschrijving Het bestand werd opgeladen via het tabblad "Opladen" van de toepassing OneGate. Het bestand werd opgeladen via een CSV-file op het niveau van de formulieren van een rapport.

Tabel 2: Kanalen voor bestandsoverdracht

Om meer details op te halen over de bestandsoverdracht heeft de gebruiker volgende functies ter beschikking: De historiek ophalen van een file upload Details ophalen van een file upload.

De historiek van een bestandsoverdracht ophalen De gebruiker selecteert een logging en klikt op het icoon regel geeft een foutboodschap:

. Klikken zonder selectie van een

Bij succes krijgt de gebruiker het scherm "Follow-up Lijst". Daarin staan de verschillende fazen waardoor het bestand gegaan is.


P a g i n a | 31

Figuur 31: Follow-up van een file transfer

In het voorbeeld (Figuur 31) zien we dat de gebruiker het bestand author.csv opgeladen heeft. Het systeem heeft een ticketnummer aangemaakt met een verwijzing naar een feedback bestand: feedback.xml. De aangehechte bestanden zijn beschikbaar via een hyperlink. Voor elk bestand dat de aangever oplaadt zal het systeem dus minstens twee berichten genereren: eentje om de ontvangst te bevestigen en een om het resultaat van de verwerking mee te delen.

Per regel zie je de volgende informatie: Een optionele aanduiding van het belang van het bericht: o o

betekent weinig belangrijk terwijl een bericht met de aanduiding

van hoog belang is.

Een icoon om aan te duiden of gaat om een ontvangst door het systeem ( verzending vanwege het systeem (

) of om een

). Merk op dat de legende onderaan het scherm in

Figuur 31 het standpunt van de aangever inneemt ( =verzonden; =ontvangen). Ontvangen op: Een aanduiding van het tijdstip waarop het bericht ontvangen werd Bericht: Het onderwerp van het bericht Aangehechte bestanden: De naam van de bestanden die ontvangen of verzonden werden samen met het bericht Klikken op een regel toont het detail van een bericht (zie Figuur 32).


P a g i n a | 32

Figuur 32: detail van een bericht

Details ophalen van een file upload In de oorspronkelijke "Bestandsoverdracht Log"-tabel (Figuur 30) kan de gebruiker klikken op een logging om de details af te beelden. Zie Figuur 33 voor het scherm dat u dan bekomt.


P a g i n a | 33

Figuur 33: Detail van de logging van een filetransfer

Je krijgt nagenoeg dezelfde informatie als in het scherm "Lijst met de historiek van de bestandsoverdrachten". De bijkomende informatie die u krijgt betreft: Protocol: Hoe werd het bestand getransfereerd? Via HTTPS of SMTPS (beveiligde email). Email: Naar welk adres worden de notificaties5 verstuurd? Id van Document: Identificatie van het document Er zijn ook wat meer details beschikbaar over het opgeladen bestand zelf: Naam Bestand: De naam van het bestand (dit is een hyperlink, de gebruiker kan de inhoud van het bestand bekijken) Omvang in kilobytes Versleuteld: Was het bestand geëncrypteerd? Getekend: Was het document van een elektronische handtekening voorzien? Gecomprimeerd: Was het bestand gecomprimeerd? De knop "Historiek" toont de historiek van de file-upload (zie eerder in dit document: "De historiek van een file transfer ophalen").

5.4. OPLADEN Zoals eerder gemeld zijn er drie manieren waarop een gebruiker via de internetapplicatie rapporten kan invullen: 5 Het verzenden van berichten in OneGate maakt geen gebruik van klassieke e-mailprotocollen. De gebruiker

vindt de informatie in de toepassing zelf. OneGate zal de gebruiker wel per klassieke e-mail waarschuwen wanneer berichten in OneGate beschikbaar zijn. Deze berichten noemen we notificaties. Gebruikershandleiding

P a g i n a | 34 1. Manueel (handmatig inbrengen van de gegevens), 2. Via het opladen van een .CSV-bestand of 3. Via het opladen van een .XML-bestand. De eerste twee opties werden reeds eerder besproken. In deze sectie van het document bespreken we de derde optie.

5.4.1.XML-BESTAND OPLADEN Het tabblad "Opladen" is bedoeld om XML-bestanden op te laden in OneGate. Andere types bestanden worden niet aanvaard6. Om niet-XML-bestanden op te laden kan je gebruik maken van de mogelijkheid om bestanden toe te voegen aan een breicht dat wordt gestuurd via het berichtensysteem van OneGate. Figuur 34 geeft weer hoe het tabblad "Opladen" er uit ziet.

Figuur 34: Opladen van XML-bestanden

Gebruik de "Browse"-knop om een bestand te selecteren. Na de selectie heb je een knop "Upload" die de eigenlijke transfer start. Een succesvolle transfer wordt als volgt gemeld:

6 In bepaalde gevallen zal het bestand wel beschikbaar zijn in de logging van de file transfer.


P a g i n a | 35

Figuur 35: Bevestiging van een file transfer

Het resultaat van de transfer kun je volgen met de functies beschreven in hoofdstuk 5.3.2 van dit document: "Opvolgen van Opgeladen Bestanden".

5.5. ABOUT In het tabblad "About" vind je informatie over de versie van OneGate die nu in gebruik is.

Figuur 36: About


P a g i n a | 36 6. EXTRA FUNCTIES

6.1. ZOEKFUNCTIES BINNEN DE APPLICATIE In bepaalde schermen kan de gebruiker zelf bepalen welke informatie afgebeeld wordt. Er zijn velden voorzien waarin zoekcriteria kunnen ingevuld worden. Op die manier wordt de hoeveelheid informatie beperkt tot wat relevant is voor de gebruiker. Je moet met het volgende rekening houden: Wanneer ze voor het eerst verschijnen zijn deze schermen vaak leeg. Dat betekent niet automatisch dat er geen informatie is. Het programma heeft geen selectie uitgevoerd. Klikken op de knop "Zoeken" - al dan niet na het invullen van zoekcriteria - zal de nodige gegevens ophalen. Bepaald zoekcriteria worden gevolgd door '%'. Dat betekent dat het veld wildcards toelaat (het teken '%' kan gebruikt worden ter vervanging van een willekeurig aantal tekens). De zoekcriteria zijn hoofdlettergevoelig.

6.2. RAPPORTEREN VIA E-MAIL & WEBSERVICES Dit zijn gespecialiseerde functionaliteiten die niet binnen de scope ligging van dit document. Ze worden behandeld in aparte documentatie.

6.3. BERICHTEN VERSTUREN Op verschillende plaatsen in de applicatie hebt u de mogelijkheid om te berichten te sturen (bijvoorbeeld naar de Domeinverantwoordelijke of de Data Collection Manager). Deze mogelijkheid is er wanneer u het icoon

ziet. Bij het klikken op dit icoon komt u op het volgende scherm uit:


P a g i n a | 37

Figuur 37: Versturen van een bericht naar een domeinverantwoordelijke

De gebruiker tikt zijn boodschap in in "Bericht". Hij kan eventueel bestanden bijvoegen door in "Selecteer een aan te hechten bestand" via de "Browse"-knop documenten toe te voegen. Klik op "Versturen" om de boodschap te versturen. Enkele opmerkingen: De berichten worden niet via e-mail verstuurd. Ze blijven volledig binnen het OneGate systeem. De gebruiker kan de verzonden berichten steeds consulteren via de functie "Berichten Berichten Verzonden".


P a g i n a | 38 7. APPENDICES APPENDIX A: COOKIES In Internet Explorer 6 kun je de instellingen voor cookies als volgt wijzigen: Tools Internet Options Privacy

Klik Advanced om de instellingen te wijzigen:

Vink "Override automatic cookie handling" aan om de standaardinstellingen te wijzigen. Voor het onderscheid tussen First-party en Third-part cookies zie: http://support.microsoft.com/kb/260971/en-us Indien je de optie "Prompt" gekozen hebt zal Internet Explorer (in dit geval versie 6) bevestiging vragen voor de cookie bewaard wordt:


P a g i n a | 39

Andere browsers hebben gelijkaardige opties om met cookies om te gaan. Zie daarvoor de documentatie van de browser.


P a g i n a | 40 8. INDEX Afdrukken van een Rapport ....................... 16 All Declarers .............................................. 10 Berichten versturen ................................... 36 Bestandsoverdracht Log ............................ 29 Control Panel ............................................ 11 CSSR .......................................................... 3 CSV-bestand opladen ............................... 24 Data Collection Manager ........................... 18 Domein ....................................................... 4 Domeinverantwoordelijke ............................ 4 Elektronisch Certificaat ................................ 6 e-mailadres ............................................... 10 Exporteren van gegevens .......................... 15 GebruikersID ............................................... 6

Herinitialiseren van een Formulier ............. 17 Historiek van een Bestandsoverdracht ...... 30 Instituut ....................................................... 4 Levenscyclus ............................................ 14 Nihil .......................................................... 14 Paswoord .................................................... 6 Profiel ......................................................... 9 Rapport ....................................................... 4 Sectie ....................................................... 19 Show Errors Only ...................................... 21 Validatierapport......................................... 22 Validatieregels .......................................... 22 XML-bestand opladen ............................... 34


OneGate. Gebruikershandleiding. 16 September 2011

Recommend Documents