Onderzoek naar de efficiency van de vergunningverleningprocessen van de gemeente Uden

Onderzoek naar de efficiency van de vergunningverleningprocessen van de gemeente Uden

Rekenkamercommissie Uden Mei 2011

1

2

Rekenkamercommissie Dr. F. J. Bongers Mei 2011

Leden onderzoeksteam: Dr. F.J. Bongers S.A.H. Derks Drs. D.V. Hindriks

projectleider onderzoeker / auteur onderzoeker / co-auteur

Contactpersoon: Drs. J.C.M. van den Akker (voorzitter rekenkamercommissie) 073 – 690 11 86 [email protected]

3

4

Inhoudsopgave Inhoudsopgave...........................................................................................5 Bestuurlijke nota Aanleiding ...................................................................................................7 Vormgeving onderzoek ............................................................................8 Doelstelling........................................................................................8 Normenkader ....................................................................................8 Afbakening onderzoek.....................................................................8 Onderzoeksaanpak ...........................................................................9 Beantwoording onderzoeksvragen .......................................................10 Conclusies en aanbevelingen .................................................................15 Conclusies ........................................................................................15 Aanbevelingen.................................................................................17 Bestuurlijke reactie ..................................................................................18 Nota van bevindingen 1.

2. 3. 4. 5.

Doel en opzet onderzoek ..............................................................21 Doelstelling......................................................................................21 Vraagstelling ....................................................................................21 Onderzoeksvragen..........................................................................21 Afbakening onderzoek...................................................................22 Onderzoeksaanpak .........................................................................23 Normenkader ..................................................................................24 Operationalisering van het normenkader ...................................25 De doorlooptijden ..........................................................................31 Bevindingen.....................................................................................36 Norm 1 Doorlooptijden binnen de normen .............................36 Norm 2 Uitvoeringsproces beheerst...........................................37 Norm 3 Informeren raad..............................................................48

Bijlagen Bijlage 1 Servicenormen Bijlage 2 Wettelijk en gemeentelijk kader Bijlage 3 Onderbouwing bouwvergunningen Bijlage 4 Procesbeschrijvingen Bijlage 5 Tabellen beoordeling efficiency processen Lijst met Eindnoten

5

6

Bestuurlijke nota De bestuurlijke nota bestaat uit vier onderdelen. Allereerst is de aanleiding van het onderzoek beschreven. Daarna volgt de vormgeving van het onderzoek, met daarin een samenvatting van het doel van het onderzoek en het normenkader dat is gehanteerd. In het daarop volgende hoofdstuk worden de onderzoeksvragen beantwoord. Gevolgd door de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Uiteindelijk wordt hierin ook de reactie van B&W opgenomen.

Aanleiding Bij de inventarisatie van onderzoeksonderwerpen voor het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie, meldden verschillende raadsfracties dat zij de indruk hadden dat de doorlooptijden van vergunningaanvragen (te) lang zouden zijn. Dit leidt tot irritatie bij aanvragers. Voor de rekenkamercommissie was dit aanleiding om twee zaken te onderzoeken: - wat zijn de daadwerkelijke doorlooptijden van de verschillende vergunningen en - zijn er efficiency voordelen te behalen in het proces van vergunningverlening. De rekenkamercommissie heeft besloten het proces van de vergunningenverlening van bouwaanvragen en de vergunningverlening door Publiekszaken te onderzoeken. Hierna leest u de vier aanleidingen die de rekenkamercommissie zag voor dit onderzoek: - Het effect van het eventueel (minder) efficiënt uitvoeren van het proces van vergunningverlening raakt veel burgers en/of bedrijven. Jaarlijks worden er onder andere rond de 600 bouwaanvragen ontvangen. Het aantal burgers en bedrijven dat voor een bouwvergunning in contact komt met de gemeente is daarmee substantieel; - Volgens raadsfracties uiten burgers en bedrijven kritiek op trage procedures en de ontmoedigende werking daarvan voor investeringen; - Publiekszaken (PZ) kan niet op eenvoudig wijze inzicht geven in de doorlooptijden van de door haar uitgevoerde vergunningverleningprocessen. Dit blijkt uit het vooronderzoek van de rekenkamercommissie; - De raad heeft weinig inzicht in de doelmatigheid van de vergunningverlening en de doorlooptijden van het verleningproces;

7

Vormgeving onderzoek Doelstelling De doelstelling van het onderzoek was inzicht geven in de doelmatigheid van het vergunningverleningproces. De raad krijgt inzicht in de resultaten van de inspanningen voor vergunningverlening van de gemeente Uden. Dit inzicht geeft de rekenkamercommissie door de centrale vraagstelling te beantwoorden: Is het proces van vergunningverlening van de gemeente Uden efficiënt? En informeert het college de raad over het vergunningverleningproces?

Normenkader De rekenkamercommissie heeft haar bevindingen aan de volgende normen getoetst:

Norm 1 De doorlooptijden van de verschillende vergunningen dienen conform de servicenormen te zijn. De gemeente Uden hanteerde in 2008 en 2009 een aantal (service) normen. De besluitvorming op vergunningaanvragen moet binnen deze normen gebeuren.. Indien er geen servicenormen gelden dan moeten de doorlooptijden voldoen aan de wettelijke normen.

Norm 2 Bij de beoordeling van de efficiency hebben we de norm gehanteerd dat het uitvoeringsproces beheerst moet zijn. Een beheerst proces zorgt ervoor dat inefficiëntie wordt gesignaleerd en bijsturing daarop mogelijk is.

Norm 3 Het college moet informatie aan de raad bieden die toegesneden is op de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Zij moet informatie verstrekken over het behalen van de servicenormen. Deze informatie moet juist, tijdig en volledig zijn. Deze normen zijn verder uitgewerkt in de Nota van bevindingen onder Operationalisering van het normenkader.

Afbakening onderzoek De rekenkamercommissie heeft niet alle vergunningverleningprocessen onderzocht. Zij heeft een selectie gemaakt van de te onderzoeken typen aanvragen. Daarbij zijn de volgende drie criteria gehanteerd: - De gemeente moet jaarlijks een substantieel aantal aanvragen ontvangen; - Er moet minimaal een periode van enkele weken tussen aanvraag en beschikking zitten; 8

- Het moeten aanvragen zijn waarop geen/ weinig controle is van externe instanties. Op basis hiervan is besloten om de aandacht te richten op een aantal aanvragen van de afdelingen Bouwen & Milieu en Publiekszaken. Het onderzoek heeft zich beperkt tot de volgende vergunningen: - Lichte bouwvergunningen; - Reguliere bouwvergunningen (inclusief gefaseerde); - Kapvergunningen; - Evenementenvergunningen; - Drank- en horecavergunningen; - Parkeervergunningen Het onderzoek heeft zich gericht op de jaren 2007, 2008 en 2009. De rekenkamercommissie was van plan om de resultaten van het onderzoek door de afdeling Control naar de kostendekkendheid van de leges in dit onderzoek te betrekken. Omdat het onderzoek door Control nog niet is afgerond heeft de commissie hier van afgezien.

Onderzoeksaanpak De rekenkamercommissie heeft via verschillende onderzoeksmethoden het antwoord op de centrale vraagstellig gezocht: documentverzameling, dossierstudie, data-analyse en interviews met ambtenaren van de gemeente Uden. De commissie heeft de bevindingen getoetst aan het normenkader. De resultaten van deze toetsing staan in de nota van bevindingen. Deze nota is voor ambtelijk hoor en wederhoor voorgelegd aan de organisatie. Daarna zijn de onderzoeksvragen beantwoord en de conclusies en aanbevelingen in de bestuurlijke nota opgenomen. De commissie legt het rapport voor bestuurlijke wederhoor voor aan het College. Tegelijkertijd zenden wij de rapportage ter kennisname aan de raad. Na ontvangst van de reactie van het college wordt deze aan het rapport toegevoegd. Het geheel bieden wij daarna aan aan de raad..

9

Beantwoording onderzoeksvragen De centrale vraagstelling van het onderzoek - Is het proces van vergunningverlening van de gemeente Uden efficiënt? En informeert het college de raad over het vergunningverleningproces? - is verder uitgewerkt in drie onderzoeksvragen. In dit hoofdstuk leest u de beantwoording van de onderzoeksvragen. En aan het eind van dit hoofdstuk geeft de commissie antwoord op de centrale vraag.

Onderzoeksvraag 1 Blijven de daadwerkelijke doorlooptijden binnen de servicenormen? Van de onderzochte vergunningen is van vier soorten vergunningen de gemiddelde doorlooptijd korter dan de norm. Twee soorten vergunningen werden gemiddeld niet binnen de norm verstrekt. Hierna leest u per vergunning toelichting: Bouwvergunningen

In de onderzochte jaren is de gemiddelde beslistermijn op de lichte en reguliere vergunningen binnen de norm gebleven. Van gemiddeld 98% van beide soorten vergunningen was de beslistermijn korter dan de servicenorm. In de servicenorm stond dat - op lichte bouwvergunningen binnen zes weken na indiening van de aanvraag een besluit volgt en op reguliere bouwvergunningen binnen twaalf weken. Mits bouwplannen passen binnen het geldende bestemmingsplan en waarvoor dus geen vrijstellingsprocedure nodig is -. Dit was conform de toen geldende wettelijke termijnen. In de woningwet is daarbij nog opgenomen dat indien niet binnen deze termijn wordt besloten de vergunning van rechtswegen wordt verleend. De beslistermijn voor lichte vergunningen was de afgelopen jaren gemiddeld 2,2 weken en voor reguliere 2,9 weken. In een aantal gevallen is de doorlooptijd van een bouwaanvraagprocedure langer dan de formele beslistermijn. Het college kan de aanvraagprocedure om een aantal formele redenen, zoals bijvoorbeeld een vrijstellingsprocedure, aanhouden of opschorten (zie hoofdstuk 4 voor de formele redenen). De formele beslistermijn loopt in deze periode niet door. Dit maakt dat de gemiddelde doorlooptijd van bouwvergunningaanvragen tussen 2007 en 2009 langer was dan de gemiddelde formele beslistermijn. In de onderzochte jaren was de gemiddelde doorlooptijd voor lichte vergunningen 7,6 weken en voor reguliere vergunningen 10,7 weken. Kapvergunningen

De doorlooptijdtijd van de kapvergunningen blijft ruim binnen de norm (bijvoorbeeld in 2009 3,2 weken). De gemeente moet op een kapvergunning volgens de servicenorm binnen 4 tot 6 weken besluiten. In het APV is binnen acht weken opgenomen. In 2009 was 95% van de aanvragen binnen zes weken verstrekt. 5% heeft langer geduurd dan zes weken. 10

Evenementenvergunningen

De gemiddelde doorlooptijd van evenementenvergunningen blijft binnen de norm (in 2009 5,1 weken). De gemeente moet volgens de APV binnen acht weken op dergelijke aanvragen besluiten. Er is wel sprake van een grote spreiding binnen de doorlooptijden, in 2009 bijvoorbeeld was de doorlooptijd van 24% van de vergunningaanvragen langer dan acht weken. Drank- en horecavergunningen

In 2007 en 2008 overschreed de gemiddelde doorlooptijd ruim de norm (in 2008 30 weken). In 2009 was de gemiddelde doorlooptijd binnen de norm (11 weken). In de dranken horecawet is opgenomen dat de gemeente op een aanvraag binnen drie maanden moet beslissen. Ook hier was sprake van een flinke spreiding binnen de doorlooptijden: in 2009 bijvoorbeeld was de doorlooptijd van 50% van de vergunningen korter dan drie maanden en 17% langer dan zes maanden. Parkeervergunningen

Uit de interviews van de rekenkamercommissie met medewerkers van Publiekszaken blijkt dat parkeervergunningen confrom de servicenorm worden verstrekt terwijl de aanvrager wacht.

Onderzoeksvraag 2 Kan het proces van vergunningverlening verbeterd worden? Welke procesveranderingen zijn daarvoor nodig? Op deze vraag leest u per vergunning het antwoord: Bouwvergunningen

Het proces van bouwvergunningenverlening voldoet aan de normen van een beheerst proces: er is een procesbeschrijving, Bouwen en Milieu werkt volgens de procesbeschrijving zij voert metingen uit, analyseert deze en stuurt bij. Ondanks dat kan de afdeling het proces nog op een aantal punten verbeteren: - De tijd tussen het eerste contact van de aanvrager met de gemeente en het moment van de formele aanvraag bekorten. Bouwen en Milieu ontvangt vaak voorafgaand aan een vergunningaanvraag een schetsplan of een informatieverzoek. De aanvrager ervaart waarschijnlijk de tijd vanaf de start van deze activiteiten tot het moment dat het college de vergunning verstrekt als de totale doorlooptijd. Terwijl de formele doorlooptijd pas start bij de indiening van een vergunningaanvraag voorzien van alle benodigde informatie; - Een actueler geautomatiseerd vergunningregistratiesysteem invoeren. Een nieuw systeem met ingebouwde controles en een zogenaamde workflow zorgt voor minder foutieve invoer en eenvoudig te genereren managementinformatie. Uitwisseling van gegevens met andere programma’s zoals bijvoorbeeld WORD is dan mogelijk waardoor onder andere het maken van brieven voor Bouwen en Milieu eenvoudiger wordt; - Het verschil tussen de bewerkingstijd en de daadwerkelijke doorlooptijd bij de juristen en administratief juridische medewerkers 11

terugbrengen. Uit de analyse van het bouwvergunningenproces binnen de afdeling Bouwen en Milieu blijkt dat de grootste wachttijd bij de juridische afdeling zit. De rekenkamercommissie heeft per processtap de wachttijdfactor berekend. Deze factor blijkt bij de juristen en administratief juridisch medewerker het hoogst te zijn. Kapvergunningen

Ondanks dat de doorlooptijd van de kapvergunningen ruim binnen de norm blijven kan het proces van vergunningverlening op een aantal punten verbeterd worden, onder andere: - Vastleggen van de doorlooptijden. Op dit moment registreert Openbare Werken de doorlooptijden van de vergunningverstrekking niet en kan deze dus ook niet analyseren. Registratie van stuurinformatie is een voorwaarde voor een beheersbaar proces. - Eén maal per week alle bomen op locatie beoordelen waarvoor die week een kapvergunning is aangevraagd. Nu gaat de medewerker buitendienst kort na ontvangst van de aanvraag naar de boom om deze te beoordelen. Omdat wekelijks de voorgenomen besluiten worden aangeleverd voor publicatie is direct handelen niet noodzakelijk. De buitendienstmedewerker kan hierdoor zijn tijd efficiënter inzetten. - Een lijst van vergunningplichtige bomen opstellen. Deze maakt een beoordeling op locatie overbodig. Hiermee kan een extra schakel uit het proces en kan de gemeente de aanvraag wellicht binnen één dag afhandelen. - Het hele proces van kapvergunningverlening binnen één afdeling uit laten voeren. De medewerker van Openbare Werken loopt veel heen en weer binnen het gebouw. Hiermee verdwijnt die noodzaak . Evenementenvergunningen

De doorlooptijd van de evenementenvergunningen blijven gemiddeld ruim binnen de norm. Ondanks dat kan Publiekszaken het proces van vergunningverlening op een paar punten verbeteren: - Het registreren de doorlooptijden van de evenementenvergunningverlening. Op dit moment registreren zij de doorlooptijden niet. Stuurinformatie is een voorwaarde voor een beheersbaar proces; - Vergunningaanvragen die binnen minder dan acht weken voor het evenement zijn ontvangen sanctioneren/ weigeren. Dit zorgt voor een beter beheersbaar uitvoeringsproces. In het APV is opgenomen dat aanvragen ten minste acht weken voor het evenement moeten zijn ontvangen. Het beleid van de gemeente Uden is in de praktijk dat zij aanvragen voor met name grotere evenementen niet weigert. Ook niet als zij deze te laat (volledig) ontvangt. Drank en horecavergunningen

In het vergunningverleningproces voor de drank en horecavergunningen kan Publiekszaken een aantal verbeteringen aanbrengen: - Aanvragen direct na ontvangst in behandeling nemen zorgt voor kortere doorlooptijden; 12

- Het registreren van de verschillende processtappen, bewakingsmomenten en doorlooptijden in een voortgangsbewakingssysteem zijn randvoorwaarden voor een beheersbaar proces. Nu legt Publiekszaken de informatie van de ontvangen aanvragen en verstrekte vergunningen alleen vast in de vergunningendossiers; - Werken conform de procesbeschrijving, op vaste momenten in de week en met een checklist zorgt ervoor dat het proces gestructureerd en structureel verloopt. Dit maakt het proces ook beheersbaar. Nu geschiedt de vergunningaanvraag verwerking ad hoc en ongestructureerd. Parkeervergunningen

Dit proces verloopt goed. De gemeente verstrekt terwijl de aanvrager wacht. In het algemeen geldt dat er geen noodzaak bestaat om ingekomen vergunningaanvragen centraal te laten registreren in het postregistratiesysteem (CORSA of IRS). Het invoegen van een extra set handen in het proces (in dit geval interne zaken) leidt vaak tot langere doorlooptijden.

Onderzoeksvraag 3 a.

Informeert het college de raad over het vergunningverleningproces? Het college informeert de raad niet gestructureerd binnen de planning- en controlcyclus over de doorlooptijden van de verschillende verguningverleningprocessen.

b. Zo ja, voldoet deze informatie aan de afspraken hierover met de raad? De raad heeft geen afspraken met het college gemaakt over de informatie die zij wenst te ontvangen over de vergunningverleningprocessen en de doorlooptijden van de verschillende vergunningaanvragen. c.

Kan de raad hiermee haar kaderstellende en controlerende taak vervullen? Uit de gesprekken die de rekenkamercommissie met de verschillende raadsfracties heeft gevoerd blijkt dat de fracties weinig zicht hebben op de doorlooptijden van de verschillende vergunningaanvragen De raad zal moeten bepalen of zij voor haar controlerende taak structureel geïnformeerd wil worden over de doorlooptijden van de vergunningverleningprocessen.

13

Centrale vraagstelling Is het proces van vergunningverlening van de gemeente Uden efficiënt? En informeert het college de raad over het vergunningverleningproces? Een deel van de vergunningverlening verloopt efficiënt: - het parkeervergunningen proces is efficiënt; - Bouwen en Milieu voert het bouwvergunningenproces efficiënt uit maar aanvragers ervaren het als lang. Slechts een klein gedeelte van de doorlooptijd kan Bouwen en Milieu beïnvloeden. En een deel verloopt minder efficiënt: - het kapvergunningenproces verloopt op onderdelen inefficiënt maar de aanvrager ondervindt daar geen nadeel van omdat vergunningen maar één maal per week worden verstrekt; - het dranken horecaproces was de afgelopen jaren zodanig inefficiënt dat aanvragers vaak lang op hun vergunning moesten wachten; - de efficiency van de verwerking van vergunningaanvragen voor evenementen wordt voornamelijk beïnvloed door de aanvrager zelf (doordat aanvragen te laat of incompleet worden ingediend). Het college informeert de raad niet over het vergunningverleningproces en de doorlooptijden. De raad heeft hierover geen afspraken gemaakt met het college. Vanuit de actieve informatieplicht zou het college de raad kunnen informeren over de vergunningverleningprocessen. Bij voorkeur op vaste momenten in de planning en controlcyclus.

14

Conclusies en aanbevelingen Conclusies De rekenkamercommissie heeft de efficiency van een aantal vergunningverleningprocessen in de gemeente Uden onderzocht. Dit leidt tot aantal conclusies. Eind 2010 is de omgevingsvergunning ingevoerd (WABO). De organisatie is nog bezig de WABO- processen verder te optimaliseren. De aanbevelingen die voortvloeien uit de conclusies van de rekenkamercommissie kunnen behulpzaam zijn bij het verder optimaliseren van deze WABO processen. Hierna leest u de vijf conclusies die de rekenkamercommissie op basis van het onderzoek heeft getrokken. Daarbij is beschreven op basis waarvan de commissie deze conclusie trekt: 1. Vergunningverlening verloopt behoorlijk goed; ondanks beperkte sturing en op onderdelen inefficiënte activiteiten - Er wordt geen stuurinformatie vastgelegd over de vergunningverleningsprocessen met uitzondering van de bouwvergunningen. De doorlooptijden van de vergunningverstrekking zijn daardoor onbekend behalve van de bouwvergunningen. - Het vergunningverleningproces voor de kapvergunningen kan efficiënter. Een medewerker van Openbare Werken loopt veel heen en weer tussen afdelingen en de beoordeling op locatie van de aanvraag gebeurt onhandig. Omdat de gemeente alle vergunningen op één vaste dag in de week (vanwege de wekelijkse publicatie) communiceert naar de aanvragers, is er vanuit het klantperspectief geen noodzaak om dit te verbeteren. Wellicht wel vanuit het interne kosten perspectief. - Het proces voor de dranken horecavergunningen verloopt ongestructureerd en ad hoc. 2. Vergunningaanvragers ervaren de doorlooptijd van bouwvergunningen langer dan de behandelaars De aanvragers ervaren de doorlooptijd als de tijd die zit tussen het eerste contact (vaak met een vraag of een schetsplan) en het moment dat de gemeente een besluit neemt en een vergunning (niet) verstrekt. Bouwen en Milieu gaat uit van de beslistermijn waarvoor wettelijke normen vastliggen in de wet en die de afdeling kan beïnvloeden. Hiertussen kan een verschil zitten. Dit kan veroorzaakt worden door: - de tijd tussen het eerste contact en het moment dat de gemeente de formele aanvraag met alle vereiste informatie ontvangt; - de tijd die de aanvrager tijdens de procedure nodig heeft om benodigde informatie aan te leveren; - een vrijstellingsprocedure, de gemente voert deze als er een ontheffing van de voorschriften in het bestemmingsplan mogelijk is, hiervoor mag de gemeente de beslistermijn opschorten en/of 15

- een aanhouding omdat er bijvoorbeeld op korte termijn een nieuw bestemmingplan in werking treedt of een vergunning in het kader van de monumenten of milieuwet noodzakelijk is etc. Het is voor de aanvrager niet relevant of de verstreken tijd wel of niet meetelt voor de formele beslistermijn. 3. Doorlooptijden van vergunningverleningprocessen nemen af De beslistermijnen van de bouwvergunningen en de doorlooptijden van de kapvergunningen zijn gedaald. De doorlooptijden van de horecavergunningen zijn de afgelopen jaren zelfs sterk gedaald. Bijkomend voordeel hiervan is dat dit leidt tot vermindering van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven - een prominente doelstelling van het rijk en gemeenten -. 4. Procesbeschrijvingen van vergunningverlening zijn beschikbaar en worden ook toegepast - De gemeente Uden heeft voor alle onderzochte vergunningverleningsprocessen procesbeschrijvingen beschikbaar. Bij de start van het rekenkameronderzoek bestond er alleen voor de bouwvergunningen een procesbeschrijving. - Het proces van vergunningverlening voor de bouwvergunningverlening verloopt beheerst. Bouwen en Milieu werkt volgens de procesbeschrijvingen en zij genereert stuurinformatie op basis waarvan zij bijstuurt. 5. De raad stelt geen kaders voor het vergunningverleningproces De raad heeft geen kaderstellende uitspraken gedaan over de normen voor de vergunningverleningprocessen. Zij vraagt niet om informatie over de doorlooptijden van deze processen. Het gevolg hiervan is dat het college haar hierover niet structureel informeert. Dit maakt dat de raad geen inzicht heeft in de doorlooptijden van de verschillende vergunningen en of de klachten die zij van burgers ontvangt terecht zijn. De doorlooptijden bepalen waarschijnlijk in sterke mate de tevredenheid van de aanvrager.

16

Aanbevelingen Hierna leest u de aanbevelingen die de rekenkamercommissie doet naar aanleiding van haar conclusies. Deze aanbevelingen kunnen bijdragen aan een verdere optimalisatie van de WABO-processen Vanuit het perspectief van de burger 1. Breng uitdrukkelijk het perspectief van de vergunningaanvrager in het proces door aandacht te besteden aan: a. Wat van iedereen verwacht wordt (van zowel de aanvrager en de behandelaar); b. Hoelang de aanvraagprocedure gaat duren. En wat de aanvrager kan verwachten; c. Wat de aanvrager kan doen om het proces te bekorten; 2. Onderzoek of de status van een aanvraag (digitaal) gevolgd kan worden door de aanvrager (real-time informatie). Vanuit het perspectief van de organisatie 1. Laat de vergunningverstrekking voor kapvergunningen binnen één afdeling afhandelen; 2. Voer zodra dit mogelijk is, dagelijkse publicatie van de kapvergunningen in en laat een lijst “vergunningplichtige bomen” opstellen. Indien de organisatie beide maatregelen realiseert is het mogelijk om het grootste deel van de kapvergunningen te verstrekken terwijl de aanvrager wacht; 3. Zorg dat Publiekszaken voor de dranken horecavergunningen volgens de procesbeschrijving werkt en de voortgang bewaakt.

17

Bestuurlijke reactie Rekenkamercommissie Gemeente Uden t.a.v. mevrouw drs. J.C.M. van den Akker uw kenmerk

ons kenmerk

behandeld door

datum

--

--

I. Mutsaars

26 april 2011 verzonden

onderwerp

bijlage

doorkiesnummer

bestuurlijke reactie op de Nota van bevindingen van ‘Onderzoek naar de efficiency van het vergunningverleningsproces’

1

(0413) 281 461

Geachte mevrouw van den Akker, Bij brief d.d. 28 maart heeft u ons uw onderzoeksrapport “Onderzoek naar de efficiency van het vergunningverleningsproces” voorgelegd voor bestuurlijk hoor en wederhoor. Van deze mogelijkheid maken wij hierbij gebruik. Onze reactie heeft betrekking op onderstaande punten: 1. het onderzoek is niet gebaseerd op actuele processen 2. vergunningverlening vindt plaats binnen de wettelijk gestelde termijnen 3. de aanbevelingen uit het rapport zijn reeds geïmplementeerd. Ad 1. Het onderzoek is niet gebaseerd op actuele processen De processen die worden beschreven betreffen de periode 2007, 2008 en 2009. Op 1 oktober 2010 is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) ingevoerd. Met de komst van de Wabo zijn een aantal processen (kappen en bouwen) volledig herzien en de beschrijvingen en berekeningen in het onderzoeksrapport zijn derhalve niet gebaseerd op de actuele processen. Tevens is een organisatieontwikkelingstraject gestart in 2008 en dat heeft geleid tot een herstructurering van diverse taken. Dit heeft er onder meer toe geleid dat de afhandeling van dranken horecavergunningen en evenementenvergunningen bij een andere afdeling is ondergebracht. De verantwoordelijke afdeling heeft deze processen inmiddels volledig beschreven en de werkwijze is geborgd binnen de afdeling. Ook in die gevallen is de nota niet gebaseerd op de actuele processen. Omdat de processen inmiddels volledig zijn herzien, of ingrijpend gewijzigd, ontbreekt de noodzaak tot een gedetailleerde inhoudelijke beoordeling van de rapportage. Tevens kunnen de genoemde herzieningen/wijzigingen consequenties hebben voor de praktische toepasbaarheid van conclusies en aanbevelingen, nu deze niet gebaseerd zijn op actuele processen. Ad.2. vergunningverlening vindt plaats binnen de wettelijk gestelde termijnen De rapportage wekt de indruk dat de vergunningverlening (bouwen) niet of nauwelijks binnen de wettelijke termijnen plaatsvond/vindt. Wij herkennen ons niet in dit beeld. Uw commissie geeft in het normenkader van hoofdstuk 3 aan, welke bouwvergunningen wel en welke geen onderdeel van uw onderzoek uitmaken. Echter in de berekening van de wachttijden/ doorlooptijden en behandelingstijden worden, in afwijking van het door uw commissie gestelde normenkader, ook de vergunningen geteld waarvoor een ontheffingsprocedure moet worden gevoerd of een aanhoudingsverplichting geldt. Aangezien de wettelijk verplichte ter inzagetermijnen en de wettelijk verplichte coördinatie met de milieuvergunning de doorlooptijden/wachttijden en bewerkingstijden behoorlijk beïnvloedt, is een ernstige nuancering of uitsplitsing van de verleende vergunningen noodzakelijk voor een reëel beeld. Het voeren van deze procedures is geen keuze voor de afdeling zoals het rapport suggereert, maar een wettelijke verplichting.

18

Tevens wordt de indruk gewekt dat de in de nota opgenomen uren uitsluitend worden besteed aan vergunningverlening. De uren die besteed worden aan de behandeling van schetsplannen, informatieverzoeken, niet-ontvankelijke, ingetrokken en geweigerde bouwaanvragen zijn onderdeel van de uren die vallen onder de noemer vergunningverlening. Enige nuancering van de urenverdeling lijkt ook in dit kader noodzakelijk. Ad.3. Aanbevelingen zijn reeds geïmplementeerd. In uw rapport doet u een aantal aanbevelingen vanuit het perspectief van de burger en een aantal aanbevelingen vanuit het perspectief van de organisatie. Uw aanbevelingen vanuit het perspectief van de burger luiden: 1. Breng uitdrukkelijk het perspectief van de vergunningaanvrager in het proces door aandacht te besteden aan: a. Wat van iedereen verwacht wordt (van zowel de aanvrager en de behandelaar); b. Hoelang de aanvraagprocedure gaat duren. En wat de aanvrager kan verwachten; c. Wat de aanvrager kan doen om het proces te bekorten; Het vorenstaande is inmiddels beschreven in de Wabo-processen en zowel bij beantwoording van conceptaanvragen en informatieverzoeken als in de eerste mededeling naar de aanvrager na indiening van de aanvraag, wordt inmiddels het verloop van de procedure aangegeven, wordt aangegeven wat er nog ontbreekt aan de aanvraag en wordt informatie over voor de aanvrager noodzakelijke vervolgstappen verstrekt. 2. Onderzoek of de status van een aanvraag (digitaal) gevolgd kan worden door de aanvrager (realtime informatie). Met invoering van het zaaksysteem in de gemeente Uden is het voor de klant mogelijk om de ingediende aanvraag digitaal te volgen. Uw aanbevelingen vanuit het perspectief van de organisatie luiden: 1. Laat de vergunningverstrekking voor kapvergunningen binnen één afdeling afhandelen. 2. Voer zodra dit mogelijk is, dagelijkse publicatie van de kapvergunningen in en laat een lijst “vergunningplichtige bomen” opstellen. Indien de organisatie beide maatregelen realiseert is het mogelijk om het grootste deel van de kapvergunningen te verstrekken terwijl de aanvrager wacht. Momenteel wordt gewerkt aan een verruiming van de regeling in de Algemene Plaatselijke Verordening, waardoor minder bomen onder de vergunningplicht gaan vallen. In dit kader wordt tevens gewerkt aan een bomenlijst. Een overzicht van monumentale bomen is reeds gerealiseerd. Indien en zodra het wettelijk wordt toegestaan dat aanvragen en verleende vergunningen via de website gepubliceerd mogen worden en er geen verplichting meer is om in een huis aan huisblad te publiceren, zullen wij deze mogelijkheden ten volle benutten en dan is er geen belemmering meer om dagelijks te publiceren. 3. Zorg dat Publiekszaken voor de dranken horecavergunningen volgens de procesbeschrijving werkt en de voortgang bewaakt Zoals reeds aangegeven is de afhandeling van de vergunningprocessen op het gebied van dranken horecavergunningen inmiddels bij de afdeling Publiekszaken ondergebracht. Zoals hierboven aangegeven zijn vanuit het programma dienstverlening en de organisatieontwikkeling deze processen inmiddels volledig beschreven en geborgd en er wordt gewerkt conform die processen. Concluderend stellen wij vast dat de door u genoemde aanbevelingen, waar wettelijk mogelijk, reeds volledig zijn doorgevoerd in de gewijzigde processen. Wij gaan er van uit dat deze bestuurlijke reactie aan uw rapportage wordt toegevoegd, zodat de gemeenteraad een zo volledig mogelijk beeld krijgt over de efficiency van de vergunningverleningprocessen en de actuele stand van zaken. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Uden de secretaris de burgemeester mr. J.M. Smarius drs. H.A.G. Hellegers

19

20

Nota van bevindingen De nota van bevindingen bestaat uit vijf delen. In het eerste hoofdstuk zijn het doel en de opzet van het onderzoek beschreven. In hoofdstuk twee en drie is het normenkader uitgewerkt. Daarna maken wij de doorlooptijden van de verschillende vergunningen inzichtelijk. De nota sluit af met per norm de bevindingen.

1. Doel en opzet onderzoek In dit hoofdstuk leest u het doel van het onderzoek en de manier waarop het onderzoek is vormgegeven.

Doelstelling De doelstelling van dit onderzoek was de raad inzicht geven in de doelmatigheid van het vergunningverleningproces. Zij krijgt inzicht in de resultaten van de inspanningen voor vergunningverlening van de gemeente Uden.

Vraagstelling De rekenkamercommissie wilde dit doen door de volgende vragen te beantwoorden: Is het proces van vergunningverlening van de gemeente Uden efficiënt? En informeert het college de raad over het vergunningverleningproces?

Onderzoeksvragen De centrale vraagstelling is verder uitgewerkt in drie onderzoeksvragen. Hierna leest u de drie vragen. Onderzoeksvraag 1

De gemeente Uden heeft een aantal servicenormen voor termijnen waarbinnen vergunningen worden afgehandeld. Blijven de daadwerkelijke doorlooptijden binnen deze normen? Onderzoeksvraag 2

Kan het proces van vergunningverlening verbeterd worden? Welke procesveranderingen zijn daarvoor nodig? Onderzoeksvraag 3

a.

Hoe informeert het college de raad over het vergunningverleningproces? b. Voldoet deze informatie aan de afspraken hierover met de raad? c. Kan de raad hiermee haar kaderstellende en controlerende taak vervullen?

21

Afbakening onderzoek Om te bepalen op welke typen aanvragen het onderzoek gericht werd, is een kort vooronderzoek uitgevoerd. In dit vooronderzoek is in eerste instantie bekeken welke typen aanvragen bij de gemeente binnenkomen en om welke aantallen het hierbij gaat. Uit dit totaaloverzicht is vervolgens een selectie gemaakt van de te onderzoeken typen aanvragen. Hierbij zijn de volgende drie selectiecriteria gehanteerd: - de gemeente Uden moet jaarlijks een substantieel aantal aanvragen ontvangen; - er moet minimaal een periode van enkele weken tussen aanvraag en beschikking zitten; - het moeten aanvragen zijn waarop geen/ weinig controle is van externe instanties. Naar aanleiding van de gehanteerde selectiecriteria is besloten om de aandacht te richten op een aantal aanvragen dat de afdelingen Bouwen & Milieu en Publiekszaken afhandelt. Het onderzoek beperkt zich tot de volgende vergunningen: - Lichte bouwvergunningen; - Reguliere bouwvergunningen (inclusief gefaseerde); - Kapvergunningen; - Evenementenvergunningen; - Drank- en horecavergunningen; - Parkeervergunningen Een lichte bouwvergunning is vereist bij gebouwen van beperkte betekenis. Deze bouwwerken zijn meestal klein en hebben weinig of geen invloed op de omgeving. Enkele voorbeelden zijn: een berging, een garage, een dakkapel, erfafscheiding en een aan- of uitbouw, zoals een serre. Een reguliere vergunning is vereist voor bouwactiviteiten die niet licht vergunningplichtig of vergunningvrij zijn. Een reguliere bouwvergunning kan in twee fasen worden aangevraagd. Bij de eerste fase wordt het (ver)bouwplan slechts getoetst aan de ruimtelijke kaders, zoals: het bestemmingsplan en redelijke eisen van welstand (indien van toepassing). Bij de tweede fase wordt het (ver)bouwplan getoetst aan de overige kaders, zoals: de bouwverordening en het Bouwbesluit. De rekenkamercommissie heeft dergelijke gefaseerde vergunningen niet apart inzichtelijk gemaakt maar opgenomen in de cijfers over de reguliere vergunningen. De bouwvergunningen waarvoor een ontheffingsprocedure of een aanhoudingsplicht geldt, zijn in het onderzoek betrokken. Het onderzoek heeft zich gericht op de jaren 2007, 2008 en 2009. De rekenkamercommissie was van plan om de resultaten van het onderzoek door de afdeling Control naar de kostendekkendheid van de leges in dit onderzoek te betrekken. Aangezien het onderzoek door Control nog niet is afgerond heeft de commissie hier van afgezien.

22

Onderzoeksaanpak De rekenkamercommissie heeft de volgende onderzoeksmethoden gehanteerd: Oriënterend onderzoek

De rekenkamercommissie is begonnen met een oriënterend onderzoek naar vergunningen. Het resultaat was een onderbouwde afbakening voor het (diepte)onderzoek. Onderdelen van deze oriëntatie waren een literatuurstudiei en gesprekken met de manager Bouwen & Milieu en manager Publiekszaken. Met als doel de Udense vergunningverleningprocessen in beeld te krijgen. Het vooronderzoek heeft geleid tot de startnotitie die op 18 december 2009 is aangeboden aan het college en de raad. Documentverzameling en dossierstudie

Om de doorlooptijden van de verschillende vergunningverleningprocessen te bepalen, zijn de verantwoordingen hierover opgevraagd. Bij het ontbreken van (periodieke) verantwoordingen zijn de afdelingen B&M en PZ gevraagd de benodigde verantwoordingsinformatie aan te reiken. Daarnaast is alle relevante informatie over de inrichting van de processen (zoals o.a. procesbeschrijvingen) verzameld. Data-analyse

Naast documentverzameling zijn analyses van in systemen vastgelegde gegevens uitgevoerd. Interviews

Na de analyse van de documenten en data zijn interviews gehouden met medewerkers van de afdelingen B&M en PZ met als doel aanvullende cijfers, achtergronden, extra informatie en feiten te achterhalen. Toetsing en verslaglegging

Het onderzoek heeft geleid tot bevindingen. Deze zijn getoetst aan het normenkader. De resultaten van deze toetsing staan in deze nota van bevindingen. Deze nota is 24 januari 2010 voor ambtelijk hoor en wederhoor voorgelegd aan de organisatie.

23

2. Normenkader In dit hoofdstuk leest u de normen waaraan de rekenkamercommissie haar bevindingen heeft getoetst: Norm 1

De doorlooptijden van de verschillende vergunningen moeten conform de servicenormen zijn. Indien er geen servicenormen gelden dan moeten de doorlooptijden voldoen aan de wettelijke normen. Norm 2

Bij de beoordeling van de efficiency hebben we de norm gehanteerd dat het uitvoeringsproces beheerst moet zijn. Norm 3

Het college moet informatie aan de raad bieden die toegesneden is op de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Zij moet informatie verstrekken over het behalen van de servicenormen.. Deze informatie dient juist, tijdig en volledig te zijn. Deze normen zijn verder uitgewerkt in hoofdstuk 3 Operationalisering van het normenkader.

24

3. Operationalisering van het normenkader In dit hoofdstuk zijn de normen zoals opgenomen in hoofdstuk 2 verder uitgewerkt.

Norm 1 De doorlooptijden van de verschillende vergunningen moeten conform de servicenormen te zijn. Indien er geen servicenormen gelden dan moeten de doorlooptijden voldoen aan de wettelijke normen. Allereerst leest u de servicenormen die in Uden gelden en daarna de wettelijke normen.

Servicenormen In 2008 en 2009 gold er binnen de gemeente Uden een uitgebreide set servicenormen, zie bijlage 1. Hierin had de gemeente zichzelf per soort vergunning een norm opgelegd waarbinnen de besluitvorming moet plaatsvinden. Deze servicenormen waren niet formeel vastgesteld door het college en de raad. Maar golden als richtlijn voor de organisatie en waren ook een periode beschikbaar op de website voor de burgers. Omdat de servicenormen golden in de onderzochte jaren is de rekenkamercommissie bij de beoordeling van de doorlooptijden uitgegaan van deze servicenormen. In de servicenormen was het volgende vermeld: Lichte Bouwvergunning

Binnen zes weken na indiening volgt een besluit op een aanvraag mits de bouwplannen passen binnen het geldende bestemmingsplan en waarvoor dus geen vrijstellingsprocedure nodig is. Reguliere Bouwvergunning

Binnen 12 weken na indiening volgt een besluit op een aanvraag mits de bouwplannen passen binnen het geldende bestemmingsplan en waarvoor dus geen vrijstellingsprocedure nodig is. Kapvergunning

Indien uit een aanvraag blijkt dat een kapvergunning noodzakelijk is, ontvangt men binnen 4 tot 6 weken een voorwaardelijke vergunning. Tegelijk publiceert de gemeente dit besluit zodat belanghebbenden bezwaar kunnen maken tegen het toekennen van de vergunning. De aanvrager mag pas overgaan tot daadwerkelijk kappen van de boom nadat de bezwaartermijn is verstreken en de eventueel ingediende bezwaren zijn behandeld met een voor de aanvrager positieve uitkomst. Indien een bezwaar wordt toegewezen, vervalt de vergunning van rechtswege en mag er dus niet worden gekapt. Kleine evenementen (wijkgebonden)

Binnen 3 weken na indiening volgt een besluit op een aanvraag.

25

Parkeervergunning

De gemeente Uden kent drie parkeervergunningen: voor bewoners in het centrum, voor bewoners in de schil rondom het centrum en voor bedrijven in het centrum. Deze vergunningen kunnen worden verstrekt terwijl de aanvrager wacht.

Wettelijk kader en gemeentelijk kader Indien er geen servicenormen voor een vergunning zijn opgesteld dan gelden de normen die in de wet of in verordeningen zijn opgenomen. In bijlage 2 zijn het wettelijk en gemeentelijk kader opgenomen. Hierna staan de normen voor de vergunningen waarvoor geen servicenormen gelden: Evenementenvergunning

Voor de evenementenvergunning is in de APV het volgende opgenomen: - Op een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt binnen acht weken na de dag waarop de aanvraag ontvangen is beslist (artikel 1.2 Beslistermijn) - Indien een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt ingediend minder dan acht weken voor het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft, kan besloten worden dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen (artikel 1.3. Te late indiening aanvraag) Drank-horecavergunning

In artikel 26 van de dranken horecawet staat dat er beslist wordt op de aanvraag binnen drie maanden na ontvangst. Wanneer er niet binnen drie maanden beslist kan worden, wordt aangegeven binnen welke (zo kort mogelijke) termijn de beschikking wel zal wordne afgegeven. De doorlooptijden van de verschillende vergunningen zijn in de onderstaande tabel weergegeven: Soort vergunning

Norm doorlooptijd

Lichte bouwvergunning Reguliere bouwvergunning Kapvergunning Klein evenement Evenement Parkeer Drank en horeca

< 6 weken < 12 weken < 4 tot 6 weken < 3 weken < 8 weken Klaar terwijl u wacht < 3 maanden

26

Norm 2 Bij de beoordeling van de efficiency hebben we de norm gehanteerd dat het uitvoeringsproces beheerst moet zijn. Een beheerst proces zorgt ervoor dat inefficiëntie wordt gesignaleerd en bijsturing daarop mogelijk is. Allereerst leest u aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat er sprake is van een beheerst proces. Daarna leest u uitleg over de twee management theorieën die door de rekenkamercommissie zijn gebruikt om inefficiëntie in de processen te identificeren. Een proces is beheerst als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan1: In procesbeschrijvingen staat hoe het proces moet verlopen: In een procesbeschrijving staat minimaal: - het doel van het proces - input, throughput en output - per subproces de stroomschema’s met toelichting - de actoren, de bevoegden en de verantwoordelijken; De uitvoering verloopt conform de procesbeschrijvingen; Uit dossiers en interviews moet blijken dat conform de procesbeschrijvingen wordt gewerkt; Er worden metingen uitgevoerd op het uitvoeringsproces en deze worden geregistreerd: Er worden data verzameld en deze worden periodiek vastgelegd in een rapportage; De meetresultaten worden geanalyseerd: De resultaten worden vergeleken met de normen; Indien nodig worden corrigerende acties doorgevoerd in het uitvoeringsproces: Om te kunnen toetsen of de vergunningverleningprocessen verbeterd kunnen worden gaat de rekenkamercommissie van twee theorieën uit: de Theory of Constraints2 en Lean Thinking theorie3. Theory of constraints

De Theory of Constraints (TOC)-methode beoogt processen te optimaliseren door de aandacht te richten op de knelpunten. Achterliggend idee is dat een systeem zo sterk is als de zwakste schakel. In procestermen betekent dit dat de maximale output van een systeem bepaald wordt door de capaciteit van het knelpunt in het systeem. Alle aandacht moet daarom gericht worden op het efficiënt benutten en verbeteren van de doorstroom in het knelpunt. Volgens de TOC-methode wordt steeds gezocht naar het knelpunt in het systeem. De volgende vijf stappen worden daarbij doorlopen: 1. vindt het knelpunt of beperkende factor (mensen, beleid, of machines) die zorgt dat er niet meer van het doel behaald kan worden; 2. benut de capaciteit van het knelpunt maximaal (zorg dat het beperkende proces geen tijd verspilt met het doen van dingen die het niet moet doen); Procesbeheersing volgens het KAD+-model, www.KAD+.nl Het doel , Goldrath, 2007, Young et al, 2004 3 Een lean overhead, Paul Huguenin, David Binnerts, Harrie van Gestel, Rotterdam 2009 1

2

27

3. maak de rest van het systeem ondergeschikt aan het knelpunt (zorg dat alle processen worden aangepast aan het beperkende proces en stel ze zo op dat de beperkende factor optimaal gebruikt wordt); 4. hef het knelpunt op (als het kan en nodig is, het permanent vergroten van de capaciteit); 5. keer terug naar de eerste stap. Door steeds opnieuw op zoek te gaan naar het knelpunt in een systeem ontstaat een proces van continue verbetering. Vanuit strategisch oogpunt moet een organisatie ernaar streven het knelpunt goed te beheersen. Idee is dat alle maatregelen die ervoor zorgen dat de doorstroom van het knelpunt toeneemt, bijdragen aan het resultaat van een organisatie. De commissie heeft zich in dit onderzoek beperkt tot de eerste drie stappen. Zij heeft de knelpunten in de betreffende processen gesignaleerd en bepaalt niet hoe deze te verwijderen. Het is namelijk de verantwoordelijkheid van de organisatie om te zorgen voor de continue verbetering van het proces. Lean Thinking

Deze theorie heeft als doel de performance van een organisatie te verbeteren door de verspilling (waste) te elimineren. Lean Management heeft drie doelstellingen: 1. Terugdringen van kosten. 2. Verkorten van doorlooptijden. 3. Verbeteren van de kwaliteit. Hiermee redeneert Lean Management primair vanuit de klantbehoeften en niet vanuit de organisatorische mogelijkheden, of erger nog beperking. Letterlijk vertaald staat ‘lean’ voor slank: alle onnodige activiteiten in het proces worden als ‘overtollig vet’ verwijderd. Continu wordt de vraag gesteld of een bepaalde activiteit waarde toevoegt: levert de activiteit een bijdrage aan lagere kosten, een kortere doorlooptijd of een betere kwaliteit? En wat als we de activiteit niet meer uivoeren? De theorie gaat uit van zeven soorten verspilling/ waste: 1. overproductie: meer maken dan nu gevraagd wordt; 2. wachten: wachten op materiaal, informatie, mensen of machines die niet gereed zij; 3. transport: verplaatsing van informatie of materialen zonder meerwaarde; 4. overbodige bewerking: bewerking die voor de klant geen waarde toevoegt; 5. voorraad: meer informatie of materiaal aanwezig dan nu voor de klant nodig is; 6. beweging: beweging van mensen zonder waardetoevoeging; 7. defects: werk dat fouten of vergissingen (afwijkingen) bevat. Om tot ‘lean’ processen te komen dient van elke processtap aangegeven te worden of dit : 1.een waarde toevoegende activiteit is 2. een noodzakelijke activiteit is maar geen waarde toevoegend; 3. geen waarde toevoegend.

28

Het klantperspectief is hierbij bepalend. De eerste activiteiten dienen te worden geoptimaliseerd, de tweede gereduceerd en de derde geëlimineerd. De rekenkamercommissie heeft activiteiten geïdentificeerd en doet aanbevelingen over hoe deze te optimaliseren, reduceren of elimineren.

29

Norm 3 Het college moet informatie aan de raad bieden die toegesneden is op de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Informatie over de vergunningverlening draagt volgens de rekenkamercommissie bij aan de kaderstellende rol van de raad als deze toekomstgericht is. En deze draagt bij aan de controlerende taak als deze de behaalde resultaten met betrekking tot de gestelde doelen, weergeeft. Informatie is juist als deze consistent en herleidbaar is en als de raad er op kan vertrouwen dat de informatie is gecontroleerd. Informatie is volledig als alle (service)normen worden genoemd. Informatie is tijdig als deze wordt aangeleverd op een moment dat de raad er nog mee kan bijsturen. Informatie over het hanteren van normen bij de vergunningverlening en het verantwoorden over de behaalde resultaten moet in dat kader opgenomen te zijn in de planning en controlcyclus (bijvoorbeeld als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en in de jaarstukken).

30

4. De doorlooptijden In dit hoofdstuk leest u de daadwerkelijke doorlooptijden van de verschillende soorten vergunningen tussen 2007 en 2009. Deze informatie is per soort vergunning onderbouwd met tabellen en grafieken waaruit u de feiten kunt aflezen. Om de doorlooptijden te kunnen vaststellen heeft de rekenkamercommissie de registratie van de doorlooptijden opgevraagd. Gebleken is dat alleen de afdeling Bouwen & Milieu de doorlooptijden van de door haar verwerkte bouwvergunning aanvragen registreert. Dat geldt niet voor de kap-, evenementen-, en dranken horecavergunningen. De rekenkamercommissie heeft zelf handmatig voor deze vergunningen de doorlooptijden bepaald. Bouwvergunningen

Op lichte bouwvergunningen moet binnen zes weken en op reguliere vergunningen binnen twaalf weken worden besloten. Deze servicenorm is conform de wettelijke termijnen. Tussen 2007 en 2009 waren de doorlooptijden van de bouwaanvragen als volgt (de doorlooptijd is weergegeven in weken): Jaar

2007 2008 2009

Aantal verleende vergunningen 575 642 499

Gemiddelde doorlooptijd lichte vergunning

Gemiddelde doorlooptijd reguliere vergunning 7,5 7,4 7,8

10,8 11,1 10,1

Hierbij is een nuancering op zijn plaats. Bovenstaande doorlooptijden zijn de bruto doorlooptijden. Er bestaat namelijk een verschil tussen de doorlooptijd vanaf het moment dat een aanvraag wordt ontvangen tot het moment waarop een vergunning wordt verstrekt en de formele beslistermijn. De formele beslistermijn moet binnen bovenvermelde normen blijven. Het verschil kan door verschillende factoren worden veroorzaakt: - indien een aanvraag niet ontvankelijk is: zolang een aanvraag niet volledig is (informatie ontbreekt) start de formele beslistermijn niet - als tijdens het proces wordt geconstateerd dat aanvullende informatie moet worden aangeleverd, kan hiervoor de procedure worden opgeschort; - een vrijstellingsprocedure: als vrijstelling kan worden verleend van het bestemmingsplan wordt voor deze procedure de formele beslistermijn opgeschort; - een aanhoudingsplicht: B&W mogen een aanvraag om een aantal redenen aanhouden, onder andere als er een ontwerp bestemmingsplan ter inzage ligt voor het betreffende gebied of als er een vergunning op grond van de wet milieubeheer of de monumentenwet moet worden aangevraagd.

31

Bovenstaande factoren beïnvloeden de doorlooptijd. Hieronder tonen we u de gemiddelde formele beslistermijn zien (exclusief de ter inzage leggingperiode): Jaar

Aantal verleende vergunningen

2007 2008 2009

587 649 499

Gemiddelde beslistermijn B&M lichte vergunning

Gemiddelde beslistermijn B&W reguliere vergunning 1,9 2,4 2,2

3,9 5,4 2,4

Er was weinig spreiding binnen de beslistermijnen: over gemiddeld 97% van de bouwvergunningen is de afgelopen jaren ruim binnen de norm besloten. De doorlooptijden bevatten wel enige spreiding:

Bron: Excel overzichten Bouwen en milieu Noot: groen betekent binnen de service- en wettelijke norm voor de beslistermijn. Oranje norm voor de beslistermijn overschreden en rood norm ernstig overschreden Kapvergunningen

Op een kapvergunning moet volgens de servicenorm binnen 4 tot 6 weken worden besloten. In het APV is binnen acht weken opgenomen.

32

De rekenkamercommissie heeft voor de jaren 2008 en 2009 een aantal kapvergunningendossiers uit het archief opgevraagd (2008: 102 en 2009: 55). Per dossier is vastgesteld wat de doorlooptijd van de vergunningvertrekking was. Omdat de resultaten in beide jaren zo goed waren is besloten 2007 niet meer te onderzoeken aangenomen is dat dit jaar het zelfde positieve beeld zou laten zien. Dit levert de volgende gegevens op: Jaar 2007 2008 2009

Aantal verleende vergunningen

Gemiddelde doorlooptijd in weken 211 184 219

3,8 3,2

De spreiding binnen deze doorlooptijden was als volgt:

Bron: kapvergunningendossiers Noot: groen is binnen de servicenorm en oranje binnen de wettelijke norm, rood betekent wettelijke norm overschreden Evenementenvergunningen

De gemeente Uden verstrekt vergunningen voor verschillende soorten evenementen. Dit varieert van fietstochten, rommelmarkten en straatfeesten tot “Uden on Ice” en het “TechEvent”. Op dergelijke aanvragen moet volgens de APV binnen acht weken worden besloten. Volgens de servicenormen moet op een aanvraag voor een klein evenement binnen drie weken worden besloten. De doorlooptijden waren als volgt: Jaar Aantal verleende Gemiddelde doorlooptijd vergunningen in weken 2007 272 5,1 2008 200 4,9 2009 235 5,1

33

De commissie heeft in IRS (postregistratiesysteem) de vergunningaanvragen opgezocht en op basis daarvan de dossiers gelicht. Omdat de vergunningaanvragen niet op een eenduidige manier in IRS worden vastgelegd zijn niet alle aanvragen teruggevonden. Het volgend aantal vergunningaanvragen voor een evenement is herkend: 2007: 102, 2008: 168, 2009: 59. Dit aantal is een betrouwbare indicatie voor de doorlooptijden. De spreiding binnen de doorlooptijden was als volgt:

Bron: IRS en vergunningendossiers Noot: groen is binnen servicenorm voor kleine evenementen, oranje binnen de termijn in het APV, rood APV overschreden Drank- en horecavergunningen

In de dranken horecawet is opgenomen dat op een aanvraag binnen drie maanden moet worden beslist. Voor de jaren 2007 tot en met 2009 zijn alle dranken horecavergunningendossiers uit het archief opgevraagd. Per dossier is vastgesteld wat de doorlooptijd van de vergunningverstrekking was. Dit levert de volgende gegevens op: Jaar 2007 2008 2009

Aantal verleende vergunningen 10 34 8

Gemiddelde doorlooptijd in weken 55 30 11

34

De spreiding binnen door looptijden staat in onderstaande tabel:

Bron: dranken horeca vergunningendossiers Noot: groen is binnen de wettelijke norm, oranje norm overschreden en rood wettelijke norm ernstig overschreden

Parkeervergunningen

Uit de interviews van de rekenkamercommissie met medewerkers van Publiekszaken blijkt dat parkeervergunningen worden verstrekt terwijl de aanvrager wacht.

35

5. Bevindingen In dit hoofdstuk leest u per norm de bevindingen van de rekenkamercommissie. De bevindingen zijn per vergunning uitgewerkt.

Norm 1

Doorlooptijden binnen de normen

Hierna leest u in hoeverre de doorlooptijden binnen de normen zijn gebleven. De bevindingen zijn versterkt door tabellen waar u de feiten uit kunt aflezen. In de tabel betekent groen binnen service en wettelijke norm, oranje beide normen overschreden, rood ernstig overschreden. De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat alleen de afdeling Bouwen & Milieu beschikt over informatie over de doorlooptijden. Van de overige vergunningen worden de doorlooptijden niet geregistreerd. De rekenkamercommissie heeft daarvoor handmatig de doorlooptijden vastgesteld. Lichte bouwvergunningen

Voor 98% van de lichte bouwvergunningen is de beslistermijn van Bouwen en Milieu korter geweest dan de norm van zes weken. De daadwerkelijke doorlooptijden binnen de gemeente waren veel langer. De oorzaak van deze lange doorlooptijden ligt buiten de beïnvloedingsmogelijkheden van B&M. Zie ook hoofdstuk 4. Reguliere bouwvergunningen

Voor 97% van de reguliere bouwaanvragen is de beslistermijn van Bouwen en Milieu korter geweest dan de norm van 12 weken. De totale doorlooptijd van de vergunningaanvraag was wel langer. Zie ook hoofdstuk 4.

Jaar

< 6 wkn

2007 2008 2009

Jaar 2007 2008 2009

> 12 wkn

99% 98% 98%

> 6 wkn < 12 wkn 1% 2% 2%

< 12 wkn 97% 95% 98%

> 12 wkn < 18 wkn 1,5% 2,5% 1%

> 18wkn

0% 0% 0%

1,5% 1% 1%

Kapvergunningen

In 2008 was voor 88% van de kapvergunningen binnen 4 tot 6 weken een voorwaardelijke vergunning verstrekt. In 2009 was dat 95%. (In deze grafiek betekent groen binnen servicenorm, oranje is binnen wettelijke norm en rood is norm overschreden).

Jaar 2008 2009

< 4 tot 6 wkn 88% 95%

< 10 wkn

> 10 wkn

9% 5%

3% 0%


De afgelopen drie jaar varieerde het aantal vergunningen dat niet binnen de norm werd afgegeven tussen 9 en 24%. In het APV is opgenomen dat binnen acht weken na de dag waarop de aanvraag is ontvangen, hierop moet worden beslist. Zie voor de daadwerkelijke doorlooptijden ook hoofdstuk 4. In de tabel hiernaast betekent groen binnen de servicenorm voor kleine evenementen, oranje binnen norm in APV en rood beide normen overschreden.

Jaar 2007 2008 2009

<3 wkn 57 % 55 % 43 %

> 3 wkn < 8 wkn 29 % 36 % 33 %

> 8 wkn 14 % 9% 24 %

Volgens de servicenormen moest voor kleine evenementen binnen drie weken na indiening een besluit volgen. Bij de vaststelling van de doorlooptijden was niet duidelijk of het een groot of klein evenement betrof. Het was dus niet mogelijk vast te stellen of aan deze norm is voldaan. 36

Drank- en horecavergunningen

Uit de gegevens in hoofdstuk 4 blijkt dat in de afgelopen jaren bij de vergunningverstrekking de norm fors is overschreden. In 2009 is wel verbetering zichtbaar maar nog steeds wordt op een groot deel van de aanvragen te laat besloten. In de dranken horecawet is opgenomen dat op een aanvraag binnen drie maanden moet worden beslist.

Jaar 2007 2008 2009

<3 mdn 20 % 25 % 50 %

> 3 mdn < 6 mdn 20 % 25 % 33 %

> 6 mdn 60 % 50 % 17 %

Dit beeld wordt bevestigd in de rapportage “Brief op maat, de verkorte rapportage Benchmarking Publiekszaken voor de gemeente Uden”4. Daarin staat dat 10% van de drank en horecavergunningen in 2010, binnen de kortst mogelijke levertijd wordt verstrekt. De rekenkamercommissie heeft voor 2008 en 2009 van een groot aantal dossiers geanalyseerd waardoor de lange doorlooptijden zijn veroorzaakt. Voor bijna alle beoordeelde vergunningen waarvan de doorlooptijd langer dan drie maanden was, geldt dat het enkele maanden (tussen de 4 en 8,5 maand) had geduurd voordat de organisatie de aanvraag in behandeling nam. Parkeervergunningen

Voor de parkeervergunningen stond in de servicenormen dat deze worden verstrekt terwijl de aanvrager wacht. Uit interviews blijkt dat dit inderdaad gebeurt.

Norm 2

Uitvoeringsproces beheerst

In deze paragraaf leest u per vergunning in hoeverre aan de voorwaardenvoor een beheerst proces wordt voldaan. Daaraan voorafgaand leest u welke managementtheorie de rekenkamercommissie heeft gebruikt en waarom. De processen van vergunningverstrekking zijn getoetst aan de voorwaarden voor een beheerst proces (zie normenkader). Bij de laatste voorwaarde - meetresultaten worden geanalyseerd en indien nodig worden corrigerende acties doorgevoerd in het uitvoeringsproces - wilde de rekenkamercommissie dit toetsen met behulp van de Theory of Constraints. Hiervoor had de commissie managementinformatie nodig over de uitvoering. Tijdens het vooronderzoek is geconstateerd dat dergelijke informatie alleen voor de bouwvergunningen voorhanden is. Daarom is besloten om de Theory of Constraints alleen toe te passen op deze vergunningen. Voor de overige vergunningen is de toetsing met behulp van de Lean Thinking theorie gedaan. Omdat hiervoor managementinformatie niet noodzakelijk is. Deze theorie gat Bron: website gemeente Uden onder Servicenormen, Benchmarking Publiekszaken is een initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken en (voorheen) Stichting Rekenschap en wordt uitgevoerd door TNS NIPO Commerce i.s.m. SGBO. 4

37

namelijk uit van een beoordeling van de verschillende processtappen op haar toegevoegde waarde. Bouwvergunningen

In procesbeschrijvingen is vastgelegd hoe het proces moet verlopen: Binnen Bouwen & Milieu zijn procesbeschrijvingen aanwezig. De uitvoering verloopt conform de procesbeschrijvingen Er wordt conform de procesbeschrijvingen gewerkt. De rekenkamercommissie heeft dit door interviews met diverse medewerkers en aan de hand van de registraties, vastgesteld. Er worden metingen uitgevoerd op het uitvoeringsproces Er worden wekelijks bewakingsrapportages uitgedraaid en besproken met de verantwoordelijken. De meetresultaten worden geanalyseerd (vergeleken met normen) en indien nodig worden corrigerende acties doorgevoerd in het uitvoeringsproces. Uit interviews met meerdere medewerkers blijkt dat de bewakingsrapportages wekelijks door de teamleiders worden besproken met de medewerkers. Indien nodig worden er bijsturende acties uitgevoerd. Maandelijks bespreekt de manager de bewakingsrapportages met de teamleiders. Ook hieruit kunnen corrigerende acties voortkomen. Toetsing aan Theory of Constraints Lange doorlooptijden ontstaan wanneer vermijdbare wachttijd optreedt tussen de activiteiten die noodzakelijk zijn om tot een beschikking te kunnen komen. Ondanks dat het proces beheerst verloopt geven de doorlooptijden van de lichte bouwvergunningen aanleiding voor de rekenkamercommissie om te onderzoeken of de efficiency van dit vergunningverleningproces verbeterd kan worden. Binnen de Theory of Constraints gaat het om het vaststellen in welk deel van het proces het grootste knelpunt (constraint) bestaat. Verbeteringen in andere delen van het proces leiden volgens de theorie niet tot verbetering van het geheel en die delen kunnen dus het beste worden afgestemd op het procesdeel met het grootste knelpunt. Nadat is vastgesteld in welk deel het grootste knelpunt bestaat, kan worden vastgesteld waar deze door wordt veroorzaakt, zodat verbetermaatregelen kunnen worden genomen. In dit onderzoek beperken we ons tot het vaststellen van de grootste knelpunten. Om de grootste knelpunten te kunnen vaststellen, gaan we systematisch en achtereenvolgens na: 1. Of de capaciteit de grootste beperkende factor is, dit wordt beoordeeld aan de hand van de volgende vragen: a) Vormt de inzet van beschikbare tijd in indirecte activiteiten een knelpunt? b) Vormt de verdeling van beschikbare tijd over prioriteiten een knelpunt?

38

c) Vormt de beschikbaarheid van de mensen (door bijvoorbeeld ziekte) een knelpunt? d) Is de beschikbare menskracht een beperkende factor? 2. Of wachttijden binnen het verwerkingsproces de grootste beperkende factor zijn en waar deze wachttijden zich vooral voordoen. Wanneer het aantal beschikbare uren arbeidstijd onvoldoende is, neemt de doorlooptijd toe doordat het aanbod niet kan worden afgehandeld, zodat achterstanden ontstaan. Het verkorten van wachttijden binnen de processen is in dat geval slechts een tijdelijke oplossing. Wanneer er voldoende menskracht aanwezig is om het werkaanbod af te kunnen handelen zal toevoegen van capaciteit de doorlooptijd niet doen afnemen. De commissie is voor het jaar 2009 nagegaan of de beschikbare capaciteit voldoende is en hoe ze wordt ingezet, zie grafieken hiernaast. Vervolgens zijn voor de in 2009 bewerkte vergunningen de bewerkingstijden vergeleken met de doorlooptijden om op die manier te komen tot de wachttijden, het zogenaamde knelpunt. 1. Is de capaciteit de beperkende factor? 1.a. Het percentage indirecte uren is in 2009 met 12% relatief beperkt. 1.b. De directe uren worden grotendeels ingezet voor vergunningen, handhaving en controle. 1.c. De capaciteit voor vergunningen lijkt ook goed te worden ingezet. 1.d. De capaciteit voor vergunningen is voldoende om het aanbod aanvragen af te kunnen handelen. De door de medewerkers geschatte benodigde uren per vergunning zijn lager dan de beschikbare uren. In bijlage 3 is de onderbouwing van deze gegevens opgenomen. De rekenkamercommissie stelt vast dat de capaciteit zelf en het gebruik van de capaciteit geen knelpunt opleveren. 2. Zijn wachttijden binnen het verwerkingsproces de grootste beperkende factor ? Waar doen deze wachttijden zich vooral voor? Opstapeling van wachttijden rondom een bewerkingsstap zijn een goede indicator voor een knelpunt. Om dit te kunnen onderzoeken, bepalen we de bewerkingstijd5 en confronteren die met de doorlooptijd.6 Knelpunten kunnen dan worden geïdentificeerd door per stap de factor doorlooptijd te delen door bewerkingstijd. Daarmee kan de wachttijdfactor worden bepaald.

Door de commissie is voor de bewerkingstijd de volgende definitie gehanteerd: De tijd die nodig is om een noodzakelijke handeling te kunnen uitvoeren. 6 Voor de doorlooptijd de volgende definitie gehanteerd: De tijd tussen het begin van een activiteit en de erop volgende activiteit. 5

39

De bewerkingstijden: Dagen bewerkingstijd per aanvraag 2009

Licht

Juristen 0,26 Administratief juridisch 0,06 Bouwinspecteurs 0,20 Administratief 0,21 Totaal 0,73 Bron: interviews medewerkers Bouwen & Milieu

Regulier

Gefaseerd

0,24 0,05 0,60 0,21 1,1

0,21 0,04 0,62 0,21 1,08

Doorlooptijd

Wanneer meerdere activiteiten parallel worden uitgevoerd, geldt de doorlooptijd van de activiteit die het langste duurt. De rekenkamercommissie heeft gebruik gemaakt van het vergunningen registratiesysteem van Bouwen & Milieu (BIS). Gemiddelde dagen doorlooptijd 2009 Juristen Administratief juridisch Bouwinspecteurs Administratief Bron: vergunningenbestand BIS

Licht Regulier Gefaseerd 59 49 45 14

140 47 158 10

160 56 177 28

Voor de berekening van de doorlooptijd is de rekenkamercommissie uitgegaan van de verstreken tijd vanaf het eerste contact. Wachttijd binnen de gemeente telt hierin mee. Wanneer bijvoorbeeld gewacht wordt op informatie van de aanvrager of wanneer de procedure door de aanvrager tijdelijk wordt stopgezet, telt die tijd niet mee. De afdeling Bouwen & Milieu gaat bij de vaststelling van de doorlooptijden uit van de tijd die verstrijkt vanaf de formele aanvraagdatum. Dat is conform de definitie van de servicenorm. Tijd die verstrijkt tijdens het wachten op informatie van de aanvrager wordt niet meegerekend (de formele beslistermijn gaat pas in op het moment dat de aanvraag al vereiste gegevens bevat). Dat geeft een opvallend verschil met de doorlooptijd vanaf het eerste contact. De rekenkamercommissie merkt daarbij op dat beide definities correct zijn binnen de context waarin ze gebruikt worden. Wachttijd

Om na te kunnen gaan of er knelpunten aanwezig zijn en om die te identificeren heeft de rekenkamercommissie de berekende bewerkingstijden geconfronteerd met de doorlooptijden. We berekenen daarvoor een wachttijdfactor door de doorlooptijd te delen door de bewerkingstijd. Een hoge factor, is een indicatie dat er een knelpunt is.

40

Dat leidt tot het volgende overzicht: Wachttijdfactor 2009 Juristen Administratief juridisch Bouwinspecteurs Administratief

Licht Regulier 76 283 73 22

Gefaseerd

194 300 87 16

253 443 96 44

Administratief Juridisch en Juridisch hebben de hoogste wachttijdfactor. Dat komt overeen met de informatie uit interviews waaruit blijkt dat de juridische behandeling complex en tijdrovend is en dus ook de grootste variatie in bewerkingstijd vertoont. Omdat de rekenkamercommissie niet over bewerkingstijden van de overige betrokken afdelingen beschikt kan daarvoor niet dezelfde analyse worden gemaakt. Wel kunnen we de doorlooptijden van die afdelingen (binnen de gemeente, maar buiten Bouwen & Milieu) vergelijken met de doorlooptijd binnen de afdeling Bouwen & Milieu. Lange doorlooptijden worden (althans volgens de registratie) maar marginaal veroorzaakt door factoren buiten de gemeentelijke organisatie. De afdelingen Brandweer, Milieu en Stedelijke Ontwikkeling leveren er wel een aanzienlijke bijdrage aan. Resumerend stelt de rekenkamercommissie vast dat: 1. er sprake is van hoge wachttijdfactoren. 2. complexiteit binnen de juridische afdeling een knelpunt vormt. 3. de behandeling buiten Bouwen & Milieu mogelijk een belangrijke knelpunt is. Kapvergunningen

In procesbeschrijvingen is vastgelegd hoe het proces moet verlopen: Op het moment dat de rekenkamercommissie onderzoek deed naar de procesbeschrijvingen was er geen procesbeschrijving voor de kapvergunningen voorhanden. Op basis van interviews heeft de commissie zelf een procesbeschrijving opgesteld (zie bijlage 4). Inmiddels heeft de organisatie zelf een procesbeschrijving opgesteld. De uitvoering verloopt conform de procesbeschrijvingen Gezien het feit dat een procesbeschrijving ontbrak werd in eerste instantie niet aan deze norm voldaan. Inmiddels wordt aan deze norm voldaan. De uitvoering verloopt conform de nieuwe procesbeschrijving. Er worden metingen uitgevoerd op het uitvoeringsproces Vastgesteld is dat er geen metingen worden uitgevoerd op het proces van kapvergunningverlening. De resultaten en/of doorlooptijden van de kapvergunningen worden niet vastgelegd. De meetresultaten worden geanalyseerd (vergeleken met normen) en indien nodig worden corrigerende acties doorgevoerd in het uitvoeringsproces. Voor de kapvergunningen vindt geen analyse en bijsturing plaats. 41

Met behulp van de Lean Thinking theorie heeft de commissie geanalyseerd of dit proces efficiënter kan. Deze theorie gaat er vanuit dat ‘waste’ (verspilling) moet worden geëlimineerd (zie operationalisering normenkader). Van alle activiteiten die worden uitgevoerd is beoordeeld of deze “waarde toevoegend”, “noodzakelijk maar niet waarde toevoegend” of “niet waarde toevoegend” zijn voor de klant. Bij deze boordeling is uitgegaan van de door de rekenkamercommissie opgestelde procesbeschrijving omdat op het moment van de beoordeling de procesbeschrijvingen van de organisatie er nog niet waren. Daarnaast zijn er geen substantiële verschillen tussen beide procesbeschrijvingen. De resultaten van deze beoordeling zijn opgenomen in de tabel in bijlage 5. Een optimaal proces vergt eliminatie van activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant. En reductie van activiteiten die noodzakelijk zijn maar geen waarde toevoegen. De volgende activiteiten zouden volgens de beoordeling van de commissie (vanuit het perspectief van de klant) geëlimineerd dan wel gereduceerd moeten worden:

42

Voegt geen waarde aan het vergunningverleningproces toe

Noodzakelijk maar voegen geen waarde toe aan het vergunningverleningproces

Uit de interviews is gebleken dat er nog andere zaken in het proces leiden tot verspilling

Post verdelen: deze handeling voegt aan het vergunningverleningproces niets toe en leidt zelfs tot een langere doorlooptijd, doordat er een extra schakel in de keten is aangebracht. De postverdeling is noodzakelijk voor de interne posstroom binnen het gemeentehuis maar voor het vergunningverleningproces zou het gunstiger zijn als deze stap niet doorlopen hoefde te worden. De medewerker van Openbare Werken loopt veel heen en weer om stukken van en naar Publiekszaken te brengen. Registreren aanvraag: alle ontvangen aanvragen worden door Interne Zaken in IRS geregistreerd. Het is niet noodzakelijk om de verplichting om ingekomen stukken te registreren centraal in te vullen, hiermee wordt een extra schakel toegevoegd aan het proces. Daarnaast wordt IRS niet gebruikt als voortgangsbewakingssysteem dus is het voeden van IRS is in feite ballast. Archiveren: alle aanvragen dienen te worden gearchiveerd. Dit is een wettelijke verplichting. Maar aan het vergunningverleningproces voegt het weinig toe. Publicatie van de voorgenomen vergunning verstrekking geschiedt conform artikel 3.42 van het AWB één maal per week in een huis aan huis blad. Hierdoor wordt de doorlooptijd voor aanvragen die na donderdag worden ontvangen automatisch met tot wel één week verlengd. Direct nadat een aanvraag voor een kapvergunning door Openbare werken wordt ontvangen gaat een medewerker kijken naar de betreffende boom. Aangezien wekelijks de voorgenomen besluiten worden aangeleverd voor publicatie is direct handelen niet noodzakelijk. De ontvangst van de aanvraag en het opstellen van het (concept) besluit wordt uitgevoerd door Publiekszaken. Het beoordelen van de boom doet Openbare Werken. Door de beoordeling van de boom overbodig te maken – bijvoorbeeld door een lijst van vergunningplichtige bomen op te stellen kan een extra schakel uit het proces. Wellicht kunnen vergunningen dan binnen één dag worden verstrekt.


In procesbeschrijvingen is vastgelegd hoe het proces moet verlopen: Op het moment dat de rekenkamercommissie onderzoek deed naar de procesbeschrijvingen was er geen procesbeschrijving voor de evenementenvergunningen voorhanden. Op basis van interviews heeft de commissie zelf een procesbeschrijving opgesteld (zie bijlage 5). Inmiddels heeft de organisatie een procesbeschrijving opgesteld.

43

De uitvoering verloopt conform de procesbeschrijvingen Uit interviews met de medewerkers publiekszaken blijkt dat conform de procesbeschrijving die de organisatie inmiddels heeft opgesteld, wordt gewerkt. Er worden metingen uitgevoerd op het uitvoeringsproces Vastgesteld is dat er geen metingen worden uitgevoerd op het proces van evenementenvergunning verlening. De meetresultaten worden geanalyseerd (vergeleken met normen) en indien nodig worden corrigerende acties doorgevoerd in het uitvoeringsproces. Voor de evenementenvergunningen vindt geen analyse en bijsturing plaats. De rekenkamercommissie heeft met behulp van de Lean Thinking theorie onderzocht of dit proces efficiënter kan (zie operationalisering normenkader). De resultaten van deze beoordeling zijn opgenomen in bijlage 5. Omdat op het moment van onderzoek de procesbeschrijving van de organisatie niet voorhanden was, is uitgegaan van de procesbeschrijving zoals opgenomen in bijlage 4. De verschillen tussen beide procesbeschrijvingen zijn overigens minimaal. De volgende activiteiten zouden volgens de beoordeling van de commissie (vanuit het perspectief van de klant) geëlimineerd dan wel gereduceerd moeten worden:

44



Uit de interviews is gebleken dat er nog andere zaken in het proces leiden tot verspilling

Het door interne zaken invoeren van de inkomende post (aanvragen, aanvullende gegevens) in het postregistratie systeem CORSA en daarna verdelen en op voorraad leggen totdat de bodes de post kunnen rondbrengen. Deze activiteiten leiden tot vertraging. Vanuit de beheersing van de organisatie en interne stukken stroom zit er wel een toegevoegde waarde in deze stappen. Maar voor het vergunningverleningproces leidt het tot verspilling. Aanvragen voor met name grote evenementen zijn regelmatig onvolledig. Vaak moeten aanvullende gegevens (bijvoorbeeld tekeningen) worden opgevraagd bij de aanvrager. Er wordt dus gewacht (=verspilling). De registratie in het oude interne postregistratiesysteem (IRS) voegt niets toe aan de vergunningverlening. Mocht het nieuwe systeem (CORSA) gebruikt worden om managementinformatie te genereren (bijvoorbeeld doorlooptijden) dan kan het toegevoegde waarde hebben. Daarnaast is er geen noodzaak om dit centraal te laten gebeuren door interne zaken, dit is in feite een extra schakel in het proces. Betrokken partijen informeren is van belang voor de uitvoering/ begeleiding van de evenementen maar niet voor de vergunningverstrekking Kopie Voedsel en Warenautoriteit: dit is een van buiten af opgelegde verplichting en voegt aan interne proces niets toe. Is in feite een extra handeling Archiveren: dit is een wettelijke verplichting om alle ontvangen aanvragen en verstrekt vergunningen te archiveren. Maar aan het vergunningverleningproces voegt het weinig toe. Het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning is uitgebreid. Met name voor meldingen en kleine evenementen is het formulier niet geschikt. Zowel voor de aanvrager als degene die het formulier moeten verwerken is dit omslachtig (=waste). Het komt volgens de medewerker van Publiekszaken voor dat aanvragen voor een evenementenvergunning minder dan 8 weken voor het evenement (volledig) worden ontvangen. In de APV is opgenomen dat een vergunningaanvraag ten minste 8 weken voor het evenement moet zijn ontvangen. Uitgangspunt van de gemeente Uden is dat (met name voor grote evenementen) vergunningen niet worden geweigerd. Dit betekent dat de aanvrager de prioritering van de aanvraagafhandeling bepaalt en dat het vergunningverleningproces niet op de meest efficiënte manier kan worden georganiseerd. Te laat ingediende aanvragen worden niet geweigerd.

De belangrijkste “wastes” worden veroorzaakt doordat aanvragers niet tijdig een complete aanvraag indienen. De inzet van de uren van de aanvraagbehandelaar kan daardoor niet optimaal mogelijk worden ingezet.

45

Drank- en horecavergunningen

In procesbeschrijvingen is vastgelegd hoe het proces moet verlopen: Op het moment dat de rekenkamercommissie onderzoek deed naar de procesbeschrijvingen was er geen procesbeschrijving voor de evenementenvergunningen voorhanden. Op basis van interviews heeft de commissie zelf een procesbeschrijving opgesteld (zie bijlage 4). Inmiddels heeft de organisatie een procesbeschrijving opgesteld. De uitvoering verloopt conform de procesbeschrijvingen Uit interviews en dossiercontrole blijkt dat niet structureel conform de procesbeschrijvingen wordt gewerkt. Er worden metingen uitgevoerd op het uitvoeringsproces Vastgesteld is dat er geen metingen worden uitgevoerd op het proces van dranken horecavergunning verlening. De meetresultaten worden geanalyseerd (vergeleken met normen) en indien nodig worden corrigerende acties doorgevoerd in het uitvoeringsproces. Voor de drank en horecavergunningen vindt geen analyse en bijsturing plaats. Ook dit proces van vergunningverstrekking is met behulp van de Lean Thinking theorie geanalyseerd. Op het moment van de analyse was de procesbeschrijving van de organisatie nog niet beschikbaar, daarom is de commissie uitgegaan van de door haar zelf opgestelde procesbeschrijving. De resultaten van deze beoordeling zijn opgenomen in bijlage 5.

46



Uit de interviews en dossieranalyse is gebleken dat er nog andere zaken in het proces leiden tot verspilling

Uit de dossieranalyse blijkt dat aanvragen vaak zeer lang blijven liggen voordat deze in behandeling worden genomen (tussen 118 en 263 dagen). Wachttijd is ‘waste’. Vastlegging IRS en archivering. Beide activiteiten hebben een toegevoegde waarde voor het gemeentelijk apparaat maar niet voor dit proces. Overigens wordt IRS in dit proces verder niet bijgewerkt. Dus deze vastleggingen zijn minimaal van nut maar zorgen wel voor enige vertraging in het proces omdat er een extra schakel is tussengevoegd. Aanvragen zijn regelmatig onvolledig. Vaak moeten aanvullende gegevens worden opgevraagd bij de aanvrager. Er wordt dus gewacht (=verspilling). Sturen van berichten naar externe partijen, dit zijn verplichtingen van buiten af die verder niets toevoegen aan het vergunningverleningproces. Er is geen voortgangsbewakingssysteem voor aanvragen voor dranken horecavergunningen. Deze aanvragen wordt niet vastgelegd. Een bewaking op overschrijding van termijnen is dan ook niet mogelijk. Het verleningproces voor deze dranken horecavergunningen verloopt ongestructureerd. Er is geen vaste werkwijze (checklist ontbreekt). Daardoor wordt het risico gelopen dat activiteiten niet of te laat worden uitgevoerd (zoals aansturen Bouwen & Milieu voor de inrichtingseisen). Daarbij is er één medewerker belast met deze aanvragen. Hierdoor is dit proces kwetsbaar. De organisatie heeft het streven om jaarlijks de antecedenten van de vergunningen te controleren (wijzigingen in rechtsvorm, personeel en inrichting). De betreffende medewerker komt hier onvoldoende aan toe.

Parkeervergunningen

In procesbeschrijvingen is vastgelegd hoe het proces moet verlopen: Er is een procesbeschrijving aanwezig van dit proces. De uitvoering verloopt conform de procesbeschrijvingen Middels interviews heeft de rekenkamercommissie vastgesteld dat conform de beschrijving wordt gewerkt. Er worden metingen uitgevoerd op het uitvoeringsproces Er worden geen metingen uitgevoerd op dit proces. Het proces van vergunningverlening van de parkeervergunning kent overigens nauwelijks doorlooptijd (klaar terwijl de aanvrager wacht). De organisatie heeft niet op een eenvoudige manier inzichtelijk hoeveel parkeervergunningen zij jaarlijks verstrekt. De meetresultaten worden geanalyseerd (vergeleken met normen) en indien nodig worden corrigerende acties doorgevoerd in het uitvoeringsproces. Dat is voor dit proces overbodig.

47

Norm 3

Informeren raad

Hier leest u in hoeverre wordt voldaan aan de norm dat het college de raad informatie moet bieden die toegesneden is op haar kaderstellende en controlerende taak. De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat het college de raad niet gestructureerd binnen de planning en controlcyclus informeert over het hanteren en het behalen van haar servicenormen. De commissie constateert dat de servicenormen niet zijn vastgesteld door de raad en er geen afspraken met de raad zijn gemaakt of en op welke wijze over de doorlooptijden van de vergunningverlening wordt gerapporteerd. Voor de meeste vergunningen heeft het college en de ambtelijke organisatie geen inzicht in het behalen van haar normen. Alleen van de aanvragen voor bouwvergunningen kent de organisatie de doorlooptijden.

48

49

Bijlage 1 Servicenormen

50

Overzicht servicenormen Onderstaande lijst bevat een overzicht van de belangrijkste producten die de gemeente aan haar inwoners levert. De genoemde termijnen gaan in op het moment dat alle benodigde gegevens van u zijn ontvangen. Daarmee wordt namelijk uw aanvraag zogenoemd “ontvankelijk voor besluitvorming”. Het kan zijn dat voor sommige producten kosten in rekening worden gebracht. Dit staat niet bij alle onderdelen aangegeven. GEACTUALISEERD d.d. 24 april 2008.

Levenszaken Balienormen

De afdeling Levenszaken is voor iedereen zonder voorafgaande afspraak vrij en goed toegankelijk, ook voor minder validen. Wij staan u vriendelijk en professioneel te woord. Wij bewaken uw privacy. Wanneer noodzakelijk staan wij u te woord in een afzonderlijke ruimte. Onze openingstijden zijn: • Maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag: 09.00 uur-13.00 uur • Donderdag: 09.00 uur-19.30 uur Tijdens de openingsuren kunt u terecht voor informatie, aanvragen en folders. Heeft u vragen over complexe producten, zoals inhoudelijke vragen over bouwvergunningen, milieuvergunningen, bestemmingsplannen en huwelijksaangiften, kunt u op donderdag tussen 17.00 en 19.30 uur alleen terecht als u van tevoren een afspraak maakt. Deze afspraak kunt u maken tot woensdag 12.00 uur, tel. (0413) 281911.

Bevolkingsadministratie, doorgeven correcties

Klaar terwijl u wacht. Verwerking vergt nagaan van gegevens in geboorte-akte en dergelijke. Aanvrager ontvangt afhankelijk van het soort wijziging al dan niet schriftelijk bericht. Als een wijziging niet door een schriftelijk bericht wordt bevestigd, dan wordt daarvan bij de intake aan de balie melding gemaakt.

Bewijs van in leven zijn

Klaar terwijl u wacht.

Briefadres

Aanvragen aan balie of schriftelijk. Binnen een week na ontvangst van de aanvraag volgt een beschikking.

Burgerlijke stand of GBA, uittreksel

Klaar terwijl u wacht. Een uittreksel, waarin de feiten worden vermeld aangaande geboorte, overlijden of huwelijk, kan alleen worden aangevraagd bij de gemeente waar die gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Geboorte, aangifte


Geboren kind, erkenning

Op afspraak.

Geheimhouding persoonsgegevens

Aanvraag wordt binnen 1 week verwerkt.

Handtekening, legalisatie


Huwelijk en geregistreerd partnerschap Kiezerspas

Op afspraak.

Naamgebruik, verzoek aanduiding (gebruik familienaam van vader of moeder)

Binnen 4 weken na indiening van het (schriftelijk) verzoek is de gemeente verplicht de door aanvrager verkozen naam te hanteren dan wel het verzoek af te wijzen. Als u online via DigiD de aanvraag doet, dan is uw aanvraag de volgende werkdag verwerkt.


Naamkeuze

Bij geboorte-aangifte klaar terwijl u wacht. In alle andere gevallen op afspraak.

Naturalisatie, aanvraag Nederlandse nationaliteit

Na toetsing aan criteria, waaronder inburgering, en inwinnen van informatie van Vreemdelingendienst en Juridische Documentatiedienst volgt een toets door de IND. De definitieve beschikking kan 6 tot 8 maanden op zich laten wachten. In bijzondere gevallen, bijvoorbeeld voor vluchtelingen, duurt het langer.

Nederlanderschap bewijs


Ongeboren kind, erkenning

Op afspraak.

Overlijdensaangifte

Wordt vrijwel altijd gedaan door begrafenisondernemer.

Paspoort/ identiteitsbewijs (1 week)

Binnen 1 week na indienen van de aanvraag kan het paspoort worden opgehaald.

Rijbewijs, afgifte

Binnen 1 week na indienen van de aanvraag kan het paspoort worden opgehaald.

Schriftelijke verzoeken om informatie of uittreksels

Binnen 1 week versturen wij de gevraagde informatie. Betaling volgt achteraf middels een factuur die u hiervoor ontvangt.

Verhuizing en emigratie

Binnen een week na melding (schriftelijk of aan de balie) verwerkt. Als u online via DigiD de aangifte doet, dan is dit de volgende werkdag verwerkt.

Verklaring omtrent het gedrag

De aanvraag van de verklaring is klaar terwijl u wacht. De afhandeling wordt gedaan door het Centraal Orgaan voor Verklaringen Omtrent het Gedrag.

Verklaring onder ede of belofte

Inwinnen benodigde informatie klaar terwijl u wacht. Eedaflegging op afspraak.

Vluchtelingenpaspoort

Zie paspoort.

Volmachtbewijs, omzetten oproepingskaart verkiezingen

Zie kiezerspas, schriftelijke volmacht binnen 1 week na de finale datum die door de minister wordt vastgesteld.

Vreemdelingenpaspoort

Besluit wordt genomen door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en politie. De wachttijd op een besluit bedraagt gemiddeld 3 weken.

Waarmerken kopie of afschrift


Mensen met een functiebeperking Voorzieningen WMO

Binnen een periode van 6 tot 12 weken wordt een besluit genomen op een verzoek voor een woningaanpassing, vervoersvoorziening, rolstoelvoorziening of hulp bij huishouden. Het opvragen van een deskundigenadvies kan deze periode verlengen.

Gehandicaptenparkeerkaart

Met het maken van een afspraak en het uitbrengen van een niet me-

disch advies is als regel 6 weken gemoeid. Bij opvraag van een medisch advies (arts) ontvangt u 3 weken na het medisch advies het besluit van de gemeente. Beoordeling vindt plaats door een deskundigheidsadviseur.

Welzijn en educatie Leerlingenvervoer

Binnen 8 weken na indiening volgt een besluit op uw aanvraag.

Sociale Zaken Aanvraag bijzondere bijstand

Binnen 8 weken na indiening bij Sociale Zaken volgt een besluit op uw aanvraag, of na inname van de aanvraag tijdens een huisbezoek. Het niet of onvoldoende aanwezig zijn van benodigde stukken kan deze termijn verlengen.

Aanvraag levensonderhoud

Binnen 8 weken na indiening bij het Centrum voor Werk en Inkomen volgt een besluit op uw aanvraag. Het niet of onvoldoende aanwezig zijn van benodigde stukken kan deze termijn verlengen.

Bijstandsuitkering, aanvraag

Zie aanvraag levensonderhoud.

Bijstandsuitkering, voorschot in noodsituaties

In zeer uitzonderlijke gevallen kan door de gemeente aan een aanvrager, die in principe recht kan doen gelden op een bijstandsuitkering, een voorschot worden verstrekt ter overbrugging van een korte periode waarin nog geen bijstandsuitkering is toegekend. Dat kan alleen als wordt aangetoond dat er zonder voorschot sprake is van een noodsituatie. Indien de noodzaak is vastgesteld, wordt het geld via een spoedprocedure overgemaakt of kunt u het geld ophalen bij het postkantoor met een geldig legitimatiebewijs. Bij toekenning tekent u een schuldverklaring voor het bedrag dat u ontvangt, zodat het voorschot later kan worden verrekend met de toe te kennen uitkering.

Kinderopvang

Binnen 8 weken na indiening van uw aanvraag volgt een besluit.

Minimabeleid, activiteitenfonds

Eenmaal per jaar wordt een vastgesteld bedrag overgemaakt. U dient nota’s en betalingsbewijzen te bewaren met betrekking tot de besteding van het geld. Wij kunnen aan u deze nota’s en bewijzen vragen. Bij verkeerd gebruik van de toegekende middelen wordt teruggevorderd.

Schuldhulpverlening

Na melding aan de informatiebalie van Sociale Zaken volgt binnen 3 weken een afspraak waarin wordt nagegaan of en hoe de gemeente u kan helpen.

Uitkering, IOAW (Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers)


Uitkering, IOAZ (Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte zelfstandigen)


Zelfstandigen


Kabinet van de burgemeester Demonstratie of betoging houden

Van het voornemen een demonstratie of betoging te houden dient tenminste 4 maal 24 uur van tevoren schriftelijke kennis te worden gegeven aan de burgemeester. De burgemeester draagt zorg voor de openbare aankondiging van de voorgenomen demonstratie. Op grond van openbare orde, overlast, (verkeers)veiligheid en zedelijkheid of gezondheid kan de burgemeester toestemming weigeren.

Beheer – Handhaving en Vergunningen Vragen, verzoeken, meldingen, klachten over openbaar gebied

Tel. (0413-) 281383 geeft meldingen direct door aan de betreffende afdelingen.

Afval storten

Voor het storten van afval op andere dan de daartoe aangewezen terreinen kan in zeer bijzondere gevallen een (tijdelijke) ontheffing worden verleend. Maak daarvoor een afspraak, via de balie van Bouw- en Woningtoezicht.

Bouw en verbouw, beoordeling op uiterlijk en schoonheid

Voor nieuwbouw en voor ingrijpende verbouwing die zichtbaar is van de buitenkant van een bouwwerk, is advies nodig van de welstandscommissie. De welstandscommissie vergadert eens in de twee weken. Het is verstandig om bij het ontwikkelen van bouwplannen in een zo vroeg mogelijk stadium contact op te nemen met de gemeente om de procedures door te nemen en na te gaan aan welke eisen u dient te voldoen. U kunt binnen een week een afspraak maken via de balie van Bouw- en Woningtoezicht.

Bouw en verbouw, gemeentelijk toezicht

Voor inlichtingen over gemeentelijk toezicht op (ver)bouwingen kunt u via de balie van Bouw- en Woningtoezicht een afspraak maken. Wenst u een bouwcontrole, dan kunt u 48 uur voorafgaand een afspraak maken met de betreffende inspectie Bouw- en Woningtoezicht.

Bouwplannen ingediend bij de gemeente, inzage

Bij de balie van Bouw- en Woningtoezicht liggen alle bouwaanvragen ter inzage waarvoor een procedure loopt.

Bouwstoffen, melding

Op het afvoeren van bouwafval, hergebruik van bouwstoffen en dergelijke wordt door de gemeente toezicht uitgeoefend. Voor inlichtingen over gemeentelijk toezicht en de gebruiksmogelijkheden van de bouwstoffen kunt u via de balie van Bouw- en Woningtoezicht een afspraak maken.

Bouwwerk verbeteren, gemeentelijk opgelegde verplichting

De gemeente kan voor een bouwwerk dat niet (meer) aan de vereisten uit het bouwbesluit voldoet de verplichting opleggen aanpassingen te doen. Voor informatie kunt u via de balie van Bouw- en Woningtoezicht een afspraak maken.

Bouwwerk, voltooiingverklaring

Telefonische melding aan de balie van Bouw- en Woningtoezicht dan wel rechtstreeks bij de backoffice van Bouw- en Woningtoezicht. Dan wordt met u een afspraak gemaakt voor de eindcontrole.

Caravan parkeren op openbare weg


Informatiestand plaatsen


Kamperen buiten erkende kampeerinrichting, ontheffing


Kapvergunning

Indien uit uw aanvraag blijkt dat een kapvergunning noodzakelijk is, ontvangt u binnen 4 tot 6 weken een voorwaardelijke vergunning. Tegelijk publiceert de gemeente dit besluit zodat belanghebbenden bezwaar kunnen maken tegen het toekennen van de vergunning. U mag pas overgaan tot daadwerkelijk kappen van de boom nadat de bezwaartermijn is verstreken en de eventueel ingediende bezwaren zijn behandeld met een voor de aanvrager positieve uitkomst. Indien een bezwaar wordt toegewezen, vervalt de vergunning van rechtswege en mag er dus niet worden gekapt.

Kleine evenementen (wijkgebonden)


Lichte Bouwvergunning

Binnen 6 weken na indiening volgt een besluit op uw aanvraag mits uw bouwplannen passen binnen het geldende bestemmingsplan en waarvoor dus geen vrijstellingsprocedure nodig is.

Luchtruim gebruiken


Milieu, handhaving

Als u meent dat de gemeente bestuurlijk moet optreden tegen een milieuvervuiler kunt u daarvan melding maken bij de balie van Bouwen Woningtoezicht. De behandeltermijn kan niet door de gemeente worden gegarandeerd. Bij problemen met particuliere vervuilers wordt binnen 3 weken door de gemeente contact gelegd. Dat wil niet zeggen dat een probleem ook binnen die termijn volledig is opgelost. Als het om complexe zaken gaat, zal meer tijd nodig zijn om met alle partijen tot een aanpak te komen.

Muziekvergunning


Olietank in particuliere grond, verwijdering

U kunt via de balie van Bouw- en Woningtoezicht een afspraak maken met een ambtenaar. Die kan u informeren over de te volgen procedures en de in te schakelen deskundigen bij verwijdering en bij de beoordeling van de eventuele milieuschade als gevolg van de aanwezigheid van een tank. Bij hergebruik van een olietank is een keuring noodzakelijk. De gemeente heeft hierin zelf geen taak.

Parkeervergunning

We kennen drie parkeervergunningen: voor bewoners in het centrum, voor bewoners in de schil rondom het centrum en voor bedrijven in het centrum. Deze vergunningen kunnen worden verstrekt terwijl u wacht.

Reclamevergunning

Binnen 1 week na indiening volgt een bericht op uw aanvraag. Indien op aanvraag negatief moet worden beslist, wordt u in de gelegenheid gesteld om het voorstel aan te passen.

Reguliere Bouwvergunning

Binnen 12 weken na indiening volgt een besluit op uw aanvraag mits uw bouwplannen passen binnen het geldende bestemmingsplan en waarvoor dus geen vrijstellingsprocedure nodig is.

Slopen van asbest, melding

Als u bij een verbouwing minder dan 35 m2 asbest verwijdert, mag u

volstaan met een melding aan de gemeente. De beslissing op een melding volgt binnen 2 weken. Bij meer dan 35 m2 of als een sloopbedrijf de verwijdering verzorgt, is een vergunning vereist. Slopen van pand of woning, vergunning

Binnen 12 weken na indiening volgt een besluit op uw aanvraag, tenzij gelijktijdig een aanvraag voor een bouwvergunning is ingediend en hiervoor een vrijstellingsprocedure nodig is.

Subsidie Duurzame Energie


Versnippersubsidie


Voertuig te koop aanbieden op openbare weg


Vrijgestelde dagenregeling Vuur stoken

Binnen 1 week na indiening volgt een besluit op uw aanvraag Voor een vreugdevuur volgt binnen 4 weken na indiening een besluit op uw aanvraag. Voor verbranden van snoeihout kan, als u aan de criteria voldoet, direct een vergunning worden verleend. Als u niet aan de criteria voldoet zal op milieugronden nader moeten worden gekeken.

Vastgoed Huisnummering, toekenning


Huur en pacht van gemeentelijke gronden

Binnen 4 weken volgt een reactie op het verzoek.

Stedelijke ontwikkeling Planschade

Het kan zijn dat u schade ondervindt als gevolg van een planologische beslissing van de gemeente, zoals de wijziging van een bestemmingsplan. In dat geval kunt u een planschadeclaim indienen. De claim dient schriftelijk te worden ingediend, gericht aan het college van burgemeester en wethouders. Afhandeling van planschade vergt een zeer lange procedure en heeft een sterk juridisch karakter. Rekent u op tenminste een doorlooptijd van 6 maanden.

Informatie uit het archief Inzien van archiefmateriaal (na 1948, bijvoorbeeld bouwvergunningen, bestemmingsplannen of foto’s)

Binnen één werkdag na het maken van een telefonische afspraak kunt u de opgevraagde informatie bij ons inzien als het gaat om archiefstukken die openbaar zijn en zich bevinden in het archief van de gemeente Uden. Daarnaast beschikt de Gemeente Uden ook over een Brabants Historisch Informatie Centrum welke is gehuisvest in ‘s Hertogenbosch. Mocht u de archiefstukken willen inzien welke zich hier bevinden dan is er 5 werkdagen nodig om deze stukken op te vragen. Met u zal direct een afspraak worden gemaakt op welk moment u deze stukken kunt komen inzien. Mocht u niet zo lang kunnen wachten dan kunt u een bezoek brengen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum en de betreffende stukken direct ter inzage vragen. Openingstijden en bezoekadres hiervan zijn te vinden op www.bhic.nl

Opvragen van archiefmateriaal

Binnen drie werkdagen zenden wij de opgevraagde kopieën naar u toe.

Administraties – belastingen Bezwaarschrift tegen WOZbeschikkingen

Binnen een jaar na indiening volgt een besluit op uw bezwaarschrift.

Taxatieverslag WOZwaarden

Binnen 1 week na uw aanvraag versturen wij het taxatieverslag. Tevens kunt u via DigiD rechtsreeks uw taxatieverslag opvragen.

Opvragen WOZ-waarde

Een WOZ-waarde kunt u telefonisch bij ons opvragen. Uit privacyoverwegingen, wordt de WOZ-waarde schriftelijk binnen 1 week naar belanghebbende opgestuurd. Tevens kunt u via DigiD rechtsreeks uw WOZ-waarde opvragen.

Verzoekschrift tot kwijtschelden van belastingen

Binnen 4 maanden na indiening volgt een besluit op uw verzoekschrift. Na ontvangst van het verzoek volgt automatisch uitstel van de betalingsverplichting.

Verhuizing en belastingen

Bij verhuizing uit de gemeente of bij overlijden volgt na melding bij de gemeente automatisch ontheffing van betaling van rioolbelasting, afvalstoffenheffing en hondenbelasting.

Bezwaren en klachten Bezwaarschrift indienen

Tegen veel beslissingen van de gemeente kunt u schriftelijk bezwaar maken. Dat moet binnen 6 weken na de verzenddatum van het besluit. De gemeente beslist binnen 10 weken op uw bezwaar. Als eerst advies wordt ingewonnen van de commissie voor bezwaar en beroepschriften krijgt u binnen 14 weken een beslissing. Bij overschrijding van die termijnen ontvangt u een bericht met de reden van de vertraging. Tegen de beslissing op uw bezwaarschrift kunt u binnen 6 weken beroep instellen bij de rechtbank. Ook kunt u een voorlopige voorziening aanvragen, bijvoorbeeld om de beslissing op te schorten. Bij de beslissing informeren wij u waar u uw beroep of voorlopige voorziening kunt indienen en wat de kosten hiervan zijn.

Klacht over de gemeente

U kunt mondeling of schriftelijk een klacht indienen als u vindt dat de gemeente u niet behoorlijk heeft behandeld. Een schriftelijke klacht bevestigen wij binnen een week na ontvangst. Uw klacht wordt binnen 4 weken behandeld. Als die termijn wordt overschreden, krijgt u hiervan bericht met de reden van de vertraging. Als u niet tevreden bent over de wijze waarop uw klacht is behandeld of over de uitkomst ervan, kunt u zich wenden tot de Nationale ombudsman, Postbus 93122, 2509 AC Den Haag. U kunt vooraf inlichtingen inwinnen via het gratis telefoonnummer 0800-3355555. De Nationale ombudsman is ook via http://www.ombudsman.nl te bereiken. Voor informatie over de klachtenregeling en voor het opvragen van een klachtenfolder met klachtformulier kunt u terecht bij de receptie van de gemeente en bij de balie van de afdeling Sociale zaken.

Bijlage 2

Wettelijk en gemeentelijk kader

Vergunningverlening is gebonden aan wettelijke regels. Zo ligt in de Algemene Wet Bestuursrecht onder andere vast binnen welke termijn de gemeente moet reageren op aanvragen van burgers. Daarnaast zijn er een aantal door de gemeente vastgelegde formele normen. Hierna volgt het formele kader dat voor de vergunningverlening geldt:

Wettelijk kader Als algemeen kader geldt de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Wanneer er in de wet behorende bij de specifieke vergunning geen wettelijke termijnen zijn voorgeschreven waarbinnen de beschikking moet worden gegeven, wordt teruggegrepen naar de AWB of de daarmee corresponderende verordening. In de AWB wordt de termijn gegeven waarbinnen een beschikking moet worden gegeven, er staat beschreven wanneer een besluit in werking treedt en wat de termijnen voor bezwaar tegen een beschikking zijn. Hierin zijn onder andere de volgende bepalingen opgenomen: In artikel 4:13 staat: Een beschikking dient te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, of bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag. De redelijke termijn is in ieder geval verstreken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na de ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven; In artikel 4:14 staat: Indien een beschikking niet binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn kan worden gegeven, deelt het bestuursorgaan dit aan de aanvrager mede en noemt het daarbij een zo kort mogelijke termijn waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien. Indien bij het ontbreken van een bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, een beschikking niet binnen acht weken kan worden verleend, deelt het bestuursorgaan dit binnen de termijn aan de aanvrager mede en noemt het daarbij een redelijke termijn binnen welke de beschikking wel tegemoet kan worden gezien In artikel 3:40 staat: een besluit treedt niet in werking voordat het is bekendgemaakt. In artikel 3:41 staat: de bekendmaking van besluiten die tot een of meerdere belanghebbenden zijn gericht, geschiedt door toezending of uitreiking aan hen, onder wie begrepen de aanvrager. In artikel 6:7staat: De termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift bedraagt zes weken; In artikel 7:10 staat: Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of indien een commissie is ingesteld binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken.

51

In aanvulling op de AWB is in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) de volgende bepaling opgenomen: Artikel 1:2: het bevoegde bestuursorgaan beslist op een aanvraag voor een vergunning of een ontheffing binnen acht weken na de dag waarop de aanvraag ontvangen is. Het bestuursorgaan kan de termijn met ten hoogste acht weken verlengen. Ten aanzien van specifieke vergunningen is het volgende in de wet opgenomen: Bouwvergunning

In de woningwet artikel 46 staat dat de burgemeester en wethouders beslissen omtrent een aanvraag om een lichte bouwvergunning binnen zes weken na ontvangst van de aanvraag. Om een reguliere bouwvergunning binnen twaalf weken na ontvangst van de aanvraag. Indien burgemeester en wethouders niet omtrent de aanvraag om een bouwvergunning beslissen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijn is de vergunning van rechtswege verleend Voor bezwaar geldt de AWB. De termijnen voor het indienen van een bezwaar of beroepschrift is zes weken. De commissie beslist binnen twaalf weken vanaf de dag waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Evenementenvergunning

Geen bepalingen gevonden dus de APV en AWB normen gelden: er dient binnen acht weken na de aanvraag een beschikking te worden gegeven. Wanneer het bestuursorgaan niet binnen deze termijn een beschikking kan geven mag deze termijn met acht weken verlengd worden wanneer de aanvrager daar schriftelijk van op de hoogte is gesteld. Voor bezwaar geldt de AWB. Drank-horeca vergunning

In artikel 26 van de dranken horecawet staat dat er beslist wordt op de aanvraag binnen drie maanden na ontvangst. Wanneer er niet binnen drie maanden beslist kan worden deelt het bestuursorgaan dit aan de aanvrager mede en noemt daarbij een o kort mogelijke termijn waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien. Voor bezwaar geldt de AWB. Wanneer er geen wettelijke termijnen voor de betreffende vergunning is vastgelegd wordt teruggegrepen naar de algemene wet bestuursrecht of de plaatselijke verordening. Dit geldt voor de kapvergunning, evenementenvergunning en de parkeervergunning

52

Gemeentelijk kader Verordeningen In aanvulling op de wettelijke bepalingen gelden in Uden voor een aantal vergunningen de bepalingen in de verordeningen, te weten: Evenementenvergunning

Voor de evenementenvergunning gelden de bepalingen in de APV: Artikel 1.2. Beslistermijn Het bevoegde bestuursorgaan beslist op een aanvraag voor een vergunning of ontheffing binnen acht weken na de dag waarop de aanvraag ontvangen is. Het bevoegde bestuursorgaan kan zijn beslissing voor ten hoogste acht weken verdagen. Het bepaalde in het eerste en het tweede lid geldt niet voor de beslissing op aanvragen voor een vergunning als bedoeld in artikel 3.2.1, eerste lid. Artikel 1.3. Te late indiening aanvraag Indien een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt ingediend minder dan acht weken voor het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft, kan het bevoegde bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen. Kapvergunning

Ook voor de kapvergunning geldt de APV (zie artikelen vermeld bij de evenementenvergunning). Daarnaast staat artikel 4.11 van de APV: Het is verboden zonder toestemming van het college de houtopstanden te vellen of te doen ontvellen. Dit verbod geldt niet voor bomen of boomvormers met een geringere stamomtrek dan 75 centimeter, gemeten op 130 centimeter boven het maaiveld. Het besluit moet genomen worden binnen 8 weken na de dag waarop de aanvraag ontvangen is. Het bestuursorgaan kan de termijn voor ten hoogste acht weken verlengen. Parkeerverordening

In de parkeerverordening van 1 juli 2005 in artikel 4 staat dat het college van burgemeester en wethouders binnen twee maanden beslist na ontvangst van een aanvraag voor een vergunning. Het college van burgemeester en wethouders kan de genoemde termijn met ten hoogste twee maanden verlengen. Van een verlenging van deze termijn wordt de aanvrager schriftelijk in kennis gesteld. Voor bezwaar geldt de AWB

Servicenormen Naast de wettelijke bepalingen en de lokale verordeningen heeft de gemeente Uden een aantal servicenormen opgesteld. Hierin heeft zij zichzelf een aantal normen opgelegd waaraan haar serviceverlening aan de burger moet voldoen. In de servicenormen is het volgende vermeld:

53

Lichte Bouwvergunning

Binnen zes weken na indiening volgt een besluit op uw aanvraag mits de bouwplannen passen binnen het geldende bestemmingsplan en waarvoor dus geen vrijstellingsprocedure. Reguliere Bouwvergunning

Binnen 12 weken na indiening volgt een besluit op uw aanvraag mits uw bouwplannen passen binnen het geldende bestemmingsplan en waarvoor dus geen vrijstellingsprocedure nodig is. Kleine evenementen (wijkgebonden)

Binnen 3 weken na indiening volgt een besluit op uw aanvraag. Kapvergunning

Indien uit uw aanvraag blijkt dat een kapvergunning noodzakelijk is, ontvangt u binnen 4 tot 6 weken een voorwaardelijke vergunning. Tegelijk publiceert de gemeente dit besluit zodat belanghebbenden bezwaar kunnen maken tegen het toekennen van de vergunning. U mag pas overgaan tot daadwerkelijk kappen van de boom nadat de bezwaartermijn is verstreken en de eventueel ingediende bezwaren zijn behandeld met een voor de aanvrager positieve uitkomst. Indien een bezwaar wordt toegewezen, vervalt de vergunning van rechtswege en mag er dus niet worden gekapt Parkeervergunning

We kennen drie parkeervergunningen: voor bewoners in het centrum, voor bewoners in de schil rondom het centrum en voor bedrijven in het centrum. Deze vergunningen kunnen worden verstrekt terwijl u wacht

54

Bijlage 3

Informatie over het bouwvergunningenproces

Voor de toetsing van het bouwvergunningproces heeft de rekenkamercommissie het onderzoek beperkt tot de informatie zoals die beschikbaar is in de systemen van de afdeling Bouwen & Milieu. In het bijzonder hebben wij geanalyseerd: - de urenregistratie - de database waarin de vergunningverlening wordt geregistreerd - de vergunningdossiers De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat over bouwvergunningen complete en consistente informatie beschikbaar is. De urenregistratie is aangevuld met informatie vanuit de financiële administratie over ingehuurde krachten. Daarmee is een afdoende volledig beeld ontstaan van de beschikbare capaciteit en het gebruik daarvan. Niettemin kennen ook deze bronnen bottlenecks die het gevolg zijn van de gebruikte (intussen verouderde) technologie voor de vergunningendatabase. Dat leidt in sommige gevallen tot onvolledige of zelfs strijdige data doordat het gebruikte systeem geen of weinig geautomatiseerde controles bevat. Het vastleggen van stappen in het proces wordt door het systeem niet afgedwongen en dat heeft in enkele gevallen geleid tot “gaten”. Ook is er binnen het gebruikte systeem geen controle op het gebruik van coderingen. Om toch te kunnen samenvatten heeft de rekenkamercommissie daarom in overleg met de afdeling zelf coderingen aangebracht. Dankzij de door de leiding van de afdeling gehanteerde opvolging en rapportage meent de rekenkamercommissie dat deze bottlenecks niet hebben geleid tot overmatige afwijking. We baseren daarom ons onderzoek op de gegevens zoals we ze hebben aangetroffen. De rekenkamercommissie is geïnformeerd dat een nieuw systeem zal worden ingevoerd dat beschikt over ingebouwde controles en een zogenaamde workflow. Daarmee kunnen de geconstateerde bottlenecks worden geminimaliseerd. Omdat die invoering parallel plaatsvindt met het invoeren van de wabo zijn er mogelijk aanloopproblemen te verwachten. De voorbereiding van deze invoering is vertraagd en de afdeling is er volgens de medewerkers onvoldoende bij betrokken geweest. Dat kan bij het invoeren tot aanloopproblemen leiden. Lange doorlooptijden ontstaan wanneer vermijdbare wachttijd optreedt tussen de activiteiten die noodzakelijk zijn om tot een beschikking te kunnen komen. De Theory of Constraints is erop gebaseerd dat die wachttijden zo klein mogelijk worden wanneer het proces zo is of wordt ingericht dat stelselmatig de meest beperkende factor wordt geoptimaliseerd. Dat is onder andere mogelijk door te zorgen dat deze beperkende factor bepaalt wanneer er nieuwe aanvragen worden afgeroepen. Zo'n afroepsysteem ("Pull") is in de industrie bekend als "Kanban"1. De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat binnen de beschreven processen van de afdeling Bouwen & Milieu hiermee rekening is gehouden door een vorm van Kanban2 te hanteren waarbij de wekelijkse Werkgroep Afwijkende Bouwaanvragen (WAB) de aanvragen "afroept". Ze fungeert zo als ritmebepalende factor die tijdige afhandeling afdwingt. Om te kunnen vaststellen wat de knelpunten (constraints) zijn die tot wachttijd en daarmee tot lange doorlooptijd leiden is informatie nodig over: - de beschikbare capaciteit. Wanneer een onderdeel onvoldoende capaciteit heeft zullen, zeker rondom pieken, wachttijden ontstaan doordat de activiteiten niet binnen de beschikbare tijd kunnen worden afgehandeld; - de benutting van de capaciteit. Wanneer beschikbare capaciteit niet voor de directe activiteiten wordt ingezet ontstaat een tekort aan verwerkingscapaciteit met wachttijden als gevolg; - wachttijden tussen stappen; 1 Zie onder andere "Tool and Manuafacturing Engineers Handbook Knowledge Base" - Society of Manufacturing Engineers 1998 2 Kanban is een methode die gebruikt wordt om "pull-based planning and control" toe te passen

- de mate waarin activiteiten parallel zijn geschakeld. Om het grootste knelpunt te kunnen vaststellen gaan we systematisch en achtereenvolgens na: 1. Of de capaciteit de grootste beperkende factor is, wordt beoordeeld aan de hand van de volgende vragen: a) of de inzet van beschikbare tijd in indirecte activiteiten een knelpunt vormt. b) of de verdeling van beschikbare tijd over prioriteiten een bottleneck vormt c) of de beschikbaarheid van de mensen (als gevolg van ziekte, verlof , afwezigheid) een knelpunt vormt d) of de beschikbare menskracht een bottleneck vormt 2. Of wachttijden binnen het verwerkingsproces de grootste beperkende factor is en waar deze wachttijden zich vooral voordoen. a) Wachttijden tussen stappen b) De mate waarin activiteiten parallel zijn geschakeld. Capaciteit

De rekenkamercommissie heeft de urenregistratie 2009 voor de afdeling bouwen en milieu aangevuld met informatie over ingehuurde krachten. Dat leidt tot het volgende beeld: Totaal direct 17.152 72% Feestdagen en verlof 2.910 12% Ziekte 1.064 4% Indirect 2.756 12% 23.882 Totaal waren 23.882 uur beschikbaar. 72% daarvan werd ingezet voor directe activiteiten. indirect 12%

ziekte 4%

feestdagen en verlof 12%

totaal direct 72%

Van de aldus beschikbare 17.152 uur werd 61% besteed aan vergunningen.

Toezicht & controle Handhaving Klachten/bezwaren Vergunningen

2.760 3.504 445 10.444 17.152

16% 20% 3% 61%

toezicht & controle 16%

toezicht & controle handhaving klachten/bezwaren vergunningen

handhaving 20%

vergunningen 61% ac kl / en ht zw be ar en 3%

We vinden de volgende verdeling over de activiteiten: Administratieve ondersteuning Administratieve begeleiding. vrijstellingsprocedure Werkgroep Afwijkende Bouwprojecten Bouwvergunning/ alg toetsing Welstandstoezicht

2.585 25% 289 3% 455 4% 6.843 66% 272 3% 10.444

welstandstoezicht 3%

admin ondersteuning 25%

admin beg. Vrijstellingsproc 3% bouwvergunning/ alg toetsing 65%

WAB 4%

Het percentage indirecte uren is met 12% relatief beperkt. De directe uren worden grotendeels ingezet voor vergunningen, handhaving en controle. De capaciteit voor vergunningen lijkt ook goed te worden ingezet. Overigens meldt de afdeling dat in de aanloopfase van de Wabo voor projectmatige werkzaamheden die te maken hebben met de invoering van de Wabo incidentele capaciteit is ingezet. Enige overgangsproblemen kunnen daardoor ontstaan. Maar omdat de processen beheerst zijn is het niet waarschijnlijk dat daardoor een blijvend knelpunt ontstaat. Bewerkingstijden

De tijd die nodig is om een activiteit zonder onderbreking uit te voeren noemen we bewerkingstijd. Doorlooptijd is de tijd die verstrijkt vanaf het beginnen met een activiteit tot en met het afronden van een activiteit. Wanneer de totale doorlooptijd langer is dan de optelsom van de bewerkingstijden is er sprake

van wachttijd. Het is vrijwel onmogelijk om activiteiten uit te voeren zonder enige wachttijd. Zelfs de meest geautomatiseerde industriële productieprocessen bevatten wachttijden omdat er bijvoorbeeld goederen moeten wachten op vervoer naar een volgende bewerkingsstap. De wachttijd dient in principe steeds verder te worden teruggebracht. De wachttijden zijn de meest bepalende factor voor de totale doorlooptijd. Opstapeling van wachttijden rondom een bewerkingsstap zijn een goede indicator voor een bottleneck. Bottlenecks kunnen dan worden geïdentificeerd door per stap de factor doorlooptijd te delen door de bewerkingstijd. Om dat te kunnen uitvoeren is allereerst inzicht nodig in de bewerkingstijden. De beste methode daarvoor is tijdmeting of “klokken”3. Voor het meten van bewerkingstijden kan bij terugkerende activiteiten ook gebruik worden gemaakt van multi moment opname. De rekenkamercommissie heeft van beide methoden afgezien omdat ze niet over de benodigde middelen en mankracht beschikt. Minder betrouwbaar is het om af te gaan op de eigen schatting door de betrokken medewerkers. Zij blijken de benodigde tijd veelal te onderschatten. Het bepalen van bewerkingstijden op basis van interviews is dan ook alleen aanvaardbaar wanneer het resultaat kan worden gecontroleerd door ze te af te zetten tegen de daadwerkelijk totaal bestede tijd. Dankzij de beschikbaarheid van een goede urenregistratie is dat bij Bouwen & Milieu mogelijk. De rekenkamercommissie heeft de medewerkers enkele malen geïnterviewd over de bewerkingstijden, de antwoorden in een tabel vastgelegd en ze geconfronteerd met de beschikbare tijd. Er is vanuit gegaan dat de gevonden onderschattingfactor voor alle activiteiten gelijk is. De uitkomst is besproken met de medewerkers en de daarbij gemaakte opmerkingen zijn verwerkt. Het resultaat is vervolgens geaggregeerd per type vergunning. De gebruikte methode maakt dat de uitkomsten niet absoluut betrouwbaar zijn, maar de relatieve uitkomst is voldoende betrouwbaar om deze te kunnen gebruiken bij het bepalen van de factor. uren per aanvraag licht regulier gefaseerd juristen 6,2 5,8 5,1 administratief juridisch 1,4 1,3 1,0 bouwinspecteurs 5,0 14,6 14,8 administratief juridisch 5,1 5,1 5,1 totaal uren 17,6 26,7 25,9 aantal 228 235 8 totaal uren 4.019 6.275 207 De totalen van de uren per aanvraag wijken 1% af van de totale beschikbare uren als gevolg van afrondingen bij de berekening. Gegeven het aantal afgehandelde aanvragen en de door de medewerkers geschatte tijd per handeling is er voldoende capaciteit beschikbaar. De rekenkamercommissie stelt vast dat de capaciteit zelf en het gebruik van de capaciteit geen bottleneck oplevert. Doorlooptijd

Onder doorlooptijd verstaan we de tijd die verstrijkt tussen het begin van een activiteit tot het begin van de erop volgende activiteit. Voor een vergunning is dat derhalve de tijd tussen het moment van indiening en het moment waarop de vergunning verstrekt wordt. Daarna begint immers de activiteit bouwen. We komen binnen de gemeenten drie verschillende metingen tegen: - De doorlooptijd gemeten vanaf de datum van aanvraag tot de datum van verstrekking. Deze meting wordt jaarlijks gerapporteerd. - De doorlooptijd gemeten vanaf de datum van aanvraag tot de datum van verstrekking onder aftrek van tijden die de afdeling bouwen en milieu niet kan beïnvloeden (waaronder provincie, brandweer en afdeling stedelijke ontwikkeling). Dit is de beïnvloedbare doorlooptijd van de afdeling Bouwen & Milieu. Ook deze wordt jaarlijks gerapporteerd. 3

Zie ook Rogier Trampe “de kracht van normen”

- De doorlooptijd vanaf het eerste contact van een aanvrager met de gemeente tot het moment van verstrekken van de vergunning. Doorlooptijden mogen niet in alle gevallen worden opgeteld. Wanneer meerdere activiteiten parallel worden uitgevoerd geldt de doorlooptijd van de activiteit die het langste duurt. In onderstaand hypothetisch voorbeeld is dat uitgewerkt. De totale doorlooptijd is in dit geval 1+42+2 =46 dagen, veroorzaakt doordat een hypothetische ter inzage legging die 42 dagen duurt.

Juridische toets 3 dagen

Aanvraag ontvangen 1 dag

Technische toets 4 dagen

Vergunning afgeven 2 dagen

Beleidstoets 7 dagen Ter inzage 42 dagen Zo zal een verplichte ter inzage legging van 6 weken tot een extra doorlooptijd van 6 weken leiden wanneer alle werkzaamheden daarvoor en daarna worden gepland. Voor het bepalen van de wachttijdfactor dient de doorlooptijd van de individuele activiteit te worden afgezet tegen de bewerkingstijd van de individuele activiteit. Wanneer in bovenstaand hypothetisch voorbeeld de bewerkingstijden het volgende zijn: Activiteit Aanvraag ontvangen Juridische toets Technische toets Beleidstoets Ter Inzage

Bewerkingstijd 2 4 6 4 1

Doorlooptijd 1x8=8 3x8=24 4x8=32 7x8=56 42x8=322

Wachttijdfactor 4 6 5,3 14 322

De afgeleide factoren geven direct inzicht in het knelpunt: dat is de ter inzage legging. Het inzetten van extra capaciteit of het verbeteren van andere processen zal in dit voorbeeld niet leiden tot verkorting van de doorlooptijd. De rekenkamercommissie heeft gebruik gemaakt van het vergunningen registratiesysteem (BIS) van Bouwen & Milieu. Die informatie leidt tot het volgende overzicht:

dagen doorlooptijd

administratief bouw administratief juridisch inspecteurs juristen

Licht gemiddelde max min per stuk aantal

14 450 1 14 146

49 251 1 50 152

45 546 1 45 232

59 779 1 58 230

regulier gemiddelde max min per stuk aantal

10 298 1 10 183

47 411 1 47 151

158 792 2 158 263

140 843 1 140 263

gefaseerd gemiddelde max min per stuk aantal

28 133 1 28 6

56 58 54 56 4

177 456 25 177 8

160 471 2 160 8

In deze berekening is rekening gehouden met het parallel uitvoeren van activiteiten. Daarbij valt direct op dat de doorlooptijden in deze tabel, zeker de maximale, aanzienlijk langer zijn dan de doorlooptijden zoals die door Bouwen & Milieu worden gerapporteerd. De reden is dat de afdeling Bouwen & Milieu de doorlooptijd bewaakt vanaf het moment dat een vergunning formeel wordt ingediend tot het moment dat de afdeling de vergunning toekent (meting type 1). Dat is overeenkomstig de opgestelde servicenorm. De afdeling toetst zijn doorlooptijden terecht aan die norm en de rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat het overzicht dat ze daarvoor opstelt voldoende betrouwbaar is. Voor een vergelijking tussen doorlooptijden en bewerkingstijden kunnen die doorlooptijden echter niet worden gebruikt omdat in een groot aantal gevallen diverse werkzaamheden aan de formele indiening vooraf gaan. In veel gevallen wordt eerst een schetsplan ingediend dat vervolgens door de afdeling wordt beoordeeld. Ook komt het voor dat in afwachting van aanvullende informatie een vergunningaanvraag wordt ingetrokken. Na het verzamelen van de benodigde informatie herleeft vervolgens de aanvraag. Dat is overigens een gebruikelijke procedure die bedoeld is om de aanvrager tegemoet te komen. Verder komt het voor dat in de periode tussen de eerste en tweede fase van een gefaseerde vergunning activiteiten worden uitgevoerd. In het overzicht van Bouwen & Milieu wordt tot de doorlooptijd van de afdeling uitsluitend gerekend de tijd die de afdeling zelf kan beïnvloeden (meting type 2). Wanneer er bijvoorbeeld werkzaamheden worden uitgevoerd tijdens een periode dat gewacht wordt op informatie, een besluit van het college, advies van een andere afdeling of op een wettelijk verplichte procedure dan rekent de afdeling die tijd niet mee. Op zich is dat vanuit het perspectief van het beheersen van de eigen doorlooptijd begrijpelijk en correct. Voor het beoordelen van de factor bewerkingstijd/doorlooptijd is de door de afdeling berekende doorlooptijd echter daarom niet geschikt.

Voor een correcte vergelijking heeft de rekenkamercommissie de daadwerkelijke begin- en einddata van de activiteiten geïdentificeerd, is ze nagegaan welke parallel zijn uitgevoerd en heeft ze vervolgens bepaald wat dan de gecombineerde doorlooptijd van de activiteiten is (meting type 3). Bovenstaande tabel geeft de aldus verkregen doorlooptijden weer. Dat geeft een opvallend verschil dat ontstaat door de hierboven beschreven definitieverschillen. Mogelijk is dat ook een reden waarom burgers en bedrijven een andere perceptie hebben van de doorlooptijd. Zij ervaren de doorlooptijd immers als de tijd die verstrijkt vanaf het moment dat aan een vergunningaanvraag wordt begonnen (vaak met een schetsplan of een vraag) tot het moment dat de vergunning wordt verstrekt. Wachttijdfactor

Om na te kunnen gaan of er knelpunten aanwezig zijn en om die te identificeren heeft de rekenkamercommissie de bekende bewerkingstijden geconfronteerd met de doorlooptijden. Dat leidt tot het volgende overzicht: Administratief

Administratief juridisch

Bouw inspecteurs

Juristen

Bewerkingstijd (uren) Licht Regulier Gefaseerd

5,07 5,07 5,07

1,39 1,25 1,02

4,94 14,61 14,79

6,21 5,77 5,05

Wachttijdfactor Licht Regulier Gefaseerd

22,01 16,26 43,95

283,00 299,81 442,58

72,93 86,56 95,60

75,59 194,20 253,45

Voor de berekening van de wachttijdfactor is gebruik gemaakt van de gemiddelde doorlooptijd (niet de maximale). Uitschieters spelen daarin geen rol. Administratief Juridisch en Juridisch hebben de hoogste factor. Dat komt overeen met de informatie uit interviews waaruit blijkt dat de juridische behandeling de grootste complexiteit kent en ook de grootste variatie vertoont. Niettemin zijn de daar gevonden factoren hoog. Omdat de rekenkamercommissie niet over bewerkingstijden van de overige betrokken afdelingen beschikt kan daarvoor niet dezelfde analyse worden gemaakt. Wel kunnen we de doorlooptijden van die afdelingen (binnen de gemeente, maar buiten bouwen en milieu) vergelijken met de doorlooptijd binnen de afdeling bouwen en milieu. Dat leidt tot de volgende uitkomst:

dagen doorlooptijd

brandweer milieu

stedelijke ontwikkeling

Licht gemiddelde max min per stuk aantal

1 1 1 1 1

59 756 1 59 29

31 687 1 32 162

regulier gemiddelde max min per stuk aantal

105 756 1 105 64

72 764 1 72 142

108 855 1 108 210

gefaseerd gemiddelde max min per stuk aantal

89 179 10 89 5

66 179 1 66 6

180 416 1 180 5

Lange doorlooptijden worden (althans volgens de registratie) maar marginaal veroorzaakt door factoren buiten de gemeentelijke organisatie. De afdelingen Brandweer, Milieu en Stedelijke Ontwikkeling leveren er echter wel een aanzienlijke bijdrage aan. Dat geldt nog sterker wanneer er sprake is van zeer lange doorlooptijden. In die gevallen is vrijwel altijd sprake van lange wachttijd bij Brandweer, Milieu of Stedelijke Ontwikkeling. Omdat die doorlooptijden in 2009 niet werden bewaakt met het vergunningensysteem kon de rekenkamercommissie daar geen nader onderzoek naar doen.

Bijlage 4

Procesbeschrijvingen

Bijlage 4a

Kapvergunningen

"#

#

%

! " #

# '

()

!

#

&

#

#

!

$ # $

"# !

!

$

%

&

"

!

! (

)

"

%

&

" !

+

"

& '

! ( !

"

"

%

* "

&

#

"

"

)

"

Bijlage 4b


%

(%

!

"

"

!

) #

#

+

*

$

% &

*#

*#

#

'

& / %

* # *#

0

)

#

*

) *#

& *,

1

*

,

"

"

#

) ' %

"

% " #

%

$

"

+ *

#

$

+

*

% & +. &

'

*#

#

' -2

*#

Bijlage 4c

Drank en horecavergunningen

(! *

*

! (!

" !

#

#

& #

' %

+

,$

%

"

% *

%

! # ! (!

*

,-

! (!

)#

( ( !

#

( !

(! # -

!

-

0

0

!

%

"

% %

%

" $

#

%

! #

"

% *

#

! # ! (!

*

! (!

%

!

%

!

(

% # (!

*

! # ! (!

*

! (!

#

/

.

#

01

(! #

Bijlage 5 Beoordeling efficiency vergunningverleningprocessen In de in deze bijlage opgenomen tabellen is de beoordeling van de vergunningverleningsprocessen met behulp van de Lean Thinking theorie opgenomen. Kapvergunningen

Activiteit

Beoordeling waste

Ontvangen aanvraag Registreren aanvraag

Waarde toevoegend Noodzakelijk niet waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Noodzakelijk niet waarde toevoegend

Post verdelen Toetsen aanvraag Eventueel brief versturen niet in behandeling Ophalen aanvragen bij Publiekszaken Locatie bezoeken (beoordelen boom) Beoordelingsformulier invullen Formulier naar Publiekszaken brengen Advies + brief opstellen Advies + brief ophalen en naar hoofd OW brengen Ondertekening hoofd OW Advies + brief naar Publiekszaken brengen Brief + besluit versturen Dossier naar OW Archiveren


Activiteit

Beoordeling waste

Ontvangen aanvraag Registreren aanvraag (IRS)

Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Noodzakelijk maar niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend

Post verdelen Toets aanvraag volledig Toets melding of vergunning Eventueel opvragen ontbrekende informatie Wachten op aanvullende informatie Bevestigen melding per brief aan aanvrager Melding op evenementenkalender plaatsen Legitimatie controleren en GBA raadplegen Indien van toepassing toetsen drank en horecawet (toetsen levensgedrag etc.) Betrokken partijen informeren (politie, brandweer, OW geluid/ verkeer/ buitendienst/ TOR) Evenementenoverleg Beoordelen of aan alle eisen van de vergunning is voldaan. Vergunning weigeren of toekennen Vergunning of weigeringsbrief opstellen Vergunning of weigering verzenden Overige partijen inlichten (politie, brandweer, TOR, OW Kopie vergunning naar financiële administratie Kopie voedsel en warenautoristeit Evenement op evenementenkalender plaatsen Afhandelen IRS Archiveren

Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Noodzakelijk maar niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Noodzakelijk maar niet waarde toevoegend Waarde toevoegend Niet waarde toevoegend Noodzakelijk maar niet waarde toevoegend

Drank en horecavergunningen

Activiteit

Beoordeling waste

Ontvangen aanvraag Invoeren IRS

Waarde toevoegend Noodzakelijk geen waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Noodzakelijk geen waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend

Kopie naar MIDFA en B&M Controle aanvraag compleet Ontbrekende info opvragen Aanvullende info ontvangen Brief versturen aanvraag in behandeling Toets horecabestemming mogelijk Niet mogelijk aanvraag naar SO GBA controle Controle curatele Indien curatele opstellen en verzenden brief weigeren vergunning Brief naar politie en justitie voor antecedentenonderzoek Check kvK Toetsen BIBOB Toetsen levensgedrag Eventueel uitgebreid BIBOB onderzoek uitvoeren Indien slecht levensgedrag opstellen en verzenden brief weigeren vergunning Toets inrichtingseisen Indien niet wordt voldaan aan inrichtingseisen brief opstellen en versturen binnen termijn voldoen aan inrichtingseisen Indien voldaan wordt aan inrichtingseisen opmaken vergunning en begeleidende brief Ondertekenen brief door hoofd PZ Versturen vergunning en brief naar aanvrager Kopie vergunning naar: Belastingdienst Politie VWA BUMA STEMRA Archiveren

Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Waarde toevoegend Noodzakelijk geen waarde toevoegend

Noodzakelijk geen waarde toevoegend

Lijst met Eindnoten

i

Womack, J.P., & Jones, D.T. (1996). Lean Thinking. New York: Simon & Schuster. McMullen, T.B. (1998). Theory of constraints management system. Florida: CRC Press LLC Emiliani, M.L., & Stec, D.J. (2004). Using value stream maps to improve leadership. Leadership & Organization development journal, 25, 622-645. Goldratt, E. (2007). Het doel. Houten: Het spectrum. De staat van de gemeente. (2007). Pon-publicatie 07-20. Meer, F. van der, & Dijk, T. van (2002). De wereld achter het loket. Delft: Eburon. Hiemstra, J. (2003). Presterende gemeenten: Hoe gemeenten beter kunnen presteren. Alphen aan den Rijn: Kluwer. Maten voor gemeenten (2007 en 2008). Den Haag: Sociaal en cultureel planbureau. De INK filosofie, www.ink.nl KAD+ model voor de inrichting en beheersing van organisaties, www.KAD+.nl

55

Onderzoek naar de efficiency van de vergunningverleningprocessen van de gemeente Uden

Recommend Documents