Onderwerp: Evaluatie Samenwerking in de openbare ruimte van Teylingen, Katwijk en Noordwijk

Aan

: Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

: 2014-32

Status

: Openbaar / Ter besluitvorming

Datum

: 22 november 2013

Afdeling

: Beheer en Vastgoed

Raad:

Medewerk(st)er

: de heer D. Kistemaker, C. Buijs, M. Witkamp en C. Stoffer

Paraaf medewerk(st)er:

Telefoonnummer

: 071-4065333

OR : Ja

Portefeuillehouder

: wethouders G. Mostert, L. van der Zon en M. Vroom

Communicatie:

Ja

Bijlage(n)

:1

Evaluatie

: Nee

: Ja ter kennisname

Onderwerp:

Evaluatie Samenwerking in de openbare ruimte van Teylingen, Katwijk en Noordwijk. Samenvatting:

Afgesproken is om in het najaar van 2013 een evaluatie op te stellen over de samenwerking Teylingen, Katwijk en Noordwijk 2012 - 2013 (TKN) In de bijlage is deze evaluatie opgenomen. Naast dat de samenwerking ook daadwerkelijk (financieel) voordeel oplevert is er ook veel enthousiasme onder de deelnemende medewerkers op de verschillende samenwerkingsonderdelen.

Gevraagde beslissing:

1.

Kennisnemen van de evaluatie samenwerking Teylingen, Katwijk en Noordwijk 2012-2013.

Intern advies

Circuleren B&W

Extern advies

Secr.

Burg.

Weth. I

Weth. II

Weth. III

Weth. IV

Gemeenten Teylingen. Katwijk en Noordwijk

Datum besluit B&W/Burgemeester

07-01-2014

Akkoord: Bespreken B&Wvergadering Besluit:

Conform advies

Nr. 10

Inleiding Afgesproken is om in het najaar van 2013 een evaluatie op te stellen over de samenwerking Teylingen, Katwijk en Noordwijk 2012 - 2013 (TKN) In de bijlage treft u deze evaluatie aan. De samenwerking levert een aantoonbaar voordeel op voor de deelnemende gemeenten. Daarnaast is er veel enthousiasme bij de deelnemers over de onderlinge samenwerking. De samenwerking is gestart op de werkvelden, riolering, gladheidsbestrijding en onderhoudswerk verhardingen. In de afgelopen periode is de intentie uitgesproken om tot samenwerking te komen op de gebieden, inkoop ingenieursdiensten, afvalinzameling, geo-informatie, vacaturevervulling en uitwisseling en beheersystemen. Op de werkvelden groen en spelen zijn inmiddels ook de samenwerkingsverbanden gelegd. Daarnaast gaat de evaluatie ook in op de bestuurlijke omgeving waarin wordt geopereerd waaronder de regioontwikkelingen.

Beoogd resultaat Middels het aanbieden van deze evaluatie samenwerking TKN worden de college’s van de drie samenwerkende gemeente geïnformeerd over de stand van zaken binnen deze samenwerking. Argumenten N.v.t. Kanttekeningen N.v.t. Middelen N.v.t. Uitvoering Na besluitvorming wordt de evaluatie middels een persbericht gepresenteerd. Bijlage(n) 1. Evaluatie Samenwerkingsverband Teylingen, Katwijk en Noordwijk 2012-2013

Evaluatie Samenwerkingsverband Teylingen, Katwijk en Noordwijk 2012 - 2013

Evaluatie TKN november 2013

1

Voorwoord

Bestuurlijke omgeving (verkiezingen, regio-ontwikkelingen) Binnen de Bollenstreek is de discussie over samenwerking en/of fusie op de vijf strategische thema’s in volle hevigheid losgebarsten. Het gebied openbare werken is vooral gericht op operationele en tactische activiteiten en houden een direct verband met de kwaliteit van de voorzieningen in de buitenruimte. Vandaar dat de bestuurlijke discussie zich vooralsnog niet richt op de samenwerking TKN. De ontwikkeling van de samenwerking binnen TKN levert een aantoonbaar voordeel op voor de deelnemende gemeenten. Buiten dat is er veel enthousiasme bij de deelnemers over de onderlinge samenwerking en de bereikte resultaten en geeft dit een stimulans om op de ingeslagen weg verder te gaan in het verder optimaliseren van de bedrijfsvoeringen van de afdelingen openbare werken. Uiteraard staat deze open voor de samenwerking binnen de Bollenstreek, maar zullen onze prioriteit blijven richten op onze taak om individueel en binnen TKN (grip houden op processen) te professionaliseren en zo een sterke partner te zijn en blijven. Samenwerken blijft mensenwerk in welke structuur dan ook. Laten we hier zorgvuldig mee omgaan en de flow binnen TKN koesteren zonder onze ogen te sluiten voor ook de veranderende omgeving en juist deze omgeving ook benutten om daar kansen in te zien naar de toekomst toe.


2

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Inleiding Intentieovereenkomst Resultaten Rode draad van de samenwerking Informatievoorziening communicatie Overlegstructuur

Hoofdstuk 2 2.0

Algemene conclusies

Hoofdstuk 3 3.0 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Vooruitblik toekomst samenwerking Wegbeheer Rioleringen Gladheidbestrijding Afval BGT Inkoop ingenieursdiensten Groenbeheer en spelen

Bijlage 1:

Behaalde resultaten samenwerking TKN in 2012/2013

Bijlage 2:

Uitvoeringsprogramma samenwerking TKN 2014/2015 Overzicht van activiteiten en aanbestedingskalender 2014/2015 Planning voor de jaren 2014/2015 en 2016


3

1.0

Inleiding

In het voorjaar van 2011 hebben de colleges van burgemeester en wethouders van Teylingen, Katwijk en Noordwijk ingestemd met een verkenning van samenwerkingsmogelijkheden in het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Aanleiding daarvoor lag onder meer in verschillende incidentele initiatieven die tot dat moment al waren ondernomen en de verwachting dat door meer samenwerking verdergaande voordelen in efficiency of effectiviteit bereikbaar zouden zijn. Op 18 juni 2012 hebben de wethouders van de gemeenten Teylingen, Katwijk en Noordwijk een samenwerkingsovereenkomst ondertekend om verregaande samenwerking tot stand te brengen op de vakgebieden: - Pilot Riolering - Pilot Gladheidbestrijding - Pilot Onderhoudswerk (cyclus) verhardingen (wegbeheer) Tevens is de intentie uitgesproken om te komen tot samenwerking op de gebieden: - Gezamenlijke inkoop ingenieursdiensten - Afvalinzameling - Geo-informatie - Vacaturevervulling en uitwisseling - Beheersystemen In de komende periode zullen ook de volgende vakgebieden aansluiten: - Onderhoud speelvoorzieningen - Groenbeheer - Integraal beheer - Aanleg glasvezelnet (project) Middels deze evaluatie wordt u op de hoogte gebracht van de tot op heden behaalde resultaten. Daarnaast wordt er ook een doorkijk gegeven naar de projecten die de komende jaren 2014 en 2015 binnen TKN worden opgepakt.

1.1

Intentieovereenkomst

In de intentieovereenkomst is afgesproken dat de drie gemeenten op basis van onderzoek onderling gaan samenwerken op het gebied van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. In beginsel richtte zich dit op samenwerking op het gebied van riolering, cyclisch onderhoud wegen en gladheidbestrijding, inmiddels zijn er op meer gebieden samenwerkingsverbanden aangegaan. Deze samenwerkingsmogelijkheden passen binnen de intentieovereenkomst. Door de samenwerking worden toekomstige risico’s verminderd en vindt er door de bundeling van krachten specialisatie en differentiatie plaats. Daarnaast ontstaat er de gefundeerde verwachting op kostenbesparing en kwaliteitsverhoging. Het einddoel beoogt vermindering in kosten, verhoging van kwaliteit en vermindering van de kwetsbaarheid. Dit biedt een oplossing naar de toekomst toe voor het fysieke domein openbare werken waarbij drie ontwikkelingen van belang zijn: vakspecialisten zijn in de toekomst steeds moeilijker te vinden; de komende jaren lopen de middelen van de gemeenten terug waardoor de noodzaak tot efficiency hoger wordt; er worden steeds hogere wettelijke eisen gesteld aan de werkzaamheden (BGT, waterkwaliteit, aanbestedingsvoorwaarden, etc)

De intentieovereenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd met inachtneming van een jaar opzegtermijn. Eventuele wijzigingen in de overeenkomst zijn mogelijk, de afspraken hierover zijn vastgelegd. Wanneer een project is aangegaan wordt deze gezamenlijk gestart en afgerond.


4

1.2

Resultaten

Per deelproject worden in bijlage 1 de resultaten kort weergegeven. De score per (deel) project is weergegeven met een kleurcodering.

Voordelen

Kleurcode

1. kennisuitwisseling: 2. kennisuitwisseling – uniformering (kwaliteit verhogen in proces): 3. kennisuitwisseling – uniformering (kwaliteit verhogen in proces) – financieel voordeel

Van de 38 deelprojecten zijn er in inmiddels 33 gerealiseerd, waarvan op 11 projecten voordelen zijn behaald door kennis uit wisselen, 11 projecten hebben daarnaast nog geleid tot een verhoging van de kwaliteit in het proces en 11 projecten hebben uiteindelijk (in aanbesteding) ook geleid tot een financieel voordeel op dit moment. De financiële voordelen zijn voor de deelnemende gemeenten echter verschillend van aard en omvang. De voordelen zitten met name in de voorbereiding van beleid (besparing op inzet uren), in het beschrijven van werkprocessen en de programma’s van eisen voorafgaand aan de aanbestedingen. Veelal wordt er nu een adviesbureau ingehuurd in plaats van drie, kennis wordt gedeeld en er vindt maar eenmaal een aanbesteding plaats in plaats van drie. De uiteindelijk prijsaanbiedingen liggen veelal lager dan de geraamde bedragen of waarmee in de begrotingen van de individuele gemeenten rekening mee is gehouden. Het is ondoenlijk om hier een oordeel over te vellen wat het aandeel hierin is van de samenwerking TKN en het aandeel van de huidige recessie waardoor aannemers zelfs onder kostprijs inschrijven. De ervaring leert dat de individuele gemeenten de besparingen invullen om tegemoet te komen aan de eigen bezuinigingstaakstellingen op zowel het personele vlak als de structurele onderhoudskosten in de buitenruimte. Door verhoging van de kwaliteit in de diverse processen is de verwachting dat hiermee het aantal meldingen en storingen zal verminderen, waardoor de kosten op herstel van calamiteiten de komende jaren af zal nemen, bij behoud van de huidige kwaliteit van de voorzieningen in de buitenruimte. Een deelproject is overgenomen door de Veiligheidsregio en 4 deelprojecten zijn doorgeschoven naar 2014.

1.3

Rode draad van de samenwerking

Zoals reeds eerder genoemd is de samenwerking gestart op de gebieden riolering, gladheidbestrijding en onderhoud wegen. Inmiddels zijn er ook samenwerkingsverbanden gezocht op andere gebieden. Een aantal voorbeelden hiervan zijn, inkoop ingenieursdiensten, afvalinzameling en GEO-informatie onderhoud speeltoestellen en de aanpak BGT. Na kennisuitwisseling, uniformering van (beleids) en operationele processen resulterend in aanbestedingen komen steeds meer voordelen aan het licht om ook met personele inzet de samenwerking te zoeken. De Ondernemingsraden van de verschillende gemeenten worden regelmatig op de hoogte gehouden van de personele ontwikkelingen.


5

1.4

Informatievoorziening – communicatie

Voor de digitale uitwisseling van informatie is werken in een cloud omgeving steeds meer de toekomst. Bij non-profit organisaties is dit al gebruikelijk. Stadspoort (kenniscentrum op het gebied van openbare werken) biedt ons een informatiedocumentatiesysteem op het gebied van de Openbare Ruimte en werkt aan de verdere ontwikkeling van een regieplatform waar leden een online platform hebben om bestanden en kennis met elkaar te delen. Tevens kan de projectbewaking hierin opgenomen worden. Het voordeel van een dergelijk systeem is dat de leden van TKN, geautoriseerd, gebruik kunnen maken van de onderlinge uitwisseling van bestanden. Daarnaast betrek je de deelnemende medewerkers intensiever bij het (deel) project omdat er transparant wordt gewerkt. De gemeenten Noordwijk en Katwijk zijn lid van stichting Stadswerk. Stadspoort is hier een onderdeel van. Aansluiting door Teylingen maakt de weg vrij voor vereenvoudiging van de onderlinge communicatie. In het najaar zal dit in uitvoering gaan.

1.5

Overlegstructuur

Afhankelijk van de ontwikkelingen worden de bestuurders gezamenlijk of hoofdelijk geïnformeerd door de verschillende afdelingshoofden van de TKN gemeenten. De afdelingshoofden: Kees Stoffer (Teylingen), Dolf Kistemaker (Katwijk) en Kees Buijs (Noordwijk) vormen gezamenlijk de regiegroep, onder leiding van de programmamanager, Marco Witkamp. Periodiek komen de regiegroepsleden bijeen. Per project is er een projectleider die verantwoordelijk is voor zijn/haar onderdeel. De projectleider legt verantwoordelijkheid af aan Marco Witkamp. In het projectleidersoverleg dat ongeveer elke 4-6 weken plaatsvindt wordt de voortgang besproken en knelpunten in het proces doorgenomen. De gemeente Teylingen levert de projectleider (Marco Witkamp), de gemeente Katwijk levert de beleidsmatige ondersteuning/secretaris (Rick van Keulen) en Noordwijk draagt deels een financieel adviseur (Liesbeth Swagers) en een communicatieadviseur (Ton van Heemst) bij.


6

2.0

Algemene conclusies

De uitkomsten van de diverse projecten vertonen veel overeenkomsten. De eerste jaren kenmerkten zich tot het elkaar leren kennen, contacten leggen, netwerk opbouwen en ervaringen en kennis te delen aan de hand van de inventarisatie van de structurele werkzaamheden op het desbetreffende vakgebied. Geconstateerd kan worden dat de onderlinge verschillen mimimaal zijn en de (politieke) context van de voorbereiding en uitvoering van werken ook veel overeenkomsten vertoont. Ambtelijk heeft men zich bereid getoond samen te werken en bij uniformering van de voorbereiding, aanbestedingen en uitvoering te kiezen voor the best practice. Er is flow ontstaan om steeds meer gezamenlijk te doen op basis van resultaten, onderling vertrouwen en het niet vast willen houden aan wat men had, maar wat we met elkaar beter kunnen doen. De resultaten tot nu zijn vooral tot stand gebracht bij het voorbereiden van de aanbestedingen, het beschrijven en vastleggen van de verschillende processen naar de uitvoering van beheer en het gezamenlijk aanbesteden. In deze trajecten zijn de volgende voordelen behaald: onderlinge kennisuitwisseling en advisering door (externe) experts; beschrijven van werkprocessen -vastleggen van kwaliteitsnormen; verder professionaliseren van het beheer van de openbare ruimte; meer grip op de te behalen resultaten; door gezamenlijke aanbestedingen en toename van de schaalgrootte verlaging van de kosten van de voorbereiding; door schaalvergroting zijn er veel aanbestedingsvoordelen behaald t.o.v. begrotingsramingen. Onduidelijk is wat het aandeel van de samenwerking is in het financieel voordeel en die van de recessie waardoor ook scherpe prijsaanbiedingen worden ingediend. Financiële voordelen vertalen zich in onderhoud pas in een later stadium, door het verminderen van incidentele storingen. Ook worden de financiële voordelen veelal binnen de begrotingsposten aangewend om tekorten in voorzieningen/reserves te compenseren of weer te investeren in de verdere ontwikkeling van de samenwerking. Daarnaast is bij twee aanbestedingen zo scherp ingeschreven, wellicht onder de kostprijs dat hiermee de kwaliteit van de te leveren diensten onder druk staan. Extra toezicht wordt hiervoor ingezet om dit te monitoren. In een ander geval heeft de aannemer na een jaar het contract opgezegd, waardoor opnieuw moet worden aanbesteed. Effect nieuwe aanbestedingswet Een aspect is van doorslaggevend belang geweest bij de professionalisering van de afdelingen van openbare werken en is van grote invloed geweest op het proces van samenwerking: de inwerking van de nieuwe aanbestedingswet. Deze wet en de vertaling naar de praktijk heeft de medewerkers bewust gemaakt van haar omgeving en de rol van aanbestedingen in het bijzonder. De politieke opdrachten (bedrijfsleven uit eigen regio beschermen, social return) en de intrede van een kwaliteitsweging naast de prijsaanbieding heeft een integrale aanpak afgedwongen. Zakelijkheid en regie voeren (grip houden) zijn hiermee dominant naar voren komen in de werkwijze van het beheer van de openbare ruimte en heeft uiteindelijk geleid tot een mooi resultaat in de vorm van een moederbestek die bij de nieuwe aanbestedingen wordt gebruikt en inmiddels geïmplementeerd is in de drie gemeenten.


7

Toekomst De komende jaren 2014 en 2015 zal in het teken staan van de verdere ontwikkeling en professionalisering van de samenwerking door:

gezamenlijke oppakken van nieuwe taken zoals de BGT en wellicht naar een gezamenlijk inrichting van een beheerorganisatie; uitwisseling van personeel ondermeer in het beheer van de milieudepots, onderhoud speelvoorzieningen en toezicht en directievoering; aansluiting van nieuwe vakgebieden om hetzelfde proces te doorlopen als de pilots (inventarisatie, uniformering, werkvoorbereiding en gezamenlijke aanbestedingen); keuze over positie en aandeel van inkoop binnen de gemeentelijke organisaties. verstevigen opzet van de organisatie TKN door bevoegdheden toe te wijzen aan de projectleiders, nieuwe projectleiders aan te stellen voor diverse nieuwe projecten en personele capaciteit beschikbaar te stellen. Voor de verdere ontwikkeling is commitment nodig van de afdelingshoofden, de verantwoordelijke bestuurders en de afzonderlijke colleges. Tevens zal in dit proces de OR meegenomen moeten worden.


8

3.0

Vooruitblik, toekomstige samenwerking

In bijlage 2 is een planning opgenomen voor de activiteiten die komende jaren gezamenlijk worden opgepakt. Bij grotere omvangrijke projecten wordt een projectvoorstel en een plan van aanpak gemaakt. Op basis van de te nemen besluiten in het proces wordt dit voorgelegd aan de individuele colleges ter vaststelling.

3.1

Wegbeheer

In wegenbeheer, groenbeheer en rioleringsbeheer gaan grote geldstromen om. Gestreefd wordt om te komen tot integraal beheer. Dat wil zeggen dat gebiedsgericht vervangingsmaatregelen en of onderhoudsmaatregelen met elkaar gecombineerd kunnen worden binnen hetzelfde plangebied. Dit levert niet alleen een besparing van kosten op, maar maakt het ook mogelijk om participatie van de leefomgeving maximaal te benutten. Naast het optimaliseren en/of aanpassen van de individuele beheerpakketten of programma’s wordt in TKN onderzoek gedaan naar een overall programma om planningen met elkaar te integreren en keuzes te kunnen maken. Voor het project “beheer op orde” met als doelstelling integraal beheer wordt nog een projecttrekker gezocht die het PvA opstelt en uitwerkt in een concrete planning met heldere stappen. Een directe relatie met het project BGT is noodzakelijk. De projecten op het gebied van wegbeheer zijn in volle gang. In de bijlage zijn de verschillende onderwerpen benoemd.

3.2

Rioleringen

Naast de samenwerking TKN is er binnen het cluster (Hoogheemraadschap van Rijnland, Katwijk, Lisse, Noordwijk, Noordwijkerhout, Teylingen en Wassenaar) een samenwerking SGR op gebied van de afvalwaterketen. Door deze samenwerking zijn we in staat om betere oplossingen te bedenken, de totale hoeveelheid te zuiveren afvalwater te verminderen en de kwaliteit van het oppervlaktewater te verbeteren. Op 18 juni 2012 hebben de TKN-gemeenten een samenwerkingsovereenkomst afgesloten op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Het vakgebied riolering maakt hier onderdeel vanuit. Er is in TKN-verband gekozen om gezamenlijk onderhoudsbestekken voor te bereiden. De bestekken die inmiddels gezamenlijk zijn aanbesteed zijn: Kolkenreiniging, Preventief en correctief onderhoud pompen en gemalen en Rioolreiniging en rioolinspectie. Hiermee zijn concrete resultaten en bezuinigingen voornamelijk in TKN verband bereikt, al dan niet aangevuld met andere deelnemers uit ons cluster (TKN ++). Deze samenwerking beperkt zich niet meer tot de gemeenten Teylingen, Katwijk en Noordwijk omdat andere deelnemende gemeenten uit het cluster Bollenstreek bij een aantal aanbestedingen aansluiting heeft gezocht. Uitvoering of realisatie van de oplossing ligt bij de betreffende gemeente, of bij Rijnland, of in het TKN (++). In de samenwerking TKN is door de gezamenlijk verantwoordelijke wethouders aangegeven dat aan deze samenwerking ook andere gemeenten uit het cluster Bollenstreek en het Hoogheemraadschap van Rijnland kunnen deelnemen. Dit op voorwaarde dat de basissamenwerking TKN niet wordt belemmerd en dat daarbij de zelfde doelen betreffende kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit worden nagestreefd. Rijnland en de clustergemeenten worden tijdig geïnformeerd en krijgen alle ruimte deel te nemen in een zogenaamd TKN++ samenwerking. Voor de SGR betekent deze uitspraak dat de samenwerking TKN voor praktische zaken het uitvoerende orgaan kan zijn voor projecten op gebied van de afvalwaterketen die vallen binnen de grenzen van de aan het cluster Bollenstreek deelnemende gemeenten. Voorwaarde is dat het projecten moeten zijn waaraan twee of meer leden van het cluster deelnemen en dat er sprake is van samenwerking en meerwaarde op gebied van Evaluatie TKN november 2013

9

kwaliteit, techniek of kostenbesparing. Vanuit de samenwerking met in SGR verband (Samenwerking Gemeenten en Rijnland) komen twee deelprojecten in aanmerking voor uitvoering en TKN++ verband: - Meten in de afvalwaterketen - Plancyclus Het beleid blijft in de samenwerking bij de SGR.

3.3

Gladheidbestrijding

Op het gebied van gladheidsbestrijding is, zoals vooraf werd verwacht, niet zo zeer financieel voordeel behaald als wel voordelen in het gezamenlijk inkopen van zout, het aanleggen van een strategische zoutvoorraad, gezamenlijk aanbesteden voor nieuw materieel en het opzetten van de jaarplannen en het beleidsplan. In dit onderwerp heeft er vooral kennisuitwisseling plaatsgevonden en strategisch gezien zijn er voordelen behaald. Deze pilot heeft zijn rendement opgeleverd. Daadwerkelijke samenvoeging van de diensten levert op dit moment geen meerwaarde op. Continuiteit is gegarandeerd binnen de individuele gemeenten.

3.4

Afval

Aan adviesbureaus MWH en KplusV is opdracht gegeven een voorstel uit te werken over de wijze van intensivering van de samenwerking op het gebied van afval in brede zin. Het product dient een advies/voorstel te zijn waarin concreet wordt aangegeven op welke vlakken/projecten/ intensivering van de samenwerking de komende jaren mogelijk is op basis van aantoonbare voordelen met voldoende draagvlak bij de drie gemeenten op basis van hun ambitieniveau. Hiervoor zullen in het najaar van 2013 interviews en een workshop worden georganiseerd. De standpunten en de opstelling van de individuele gemeenten zullen scherp in beeld gebracht worden met de consequenties van de gevolgen voor de samenwerking. Het betrekken van de overige gemeenten in VAB verband zal in een later stadium plaatsvinden Als eindresultaat zal de meest ideale vorm van samenwerking gepresenteerd moeten worden op basis van de input in de voorgaande stappen. Onderdelen van een kansrijke samenwerking zijn: -

-

gezamenlijke aanbestedingen van: a. inzamelmaterieel en middelen b. transport en verwerking van ingezamelde afvalstoffen c. onderhoud inzamelmiddelen d. verdeling, concentratie van operationele aansturing en beleid over deelnemende gemeenten gezamenlijk beheer milieustraten; gezamenlijk grondstoffenbeheer, vermarkten van ingezamelde afvalstoffen; aankoop VAB terrein en ontwikkelen als locatie.

Op dit moment werken de gemeenten Katwijk en Noordwijk samen op het gebied van het exploiteren van een gezamenlijke milieustraat en werf. De gemeente Teylingen wordt geïnformeerd over eventuele ontwikkelingen zodat mogelijke samenwerkingsverbanden op dat gebied direct worden aangehaald.


10

3.5

BGT

BGT gaat een centrale rol spelen in de gemeentelijke informatievoorziening. De opdracht voor de ontwikkeling en implementatie is niet langer ingestoken vanuit het vakgebied openbare werken maar is meer en meer een organisatie/ informatiseringsvraagstuk. Relaties met de BAG en WOZ zijn hierbij essentieel. De projectleider wordt vanuit de gemeente Teylingen geleverd, Rita Berghuis. Inmiddels is er een projectplan opgesteld dat nog verder gezamenlijk wordt uitgewerkt. Wellicht is het eindstation de inrichting van een beheerorganisatie voor de structurele borging en inbedding van de informatievoorziening binnen de gemeentelijke organisaties. In het verlengde daarvan kan ook nagedacht worden om het beheer van de pakketten die vallen onder het project integraal ook hier in onder te brengen. Zeker gezien het feit dat deze pakketten niet vallen onder de kritische pakketten, waarvoor het eerste lijns onderhoud veelal zijn belegd bij de ICT afdelingen. Applicatiebeheer wordt er nu veelal door de vakspecialisten gewoon even bij gedaan. Het feit dat de beheerpakketten en het integraal beheer de spil gaan vormen vanuit de organisatie van openbare werken dwingt hier ook zorgvuldiger naar het proces te kijken

3.6

Inkoop ingenieursdiensten

Offertes zijn aangevraagd voor het opstellen van bestekken. Resultaat hiervan is dat er een selectie van adviesbureaus waarvan gemaakt kan worden op basis van kwaliteitsafspraken en tarieven. Concurrentie onderling blijft bestaan. Inhuur van personeel voor directie en toezicht is een onderwerp waar nog kansen voor de samenwerking liggen. Dit vraagt echter wel een volgende stap in de ontwikkeling van de samenwerking.

3.7

Groenbeheer en spelen

Medio 2013 is er vanuit de deelnemende gemeenten ook de vraag gekomen om in het groenbeheer samen te werken. Dit zal als een nieuw onderdeel van de samenwerking worden opgepakt overeenkomstig de werkwijze van de drie pilotprojecten. Gestart zal worden in de tweede helft van 2013 met een inventarisatie van het beleid, de beschikbare plannen en de looptijden en de structurele jaarlijks terugkerende activiteiten. Op basis van deze inventarisatie kan worden onderzocht welke onderdelen gezamenlijk kunnen worden voorbereid, aanbesteed of gezamenlijk met elkaar kunnen worden uitgevoerd. Uiteraard levert dit proces ook een kennisuitwisseling op waarbij gebruik gemaakt kan worden van de specifieke aanwezige kennis bij de TKN gemeenten. Vooruitlopend op het groenbeheer is de organisatie van het onderhoud aan de speelvoorzieningen binnen TKN bekeken. Akkoord is bereikt over het gezamenlijk organiseren van het onderhoud aan de speelvoorzieningen vanuit een pool van medewerkers. De vorm en operationele aansturing wordt nu uitgewerkt.


11

Bijlage 1:

Behaalde resultaten samenwerking TKN in 2012/2013

Behaalde resultaten in 2012 en 2013 Per deelproject worden in bijlage 1 de resultaten kort weergegeven. De score per (deel) project is weergegeven met een kleurcodering.

Voordelen 1. kennisuitwisseling: 2. kennisuitwisseling – uniformering (kwaliteit verhogen in proces): 3. kennisuitwisseling – uniformering (kwaliteit verhogen in proces) – financieel voordeel

Riolering - opstellen calamiteitenplan - opstellen PvE en aanbesteding inspectie en beheer rioolgemalen - opstellen bestek reiniging en inspectie rioolleidingen - opstellen waterverordening - optimaliserena/actualiseren moederbestek - opstellen en aanbesteding reinigen kolken en lijngoten - ontwikkeling voorlichtingsmateriaal - inkoop ingenieursdiensten - beoordelen rioolinspecties - onderzoek mogelijkheden voor OMOP rioolreparaties en/of renovaties - vervanging telemetrie rioolgemalen - opstellen lijst kenniscentrum SGR/TKN - OMOP huisaansluitingen opstellen

gerealiseerd, opgesteld en piketmdw aangesteld gerealiseerd, incl. inhuur toezicht en directievoering gerealiseerd, gem. Lisse en Noordwijkerhout hierbij aangehaakt Informatie uitgewisseld vastgesteld door colleges gerealiseerd, gem. Noordwijkerhout hierbij aangehaakt nog uit te voeren in 2013 apart project in 2013 nog uit te voeren in 2013 In voorbereiding Gem. Katwijk gaat aanbesteden Onderzoek dit voordelen op kan leveren In voorbereiding

Gladheidbestrijding - gladheidbestrijdingsplan uniformeren - strooiroutes op gemeentegrenzen optimaliseren - Meteo ondersteuning en alarmering gezamenlijk contract - gezamenlijk gebruik menginstallatie natstrooien - gezamenlijke inkoop materieel - uitbesteding keuring, onderhoud en storingsdienst - uitwisseling reserve materieel - gezamenlijke inkoop strategische zoutvoorraad - gezamenlijke aankoop reguliere zoutvoorraad - uitwisseling personeel - harmoniseren navigatie en routeregistratie - afstemmen starttijdstip strooien - centrale coördinatie

afronding in 2013 gerealiseerd, jaarlijkse evaluatie gerealiseerd, geen gezamenlijk contract door afwijking locale situatie gerealiseerd, voordelen Katwijk en Noordwijk nog niet gerealiseerd Specifieke situaties en locale omstandigheden hebben niet geleid tot een gezamenlijke aanbesteding Beschikbaar voor de deelnemende gemeenten Gerealiseerd, voordelen ongeveer € 30,- per ton t.o.v. het jaar 2010/2011, kwetsbaarheid aanzienlijk verminderd Gerealiseerd, voordelen ongeveer € 30,- per ton t.o.v. het jaar 2010/2011 Nog niet noodzakelijk Investeringskosten vooralsnog te hoog in vergelijking met rendement Verschillen in locale omstandigheden Investeringskosten vooralsnog te hoog in vergelijking met rendement

Kleurcode

Wegbeheer - opzet en uitwerking moederbestek - uniforme besteksapplicatie - uniform beheersysteem

- vergunning en toezicht kabels en leidingen

- inkoop en aanbesteding Past Perfomance - Ecoloss - OMOP belijning en markering

- OMOP kleinschalig onderhoud - OMOP grootschalig onderhoud - OMOP kleinschalig elementen onderhoud - Aanschaf LTC - Aanschaf digitale wegenlegger

Gerealiseerd op basis van nieuwe aanbestedingswet Overdracht van kennis en ervaring Onderzoeken naar meest optimale aanpak en programma. Ontwikkelingen van de BGT hierbij relevant. PVE nog niet opgesteld Uniformiteit in aanpak en werkwijze. Zelfde uitvoeringsprogramma (MOOR), optie om toezicht nog gezamenlijk op te pakken. Beter grip op inkomsten en wkzh in buitenruimte Nog niet gestart, wordt 2014 Taak overgenomen door andere organisaties (veiligheidsregio) Gerealiseerd, meer kunnen doen binnen beschikbare budget en garantie voor flexibele invulling Doorgeschoven naar 2014 Opgenomen voor 2014 Opgenomen voor 2014 Gerealiseerd, betere afstemming en communicatie wegwerkzaamheden Gerealiseerd TKN ++ (N’hout en Lisse)

Onderwerp: Evaluatie Samenwerking in de openbare ruimte van Teylingen, Katwijk en Noordwijk

Recommend Documents