Ondersteuningsregeling ‘Veilig werken in de zorg’ ( VWiZ )
Inleiding Vermindering van agressie en geweld in de zorg is hard nodig. In 2012 was er per jaar € 1 miljoen beschikbaar 1 voor externe ondersteuning van zorginstellingen bij de implementatie van integraal beleid tegen agressie. Jaarlijks konden 100 zorginstellingen op basis van de Ondersteuningsregeling ‘VWiZ’ in aanmerking komen voor externe ondersteuning van maximaal € 10.000. In 2013 is deze regeling uitgebreid en is er vanaf 2013 tot en met 2015 per jaar € 2 miljoen beschikbaar voor externe ondersteuning van zorginstellingen, zodat jaarlijks 200 zorginstellingen op basis van de Ondersteuningsregeling ‘VWiZ’ in aanmerking komen voor externe ondersteuning van maximaal € 10.000. In 2015 wordt de regeling eenmalig uitgebreid met € 720.000 en kunnen in totaal 272 zorginstellingen in aanmerking komen voor ondersteuning. Ook kunnen organisaties voor Maatschappelijke Opvang of vrouwenopvang van de sector Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening (WMD) gebruik maken van deze uitbreiding. In 2016 wordt het Actieplan Veilig Werken in de Zorg nog een jaar voortgezet. Onderdeel daarbij is de ondersteuning van 230 organisaties met de Ondersteuningsregeling ‘VWiZ”, maar wel met een aanpassing in deze soort activiteiten die voor deze regeling in aanmerking komen. I. Definities/begrippen In deze regeling wordt verstaan onder: 1. VWiZ: Veilig werken in de zorg 2. Begeleidingscommissie VWiZ: Vertegenwoordiging van de sociale partners uit de zes branches in zorg en Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening. Te weten geestelijke gezondheidszorg en verslavingszorg (GGZ), gehandicaptenzorg (GHZ), jeugdzorg (JZ), verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg (VVT), ziekenhuizen, algemeen en academisch en de revalidatiecentra (ZKH) en welzijn & maatschappelijke dienstverlening (W&MD). 3. Ondersteuningsloket VWiZ: Het ondersteuningsloket dat de uitvoering van de regeling realiseert in opdracht van de Begeleidingscommissie VWiZ. 4. CAOP: Stichting Centrum Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel. 5. Aanvraag: Een aanvraag voor externe ondersteuning gericht op de implementatie van integraal antiagressiebeleid binnen de eigen zorginstelling. 6. Integraal anti-agressiebeleid: Beleid dat op alle niveaus binnen de zorginstelling wordt gedragen, en waarbij zowel medewerker als cliënt op de hoogte is van de aan hem/haar gestelde verwachtingen en regels. 7. Looptijd van de regeling: 1 september 2012 tot en met 31 december 2016 8. Looptijd van de aanvraag: de periode waarin het ondersteuningsgeld van de toegekende aanvraag besteed mag worden, maximaal 12 maanden, vanaf indiening van de aanvraag tot uiterlijk 31 december 2016. 9. Aanvraagperiode: een jaarlijkse aanvraagperiode voor de ondersteuning ten behoeve van een zorginstelling vallend onder de CAO van één van de zes branches. 2 10. Aanvrager: de zorginstelling vallend onder één van de cao’s behorend bij de zes branches in de (jeugd) zorg en welzijn en die een aanvraag voor externe ondersteuning indient. 11. Uitvoerder: organisatie of onderneming die de feitelijke externe ondersteuning uitvoert.
1 “Procesmatige en planmatige invoering van vernieuwingen en/of veranderingen (van bewezen waarde), zodat deze een structurele plaats krijgen in het handelen, in het functioneren van organisaties of in de structuur van de gezondheidszorg” (ZonMw) 2
Cao Jeugdzorg, cao WMD – deelsector Maatschappelijke opvang/vrouwenopvang, Cao Geestelijke gezondheidszorg en Verslavingszorg, Cao Gehandicaptenzorg, Cao Verpleeg- en verzorgingshuizen, Thuis- en kraamzorg en Jeugdgezondheidszorg, Ziekenhuizen (algemeen en academisch, inclusief categorale instellingen en revalidatiecentra).
Ondersteuningsregeling Veilig werken in de Zorg
19 november 2015
Pagina 1 van 6
II. Publicatie, doel, looptijd en hoogte 1.
Informatie, publicaties en regelgeving worden geplaatst op http://vragenlijst.caop.nl/loketvwiz/
2.
Het doel van de ondersteuningsregeling is bevorderen van de implementatie van integraal beleid tegen agressie, in de praktijk van individuele zorginstellingen en stimuleren van het professioneel handelen hierbinnen door de zorgprofessional.
3.
De ondersteuningsregeling ‘Veilig werken in de zorg’ (hierna: de regeling) heeft een looptijd van 1 september 2012 tot en met 31 december 2016.
4.
Aanvragen op grond van deze regeling kunnen worden ingediend in de periode van 1 september 2012 tot en met 31 oktober 2016. De aanvraagperiodes zijn als volgt: − Periode 1 loopt van 1 september 2012 tot en met 31 december 2012; − Periode 2 loopt van 1 januari 2013 tot en met 31 oktober 2013; Extra periode 2013 loopt van 7 oktober 2013 tot en met 31 december 2013; − Periode 3 loopt van 1 januari 2014 tot en met 31 oktober 2014; − De aanvraag periode 2014 start op dinsdag 14 januari 10.00 uur. Van op dinsdag 14 januari 10.00 uur tot en met dinsdag 21 januari 10.00 uur krijgen aanvragen van zorgorganisaties a. die voor het eerst aanvragen of b. die niet eerder een aanvraag gehonoreerd kregen voorrang boven de aanvragen van zorgorganisaties die in 2012 of 2013 een aanvraag deden en die is toegekend. − Periode 4 loopt van 1 januari 2015 tot en met 31 oktober 2015 met een zelfde voorrangsregeling van een week na opening van het loket als in 2014. De extra periode 2015 loopt van 18 juni tot en met 31 oktober 2015. − Periode 5 loopt van 14 januari 2016 tot en met 31 oktober 2016.
5.
De begeleidingscommissie kan besluiten de aanvraagperiode in enig jaar te verkorten of te verlengen.
6.
De looptijd van een aanvraag is maximaal twaalf maanden.
7.
Per aanvraagperiode van de regeling kan één aanvraag per zorginstelling (leidend hierbij is het KvKnummer van de hoofdorganisatie) worden toegekend.
8.
De kosten voor externe ondersteuning bedragen maximaal € 10.000 (incl. btw) per aanvraag.
III. Voorwaarden en toetsingscriteria ondersteuningsaanvraag De aanvraag van een zorginstelling moet in ieder geval aan de onderstaande voorwaarden en criteria voldoen. 1.
De ondersteuning bestaat uit financiering van kosten van externe uitvoerder(s), die gemaakt worden voor activiteiten bij de aanvrager, de individuele zorgzorginstelling.
2.
De ondersteuning wordt geboden voor activiteiten die een extra impuls aan de implementatie van beleid tegen agressie bewerkstelligen binnen de eigen zorginstelling. De benodigde activiteiten verschillen per zorginstelling. Dit is mede afhankelijk van de fase waarin de zorginstelling verkeert bij de toepassing van het beleid. Ook is het mogelijk dat een bepaalde branche speerpunten heeft waaraan gewerkt kan worden. Voorbeelden van activiteiten die voor ondersteuning in aanmerking kunnen komen zijn: − Activiteiten om samen met de medewerkers het zorginstellingbeleid echt in de praktijk te laten gebruiken en / of bruikbaar te maken voor alle teams, locaties, werkvormen en dergelijke. − Organiseren van bijeenkomsten voor directie, management, OR en medewerkers over het stellen van zorginstellingnormen, veiligheidsdillema’s, doelen en resultaten voor de vermindering van agressie en het bepalen van knelpunten in de zorginstelling.
Ondersteuningsregeling Veilig werken in de Zorg
19 november 2015
Pagina 2 van 6
− − − − −
Ontwikkelen van aanvullende instrumenten om de implementatie van anti-agressiebeleid te bevorderen. Een evaluatie naar effectiviteit van het huidige preventiebeleid tegen agressie. Uitwerking en uitvoering van registratie en analyse van agressie en geweld. Activiteiten die het (laten) doen van aangifte van strafbare feiten bevorderen. Organiseren van nazorg aan werknemers die slachtoffer zijn van agressie en geweld.
Scholing, trainingen en workshops die niet geborgd zijn in integraal beleid van de organisatie en waarop geen vervolg is in de dagelijkse uitoefening van de praktijk komen niet in aanmerking voor deze ondersteuning. 3.
De ondersteuning bedraagt maximaal € 10.000,- (incl. btw) per aanvraag.
4.
De ondersteuning bestaat uit de financiering van externe kosten gemaakt door derden binnen de looptijd van de aanvraag, niet de eigen kosten van de aanvragende zorginstelling.
5.
Alleen activiteiten die voldoen aan de voorwaarden van deze regeling komen voor vergoeding in aanmerking.
IV. Procedure aanvraag, toekenning, betaling en verantwoording Wijze van aanvragen 1. De aanvraag wordt gedaan door middel van het (volledig) invullen van het digitale formulier ‘Aanvraagformulier ondersteuningsregeling Veilig werken in de Zorg’ dat staat op http://vragenlijst.caop.nl/loketvwiz/ 2.
In de aanvraag wordt aangegeven op welke wijze de activiteiten een extra impuls geven aan de implementatie van beleid tegen agressie, binnen de individuele zorgzorginstelling. Voor het verkrijgen van ondersteuning dient het volgende te worden aangeleverd: a. Omschrijving van het probleem of de verbeterpunten van de zorginstelling, waaraan gewerkt gaat worden met deze ondersteuning; b. Beschrijving van de manier waarop medewerkers betrokken zijn geweest bij het bepalen van het probleem of de verbeterpunten van de zorginstelling, waaraan gewerkt gaat worden met deze ondersteuning (bijvoorbeeld met een MTO, RI&E, interviews of een werkoverleg); c. Beoogd doel van de activiteiten; d. Duidelijk omschreven activiteiten; e. Beoogde resultaten van de activiteiten, concreet beschreven; f. Uitdraai van de Duidelijk over agressie scan ingevuld door een vertegenwoordiger van het management en van de medewerkers http://www.duidelijkoveragressie.nl/hulpmiddelen/duidelijk-over-agressie-scan g. Omschrijving van de beoogde borging van het resultaat van de activiteit(en) in het integrale beleid van de organisatie en in de dagelijkse uitoefening van de praktijk; h. Contactgegevens van de externe uitvoerder; i. Begrote kosten van de activiteiten en de offerte van de uitvoerder voor de beschreven activiteiten; j. Instemming voor het delen van opgedane ervaringen tijdens ten minste één (regionale) bijeenkomst met andere zorginstellingen; k. Ondertekening door de directie en de voorzitter van de OR van de aanvrager.
3.
Een aanvraag is mogelijk op het niveau van een rechtspersoon met een uniek hoofddossiernummer, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
4.
De aanvragende zorginstelling geeft het Ondersteuningsloket VWiZ aan welke CAO van toepassing is voor de zorginstelling of het betreffende zorginstellingonderdeel waarvoor de aanvraag wordt ingediend. De CAO die dit onderdeel toepast, is leidend voor het bepalen uit welk budget de aanvraag gefinancierd wordt.
Ondersteuningsregeling Veilig werken in de Zorg
19 november 2015
Pagina 3 van 6
5.
De aanvrager kan per aanvraagperiode één aanvraag in het kader van deze regeling indienen. Bij afwijzing mag een nieuwe aanvraag worden ingediend.
6.
Beoordeling van de aanvragen en toekenning geschiedt op volgorde van ontvangst van de volledige aanvragen. Vanaf 2014 geschiedt toekenning op volgorde van ontvangst van de volledige aanvragen, met daarbij in de eerste week van aanvraagperiode voorrang in toekenning zoals hieronder beschreven. Van opening van het loket tot en met een kalenderweek verder krijgen aanvragen van zorgorganisaties c. die voor het eerst aanvragen of d. die niet eerder een aanvraag gehonoreerd kregen voorrang boven de aanvragen van zorgorganisaties die in voorgaande jaren een aanvraag deden en die is toegekend. Alleen volledig ingevulde aanvraagformulieren worden in behandeling genomen. In geval van een onvolledige aanvraag geldt dus als ontvangsttijdstip, het moment dat de laatst ontbrekende informatie is ontvangen.
7.
Als de informatie niet compleet is krijgt de aanvrager de gelegenheid om de ontbrekende informatie aan te leveren.
8.
De aanvrager garandeert waarheidsgetrouwe invulling en gaat met het indienen van de aanvraag akkoord met alle bepalingen en voorschriften die in deze regeling gesteld worden.
Ontvangstbevestiging, acceptatie en bevoorschotting 9. Binnen één week wordt een ontvangstbevestiging van de aanvraag per e-mail verzonden naar de aanvrager. 10. Binnen zes weken na ontvangst van de complete aanvraag ontvangt de aanvrager per e-mail een besluit over al dan niet acceptatie van de aanvraag en voorlopige toekenning. Indien een aanvraag afgewezen wordt ontvangt de aanvragende zorgzorginstelling bericht met de reden van afwijzing. 11. Het ondersteuningsloket VWiZ (uitgevoerd door CAOP) gaat een overeenkomst met de uitvoerende externe dienstverlenende organisatie aan, conform de activiteiten en kosten in de aanvraag ten bate van de aanvragende zorginstelling. 12. De aanvragende zorginstelling wordt voorzien van informatie over de wijze waarop bij de verantwoording aangegeven moet worden dat de diensten zijn geleverd zoals afgesproken was met de externe uitvoerder. 13. De externe uitvoerder wordt voorzien van informatie over de gegevens die vermeld moeten worden op de factuur en over de wijze waarop de externe uitvoerder verantwoording aflegt. 14. De uitvoerder kan 50% factureren bij aanvang van de activiteiten en de resterende 50% na afronding van de activiteiten. Binnen vier weken na ondertekening van de overeenkomst met de externe uitvoerder, kan de 50% bevoorschotting plaatsvinden (aan de uitvoerder). Verantwoording c.q. afrekening 15. De externe uitvoerder dient uiterlijk 1 maart in het jaar na de toekenning van een aanvraag de financiële eindverantwoording in, door middel van digitale invulling en toezending van het daartoe voorgeschreven format ‘Financieel Verantwoordingsformulier Ondersteuningsregeling ‘Veilig werken in de zorg’. Eindverantwoording voor toekenning van een aanvraag uit 2012 vindt uiterlijk 1 december 2013 plaats. Eindverantwoording voor toekenning van een aanvraag uit de extra periode van 2013 vindt uiterlijk 1 januari 2015 plaats. 16. De financiële verantwoording door de externe uitvoerder gaat gepaard met de betreffende factuur over de activiteiten uit de aanvraag van een zorginstelling, inclusief de verklaring van de aanvragende zorginstelling dat deze afgesproken diensten correct geleverd zijn. 17. Wanneer de informatie in het verantwoordingsformulier niet compleet is heeft de externe uitvoerder maximaal vier weken de tijd om de ontbrekende informatie aan te leveren.
Ondersteuningsregeling Veilig werken in de Zorg
19 november 2015
Pagina 4 van 6
De aanvragende zorgzorginstelling dient uiterlijk 1 maart in het jaar na de toekenning van een aanvraag de inhoudelijke eindverantwoording in, door middel van digitale invulling van het daartoe voorgeschreven format ‘Inhoudelijk Verantwoordingsformulier Ondersteuningsregeling ‘Veilig werken in de zorg’. Eindverantwoording voor toekenning van een aanvraag uit 2012plaats uiterlijk 1 september 2013 plaats. Eindverantwoording voor toekenning van een aanvraag uit de extra periode van 2013 vindt uiterlijk 1 oktober 2015 plaats. De inhoudelijke verantwoording bevat een beschrijving van afwijkingen en aanvullingen ten opzichte van de aanvraag, ten aanzien van de volgende punten: a. beoogd doel van de activiteiten; b. omschreven activiteiten versus uitgevoerde activiteiten; c. beoogde resultaten versus behaalde concrete resultaten van de activiteiten; d. beoogde borging versus de gerealiseerde borging van het resultaat; e. begrote kosten versus gerealiseerde kosten van de activiteiten; 18. Binnen zes weken na ontvangst van de complete verantwoording (inhoudelijk en financieel) maakt het ondersteuningsloket VWiZ het besluit over de definitieve financiële afhandeling van de afgelopen aanvraagperiode per mail kenbaar en wordt het eventuele resterende bedrag uitbetaald aan de externe uitvoerder. 19. Indien er uit de verantwoording blijkt dat de activiteiten zodanig veranderd zijn dat ze niet meer aan deze regeling voldoen, kan de toekenning worden ingetrokken en kunnen verstrekte voorschotten worden teruggevorderd. 20. Indien er uit de verantwoording blijkt dat de externe uitvoerder zijn diensten niet conform de activiteiten en kosten van de aanvraag geleverd heeft, kan de toekenning worden ingetrokken en verstrekte voorschotten worden teruggevorderd. 21. Indien uit de verantwoording blijkt dat minder kosten zijn gemaakt dan is bevoorschot, vindt terugvordering plaats. Als er sprake is van terugvordering informeert het ondersteuningsloket VWiZ de aanvrager hierover met een mail. Overleggen nadere stukken, accountantscontrole en fraude 22. Op verzoek van het ondersteuningsloket VWiZ verstrekt de aanvragende zorgzorginstelling of de externe uitvoerder informatie, ten behoeve van nadere controle op inhoud of financiën met betrekking tot deze regeling. 23. De begeleidingscommissie behoudt zich het recht voor om steekproefsgewijs door een externe accountant de gefactureerde kosten te laten controleren. 24. Indien uit de verantwoording blijkt dat sprake is van strijdig handelen met deze regeling, dient de externe uitvoerder het toegekende en bevoorschotte bedrag geheel terug te betalen. Voorts kan de aanvragende zorgzorginstelling niet een nieuwe aanvraag indienen.
V Uitputting budget 1. Het budget bedraagt € 7 miljoen voor de periode 1 januari 2012 tot en met 31 december 2015. In 2012 is er € 1 miljoen beschikbaar, verdeeld over 100 aanvragen van € 10.000,-. Het jaarlijkse budget wordt als volgt verdeeld over vijf branches binnen de zorg. GGZ: 15 zorginstellingen GHZ: 18 zorginstellingen JZ: 14 zorginstellingen VVT: 33 zorginstellingen ZKH: 20 zorginstellingen
Ondersteuningsregeling Veilig werken in de Zorg
19 november 2015
Pagina 5 van 6
In 2013 tot en met 2014 is er jaarlijks € 2 miljoen beschikbaar, verdeeld over 200 aanvragen van € 10.000,-. Het jaarlijkse budget wordt als volgt verdeeld over vijf branches binnen de zorg. GGZ: 30 zorginstellingen GHZ: 36 zorginstellingen JZ: 28 zorginstellingen VVT: 66 zorginstellingen ZKH: 40 zorginstellingen In 2015 is er € 2,72 miljoen beschikbaar, verdeeld over 272 aanvragen van € 10.000,-. Het jaarlijkse budget wordt als volgt verdeeld over zes branches binnen de zorg. GGZ: 30 zorginstellingen en 11 zorginstellingen in de uitbreiding GHZ: 36 zorginstellingen en 13 zorginstellingen in de uitbreiding JZ: 28 zorginstellingen WMD: 10 Maatschappelijke Opvang en vrouwenopvang in de uitbreiding VVT: 66 zorginstellingen en 24 zorginstellingen in de uitbreiding ZKH: 40 zorginstellingen en 14 zorginstellingen in de uitbreiding In 2016 is er € 2,3 miljoen beschikbaar, verdeeld over 230 aanvragen van € 10.000,-. Het budget wordt als volgt verdeeld over zes branches binnen de zorg. GGZ: 30 zorginstellingen GHZ: 36 zorginstellingen JZ: 28 zorginstellingen MOVO: 30 instellingen Maatschappelijke Opvang en vrouwenopvang VVT: 66 zorginstellingen ZKH: 40 zorginstellingen
2.
Indien het aantal aanvragen per branche in een jaar het beschikbare budget overstijgt, worden de extra aanvragen retour gezonden naar de aanvragende zorginstelling. De aanvrager kan de aanvraag desgewenst het volgend jaar opnieuw indienen, uitgezonderd het laatste jaar.
3.
Via de website http://vragenlijst.caop.nl/loketvwiz/ zal zo spoedig mogelijk worden gecommuniceerd dat het budget voor de betreffende branche in een jaar uitgeput is.
4.
Indien het aantal aanvragen per branche in een jaar lager is dan het beschikbare budget, kan de begeleidingscommissie besluiten over een andere invulling van het budget.
VI Slotbepalingen 1. In geval van afwijzing van de ingediende aanvraag of in geval van het niet door de aanvrager instemmen met het besluit van de begeleidingscommissie over de verantwoording dan wel terugbetaling kan de aanvrager schriftelijk bij de begeleidingscommissie VWiZ (pa Ondersteuningsloket VWiZ) bezwaar maken. Het bezwaarschrift moet binnen twee weken na ontvangst van de afwijzing c.q. besluit over verantwoording door het ondersteuningsloket VWiZ ontvangen zijn. De aanvrager ontvangt binnen twee weken een ontvangstbevestiging van het bezwaar. De begeleidingscommissie beslist op het bezwaar binnen twaalf weken na ontvangst van het bezwaarschrift. Het besluit van de begeleidingscommissie is bindend. 2.
De begeleidingscommissie kan met betrekking tot de toepassing deze regeling (tussentijds) wijzigen en nadere regels stellen. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet of onduidelijk is, beslist de begeleidingscommissie. Deze regeling kan worden aangehaald als: ‘Ondersteuningsregeling Veilig werken in de zorg’.
*******
Ondersteuningsregeling Veilig werken in de Zorg
19 november 2015
Pagina 6 van 6
