1 Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013 Verdere uitwerking doelstellingen en strategische projecten
Het ondernemingsplan 2013 van IVA Centrale Accounting is gebaseerd op de beheersovereenkomst 2011-2015. De beheersovereenkomst vermeldt 5 strategische doelstellingen die telkens zijn opgedeeld in operationele doelstellingen en strategische projecten. Hierna volgt per strategische doelstelling (behalve strategische doelstelling 5) de strategische projecten die voor 2013 in de kijker worden gebracht. Daarbij wordt aangegeven hoe het project aangepakt wordt en wat de te verwachten resultaten zijn.
Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013
2
Strategische doelstelling 1 Correcte financiële administratie voeren ten einde tijdige en correcte wettelijke en ad hoc rapporteringen over de financiële situatie van de Vlaamse Overheid te verschaffen Voor deze strategische doelstelling wordt het hiernavolgend project onder de aandacht gebracht Strategisch Project 0102: Uitbouw van een competentiecentrum inzake de toepassing van de ESR-methodologie, in samenwerking met de afdeling beleidsondersteuning en begroting van het departement
Eurostat en het Instituut voor Nationale Rekeningen doen de druk op correctere ESRrapportering gestaag toenemen omwille van de economische realiteit. Eurostat stipt aan dat het nodig is sneller over betrouwbare gegevens te beschikken en dat de exhaustiviteit ervan ook van belang is. Alle entiteiten van de Vlaamse Overheid worden hiermee geconfronteerd en er is nood aan een eenduidige ondersteuning op vlak van de toepassing van de ESRreglementering. Deze reglementering is mede bepalend voor de wijze waarop verrichtingen boekhoudkundig verwerkt worden. Voor 2013 worden volgende acties ondernomen om de competentie van de medewerkers van de IVA Centrale Accounting m.b.t. ESR verder uit te bouwen. • • • •
Er worden nauwe contacten onderhouden met de contactpersoon van het INR via deelname aan de ESR95-werkgoep. IVA Centrale Accounting is ook vertegenwoordigd in de werkgroep van de Algemene Gegevensbank. De komende wijzigingen op basis van ESR2010, te implementeren vanaf 2013, worden eveneens op de voet gevolgd. Er wordt deelgenomen aan informatiesessies.
De tweede doelstelling voor 2013 in dat verband is gericht op ESR-informatie doorgegeven naar de eindgebruikers door: • •
Het ter beschikking stellen, onderhouden en bijsturen van een handleiding over de boekhoudregels. Geven van infosessies en opleidingen over het ESR, en meer specifiek voornamelijk over het toepassingsgebied, basisprincipes, rekeningenstelsel en link met het economisch rekeningenplan. Zo worden infosessies gepland voor de regeringscommissarissen van de universiteiten en hogescholen, aan bedrijfsrevisoren in samenwerking met het IBR. Het BVR van 7 september 2012 inzake controle en single audit vertrouwt immers aan de bedrijfsrevisor een opdracht toe, bestaande uit de controle van de jaarrekening, de ESR95 rapportering en de controle van de uitvoering van de begroting. In de opstartfase zullen duidelijke richtlijnen volgen vanuit Centrale Accounting.
Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013
3
Strategische doelstelling 2 Financiële controle boekhouding Hiervoor worden volgende strategisch project in 2013 naar voor geschoven. Strategisch project 0201: Uitbouw informatie-data bank inzake de rechtspersonen volgens toepassingsgebied van het nieuw rekendecreet Het permanent dossier wordt opgesteld zoals voorzien in het BVR betreffende controle en single audit van 1 juni 2012. De praktische uitwerking ervan wordt opgevolgd binnen de stuurgroep “single audit”. Het permanent dossier bestaat uit een algemeen gedeelte en een vertrouwelijk gedeelte. Momenteel is het algemeen gedeelte reeds beschikbaar. Het permanent dossier wordt ter beschikking gesteld via de website “repertorium rechtspersonen”. Het vertrouwelijk gedeelte zal beschikbaar gesteld worden zodra de ITbeveiliging onder controle is (voorzien tegen september 2013) zodat de verklaringen en/of opmerkingen van de controleactoren over boekjaar 2012 en de 2 voorgaande jaren beschikbaar zijn voor de bevoegde personen. Doelstelling 2013: • •
Permanent dossier, deel 1 (algemeen gedeelte) is reeds beschikbaar Permanent dossier, deel 2 (vertrouwelijk gedeelte) beschikbaar tegen september 2013
Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013
4
Strategische doelstelling 3 Productieondersteuning van het financieel systeem en functionele ondersteuning bieden aan de gebruikers ervan Operationele doelstelling 0302: Operationeel technisch beheer van de financiële en rapporteringsapplicatie en FCH
Dé doelstelling binnen deze strategische doelstelling is de technische upgrade van het financieel systeem Oracle e-business suite naar de versie 12.1.3. In 2010 werd er gekozen voor de implementatie van een standaardpakket waardoor het nu mogelijk is een beperkte upgrade uit te voeren die garandeert dat er mee kan geëvolueerd worden met de nieuwe ontwikkelingen op softwaregebied. De upgrade zal geïmplementeerd zijn tegen eind mei 2013 en is gestart in januari. De upgrade heeft een doorlooptijd van ruim 4 maanden. Waarom is een technische upgrade belangrijk? Een ERP-systeem is een complex geheel van software. Regelmatig worden volledig vernieuwde versies aangeboden. Deze nieuwe versies gebruiken vaak vernieuwde technologie en bevatten nieuwe functionaliteit. Na verloop van tijd wordt de oudere versie niet meer ondersteund waardoor een overstap naar de nieuwe versie noodzakelijk wordt. Zo is Release 11 van Oracle EBS in gebruik geweest bij de Vlaamse Gemeenschap van 2001 tot eind 2009, daarna zijn we overgestapt op release 12.1.1. Tussen twee grote vernieuwingen in blijft de producent bijna onophoudelijk aanpassing doorsturen om eventuele anomalieën of dringend gevraagde functionele aanpassingen door te geven aan de gebruikers. Het in gebruik nemen van deze kleine aanpassingen moet regelmatig gebeuren om vlot te kunnen rekenen op de ondersteuning van de leverancier. Immers, indien zich een fout voordoet waarvoor reeds een aanpassing bestaat, dan komt de Oracle support niet tussen als de aanpassing niet geïnstalleerd is. Het is derhalve noodzakelijk om op “regelmatige“ tijdstippen de aangeleverde bijwerkingen te installeren. Voor de Vlaamse Gemeenschap was het 3 jaar geleden dat er nog software aanpassingen doorgevoerd werden.
Strategisch project 0303: Automatisering van het aankoopproces en het financiële proces door middel van elektronische bestelling en facturatie
In 2013 wordt de volgende stap gezet in de automatisering van het aankoopproces. Het “intelligent scannen” moet ervoor zorgen dat het proces sneller, transparanter en nauwkeuriger verloopt. Met intelligent scannen wordt het proces bedoeld waarbij inkomende facturen in de organisatie binnenkomen via de specifieke facturenpostkamer. In deze postkamer worden de documenten gescand. Via software wordt van dit beeld zoveel mogelijk data gecapteerd (optical character recognition – OCR). Deze data wordt dan gebruikt om zoveel als mogelijk geautomatiseerd de boeking in OraFin voor te bereiden. Het goedkeuringsproces verloopt dan op basis van de digitale informatie en wordt ingegeven in OraFin (via de workflow of Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013
5 werkstroombesturing). Er wordt gestart met een 5-tal pilootprojecten om het proces op te starten. Een informatiesessie wordt in maart 2013 gegeven aan alle leidend ambtenaren van de Vlaamse Gemeenschap om hen te informeren over het project en vervolgens tot 5 entiteiten te komen die als piloot willen fungeren. De Europese Commissie doet heel veel inspanningen om het gebruik van de elektronische factuur ingang te doen vinden, gezien de globale kostenbesparing die dit met zich meebrengt. In de context van overheidsopdrachten is e-facturatie de digitale overdracht en verwerking van factuurgegevens tussen de onderneming en de aanbestedende overheid. efacturatie omvat zowel de processen die zorgen voor de aanlevering van informatie door de leverancier als de verwerkingsprocessen bij de overheid. Om de ingang van de e-facturatie te bevorderen stelt de Europese Commissie de open source software e-Pior te beschikking. Indicator: intelligent scannen: beschikbaar voor piloten vanaf eind juni 2013; e-invoicing: afhankelijk van de beslissing rond het gebruik van e-prior
Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013
6
Strategische doelstelling 4 Het aansturen van een analytische boekhouding Strategisch project 0401: meewerken aan de realisatie van een ontwikkelpad om vanuit een correcte analytische boekhouding de link met niet-financiële prestatiegegevens te kunnen leggen en uiteindelijk de stap naar managementaccounting te kunnen zetten De scope wordt in eerste instantie beperkt tot 6 pilootentiteiten die een weerspiegeling zijn van de verschillende soorten entiteiten binnen de consolidatiekring Vlaamse Overheid (MOD, departement, agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, agentschap met rechtspersoonlijkheid). De gekozen piloten weerspiegelen zoveel mogelijk de diversiteit binnen de entiteiten om tot een algemeen plan van aanpak tot het uitbouwen van een analytische boekhouding te komen. Het omvat volgende stappen: • Verfijnen en toepassen van verdeelsleutels om de algemene kostengroepen (ICT, huisvesting en lonen) toe te wijzen aan de andere kostengroepen (=kostenobjecten) • Identificeren van prestaties en processen/kostenplaatsen/activiteiten en toewijzen van kosten aan processen/kostenplaatsen/activiteiten en aan prestaties met aandacht voor de link naar prestatiebegroting Na het analyseren van de uitvoering en de resultaten en bespreking ervan in werkgroep en stuurgroep kan een uitrol uitgevoerd worden naar andere betrokken entiteiten, mogelijkerwijze opgesplitst in verschillende fasen, afhankelijk van de bekomen bevindingen bij de pilootentiteiten. De bespreking in werkgroep en stuurgroep is gepland tegen 30 juni 2013. Indicator is de beschikbaarheid van een plan van aanpak voor entiteiten die een analytische boekhouding wensen op te zetten.
Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013
