ONDERDEELCOMMISSIE FACULTEIT 3ME Verslag van de 146e overlegvergadering, gehouden op 12 april 2012
5
Aanwezig: Böttger (voorzitter), Ulijn (secretaris), De Quelerij, Bart, Boersma, Geerlofs, Toppenberg, Leeflang, Neve, Pauw, Sirks en Voorwinde. Verslag:
Zeestraten.
Afwezig:
Guffens en Delfos.
10
15
1. 20 2. 25
30 3.
35
40
45
50
Opening en vaststelling agenda. De voorzitter opent de vergadering om 13.05 uur. Agendapunt 8 wordt in een volgende vergadering behandeld. Uiterdijk wordt uitgenodigd om bij de behandeling van dit punt aanwezig te zijn. Conceptverslag 145e OdC vergadering inclusief Actielijst. Regel 130: De Quelerij licht toe dat de formulieren “Nevenwerkzaamheden” worden verzameld. Na ontvangst van alle door de hoogleraren ingevulde formulieren, zal, voor zo ver concrete gevallen daartoe aanleiding geven, nadere richtlijnen geformuleerd worden. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van de Actielijst: Punt 170: Enquête collegezalen Is bij V.d. Meijden neergelegd. Punt 192: Typo3 Met de directeur M&C is hierover contact opgenomen. De moeilijkheid ligt bij het omzetten van de intranetpagina’s. Inmiddels zijn de trainingen voor Typo3 gegeven. Naar alle waarschijnlijkheid zal eind april – begin mei met Typo3 gestart worden. Heeft de aandacht. Punt 193: Directie Onderwijs. Binnen het MT is dit onderwerp nog niet besproken. Hellendoorn heeft nog geen actie kunnen ondernemen in verband met andere prioriteiten. Punt 197: Plan van aanpak collegezalen. Actie is uitgevoerd. Voor het komende collegejaar wordt zowel een korte termijnoplossing als een terugval oplossing voorbereid. Collegezaal D zal worden gebruikt voor een proefopstelling. Na een periode van proefdraaien, zal gepeild worden of de gebruikers en studenten de oplossing afdoende achten. Medio juni zal een go/no go gegeven worden. Mocht de oplossing inadequaat zijn, dan komt een terugval scenario in beeld. In de tussentijd wordt ook aan een lange termijn oplossing gewerkt. Opgemerkt wordt dat de oplossing voor een deel is gezocht in touch screens en dat deze
1
55
60
65
70
75
80
85
90
al in collegezaal D hangen. Hierover zijn klachten bekend. Afgevraagd wordt op welke wijze de gebruikers en studenten feed back kunnen geven De Quelerij antwoordt dat dit onderdeel nog niet bekend is. Binnenkort zal over de proefopstelling in collegezaal D berichtgeving volgen aan de gebruikers. Het leveren van commentaar door de gebruikers wordt in de berichtgeving meegenomen. De Quelerij heeft binnen de projectgroep als harde eis gesteld dat voor het nieuwe collegejaar de collegezalen over een adequate oplossing beschikken. De OdC leden wordt om input gevraagd voor wat betreft het terugval scenario. De Quelerij wordt meegegeven dat het systeem dat in 2009 in de collegezalen werd gebruikt, zou voldoen. Punt 198: BHV Uiterdijk is niet aanwezig. De OdC wordt in overweging gegeven om Will Sneekes uit te nodigen voor een OdC vooroverleg. Mochten na het vooroverleg nog vragen bestaan, dan kunnen deze naar het reguliere OdC overleg worden meegenomen. De BHV presentatie van Will Sneekes kan wellicht de nodige informatie leveren. Van de brandweer Rijswijk is bericht ontvangen dat zij de veiligheidsvoorschriften duidelijk genoeg achten en geen noodzaak zien hierover overleg te voeren. Sneekes zal met Ulijn contact opnemen welke voorschriften het betreft. Regelmatig terugkerende overleggen tussen de OdC werkgroep BHV/FMVG en Uiterdijk zullen worden ingepland. Punt 200: Begroting 2012 nadere specificatie kosten “Personeel van derden”. In verband met een capaciteitsprobleem is de specificatie nog niet gereed. Op verzoek van de OdC zal in de Begroting 2013 op voorhand een specificatie van deze kostenpost worden opgenomen. Punt 203: FSO. Wordt vervangen door een meerjarenplan. Dit plan zal aan de OdC worden voorgelegd. Punten 204 t/m 206: heeft de aandacht. Punt 211: R&O formulier ook NL-talig voor WP medewerkers. Dit is een onderwerp dat op HR centraal niveau ligt. Zal aangekaart worden. Punt 213 MSE contract en stichtingsstatuten. De industrie zelf heeft nadrukkelijk verzocht om een stichting op te richten. Dit verzoek is binnen HR Legal en het CvB besproken. Punt 214: Werkdruk/nieuw onderwijsprogramma. Van Hellendoorn is een overzicht ontvangen. Dit punt is geagendeerd voor deze vergadering. Besloten wordt het overzicht door de OdC werkgroep Onderwijs te laten voorbereiden. Overwogen wordt om Hellendoorn uit te nodigen ter toelichting van een en ander. Wat betreft de inhuur van een extern bureau ter advisering omtrent het nieuwe onderwijsprogramma, zal aan de hand van ontvangen offertes, begin mei hierover een besluit genomen worden.
4. Personeelszaken 95 4.1. Vacature overzicht 3mE Pauw licht toe dat het een overzicht is van vacatures (1e geldstroom) waar op dit moment actief voor geworven wordt. Vacatures die nog geen instemming hebben van de decaan (of het CvB) staan niet vermeld. Wat betreft een vacature voor een hoogleraar positie: het profiel dient binnen het MT geaccordeerd te worden, 100 vervolgens dient het CvB en daarna de Raad van Hoogleraren ingestemd te hebben alvorens met de werving en selectie procedure gestart kan worden. 4.2. HNW stand van zaken
5
2
105
Momenteel kent de pilot HNW een trage voortgang. Andere zaken zoals studiesucces hebben voorrang. Bij HNW (Sociale innovatie) wordt gedacht aan: - inleveren van m²,
110
- faciliteren van medewerkers. Er is behoefte aan randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden. Het CvB zou deze randvoorwaarden kunnen opstellen. Aangezien HNW zowel flinke investeringen in materiële zin vergt als in capaciteit, vraagt dit onderwerp een goed business plan en projectleider. Omdat HNW veel impact kan hebben is het aan de nieuwe decaan om dit onderwerp op te pakken. 4.3. Onderwijs werkdruk Hellendoorn heeft een overzicht aangeleverd van de manuren die naar schatting nodig zijn voor het nieuwe onderwijsprogramma. De OdC meent dat de schatting niet reëel is en verwacht dat het aantal uren vele malen hoger zal zijn. De Quelerij stelt voor dat de OdC dit met Hellendoorn opneemt.
115
5. TU brede herijkingsproces 5.1. Staf en O&S: stand van zaken Het plan is vorige week binnen het MT 3mE behandeld en zal binnenkort aan de OdC worden toegestuurd.
125
Pauw verlaat de vergadering.
130
6. Collegezalen 6.1. Brief d.d. 12 maart 2012 aan P.M.M. Rullmann Zie de discussie onder punt 2. De voorzitter acht de opinie van de docenten van belang en vraagt zich af hoe deze 135 groep zich gehoord kan voelen. Eerdere klachten van deze groep zijn uitgesproken maar er is niet op teruggekomen. 7. BMechE: stand van zaken nieuwe opleiding Technische geneeskunde Inhoudelijk acht het MT 3mE de nieuwe opleiding een prima plan. Onzekere factoren zijn - de financiële middelen: - de benodigde capaciteit. Het CvB zal een positief voorstel worden gedaan met daarbij de kanttekening dat van 145 de CvB garanties gevraagd worden voor dekking van de integrale kosten. Naamgeving van de opleiding is nog niet rond. Dit heeft te maken met de formulering “medisch” (BIG registratie) en “technisch”. De OdC wijst op het huisvestingsplan en studiesucces; kan de faculteit zich deze nieuwe studie veroorloven. 150 De Quelerij wijst op de condities die zijn meegegeven aan het positieve voorstel richting CvB. Het plan met betrekking tot de nieuwe studie zal ter informatie aan de OdC leden worden toegestuurd en worden geagendeerd voor een volgende vergadering.
140
155 3
10
8. FMVG 8.1. Huisvestingsprojectenoverzicht 3mE Verhuizen labruimte P&E binnen bouwdeel 3 : hierover wordt binnenkort een financieel overzicht verwacht. 160 De plannen ten aanzien van LC liggen stil. Oorzaken hiervan zijn onder andere gewijzigde omstandigheden en ontwikkelingen binnen de faculteiten. Oplossing kan zijn dat 3mE zelf met een plan komt en deze aan het CvB voorlegt. Wanneer het CvB er niet mee instemt, zou 3mE de kosten in eerste instantie voor eigen rekening kunnen nemen om eventueel later, na uitvoering van het plan, een deel van de 165 gemaakte kosten bij het CvB te declareren. Het is nog niet bekend of O&S, in het kader van HNW, naar de 1e verdieping zal verhuizen. Opgemerkt wordt om eventueel gebruik te maken van leegstand bij andere faculteiten. 170 De Quelerij merkt op dat dit een issue is voor Vastgoed. De faculteiten zijn klanten van Vastgoed. De faculteiten zijn erbij gebaat om zo min mogelijk m² te huren. Als 3mE huisvesting nodig zou hebben voor de nieuwe studie bijvoorbeeld, dan wordt dit aan FMVG (Vastgoed) doorgegeven. 8.2. Stand van zaken contact BHV en brandweer n.a.v. oefening 175 Zie agendapunt 2. 9. FSO Als het meerjarenplan gereed is dan zal deze aan de OdC worden toegestuurd.
180 10. MT verslag 14 februari 2012 BTS model In de huidige versie wordt een vaste voet van 70% voorgesteld en 30% is gekoppeld aan 185 parameters voor onderwijs en onderzoek. De onderwijsparameter wordt gekoppeld aan ECTS en de onderzoekparameter aan promoties. Het sturingsmechanisme binnen de faculteiten ligt bij de faculteiten zelf. De faculteiten zullen hierop een besluit moeten nemen. Voor de zomervakantie zal het model aan de OdC voorgelegd worden. Het model zal 190 dan doorvertaald zijn naar de afdelingen. De Quelerij wijst op een misrekening van 1 miljoen. Deze misrekening heeft te maken met het verschil tussen toepassing van het oude allocatiemodel en het nieuwe model. Dit tekort van 1 miljoen vraagt om een scherpe begroting in het meerjarenplan.
195
De Inspectie van het Onderwijs is een verkenning gestart met de vraag hoe de kwaliteitsborging van promotietrajecten in Nederland werkt. In het kader hiervan bezoekt de Inspectie van het Onderwijs in april de faculteit 3mE. Hellendoorn wordt gevraagd of een datum bekend is.
200
Hellendoorn heeft nog geen verzoek gedaan aan de OdC om studie enquêtes als input voor de R&O van docerend personeel te gebruiken en afdelingsvoorzitters inzage te geven in de uitkomsten van de studie enquêtes. Wordt met Hellendoorn opgenomen.
205
Decentralisatie huisvestingslasten is een onderwerp waarover de volgende decaan dient te besluiten. Uiterdijk zal ter voorbereiding alvast kengetallen, waaronder gegevens over het ruimtegebruik per fte per afdeling aanleveren. Desgevraagd deelt De Quelerij mee dat dit kantoorruimte betreft en geen labruimte.
4
210
Momenteel is een TU brede werkgroep bezig met uniformering van projectwaarderingen. Naar verwachting zal binnen een paar maanden de werkgroep met een voorstel komen.
5 15
11. Wvttk Geen.
215 12. Rondvraag Leidraad crisismanagement: nagaan of een uitgebreid document beschikbaar is.
220
13. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 15.10 uur.
ACTIELIJST OdC vergaderingen t/m 12 april 2012
225 170
Datum:
Actie:
14/4/11 Sirks/ V.d. Meijden
193.
13/10/11 Sirks/ Hellendoorn
197.
9/2/12 13/10/11
Ulijn Sirks/De Quelerij
OdC leden 198.
13/10/11 Sirks Secretariaat 9/02/12
secretariaat
200.
13/10/11
Boon/Sirks
203
15/12/11
Sirks
204
16/1/12 Sirks
205
16/1/12 Sirks
20
Onderwerp:
Wanneer:
Collegezalen: Enquête samenstellen om onder docenten uit te zetten. Actie is bij V.d. Meijden neergelegd. Directie onderwijs: Rol- en taakverdeling in de OdC vergadering voorleggen. Overzicht maken van wijzigingen oude structuur directeur Onderwijs en nieuwe structuur directie onderwijs ten behoeve van de OdC . Zodra gereed Hellendoorn uitnodigen voor OdC vergadering. Plan van aanpak collegezalen: Communicatie aan de gebruikers van de collegezalen met informatie over de proefopstelling in zaal D en het verzoek om commentaar te leveren op gebruiksgemak e.d.. van de proefopstelling. Input leveren van de OdC aan de decaan/fac.secretaris over terugvalscenario. BHV: Bij de BHV organisatie nagaan bij wie welke rol ligt en of verantwoordelijkheden genomen worden. Sneekes uitnodigen voor OdC vooroverleg (presentatie BHV jaarplan). Overleg inplannen tussen OdC en FMVG met bep. frequentie. Begroting 2012: nadere specificatie kosten “Personeel van derden”. In de begroting 2013 deze specificatie ook meenemen. FSO Wordt vervangen door MJP. Overlijdensprotocol aanpassen door de tekst van het “overlijdensprotocol van de TU Delft” over te nemen betreffende het informeren van de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werker. Interne opleidingsafspraken: Tekst over het doorbelasten naar de afdeling van cursuskosten ingeval van niet verschijnen dient concreter omschreven te worden. Deze afspraken communiceren naar
Q2 2012 mei mei mei
April
April-mei
mei mei april mei
Mei-juni mei
mei
206
16/1/12 Sirks
212
8/3/12 Sirks
213
8/3/12 Sirks
214
8/3/12 De Quelerij/ Sirks 8/3/12
215
Sirks
12/4/12 Sirks Zeestraten
216
12/4/12 De Quelerij /Sirks
217
12/4/12 Sirks
218
12/4/12
219
12/4/12
Sirks Sirks 220
12/4/12
Sirks
de medewerkers (Eng. versie!). Regeling financiële bijdragen fac. 3mE: Communicatie naar de medewerkers (Eng. versie!). Herijkingsplan Staf 3mE en O&S Wordt geagendeerd voor de meivergadering. Nota gereed(?) MSE contract en oprichtingsstatuten In de statuten art. 10.4 wordt gesproken van een reglement. Nagaan of inderdaad (al) sprake is van een reglement. Zo ja, dan ter info naar de OdC. Werkdruk/nieuw onderwijsprogramma Hellendoorn vragen of de vernieuwing van het Bachelorprogramma gefaseerd zal ingaan (in tegenstelling tot eerdere berichtgeving). Hellendoorn vragen de OdC-leden nader te informeren over de externe bureaus en de advisering. Nieuwe opleiding Klinische technologie Plan aan OdC doorsturen. Agenderen voor meivergadering. BTS model Voor de zomervakantie het nieuwe BTS model aan de OdC voorleggen. Inspectie Onderwijs bezoekt faculteit 3mE Bij Hellendoorn de datum van het bezoek navragen. NB bezoek heeft op 10 april jl. plaatsgevonden. Gebruik van studentenenquetes voor R&O docerend personeel. Met Hellendoorn opnemen. Leidraad Crisismanagement Nagaan of een uitgebreid document hierover beschikbaar is. Huisvestingsprojectenoverzicht 3mE Labruimte P&E verhuizen binnen bouwdeel 3: financieel overzicht hiervan aan de OdC doorsturen
april mei mei
mei
mei
mei mei
april
april-mei April
OdC werkgroepen LEDEN
ACTIES
1.Communicatie 1. (zichtbaarheid OdC)
Jan Neve Erik Ulijn Mascha Toppenberg Olaf Voorwinde
Website updaten: wordt aan gewerkt. Periodiek wordt een Nieuwsbrief uitgebracht. O.a. zal in elke nieuwsbrief een OdC lid aan de 3mE medewerkers worden voorgesteld.
BHV
Sander Leeflang Nico Geerlofs Erik Ulijn Marli Guffens
Uiterdijk uitnodigen voor een overleg met de OdC werkgroep BHV.
Financiën/allocatie
Olaf Voorwinde BendiksJan Boersma René Delfos Marli Guffens
Eventueel gebruikmaken van de expertise van Den Hollander.
Onderwijs
Bendiks Jan Boersma Marli Guffens Jan Neve Mascha Toppenberg
Werkdruk/nieuw onderwijsprogramma: Overzicht schatting manuren van Hellendoorn voorbereiden ten behoeve van OdC.
Reo/herijking
René Delfos Amarante Böttger Sander Leeflang Nico Geerlofs
230
25
DATUM periodiek
April - mei
April - mei
