qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe rtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa Tenure Track Beleid sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe rtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmr tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj Faculteit 3mE HR-3mE Juli 2014
Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................ 3 HR strategie en Tenure Track Beleid TU Delft ................................................................ 3 Tenure Track beleid 3mE ............................................................................................... 3 Doel Tenure Track beleid 3mE ..................................................................................... 5 Perspectieven voor de Tenure Track’er.......................................................................... 5 Uitgangspunten Tenure Track beleid 3mE ..................................................................... 5 Rollen tijdens het Tenure Track proces ......................................................................... 6 Procedure rondom beslissing vaste aanstelling ............................................................... 9 Bijlage 1: Eindcriteria voor tenure .................................................................................. 13 Bijlage 2: Proces beoordeling vaste aanstelling in de vorm van een tijdlijn .......................... 15 Bijlage 3: Profiel kandidaat bij aanstelling ....................................................................... 18 Bijlage 4: Voorbeeld te maken afspraken bij aanstelling .................................................... 19
2
Inleiding De TU Delft en daarmee de faculteit 3mE heeft zich tot doel gesteld te behoren tot de beste Technische Universiteiten in de wereld. Bij deze ambitie past een personeelsbeleid dat streeft naar het aantrekken, behouden en ontwikkelen van excellent personeel. Uiteraard is de implementatie van deze strategie altijd maatwerk, gericht op de specifieke kwaliteiten en talenten van de individuele medewerker.
HR strategie en Tenure Track Beleid TU Delft In de HR strategie “Freedom to excel” zijn vier kritieke succesfactoren voor de TU Delft beschreven: • Personeel van hoge kwaliteit: kwaliteit binnenhalen, bewaken en ontwikkelen is in het personeelsbeleid van primair belang. • Zelfsturing: creatieve, betrokken medewerkers door te investeren in ‘persoonlijk leiderschap’ (autonomie). • Coachend leiderschap: coachende (bege)leiders bewerkstelligen een optimale match tussen organisatiedoelen en individuele doelen van medewerkers. • Flexibele, lerende organisatie: de TU Delft is in staat op natuurlijke en proactieve wijze te krimpen en te groeien. Medewerkers zijn veranderingsgericht. Er wordt effectief samengewerkt tussen disciplines, faculteiten en diensten. Van successen en tegenslagen wordt duurzaam geleerd. De TU Delft heeft beleid geformuleerd om een universiteitsbreed kader te ontwikkelen voor instromend wetenschappelijk talent: het Tenure Track Beleid TU Delft. Dit beleid geldt vanaf 1 september 2012 en is te vinden op de website van TU Delft.
Tenure Track beleid 3mE 1 Een helder beschreven Tenure Track beleid past niet alleen bij de hierboven beschreven ambities van de TU Delft, maar ook bij de ambities van 3mE. In het Tenure Track Beleid van 3mE wordt het universiteitsbrede beleid nader gespecificeerd en toegespitst op de situatie binnen de faculteit. Een Tenure Track aanstelling is een tijdelijke aanstelling voor wetenschappelijk toptalent. De aanstelling vindt plaats in de functie van Universitair Docent en leidt tot een vaste aanstelling zodra aan de gestelde criteria wordt voldaan. Het staat afdelingen vrij om meer specifiek en aanvullende afspraken te maken met betrekking tot de eindcriteria. De afdeling zal de Tenure Track’er de benodigde ondersteuning verlenen en zorg dragen voor de noodzakelijke randvoorwaarden. Eén van de belangrijkste doelstellingen van het loopbaanbeleid is dat de Tenure Track’er de kans krijgt om een eigen onderzoekslijn op te bouwen. 3mE wil stimuleren dat wetenschappers enerzijds een gezonde mate van onafhankelijkheid ontwikkelen, maar daarnaast ook leren op een constructieve manier hun bijdrage te leveren aan het grotere geheel van de organisatie. Tenure Track’ers moeten zich daarom voorbereiden op alle aspecten van de academische loopbaan: ontwikkelen van een onderwijsportfolio, leren begeleiden van promovendi, inrichten van een laboratorium, opbouwen van een internationaal netwerk, communicatie met het publiek, projectgelden genereren, hanteren van ethische kwesties, enzovoorts. 1
N.B. Dit beleid geldt voor iedereen met een Tenure Track aanstelling bij 3mE. Al aanwezige Tenure Track’ers worden nadrukkelijk uitgenodigd zich te committeren aan dit beleid. Daar waar dit tot problemen leidt, beslist de decaan over mogelijke afwijkingen.
3
Gedurende de tijdelijke aanstelling van de Tenure Track’er investeert 3mE in de ontwikkeling van het talent van de Tenure Track’er door middel van: • commitment van de afdeling en begeleiding, onder verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende. • opleiding en training daar waar nodig, inclusief het TU-brede Personal Development Program. • heldere afspraken over het te doorlopen traject en de criteria waaraan moet worden voldaan voor de vaste aanstelling. De te maken afspraken moeten borgen dat de Tenure Track’er op het moment van vaste aanstelling zich aantoonbaar en adequaat heeft ontwikkeld tot zelfstandig wetenschapper en de ambitie en de potentie heeft om in ieder geval door te groeien tot Universitair Hoofddocent (UHD) en indien mogelijk tot hoogleraar aan de TU Delft of elders. Om er zeker van te zijn dat de voorgestelde afspraken helpen bij het realiseren van de einddoelen, worden de afspraken binnen een half jaar na aanstelling in het afdelingsMT besproken. HR monitort of het plan is gemaakt en of dit plan in het afdelingsMT is besproken. De aanstelling wordt aangegaan voor maximaal 5 jaar en voor tenminste 0,8 fte. Met maximaal wordt bedoeld, dat ook eerder besluiten kunnen worden genomen over een vaste aanstelling en/of de voordracht voor bevordering naar UHD. Aan het einde van de tijdelijke aanstelling beoordeelt de decaan, na voordracht vanuit de afdeling, of de Tenure Track kandidaat in aanmerking komt voor een vaste aanstelling. Hierbij worden de aanstellingsafspraken en R&O-beoordelingen expliciet betrokken. Er wordt uitsluitend een vaste aanstelling aangeboden als betrokkene aan de gestelde criteria en afspraken voldoet. De decaan laat zich bij deze beslissing adviseren door de loopbaancommissie. De procedure wordt verderop in deze tekst nader uitgewerkt, zie hiervoor ook bijlage 2. Wanneer een vaste aanstelling wordt verleend, worden er tegelijkertijd afspraken gemaakt over het ontwikkeltraject om uiterlijk binnen 4 jaar voor het UHD-schap voorgedragen te kunnen worden. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en bij de jaarlijkse R&O-beoordeling getoetst. Wanneer blijkt dat de medewerker onvoldoende talent of ambities heeft, is er nog volop gelegenheid voor de medewerker om zich te ontwikkelen in een andere loopbaanrichting bij een andere werkgever. Als de Tenure Track’er aan het einde van de tijdelijke aanstelling niet voldoet aan de gestelde eisen om in vaste dienst te komen, kan de aanstelling met maximaal 1 jaar worden verlengd. 3mE zal de arbeidsmarktoriëntatie desgewenst ondersteunen, in nauw overleg met de HR-adviseur van de afdeling.
4
Doel Tenure Track beleid 3mE Waarom vindt 3mE het belangrijk om een helder Tenure Track beleid te beschrijven? Hier is een aantal aspecten te onderscheiden: 1. Het verbeteren van de concurrentiepositie op wereldniveau en het vergroten van de aantrekkelijkheid als werkgever, door de loopbaanontwikkeling van wetenschappelijk talent meer in lijn te brengen met de internationale markt. 2. Betere loopbaanmonitoring om tijdig een goede inschatting te kunnen maken of een succesvolle wetenschappelijke loopbaan haalbaar is, zowel voor de Tenure Track’er als voor de werkgever. 3. Meer duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen bij aanvang en gedurende het Tenure Track traject. Dit betekent duidelijkheid geven over de verwachte ontwikkeling die een kandidaat moet doormaken en duidelijkheid over wat hij of zij in dat verband van 3mE mag vragen. 4. Duidelijkheid over de eisen die gesteld worden om voor een vaste aanstelling in aanmerking te komen. 5. Actief werken aan een personeelssamenstelling van Wetenschappelijk Personeel (WP) op facultair niveau, die in staat is om naar internationale eisen succesvol te zijn in onderwijs, onderzoek en valorisatie.
Perspectieven voor de Tenure Track’er • • • • • • •
Uitzicht op een vaste aanstelling met doorgroeipotentie binnen redelijke termijn naar UHD of direct als UHD -en een eventuele doorgroei tot hoogleraar. Duidelijkheid over de verwachtingen van de organisatie door vastgelegde afspraken over criteria en de wijze waarop en door wie beoordeeld wordt. De mogelijkheid om een succesvolle wetenschappelijke carrière op te bouwen en te combineren met de gezinssituatie, door bijvoorbeeld 0,8 fte te werken of de mogelijkheid van gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Deelname aan het Personal Development Program Tenure Track van de TU Delft. Begeleiding door een mentor, een ervaren senior-wetenschapper, naast de begeleiding van de eigen leidinggevende. De mogelijkheid om internationale ervaring op te doen en een gedegen wetenschappelijk netwerk op te bouwen. Wanneer betrokkene niet voldoet aan de gestelde eisen is een tijdige carrièreswitch mogelijk. Eventueel wordt de tijdelijke aanstelling met maximaal 1 jaar verlengd om betrokkene hierin te faciliteren.
Uitgangspunten Tenure Track beleid 3mE Wie ambitieus is en uitstekende prestaties levert, krijgt ruimte om zich te ontplooien en gestalte te geven aan een interessante loopbaan. Het personeelsbeleid van 3mE staat daarom in het teken van het aantrekken van en ruim baan geven aan toptalent en voor continue en langetermijn ontwikkeling van haar medewerkers. Het profiel van de kandidaat bij aanstelling is nader uitgewerkt in bijlage 3. Elke nieuwe Universitair Docent krijgt een Tenure Track aanstelling met het doel om UHD te worden. Dit betekent dat er in principe geen “gewone” UD’s meer aangesteld worden; de 5
aanstelling heeft altijd de vorm van een Tenure Track aanstelling. Hij of zij moet daarbij de potentie hebben om in ieder geval door te groeien naar de functie van UHD. Op welke wijze een medewerker dit loopbaanpad bewandelt, is afhankelijk van de kennis, ervaring en competenties bij aanstelling en hoe een medewerker zich ontwikkelt. Met iedere Tenure Track kandidaat worden individuele aanstellingsafspraken gemaakt, zoals eventueel al beschikbare onderzoeksbudgetten en aanwezige, dan wel aan te schaffen onderzoeksfaciliteiten. Iedere Tenure Track’er heeft een proeftijd van 2 maanden. Iedere Tenure Track’er krijgt een mentor, die de persoonlijke ontwikkeling van de Tenure Track’er ondersteunt en die fungeert als klankbord en adviseur. Bij de start van de Tenure Track aanstelling maakt de leidinggevende samen met de Tenure Track’er afspraken over de stappen om te voldoen aan de eind-criteria (zie bijlage). Dit is het Persoonlijk Ontwikkelings Plan van de Tenure Track’er. Er zijn jaarlijkse Resultaat & Ontwikkelings (R&O)-gesprekken, inclusief een expliciete “on trackbeoordeling”. Tijdens de R&O-cyclus wordt tevens bezien of bevordering van UD2 naar UD1 aan de orde is, op basis van de Normal Performance Criteria WP van de TU Delft, die zijn gebaseerd op de UFO-profielen UD2 en UD1. Gezien de ontwikkeling die van Tenure Track’ers verwacht wordt, is het logisch dat –ruim- voor het einde van de Tenure Track UD niveau UD1 is bereikt en toegekend. Bij bijzondere prestaties, zoals het verkrijgen van een prestigieuze grant, kan versneld niveau UD1 worden toegekend. De beslissing over de vaste aanstelling wordt genomen door de decaan na advies van de loopbaancommissie (zie verderop voor de procedure rondom beslissing vaste aanstelling).
Rollen tijdens het Tenure Track proces Rol van de Decaan De Decaan is eindverantwoordelijk voor het al dan niet aanbieden van een vaste (tenured) positie binnen de faculteit aan het einde van de track. De Decaan laat zich bij de jaarlijkse R&O-cycli informeren over de ontwikkeling van de Tenure Track’ers en is aanwezig bij de presentatie van de Tenure Track’er aan het managementteam van de afdeling in het voorlaatste jaar van de Tenure Track. Rol van Afdeling en afdelingsvoorzitter De verantwoordelijkheid voor de begeleiding van de Tenure Track’ers ligt primair binnen de afdeling. Zaak is dan ook dat de afdelingsvoorzitter en leidinggevenden zich identificeren met de facultaire criteria en wensen rond Tenure Track. Bij problemen kan de decaan geraadpleegd worden. De afdelingsvoorzitter begeleidt dit proces binnen de afdeling, coördineert het overleg met de sectieleider en leidinggevende, neemt deel aan de jaarlijkse R&O-ronde bij de Tenure Track’ers, is aanwezig bij de mid-term review met de loopbaancommissie halverwege de Tenure Track en signaleert en treedt op bij problemen. De afdelingsvoorzitter is ook verantwoordelijk voor het maken van de aanstellingsafspraken met de Tenure Track’ers en voor het richten van voorstellen aan de decaan om Tenure Track’ers een vaste aanstelling aan te bieden en/of te bevorderen tot UHD. Rol van de Tenure Track’er Van de Tenure Track’er wordt gevraagd om actief verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen loopbaan en persoonlijke ontwikkeling. Het vragen van feedback en advies hoort hier 6
nadrukkelijk bij. De Tenure Track’er houdt zijn/haar eigen ontwikkeling bij door jaarlijks bij het R&O-gesprek een opgave te doen van behaalde resultaten en een reflectie hierop te geven. Van de Tenure Track’er wordt verwacht dat hij/zij zich persoonlijk en vakinhoudelijk ontwikkelt en daarbij in ieder geval laat zien dat hij/zij: • een onafhankelijk onderzoeker is • een onafhankelijke rol in onderwijs heeft en inspirerend onderwijs kan geven • pro-actief is en (persoonlijk) leiderschap laat zien • een actieve rol vervult binnen de afdeling en een bijdrage levert aan diverse commissies en/of projecten binnen 3mE en bij voorkeur ook op TU Delft niveau • een coach is voor studenten en promovendi, postdocs en collega’s • aan zijn of haar persoonlijke vaardigheden werkt (competentie-ontwikkeling) • in staat is fondsen te verwerven • taalvaardig is in het Nederlands en Engels op een dusdanig niveau, dat communicatie met collega’s en het geven van onderwijs goed mogelijk is. De Tenure Trackers dienen tenminste het niveau te beheersen dat verplicht is voor studenten die bachelor onderwijs willen volgen. De Loopbaancommissie zal er strikt op toezien dat een deel van de voordracht in de LBC in het Nederlands gebeurt. Rol van de direct leidinggevende De direct leidinggevende hoogleraar begeleidt de Tenure Track’er in zijn of haar wetenschappelijke loopbaan en heeft daarbij ook oog voor de persoonlijke ontwikkeling. De direct leidinggevende is duidelijk over de eisen die aan de Tenure Track’er worden gesteld en coacht hem of haar op dit vlak. De direct leidinggevende geeft gevraagd en ongevraagd feedback op de ontwikkeling die de Tenure Track’er laat zien en geeft periodiek terugkoppeling of de Tenure Track’er “on track” is, gebaseerd op de informatie uit de R&O-cyclus. Niet in de laatste plaats geeft de direct leidinggevende voldoende vrijheid en ruimte aan de Tenure Track’er om zich zo zelfstandig mogelijk te ontwikkelen tot een volwaardig onderzoeker met een eigen onderzoekslijn en een eigen groep. De direct leidinggevende adviseert over publicatie-strategieën, samenwerkingsverbanden en eventueel verblijf in het buitenland. Ook heeft de leidinggevende oog voor competenties gericht op leiderschap, resultaatgerichtheid, zelfreflectie, coachen, inzicht in leerprocessen, omgaan met anderen en cultuurverschillen, mondelinge communicatie en overtuigingskracht. De begeleiding is dus niet alleen gericht op het bouwen van een internationale zichtbaarheid op het betreffende onderzoekgebied. Alle WP criteria van de TU Delft (zie de website van de TU Delft) dienen ruimte te krijgen in het ontwikkelingstraject. Hoogleraren begeleiden de Tenure Track’ers niet alleen, maar treden ook op als 1e beoordelaar bij de jaarlijkse R&O-beoordeling. De afdelingsvoorzitter is medebeoordelaar. Als de afdelingsvoorzitter tegelijkertijd de leidinggevende is, treedt hij op als 1e beoordelaar en neemt een collega (minimaal UHD-niveau) de rol van medebeoordelaar op zich. Rol van de mentor Een mentor is een ervaren wetenschapper, minimaal op UHD-niveau en bij voorkeur van een andere afdeling of faculteit. De mentor ondersteunt de coaching van de Tenure Track’er in zijn/haar ontwikkeling naar zelfstandigheid en fungeert als klankbord, adviseur en gids, bijvoorbeeld met betrekking tot het opbouwen van een netwerk binnen en buiten de TU Delft, persoonlijke ontwikkeling en loopbaanvragen. De leidinggevende ondersteunt de Tenure Track’er bij het vinden van een mentor bij aanvang van de tijdelijke aanstelling. HR kan hierbij assisteren. Rol van de Loopbaancommissie De loopbaancommissie van de faculteit fungeert ook als Tenure Track commissie. Halverwege de “track”, dus ongeveer na 2,5 jaar, heeft de Tenure Track’er een gesprek met de afdelingsvoorzitter en de Loopbaancommissie. Hierbij zijn minimaal 3 leden van de Loopbaancommissie aanwezig. De Loopbaancommissie geeft een oordeel of de kandidaat “on 7
track” is en doet aanbevelingen voor de rest van de track. De bevindingen worden door de afdelingsvoorzitter teruggekoppeld aan de leidinggevende van de Tenure Track’er. In de loopbaancommissie wordt het Tenure Track beleid getoetst en wordt de voortgang en ontwikkeling van de Tenure Track’ers binnen de faculteit bewaakt. De loopbaancommissie adviseert de decaan inzake voordrachten tot een vaste aanstelling, daarbij in overweging nemend de afspraken die met de Tenure Track’er zijn gemaakt en rekening houdend met de Tenure Track criteria zoals in dit document vastgelegd. Daarnaast kan de loopbaancommissie voorstellen doen voor te maken afspraken om tot een voordracht tot UHD-bevordering te komen. Hierbij worden de WP-criteria van de TU Delft nadrukkelijk meegewogen. Rol HR HR is betrokken bij alle verschillende fasen van het Tenure Track traject (aanstelling, voortgang, beoordeling en einde aanstelling) en voert hier procesregie op. De HR-adviseur maakt onderdeel uit van de selectiecommissie en geeft advies aan de commissie vanuit de specifieke HR expertise. Desgewenst adviseert de HR-adviseur over assessment op het vlak van leiderschap en organisatietalent. Verder bewaakt de HR-adviseur de toewijzing van een mentor, de totstandkoming van de on track beoordelingen en de mid-term review. Uiteraard kan de Tenure Track’er advies vragen aan de HR-adviseur over loopbaanmogelijkheden, opleiding en training en over allerhande vragen op het gebied van arbeidsvoorwaarden. De HRadviseur bewaakt verder het proces rondom de Tenure Track aanstelling en de vaste aanstelling en geeft gevraagd en ongevraagd signalen in geval van knelpunten en beslismomenten (zoals bijvoorbeeld bevordering). De Manager HR is aanwezig bij de Preview en de Review in het kader van de R&O-cyclus en bij de loopbaancommissie-bijeenkomsten waarin de discussie plaatsvindt over de vaste aanstelling (zie hierna: procedure rondom beslissing vaste aanstelling) en adviseert de decaan over arbeidsvoorwaarden rondom deze vaste aanstelling en bevordering. De HR manager is tevens secretaris van de Facultaire Loopbaan Commissie.
Personal Development Program Tenure Track Om een Tenure Track te laten slagen is goede begeleiding van groot belang. Binnen de TU Delft loopt een programma met gezamenlijke activiteiten voor de Tenure Track’ers. Dit “Personal Development Program Tenure Track” heeft als doel een gestructureerd loopbaanen persoonlijk ontwikkeltraject aan te bieden om de wetenschapper in de Tenure Track periode te begeleiden. Hierbij bestaat onder meer de mogelijkheid om deel te nemen aan Intervisiebijeenkomsten en wordt desgewenst ondersteuning geboden bij het vinden van een mentor.
8
Procedure rondom beslissing vaste aanstelling In alle gevallen ligt de eindbeslissing over een vaste aanstelling bij de decaan. De beslissing is gebaseerd op het voldoen aan de gestelde criteria en mag niet beïnvloed worden door argumenten zoals beschikbare financiën, groei of krimp van de afdeling of interne competitie.
Wijze van Monitoring van voortgang gedurende de vijf jaar • 0 jaar: Tenure Track plan opstellen (afdelingsvoorzitter is verantwoordelijk) en regulier R&Ogesprek. Plan wordt toegevoegd aan personeelsdossier. • 1e jaar regulier R&O-gesprek. • 2e jaar presentatie binnen de eigen afdeling/sectie (overleg met afd.voorz.) en regulier R&Ogesprek. o 2,5 jaar: mid-term review door de Loopbaancommissie en de afdelingsvoorzitter. Desgewenst kunnen de presentatie na 2 jaar binnen de eigen afdeling en de midterm review gecombineerd worden, zodat ze direct aansluitend aan elkaar plaatsvinden. De Loopbaancommissieleden wonen dan de presentatie aan de afdeling bij. De bevindingen van de leden van de Loopbaancommissie worden opgenomen in het personeelsdossier en komen ter sprake in het R&O gesprek. • 3e jaar Regulier R&O-gesprek. • 4e jaar presentatie voor het managementteam van de eigen afdeling waarbij ook decaan aanwezig is. Tevens regulier R&O-gesprek. • 5e jaar Regulier R&O-gesprek en presentatie voor Loopbaancommissie. Op deze wijze wordt de voortgang goed gemonitord en gedocumenteerd en wordt voorkomen dat in het vierde of vijfde jaar een verrassing optreedt of dat de beelden van de Tenure Track’er en de leidinggevende enerzijds en die van de Loopbaancommissie anderzijds te ver uit elkaar liggen. De procedure rondom de vaste aanstelling ziet er als volgt uit (zie ook bijlage 2): Stap 0: Afspraken over de Tenure Track periode, individuele afspraken over te behalen resultaten, R&O-verslagen en jaarlijkse overzichten van behaalde resultaten op schrift en in personeelsdossier. Stap 1: Kennismaking decaan en voorzitter loopbaancommissie. Wanneer het bestuur van de afdeling voornemens is om een Tenure Track’er voor te dragen voor een vaste aanstelling (tenure), heeft de afdelingsvoorzitter een (informele) voorbespreking met de decaan over dit voornemen. Wanneer de decaan geen blokkades op voorhand ziet, stuurt de afdelingsvoorzitter de kandidaat ter kennismaking langs bij de decaan en bij de voorzitter van de loopbaancommissie. Als deze beide positief zijn over de kandidaat, doet de afdelingsvoorzitter een schriftelijke voordracht aan de decaan en vraagt de decaan vervolgens advies aan de loopbaancommissie. Stap 2: Dossier Leidinggevende treft samen met de Tenure Track’er de voorbereidingen voor de voordracht. Het dossier bestaat uit: 1. Een visie van de Tenure Track’er op het gebied van het eigen onderzoek, onderwijs, valorisatie en de rol als leider van een eigen groep.
9
2. Een aanbevelingsbrief van de leidinggevende. De afdelingsvoorzitter tekent mee of geeft zijn eigen visie. In deze brief wordt aangegeven of er alleen een besluit over Tenure is gewenst, of ook een besluit over promotie naar UHD. 3. Een publicatielijst, inclusief analyse van publicaties/citaties (volgens Web of Science (ISI), Scopus en Google Scholar (inclusief H-index)). 4. Een uitgebreid CV, inclusief een overzicht van de samenstelling van de groep; het aantal PhD’s dat de kandidaat begeleidt of heeft begeleid, projecten, projectpartners en toegekende projectgelden/grants, bijdragen aan onderwijs en bijdragen aan de organisatie. Het verdient aanbeveling om aan te geven welke rol de Tenure Track’er in projectaanvragen en projecten heeft gespeeld. 5. Een lijst met tenminste 6 referenten, bij voorkeur internationaal, in een mix van academische referenten en referenten uit andere sectoren en minimaal op UHDniveau (of gelijkwaardig). Van de referenten zijn er minstens 3 onafhankelijke referenten, wat inhoudt dat er niet samen is gepubliceerd of in een programma/project is samengewerkt. Bovenstaande stukken worden naar de secretaris van de Loopbaancommissie gestuurd (HR manager). De secretaris zorgt voor het doorsturen van het dossier naar de Loopbaancommissie. Stap 3: Voordracht in loopbaancommissie. De Tenure Track’er houdt een voordracht voor de Loopbaancommissie. De Loopbaancommissie geeft advies aan de decaan over de beslissing om tenure te verlenen. Indien daarom gevraagd, geeft de Loopbaancommissie ook advies over een mogelijke bevordering tot UHD. Stap 4: Beslissing vaste aanstelling door decaan Na het advies van de Loopbaancommissie neemt de decaan een beslissing over de vaste aanstelling. Tenure wordt verleend als de kandidaat voldoet aan de gestelde criteria en de potentie heeft om binnen uiterlijk 4 jaar door te groeien tot UHD. Positieve beslissing Bij een positieve beslissing reikt de decaan een brief uit aan de kandidaat met de beslissing, in bijzijn van de afdelingsvoorzitter. Aansluitend vindt een gesprek plaats tussen de medewerker, de afdelingsvoorzitter, en de HRmanager of HR-adviseur. In dit gesprek worden arbeidsvoorwaardelijke zaken besproken. Ook worden afspraken gemaakt om binnen een periode van uiterlijk 4 jaar te komen tot een UHDvoordracht. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd, opgenomen in het personeelsdossier en jaarlijks door leidinggevende en medewerker geëvalueerd. Na het gesprek zorgt de afdelingsvoorzitter ervoor dat de wijzigingen in de aanstelling door middel van een personeelsmutatie in orde gemaakt worden. Negatieve beslissing Bij een negatieve beslissing zal de decaan beschrijven op welke punten de kandidaat nog niet voldoet en dit (in overleg met HR en in bijzijn van HR) in een gesprek met de afdelingsvoorzitter en de Tenure Track’er meedelen. Tevens wordt een advies gegeven aan de Tenure Track’er en de afdelingsvoorzitter over mogelijke vervolgstappen. Als gekozen wordt voor een verlenging en dit juridisch mogelijk is, worden hierover concrete afspraken gemaakt en vastgelegd. Het doel van een tijdelijke verlenging kan ofwel zijn om alsnog te komen tot een vaste aanstelling ofwel om te zoeken naar ander passend werk.
10
Vaste aanstelling in combinatie met bevordering tot UHD Het is mogelijk dat een Tenure Track’er rondom het beslismoment voor een vaste aanstelling eveneens voorgedragen wordt voor een promotie naar UHD, als de afdelingsvoorzitter van mening is dat betrokkene het UHD-niveau heeft bereikt. Dit proces loopt als volgt: 1. Afdelingsvoorzitter informeert decaan en voorzitter van de Loopbaancommissie over de gewenste beslissing over bevordering naar UHD (in aanvulling op een beslissing over vaste aanstelling). Als beide akkoord zijn met de voordracht, kan dit proces gestart worden. Op deze manier loopt de beslissing over de vaste aanstelling gelijk aan het advies van de Loopbaancommissie over promotie naar UHD. 2. In de aanbiedingsbrief bij het dossier ten behoeve van de Loopbaancommissie wordt gevraagd om twee beslissingen: tenure en bevordering tot UHD. 3. Na advies van de Loopbaancommissie wordt door de decaan een beslissing genomen ten aanzien van beide vragen. 4. Eventuele vervolgacties met betrekking tot de aanstelling worden door de afdelingsvoorzitter in de vorm van een personeelsmutatie in orde gemaakt.
Uitzonderingssituaties Er kunnen zich tijdens de Tenure Track aanstelling bijzondere situaties voordoen, waardoor bijvoorbeeld de tijdelijkheid van de aanstelling onder druk komt te staan of waardoor tussentijdse aanpassing van de arbeidsvoorwaarden gewenst is. Hieronder volgt een overzicht van de meest voorkomende. Dit overzicht is niet compleet. In alle gevallen zal de decaan, na overleg met afdelingsvoorzitter en de manager HR, een beslissing nemen over het al dan niet verlengen van de aanstelling of het wijzigen van de aanstelling in een vast dienstverband. (VENI/VIDI/VICI/ERC) Grants in relatie tot de afgesproken arbeidsvoorwaarden Het verkrijgen van een dergelijke grant is weliswaar een enorme pre op het CV van de kandidaat, maar niet direct een garantie voor een vaste aanstelling. Het verwerven van een prestigieuze grant kan wel aanleiding zijn om de Tenure Track’er tussentijds te bevorderen tot niveau UD1. Ook is het mogelijk, als de kandidaat op alle fronten aan de criteria voldoet, de termijn van de Track in te korten en eerder een beslissing te nemen over een vaste aanstelling en/of bevordering naar UHD. Bezoldigde aanstelling bij TU Delft voorafgaand aan Tenure Track aanstelling Wanneer een Tenure Track kandidaat voorafgaand aan de Tenure Track aanstelling een bezoldigde aanstelling heeft bij de TU Delft, bijvoorbeeld als Postdoc, dan kan de termijn van de reeds bestaande aanstelling afgetrokken worden van de maximale Tenure Track termijn. Hierbij dient ook rekening gehouden te worden met het aantal aanstellingen dat de kandidaat al heeft gehad. Hiervoor geldt dat er maximaal 3 tijdelijke aanstellingen mogen zijn met een totale maximale duur van 6 jaar. Wanneer er op grond van eerdere aanstelling(en) geen redelijke termijn voor een Tenure Track afgesproken kan worden, kan de kandidaat voorafgaand aan de Tenure Track aanstelling voor minimaal 6 maanden bij een andere werkgever werkervaring opdoen, bij voorkeur in het buitenland. Na deze periode van minimaal 6 maanden kunnen dan weer maximaal 3 tijdelijke aanstellingen voor een maximale duur van 6 jaar worden afgesproken. Persoonlijke omstandigheden/bijzonderheden In het geval de Tenure Track’er door persoonlijke omstandigheden, zoals het starten van een gezin of een periode van langdurige arbeidsongeschiktheid, verwacht meer tijd nodig te hebben om te kunnen voldoen aan de eisen die gesteld worden aan zijn of haar ontwikkeling tot zelfstandig wetenschapper, kunnen (voor zover de dan geldende CAO hiervoor ruimte biedt) maatwerkafspraken gemaakt worden met betrekking tot de duur van de aanstelling en/of de 11
inhoud van de criteria waaraan wordt getoetst, zonder daarbij het einddoel en de WP-criteria uit het oog te verliezen. De zogeheten buitenlandervaring kan bijvoorbeeld op een later moment plaatsvinden en (deels) worden gecompenseerd door aantoonbare internationale samenwerkingsverbanden met gemeenschappelijke publicaties en studenten/promovendi. Voor zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof of een periode van langdurige arbeidsongeschiktheid geldt dat op grond van de CAO de Tenure Track aanstelling verlengd kan worden, uiteraard nadat dit is getoetst door HR en onderbouwd is voorgelegd aan de decaan.
12
Bijlage 1: Eindcriteria voor Tenure De lijst met onderstaande criteria is GEEN CHECKLIST. Aan het begin van de aanstelling moet deze lijst besproken worden en per kandidaat worden afspraken vastgelegd (opgenomen in personeelsdossier), passend bij de kandidaat en het onderzoeksveld. Dit betekent dat voor iedere Tenure Track aanstelling individuele afspraken gelden (maatwerk), waarbij het Persoonlijk Ontwikkelplan (POP) de ontwikkeling van de Tenure Track’er volgt en ondersteunt. Deze POP en daarmee de ontwikkeling van de Tenure Track’er, komt tijdens de R&O cyclus jaarlijks aan bod. Dit beleid geldt als raamwerk voor alle afdelingen. Het ligt voor de hand dat gezien de mores en cultuur van het vakgebied individuele eisen kunnen worden gesteld. Deze worden meegewogen door de loopbaancommissie. Het staat afdelingen daarom vrij om meer specifiek en aanvullende afspraken te maken met betrekking tot onderstaande criteria. Algemene criteria • Een Tenure Track’er moet goede prestaties in wetenschap en onderwijs laten zien. • Een Tenure Track’er vertoont adequate ontwikkeling tijdens de Tenure Track-aanstelling (zichtbaar en vastgelegd in R&O-cyclus). • Een Tenure Track’er heeft de ambitie en de potentie om UHD te worden en, eventueel, op langere termijn hoogleraar. • Het UFO-profiel voor UD en UHD en de WP-criteria van de TU Delft zijn onderdeel van deze procedure. Onderzoek • Ontwikkelt, coördineert en realiseert eigen onderzoekslijn. • Is succesvol in het werven van substantiële onderzoekssubsidies; heeft significante financiering gerealiseerd voor postdocs en promovendi. • Publicaties (hoofdauteur en senior auteur ) o In overleg wordt bepaald hoeveel publicaties ongeveer wenselijk zijn en wat de belangrijkste tijdschriften zijn. Uiteraard is een goede citatiescore van belang. • Presentaties op (internationale) conferenties. • Samenwerking binnen de afdeling en, indien mogelijk, tussen afdelingen. Er moet een zichtbaar netwerk opgebouwd zijn aan het einde van de Tenure Track en men moet deel uitmaken van een internationale community. • Internationaal netwerk en internationale ervaring – bewezen en breed geaccepteerd door peers. • Ontwikkeling van een duidelijke onderzoeksvisie als onderdeel van het persoonlijk ontwikkelingsplan. • Indien mogelijk, eigen onderzoek op motiverende wijze combineren met onderwijs. Onderwijs • Een aanzienlijke bijdrage aan het onderwijs. • Een goede beoordeling door de directeur onderwijs (in R&O-cyclus), waarbij de studenten ook een inbreng hebben, bijvoorbeeld door de studentevaluaties. • Van Tenure Track’ers wordt verwacht dat binnen 3 jaar na aanstelling de BKO (Basis Kwalificatie Onderwijs) is afgerond. • Engelse taalvaardigheid (ETV) is binnen 18 maanden na het begin van de Tenure Track zodanig op niveau, dat het geven van onderwijs aan de Bachelor-opleiding tot de mogelijkheden behoort. De TU Delft wil dat alle bachelor-docenten minimaal over het Engels Taalvaardigheid niveau C1-I beschikken en alle docenten die masteronderwijs verzorgen minimaal C1-III.
13
• • • •
Nederlandse taalvaardigheid dient op het einde van de track op een niveau te zijn dat communicatie met collega’s en het geven van onderwijs in het Nederlands goed mogelijk is. Opzetten van (een substantieel deel van) een nieuwe collegereeks. Ontwikkeling van een visie op onderwijs, onderzoek en organisatie, voor de periode na afloop van de Tenure Track (visie voor de toekomst). Zorgen dat BSc-studenten, MSc-studenten en/of promovendi hun traject met succes afronden.
Organisatie en leiderschap • Management van een deel van de taken van een sectie of faculteit, actieve deelname aan projecten, commissies, etc. • Coachend leiderschap – directe betrokkenheid bij de persoonlijke en professionele ontwikkeling van leden van de eigen groep (R&O overleg). • Laat organisatie-sensitiviteit zien. • Bijdrage aan het team: verantwoordelijkheid tonen, indien nodig andere teamleden aanspreken, bijdragen aan de teambuilding. • Er moet een zichtbaar netwerk opgebouwd zijn aan het einde van de Tenure Track en men moet deel uitmaken van een internationale community (zie ook Research). Begeleiding van promovendi, postdocs en BSc- en MSc-studenten • Begeleiding van 2 tot 6 promovendi en/of post-docs gedurende de Tenure Track; • Begeleiding van BSc- en MSc-studenten (tijdige voltooiing doctoraalscriptie); • Laten zien dat het mogelijk is om een dissertatie binnen vier jaar te voltooien, ongeacht het startmoment van de promovendus. Het kan dus zo zijn dat de promovendi nog niet klaar zijn als het einde van de tijdelijke aanstelling van de Tenure Track’er in zicht is; • Zorgvuldige selectie van promovendi. Valorisatie • Heeft oog voor en visie op valorisatiemogelijkheden gerelateerd aan het eigen vakgebied. • Maakt wetenschap maatschappelijk toegankelijk. • Levert een bijdrage aan de oplossing van (grote) maatschappelijke problemen, waaruit de maatschappelijke relevantie van het onderzoek blijkt. • Heeft een actieve houding t.a.v. de octrooieerbaarheid en het vermarkten van onderzoeksoutput. • Heeft externe contacten met belangrijke bedrijven en instituten • Heeft bewezen in staat te zijn significante externe financiering te verkrijgen. Ontwikkeling van competenties Elke Tenure Track’er vertoont ontwikkeling op het gebied van: • Coachend leiderschap • Ondernemerschap • Organisatorische vaardigheden • Zelfreflectie • Het ontwikkelen van een visie • Samenwerking • Proactief handelen • Creativiteit
14
Bijlage 2: Proces beoordeling vaste aanstelling in de vorm van een tijdlijn
15
TIJDLIJN
ACTIE Het MT van de afdeling is van mening dat een Tenure Track’er in aanmerking komt voor tenure en/of voldoet aan de UHD-criteria, meestal tijdens of n.a.v. de R&O-cyclus. De afdelingsvoorzitter stelt vast dat de procedure in gang kan worden gezet. De afdelingsvoorzitter heeft een informeel gesprek met de decaan. Sectieleider zorgt dat kandidaat zelf een afspraak maakt met de decaan, zeker als de decaan de kandidaat nog niet kent. (Doel: de decaan wil weten over wie het gaat als hij de procedure in gang zet en een beslissing neemt). Indien de decaan de kandidaat al kent dan volstaat een mededeling van de sectieleider dat een voordracht aanstaande is. Sectieleider zorgt dat kandidaat zelf een afspraak maakt met de voorzitter van de loopbaancommissie om kennis te maken en de procedure door te spreken. Na dit overleg bepaalt de voorzitter van de Loopbaancommissie welke referenten (in totaal vier) worden aangeschreven (waarvan tenminste drie internationale), bij voorkeur op het niveau van full professor, maar minimaal op het niveau van UHD/associate professor. Sectieleider en kandidaat hebben een gesprek met de HR manager en de betrokken HR adviseur over de te volgen procedure en aan te leveren informatie. Sectieleider/kandidaat zorgt dat bij het gesprek in ieder geval het concept-CV beschikbaar is.
WIE neemt actie Afdelingsvoorzitter meldt dit aan sectieleider, decaan en HR-adviseur
12-10 weken voor Lb-cie
Het MT van de afdeling staat achter de voordracht. Indien het CV hier nog niet is voorgelegd, gebeurt dit alsnog in deze fase.
Sectieleider neemt initiatief
9 weken voor Lb-cie.
Kandidaat levert bijgewerkt CV, (concept)visiedocument, lijst van referenten aan de sectieleider, cc HR.
Kandidaat
6 weken voor Lb-cie.
De sectieleider zorgt dat het complete pakket aan documenten bij de decaan is (per mail met afschrift aan HR manager, HR adviseur en HR secretariaat). Deze documenten zijn: - Uitgebreid CV (Engels) van de kandidaat, inclusief publicatielijst, projecten/grants, begeleide promovendi (huidige en afgerond), bijdragen aan onderwijs en de organisatie, etc. - Visiedocument op huidige en toekomstige onderzoek (rol en positie in het internationale veld), onderwijs en rol als leider van een eigen groep (omvang 3 a 4 pagina’s, Engels). - Lijst van referenten. - Analyse van publicaties/citaties (volgens Web of Science (ISI), Scopus en Google Scholar (inclusief H-index)), - Aanbevelingsbrief met uitgebreide motivatie opgesteld door de sectieleider. De afdelingsvoorzitter tekent mee of geeft een eigen visie op het potentieel van de betrokken kandidaat.
Sectieleider of afdelingssecretaris
6 weken voor Lb-cie
De decaan vraagt over voordracht advies aan de Loopbaancommissie, mondeling en/of d.m.v. mail aan voorzitter en secretaris Loopbaancommissie (HR manager is secretaris) De referenten worden aangeschreven namens de decaan (CV en visie worden meegestuurd ter informatie). Na ontvangst van de referenties wordt namens de decaan een bedankbriefje gestuurd aan de referent.
Decaan mailt aan betrokkenen
De kandidaat wordt schriftelijk uitgenodigd voor de Lb-cie bijeenkomst. In de uitnodiging wordt vermeld dat de kandidaat tijdens de bijeenkomst: - een presentatie houdt in het Engels van ca. 15 minuten (netto, kan worden onderbroken door vragen, waardoor het langer duurt) - en vervolgens een gesprek heeft met de commissie.
HR secretariaat (namens secretaris van de Loopbaancommissie)
12-10 weken voor Lb-cie.
Minimaal 5 weken voor Lb-cie.
5-2 weken voor de Lbcie.
Sectieleider meldt aan kandidaat, kandidaat maakt afspraak
Sectieleider meldt aan kandidaat, kandidaat maakt afspraak Voorzitter loopbaancie.
Sectieleider neemt initiatief en plant gesprek via HR secretariaat
HR secretariaat (namens decaan) HR secretariaat
16
De totale duur van de sessie is ongeveer een uur. 1 week voor de Lb-cie.
Agenda en het complete dossier worden toegezonden aan de leden van de Loopbaancommissie (CV met bijlagen, visie, aanbevelingsbrief, tenminste drie referentiebrieven).
HR secretariaat
Lb-cie bijeenkomst. (15 minuten voorbespreking, 15 minuten presentatie + interview, half uur nabespreking. Gebruikelijk is dat de presentatie door betrokken kandidaat in het Engels wordt gegeven, en het interview met de kandidaat in het Nederlands wordt gehouden. Zaal bij voorkeur in afgesloten ruimte, niet voor iedereen zichtbaar.) 2 weken na Lb-cie.
HR adviseur of manager stelt uiterlijk binnen 1 weekhet conceptadvies op. Dit wordt toegezonden aan de HR manager en de voorzitter van de Loopbaancommissie.
Lb-cie
Na akkoord van beiden gaat het conceptadvies naar de leden van de commissie die binnen enkele dagen reageren. Uiterlijk 3 weken na de bijeenkomst ligt het definitieve advies bij de decaan. 5 weken na Lb-cie.
6 weken na Lb-cie.
6 weken na Lb-cie. 8 weken na Lb-cie.
8 weken na Lb-cie.
Decaan neemt een besluit. Indien er sprake is van een negatief advies vindt vooraf overleg plaats met de betreffende afdelingsvoorzitter en sectieleider. In dat geval onder regie van de HR manager. In geval van positief advies en bevordering doet de HR adviseur een voorstel voor inschaling aan de afd.vz./sectieleider en aan de decaan. Decaan heeft gesprek met de kandidaat in aanwezigheid van de afdelingsvoorzitter en/of de sectieleider. Aansluitend vindt een gesprek plaats tussen medewerker, afdelingsvoorzitter en/of sectieleider en HR adviseur. Hierin worden ook de loopbaanadviezen en de eventuele nieuwe inschaling besproken en afspraken gemaakt over de verdere loopbaanbegeleiding.
Decaan (HR manager)
HR secretariaat plant afspraken
Bij positief advies regelt de afdelingsvoorzitter dat er een personeelsmutatie wordt gedaan door het secretariaat van de afdeling (incl. kopie van de uitgereikte brief). Medewerker ontvangt een brief van de decaan waarin de benoeming en/of de bevordering wordt bevestigd met de gemaakte inhoudelijke en arbeidsvoorwaardelijke afspraken.
Afdelingsvoorzitter
Het definitieve besluit wordt meegedeeld aan de referenten die hebben gereageerd (alleen ingeval van een positief besluit). De leden van LB cie worden over het besluit van de decaan geïnformeerd.
HR secretariaat(namens decaan) HR secretariaat (namens secretaris LBcie.)
HR adviseur
17
Bijlage 3: Profiel kandidaat bij aanstelling Het profiel van de kandidaat bij aanstelling laat zich als volgt omschrijven: • Nationaal of internationaal top talent • Vrouwen en mannen, waarbij: o De kandidaat is gepromoveerd en bij voorkeur (internationale) ervaring als postdoc heeft o De kandidaat aantoonbaar zelfstandig onderzoek heeft verricht en aantoonbaar zelfstandig zorg heeft gedragen voor de afbakening en structurering van het eigen onderzoek, blijkend uit peer-reviewed publicaties. o De kandidaat zicht heeft op het onderzoeksgebied waarin hij/zij vernieuwing wil aanbrengen. o De kandidaat ervaring heeft (of een sterke ambitie om dit te gaan doen) met het verzorgen, ontwikkelen en onderhouden van reguliere onderwijsonderdelen van een onderwijsprogramma. o De kandidaat bewust kiest voor een wetenschappelijke carrière vanuit aantoonbare ambitie, doordat hij laat zien bewuste keuzes te maken voor dit type loopbaan. o De kandidaat prestatiegericht loopbaanbeleid accepteert. o De kandidaat bereid is tot aanvullende training en opleiding in de sfeer van voortgezette professionalisering en bereid is zich hierin te laten coachen. Daarnaast is er een aantal criteria als pre te benoemen: • Ervaring met 2e en 3e geldstroom projecten. • Ervaring met het inhoudelijk begeleiden van wetenschappelijk en ondersteunend personeel en studenten. • Ervaring met het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan werkgroepen, commissies of projectteams.
18
Bijlage 4: Voorbeeld te maken afspraken bij aanstelling •
Beschrijving van de Tenure Track periode en plaats in de organisatie
•
Duur van de Tenure Track periode
•
Invulling op onderdelen: o onderzoeksrichting o onderzoeksoutput: welke journals en conferenties zijn van belang voor dit vakgebied? o onderwijsinzet, inclusief begeleiding van studenten, promovendi, postdocs, PDEng-trainees o opbouwen van internationale ervaring o behalen van BKO o Engelse taaltoets o verbreden van het (inter-)nationale netwerk o acquisitie (individuele en gezamenlijke onderzoeksvoorstellen) o deelname aan het Personal Development Program Tenure Track van de TU Delft (wanneer en welke modules?) o bijdrage aan de organisatie op sectie- en afdelingsniveau
•
Verantwoordelijkheden en randvoorwaarden vanuit de afdeling o begeleiding door hoogleraar (zoals regelmatig werkoverleg) o steun bij indienen van onderzoeksvoorstellen o steun bij beheer van onderzoeksprojecten o maximum belasting met betrekking tot onderwijsactiviteiten o inschaling en salariëring o afspraken over een start-up pakket, zoals eventueel al beschikbare onderzoeksbudgetten en aanwezige, dan wel aan te schaffen onderzoeksfaciliteiten o afspraken jaarlijkse beoordelings- en evaluatiemomenten
19
