OMSL AGARTI KE L
8 | september 2013 | www.controllersmagazine.nl
CMA_13_05.indd 8
8/30/2013 6:03:22 PM
OMSL AGARTI KE L
De controller, een uitstervend ras? De controllerfunctie is binnen vijf jaar verdwenen. Zo luidt de kop van een blog van André Salomons op de website van ControllersMagazine. Een opmerkelijke uitspraak die binnen een maand al meer dan tweeduizend hits kreeg. Een provocerende stelling die, moet ik toegeven, de laatste twintig jaar regelmatig terugkeert. Maar heeft de heer Salomons een punt en moeten controllers op zoek naar een nieuwe baan?
I
n het eerste deel van zijn blog haalt Salomons voorbeelden aan van efficiencyverbeteringen door automatisering. Deel twee gaat in op wat er voor de controller overblijft. Niet veel, stelt hij vast. Om te bepalen of Salomons hierin gelijk heeft, moeten twee vragen beantwoord worden. Wat verstaan we onder het beroep van controller? En is het wenselijk en aannemelijk dat het beroep van controller gaat verdwijnen?
Het beroep van controller Wat verstaan we eigenlijk onder het beroep van controller? Het is goed om hiervoor terug in de tijd te gaan. In december 1931 werd in New York het Controller Institute of America opgericht. Inmiddels is ‘controller’ uit de naamstelling van de vereniging verdwenen. De vereniging heet sinds 1941 het Financial Executive Institute. De naamswijziging geeft aan dat controller niet een specifieke functie in het financiële domein is, maar betrekking heeft op degenen die leiding geven aan de financiële functie. Het betreft dus niet alleen functionarissen die op hun visitekaartje de functie van controller hebben, maar het gaat om een bredere doelgroep. In Nederland en Duitsland is het nog steeds gebruikelijk om niet van financial executives maar van controllers te spreken. Zo zijn er opleidingen die tot titels leiden zoals registercontrollers (RC) en financial controllers (FC). Als we in Nederland spreken over controllers dan beperken we ons niet alleen tot leidinggevenden in de financiële discipline. Onderzoek van onder anderen
Bernard Verstegen en Ivo De Loo naar wat controllers in Nederland doen en of er verschillende typen controllers zijn, neemt als doelgroep afgestudeerde studenten van controllersopleidingen. Het betreft hierbij derhalve medewerkers die een opleiding op het controlling gebied hebben gevolgd en hierin werkzaam zijn.
Wat doen controllers?
Door prof. dr. Arco van de Ven RA, hoogleraar Controlling Open Universiteit, hoogleraar Bestuurlijke Informatieverzorging TiasNimbas Business School, Universiteit van Tilburg
Wat doen deze controllers dan zo allemaal in de praktijk? In de literatuur komen er drie soorten activiteiten naar voren. Ten eerste de uitvoerende activiteiten waar de financiële functie mee te maken heeft. Dit betreft administratieve werkzaamheden in relatie tot het primaire proces, zoals debiteuren- en crediteurenadministratie en werkzaamheden rondom het opstellen van diverse interne en externe rapportages. Ten tweede activiteiten die gericht zijn op het voorkomen van ongewenst gedrag binnen de organisatie waarin zij werkzaam zijn. Zoals collega Vosselman ooit heeft gesteld: de controller als bedrijfseconomisch geweten van de organisatie. Dit kunnen controles zijn op naleving van interne en externe regels, maar ook activiteiten op het gebied van risicomanagement. Volgens professor Lewy heeft een directievoorzitter van een Nederlandse koffiebranderij de werkrelatie met zijn financiële man ooit vergeleken als die van een motorcrosser en zijn bakkenist. Een persoon die voor het nodige tegengewicht zorgt. De derde en laatste categorie betreft het adviseren van zowel centraal als decentraal management. >>
september 2013 | ControllersMagazine | 9
CMA_13_05.indd 9
8/30/2013 6:03:23 PM
OMSL AGARTI KE L
‘Controllersfunctie is binnen Weblog André Salomons, ControllersMagazine.nl, 14 mei 20013. André is een professional op het gebied van Planning, Control en Reporting.
S
lecht nieuws voor de beoefenaren van dit mooie vak, slecht nieuws voor de opleidingsinstituten die zich bezig houden met het opleiden van de huidige controllers. Controller, het is tijd om eens goed na te denken over je vak. Alle trends wijzen erop dat de controllersfunctie inhoudelijk sterk gewijzigd zal zijn of zelfs over vijf jaar verdwenen zal zijn.
1. Orders en verkopen ERP software met volledige procescontrole heeft, mits het pakket vanaf het begin goed is ingericht, veel controletijd weggenomen bij de controller. Daardoor hebben controllers aan het primaire proces niet veel meer te doen, de controles op dit primaire proces zijn vervangen door een analytische beschouwing op basis van parameters. Een business analist kan hiervoor worden ingezet. Ook is het benodigde aantal fi nancials ernstig gereduceerd ten opzichte van vroeger.
2. Boeken van bankmutaties Het proces van het apart inboeken van bankmutaties is dankzij automatisering bij de banken en vernieuwingen in de boekhoudsoftware grotendeels vervallen. Betalingen en ontvangsten gaan rechtstreeks het eigen systeem in, slechts uitzonderingen hoeven te worden verwerkt. De controller hoeft aan dit proces niets meer te doen.
Bij zowel de controlerende als de adviserende rol van controllers is er in de literatuur een duidelijke overeenstemming in het standpunt dat controlling zich niet beperkt tot het financiële aspect.
Verouderde visie Wat voor beeld wordt er nu van het beroep van controller in de blog op controllersmagazine.nl opgeroepen? Het valt op dat van de elf voorbeelden van de invloed van automatisering, die in de blog worden genoemd, er negen betrekking hebben op de uitvoerende functie. Automatisering zorgt voor admini-
3. Credit control Een organisatie kan kiezen om dit zelf te blijven doen, maar het incassoproces van oudere facturen kan heel efficiënt uitbesteed worden. Bij een organisatie gaat het om uitzonderingen, maar voor de partij aan wie je het proces uitbesteedt, is het een primair proces. Door de grote aantallen posten kunnen zij een efficiënter proces uitvoeren dan jouw organisatie ooit zou kunnen. Ook vanuit fi nancieringsoogpunt kan overwogen worden om dit proces uit te besteden.
4. Verwerking van ingekomen facturen Hoe groter het bedrijf, des te eerder is het begonnen met de automatisering van dit proces. De ingekomen facturen worden gescand en automatisch verwerkt in de crediteurenadministratie. Betalingen van goedgekeurde facturen is hiermee sterk vereenvoudigd. Beide processen zijn ook in zijn geheel uit te besteden aan derden.
5. Loon- en salarisverwerking, belastingaangiften en jaarverslagen Personeels- en salarisadministratie zijn geautomatiseerd, alleen proces-, aansluitings- en volledigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, dit hoeft niet per sé door de controller gedaan te worden. Belastingaangiften, deponeren van jaarrekeningen, alles wordt digitaal en daarmee worden een heleboel
stratief werk als het gaat om de registratie van orders en verkopen, het boeken van bankmutaties, debiteurenbeheer, verwerken van inkomende facturen, loon- en salarisverwerking, controle op het grootboek, documenten en takenbeheer in het proces van planning & control, opstellen van balansdossiers en het opmaken van het jaarverslag. De twee overige voorbeelden hebben betrekking op de controlerende en de adviserende functie. De controlerende functie kan eenvoudiger worden omdat controles kunnen worden ingebouwd in de software, zodat er een proces van continuous monitoring ont-
10 | september 2013 | www.controllersmagazine.nl
CMA_13_05.indd 10
8/30/2013 6:03:23 PM
vijf jaar verdwenen’ menselijke handelingen vermeden waarmee ook tijd van de controller is vrijgemaakt. De enige taak die blijft is de controle voorafgaande aan de verzending.
rail en balansdossier. Deze toepassingen sluiten prima aan bij toepassing van BPM (business proces management) Zie Controllersmagazine van mei.
6. Controle op het grootboek
9. Elektronische verwerking van het jaarverslag
Ja, dat moet iemand in de organisatie zelf blijven doen, deze taak kan door hoofd administratie worden uitgevoerd. Het heeft de voorkeur om deze controles door een eigen medewerker uit te laten voeren.
Door digitalisering van dit proces wordt veel tijd bespaard, de gegevens stromen naar het online jaarverslag en hoeven c.q moeten alleen nog gecontroleerd worden.
10. Big data en small data
Processen voor het effectief beheren van documenten in de fi nanciële kolom zijn ook geautomatiseerd en kunnen out of the box worden aangeschaft. Vervanging van shared drives en shared folders door professionele oplossingen dragen direct bij tot efficiency verbetering.
Ieder bedrijf krijgt hiermee te maken, het is de analyse van schijnbaar ongestructureerde data waaruit je analyses maakt om je klanten te beïnvloeden. Zo kun je Small data vergelijken met een blikje water en BIG data met een stromende rivier waar je (met BI tools) je handen in steekt om de temperatuur te meten. Het is een proces dat naar de business analist kan.
8. Balansdossier en accountantswerkzaamheden
11. Het dashboard van de financiële omgeving
Programma’s als Financial suite, Runbook dragen bij aan transparante Planning en Control processen. Met de interne controles belegd in deze programma’s en de documenten van het digitale balansdossier, ben je in staat om zonder Excel toepassingen je fouten te zien en deze te voorkomen. Ook hier heeft de controller minder tijd nodig. Hij heeft immers automatisch een auditt-
Hier gaat veel veranderen, omdat de statische en periodieke controles aangevuld c.q. vervangen kunnen worden door een proces van continuous monitoring, waarbij je alleen nog hoeft te reageren op de uitzonderingen, de accountant staat te trappelen om dit proces van de organisatie over te nemen. ■
staat. En met behulp van small- en big data zijn er analysetools waarmee business analists advies kunnen geven. Als we deze invulling afzetten tegen de oorspronkelijke invulling van controller als financiële leidinggevende dan valt op dat de taken die in de blog worden genoemd zeer uitvoerend van aard zijn. De invloed op de controlerende en adviserende rol van de controller wordt nagenoeg niet besproken. De conclusie dat de controller over vijf jaar is verdwenen leunt daarom wel erg sterk op een beperkte en verouderde opvatting van wat de taak en functie van een controller is.
Het doet me denken aan de discussie in de jaren zestig genoemd in een oudere editie van Starreveld of de controller niet hetzelfde moest zijn als administrateur.
7. Documenten- en takenbeheer in het primaire proces van planning en control
Wenselijkheid Is er wel behoefte aan een bredere invulling van de rol van controller? De stelling dat automatisering een grote invloed kan hebben op de uitvoerende activiteiten van financiële medewerkers wordt inderdaad zeer breed gedeeld. Ook de mogelijkheden van centralisatie in shared service centra of zelfs een gehele >>
september 2013 | ControllersMagazine | 11
CMA_13_05.indd 11
8/30/2013 6:03:23 PM
OMSL AGARTI KE L outsourcing van deze te standaardiseren activiteiten wordt breed in artikelen uitgemeten. Maar dat control kan worden overgelaten aan systemen zeker niet. Accountingonderzoekers Baldvinsdottir en collega’s analyseren in hun artikel Professional accounting media: accountants handing over control to the media twee advertenties van softwareleveranciers. De advertenties suggereren dat controllers de control kunnen overdragen aan het systeem. Waarbij de conclusie van Baldvinsdottir en collega’s is dat juist in deze economisch moeilijke tijden controllers een meer kritische houding moeten aannemen ten aanzien van de beloften die worden gemaakt door softwareleveranciers. Dit betekent meer adviserende werkzaamheden van de controller over hoe de informatieverzorging moet worden ingericht en welke automatisering hierbij past. De aandacht voor vermindering van de uitvoerende werkzaamheden wordt in tegenstelling tot de blog niet gedreven vanuit de doelstelling om de controllerfunctie te laten verdwijnen, maar juist om de toegevoegde waarde te verhogen. Het motto van veel artikelen voor en door controllers luidt dat controllers business partners moeten worden. De adviesrol van de controller moet centraal komen te staan en controllers dienen hun toegevoegde waarde te bewijzen. Bijvoorbeeld door ondersteuning te bieden bij het strategisch proces, adviseren over procesverbeteringen en manieren zoeken om synergie tussen afdelingen te realiseren. Het afstoten of reduceren van uitvoerende activiteiten staat hiermee dus in het kader van het ruimte maken voor meer waarde toevoegende activiteiten. Naast deze adviserende rol, neemt ook het belang van het voorkomen van negatieve gebeurtenissen toe. De financiële crisis leidt tot veel onzekerheden en discussies over risico’s en risicobereidheid worden steeds belangrijker voor de continuïteit van organisaties. Zo pleitte Jules Muis recent in een blog op Accountant.nl voor het afschaffen van de functie van Chief Financial Officer (CFO), juist in het kader van een meer onafhankelijke invulling van de rol van controllers. Of dit nu overenthousiaste bestuurders zal beteugelen is de vraag; een motorcrosser zonder bakkenist vliegt wellicht sneller uit de bocht. Maar het geeft wel aan dat de controlerende taak van controllers nu zeer sterk wordt gevoeld. Deze beleving van de beroepsgroep staat in schril contrast met de visie in de blog van André Salomons. ‘De controller kan het afsluitingsproces begeleiden, prognoses en budgetten maken, kan misschien advi-
seur van de organisatie zijn, of degene die voor zijn collega’s in MT of de board de cijfers interpreteert, maar dat kost misschien tien dagen op maandbasis en is bij lange na niet voldoende om een titel als controller te rechtvaardigen’.
Interactieve control is nodig Het geschetste beeld laat een wel erg statische invulling zien van het beroep. Het beroep van controller wordt beperkt tot enkele periodieke activiteiten, zoals het afsluiten van de boeken, het maken van prognoses en budgetten en daarnaast indien gewenst nog het uitleggen van de cijfers. In de blog wordt een vergelijking gemaakt met een regelkamer, waarin afwijkingen worden gesignaleerd en kunnen worden bijgestuurd. Door Salomons wordt deze vorm van control aangeduid met het begrip diagnostic control. Onderzoek laat daarentegen zien dat bij de hogere mate van onzekerheid er een veel interactievere vorm van control nodig is. Een logische ontwikkeling, want in deze onzekere tijden is het moeilijk om zelfs op korte termijn betrouwbare voorspellingen en targets op te leveren. En als na afloop van de periode dan de prestaties afwijken van de targets blijft de vraag: ligt het nu aan de plannen of aan de prestaties van de werknemers? Want wat zegt het bij de huidige hoge mate van onzekerheid als achteraf blijkt dat een budget niet wordt gehaald. Het is nodig om continu op zoek te zijn naar facturen die cruciaal zijn om de prestaties te verbeteren. Dit betekent dat er informatie nodig is over marktontwikkelingen, of de gemaakte veronderstellingen in de strategie nog juist zijn, en informatie over hoe concurrenten zich ontwikkelen, hoe klanten op sociale media reageren op de verstrekte diensten. Kortom een interactieve vorm van beheersing die veel meer omvat dan het statische beeld van control dat door de heer Salomons wordt opgeroepen.
Tot slot Zal de functie van controller over vijf jaar nog bestaan? Gegarandeerd! Zal de invulling van het beroep van controller veranderen? Jazeker. De nadruk zal steeds meer komen te liggen op de invulling van de adviserende functie in relatie tot het functioneren als bedrijfseconomisch geweten. Empirisch onderzoek laat wel steeds zien dat dergelijke veranderprocessen meer tijd kosten dan vooraf wordt ingeschat. Maar de toekomst voor de controller ziet er juist zeer goed uit. Veel uitdagingen en de mogelijkheid om juist meer toegevoegde waarde te leveren doordat sommige administratieve werkzaamheden kunnen worden geautomatiseerd of worden uitbesteed. ■
12 | september 2013 | www.controllersmagazine.nl
CMA_13_05.indd 12
8/30/2013 6:03:23 PM
